Quando nos deparamos com a palavra “design”, logo a relacionamos com a criação de objetos elegantes ou ao embelezamento do mundo ao nosso redor. Porém, ao contrário do que parece ser, o design vai além de criar coisas belas.

Em 2009, um novo conceito foi compartilhado com o mundo — o de design thinking. Mas, o que ele tem a ver com a gestão de projetos?

Associar o design thinking à gestão de projetos não é algo que ocorre nas metodologias tradicionais, mas, ao pensar fora da caixa, é possível estabelecer relações entre esses conceitos. Por isso, podemos dizer que essa abordagem surgiu da necessidade de pensar e criar produtos centrados na carência dos stakeholders.

Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto e aprender como implementar o design thinking na sua rotina, leia este conteúdo!

O que é e como surgiu o design thinking?

O termo design thinking foi assumido e divulgado a partir de 2003 por uma das empresas mais criativas do mundo: a IDEO. Seu fundador, David Kelley, disse que a metodologia utilizada pelo grupo para a resolução dos problemas complexos dos seus clientes poderia ser chamada dessa forma.

Mais tarde, Tim Brown, CEO da IDEO, ficou famoso por compartilhar as ideias que levaram a marca a ser uma das empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo Brown, design thinking é uma técnica que usa a sensibilidade e os métodos disponíveis para suprir as necessidades dos usuários, recorrendo a uma estratégia de negócios viável que resulta em valor para o cliente e oportunidade de mercado.

O design thinking foi se transformando em uma “ciência” de resolução de problemas, beneficiando-se da capacidade que todos temos, mas que é negligenciada por práticas mais convencionais.

Portanto, essa abordagem busca a solução de problemas de forma colaborativa, destacando as necessidades das pessoas interessadas no processo. Assim, o desenvolvimento do produto é focado em toda a cadeia — e não apenas no consumidor final.

Qual é a importância de utilizar inovação?

A gestão de projetos é construída de acordo com algumas regras, que são ancoradas por metodologias e planejamentos fixos. Assim, utilizar o design thinking aplicado à gestão pode ser encarado como uma inovação, que busca facilitar o entendimento e encontrar novas soluções.

Empresas como Airbnb e Nubank são exemplos de negócios inovadores que transformaram padrões existentes e mudaram a forma de consumir produtos e serviços. Logo, é preciso que o gerente de projetos entenda que, na gestão, a inovação deve funcionar do mesmo jeito.

Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a empresa deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades. É fato que essa mudança requer a superação de desafios, mas é possível inovar sem perder a qualidade.

Como implementar essa metodologia na gestão de projetos?

Em um mundo cada vez mais competitivo, é necessário se destacar. Hoje, o que caracteriza as empresas como bem-sucedidas é a capacidade de inovar.

As organizações que já entenderam isso vêm buscando ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas.

Criatividade e inovação devem fazer parte das competências de um gerente de projetos. Contudo, sabemos que existem limitações que travam a inovação nos processos. Esses profissionais trabalham muito com o controle, a razão e o pensamento crítico, e o design thinking ajuda a estimular a capacidade de ser intuitivo e desenvolver ideias que tenham significado além do âmbito analítico.

A seguir, veja como implementar o design thinking às etapas da gestão de projetos.

Entendimento do problema

Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos problemas é primordial para garantir bons resultados finais. Utilizando o design thinking, é possível não só compreender o problema, mas também encontrar uma nova solução — uma inovação — com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida.

É nessa fase que os pontos fracos do processo são elencados, verificando se eles fazem parte de fraquezas internas ou externas da empresa. Nessa identificação, é possível utilizar pesquisas com os consumidores, benchmarking e reuniões com colaboradores.

Para exemplificar, vamos usar uma situação em que uma empresa tem atraso nas entregas por falta de comunicação e organização entre os setores de produção e distribuição. Aqui, o problema foi identificado.

Colaboração

Depois de entender os problemas, é preciso pensar em alternativas para solucioná-los. É nesse momento que o serviço ou produto é desenvolvido. Dessa forma, ao utilizar a abordagem do design thinking, as análises extremamente frias são deixadas de lado, e as necessidades e percepções dos clientes e da equipe são levadas em conta para a criação de um produto.

Pode-se utilizar o processo heurístico para validar o diagnóstico e o processo criativo — como um brainstorm — para gerar possibilidades inovadoras. É interessante que essa reunião seja feita com pessoas de várias equipes diferentes e que cada uma delas colabore com uma ideia.

Continuando com o nosso exemplo: seria interessante que não apenas os colaboradores das duas áreas problemáticas participassem da reunião, mas também funcionários de atendimento, marketing e recursos humanos. Como resultado, depois de muita conversa, uma sugestão seria a criação de um aplicativo interno para os colaboradores da empresa.

Pesquisa e prototipagem

Depois de uma reunião com a proposição de várias ideias, é hora de definir quais são válidas e quais devem ser descartadas. É preciso que as ideias sejam embasadas por pesquisas e informações concretas, garantindo melhores resultados nos projetos propostos.

Na fase da prototipagem, as ideias precisam ser testadas e validadas até que se encontre uma que se adeque à real necessidade do cliente. Uma ótima dica é fazer um MVP — ou Minimum Viable Project —, uma versão mais simples do produto e que possa ser utilizada para testes, sem demandar muitos gastos de produção.

Assim, quando o produto ou serviço deixar de ser apenas uma sugestão e passar a ser um protótipo, é possível propor novos insights que vão aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Na nossa história, essa seria a fase em que o aplicativo é desenvolvido e utilizado por uma pequena parte da equipe. Se tudo der certo, ele poderá ser implementado; caso contrário, deverá ser modificado ou substituído.

Implementação

A implementação é definida como a fase final. Depois do protótipo testado e aprovado, é hora de implementar o serviço ou produto em nível escalável para os seus clientes.

Na fase de implementação, o aplicativo interno desenvolvido para integrar as áreas de produção e entrega deverá ser disponibilizado para toda a equipe. Além disso, devem ser definidos os responsáveis para o monitoramento da eficácia, assim como a definição de indicadores de avaliação.

Outro fator importante sobre a implementação dessa abordagem é que qualquer empresa pode utilizar essa perspectiva inovadora e colaborativa. Caso as pessoas da sua equipe ainda não tenham familiaridade com essa abordagem, há diversos cursos e treinamentos que focam no desenvolvimento dessas habilidades.

Ao unir os dois conceitos, é possível conseguir um entendimento global e holístico do problema, bem como encontrar uma solução visionária e inovadora que não estava elencada nas metodologias tradicionais. Portanto, se bem implementada, essa junção melhora a entrega dos prazos, recursos e qualidade.

Como um gerente de projetos otimiza essas práticas?

Ao propor essas novas abordagens, não estamos sugerindo que as boas práticas do guia PMBOK sejam negligenciadas a favor da aplicação das técnicas do design thinking, mas sim que haja uma flexibilização em ambas as metodologias.

O design thinking é capaz de organizar informações e levar ações para uma série de etapas rígidas. Por exemplo, o Project Model Canvas, metodologia desenvolvida pelo professor José Finocchio Jr, está aí para provar que é possível combinar conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Em comparação com outros modelos, o design thinking se destaca por preencher lacunas deixadas pelas metodologias tradicionais. Quando aspectos humanos, como empatia, colaboração e cocriação entram em cena para descobrir as reais necessidades dos clientes, os projetos criados têm mais valor para quem os criou e para quem vai utilizá-los.

Dessa forma, ao implementar essa abordagem, a sua empresa estará mais competitiva em relação às demais e se diferenciará com produtos inovadores.

Como vimos, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante — e o design thinking surge para ajudar nesse campo.

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A execução de projetos no ambiente corporativo tem ganhado muito destaque na rotina de empresas. Tanto que investir na padronização da criação de projetos passou a ser uma das principais estratégias para que negócios consigam atingir bons resultados em todas as suas iniciativas.

Nesse sentido, a padronização de projetos pode ser vista como a definição de políticas, estratégias e rotinas de maneira clara e objetiva. Geralmente registrado em uma documentação própria, o padrão definido deve ser conhecido por todos, evitando erros e conflitos em todas as etapas.

Além disso, é possível contar com o apoio de softwares de gestão de projetos e metodologias de gerenciamento voltadas para o ambiente corporativo. Assim, o negócio consegue garantir um padrão mínimo de qualidade para todas as suas atividades.

Com projetos padronizados em todas as suas etapas, a companhia terá uma série de benefícios a médio e longo prazo. Quer saber quais são e como elas afetam os seus resultados? Então, basta continuar lendo!

Quais são as maiores vantagens da padronização de projetos?

A criação de um padrão específico — desde que ele seja bem executado — permite que os projetos atendam às necessidades de cada realização, otimizando os seus resultados e agregando valor ao empreendimento, como um todo. A seguir, explicaremos melhor por que isso acontece, para que você explore todas as vantagens!

Manutenção de uma qualidade linear em todas as rotinas

A adoção da padronização na criação de projetos dá um nível de qualidade contínuo em todos os setores da empresa. Logo, dos times de TI aos processos de gestão, todos conseguirão atuar com mais qualidade e agilidade.

Além disso, o atendimento a demandas de clientes será feito de maneira inovadora e com um direcionamento preciso. E, com esse alto nível de qualidade, o negócio se torna muito competitivo. A empresa não terá problemas para garantir a seus clientes a capacidade de atender às suas demandas e, assim, gerar mais receitas.

Em projetos desafiadores, inclusive, essa é uma característica altamente desejável. Afinal, o objetivo é entregar o melhor resultado para o cliente interno ou externo, certo?

Aumento dos níveis de produtividade

Os níveis de produtividade influenciam e são influenciados por vários fatores de um projeto. Erros na execução de rotinas ou conflitos e equipamentos mal direcionados, por exemplo, são variáveis que impactam o sucesso de cada etapa. Diante de questões desse tipo, a produtividade cairá — o que gera atrasos e custos maiores.

Por outro lado, a padronização de projetos pode auxiliar o negócio a ter maior taxa de sucesso nas suas iniciativas.

Quando são padronizadas desde o início, fica mais fácil para gestores e times avaliarem a melhor forma de executar as suas rotinas, uma vez que as orientações serão bem estruturadas. E, se os processos são bem planejados, a produtividade de todos será muito maior, gerando melhores resultados em todas as etapas.

Aderência a prazos

Em todos os projetos, os prazos têm uma grande influência nos impactos atingidos pelos profissionais. O gestor deve estar atento para que nenhum time tenha gargalos no seu dia a dia, os quais afetem sua produtividade e sua capacidade de atingir os resultados esperados. Feito isso, a empresa pode reduzir multas e sempre atender às demandas de clientes e parceiros comerciais, dentro do período esperado.

Nesse sentido, a padronização de projetos impacta diretamente o nível de atrasos que ocorrem em um projeto. Afinal, quando as rotinas são organizadas de forma clara e objetiva, o planejamento de cada time se torna mais preciso. Assim, com todos alinhados, os fluxos de trabalho serão contínuos.

Além disso, é possível diminuir os erros e os retrabalhos — duas condições que geram atrasos justamente porque influenciam o cronograma. Assim, não apenas a qualidade é maior, como a construção da solução passa a ser mais eficiente.

Facilidade em integrar times

A integração de times é um fator-chave para o sucesso de projetos. Isso porque, quando todos os profissionais atuam lado a lado, a resolução de demandas e problemas se torna mais rápida e precisa. Além disso, conflitos e gargalos aparecerão com uma frequência menor.

O investimento na padronização de projetos auxilia os times a ter uma rotina de trabalho unificada. Como todos saberão o que deve ser feito e quais são as fórmulas de necessárias para atingir os objetivos, é viável definir uma estratégia de ação em que todos atuem de modo integrado para solucionar os principais desafios da empresa.

Se o negócio escolher uma metodologia de trabalho que estimule a integração, por exemplo, a padronização será ainda mais facilmente atingida. A companhia terá uma orientação precisa sobre o que pode ser feito para atingir os resultados esperados e, com isso, eliminar as chances de algo dar errado.

Maior capacidade de conseguir certificações

Certificações são documentos dados a empresas que executam suas rotinas a partir de determinados padrões. Elas podem, assim, atestar a habilidade de o negócio seguir normas de segurança, ter um padrão mínimo de qualidade exigido pela sua área ou mesmo atuar conforme uma metodologia de gestão de projetos, como o PMBOK.

Ao estabelecer uma padronização, o empreendimento tem mais facilidade para obter certificações de caráter internacional. Afinal, a empresa terá todas as suas rotinas executadas conforme um padrão mínimo de qualidade, sempre seguindo uma série de estratégias.

Além disso, ao validar as suas rotinas de acordo com padrões específicos a empresa se tornar mais competitiva, capaz de atrair um número ainda maior de oportunidades comerciais.

Redução de custos

Projetos corporativos podem ter custos elevados — isso ocorre, especialmente, quando erros se tornam frequentes e não há um bom controle sobre as rotinas da companhia. Com a padronização de projetos, porém, é possível evitar esse tipo de situação.

Graças a essa definição, como dissemos, será mais fácil orientar os profissionais a executar as atividades da forma esperada, evitando desperdícios. Isso prevenirá erros e diminuirá a necessidade de refazer algo em função da entrega de um produto com baixa qualidade. E, como as rotinas serão bem direcionadas, o uso de recursos será mais inteligente.

Desse modo, a companhia pode eliminar todos os gastos que prejudicam as suas receitas e ter mais verbas para aplicar em outros investimentos estratégicos.

Adaptação às necessidades específicas

Além de tudo isso, a padronização ainda traz outro aspecto muito positivo: a possibilidade de customização ou adaptação a cada exigência específica. Isso significa que cada organização pode desenvolver seus próprios padrões e formas de agir, desde o planejamento ao monitoramento dos resultados de um projeto.

Naturalmente, se a sua intenção é conquistar uma certificação, será necessário atender a certos padrões pré-definidos. No entanto, ainda é possível fazer várias outras modificações — do fluxo de trabalho às prioridades de execução, por exemplo — para conquistar bons resultados.

Toda essa customização é especialmente útil quando há alguma exigência pontual em uma realização. Assim, em vez de utilizar uma fórmula pronta, que nem sempre se encaixa em todos os casos, a empresa tem a chance de criar sua própria forma de atuar.

Qual é a importância desse processo?

Como você acabou de ver, a padronização de projetos oferece muitas vantagens, o que por si só já justifica a sua adotação. A verdade, no entanto, é que ela também é relevante por causa de outras questões. E a primeira delas diz respeito à complexidade das realizações previstas nas empresas.

Normalmente, um projeto tem várias etapas e exigências. Porém, partir do zero sempre que for preciso começar algo novo é contraprodutivo, pois gera uma falta de consistência. Ter um bom padrão, portanto, resolve esse problema.

Ele também é essencial para dar mais autonomia à gestão e até aos integrantes das equipes. Em vez de ser necessário dar ordens e responder dúvidas o tempo todo, essa solução permite que todos saibam como agir dentro de certas situações.

Não menos importante, a padronização serve ainda como uma ferramenta de controle. Com ela é possível saber, exatamente, onde ocorreram desvios e erros, quem foram os responsáveis por eles e quais são as soluções. Para reconduzir um projeto para o caminho certo, por exemplo, não há nada melhor!

Como elaborar a padronização de projetos?

Para consolidar os impactos desejados, é essencial realizar adequadamente cada etapa. Como vimos, dedicar tempo e esforço na criação de um bom padrão gera economia e qualidade mais à frente — então, vale a pena fazer tudo corretamente.

Para não ter dúvidas sobre esse assunto, confira a seguir quais são as fases de uma boa padronização de projetos!

Entenda os processos necessários para a realização

Compreender as exigências de cada projeto é o primeiro passo para entender como agir rumo à padronização. Nesse sentido, é bom mapear todas as etapas que deverão ser executadas, bem como as prioridades de cada uma delas e até a sua ordem de realização.

A ideia aqui é saber como as atividades impactam os resultados, o que é realmente importante nelas e quais são os impactos esperados a cada momento. Assim, é possível descobrir exatamente o que tem que ser feito — o que te ajuda a compor as medidas quando for a hora de colocá-las em prática.

Defina ações específicas para cada cenário

Depois de identificar todos os pontos, é a hora de determinar quais serão as ações essenciais. Nessa etapa, é preciso decidir como cada profissional deve agir, de modo a garantir a conquista da performance esperada.

É interessante trabalhar com o mecanismo de gatilhos e especificar o que tem que ser feito se determinada situação se concretizar. Além de orientar todos sobre o fluxo “normal” esperado, esse é um meio de pontuar como se deve proceder se algo sair do previsto ou se algum resultado diferente for alcançado.

Caso a intenção seja obter certificações, é essencial cumprir as normas previstas pelas autoridades avaliadoras. Então, não deixe de contemplar os padrões mínimos de qualidade ou as especificações para a ação.

Em suma, a ideia aqui é elaborar um tipo de manual com todas as ações, responsabilidades e expectativas em cada momento. A partir disso, as pessoas poderão agir de forma consistente em situações equivalentes.

Registre todos os aspectos do padrão

Tão importante quanto padronizar os projetos é garantir que a solução possa ser aplicada, continuamente, em outras oportunidades. Então, para consolidar a produtividade, a segurança e a consistência, é indispensável registrar todas as decisões e definições que forem feitas.

O objetivo dessa etapa é fazer com que todos os elementos estejam incluídos em algum recurso de fácil consulta, e que não possam ser alterados sem a devida autorização. Isso garante a confiabilidade necessária dessas informações.

Um dos melhores modos de atender a essa exigência de registro e obter a sua integração é usar um software de gestão de projetos. Ele permite a inclusão de tais especificações de maneira simples e garante que todos tenham acesso aos elementos sempre que precisarem. Inclusive, vale a pena escolher um modelo flexível e que atenda às suas demandas, de modo a facilitar essa fase.

Faça com que todos conheçam o padrão

Para permitir que tudo isso aconteça, é indispensável que todos conheçam muito bem o que diz o padrão criado. Somente dessa forma a sua padronização de projetos será mesmo incorporada à atuação e à consolidação dos resultados.

Pensando nisso, durante a própria composição do padrão é possível contar com a ajuda de profissionais interessados, como os gestores designados. Depois da consolidação, os profissionais envolvidos na execução precisam ficar por dentro do que foi definido. Esse desempenho pode ser alcançado por meio de divulgações internas e treinamentos, para que todos estejam preparados para colocar as ações em prática.

Meça resultados e otimize as etapas

Por fim, depois de ser elaborada e implementada, a padronização de projetos precisa entregar os resultados adequados, certo? Para tanto, é essencial definir métricas e indicadores de acompanhamento.

Após a primeira utilização — como em um projeto-piloto — colete todas as informações possíveis. Verifique, por exemplo, a taxa de retrabalho, a relação entre o que foi realizado e o que foi planejado, e até o índice de satisfação com a entrega. Desse modo, você poderá entender o que tem sido efetivo.

Com essas informações em mãos, é possível usá-las para realizar mudanças importantes. Com a ajuda dos dados, por exemplo, você pode reconhecer gargalos e dificuldades, bem como os pontos que devem ser alterados rumo a um aumento no desempenho.

Como vimos até aqui, quando feita desde o início, a padronização de projetos é um ponto essencial para que o negócio atinja bons resultados em cada etapa. Seus times terão rotinas com melhor estrutura e orientações claras sobre o que deve ser feito em cada caso. Assim, os atrasos serão menos frequentes e o nível de produtividade ficará elevado — bem como o de inovação!

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Modificar um processo, uma rotina ou a forma de trabalhar é um desafio para todas as organizações. No processo de adoção de um software de gerenciamento de projetos não é diferente. Seja por resistência cultural, seja pela dificuldade de lidar com o novo processo, é importante saber a diferença entre implantação e treinamento dos usuários. Isso se torna um momento fundamental para melhorar as chances de sucesso dessa nova operação.

No entanto, durante esse período, há alguma dificuldade de compreensão sobre a diferença entre implantação e treinamento, além de existir uma certa resistência em investir com mais afinco nesses dois processos durante a adoção de uma nova solução.

Esses processos, quando bem executados, reduzem a curva de aprendizado e deixam a ferramenta muito mais enraizada aos processos da companhia. É por isso que preparamos esse artigo, para ajudá-lo a entender melhor a diferença entre os dois, assim como evidenciar a importância em investir nesse momento. Confira.

Significado de implantação

Quando se trata de um software, a implantação é a fase em que se trabalha a sua inclusão dentro dos processos da empresa, tornando-o pronto para ser utilizado pelo cliente final ou para um futuro treinamento.

O processo de implantação do Project Builder, por exemplo, consiste em várias atividades com o objetivo de configurar as regras do negócio e os cadastros no sistema para se tornarem aderentes aos processos de um determinado cliente.

O facilitador se reúne com os responsáveis pelas definições de uso do sistema a fim de explicar o seu funcionamento e alimentar cadastros e configurações.

Essas atividades podem ser realizada presencialmente, virtualmente ou de forma mista. A implantação não tem uma duração determinada e pode ser realizada, no caso do Project Builder, durante o tempo de 16 a 42 horas, de acordo com a complexidade e a necessidade de cada companhia.

No final da implantação, as pessoas que tiverem participado das oficinas terão condições de navegar e operar o software, mesmo sem um treinamento formal. O tempo investido na implantação garante que o sistema esteja mais preparado à necessidade de gerenciamento da empresa.

Uma parametrização bem realizada facilita a adoção pelos demais usuários, acelera o go live da operação e reduz o tempo de retorno do investimento.

Conceito de treinamento

O treinamento, por sua vez, refere-se à operação de dinâmicas e conteúdo com objetivo de transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Durante o treinamento, a estrutura visa capacitar os envolvidos em uma determinada disciplina.

A realização de um treinamento corporativo é uma excelente prática que oferece aos seus colaboradores a chance de ampliarem seus conhecimentos e técnicas.

No caso do treinamento para uso do Project Builder, além da disponibilidade de temas e flexibilidade de duração, ele pode ser adequado ao panorama da companhia, mencionando assuntos referentes ao seu contexto para garantir um melhor aprendizado e assimilação do conteúdo.

Em nossos treinamentos, abordamos os principais assuntos relacionados à gestão de projetos, com o objetivo de ajudar a organização a ganhar maturidade. Todos os exercícios são práticos e ligados ao próprio software, garantindo o entendimento não só da ferramenta, como também do contexto e de tudo o que está por trás do Project Builder.

Combinação entre implantação e treinamento

Tanto a implantação quanto o treinamento têm aplicação e utilidades distintas. Enquanto na implantação arrumamos a casa e definimos as regras do jogo, durante o treinamento apresentamos a arrumação e explicamos como utilizar as funcionalidades e as ferramentas existentes, como melhor utilizá-las na rotina diária e conceitos de gestão de projetos.

Na Project Builder, acreditamos que combinar a implantação e treinamento na adoção de um sistema de gestão de projetos é uma grande alavanca para a empresa acelerar os resultados e melhorar a maturidade do negócio. O investimento feito no início da operação potencializa a aceitação à ferramenta, assim como aumenta significativamente as chances de sucesso da adoção da gestão de projetos.

Avaliação de processos

O ERP oferece diferentes vantagens para a empresa. Mas, para isso, precisa ser implantado em função da demanda que ela apresenta. Se não for assim, ele pode representar um investimento inútil, porque não melhora nem corrige os processos.

Como cada organização tem seus próprios interesses e meios diferentes de trabalhar, a implantação do software deve respeitar a avaliação das rotinas, pois, assim, será possível identificar de que modo o produto será útil.

É necessário um mapeamento dos processos da organização a fim de identificar de forma correta cada grupo que passará por mudanças. Depois dessa identificação, os funcionários devem ser avisados e notificados sobre a razão pela qual o sistema efetuou a busca.

A equipe será preparada conforme o projeto, e as atividades serão periodicamente atualizadas. O planejamento é uma etapa fundamental, pois, sem ele, fica inviável para a empresa desenvolver o processo de mudança interna para recebimento do software.

Definição das necessidades da empresa

Depois de realizada a análise inicial, deve-se registrar no papel tudo de que a organização precisa. Recomenda-se trabalhar com listas de necessidades e de resultados para ter um roteiro de implantação. Depois dessa etapa, o gestor já está em condições de consultar o mercado procurando soluções para aprimorar a rotina de trabalho.

A definição das necessidades assegura que o sistema alcance os objetivos do planejamento, evitando que sejam aplicados recursos com funções desnecessárias. A determinação dos critérios é responsabilidade do gestor. É a melhor forma de manter um recurso e mensurar os resultados e o desempenho.

Sabendo as reais necessidades do negócio, é possível encontrar soluções efetivas que resolvam os problemas e satisfaçam as exigências da organização.

Para identificar os pontos cruciais para a empresa, deve-se fazer um mapeamento com a ajuda de uma equipe preparada para essa tarefa. Algumas questões que podem ser propostas são:

• Quais serviços necessitam de melhorias?
• Qual o perfil dos clientes que também utilizarão o software?
• Quais as características mais importantes desse público?

Ajuda de especialistas

Implantar um sistema não é tão simples. Os profissionais habilitados podem ajudar, garantindo que os métodos e os softwares sejam apropriados aos interesses da empresa.

Um bom atendimento ocorre quando o fornecedor revela conhecimento para, além de disponibilizar soluções para a empresa, capacitar e treinar os colaboradores, de forma que o trabalho seja otimizado. Não se trata de uma estratégia limitada ao início da implantação, mas que continua por um período longo, já que processos e recursos tecnológicos precisam de constante atualização.

Nesse sentido, espera-se do fornecedor a capacidade de atender satisfatoriamente ao cliente, de se comunicar bem e de revelar transparência em suas ações. O trabalho de bons profissionais garante que a empresa terá economia de dinheiro e de tempo, tornando mais simples o processo de adaptação.

Capacitação da equipe para se ajustar às mudanças

A mudança interna também é necessária. Os funcionários precisam se preparar para o novo sistema. Caso contrário, os resultados não serão os esperados.

O treinamento será efetivado antes de o sistema iniciar suas operações. A equipe precisa ser mobilizada antecipadamente para que, quando a nova solução se integrar à rotina, a quantidade de erros seja pequena porque os funcionários já se ajustaram ao novo cenário.

O treinamento dos colaboradores é essencial para o sucesso do software. São eles que utilizarão a solução nas atividades de rotina. É importante trabalhar com cronogramas, determinando etapas para a implantação. Organizando todas essas coisas, os resultados tendem a ser melhores.

Uma forma de preparar o terreno é focando na gestão de mudanças. Ela consiste na divulgação da transição para todos os funcionários, valendo-se de palestras, reuniões, apresentações, orientações de rotina. Essas ações poderão despertar a motivação dos colaboradores, facilitando seu engajamento.

O treinamento deve permitir que, no dia a dia, os colaboradores tenham condições de:

• fazer o aproveitamento máximo da nova solução;
• acostumar-se aos padrões de TI que a empresa passará a adotar;
• prevenir-se contra problemas de aproveitamento pessoal (um funcionário mal preparado pode oferecer um desempenho abaixo do esperado).

Escolha do software mais adequado

É importante que o software atenda de forma mais específica o segmento do mercado ao qual sua empresa pertence. Dessa maneira, tanto os métodos quanto os serviços ofertados pelo fornecedor serão destinados ao cenário real em que a empresa desenvolve suas atividades. Se possível, evite as ferramentas genéricas, optando pelas mais específicas.

Informar-se sobre as soluções mais adequadas é um trabalho de pesquisa, que envolve consultas na internet e entre outros profissionais, colegas que podem orientar sobre os melhores fornecedores, serviços e produtos.

O que pode acontecer também, ainda que não seja destinado exclusivamente ao segmento no qual a empresa opera, é o software ser personalizável, isto é, ser ajustado às necessidades da organização.

Seja como for, é importante avaliar custos, estratégias e, até, as iniciativas pessoais em relação ao projeto. Avalie todos os requisitos antes de personalizar o produto.

A mobilidade é outro quesito a ser considerado antes de fechar negócio. A possibilidade de trabalhar com um Software como Serviço (SaaS) deve ser considerada, já que melhora a acessibilidade e promove a descentralização, que é uma das prerrogativas das empresas modernas. O software pode ser acessado diretamente em uma plataforma na nuvem, no computador, notebook, tablet ou celular.

Problemas quando não se tem um projeto de implantação e treinamento

Devido à não planificação para a implantação do sistema, algumas empresas enfrentam transtornos diferentes. O software não pode ser considerado apenas como uma solução de Tecnologia da Informação (TI), que automaticamente promoverá melhorias. Trata-se de uma ferramenta que deve ser utilizada respeitando a estratégia corporativa.

Uma delimitação contribuirá para selecionar as mais importantes funções para a empresa. Ajudará, ainda, no recorte das etapas que deverão ser seguidas para implantar e treinar a equipe que usará o ERP.

A implantação e o treinamento exigem um estudo prévio para que os colaboradores sejam capazes de explorar todas as potencialidades do sistema e apreender bem a nova cultura organizacional.

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