À medida que as metodologias de gerenciamento de projetos são difundidas nas empresas e buscam cada vez mais, bons resultados, é normal que os gestores passem a compreender melhor as razões para o fracasso ou o sucesso de seu portfólio.

Mesmo com todas as ferramentas disponíveis para esse fim, muitas empresas ainda não conseguem cumprir prazos de entrega, orçamento e requisitos combinados. Uma das causas para esse problema pode ser a falta de integração entre os recursos que a empresa possui para executar os projetos.

Em cenários com elevados números de projetos e de alta complexidade, é preciso que as empresas descubram novas formas de alinhar processos, tecnologia e negócios para alcançar bons resultados. Mas você sabe como alinhar estas três variáveis?

 A importância dos processos

Até mesmo as empresas orientadas a projetos, como aquelas que desenvolvem softwares, precisam contar com processos bem mapeados, padronizados e controlados para que suas atividades sejam desenvolvidas de forma produtiva.

A definição clara de fluxos de trabalho , atrelando responsabilidade de cada uma das equipes e seus integrantes é fundamental para que os gestores do projeto consigam utilizar os recursos de forma otimizada para atender aos requisitos estabelecidos. Isso é especialmente importante nas empresas com estrutura matricial, em que um mesmo profissional responde ao gestor de uma área específica, mas também é alocado em projetos conduzidos por outros setores ou pelo escritório de projetos. Afinal, pessoas envolvidas nos processos e projetos precisam saber exatamente qual o seu papel em cada iniciativa, bem como quanto tempo e o esforço que devem dedicar em cada um deles para que possam realizar suas tarefas.

Usando a tecnologia como apoio no gerenciamento

Se a empresa já possui processos bem definidos e conta com pessoas bem informadas, ela ainda precisará garantir as tecnologias para que esses profissionais possam gerenciar todo o trabalho de forma mais eficaz, dedicando menos tempo e esforço para cada uma das atividades necessárias.

Com tantos projetos a serem executados de forma simultânea, um dos maiores desafios das empresas é controlar as informações geradas em cada um dos projetos, distribuí-las às pessoas certas e disponibilizar relatórios confiáveis para a tomada de decisão. Esses objetivos podem ser alcançados com o uso de um software de gerenciamento de projetos.

Além de aumentar a produtividade do trabalho em um projeto específico, o sistema também é capaz de otimizar as tarefas quando a empresa possui múltiplos projetos, facilitando a distribuição de recursos para as iniciativas prioritárias e evitando decisões subjetivas cujos impactos não são claros.

Alinhando a estrutura ao negócio, em prol de resultados

É preciso lembrar que o mapeamento e o controle dos processos, assim como a implantação de tecnologias para gerenciamento dos projetos, precisam ser feitos de forma alinhada aos objetivos do negócio.

Essas iniciativas devem ser analisadas do ponto de vista da redução dos custos e aumento da produtividade nos setores para que a empresa compreenda que retornos irá obter sobre o investimento recebido e realizado. É indiscutível que, agindo assim, a empresa conseguirá otimizar a alocação de recursos para cada um dos projetos, aumentando as chances de que os resultados sejam alcançados no menor tempo e com o menor custo possível.

O gerenciamento de múltiplos projetos ou de um extenso portfólio é uma atividade naturalmente complexa, mas pode se tornar muito mais eficiente quando você alia tecnologia e processo ao negócio. Dessa forma, os gerentes de projetos conseguem avaliar como priorizar suas iniciativas em busca de melhores resultados não só para as atividades, mas para a empresa como um todo.

E você, como alia esses 3 pilares em função dos resultados em sua empresa? Comente suas experiências. Vamos trocar ideias!