O PMBOK é um dos principais guias de gestão de projetos do mundo. Entre as suas várias práticas, uma se destaca para quem busca um time mais unificado e eficiente: o gerenciamento de integração PMBOK. Ele dá ao líder a capacidade de manter toda a equipe atuando em sincronia e em busca dos mesmos resultados.

Em um cenário em que erros são comuns e os projetos exigem grandes cuidados, estratégias como essa podem ser a ponta de partida para um fluxo de grandes melhorias no ambiente corporativo.

Se você quer saber mais sobre o tema e como o gerenciamento de integração PMBOK pode otimizar o seu fluxo operacional, veja o post abaixo!

O que é o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração do projeto é a parte do PMBOK com as estratégias e processos necessários para o time realizar a identificação, a definição, a coordenação e a unificação de várias rotinas que envolvem os grupos de processo e gestão.

Quando levamos essa estratégia para o cenário de projetos corporativos, ela auxilia o líder a manejar com mais facilidade as expectativas e necessidades de times, stakeholders e demais envolvidos no projeto em busca de um conjunto de objetivos em comum.

Como ele funciona?

O gerenciamento de integração do projeto requer que a empresa faça boas escolhas sobre o modo como os recursos serão alocados, avalie quais são as alternativas conflitantes e sempre busque o melhor resultado para todos.

Para que isso seja feito, uma boa comunicação deve ser estruturada, com todos os profissionais atuando lado a lado para evitar problemas e ter um nível contínuo de performance.

Quais são os passos necessários para implementar o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração de projetos no PMBOK é dividido em alguns pontos. A sua implementação precisa contar com o apoio de todos, uma vez que essa estratégia atua de modo abrangente para garantir o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, cada ponto necessário para realizar essa prática em seu ambiente corporativo!

Tenha um termo de abertura do projeto

O termo de abertura é um documento que autoriza, de modo formal, a execução do projeto. Ele dá ao gerente de projetos a liberdade para aplicar todos os recursos disponíveis em cada etapa, uma orientação sobre cada passo a ser tomado, assim como um conjunto de dados básicos que precisam ser levantados nas etapas de planejamento, como:

• os prazos do projeto;
• os líderes de cada área;
• os requisitos mínimos;
• as áreas interessadas;
• a viabilidade de cada etapa;
• a justificativa do projeto;
• os resultados esperados ao término de cada etapa do projeto.

Faça uma declaração preliminar do escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto é um documento complementar ao termo de abertura. Ele é responsável por delimitar, formalmente, qual o escopo de ação dos times, de cada etapa e do projeto como um todo.

A definição do escopo é algo crítico para qualquer projeto. Com ela, o gestor consegue avaliar exatamente o que deve ou não ser executado caso alguma solicitação de mudança ocorra. Assim, os recursos são melhor aproveitados e o time terá mais facilidade para atingir as expectativas dos stakeholders.

Tenha um plano de gerenciamento de projeto e execute um controle integrado de mudanças

O plano de gerenciamento de projeto é o documento que lista as ações necessárias para definir, gerir e unificar cada um dos planos e estratégias auxiliares do projeto. Ele deve ser definido a partir das peculiaridades do projeto, uma vez que cada iniciativa tem detalhes e requisitos próprios.

Já o controle integrado de mudanças é uma estratégia que é executada durante todo o projeto. Ela é fundamental para que o time se mantenha alinhado com o escopo da iniciativa, evite o desperdício de recursos e atrase a entrega de demandas definidas previamente.

Monitore e auxilie os profissionais durante todas as etapas

O gerente de projetos deve estar atento a cada passo dos times. Para garantir que o fluxo operacional seja bem estruturado e capaz de atingir os resultados necessários, é importante monitorar o fluxo de trabalho e corrigir gargalos e erros rapidamente.

Indo além, a empresa deve focar nos processos de acompanhamento, em estratégias que garantam o alinhamento e a união de todos.

Com uma comunicação contínua, é possível disseminar novidades, alinhar conhecimentos e ter um planejamento que seja funcional, evite redundâncias e consiga atingir o resultado esperado sempre no menor prazo possível.

Garanta que o encerramento do projeto ocorra da melhor forma possível

O encerramento do projeto é uma etapa crítica. Nele, as equipes receberão um feedback de todas as etapas executadas, com erros que não devem ser perpetuados, lições que foram aprendidas e boas práticas que deverão ser replicadas em futuras iniciativas.

Nesse momento, também é realizada uma apresentação completa dos resultados obtidos. Isso facilita a correção de eventuais falhas, melhora a satisfação de cada membro do projeto e dá ao time uma visão completa sobre tudo o que foi obtido em cada momento.

Portanto, levante dados continuamente durante a rotina do projeto e faça uma apresentação abrangente, clara e bem estruturada para os envolvidos.

Qual a importância de ter boas soluções de gerenciamento de projetos?

Projetos podem não atingir os seus objetivos em função de vários fatores. Prazos inadequados, um time mal estruturado e escopo indefinido são alguns exemplos comuns a várias empresas.

Há ainda a chance da companhia não definir as etapas corretamente e, com isso, ter dificuldades para distribuir recursos e gerenciar os fluxos de trabalho do modo adequado.

Justamente por isso, o investimento em soluções para a gestão de projetos se torna cada dia mais comum. O apoio de um bom software permite ao gestor direcionar os recursos corretamente, validar etapas de modo centralizado e administrar cada etapa em um único ambiente, com dados claros, objetivos e de fácil visualização.

Tudo isso cria um novo cenário para a empresa, em que os projetos terão mais qualidade e agilidade em sua execução.

Além disso, ficará mais fácil investir em estratégias como a de gerenciamento de integração PMBOK, fundamentais para ter um elevado padrão de performance no dia a dia de cada etapa.

Se você quer saber mais sobre como um software de gerenciamento de projetos pode te ajudar a atingir melhores resultados, fale com um de nossos consultores!

Uma empresa que quer ser bem-sucedida deve fazer uso, ao máximo e da melhor forma, dos recursos disponíveis. No entanto, ainda que isso inclua pessoas, equipamentos e tecnologias, a administração dos recursos não fará sentido se não estiver ligada à gestão por processos.

Pode parecer complicado, mas se a instituição não se importa com essa vertente da gestão, ainda que a estrutura e as pessoas sejam altamente capacitadas, se não há processos claros e simples, a produtividade entra em declínio.

Neste artigo, vamos ensinar cinco passos para que você implante a gestão por processos em sua empresa. Continue acompanhando e aproveite o conteúdo

O que é a gestão por processos?

Resumidamente, a gestão por processos é a definição, verificação e melhoria contínua dos processos em busca de atender as demandas dos clientes. Trata-se de um modelo de gerenciamento que prioriza a interação entre as diversas atividades realizadas pela instituição.

Com a descentralização de poder, a organização ganha em dinamismo e flexibilidade. Desse modo, fica mais fácil se adaptar às múltiplas oportunidades ou ameaças externas.

Quais são as principais vantagens da gestão por processos?

Aqui, vamos ressaltar as principais vantagens do cuidado com os processos, que refletem diretamente no aumento da eficiência da sua empresa como um todo. Vamos lá?

Otimização do tempo

Se você é um bom administrador do tempo em seus projetos, sabe definir prioridades e fazer decisões estratégicas para fazer crescer a efetividade das tarefas em tempo reduzido.

Parece uma equação difícil? Sim! Reduzir a quantidade de recursos gastos e ver o aumento da produtividade não é uma tarefa fácil. No entanto, para quem foca na gestão por processos, essa vantagem se torna mais acessível.

Trabalhadores concentrados nas atividades principais eliminarão retrabalhos, assim como tarefas automatizadas. É a gestão de processos que analisa as oportunidades de proporcionar uma melhor distribuição e organização das tarefas na empresa, simplificando projetos mais complexos.

Integração entre as áreas

Uma característica importante nesse assunto é a capacidade que a integração entre as áreas tem para dissolver problemas processuais na corporação. Isso porque as relações interpessoais dentro da organização precisam ser tratadas com cuidado e de forma pessoal.

Pode parecer clichê, mas uma empresa unida caminha muito melhor. É fundamental que as partes interessadas tenham uma visão macro da firma, encontrando liberdade para sugerir e compreendendo seus papéis na existência da empresa.

Rapidez na tomada de decisão

Como a gestão por processos estimula a análise de dados e mensuração de resultados, consequentemente, a tomada de decisões acertadas entra em destaque.

A escolha de prioridades é importante para nortear os processos em diferentes estágios, do estratégico ao operacional. Utilizando essa técnica, o gerente de projetos conquista a desejada habilidade de antecipação, potencializando suas oportunidades de negócios ao responder às inquietações do mercado em tempo hábil.

Como implementar essa gestão em 5 passos?

Antes de tudo, vale saber que qualquer mudança na gestão por processos deve ser implementada de modo gradual. Ciente disso, confira 5 passos que ajudarão você nesse sentido.

1. Elabore o Mapa Geral dos Processos

Você nunca vai conseguir gerir uma empresa sem conhecê-la, não é mesmo? Elaborar o Mapa Geral de Processos é um dos passos mais importantes para estabelecer essa gestão com eficácia.

É nesse mapeamento que você definirá os padrões, a fim de incentivar o potencial de integração e de automação. O cuidado nessa etapa fará com que o gestor conheça melhor os atributos dos processos da empresa, estabelecendo melhor os custos de atividades e dimensionando a equipe na medida certa.

2. Identifique os clientes do processo

Identificar os clientes no processo é tão importante quanto rastrear sua jornada. Fique atento aos “momentos da verdade”, as famosas interações com a clientela feita para gerar percepção de valor.

Nesse passo do mapeamento, tente responder as seguintes perguntas:

• Quem é o cliente?
• Como ele decidiu participar do processo?
• Qual é a expectativa dele com o processo?
• Quantas vezes ele se envolve no processo?
• É possível que o cliente aponte melhorias no processo? Como?

3. Implemente indicadores de desempenho

É óbvio que não poderíamos deixar de lado o fato de que uma das principais funções do gestor é exercer controle. E, por conta disso, a definição e utilização dos indicadores de desempenho é crucial na gestão por processos.

Se você quer ver a melhoria e a otimização da empresa, aprenda a monitorar. De acordo com a análise dos procedimentos internos, estabeleça quais são os indicadores importantes para medir a performance desejada. Jamais ignore essa etapa, ou seu trabalho será incompleto.

4. Ofereça o treinamento necessário

Mais um ponto que é preciso ficar em destaque é que a implementação da gestão processual vai requerer a adoção de uma nova postura da empresa. Estamos falando de toda uma cultura que entrará em transição, e que precisa ser acompanhada.

Equipes internas de controle para revisar as práticas inseridas não serão suficientes, se você busca sucesso nessa empreitada. Vá além. Foque na conscientização de todos os colaboradores quanto à importância do novo fluxo de atividades. É essencial que as equipes estejam engajadas com as mudanças, afinal, a empresa depende do trabalho que os colaboradores podem oferecer.

5. Identifique melhorias

Por fim, chega a hora de checar aquilo que está dando certo e o que não está funcionando no processo. Atrasos, não-conformidades e gargalos precisam ser apontados sem medo. O mesmo serve para a identificação das atividades críticas e das que agregam mais valor.

A boa gestão por processos é aquela que é realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo. Por sua vez, a conquista dessas metas está atrelada à verificação, principalmente, das atividades em que se faz contato direto com o cliente. Isso porque ele deve ter a melhor experiência possível.

Lembre-se de que as pessoas que atuam na operação diária darão as melhores sugestões de melhorias no processo. Portanto, mantenha o foco no lugar certo.

O objetivo principal da gestão por processos é cumprir as metas e estratégias da empresa com eficiência. Como consequência, você se transformará em um gestor que entende com muito mais propriedade as relações de causas e efeitos entre os erros, bem como os impactos ao longo da cadeia e os efeitos registrados pelos clientes.

Gostou do artigo? Então, assine nossa newsletter e receba outras dicas sobre o assunto por e-mail!

A gestão de projetos faz parte da realidade corporativa desde a década de 90, porém só nos últimos anos as empresas brasileiras consideraram sua implantação.

Um dos requisitos essenciais na contratação de um gerente de projetos é ter certificações. Por mais que elas não determinem a qualidade desse ou daquele profissional, acabam apresentando forte peso numa seleção e até no reconhecimento dentro da empresa.

E qual é a importância das certificações na gestão de projetos? Quais as mais relevantes? As respostas para essas e outras perguntas você vai encontrar neste artigo. Acompanhe!

Qual a importância das certificações na gestão de projetos?

Um profissional certificado é visto com outros olhos pelas empresas. Os conhecimentos adquiridos na gestão de projetos são cada vez mais requisitados. Uma certificação de qualidade e com importância reconhecida pelo mercado faz toda a diferença.

Ter uma gestão eficiente dos projetos da empresa significa um diferencial competitivo e torna, assim, a organização mais dinâmica e apta para retornar mais valor aos seus clientes.

Algumas organizações internacionais, em suas licitações, recomendam a contratação de gerentes que possuam uma certificação em projetos. Isso aumenta a visibilidade e pontuação dessas empresas junto ao mercado.

Qual é o instituto mais indicado?

Existem várias instituições pelo mundo que disponibilizam certificações para o profissional de projetos. Dentre elas, as principais são a APGM (Accrediting Professional Group Management), com as quatro certificações PRINCE; o IPMA (International Project Management Association), com também quatro níveis de certificação, e o PMI (Project Management Institute), de maior relevância, que possui um maior número de certificações.

PMI é a principal organização em matéria de certificações de projetos, onde há o maior fluxo de profissionais dessa área e as informações transcorrem com mais clareza. Ela permite o contato com práticas e técnicas para desenvolver um excelente trabalho em gestão de projetos. Permite também o contato com exemplos de sucesso ao redor do mundo.

Obter uma certificação no PMI é um dos principais objetivos para os grandes gestores devido à força dominante que essa organização exerce no mercado mundial.

PMBOK e PMO são certificações?

Essas siglas são muito comuns em matéria de gestão de projetos, mas muitas pessoas utilizam de maneira errônea.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia da PMI e mostra conceitos básicos separados em nove áreas de importância para o gestor. Não é uma metodologia, mas sim uma orientação de como gerenciar, da melhor maneira possível, o desenvolvimento de projetos.

As nove áreas orientadas pelo PMBOK são:

• Gestão de Escopo
• Gestão de Tempo
• Gestão de Custo
• Gestão de Qualidade
• Gestão de RH
• Gestão de Comunicação
• Gestão de Riscos
• Gestão de Aquisição
• Gestão de Integração

PMO (Project Management Office) é o lugar responsável pelo gerenciamento de projetos numa organização.

Tem total importância na efetividade e alcance de resultados. Muito mais do que um simples escritório, o PMO é uma parte necessária para o planejamento de um projeto.

Algumas de suas funções primárias são:

• Serviços de gerenciamento da entrega do projeto
• Escalada de problemas
• Gerenciamento de recursos para a execução do projeto
• Definição de métricas
• Relatórios de desempenho
• Distribuição de informações

Quais são as certificações mais relevantes?

Antes de tudo, o profissional de projetos deve considerar qual certificação é a ideal para o atual momento de sua carreira.

Os principais certificados do PMI são:

• CAPM (Certified Associate in Project Management)
• PMP (Project Management Professional)
• PgMP (Program Management Professional)
• PMI-ACP (PMI Agile Certified Practitioner)

Como é a certificação CAPM?

A CAPM mostra que você possui os conhecimentos básicos para um desempenho eficiente na gestão de projetos.

Para membros do PMI, o investimento gira em torno de US$ 225; no caso de não membros, US$ 300.

Essa certificação é recomendada para estudantes, membros de uma equipe de projetos, professores, patrocinadores, facilitadores ou coordenadores de projeto. Necessário ter, no mínimo, o diploma do ensino médio ou técnico.

A CAPM requer que esse profissional tenha 1500 horas de trabalho em projetos. O exame leva três horas e contém 150 perguntas de múltipla escolha.

Como é a certificação PMP?

Ela confirma que você possui conhecimentos para liderar e gerenciar uma equipe de projetos. Para membros do PMI, o investimento é de US$ 405; para não membros, US$ 555.

A PMP é recomendada para aqueles profissionais que são responsáveis por todos os processos de um projeto, líderes e gestores de equipe. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

Para aqueles que possuem o diploma de nível médio são necessários, no mínimo, cinco anos de trabalho em projetos e 7500 horas de tarefas de gerenciamento. Já para quem tem o diploma de nível superior, são necessários pelo menos três anos de trabalho em projetos e 4500 horas de tarefas de gerenciamento.

O exame leva quatro horas e contém 200 perguntas de múltipla escolha.

Como é a certificação PgMP?

Essa certificação comprova que você tem experiência, alto desempenho e habilidade no gerenciamento de vários projetos de acordo com os objetivos da organização.

Para membros do PMI, o investimento nessa certificação é de US$ 1500; para os não membros, US$ 1800.

A PgMP é recomendada para profissionais que gerenciam programas complexos e que abrangem diversas funções; que necessitam de credibilidade; que mantêm uma boa comunicação e que possuam habilidades avançadas em finanças e também resolução de conflitos. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

Para quem tem o diploma de nível médio, são necessários quatro anos de trabalho em projetos e sete anos em gerenciamento de programas. Já para quem possui o diploma do nível superior são necessários quatro anos de trabalho em projetos e quatro anos de gerenciamento de programas.

O exame é composto por três avaliações:

• Documentação
• Exame de quatro horas, com 170 perguntas de múltipla escolha
• Avaliação realizada por várias pessoas.

Como é a certificação PMI-ACP?

Ela atesta o conhecimento e destreza na hora de aplicar princípios e modos ágeis num projeto. Possui excelente nível de credibilidade.

Para membros do PMI, o investimento nessa certificação é de US$ 435; já no caso dos não membros, de US$ 495.

A PMI-ACP é ideal para profissionais que possuem experiência em liderança de projetos utilizando práticas ágeis. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

O gestor precisa ter 2000 horas trabalhadas em equipes de projetos nos últimos cinco anos e 1500 horas de trabalho em equipes de projetos com foco em metodologias ágeis nos últimos três anos.

O exame é composto por 120 questões de múltipla escolha e possui três horas para a resolução.

Um profissional de gestão de projetos que procura evoluir no mercado mundial, busca credibilidade e valorização na organização que trabalha e, principalmente, salários mais atrativos, deve pensar em certificações que potencializem sua experiência profissional.

Agora que você já está bem entendido no assunto, avalie qual certificação é melhor para sua carreira e compartilhe este post nas suas redes sociais!

A Drive Consultoria é focada em TI e dedica-se exclusivamente a fornecer Soluções em Sistemas para o Mercado Financeiro na área de investimentos. A empresa surgiu dentro de uma corretora de valores e suas primeiras atividades ocorreram em junho de 1983, contando apenas com o sócio e um estagiário.

Ao longo dos anos, a Drive Consultoria aumentou a sua participação de mercado, e passou a ter o desafio de gerenciar de maneira eficaz os projetos, de forma consolidada, em uma única ferramenta. Os executivos também necessitavam de uma visão global de todos os projetos da empresa, acompanhando os prazos e rentabilidade de cada projeto.

A Drive Consultoria obteve uma grande expansão nos últimos anos, com a contribuição da Project Builder. Atualmente,  conta com mais de 100 colaboradores e  atende a clientes de várias regiões do Brasil.

Escolhendo o parceiro ideal

Em 2004, a Drive possuía o desafio de estruturar seus projetos, alocar as pessoas e registrar as horas gastas nos projetos em apenas um software, de forma centralizada. Os gestores da empresa não conseguiam acompanhar a rentabilidade dos projetos ou ter visibilidade sobre os prazos de alocação de recursos. Tudo isso dificultava o crescimento   ordenado da empresa.

A Drive decidiu buscar uma solução no mercado e escolheu a Project  Builder, devido às funcionalidades únicas da plataforma. Atualmente, a Project Builder é a ferramenta base de todos os colaboradores da empresa. Tudo é planejado e registrado no software, sendo possível mensurar:

• Orçamento Planejado X Realizado;
• Alocação e disponibilidae dos recursos;
• Total de horas gastas em cada atividade;
• Atividades Pendentes ou em Atraso.

A Certificação MPS.BR

A Drive busca continuamente a melhoria de seus processos e com isso buscou um 2007 modelo de qualidade reconhecido pelo mercado para colocar em prática esse objetivo e assim procurou a certificação do MPS.BR (Melhoria de Processos do Software Brasileiro).

Seguindo as normas do MPS.BR,  a Drive foi reavaliada em 2010 e manteve a aprovação para a nova versão do Nível F (Gerenciado), onde foram avaliadas as práticas relativas à Gerência de Projetos, Gerência de   Requisitos, Garantia de Qualidade, Gerência de Configuração, Medição e Análise.

“Para a obtenção e manutençõ da certificação MPS.BR, o Project Builder gerou as evidências necessárias para os auditores da certificação. Tudo isso sem necessitar alocar recursos adicionais na documentação dos processos“.
Kleber Fonseca
Analista de Processos

Resultados Alcançados

Após a implementação do Project Builder a Drive obteve as seguintes melhorias em seu processo:

• Aumento da rentabilidade, devido ao melhor controle na alocação de recursos e prazos dos projetos;
• Fidelização de clientes.  A melhoria no controle dos prazos de projetos trouxe uma diminuição nos atrasos e maior satisfação dos clientes com a equipe da Drive;
• Expansão das receitas. Novos clientes passaram a contratar a Drive devido ao feedback positivo de sua base de clientes e casos de sucesso dos projetos anteriormente desenvolvidos;
• Redução de Custos. O melhor controle dos projetos executados diminui os atrasos e retrabalho em projetos, diminuindo o volume de horas para a execução dos projetos e os “estouros” nos orçamentos, que antes eram mais frequentes.

No universo corporativo, seria bastante interessante que todos tivéssemos mentores, isto é, pessoas mais experientes que orientam, direcionam e nos fazem refletir sobre nossas ações. Mas, como nem sempre isso é possível, existem outras práticas que podem contribuir para o nosso aperfeiçoamento: é o caso do benchmarking em gestão de projetos.

Basicamente, o benchmarking é uma estratégia que visa identificar as melhores práticas do mercado e trazê-las para a realidade da empresa, adaptando o aprendizado para que ele se torne um diferencial competitivo.

Na gestão de projetos, ele é fundamental para que você aprimore a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas.

Quer saber mais sobre o tema e como o benchmarking permite ao negócio ter mais eficiência no gerenciamento das etapas de cada projeto corporativo? Leia o post até o fim e saiba mais!

Benchmarking em gestão de projetos: por que fazer?

Ter uma metodologia própria de gestão de projetos não garante que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Os projetos corporativos envolvem um grande número de pessoas, o que facilita a criação de um ambiente com trocas ineficazes de avisos, gargalos e atrasos na execução de cada etapa.

Além disso, pode haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais eficazees de fazer aquilo que você tem dificuldades. Se não existir um mecanismo para propagar essas boas práticas, a companhia perderá a oportunidade de aproveitar melhor seus recursos e conseguir bons resultados em médio e longo prazo.

Por isso, o gestor deve ter um grande cuidado no modo como planeja seus projetos e executa sua rotina de gestão. A empresa precisa contar com um conjunto de estratégias que auxiliem os profissionais a trabalhar de modo integrado, inovador e eficiente. Junto a isso, é importante garantir que riscos sejam evitados e problemas corrigidos rapidamente.

O processo de benchmarking se insere nesse cenário. Ele dá para os times uma estratégia robusta e bem estruturada a fim de encontrar as melhores práticas para o negócio, a partir do seu perfil e das suas demandas particulares.

Se bem executado, o benchmarking causará uma grande mudança no ambiente corporativo. Os projetos estarão mais alinhados com as tendências do mercado e, com isso, a empresa conseguirá ser mais eficaz e competitiva e ter uma elevada taxa de sucesso em seus projetos.

Quais são os tipos de benchmarking que a empresa pode realizar?

O benchmarking é um processo aplicado em ambientes que vão além da gestão de projetos corporativo. Justamente por isso, hoje existem quatro tipos de benchmarking muito comuns no mercado. Conheça suas principais características abaixo!

Interno

O benchmarking é um processo voltado para o ambiente corporativo. Nele, a companhia deve observar as melhores práticas de cada setor e, conforme for necessário, disseminar essas rotinas em outras áreas.

A execução do benchmarking interno envolve todos os setores e demanda uma profunda comunicação entre as áreas. A organização precisa estar envolvida, de modo unificado, na busca por práticas que possam ser replicadas.

Além disso, há a necessidade de os gestores abrirem espaços para que os profissionais possam inovar e testar novas ideias. Dessa forma, novas práticas de alta qualidade poderão ser executadas mais facilmente.

Competitivo

Esse é um tipo de benchmarking voltado para as empresas que atuam no mesmo setor do negócio. No benchmarking competitivo, a companhia observa os concorrentes e busca compreender as práticas existentes que os tornam, em alguns cenários, mais competitivos.

Se o benchmarking interno demanda uma comunicação interna ampla, o competitivo demanda que a companhia esteja atenta às principais técnicas e tendências do seu setor.

Seja por meio de conferências, seja por busca manual por dados, a empresa precisa garantir que seus profissionais estejam em consonância com as melhores práticas do mercado e, alinhado com técnicas internas, contribuam para colocar a companhia à frente da concorrência.

Processual

Esse método de benchmarking envolve processos específicos da companhia. Eles devem ser comparados entre as práticas de outros setores e empresas, para que seja possível criar um cenário de mais qualidade e eficiência.

O ideal é que esse modelo seja aplicado sempre que a companhia detectar que alguma prática interna não atende às demandas mínimas de qualidade exigidas pelo setor, pelos parceiros comerciais ou pela própria empresa. O gestor deve verificar a possibilidade de realizar mudanças a partir do exemplo de outras companhias e suas estratégias de execução de rotinas semelhantes.

Genérico

Esse é um modelo de benchmarking mais abrangente. Nele, a empresa compara suas práticas com as de outras empresas em vários setores, ainda que eles não estejam ligados diretamente aos processos e às especialidades da organização.

Em outras palavras, o benchmarking genérico busca compreender como empresas, de um modo geral, executam suas rotinas. Para isso, a pesquisa realizada deverá considerar qualquer companhia que tenha abordagens operacionais que possam ser úteis para as demandas internas, ainda que elas não prestem serviços ou produzam mercadorias semelhantes ao negócio.

O objetivo final de qualquer processo de benchmarking é sempre aprender com outras experiências e transformar esse aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.

Com esse aprendizado, que deve ser contínuo e sistemático, você será capaz de:

• rever processos e otimizá-los;
• conhecer seu mercado e seus concorrentes;
• aperfeiçoar a atuação da sua equipe;
• elevar a produtividade e reduzir custos.

Ele também contribuirá fortemente para que sua equipe se sinta motivada e capaz de superar desafios, já que outros setores ou empresas já conseguiram.

Quais são os problemas de gestão de projetos que podem ser resolvidos com benchmarking?

Todo projeto apresenta determinadas dificuldades que podem acabar por impactar o trabalho da equipe. É importante que o gestor tome cuidado para evitar esses riscos criando medidas preventivas e realizando uma análise contínua para sempre corrigir problemas, caso eles ocorram.

O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como principais dificuldades das empresas:

• cumprimento de prazos (60,2%);
• mudanças constantes no escopo (43%);
• falhas na comunicação entre os profissionais (40,1%);
• um escopo não definido adequadamente (39,5%);
• problemas que levam ao não cumprimento do orçamento (28,3%).

A lista de dificuldades continua. Contudo, neste post, vamos nos ater aos cinco principais desafios enfrentados pelas organizações em gerenciamento de projetos para que você entenda como o benchmarking pode ser uma prática saudável para sua empresa e, é claro, para seus projetos.

Confira abaixo como essa estratégia permite ao negócio vencer os maiores desafios do processo de gestão de projetos!

Problemas no cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos é algo fundamental na rotina do gestor do projeto. Em situações nas quais o time não está aderente ao cronograma, os custos aumentam, seja por baixa performance dos times, seja por elevado número de erros ou falhas na gestão dos times. Quando isso ocorre, a rentabilidade e a satisfação dos stakeholders do projeto caem drasticamente.

Se sua empresa nunca consegue entregar os projetos no prazo ou até entrega, mas a qualidade se vê afetada, é hora de parar para analisar o que está acontecendo. Você pode usar o benchmarking para comparar as ferramentas utilizadas tanto pela sua equipe quanto por outras, a fim de controlar os cronogramas de projetos de um modo mais eficaz e alinhado com as demandas dos clientes.

O benchmarking também pode ser utilizado para reavaliar sua metodologia de gerenciamento de projetos com base nas usadas por seus concorrentes. Assim, haverá uma compreensão de como eles conseguem manter o time aderente ao escopo de cada iniciativa.

Além disso, essa estratégia pode auxiliar o gestor a rever como sua equipe está se organizando para realizar as atividades. Muitas vezes o sucesso está bem próximo, você só precisa mudar seu ponto de vista sobre determinada prática — e isso o benchmarking em gestão de projetos ajuda a fazer com bastante eficácia.

Mudanças constantes no escopo

Alterações constantes no escopo podem ser fruto de um projeto complexo, inserido em um ambiente de mudanças frequentes. Elas exigem um tratamento diferenciado para que você não se veja em situações difíceis de serem tratadas, em que o projeto é mudado excessivamente, elevando custos e prazos.

Para quem costuma desenvolver projetos em cascata e passa por esse problema, uma boa alternativa seria adotar metodologias ágeis de gerenciamento de projetos. Porém, antes de mudar completamente sua atuação, você pode se utilizar do benchmarking para escolher a melhor estratégia para o negócio.

Faça uma análise de mercado para ver como seus concorrentes estão desenvolvendo os mesmos tipos de projetos, quais metodologias e ferramentas utilizam e como se posicionam frente as dificuldades.

Isso dará um referencial para o empreendimento, que conseguirá identificar possíveis caminhos para melhorar sua política de gestão de escopo e, assim, ter mais facilidade para planejar e executar as etapas em um ambiente robusto e flexível na medida certa.

Comunicação

Processos comunicacionais são um problema para a maioria das empresas, ainda mais em grandes projetos. Quando os times não têm boa comunicação, falhas se tornam mais frequentes e equipes buscam objetivos pouco semelhantes e entram mais em conflitos.

Por isso, muitos gestores consideram isso algo complexo. Ainda assim, existem algumas empresas que conseguem se sair esplendidamente em situações do tipo com o apoio de novas tecnologias e estratégias de gestão.

Se você tem problemas em otimizar a comunicação em seus projetos ou fazer com que as pessoas alimentem e retroalimentem os sistemas de comunicação, pode lançar mão do benchmarking genérico. Em outras palavras, o gestor pode buscar as melhores práticas de qualquer empresa do mercado que tenha níveis ótimos de excelência em comunicação.

O benchmarking genérico permite ao gestor aprender sobre melhores canais de comunicação com stakeholders, como transformar a informação de modo que ela seja facilmente compreendida e como monitorar o entendimento das pessoas sobre o que está sendo comunicado.

Se bem executada, essa estratégia dará para o negócio as bases para encontrar um processo de gestão bem estruturado e que evite conflitos e falhas na comunicação. Dessa forma, todos ficarão mais alinhados e capazes de atingir os mesmos objetivos.

Escopo inadequado

Problemas de mudança de escopo também podem ser resultado de um escopo mal definido. E isso quer dizer que você — e sua equipe — não entenderam realmente o que o cliente final precisa. Como consequência, o planejamento será menos eficaz e capaz de buscar os objetivos de modo claro.

Nesse sentido, você pode realizar benchmarking para entender como outras empresas ou setores da sua própria conduzem os processos de elaboração de escopo.

A adoção de uma checklist, de entrevistas com os clientes e de pesquisas mais aprofundadas sobre os problemas do seu público podem fazer toda a diferença na definição de escopo. Certamente, há alguém no mercado que faz isso com muita qualidade.

Não cumprimento do orçamento

Esse problema não impacta somente o projeto, mas também a credibilidade da sua equipe junto aos clientes. Quando você dimensiona os custos de um projeto e passa o orçamento para o cliente, ele espera que esses valores sejam realistas e calculados da forma correta.

Se sua promessa não é cumprida, o cliente deixa de confiar em você. Por isso, é fundamental encontrar melhores formas de fazer a orçamentação dos projetos, utilizando ferramentas mais precisas, estimando os custos com maior precisão e baseando-se em dados confiáveis.

O benchmarking pode servir para que você encontre projetos semelhantes, dentro e fora da sua empresa, e, com base neles, faça estimativas mais coerentes. Além disso, você pode descobrir metodologias de cálculo mais precisas, ferramentas auxiliares e até profissionais ou empresas especializadas que oferecem suporte para essas práticas no mercado.

Há quem pense que benchmarking é uma ferramenta do marketing, exclusiva para identificar melhores práticas para a promoção e a divulgação de produtos e serviços. Mas ele é muito mais do que isso, é um instrumento de melhoria contínua que pode e deve ser utilizado no gerenciamento de projetos para que você encontre um roll de melhores práticas que sejam totalmente adequadas ao negócio.

Portanto, sempre busque o benchmarking como uma forma de otimizar os processos de cada etapa de seus projetos. Além disso, tenha meios de tornar essa estratégia uma das bases para garantir que sua gestão de projetos esteja alinhada com as tendências do mercado. Isso tornará o negócio mais competitivo, inovador e livre de falhas operacionais.

O investimento em sistemas de gestão de projetos também é uma forma de tornar os seus projetos mais eficazes. Se você quer saber como isso ocorre, fale com um de nossos consultores!