Conduzir um projeto seguindo todas as suas etapas, do início ao fim, é um trabalho muito mais complexo do que se imagina. Desenvolvido por quem conhece a profundidade desse processo, o software da Project Builder dispara como uma das opções mais eficientes do mercado.

Você tem ciência da importância de escolher o projeto certo? Sabe o quanto um bom software de projetos pode protagonizar a operacionalização do planejamento?

Neste artigo, explicamos como a solução da Project Builder ajuda as empresas a fazerem o projeto de forma correta e efetiva. Acompanhe!

Como o Project Builder ajuda na escolha do projeto?

Escolher o trabalho certo a ser feito é extremamente importante para um escritório de projetos. Quando se decide pela opção ideal, as chances de sucesso da gestão só tendem a crescer.

Essa combinação é tão fundamental quanto o encontro com o cliente que está disposto a comprar o projeto. Uma decisão errada pode representar um caminho sem volta, permeado por retrabalhos, atrasos e dificuldades em garantir a solução desejada para o problema que se quer resolver.

Em vários casos, a escolha equivocada é sinônimo de muito trabalho para poucas pessoas ou recursos escassos. O projeto errado em um momento inoportuno também abre portas para o desperdício de recursos e problemas com a alocação da equipe.

Diferenciais

Sabendo disso, os profissionais responsáveis pela inteligência do Project Builder desenharam um software que se destaca em relação ao mercado justamente pela parte estratégica. Uma de suas funcionalidades inclui gráficos de bolhas para a seleção de projetos e propostas.

Os projetos podem ser criados com os critérios e indicadores do sistema, acompanhados por uma pontuação adequada, gerando uma matriz por meio de um gráfico de bolhas. Nele, é possível visualizar as propostas ou projetos que estão mais aderentes aos objetivos estratégicos da companhia.

Há uma visão quantitativa para definir qual projeto vale mais a pena e onde o orçamento será alocado. Isso acontece no “achismo” muitas vezes, mas, com uma ferramenta direcionada, você consegue criar um processo interno e tomar uma decisão baseada em informações valiosas.

O Project Builder ajuda a selecionar e executar o projeto certo. Desenhado com esse intuito, ele fornece a possibilidade de categorização do portfólio e análise de projetos passados, por meio de um histórico rico em informações para tomadas de decisões.

Graças aos registros de lições aprendidas, dificuldades e complexidades, fica muito mais fácil para o gerente tomar decisões quanto aos trabalhos atuais.

Qual é a importância de usar um software de gestão de projetos na empresa?

Como você deve saber, a utilização de uma solução informatizada traz ganhos incríveis para a gestão de projetos. Com o avanço da tecnologia e o desenvolvimento de novas possibilidades, o trabalho manual vai sendo superado em diversas etapas.

Como resultado, a execução operacional pode ser muito mais produtiva. Por outro lado, o ganho com a otimização do tempo é capaz de, inclusive, estimular a equipe a investir mais horas em soluções cada vez mais inteligentes.

Índice de Realização

Exemplo disso é o Índice de Realização (IR) presente no Project Builder, que analisa o escopo a partir de várias bases comparativas. O recurso permite que o gerente de projetos tenha uma boa gestão de escopo, verificando se as atividades previstas estão sendo entregues conforme o previsto.

Ao longo do caminho, é possível observar os gargalos e as atividades mais importantes, gerenciando melhor o tempo para evitar imprevistos desagradáveis. Analisando o caminho crítico do projeto, você visualiza as atividades que estão a ponto de atrasar e comprometer toda a entrega do projeto.

Assim, consegue-se fazer um bom gerenciamento do tempo e o projeto acaba cercando tudo isso. Com relação aos custos e às receitas, o controle ocorre a partir da comparação dos gastos registrados com os valores previstos.

Por que o Project Builder é útil para a execução do projeto certo?

Um dos grandes benefícios de usar o Project Builder na execução dos projetos está ligado à inteligência estratégica. Isso porque o software propicia uma atuação 100% alinhada com a companhia, de acordo com o plano cadastrado, as metas e os objetivos inseridos.

Propostas com workflow de aprovação

Nesse pacote de vantagens, podemos incluir as propostas com workflow de aprovação e a criação de indicadores para pontuar as ideias de projetos. Além disso, é feita uma priorização para atrelar os projetos e as propostas, bem como a avaliação das metas e dos objetivos estratégicos da companhia.

Visão geral e indicadores

Quando parte do olhar do gestor, o projeto acaba sendo ruim a longo prazo. Adotando a priorização, a proposta de projeto, os estudos quantitativos (e qualitativos) e a viabilidade, por outro lado, é possível ter uma visão geral e utilizar os critérios de indicadores criados.

Além disso, o Project Builder dispõe de vários indicadores de controle de prazo e custo para o valor agregado. Eles são utilizados para a verificação do andamento das despesas, da saúde financeira e da entrega do projeto.

O custo pode ser considerado em termos de recursos humanos ou gerais, como deslocamentos e viagens. A base comparativa do software permite que o usuário acompanhe como o orçamento está sendo gasto, sem falar que o módulo de gestão de equipe colabora para uma melhor distribuição dos membros, evitando que os colaboradores fiquem ociosos.

Redução dos impactos financeiros e de qualidade

Para minimizar os impactos financeiros ou de qualidade, o Project Builder conta com uma abordagem voltada à gestão de riscos, antecipando-os. Toda a comunicação é realizada na plataforma, com sinalizações de possíveis mudanças antes que os problemas ocorram.

Como resposta ao dinamismo oferecido ao portfólio de projetos, tem-se uma gestão mais propícia à boa execução e ao controle, em um programa que se adapta rapidamente aos processos de acordo com a realidade do cliente.

Antes mesmo do termo de abertura, já existe uma série de fatores que precisa ser discutida e considerada, como:

• a clareza da justificativa;
• a definição de objetivos, das pessoas envolvidas no projeto e dos stakeholders;
• os riscos;
• as premissas e restrições.

Com prazo, data de início e encerramento e custos definidos, o gerente está liberado para desenvolver o planejamento e a estrutura analítica do projeto. Ele deve gerenciar o escopo e o tempo de dimensionamento das atividades entre o time.

Um software que falha no acompanhamento dessas partes ou não explora a dinâmica entre elas pode deixar muito a desejar.

Na Project Builder, nossos profissionais especializados podem ajudar você a traçar uma estratégia de Gestão de Projetos focada em resultados. Agora é sua vez de decidir: assista nosso vídeo de demonstração agora mesmo e tire suas dúvidas!

O guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos PMBOK apresenta uma série de processos, técnicas e ferramentas de usos múltiplos. Os capítulos sobre gerenciamento de integração, por exemplo, auxiliam na comunicação e trazem benefícios que podem ser adaptados para a gestão de qualquer tipo de projeto.

Os profissionais da área que optam pelo uso desse guia potencializam suas chances de sucesso, já que todos os padrões ensinados foram testados e aprovados na prática pelos nomes mais experientes do mercado.

Neste artigo, vamos abordar como funciona a área de conhecimento do PMBOK: gerenciamento de integração voltada para projetos. Continue lendo e fique inteirado sobre o assunto.

O que é o gerenciamento de integração?

Quem tem a responsabilidade de gerenciar as expectativas dos clientes e atender aos requisitos do projeto precisa contar com um bom nível de integração entre as partes interessadas do início ao fim do trabalho.

Dessa forma, com diversos processos e tarefas, a área de gerenciamento da integração do projeto tem alta relevância profissional. Sua atuação abrange desde a elaboração do escopo, passando pelo monitoramento e controle do projeto, e termina na organização dos materiais finais, bem como no registro das lições aprendidas.

A comunicação é não só parte integrante, mas também fator fundamental em um escritório de projetos. Imagine um ambiente marcado pela má comunicação entre os gerentes funcionais e de projeto?

Se eles não conseguem chegar a um consenso claro sobre a utilização de recursos, é possível que duas tarefas importantes sejam alocadas para o mesmo item.

Mas o gerenciamento da integração do projeto evita esse tipo de ocorrência, já que exige que as decisões sobre alocação de recursos sejam tomadas. Junto a isso, objetivos conflitantes são estudados, ao passo que as dependências mútuas entre as áreas de conhecimento passam por um gerenciamento.

Por que a integração dos processos é importante?

Não é possível encarar a integração das áreas de conhecimento dentro de um projeto como uma missão simples. Pelo contrário: associar tempo, escopo, custos e recursos exige dedicação exclusiva, sem falar na experiência e técnica profissional.

Assim, quando se trata do gerenciamento de integração, é preciso pensar na unificação de todos os processos previstos no plano do projeto. Como exemplo, você pode tentar responder às seguintes questões:

• O orçamento do projeto combina com a quantidade de recursos alocados?
• O risco cresce enquanto o tempo passa?
• Em quanto tempo as aquisições devem ser feitas?
• Há riscos envolvidos no fator qualidade?

Tudo precisa se manter interligado para que não haja conflitos durante a execução do projeto. Desse modo, todas as vezes em que o planejamento estiver pronto, revise o que foi estipulado e busque por pontos problemáticos. Você verá que, quando não há integração, os momentos conflitantes tendem a ser ainda mais alarmantes.

Que benefícios o gerenciamento de integração em projetos proporciona?

Quer entender melhor as vantagens do gerenciamento de integração? Dê uma olhada nos tópicos a seguir.

Melhoria na comunicação

Como falamos, a eficiência comunicativa é uma das principais vantagens do processo de gerenciamento de integração. O bom diálogo entre o gerente e os demais colaboradores é fundamental para o sucesso da rotina, evitando retrabalho, desgastes pessoais e custos desnecessários.

Prevenção criativa

Outro benefício dessa prática está no surgimento de soluções criativas antes que os problemas de fato aconteçam. Expor as eventuais dificuldades e os objetivos conflitantes obriga os envolvidos a levantarem as melhores formas para resolver tais equações.

Quando ninguém se importa devidamente com esse processo de avaliação, as crises pegam o gerente e a equipe de surpresa. Portanto, nada melhor do que avistar os percalços do caminho com antecedência e agir de modo preventivo.

Definição e acompanhamento programático

O trabalho com prazos apertados é uma realidade problemática que só se resolve com o estabelecimento de um cronograma eficaz logo no começo do projeto. O processo de gerenciamento de integração organiza e define datas-limite para cada tarefa, além de incentivar o monitoramento dos momentos em que cada passo deve ser cumprido.

Quais são os processos envolvidos no gerenciamento da integração?

O gerenciamento da integração é dividido em seis etapas (que interagem entre si). A seguir, veja quais são elas.

1. Preparação do termo de abertura do projeto

No primeiro passo, o foco é a elaboração de um documento que libera o início do projeto ou de uma fase. Trata-se do Termo de Abertura do Projeto (TAP), visto como o pontapé necessário para o planejamento do que se espera com o trabalho. Isso também significa que todos os requisitos iniciais, com as partes interessadas, devem ser documentados.

2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento

A importância dessa etapa está em definir como será conduzida a gestão do projeto. São documentadas todas as ações necessárias para estabelecer, preparar, integrar e gerir os planos de todas as áreas de conhecimento. Ou seja: os possíveis subplanos inclusos no projeto devem ser consolidados e executados em sincronia.

3. Orientação e gerenciamento da execução

Como o próprio nome anuncia, essa fase é responsável pela condução, com especificações e orientações a respeito da execução das tarefas previstas. O gestor deve monitorar os detalhes do projeto quanto a:

• alocação de recursos;
• desempenho;
• aspectos técnicos;
• mudanças;
• aquisições necessárias;
• possíveis ações corretivas.

4. Monitoramento do trabalho realizado

Trata-se de acompanhar e regular o projeto para checar se os objetivos definidos no início estão sendo atingidos. Essa etapa é fundamental para a identificação de potenciais em tempo, recursos, resultados e escopo do projeto.

5. Controle integrado das mudanças

No quinto processo, as Solicitações de Mudança são analisadas. A partir de um fluxo definido, promovido e conhecido por todos, esses pedidos podem ser aprovados ou rejeitados. A grande vantagem é que as solicitações são tratadas de modo integrado, reduzindo os impactos na entrega final do produto ou serviço.

6. Encerramento do projeto ou da fase

A última etapa cuida do encerramento formal do projeto (ou de uma fase), apontando a conclusão de todas as aquisições, atividades e desmobilizações. Com isso, os recursos destinados ao trabalho são liberados e realocados em outras ações.

Em busca de aumentar os níveis de harmonização e comunicação entre as áreas envolvidas, é importante que a integração marque presença em todos os tipos de projetos.

Como vimos, o gerenciamento de integração do projeto engloba a coordenação de todos os processos e interfaces das áreas do conhecimento inclusas em seu ciclo. Como resultado, as organizações tendem a alcançar seus objetivos com mais segurança, agilidade e qualidade nas etapas interligadas.

Quer entender como é possível alavancar toda a gestão de projetos com uma única solução tecnológica? Peça uma demonstração do Project Builder agora mesmo e simplifique seu trabalho!

A Econtech, empresa dedicada à consultoria organizacional e à auditoria de processos, precisava melhorar o fluxo e a velocidade de suas operações. Para isso, a decisão foi certeira e bastante oportuna: implantar um software de gestão de projetos. Foi quando a Project Builder (PB), referência no Brasil nesse tipo de tecnologia, entrou em cena e otimizou os processos da Econtech.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais a respeito dessa parceria de sucesso. É, sem dúvida, uma valiosa oportunidade para visualizar os resultados práticos de uma operação alinhada e altamente sinérgica, em que os parceiros certos podem alavancar o crescimento mútuo.

Acompanhe, a seguir, a história da Econtech. Saiba como e por que a empresa foi capaz de potencializar seus processos ao implantar as funcionalidades que a Project Builder oferece.

Qual é o mercado de atuação da Econtech?

A Econtech, que tem sede em Recife, utiliza ferramentas e tecnologias de ponta para maximizar os resultados de seus clientes. Oferecendo serviços de consultoria organizacional e de auditoria de processos, a empresa provê soluções integradas e inovadoras para promover o desenvolvimento de seus parceiros.

A competência na execução dos projetos não tardou a incrementar a demanda de empresas interessadas nos serviços. O crescimento operacional, por sua vez, levou à necessidade de melhorar o controle de dados e alavancar a transparência dos processos, diminuindo retrabalhos e otimizando performances.

Como a Econtech identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

A identificação da necessidade de implantar um software de gestão de projetos foi bastante natural. As particularidades da Econtech — bem como seu compromisso de oferecer sempre o melhor serviço a seus clientes — exigiam um produto robusto e confiável. Era o momento de buscar um fornecedor que atendesse às demandas do negócio.

Lucineia Pedrosa, diretora de projetos da Econtech, conta que, uma vez levantada a necessidade de implantar um sistema para controlar os processos internos, foi iniciada minuciosa etapa de avaliação de possibilidades

Após buscas on-line, que culminaram na seleção de alguns bons candidatos, um período de testes foi monitorado na Econtech. Dentre os critérios de comparação, constavam:

• eficácia e  velocidade no suporte técnico;
• aderência tecnológica;
• robustez de funcionalidades;
• fácil usabilidade.

Uma vez analisadas, as soluções foram elencadas e contrapostas, a fim de efetivar a decisão final. “A Project Builder foi a melhor opção”, afirma Lucineia. Começava, então, a parceria de sucesso entre Econtech e Project Builder.

Quais eram os desafios antes da implantação da Project Builder?

Antes da implantação da Project Builder, a Econtech enfrentava problemas na administração cotidiana de suas rotinas e de seus projetos. Era preciso otimizar os fluxos de rotina e eliminar o retrabalho, tornando as atividades mais ágeis e produtivas.

“Havia dificuldade no acompanhamento diário. Era complicado dar um posicionamento sobre o projeto ao cliente, por exemplo, já que perdíamos muito tempo para compilar as informações necessárias e, muitas vezes, elas ainda estavam incompletas”, pondera Lucineia.

A ausência de um software que centralizasse os dados e os tornasse acessíveis sobrecarregava a equipe da Econtech e, em alguns casos, podia até mesmo incomodar o cliente — que desejava ter acesso ao status de seu projeto em andamento. O monitoramento em tempo real era totalmente inviável.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com a escolha do sistema da Project Builder, muita coisa mudou. Os principais aspectos otimizados no dia a dia da Econtech dizem respeito ao planejamento geral do projeto, ao registro de todas as atividades realizadas e, claro, à capacidade de fornecer ao cliente as informações atualizadas sobre os avanços e as eventuais pendências de seu projeto.

Agora é possível construir e verificar o cronograma detalhado de atividades, fornecendo updates automáticos ao cliente. Na prática, a Project Builder contribuiu para agregar valor aos serviços prestados, alavancar o desempenho da equipe e conferir mais transparência às rotinas de trabalho.

Dessa forma, a Econtech elimina o retrabalho e potencializa a satisfação de sua carteira, reforçando seus valores de excelência. A empresa amplia sua capacidade de crescimento sustentável e tem mais segurança para alçar voos ainda mais altos!

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Para Lucineia, a Project Builder “é a ferramenta que atende ao que propõe”, refletindo a satisfação de uma relação próspera. Ela sinaliza, ainda, que o sistema da PB é utilizado, na Econtech, em duas frentes bastante importantes e estratégicas para a empresa: como ferramenta de controle de tarefas internas e como recurso de interação com a base de clientes.

Diante disso, não seria equivocado dizer que a Project Builder desponta como a solução ideal para maximizar o desempenho de empresas e de seus respectivos clientes. Trata-se, enfim, de um ciclo altamente virtuoso, responsável por elevar ao máximo os resultados de um grupo comprometido de negócios e gestores.

O software de gestão de projetos da Project Builder oferece tecnologia de ponta capaz de atender às demandas e de superar as expectativas. Para além das funcionalidades do sistema, a qualidade do serviço — da pós-venda ao suporte técnico — também deve ser considerada e priorizada. Afinal, quanto mais confiável a parceria, mais efetivos serão os retornos por ela gerados.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Lucineia é categórica ao afirmar que a decisão foi absolutamente a melhor possível e que os resultados positivos, ainda que imediatos, são duradouros e continuam a motivar o crescimento da Econtech.

De acordo com a diretora, há uma imensa satisfação em contar com a Project Builder. “A empresa está sempre buscando se atualizar, tem um suporte preciso e, independentemente do investimento do cliente, está sempre pronta a atender às demandas que levantamos.”

A confiança, bem como o relacionamento saudável entre fornecedor e cliente, é essencial para garantir uma parceria duradoura e lucrativa, capaz de fortalecer o crescimento de ambas.

Do mesmo modo, a constante busca da inovação, que fica evidente na adequação tecnológica e na disponibilização de novas funcionalidades no sistema, deve ser um atributo valorizado no momento de optar por uma empresa de software. Assegure-se de contar com uma organização antenada, capaz de acompanhar (e de endossar) o desenvolvimento do seu negócio.

A sua empresa quer crescer com responsabilidade e escala? Ótimo, então você precisa de um sistema que possa oferecer transparência, segurança e eficácia na administração de atividades e projetos. Fale com um dos nossos consultores e entenda por que a PB é a tecnologia perfeita para o seu negócio!

Quando se fala de gestão, não falar sobre o conceito de mapeamento de processos e da importância disso no mundo corporativo é muito improvável. Isso porque o ato de mapear as atividades de modo padronizado permite que toda a cadeia de trabalho envolvida seja mais organizada e otimizada.

Simples, porém exigente, o mapeamento de processos é o agrupamento de todas as etapas necessárias para uma determinada produção, demonstrando como essas tarefas guardam vínculos entre si e apontando os responsáveis.

Essa prática pode fazer grande diferença na gestão de projetos, porque a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.

Quer saber mais? Continue acompanhando este artigo e descubra quais são os principais benefícios dessa prática. Ao final, mostraremos como implementá-la com sucesso.

As principais vantagens do mapeamento de processos

Identificação e eliminação de gargalos operacionais

Os pontos nos quais a estrutura de uma organização mais sofre são conhecidos como gargalos. Eles só atrapalham a performance da empresa, demonstrando sinais de fragilidade, deficiência e sobrecarregamento.

Só será possível resolver os problemas depois que eles forem encontrados, não é mesmo? Pode parecer meio óbvio, mas essas dificuldades só podem ser melhoradas depois que os gestores passam a conhecer como funciona a cadeia de produção.

Acompanhar a sucessão das etapas que integram o processo operacional é fundamental. Mas quando falamos de acompanhar, não se trata apenas de saber como a sequência funciona na teoria, mas checar o modo como os colaboradores estão desempenhando as funções na prática.

Gargalos operacionais acontecem em qualquer negócio. Um bom mapeamento de processos é aquele que entrega um documento que mostra, com o máximo possível de clareza, tudo o que está acontecendo no funcionamento de seu negócio.

Padronização das atividades

Como gerente na área de projetos, ninguém melhor que você para saber quais processos padronizados são essenciais para o sucesso de uma empresa. Afinal, não adianta nada ter produtos de qualidade se o fluxo de produção é o reflexo do caos e da desorganização.

O mapeamento de processos pode ajudar a consertar isso. Ele funciona a favor do respeito aos prazos estabelecidos em contrato e da diminuição das despesas. Assim, as etapas dessa prática definem, unificam e simplificam tudo o que acontece no negócio.

Com os procedimentos padronizados, até os investimentos financeiros podem ser otimizados, bem como a comunicação interna.

Controle financeiro

Como pincelamos acima, a redução de despesas e o aumento dos lucros são vantagens importantíssimas, que toda empresa precisa. No entanto, querer não é poder. Para elevar o nível de produtividade, é preciso focar na qualidade dos produtos ou serviços desenvolvidos, e isso se dá por meio de projetos bem executados.

Ao mapear os processos, um gestor pode aumentar as chances de tomar as rédeas financeiras da empresa, já que tende a encontrar as falhas e os trabalhos repetitivos existentes. Além disso, com uma melhor análise das atividades de alto e baixo valor agregado, a tomada de decisões será facilitada.

Gestão do conhecimento

Democratizar o conhecimento no negócio costuma ser uma tarefa difícil no ambiente corporativo, em geral. Ignorando o projeto central, líderes têm dificuldades de disseminar o conhecimento de forma clara e prática. Em alguns lugares pouco se fala sobre a necessidade de fácil acesso a todas as informações por toda a equipe de trabalho.

Trabalhar a gestão do conhecimento tem tudo a ver com a gestão de projetos, por inspirar os funcionários a lidarem com a hierarquização, documentação e democratização da informação. Os integrantes das equipes precisam se comunicar bem e os líderes são responsáveis pelo compartilhamento claro dos dados e procedimentos.

Evitar o mapeamento é sinônimo de problema. Prefira que os processos estejam catalogados sob uma metodologia compreendida por todos, evitando dúvidas e novos gargalos.

Como mapear de maneira eficiente

Saiba o que mapear

Seu primeiro passo para o mapeamento é saber o que se está mapeando, e o porquê. Antes de você achar que essa dica é óbvia, saiba que muitas empresas não conseguem encontrar os limites de um processo.

Onde o procedimento começa? Em que ponto termina? Quais são suas entradas? Quais as saídas? A resposta para essas perguntas deve ser identificada em cada procedimento mapeado.

Para tal, você precisará de disciplina para se manter no escopo e nos limites pré-determinados. Após isso, poderá selecionar uma ferramenta de mapeamento difundida no mercado, como o SIPOC, VSM, BPI etc.

Seja minucioso e detalhe por igual

O bom mapeamento de processos se dá pela exigência e riqueza de detalhes. Se for entrevistar um funcionário, extraia dele todos os possíveis casos, saídas, relatórios, telefonemas, e-mails e qualquer coisa que esteja ligada à realidade da execução na prática.

Detalhe todas as atividades por igual. Descubra qual o nível desejado de detalhamento para o processo todo, e então permaneça nele. Nada de especificar uma atividade muito mais que outra.

O nível de detalhamento ideal permite a compreensão clara do procedimento e suas formas de trazer melhoria no menor tempo e custo possíveis.

Desenhe o diagrama de processos

Depois dos tópicos acima, desenhe o diagrama de processos, ordenando as atividades com simplicidade. Organize o que acontece no negócio de forma equilibrada e sistemática. Esse diagrama é o primeiro passo para a criação no mapa e modelo de processos, que inclui os participantes, resultados, sistemas, as regras e todos os outros elementos necessários.

Vale ressaltar, que uma boa ferramenta de modelagem de processos é a melhor maneira de automatizar tarefas, reduzir o tempo gasto e facilitar o entendimento desejado.

Por fim, lembre-se que o mapeamento de processos é constante. Conforme os resultados são analisados em sua gestão, trabalhe com atualizações. Caso você se depare com alguma situação desfavorável, tome a atitude certa para otimizar os trabalhos internos novamente.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender como aplicar o conceito de mapeamento de processos pode transformar a cultura de uma empresa e abrir caminho para o bom funcionamento dos projetos. Quer ficar por dentro de outras notícias relevantes para o seu mercado? Assine nossa newsletter agora mesmo!

Respeitar prazos, desenvolver um fluxo de informações, prever riscos, evitar conflitos por temperamentos, alinhar expectativas e tantas outras situações exigem a presença de um gerenciador de projetos.

Todo projeto requer um agrupamento de tarefas que precisam ser cumpridas por uma equipe com recursos limitados, em busca de um objetivo planejado. Em alguns momentos, tudo parece ser muito simples e bem arquitetado, porém, as pessoas envolvidas no processo sabem o quanto um planejamento corriqueiro pode se tornar complexo.

Para explicar melhor, listamos neste post sete vantagens que farão você querer contar com um gerenciador de projetos o mais breve possível. Acompanhe!

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Para que serve o gerenciador de projetos?

Quando falamos sobre uma ferramenta capaz de administrar o projeto, o próprio nome já diz tudo. Um gerenciador de projetos serve para que as tarefas sejam geridas da melhor forma e concluídas com sucesso.

Esse resultado é tudo o que se espera quando a finalização do projeto comprova que ele atendeu a todos os requisitos determinados durante o planejamento, seja quanto ao prazo, seja quanto aos custos ou à eficiência dos processos.

Um projeto bem gerenciado depende não apenas de dedicação e inteligência coletiva, mas também da aplicação de uma metodologia moderna aliada à tecnologia, capaz de dar conta das exigências processuais.

Vale ressaltar que esse sucesso não se baseia apenas no atendimento às restrições de escopo, tempo e custo. Estamos falando sobre satisfação do cliente com o serviço entregue, que sinaliza o êxito do trabalho e aumenta a exigência de um bom gerenciamento.

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), 20% do Produto Interno Bruto (PIB) mundial é aplicado na execução dos mais variados modelos de projetos. Ou seja, 12 trilhões de dólares de toda a riqueza do mundo são investidos com o esforço de aprimorar e elaborar alguma coisa por meio da gestão de projetos.

No mundo corporativo atual, é impossível viver de apostas e fundamentar a gestão em práticas intuitivas. Sendo assim, o gerenciamento de projetos aparece como uma solução para que as decisões sejam embasadas em práticas realistas e estratégias eficazes.

Quais são as vantagens principais que um gerenciador de tarefas oferece?

1. Foco no trabalho

Quando há um cronômetro contabilizando o tempo para a entrega das atividades, os profissionais podem trabalhar com mais foco nas tarefas. O gerenciador pode proporcionar uma certa “pressão” capaz de combater a procrastinação.

Isso acontece porque o software de gerenciamento faz com que as atividades sejam organizadas, com prioridades definidas e informações agrupadas para evitar a perda de tempo com retrabalhos.

2. Transparência e agilidade na gestão

Você consegue dizer em qual tarefa cada um dos integrantes de sua equipe está trabalhando neste momento? Com um software de gestão de projetos, isso é possível. Dependendo da ferramenta, o gerente pode visualizar informações completas como a data de entrega da tarefa, seus respectivos responsáveis e o índice de produtividade.

Com essa transparência, o gestor também ganha agilidade na liderança e sustento para a tomada de decisões mais inteligentes. Além disso, pode mapear e resolver o problema com desempenho abaixo da média e recompensar os profissionais mais produtivos.

3. Controle inteligente das informações

Você sabia que o excesso de dados pode fazer com que uma atividade seja executada com equívocos? Essa é a realidade repetida em muitas organizações em que um único profissional é responsabilizado por diversos projetos e precisa organizar todas as informações no próprio e-mail.

Quem utiliza um gerenciador automatizado pode contar com um lugar mais prático e funcional para o armazenamento e controle daquilo que é fundamental para o planejamento. Com isso, a empresa evita diversos problemas como a perda de tempo empregado para tratar de elementos irrelevantes.

4. Otimização de reuniões

Quando existem muitos projetos simultâneos, a produtividade da equipe pode ser comprometida por conta da multiplicidade de reuniões. O acompanhamento dos status e esclarecimento de dúvidas faz parte do fluxo de trabalho.

No entanto, se as informações estiverem condensadas em um software específico, basta que o líder aponte os ajustes necessários no chat do grupo e determine os novos prazos. Nada melhor do que um alerta prático e objetivo, capaz de diminuir a perda de foco e otimizar o tempo de encontros.

5. Reposição de documentos

Uma das maiores causas para os gestores correrem atrás do gerenciamento de projetos online é a possibilidade de acesso rápido aos arquivos e comentários já compartilhados por meio de uma plataforma segura.

A gestão da documentação é um dos carros-chefes de um gerenciador de projetos, pois ela pode sanar todo um fluxo que pode se tornar incrivelmente problemático com erros mínimos. Na maioria das soluções automatizadas, o capital intelectual fica salvo na nuvem.

Na prática, além de oferecer segurança no arquivamento, isso faz com que os compromissos não sejam esquecidos, bem como possibilita o trabalho remoto e a pesquisa de dados na base histórica da empresa.

6. Rapidez na tomada de decisão

A mensuração dos resultados por meio da gestão por processos proporciona muitos benefícios para o gerente de projetos. Quando a empresa passa a dispor de informações úteis e embasadas, a tomada de decisão se torna rápida e assertiva.

Como consequência, as prioridades são definidas de modo melhorado, e os processos podem ser direcionados em todos os níveis, da alta gerência ao nível operacional. Com base nessa metodologia, o gestor consegue antecipar e responder às mudanças do mercado em tempo significativo, ampliando as oportunidades de negócios.

7. Automação de relatórios gerenciais

Será mesmo que dá para conhecer a vantagem competitiva da sua instituição quando os resultados são mensurados à mão? Se existe desconfiança na sua resposta, está na hora de considerar o uso de um software para automatizar esse processo.

Uma solução automatizada pode ajudar na integração dos dados e na geração automática de relatórios de custos e timesheet. Com essa implementação, você poderá conhecer o estoque de horas do time e entender qual é a diferença entre o esforço orçado e o real esforço investido nos projetos.

Como você pôde ver, para ser bem sucedido na gestão de projetos, é preciso alinhar o conhecimento das melhores práticas ao uso de uma ferramenta com entregas excelentes. Um bom gerenciador de projetos pode ser usado como uma verdadeira estratégia de negócio, alinhando as áreas funcionais e aperfeiçoando o desempenho organizacional.

Não por acaso, a Project Builder desenvolveu uma solução incrível que permite uma gestão com regras, responsabilidades, processos e mecanismos excelentes. Entre em contato conosco e descubra o que podemos oferecer para elevar o nível da sua administração de projetos.

Os problemas relacionados a atrasos em projetos são comuns em várias empresas. Em geral, essa é uma causa de grande frustração para profissionais e empresas de qualquer setor e porte: problemas na entrega em dia de resultados influenciam diretamente no retorno obtido com o investimento e podem fazer o negócio perder clientes.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e na execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados.

Mas quais são as principais causas dos atrasos em projetos? Como evitar esse tipo de situação? Confira no texto a seguir.

O que causa atrasos em projetos?

Há uma série de fatores aos quais toda empresa deve estar atenta para evitar atrasos em projetos. Acompanhe a nossa lista abaixo e saiba a quais pontos o seu negócio deve ficar atento para impedir que o projeto fique atrasado!

Definição imprecisa do escopo

Iniciar a execução de um projeto com um escopo mal definido é o mesmo que partir em um navio sem que exista um consenso sobre o destino final da viagem: confusão na certa.

Quando o escopo não está estabelecido, documentado e validado por todas as partes, é natural que mudanças ocorram ao longo da execução. O problema, porém, é que essa situação provoca atrasos em cada etapa e leva o gestor a tomar decisões emergenciais, que podem não atender aos requisitos de qualidade ou até mesmo ferir normas de compliance da companhia.

O escopo pode ficar mal definido quando a empresa que executa o projeto não tem as informações necessárias para estabelecer os requisitos do produto final. Durante o planejamento, o time não consegue se comunicar corretamente para identificar tudo o que é esperado do projeto, exigindo mudanças durante a sua evolução.

Esse tipo de situação também ocorre quando os objetivos são delineados apenas pelos líderes e, ao serem desdobrados para a equipe, precisam ser alterados. Afinal de contas, nesse cenário quase sempre a realidade da execução é bem diferente do imaginado.

Escopos confusos e extensos também podem causar atrasos. A equipe não consegue entender exatamente aquilo que se espera e se perde entre atividades não alinhadas com a estratégia.

Falta de planejamento de recursos

Quando um projeto não tem um planejamento eficiente de recursos, o início de uma simples atividade pode demorar e atrasar todo o cronograma.

É comum que algumas iniciativas não contemplem uma avaliação criteriosa de cada aspecto da implementação. Logo no início, já é preciso saber se o projeto terá o montante a ser investido, o número ideal de profissionais disponíveis nos momentos necessários e se os objetivos serão alcançados dentro dos parâmetros estabelecidos. Se esse fator for ignorado, as chances de que o negócio tenha que lidar com um projeto atrasado serão altas.

O dimensionamento equivocado pode ocorrer em função da concorrência com outras iniciativas na organização ou até mesmo a ausência de profissionais com as habilidades e competências necessárias para o trabalho. Portanto, é fundamental que o negócio saiba como manter um time bem preparado para lidar com esses riscos, evitando que eles resultem em atrasos em projetos.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis para contornar essa falha e verificar se os recursos indispensáveis para o projeto estarão disponíveis durante sua execução.

Riscos não identificados e não tratados

Sempre que uma ameaça se torna realidade, os impactos sobre o cronograma podem ser graves. Ainda assim, o gerenciamento de riscos em alguns projetos acaba se tornando um documento que fica engavetado e abandonado.

Muitas empresas, ao preparar planos de contingência, só levam em conta os custos necessários para contornar os riscos. No entanto, também é importante considerar os prazos.

Ter uma timeline bem definida, com metas e pontos de verificação, é algo fundamental para identificar a qualidade do trabalho executado. Caso o projeto tenha atrasos no cronograma, o fato é que um de seus principais objetivos não foi atendido.

Apesar de existirem influências externas que fogem ao controle de qualquer empresa, assim como o clima ou as mudanças na legislação, é fundamental contar com planos de emergência. Quando os riscos se tornam realidade, as alternativas evitam que a empresa perca o foco na execução e sofra com mais atrasos.

Falta de comunicação com o cliente

Atrasos também são frequentes quando a equipe do projeto não tem uma boa interação com o cliente. Aliás, problemas em manter o alinhamento com o seu consumidor podem ser um dos principais fatores que contribuem para a criação de atrasos em projetos.

A validação de cada uma das etapas é fundamental para que o produto final atenda aos requisitos. No entanto, muitas vezes uma entrega não é validada corretamente e somente no fim do projeto as partes percebem que algo está errado.

Isso pode acontecer quando os critérios de aceitação não são definidos de forma explícita, factível e tangível. Muitas vezes, expressões subjetivas (como estado da arte, fácil de usar ou amigável) podem causar discussões entre as partes e dificultar a resolução dos problemas.

Também é comum que equipes acumulem diversas entregas para serem validadas apenas no fim do projeto. Esse procedimento é arriscado, pois, caso o cliente não receba aquilo que espera, será necessário certo retrabalho e, consequentemente, o cronograma sofrerá novos atrasos.

Como evitar atrasos em projetos?

Para evitar lidar com um projeto atrasado, o negócio tem uma série de estratégias ao seu dispor. Hoje, as companhias de maior sucesso do mercado utilizam abordagens semelhantes para reduzir riscos e garantir um trabalho dentro do nível esperado de agilidade e performance.

Elas contribuem, em conjunto, para criar uma boa política de gestão de projetos. Assim, o negócio terá uma orientação melhor para identificar problemas, rastrear pontos que devem ser fortalecidos e garantir a qualidade do serviço executado em todas as etapas.

Veja abaixo algumas técnicas que podem ser utilizadas pela empresa para evitar atrasos em projetos!

Integre times

A integração de times é reconhecida por todos os grandes gestores como uma forma de melhorar o fluxo operacional de uma empresa. Quando os times atuam lado a lado para entregar resultados, falhas se tornam menos frequentes, problemas de comunicação são eliminados e as chances de que um projeto fique atrasado caem drasticamente.

O motivo é simples. Um time integrado consegue solucionar problemas de modo mais inovador e cria um fluxo de trabalho com alto nível de fluidez. A troca de dados se torna mais frequente e, com habilidades diferentes sendo colocadas em conjunto para entregar resultados, a qualidade dos serviços é elevada.

Portanto, sempre tenha a integração de times como uma forma de evitar um projeto atrasado. O trabalho de times de modo conjunto é fundamental para manter as etapas dentro do prazo e, assim, evitar prejuízos.

Invista em tecnologia

A tecnologia se tornou fundamental para a otimização do ambiente corporativo. Hoje, soluções de TI têm um papel-chave na transformação de negócios em ambientes mais inovadores e eficazes. Além disso, com a TI é possível cortar custos, otimizar a política de gestão de projetos e evitar que ocorram atrasos.

Em função disso, sempre tenha a tecnologia como sua aliada nas estratégias para evitar todos os riscos que levam ao atraso em seus projetos. As ferramentas de comunicação, por exemplo, podem manter os times integrados mesmo que os profissionais atuem em ambientes diferentes.

Portanto, invista em ferramentas como as de videoconferência, comunicação por mensagem instantânea, e-mail e VoIP. Dessa forma, o time terá vários canais para se comunicar, solucionar dúvidas e alinhar estratégias.

Também implemente a computação na nuvem para armazenar, editar e trocar arquivos. A cloud computing é uma tecnologia de alto custo-benefício, escalável e fácil de ser implementada no ambiente corporativo. Além disso, com o cloud storage o negócio pode otimizar a sua segurança digital durante a execução de projetos.

Com ferramentas de armazenamento em nuvem, a empresa pode criar um ambiente centralizado para a troca de arquivos entre todos os times. Dessa forma, o planejamento do projeto, documentos com requisitos e demais informações cruciais para manter o funcionamento do time em um bom nível de qualidade serão enviadas para todos rapidamente.

Além disso, a possibilidade de modificar privilégios de acesso em um único local reduz o número de brechas de segurança e garante o alinhamento do projeto com processos de compliance.

Outra importante ferramenta de TI que o negócio pode utilizar é o sistema de gestão de projetos. Voltado para empresas de todos os perfis, essa solução funciona como um ambiente centralizado para o planejamento, a aprovação, a documentação e o acompanhamento de cada etapa e objetivo do projeto.

Com um sistema de gestão de projetos, toda a empresa terá como documentar e acompanhar a evolução do trabalho de cada time em um único local. Isso evita que erros não sejam identificados e, ao mesmo tempo, mantém todos alinhados.

Utilize metodologias adequadas

As metodologias de gestão de projetos também influenciam diretamente nas chances de que atrasos em projetos ocorram. Portanto, sempre esteja atento à estratégia que o negócio utilizará.

Logo no planejamento, faça uma avaliação do perfil dos times, objetivos e requisitos básicos. Assim, é possível definir uma metodologia alinhada com o perfil da equipe e que seja capaz de orientar todos os profissionais envolvidos a entregar um bom resultado no fim de todas as etapas.

Saiba planejar o seu projeto

O planejamento do projeto é o ponto mais importante para evitar atrasos. Nesse momento, todas as estratégias da empresa se unem em um único local. Portanto, o gestor deve ter cuidado redobrado.

Comunique-se com todos os líderes do projeto para avaliar os prazos e definir os requisitos, os indicadores de performance e o escopo do projeto. Avalie qual é a melhor metodologia que poderá ser empregada e os possíveis problemas.

Com tais dados em mão, crie um documento completo, conciso e abrangente. Ele deve envolver todos os detalhes que estão relacionados ao sucesso do projeto para que, assim, os envolvidos possam se planejar e alinhar expectativas.

Qual é a importância de uma boa gestão de projetos?

Toda empresa que não tem uma política de gestão de projetos inteligente corre o risco de lidar com atrasos. Em função dos problemas que esse tipo de situação pode trazer, por sinal, é fundamental que o negócio tenha boas estratégias para identificar, prevenir e mitigar riscos.

Nesse sentido, a gestão de projetos deve atuar ativamente para evitar qualquer tipo de atrasos em projetos. Isso é feito com um bom planejamento, que seja capaz de escolher as metodologias corretas, replicar boas práticas e garantir que os profissionais estejam bem treinados. Dessa forma, a companhia consegue executar um projeto alinhado com a demanda do cliente e que tenha o nível de sucesso esperado.

Quer conhecer outras formas de evitar atrasos em projetos? Então assine nossa newsletter!

Nos últimos anos, várias empresas estão investindo na contratação de serviços de consultoria em gestão de projetos. Em busca de maior qualidade e menos riscos, negócios buscam empresas parceiras para orientar o planejamento, a definição de metas, a integração de times e a escolha de metodologias.

Esse serviço não é nada novo, pois já está bastante consolidado no mundo todo. Por outro lado, por mais que existam milhares de consultores menores espalhados por aí, o mercado é simplesmente dominado por quatro grandes corporações, as chamadas Big Four.

Estamos falando das empresas Pricewaterhouse, Ernst & Young, Deloitte e KPMG, instituições com atuação internacional, que basicamente determinam as tendências do setor com sua expertise e capacidade de análise em diversas frentes de negócios.

Mas o que essas empresas têm a oferecer? Por que elas são referência no setor? Pois é o que você vai descobrir agora mesmo. Continue a leitura e confira!

A atuação das Big Four no mundo

Quando falamos em consultoria em gestão de projetos e processos administrativos, abrimos um vasto campo para interpretações, já que é possível prestar consultoria para praticamente todo o tipo de situação.

Contudo, o foco das Big Four é na análise contábil e de gestão, visando aprimorar a atuação estratégica de seus clientes para gerar melhores resultados de negócio. Esse trabalho pode ser dividido em quatro grupos:

Consultorias

Essa consultoria tem caráter temporário e objetiva ensinar o cliente sobre as melhores práticas de gestão. Dessa forma, ele passa a ter condições de conduzir os negócios sozinho. As consultorias são pautadas nas seguintes atividades:

• análise de processos de negócio — essa rotina permite que o negócio identifique o perfil de suas operações, os pontos que merecem atenção do gestor e como é possível realizar otimizações em rotinas diárias;
• gestão de riscos — serviço voltado para a identificação dos principais problemas que podem afetar o negócio e a criação de processos para prevenir tais erros, o que contribui para a manutenção de um ambiente de alta performance;
• estruturação ou reestruturação interna em busca de maior eficiência dos serviços prestados aos clientes — atividade que gera maior competitividade, contribuindo para remodelação da cadeia operacional, com rotinas executadas conforme os principais padrões e metodologias de controle do mercado.

Auditorias

Envolve a revisão de atividades contábeis e financeiras das empresas, com o objetivo de identificar gaps de competência e desenvolver melhores práticas de mercado. Por meio desse trabalho, as Big Four emitem um parecer de confiabilidade, que pode ser utilizado para a captação de recursos e investimentos junto a órgãos públicos e privados.

Aqui, novas rotinas e processos de segurança podem ser implementados. Além disso, há a possibilidade de a empresa realizar novos investimentos em tecnologia, aumentando o nível de automação e diminuindo os problemas internos.

Análises fiscais e tributárias

A complexidade tributária faz com que as empresas tenham dificuldade em manter em dia as suas obrigações em relação aos órgãos governamentais. Isso exige o know-how das Big Four na análise fiscal e tributária para minimizar custos e potencializar recursos nesse âmbito.

O negócio contará com o apoio de um time especializado nas principais práticas de gestão fiscal e tributária empregadas atualmente. Dessa forma, a companhia evitará prejuízos, multas e problemas legais.

Transações

Esse segmento de atuação das Big Four tem como objetivo orientar processos de fusões, cisões e aquisições. Isso garante maior segurança nas transações e qualquer tipo de orientação em relação a mudanças organizacionais inerentes a esses processos.

Um pouco mais sobre as Big Four

As maiores empresas de consultoria em gestão atuam em vários países. Como apontamos anteriormente, são elas as responsáveis por definir as tendências do setor: o modo como essas companhias atuam influenciará diretamente nos serviços de todos os outros negócios que executam serviços de consultoria em gestão de projetos.

Confira, abaixo, os principais dados sobre as maiores empresas de consultoria do mercado!

PricewaterhouseCoopers (PwC)

Presente em 157 países, a PwC atua no Brasil desde 1915. Ela é uma das maiores concorrentes da Deloitte, a segunda empresa da nossa lista. No Brasil, ela é encontrada em cidades como Belo Horizonte, Ribeirão Preto, Rio de Janeiro, Salvador, Florianópolis e Campinas. Os seus serviços incluem:

• auditoria;
• consultoria em negócios;
• assessoria em transações;
• consultoria tributária e societária;
• international desks;
• gestão de crises;
• mercado de capitais.

Ernst & Young (EY)

Os serviços da EY estão presentes em 28 regiões mundiais, agrupadas em quatro áreas geográficas:

• Américas;
• Europa, Oriente Médio, Índia e África;
• Ásia;
• Japão.

Com sede em Londres, a empresa atua no Brasil com escritório nas principais capitais do país, como Belo Horizonte, Blumenau, Brasília, Campinas, Fortaleza, Rio de Janeiro e São Paulo. Os seus serviços incluem:

• auditoria;
• gestão de impostos;
• consultoria corporativa;
• apoio em transações corporativas.

Deloitte

A Deloitte está no Brasil desde 1911. A empresa possui a sua sede em Nova York (EUA) e atua em 150 países.

Com mais de 725 escritórios associados e 47 firmas, ela é uma das líderes do mercado de consultoria brasileiro e uma das maiores empresas de consultoria em projetos do mundo. Os seus serviços incluem:

• assessoria financeira;
• consultoria empresarial;
• gestão de riscos;
• consultoria tributária;
• auditoria.

Os escritórios da Deloitte no Brasil estão localizados nas principais capitais do país. Eles podem ser encontrados em cidades como Curitiba, São Paulo, Belo Horizonte, Rio de Janeiro, Salvador, Brasília e Recife.

KPMG

A KPMG é uma das principais consultorias presentes no Brasil. Ela possui 162 mil profissionais em 155 países, tendo sido formada a partir da junção de outras empresas, em 1987. A sua sede fica em Amsterdã e os seus serviços estão voltados para as seguintes áreas:

• gestão de riscos;
• mercado empreendedor;
• impostos;
• auditoria.

A importância do apoio de uma empresa de consultoria

Toda empresa deve buscar estratégias que auxiliam na melhoria de seus processos. A escolha de uma metodologia adequada, por exemplo, evita riscos e melhora a orientação do trabalho dos times durante projetos e atividades diárias.

Já a escolha de uma ferramenta de gerenciamento de projetos permite que os times sejam melhor controlados. O gestor terá acesso a todos os dados de cada etapa, a evolução das atividades e os pontos que necessitam de atenção. Assim, ficará muito mais fácil eliminar problemas e garantir a alta performance das operações.

Nesse sentido, a contratação de uma consultoria pode ser o ideal para a empresa conseguir atingir os seus objetivos. O serviço permite que o negócio tenha os seus processos otimizados, consiga melhorar investimentos e eliminar problemas internos.

A consultoria em gestão de projetos também pode ser adotada pelo negócio. Se a companhia possui dificuldades para atingir as suas metas ao término de cada etapa, os consultores avaliarão a origem dos problemas e farão modificações capazes de maximizar a performance dos times. Como consequência, o retorno obtido com os investimentos será sempre o maior possível.

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Ao gerenciar um projeto, é essencial conseguir visualizar os relacionamentos entre seus requisitos, outros artefatos e objetos. Eles orientam o caminho do desenvolvimento do produto para satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesse cenário, saber elaborar uma matriz de rastreabilidade de requisitos é fundamental.

A matriz de rastreabilidade de requisitos é o modelo utilizado para visualizar a evolução de diferentes requisitos e seus pontos de interseção. Como é comum haver alteração nesses itens durante a execução do projeto, fica mais fácil enxergar onde será necessário promover mudanças sem deixar passar nenhum item importante.

Para que seja efetiva, a matriz de rastreabilidade deve ser feita após a determinação desses itens. É natural que haja um refinamento dessas necessidades, porém a matriz não deixa a origem e o motivo do requisito se perderem. Assim, há a garantia de que os objetivos do projeto e do negócio estarão alinhados no momento da entrega. Para saber mais, continue a leitura!

Importância de ter requisitos bem limitados

Os requisitos são uma das bases do planejamento de qualquer projeto. Eles auxiliam o líder a ter uma visão completa sobre os objetivos do negócio, dos clientes e de cada um envolvido nas tarefas diárias do projeto.

Eles também permitem melhor distribuição de recursos e a definição inteligente das estratégias que serão tomadas para manter o trabalho com alto nível de qualidade. Em outras palavras, quando bem limitados, os requisitos orientam os times e garantem que o resultado corresponderá aos desejos e expectativas dos stakeholders.

Como identificar os requisitos que o projeto deve apresentar

A identificação dos requisitos passa, principalmente, pela avaliação entre todos os que estão envolvidos no projeto. Sem que o planejamento seja feito por uma equipe de líderes bem integrada serão altas as chances de as expectativas não serem alinhadas e o resultado não ser bem avaliado.

Para começar a definir os requisitos do projeto, é importante conhecer os tipos existentes. Eles são:

• os requisitos funcionais, que estão relacionados com o comportamento de um projeto ou do resultado de um projeto;
• os requisitos não funcionais, que estão direcionados às propriedades do produto.

Se o projeto envolve a criação de um sistema, por exemplo, a necessidade de a ferramenta apresentar uma mensagem de erro sempre que alguma falha ocorrer é um requisito funcional. Já a obrigação de esse alerta ser acompanhado de um som é um requisito de projeto não funcional.

Indo além da troca de informações contínua entre os envolvidos, o levantamento e o registro dos requisitos do projeto podem adotar algumas estratégias. Elas tornam as informações mais precisas e melhoram a qualidade das práticas de gestão de projetos implementadas. Podemos apontar como as principais abordagens:

• análise do perfil do negócio;
• documentação de todos os requisitos;
• classificação dos requisitos em níveis de prioridade.

Esses três pontos são abordados pela matriz de rastreabilidade dos requisitos do projeto. Apesar de cada item ser executável com outras ferramentas, como apontaremos adiante, ela é um dos métodos mais inteligentes que o negócio pode adotar para acompanhar os objetivos de cada etapa.

Entendimento da importância da rastreabilidade

Mais do que ser uma simples tabela, a matriz de rastreabilidade tem funções cruciais na otimização de gerenciamento de projetos, sejam externos, sejam internos. Confira as principais a seguir e compreenda a importância desse documento!

Acompanhamento do escopo

Todo bom gestor de projetos sabe que, em um cenário ideal, o escopo é definido na etapa do planejamento e não mais modificado. Isso ocorre porque, quando os limites do projeto estão bem definidos, é mais fácil realizar a previsão de recursos, estruturar um orçamento compacto, identificar riscos e direcionar o trabalho dos times.

Em outras palavras, um escopo bem definido garante que o planejamento será eficaz. Dessa forma, os times conseguirão atingir os objetivos com mais facilidade. Porém, muitos fatores podem levar a mudanças no escopo. Nesse momento, é importante que a matriz de rastreabilidade entre em cena.

Ela auxiliará os profissionais, stakeholders e gestores a identificarem as modificações de um modo simples e rápido. Com os dados em mãos, será mais fácil tomar decisões inteligentes e garantir a continuidade do projeto mesmo após as mudanças do escopo.

Visão aprimorada dos requisitos

A matriz de rastreabilidade dá aos profissionais a possibilidade de realizar uma análise mais aprofundada dos requisitos. Em outras palavras, os times poderão verificar de modo transparente e conciso como cada objetivo do projeto está estruturado.

Isso permite encontrar inconsistências e lacunas entre eles a tempo de fazer mudanças. Assim, o planejamento será capaz de cobrir todos os pontos do projeto e evitar fatores que contribuem negativamente para a sua execução.

Avaliação da compatibilidade com outros projetos

Muitas empresas têm mais de um projeto sendo executado ao mesmo tempo. Em alguns cenários, isso pode apresentar um desafio para os gestores. Como garantir que as políticas de gestão estão sendo corretamente aplicadas e que nenhuma iniciativa entre em conflito?

Para isso, a matriz de rastreabilidade tem um papel-chave. Ela auxilia os times a identificarem se as soluções dos requisitos cumprem apenas os pontos a que se propõem e se podem prejudicar os demais objetos de alguma forma. Assim, o gestor consegue realizar ajustes nas iniciativas e garantir que o negócio sempre tenha bons resultados.

Acompanhamento da evolução dos requisitos

Durante um projeto, várias avaliações são feitas para identificar como os trabalhos evoluíram. Nesse momento, os líderes podem utilizar não só indicadores e ferramentas de gestão, mas também a matriz de rastreabilidade.

Ela será aplicada como uma forma confiável e transparente para certificar que todos os requisitos estão sendo abordados ou não nas ações de um projeto. Isso evitará que, ao final do projeto, alguns objetivos não tenham sido atingidos, levando a atrasos e prejuízos.

Melhoria do cronograma

Outro ponto importante para identificar a performance dos times e otimizar o planejamento é o cronograma. A gestão dessa área tem como principal objetivo criar uma timeline para todas as etapas, facilitando a distribuição de recursos, a montagem de times e a definição de metodologias.

Aplicando a matriz de rastreabilidade de requisitos às suas políticas de gestão de projetos, é possível ter mecanismos mais inteligentes para colaborar com a estimativa de variação de cronogramas e dos custosdo projeto em situações de alteração de escopo. Assim, riscos, prejuízos e atrasos são evitados com uma rotina muito mais bem estruturada.

Criação de uma matriz de rastreabilidade de requisitos

A matriz de rastreabilidade de requisitos também é conhecida como RTM (sigla do nome em inglês Requirements Traceabilility Matrix). Ela é uma das saídas do processo 5.1 do Guia PMBOK^®. Embora pareça um processo complexo à primeira vista, pode ser colocada em prática com um passo a passo simples.

Antes de aplicá-la, no entanto, vale pensar na ferramenta a ser utilizada para tal. Processos simples, com poucos requisitos, podem ser geridos em uma planilha de Excel.

Conforme os sistemas vão se tornando mais complexos, essa administração manual se torna impraticável. Nesse caso, é imprescindível a utilização de um sistema de gerenciamento.

Tendo isso em mente, é hora de criar a sua matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto. Confira os passos a seguir.

1. Saiba os requisitos

Para criar a matriz, será necessário utilizar o termo de abertura do projeto. A partir dele, é possível ter uma visão global para identificar todos os requisitos de aprovação.

O termo de abertura do projeto é um documento crucial. Ele não só auxilia os gestores a identificarem as metas de cada etapa, mas também a garantir que todos estarão com as expectativas alinhadas no começo do projeto. Isso diminui as chances de conflitos e problemas durante a entrega e a avaliação posterior dos resultados.

2. Analise e organize os requisitos

Com os objetos e artefatos definidos, separe-os entre requisitos funcionais e não funcionais. Esse passo colabora para a compreensão total de cada um deles e melhor disposição na matriz.

3. Monte a sua matriz

Cada projeto exige uma complexidade diferente. A maneira mais básica de executar a matriz de rastreabilidade é colocar, em uma planilha, todos os requisitos na vertical e horizontal e demarcar os pontos de interseção entre eles.

Se o seu projeto necessita de uma matriz mais elaborada, confira itens complementares no tópico a seguir.

Otimização da sua RTM

Fazer uma matriz de dependências pode ser bastante simples, mas para fazer uma boa rastreabilidade de requisitos é necessário que ela traga a maior quantidade de informações relevantes possível. Por isso, alguns itens podem ser acrescentados para melhorar a visão do projeto.

Como exemplos, podemos citar:

• identificador único;
• explicação do requisito;
• motivos da inclusão;
• objetivos do projeto;
• grau de complexidade;
• grau de prioridade;
• status atual;
• data do status.

Com esses dados, é possível enxergar com facilidade todos os itens de interesse no gerenciamento de um processo. Ao analisar a linha em que os dados se encontram, é feito um rastreio dos requisitos relacionados, descobrindo os impactos possíveis entre eles.

Já ao observar a coluna em que o item se insere, é possível determinar o ciclo de vida deles e descobrir os artefatos que foram gerados com o passar do tempo. Ou seja, a análise vertical permite enxergar uma fase do processo, enquanto a horizontal dá uma visão do projeto como um todo.

As informações também são fundamentais para compreender a importância de cada requisito do projeto e o que será necessário fazer para alcançá-lo. O grau de complexidade, por exemplo, permite que os gestores preparem melhor os seus times e tomem mais cuidado ao estruturar equipes.

Já o nível de priorização garante que o gestor organizará sempre da melhor forma possível o trabalho dos times. Os requisitos do projeto mais importantes terão maior destaque e prioridade quando os problemas ocorrerem. Assim, os pontos mais importantes serão sempre entregues ao cliente.

Utilização da matriz no dia a dia

Qualquer pessoa envolvida com um processo de gerenciamento de projetos sabe a importância de trabalhar com informações atualizadas. Dados corretos e precisos são fundamentais para o gestor dar andamento às etapas, especialmente quando tratamos de suas premissas e objetivos.

Por isso, é preciso deixar claro que a matriz de rastreabilidade de processos só se torna importante ferramenta de gestão quando utilizada durante as tarefas diárias. Ela deve ser sempre fomentada com os novos dados, objetos e artefatos que vão surgindo durante sua aplicação.

O time deve compreender a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto como uma ferramenta de gestão de projetos. Em outras palavras, ela é algo que aumenta o controle e a precisão do produto entregue aos interessados.

Quando os projetos são externos, é comum que haja maior necessidade de atenção a esses quesitos. Porém, não é raro que situações internas acabem negligenciando a importância de atualização das informações.

Nesse cenário, criar a cultura empresarial de atualizá-la constantemente e com informações corretas é a única forma de utilizar essa ferramenta em sua plenitude. Trate esse processo de maneira natural, não como mais uma função a ser desempenhada. Só assim os seus projetos estarão à prova de falhas e um passo mais próximo da eficiência.

Além disso, quando criada e utilizada, a matriz pode ser utilizada para criar a estrutura analítica do projeto (EAP), que é a organização e a divisão hierárquica do escopo. Ou seja, o projeto é dividido em etapas de execução e são designados os responsáveis por cada uma delas, chegando enfim à criação do produto.

Durante todo esse processo pode ser que algum detalhe seja esquecido. Por isso, a matriz de rastreabilidade é tão importante: ela dá segurança na manutenção dos requisitos e dos objetivos do negócio, além de não deixar que os outros entregáveis sejam esquecidos.

A execução de projetos é um processo complexo. Ela conta com muitos profissionais, soluções de comunicação e líderes.

Em função disso, as ferramentas que o gestor utiliza para auxiliar na estruturação e na aplicação de sua política de gestão de projeto são fundamentais. Elas garantem que todos os requisitos do projeto serão cumpridos, evitando erros e tornando o trabalho mais inteligente.

Nesse sentido, a matriz de rastreabilidade de requisitos do projeto é uma ferramenta de controle que colabora para que a qualidade final só aumente. Por não permitir que os gestores percam de vista o que é importante para os envolvidos, ela evita conflitos e erros. Não perca tempo, aplique-a na rotina da sua empresa e colha os frutos de um projeto organizado!

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como a sua empresa pode otimizar a gestão de projetos? Então, assine a nossa newsletter e receba novidades do blog no seu e-mail!

Um dos maiores desafios de uma empresa é tomar a decisão certa na hora de escolher um sistema de gestão. Esses sistemas podem ser um SaaS ou On-Premises: o primeiro é instalado na nuvem (cloud computing), enquanto o segundo tem instalação local. Na escolha, tudo depende da avaliação feita a respeito da realidade da corporação.

Para que consiga analisar com exatidão qual forma a mais benéfica para sua equipe e para o dia a dia da companhia, listamos a seguir as principais características para entender o que é SaaS e On-Premises. Cada um tem suas vantagens e desvantagens, e é nesse contexto que vamos ajudar você.

Está pronto para ser certeiro na decisão? Confira agora e otimize os trabalhos do seu time!

SaaS ou On-Premises

A diferença entre os dois é simples: enquanto um software fica na nuvem e é disponibilizado como serviço, o outro é instalado nos servidores locais da empresa, e é um produto.

Nesse último caso, a equipe de TI é quem toma conta dos dados e soluciona os problemas que podem surgir com o software e com os seus dados. No caso do SaaS ele funciona como um software “por assinatura”, ou seja, você investe para adquirir os serviços de uma empresa especializada.

Os softwares online, conhecidos também como na nuvem ou cloud computing, também podem ser chamados de SaaS (Software as a Service) e são acessados via internet. A utilização é fácil, já que basta que a empresa tenha uma máquina conectada e um navegador. O restante do serviço, como a gestão das informações, a segurança dos dados e o suporte técnico é fornecido pela empresa.

Investimento necessário

Embora o software instalável nos servidores da empresa pareça mais em conta, são os softwares em nuvem que trazem um preço mais convidativo. O pagamento mensal da assinatura garante que tudo estará incluído, como capacitação dos funcionários, suporte técnico, instalação, atualização, segurança de dados e infraestrutura necessária.

Essa vantagem ocorre porque o software local obriga que você compre a licença do software, invista em funcionários da área e arque com custos de equipamentos e servidores. Além disso, qualquer erro da sua equipe pode lhe custar muito caro. Já imaginou perder um projeto inteiro ou precisar dar conta da lista de todos os seus clientes?

Lembre-se de que os servidores físicos necessitam de manutenções e atualizações frequentes. Eles também consomem muitas horas de trabalho e de energia elétrica. Será assim ainda que sejam demandados menos recursos para processar as operações.

Em sentido contrário, o software na nuvem pode oferecer custos mais baixos nas ocasiões em que os serviços são menos usados. Já que o método se fundamenta no pagamento pelo uso, é permitido controlar gastos desativando serviços desnecessários e reativando posteriormente quando novamente se mostrarem relevantes.

Por isso, se você, como gestor, tem cogitado a hipótese de adquirir um software, analise todos os gastos que acompanham a escolha, seja este software um SaaS ou On-Premises.

Vantagens e desvantagens do SaaS

Para entender melhor o funcionamento do software em cloud computing, listamos adiante as vantagens e desvantagens da categoria.

Vantagens

Entre as muitas vantagens que o SaaS oferece, podemos citar:

• menor investimento inicial, já que não é necessário comprar equipamentos para a instalação do software antecipadamente nem pagar alto por suas licenças;
• custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente, cujo valor é pré-ajustado conforme os serviços solicitados;
• ausência de gastos imprevisíveis, visto que o montante permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
• investimento dispensável em servidores, considerando que, como já falamos, não é preciso nenhum hardware que, além de envolver gastos, implica na necessidade de espaço;
• segurança das informações, já que os fornecedores dos serviços são cuidadosos em relação à segurança, fazendo backups automáticos, oferecendo a possibilidade de recuperar dados perdidos ou deletados e usando criptografia, senhas, antivírus e outras ferramentas de proteção;
• atualizações periódicas e incluídas na assinatura mensal, ou seja, o software nunca fica ultrapassado;
• possibilidade de personalização do software, permitindo que se ajuste às necessidades do negócio;
• maior rapidez na implementação, pois não há necessidade de investir em nenhuma infraestrutura especial (o software é na nuvem, dependendo unicamente de acesso à internet);
• suporte técnico garantido;
• facilidade na utilização (a maioria dos recursos são intuitivos);
• treinamento dos funcionários por conta do fornecedor, representando menos gastos e menos trabalho para a empresa;
• profissionais treinados à disposição da companhia;
• economia de tempo com backups e outras atividades relacionadas, pois o fornecedor se encarrega de tudo.

Desvantagens

Entre as desvantagens de um software na nuvem, podemos citar:

• segurança de dados e informações sob responsabilidade do fornecedor, visto que vários gestores não se sentem inteiramente confiantes em deixar a segurança dos dados da empresa nas mãos de terceiros;
• gastos mensais com a assinatura do sistema (pagamento recorrente, como conta de luz ou água);
• menor possibilidade de customização se comparado aos sistemas locais;
• riscos de algum erro acontecer sem conhecimento do gestor, já que outros profissionais (desde que devidamente autorizados) têm acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel com conexão à internet;
• necessidade de treinamento dos colaboradores.

Vantagens e desvantagens do On-Premises

Para que você conheça as características de um software instalável internamente, veja as vantagens e desvantagens em optar por um sistema local.

Vantagens

Podemos elencar:

• dados e informações sob responsabilidade dos maiores interessados, ou seja, você e seus funcionários;
• maior capacidade de customização, já que o software integra o patrimônio da empresa;
• maior controle da empresa na implementação e no funcionamento do software;
• equipe interna preparada para possíveis problemas.

Desvantagens

Entre as desvantagens do On-Premises, temos:

• gastos imprevisíveis, podendo impactar na saúde financeira da empresa;
• necessidade de investir em pessoal extremamente capacitado e apto a lidar com o sistema;
• atrasos na implementação, se as personalizações exigirem muito da equipe;
• riscos de erros e perda de informações, pois todo o sistema de segurança fica a cargo da própria empresa que comprou o produto;
• maiores dificuldades na atualização do software, exigindo um monitoramento mais cuidadoso da equipe de TI;
• necessidade de arcar com custos de servidor e outros itens necessários para o bom funcionamento do software.

Segurança dos dados

É preciso ser sincero: a segurança das informações é muito maior com o SaaS.

Em geral, essas empresas investem muito em tecnologia e em pessoal capacitado para lidar com os dados dos clientes. Além de isso impactar na credibilidade do fornecedor, um problema que comprometa as informações de uma empresa pode acarretar ações judiciais e muito, muito prejuízo.

Eles são, portanto, os maiores interessados em garantir ao cliente que tudo está seguro no servidor na nuvem.

Hoje em dia, mesmo os gestores mais conservadores sucumbiram às vantagens dos dados em cloud computing. É importante lembrar que esses fornecedores seguem normas rigorosas de segurança, portanto, optar por uma empresa séria pode ser bastante vantajoso para uma companhia.

Outra vantagem é que o software online foi criado para que leigos o executem, ou seja, são de fácil acesso. Isso evita aqueles erros e confusões capazes de comprometer um dia inteiro de trabalho.

Esses softwares podem ser acessados pelo tablet ou celular, fazendo com que tudo esteja à disposição da sua equipe e que nada fique armazenado nesses dispositivos.

O Gartner confirmou que 95% dos erros de segurança em cloud computing são provocados por ações inadequadas dos clientes e não por problemas na infraestrutura. Isso significa que os servidores mantêm efetiva solidez em relação à segurança dos dados, mas a inabilidade de alguns usuários pode resultar em perdas importantes.

Os profissionais de TI que oferecem serviços na nuvem exibem, geralmente, um potencial maior para a prevenção e o investimento em sistemas. Eles desenvolvem camadas extras de proteção e fazem revisões de processos para assegurar a proteção dos dados dos clientes.

Nos On-Premises, a segurança pode ser de alta qualidade também, mas convém investir em recursos eficazes para obter esses resultados.

Controle de gestão

Como o acesso ao software SaaS pode acontecer de qualquer lugar, desde que você tenha uma conexão à internet, fica muito mais fácil você controlar a empresa.

Essa mobilidade e a facilidade de comunicação entre os membros da equipe ajudam você a entender oandamento dos projetos, por exemplo, em se tratando de um software para gestão de projetos. Se você estiver em uma viagem longa, por exemplo, ainda é possível ter a certeza de que tudo está caminhando conforme foi planejado.

Fica fácil também prevenir e solucionar problemas mesmo de longe, ou seja, o controle está todo na sua mão.

Se você tem refletido a respeito de um software SaaS ou On-Premises, analise a realidade da sua empresa e cogite a migração para o sistema em nuvem. Converse com seus funcionários e veja o que eles têm a dizer; esse compartilhamento de ideias ajuda a tomar a melhor decisão e ainda pode ser bastante enriquecedor!

Agora que já sabe o que é SaaS e suas diferenças do On-Premises, esteja ciente de que o software ideal é aquele que se integra aos outros sistemas da corporação.

Somente com essa integração se obtém um melhor fluxo de informações, otimiza-se a comunicabilidade entre os diferentes setores e funcionários e, consequentemente, é possível conquistar resultados cada vez mais satisfatórios. Conseguiu entender as principais diferenças entre um software SaaS e um On-Premises? Esperamos que sim!

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