Alguns processos de gestão são tão eficazes que o seu uso é perpetuado por décadas. Esse é o caso do gráfico de Gantt, criado antes da Primeira Guerra Mundial e utilizado em todo o planeta para que gestores de projetos possam acompanhar a evolução de tarefas de uma forma simples e prática.

Quer saber como isso ocorre e os impactos de utilizar o gráfico de Gantt no seu dia a dia? Então, continue a leitura!

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma solução de gestão criada pelo engenheiro mecânico norte-americano Henry Gantt. Esse método tornou-se popular no mundo inteiro e já é utilizada para o gerenciamento de pequenos e grandes projetos de várias áreas.

Como o gráfico de Gantt é estruturado

O gráfico de Gantt é estruturado de tal maneira que fique fácil para qualquer profissional acompanhar a forma como as tarefas estão distribuídas, prazos e recursos utilizados. Os elementos são distribuídos da seguinte forma:

• o eixo horizontal representa o tempo de execução de cada rotina;
• as barras horizontais representam as tarefas, que possuem um tamanho de acordo com o tempo necessário para executar cada rotina;
• os objetivos e metas são distribuídos no final gráfico;
• os responsáveis são listados, geralmente, na parte esquerda do gráfico, nas linhas horizontais, e estão alinhados com as barras de suas tarefas;
• o caminho crítico é o nome dado a todas as tarefas que indicam o início e/ou o término do projeto.

Isso permite uma visualização mais intuitiva dos processos e prazos de cada etapa. Dessa forma, atrasos ficam menos frequentes e a empresa pode atingir melhores resultados a médio e longo prazo.

Qual é a importância do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

O gráfico de Gantt foi criado inicialmente para ser utilizado em indústrias. Ao longo dos anos, a sua eficácia passou a ser testada em novas áreas, como a gestão de projetos. Por ser focado na visualização de informações de forma simples e objetiva, esse mecanismo se mostrou altamente alinhado com as necessidades de empresas.

Gerentes de projetos que utilizam o gráfico de Gantt conseguem identificar com facilidade o progresso de todas as atividades, mesmo em projetos complexos. Isso facilita a tomada rápida de decisões, o acompanhamento de prazos e outros fatores que possam impactar o sucesso do projeto.

Quais são os benefícios do uso do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

Como apontamos anteriormente, o uso do gráfico de Gantt no ambiente corporativo traz várias vantagens. Confira, a seguir, como essa ferramenta auxilia o seu negócio a ter uma gestão mais inteligente de projetos e o acompanhamento preciso de cada etapa.

1. Segmentação mais eficaz de tarefas

O gráfico de Gantt tem como um dos seus pontos fortes a simplicidade. A maneira como as tarefas estão distribuídas é feita de um modo simples e transparente, o que torna a visualização de cada atividade algo fácil de ser feito.

Todas as atividades, assim como os seus responsáveis, ficam divididas em uma linha do tempo. Ela também apresenta os recursos que estão disponíveis, prazos e o tempo de execução de cada responsabilidade. Assim, todos podem ver, rapidamente, como uma rotina está evoluindo e eventuais gargalos existentes.

2. Distribuição de responsabilidades mais transparente e eficaz

Um bom gráfico de Gantt auxilia os gestores a realizarem uma distribuição mais inteligente das tarefas de cada time. Por ser intuitivo e de fácil compreensão, o gestor conseguirá identificar rapidamente quais são os profissionais com uma carga de trabalho maior e, assim, remanejar responsabilidades com tranquilidade.

Isso evitará gargalos e pontos que possam comprometer a aderência de qualquer pessoa aos prazos do projeto. Além disso, o gráfico de Gantt torna a comunicação entre líderes e colaboradores mais ágil. Sabendo visualizar cada rotina de uma forma simples e prática, os times terão menos problemas na troca diária de informações que ocorre em uma empresa.

3. Interdependência de atividades

Em muitos projetos, a execução de uma atividade está conectada com a conclusão de outra rotina. O gráfico de Gantt oferece mecanismos para que o gestor possa intercalar tais rotinas de maneira transparente.

Isso facilita a identificação de quais processos estão conectados e como os atrasos estão afetando o fluxo de trabalho do negócio. Dessa forma, a empresa pode direcionar melhor os seus recursos e garantir que todos atuem em um ambiente integrado em busca dos melhores resultados possíveis sempre.

4. Definição clara de prazos

O gráfico de Gantt tem mecanismos para identificar melhor quais serão os prazos de cada etapa. Isso facilita a organização de times e o fluxo de trabalho de toda a equipe que está envolvida no projeto.

O gestor poderá simular diferentes cenários com rapidez, melhorando o planejamento de cada etapa e a forma como os processos são distribuídos. Dessa forma, o projeto poderá ser estruturado para ser executado sempre no menor tempo possível: o gestor saberá, antecipadamente, como a distribuição de atividades afeta os prazos finais e sempre estará pronto para reagir em caso de mudanças.

5. Aumente a performance de times

O uso constante do gráfico de Gantt para o controle da evolução de projetos permite que o negócio faça otimizações contínuas nas suas rotinas de trabalho. Com um acompanhamento preciso das atividades de cada projeto, o gestor terá mecanismos mais inteligentes para monitorar falhas e gargalos operacionais.

Esses problemas poderão ser registrados em uma documentação específica, assim como as melhorias que foram feitas. Assim, avaliando quais foram os resultados obtidos, o gestor pode replicar boas práticas e evitar riscos nos projetos futuros que impactem na gestão de times e na sua performance.

O gráfico de Gantt é hoje um excelente mecanismo de gestão de prazos para negócios que procuram uma forma mais inteligente de avaliar como um projeto está sendo executado. Bem estruturado, ele diminui prazos, melhora o direcionamento de tarefas e dá ao gerente de projetos uma visão estratégica sobre cada rotina.

A análise de prazos, atrasos e distribuição de times será mais transparente e centralizada. Se problemas forem encontrados, o gestor conseguirá, com o gráfico de Gantt, identificá-los rapidamente e, assim, diminuir o seu impacto no fluxo operacional do negócio. Dessa forma, será mais fácil manter uma rotina de trabalho mais ágil e eficiente em todas as etapas do projeto.

Quer saber como o gráfico de Gantt pode ser adotado na sua empresa? Então, fale com a gente: nós orientaremos você da melhor maneira possível!

Você já teve dificuldades para definir prioridades ou se inteirar quanto ao desenvolvimento de um projeto? O método caminho crítico do projeto é uma técnica que pode ajudar a superar esse tipo de problema, e é sobre ela que falaremos neste artigo.

Variedades de tarefas e dependências fazem parte de qualquer projeto, assim como a dificuldade natural de enxergar qual atividade é mais importante do que a outra. Em diferentes momentos, existem tarefas com as quais você realmente deve se preocupar, e outras menos urgentes.

Iniciado por diagramas rabiscado à mão e evoluindo para soluções automatizadas, o método de caminho crítico do projeto passou a ser um componente essencial quando o assunto é planejamento. Quer aprender a lidar com essa técnica? Continue a leitura!

O que é o Método do Caminho Crítico?

O famoso Conjunto de Conhecimentos em Gestão de Projetos (PMBOK) define o caminho crítico do projeto como a sequência de atividades programadas que determina a sua duração.

Seguindo esse ritmo, podemos dizer que trata-se da mais longa sequência de tarefas em um delineamento que precisa ser finalizado a tempo para que o projeto chegue ao prazo final. Sendo assim, atrasos nas tarefas do caminho crítico contribuem para que o projeto inteiro apresente dificuldades.

O caminho crítico aponta as tarefas que merecem atenção redobrada. Dependendo das restrições de prazo, esse caminho pode ter folga positiva, igual a zero ou negativa. Falaremos melhor sobre isso adiante.

Por que usar o Método do Caminho Crítico?

Por meio desse método, a equipe consegue ter uma visão ampla das atividades que percorrem o caminho crítico do projeto, assim como também a sequência e a duração de cada uma. O resultado é a conquista de nível de compreensão bem mais aprofundado quanto aos prazos. Mas não para por aí.

Já que a técnica do caminho crítico traz clareza para a identificação das atividades que exigem mais foco, ela diminui significativamente a probabilidade de um processo ou produção parar.

Resumindo, as principais vantagens para o gerente de projetos são:

• capacidade de identificar as tarefas que já foram finalizadas;
• previsão da duração dos projetos em andamento;
• identificação das atividades que exigem mais atenção;
• facilidade no mapeamento dos gargalos do projeto;
• facilidade no planejamento de qualquer mudança em sequência;
• praticidade no planejamento das durações futuras de cada tarefa.

Como definir o caminho crítico do projeto?

Especifique cada atividade

Para definir o caminho crítico do projeto, seu primeiro passo deverá ser a busca por identificar cada tarefa envolvida no esboço.

Usando o plano de estrutura do projeto, você precisa criar uma lista de especificação de atividades montada somente com as tarefas de alto nível. Isso porque detalhes prolongados de atividades menores farão com que a análise do caminho se torne complexa demais.

Se você tem dúvidas sobre como funciona esse plano de estrutura do projeto, saiba que ele divide a sua planta em seções gerenciáveis. Primeiro, mapeie quais são os principais objetivos do projeto. Depois disso, separe as atividades de alto nível em partes menores.

Para apresentar o esboço da divisão da estrutura de trabalho, você pode escolher a forma que mais agradar — seja por uma estrutura hierárquica, lista ou tabela.

Estabeleça dependências (sequência da atividade)

Como você bem sabe, existem várias atividades que só podem começar quando uma outra finalizar. Por conta dessas ligações, é importante listar todas as atividades que dependem uma da outra, estabelecendo um sequenciamento.

Sim, também sabemos que identificar todos os antecessores imediatos de cada atividade está longe de ser uma tarefa fácil. Portanto, para facilitar o seu trabalho, que tal pensar nesse pequeno checklist para cada atividade? Veja:

• qual atividade precisa terminar antes para que outra comece?
• quais atividades devem terminar ao mesmo tempo do que essa?
• quais atividades precisam acontecer assim que esta tarefa for concluída?

Desenhe o diagrama de rede

Agora que você já conseguiu identificar todas as atividades e suas dependências, chegou a hora de criar o esboço do gráfico de análise do caminho crítico.

Também conhecido como diagrama de rede, ele é uma representação visual da organização de suas atividades com base nas dependências. Você pode fazê-lo a mão ou via softwares específicos.

Calcule o tempo de finalização das tarefas

Faça a estimativa do tempo necessário para completar cada tarefa. Aqui, não tem muito segredo. Você pode recorrer às experiências anteriores ou pedir ajuda aos profissionais da equipe que já tiverem contato com esse tipo de cálculo.

Identifique o caminho crítico do projeto

Com todas as etapas anteriores concluídas, fica fácil identificar o ponto alarmante. Confira o diagrama de rede para identificar o caminho mais longo. Basta procurar qual é a sequência mais longa de atividades durante o caminho (a extensão tem a ver com a duração e não com as caixas ou nós).

Vale ressaltar que se o caminho crítico tem a tendência de se modificar uma vez que o projeto tem início, você está diante de um cronograma de projeto sensível.

Múltiplos caminhos críticos apontarão sempre para a sensibilidade de rede e para chances maiores de mudança no que já foi agendado.

Atualize o diagrama do caminho crítico para apresentação do progresso

Ao longo do projeto, você poderá notar com clareza os tempos atuais de término das tarefas. O diagrama de rede sempre poderá ser atualizado para a inclusão desta informação, substituindo as estimativas.

Essa atualização dos diagramas de rede deve ser feita todas as vezes que surgirem novas interações. Isso permitirá que você possa recalcular com facilidade um caminho crítico diferente.

Além disso, você terá uma visão mais realista quanto ao prazo final, sabendo se está no caminho certo ou em atraso.

Como resolver a questão das folgas?

Se você achou que tínhamos esquecido das folgas, saiba que as etapas não chegaram ao fim. Depois que você seguir todo o procedimento que recomendamos, calcule as folgas de cada tarefa. Isso significa: o tempo extra que pode ser usado na atividade em questão, sem que a duração do projeto seja alterada.

Você também pode pensar na folga como uma margem de atraso permitida. Elas simbolizam o tempo que uma atividade pode atrasar sem influenciarem no começo da próxima tarefa.

Esperamos que você tenha entendido mais sobre a importância de seguir o caminho crítico do projeto. Quem trabalha com o planejamento de projetos mais extensos pode encontrar nessa técnica uma ótima chance para lidar com prazos muito específicos, que não podem sofrer atrasos. Essa é uma das principais funcionalidades desse método.

Aproveitando que você está mais interessado sobre um assunto tão importante do setor, assista uma demonstração visual sobre como sua empresa pode ser alavancada na gestão de projetos com uma única ferramenta.

A estimativa e o gerenciamento de custo em um projeto corporativo são fundamentais para o equilíbrio financeiro de sua empresa. Mas, não se trata de bola de cristal ou “achismo”. Existem regras que ajudam a tornar essa avaliação mais próxima da realidade.

Bem executado, o gerenciamento de custo em projetos corporativos pode eliminar riscos e garantir que a empresa atinja seus resultados sem grandes gastos. O negócio, portanto, terá mais lucros e capacidade de atingir seus objetivos.

Quer saber mais sobre como o gerenciamento de custo em projetos corporativos influencia os seus resultados? Então, continue a leitura!

O que é uma política de gerenciamento de custo de um projeto corporativo?

Ela é voltada para evitar que o projeto estoure o orçamento inicial. Para atingir essa meta, o gestor adota uma série de estratégias que eliminam riscos, melhoram o acompanhamento dos gastos e garantem que a evolução de uma etapa seja feita com poucos desperdícios.

No cenário atual, em que prejuízos são evitados a todo custo, empresas devem ter a política de gerenciamento de custo em projetos como uma estratégia básica. Bem aplicada, ela pode evitar prejuízos e garantir que a rentabilidade de cada etapa seja a maior possível. Assim, a empresa pode garantir que os projetos atinjam os seus objetivos sem que o negócio perca lucratividade.

Qual a importância do gerenciamento de custo em projeto corporativo?

O gerenciamento de custos é algo tão importante que faz parte do PMBOK (Project Management Book of Knowledge, uma das documentações mais famosas do mundo sobre gestão de projetos). Nele, essa política é definida como métodos que abordam estimativas práticas e teóricas para determinar e manter os gastos com um projeto devidamente controlados.

Com economia abalada e o mercado com elevado nível de competitividade, o gerenciamento de custo em projeto ficou no centro dos planejamentos dos gestores. Ele é capaz de garantir que o orçamento seja cumprido à risca, sem imprevistos e gastos que não estavam projetados inicialmente.

Além disso, a execução de uma política de gerenciamento de custos de qualidade auxilia a empresa a ter mais dados para verificar os resultados alcançados. O negócio poderá verificar de forma mais abrangente todos os fatores que influenciaram nas métricas finais e, assim, aprender com os erros.

Como executar o gerenciamento de custo em projetos corporativos?

A execução passa por várias etapas. Cada uma delas auxilia o negócio a se manter aderente ao orçamentoinicial do projeto e evitar fatores que impactem negativamente os gastos. Veja alguns recursos que a companhia pode utilizar para eliminar gastos:

Preveja os custos operacionais

Uma boa estimativa de custo começa com a previsão dos recursos que serão necessários para a execução do projeto em questão. Isso dá ao gestor uma visão mais abrangente sobre todos os custos que estarão envolvidos em cada etapa, otimizando a distribuição de verbas durante o projeto.

Os básicos são mão de obra, materiais, equipamentos, serviços e estrutura. Tais custos são os mais cruciais, pois sem que a empresa tenha como manter tais recursos disponíveis, atividades básicas do projeto não serão executadas.

É importante que o escopo seja bem definido antes dessa etapa de planejamento. Sem que o gestor saiba o alcance do projeto, não será possível aplicar mecanismos eficazes para verificar os gastos e riscos, o que prejudica a qualidade das estimativas adotadas.

Não se esqueça de considerar nos seus cálculos os imprevistos como inflação e demais fatores externos que possam interferir no trabalho da sua equipe. Assim, será mais fácil para o negócio criar medidas de prevenção e mitigação de desperdícios.

Documente os gastos em um plano de gerenciamento de custos

O plano de gerenciamento de custos é uma documentação que possui uma lista de todos os gastos e riscos que podem afetar as receitas de um projeto. Esse documento vai além do orçamento, listando os fatores que influenciam nos gastos de cada etapa, como eles devem ser monitorados, gerenciados e otimizados.

Além disso, o plano de gerenciamento de custos deve incluir itens como:

• metodologia utilizada para a criação do orçamento do projeto;
• divisão das responsabilidades no projeto e na gestão de custos;
• técnicas que deverão ser utilizadas para criar os relatórios de monitoramento de gastos;
• grau de arredondamento utilizado para qualquer valor monetário;
• processos adotados para medir e controlar o orçamento;
• riscos financeiros de cada etapa;
• medidas utilizadas para monitorar e mitigar os riscos financeiros de cada etapa.

Com tais dados em mãos, os times podem se preparar melhor para executar cada atividade. Será mais fácil planejar processos de qualidade tendo como base os recursos que ficarão disponíveis, além de definir estratégias para eliminar gastos desnecessários e manter um fluxo operacional funcional.

Planeje apenas aquilo que o negócio pode custear

O gerenciamento de custo em projetos corporativos funciona de forma semelhante à administração de um orçamento doméstico: sabemos que não podemos gastar mais do que temos ou a família pode ficar sem comer no final do mês.

Na gestão, devemos usar abordagem semelhante. Informe no orçamento somente os custos e os prazos que você puder cumprir ou superar. Se não, corre-se o risco de sua empresa ficar “desnutrida”.

Na prática, o gestor deve observar o seu projeto de uma perspectiva mais ampliada e procurar compartimentá-lo em tarefas que durem, aproximadamente, até uma semana. Isso facilitará o acompanhamento da evolução de gastos e permitirá que falhas que geram desperdícios sejam identificadas com agilidade.

Desenhe a estrutura dos processos de trabalho de forma a ter diferentes níveis de profundidade. Separados em partes menores, fica mais fácil de identificar os custos de cada etapa com segurança.

Prepare-se para imprevistos

Imprevistos ocorrem o tempo todo. Mesmo que você tenha tomado todos os cuidados no levantamento de custos, com prazos adequados, sempre pode haver um evento “de força maior” que atrapalhe seus planos.

Claro que a ideia é minimizar esses imprevistos à taxa quase zero. Mas esteja preparado para quando a exceção chegar: e ela tem mania de querer ser a regra.

Uma solução para esses casos é acrescentar 15% da sua estimativa de custo por contingência. Esse valor lhe dá uma gordura para queimar e, se sobrar, não fará mal a ninguém.

Além disso, o gestor pode analisar todas as etapas do projeto e avaliar quais são os riscos existentes. Assim, os documentos de planejamento terão medidas para prevenir e mitigar as falhas sempre que elas ocorrerem. Consequentemente, as chances de um problema levar a aumento de gastos serão muito menores.

Acompanhe resultados e gastos diariamente

No discurso, tudo parece bem mais fácil do que na prática. Mas só o gerente de projetos sabe a complexidade dos desafios que têm de encarar. Portanto, faça um acompanhamento diário para evitar erros e a perda do controle dos gastos do projeto.

Durante o planejamento, se for muito difícil compreender a totalidade dos projetos, ao ponto de impossibilitar uma estimativa de custos apropriada, não se desespere. Quanto maior o nível de complexidade do projeto, maior o número de fatores que influenciarão nos gastos envolvidos com cada etapa.

Não gaste mais tempo e esforço do que você tem disponível, mas prepare-se para gerenciar bem o orçamento aprovado. Faça revisões frequentes para não deixar o projeto desandar.

Precisão e dedicação na estimativa de custos tornam-se uma arte com o tempo. Pode parecer um pouco duro no início, mas com a prática, tudo fica mais tranquilo.

Respire fundo, faça suas tarefas com calma (mesmo que sob pressão, às vezes). Seja confiante e colha os frutos dos bons resultados, melhorando sua imagem perante seus gestores.

O acompanhamento diário é crucial para que o gerenciamento de custo em projetos corporativos possa ser eficaz. Isso evita que falhas passem despercebidas e se tornem grandes pontos de desperdícios.

Para que ele seja mais eficaz, aplicações de gestão de monitoramento podem ser adotadas. Elas dão ao gestor uma visão mais abrangente e precisa sobre como as rotinas de todos influenciam nos resultados do projeto e nos custos envolvidos com cada etapa.

O gerenciamento de custo em projetos corporativos tem grande impacto nos resultados que o negócio possui. Administrando os gastos corretamente, o gestor não só evita desperdícios, mas mantém um conjunto de estratégias que auxiliam na redução de riscos e evitam prejuízos. Assim, a companhia pode atingir seus objetivos sem comprometer seus gastos ou a sua rentabilidade.

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Gerenciar um portfólio de projetos não é apenas executar vários projetos simultaneamente. Cada carteira (ou portfólio) de projetos deve ser analisada individualmente, buscando identificar sua capacidade de gerar valor para o negócio e sua aderência aos objetivos definidos no planejamento estratégico. No portfólio, deve constar um ou mais objetivos de negócio bem definidos e benefícios tangibilizados em metas.

No que diz respeito ao gerente de projeto, seu trabalho é garantir que os seus projetos sejam desenvolvidos de forma correta e concluídos com sucesso. Enquanto isso, o gestor do portfólio trabalha para que os projetos certos sejam executados de forma a alcançar os objetivos da carteira.

A gestão de portfólio de projetos (PPM, do inglês, Project Portfolio Management) trabalha diversos projetos em um único portfólio, com objetivos comuns de resultado. Ela visa a maximização dos benefícios e a otimização na alocação integrada dos recursos da empresa.

No artigo de hoje, explicaremos, detalhadamente, o que é gestão de projetos e como ela é determinante para a inteligência estratégica da sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de portfólio de projetos?

Embora o termo seja amplamente difundido no meio empresarial, muitos profissionais não entendem o real significado dessa expressão. A gestão de portfólios de projetos vai muito além da execução simultânea de uma pluralidade de projetos. Ela é a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos que constituem um portfólio.

O principal objetivo do gerenciamento de portfólios é a otimização do retorno sobre o investimento (ROI) aplicado no decorrer dos projetos e em completa sintonia com as metas e articulações estratégicas do empreendimento.

É possível achar ferramentas (softwares) que incluem a maioria das ferramentas que um gestor de portfólio necessita para um gerenciamento eficiente. Entre as principais funções que vão facilitar a gestão de portfólio estão:

Criação de áreas organizacionais

A gestão de portfólio de projetos distribui os objetivos estratégicos da empresa pelas diferentes áreas da organização. Cada qual fica responsável por um objetivo e pela condução dos diferentes projetos que consolidam uma carteira — como, por exemplo, carteira de projetos de TI.

Essa funcionalidade permite organizar melhor os projetos, ajudando a definir qual área da organização ficará responsável por cada um deles.

Associação de Projetos a Objetivos Estratégicos

Permite vincular um ou mais projetos a um objetivo estratégico, de forma que fique claro o resultado que a organização espera conquistar com a conclusão dele.

Propostas de Projetos

Cria propostas de projetos para classificar se determinada iniciativa está nos estágios iniciais ou se ainda não foi avaliada e aprovada pela companhia.

As propostas de projetos são avaliadas para garantir que estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A partir daí, então, são classificadas.

Seleção e priorização de projetos

Toda organização sempre possui mais demandas, oportunidades e iniciativas do que sua capacidade de executá-las. O que caracteriza uma gestão de portfólio eficiente é ter um processo claro de seleção de propostas dos projetos mais relevantes para a estratégia da empresa.

Nesse momento, o mais importante é comparar as diferentes oportunidades e saber focar nas que estão mais alinhadas aos objetivos estratégicos da companhia. Uma ferramenta visual muito eficiente para essa tarefa é o chamado gráfico de bolhas, como os gerados pelo Project Builder.

Consolidação de carteira e filtros

Permite analisar diferentes carteiras de projetos, podendo filtrá-las e segmentar cada uma por:

• área executora;
• organização envolvida;
• importância estratégica;
• gerente de projeto.

Nesse ponto, o comitê de projetos precisa ter uma visão global de execução do portfólio da empresa. Ou, se necessário, deve segmentá-lo de acordo com um critério específico, com o objetivo de analisar a performance individual de um segmento de projetos ou de uma área.

Quais são os fatores estratégicos da gestão de portfólios?

As funcionalidades necessárias listadas acima podem levar a pensar que o gerenciamento de portfólio é simplesmente um exercício analítico e metódico de gestão, um pouco mais sofisticado que aquele utilizado pela grande maioria das empresas.

Embora essas funcionalidades sejam bastantes úteis, elas são também de extrema importância para a tomada de decisão, pois estão diretamente relacionadas às atividades que envolvem fatores estratégicos.

No contexto da gestão de portfólio, o vínculo dos projetos com o plano estratégico da organização pode ser realizado de duas formas:

Careca

Utilizando a visão, as metas e os planos estratégicos da empresa para definir um plano de ação que estabeleça prioridades de alocação de recursos para programas e projetos.

Debaixo para cima

Sendo aplicado de forma indutiva e distribuído na empresa por meio de propostas separadas de indicadores de alinhamento na avaliação individual dos projetos.

É importante ressaltar que as duas abordagens se complementam, uma compensando as limitações da outra, e que um bom gerenciamento de portfólio precisa ser capaz de contemplar ambas as situações.

Qual é o papel de um gestor de portfólios?

Como mencionamos anteriormente, um bom gerenciamento de portfólios de projetos pressupõe a sinergia de conhecimentos, estratégias e técnicas que permitem a fluidez e os bons resultados de todos os projetos envolvidos no portfólio.

Por esse motivo, a principal função de um gestor, ou gerente de portfólios, é supervisionar os projetos existentes, buscando sempre uma visão global do negócio e fazendo a avaliação dos fatores e agentes que afetam — interna e externamente — os processos da empresa.

Um aspecto que requer destaque é a distinção entre o papel do gerente de projetos e do gerente de portfólios de projetos. Se o primeiro objetiva, essencialmente, apenas o próprio trabalho, o segundo tem a incumbência de supervisionar e gerir o trabalho dos gerentes de todos os projetos do portfólio, para que eles trabalhem sempre em consonância com os planejamentos da organização.

O gerente de portfólios é uma espécie de especialista no controle de riscos e de fatores críticos. Ele atua adequando recursos, despesas, custos e de tempo. Tudo isso para que, com seu trabalho, a concretização prática dos projetos idealizados seja condizente com as expectativas de todos os envolvidos.

Além disso, é função dele analisar o valor de negócio relativo ao portfólio de projetos, para que, dessa maneira, possa criar estratégias alinhadas às articulações dos outros setores da empresa.

Pode-se dizer, então, que a função central do gestor de portfólios é definir e avaliar a influência de cada projeto para o alcance dos objetivos estratégicos do empreendimento, além, é claro, do controle de:

• prazos;
• recursos;
• custos.

No que consiste um bom gerenciamento de portfólio?

O primeiro passo para um gerenciamento de portfólio satisfatório é ressaltar, mais uma vez, o que mencionamos no tópico anterior: há uma enorme diferença entre o gerenciamento de projeto e a gestão de portfólio — especialmente em relação ao foco de cada uma das atividades. O caráter do gerenciamento, por exemplo, é muito mais voltado para fatores operacionais, no caso da gestão de projetos.

Por outro lado, na gestão de portfólio de projetos, o monitoramento e administração, por parte do profissional incumbido de tais responsabilidades, têm como foco principal o cumprimento de metas e alcance de objetivos.

Nessa avaliação de caráter constante, o gestor de portfólio de projetos (ou Chief Portfolio Management Office) trabalha no cruzamento de:

• métricas;
• informações financeiras;
• dados de vendas;
• informações de campanhas de publicidade;
• levantamentos do marketing;
• dados econômicos externos.

Desse modo, a equipe, junto ao gestor, pode determinar quais projetos são rentáveis e merecem ser mantidos e quais não são proveitosos.

Outro aspecto fundamental para um gerenciamento de portfólio eficaz é a antecipação de tendências. Ela faz fundamental para uma boa tomada de decisões e, consequentemente, para a otimização de resultados.

Mas calma! Essa capacidade de previsão de tendências não é nada sobrenatural ou profético. Algumas avaliações e observações atentas, articuladas de maneira inteligente, são o bastante para aflorar a veia visionária na sua gestão de portfólio de projetos.

Confira alguns exemplos de indagações que podem auxiliar no seu planejamento estratégico para antecipação de tendências:

• O projeto avaliado contribui diretamente para cumprir os objetivos do portfólio como um todo?
• Em relação à produtividade, quais projetos estão sendo desenvolvidos com a fluidez esperada ou, pelo menos, a mínima necessária para que não haja prejuízos?
• Os projetos estão sendo avaliados com frequência? Se sim, permanecem todos de acordo com as pretensões da empresa?
• O projeto precisa mesmo continuar no portfólio ou a substituição dele seria mais proveitosa?
• Como é a interdependência dos projetos presentes no portfólio? Eles se comunicam e se auxiliam?
• Quais projetos estão condicionados à conclusão ou prosperidade de outros para serem efetivados?
• Algum projeto retarda, prejudica ou compromete os demais?
• As pretensões do portfólio, quando constituídas, apresentam indicativos positivos? Poderão mesmo se concretizar?
• A produtividade apresentada basta para o alcance dos objetivos da empresa?

Quais são 4 erros cometidos durante a Gestão de Portfólios de Projetos?

Confira abaixo os 4 principais erros cometidos por uma gestão ineficiente de portfólios de projetos:

1. Os projetos não possuem os recursos humanos adequados

Possuir o pessoal apropriado no projeto é um ponto crítico: a alocação incorreta de recursos está no topo da lista de erros de gerenciamento de projetos mais comuns. Não ter as pessoas certas para desenvolver um projeto pode matá-lo logo nos estados iniciais.

A chave para concluir um projeto com êxito é obter pessoas com as habilidades corretas para aquele determinado projeto. Afinal, nem todo o planejamento no mundo pode superar a insuficiência de talentos.

Os gerentes de projetos precisam ter uma visão completa sobre as habilidades e as respectivas cargas de trabalho de todos os seus recursos humanos, incluindo:

• consultores;
• contratados;
• terceirizados.

Eles, muitas vezes, ficam excluídos das avaliações de habilidades, sendo que podem ser responsáveis por uma proporção “enorme” de trabalho.

2. Os projetos não seguem um processo de gerenciamento padrão e repetitivo

Esse é o segundo erro mais comum de gerenciamento de projetos. A falta de metodologia aumenta o risco de as tarefas relacionadas ao projeto apresentarem erros frequentes. Como não há um projeto padrão, torna-se impossível para o gestor localizar em quais pontos as falhas estão ocorrendo, para, assim, corrigi-las. Desse modo, os projetos terão que ser sempre retrabalhados e, em última análise, muitos deles não serão concluídos dentro do prazo ou do orçamento.

A melhor solução é encontrar uma metodologia de gerenciamento de projetos que ajude você a atuar de maneira eficiente e que o faça conhecer todas as atividades envolvidas na execução de um projeto. Ter uma linha-base de padrões e de metodologias remove muito do risco associado a projetos da sua empresa.

3. Todos os projetos da empresa estão engessados por protocolos rígidos

Pode parecer um paradoxo: afinal, no item anterior, afirmamos a necessidade de ter processos. Agora, estamos falando que os processos atrapalham. Bem, não são os processos que atrapalham, e sim o excesso de processos que deixa tudo mais lento por causa da burocracia.

Além disso, os processos não precisam ser protocolos rígidos; eles podem ser elaborados com muita flexibilidade, para se adaptar tanto aos problemas que surgem quanto às novas necessidades do cliente. Portanto, muito processo torna a equipe do projeto inflexível, e sua inflexibilidade frustra as partes interessadas.

4. O escopo do projeto deve ser elaborado com bastante tempo e atenção

Se o escopo de um projeto não estiver bem definido pela sua empresa, os atores envolvidos no trabalho ficarão totalmente perdidos: eles podem executar suas tarefas, mas não vão obter a excelência, uma vez que não sabem o real objetivo por trás de suas atividades.

Fora isso, faltam a clareza e a direção necessárias para concluir o projeto no prazo e no orçamento, atendendo às expectativas do negócio. Por isso, toda a energia da equipe deve se voltar, inicialmente, para a elaboração de um bom escopo, que contenha a missão e os objetivos de cada projeto e que diga claramente o que precisa ser entregue ao cliente.

Como ter sucesso na sua gestão de portfólios de projeto?

Sem processos de PPM fortes, gerenciar qualquer portfólio de projetos — mesmo em um sentido básico — será difícil e frustrante; ou até impossível. Uma quantidade considerável de esforço deve ser colocada na formulação de processos, para que eles se adequem à sua empresa e à cultura da sua marca.

Aqui, estão algumas etapas para definição e fortalecimento de processos necessários à implementação do PPM:

Ter uma visão clara

Um bom lugar para começar é com a visão — qual é a visão do PPM dentro da organização?

Se você não sabe onde quer ir, quais são as chances de realmente chegar lá? Também não confunda missão com visão: a primeira se refere ao processo de aprendizado durante a execução do projeto — pois todos eles também devem ser desenhados para aumentar o nível de conhecimento geral da empresa. Já a segunda diz respeito à visualização de como você deseja que sua empresa esteja ao final do projeto.

Estabelecer objetivos realizáveis

Quais são os objetivos mensuráveis que sua organização tem para considerar que a estratégia de PPM foi um sucesso? Para isso, você precisa saber quais são os principais ganhos que a gestão deseja obter. As áreas de foco podem girar em torno de:

• velocidade de produção;
• geração de valor dos produtos;
• governança etc.

Nesses casos, como estabelecer bons objetivos?

Considere usar o método S.M.A.R.T! A criação de benefícios mensuráveis permite determinar a eficácia da implementação de PPM numa base metrificável, bem como determinar quais áreas precisam ser melhoradas.

Definir o escopo do processo

Falamos anteriormente sobre o erro de não estabelecer um escopo, mas não demos muita ênfase em como trabalhá-lo. As perguntas a serem feitas incluem:

• Qual o escopo em relação aos tipos de projetos?
• Quais parceiros ou potenciais parceiros serão incluídos no escopo?
• Quais pessoas estarão envolvidas — quem possuirá/usará o processo?
• Que informação é necessária e quem a entregará?
• Qual é o resultado esperado ao final do processo?

Definir o processo

Confira abaixo alguns pontos a serem observados na definição de processos:

• converse com todas as partes interessadas em cada processo para colher sugestões e necessidades — elas serão valiosas na hora de desenhar o projeto;
• divida o projeto em etapas mínimas: quanto mais simples de entender for cada uma, melhor será a sua implementação e automatização por parte dos interessados;
• crie os diagramas de processo e qualquer documentação relevante para facilitar a visualização do todo;
• após ter definido o processo, busque conversar com todos os envolvidos para garantir que eles realmente abraçarão o projeto.

Testar os processos

Nenhum processo sairá perfeito do papel funcionando 100%. Haverá sempre necessidade de adequações. Por essa razão, é preciso realinhar testes para verificar se o processo se coaduna com as métricas estabelecidas anteriormente.

Implantar

Quando o teste estiver completo, você estará pronto para implantar o processo.

Monitorar e melhorar

Monitore o andamento do processo e acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar quão bem ele está cumprindo os objetivos definidos.

A melhor estratégia para essa etapa é adquirir um software de gestão de portfólios. Ele fornece ferramentas para que você mapeie todas as etapas do projeto, definindo KPIs e atribuindo responsabilidades a cada etapa e tarefa. Além disso, nele é possível controlar, passo a passo, o cronograma e o orçamento do projeto, garantindo que as expectativas do seu cliente serão satisfeitas.

É importante salientar que o gerenciamento de portfólio exige um sistema de avaliação de projetos que os monitore durante todos os seus ciclos de vida. Essa exigência é necessária em decorrência da constante necessidade de (re)afirmação da validade e pertinência de cada projeto para o portfólio e, claro, para a organização.

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Quando o negócio cresce e apresenta bons resultados, surgem novos projetos, não é mesmo? A partir disso, cada vez mais contratos são fechados, exigindo muito preparo e a experiência de um gerente de projetos. Contudo, alguns profissionais têm dificuldades para organizar os trabalhos e manter tudo sob controle — principalmente quando se trata do gerenciamento de portfólio de projetos.

Nessas situações, é muito importante utilizar uma ferramenta adequada às suas necessidades, já que uma simples decisão equivocada pode colocar em risco a alocação de recursos e o tratamento do volume de informações.

Este post mostra como o software da Project Builder é a escolha ideal para quem deseja solucionar essas e outras questões. Continue a leitura e fique de olho!

O que é o gerenciamento de portfólio de projetos?

É um conceito que associa técnicas, estratégias, recursos e conhecimentos na gestão de vários projetos em uma mesma empresa.

Isso quer dizer que o gerenciamento de portfólio de projetos almeja maximizar os retornos financeiros, diminuir as dores dos clientes e garantir qualidade na tomada decisão.

Imagine que você está gerenciando 10 projetos ao mesmo tempo. Cada um tem demandas e metas diferentes, correto? Se você tentar analisar informações, produzir relatórios e acompanhar tudo o que acontece manualmente, provavelmente terá grandes dores de cabeça.

Nessas horas, é preciso ir além do básico e pensar fora da caixa. O gerenciamento de portfólio de projetos faz com que você segmente o planejamento estratégico em etapas de acordo com o porte da empresa ou a área do mercado.

A partir disso, é possível ter visões rápidas de cada projeto e associá-los a objetivos estratégicos, focados no aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

Qual é o momento ideal para ter um software de gestão de projetos?

Todo profissional deseja ter vários projetos no negócio, não é mesmo? Isso indica que o mercado reconhece e confia em seu serviço e em sua equipe.

Em um primeiro momento, você pode até realizar as atividades e o acompanhamento dos processos manualmente. Porém, mesmo assim não é possível fazer entregas eficientes.

Com a demanda muito grande de projetos, as informações ficam cada vez mais soltas e difíceis de serem encontradas. Como consequência disso, você perde muito tempo organizando as suas ideias e analisando relatórios.

Além do mais, podem existir problemas para fazer a gestão do tempo. Uma rotina de organização de processos precisa ser muito bem planejada e estruturada.

Quando os envolvidos não trabalham sob os mesmos conceitos, as entregas não respeitam os prazos estipulados em contrato e os clientes ficam insatisfeitos com o serviço.

E não pense que empecilhos provocados pelo uso de técnicas indevidas acabam por aí! Alguns negócios utilizam planilhas na esperança de economizarem recursos e informatizarem o fluxo produtivo.

Na verdade, as planilhas mais atrapalham do que ajudam, porque:

• não estão integradas ao time;
• não transmitem confiança;
• não são Big Data.

Essas situações parecem banais, mas deixam bem claro que o seu negócio precisa de um software de gestão de projetos. Afinal, a ferramenta melhora todas as etapas de seu trabalho, da definição do escopo até a entrega final do produto.

Lembre-se de que o software da Project Builder também otimiza o fluxo de documentação e facilita a comunicação entre os funcionários e os clientes.

Como software da Project Builder ajuda as empresas?

O software da Project Builder é uma solução completa para a gestão de projetos. Ao oferecer praticidade e qualidade aos seus usuários, a ferramenta pode ser utilizada por pequenos, médios e grandes empreendedores.

As suas principais características são:

• consolidação das visões de carteiras de projetos;
• relatórios simplificados;
• fluxos automáticos de aprovação de propostas;
• acompanhamento da produtividade da equipe;
• alertas proativos das atividades;
• integração de funcionários e clientes;
• gestão de pessoas e equipes;
• orientação fundamentada no PMBOK, Ágil, PM Canvas, Prince 2 e outros.

Todos esses fatores convergem para um único ponto: a criação de uma estrutura consolidada em relação à maturidade do negócio sobre a gestão de projetos.

É válido lembrar que o Project Builder é o único que faz agrupamentos e consolida informações dos projetos. Isso quer dizer existem campos customizáveis na segmentação dos setores das empresas.

Entenda melhor com este exemplo: o seu negócio tem um budget de R$ 100 mil e precisa escolher, entre dezenas de projetos, quais são os mais rentáveis e mais se encaixam nos objetivos da companhia. O Project Builder permite a criação de indicadores, tornando a sua análise mais precisa e aprofundada.

Se você deseja trabalhar apenas com projetos com orçamentos financeiros menores, basta determinar critérios e valores para cada opção. Ou seja, cada projeto pode receber uma nota de acordo as suas prioridades, como:

• projetos que custam até R$ 1 mil = 10
• projetos que custam entre R$ 1 mil e R$ 5 mil = 5
• projetos que custam mais de R$ 5 mil = 1

No final das contas, você tem um relatório otimizado e mais simples de ser examinado. Da mesma forma, o Project Builder pode ser relacionado ao aumento de marketshare, que representa a participação do negócio no mercado em que ele está inserido.

Viu só? As possibilidades são variadas e você tem toda a liberdade para traçar o seu gerenciamento de portfólio de projetos.

O que fazer agora?

Ao ler o nosso post, você entendeu mais sobre o gerenciamento de portfólio de projetos. Essa disciplina é essencial para quem quer organizar melhor o tempo, ter informações mais precisas e diminuir os riscos nos processos.

O uso de uma ferramenta, como a da Project Builder, é um diferencial que você não pode deixar de lado. Essa solução reúne todas as informações em um só lugar, não importando a quantidade de projetos que você gerencia.

Em todos os casos, o software da Project Builder torna a sua rotina mais tranquila, pois tem um módulo estratégico para a segmentação e o acompanhamento das atividades.

Lembre-se: quem define metas, indicadores e planos consegue monitorar o desempenho de cada projeto e tomar decisões mais eficientes, que priorizam as necessidades do negócio e do cliente. O gerenciamento de portfólio de projetos vai ajudar você e sua empresa a irem cada vez mais longe!

Agora, entre em contato com a Project Builder e prepare-se para integrar todas as etapas de seus projetos com facilidade!