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Como integrar equipes e lidar com conflitos entre departamentos

Um dos trabalhos mais desafiadores de um gerente de projetos é realizar a gestão de conflitos entre as equipes. No dia a dia, impasses mal resolvidos podem tomar grandes proporções, gerando dificuldades e lentidão em projetos.

Por isso, como gerente, você deve ouvir todos os lados, entender os pontos críticos, promover ações para integrar os colaboradores e, quando for preciso, dar a palavra final. O líder é o responsável por garantir a coesão do grupo.

Neste post, você vai conferir algumas dicas sobre como resolver os conflitos entre departamentos e integrar as equipes envolvidas em um mesmo projeto. Continue a leitura e prepare-se para colher os benefícios de uma gestão adequada!

Entenda a importância da boa gestão de conflitos

Todo projeto depende da cooperação e integração entre times e departamentos. Afinal, os bons resultados são frutos de um trabalho multidisciplinar, em que as competências técnicas e comportamentais de diferentes áreas devem soar harmonicamente.

Em síntese, como os conflitos estimulam sentimentos e comportamentos contraproducentes nos profissionais, criando barreiras à interação, eles precisam ser geridos e pacificados para que não haja repercussão nos resultados do grupo.

Um exemplo clássico são as brigas entre setores, que fazem com que os profissionais não deem a prioridade devida às solicitações vindas de outros departamentos. Com efeito, os projetos, dependentes da cooperação e integração, ficam em segundo plano.

Outro problema ocorre com os conflitos interpessoais. Quando os profissionais não se falam, não haverá o compartilhamento de conhecimento e experiência, tampouco o alerta sobre condutas que possam gerar prejuízos às metas do grupo.

Por isso, ao investir em relações harmônicas no ambiente de trabalho, investe-se indiretamente na própria empresa, especialmente em sua capacidade de concretizar projetos.

Desenvolva uma comunicação eficiente

A chave para integrar as equipes e lidar com conflitos é a comunicação. Você deve manter um contato próximo com todos os envolvidos, atentar para as atividades de cada um deles, bem como as dificuldades expostas.

Muitos atritos podem ser evitados com uma simples conversa “olho no olho”, com cada integrante expondo seus argumentos e mostrando como suas ideias impactam o projeto. Porém, essa comunicação deve ser eficiente.

Reuniões constantes, sem pautas claras e com duração indefinida, costumam não trazer resultados efetivos. Sempre que reunir equipes de vários departamentos, tenha um objetivo cristalino e faça encontros rápidos, ouvindo todos os lados e buscando a solução para um “problema” preestabelecido. Ao fim da reunião, envie a ata e o que foi decidido para todos.

Além das reuniões, crie canais de comunicação direta. A porta do gerente de projetos deve estar sempre aberta. Você precisa se disponibilizar no surgimento de um conflito, na redefinição de estratégia e, até mesmo, para intermediar relações em busca de uma solução efetiva.

Criar canais para os setores conversarem entre si e tentarem resolver as questões sem necessitar do seu intermédio também é uma boa ideia. Estimule o uso inteligente do e-mail, telefone e, principalmente, encoraje os encontros pessoais entre as áreas quando for possível.

Não adie os problemas

O principal erro que gerentes de projetos cometem ao lidar com um conflito é adiar o problema esperando que, de alguma maneira, ele se resolva sozinho. Isso não vai acontecer e, quando você menos esperar, poderá ter tomado uma dimensão desnecessária e evitável caso tivesse intervindo antes. Como estará sempre conversando com as equipes, você conseguirá usar a sua percepção para entender quando determinado assunto pode gerar um conflito.

Assim que perceber um impasse, ouça os lados envolvidos e sente com cada um dos integrantes deles para resolver. Evite que as disputas tomem grandes proporções e, principalmente, que uma disputa de ego acabe entrando em jogo. Sendo rápido e incisivo na resolução dos conflitos, dificilmente eles crescerão.

Busque um denominador comum

Você deve ouvir atentamente todos os lados envolvidos e fazer com que eles dialoguem, tentando achar a melhor forma de resolver um problema. Caso aconteça um impasse, porém, você terá que tomar uma decisão. Busque sempre a melhor solução para todos, que não prejudique nenhum departamento e, ao mesmo tempo, influencie positivamente os projetos e a empresa.

Procure sempre uma resolução que seja “win-win”, ou seja, em que ambos os lados saiam ganhando, mesmo que pelo aprendizado. Claro que nem sempre isso é possível, mas tenha em mente encontrar um caminho que seja constituído pelas ideias de cada um desses lados. Faça com que ambos tenham que ceder um pouco pelo sucesso. Isso estimulará o trabalho em equipe de uma forma mais integrada!

Lide com a frustração de expectativas

Você vai tentar criar uma resolução que seja o melhor possível para todos os lados, porém, como gerente de projetos, o resultado deverá ser o melhor para o projeto e para a empresa. Por isso, pode acontecer de algum dos lados (ou talvez ambos) ficarem frustrados, por não terem suas expectativas totalmente atendidas.

Novamente, o segredo aqui é a comunicação. Explique como a sua decisão final foi o melhor para o projeto e de que maneira as ideias de cada um influenciaram essa decisão. Deixe claro que você deseja que todos participem com ideias, pensamentos e formas diferentes de trabalhar, mas que a decisão foi estrategicamente pensada. A transparência contribui bastante na mediação de conflitos!

Colha os benefícios de uma boa gestão de conflitos

Manter um contexto ameno e interações positivas pode refletir em uma série de benefícios, uma vez que as disputas internas repercutem na motivação e no desempenho dos profissionais. Basta imaginar como nos sentimos em ambientes pouco acolhedores.

A seguir, você conhecerá os benefícios de investir na gestão de conflitos e resolver os impasses das equipes e dos departamentos.

Melhoria do clima organizacional

Construir relações mais satisfatórias e um ambiente de trabalho mais ameno. Isto é, aqueles que participam de um projeto ficarão satisfeitos com o contexto em que estão inseridos e terão uma percepção mais positiva durante as suas fases.

Criação de planos de ação conjuntos

Estabelecer as condições para que as equipes e os departamentos atuem conjuntamente, de modo que todos os envolvidos terão maior facilidade para cumprir as suas metas. Isso é importante porque certos resultados só ficarão dentro das expectativas se houver a combinação de competências entre pessoas e setores.

Aumento da produtividade

Expandir a contribuição de cada profissional no dia a dia com a eliminação de comportamentos tóxicos à produtividade e criação de condições ideais de cooperação. Assim, a gestão de conflitos se refletirá na geração de valor, em termos quantitativos e qualitativos.

Redução de custos operacionais

Minimizar a necessidade de mão de obra e horas extras para concluir os projetos, uma vez que os profissionais estarão mais produtivos e inteiramente focados no trabalho. Os conflitos restringem a capacidade de cooperação das equipes e dos departamentos, deixando a conclusão dos projetos mais difícil para todo mundo.

Satisfação dos clientes

Aumentar a capacidade da empresa satisfaz as necessidades e desejos de seus clientes. Os avanços na produtividade e integração dos setores aumentarão a eficiência ao entregar valor para os contratantes, enquanto o clima organizacional tornará as equipes mais receptivas nos atendimentos.

Como você viu, a gestão de conflitos é fundamental para o desenvolvimento da empresa e também para o alcance de bons resultados na conclusão de projetos. Por isso, avalie seus processos e veja o que pode ser aperfeiçoado.

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