Project Builder

Como o software Project Builder pode otimizar a tomada de decisão?

Escrito por Braun em 10/12/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como o software Project Builder pode otimizar a tomada de decisão?

Um dos principais desafios dos gestores é saber como otimizar a tomada de decisão: esse processo é fundamental para alcançar e manter a excelência das atividades organizacionais. Para tanto, é imprescindível contar com a tecnologia na obtenção de dados relevantes e definição do melhor caminho a ser seguido.

Esse é o papel do software da Project Builder (PB). Voltado ao gerenciamento de projetos, o sistema permite planejar ações e identificar a disponibilidade de recursos ou a capacidade de entrega. Ao mesmo tempo, fornece informações sobre a evolução das atividades e da produtividade em tempo real.

Porém, como esse processo funciona na prática? Quais são as vantagens do software para uma empresa? De que maneira as tomadas de decisão são efetivamente otimizadas? Responderemos a todas essas perguntas a seguir. Acompanhe!

Como funciona o software da Project Builder?

O software da Project Builder trabalha com o gerenciamento de projetos, programas e portfólios. As ferramentas estão disponibilizadas em um só lugar. A solução integrada facilita a consolidação no painel de informações provenientes de diversos locais, como outros sistemas (a exemplo dos ERPs) ou planilhas.

Essa é justamente uma das principais dificuldades atuais dos gestores. Boa parte das organizações ainda utiliza o Excel ou outras ferramentas similares não colaborativas. Mesmo com o Google Sheets, que tem essa finalidade, é impossível criar dashboards e coletar dados de diferentes fontes.

Como resultado, surgem problemas em relação ao acompanhamento das atividades. Ao enfrentar tal obstáculo, o gestor deixa de fazer cobranças precisas aos stakeholders envolvidos. Isso causa uma baixa maturidade na gestão de projetos, que só pode ser solucionada com um software colaborativo (como o Project Builder).

Nesse contexto, separamos as quatro funcionalidades da solução. Confira!

Gerenciamento de projetos

O recurso oferece a possibilidade de realizar um planejamento eficiente e fácil. Os recursos e a capacidade de entrega passam por avaliações, sendo que as informações são disponibilizadas em tempo real. Além disso, a gestão é flexível e se ajusta ao método adotado no negócio. Entre as possibilidades, estão: metodologia ágil, PMBOK, Prince2 e PM Canvas.

Gestão de portfólio e programas

Nesse módulo, os investimentos são priorizados a partir de critérios e indicadores que contribuem para a seleção de projetos que agregam valor à empresa. O processo ocorre por meio de fluxos automáticos de aprovação de propostas. Para saber qual caminho vem sendo adotado, você ainda pode elaborar uma carteira que reflita a estratégia do negócio.

Gestão de equipe

As atividades mais relevantes são prioritárias aqui. Os recursos são gerenciados de acordo com os membros do projeto — da mesma forma, a produtividade e a alocação são passíveis de mensuração. O sistema ainda configura alertas proativos para as atividades, que sinalizam o que precisa ser feito e quando.

Gestão estratégica

O foco é contribuir efetivamente com a tomada de decisão, alinhando o caminho seguido ao planejamento estratégico organizacional. A partir desse módulo, você cria objetivos e metas, assim como acompanha a evolução da estratégia.

Em suma, tais características asseguram um maior controle dos Recursos Humanos, dos riscos e de outras variáveis. O gestor precisa acessar apenas um sistema para tomar sua decisão e tem acesso a dados em tempo real. Só esse aspecto já garante a otimização do processo, mas a adoção do software da PB traz outros benefícios.

Quais são as vantagens de usá-lo na gestão de projetos?

O PB é um software completo, que trabalha diferentes vieses. Devido a todos os recursos que oferece, há alguns pontos de diferenciação.

O primeiro deles é a centralização dos dados, que permite ao gestor encontrar informações atualizadas e precisas para definir a melhor decisão para o momento. Simultaneamente, o painel oferece a visualização macro do portfólio de projetos, que facilita o acompanhamento e a comparação de resultados.

Em outro âmbito, a empresa consegue garantir mais qualidade nos entregáveis e, assim, aumentar a satisfação dos clientes. Tudo isso leva à redução de custos, pois os recursos são alocados da maneira mais adequada e há a possibilidade de fazer a previsão de gastos.

A equipe ainda trabalha de forma integrada, especialmente porque todas as etapas do projeto são registradas. Os dados também são repassados a outros setores, o que facilita o fluxo de comunicação. O resultado de todos esses benefícios é o aumento do Retorno sobre Investimento (ROI).

Como esse recurso pode otimizar a tomada de decisões em um projeto?

O software da PB tem como principal finalidade otimizar as tomadas de decisão. Isso acontece a partir de diferentes aspectos, que variam conforme a ótica que rege a definição do gestor sobre o melhor caminho a ser seguido.

Alocação de recursos

O gestor precisa verificar continuamente a alocação de recursos ou o histograma de pessoas — funcionalidades que servem para identificar como cada colaborador participa, além de quais são suas responsabilidades e sua disponibilidade no projeto. A partir disso, pode ser feita uma readequação da atividade de modo integrado, dentro da própria plataforma.

Financeiro

Quanto ao aspecto financeiro, o software da Project Builder gera relatórios de orçamento que permitem ao gestor conferir os custos previstos do projeto ou portfólio. Com isso, é possível identificar se o budget está no limite, o que já foi realizado ou se há a necessidade de ajuste de acordo com o consumo mensurado pelo Cost Performance Index (CPI).

O CPI, por exemplo, mostra o gasto de dinheiro ao longo do tempo de acordo com o previsto e o escopo realizado. Os dados indicam, em tempo real, como o projeto chegará ao final se as despesas continuarem as mesmas. Desse modo, o gestor pode tomar a decisão de fazer o levantamento da estratégia para garantir que o orçamento não seja ultrapassado.

Planejamento

As informações em tempo real otimizam as tomadas de decisão referentes ao planejamento. Caso a empresa elabore um projeto para 2019, mas já existam alguns similares em 2018, basta consultá-los rapidamente para ter uma ideia de quanto precisa ser disponibilizado no ano seguinte.

Risco, escopo e tempo

Essas três variáveis são interligadas. O gestor precisa saber continuamente se um projeto está atrasado ou não, ao passo que o sistema da PB verifica a duração prevista e a realizada. Para o escopo, o programa trabalha com a curva S, que possibilita compreender o andamento das atividades.

Ao analisar esses critérios, você pode perceber que o projeto está dentro do prazo, mas o escopo apresenta atrasos. Ao mesmo tempo, é preciso fazer a gestão de riscos. Para tanto, deve-se cadastrar sua carteira de vigência, isto é, quando a ameaça inicia e termina.

Assim, o gestor pode mobilizar o time e colocar alguém mais focado em um projeto específico durante determinado período, já que existe o risco pendente que é capaz de gerar impacto no projeto.

O Project Builder ainda trabalha com o Business Intelligence (BI), que facilita a obtenção de insights. O BI atua tanto em relação aos recursos financeiros quanto ao escopo. Por meio desse módulo, há uma visão completa da carteira de projetos, com filtros para fazer a busca de forma dinâmica e obter as visões que o gestor quer do projeto.

Em suma, o software da Project Builder traz contribuições significativas para otimizar a tomada de decisão do gestor. Isso porque ele assegura dados reais e precisos, além de centralizar as informações. Assim, fica mais fácil prever tendências e identificar as oportunidades que se transformarão em benefícios para o negócio.

Achou interessante tudo o que o PB pode fazer por uma empresa? O que acha de ter esses recursos à sua disposição? Entre em contato conosco e veja como nossas soluções podem alavancar seus resultados!

Leve seu MS Project para dentro do PB

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Leve seu MS Project para dentro do PB

Ao longo dos últimos anos, recebemos muitas solicitações de clientes que desejavam integrar seus arquivos do Microsoft Project (MS Project) com o Project Builder (PB). Eles queriam planejar e executar seus projetos no MS Project e sincronizá-los com o PB para poder usufruir dos recursos que só o PB têm, como: gerenciamento de questões, gestão da qualidade, gestão de risco, gestão de portfólio e programa, além de um repositório centralizado de documentos e uma comunicação pró-ativa, com envio automático de mensagens para as pessoas envolvidas.

O PB sempre contou com a opção de importar arquivos do MS Project, porém, uma vez importado, eventuais replanejamentos deveriam ser feitos no PB.

Em setembro/2012, lançamos um recurso que resolve definitivamente essa demanda. Agora, o PB sincroniza com o MS Project. Você pode gerenciar seu projeto off-line no MS Project e, depois, facilmente atualizar as múltiplas informações de um projeto no PB. Ao solicitar a sincronização, você leva todas as informações que estão no MS Project para dentro do PB.

Com a nova função, o gerente de projetos pode escolher como vai planejar e executar suas atividades. As opções são:

1 – Planejar e executar no PB: trabalha no Project Builder independentemente do MS Project;

2 – Planejar no MS Project e executar no PB: constrói sua estrutura analítica no MS Project, planeja tempo e recursos e, uma vez concluído seu processo de planejamento, importa o projeto para o Project Builder para nele executar suas atividades;

3 – Planejar e executar no MS Project e alimentar o PB via sincronização: faz tanto o planejamento quanto a execução do projeto no MS Project e, periodicamente, sincroniza com o PB atualizando automaticamente seu ambiente de projetos, aproveitando todas as funcionalidades do Project Builder e deixando todas as informações acessíveis via web.

Gestão de projetos assim não vai dar pé

Escrito por Braun em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de projetos assim não vai dar pé

Uma pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) recentemente mostrou um cenário nada animador no Brasil. No relatório Escritório de Gerenciamento de Projetos : análise e interpretação da realidade brasileira, podemos perceber que estamos muito distantes de um padrão desejável no gerenciamento de projetos.

O maior problema está em cumprir os prazos, uma vez que 78% das empresas apontam que costumam atrasar a conclusão dos projetos. Uma reportagem recente mostrou que, quando sediamos a Copa do Mundo de 1950, os estádios foram entregues em cima da hora, muitos com algumas obras não terminadas. Será que vamos repetir o mesmo erro agora em 2014?

Controlar os custos foi o segundo maior problema apontado pelas gerências de projetos no país. Simplesmente 61% das companhias analisadas na pesquisa extrapolam os orçamentos. O cenário ainda fica pior, pois mesmo trabalhando além do prazo estipulado e gastando mais, estamos muito longe de garantir qualidade. A pesquisa da FGV aponta que 44% dos projetos nacionais costumam apresentar problemas qualitativos.

É essa a realidade frustrante que tanto assusta milhares de investidores, assim como quem executa esses serviços. Outra pesquisa deste ano, feita pela IT Mídia, aponta que a baixa eficácia coloca em risco 20% das mil maiores empresas do Brasil. Se nas grandes empresas o risco é grande, imagine nas médias e pequenas empresas como está a situação.

Para reverter esse quadro, a aposta do setor está na educação. Especialistas apontam que há mais de uma década não há uma renovação na formação dos profissionais de Tecnologia da Informação. Esta é certamente a principal meta para os próximos anos para virarmos esse jogo e nos tornarmos referência no gerenciamento de projetos. Vamos começar a trilhar esse caminho para o sucesso?

Estratégia e projetos para sobreviver a crise

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Estratégia e projetos para sobreviver a crise

Recessão, inflação, dólar em alta. Em um ano em que a crise assombra empresas de diversos portes, o desenvolvimento de estratégias de negócios passa a ser visto como uma necessidade para sobreviver a este cenário.

Para não andar de lado, as organizações precisam identificar a correlação entre os projetos a serem realizados e a conquista dos objetivos planejados. Isto é um grande desafio que pode ser minimizado com o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos, para dar o andamento correto às iniciativas e objetivos do planejamento estratégico.

Estratégia e Projetos

A estratégia diz “o que” vai ser feito para se atingir os objetivos e desafios. O projeto evidencia “como” fazer. OK, até ai tudo bem. Mas por que razão as organizações têm tantas dificuldades em implementar suas estratégias? Como facilitar a busca por melhores resultados? Como monitorar a ligação entre os planos estratégico, tático e operacional?

O primeiro passo para se resolver qualquer problema é conhecê-lo melhor. Por mais óbvia que esta afirmação possa parecer, muitas organizações têm dificuldade em responder uma simples pergunta: Onde estamos? Com esta questão esclarecida, o próximo passo é responder: Onde queremos estar daqui a cinco anos? Como? Quais iniciativas vamos implementar para garantir os diferenciais competitivos que nos permitirão entregar mais valor aos nossos clientes?

Pode parecer que não, mas, uma vez compreendido o “momento” da organização e definidos os próximos passos a serem executados, 50% do trabalho está feito. No entanto, tão desafiador quanto conceber uma boa estratégia é implementá-la com sucesso. A utilização de uma ferramenta que permita endereçar responsáveis, definir prazos, estabelecer intervalos de acompanhamento e, além disso, fazer a conexão entre os projetos e os objetivos estratégicos, amplia muito as chances de sucesso.

Tem alguma dúvida sobre esse post? Converse conosco através dos comentários!

Como fazer uma análise de dados eficiente?

Escrito por Braun em 19/07/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como fazer uma análise de dados eficiente?

O cenário atual está bastante competitivo. Graças às tecnologias que surgiram nos últimos anos, a disputa por consumidores se tornou muito acirrada. Diante disso, é fundamental que toda empresa que busca o sucesso seja precisa em sua atuação no mercado e entenda, exatamente, como fazer uma análise de dados eficiente.

Em outras palavras, é necessário ir além de uma estratégia de trabalho inteligente. O negócio não pode se permitir executar pequenos erros que atrasem a produtividade e diminuam a eficiência do seu negócio. Ao mesmo tempo, o planejamento deve ser voltado para as necessidades do mercado, estruturando atividades focadas nos consumidores e parceiros comerciais.

A análise de dados fornece um ótimo suporte nessas questões. Um bom processo de avaliação de indicadores facilita a tomada de decisões, assim como também permite ao gestor conhecer novas oportunidades para melhorar a sua empresa. Dessa forma, toda a cadeia operacional ganhará performance e capacidade de atuar do modo mais competitivo possível.

Pensando nisso, preparamos este post para que você saiba, exatamente, como fazer uma análise de dados efetiva! Continue a leitura e confira!

O que é a análise de dados?

Análise é o método de distinção das frações de um todo, com o foco de entendê-lo melhor. Ou seja, o estudo pode ser determinado como o exame detalhado de alguma questão.

Partindo desse entendimento, é possível dizer que a análise de dados é uma técnica minuciosa que se traduz na obtenção de grande volume de dados sobre algum tópico para um estudo posterior, a fim de conseguir soluções ou respostas para demandas internas.

Esse procedimento é bastante utilizado, sendo fundamental nas mais variadas áreas, como Saúde, Ciências Sociais e Negócios. Hoje, para atender a novas demandas, a análise de dados integra várias técnicas e tem diferentes tipos de abordagem. Elas tornaram a análise mais abrangente e eficaz, unificando informações em tempo real para criar insights mais inovadores e precisos.

Qual o papel da tecnologia na análise de dados moderna?

Atualmente, os meios tecnológicos têm oferecido um excelente suporte a essa análise. Isso acontece em função de existirem softwares preparados para interpretar grande volume de dados, inserindo operações como a identificação de padrões ou de divergências — método conhecido como mineração de dados.

Nesse sentido, o Big Data é uma das principais soluções de TI. Essa tecnologia surgiu nos últimos anos apoiada com a computação na nuvem e permite que computadores processem um grande número de registros de forma segura e rápida. Isso ocorre a partir dos seguintes princípios:

volume — as informações são geradas em grande volume, não raramente passando da casa dos terabytes;
velocidade — todos os dados são analisados com alta velocidade, principalmente nos cenários em que os registros são criados em tempo real;
variedade — a análise do Big Data conta com informações estruturadas e não estruturadas, ou seja, vídeos, tweets, posts em redes sociais, dados de pesquisas ou, até mesmo, planilhas internas;
veracidade — é necessário filtrar a informação para garantir que apenas os registros realmente úteis e confiáveis sejam utilizados no processo de análise;
valor — toda análise de dados tem, como foco, agregar valor ao negócio e aos seus serviços.

O Big Data se tornou crucial para uma análise de dados eficaz. Hoje, graças a fatores como os smartphones, as redes sociais, a computação na nuvem e a Internet das Coisas, o número de registros disponíveis para uso corporativo atingiu um nível nunca antes visto. Portanto, é preciso adotar soluções capazes de lidar com o novo volume de dados de uma maneira inteligente e segura.

O Big Data é utilizado com o apoio do aprendizado de máquina. Essa tecnologia, também conhecida como Machine Learning, identifica padrões do usuário para definir regras de funcionamento de softwares e sistemas automaticamente. Dessa forma, as aplicações se tornam mais inteligentes e eficazes.

Uma aplicação comum dessas duas tecnologias está nas ferramentas que realizam filtros de conteúdos para os usuários automaticamente, como é o caso da Netflix. Avaliando o comportamento de milhões de pessoas simultaneamente (com o Big Data) o software terá mais facilidade para identificar padrões de uso. Assim, mudanças são aplicadas e avaliadas (com o Machine Learning) e, conforme as respostas obtidas, o serviço pode ser otimizado e criar valor automaticamente.

Além disso, a tecnologia também ajuda a facilitar o armazenamento estruturado de arquivos, criando grandes bancos de dados. Eles são responsáveis por melhorar e permitir maior eficiência em análises ou pesquisas.

Os bancos de dados modernos se utilizam da computação na nuvem para ganhar mais escalabilidade e segurança. O Cloud Computing fornece o ambiente ideal para o negócio salvar arquivos em grandes quantidades, sem comprometer a sua segurança ou performance.

A infraestrutura é mais escalável, o que impede a existência de gargalos ao abrir um banco de dados ou inserir novas informações. Ao mesmo tempo, a gestão de segurança é feita de modo centralizado, facilitando a busca por brechas e vulnerabilidades.

Como fazer análise de dados eficiente?

No setor profissional, o estudo de dados é cada vez mais importante. O uso da Tecnologia da Informação para identificar regras, tendências e padrões que têm o poder de auxiliar na tomada de decisões corretas coloca o negócio em uma boa posição de mercado, auxiliando na busca por novos clientes ou na melhoria de seus produtos.

Portanto, saber realizar uma boa análise é crucial. Confira alguns passos para atingir esse objetivo abaixo!

Tenha um bom objetivo

É interessante lembrar que nenhuma análise de dados precisa ser feita em vão. Seu foco deve estar definido. Ou seja, toda análise necessita de uma pergunta a ser respondida. Dessa forma, o direcionamento é feito com mais precisão, desperdícios são evitados e os recursos terão um melhor aproveitamento.

Portanto, tenha um objetivo que seja mensurável, relevante e claro. Elabore-o para que ele possa ajudar realmente na tomada de decisões, na solução de problemas ou na exploração de oportunidades.

Para que isso seja possível, converse com líderes, identifique demandas, metas de longo prazo e problemas existentes. Dessa forma, será mais fácil priorizar a sua análise de dados, evitando pontos que não agreguem valor ao negócio e garantindo que a companhia possa melhorar os pontos mais relevantes para o seu funcionamento.

Crie um bom conjunto de indicadores

Você também deve definir métricas. Um processo de análise de dados consegue assumir várias abordagens de acordo com o objetivo e o tema estudado. Utilizando indicadores, o analista terá a certeza que a qualidade dos seus insights sempre será superior.

Um indicador é um meio mais objetivo de identificar fatores que contribuem (positivamente ou negativamente) para o sucesso da empresa. Eles devem estar definidos conforme o perfil da empresa e da análise de dados a ser executada. Assim, a companhia pode avaliar com mais precisão diferentes fatores e, com isso, ter uma visão ampla do estado do negócio.

Diferencie a análise de informações qualitativa e quantitativa

Existem dois métodos de análise. A qualitativa e a quantitativa. Compreender a diferença entre os dois melhora a qualidade da análise de dados, uma vez que o analista estará com uma orientação mais precisa.

Na análise qualitativa, o resultado é numérico. Ou seja, ela tem um caráter mais objetivo e racional.

Já na análise quantitativa, são priorizadas características mais particulares do objeto de estudo. Por isso, ela é vista como um método mais complexo para obter conhecimento sobre algo, uma vez que múltiplas variáveis são colocadas em jogo.

Tabule resultados

A tabulação de resultados é uma parte tão importante quanto a atividade de organizar e ler as informações. Esse processo dá, ao analista, uma maior capacidade de identificar tendências, avaliar fatores e conseguir obter respostas para as suas perguntas.

Normalmente, os dados quantitativos são tabulados utilizando tabelas dinâmicas. Elas devem conter os campos de frequência (número de respostas de uma mesma alternativa) e porcentagem (relação entre as frequências).

Em relação aos dados qualitativos, é necessário uniformizar as respostas em categoria. Também é necessário fazer o mesmo método de análise para informações quantitativas, incluindo frequência e porcentagem.

Escolha boas fontes de dados

A qualidade da informação é crucial para uma boa análise de dados. Portanto, sempre opte pelos meios certos para capturar registros para o seu estudo.

Determinados dados podem ser coletados por meio de fontes que estão disponíveis publicamente (como bancos de dados públicos e APIs de redes sociais), o que aumenta a velocidade nos processos e reduz prazos. Além disso, não deixe de utilizar as informações internas já existentes, como os históricos de vendas. Quanto mais atualizado o registro, melhor.

Integre times

A integração é uma peça chave para melhorar as atividades de qualquer empresa. Independentemente do setor em que essa estratégia for aplicada, as chances de ganhos de performance, custos e produtividade são altas. Portanto, não deixe de integrar pessoas durante a análise de dados.

Escolha um sistema de colaboração entre todas as pessoas envolvidas, a fim de evitar possíveis retrabalhosna coleta de informações. Um registro compartilhado que tem as datas referentes à coleta e fontes de origem de dados auxiliará, consideravelmente, a validar as conclusões alcançadas.

Essa ferramenta evitará a coleta do mesmo registro duas vezes. Além disso, as chances de um profissional identificar um problema de integridade será muito maior, uma vez que mais pessoas utilizarão os mesmos dados. Dessa forma, a empresa consegue otimizar a sua análise continuamente.

Tenha as soluções adequadas

Por fim, adote ferramentas de análise que sejam eficientes na hora de interpretar dados. Elas devem ser escaláveis, capazes de lidar com um grande volume de registros e evitarem problemas de integridade. Dessa forma, os resultados obtidos com o estudo do analista serão mais robustos e confiáveis.

Como apresentar o material na empresa?

A apresentação dos resultados da análise de dados é um dos momentos mais importantes do processo. Ela vai muito além de apenas demonstrar o que foi obtido com o processo: também faz parte desse momento a busca por uma nova conclusão sobre o estudo, a avaliação dos resultados, a realização de feedbacks e definição de novas etapas de análise.

Nesse momento, todas as etapas anteriores entrarão em conjunto para entregar o melhor resultado possível. A tabulação dos dados reunidos é um exemplo, já que ela permite a visualização eficiente dos dados e, consequentemente, melhora a orientação do trabalho.

Para apresentar os resultados, busque múltiplos mecanismos. Adote quadros, tabelas ou mesmo gráficos conforme o tipo de análise e demandas. Também crie um relatório, facilitando a leitura da análise e de seus resultados após a apresentação.

Também, é necessário debater esses resultados.

Por qual motivo os resultados foram esses?
Isso pode ser considerado um contratempo?
O que eles significam?
Como resolvê-los?
Isso simboliza uma oportunidade?
Como explorá-los?

A fim de que os resultados dessa análise de dados sejam argumentos fortes e coerentes, a recomendação é discuti-los com foco na literatura da área, confrontando ideias de outros profissionais e pesquisadores.

Podemos citar com um exemplo sobre a importância da análise de dados a pesquisa da CDW Healthcare realizada com 150 instituições de saúde. Os encarregados pelas decisões das entidades responderam a perguntas em relação à forma de efetuação de uma operação de análise de dados nos hospitais. Um dos resultados constatados no estudo foi sobre as principais questões para essa implementação.

Quando foram organizados os resultados por ordem decrescente, constatou-se, como principal motivador, os crescentes custos na área da saúde, com 59% das entidades tendo apontado esse quesito; em seguida, o estímulo à adoção, com 44%; em terceiro, o cuidador responsável, com 41%; a lei de proteção ao paciente, com 36%; e, finalizando, com 31%, o sistema de pagamento “pago por desempenho”.

Essas notícias podem ser mostradas em um gráfico de barras. No tocante à discussão, esses dados disponibilizam um importante panorama da situação no setor da saúde no país, mostrando em que lugar devem ser concentrados os investimentos.

A análise de dados permite maior probabilidade de acertos nas tomadas de decisão. Reagir rápida e corretamente às alterações do mercado é essencial para conseguir destaque diante da concorrência.

É preciso escolher a mais eficiente metodologia para conseguir as respostas mais pertinentes ao seu negócio e, assim, transformar esses dados em estratégia. Aposte na tecnologia como companheira para mostrar resultados mais claros e objetivos em sua área! Dessa forma, a análise de dados poderá ser uma ferramenta estratégica para o negócio, evitando erros e tornando toda a companhia mais competitiva.

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Da estratégia aos resultados em 5 passos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Da estratégia aos resultados em 5 passos

Para alcançar os resultados que você espera para sua empresa, é preciso planejar e agir. A estratégia estabelece o que deve ser feito para atingir um objetivo. Por sua vez, o projeto expõe como será, na prática, a realização das ações definidas por decisão estratégica. É no projeto que o executivo vai destinar e gerenciar os recursos necessários para atingir os resultados.

Projetos são planejados e implementados para promover a inovação ou a melhoria radical dos processos atuais da organização, ou para criar novos processos que gerem mais valor para o negócio. Até aí, tudo bem. O grande desafio é: o que fazer no espaço que existe entre a visão da empresa e o dia a dia da operação? Como agir para que todo o esforço do planejamento estratégico faça com que você consiga atingir os resultados?

É bastante comum nas organizações haver uma grande dificuldade nessa questão, ou seja, seus executivos não conseguem implementar satisfatoriamente as ações que foram fundamentadas em estratégias bem formuladas.

Para ajudar a superar esse dilema, traçamos cinco passos que vão lhe ajudar a tirar do papel o planejamento estratégico da sua empresa de forma a atingir os resultados desejados:

1- Conheça seus recursos – conhecer bem a sua equipe é tão importante quanto conhecer a empresa. É preciso fazer avaliações rigorosas em relação a metas claras e transparentes, sempre com feedbacks, para que as pessoas saibam se o rumo que estão tomando está correto ou não.

2- Defina metas atingíveis – pode ser desastroso escolher metas que não se pode cumprir. É bastante comum ver líderes definirem metas erradas porque não são realistas quanto à capacidade das pessoas em atingi-las.

3- Tenha prioridades – o primeiro passo é definir as metas certas, como dito anteriormente. Depois, é preciso definir ações para atingir essas metas, mas com a escolha de prioridades. Não se pode abraçar o mundo de uma vez. Cada pessoa envolvida no projeto deve ter consciência de seu papel. Uma sugestão é fazer benchmarking com outras organizações para estabelecer o que é mais importante.

4- Delegue responsabilidades – não adianta apenas chegar e dizer à equipe: “Precisamos gerar R$ 10 bilhões em caixa.” Você precisa ter a noção de quais áreas do seu negócio podem gerar quanto, como isso será feito (se por meio de um melhor controle de projetos ou gestão dos recursos mais aprimorada), quem serão os responsáveis e como será feito o acompanhamento para se certificar de que todos estão fazendo o que deve ser feito.

5- Termine o que começou – concluir o que foi planejado é parte fundamental da execução da estratégia de forma constante e sequencial. Fica definido quem será o responsável pelo quê e quais serão os critérios específicos para mensuração. À medida em que os eventos se desenrolam, diante de tamanha incerteza, o acompanhamento se transforma em um processo mais intenso. Os marcos de mensuração devem ser mais frequentes para diminuir as chances de deslizes, e as informações precisam fluir mais rapidamente e com mais riqueza de detalhes, de modo que a equipe perceba e avalie a evolução da estratégia.

O que você faz para que o planejamento estratégico da sua empresa gere resultados? Você acha que os passos listados acima podem ajudá-lo?

Planilha de planejamento de capacidade — capacity planning — para múltiplos projetos

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Planilha de planejamento de capacidade — capacity planning — para múltiplos projetos

Digamos que você tenha diversos projetos em andamento e o seu sistema de gestão de portfólio é muito engessado — ou talvez você nem tenha um. Quando você adquiriu o software, o vendedor disse que ele fazia de tudo um pouco, mas hoje ele faz tudo menos ajudá-lo a saber sobre sua disponibilidade de recursos. Vale ressaltar que temos acompanhando esse cenário até em empresas muito grandes, ok? Logo, se essa também é sua realidade, não se preocupe, porque é muito mais comum do que se imagina.

Recentemente publicamos um artigo que explicava o que é capacity planning — se você ainda não o leu, saiba que sua complementação a este artigo é essencial. De um lado você tem um time composto por analistas de negócios, desenvolvedores e testadores, enquanto do outro tem demandas que mais parecem Gremlins que não param de se reproduzir. Neste momento já está com cinco projetos em andamento e não consegue nem entender como tudo isso se encaixa! Para poder entregar todas essas demandas e projetos, de quantos recursos realmente precisa? O que acontece com seus outros projetos se um deles atrasar por mais uma semana? O que acontece se algum membro do seu time pedir demissão?

Para ajudá-lo a responder essas e tantas outras perguntas, preparamos uma planilha que certamente o ajudará a visualizar seu capacity planning — e você pode fazer o donwload aqui. Quem já usa o Project Builder consegue saber facilmente sua disponibilidade para assumir mais projetos ou identificar quando o recurso estará disponível ao usar o mapa de alocação.

Com a camada pessoas do Project Builder, o usuário tem essa visualização e sabe exatamente como está a alocação dos seus recursos para o próximo período.

Entre a duração dos seus projetos e o número de cada tipo de recurso, use os botões do cursor para movimentar seus projetos e se deslocar para trás na linha de tempo. Note que, quando isso é feito, o gráfico no topo muda. E atenção: se qualquer uma das linhas do gráfico passar por cima da linha de capacidade, você tem um problema!

Contudo, se você ainda está dando seus primeiros passos no capacity planning, a planilha aqui disponibilizada será de grande valia. Para quem já superou esse início e está buscando a alta performance, praticamente não há outro caminho: uma ferramenta de gestão de projetos será o próximo passo a dar. Então fique à vontade para conhecer melhor o Project Builder fazendo um teste gratuito clicando no link.

Agora gostaria de receber suas opiniões: o post cobriu os pontos principais ou você ainda precisa de mais? Mande aqui seu comentário e divida suas impressões comigo! E se o artigo foi útil, não deixe de compartilhá-lo com seus amigos!

Como ser um bom líder: aprenda a evoluir como gestor

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como ser um bom líder: aprenda a evoluir como gestor

Qualquer negócio que queira se destacar no mercado precisa contar com uma boa equipe, formada por colaboradores que realmente se esforcem para alcançar resultados e se preocupem com o sucesso global da empresa. Mas, para tanto, simplesmente contratar funcionários capacitados não é suficiente.

Um time de qualidade precisa de um gestor igualmente qualificado, que seja inspirador e crie as condições necessárias para que cada funcionário desenvolva seu potencial ao máximo. Por isso, é necessário entender como ser um bom líder de equipe.

Nesse caso, tampouco basta ser um profissional acima da média. É preciso aprender as habilidades específicas de um grande gestor, ser humilde e entender a importância do seu papel para o sucesso da empresa. Quer aprender como? Então, veja agora mesmo como ser um bom líder de equipe e evolua como gestor!

Aprenda a delegar tarefas

Um enorme desafio frequentemente relatado pelos funcionários em relação a seus gestores envolve a centralização, que acontece quando o chefe não confia plenamente na capacidade do time ou quando está inseguro sobre suas habilidades, tomando para si grande parte do trabalho.

O resultado são processos lentos, que constantemente precisam do aval do gestor para avançar. Por tornar o trabalho demasiadamente engessado, essa postura não só inibe a inovação como também desmotiva a equipe.

A solução para esse cenário consiste em aprender a delegar tarefas e confiar na sua boa realização por parte da equipe. Com a ajuda de um bom sistema, que interligue com precisão os processos de trabalho, é preciso criar responsabilidades e formas de acompanhamento das metas.

Assim, o gestor se manterá como uma figura central, mas sem paralisar a evolução da empresa. Entretanto, vale ter atenção para um detalhe: delegar uma tarefa não significa simplesmente jogar a bomba no colo dos funcionários e ver no que vai dar, viu?

É preciso ficar de olho em seu desenvolvimento, cobrar o alcance de metas intermediárias e saber que a responsabilidade final pelos resultados será sempre do líder, sejam eles positivos, sejam negativos.

Seja consistente e resiliente

Consistência na atitude e resiliência devem ser características bem desenvolvidas em quem está à frente de equipes de trabalho. Trata-se da capacidade que o líder deve ter de saber lidar com contratempos e de superá-los.

Da prática da vida pessoal à empresa, o gestor precisa saber como ser resiliente e enfrentar as dificuldades e os obstáculos que, com certeza, vão aparecer.

Crises, prejuízos e transformações são eventualidades inevitáveis no mundo corporativo. Quem consegue se adaptar a novos contextos e incentiva todos para que também possam agir em prol da superação está no caminho certo.

Agora, vale lembrar que ser resiliente não significa nunca fracassar. Pelo contrário, é saber abraçar as falhas para aprender, crescer e prosperar. Profissionais evoluem incontáveis degraus quando aprendem a encarar o risco como um bom amigo, entendendo que isso não significa ser negligente ou desejar falhar, mas estar disposto a tirar das quedas as melhores lições.

Deixe as portas abertas

Um grande líder precisa se manter disponível para que sua equipe tire dúvidas e apresente a ele quaisquer dificuldades antes que efetivamente virem problemas. Oferecer soluções inovadoras também costuma fazer parte desse pacote.

Para isso, é preciso, em primeiro lugar, estar sempre presente. Nesse sentido, nada de esperar que as demandas cheguem a você. Pelo contrário, pergunte e ouça sempre com muita atenção.

Em segundo lugar, é fundamental que sua porta esteja sempre aberta. Isso porque, quando o acesso ao líder é difícil, burocrático ou lento demais, a equipe automaticamente se vê desencorajada a procurá-lo.

Para tanto, você não precisará realizar longas e sistemáticas reuniões ou gastar horas do seu dia ouvindo detalhes sobre o trabalho de cada funcionário. Só é essencial que responda com rapidez à necessidade da equipe em buscar conselhos, tirar dúvidas ou dar sugestões. Não é tão complicado assim, concorda?

Além de estar presente e ter as portas abertas, é importante também que você realmente ouça os funcionários e demonstre que está atento às suas demandas.

Se apresentarem, por exemplo, um pedido por um insumo específico, compartilhe, dentro do possível, por que é ou não factível, apresentando a pesquisa de preços, os estudos de viabilidade e o andamento da compra.

Conheça sua equipe a fundo

É absolutamente impossível ser um bom líder sem conhecer detalhadamente cada um dos funcionários que trabalham para você. E por mais que as qualificações técnicas sejam muito importantes, esse conhecimento deve ir além, chegando às características psicológicas dos membros da equipe.

Por mais qualificados que sejam, alguns colaboradores podem ter dificuldade em desenvolver determinado trabalho em um tempo muito curto, por exemplo. Mas isso não necessariamente significa que deva ser descartado.

Talvez seja o caso de direcioná-lo para tarefas de longo prazo, enquanto escolhe outra pessoa do time para processos que exijam mais velocidade.

Lembrando que conhecer a equipe também consiste em saber como os funcionários trabalham entre si. É comum, por exemplo, que um colaborador não trabalhe tão bem com determinado membro da equipe, enquanto complementa perfeitamente as habilidades de outro.

Isso pode ser devido exclusivamente a questões de perfil. Saber quais são as melhores combinações dentro da equipe é ter a possibilidade de alcançar os melhores resultados possíveis para a empresa.

Seja claro sobre suas prioridades

Se a sua habilidade em se comunicar ajudou você em sua carreira, agora ela deve ser mais importante do que nunca. Seja consistente com seu propósito e suas prioridades.

Nas reuniões, demonstre clareza a respeito de suas principais metas e pergunte-se sempre: essa reunião tem o intuito de informar, coletar sugestões ou obter aprovação? Com a resposta definida, será mais fácil desenvolver um entendimento geral do que está sendo proposto.

Sempre que possível, aproveite as reuniões e fóruns para esclarecer seu maior objetivo, evidenciando qual das suas principais prioridades é essencial para cumprir essa finalidade.

Conforme grandes CEOs de empresas costumam indicar, busque não ter mais de cinco prioridades. Sendo assim, desenvolva as primeiras com sua equipe e, só depois de conseguir excluir pelo menos uma da lista, adicione novas.

Lembre-se de que conhecer o talento da equipe é um ponto principal. Um líder nato sabe como aproveitar os talentos, distribuindo as tarefas prioritárias de acordo com as habilidades únicas de cada funcionário.

Simplifique sua vida

Para ser um gestor incrível, você não precisa carregar seu celular, tablet, laptop e uma pilha de papéis em suas reuniões. Se vai ter uma conversa rápida com seu superior, não precisa da sua mochila, calculadora financeira e garrafas de água.

Saiba que aquilo que você carrega diz muito sobre você e faz com que as pessoas reflitam sobre seu comportamento. Já parou para pensar que a pessoa mais importante do escritório costuma ter a menor quantidade de gadgets e a maior organização? Esse é o perfil nas maiores corporações, e esse cuidado vale para o carro, a sala e até mesmo o corpo.

Quem tem menos gadgets para gerenciar consegue ser mais produtivo e eficiente, garantindo maior controle sobre o próprio tempo. O ideal é que você seja visto como alguém que é produtivo, que sabe o quer e o que precisa para chegar lá. Portanto, preze pela sua aparência e fuja da desorganização e das práticas que só atrapalham.

Garanta boas condições de trabalho

Saber criar um bom ambiente de trabalho, que seja positivo e que dê segurança para toda a equipe, é essencial. Para isso, diversos fatores devem ser considerados.

Em primeiro lugar, é importante se esforçar ao máximo para que os funcionários tenham acesso a equipamentos, tempo e dados necessários para o adequado desenvolvimento do seu trabalho.

Tudo bem que nem sempre será possível oferecer tudo o que os funcionários pedem, mas é nesses casos que entra o poder de negociação e do diálogo — explique à equipe quais são as dificuldades e limitações da empresa.

Também é papel do líder se dedicar a criar um cenário positivo e leve, o que demanda um espaço físico acolhedor e um ambiente que, mesmo nos maiores momentos de pressão, seja tranquilo e seguro para o time desempenhar seu trabalho.

O gerenciamento de conflitos entre os colaboradores também é muito importante, porque evita que se crie um ambiente de disputas e desconfiança mútua, sempre extremamente prejudicial à produtividade.

Aprenda a lidar com a vulnerabilidade

Com todos os conselhos relacionados à força e ao posicionamento que o líder deve ter, é de se esperar que ele precise lidar com pressões e vulnerabilidades. Não há como evitar que uma parte do empreendedorismo, da liderança e da gestão esteja em se sentir dividido entre vulnerabilidade e convicção.

Quer saber como ser um bom líder? O segredo é aceitar que nenhum de nós consegue ter sempre a certeza de estar 100% no caminho certo. Ao mesmo tempo, desde as primeiras horas do dia de trabalho o líder já é convocado a inspirar confiança nos outros.

Uma forma de perder o medo na tomada de decisões é compreender que a vulnerabilidade está presente em todos os setores possíveis e que ela tem o poder de desenvolver potencial para mudanças positivas. Para evoluir como gestores, os novos líderes precisam aprender a reconhecer que ninguém é invencível (nem eles mesmos).

Mostre que, no fim das contas, a abordagem mais estratégica tem a base mais forte. Dê aos membros da equipe a segurança de que as escolhas estão sendo tomadas de forma equilibrada e ponderada.

Lembre-se de que negócios e gestão não se diferem da vida no sentido de que você só consegue controlar aquilo que pode ser controlado. Há processos que não estão sob a sua tutela e não serão domados pela sua iniciativa.

Se você não puder aceitar que a liderança pode ser solitária e duvidosa em boa parte do tempo, isso pode significar que você não está pronto para ser um líder. Independentemente disso, abrace sua vulnerabilidade e comemore, pois, se você não puder senti-la, é sinal de que está em um caminho muito mais frágil do que imagina.

Lidere para deixar um legado

Aquele que lidera para deixar um legado está liderando pelas motivações certas. Um bom gestor sabe que o sucesso é maior para quem está cercado de pessoas que desejam ver a continuidade desse sucesso. O famoso “olho gordo” não faz bem.

Ter prazer em compartilhar os segredos de seu sucesso não é para qualquer um. No entanto, os líderes são grandes mestres e os melhores mentores. Deseje que as pessoas carreguem suas lições para sempre.

Esforce-se para desenvolver uma liderança colaborativa, registrando e armazenando as informações de maneira que a empresa tenha um legado assinado pela sua gestão. Para além disso, líderes incríveis conseguem criar momentos especiais, eternizando-os na história da instituição.

Se você quer ser um bom líder de equipe, diga que sabe de alguma coisa apenas quando, de fato, souber. Além disso, faça questão de se manter sintonizado às necessidades de seus colaboradores, à cultura e ao tom da organização. Busque estar conectado aos pontos principais da empresa, reconhecendo as políticas internas e externas e os pontos de tensão.

Não é preciso criar alarde. Apenas abra as portas para que esses momentos especiais inspirem e informem à organização que ações espontâneas podem amenizar o clima e potencializar resultados. Para tal, você precisará estar 100% atento ao que a sua equipe quer dizer, mesmo quando não consegue verbalizar. Sensibilidade e empatia devem fazer parte da vida do bom gestor.

Motive os trabalhadores

A motivação dos funcionários talvez seja a questão mais importante para o líder, mas é preciso lembrar que essa também é uma tarefa muito complexa. Isso porque a motivação não é uma ciência exata, de forma que o que estimula determinado funcionário pode simplesmente não funcionar para outro.

Para alguns, um salário maior pode ser suficiente, enquanto outros precisam de desafios e maiores responsabilidades para dar seu máximo.

Dessa forma, é fundamental entender o que funciona para cada um dos colaboradores, mantendo-se sempre atento quando o desempenho de algum membro da equipe se mostrar abaixo do esperado.

Observe bastante e aprenda a ser rápido ao dar respostas para eventuais problemas pelos quais os funcionários estejam passando. Apesar de o quesito motivação variar de pessoa para pessoa, um ponto é universal: qualquer trabalho bem executado deve ser reconhecido.

Afinal, nada é mais frustrante para um funcionário que um líder que não sabe reconhecer seus esforços. Por isso, se possível, adote inclusive uma política de premiação para resultados acima da média, especialmente se trouxer melhorias ou lucros inesperados para a empresa.

Não se esqueça de que a principal diferença entre um chefe e um líder é a forma como os funcionários o enxergam. Nesse sentido, um grande líder é aquele que consegue guiar sua equipe, dando boas condições de trabalho, inspirando os funcionários e oferecendo a cada membro do time a possibilidade de desenvolver seu potencial ao máximo.

Esse tipo de líder motiva os colaboradores, fazendo com que vistam a camisa da empresa e se esforcem para atingir os melhores resultados possíveis. Não parece o cenário ideal?

Agora que você já sabe mais sobre como ser um bom líder de equipe, que tal aproveitar para compartilhar este artigo com os seus amigos nas redes sociais ou então, se inscrever em nossa newsletter e seja sempre o primeiro a receber conteúdos desse tipo? Sucesso e até a próxima!

O que um gerente de projetos precisa saber sobre escuta ativa

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em O que um gerente de projetos precisa saber sobre escuta ativa

Uma das habilidades mais requisitadas para um gerente de projetos é a boa comunicação. Seja falada ou escrita, é a comunicação que garante o alinhamento necessário entre os membros da equipe do projeto, cuidando para que todos estejam focados nos mesmos objetivos e metas, desempenhando seus papéis adequadamente para que o produto final seja tal qual o planejado.

Contudo, o processo comunicacional só é efetivo se há um comprometimento por parte dos colaboradores. E isso exige uma boa dose de saber escutar, afinal, a comunicação é feita de 50% fala e 50% escuta, ou seja, compreender e ser compreendido. E é por isso que o gerente de projetos precisa assimilar o que é escuta ativa e como ela pode auxiliar no seu papel de liderança, facilitando os relacionamentos e tornando a equipe muito mais produtiva.

Quer saber mais sobre esse conceito e como ele funciona na prática? Então acompanhe agora mesmo nosso post de hoje:

No que consiste essa tal de escuta ativa?

Quando uma pessoa fala com você, como você se comporta? Presta atenção ao que ela diz, faz outras atividades enquanto ouve, fica o tempo todo processando outras informações ou julgando o conteúdo da sua fala? Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas é sim, você está indo contra a escuta ativa.

Escutar ativamente é focar na pessoa que fala com você, deixando outras preocupações de lado para realmente compreender o que está sendo dito, quais são as intenções, as preocupações e os anseios contidos no discurso. Lembre-se de que não é apenas a boca que fala, mas todo o corpo exprime uma comunicação que não só pode como deve ser levada em conta quando se conversa com alguém.

Um profissional sinalizando problemas de relacionamento com outro, divergências de pensamentos e aflições em relação a atividades pouco claras: tudo isso pode ser percebido por meio da linguagem corporal, ou seja, da escuta ativa, focada nos detalhes.

O que impede um gerente de projetos de praticá-la?

São diversas as barreiras que devem ser quebradas pelo gerente de projetos a fim de garantir uma maior coesão em sua equipe. Quer saber o que anda fazendo de errado nesse sentido? Então trate de ficar atento a esses sinais:

Escutar as pessoas pensando em outras coisas;
Fazer outras atividades enquanto fala com uma pessoa;
Selecionar somente aquilo que o agrada, recusando toda comunicação que seja uma crítica ou que não satisfaça suas expectativas;
Escutar enquanto anseia por outros compromissos;
Concluir os pensamentos do seu interlocutor antes da hora.

Ao perceber em si algum desses sinais, o gerente de projetos deve tomar providências para eliminar essas barreiras. Aí vale pedir que o colega volte em um outro momento, para conversarem com mais tranquilidade, ou, ainda, retirar-se para um local mais isolado para que possam conversar com mais calma. Melhor tomar essa precaução e garantir a produtividade da conversa, não acha?

Então como colocar o conceito em prática?

Em um diálogo qualquer, é preciso se manter focado no interlocutor para que ele se sinta seguro e você compreenda o assunto em toda a sua amplitude, sem levantar as barreiras mencionadas anteriormente. Durante a conversa, observe a linguagem corporal do colega e analise se está coerente com seu discurso.

Mantenha sempre uma retroalimentação em todos os diálogos, ou seja, dê feedback a todo momento, mostrando que você está atento à conversa. Repetir algumas falas, mas com outras palavras, permite que você verifique se está mesmo compreendendo a proposta. Perguntar sobre pontos pouco claros é sempre válido, assim como não interromper enquanto a outra pessoa fala, deixando-a concluir o pensamento antes que você possa fazer qualquer tipo de julgamento.

Por que usar essa técnica no gerenciamento de projetos?

O gerente de projetos é o porto seguro de toda a equipe quando o foco é a tomada de decisões difíceis, a determinação de alterações no projeto, a promoção de um ambiente de trabalho mais sinérgico e a manutenção da coesão entre os profissionais envolvidos. Por isso, se o gerente de projetos não pratica a escuta ativa, está perdendo detalhes importantes da execução do projeto, bem como pode comprometer o desempenho da sua equipe pela falta de habilidade em detectar problemas de relacionamento ou de entendimento sobre papéis e atividades.

Praticando a escuta ativa, o gerente facilita a comunicação com a equipe e fica mais próximo do dia a dia das pessoas, melhorando seu poder de relacionamento e liderança, quesitos essenciais para conduzir equipes vencedoras ao sucesso!

Agora que você já conhece o conceito, comente aqui e nos conte se pratica a escuta ativa na efetivação dos seus projetos! Já se viu diante de uma barreira à escuta ativa? Como contornou a situação? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!

9 ferramentas que podem ajudar na sua administração financeira

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 9 ferramentas que podem ajudar na sua administração financeira

A tecnologia é um recurso que vem influenciando o modo de executar diversos processos internos. Descartando a tradicional folha de papel, gestores de ramos distintos veem nos sistemas — softwares e aplicativos — algumas funções vantajosas para os negócios.

Com eles, é possível controlar e melhorar diversas etapas de trabalho, bem como alcançar uma boa administração financeira. Quer se beneficiar também? Então confira a nossa lista de ferramentas e faça sua escolha!

9 ferramentas eficientes para a administração financeira

A necessidade de melhorias dentro de uma empresa sempre exige mudanças operacionais. Nessa situação, cabe ao gestor buscar e conhecer novas ferramentas para otimizar os resultados e facilitar o trabalho de seus colaboradores.

Abaixo, você vai conferir uma lista de aplicativos que podem se tornar solução valiosa — seja para substituição de uma ferramenta ineficaz ou inclusão de um novo sistema — na sua administração financeira:

Bills

O Bills é um software para organização de contas e controle de despesas. Com essa ferramenta, você categoriza e observa as despesas a serem pagas em cada período do mês. Para não esquecer de nenhum detalhe, o Bills permite que o usuário acompanhe o status de cada atividade registrada, assim, é possível saber se uma conta já foi paga, se está agendada ou se ainda será inclusa na lista.

Também podem ser cadastrados os pagamentos de impostos na plataforma digital do Bills, tornando este atrativo para indústrias, importadoras e exportadoras. A vantagem para empresas e escritórios está na possibilidade de usar a ferramenta tanto no smartphone quanto no tablet, o que facilita e otimiza a acessibilidade por gestores e seus colaboradores.

Conta Azul

É um aplicativo criado para auxiliar no controle financeiro de empresas e escritórios. Hoje, todos os usuários da Conta Azul podem navegar na plataforma ao mesmo tempo, e sem se preocupar com a sobreposição de informações. Entre as funções de destaque estão o gerenciamento de estoque, elaboração de relatórios financeiros e fluxo de caixa.

Para as empresas que atuam com comércio eletrônico ou que compartilham dados com clientes e fornecedores, o app Conta Azul é o mais indicado porque gera notas fiscais eletrônicas e as envia para qualquer contato cadastrado no sistema.

Órama

Com este app para investimentos financeiros, o usuário pode além de controlar e organizar suas atividades, ficar por dentro de notícias e novidades do mercado. Pode ser utilizado em sistema operacional Android e Iphone, sendo que as funções de maior destaque são: checagem de dados e rentabilidade, análise de risco e taxas, bem como comparação de fundos para que você escolha a melhor opção para seus investimentos.

GestãoClick

Especialmente desenvolvido para a gestão empresarial, o Gestão Click é um software 100% online e adaptado para computadores, notebooks, tablets e celulares. A segurança dos dados garantida pelo uso da tecnologia SSL é um dos diferenciais desse sistema.

Com a ferramenta, você organiza e controla atividades do setor de compra, venda, estoque e de finanças da empresa. As operações de finanças são acompanhadas através de um controle simultâneo das entradas e saídas de recursos, o que facilita a observação do gestor e garante mais economia de tempo em funções diárias.

Gestão Já

O Gestão Já é um software online de controle de finanças e compatível com diversos arquivos externos, como o da Receita Federal. A ferramenta permite o cadastro de contatos diversos — clientes, fornecedores e parceiros — e mostra o status do pagamento de cada negociação.

Com todas as funções sendo realizadas online, os próprios clientes podem acessar sua conta e imprimir boletos, bem como avaliar a credibilidade das ações realizadas pela empresa.

GuiaBolso

Disponível para Android e Iphone, o aplicativo Guia Bolso permite ao usuário organizar seus dados de finanças em tempo recorde: aproximadamente dois minutos.

Diferente de um preenchimento de planilha que exige a inserção de inúmeras informações no sistema, esta ferramenta é capaz de categorizar as suas listas de maneira rápida e automática. Além de atualizar o saldo constantemente, o GuiaBolso também pode ser programado para dar avisos sobre gastos excessivos e estouros na conta cadastrada.

Mobills

O Mobills é um aplicativo para gerenciamento de dinheiro que pode ser utilizado tanto para organização pessoal, quanto para processos em empresas. Pode ser manipulado no computador, tablet ou smartphone, o que amplia as possibilidades para seu negócio.

Com a ferramenta, você acompanha a evolução das despesas ao longo do mês, analisa dados por meio de relatórios e gráficos e ainda recebe lembretes/notificações sobre as contas a vencer. Para acompanhar de perto cada transação, você confere através do recurso de status todas as despesas fixas e os pagamentos efetuados ou pendentes.

Tiny

O Tiny é um software de funcionamento totalmente online, o que o torna uma ferramenta valiosa para empreendedores que precisam acompanhar seus negócios e operações a distância e com flexibilidade de horário. Na plataforma do sistema, você gerencia todas as compras e vendas e também controla seu estoque.

Com o Tiny, os dados financeiros da empresa são organizados e concentrados em um só lugar, facilitando o acompanhamento de contas a pagar e receber, orçamentos de diferentes fornecedores, propostas comerciais e também fluxo de caixa. A possibilidade de manipular dados em tempo real também traz vantagens para empresas que possuem filiais ou departamentos administrativos descentralizados.

ZeroPaper

Considerado um aplicativo de controle financeiro bastante simples, o Zero Paper é especialmente destinado para profissionais liberais, autônomos, MEI’s e empresas de pequeno porte. Com ele, você analisa diversas operações financeiras e ainda recebe indicações e soluções para otimizar o orçamento disponível.

Além de funções administrativas, o Zero Paper conta com base para cadastro de fornecedores e associados, bem como fotos de comprovantes de pagamento. O app está disponível para uso nos sistemas operacionais iOS e Android.

Embora a tecnologia seja hoje um recurso indispensável nos negócios, é importante lembrar que suas ferramentas, sozinhas, não são capazes de resolver todos os problemas de uma empresa ou escritório. Assim, garanta sempre que essas sejam acompanhadas de boas práticas de gestão para uma administração financeira eficiente.

Aproveitando o assunto de organização de recursos e finanças, confira também as formas de controlar os gastos do seu projeto!