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7 vantagens que uma consultoria em gestão de projeto pode oferecer

Escrito por Braun em 27/12/2019. Postado em Gestão. Nenhum comentário em 7 vantagens que uma consultoria em gestão de projeto pode oferecer

A consultoria em gestão de projetos é formada por profissionais externos e experientes no tema, com o objetivo de ajudar o negócio que a contrata. Ao contar com o suporte desse time, a empresa tem o apoio necessário para conduzir processos e mesmo para transformar a cultura de gerenciamento.

Escolhida e feita corretamente, auxilia a garantir o melhor desempenho para cada realização interna. Então, conhecê-la com profundidade é indispensável para perceber qual é a sua importância.

A seguir, saiba quais são as maiores vantagens de contratar uma consultoria em gestão de projetos e veja o que analisar.

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Quando é o momento certo de contratar?

Recorrer a esse time é uma ação realizada, basicamente, em três momentos. Diante da necessidade de ampliar a maturidade da gestão de projetos, a consultoria pode medir esse indicador e encontrar as formas certas de aumentá-lo. Com o apoio adequado, há como transformar e elevar a cultura de realização do negócio.

A escolha também é recomendada para a implementação de novas tecnologias, como um software de gestão de projetos. O time fica responsável pela parametrização e pelo setup inicial, o que gera máximo aproveitamento dos recursos.

Além disso, é indicada para momentos desafiadores, nas quais há um projeto muito grande, importante e/ou com pouco tempo. Com uma atuação avançada e aprofundada, é mais fácil resolver as questões envolvidas.

Por que contratar uma consultoria em gestão de projeto?

Mais que trazer promessas, essa equipe é capaz de mudar, positivamente, os resultados de uma realização do negócio. Os projetos são levados a um nível superior e entregam um desempenho diferenciado.

Quer saber por que isso acontece? Veja 7 vantagens de contratar uma consultoria em gestão de projetos!

1. Aproveitamento da experiência dos profissionais

Mesmo que você conte com bons gestores internos, a equipe consultora carrega um nível ainda maior de experiência. Afinal, são profissionais que lidam com dezenas de desafios em todos os setores e cenários, o que eleva o nível de expertise.

Com a escolha, fica fácil aproveitar tudo o que o time tem a oferecer em termos de conhecimento. Inclusive, é até uma forma de aumentar o preparo da equipe interna, graças às novas soluções e à percepção externa.

2. Definição eficiente de processos

Logo após a análise inicial e a identificação das necessidades, a consultoria é capaz de estabelecer o melhor modo de atuação e condução de cada projeto. Do ponto de vista do planejamento, significa definir o escopo e seus processos com máxima eficiência.

A atuação capacitada elimina as etapas burocráticas e não deixa de incluir aquelas que são indispensáveis. Com a criação desse “mapa”, rumo aos objetivos específicos, a qualidade de execução e monitoramento é ampliada.

3. Economia de tempo

Já que os processos são definidos corretamente, não é preciso gastar tempo com o que não agrega valor. O time interno aprende como criar ótimos escopos e também há um aumento no nível de eficiência de atuação.

Ao mesmo tempo, a clareza na definição de etapas ajuda a evitar erros e retrabalhos, bem como atrasos no caminho crítico do projeto. Ao fim, é a melhor maneira de atender aos prazos e, ainda assim, focar na parte estratégica do negócio.

4. Aumento da produtividade

Já que os erros se tornam menos frequentes e a utilização dos recursos é otimizada, a ampliação da produtividade é o resultado natural. Mais que reduzir o tempo gasto, essa contratação ajuda a cumprir o orçamento do projeto presente e das iniciativas futuras.

Principalmente, é uma forma de aumentar a qualidade e de atender às necessidades de clientes internos e externos. As partes interessadas também são beneficiadas e todo o time adquire uma atuação mais estratégica.

5. Resultados no curto prazo

Não é preciso esperar muito tempo para conferir e aproveitar os primeiros impactos dessa decisão. O fato é que a escolha desse time garante, já no curto prazo, um bom desempenho.

Graças ao aumento de produtividade, os projetos podem se tornar mais baratos e lucrativos, por exemplo. A entrega de resultados também favorece o contato com parceiros e clientes e já causa boas impressões logo de cara. Assim, essa parte do gerenciamento se consolida.

6. Identificação de melhorias

Com a análise de indicadores e a aplicação de metodologias específicas, o time contratado consegue encontrar onde estão os principais gargalos. Isso significa entender quais são as razões para o orçamento estourado ou para os prazos vencidos, por exemplo.

Com um olhar externo e apurado, são reconhecidos pontos que poderiam ser deixados de lado. A partir da correção e da atuação alinhada aos propósitos, fica mais fácil elevar o nível de execução e a obtenção de resultados.

7. Foco nas oportunidades

Uma consultoria em gestão de projetos não atua apenas para identificar e corrigir erros. O time ainda auxilia o reconhecimento de pontos-chaves com boas oportunidades. Desse modo, há máximo uso dos recursos disponíveis, como tempo, dinheiro ou capital humano. Também é uma forma de aumentar a maturidade, já que todos aprendem como desviar de obstáculos e quais são as alternativas que, de fato, valem a pena o aproveitamento.

Como escolher o serviço adequado?

Após se convencer sobre a importância da consultoria em gestão de projetos, a contratação deve ser feita segundo alguns critérios. O primeiro envolve a experiência de mercado e a capacidade de ajudar o negócio de forma precisa e estratégica.

Também é interessante conferir quais são as soluções oferecidas e em quais momentos elas se aplicam. Uma consultoria com atuação integrada, em todos os cenários, garante um resultado eficiente e direcionado.

Para ter ainda mais segurança, tenha uma conversa inicial e veja quais são as proposições e os métodos de trabalho da empresa. Ao buscar referências com quem já contratou, há a certeza de que se trata da opção adequada para as suas expectativas.

Não se engane: tenha cuidado com a alternativa mais barata do mercado e que valoriza o preço acima da qualidade. Foque sempre no custo-benefício e nos impactos reais que serão gerados para a empresa.

A contratação de uma consultoria em gestão de projeto pode transformar o nível de maturidade e os resultados obtidos por seu gerenciamento. Com a decisão adequada e um trabalho integrado, há o apoio necessário para entregas eficientes e de qualidade.

Quer fazer a melhor escolha? Conheça o nosso serviço de consultoria e agende um contato!

Engenharia de produto: saiba por que a gestão de projetos é importante

Escrito por Braun em 06/03/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Engenharia de produto: saiba por que a gestão de projetos é importante

Com um mercado cada vez mais dinâmico e inovador, preocupar-se com a engenharia de produto é necessário para manter uma estratégia competitiva e desenvolver a empresa. Para isso, os gestores precisam lidar com os desafios e gerenciar equipes, por isso, a gestão de projetos é tão importante.

Com consumidores cada vez mais exigentes, a eficácia, a eficiência e a produtividade são palavras de ordem dentro de um processo produtivo. Portanto, para não ultrapassar custos ou perder prazos, cada etapa do desenvolvimento deve contar com métricas e dados para subsidiar as decisões.

Dessa forma, toda a engenharia de produto deve ser gerenciada, integrada e coordenada, garantindo que todas as fases sejam completadas com sucesso. Se você quer entender melhor sobre esse tema, continue lendo este texto.

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Importância da gestão de projetos na engenharia de produto

A engenharia de produto é a área responsável por desenvolver e manter um produto em operação. São os responsáveis por esse setor que analisam as necessidades da empresa, bem como a de seu público e buscam soluções que caibam dentro do orçamento da equipe e atendam às principais características procuradas pelos clientes.

Já a gestão de projetos permeia todos os setores de uma empresa. Por meio dela, os conhecimentos são aplicados e as ferramentas e habilidades são colocadas em prática para que os objetivos sejam atingidos. Em resumo, essa gestão possibilita que estratégias se tornem resultados.

Nesse sentido, só é possível desenvolver novos produtos com excelência se todas as áreas estiverem integradas, garantindo a sinergia dos processos. Por isso, utilizar a gestão de projetos na engenharia de produtos é fundamental.

Além disso, a gestão possibilita que todas as etapas sejam seguidas e que os feedbacks sejam recorrentes, evitando a continuidade de erros e falhas. Veja os principais estágios propostos por Cooper na metodologia stage-gate para engenharia de produtos:

investigação preliminar: rápida análise e definição do escopo inicial do projeto;
investigação detalhada: pesquisa minuciosa, resultando na definição e justificativa do projeto com plano de negócios;
desenvolvimento: criação do desenho e produção do novo produto;
teste e validação: provas que validem o produto e verifiquem sua efetividade para o cliente;
produção e lançamento: montagem em ampla escala e lançamento comercial do produto com foco no marketing e vendas.

Por isso, cada etapa do desenvolvimento exige um planejamento detalhado e equipes aplicadas naquele processo. Dessa forma, o gestor deve ter esse controle para gerenciar as atividades e propor mudanças.

Erros comuns na gestão de projetos durante a criação de produtos

Desenvolver novos produtos é um desafio e traz vários riscos. Caso o produto não seja bem desenvolvido ou a demanda não seja real, há grandes chances de a empresa criar produtos que nunca serão lançados ou que fracassem nas vendas, por falta de pesquisas mais apuradas.

O primeiro erro muito comum é acreditar que quanto mais a equipe trabalhar, melhor serão os resultados. É verdade que os colaboradores precisam estar engajados nos processos, mas o aumento da produtividade nem sempre está associado ao maior número de horas de serviço.

Na criação de produtos, toda redução de custo faz diferença. Portanto, muitos gestores optam por comprar muitos insumos e produzir grandes lotes para economizar em grande escala, mas a verdadeira economia ocorre em pequenos lotes, pois é possível verificar falhas e realizar ajustes mais rapidamente.

A gestão de projetos é importante, mas ela não deve limitar o gestor. O plano traçado deve servir de base para as ações, mas não precisa ser seguido à risca durante todo o processo. Afinal, é importante que alterações sejam realizadas ao longo do projeto para garantir a máxima qualidade.

Vantagens de utilizar o gerenciamento para a engenharia de produtos

Para inovar de forma rápida e aumentar as taxas de sucesso de novos produtos, as empresas buscam soluções que facilitem a condução do projeto. Veja as principais vantagens da gestão de projetos aplicada à engenharia de produto.

Realização da gestão de custos

Umas das métricas de viabilidade de produtos é o preço de custo de sua produção. Assim, a gestão auxilia nos impactos e receitas, facilitando inclusive a identificar o retorno esperado sobre o investimento. Com menos falhas e retrabalhos, os custos diminuem e o trabalho é entregue com agilidade, evitando desperdícios de dinheiro e tempo da equipe.

Facilidade para visualizar o cronograma

Um dos grandes problemas na criação de novos produtos são os atrasos na entrega de cada fase do processo. Seja por falta de organização, seja por imprevistos nas etapas, é imprescindível que o gestor consiga visualizar o cronograma com facilidade, para poder fazer alterações que dinamizem o desenvolvimento. Um processo bem gerenciado e com previsibilidade facilita o sucesso de um novo produto.

Mensuração de acertos e erros

Só é possível mensurar acertos e erros quando se faz uma boa gestão. Nesse caso, é importante que o gestor utilize softwares e plataformas que facilitem a identificação desses dados, para armazenar tudo em um só lugar e poder compartilhar o desenvolvimento do produto e possíveis gargalos com a equipe.

Melhora nas tomadas de decisão

Durante a engenharia de produto, muitas decisões precisam ser tomadas, como mudar o projeto, cortar custos, remanejar a equipe e até desistir do produto. Por isso, é preciso utilizar métodos, como a gestão de projetos, que sejam eficientes e permitam tomadas de decisões mais acertadas e ágeis.

Maior engajamento do time

O gerenciamento de projetos também permite que o gestor esclareça todas as expectativas para a sua equipe e qual a responsabilidade e prazo de cada colaborador dentro do projeto. Com a divisão de tarefas e a facilidade de visualização de dados, o time fica mais unido e, consequentemente, engajado, colocando o projeto em prática com muito mais qualidade.

Portanto, lembre-se de que o alinhamento das informações, organização e comunicação são preponderantes para um resultado positivo na engenharia de produto. Além disso, com a complexidade dos projetos e aumento de pessoas envolvidas, é preciso utilizar softwares e recursos tecnológicos que facilitem essa criação.

Se você se interessou por este conteúdo e quer ver, na prática, como um software pode ajudar na gestão, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores.

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Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas

Escrito por Braun em 18/03/2020. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Entenda por que a gestão de projetos é uma vantagem competitiva para empresas

A gestão de projetos tem um papel essencial em qualquer negócio. Quer ver? Esse processo é responsável por gerenciar corretamente o escopo, os objetivos e os recursos disponíveis para cada realização. Também, envolve a capacidade do time e a distribuição de tarefas — tudo bem busca de um bom resultado. Na prática, é algo que afeta até a vantagem competitiva do negócio.

A execução desse processo depende da escolha da melhor metodologia, como a versão ágil ou o PMBOK. Independentemente disso, ela tem grande influência no cotidiano da empresa. A seguir, descubra por que a gestão de projetos conduz à vantagem competitiva e veja quais são as principais vantagens nesse sentido!

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Maior visibilidade de processos

Quando é realizado corretamente, o gerenciamento oferece uma visão panorâmica de toda a equipe envolvida no projeto. Com mais controle, é possível identificar quais são os resultados, onde estão os maiores gargalos e quais são as principais oportunidades de execução.

Essa visibilidade, então, leva a adaptações necessárias para tornar as etapas eficientes. Assim, os projetos ficam melhores e cumprem seu papel de maneira efetiva. Em relação à vantagem competitiva, essa é uma forma de entender as aptidões do time, quais são as necessidades na execução e como otimizar os processos — dentro e fora dos projetos. Com isso, é possível chegar a resultados melhores.

Utilização estratégica dos recursos disponíveis

A gestão também é importante porque adiciona estratégia à atuação do negócio. Na prática, é algo que permite ter um reconhecimento efetivo sobre quais são os recursos disponíveis e como eles podem ser utilizados.

É o caso, por exemplo, de entender o cronograma do projeto, como forma de cumprir o prazo. Sem atrasos, há um aumento na produtividade, o que gera resultados que são potencialmente melhores que os da concorrência.

Além disso, é uma maneira de aproveitar a equipe disponível e as suas capacidades. Com mais engajamento, participação e motivação por parte dos colaboradores, todo o negócio é positivamente impactado.

Aumento da rentabilidade

Todo projeto traz custos e ganhos para a empresa — seja ele interno ou voltado para um cliente externo. Como o objetivo é obter vantagem competitiva, é preciso que o retorno seja alto. Então, espera-se conseguir ganhos maiores, ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.

A boa notícia é que a gestão de projetos torna isso possível. Graças a ela, há a chance de obter uma rentabilidade reforçada, inclusive graças aos lucros gerados. Na prática, as iniciativas e os desenvolvimentos se tornam mais interessantes para o negócio e seus objetivos estratégicos. Isso também tem a ver com a lucratividade. Dessa maneira, é possível alcançar um nível adequado de recursos disponíveis, que podem ser aplicados em novas melhorias.

Garantia de qualidade e satisfação

Os impactos da gestão podem levar à vantagem competitiva por diversos motivos. Primeiramente, o gerenciamento é essencial para definir claramente os objetivos e estabelecer quais são as ações para conduzir o projeto ao sucesso.

Isso significa cumprir o cronograma, atender ao orçamento e, principalmente, garantir que os objetivos do escopo sejam atingidos. Com uma boa gestão, há a organização necessária para que todos esses pontos se cumpram.

Principalmente, essa é uma ação que adiciona valor agregado ao resultado entregue para o dono de projeto. Especialmente quando o responsável é um parceiro ou cliente externo, isso leva a um aumento do nível de satisfação e diferenciação no mercado. Com isso, há mais destaque e surgem novas oportunidades.

Redução dos riscos de atuação

A realização de qualquer projeto envolve riscos em cada etapa. Afinal, desvios no orçamento, nos prazos ou na qualidade podem comprometer a rentabilidade e os resultados acumulados. Pensando nisso, a gestão tem um caráter indispensável.

É graças à visibilidade, ao acompanhamento e à atuação consistente, de acordo com as metodologias, que esses riscos podem ser reduzidos ou eliminados. Essa é uma forma de estabelecer organização e um bom fluxo de atuação, o que impacta a conquista de resultados.

A vantagem em relação à competição é que o negócio passa a atuar de maneira muito mais precisa e com planejamento. Já que os riscos ficam sob controle, é possível assumir projetos desafiadores, por exemplo.

Otimização da tomada de decisão

Além de tudo, a gestão é indispensável para favorecer a tomada de decisão nas diversas etapas do projeto. A coleta de dados e a análise do planejamento ajudam no momento de reconhecer gargalos, obstáculos e oportunidades, por exemplo.

A partir desses conhecimentos, pode-se identificar qual é o melhor caminho para seguir e chegar aos resultados ideais. Portanto, é uma maneira de reforçar a tomada de decisão e mesmo de diminuir os riscos de erros.

O fato é que isso coloca a equipe e até a empresa no trilho certo: rumo ao sucesso estratégico. Com decisões cada vez mais precisas e embasadas, portanto, o negócio ganha destaque e evita algumas armadilhas que podem surgir no caminho. Inclusive, os bons resultados consolidados graças a essa ação ajudam a aplicar a mesma abordagem em outras áreas da empresa. Com isso, a definição de rumos se torna cada vez mais interessante.

Aumento do nível de aprendizado

Uma gestão efetiva não foca apenas na conclusão ou encerramento do projeto. O gerenciamento completo envolve, ainda, o registro de todos os aprendizados do projeto e como eles podem ser úteis no futuro.

No cotidiano de uma empresa, isso representa a chance de criar uma grande base de conhecimento e de entendimento sobre o negócio. Nas próximas realizações, é possível prever desafios e definir os melhores caminhos.

De qualquer forma, o conhecimento organizacional é sempre bem-vindo e ajuda a criar estratégias. Essa etapa, portanto, faz toda a diferença para que a empresa saia à frente das demais.

A gestão de projetos pode, sim, ser uma ferramenta que auxilia na conquista da vantagem competitiva. Com uma atuação estratégica e funcional, o resultado é que o negócio se torna mais eficiente na consolidação de performance, o que gera destaque em relação aos concorrentes.

Para melhorar a aplicação dessa técnica, a tecnologia é muito bem-vinda. Entre em contato conosco da Project Builder e entenda como podemos ajudar!

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Agile Team: quais as funções do Scrum Master em métodos ágeis?

Escrito por Braun em 24/03/2020. Postado em Pessoas, Projetos. Nenhum comentário em Agile Team: quais as funções do Scrum Master em métodos ágeis?

O Scrum Master é um profissional essencial para o desempenho do Agile Team. Ele é o responsável por retirar todos os obstáculos do gerenciamento de projetos, principalmente os que surgem nas reuniões diárias. Esse líder auxilia tanto o Product Owner como os membros do time de desenvolvimento a serem mais eficientes na realização de suas tarefas

Podemos dizer que esse profissional se dedica a maximizar os resultados do time de Scrum, pois direciona seu conhecimento e suas habilidades para a gestão de processos. Assim, há uma facilitação na conquista dos objetivos previstos no escopo.

Ficou curioso para descobrir mais sobre as funções do Scrum Master? Então, continue acompanhando nosso post:

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Como é o dia a dia desse profissional?

O cotidiano de um Scrum Master envolve todas as etapas referentes ao projeto e sua execução, com foco completo no time. Todas as suas ações são voltadas para criar as condições perfeitas para que todas as tarefas sejam executadas, dentro do que prevê essa metodologia ágil.

Para entender melhor essas questões, veja como é o cotidiano desse profissional e descubra quais são as suas principais atribuições!

Participação de cada Daily Sprint

Uma das “regras” do Scrum inclui a realização de encontros diários e rápidos, nos quais o time pode falar sobre os resultados alcançados e o que será desenvolvido no dia em questão. Essa é a melhor oportunidade para que a equipe demonstre suas dificuldades ou quais obstáculos foram encontrados.

O Scrum Master precisa estar presente, justamente, para identificar todos esses pontos. O acompanhamento diário permite a atuação de maneira dinâmica, com uma resolução de problemas efetiva. Como consequência, há menos prejuízos para a execução ao longo do tempo.

Atuação em equipe com o Product Owner

O Product Owner é o cliente interno ou externo, que é responsável pela solicitação do projeto. Como é nessa figura em que estão concentradas todas as expectativas sobre os resultados e sobre o desempenho do time, faz sentido que o profissional de Scrum mantenha uma relação próxima.

Esse contato leva a uma identificação sobre as principais dificuldades que são encontradas para atender às necessidades do Product Owner. Se o time encarar desafios para realizar entregas iterativas, pode ser sinal que falta a ferramenta certa. Caberá ao Scrum Master buscar formas de cumprir as solicitações do dono de produto, segundo as características do time.

Análise sobre os principais obstáculos e suas soluções

De qualquer forma, o cotidiano do profissional está totalmente atrelado ao reconhecimento de problemas e de falhas e sobre quais são as possíveis alternativas. Imagine que, em um Daily Sprint, a equipe se queixou dos ruídos de comunicação interna.

Esse é um grande obstáculo para os resultados e o Scrum Master deverá buscar as causas e as opções para solucionar tal questão. Assim, ele terá que levantar quais recursos podem ajudar ou quais são os impedimentos para que a troca de informações seja adequada.

Levantamento sobre possíveis problemas futuros

O Scrum Master também não atua de maneira apenas reativa. Ele deve ser capaz de adicionar proatividade ao contato com o time, em busca de uma melhoria contínua na performance. Na prática, isso tem a ver com uma análise sobre quais serão os possíveis problemas.

A capacidade analítica se destaca nesse momento e o profissional precisa entender quais questões podem se tornar problemáticas, mesmo que não tenham sido levantadas. O ideal é que ele possa agir para facilitar o trabalho antes mesmo que as dificuldades sejam trazidas pelo time, o que cria um fluxo melhor de desempenho.

Atenção às práticas da metodologia

De certo modo, esse profissional também atua como um “guardião” dessa metodologia ágil. Além de olhar para o time, ele mantém o foco na proposta do Scrum e em todas as suas características. Assim, o seu cotidiano inclui garantir que todas as práticas sejam seguidas à risca.

A ideia é fazer com que todos os profissionais tenham uma visão clara de metodologia e sobre cada passo. Especialmente pensando na questão de gerenciamento dos próprios resultados, é necessário garantir que a “receita” seja respeitada.

Isso é fundamental porque tem tudo a ver com a conquista de resultados. Se o método não for implementado corretamente, então, não será possível obter todos os benefícios da gestão ágil. A atuação do especialista, portanto, permite que todos os valores sejam atendidos.

Tomada de decisão coletiva

A autoridade do Scrum Master é, de certo modo, limitada. Ele não delega tarefas e nem é responsável por alterar a maneira de gerenciar os recursos ou o escopo. No entanto, ele é capaz de tomar decisões coletivas e que sirvam para tornar a execução das etapas mais simples.

É o caso de estabelecer o timebox adequado para cada sprint ou de estabelecer quais pontos são indispensáveis no Daily Sprint. Inclusive, essas definições partem das análises que realiza e visam a diminuir possíveis impactos negativos na execução de tarefas.

Eliminação de interferências externas

Cabe a esse especialista outra função essencial: a blindagem do time em relação aos fatores externos. Como o Scrum Master atua de maneira exclusivamente interna, ele deve ser capaz de criar um ecossistema em que todos possam aproveitar seu potencial e entregar os resultados que são esperados.

Uma das formas de garantir isso é ao reduzir as possíveis interferências externas. Ele atuará como uma espécie de filtro e fará com que o time possa focar no que é importante no momento: a execução de cada sprint.

Dimensionamento de responsabilidades e tarefas

Por falar no sprint, é essencial que ele tenha a duração certa e compreenda as tarefas adequadas. Afinal, não adianta pensar em um timebox de 2 semanas com um product backlog muito extenso. É essencial que o time esteja comprometido com o que realmente pode entregar, considerando recursos, capacidades e outras necessidades.

Como ajuda na tomada de decisão coletiva, o especialista também atua para definir características desse tipo. Ele auxilia a determinar melhor quais devem ser as entregas no processo e qual é o nível de responsabilidade que a equipe pode assumir. Assim, é possível balancear qualidade, produtividade e cumprimento dos prazos.

Desenvolvimento de autonomia e independência

Para completar, esse líder também tem o papel de fazer com que o time se torne cada vez mais autônomo, autossuficiente e independente. Ao longo da execução, a equipe aprende como aplicar certos conhecimentos e como é possível fazer um autogerenciamento de sucesso.

É por isso que, após alguns sprints, é natural que o profissional seja menos acionado que no começo. Mesmo assim, seu cotidiano analítico e de acompanhamento permanece, até que ocorra a entrega e o encerramento do projeto.

Esse profissional pode atuar em várias equipes ao mesmo tempo?

Na prática, ainda que trabalhar como um facilitador possa ser uma boa definição, isso não é tudo o que um Scrum Master faz. Se assim fosse, esse profissional poderia atuar em múltiplas equipes ao mesmo tempo, por exemplo.

De fato, há uma corrente que defende que um bom Scrum Master pode trabalhar com vários times simultaneamente, entretanto, um grande Scrum Master trabalhará apenas com uma. Isso significa, em outras palavras, que pode até ser possível obter sucesso trabalhando em equipes de projetos distintos, mas nesse caso não será praticável alcançar um resultado extraordinário como Scrum Master.

Então, expandindo a definição de Scrum Master, podemos afirmar que esse profissional é um líder, mas também um servo, que ajuda os membros da equipe a serem responsáveis por si mesmos de acordo com quaisquer que tenham sido os compromissos assumidos.

Quais são as principais características do perfil profissional?

Um líder servo precisa contar principalmente com os seguintes atributos: colaboração, confiança, empatia e uso ético do poder. Percebeu como não há menção à capacidade de gestão? Isso porque liderar não é o mesmo que gerenciar (papel de um gerente de projetos, por exemplo).

Então, afinal, se o Scrum Master não é o responsável por gerenciar a equipe ágil, quem o faz? Pois, essa é uma das principais características e, ao mesmo tempo, uma das maiores dificuldades do Scrum: o Agile Team é autogerenciável e isso nos leva diretamente ao próximo tópico.

Quais são as responsabilidades da equipe?

Dizer que uma equipe é responsável sobre si implica afirmar que todos os membros se autogerenciam. Essa dinâmica de trabalho é muito importante para as equipes ágeis em geral, pois minimiza a ocorrência de estresse e atritos desnecessários.

No caso, o objetivo não é exigir a prestação de contas da equipe. Na verdade, espera-se que a pessoa responsável faça seu trabalho, se preciso, identificando os elementos ofensores e trabalhando em conjunto para superar os obstáculos.

Atuar com base na política de prestação de contas significa delegar uma tarefa a alguém e apenas esperar que ela seja concluída. Quando essa é a filosofia de trabalho, o membro da equipe não se sente realmente integrado, mas como um mero empregado, sempre à espera de que uma nova atividade seja repassada. É somente um fazedor de tarefas.

Isso não acontece no Agile Team do Scrum, e é aí que entra o papel do Scrum Master, cuja atuação se fundamenta, sobretudo, em auxiliar. A palavra-chave de seu trabalho é o auxílio. O Scrum Master não faz, ele apenas presta suporte à equipe para que seus membros desenvolvam as tarefas por si.

É por isso, inclusive, que há o conceito de “Personal Master”. Como esse profissional atua como um “técnico”, incentivador e facilitador, é como se ele assumisse a mesma posição de um personal trainer. Com isso, seu papel não é executar uma tarefa específica do projeto e, sim, preparar o caminho para que ela possa ser realizada.

Qual a relação com os compromissos internos?

Vale a atenção ao fato de que o Scrum Master não é responsável por ajudar a equipe a lidar com compromissos externos. Na verdade, ele auxilia a atender aos compromissos assumidos perante o projeto.

Isso pode significar trabalhar de forma a remover qualquer impedimento que se oponha aos trabalhos da equipe, estimulando a criação de um ambiente altamente colaborativo entre os participantes do Agile Team, garantindo que as entregas sejam claramente cumpridas e prevendo possíveis ameaças que possam impactar no produto.

Finalmente, a questão de focar nos compromissos assumidos não se restringe à entrega do estritamente combinado. Trata-se de algo associado à inclusão do maior valor possível ao produto, elevando o padrão de qualidade, bem como a produtividade do Agile Team.

Em síntese, o Scrum Master é responsável por garantir que o trabalho do time esteja em consonância com os valores, as práticas e regras do Scrum. Ele ajuda a equipe e a administração a adotarem e seguirem o Scrum, ensinando e treinando os profissionais a serem mais produtivos e produzirem resultados de maior qualidade. O Scrum Master, basicamente, ajuda o time a compreender e usar a autogestão.

Assim, diferentemente do que se espera de um gerente de projetos (que se encarrega do gerenciamento da equipe ao longo de todo o ciclo de vida do trabalho em questão), o Scrum Master não cobra resultados, nem se detém a controlar veementemente a produtividade do time. Em vez disso, concede aos colaboradores a devida autonomia para que desempenhem bem seus papéis, fornecendo a ajuda certa sempre que for preciso.

Por essas características, o Scrum Master deve estar presente continuamente, fazendo-se disponível quando necessário tanto para o time de desenvolvimento como para o Product Owner. Somente dessa maneira será capaz de conhecer os obstáculos que se opõem ao trabalho da equipe, bem como prever problemas que possam surgir futuramente. Assim conseguirá, rapidamente, tomar ações para removê-los antes que ameacem a meta do sprint.

A rotina de um Scrum Master é cheia de desafios e repleta de muito trabalho, sendo necessário, para dar conta do recado, usar diferentes técnicas e ter certas habilidades. Só assim poderá atingir aquele que é seu objetivo final junto ao Agile Team: entregar valor ao negócio e ao projeto.

Agora, participe da conversa e enriqueça nosso conteúdo! Você já conhecia todas essas funções e responsabilidades do Scrum Master em métodos ágeis? Sabe de mais algum detalhe que gostaria de acrescentar? Comente e compartilhe suas impressões conosco!

Descubra como a gestão de projetos ajuda na redução de custos

Escrito por Braun em 10/04/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Descubra como a gestão de projetos ajuda na redução de custos

Toda empresa realiza projetos para atender a demandas externas ou mudar o ambiente de trabalho. Contudo, para que não existam desperdícios, uma boa política de gestão é fundamental. Ela garante aos times a habilidade de executar todas as suas atividades e, ao mesmo tempo, ter uma boa redução de custos operacionais em comparação a um fluxo de trabalho mal gerenciado.

Em outras palavras, a política de gestão de projetos não serve apenas para garantir que os resultados sejam alcançados. Ela também facilita a busca por um ambiente de trabalho robusto e livre de desperdícios. Por isso, deve ser adotada de modo abrangente, reduzindo as chances de gastos desnecessários.

Quer saber mais sobre como isso pode ser feito? Então, confira as dicas deste post e saiba como utilizar a gestão de projetos para promover a redução de custos operacionais.

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O que é a política de gestão de projetos?

A política de gestão de projetos é um conjunto de estratégias que gestores utilizam para garantir a entrega de resultados dentro do esperado ao término de um projeto. Ela combina fluxos de feedback, métricas e ferramentas para maximizar a performance das equipes. Tudo isso considerando possíveis riscos e fatores que possam prejudicar a qualidade do trabalho executado.

Uma política de gestão de projetos, em outras palavras, permite ao negócio reduzir as chances de erros acontecerem. Ela também dá para as equipes as bases para que elas apresentem um desempenho uniforme durante as suas atividades. Assim, combinando uma metodologia alinhada com o perfil da empresa e novas tecnologias, a satisfação de todos ao fim do projeto será elevada ao máximo.

Por que ela é importante para o sucesso das suas iniciativas?

Como apontamos, a política de gestão tem como foco entregar os melhores resultados possíveis sem atrasos ou problemas de performance. Ela faz isso regulando o modo como os trabalhos são executados, assim como os prazos e as demandas existentes. Dessa maneira, busca-se reduzir conflitos e erros de modo abrangente.

Para atingir os seus objetivos, o gestor do projeto utiliza um conjunto de estratégias. Elas são definidas a partir do planejamento de cada etapa e o perfil dos envolvidos. Além disso, consideram ponto como as demandas e as expectativas dos líderes do projeto.

Com os prazos, o escopo e as responsabilidades definidas, a política de gestão de projetos será responsável por guiar os times continuamente. Ela deverá, também, buscar eliminar riscos e mitigar erros. Assim, os prejuízos são reduzidos e os times poderão focar mais na entrega de demandas estratégicas.

Como gerir projetos para reduzir custos?

A gestão de projetos pode ser utilizada para garantir a redução de custos operacionais ao longo do projeto. Veja a seguir como esse trabalho é feito!

Identifique todos os gastos envolvidos no projeto

Uma forma simples de buscar a redução de custos no seu dia a dia é identificar quais são os gastos de seus projetos. Por isso, faça uma análise completa do orçamento, identificando o que é realmente necessário e quais gastos podem ser eliminados. Faça isso regularmente ao longo do projeto, reajustando a distribuição de valores conforme o necessário.

Treine a equipe

A capacitação da sua equipe também é uma forma de eliminar gastos. Afinal de contas, um time com bons conhecimentos pode definir melhor o plano de ação para atingir as metas da companhia. Além disso, consegue ser mais produtivo e inovador.

Portanto, sempre trabalhe na capacitação dos seus profissionais. Faça cursos e treinamentos para que eles possam incorporar novas metodologias e estratégias em seu dia a dia. Assim, as equipes sempre trabalharão com os melhores padrões de funcionamento do mercado.

Desenvolva metas

As metas são importantes para auxiliar os times a executarem um trabalho dentro dos padrões esperados. Com o uso de indicadores, gestores podem identificar problemas e avaliar a performance de todos continuamente. Assim, pontos que necessitam de melhorias são identificados rapidamente.

Por isso, utilize métricas em todos os seus projetos para avaliar a quantidade de gargalos e desperdícios existentes. Faça uma análise contínua sobre o que é feito e quais pontos podem ser otimizados. Assim, você conseguirá reduzir desperdícios e manter todos os fluxos de trabalho dentro do que é esperado para a empresa.

Determine as suas prioridades

Para direcionar de forma mais eficaz os recursos existentes, a empresa deve adotar uma visão estratégica sobre o seu orçamento. Isso incluirá a prática de definir quais são as prioridades de cada etapa. Desse modo, tudo o que for mais relevante para o projeto será executado com mais cuidado pelas equipes.

Gerencie o escopo de cada etapa do projeto

O escopo é um ponto crítico para o orçamento do seu projeto. É fundamental que o gestor saiba exatamente qual é o limite de cada etapa. Assim, ele pode reduzir as chances de alguém executar um trabalho não necessário ou ir além das suas principais responsabilidades.

Aposte na tecnologia

A tecnologia pode ter um papel de destaque entre os meios que podem reduzir custos. Um bom software de gestão de projetos torna mais fácil e prática a aplicação de todas as medidas listadas acima. Afinal, ele pode ser utilizado para rotinas como:

acompanhamento de indicadores;
avaliação de prazos;
compartilhamento de dados;
avaliação dos recursos disponíveis;
distribuição de tarefas e responsabilidades.

Se você executa projetos, ter uma gestão qualificada é um bom ponto de partida para garantir que eles sejam executados conforme os padrões esperados. Ela dará mais agilidade e eficiência para cada etapa. Além disso, evita que os times fiquem perdidos diante das suas demandas diárias, priorizando o que for mais importante a cada dia.

Entretanto, a gestão de projetos também pode ser utilizada para buscar a redução de custos. A partir do momento que os times têm o seu trabalho melhor organizado, o aproveitamento de recursos será maximizado. Como consequência, os gastos serão reduzidos e a lucratividade de cada projeto ampliada.

Por isso, não deixe de buscar ferramentas e estratégias que possam tornar a gestão de projetos uma forma de garantir a redução de custos operacionais da empresa. Trabalhe lado a lado com as suas equipes e acompanhe as tendências do mercado. Assim, os resultados obtidos em cada etapa sempre estarão dentro do esperado!

Quer saber mais sobre como boas soluções de gestão de projetos podem ajudar você? Então, confira as ferramentas da Project Builder!

A cultura organizacional e o gerenciamento de projetos: qual a relação?

Escrito por Braun em 07/11/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em A cultura organizacional e o gerenciamento de projetos: qual a relação?

Infelizmente, muitas empresas encontram dificuldades em amadurecer no gerenciamento de projetos por questões puramente culturais. Conforme o negócio se alinha com algum dos tipos de cultura organizacional existentes, os colaboradores podem se acomodar, sentindo-se desestimulados para toda e qualquer tentativa de inovação, revisão de processos, ou mesmo melhoria.

Muitas vezes, portanto, a cultura organizacional acaba funcionando como uma barreira quase impenetrável. Isso faz com que muitos gestores tenham dificuldade para implementar um gerenciamento de projetos eficiente. Consequentemente, a companhia entra em um cenário de risco: as chances de o negócio sempre se manter alinhado com as demandas do mercado caem, o que prejudica a sua capacidade de realizar vendas e se manter competitivo.

Quer saber mais sobre o que é essa tal cultural organizacional e como ela se relaciona com o gerenciamento de projetos? Então, veja como funciona essa interação no texto abaixo!

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O que é a cultura organizacional?

A cultura organizacional pode ser resumida como um conjunto de padrões de comportamento, posturas ou filosofias de trabalho que dominam as rotinas da empresa. É uma mentalidade impregnada no modo de agir de cada colaborador, estabelecendo modelos e direcionando o comportamento diário das equipes.

No cotidiano, é muito simples observar aspectos culturais de uma empresa. Esses são itens que definem como o negócio se posicionará diante de desafios diários, estruturará os seus projetos, e atenderá às demandas do mercado. Dos pontos que influenciam a cultura organizacional de um negócio, nós podemos apontar:

o modo como a jornada de trabalho é estruturada (os profissionais podem desfrutar de uma jornada de trabalho flexível ou todas as rotinas são locais?);
quais são os padrões relacionados à qualidade dos projetos (existe uma cultura de mensurar a qualidade e o impacto dos projetos após o seu término?);
os padrões de vestuário (é obrigatório o uso de roupas formais ou os profissionais podem optar por trajes informais?);
os níveis de controle nas rotinas internas (os profissionais estão submetidos a normas de compliance?);
os níveis de autonomia estruturados (há liberdade para a tomada de decisões autônomas?);
a existência de políticas de reconhecimento de resultados e de valorização dos profissionais (com qual frequência os feedbacks são aplicados?).

Todos esses fatores indicam como os processos do negócio estão posicionados. Eles podem indicar, por exemplo, se a companhia tem uma rotina com alto nível de flexibilidade, ou se há um foco em agilidade no seu dia a dia.

O modo como a companhia gerencia fatores de qualidade e a sua política de feedbacks indica como o empreendimento pretende lidar com a busca por uma melhora contínua no seu padrão de qualidade. Ou seja, esses pontos demonstram como a empresa está preparada para rastrear falhas nas suas rotinas, identificar acertos e perpetuar boas práticas.

Quais são os tipos de cultura organizacional existentes?

Existem alguns tipos de cultura organizacional que podem moldar como a sua companhia atua. Portanto, antes de, efetivamente, relacionarmos o gerenciamento de projetos à cultura da empresa, precisamos esclarecer que a literatura apresenta, basicamente, 4 tipos de cultura organizacional. Confira abaixo!

Cultura do poder

A cultura do poder incide mais em organizações menores. Isso ocorre, principalmente, porque o poder permanece canalizado em um ponto central, com poucos processos, regras e procedimentos. Ou seja, o processo de tomada de decisão é centralizado.

Logo, as empresas que têm uma cultura do poder não são o que se pode se chamar de organizações processuais. Elas valorizam o colaborador (sobretudo, por seus resultados) e, em geral, apresentam um alto índice de rotatividade na área intermediária da hierarquia.

Cultura de papéis

Entre os tipos de cultura organizacional existentes, a de papéis se destaca por sua lógica e racionalidade excessivas. Nesse tipo de empresa, há descrição de tarefas, definição de autoridade, lista de procedimentos para comunicação, e regras para a solução de conflitos.

Enquanto na cultura do poder, a organização reage de forma rápida às ameaças, na cultura de papéis, a organização é vagarosa para consolidar a identificação de mudanças. Isso pode prejudicar o negócio sempre que uma nova tendência se torna relevante, quando alterações são realizadas em projetos ou novas ideias são colocadas em práticas.

Se o ambiente de trabalho não está preparado para lidar com isso, será muito difícil que os gestores obtenham bons resultados.

Cultura da tarefa

O terceiro item da nossa lista de tipos de cultura organizacional é a cultura da tarefa, orientada, sobretudo, para o trabalho e projetos. Em organizações com esse tipo de cultura, a determinação de equipes multidisciplinares para resolver problemas é valorizada e fomentada. Consequentemente, uma reação rápida e criativa é viabilizada.

Embora o clima tenda a ser agradável, as organizações com a cultura da tarefa costumam concentrar disputas por recursos. Portanto, se faz necessário ter um maior rigor do controle dos recursos internos (em geral, por meio do estabelecimento de normas e procedimentos transparentes e objetivos).

Cultura da pessoa

O quarto e último tipo é a cultura da pessoa. Ela é considerada de ocorrência rara pela literatura especializada, pois está condicionada aos indivíduos e a seus respectivos valores. Uma empresa de consultoria que, em seu corpo de especialistas, conta com alguém que é considerado referência em determinada área é um bom exemplo de ambiente em que esse tipo de cultura se faz presente.

Qual a importância da responsabilidade gerencial neste contexto?

Conhecidos os tipos de cultura organizacional, é importante deixar claro que o processo de mudança cultural tem sua origem, sobretudo, nos líderes. Afinal, são eles que emanam os valores da empresa. Sendo assim, não importa se é de forma direta ou indireta — todos os gerentes de projeto, por meio de suas próprias iniciativas, são responsáveis pela consolidação, pela mudança da cultura na organização, e também por manter uma postura crítica onde atuam.

Vale ressaltar também que existem fatores externos que transcendem o controle do gerente de projetos. No caso da ocorrência de um acontecimento grave ou muito expressivo, por exemplo, uma mudança cultural drástica pode ser necessária.

Você sabe o que ocorreu com a antiga Telefônica? Diante de uma reputação fragilizada, a companhia adquiriu a Vivo, revestindo-se da marca e de seus padrões de qualidade na prestação de serviços. Essa estratégia comercial resultou na mudança radical da cultura organizacional da empresa.

Como a cultura organizacional influencia a gestão de projetos?

A gestão de projetos é um processo complexo. A empresa deve sempre se manter atenta aos prazos, ao escopo e ao orçamento, garantindo que tudo funcione da melhor forma possível. Em relação a isso, a cultura organizacional tem um papel crucial.

Se o negócio não tem uma cultura alinhada com os seus objetivos, as dificuldades para orientar corretamente as suas atividades serão elevadas e, com isso, os projetos terão um alto risco de falharem. Veja mais detalhes abaixo!

Os desafios dentro da cultura de tarefas ou de papéis

Podemos afirmar que, se a cultura organizacional for voltada para as tarefas ou para os papéis, é bem provável que determinados fatores que influenciam negativamente o gerenciamento de projetos já tenham sido eliminados ou se encontrem em fase de resolução. Ou seja, a companhia já terá mecanismos para incentivar a qualidade das suas rotinas e o abandono de práticas de baixa qualidade.

Assim sendo, cabe ao gerente de projetos incentivar a busca por um processo de evolução contínua. Ele deverá agir com iniciativa, propondo ferramentas e técnicas que já tenham sido experimentadas em momentos anteriores, com o objetivo de amadurecer a cultura de gestão e, com isso, garantir o máximo de qualidade a todas as etapas do projeto.

Os esforços demandados na cultura de poder ou da pessoa

Contudo, no caso de a organização estar baseada na cultura do poder ou mesmo na cultura da pessoa, os esforços serão ainda mais árduos. Afinal, para evidenciar os benefícios que a empresa obterá com a implementação de uma metodologia de gerenciamento de projetos, é provável que se tenha que percorrer um longo caminho até alcançar o principal responsável pela tomada de decisão.

Em outras palavras, haverá uma ampla necessidade de modificar a maneira como os profissionais se posicionam. Toda a companhia deverá ter as suas atividades reformuladas em busca de uma nova forma de pensar processos, avaliações de qualidade e como os projetos são gerenciados. Além disso, será necessário treinar pessoas e lidar com algumas resistências.

A importância de encarar a cultura como algo dinâmico

De todo modo, o que se deve ter em mente é que a cultura organizacional é extremamente dinâmica, uma vez que está solidificada em experiências e valores, entre outros aspectos. E não é preciso pensar muito longe para entender esse dinamismo.

Há apenas algumas décadas, por exemplo, as bicicletas eram meios de transporte muito usados para a locomoção. Mais tarde, foram deixadas de lado, consideradas como um meio de locomoção de pessoas com menor poder aquisitivo. Atualmente, contudo, andar de bicicleta é visto com bons olhos, pois não só é uma prática saudável, como faz sua parte no quesito ecologicamente correto.

Por mais que interferir na cultura organizacional não seja uma tarefa simples, definitivamente, não é impossível, exigindo dos gerentes de projetos atributos que vão além da sua determinação e de suas habilidades (incluindo também a influência da variável tempo).

Com paciência e atenção aos resultados que se apresentam ao longo dos trabalhos, o gestor tem tudo para ser um agente de mudança no modo como a companhia define, entre os vários tipos de cultura organizacional, qual é o mais adequado às suas necessidades, gerando melhorias dos processos de gerenciamento de projetos.

Dessa forma, a empresa poderá se preparar melhor para os desafios do futuro e garantir que sempre terá os meios necessários para chegar aos seus objetivos na realização de projetos ou na estruturação de metas de mercado.

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Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 20/12/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Você sabe do que se trata um portfólio de gerenciamento de projetos? Esse tipo de coletânea reúne os projetos de uma empresa (ou de um profissional em especial), e tem por intuito mais destacado gerenciar o que foi investido neles e avaliar o resultado obtido.

Todo projeto é específico e tem um objetivo em particular, por isso o escopo e os recursos que são direcionados a cada um são variáveis. Um portfólio de gerenciamento de projetos auxiliará na criação de projetos mais eficazes. Além disso, vai associar mais apropriadamente os resultados com as metas esperadas e trazer amplo diferencial no mercado.

Então, como criar um portfólio com todos os projetos nos quais você já esteve envolvido, e que seja prático e atraente? Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos!

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Não confunda projeto com processo

A confusão entre os dois termos pode ser bem comum, mas é fácil compreender as diferenças para não se atrapalhar na hora de elaborar o seu portfólio. Um projeto tem caráter temporário, normalmente com início e fim pré-definidos, além de ter um objetivo único e gerar resultados específicos.

Quando falamos de processo, entra em cena a ideia de um trabalho contínuo e bem definido. Seus resultados, por sua vez, são padronizados e não específicos. Os objetivos costumam ser atualizados periodicamente. É como se o processo precisasse estar contido no seu projeto.

Por exemplo: a elaboração e o lançamento de um novo produto. Todo o modelo de design, as etapas de criação, custos e a campanha de marketing devem estar em um projeto, com datas de início e encerramento. Por sua vez, as futuras produções daqueles produtos passam a ser processos, que se repetem.

Escolha a forma de apresentação

Você deseja que o portfólio seja digital ou impresso? A escolha será sua, mas as duas formas precisam ser bem apresentadas. Se você prefere usar o meio digital, é interessante levar um tablet com o arquivo em PDF com você para apresentá-lo.

Você pode, ainda, disponibilizá-lo online por meio de algumas plataformas. Existem sites, alguns gratuitos, onde você pode fazer upload dos seus projetos. Um bom exemplo é o Behance.

Se você prefere que seja impresso (físico), tenha cuidado com a organização. Nada de páginas soltas, o que pode complicar na hora de apresentar os seus trabalhos. Prefira agrupá-las em um álbum ou livro de couro, o que exprime seriedade e mais elegância. São os seus melhores trabalhos que estão ali.

Em um portfólio físico, dedique-se a fazer uma capa simples, com o seu nome e o título, por exemplo, “portfólio de projetos”. Evite incluir datas na capa. É adequado levar em conta que o conteúdo do seu portfólio seja atemporal.

Seja honesto na inclusão dos projetos

Pode parecer óbvio, mas para a elaboração de um bom portfólio você precisa ter material; de preferência um material real. Portfólios que incluem trabalhos não desenvolvidos por você ou sua empresa podem ser um grande “tiro no pé”. A não ser que você tenha alguma participação (mesmo que pequena), aí tudo bem. Especifique essa informação, caso contrário, não inclua esses projetos. Coloque apenas conteúdo original.

Projetos chamados “fantasma” podem até ser incluídos, mas com muita cautela. Um projeto fantasma seria aquele criado para um cliente fictício ou como proposta (não contratada) para uma grande marca. Servem para encorpar o portfólio, porém, se a sua empresa tem projetos suficientes, você não precisará deles para mostrar serviço.

Liste o conteúdo na página inicial

Uma espécie de índice pode deixar o seu portfólio mais prático. Quem tem acesso a ele pode saber os projetos que estão contidos sem precisar atravessar todo o material. Ainda que para você seja interessante mostrar tudo, quem for avaliar o material pode não dispor de tempo no momento.

Exibir um índice é uma excelente tática, que economiza tempo e consegue resumir o que você já fez. Certifique-se de que aquela referência seja informativa. Inclua o tipo do projeto e para quem foi feito.

Pense em como organizar os projetos

Os projetos trazidos no portfólio podem ser categorizados em diferentes formas. Por exemplo, por ordem cronológica, do mais antigo ao mais recente, ou vice-versa. Deve-se pensar no formato que não deixe o material confuso, especialmente no que se refere às especificidades dos projetos incluídos.

Pensando assim, talvez seja interessante organizar os projetos conforme a área de atuação. Os interesses de quem visualiza o seu portfólio são mais bem direcionados. Você pode escolher os projetos mais relevantes para você ou sua empresa, como a abertura dessas áreas de atuação. Assim, a boa impressão é captada logo nos primeiros instantes.

Não encha o portfólio com coisas irrelevantes

Nem sempre um portfólio muito grande ou cheio de informações será o melhor. Quem analisa esse tipo de material sabe muito bem identificar o que é relevante e o que pode parecer pura enrolação. Um portfólio longo pode ser cansativo.

Não existe uma regra para seu número de páginas, mas é interessante balancear. É melhor ter dois projetos excelentes do que dez projetos de mediana qualidade.

Entenda que, se for sintético e completo, com uma apresentação bonita e feito com cuidado, ele será muito mais atraente. Lembre-se que é por meio de um portfólio que sua competência para a realização dos trabalhos está sendo avaliada. Toda informação deve ser legível e precisa para não gerar dúvidas.

Tenha uma página de currículo atraente e recheada

O portfólio está bastante relacionado a você e à sua empresa, e qualquer dado relevante nesse sentido deve estar contido no material. Sua formação, as competências, localização geográfica e alguns certificados de alto gabarito não devem ser esquecidos.

Essas informações podem vir agrupadas em um infográfico, pois é algo instigante para quem lê. Mas tudo precisa ser bastante claro. Esse não é o espaço para inventar competências. Não exagere e não invente dados. Se o que for contido puder ainda ser comprovado, é melhor. Lembre-se de que a verdade sempre vem à tona.

O portfólio deve ter a sua cara

Não existe um formato específico de portfólio, honestamente cada escolha é bastante pessoal. Vale a pena que ele reflita os seus valores ou os da empresa, pois é o que fará dele único. Todas as suas habilidades e realizações trazem uma história, e ninguém melhor do que você para contá-la.

O portfólio de projetos é o seu espaço. Qual era o problema? Como você solucionou? Quais os resultados obtidos? As suas escolhas estão em jogo.

Seguindo essas dicas, certamente seu portfólio de gerenciamento de projetos será atraente e eficiente no mercado.

Para acompanhar outras soluções como as apresentadas neste post, siga-nos nas redes sociais: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube!

Saiba como a metodologia híbrida ajuda no gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 02/01/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba como a metodologia híbrida ajuda no gerenciamento de projetos

Você já pensou em investir no gerenciamento de projetos com o apoio de metodologias híbridas? Utilizada para combinar as práticas tradicionais às modernas, essa abordagem é conhecida por sua versatilidade. Afinal, adotando-a uma empresa pode aproveitar ao máximo todas as melhores características das aplicações existentes.

Quer saber mais sobre o tema e como seguir esse tipo de abordagem? Então, confira no post a seguir a importância do uso de metodologias híbridas no dia a dia de quem trabalha com o gerenciamento de projetos!

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Por que a gestão de projetos é tão importante?

A gestão de projetos é algo crucial para garantir o sucesso das estratégias de uma empresa. A área é responsável por definir prioridades, avaliar as ferramentas necessárias e estabelecer os indicadores que serão incorporados aos fluxos de trabalho. Além disso, ela auxilia na integração de equipes e na busca por melhorias contínuas após o término de cada etapa.

Influências nos resultados do negócio

No ambiente corporativo moderno, o gerenciamento de projetos tem um papel-chave nos resultados que o negócio obtém ao término de cada projeto. Quando bem executada, a prática garante que os times trabalhem de maneira mais integrada. Além disso, reduz o nível dos riscos existentes, gerando ganhos como:

redução de custos;
diminuição de conflitos;
queda nas taxas de erros e atrasos;
melhor gestão do escopo;
maior nível de inovação e colaboração;
mais aproveitamento dos recursos disponíveis;
aumento da satisfação dos envolvidos no projeto;
mais habilidade para capturar e aproveitar os dados disponíveis;
atrasos menos frequentes;
menor chance de gargalos operacionais ocorrerem.

Em conjunto, todos esses fatores otimizam o fluxo de trabalho. Haverá mais espaço para escolhas inteligentes e, ao mesmo tempo, menos questões que interferem negativamente nos resultados. Desse modo, o retorno sobre o investimento será sempre elevado.

Em que consistem as metodologias híbridas?

No ambiente de gerenciamento de projetos, o uso de novas práticas é algo comum. Em busca de mais inovação e um maior alinhamento com as demandas do mercado, os gestores buscam continuamente meios para reduzir prazos e garantir que tudo seja entregue com o maior custo-benefício possível.

Nesse cenário, as metodologias híbridas se destacam. Trata-se de combinar as práticas das metodologias ágeis, mais modernas, e das tradicionais. Desse modo, elas conseguem dar as bases para as equipes aproveitarem ao máximo todos os ganhos relacionados a qualquer tipo de metodologia. Ou seja: criam um ambiente mais flexível e capaz de se adaptar a diferentes desafios.

Como integrar as metodologias híbridas a seus projetos?

A integração das metodologias híbridas no dia a dia do negócio exige alguns cuidados. Assim, a empresa pode aproveitar de modo mais profundo cada detalhe das metodologias e, ao mesmo tempo, reduzir conflitos. Veja os passos básicos a seguir!

Obtenha ferramentas flexíveis

As metodologias ágeis, em conjunto com as híbridas, criam um ambiente de trabalho muito mais flexível. Mas isso só é possível se existirem meios para os times trabalharem continuamente por novos resultados. Portanto, sempre faça uma análise da necessidade de investir em novas ferramentas — tal cuidado tornará a mudança no fluxo de trabalho mais simples e ágil.

Defina o que é aceitável em uma metodologia híbrida

Cada projeto tem requisitos próprios. Conhecendo suas particularidades, é possível definir como as metodologias serão combinadas. Esse é um passo crítico, pois avaliar o que deve ser incorporado de cada metodologia em um ambiente híbrido reduz riscos e falhas. Ao mesmo tempo, você pode garantir resultados mais robustos.

Treine os colaboradores

Nem sempre os colaboradores sabem trabalhar em um ambiente híbrido. Nesse cenário, avaliar a necessidade de treinamentos é uma boa escolha. Treinar a equipe permite ao negócio incorporar as práticas ágeis e tradicionais de modo mais profundo. Além disso, reduz o tempo de adaptação e garante que todos tenham o mesmo padrão de trabalho.

Avalie as urgências

Para garantir que as metodologias ágeis e tradicionais sejam corretamente incorporadas, vale a pena identificar as prioridades de cada projeto. A partir das demandas de cada etapa, você conseguirá definir qual é a melhor orientação que pode ser aplicada, assim como aquilo que deve ser descartado.

Esse método de trabalho dá uma melhor orientação para os times. A equipe saberá exatamente como coordenar suas ações e, desse modo, conseguirá um alto retorno em seu investimento.

Monitore os resultados

Os resultados de qualquer mudança devem ser sempre monitorados pelos profissionais. Afinal, é identificando como os processos foram incorporados e seus impactos no dia a dia do negócio que o gestor pode avaliar correções. Nesse sentido, os indicadores são uma boa abordagem para avaliar os resultados obtidos com as metodologias híbridas.

As métricas de performance fornecem uma visão ampla sobre o estado do negócio. Todos os pontos relevantes à gestão da empresa ficarão disponíveis para análise. Assim, o gestor pode acompanhar em tempo real como a companhia é afetada pelas metodologias híbridas.

Adote um processo de feedbacks

Durante a integração de novas metodologias, o feedback de funcionários é crítico. A prática permitirá ao gestor avaliar como os funcionários receberam as novidades, assim como pontos que podem ser otimizados. Por isso, sempre analise de que forma os times lidaram com as novas rotinas de trabalho.

Também aplique feedbacks caso algo de errado seja identificado, pois isso possibilitará aos profissionais corrigirem suas ações durante o expediente. Como resultado, o impacto de falhas será baixo.

O gerenciamento de projetos é um processo complexo, que demanda dos gestores flexibilidade para lidar com as demandas de várias pessoas. Ao mesmo tempo, exige que líderes mantenham um acompanhamento contínuo da evolução das rotinas e dos prazos.

Por isso, o uso de novas abordagens se tornou uma escolha estratégica para muitas pessoas envolvidas no gerenciamento de projetos. Trata-se do caso das metodologias híbridas — que, quando bem utilizadas, atraem um grande retorno sobre os investimentos feitos em cada etapa. Portanto, não deixe de considerar essa abordagem ao pensar em seus projetos futuros!

O sistema de gestão de projetos pode ter um grande impacto na adoção de metodologias híbridas, afinal torna o fluxo de trabalho integrado e alinhado às demandas externas. Quer saber mais sobre o tema? Então, conheça as funcionalidades essenciais de um software de gerenciamento de projetos!

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Metodologia Prince2: como é usada em gerenciamento de projetos?

Escrito por Braun em 23/04/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Metodologia Prince2: como é usada em gerenciamento de projetos?

Prince2 ou Projects in Controlled Environments é um padrão desenvolvido pelo governo do Reino Unido que, atualmente, é utilizado no setor privado e em mais de 150 países. As metodologias de gerenciamento de projetos são fundamentais para o sucesso de uma organização. Por isso, é preciso encontrar métodos que desenvolvam as ações e garantam a eficiência — e o Prince2 é um deles.

Essa metodologia flexível permite que o gestor navegue por meio de todos os elementos essenciais para a execução de um projeto, deixando a equipe mais focada e trazendo melhores resultados. Além disso, ele pode ser utilizado em todo tipo de processo ou segmento, tornando-o bastante popular.

Se você quer entender melhor essa metodologia e sua aplicação ao gerenciamento de projetos, leia nosso texto!

O que é a metodologia Prince2 e como ela funciona?

A metodologia Prince2 surgiu em 1989 no Reino Unido e até hoje é aprimorada por especialistas em gerenciamento de projetos tanto de organizações do setor público quanto privado. Como resultado, ao longo dos anos e evoluções, aprimorou-se uma ferramenta com as melhores práticas genéricas, suficientemente flexíveis para se adaptar a qualquer processo e organização.

Essa ferramenta é de domínio público e oferece recursos que estruturam a equipe de projetos, abordam o planejamento do produto, dão ênfase na divisão do projeto em estágios gerenciáveis e controláveis, e flexibilizam as ações em níveis adequados.

O método é dividido em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Entenda.

7 princípios do Prince2

Todas as tarefas devem ser desempenhadas seguindo esses princípios.

Justificativa continuada de negócios: é preciso existir uma razão com justificativa para a execução e gerenciamento do projeto. Caso contrário, é preciso encerrá-lo;
Aprendizado com a experiência: as equipes de projeto que utilizam o Prince2 precisam aprender continuamente com as experiências anteriores;
Responsabilidades e papéis bem definidos: a estrutura organizacional precisa ser bem clara e envolver as pessoas certas em cada tarefa;
Gerenciamento por etapas: os projetos precisam ser planejados, monitorados e controlados por etapas;
Gerenciamento por exceção: as pessoas devem receber uma quantidade definida de autoridade para trabalhar efetivamente em seu ambiente;
Foco nos produtos: o objetivo do Prince2 é se concentrar no produto, preocupando-se com a entrega e qualidade dele;
Adequar a metodologia ao ambiente: o Prince2 deve ser adaptado para atender as necessidades de qualquer ambiente, segmento, complexidade, tamanho, risco ou importância do projeto.

7 temas do Prince2

O planejamento e a execução devem ser averiguados e reiterados por esses temas.

Business Case: é preciso criar e manter um registro da justificativa comercial do projeto;
Organização: estruturação dos papéis e responsabilidades individuais de todos os envolvidos;
Qualidade: definir quais serão os requisitos e padrões de excelência do projeto;
Planos: estágios necessários para desenvolver os planos com a explicitação de como, onde e quando as demandas serão entregues;
Risco: identificação dos riscos e análise de como controlar os possíveis problemas;
Mudança: como o gerente avalia que as mudanças devem ser realizadas;
Progresso: avaliação da execução e desempenho e progresso de cada etapa.

7 Processos do Prince2

Os processos descrevem as etapas do ciclo de vida, desde a ideia inicial até o fechamento do projeto. Cada etapa deve ter lista de atividades verificadas, responsabilidades e orientações.

Início do projeto;
Direcionamento das atividades;
Implementação do projeto;
Controle de cada estágio;
Gerenciamento da entrega de produtos;
Gerenciamento dos limites;
Fechamento do projeto.

Como utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos?

Segundo o Prince2, projeto é uma organização temporária que tem o propósito de entregar um produto de acordo com o Business Case aprovado. Assim, é preciso ressaltar que o projeto tem início e fim definidos e que não deve ser confundido com os processos.

Como já abordamos, essa metodologia é genérica e pode ser utilizada em qualquer setor. Além disso, ela permite a análise dos elementos essenciais, o que dinamiza a avaliação. Essa metodologia fornece um maior controle de recursos e dá mais capacidade ao líder para gerenciar negócios e projetar riscos com mais eficácia.

Dessa forma, os gerentes de projeto conseguem delegar com mais autonomia e os colaboradores entendem melhor sobre essa metodologia e conseguem colocar em prática as suas atribuições. O Prince2 também pode ser utilizado com outras metodologias ágeis, como o Scrum, para o desenvolvimento de produtos.

Na prática, o gestor deverá definir o Business Case, as responsabilidades, os envolvidos, estabelecer limites de tempo e gasto e possíveis riscos, por exemplo. Depois, ele precisa controlar as entregas e fechar o projeto com as devidas análises de melhoria contínua.

Quais os benefícios dessa metodologia?

Essa metodologia beneficia não só a empresa como os líderes e colaboradores. Afinal, ela desenvolve habilidades diversas dos integrantes de cada equipe e traz hábitos mais eficientes para o gestor de projetos.

Outro benefício é que o método está em constante evolução, garantindo às empresas a utilização das melhores práticas. Outro ponto importante é sua flexibilidade que permite que o Prince2 seja utilizado desde o setor público até o desenvolvimento de softwares.

Veja outros benefícios.

Facilitação na prestação de contas;
utilização do gerenciamento de exceção que ajuda na gestão de problemas;
melhor controle do uso de recursos;
revisões regulares do Business Case com o que está sendo aplicado;
análise das lições aprendidas;
incorporação de práticas de governança;
foco no produto;
stakeholders representados em diversos níveis;
boa comunicação entre equipe e gestor;
melhora na tomada de decisão.

Portanto, podemos definir o Prince2 como uma metodologia para fazer o projeto certo, no momento certo, pelas razões certas. Ele é estruturado pela existência de temas, princípios e processos, sendo que os temas e princípios permeiam os processos e cada processo contém uma atividade com os papéis e responsabilidades definidos.

Ao utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos, você fará um gerenciamento controlado das mudanças, análise de investimento em relação ao retorno, sendo adaptável a qualquer situação ou circunstância. Se você se interessou sobre esse tema e quer se aprofundar nessa metodologia, baixe agora o nosso e-book sobre Prince2 e aprenda a colocar na prática esse método.

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Confira os benefícios do gerenciamento de projetos no setor de TI

Escrito por Braun em 28/04/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Confira os benefícios do gerenciamento de projetos no setor de TI

A sua empresa tem uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI? Se não é o seu caso, este texto é feito para você. Tal estratégia é fundamental para garantir que projetos consigam alcançar os seus objetivos utilizando poucos recursos e atraindo melhores retornos sobre os investimentos.

Um bom gerenciamento de projetos no setor de TI evita desperdícios e a falta de organização da equipe. Cada profissional terá mais recursos e meios para se organizar e evitar erros no seu trabalho. Assim, torna-se fácil entregar o que foi pedido da melhor forma possível.

Quer saber mais sobre o tema e como uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI pode ajudar? Então confira o post a seguir!

O que é uma política de gerenciamento de projetos?

A política de gerenciamento de projetos é um conjunto de estratégias de gestão, normas técnicas e mecanismos operacionais voltados para orientar o fluxo de trabalho de equipes e líderes durante um projeto. Ela é feita considerando fatores como o perfil do projeto e do negócio. Assim, a empresa consegue atingir as suas metas com um fluxo de trabalho bem-orientado e ágil.

Por que essa política é importante?

Uma política de gerenciamento de projetos garante aos profissionais uma visão completa sobre o que deve ser feito e como cada meta pode ser alcançada. As equipes conseguirão avaliar as suas metas, as ferramentas disponíveis e o escopo das etapas. Além disso, poderão identificar metodologias e outras estratégias utilizadas pelo gestor para entregar bons resultados.

Em outras palavras, uma boa política de gestão de projetos facilita a organização dos fluxos de trabalho conforme padrões claros e transparentes. Ainda, dá as bases para todos serem mais ágeis, integrados e eficientes em suas escolhas. Afinal, cada passo do projeto estará mapeado e acessível para os profissionais nele envolvidos.

Quais os benefícios que uma boa política de gerenciamento traz?

O uso de uma política assim no setor de TI pode proporcionar vários benefícios para a área. Especialmente considerando que os projetos executados por esse ramo muitas vezes demandam um investimento elevado. Veja a seguir como essa estratégia pode atrair melhores resultados ao final de cada etapa:

mais facilidade para atingir metas e objetivos: os times terão um trabalho mais organizado, o que evita problemas causados por falhas na comunicação;
melhor distribuição de recursos: as equipes terão sempre as ferramentas adequadas para trabalhar com alta performance;
menos riscos em cada etapa do projeto: o grupo conseguirá aplicar ações preventivas e corretivas mais precisas e eficazes;
diminuição de custos: a partir da adoção de medidas de gestão mais inteligentes e adequadas para cada etapa.

Todos esses pontos contribuem, juntos, para a empresa ter um maior retorno sobre o investimento no projeto. Afinal de contas, todo mundo estará atuando em um ambiente muito mais robusto e propício para atividades de alta performance.

Como moldar uma política de gerenciamento de projetos para o setor de TI?

Para moldar uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI, alguns passos devem ser tomados. Eles garantem que a sua escolha será capaz de entregar os resultados esperados da melhor maneira possível. Confira a seguir alguns passos que podem ser tomados pelo negócio!

Conheça o perfil da equipe

Conhecer o perfil da equipe é fundamental para definir como o projeto será executado. Isso permite a criação de metas alcançáveis e a distribuição adequada de recursos. Ainda, ajuda na integração dos profissionais certos em times multidisciplinares e ágeis.

Defina metas claras

As metas são importantes para orientar o que é prioritário. Ao mesmo tempo, auxiliam os gestores a identificar a qualidade do trabalho realizado. Desse modo, se existirem rotinas mal-executadas durante o projeto, os profissionais poderão receber feedbacks mais precisos.

Pense na metodologia

A metodologia orienta os fluxos de trabalho e o modo como os times são organizados. Por isso deve ser definida com muito cuidado. Afinal, ela terá um impacto direto nos resultados da empresa com o seu projeto!

Adote as ferramentas corretas

Cada projeto demanda ferramentas específicas. Para que as etapas tenham o resultado esperado, a companhia deve sempre entregar as soluções mais alinhadas com as exigências de cada fase. Assim, os times podem fazer um trabalho de ponta continuamente.

Sempre aplique feedbacks

Os feedbacks precisam ser efetuados ao final de cada etapa. Eles podem reforçar boas práticas, mantendo o time motivado. Também, conseguem ajudar os profissionais a corrigirem problemas e manterem um laço profundo com a liderança.

Os projetos de TI fazem parte do dia a dia do setor. Eles auxiliam os profissionais a implementarem novas práticas e sistemas. Além disso, facilitam a criação de novas ferramentas ou a migração para soluções modernas.

Faça a gestão de riscos

A gestão de riscos deve sempre ser utilizada em seus projetos. Com ela, a empresa avalia o que pode prejudicar o sucesso das suas ações. Desse modo, os times conseguem se preparar para prevenir e mitigar falhas em todas as etapas.

A política de gestão de riscos se dá nos seguintes eixos:

a identificação de riscos;
a estruturação de mecanismos de prevenção;
a definição de rotinas para amenizar eventuais problemas da forma mais rápida e econômica possível.

Mas para que cada projeto seja capaz de alcançar as suas metas, é importante que o negócio tenha uma boa política de gestão. Afinal, ela auxiliará os times a identificar prazos, metas e demandas. Além disso, evitará erros causados por uma comunicação pouco eficaz.

Portanto, sempre busque formular uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI adaptada às demandas do seu negócio e à sua área de atuação. Trabalhe lado a lado com equipes para definir a estratégia mais adequada para cada etapa. Assim, você reduzirá riscos e conseguirá atingir os melhores resultados possíveis.

O gerenciamento de riscos é uma parte fundamental do dia a dia do gestor. Saiba no nosso blog como manejar riscos pode trazer melhores resultados para as suas estratégias!

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