Você sabe o que é Kanban se já ouviu falar do just in time (JIT), um dos modelos de administração mais famosos do mundo, implementado na Toyota na década de 40 a fim de aumentar a eficiência e a produtividade da empresa.
Sabia que o JIT foi desenvolvido a partir de uma simples observação de como funcionava o sistema de reposição de um supermercado? Na época, notou-se que a manutenção de um estoque mínimo e a reposição de produtos com maior frequência permitiam otimizar o espaço e reduzir desperdícios.
Já o Kanban, como conhecemos hoje, é muito versátil e pode ser usado em diversas atividades. Ele é altamente recomendado para o desenvolvimento de softwares ou de produtos, bem como para prestação de serviços e para outras tarefas.
Para aproveitá-lo ao máximo, o ideal é saber o que é o Kanban e como ele deve ser aplicado. Continue a leitura e fique por dentro!
O que é Kanban?
O Kanban funciona como uma linha de produção, na qual as pessoas não podem comprometer seus afazeres consultando manuais, planilhas, controles ou conversando com as outras a todo o momento, caso precisem saber qual será o próximo passo.
Trata-se de um sistema visual de gestão capaz de ajudar a organizar as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, mantendo o fluxo de trabalho.
O sistema japonês utiliza um quadro grande e estrategicamente posicionado que possa ser visualizado por todos de forma clara e rápida. O template é dividido em colunas, representando as etapas do processo.
No modelo mais tradicional, são utilizados cartões ou post-its coloridos nos quais cada uma das atividades que devem ser realizadas são anotadas. Conforme elas vão sendo desenvolvidas, os cards são movimentados entre as colunas, atualizando todos os envolvidos sobre o status das tarefas e abrindo vagas para novas entregas.
Como o tempo das equipes e o espaço no quadro são sempre limitados, prioridades precisam ser estabelecidas. De tal forma, garante-se um fluxo contínuo de trabalho para todos os colaboradores, sem sobrecarregá-los.
Quais são os tipos de Kanban?
Entendendo o conceito da palavra, fica mais fácil nos aprofundarmos no assunto. O sistema japonês pode ser utilizado de formas distintas, conforme sua finalidade e a estratégia do gerente de projetos. Confira!
Kanban de produção
O número de colunas — bem como o limite de atividades a serem executadas ao mesmo tempo — depende da complexidade de cada projeto conduzido. Uma iniciativa simples pode ter apenas três colunas no quadro: a fazer, fazendo e feito.
Já um projeto mais complexo, como a elaboração de um software, geralmente requer um maior número de etapas para refletir o processo pelo qual cada funcionalidade passa.
É o caso de adotar um modelo que contenha as categorias: a fazer, em análise, em desenvolvimento, em teste e entregue.
Na sequência, você divide seu quadro em colunas, inserindo na primeira a leva inicial de atividades. Cada cartão precisa conter um mínimo de informações sobre a tarefa, como: o que deve ser feito, o prazo para conclusão e a pessoa responsável.
Dispostos os papéis e todos devidamente cientes de suas responsabilidades, chega a hora de trabalhar. A partir daí, quando uma etapa do Kanban é superada, o card pode ser deslocado para a coluna seguinte, até que a diligência seja finalizada.
Nesse momento, a coluna cuja vaga está em aberto pode receber uma nova atividade, puxando a linha de produção, evitando a ociosidade do colaborador e permitindo uma melhor gestão do tempo.
Kanban de movimentação
É comum que os produtos sejam feitos em lote, como acontece nas fabricantes de móveis e veículos. Que tal um exemplo prático? Considere 3 etapas produtivas e sequenciais na fabricação de um carro: montagem, pintura e acabamento.
Um adesivo instalado no 10º veículo permitirá que outros 10 iniciem a montagem quando ele seguir para a pintura e assim por diante, até o fim da produção. Esse Kanban também é adotado nos supermercados para controle de estoque: quando comprado pelo cliente, o leite sofre baixa no sistema, indicando a necessidade de reposição.
De tal forma, é feito um controle racional dos recursos financeiros, físicos e humanos, pois se evita a armazenagem das unidades em quantidade desnecessária, a ocupação ineficiente do espaço e o colaborador é dispensado da contagem, tarefa mecânica desempenhada mais rapidamente e com maior precisão pelo software.
E-Kanban
Falando em tecnologia, muitos gestores não consideram essa modalidade um tipo de Kanban, mas uma mera variação dos dois anteriores. Aqui, o quadro típico do sistema japonês é montado virtualmente em uma planilha do Excel ou em aplicativos especialmente destinados à causa.
Um bom software deve admitir o uso de cores, o armazenamento das informações para consulta de qualquer localidade e a movimentação automática dos cartões quando a atividade for dada como cumprida na coluna em que se encontra.
O que existia antes desse sistema?
Você já sabe o que é Kanban e como ele funciona. Agora, vale a pena falar dos modelos e práticas existentes antes dele, como forma de enaltecer sua utilidade e benefícios. Como foi dito, sua criação ocorreu dentro do contexto do just in time.
Esse sistema surgiu para reduzir estoques e gastos desnecessários, ou seja, produzir o suficiente para atender à demanda, sem desperdícios. Tal racionalização admite a satisfação do mercado sem requerer despesas exorbitantes das fábricas, que realizam suas tarefas com o mínimo de recursos dentro de um curto espaço de tempo.
A simplificação e padronização dos processos proposta pelo fordismo, modelo de gestão anterior ao JIT, mantinha a produção em um ritmo acelerado e contínuo, independentemente da quantidade de carros já disponíveis nos pátios das montadoras.
A princípio, isso não era um problema, pois os veículos foram popularizados e, com a economia americana em expansão, eles eram vendidos aos montes. Tal cenário mudou com a crise de 1929 e exigiu atenção dos gestores — afinal, não fazia sentido continuar fabricando incessantemente se a mercadoria já disponível não tinha vazão.
A revolução do sistema toyotista
O just in time racionalizou a produção, coordenando-a com o escoamento dos bens. O Kanban surge como recurso útil ao JIT ao admitir o acompanhamento constante dos processos, não se limitando à capacidade produtiva, mas também considerando o comportamento do mercado consumidor.
Assim, os gestores passaram a se precaver sabendo quando era necessário solicitar insumos e matérias-primas aos fornecedores, preparar a fabricação de um novo lote ou contratar mão de obra conforme a sazonalidade. O foco não era mais voltado unicamente para a oferta, mas também para a demanda.
A adoção do Kanban em projetos dos mais variados setores, da construção civil à tecnologia da informação, coordena as diligências, orienta a equipe e admite a visualização sistêmica das atividades e do fluxo de trabalho, dados disponibilizados a todos os envolvidos na empreitada.
Por que usar o Kanban?
Esse método de gestão de tarefas é simples, mas muitos profissionais o acham simplista demais, incapaz de atender à estruturação complexa do projeto e defasado quando consideradas outras ferramentas de acompanhamento disponíveis.
No entanto, a vantagem do Kanban está justamente na simplicidade. Entendendo o conceito e o funcionamento desse controle visual, você pode perceber que qualquer pessoa é capaz de interpretá-lo, independentemente de seu nível de escolaridade ou profissão, do pedreiro da obra com Ensino Fundamental incompleto ao engenheiro com doutorado.
Portanto, ele estabelece uma linguagem universal com a equipe, tópico especialmente importante se considerarmos que 76% das empresas no mundo creditam o insucesso de seus projetos às falhas comunicativas, segundo pesquisa do Project Management Institute (PMI).
Além da contribuição no gerenciamento de comunicações, o Kanban traz benefícios a todas as outras áreas de conhecimento do PMBOK, colaborando significativamente para sua empreitada. Aproveitando, confira quais são outros de seus benefícios.
Fluidez no trabalho
A consulta a controles, tarefas e cronogramas de projetos consome tempo e pode se tornar um gatilho para que as pessoas desviem a atenção de seus afazeres ou do escopo, comprometendo o sequenciamento.
Já com o quadro Kanban em local visível e de fácil acesso, basta o profissional fazer uma consulta breve por alguns segundos se quiser saber qual é o próximo passo. Com isso, as distrações são eliminadas e o trabalho flui sem interrupções, otimizando o desempenho da equipe e mantendo o colaborador focado.
Aumento de produtividade
Tempo utilizado com o máximo de eficiência significa produtividade. Com o modelo japonês de sistematização das atividades, nenhum membro do seu time fica parado, simplesmente esperando pela próxima tarefa — afinal, os processos estão ali, completamente expostos e acessíveis a todos.
Da mesma forma, ninguém fica sobrecarregado sem que você saiba e sem que possa agir rapidamente para amparar o colaborador. A percepção imediata do gerente possibilitada pelo Kanban contribui para a delegação de responsabilidades e aumenta o nível de satisfação do profissional, outro fator positivo para sua capacidade produtiva.
Foco nas prioridades
Quando o cronograma do projeto é a sua principal fonte de consulta, você automaticamente tem em mãos todas as tarefas a serem realizadas ao longo do tempo, mas isso pode preocupar sua equipe antes da hora.
O Kanban permite priorizar as atividades e manter o time focado naquilo que deve ser entregue primeiro, eliminando preocupações excessivas com diligências futuras. Assim, o colaborador foca no momento, desenvolvendo por completo sua potencialidade agora. O bê-á-bá é fundamental para a realização de afazeres mais complexos e desafiadores, então isso também evita erros.
Eliminação de gargalos
Por vezes, as tarefas começam a se acumular sem você perceber, gerando um impacto negativo no prazo e na qualidade do projeto. O fato evidencia a necessidade de melhorar processos, de investir na capacitação da equipe e de redistribuir incumbências, por exemplo.
Utilizando o Kanban, esses gargalos são facilmente identificados, pois há a visualização no quadro o fluxo das atividades. De tal forma, é possível ver se muitas placas estão sendo acumuladas em determinada etapa e adotar novas estratégias capazes de sanar as falhas ressaltadas.
Acompanhamento de desempenho
O modelo japonês também é uma ótima maneira de acompanhar a entrega e o comprometimento da equipe, pois os prazos para a conclusão de cada tarefa ficam registrados nos cartões, admitindo a verificação periódica de seu cumprimento.
Além disso, a própria fluidez dos post-its pelas etapas se transforma em um sistema de controle bastante eficiente, possibilitando que todos saibam como anda a produtividade individual e coletiva ao longo do tempo.
Aliado dos métodos ágeis
O Kanban reflete os pontos cruciais com eficácia porque cada um tem seu prazo de conclusão. Ele pode ser dividido para mostrar as etapas a serem superadas em cada entrega, tornando-se o perfeito instrumento de monitoramento e de controle.
Vale lembrar: além do tradicional quadro com cartões ou post-its, o método também pode ser utilizado de outras formas, integrado ao seu software de gerenciamento de projetos, por exemplo.
Ainda, é possível aproveitar templates prontos a fim de facilitar o entendimento e o manuseio do quadro, permitindo que sua equipe trabalhe em conjunto independentemente de onde esteja cada membro.
Como colocá-lo em prática?
O fato de ser simples não elimina a necessidade de utilizar o Kanban de modo estratégico e bem estruturado. Para tirar o máximo que esse método tem a oferecer, é indispensável entender quais são os passos essenciais para que ele entregue boa performance.
Para ajudá-lo nessa tarefa, separamos algumas etapas de direcionamento para alcançar os objetivos com a técnica. Confira!
Mapeie os processos
A capacidade de se adaptar a diferentes necessidades é um dos destaques dessa metodologia. Para explorar esse aspecto da melhor maneira, o recomendado é realizar um mapeamento de todos os processos.
A intenção é entender quais são as etapas de execução e em quais colunas é possível dividir o quadro visual. Como visto, uma abordagem simples inclui “a fazer”, “fazendo” e “feito”. No entanto, nem sempre isso reflete a realidade dos passos e dos times.
Então, identifique de maneira completa todas as exigências quanto aos processos e como isso se encaixa nas responsabilidades delegadas. Desse modo, há como entender quantas (e quais) colunas o seu quadro deve apresentar.
Defina o esquema visual e de priorização
Depois de levantar quais serão as características essenciais, é o momento de pensar na parte da visualização. A ideia é garantir que a informação seja comunicada em questão de segundos, então tudo deve ser claro, direto e de fácil compreensão.
Uma das dicas consiste em definir um padrão de cores, que seja simples de lembrar e de identificar. É o caso de estabelecer post-its de cores diferentes para cada time ou responsável. Também é possível determinar cores distintas de acordo com o grau de priorização. Assim, cada um saberá o que deve fazer apenas pelos estímulos visuais.
Por falar em priorização, é importante estabelecer algumas regras. Vale definir, por exemplo, que certo time deve concluir todas as tarefas de uma coluna antes de partir para outra. Ainda pode ser o caso de determinar regras sobre o fluxo de atuação e que certas atividades devem passar à frente das outras.
A ideia não é limitar a flexibilidade e a autonomia, mas dar um bom direcionamento sobre a maneira de agir. Assim, fica mais fácil garantir que todos utilizem o recurso da melhor forma.
Prepare a equipe
A partir dessa definição estratégica, é o momento de “abrir o plano” de uso do Kanban para o time. Todos devem estar prontos para usar o melhor da ferramenta, então é essencial apresentar todas as regras e tirar as dúvidas que forem necessárias.
Nesse preparo, também é relevante demonstrar como é crucial que a atualização dos processos aconteça em tempo real. Com o uso de um software, isso se torna mais fácil, mas ainda assim depende do “gatilho” dos colaboradores. Como outros profissionais e times se baseiam nas colunas para definir as próprias ações, é importante que todos criem bons hábitos de uso.
Para colocar tudo em prática, há a oportunidade de executar um treinamento, como ao criar um projeto de teste. Se for viável, pode-se realizar uma implementação dirigida ou supervisionada. Desse modo, é possível identificar erros conforme acontecem, o que melhora o aprendizado e o preparo de todos para o uso da ferramenta.
Estabeleça limites de uso
Apesar de oferecer grande flexibilidade, o Kanban deve incluir alguns limites específicos. A intenção é garantir que não haja uma realização simultânea de tarefas que seja muito grande. O que exigir atenção maior, por exemplo, deve ser definido como prioridade, mas, para ser executado individualmente.
Também é importante determinar regras quanto ao limite de entrega e até a possíveis ordens de realização. Especialmente quando há várias colunas, não é interessante contar com um acúmulo em um só ponto. Por isso, é o caso de pensar em meios para garantir um workflow melhor.
Meça os resultados para melhorar
Só pode ser otimizado aquilo que é mensurado — e, com essa metodologia, não é diferente. Portanto, é recomendado determinar algumas métricas ainda no planejamento, antes da aplicação dessa solução.
A partir disso, vale a pena medir resultados como a taxa de possíveis atrasos, a qualidade das entregas e o nível de comprometimento do time. Comparar esses dados com informações prévias permite entender se a metodologia tem gerado os impactos esperados.
Além de tudo, é uma forma de identificar onde estão os principais gargalos e o que falta para que o método entregue o melhor desempenho.
Adapte às necessidades que surgirem
E, por falar em melhorar o Kanban, é preciso ter uma atenção especial quanto às demandas do time e da empresa, em geral. Para obter o máximo que ele tem a oferecer, é importante torná-lo flexível o bastante para se adaptar às demandas que surgirem.
Às vezes, um esquema de colunas funciona bem para um projeto. Em outro, no entanto, é preciso adicionar ou retirar etapas ou mudar a organização visual. Para que ele realmente entregue bom desempenho, essas mudanças devem ser viáveis.
Também é válido considerar o feedback dos colaboradores e entender o que poderia torná-lo mais útil. Ao somar essas adaptações às mudanças motivadas pela medição de resultados, é possível alcançar uma performance melhor.
Como gerenciar vários Kanbans ao mesmo tempo?
Por vezes, e dependendo do tamanho da empresa onde você trabalha, os profissionais não estão envolvidos em um único projeto. Nesse cenário, é preciso administrar mais de um quadro de tarefas, suscitando capacidades como organização e disciplina.
Utilizar o Kanban no ambiente virtual pode contribuir (e muito) para o gerenciamento das tarefas sob sua responsabilidade, pois ali, na tela, é possível criar os templates rapidamente e de forma personalizada.
Em companhias com instalações muito grandes, você pode estar envolvido em um projeto com um quadro físico no 1º andar do prédio e outro no 5º, enquanto você trabalha no 3º. Nesse caso, o recurso visual pouco ajuda por causa da distância.
A disponibilização do Kanban em meio eletrônico possibilita a visualização das atividades e a integração com a equipe onde quer que o colaborador esteja. As tarefas podem percorrer as colunas em tempo real conforme são cumpridas, sem comprometer a comunicação entre os envolvidos.
A capacidade de gerar, armazenar e propagar informações no ambiente virtual favorece o desenvolvimento do projeto, dispensa deslocamentos e otimiza as horas de trabalho do profissional, especialmente quando várias entregas precisam ser feitas em empreitadas distintas acontecendo simultaneamente.
Quais são as diferenças entre o Kanban e o Scrum?
Se você atua no ramo corporativo, com certeza está familiarizado com o Scrum, método que utiliza sprints — fases com duração predeterminada — para impulsionar o workflow e manter o fluxo dos processos.
Ao contrário do Kanban, o Scrum tem funções já definidas, como o product owner (equipe ou quem define o produto a ser desenvolvido e suas funcionalidades) e o growth hacker (responsável pelo marketing).
Enquanto no primeiro as entregas são contínuas ou estabelecidas a critério do time, o segundo verifica o cumprimento das atividades ao final de cada jornada: se não atingida ou suficientemente cumprida, ela é reinserida no próximo ciclo.
O fluxo é contínuo no sistema japonês e as mudanças podem ocorrer a qualquer momento. Já no Scrum, as etapas são em sprints contados pelo tempo preestabelecido a critério da equipe, por exemplo: 1, 2 ou 3 semanas. Aqui, as alterações são efetuadas quando chega a hora de mudar de ciclo.
Contudo, nada impede que sejam usados juntos. Durante a execução de um Sprint, o Kanban pode ser aplicado para que todas as atividades sejam realizadas conforme o previsto. Dessa maneira, é possível potencializar as chances de obter bons resultados.
Depois de saber o que é Kanban, você certamente vai querer colocar esse modelo em ação para fazer um teste, não é mesmo? O recurso é simples e, ao mesmo tempo, extremamente eficiente no gerenciamento de projetos.
Ao aproveitar a técnica da maneira adequada, é possível adotá-la de formas surpreendentes. Pensando nisso, descubra se o Kanban pode ser usado no gerenciamento de projetos em nosso post especial sobre o assunto!
