A procura por inovações e recursos que otimizem o funcionamento das empresas aumenta cada vez mais, acompanhando o mercado, que se torna mais competitivo, e a tecnologia, que não para de crescer. Nesse sentido, surgiram conceitos como o da produção enxuta, sistemas ERPs e curvas ABC.

Outro importante conceito que se desenvolveu foi o do Sistema Kanban. Ele vem sendo usado por diferentes empresas há muitos anos e acompanhou o desenvolvimento tecnológico e as várias melhorias de muitas organizações.

Conheça mais sobre esse sistema, seus princípios e vantagens, e a forma de implantá-lo em sua empresa!

ORIGEM E FUNCIONAMENTO

O Sistema Kanban surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, como resultado da necessidade de melhorar o nível de produtividade da economia do país. O nome significa “cartão visual”, mas também pode ser chamado ainda de gestão visual, registro, placa visível.

Trata-se de um quadro, pode ser uma folha de papel ou um software, em que se organizam cartões. Estes representam as atividades, sempre correspondendo a um fluxo predefinido de etapas. Na medida em que o trabalho vai se desenvolvendo, os cartões vão mudando de estágio. A cada novo trabalho, um novo cartão é criado.

PRINCÍPIOS DO SISTEMA KANBAN

Como todo sistema de trabalho, o Kanban segue certos princípios. São eles:

• Visualização da Cadeia de Valor: acontece através da visualização das etapas do trabalho, seja por um quadro, por um software ou por outro meio (a ciência já comprovou que o cérebro processa uma informação visual 60 vezes mais rápido que um texto);
• Desenvolvimento Por Estágios ou Adaptativo: é um processo de gestão de mudanças, no qual ocorrem adaptações, sempre priorizando a entrega do que é mais importante;
• Caráter Restritivo: tudo se desenvolve em torno de etapas, facilitando o controle, a medição e o aperfeiçoamento do processo.
  

VANTAGENS DO SISTEMA

Quais seriam as vantagens desse sistema para a empresa?

• Desburocratização dos processos, já que dispensa os documentos formais de controle;
• Tempos menores de ciclos, favorecendo a agilidade na entrega de materiais e produção dos itens;
• Visibilidade otimizada dos projetos;
• Redução de custos e desperdícios, incluindo os gastos com implantação e fabricação, e a redução de itens no estoque;
• Motivação da equipe, valorizando a função do colaborador;
• Não exige tanta organização;
• A produção controla o processo (maior objetividade e eficiência, bem como o aumento da qualidade do produto final).

TIPOS DE SISTEMA

O tipo mais comum é o de Produção, cartão que autoriza a confecção de uma quantidade específica de itens da linha de produção. Nesse tipo, os cartões se deslocam entre o departamento de fornecimento e a produção, sendo colocados ao lado dos itens assim que eles são produzidos e sendo removidos quando os itens saem para o estoque ou cliente.

O Kanban de Requisição especifica a quantidade que o próximo processo deve retirar do armazém, para a confecção dos itens. Já o Kanban de Transporte autoriza o deslocamento dos itens entre fornecedor e cliente. Geralmente, é fixado no produto (substituindo o cartão de Produção), sendo retirado no processo subsequente, de onde retorna ao estágio inicial.

PREPARAÇÃO DA EQUIPE

Para instituir o sistema no seu negócio, é fundamental que a equipe tenha um preparo prévio para recebê-lo. Invista em treinamento, apresentando os conceitos relacionados ao cartão, os princípios do sistema, as vantagens que trará, um exemplo de sucesso no uso dele.

Assim conseguirá vencer possíveis resistências e preparar o ambiente para a implantação do sistema. Uma equipe aberta às novidades, e bem capacitada, vai ajudar bastante para que o sistema dê certo.

ETAPAS DE TRABALHO

Outro ponto a se observar na instauração do sistema é a identificação das etapas de trabalho que a equipe segue para produzir um item, para concluir um serviço ou projeto.

Em geral, o processo começa em “TO DO” (Fazer) e é concluído em “DONE” (Feito). No meio do processo, a etapa se define como WIP, sigla para “Working In Progress” (Trabalho Em Progresso). Porém, o sistema pode ser facilmente ajustável às necessidades da empresa.

Outra identificação necessária são as classes de trabalho, pois elas ajudam a organizar com mais eficiência o quadro, categorizando as funções. Como exemplos, temos as classes:

• User Story (História do Usuário): corresponde à descrição sucinta de um recurso;
• Tasks (Tarefas);
• Epics (Épicos): corresponde a uma estória maior (caso uma requisição seja muito extensa, será necessário quebrá-la em partes menores, chamadas de estórias, para manter a agilidade do processo);
• Bug (Erro).

E assim por diante. Nada impede que você use categorias definidas em português mesmo, como: defeito; requisito; testes; melhorias.

NECESSIDADE DE PRIORIZAÇÃO

A atividade que deve ser feita logo deve se situar na parte superior do quadro. A divisão em categorias pode permanecer, mas deve existir uma ordem de colocação (estrutura de priorização). Dessa forma, será possível entregar valor em tempo hábil (o valor equivale ao produto que vai ser vendido ou ao item que será utilizado de alguma outra forma).

Uma boa dica é usar cores ou figuras geométricas para destacar as prioridades. Por exemplo, usar a cor vermelha para destacar, circular as atividades principais, indicá-las com uma seta ou número e outras formas de destaque.

A priorização exige um controle apurado que identifique as necessidades de alterações na ordem ou a adição de novos cartões. Assim, reduzirá custos e potencializará a qualidade total, evitando atividades desnecessárias.

Estabelecendo priorização no Sistema Kanban, você não correrá riscos como: entregar produtos atrasados ou sem eficiência (inclusive softwares); não cumprir as metas definidas; não conseguir realocar seus times de trabalho; deixar o cliente insatisfeito e, consequentemente, perdê-lo.

MEDIÇÃO DE DESEMPENHO E DOS RESULTADOS

Medir o fluxo de trabalho é uma forma de avaliar o sucesso ou as limitações do sistema. Você poderá usar o sistema de medição que melhor se adapte ao perfil da sua empresa, como gráfico de consumo, lead-time (tempo necessário para que um item comece e conclua seu fluxo de valor), curva ABC, indicadores de produtividade e assim por diante.

Realize o gerenciamento de riscos, fazendo simulações e identificando gargalos. Dessa forma, você poderá agir de forma preventiva, evitando perigos desnecessários e falhas graves. Hoje, já é possível realizar essas simulações com ferramentas automáticas.

Nunca se esqueça de que sempre é possível melhorar. Aproveite as oportunidades para aprimorar o desempenho do sistema, reduzindo ou ampliando a quantidade de etapas, priorizando as atividades que geram mais valor, informatizando o sistema.

O Sistema Kanban pode ser um grande aliado para o bom funcionamento da sua empresa, para a gestão de projetos, de clientes e da sua equipe. Ele pode colaborar para que seus resultados sejam visualizados de uma maneira mais clara e direta, além de ser um aliado da produtividade, ajudando a otimizar o tempo.