O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.
A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis, a começar pela construção de um escopo bem traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.
Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que o cronograma de atividade é mais simples do que parece!
Por que elaborar um cronograma?
O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto, possibilitando, assim, que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.
Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não se dar mal com os prazos e manter as entregas conforme os planos iniciais.
Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.
A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para o seu projeto.
Estima o tempo de cada atividade
O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.
Acompanha o desempenho do time
A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.
Aloca melhor quaisquer recursos
Com um cronograma de atividades bem estruturado, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.
Aumenta a eficiência geral
Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.
Como montar seu cronograma de projeto?
Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.
Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, acompanhe.
Defina o escopo do projeto
Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.
Um escopo bem definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.
Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades
O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como a identificação de cada marco intermediário.
Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.
Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.
Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.
Construa sua Estrutura Analística do Projeto (EAP)
Comece a desenvolver o seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.
A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.
Cuide do sequenciamento de atividades
A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas. Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.
Separe os milestones do cronograma de atividades
Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.
Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.
Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.
Estime a duração das atividades
Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.
Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.
Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.
Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa da dos esforços empregados e produtos gerados.
Otimize o tempo de duração das atividades
Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.
A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.
Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.
Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e na segunda, sobre o final da etapa.
Construa seu cronograma
Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.
Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para monitoramento da evolução do seu projeto.
Por que a atualização é fundamental?
Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).
Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.
Quais os principais erros em um cronograma de projeto?
Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto. Veja abaixo os mais importantes.
Ignorar a sequência das atividades
O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.
Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.
Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.
Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.
Comunicar-se de forma ineficaz
Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para entregar os resultados.
É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber ouvir a equipe, suas sugestões, suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, há mais possibilidades de que ele seja bem-sucedido.
Alterar o escopo original do projeto
O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.
Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto. Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.
Definir prazos muito curtos
Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas. Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.
O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros. Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos, nem uma imagem ruim.
Não especificar os recursos usados
Em muitos projetos, o cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.
Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir. Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.
Definir prazos muito longos
Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos. Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.
De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.
Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega. Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.
Ignorar os riscos
Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.
Esses dados devem ser registrados como plano adicional: Plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.
Desconsiderar a agenda dos profissionais
Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa. É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos: pode ser que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto.
O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.
Finalmente, concluímos que, em relação ao cronograma, se não há um controle, também não é possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.
Gostou das nossas dicas para elaborar um cronograma de atividades eficiente? Aproveite para saber mais sobre como gerenciar riscos em projetos, lidando com incertezas!
