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Project Management Office: tudo o que você precisa saber

Project Management Office, abreviado como PMO, é o departamento responsável por definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica. Hoje, mais do que nunca, os executivos já entendem o verdadeiro valor do PMO, sendo que mesmo aqueles que ainda não o implementaram têm essa missão como prioridade dentro de um curto espaço de tempo.

Já falamos aqui no blog sobre o escritório de projetos, também sobre como planejar a implementação de um PMO e fizemos um checklist com 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO. Já é um belo começo. Mas o objetivo desse artigo é tirar, de uma vez por todas, quaisquer que sejam as dúvidas ainda restantes sobre PMO, oferecendo tudo o que você precisa saber para aumentar suas chances de sucesso. Confira!

Atuação do PMO

De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, 68% dos projetos não atingem as metas de tempo, custo ou escopo, ou seja, apenas 32% dos projetos são concluídos no prazo combinado, dentro do custo previsto e entregando valor — benefícios mensuráveis — para o negócio e para as partes interessadas. É justamente aí que entra o PMO, com a função de trabalhar dentro da organização para reverter esse quadro nada favorável.

São muitos os motivos atribuídos a tais falhas. De acordo com uma pesquisa da PwC, de 1.524 organizações, planejamentos e estimativas inadequados são responsáveis por 30% das falhas de projeto. Já a falta de patrocínio executivo constitui 16% desse rombo e metas e objetivos mal definidos completam outros 12%.

O mesmo estudo aponta que, ao adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos, aumenta-se significativamente as chances de sucesso. A pesquisa conclui que possuir PMOs estabelecidos é uma das três principais razões que impulsiona a entrega de projetos com sucesso.

Funções do PMO

PMOs podem assumir outras funções além da responsabilidade de definir processos e metodologias — como, por exemplo, participar da gestão estratégica do trabalho, quer como facilitador ou como responsável pelos processos de gestão de portfólio de projetos.

Entre as funções do Project Management Office pode-se incluir o monitoramento de relatórios sobre projetos e de portfólios em andamento, repassando o progresso para que a gestão de topo tome decisões estratégicas sobre quais projetos continuar e quais cancelar.

Segundo o Pulso da Profissão, do PMI, as funções primárias executadas pelo PMO são:

  • serviços de gerenciamento da entrega do projeto;
  • gerenciamento de cronograma, custos e escopo;
  • comunicações;
  • gerenciamento de recursos;
  • integração do projeto;
  • gerenciamento de riscos;
  • serviços de padrões, metodologias e processos;
  • definição de metodologia;
  • desenvolvimento e melhoria de processos;
  • definição de métricas;
  • serviços de governança e gerenciamento de desempenho;
  • relatório de desempenho;
  • distribuição de informações;
  • escalada de problemas.

Já o grau de controle e influência que os PMOs têm sobre os projetos depende do tipo de estrutura da empresa. Assim, ele pode servir de suporte, com um papel consultivo, de controle — ao exigir o cumprimento de um projeto, por exemplo — e diretivo, ao assumir a própria gestão dos projetos.

Tipos de PMO

O PMI descreve o PMO como um eixo estratégico para a excelência organizacional, que visa melhorar as práticas de gestão da execução, governança, liderança e mudança estratégica. E embora seja possível encontrar outras subcategorizações, pode-se afirmar que um PMO pode ser um dos três tipos listados abaixo — do ponto de vista organizacional:

PMO corporativo

Responsável pela definição dos padrões de gestão de projetos de toda a corporação. Normalmente subordinado à diretoria ou à presidência, seu papel está muito ligado à estratégia da empresa e, consequentemente, aos processos que a ajudem a atingir seus objetivos.

Seu maior desafio é gerar valor para a organização em um nível estratégico. Mas vale ressaltar que são poucas as empresas que possuem um PMO corporativo 100% implantado.

PMO organizacional ou departamental

Esse PMO está diretamente ligado a uma área da organização — como o setor de TI, por exemplo. Seu papel é mais operacional e, normalmente, seus profissionais trabalham diretamente com os projetos do departamento.

PMOs departamentais são mais comuns, normalmente sendo embriões que motivam a organização a expandir o trabalho para outras áreas ou até mesmo para uma implantação corporativa.

PMO para fins especiais

São criados com objetivos específicos e têm função muito distinta — como gerenciar um programa estratégico, por exemplo. Normalmente são concebidos por um determinado período e, desde sua criação, já possuem um marco claro de quando serão extinguidos. Um grande desafio dos gestores de PMOs especiais é manter a motivação do time, principalmente por seu caráter temporário.

Cuidados necessários para a implantação de um PMO

Para implementar um PMO de forma precisa e conseguir alcançar os resultados esperados, é necessário tomar alguns cuidados básicos que vão preparar a organização e a equipe, além de garantir que o propósito do Project Management Office seja cumprido.

  1. Fazer a definição de quais serviços realmente serão realizados no escritório de projetos. Além disso, alinhar a visão do gestor do PMO com a da alta gestão da empresa, a fim de fazer com que os objetivos e estratégias sejam convergentes entre as áreas;
  2. Definir quais são os papéis e responsabilidades da equipe do escritório de projeto — isso ajuda a identificar a dimensão do apoio que será recebido;
  3. Definir a data de início do escritório e anunciar para a organização e os stakeholders;
  4. Adotar uma estratégia de trabalho que permita entender e atender tanto as necessidades da alta gestão, quanto dos gerentes de projetos. Com a criação do escritório, eles podem ser isentos de algumas atividades rotineiras, que passam a ser executadas pelo PMO;
  5. Entender as necessidades do negócio e dos gerentes de projetos para alinhar a elaboração e execução dos serviços do escritório de projetos, alcançando a sinergia;
  6. Ajustar as responsabilidades do PMO à medida que a demanda aumenta e a aceitação pela alta gestão cresce;
  7. Garantir que a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes internos, como os gerentes de projetos, seja a maior possível;

Para que a criação e o desenvolvimento do PMO seja bem-sucedida, é fundamental que se tenha o apoio dos clientes internos, principalmente a alta gestão — haja vista que o processo de implantação ocorre de cima para baixo dentro da estrutura empresarial. Esse também é um dos motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos estratégicos da empresa com os objetivos do escritório de projetos.

Entre os principais clientes dos escritórios de projetos estão a alta gestão, os gerentes de projetos, as equipes de projetos, os gerentes das áreas e os stakeholders (quem recebe o resultado dos projetos).

Assim como a alta gestão, os gerentes de projetos são os principais clientes do PMO, já que eles são os principais usuários dos serviços oferecidos pelo escritório. Por meio do feedback, eles também podem se tornar peças essenciais no amadurecimento do Project Management Office.

Fase de implementação — passos básicos

Depois que os devidos cuidados foram observados e as definições iniciais foram criadas, é o momento de passar para a fase de implantação. É por meio dela que se consegue os recursos necessários para o funcionamento do PMO, é formada a equipe e instalado fisicamente o escritório de projetos (infraestrutura).

Nesta etapa é necessário realizar treinamentos com todos os envolvidos, além de migrar os projetos existentes para a gestão do escritório, dando início ao seu funcionamento. Feito isso, deve-se monitorar o andamento e os resultados, a fim de levantar dados que serão utilizados para avaliar a atuação do PMO e fazer possíveis correções.

Sendo assim, a fase inicial de implantação compreende 7 passos, sendo eles:

  1. criar o escritório de projetos no que diz respeito à estrutura;
  2. alcançar o engajamento de todos os envolvidos;
  3. definir o método de atuação e de análise, como ferramentas e relatórios;
  4. definir os projetos piloto, que darão início ao funcionamento do escritório;
  5. identificar e suprir as necessidades de hardware e software;
  6. definir os procedimentos e a metodologia de trabalho;
  7. alcançar o envolvimento das pessoas dentro da organização.

Depois que esses pontos básicos são cumpridos, o escritório de projetos já está praticamente pronto para funcionar.

Já a fase de operação é a etapa em que o PMO começa a atuar e se trabalha para que suas atividades sejam expandidas. Nela são feitas verificações de diversos aspectos, como a eficiência dos processos e da equipe.

O objetivo é permitir que um número maior de projetos sejam acompanhados e avaliados, sem que se perca em qualidade. Isso é feito por meio do atendimento eficaz das necessidades dos gerentes de projetos e do negócio.

Vantagens do Project Management Office para a empresa

Já se sabe qual é a importância e o papel que o PMO exerce dentro das empresas. Agora vamos falar um pouco mais sobre as vantagens que o escritório de projetos pode proporcionar para o negócio. Acompanhe!

Aumento da rentabilidade

Um dos objetivos do Project Management Office é garantir um bom gerenciamento dos projetos. Quando bem implantado, ele ajuda a aumentar as taxas de sucesso e aprimorar os resultados da empresa, consequentemente elevando sua rentabilidade.

Isso ocorre principalmente porque o retorno obtido passa a ser maior, em comparação com o investimento que foi realizado inicialmente.

Possibilidade de melhorar a taxa de sucesso dos projetos

Com a centralização dos projetos em uma única gestão e o aumento da organização na forma como eles são conduzidos, além do direcionamento adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de sucesso são bem maiores.

Ajuda a criar produtos melhores

Com o PMO, o individualismo é praticamente eliminado. As equipes passam a ser formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto para atingir um objetivo em comum.

Além de quebrar a rotina em que os departamentos atuam isoladamente — cada um preocupado com seu próprio resultado — o escritório ajuda a aumentar a integração e o engajamento de todos os times.

Assim, por meio dessa cultura, torna-se possível alcançar maior eficiência e entregar produtos que possuem maior qualidade.

Os gerentes de projetos podem focar no que é relevante

Sem um PMO implantado, o gerente de projetos passa muito tempo acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de atividade passa a ser de responsabilidade do PMO.

Assim, os gerentes deixam de ter essa preocupação e possuem mais tempo disponível para focar nas questões que são realmente importantes para o andamento do projeto. Isso garante aumento da produtividade, além de permitir uma maior dedicação a atividades que podem realmente agregar valor aos produtos.

Qualificação dos colaboradores

A implantação de processos do PMO é consistente e padronizada. A constante interação com outras áreas do negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa.

Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas de trabalho.

Aprimoramento dos processos

Por meio do PMO, torna-se possível identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas ocorrem. A vantagem aqui é que o escritório de projetos ajuda a promover correções e ações de melhorias, contribuindo para a consolidação de uma gestão mais enxuta — reduzindo os desperdícios, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalhos.

O resultado disso é a eliminação de tarefas desnecessárias (que não agregam valor ao resultado), aumento da produtividade, ganho de eficiência e garantia de maior qualidade.

Infelizmente, a verdade é que ainda existe uma resistência muito grande por parte de várias empresas, principalmente no que se refere à gestão de projetos e à estratégia centralizada em uma área. No entanto, aqui na Project Builder temos alguns cases de empresas que conseguiram conquistar grandes resultados na gestão de projetos implementando, de forma bem simples, um PMO.

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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