A transformação digital dinamizou as relações de trabalho e trouxe novas perspectivas à gestão de pessoas, evidenciando a importância de valorizar as aptidões de cada profissional na busca pelo bem comum: a prosperidade do projeto ou negócio. Falando nisso, o que você sabe sobre liderança positiva?

Essa forma de estimular o indivíduo a dar o melhor de si no desempenho de uma tarefa ou processo tem ganhado notoriedade no ambiente corporativo porque impacta diretamente nos resultados da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Siga na leitura e entenda mais sobre a modalidade: seu conceito, sua aplicação e importância.

O que é a liderança positiva?

Processo de gestão de equipes pelo qual os membros são estimulados individual e coletivamente a desenvolverem suas potencialidades de forma harmônica e integrada. O condutor dessa empreitada de sucesso é responsável por motivar e inspirar os profissionais, servindo ele próprio de exemplo para os demais.

A liderança positiva lança mão da psicologia para criar um ambiente de positividade propício para o colaborador alcançar seu máximo desempenho, otimização essa que reflete na produtividade da empresa.

O conceito tradicional de líder, aquela pessoa em posição hierárquica superior e incontestável,  já não tem mais espaço no ambiente corporativo. Fica difícil entender as necessidades de cada profissional e saber como usar suas aptidões a favor da equipe com esse distanciamento.

Qual é a importância da liderança positiva?

Ela valoriza as virtudes pessoais e trabalha com motivação, criando um ambiente que inspira confiança para o indivíduo desenvolver-se e alcançar o máximo desempenho. Estamos falando de um processo que busca alinhar valores pessoais com os organizacionais enquanto avalia métricas, planeja e alcança metas.

Esses aspectos geram o engajamento que, segundo a Aon Hewitt, tem impacto direto nas finanças da corporação: um acréscimo de 5 pontos nesse importante fator foi responsável por aumentar em 3% a receita das corporações em 2018, segundo dados do relatório anualmente publicado pela multinacional britânica.

Além do ganho para a empresa, o profissional também se beneficia porque desenvolve sua carreira, explora aptidões e seu lado comunicativo, amplia conhecimento e tem espaço para exercer papel ativo na equipe. Esse senso de pertencimento lhe permite ser quem ele realmente é, criando um vínculo forte entre os colaboradores e com a companhia.

Como aplicar a liderança positiva?

A essa altura, você deve estar pensando em como aplicar esse processo de gestão de pessoas na prática. Vamos dar algumas dicas para você aproveitar de todos os benefícios. Confira!

Boa comunicação

O poder na era da transformação digital está na informação, sendo imprescindível gerenciá-la de forma eficiente para o trabalho ser bem-realizado. Pense, por exemplo, em quantas pessoas estão envolvidas na construção de um imóvel: arquiteto, engenheiro, mestre de obras, pedreiros, pintores, eletricistas e fornecedores.

As etapas são sequenciais, e um atraso em qualquer tarefa impacta no cronograma, no custo e na qualidade do projeto. A organização garante que a comunicação será rápida e eficaz, transmitindo o conhecimento necessário a quem deve saber do dado ou da situação para planejar e executar as medidas que precisam ser tomadas.

Cultivo de bons relacionamentos

O líder na liderança positiva precisa priorizar e criar um bom ambiente laboral para a equipe porque, entre outros fatores, os elos criados garantem maior engajamento e comprometimento com os objetivos da empresa.

Cultivar bons relacionamentos dá às pessoas senso de pertencimento, garante a perpetuação das diretrizes e políticas da companhia, o fortalecimento à governança corporativa. Promover a cultura de tal forma reflete no clima organizacional, aumentando a satisfação de cada colaborador com o trabalho, que é aspecto favorável à produtividade.

Estímulo ao conhecimento

Treinamentos, cursos, workshops e eventos no segmento de atuação da companhia melhoram o desempenho individual, a qualidade do bem produzido, comercializado ou do serviço prestado. A liderança positiva se preocupa com a questão técnica porque ela impacta o posicionamento e a credibilidade da marca no mercado.

O estímulo ao conhecimento não só melhora o projeto e otimiza processos, como também serve de propósito para integrar a equipe. Dinâmicas e dias de imersão são boas medidas para aumentar a interação entre os profissionais, gerar aproximação útil à produtividade e promover ótimos resultados à empresa.

Quais são os benefícios da liderança positiva?

Você já deve ter entendido o conceito, sua importância e aplicação, ou seja, já se familiarizou com as prioridades dessa forma de gerir pessoas baseada na psicologia positiva.

Além do aumento em produtividade, refletido em números nas finanças da empresa, do fortalecimento da cultura empresarial, da promoção do clima organizacional e melhoria no gerenciamento de projetos, a liderança positiva também traz os benefícios elencados a seguir.

Diminuição do turnover

Pessoas motivadas e engajadas são mais satisfeitas com o ambiente laboral e tendem a permanecer onde trabalham. A alta rotatividade no ramo corporativo significa perda de tempo e dinheiro, pois o gestor investe recursos na capacitação do profissional, mas acaba usufruindo pouco ou nada do conhecimento por ele adquirido.

Diminuição do absenteísmo

Colaboradores sob a liderança positiva são mais atentos às suas tarefas diárias e têm maior senso de coletividade, fator importante na redução de acidentes de trabalho, por exemplo — que geram gastos com afastamentos, licenças médicas, horas extras dos colegas e substituição de pessoal.

Retenção de talentos

Talvez exista, na sua equipe, o sucessor para um cargo estratégico que você ainda não tenha notado ou, caso já tenha percebido, precise garantir que ele continue na empresa. A liderança positiva não apenas desenvolve potencialidades como também retém pessoas talentosas porque traça desafios e cria um ambiente de construção contínua.

Melhoria na performance

Com a gestão de pessoas orientada para o crescimento do profissional e a integração da equipe, métricas e metas recebem atenção especial. Os objetivos passam a ser batidos consistentemente quando o líder sabe extrair de cada um seu máximo desempenho.

A liderança positiva é uma forma de promover sua empresa para o público interno, melhorando o posicionamento dela no mercado. Parceiros comerciais e consumidores sentem o impacto dessa mudança, responsável pelo seu diferencial competitivo no setor de atuação.

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O gerenciamento de projetos é feito de forma mais eficiente com ferramentas e recursos que facilitam a organização do trabalho, a sua realização, o acompanhamento das atividades e que influenciam na satisfação do cliente. O dicionário da EAP, documento útil ao detalhamento do escopo, pode ajudar muito nesse processo.

Tal instrumento tem apelo visual, é de fácil elaboração e entendimento, contém informações importantes de um jeito simples e promove a comunicação entre a equipe. Assim é garantido que as tarefas de cada etapa, muitas vezes sequenciais, serão cumpridas pelo responsável dentro do nível de aceitação determinado.

Continue na leitura e entenda melhor a ferramenta, sua função, finalidades e aplicação no gerenciamento de projetos.

O que é o dicionário da EAP?

Vamos falar primeiro da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), ferramenta na qual as tarefas na execução de uma obra ou desenvolvimento de um software, por exemplo, são decompostas hierarquicamente em blocos menores. Essa é uma forma efetiva de orientar a equipe, manter a ordem e o fluxo de trabalho.

Esse recurso otimiza o gerenciamento das atividades, acompanhamento das etapas, admite um melhor controle das entregas e, por causa de seu formato, facilita a visualização do escopo do projeto. Assim, há maior garantia de que as especificações serão atendidas e o cliente ficará satisfeito.

Por sua vez, o dicionário da EAP é o documento no qual são detalhados os pacotes de trabalho, menores subdivisões possíveis das tarefas em um projeto. Aqui, eles são descritos, especificados — com questões técnicas, por exemplo—, designados aos respectivos responsáveis e podem ter seu orçamento discriminado.

Além disso, devem constar nessa ferramenta os indicadores de qualidade capazes de atestar se cada entrega está dentro dos padrões estabelecidos. Os chamados critérios de aceitação são importantes, pois projetos de uma mesma empresa podem ter objetivos e prioridades diferentes.

Quais são as finalidades e utilidades do dicionário da EAP?

Erguer do zero uma unidade habitacional do Minha Casa Minha Vida envolve prioridades distintas de quando um imóvel em condomínio de luxo é construído. A qualidade dos materiais é diferente, assim como o orçamento disponível, o gerenciamento de custos, aquisições e stakeholders, sem falar das outras áreas de conhecimento do PMBOK.

O dicionário EAP orienta de forma precisa e clara a ação da equipe em cada pacote de trabalho, garantindo o atendimento ao escopo nos mínimos detalhes. Seus elementos codificados — a pintura da parede na reforma de um apartamento pode ser o item “5.1”, por exemplo — e a estimativa de duração das atividades facilitam a comunicação da equipe.

Com esse recurso, o fluxo de trabalho melhora, todos os envolvidos no projeto tomam ciência das suas tarefas, sabem quem são os responsáveis, conseguem controlar as entregas, evitar atrasos e desperdício de materiais, economizar tempo e reduzir custos.

Como é criada a EAP e seu dicionário?

Tal estruturação parte da definição das etapas principais de um projeto. No caso do lançamento de um novo software no mercado, estamos falando de: definir os requisitos do produto, seu design, desenvolver o sistema, testá-lo e partir para a implementação.

Fica mais fácil estruturar a EAP montando o termo de abertura do projeto, documento em que constam direcionamentos gerais como: sua justificativa, objetivos, descrição do produto, entregas, estimativas iniciais de custo e tempo, premissas, restrições, riscos e stakeholders.

Na sequência, divida a empreitada por fases (de acordo com o ciclo de vida do projeto), entregas ou equipes. É interessante ouvir os colaboradores e fornecedores envolvidos para já engajar todos no projeto e conhecer as necessidades de cada área sob seu gerenciamento.

Então, elabore o dicionário da EAP dividindo as fases até a menor estrutura possível (pacote de trabalho). O segredo dessa última ferramenta está nos detalhes, na descrição clara e precisa do que deve ser realizado, como definir por quem e quais são os critérios de aceitação para a entrega ser feita dentro das expectativas.

Qual é a aplicabilidade da EAP e do dicionário da EAP na gestão de projetos?

Ainda está difícil entender como é feita aplicação dessas ferramentas? Vamos explicar melhor com um exemplo prático da construção civil. Imagine que determinada empresa se comprometa a construir uma casa.

No primeiro nível de classificação da EAP serão colocadas categorias gerais, tais como gerenciamento do projeto, design, licitação, mobilização, construção, desmobilização. É necessário ressaltar que há a possibilidade dos quadrantes variarem — com “acabamento e decoração” em mesmo grau hierárquico que “construção”, por exemplo.

Então, em cada categoria ocorre o desmembramento das tarefas em níveis menores: em “design” são incluídos o projeto de arquitetura e a definição de requisitos; em “licitação”, a escolha dos fornecedores e em “construção”, os itens “fundações”, “alvenaria” e “preparo do terreno”.

Por fim, é elaborado o dicionário da EAP, com a última subcategoria citada podendo ser dividida em: “topografia”, “terraplanagem” e “demarcação”, respectivamente codificadas como “1.1”, “1.2” e 1.3″. Ainda é admissível estruturar o documento em questão dividindo a terraplanagem nas etapas de “limpeza”, “corte”, “aterro”, “subsolamento” e “acabamento”.

Detalhes do dicionário da EAP

Outras informações são imprescindíveis quando esse documento é montado, por exemplo: estipule prazos, descreva no pacote de trabalho “limpeza” o que deve ser feito — tarefas como retirar a vegetação, tocos e entulho — e estabeleça quem são os responsáveis.

Também é preciso definir o critério de aceitação das atividades no canteiro de obras. Se, por exemplo, o José é encarregado unicamente do sistema hidráulico, ele é quem vai instalar e conectar os encanamentos.

Sua entrega só é finalizada caso o material escolhido atenda às exigências de qualidade estipuladas entre o gerente de projetos e o cliente. Ainda, não pode haver vazamentos ou infiltrações sob pena de atrapalhar a etapa seguinte na construção da casa, a instalação do sistema elétrico.

Toda a equipe atua de forma coordenada mediante o esclarecimento detalhado das tarefas. Assim, os envolvidos sabem exatamente quando precisam entrar em ação, o que devem fazer e como realizar a entrega dentro dos padrões acordados com o cliente.

Entendeu como o dicionário da EAP pode ajudar o gerente de projetos a controlar as tarefas e a equipe, evitar atrasos, gastos e desperdícios enquanto o fluxo de trabalho flui promovendo a comunicação entre os envolvidos? Recorra à ferramenta e veja como sua rotina fica mais fácil.

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Como não é possível atacar todas as frentes de uma só vez, os gestores de projetos precisam buscar ferramentas para definir prioridades e administrar o tempo disponível. É o caso da matriz GUT.

Ao avaliar gravidade, urgência e tendência, o profissional atribui graus de importância às tarefas, estabelecendo o que, diante das circunstâncias, deve atrair o seu esforço. Logo, consegue nortear ações e alocar recursos.

Sendo assim, se você tem dificuldades para gerir tempo e alocar recursos em projetos, continue a leitura para conhecer a matriz GUT e desenvolver suas habilidades de gerenciamento.

O que é matriz GUT?

A ferramenta corresponde a um modelo de trabalho para avaliar e atribuir importância a demandas, tarefas e problemas. Isso ocorre por meio da mensuração de três características.

Gravidade

Diz respeito à relevância em relação às possíveis consequências. Por exemplo, não entregar um pedido que responde por 20% do faturamento é mais grave do que não entregar o de 1%.

Urgência

Corresponde ao momento em que as consequências serão sofridas. Por exemplo, se a não entrega do pedido ocorrerá hoje, amanhã, daqui a um mês etc.

Tendência

Consiste na evolução do problema, ou seja, se melhora ou piora com o passar do tempo. Por exemplo, saber se, quanto mais os dias passam, as consequências financeiras aumentam ou diminuem.

A ferramenta foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe  e, comumente, é aplicada por meio da atribuição de notas de 0 a 5 a uma lista de problemas. Veja como funciona:

Gravidade

• 1: o dano em potencial é nulo ou mínimo;
• 2: o dano é pequeno; 
• 3: o dano é regular;
• 4: o dano é grande;
• 5: o dano é extremo.

Urgência

• 1: ​o dano ocorrerá a perder de vista;
• 2: o dano no longo prazo;
• 3: o dano no médio prazo;
• 4: o dano no curto prazo;
• 5: o dano ocorrerá imediatamente.

Tendência

• 1: o problema é estável ou pode melhorar;
• 2: o dano piorará no longo prazo;
• 3: o problema piorará no médio prazo;
• 4: o dano piorará no curto prazo;
• 5: o problema piorará imediata e rapidamente.

​Perceba que existe abertura para interpretação de alguns conceitos conforme as características do projeto. Por exemplo, o longo prazo na construção de um avião pode significar mais de uma década, enquanto em outros segmentos será bem mais enxuto.

Como aplicar a matriz GUT na gestão de projetos?

A matriz GUT está ligada aos processos de tomada de decisão, servindo tanto para identificar a prioridade como para justificar as escolhas realizadas. Assim, a aplicação pode ocorrer em diversas etapas da gestão de projetos:

• entender a prioridade do que espera aprovação;
• definir a alocação de recursos entre projetos;
• tomar atitude similar em relação às tarefas dentro de cada projeto;
• responder a imprevistos e alocar recursos para emergências.

Em todos os casos, existem boas práticas que podem contribuir para colocar a ferramenta em funcionamento. Confira! 

Estabeleça o ranking dos problemas

Uma primeira prática comum é multiplicar as notas de gravidade, urgência e tendência entre si. Assim, o resultado representaria o nível de importância do problema:

• gravidade x urgência x tendência = GUT.

É uma boa estratégia inicial, mas deve ser utilizada com cautela para que não se tenha uma apuração superficial. Um exemplo simples é um problema que possa levar à perda de um cliente. Nesse caso, ele será gravíssimo, mas terá a pontuação geral baixada porque não há muito como piorar.

Analise o esforço exigido por cada problema

A análise ficará mais rica, nesse sentido, se você buscar informações qualitativas e cruzar com outras ferramentas de gestão. O primeiro deles é estimar o esforço necessário para solucionar o problema, gerando uma relação do custo-benefício.

A vantagem é que, muitas vezes, o investimento em tentar resolver todas as questões pode afastar o gerente dos aspectos essenciais. Logo, é preciso entender o custo-benefício para saber em que pontos realmente vale a pena investir. Uma dica é complementar a matriz GUT com o diagrama de eisenhower.

Elabore um plano de ação

Após diagnosticar as atividades, o passo seguinte é planejar a melhor abordagem para as tarefas e alocar os recursos. Para isso, elabore um plano de ação para cada problema, apontando o que precisa ser feito e indicando os responsáveis.

Uma ferramenta utilizada com esse objetivo é a 5w2h. A ideia é responder a 7 questões e, assim, reunir as informações essenciais para um plano de ação:

• O que fazer?
• Por que fazer?
• Onde fazer?
• Quando fazer?
• Como fazer?
• Quem fará?
• Quanto custa?

A complexidade do plano varia conforme a tarefa. Por exemplo, enquanto em algumas bastará a fixação de um prazo, outras exigirão a elaboração de um cronograma completo. Trata-se, portanto, de uma ferramenta bastante flexível. 

Crie equipes de força-tarefa

Frequentemente, as tarefas com maior urgência, gravidade e tendência derivam de imprevistos e o gerente de projetos precisa rapidamente entender o nível de prioridade e deslocar esforços. O problema é que, como normalmente não há um único projeto em andamento, ao tirar o recurso do ponto “A” criam-se atrasos no ponto “B”.

No dia a dia, existe um tipo de equipe, a força-tarefa, que pode operar ao lado dos times de projetos para enfrentar as tarefas emergenciais. No modelo, forma-se um grupo com a finalidade de executar um plano de ação e resolver um problema específico, que pode receber uma solução definitiva ou que amenize a situação.

A forma de organizar a equipe depende do número de colaboradores, de como eles estão distribuídos nos projetos e da demanda. Veja alguns exemplos:

• destacar parte do time do projeto em que houve o problema;
• selecionar profissionais de vários times, minimizando o impacto;
• montar um time de suporte com essa finalidade. 

Qual é a importância da matriz GUT em projetos?

A ferramenta estabelece prioridades relacionadas aos projetos, tarefas e problemas. É, portanto, um instrumento para nortear a formulação de estratégias e alocar os recursos disponíveis. Entre os benefícios, é possível notar sensíveis melhorias nas seguintes áreas:

• ter clareza quanto ao que precisa ser feito;
• entender a importância de cada problema ou tarefa;
• criar uma escala para que os recursos sejam destinados proporcionalmente e não em um modelo de tudo ou nada para cada tarefa;
• organizar as informações sobre os problemas pendentes;
• expor as dificuldades de maneira clara e compreensível para os colaboradores.

Por isso, saber como aplicar a matriz GUT é uma competência relevante para os gerentes de projetos. Logo, agora que você já conhece as principais dicas sobre o tema, coloque a ferramenta em prática para, aos poucos, ser capaz de priorizar tarefas de maneira mais eficiente.

Se quiser conhecer outras ferramentas de gestão de projetos, assine nossa newsletter e mantenha-se atualizado sobre as boas práticas da área!

É importante solucionar problemas dentro da empresa. Os conflitos sempre aparecem e variam de intensidade. O gerenciamento de problemas trata-se de um desafio para os gestores, mas eles precisam ter coragem e habilidades para encará-lo.

Atualmente, as empresas buscam profissionais mais independentes, que saibam atuar em circunstâncias diversas sem a necessidade de sempre recorrer a outros gestores. A proatividade é uma qualidade muito buscada especialmente nos profissionais que exercem cargos de chefia e liderança.

Mais uma vez, a tecnologia pode representar um grande diferencial para o profissional. Veja como um bom software pode ajudar no gerenciamento de problemas. Mas, antes, confira algumas dicas de ouro para solucionar problemas corporativos!

Trabalhe com profissionais competentes

Trabalhar com maus profissionais só serve para dar dores de cabeça e aumentar os seus problemas. Os profissionais desqualificados ou acomodados não têm engajamento com o negócio. Por esse motivo, acabam interferindo na produtividade, podendo até mesmo atrapalhar o desempenho de outros funcionários.

O profissional competente apresenta, além de conhecimentos sobre o setor em que atua, força de vontade, proatividade, desejo de crescer. Ele ajuda a resolver problemas quando aparecem e também a evitá-los, atuando de forma preventiva.

Use boas ferramentas

Há diferentes instrumentos para fazer o gerenciamento de problemas. Algumas ferramentas de análise e gestão de riscos são recomendadas para a resolução e prevenção de problemas.

O PDCA, por exemplo, usado na gestão, segue estas etapas:

• Plan, ou Planejar;

• Do, ou Fazer;

• Check, ou Checar;

• Act, ou Agir.

No planejamento, uma equipe competente analisa a situação da empresa e identifica os problemas, criando planos de ação para solucioná-los. Na fase seguinte, é hora de executar o plano traçado. Em seguida, é preciso checar os resultados e, finalmente, praticar as ações de correção.

O processo de Análise de Causa Raiz, que também integra a metodologia PDCA, procura definir o problema e identificar as possíveis causas, verificar as causas efetivas, propor soluções, implementá-las e, no fim de tudo, analisar os resultados. Nessa análise, podem ser empregados gráficos e diagramas.

Para gerenciamento de riscos, temos ferramentas como:

• Análise Preliminar de Riscos (APR) — usada nas fases iniciais de implementação dos projetos;

• What If — são imaginadas todas as possibilidades de riscos e como solucioná-las;

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) — conjunto de práticas para gerenciar projetos definido pelo Instituto PMI.

Todas elas podem ser otimizadas a partir de um software específico.

Defina políticas de gerenciamento de problemas

A partir de políticas bem definidas a respeito do gerenciamento de problemas, é possível engajar toda a equipe aplicando as técnicas e as ferramentas adequadas. Os objetivos devem ser claros em relação a qualquer projeto e as ações, padronizadas.

A padronização é valiosa porque contribui para prever problemas e saber como lidar com eles de antemão. Desse modo, tudo que fugir aos parâmetros deve ser realinhado. Por outro lado, a definição de políticas claras dá mais confiança aos profissionais.

Administre melhor o tempo

O controle do tempo é algo difícil, principalmente se existirem muitas atividades a cumprir. Urgências em excesso, por exemplo, adiam os processos intermediários, resultando em problemas administrativos.

A gestão malfeita do tempo pode até mesmo comprometer a viabilidade de um bom projeto. Quando os envolvidos conseguem produzir de maneira mais organizada, os projetos se desenvolvem com mais rapidez e eficiência.

Para otimizar o tempo, muitas vezes é preciso delegar tarefas. A concentração de afazeres nem sempre oferece os melhores resultados, já que sobrecarrega um determinado gestor, funcionário ou grupo.

Atente para os custos

Os problemas podem surgir devido à má administração dos custos. Por isso, é fundamental elaborar corretamente o orçamento do projeto e respeitá-lo durante toda a sua execução. Quando o projeto está adequado ao total de dinheiro disponível, a possibilidade de o orçamento estourar é muito baixa.

Entenda a relação entre um bom software e o gerenciamento de problemas

Sem dúvida, a utilização de um software de gestão avançado contribui para o gerenciamento de problemas, favorecendo a aplicação de todas as dicas citadas acima. Ele pode ajudar de diferentes formas.

Permite a automação dos processos

Quando não existe uma boa estruturação para as atividades, os retrabalhos são mais frequentes. Além disso, as tarefas consomem mais tempo do que deveriam e, consequentemente, a produtividade cai. A automação permite que os processos se desenrolem de forma mais ágil e enxuta.

Reduz os erros

Como permite a padronização dos processos, os funcionários têm mais tempo para se dedicar a tarefas mais importantes. Dessa maneira, a empresa pode lidar com o aumento do total de negócios com mais eficiência, dispensando o controle e as atividades manuais.

Também fica mais fácil identificar as ações ideais para cada operação, baseando-se nos dados do histórico e de outras fontes. O resultado é que ocorrem menos erros e imprecisões nas rotinas.

Diminui bastante o retrabalho

Com a centralização e padronização das informações, o gestor tem acesso em tempo real a todas elas. Assim, ele pode ajustar processos e efetivar um planejamento mais eficiente. Por consequência, reduz-se o tempo de trabalho e os gastos operacionais, uma vez que a automação garante o direcionamento correto dos recursos, evitando desperdícios.

Ajuda a respeitar a legislação vigente

Um dos principais benefícios de um software é a adequação à legislação vigente no Brasil. Ele atende às disposições legais específicas e às normas relativas a cada segmento. Assim, ajuda a empresa a cumprir as suas obrigações tributárias.

Ter problemas com os órgãos fiscalizadores do governo é uma das piores coisas que podem acontecer a qualquer organização.

Otimiza o compartilhamento de informações

O sistema oferece a todos os departamentos ou colaboradores de uma equipe específica as mais importantes informações em tempo real, ou seja, atualizadas. Com o software, não há necessidade de reintroduzir dados nem comparar informações de fontes diversas.

Assim, evitam-se problemas de comunicação e os efeitos desastrosos que eles costumam causar. A informação confiável é um valioso ativo intangível que a empresa tem, pois equivale a conhecimento.

Garante a segurança da informação

Perder dados é um problema grave que a empresa pode enfrentar. Eles podem ser corrompidos ou deletados acidentalmente. Contando com um gerenciamento de problemas automatizado, os dados ficam armazenados em um só lugar, com plena segurança.

As informações são atualizadas e passam por um backup regular. Desse modo, não há perigo de perda definitiva dos dados devido a acidentes ou problemas tecnológicos.

O gerenciamento de problemas a partir de um bom software previne contra os principais riscos, fazendo com que a empresa ganhe mais força competitiva e seja mais rápida na tomada de decisões, com soluções prontas e eficazes.

O que você acha de soluções automatizadas? Gostaria de contar com um software avançado? Entre em contato conosco e obtenha detalhes!

É comum um projeto demandar bens ou serviços que a equipe ou empresa encarregada não é capaz de prover, requerendo a contratação de terceiros. Hoje vamos falar exatamente sobre isso, o gerenciamento de aquisições, uma das 10 áreas de conhecimento contempladas no PMBOK.

Assim como os demais ramos, ele tem etapas, ferramentas e modelos que precisam ser entendidos para que o gerente possa orientar o time e fazer a entrega final, atendendo às expectativas do contratante.

Continue a leitura e confira os detalhes sobre essa área de conhecimento. Aproveite o conteúdo para se informar e otimizar sua rotina de trabalho.

Entenda a importância do gerenciamento de aquisições

Imagine que uma construtora vá lançar um condomínio de edifícios em alguma região da cidade. Seu quadro de funcionários contempla o engenheiro civil, o arquiteto, o mestre de obras e o pedreiro, mas um armador, gesseiro, eletricista e encanador precisam ser contratados.

Ainda, é necessário entrar em contato com empresas especializadas para providenciar a escavação e a fundação e concretar a laje. Instalar os elevadores e os deixar em perfeito estado de funcionamento também é responsabilidade de uma terceirizada.

Uma obra, assim como o desenvolvimento de softwares, é feita em etapas e pode se estender por anos, demandando produtos (serviços e bens) que a organização não tem. Então, surge a necessidade de contratação externa e o gerenciamento de aquisições toma espaço no projeto.

O comprador deve planejar as solicitações antes de, efetivamente, fechar negócio com os fornecedores. É preciso calcular as quantidades e valores, estipular cláusulas contratuais, e determinar o momento em que a empresa ou pessoa terceirizada vai entrar em cena.

Conheça as vantagens do gerenciamento de aquisições

O desperdício de materiais em obras causa até 8% de perda financeira, tendo em vista o orçamento inicial previsto, conforme pesquisa da Escola Politécnica (Poli), Universidade de São Paulo (USP). Além disso, os custos com retrabalho podem consumir até 30% do investimento.

Os dados da construção civil evidenciam que o gerenciamento de aquisições é importante em qualquer segmento corporativo, orientando todos os jogadores, conforme as regras estipuladas pelo gerente de projetos.

O planejamento, a execução e o controle das medidas referentes ao assunto garantem o cumprimento do escopo e o atendimento às expectativas do cliente. Além de manter o orçamento dentro do previsto ou, ao menos, sem variações absurdas, essa área de conhecimento do PMBOK assegura a entrega dentro do tempo determinado.

Com o caminho crítico, diretrizes, prazos e ações previstas pelo gerente de projetos, não há carência de mão-de-obra e são evitadas lacunas no processo. Os contratados se alinham à estratégia e ao calendário, passando a colaborar efetivamente para que a entrega final seja um sucesso.

Veja como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já entende a aplicação prática dessa importante área de conhecimento do PMBOK, está na hora de assimilar como ocorrem suas etapas, que foram elencadas e detalhadas na sequência.

Planejamento do gerenciamento de aquisições

É o momento inicial de documentar as decisões de compra para desenvolver o projeto. O que fazer? O que adquirir? Qual produto é necessário? Quando você precisará dele? Quais serão os critérios de avaliação utilizados para classificá-lo como adequado? Com quem contratar?

Descreva o bem ou serviço, defina os recursos de contratação (considerando o prazo e a pretensão de investimento) e analise as condições do mercado. Talvez somente uma entre duas empresas fornecedoras do mesmo produto seja capaz de atender à qualidade do material que você espera. Então a outra já é eliminada da lista.

Vale ressaltar: você não precisa fechar negócio com todas as empresas e pessoas agora. Certifique-se de descrever como as aquisições remanescentes devem ser gerenciadas, porque, lá na frente, isso vai poupar tempo, ajudando a manter o fluxo de trabalho e o escopo do projeto.

Condução das aquisições

Feitos os contatos iniciais e selecionados os tipos de contratos (de preço unitário ou de custo reembolsável, por exemplo), essa etapa começa com a resposta dos fornecedores. A declaração de trabalho (statement of work ou SOW) tem lugar aqui.

Após eleger a melhor oferta e conduzir as negociações, o acordo será selado entre comprador (gerente de projetos) e vendedor, nesse documento desenvolvido a partir da linha de base do escopo. Ele tem muitos detalhes, tais como:

• nome do bem ou serviço contratado;
• resultado negociado entre as partes;
• quantidade;
• descrição do uso dado ao bem/serviço ou problema que ele deve resolver;
• especificações técnicas do produto;
• especificações sobre a necessidade de compatibilidade entre ele e outras tecnologias;
• padrão de qualidade requerido e previsão dos testes a serem realizados.

Além disso, deve constar na declaração de trabalho: critérios de aceitação da oferta, local de fornecimento do produto, entregas acessórias, prazos, aspectos regulatórios e fiscais, certificações, licenças e seguros.

Controle das aquisições

É a etapa de gerenciamento das relações de aquisições desenvolvidas, momento de checar se o produto atende às disposições contratuais firmadas entre as partes ou se precisa passar por alguma mudança (seja por inadequação do fornecedor ou necessidade de alteração manifestada pelo comprador).

Análises de desempenho são feitas aqui, com relatórios que fornecem ao gerente do projeto informações referentes à eficiência do fornecedor em atender aos objetivos contratuais.

Ainda, o sistema de pagamentos é considerado nessa fase, normalmente processado pela empresa nas contas a pagar. O contrato termina com a execução perfeitamente finalizada e todos os valores devidamente quitados.

Confira ferramentas úteis ao gerenciamento de aquisições

Uma das elencadas pelo PMBOK é a análise de fazer ou comprar, pela qual o gerente de projetos avalia se uma tarefa pode ser melhor realizada pela equipe ou se é preciso efetuar uma contratação externa.

A checagem é feita com base na EAP, considera 100% o escopo e os custos diretos e indiretos que cada pacote de trabalho necessário. Talvez seja imprescindível contratar tecnologia que você não tem à disposição na empresa.

Existe também a técnica de avaliação de propostas, útil na 2ª etapa do gerenciamento de aquisições. Ela atribui pesos a critérios como: conhecimento tecnológico, recomendações qualificadas e qualidade nas entregas para concluir qual empresa ou pessoa contratar. Em caso de empate, experimente usar a matriz SWOT. 

Planilhas com o cadastro de fornecedores qualificados de experiências passadas podem ser de grande ajuda. Modelos contratuais e de propostas com requisitos informados para a seleção também contribuem com as tarefas dessa importante área de conhecimento do PMBOK.

O gerenciamento de aquisições é fundamental para o sucesso do seu projeto. As etapas de planejamento, condução e controle contribuem para a excelência da entrega e satisfação do cliente. Observar as disposições do guia da PMI® sobre o assunto garantem o sucesso da empreitada e do gerente de projetos na carreira.

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