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Gargalos de produção: como eliminar o vilão dos seus projetos?

Escrito por Braun em 07/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gargalos de produção: como eliminar o vilão dos seus projetos?

Grosso modo, considera-se um gargalo qualquer obstáculo que possa influenciar negativamente no fluxo operacional da empresa, tornando a entrega de resultados mais demorada e custosa. Logo, em qualquer empreendimento, os gargalos de produção devem ser identificados e eliminados de forma contínua.

Em outras palavras, para garantir a competitividade do negócio, é preciso investir em diversas estratégias. Elas vão desde o mapeamento dos processos existentes (identificando as entradas e saídas) até a implementação de modernos softwares de controle do fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar os fluxos operacionais da companhia ao máximo.

Para ajudar, neste post veremos justamente como identificar e eliminar os gargalos de produção, tornando o seu negócio mais eficiente e próspero. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!

Qual a importância de avaliar os gargalos de produção existentes?

Entre os vários problemas que um negócio pode enfrentar, os gargalos de produção estão entre os mais impactantes. Mantidos em caráter contínuo, esse tipo de falha pode influenciar diretamente no resultado do negócio.

Aqui, é válido frisar que os gargalos de produção comprometem o funcionamento de toda a empresa. A companhia amplia os seus atrasos, perde produtividade e reduz a qualidade do uso dos recursos disponíveis. Assim, a qualidade dos serviços cai drasticamente, abrindo espaço para a concorrência no setor de atuação da empresa.

Como trabalhar corretamente com gargalos de produção?

O primeiro passo para combater os gargalos de produção é conseguir identificar a existência de tais problemas. O empreendimento que tem um time capacitado para avaliar a existência de problemas no seu ambiente de trabalho que comprometem a sua competitividade tem mais chances de atuar rapidamente e, assim, impedir que esse tipo de fator se perpetue.

Entre as estratégias que podem ser empregadas para avaliar quais são os problemas existentes, nós podemos apontar:

Avalie os resultados de cada etapa dos processos internos

O monitoramento da qualidade dos processos internos é algo que deve ser feito continuamente. Dessa forma, o gestor precisa aplicar mecanismos para garantir que nenhuma falha ou erro deixe de ser identificado e, assim, evitar que elas se perpetuem.

Uma das formas de avaliar se há problemas é identificando os resultados de cada etapa ou processo. Para isso, monitore se os inputs de uma rotina foram processados da maneira correta, levando o profissional a atingir o resultado esperado para aquela atividade.

Faça isso por toda a cadeia operacional do negócio. Em projetos, por exemplo, isso é feito ao final de cada etapa: o gestor deve avaliar se a etapa atingiu os resultados esperados pelo time de planejamento, quais pontos não foram alcançados e o que levou a tal situação.

Já na gestão da infraestrutura de TI, isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de monitoramento de hardware. Elas indicam rapidamente e de modo abrangente se há algum equipamento não apresentando a performance esperada e, assim, dando ao profissional do setor a capacidade de mitigar o problema rapidamente.

Implemente indicadores

Os indicadores de performance são um importante mecanismo de gestão. As métricas auxiliam a empresa a avaliar de modo preciso (e com relativa abrangência) como está a performance de profissionais, times e equipamentos continuamente e em tempo real.

Além disso, elas ampliam o conhecimento sobre o negócio. A médio e longo prazo, os indicadores auxiliam na criação de uma base de dados sobre como a companhia funciona em diferentes situações. Dessa forma, é possível avaliar se o time está mesmo passando por dificuldades ou a variação de um determinado indicador está dentro do previsto para aquele momento do mercado.

Portanto, faça o uso extenso dos indicadores de performance. Aplique-os principalmente nas atividades críticas, ou seja, aquelas que estão diretamente ligadas ao core business da empresa.

Um bom indicador é aquele que está projetado conforme o perfil da companhia. Ou seja, é importante que a métrica seja projetada conforme o perfil do negócio.

Se um indicador tem como base um nível de performance muito acima do que pode ser atingido pelos times da empresa, por exemplo, os profissionais terão uma sobrecarga de trabalho que leva a mais erros. Caso a situação oposta ocorra, e o negócio tenha um indicador abaixo do seu potencial, o profissional de gestão não poderá avaliar se existem gargalos de produção.

Monitore o resultado das mudanças

Das nossas dicas, essa auxilia o gestor a avaliar se os gargalos de gestão continuam na cadeia operacional da empresa mesmo após uma falha ocorrer. Assim, fica mais fácil para o negócio identificar se o gargalo de produção foi mesmo eliminado e se as modificações no fluxo de trabalho não criaram novos problemas.

Portanto, sempre identifique o nível de performance do negócio, defina as suas soluções para os problemas e avalie o resultado obtido com as correções. Esse processo evitará que novos problemas não sejam avaliados e, por fim, garantirá que a qualidade das atividades sempre seja a maior possível.

Avalie se existe muita burocracia internamente

A burocracia pode ser um dos fatores que mais contribuem para a criação de gargalos de produção. Quando o negócio tem uma rotina com várias etapas, autorizações e pontos que interferem na fluidez das atividades, as aberturas para erros e problemas de qualidade se ampliam.

Diante disso, sempre avalie se existem atividades com excesso de burocracia. Um exemplo que podemos apontar está na gestão de projetos: o gestor necessita de muitas etapas para aprovar o seu planejamento? A companhia precisa de muitos profissionais envolvidos para avaliar se cada etapa é viável?

Se esse for o seu caso, há uma grande chance da companhia estar excessivamente burocratizada. Tenha em mente que, apesar de ser normalmente associada com algo ruim, a burocracia pode ser um mecanismo importante para impedir que o negócio tome decisões precipitadas, seja por utilizar poucos dados ou por não ter métodos de compliance eficientes.

Portanto, sempre veja a burocracia como algo que deve ser aplicado na medida certa. Ela não deve impedir o negócio de ser funcional, mas precisa ser aplicada na medida certa para a empresa não ter erros e gargalos de produção recorrentes.

Como eliminar os gargalos de produção?

O processo produtivo é composto por diversas etapas, as quais precisam ser realizadas com o máximo de perfeição. Ele pode variar bastante de acordo com cada empresa, mas, em todas, é preciso conhecer com clareza cada passo produtivo, os seus objetivos e padrões de qualidade. Só assim é possível identificar quais etapas estão travando e eliminá-las ou consertá-las, de acordo com o necessário.

Para mapear a produção é necessário analisá-la minuciosamente. Então, identifique as entradas (insumos), as saídas (entregas no final de cada processo), os fornecedores e os componentes do processo (máquinas, pessoas etc.). Isso dará uma visão holística de todo o processo.

Entre as medidas que um negócio tem a mão para otimizar as suas atividades, podemos apontar:

Desenhe o fluxograma do trabalho

A eliminação dos gargalos passa pelo conhecimento de como os processos devem ser executados. Portanto, para otimizar seu mapeamento e torná-lo ainda mais compreensivo, é indicado que se crie um fluxograma das atividades.

Basicamente, um fluxograma é uma representação visual do processo, em que cada etapa é ilustrada com símbolos geométricos, linhas e palavras. Nesse sentido, existem alguns tipos mais comuns de fluxogramas:

diagrama de blocos: é o fluxograma mais simples, que fornece uma visão rápida e simplificada da produção. Nele, utiliza-se apenas retângulos (que indicam as atividades) e linhas (que indicam o sentido do fluxo);
fluxograma padrão: é o mais utilizado, e fornece uma visão mais detalhada do processo. Aqui, cada ação é definida com uma figura geométrica (retângulo, bola, triângulo etc.);
fluxograma funcional: esse é o mais detalhado dos três. Além de representar as ações com símbolos geométricos, mostra os departamentos ou seções pelos quais o trabalho flui. Assim, permite conclusões mais minuciosas.

Assim, defina qual deles melhor se adéqua à sua produção — o que pode variar de acordo com a extensão e a complexidade do seu trabalho. De toda forma, quanto mais claro for o fluxograma, mais fácil será para ajustar as rotinas de trabalho da empresa para o padrão esperado de qualidade.

Identifique as causas e sub-causas dos problemas

Após mapear e desenhar o processo de produção, fica muito mais fácil identificar como os gargalos surgem. Contudo, como saber quais são suas causas e sub-causas? Para responder essa pergunta, utilizamos o diagrama de Ishikawa.

Também conhecido como Espinha de Peixe ou causa-efeito, esse diagrama é bastante utilizado no controle da qualidade. Seu objetivo é identificar as principais causas para os problemas que existem, seja no processo de produção ou em qualquer outra atividade.

Para isso, ele se baseia em seis principais itens que podem resultar nos efeitos negativos, os 6Ms:

mão de obra: refere-se aos colaboradores (ex.: desmotivação, desqualificação etc.);
material: refere-se aos insumos utilizados no processo de produção;
meio ambiente: pode ser considerado como o ambiente interno ou externo da companhia. (ex.: falta de espaço, poeira, calor etc.);
método: refere-se às práticas e procedimentos utilizados na execução das atividades;
máquina: os instrumentos usados no processo de produção;
medida: as métricas ou indicadores-chave de desempenho.

É possível responder ao diagrama de Ishikawa em uma reunião de brainstorming, com 6 ou 8 integrantes. Afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma — outras pessoas podem identificar sub-causas que você nem mesmo imaginava. Portanto, não deixe de utilizar essa estratégia para avaliar o que está causando a existência de gargalos de produção na sua companhia.

Mantenha os colaboradores treinados

As pessoas têm um importante papel na execução das atividades, e por isso é necessário mantê-las sempre competentes e centradas nos resultados desejados. Quando a equipe é desqualificada, é provável que o número de erros cresça drasticamente.

Se os colaboradores não conhecem como os processos internos são executados, a qualidade dos serviços cairá drasticamente. Além disso, cada time executará as suas tarefas de uma forma, reduzindo o nível de padronização interna e criando um ambiente mais propício a gargalos de produção.

Para manter os funcionários treinados, primeiro, é importante saber o que precisa ser desenvolvido. Para isso, realize uma avaliação de desempenho em 360 graus, buscando identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes que devem ser otimizados.

Depois, basta definir qual modelo de treinamento utilizar. Nesse caso, o treinamento online tem crescido bastante nas últimas décadas, especialmente por sua facilidade e flexibilidade. Vale a pena considerá-lo para ter uma equipe bem treinada e capaz de otimizar a produção.

Conte com o auxílio de modernos softwares

De fato, é importante contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os gargalos da produção. Hoje, existem modernos softwares de gestão de projetos capazes de facilitar a condução dos diversos recursos (humanos, materiais e financeiros) envolvidos.

Desse modo, um bom software contribui para tornar a produção muito mais eficaz. Com ele, é possível ter um maior controle das tarefas, tomar decisões mais acertadas, eliminar ruídos da comunicação e monitorar continuamente os resultados obtidos.

É crucial, entretanto, saber escolher um sistema realmente funcional, que se adéque ao tamanho e ao segmento do seu empreendimento. Para isso, escolha um fornecedor de tecnologia que já tenha bastante experiência e ofereça um suporte adequado.

Crie um bom plano de ação

Ter um plano de ação também norteará o gestor na eliminação dos gargalos encontrados, identificando com clareza o que deve ser feito. Para isso, a ferramenta mais utilizada é o 5W2H — a qual estabelece sete perguntas-chave (em inglês) que devem ser respondidas. Entenda:

5W: What (o que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito), Why (por que será feito?) e Who (por quem será feito);
2H: How much (quanto vai custar?) e How (como será feito?).

Ao responder essas questões, você conseguirá um plano realmente eficiente para eliminar os gargalos de produção. Contudo, ainda é importante garantir que esse plano seja bem executo — caso contrário, os efeitos desejados nunca serão atingidos.

Enfim, todas essas são dicas relativamente simples, e podem ser aplicadas em sua companhia. Fazendo isso, você conseguirá melhorar toda a sua produção e arquitetar um empreendimento bem-sucedido, rentável e diferenciado em seu segmento de atuação!

Lembre-se que a existência dos gargalos de produção deve ser monitorada continuamente. Se o negócio não conta com mecanismos para avaliar de modo inteligente a sua existência, a competitividade da companhia cairá drasticamente, levando a um cenário em que o negócio perde vendas e lucratividade.

E então, gostou do post? Agora que está por dentro do assunto e sabe como eliminar os gargalos de produção, que tal continuar aprendendo? Assine já a nossa newsletter e receba as dicas do blog em primeira mão!

Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

Em um cenário com alto nível de competitividade, o ideal para uma organização é trabalhar no nível máximo de otimização de recursos. Isso significa estar com os seus times atuando em um bom nível de produtividade, sem sobrecarga dos colaboradores ou a presença de um funcionário ocioso no local de trabalho.

Contudo, ainda que o gestor adote uma boa estratégia para distribuir tarefas, muitas vezes, a empresa pode se deparar com algum funcionário ocioso (ou vários colaboradores nessa condição). Existem diversas razões para esse cenário ocorrer.

Logo, é mais do que válido darmos uma olhada minuciosa nas causas e possibilidades de reversão desse quadro. Se o negócio se torna capaz de reduzir esse fator no seu dia a dia, a sua competitividade será muito maior.

Já imaginou, por exemplo, que a causa pode estar diretamente relacionada a uma questão de gerenciamento? Ou será que isso tende a ser mais uma questão do perfil do colaborador? Como você pode ver, é importante ter o conhecimento necessário para identificar esses fatores e buscar a forma correta para tornar a companhia mais eficaz.

Se você ficou curioso e quer saber mais sobre esse fenômeno, siga com a leitura para compreender como identificar esses fatores e solucioná-los da forma correta!

Por que a sua empresa precisa alcançar o nível de otimização dos recursos?

A otimização de rotinas e estratégias faz parte dos planos de gestão de qualquer companhia. A busca por um nível máximo de qualidade deve ser algo contínuo, especialmente, se considerarmos que nenhum mercado deixa de ser modificado. Nesse sentido, alcançar o nível de otimização de recursos demonstra que os esforços para se realizar uma boa gestão de equipe na execução dos projetos realmente valeram a pena.

Isso quer dizer que a empresa passou a reconhecer que tanto ter colaboradores que estejam sobrecarregados quanto manter algum funcionário ocioso é igualmente maléfico. Tendo isso em vista, o negócio passará a fazer um exercício contínuo para evitar esse tipo de situação, especialmente, nas empresas que trabalham com demanda e gestão por projetos.

Por isso, para montar uma equipe ideal, é preciso entender bem os colaboradores, analisar seus perfis de produção e saber dispor de seus trabalhos e capacidades sem exigir além de suas forças e, ao mesmo tempo, não os deixando ociosos.

Somente dessa forma, a sua empresa alcançará um alto nível de produtividade, em que os recursos são bem aproveitados, os custos são mantidos em um nível baixo e o negócio pode atender a demandas externas com agilidade.

Funcionário ocioso: quando isso é uma questão de gerenciamento?

A ociosidade por motivos de gerenciamento é aquela que existe pela mais pura e simples má utilização — por parte do gerente ou do líder da equipe — do uso das forças produtivas a seu dispor. Em outras palavras, isso significa que não está sendo feita uma boa gestão de time, o que leva a um ambiente com membros sendo subaproveitados.

Esse tipo de ociosidade afeta todas as etapas de produção e consome uma parcela significativa da força produtiva da empresa. Além disso, equipes ociosas costumam trabalhar mal até mesmo nas atividades que têm mais tempo para realizar: o planejamento será incapaz de definir uma rotina de alta qualidade, em que a entrega de resultados seja rápida e sem procrastinação.

E o que tudo isso faz? Gera prejuízos para a corporação. Seja pela ausência de produção, seja pelos gastos para simplesmente manter a equipe de prontidão, a empresa direcionará recursos financeiros em excesso para os seus times.

Como possíveis diagnósticos desse cenário, vemos que o time tem condições de produzir mais, ou que a equipe é muito grande para o trabalho proposto. Nesses casos, é preciso pensar em uma reestruturação do perfil de gestão da equipe.

Identificar o que causa essa ociosidade é prioritário. A partir disso, passa a ser possível propor resoluções — como um remanejamento de colaboradores. Nesse caso, cabe elaborar um plano de gestão de equipe e executá-lo a partir de uma visão colaborativa.

Seja transparente com os funcionários

De fato, um funcionário ocioso compromete a equipe e gera prejuízos para a empresa. Por outro lado, quando a falta de atividades para execução parte da corporação, isso tende a frustrar as expectativas do colaborador engajado e prejudicar a sua motivação — mais adiante, daremos algumas dicas para manter esse funcionário ocupado.

Embora possa parecer à primeira vista, um colaborador ocioso não é necessariamente um funcionário ruim. Na verdade, é bem possível que ele seja muito bom, mas simplesmente não tenha o que fazer. Isso também demonstra um problema de gestão de equipe.

Tenha em mente que vivemos em uma época na qual as pessoas buscam cada vez mais a sua ascensão profissional. Portanto, esse funcionário podia ter sonhos e ambições quando entrou na sua empresa.

Contudo, a má gerência ou outras questões relacionadas ao momento da organização (período de transição, mudança de controle acionário, de foco do negócio, de gestão, cancelamento de projetos etc.) podem desviar a atenção da empresa de suas atividades normais. Isso certamente resultará em falta de trabalho para os colaboradores.

Caso a sua companhia vivencie alguma dessas situações, é fundamental ser transparente com os funcionários e dar uma previsão para a retomada das atividades normais — quando possível. Agindo assim, você evita o desgaste emocional dos profissionais envolvidos e garante que eles estarão prontos para voltar ao ritmo de trabalho quando a situação normalizar.

Funcionário ocioso: quando isso faz parte do perfil do colaborador?

Já quando a ociosidade é em relação ao perfil do colaborador, os sinais são detectados apenas nele, e costuma ser bem claro que o problema é pontual. Para identificar esses sintomas, o gerente ou líder deve ficar atento aos seus funcionários, procurando pelos principais sinais de ócio no trabalho, tais como:

desatenção;
conversas pessoais em demasia;
pausas em excesso para lanches ou cigarros;
idas constantes ao banheiro;
muitas saidinhas durante o expediente para ir ao banco;
saídas para comprar algo na rua.

Mas, como é sempre possível haver outros sinais, observação é fundamental. Nesses casos, é comum ver o resto da equipe com sobrecarga de trabalho, enquanto o colaborador ocioso mantém uma rotina com pausas, conversas em demasia e muitas desculpas para fazer suas tarefas.

O pior é que esse tipo de situação acaba atrapalhando o restante da equipe, uma vez que a ociosidade de um, automaticamente, se reflete no ambiente de trabalho como um todo. Nesse caso, basta direcionar a força de produtividade desse trabalhador ocioso para tarefas que estejam pendentes ou até para solucionar a sobrecarga de outro colaborador.

Mas também é possível que esse funcionário tenha uma atitude proposital — ao acumular tarefas intencionalmente —, que resulta em uma sobrecarga para o restante da equipe. Sendo assim, o ideal é elaborar uma advertência sobre seu comportamento, e, caso não haja mudanças, recomenda-se a demissão do colaborador.

O desligamento do funcionário ocioso pode parecer uma solução radical, que causa um grande impacto para a empresa, mas tenha em mente que é primordial a busca pela otimização dos recursos humanos e da organização como um todo.

Como resolver a ociosidade na empresa?

Quando é detectado que um colaborador está ocioso, é preciso, antes de mais nada, identificar a causa dessa ociosidade. Assim, por meio de um planejamento, deve-se procurar torná-lo mais diligente quanto às suas funções. Para isso, a gestão de tempo e de tarefas é de suma importância. A seguir, veja algumas atitudes para evitar a ociosidade de seus funcionários.

Defina métricas de performance

As métricas são um mecanismo importante para avaliar a qualidade dos serviços prestados pela empresa. O uso de indicadores dá ao gestor uma visão precisa sobre o funcionamento do negócio e como os seus times atuam. Por isso, é importante que eles sejam aplicados em todos os processos.

Uma vez que o gestor utiliza métricas bem estruturadas, fica mais fácil avaliar em quais pontos da cadeia operacional existe ociosidade. Com tais dados em mãos, o time poderá mitigar erros e qualquer abordagem que leve a uma produtividade abaixo do esperado. Assim, a empresa poderá reduzir ao máximo o número de profissionais ociosos.

Portanto, defina métricas com cuidado. Elas precisam ter o perfil do time e estar alinhadas com as demandas e objetivos do negócio. Um objetivo muito elevado, por exemplo, coloca o time em uma situação de sobrecarga de trabalho. Em busca da aderência à métrica, os trabalhadores ampliarão excessivamente as suas atividades e, em função disso, cometerão mais erros.

Já um indicador muito abaixo da capacidade do time prejudica a capacidade de o gestor avaliar se a performance dos profissionais está em um bom nível. Assim, identificar se existe algum funcionário ocioso será muito mais complicado.

Aplique feedbacks

Se os problemas são identificados, o feedback deve entrar em ação. Converse com times e colaboradores que apresentem problemas na qualidade dos seus serviços para avaliar o que houve de errado, quais são as demandas e falhas internas.

Faça uma proposta de melhorias, que envolva todos os profissionais ociosos. Com um bom plano, será mais fácil garantir a qualidade do serviço prestado e, assim, ter mais produtividade.

Liste as atividades prioritárias

Por mais que o colaborador esteja com as tarefas em dia, novas demandas sempre aparecerão. Assim, estimule o funcionário ocioso a fazer uma lista, elencando as atividades consideradas prioritárias — elas precisam ser resolvidas dentro do prazo.

Pense nessa lista como uma programação individual para preencher o dia do funcionário ocioso e, consequentemente, evitar a ociosidade.

Envolva o funcionário com tarefas simples

Para os casos em que o colaborador realmente não tem atividades a serem desenvolvidas, uma dica eficaz para evitar a ociosidade que compromete toda a equipe é designar tarefas simples a ele. Claro que o trabalho não deve parecer fútil ou designado a ele apenas para passar o tempo.

Assim, mostre ao trabalhador que o tempo ocioso pode ser aproveitado para organizar uma gaveta ou fazer uma limpeza nos arquivos inúteis da área de trabalho do seu computador, por exemplo. Essas atividades realizadas agora podem poupar um tempo precioso nos momentos de sobrecarga.

Disponibilize conteúdos para estudo

Todas as tarefas foram cumpridas — inclusive, aquelas mais simples. E agora, o que mais o funcionário ocioso pode fazer para evitar ficar parado? Estudar e se atualizar!

Tenha em mente que o mercado está cada vez mais competitivo, e que novidades surgem a cada dia. Portanto, o tempo ocioso do colaborador pode ser utilizado para uma reciclagem em seus conhecimentos.

A dica aqui é disponibilizar treinamentos e conteúdos relevantes, relacionados ao seu segmento de negócio, na intranet da empresa — ou até mesmo por materiais impressos (apostilas, livros, revistas etc.), estrategicamente colocados em um local tranquilo para o estudo. Essa atitude pode tirar o seu funcionário ocioso da zona de conforto e estimulá-lo a buscar novas soluções para a corporação.

Peça sugestões para evitar a ociosidade

Conversar com os colaboradores e pedir opiniões para melhor utilização do tempo do funcionário ocioso podem ser uma maneira de engajar a equipe e conseguir o seu comprometimento nas tarefas. Assim, ao saber o que os profissionais enxergam como gargalos de produtividade, você pode aproveitar para elaborar ações que estimulem maior dedicação ao trabalho.

Um concurso com premiação por produtividade, por exemplo, pode ser uma boa maneira de estimular a equipe a executar mais tarefas. Além disso, você pode incluir normas para a premiação, como determinar que a ajuda criativa a outros setores seja um critério de desempate. Dessa forma, o importante aqui é escutar os colaboradores e criar ações para unir a equipe e incentivar o trabalho em conjunto — sem sobrecarregar ou excluir ninguém, é claro!

Utilize Scrum em seus projetos

Uma alternativa para evitar a ociosidade é implementar a metodologia Scrum no seu negócio. A seguir, veja os 10 passos principais que o empreendedor Jeff Sutherland cita em seu livro “Scrum: a Arte de fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”.

1. Defina um “Product Owner”

Essa pessoa será responsável pela visão do que será entregue em seu projeto. Entre as suas responsabilidades, ela deverá ponderar os riscos e benefícios das ações, determinar o que pode ser feito, motivar a equipe e evitar a ociosidade.

2. Forme os times

Divida os colaboradores — de acordo com as suas habilidades — e forme equipes de três a nove pessoas, para desenvolverem os projetos da empresa. Se você tiver uma equipe Scrum motivada e competente no autogerenciamento, nenhum funcionário ousará ficar ocioso — uma vez que a própria cobrança da equipe não permitirá isso.

3. Determine um Scrum Master

Essa pessoa vai orientar o restante da equipe em relação à estrutura de processos do Scrum. Além do mais, ela deverá eliminar gargalos e pontos que impeçam o progresso das atividades.

4. Crie um Product Backlog

Consiste na configuração de uma lista detalhada de todas as tarefas que precisam ser desenvolvidas para tornar o projeto viável. Esse mapa do projeto estará em constante mutação e evolução e, para isso, precisa de um acompanhamento efetivo do Product Owner.

5. Elabore as estimativas do Product Backlog

Aqui, é imprescindível que as equipes consigam estimar o prazo para a execução de cada uma das tarefas. Assim, a ociosidade não será tolerada.

6. Planeje os Sprints

Os Sprints são os ciclos de duração de cada uma das tarefas, que, normalmente, têm um período inferior a um mês.

7. Crie um Scrum Board (ou Kanban)

Utilize um quadro para traçar as colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Em seguida, utilize papéis autoadesivos (os famigerados post-its) para representar cada um dos itens que precisam ser concluídos — cada um deles deve ser colado na sua respectiva coluna, de acordo com o status atual.

8. Defina o Daily Scrum

Todos os dias, no mesmo local e horário, a equipe deve se reunir (não mais do que 15 minutos) para responder “o que fizeram ontem?”, “o que vão fazer hoje?” e “o que impede a conclusão do Sprint?”. Essa reunião, sem dúvidas, evita a ociosidade da equipe.

9. Determine o Sprint Review

Consiste em uma reunião para apresentar a evolução prática dos Sprints. Ou seja, tudo que foi colocado na coluna “feito”.

10. Não esqueça a retrospectiva do Sprint

Trata-se do processo para a coleta de feedbacks, para compreender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Utilize uma plataforma de gestão de projetos

Organizar os cronogramas e otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores de uma empresa pode ser uma tarefa bastante complexa, mas a tecnologia atual tem se mostrado uma grande aliada nessa missão. Por essas e outras razões, o uso de softwares de gestão de equipes é altamente recomendado.

Como exemplo, podemos citar o caso da Tree Tools, que, com o uso do software da Project Builder, conseguiu não só acompanhar, mas também rearranjar, de maneira otimizada, o tempo disponível de sua equipe.

Agora vamos resumir um pouco para chegarmos à moral da história: a verdade é que, ao se identificar um funcionário ocioso, é preciso, claro, fazê-lo trabalhar. E isso só será possível com a organização do trabalho de toda a equipe, para evitar que ainda sobrem pessoas fora da curva de otimização.

Como você pôde ver no caso da Tree Tools, o acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas é de extrema relevância. E não é só isso! Também é preciso saber exatamente quais são as capacidades de cada membro do time, suas qualificações, sua forma de trabalho e no que ele pode contribuir ou não.

Por isso, é sempre útil traçar bem os perfis dos colaboradores para construir uma equipe capaz de atacar qualquer projeto por diversos ângulos e que trabalhe bem unida. O trabalho gerencial precisa manter todos os colaboradores em sua máxima produtividade, sem sobrecarregar as atividades normais da empresa. Trata-se, portanto, de tornar o ambiente corporativo estimulante, eficaz e eficiente.

Um bom ambiente de trabalho, em que não se encontre ociosidade ou sobrecarga em qualquer colaborador, tem uma forte tendência a ter um rendimento alto.

E então, como anda o nível de comprometimento entre os seus colaboradores? Já conseguiu identificar algum funcionário ocioso e se o problema está na gestão ou no perfil do próprio colaborador? Assine a nossa newsletter e receba novos conteúdos relacionados ao assunto!

Como integrar equipes e lidar com conflitos entre departamentos

Escrito por Braun em 30/05/2017. Postado em Pessoas. 1 comentário em Como integrar equipes e lidar com conflitos entre departamentos

Um dos trabalhos mais desafiadores de um gerente de projetos é realizar a gestão de conflitos entre as equipes. No dia a dia, impasses mal resolvidos podem tomar grandes proporções, gerando dificuldades e lentidão em projetos.

Por isso, como gerente, você deve ouvir todos os lados, entender os pontos críticos, promover ações para integrar os colaboradores e, quando for preciso, dar a palavra final. O líder é o responsável por garantir a coesão do grupo.

Neste post, você vai conferir algumas dicas sobre como resolver os conflitos entre departamentos e integrar as equipes envolvidas em um mesmo projeto. Continue a leitura e prepare-se para colher os benefícios de uma gestão adequada!

Entenda a importância da boa gestão de conflitos

Todo projeto depende da cooperação e integração entre times e departamentos. Afinal, os bons resultados são frutos de um trabalho multidisciplinar, em que as competências técnicas e comportamentais de diferentes áreas devem soar harmonicamente.

Em síntese, como os conflitos estimulam sentimentos e comportamentos contraproducentes nos profissionais, criando barreiras à interação, eles precisam ser geridos e pacificados para que não haja repercussão nos resultados do grupo.

Um exemplo clássico são as brigas entre setores, que fazem com que os profissionais não deem a prioridade devida às solicitações vindas de outros departamentos. Com efeito, os projetos, dependentes da cooperação e integração, ficam em segundo plano.

Outro problema ocorre com os conflitos interpessoais. Quando os profissionais não se falam, não haverá o compartilhamento de conhecimento e experiência, tampouco o alerta sobre condutas que possam gerar prejuízos às metas do grupo.

Por isso, ao investir em relações harmônicas no ambiente de trabalho, investe-se indiretamente na própria empresa, especialmente em sua capacidade de concretizar projetos.

Desenvolva uma comunicação eficiente

A chave para integrar as equipes e lidar com conflitos é a comunicação. Você deve manter um contato próximo com todos os envolvidos, atentar para as atividades de cada um deles, bem como as dificuldades expostas.

Muitos atritos podem ser evitados com uma simples conversa “olho no olho”, com cada integrante expondo seus argumentos e mostrando como suas ideias impactam o projeto. Porém, essa comunicação deve ser eficiente.

Reuniões constantes, sem pautas claras e com duração indefinida, costumam não trazer resultados efetivos. Sempre que reunir equipes de vários departamentos, tenha um objetivo cristalino e faça encontros rápidos, ouvindo todos os lados e buscando a solução para um “problema” preestabelecido. Ao fim da reunião, envie a ata e o que foi decidido para todos.

Além das reuniões, crie canais de comunicação direta. A porta do gerente de projetos deve estar sempre aberta. Você precisa se disponibilizar no surgimento de um conflito, na redefinição de estratégia e, até mesmo, para intermediar relações em busca de uma solução efetiva.

Criar canais para os setores conversarem entre si e tentarem resolver as questões sem necessitar do seu intermédio também é uma boa ideia. Estimule o uso inteligente do e-mail, telefone e, principalmente, encoraje os encontros pessoais entre as áreas quando for possível.

Não adie os problemas

O principal erro que gerentes de projetos cometem ao lidar com um conflito é adiar o problema esperando que, de alguma maneira, ele se resolva sozinho. Isso não vai acontecer e, quando você menos esperar, poderá ter tomado uma dimensão desnecessária e evitável caso tivesse intervindo antes. Como estará sempre conversando com as equipes, você conseguirá usar a sua percepção para entender quando determinado assunto pode gerar um conflito.

Assim que perceber um impasse, ouça os lados envolvidos e sente com cada um dos integrantes deles para resolver. Evite que as disputas tomem grandes proporções e, principalmente, que uma disputa de ego acabe entrando em jogo. Sendo rápido e incisivo na resolução dos conflitos, dificilmente eles crescerão.

Busque um denominador comum

Você deve ouvir atentamente todos os lados envolvidos e fazer com que eles dialoguem, tentando achar a melhor forma de resolver um problema. Caso aconteça um impasse, porém, você terá que tomar uma decisão. Busque sempre a melhor solução para todos, que não prejudique nenhum departamento e, ao mesmo tempo, influencie positivamente os projetos e a empresa.

Procure sempre uma resolução que seja “win-win”, ou seja, em que ambos os lados saiam ganhando, mesmo que pelo aprendizado. Claro que nem sempre isso é possível, mas tenha em mente encontrar um caminho que seja constituído pelas ideias de cada um desses lados. Faça com que ambos tenham que ceder um pouco pelo sucesso. Isso estimulará o trabalho em equipe de uma forma mais integrada!

Lide com a frustração de expectativas

Você vai tentar criar uma resolução que seja o melhor possível para todos os lados, porém, como gerente de projetos, o resultado deverá ser o melhor para o projeto e para a empresa. Por isso, pode acontecer de algum dos lados (ou talvez ambos) ficarem frustrados, por não terem suas expectativas totalmente atendidas.

Novamente, o segredo aqui é a comunicação. Explique como a sua decisão final foi o melhor para o projeto e de que maneira as ideias de cada um influenciaram essa decisão. Deixe claro que você deseja que todos participem com ideias, pensamentos e formas diferentes de trabalhar, mas que a decisão foi estrategicamente pensada. A transparência contribui bastante na mediação de conflitos!

Colha os benefícios de uma boa gestão de conflitos

Manter um contexto ameno e interações positivas pode refletir em uma série de benefícios, uma vez que as disputas internas repercutem na motivação e no desempenho dos profissionais. Basta imaginar como nos sentimos em ambientes pouco acolhedores.

A seguir, você conhecerá os benefícios de investir na gestão de conflitos e resolver os impasses das equipes e dos departamentos.

Melhoria do clima organizacional

Construir relações mais satisfatórias e um ambiente de trabalho mais ameno. Isto é, aqueles que participam de um projeto ficarão satisfeitos com o contexto em que estão inseridos e terão uma percepção mais positiva durante as suas fases.

Criação de planos de ação conjuntos

Estabelecer as condições para que as equipes e os departamentos atuem conjuntamente, de modo que todos os envolvidos terão maior facilidade para cumprir as suas metas. Isso é importante porque certos resultados só ficarão dentro das expectativas se houver a combinação de competências entre pessoas e setores.

Aumento da produtividade

Expandir a contribuição de cada profissional no dia a dia com a eliminação de comportamentos tóxicos à produtividade e criação de condições ideais de cooperação. Assim, a gestão de conflitos se refletirá na geração de valor, em termos quantitativos e qualitativos.

Redução de custos operacionais

Minimizar a necessidade de mão de obra e horas extras para concluir os projetos, uma vez que os profissionais estarão mais produtivos e inteiramente focados no trabalho. Os conflitos restringem a capacidade de cooperação das equipes e dos departamentos, deixando a conclusão dos projetos mais difícil para todo mundo.

Satisfação dos clientes

Aumentar a capacidade da empresa satisfaz as necessidades e desejos de seus clientes. Os avanços na produtividade e integração dos setores aumentarão a eficiência ao entregar valor para os contratantes, enquanto o clima organizacional tornará as equipes mais receptivas nos atendimentos.

Como você viu, a gestão de conflitos é fundamental para o desenvolvimento da empresa e também para o alcance de bons resultados na conclusão de projetos. Por isso, avalie seus processos e veja o que pode ser aperfeiçoado.

Se você quer ficar por dentro de outras dicas úteis para o seu trabalho, assine nossa newsletter! Assim, receberá conteúdos relevantes para a gestão de projetos e melhoria do desempenho da sua equipe. O que acha?

Como fazer o termo de encerramento de um projeto?

Escrito por Braun em 19/11/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como fazer o termo de encerramento de um projeto?

Quando um projeto chega ao fim, as equipes são desmobilizadas, as entregas estão concluídas, há o fim das pendências e os stakeholders são redirecionados a novos trabalhos. No entanto, o trabalho do gerente de projetos ainda não acabou.

O termo de encerramento de projeto faz parte de uma etapa fundamental que, muitas vezes, acaba sendo colocada de lado pelos envolvidos. Na maioria das vezes, esse erro costuma se repetir em trabalhos de diversos setores porque as equipes se envolvem em novos projetos antes de finalizarem formalmente aquele que chegou ao fim.

Você sabia que tal prática pode disseminar um resultado nada saudável entre os envolvidos? Um projeto que já deveria ter sido finalizado, mas apresenta pendências a serem solucionadas, é um problema que ninguém quer enfrentar, concorda? Continue lendo este artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a finalização de um projeto?

Segundo o Guia PMBOK, o processo de finalização de um projeto é o momento em que as atividades de todos os grupos de gerenciamento são concluídas. Esse término precisa acontecer de modo formal e documentado.

Na maior parte dos casos, os projetos costumam se encerrar por um dos motivos abaixo:

absorção: quando eles passam a ser uma unidade de negócio independente;
esgotamento: os recursos do projeto são cortados;
integração: os recursos são retirados do projeto atual e devolvidos à empresa — ou alocados em outros trabalhos.
extinção: o projeto é concluído e aceito.

Qual é a função do termo de encerramento de projeto?

O gerente de projeto e toda a equipe envolvida precisam ter o máximo de cuidado ao encerrar o trabalho (ou uma fase dele). O termo processual tem funções específicas, que visam garantir:

a satisfação com os critérios de sucesso do projeto;
a verificação e a documentação das entregas;
a formalização da aceitação das entregas;
a transferência dos produtos e serviços do projeto para a próxima fase;
a audição do sucesso ou fracasso;
o registro das lições aprendidas e informações úteis para o uso futuro da organização;
o arquivamento de toda a documentação coletada;
a investigação e documentação do cancelamento do projeto.

Como concluir o projeto?

É possível que o termo de encerramento de projeto seja um dos processos mais polêmicos da área. Para que os furos não se transformem em pendências no futuro, exige-se o máximo de atenção.

A seguir, vamos falar mais sobre as três partes dessa etapa, discutindo o propósito de cada uma. Vale lembrar que nenhuma empresa é igual: por conta das diferenças, é preciso que você adapte os processos, bem como os documentos necessários, de acordo com o seu contexto.

Coleta de lições aprendidas

Se você acompanha nosso blog, sabe que já abordamos esse tópico outras vezes. Afinal, conhecer a melhor forma de lidar com as lições aprendidas é um passo importantíssimo não só para o encerramento do projeto, mas para munir o escritório de projetos (PMO) quanto ao que funcionou ou não.

A gestão desse tipo de dado é responsável pela melhoria na performance dos trabalhos que virão. Isso reduzirá o número de erros e incentivará outros gerentes de projetos a atuarem preventivamente contra problemas, copiando estratégias bem-sucedidas.

Portanto, faça questão de envolver todas as partes interessadas que julgar possível ou necessário. Você pode conduzir essa fase de modo simples: basta perguntar (e documentar) o que deu certo ou saiu errado.

Depois de coletar as informações, promova uma reunião para discutir as lições aprendidas com os envolvidos (e o PMO). Tal etapa precisa gerar um documento consolidado, que será mantido como referência na identificação de padrões positivos ou negativos e na modificação de processos.

Encerramento interno ou de contratos

O encerramento interno é o momento para o repasse de todos os dados sobre o trabalho que foi concluído. As áreas operacionais devem ser comunicadas de modo que possam continuar o projeto. Para que o suporte seja eficiente, é preciso que o gerente informe:

a documentação técnica do projeto: todos os documentos relacionados, incluindo contratos, fluxogramas, planilha de custos, informações financeiras, proposta técnica e códigos dos ativos no sistema de patrimônio (CMDB);
os equipamentos, serviços disponibilizados e materiais: identificação de todas as entregas enviadas à operação;
a garantia e o contrato de manutenção: reunião dos contratos de manutenção e da garantia de cumprimento;
os serviços mensais de operação: detalhes sobre as trabalhos a serem concluídos todo mês — inclusive a identificação dos responsáveis, dos setores, da duração e da pessoa que aprovou o repasse.

Encerramento externo ou administrativo

Por fim, o encerramento externo é o termo em que o cliente dá o aceite final do projeto. Isso significa que o documento é um registro de que, de fato, todas as pendências estão encerradas e o projeto pode ser dado como concluído.

Fique atento, pois se trata da etapa mais importante do encerramento. Sem o termo, o gerente de projetos estará sempre responsável pelo trabalho, portanto é necessário que essa desvinculação ocorra de modo documental.

Vale ressaltar que, para chegar até esse passo, é conveniente dar atenção à coleta de lições aprendidas, sem ignorar o encerramento interno. Assim, o cliente terá mais chances de se sentir seguro quanto ao suporte que receberá ao contratar novos serviços.

É bastante comum notarmos projetos que se prolongam por mais tempo do que o necessário. Em muitos casos, isso acontece por conta da falta de empenho dos envolvidos na realização de um término adequado.

A consequência natural é que os gerentes de projetos assumem as responsabilidades de um novo trabalho sem que resolvam as pendências do anterior. Desse modo, o acúmulo de funções é cada vez mais frequente.

Gestores que precisam lidar com um alto número de projetos em aberto tendem a sofrer, pois é preciso dividir a atenção e a energia para dar conta de todos os resultados.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do termo de encerramento de projeto, que tal conhecer uma única solução capaz de alavancar a gestão de projetos em sua empresa, de forma otimizada e profissional?

Assista à demonstração do Project Builder e descubra uma ferramenta capaz de simplificar seus projetos. Você vai poder criá-los de maneira prática e estruturada!

Recursos humanos do projeto: qual a importância de gerenciar?

Escrito por Braun em 27/08/2018. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Recursos humanos do projeto: qual a importância de gerenciar?

Que ter um projeto de sucesso exige um trabalho intenso e detalhado, todos já sabem. No entanto, ainda há quem pense que os recursos humanos do projeto devem ser considerados apenas para garantir o cumprimento de prazos, o que é um grande equívoco.

Um bom gerenciamento de RH é essencial para atingir sucesso, uma vez que a qualidade — e a disponibilidade — da equipe designada é determinante para o bom andamento do trabalho e, consequentemente, para a satisfação do cliente.

Para garantir uma execução eficiente, os gestores precisam dispor de conhecimentos e ferramentas específicas, capazes de impulsionar o planejamento e estimular a excelência nos resultados.

Neste artigo vamos explicar qual a importância de um bom gerenciamento de recursos humanos do projeto, como realizá-lo e quais as principais ferramentas para tornar isso possível. Boa leitura!

Qual é a importância dos recursos humanos do projeto?

A preocupação com os funcionários é bastante defendida no ambiente corporativo contemporâneo: somente ao zelar pela integridade e pela eficiência dos integrantes da empresa, fornecendo recursos e estímulos para a execução de excelência no dia a dia, é possível extrair resultados mais consistentes e expressivos.

Na prática, os recursos humanos de cada projeto precisam estar totalmente alinhados às expectativas do trabalho. Não adianta designar equipes antes de examinar, com coerência e cautela, quais são as habilidades requeridas para o trabalho e qual é a disponibilidade do time — principalmente para o caso de projetos simultâneos.

Além disso, é preciso garantir que os colaboradores alocados no projeto estejam inteirados e preparados para oferecer contribuições relevantes ao trabalho. Quanto mais consciente, engajada e organizada está a equipe, mais eficaz será o processo de execução e o projeto será melhor concluído.

Pensando que os recursos humanos do projeto são essenciais na composição de um bom plano de gerenciamento e, por isso, devem ser estudados, trazemos a seguir os principais passos a serem considerados no gerenciamento de sua equipe. Acompanhe:

Quais são os processos essenciais do gerenciamento de equipe?

Saber a importância do gerenciamento de equipe é o primeiro passo para obter melhores resultados. No entanto, como realizar esse trabalho da melhor forma possível?

É preciso, em primeiro lugar, estabelecer procedimentos e padrões comuns. O planejamento constitui uma arma poderosa para assegurar o alinhamento do time e a resposta às demandas.

Lembre-se: sem diretrizes claras e bem estabelecidas, a equipe terá menos chances de executar o projeto com eficiência. A partir daí, certifique-se de tornar a aplicação dos processos uma prioridade!

Confira as principais tarefas de um bom gerenciador de recursos humanos:

Mobilizar o time

A mobilização da equipe, ou melhor, o estímulo e engajamento dos colaboradores alocados no projeto, é imprescindível para garantir que tudo corra conforme o planejado — assegurando a produtividade e maximizando os resultados.

Por isso, na tarefa de selecionar e preparar o time, é fundamental que os perfis e as competências sejam analisados. Observe bem o perfil de cada funcionário e conheça seus pontos fortes e dificuldades.

Após a escolha e configuração dos funcionários desejados, é necessário verificar a disponibilidade de cada um para o projeto e então fixar o cronograma de execução.

E lembre-se: mobilizar o time também perpassa por tarefas de liderança. Afinal, não basta atribuir tarefas e aguardar a finalização — é preciso acompanhar, com comprometimento e empatia, cada etapa do trabalho. Isso quer dizer estar disponível para ouvir a equipe, delegar tarefas e reorganizar o seu time, caso seja necessário.

Desenvolver os colaboradores (individual e coletivamente)

Antes de começar um projeto, certifique-se de que todo o time está a par do que será realizado. Uma equipe afinada é, sem dúvida, composta por indivíduos bem preparados e continuamente atualizados para o desempenho de suas funções. Para isso, acompanhe o trabalho de perto, perceba as dificuldades individuais e coletivas, e trabalhe-as com os funcionários.

O desenvolvimento de habilidades, assim como o contato com novos métodos e tecnologias, é crucial para que os resultados do projeto sejam os melhores possíveis. Dessa forma, certifique-se de jamais negligenciar a importância de manter um time coeso e antenado às novidades do mercado, capaz de corresponder às demandas da competitividade.

Você pode fazer isso marcando reuniões de formação e atualização periódicas, além de manter um clima de trabalho em equipe motivado, em que as pessoas confiem em você e umas nas outras para fazer perguntas e sugestões, sem se sentirem intimidadas ou desvalorizadas.

Gerenciar as equipes

Por fim, lidere os times alocados com transparência, assertividade e coesão. Seja um exemplo para os seus colaboradores, demonstrando a eles o tipo de trabalho que espera. Afinal, ninguém leva a sério um chefe que exige pontualidade mas chega atrasado todos os dias, certo?

Não esqueça de sempre fornecer feedbacks, auxiliar nas dificuldades e reconhecer o bom trabalho de sua equipe, sempre prezando pela boa comunicação. Com essas dicas, você manterá sua equipe mais motivada e empenhada nas atividades previstas.

Quais são as principais ferramentas para a gestão de recursos humanos do projeto?

Para auxiliar na missão de maximizar a competitividade e garantir a qualidade da entrega, os gestores têm à disposição algumas ferramentas estratégicas que contribuem para o planejamento e monitoramento do projeto, independentemente de sua natureza ou finalidade.

A partir de um software voltado ao gerenciamento de projetos, por exemplo, é possível visualizar as demandas e, assim, endereçar os recursos para as equipes de forma planejada.

Vale a pena também centralizar informações e manter um armazenamento consistente de dados. Assim, os gestores têm mais segurança para acompanhar os resultados e certificar o bom andamento da execução — podendo ajustar procedimentos que se mostrem aquém das expectativas.

Ter um sistema para unificar e organizar as pautas de uma demanda específica também pode contribuir enormemente para a qualidade do trabalho — e isso vale também, é claro, para o gerenciamento de recursos humanos.

Dessa forma, não hesite em investir em tecnologias que possam te ajudar na organização e otimizar seu tempo. Assim, você fica livre para o trabalho mais importante que é estar próximo de sua equipe e acompanhar seu trabalho, sendo um bom gestor de recursos humanos do projeto.

Quer saber de que forma é possível alavancar os resultados do seu negócio? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar você a atingir seus objetivos corporativos!

Milestones: saiba como definir os marcos do projeto

Escrito por Braun em 12/11/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Milestones: saiba como definir os marcos do projeto

Ao definir e divulgar os marcos do projeto — também chamados de milestones, em referência ao termo inglês —, o gestor lança mão de uma tática bastante eficiente. Ele define o cronograma das entregas e fragmenta os desafios, estimulando a equipe a enfrentá-los de acordo com sua sequência de prioridades.

Na prática, os milestones são instrumentos muito úteis no cotidiano gerencial de projetos, pois permitem o acompanhamento visual de demandas e favorecem o controle dos resultados. Esse tipo de domínio assegura respostas rápidas e, se necessário, ajustes significativos.

Se você quer se aprofundar no assunto, continue a leitura! A seguir, vamos entender um pouco mais sobre o conceito dos marcos e a importância de adotá-los no seu cotidiano de trabalho. Além disso, você conhecerá os tipos de milestones e terá acesso a dicas para defini-los em seus próprios projetos. Vamos lá?

Do que se trata e por que os marcos são importantes?

O termo “milestones”, no inglês, é utilizado para indicar um ponto de referência. No campo da gestão de projetos, a expressão foi apropriada com uma nobre missão: delimitar a fragmentação de projetos em entregas individuais.

Quando a demanda é robusta, há muitos profissionais envolvidos e o prazo é rigoroso, podendo existir certa dificuldade em controlar as entregas. É justamente por isso que os milestones despontam como ótimos recursos de monitoramento, já que conferem autonomia e segurança aos gestores.

A missão dos marcos é, portanto, organizar e priorizar as entregas, estruturando ciclos e períodos claros para que sejam entregues. A cada milestone atingido, outro marco passa a figurar no horizonte de trabalho.

Vale mencionar, ainda, que a estratégia é largamente utilizada pelas empresas contemporâneas e tem grande respaldo entre as lideranças — o que atesta sua pertinência e reforça sua viabilidade.

Quais são os principais tipos de marcos de projeto?

Uma vez esclarecido o conceito de milestone e a importância dos marcos de projeto, é válido promover um aprofundamento mais detalhado sobre a ação prática dessa estratégia.

Não há, por exemplo, uma regra absoluta sobre os milestones que devem ser pontuados. Cada empresa, em consonância com sua necessidade, é livre para escolher a melhor forma de organizar suas entregas. Se a demanda final é a participação em um evento de negócios, o cronograma deve fixar datas para a:

autorização do projeto;
escolha do tema;
seleção de fornecedores;
convocação dos colaboradores que participação;
escolha dos produtos que serão exibidos etc.

Na prática, os milestones organizam as prioridades e designam as atividades, definindo responsabilidades aos envolvidos. Ainda que não exista uma só “verdade” no que se refere aos marcos, por certo há um entendimento padrão e teórico para os níveis mais pertinentes de milestones. São eles:

marcos executivos, que são empregados para submeter propostas e entregas à aprovação do corpo diretivo;
marcos financeiros, que objetivam mapear os momentos em que deve haver interferência do Financeiro na atribuição de investimentos;
marcos-chave, que evidenciam as etapas de alto impacto para o projeto, tais como “finalização de design” e “instalação completa”.

Também há algumas esferas que podem nortear a distribuição dos marcos, organizando-os por categorias. Veja alguns exemplos:

eventos, que sinalizam o encerramento de cada fase (“conclusão de projeto”, por exemplo);
calendário, que pode servir para pontuar atividades de recorrência, como rodadas de desenvolvimento;
orçamento, que demarca a avaliação do andamento do projeto em relação aos recursos que já foram gastos.

Essas conceituações auxiliam na disposição dos milestones e favorecem um planejamento mais orgânico, enxuto e eficiente. Dessa forma, a equipe permanece focada no objetivo da entrega, assegurando que os gestores possam visualizar o andamento do trabalho.

Como definir os milestones do seu projeto?

Diante de tudo o que já abordamos, não seria exagerado dizer que os milestones são recursos valiosos na gestão de projetos. A implantação da metodologia permite que haja mais rigor na delimitação do escopo, no esclarecimento das necessidades e no monitoramento das entregas.

Em suma, todo projeto — independentemente do escopo, da complexidade e das equipes envolvidas — pode ser positivamente impactado pelos marcos. Para isso, basta levantar as demandas e se concentrar na organização delas, certificando-se de que estejam completas e sejam viáveis.

Levante todas as entregas-chave

Todo projeto é composto por uma sequência de demandas que, quando concluídas com êxito, resultam em entregas que atendem plenamente às exigências e superam as expectativas iniciais.

Por isso, a missão de levantar os principais aspectos do projeto — ou seja: aqueles que simbolizam avanços significativos rumo à finalização — é fundamental para o sucesso do desenvolvimento.

O gestor precisa, portanto, conhecer profundamente o escopo de seu projeto. Assim, ele terá mais segurança para desmembrá-lo em entregas coesas e funcionais.

Trabalhe na descrição de cada etapa

Uma vez identificadas as entregas-chave do projeto, é hora de esmiuçar o que cabe a cada etapa da execução. Isso significa que o gestor precisa descrever as atividades que a compõem e, assim, quebrá-las em processos distintos e complementares.

Esse esforço é essencial para garantir um panorama crível e condizente com a realidade, capaz de conferir previsibilidade à execução e favorecer uma organização focada em resultados. Lembre-se: por “descrição”, entende-se a fragmentação completa dos marcos e o detalhamento daquilo que cada fase do projeto engloba.

Designe os responsáveis

Por fim, embora não menos importante, não se esqueça de que o sucesso do projeto é possibilitado e favorecido pelo sucesso das entregas individuais. Ele está diretamente relacionado ao comprometimento dos profissionais envolvidos.

A definição de equipes, bem como a designação de responsáveis, é parte fundamental da fixação de milestones e do correspondente detalhamento da execução. Assegure-se, portanto, de esclarecer a dinâmica do projeto e sua relevância, motivando os times a completarem as fases de entrega com dedicação e senso de urgência.

Disponha (e proveja) das ferramentas necessárias para estimular posicionamentos coesos e proativos, permitindo que todos trabalhem de modo organizado e produtivo. A mensagem final, portanto, é bastante clara: os marcos do projeto são recursos valiosos para sua eficiência e sua qualidade. Invista neles!

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Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

Escrito por Braun em 05/11/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;

comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.

Gerenciando um projeto de construção de um dashboard (Modelo de Projeto PB e Excel)

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciando um projeto de construção de um dashboard (Modelo de Projeto PB e Excel)

Distribuindo informações dos projetos e se comunicando é onde o gerente de projeto gasta mais de 80% do seu tempo. Quando você encontra com um patrocinador do projeto ou cliente a primeira pergunta é: “como ele está indo?”. A grande questão é que essa resposta nunca é curta. São indicadores, produtividade da equipe, marcos críticos, status de fornecedores, ou seja, dados que não te mais fim para a construção de um dashboard.

Aí entram os painéis de controle e as ferramentas de Business Intelligence. Como já falamos nos artigos; Por que usar dashboards em projetos e 8 coisas que você precisa saber sobre dashboard. Elas podem otimizar o trabalho do Gerente de Projetos e ajudá-lo a tornar as informações mais fluidas dentro de toda a organização, assim como, motivar o time a manter seus projetos sempre atualizados (afinal o CEO está vendo!).

Por isso, preparamos esse passo a passo, mais um modelo de planilha para te ajudar a gerenciar um projeto de construção de um dashboard:

Passo 1: Defina a direção

O primeiro passo para quem está começando um projeto de BI é responder às seguintes perguntas;

Quem é o público deste dashboard?

Alta gestão, patrocinadores do projeto, membros da equipe ou outros departamentos?

O que eles estão interessados em saber?

O dia a dia dos projetos ou coisas de alto nível como planejamento estratégico e evolução dos portifólios?

Qual é a freqüência de atualização do painel?

Semanal, bisemanal, mensal ou uma vez a cada nova visita do cometa haley?

As respostas para estas perguntas irão determinar o que vai para o painel de instrumentos e como ele deve ser construído, ou seja, ele te ajudará a delimitar o escopo do projeto e a definição das atividades que vamos precisar gerenciar.

Por exemplo, assuma o seguinte cenário (você pode facilmente mudar os componentes do painel com base na sua situação):

Audiência do relatório: patrocinadores do projeto e membros da equipe;
Interessado em saber: plano do projeto, status report para acompanhamento do progresso, questões pendentes, cronograma geral e progresso para entrega
Freqüência: semanal

Passo 2: Faça um MVP (protótipo) do painel de instrumentos

Com base nas respostas acima temos uma noção sobre qual direção nosso dashboard irá tomar. Com essa referência vamos fazer um protótipo do nosso painel, isso irá te ajudar a estruturar sua ideias e necessidade de dashboards e ainda servirá como um guia para seu time de desenvolvimento de sua aplicação de BI (ou em uma planilha do Excel).

Por exemplo, fiz o nosso MVP usando o software open surce pencil, (Você pode baixar nesse link) que é bem fácil de usar e bom para desenhar wireframes.

Passo 3: Obter os dados para ser colocado no painel de instrumentos

Desenvolver um dashboard seja em um farrametna de BI como QlickView ou no excel é um projeto complexo e complicado que exige o envolvimento de profissionais que combinem competências técnicas e de negócios. O layout do painel é de apenas 10% do trabalho, coletar os dados para calcular as métricas de painel (ou KPIs) é a parte mais importante de qualquer dashboard.

Para facilitar isso, em primeiro lugar, vamos criar uma planilha chamada “dados”, onde podemos capturar entradas do usuário. Estas entradas podem ser manipuladas para fazer o painel. Para ele, precisamos dos seguintes insumos:

Status do projeto geral e do progresso
Lista das atividades em curso e questões

Vamos derivar outros insumos a partir da seguinte:

Passo 4: Coloque tudo junto e fazer um dashboard

Depois que juntar todas as partes necessárias dos dados, e colocá-los em um único painel, você pode usar um modelo em excel que criamos para criar sua primeira base.

Para quem já avançou na gestão de projetos e está utilizando o Project Builder (ou teste gratuitamente por 15 dias) é possível usar o QlickView para construir seu dashbord, um resutaldo possivel é como esse:

Agora você está pronto para construir seu novo projeto de construção de um dashboard.

Indicadores de gestão de projetos

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Indicadores de gestão de projetos

Todo projeto nasce com um objetivo a ser alcançado dentro de certo período de tempo, utilizando um orçamento predeterminado e buscando a satisfação das partes interessadas — sejam elas a empresa, o cliente ou o consumidor final. Mas como saber se você está no caminho certo e se essas metas realmente serão atingidas? É aí que entram os indicadores de gestão de projetos!

Como o que não é medido não é gerenciável, se você não acompanha a efetividade de suas ações, não sabe quando será atingido o objetivo inicial do projeto. Geralmente, é até difícil para o gestor avaliar se os objetivos são realmente alcançáveis.

Há, ainda, o cenário em que você chega a um produto final completamente diverso daquilo pensado inicialmente. Por isso, entender o que são esses indicadores e como eles contribuem para o acompanhamento de seus projetos com qualidade é simplesmente fundamental.

Pronto para vencer mais essa etapa? Então, continue a leitura!

O que são os KPIs, afinal?

Do inglês Key Performance Indicators (algo que pode ser lido como Indicadores-Chave de Performance em português), os KPIs são ferramentas de controle utilizadas para acompanhar a efetividade da equipe no alcance das metas do projeto com a devida precisão.

Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de gestão que dá ao líder operacional uma visão completa sobre cada área, sua performance e os pontos que necessitam de atenção. Tudo isso acontece em tempo real.

O uso dos KPIs ajuda o negócio a ter mais chances de atingir os objetivos finais de um projeto. Como bem se sabe, cada meta atingida é um passo a mais em direção à concretização do escopo, ou seja, algo que torna a empresa mais próxima do sucesso.

Portanto, o uso de métricas de performance é fundamental para a companhia avaliar como o time está atuando e, assim, aplicar medidas corretivas rapidamente. Nesse sentido, para serem efetivos, tais índices devem estar estrategicamente alinhados ao negócio e ao objetivo principal do projeto.

Isso permite uma avaliação precisa sobre cada meta, de modo a garantir uma tomada de decisão cada vez mais rápida e acertada.

Como o uso de indicadores de gestão de projetos afeta o resultado de cada etapa?

Os indicadores de gestão de projetos são cruciais para o sucesso das medidas adotadas. Se eles não forem aplicados de modo abrangente, a companhia terá menos recursos para avaliar a performance de seus times, identificar erros e aplicar as metodologias escolhidas.

Além disso, os fatores de riscos são ampliados, o que torna o ambiente operacional ineficaz e com um amplo número de falhas. Abaixo, veja os pontos que são afetados positivamente pelos indicadores de gestão de projetos.

O controle de custos

Controlar gastos é uma questão importante a todo projeto. Quanto mais complexa é a iniciativa, maior a quantidade de fatores a ser avaliada para garantir que o orçamento seja cumprido à risca: um amplo número de profissionais, fases e ferramentas atuará continuamente na entrega de resultados.

Todos esses itens podem criar situações que ampliam os gastos com uma etapa. Sem controle, haverá uma situação em que o investimento da empresa no projeto terá um retorno menor, influenciando na satisfação do cliente.

Mas, com os indicadores de gestão de projetos, a companhia terá meios para identificar, em tempo real e de modo abrangente, fontes de desperdícios. Assim, as medidas corretivas serão aplicadas rapidamente para cortar gastos excessivos e manter os times aderentes a seus orçamentos.

O número de falhas

A falha operacional também representa um grande problema aos projetos, pois impacta não só a produtividade do time, mas amplia custos e prazos. Portanto, o gestor deve sempre tomar medidas para evitar sua recorrência e identificar problemas rapidamente.

Com os indicadores certos, a empresa tem como detectar qualquer tipo de questão que possa afetar seu projeto. De erros recorrentes à indisponibilidade de soluções de TI, o negócio será capaz de mensurar sua performance continuamente e, assim, ter um fluxo de trabalho de alto desempenho.

A produtividade interna

A alta produtividade é fundamental para que todos se mantenham dentro dos prazos. Como a aplicação de KPIs mitiga os riscos de o time ter falhas e uma rotina de baixa qualidade, esse é outro item que terá melhorias: o gestor sempre eliminará gargalos rapidamente e evitará que problemas capazes de influenciar no desempenho de uma equipe sejam perpetuados.

Quais são as métricas mais importantes na gestão de projetos?

Em geral, cada projeto deve ter seus próprios KPIs, definidos a partir de um consenso entre as partes interessadas. Contudo, existem alguns que estão sempre presentes, revelando a performance da equipe como um todo. Vamos dar uma olhadinha neles?

Desempenho do cronograma

O atraso em uma das fases do projeto pode comprometer as demais, bem como o Time to Market do cliente. Isso impacta a qualidade, o orçamento e até a viabilidade do projeto em si, pois, se o time executa atividades com baixo nível de produtividade ou tem muitas interrupções, o resultado obtido será progressivamente mais distante do esperado.

Estabelecer um KPI de desempenho para o cronograma é de extrema importância para que a equipe atente a esse quesito e trabalhe realmente focada no prazo final. Portanto, avalie continuamente quais são os times mais aderentes a seus prazos, mensure quem está à frente do seu cronograma e crie estratégias para evitar falhas.

Uma vez identificados, é importante mensurar a recorrência e a origem dos atrasos. Com isso, as medidas tomadas para eliminar os fatores responsáveis por causá-los serão muito mais efetivas, já que o gestor terá os dados certos para buscar por uma solução precisa.

Produtividade da equipe

A partir do momento em que é estabelecido o cronograma do projeto e a EAP é definida, as responsabilidades são distribuídas. Cada membro da equipe passa a saber exatamente o que, como e quando deve fazer.

Dessa forma, se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Execução do orçamento

Um dos objetivos do time de projetos é ficar atento ao orçamento predeterminado, evitando gastos supérfluos, certo? Em outras palavras, se as finanças são bem planejadas, o time pode otimizar sua distribuição de verbas, avaliar melhor quais são as soluções adquiridas e garantir que desperdícios se tornem menos frequentes.

Porém, ainda assim, imprevistos podem ocorrer no projeto e levar a um aumento nos gastos. Nesse sentido, é possível determinar um KPI para os custos por fase. Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Como isso afetará o projeto ao longo de seu curso? Se um desperdício ocorrer de modo contínuo, ele será rapidamente detectado. Consequentemente, medidas corretivas serão tomadas para que ele não cause um grande impacto a médio e longo prazo.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente está diretamente relacionada ao cumprimento de diversas metas do projeto. Elas se iniciam no cronograma e passam pelo custo e pela qualidade, indo até a usabilidade do produto final.

Dessa maneira, estabeleça indicadores de satisfação do cliente para cada fase ou entrega do projeto. Monitore as reações, os feedbacks e a satisfação geral quanto ao desempenho da equipe.

Com esse indicador, o gestor pode garantir que as expectativas estejam alinhadas ao longo de todo o projeto. Os times terão um modo simples e contínuo de avaliar se o desenvolvimento de cada etapa está ocorrendo de forma que o negócio entregue algo de acordo com aquilo que o cliente espera.

Se forem encontrados, os problemas serão mitigados antes de o projeto ser finalizado. Dessa forma, o produto final estará totalmente alinhado ao que o cliente deseja, maximizando o sucesso do projeto.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores são mecanismos fundamentais a uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

Dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

Viu como há um KPI para cada etapa do processo e por que esses indicadores podem realmente ajudar no acompanhamento dos projetos? Para receber outras novidades do blog e mais conteúdos como este diretamente no seu e-mail, basta assinar nossa newsletter!

5 erros que devem ser evitados no planejamento de projetos

Escrito por Braun em 29/10/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 erros que devem ser evitados no planejamento de projetos

Por resultar em um trabalho detalhista elaborado de forma coletiva, o planejamento de projetos é uma daquelas áreas onde um erro pequeno pode danificar todo o processo, causando um retrabalho maior do que o esperado ou, até mesmo, a perda da credibilidade como empresa.

É claro que todo projeto tem suas dificuldades de planejamento. É praticamente impossível encontrar um case sem erros ou problemas enfrentados. Afinal de contas, as partes interessadas se dividem em públicos diferentes, compostos por clientes, patrocinadores e membros da equipe.

Ainda assim, finalizar um projeto com sucesso depende do seu nível de preparo para lidar com as circunstâncias. Para escapar dos contratempos, você precisa saber quais são as ameaças contra o seu trabalho.

Por isso, este artigo vai revelar os cinco principais erros no planejamento de projetos e por que eles devem ser evitados. Vamos lá?

1. Falta de planejamento

É claro que não poderíamos começar por outro ponto. O planejamento é uma das etapas mais fundamentais em um projeto. É nesse momento que as responsabilidades, atribuições e atividades são apresentadas aos integrantes do projeto.

E se esse quesito não for levado a sério, as pessoas não entenderão com clareza o papel que precisarão desenvolver, aumentando, assim, as chances de problemas com o prazo.

Como gestor de projetos, você precisa se certificar de que todas as informações estão sendo passadas com clareza. Cada parceiro precisa ter todas as dúvidas sanadas.

Sua responsabilidade é atuar como uma referência, nem que seja preciso desenhar para mostrar ao time qual caminho percorrer em prol do objetivo (aliás, desenhar é um ótimo caminho para a boa comunicação).

Como você deve saber, por mais que você utilize o que aprendeu de experiências anteriores por meio de modelos prontos, cada projeto é único. Características particulares devem ser trabalhadas de forma específica.

Nada de achar que vai dar tudo certo se você aproveitar o planejamento de projetos anteriores. Isso não vai funcionar.

2. Alterações de escopo

Alterações de escopo devem ser aguardadas, pois elas fazem parte do processo. Uma das coisas mais comuns nesse setor é ver cliente solicitar modificações no fluxo que você e sua equipe chancelaram. Dependendo da forma com que você reage a esse fato, na prática, ele pode se transformar em um erro que você precisa evitar.

Como gerente de projeto, mantenha o controle sobre essas mudanças. Se você está na frente do trabalho, cabe a você verificar se as alterações podem ser feitas dentro do prazo e dentro do orçamento já definidos.

Não espere que o seu cliente vá pensar nisso. Aliás, ele vai querer alterar o projeto sem que prazo e custo sejam impactados. E você precisa aprender a balancear esse ritmo.

Uma alteração no escopo impacta um desses dois pontos (quando não os dois). Se você acatar todas as alterações propostas, terá que arcar com as consequências.

Por isso, recomendamos que você tenha senso para analisar o que foi sugerido e pulso firme para tomar a decisão que for melhor para o desenvolvimento do trabalho.

3. Problemas de comunicação com a equipe

Ruídos de comunicação são tipos de erros que podem comprometer o planejamento do projeto, a execução e entrega. A pior coisa que existe nesse ambiente de trabalho é quando o gerente emite uma mensagem que a equipe entende de forma distorcida e vice-versa.

Ruídos contínuos farão com que o seu projeto vá pelo ralo. Invista tempo refletindo sobre as melhores estratégias para manter a comunicação clara no setor. Isso vai garantir que as informações sejam bem geridas e repassadas, evitando o retrabalho.

Um detalhe importante e ignorado por lideranças é que muito se quer falar, mas pouco se quer ouvir. Como responsável pelo projeto, é fundamental que você saiba receber feedbacks das partes interessadas. Você trabalha com pessoas e não precisa (nem deve) tentar resolver tudo sozinho.

Tenha paciência, ouça as sugestões e demandas não apenas durante o planejamento de projetos, mas também na execução. Quanto mais flexível e organizado, mais chances você terá de evitar erros desnecessários e ver seu projeto correr da melhor forma possível.

4. Falta de qualidade

De nada vai adiantar se você desenvolver um cronograma redondo, com prazos interessantes e objetivo na medida, se o projeto não tiver qualidade em si. Um projeto excelente é aquele que atende os requisitos do cliente e funciona de forma perfeita, entregando tudo o que prometeu.

Nesse sentido, a falta de qualidade é um erro grave que só vai trazer problemas a curto, médio e longo prazo. O gestor que entrega um projeto no qual o cliente encontra muitos erros na hora do teste terá problemas ainda maiores gerados pela expectativa não superada.

Como consequência, a fidelização do cliente sofre impacto, sem falar que você precisará empenhar mais tempo para resolver a questão. Horas desperdiçadas, desgaste da equipe e dificuldade na documentação do trabalho são algumas das consequências herdadas.

Para evitar esse tipo de problema, esteja sempre bem atento ao escopo e às alterações solicitadas, sabendo balancear o conjunto de variáveis sem comprometer a qualidade da entrega. Afinal, um erro puxa o outro.

5. Cronograma irreal

Por último, um item que pode conduzir o projeto ao erro ainda na fase do planejamento é a elaboração de um cronograma não condizente com a realidade da empresa.

Um cronograma irreal pode acontecer por diversos motivos, como a falta de conhecimento sobre o ritmo da equipe ou mesmo por pura imposição de velocidade e pressão. Ambas razões só trarão problemas.

Prazos impraticáveis poderão, na verdade, destruir o trabalho que poderia ser incrível se cada período tivesse sido respeitado entre as etapas.

Por mais que você queira impressionar o cliente, segure a empolgação e elabore um cronograma realista. Sempre! As tarefas devem ser concluídas dentro de prazos e custos acordados. Isso envolve esforço, diálogo e comprometimento.

Saiba definir prioridades, delegar as tarefas e distribuir as entregas em curto, médio e longo prazo. Faça o possível para que o cliente acompanhe o seu cronograma de forma agradável, permitindo que ele enxergue os pequenos progressos ao longo do processo.

Assim, você evitará sofrer a pressão do contratante ou a baixa produtividade por pressionar sua própria equipe mais do que o necessário.

Esperamos que este post tenha ajudado você a perceber quais são os principais erros que todo o projeto pode vivenciar e como evitá-los. Com atenção redobrada e alimentando-se de informações relevantes sobre a área, você poderá dar conta do recado e, sempre que possível, fugir das ameaças.

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