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lições aprendidas de um projeto

Lições aprendidas de um projeto: como usá-las nos próximos passos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Lições aprendidas de um projeto: como usá-las nos próximos passos?

Todos os profissionais que trabalham com a gestão de projetos sabem que cada etapa fornece grandes oportunidades para que o time possa criar um fluxo contínuo de melhorias.

Nesse sentido, saber trabalhar com as lições aprendidas de um projeto é crucial para reduzir riscos e manter as equipes com a melhor performance.

Em projetos corporativos, experiências e conhecimentos podem ser ferramentas de grande importância. Quando combinadas, elas ajudam a reduzir riscos, gerar mais performance e inovação. Assim, cada time terá mais facilidade para atingir suas metas.

Mas como aplicar as lições aprendidas de projetos em novas iniciativas? Qual o real impacto de documentar erros e avaliar a melhor forma de evitá-los no seu dia a dia? Veja a seguir!

Como ter acesso às lições aprendidas de um projeto?

Todo projeto corporativo pode apresentar erros, falhas e lições a serem aprendidas. Quando o gestor sabe identificar essas situações, criando registros bem estruturados para evitar que tais problemas ocorram no futuro, os resultados da empresa podem passar por ganhos contínuos.

Justamente por isso, guias de boas práticas e metodologias de gerenciamento de projetos listam isso como um ponto chave para ter sucesso nas rotinas de gestão.

Com a companhia sendo capaz de replicar boas práticas e evitar problemas, o fluxo de trabalho torna-se muito melhor estruturado.

E quais são os benefícios disso?

Em poucas palavras, identificar e aprender com os erros e acertos de um projeto cria um grande legado positivo para o negócio.

Os times terão uma documentação precisa sobre o que deve ser evitado e quais são as boas práticas que precisam ser replicadas. Os projetos executados passam a contar com os alicerces para melhorias contínuas.

Uma base de conhecimentos é criada para que os gestores possam traçar riscos, identificar vulnerabilidades e outros fatores que tornam o planejamento menos eficaz.

Ao mesmo tempo, a companhia terá uma lista de boas práticas que podem ser implementadas para garantir mais performance aos times.

Assim, as lições aprendidas de um projeto passam a ser um conhecimento estratégico, ou seja, uma ferramenta para a companhia ter as garantias de que os seus objetivos sempre serão atingidos.

E com o aumento da competitividade empresarial, o conhecimento tornou-se um dos principais ativos das companhias.

As empresas que aprenderam como lidar com as demandas externas, que estruturam boas rotinas e que identificam como utilizar as experiências passadas para atingir melhor performance no seu futuro, conseguem ganhar muito mais espaço no mercado.

Como utilizar as lições aprendidas para otimizar futuros projetos?

Conseguir extrair, catalogar e aplicar as lições aprendidas de um projeto pode ser um grande desafio. Assim, é importante que os times tenham uma rotina eficaz para avaliar o que pode ser adotado no planejamento de projetos futuros.

Para isso, é necessário identificar o que ocorreu de errado, avaliar o que colocou o time em tal situação, analisar as medidas tomadas para solucionar a falha e o que pode ser feito para evitar esses erros no futuro. Veja abaixo!

Colete feedbacks

A companhia pode criar um processo de coleta de feedbacks com todas as equipes, além de manter um registro contínuo do dia a dia de cada etapa do projeto. O foco precisa estar nos processos, não nos culpados.

Com isso, o gestor conseguirá identificar de uma forma mais abrangente todos os fatores que impactaram nos resultados finais do projeto.

Documento erros, acertos e feedbacks

A documentação criada deve possuir uma linguagem clara e objetiva, com um direcionamento bem estruturado para que profissionais consigam identificar o que deve e não deve ser feito.

Se possível, a companhia pode utilizar um template padronizado, tal como uma lista dividida nas seguintes categorias:

  • uma descrição do evento;
  • o que gerou a ocorrência;
  • quais os impactos do problema nos resultados do time;
  • quais foram as medidas tomadas para solucionar a falha;
  • o que pode ser feito para evitá-la no futuro.

Realize reuniões após cada etapa do projeto

Não deixe de realizar uma reunião ao término de cada etapa do projeto para distribuir e coletar informações sobre os problemas encontrados, as lições aprendidas e o que deve ser feito para evitar situações de risco nos processos seguintes.

Esteja pronto para ouvir e criar um ambiente integrado para todos atingirem melhores resultados a médio e longo prazo.

Compartilhe informações com o time

As lições aprendidas de um projeto devem ser compartilhadas com todo o time. Isso inclui os que estavam presentes em cada etapa e os participantes de iniciativas futuras.

Dessa forma o líder de projetos pode certificar-se de que boas práticas serão replicadas (e as ruins evitadas).

Revise os seus dados sempre

Revise o seu registro regularmente. Isso deve ser feito tanto para alinhar práticas com os novos padrões do mercado como para incluir lições de novos projetos.

Assim, a empresa terá uma base de conhecimentos sempre atualizada e bem estruturada.

Como garantir a qualidade de novas iniciativas a partir das lições aprendidas de um projeto?

A gestão de projeto é uma tarefa complexa, que envolve um grande número de profissionais, times e áreas. Conhecimentos são compartilhados, conflitos surgem e erros acontecem.

E no meio de todos esses fatores, o gestor deve trabalhar para garantir que as metas e prazos sejam cumpridos à risca.

Em busca de mais agilidade e performance, uma série de estratégias são aplicadas. Empresas investem em metodologias, ferramentas de TI e guias de boas práticas para integrar times, manter uma estrutura mais flexível e criar um ambiente de trabalho de alta performance.

Além disso, há a busca por uma melhoria contínua de rotinas, seja eliminando riscos ou replicando boas práticas.

Nesse sentido, investir em uma abordagem de gestão pautada na replicação das lições aprendidas de um projeto é um ponto chave para que empresas possam atingir esse objetivo.

Por meio dessa prática, a companhia tem mecanismos para identificar o que deve ser evitado, divulgar boas práticas e replicar rotinas que garantem mais qualidade no dia a dia de novos projetos.

Assim, o gestor terá caminhos muito mais seguros para atingir o sucesso esperado.

E aí, gostou das nossas dicas sobre como garantir mais qualidade nos seus projetos futuros? Quer receber mais dicas sobre gerenciamento de projetos? Então assine já a nossa newsletter!

gestão da documentação

6 benefícios da gestão da documentação nos seus projetos

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Lidar adequadamente com a gestão da documentação é uma das tarefas fundamentais para o sucesso dos projetos de uma empresa. Isso porque, além de facilitar a realização de tarefas, os registros constituem um mecanismo de controle relevante. Atualmente, a melhor forma para gerir os papéis é por meio de softwares específicos. Assim, facilita-se a condução e acompanhamento de processos.

Ocorre que, apesar de ser tão relevante, em diversos casos, os profissionais não priorizam essa atividade. Consequentemente, o armazenamento, o compartilhamento e o uso dos dados são conduzidos e arquivados sem padrões de comportamento bem definidos e com tecnologias ineficientes.

Neste artigo, listamos seis benefícios de realizar uma boa gestão da documentação. Não deixe de conferir!

1. Melhora o processo de comunicação

Uma boa escolha quanto à forma de armazenar, compartilhar e modificar os documentos pode melhorar a comunicação da equipe. Nessas condições, as informações são transmitidas e preservadas com o auxílio de métodos confiáveis e gerenciáveis.

Além disso, a opção por um software aprimora o compartilhamento. Por exemplo, enquanto planilhas ou documentos de texto precisam ser salvos e enviados por e-mail, a solução de gestão de projetos dá acesso simultâneo a todos os usuários autorizados pela empresa.

Essa facilidade dá fluidez à comunicação. Logo, as informações necessárias para atender as demandas e solucionar problemas estarão sempre à disposição do seu destinatário. Os arquivos não apenas saem do ponto “A” para o ponto “B”, mas ficam acessíveis para o uso imediato de todos os interessados.

2. Automatiza o fluxo de trabalho

A conclusão de um projeto é o fruto de diversas ações coordenadas. Entre o início e fim da execução de uma nova demanda, há um longo fluxo de trabalho que precisa ser ordenado. Para tanto, a gestão da documentação é fundamental. Com ela, todo o processo pode ser arquivado de forma a garantir acesso a todos os autorizados. Ele, então, poderá servir de modelo para futuras ações.

Por exemplo, imagine que você comanda a elaboração de vídeos institucionais. Aqui, a filmagem precisa ser convertida em um documento (arquivo de vídeo) e entregue para edição. Logo após, os revisores conferem a informação já editada, transferindo o conteúdo para sua aprovação final.

Essas etapas devem estar previamente automatizadas, de modo que o colaborador Fulano execute sua parte após Beltrano terminar a dele. Isso organiza, melhora a produção e permite que o projeto caminhe mesmo com um número grande de tarefas ou com o aumento de sua complexidade.

Além disso, a aplicação de um software pode automatizar as ações repetitivas e manuais das diversas etapas. Dessa forma, o fluxo é seguido de forma automática e muito mais eficiente.

3. Aumenta a produtividade da equipe

Com fluxo de trabalho e comunicação mais eficientes, é natural que a produtividade da equipe aumente. Ao chegar a sua vez de atuar no projeto, o colaborador terá um acesso facilitado às informações necessárias para suas tarefas. Isso, em termos de desempenho, se traduz da seguinte forma:

  • maior agilidade no andamento das etapas do projeto;
  • redução dos períodos de ociosidade, comuns quando um profissional tem alguma burocracia para obter dados essenciais para suas atividades;
  • conservação dos serviços já realizados e, portanto, a prevenção do retrabalho;
  • redução de carga de trabalho, uma vez que diversas ações são transferidas para um software de gestão;
  • facilitação do controle do fluxo de demanda, afinal, o gestor terá condições de acompanhar o que é realizado com base na documentação compartilhada.

Vale ressaltar que esse aumento de produtividade também representa benefícios indiretos, como mais tempo para investir na qualidade do projeto e a possibilidade de assumir compromissos maiores.

4. Mantém um histórico das mudanças realizadas

Uma gestão da documentação adequada fornece um registro dos eventos ocorridos durante a execução de um projeto, com o histórico das mudanças realizadas. Isso, na prática, tem diversas utilidades:

  • identificar erros no processo;
  • prestar contas a superiores, clientes, parceiros e outros interessados;
  • permitir o aprendizado por meio da análise da relação entre as ações e os efeitos produzidos;
  • possibilitar que a equipe retome o projeto de um ponto anterior, quando se perder o rumo;
  • facilitar a avaliação da contribuição de cada colaborador;
  • servir de case para busca de novas ideias.

Por isso, é possível pensar na documentação adequada como uma forma de produzir um ativo intangível para organização. Pois os arquivos acabam servindo de acervo intelectual para todos os setores.

5. Reduz custos e erros

A partir do momento que os registros são geridos de forma adequada, eles se tornam mais confiáveis, logo, as informações contidas estarão mais aptas a direcionar os profissionais para as decisões certas.

Igualmente, a melhoria do fluxo de trabalho e da comunicação, minimiza outros erros. O tráfego de informações precisa ocorrer sem ruídos, de modo que as demandas sejam entregues no prazo e condições estipuladas.

Ainda é possível reduzir custos. Afinal, uma gestão da documentação adequada é mais barata porque utiliza meios digitais e escaláveis, além de beneficiar as contas com a redução de equívocos e retrabalhos.

Outra redução de custos é a gestão de tempo e estimativas, permitindo mais eficiência, produtividade e assertividade na determinação de prazos de uma execução.

6. É mais competitivo

Normalmente, os projetos existem em um contexto em que outras empresas também buscam soluções para atender às necessidades e desejos de um público. Logo, é preciso ser mais ágil e eficiente do que a concorrência.

Por exemplo, se você tem uma boa ideia e falha na execução, é possível que outra pessoa coloque algo similar no mercado e prejudique o lançamento da sua solução.

Essa disputa também ocorre no ambiente interno das empresas. Ora, como os recursos são limitados, a tendência é que eles sejam destinados prioritariamente para quem demonstra a maior capacidade de entrega.

Sendo assim, a gestão da documentação é um diferencial competitivo, que melhora a criação e entrega de valor dos projetos. Então, é recomendável que você busque mais informações e invista nessa área!

Para conhecer outros elementos de uma gestão de projetos de alta performance, baixe nosso e-book e descubra os sete segredos para atingir esse estágio!

método do caminho crítico

Introdução ao Método do Caminho Crítico de um projeto

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Quem trabalha com gestão de projetos enfrenta desafios o tempo todo. Normalmente, alguns dos principais estão relacionados à administração dos prazos, custos e qualidade. Em um mundo empresarial tão dinâmico, gerenciar bem os recursos disponíveis — como o tempo e dinheiro — é fundamental para assegurar boas entregas e cumprir os objetivos estipulados.

Nesse contexto, cada vez mais vemos metodologias sendo criadas com a intenção de facilitar a gestão de projetos. Uma delas é o Método do Caminho Crítico (CPM), que você passará a conhecer melhor a partir de agora. Descubra o que é essa estratégia, conheça os benefícios e veja como aplicar tudo na prática!

O que é o Método do Caminho Crítico?

Chamado em inglês de Critical Path Method (CPM), o Método do Caminho Crítico é uma abordagem que permite encontrar entre as tarefas do projeto aquelas que não têm flexibilidade de datas, devendo ser concluídas dentro de um prazo determinado. Esse é o caminho crítico em si.

Por outro lado, o gestor também encontra as atividades que não têm um caminho crítico, isto é, aquelas que apresentam uma folga em seus prazos. Essas atividades podem ser concluídas com mais calma ao final, pois não comprometem o cronograma geral do projeto.

Quais são os benefícios do Método do Caminho Crítico?

Com o Método do Caminho Crítico, o gestor ganha muito mais controle dos projetos, pois passa a saber exatamente quais são as atividades cruciais que não podem ser atrasadas. Ao mesmo tempo, torna-se possível encontrar as tarefas que apresentam folgas, podendo adaptar os prazos para que tudo seja entregue sem comprometer a qualidade.

O método também revela a duração total do projeto e a sequência de tarefas, facilitando bastante o trabalho da equipe. Dentro do fluxo de obrigações a serem cumpridas, o gestor e os colaboradores passam a ter consciência sobre as atividades que exigem atenção redobrada.

Portanto, os principais benefícios são:

  • identificação das tarefas mais importantes;
  • redução da duração dos projetos;
  • comparação do progresso real com o que havia sido planejado.

Além disso, há vantagens indiretas, como:

  • redução do estresse e desgaste de colaboradores;
  • diminuição da necessidade de horas extras;
  • consequente economia de gastos.

Como aplicar essa metodologia na gestão de projetos?

Para aplicar a metodologia no dia a dia da gestão de projetos, existem dois pontos fundamentais a serem observados: a estimativa de duração e os predecessores de cada atividade. A partir daí, os passos para implementação são os seguintes:

  • monte um diagrama com todas as tarefas e as relações entre elas. Assim você dará origem à chamada “rede orientada de atividades”;
  • inclua cada atividade e sua duração;
  • calcule as datas de início e de término antecipadas (early start e early finish) — este será seu caminho de ida. Atenção: quando uma tarefa contar com duas ou mais atividades que a precedem, use sempre a maior data de early finish entre essas tarefas como early start para a sucessora;
  • determine a duração do projeto;
  • estabeleça as datas de início e de término mais tarde (late start e late finish) — este será seu caminho de volta. Aqui, há outro detalhe fundamental: quando uma atividade tiver mais de uma sucessora, use sempre a menor late start entre as sucessoras como late finish da tarefa precedente.

Como calcular a margem de atraso de cada atividade e a folga total do projeto?

Uma das etapas mais importantes do Método do Caminho Crítico é o cálculo das folgas ou margens de atraso. O que é uma folga nesse caso? Trata-se do tempo adicional que pode ser gasto na tarefa em questão sem que a duração do projeto seja afetada.

Em outras palavras, a folga é uma “margem de atraso permitida” (MS Project, em inglês). Ou seja, é o tempo de atraso que uma atividade pode ter sem que ela atrase o início da atividade sucessora.

Para calcular a margem de atraso total ou índice de folga total de uma atividade, deve ser usada a seguinte fórmula:

MAT = EF – LF

Onde:

MAT = Margem de atraso total

EF = Término mais cedo (Early Finish)

LF = Término mais tarde (Late Finish)

Dependendo das restrições de prazo aplicadas, o caminho crítico pode ter margem de atraso (folga) igual a zero, positiva ou negativa. As atividades que compõem o caminho crítico são aquelas com margem de atraso zero, merecendo atenção redobrada.

Em quais projetos essa metodologia pode ser aplicada?

O Método do Caminho Crítico pode ser utilizado para qualquer projeto no qual o gestor queira garantir que o trabalho seja concluído da melhor forma possível, exatamente de acordo com o planejado.

Quais as melhores ferramentas para a utilização desse método?

Naturalmente, contar com um software de gerenciamento de projetos faz bastante diferença na hora de aplicar o Método do Caminho Crítico. Quanto melhor a gestão das tarefas, mais tempo o gestor passa a ter para aperfeiçoar o trabalho como um todo.

Desde a comunicação das datas e objetivos para a equipe até o controle de tempo das tarefas, uma ferramenta de gestão de projetos acaba sendo a sua maior aliada ao colocar essa metodologia em prática.

Um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada é o Microsoft Project, por meio do gráfico Gantt. Por lá, você deve incluir todas as suas atividades com datas de início e conclusão, além de indicar a duração de cada tarefa e os antecessores. Depois, você pode ajustar a visibilidade do seu arquivo MS Project para mostrar o caminho crítico.

Contudo, você pode pesquisar outras possibilidades, já que existem diversos softwares de gestão de projetos no mercado. A partir da utilização deles, dependendo do caso, você consegue gerenciar não apenas atividades, mas também programas e portfólios utilizando uma só plataforma.

Como você viu nesse artigo, o Método do Caminho Crítico é uma abordagem que ajuda a gerenciar os prazos dos projetos, assegurando que as entregas ocorrerão nas datas estipuladas. Com isso, as equipes podem trabalhar com mais tranquilidade e a empresa evita correrias desnecessárias ou até mesmo o pagamento de horas extras não previstas, gerando economia de gastos.

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análise de valor agregado

O que é e como fazer a análise de valor agregado de um projeto?

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Quer saber como controlar todos os custos de um projeto de maneira eficiente? A análise de valor agregado pode ajudar. Independentemente do projeto que sua empresa precise realizar, essa análise representa uma junção de esforços e técnicas para diminuir gastos e custeamento de produtos, garantindo os níveis de qualidade.

Como gestor da área, é claro que conseguir resolver problemas e baratear produtos sem comprometer a excelência natural é uma proposta tentadora. Por isso, vamos mostrar como a análise de valor agregado pode ajudar você a chegar nesse objetivo sem muita dificuldade. Vamos lá?

O que é valor agregado?

Segundo o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), elaborado pelo Project Management Institute (PMI), valor agregado é a quantidade de trabalho desempenhado expressa em termos do orçamento definido para tal.

Valor agregado é o valor orçado do trabalho realizado, conduzido até a data de status. Assim, vale ressaltar que o método de gerenciamento desse valor abre caminho para que as seguintes perguntas sejam respondidas:

  • quanto foi gasto até o momento?
  • Quanto de trabalho já foi concluído?
  • O trabalho será finalizado dentro do orçamento aprovado?
  • O trabalho terminará dentro do prazo estimado?

De forma mais clara, podemos dizer que ele representa a medida financeira de quanto foi agregado ao projeto até o momento, com relação ao que havia sido planejado, medido em valor financeiro.

O que é a GVA (gestão de valor agregado)?

A gestão de valor agregado (GVA) é considerada como uma das mais eficientes metodologias para analisar a evolução dos custos e prazos de um projeto. Foi elaborada pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos em 1960, a partir do Cost/Schedule Control System Criteria — C/SCSC.

Esse é um modelo de controle de projetos criado pelo consultor de gestão Quentin W. Fleming e pelo desenvolvedor de software Joel M. Koppelman. A ideia, naquela ocasião, era criar um padrão para medir o desempenho de um projeto, o que acabou evoluindo e se estendendo para o mercado em geral.

Sendo assim, a gestão de valor agregado (GVA) é uma ferramenta para avaliação dos custos e prazos de um projeto. Nela, o gestor deve comparar o valor agregado (o quanto foi feito) com o quanto foi gasto. Assim, ele saberá qual o status do projeto em termos de orçamento.

Além disso, para obter respostas em termos de conclusão do projeto, ele poderá estender a comparação, analisando o valor agregado com o valor que foi planejado.

Como fazer o cálculo?

Percebe como esse método possibilita uma análise rápida e eficaz integrada do que foi concluído com relação ao cronograma e orçamento? Para isso, basta que você interprete três dados:

  • valor planejado (VP): custo estimado para conclusão dentro da data de status;
  • custo real (CR): quanto foi gasto até o momento;
  • valor agregado (VA): quanto vale o trabalho concluído até o momento.

A partir de então, sua análise poderá ser feita em diferentes fases.

  1. Detalhamento daquilo que o projeto precisa conter.
  2. Estabelecimento dos prazos para a conclusão do projeto.
  3. Previsão concreta dos orçamentos que serão gastos na operação.
  4. Relação dos custos de cada etapa do projeto.
  5. Monitoramento e conclusão do projeto com uso de indicadores.

Segundo o PMBOK, a performance na construção do projeto é contabilizada pela comparação entre o valor agregado e o custo real. Por sua vez, o progresso compara o valor agregado com o valor planejado.

Qual é a diferença entre valor planejado e valor agregado?

É preciso ressaltar, no entanto, que há uma grande diferença entre o valor de planejamento e o valor agregado. Enquanto o valor planejado mostra o valor que foi determinado previamente para um projeto, o valor agregado revela o quanto de valor o projeto realmente ganhou ao longo de sua execução e também ao final.

Por sua vez, o valor planejado é apenas uma parte do cálculo do valor agregado, que contempla também o custo real.

Como esse conceito pode ser incorporado na gestão de projetos?

Que gestor não quer saber se conseguirá terminar um projeto a tempo com base na quantidade de trabalho empregada até o momento? Como vimos, a análise de valor agregado é uma poderosa forma para se exercer controle do orçamento.

A análise do VA não é complicada. Porém, se você ainda tem dúvidas sobre como esse conceito pode ser implementado de forma prática, vamos exemplificar melhor: imagine que você está trabalhando em um projeto de revitalização de prédios em uma rua sem saída, sendo que, a cada mês, um prédio deverá ser revitalizado. Seu prazo para conclusão das etapas é de 10 meses.

Imagine que você tem R$ 100 mil para revitalizar 10 construções. Cada uma tem um orçamento de R$ 10 mil, incluindo tudo o que será gasto. Após dois meses de trabalho, você pede um relatório ao contador e descobre que foram gastos R$ 30 mil no projeto até agora. Só que, nesse período, segundo o cálculo, 20% do projeto já deveriam ter sido concluídos, com um gasto de R$ 20 mil, e não mais 10% do valor.

Por mais que o truque da análise de valor agregado seja simples, veja o quão efetiva ela pode ser! A grande vantagem de poder contar com esse tipo de cálculo é a combinação do tempo com dinheiro. O GVA multiplica a moeda pela porcentagem concluída (ou tempo planejado), revelando se você está atrasado, com problemas no orçamento ou não.

Software de gestão

O exemplo que demos acima é bem simples e conta com números redondos. Entretanto, na realidade prática, as porcentagens e orçamentos podem apresentar certo grau de complicação, exigindo um tempo que poderia ser aplicado em outro momento. Por isso, quem puder contar com um software de gestão de projetos, otimizará esse cálculo e ganhará produtividade.

Com uma boa análise de valor agregado, o gestor passa a tomar decisões mais eficientes, observando o status do projeto de maneira mais ampla e favorável para a sua própria gestão. Além disso, tem altas chances de reduzir potenciais perdas!

E aí? Está pronto para colocar a análise de valor agregado em prática? Então, aproveite para compartilhar este artigo em suas redes sociais, disseminando conteúdos relevantes para quem acompanha você!

plano de comunicação de projetos

Qual a importância de um plano de comunicação de projetos?

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Com todas as situações adversas que podem impedir o fluxo de um projeto, a administração dessa área não é nada fácil. Como você deve saber, conflitos, falta de recurso, má definição do escopo, atrasos e orçamento subestimado exemplificam problemas típicos. Será que um plano de comunicação de projetos poderia resolver essas complicações?

De acordo com uma pesquisa do Project Management Institute (PMI), um gestor de projetos ocupa 90% do seu tempo com a comunicação em casos bem-sucedidos.

Sendo assim, não é difícil notar que uma prática que toma tanto espaço temporal como essa mereça a atenção devida. Informações transmitidas com falhas induzem a erros e até mesmo ao fracasso do projeto.

Por isso, se você deseja aumentar as chances de sucesso, é hora de descobrir como o plano de comunicação de projetos pode salvar sua gestão.

Como se define um plano de comunicação de projetos

O principal objetivo desse planejamento é mapear as necessidades comunicativas da parte interessada, estabelecendo o modo mais justo para que sua distribuição ocorra. Tais requisitos devem ter uma documentação apropriada, sendo trabalhados de forma padronizada entre os colaboradores.

Foi-se o tempo em que a área de gestão de projetos acreditava que o sucesso de um caso se devia apenas ao processamento das atividades dentro do prazo, orçamento e qualidade planejada.

Todas as mudanças sociais, políticas e econômicas que têm mudado as relações de trabalho no mundo trouxeram o estudo do comportamento humano à tona, em busca de resolver as incógnitas do mundo corporativo.

Isso tudo quer dizer que o gerenciamento das comunicações ganhou força nas estratégias de qualquer proposta, assumindo um lugar de importância no que determina a derrota ou sucesso de um projeto.

Como gestor, é bom que você perceba cada vez mais que a comunicação adequada reduz as falhas na transmissão das mensagens.

Quando a informação correta chega ao profissional certo, a realização do projeto tende a correr livre, sem erros e de maneira produtiva.

O que influencia a construção do plano

O plano de comunicação de projetos pode sofrer o impacto de fatores ambientais e aspectos organizacionais. Nesse conjunto de influências, podemos citar as principais:

  • recursos humanos;
  • infraestrutura;
  • referências;
  • bancos de dados;
  • lições aprendidas em projetos anteriores;
  • tecnologia disponibilizada;
  • estrutura e cultura organizacional;
  • normas e padrões governamentais;
  • normas e padrões da indústria;
  • gestão da informação presente;
  • normas para qualidade e de segurança da informação;
  • procedimentos específicos para lidar com os dados financeiros.

Qual a importância do plano de comunicação de projetos

Agora que você sabe um pouco mais sobre os objetivos dessa iniciativa e os fatores que influenciam a construção do planejamento, vamos observar a relevância desse processo abordando a aplicação prática.

O processo de planejamento voltado para essa área precisa produzir uma única saída, também conhecida pelo termo em inglês “output”.

Trata-se do plano de gerência das comunicações, um documento subsidiário ao plano do projeto que, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), descreve tudo sobre as comunicações.

O guia também mostra que o nível de formalidade e detalhamento desse planejamento em papel vai depender das necessidades específicas do projeto. Nas próprias palavras do PMBOK 2003, o gerenciamento das comunicações de um projeto é

“um conjunto de processos necessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, o armazenamento e a disposição final apropriada e oportuna das informações do projeto”.

Dessa forma, a relevância dessa abordagem se dá na criação de importantes vínculos entre as ideias, pessoas e informações necessárias para o sucesso do projeto.

É muito importante que os envolvidos no trabalho diário saibam enviar e receber informações, compreendendo como elas podem afetar o projeto de forma geral.

Por que identificar os stakeholders

Agindo de forma prática, depois de identificar todos os stakeholders, você deve procurar saber quem pode afetar ou ser afetado pelo trabalho. Somente depois de conhecer o tamanho do interesse e o poder que cada stakeholder envolvido tem, você poderá pensar na comunicação de forma estratégica.

A transmissão de dados dispensa ruídos quando é feita clara e objetivamente. Por isso, defina formas táticas para falar com cada grupo de interesse, determinando o melhor meio de comunicação, a frequência do trato e as padronizações requeridas.

Você provavelmente já parou para pensar que todo meio de comunicação utilizado em um projeto representa custos, não é mesmo?

Relatórios longos exigem gastos com papel e impressão e, na maioria dos casos, não são lidos na íntegra. Reuniões alongadas também trazem problemas.

Afinal, quando a pauta não é formulada eficientemente, os funcionários acabam sendo pagos para passarem horas em uma sala como ouvintes, sem exercer sua produtividade.

Por isso, um bom plano de comunicações de projetos consegue firmar com clareza como, quando, quantas vezes e para quem as comunicações devem ser emitidas.

É necessário ressaltar que o gerente do projeto não precisa gerenciar todas as trocas de informações que ocorrem dentro da empresa. Isso é impossível. Se você puder identificar quem precisa trocar informações com quem, já será suficiente.

Por que investir no plano de celebração

Por fim, também vale a pena destacar a importância da disseminação de notícias boas durante o processo — o plano de celebração também faz parte do plano de comunicações de projetos e não pode ser deixado para trás.

Tente recomendar algum tipo de comemoração todas as vezes em que a equipe atingir marcos importantes. Como você bem sabe, todo projeto é afetado por dificuldades e problemas, e contrabalançar as notícias negativas é uma atividade fundamental.

Dessa forma, o líder poderá manter a moral da equipe, inserindo motivação, reconhecimento e gás em cada um dos colaboradores. Não importa o tamanho do seu case, do seu cliente ou da sua empresa: todo projeto precisa de uma comunicação bem estruturada.

Sem isso, você não terá como se certificar quanto à clareza das informações que serão transmitidas para o stakeholder ou qualquer outra parte envolvida.

Independentemente do avanço tecnológico, projetos são executados por pessoas. Como líder, você depende delas para cumprir os objetivos da companhia. Esperamos que este artigo tenha alertado você quanto à necessidade de saber lidar com os desafios da comunicação.

Quer saber mais sobre plano de comunicação de projetos? Então, conheça nosso artigo sobre planos de comunicação integrada.

controle de custos

Entenda como fazer corretamente o controle de custos de um projeto

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Entenda como fazer corretamente o controle de custos de um projeto

O controle de custos deve ser uma preocupação primordial entre os gestores engajados no crescimento do negócio. Não basta, porém, limitar-se a uma análise rasa e cortar aquilo que parece excedente: eliminar despesas também exige conhecimento e estratégia!

Para se certificar de tomar as decisões mais adequadas, garantindo que a qualidade do produto (ou da prestação de serviço) continue a mesma, é imprescindível que o gestor disponha de ferramentas consistentes para avaliar e mensurar seu cenário de atuação.

Se você busca mais informações sobre o assunto, este artigo é para você! Ao longo do texto, você entenderá um pouco mais sobre os impactos perigosos do descontrole de custos em seus projetos. Além disso, também saberá como é possível reduzi-los sem correr riscos.

Boa leitura e bons negócios!

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ociosidade de colaboradores

Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Escrito por Braun em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Você já refletiu sobre o que é a relação de trabalho? Sabe o que é a ociosidade de colaboradores? Basicamente, um profissional vende horas de trabalho em troca de um salário. Isso quer dizer que, para o funcionário, a ociosidade é uma coisa boa: ele ganha o mesmo valor, com menos esforço.

Já do ponto de vista da empresa, é um desastre, pois você obtém menos produtividade, com o mesmo custo. E o problema da ociosidade de colaboradores fica ainda maior quando se trata de um projeto, que, por definição, tem prazos para cumprir e data para ser encerrado.

Neste post, vamos explorar quais são os principais efeitos da ociosidade de colaboradores sobre a gestão de projetos e, ainda, apresentar dicas simples para acabar com esse problema.

Os efeitos da ociosidade de colaboradores

Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe

Um funcionário ocioso não é sinônimo de um funcionário ruim. Ele pode ser criativo, cheio de experiência, com uma formação invejável e, mesmo assim, apresentar ociosidade no trabalho. Quando isso acontece, você tem um cenário de subaproveitamento. Em outras palavras, não consegue extrair do profissional todo o seu potencial.

Aproveitando, lembre-se de que a ociosidade nem sempre é causada pelo indivíduo; ela pode ser causada por má organização da equipe, dos processos e do projeto em geral. Nós vamos retomar essa questão mais à frente.

Assimetria na divisão de tarefas

Se alguns colaboradores estão ociosos e, mesmo assim, o projeto continua avançando normalmente, é muito provável que haja assimetria na divisão de tarefas. Isso significa que, enquanto há ociosidade de um lado, há funcionários sobrecarregados do outro.

Nem é preciso dizer que esse tipo de situação é insustentável. Em algum momento, surgirão conflitos entre os membros da equipe, e aqueles prejudicados com a divisão “injusta” vão dar sinais de fadiga que afeta a performance.

Ruídos na comunicação

A ociosidade não afeta apenas a execução do trabalho; ela também pode se refletir na comunicação. Se o ócio está ligado a um problema de atitude do colaborador, ele eventualmente vai negligenciar a troca de informações com seus colegas e com o gestor.

Não podemos esquecer que, em um projeto, o fluxo adequado de informações é crucial para o andamento eficiente das atividades. Portanto, quando a ociosidade dos colaboradores afeta a comunicação entre a equipe, todo o trabalho é prejudicado. O problema sai do âmbito do indivíduo e começa a envolver os demais.

Atraso na entrega

Esse efeito é o mais óbvio, porém, um dos mais graves. A ociosidade pode afetar o cronograma do projeto, causando atraso na entrega. Essa demora, por sua vez, acarreta em custos extras e, em alguns casos mais extremos, a falha em atender o prazo pode até fazer com que todo o projeto se torne inútil.

Como evitar a ociosidade de colaboradores

Adotar um software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos são úteis para identificar a ociosidade de colaboradores – que é o primeiro passo para resolver o problema. Como esses softwares permitem acompanhar o progresso de cada etapa, basta um olhar para encontrar aquelas que estão paradas ou avançando muito devagar. Esse são os sinais básicos de ociosidade.

Para completar, é possível identificar o ócio antes que ele atrase definitivamente a entrega do projeto. Portanto, se você entende que prevenir é mais fácil do que remediar, vai querer adotar um software de gestão de projetos.

Entender a origem do ócio

Como já comentamos, existe o ócio que parte do indivíduo e existe aquele que é fruto da maneira como o projeto está estruturado.

Imagine um projeto no qual a Etapa A deve ser completada, antes que a Etapa B possa começar. Além disso, o gestor só permite que cada funcionário se envolva com a etapa que lhe foi delegada. Nesse cenário, é compreensível que o funcionário responsável pela Etapa B tenha que enfrentar um período de baixa produtividade — enquanto aguarda o colega da Etapa A terminar o próprio serviço.

Portanto, uma das maneiras de acabar com a ociosidade causada pelo projeto é criando fluxos de trabalho mais flexíveis e autorizando (ou estimulando) a colaboração entre os funcionários, independentemente das atividades ou etapas pelas quais são responsáveis.

Criar uma lista de atividades prioritárias

As atividades prioritárias são aquelas sem as quais o projeto não pode ser completado. Criar essa lista pode ajudar a manter a ociosidade sob controle porque, se alguma dessas atividades ainda está pendente, nenhum membro da equipe tem o direito de permanecer ocioso.

É uma questão de bom senso: por que o funcionário ficaria parado, quando há uma atividade importante para ser feita?

Dialogar com a equipe

Quando o ócio é resultado de atitudes individuais, o diálogo pode ajudar a resolver. Profissionais mais jovens podem não ter a percepção exata dos prejuízos que causam à empresa quando negligenciam a própria produtividade. Mais do que isso, eles podem não entender como o que é ruim para a empresa acaba, também, sendo ruim para eles mesmos. Se o gestor for transparente em relação aos efeitos da ociosidade, pode obter uma resposta muito positiva.

E se o diálogo não mudar nada? Nesse caso, seus colaboradores têm um problema de atitude realmente grave. Comece a refletir: será que você está realmente contratando profissionais sérios e motivados?

Contratar profissionais especializados

Mesmo que uma empresa tenha um gestor de projetos interno, contar com a ajuda de um profissional externo é uma boa ideia.

Quando a ociosidade de colaboradores se torna um problema, esse profissional — por exemplo, um consultor — garante que as críticas à equipe serão vistas como feedback imparcial. Do contrário, os funcionários que recebem esses feedbacks poderiam interpretar a situação como uma perseguição, como um ataque pessoal.

Partindo de um terceiro, é mais provável que o feedback seja aceito pelo que é: uma provocação para a melhoria.

Neste post, você entendeu quais são os efeitos da ociosidade de colaboradores, e também descobriu algumas dicas para enfrentar e resolver o problema. Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos e, claro, sobre soluções em software para essa finalidade? Então, entre em contato com a Project Builder!

gestão de atividades

5 dicas para a otimização da gestão de atividades de um projeto

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em 5 dicas para a otimização da gestão de atividades de um projeto

Quem pensa que dar conta da gestão de atividades que envolvem a execução de um projeto é coisa fácil está enganado. Em um mar de tarefas que podem se desdobrar em outras ainda mais complexas, o gestor precisa correr contra o tempo para garantir suas entregas. Não por acaso, muitas vezes, chega a parecer que nada está dando certo, não é verdade?

Quem deseja administrar as etapas de um planejamento e não conta com as ferramentas e os conselhos mais adequados pode acabar em um buraco sem fim. Prazos estourados e insatisfação do cliente não são resultados difíceis de se encontrar no mercado.

Mas não fique desanimado! Neste post, trazemos cinco dicas incríveis que podem melhorar a gestão de atividades em seu projeto, oferecendo mais segurança, produtividade e eficiência! Vamos lá?

1. Aprenda a priorizar as tarefas

Saber como sequenciar seus afazeres é prioridade máxima. Talvez você pense que já sabe como fazer isso, mas sempre vale a pena revisar os nossos próprios conceitos, não é mesmo?

A listagem das atividades de acordo com a urgência é uma habilidade essencial para o gestor de projetos, uma vez que abre caminho para um controle aprimorado dos prazos.

A entrega dentro do deadline é um dos fatores que mais impacta na satisfação do cliente. Portanto, passar a maior parte do dia resolvendo tarefas menos aquecidas enquanto as mais quentes estão a ponto de explodir não vai adiantar.

Tarefas comuns podem ganhar um prazo estipulado. As rotineiras podem ser sequenciadas. Já as tarefas urgentes não têm prazo. Elas precisam ser feitas ontem. Portanto, saiba identificar o que precisa ser feito no momento e o que pode ser deixado para depois.

2. Saiba dividir as tarefas maiores

Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido sobre esse princípio antes. Fazemos questão de citá-lo porque o número de gestores que sofrem por não conseguir controlar a entrega de tarefas gigantes é muito alto. Se uma mercadoria pesada pode ser dividida em pedaços mais leves, não faz sentido sofrer para carregar todo o peso sozinho.

No dia a dia do profissional que lida com esse tipo de trabalho, a exigência por entregas em períodos cada vez menores parece virar tendência. O mercado urge e, dependendo do segmento, um atraso de algumas horas pode ser significativo na satisfação do cliente.

Acredite, saber dividir é um passo de extrema importância para a produtividade de equipes. Quebre as atividades grandes em grupos menores, delegando-as de acordo com o nível de complexidade, o prazo e a habilidade do colaborador.

3. Conte com recursos tecnológicos

Quem quer ganhar pontos na gestão de atividades não pode ignorar o poder da tecnologia. Em plena era da informatização, as alternativas inteligentes para manter sua equipe focada nas atividades prioritárias são variadas. E mesmo que você ainda torça o nariz para as novas tendências, talvez esteja na hora de experimentar.

Hoje em dia, os recursos se integram da melhor maneira possível. O mercado está repleto de plataformas que prometem acesso atualizado às informações mais relevantes, praticamente de qualquer lugar.

Quando você enxerga o avanço tecnológico como um aliado da sua gestão, os ganhos chegarão com maior velocidade, aumentando a eficiência do negócio, desburocratizando processos e oferecendo praticidade para as tarefas acessórias.

O controle do fluxo de atividades também é um benefício excelente proveniente dos softwares de gestão mais aplicados. Na mesma linha, a interação de membros do time distanciados geograficamente é outra vantagem fantástica.

O que era muito difícil e caro no passado, agora é bem mais acessível para a maioria das indústrias. Abra seus horizontes e aprenda a confiar na informatização para gerir a informação de forma mais assertiva.

4. Mantenha o foco da equipe bem ajustado

Uma equipe improdutiva é uma das piores despesas que qualquer organização pode ter. Em uma situação como essa, a empresa perderá ao custear a folha de pagamento investindo em uma equipe que não dá retorno. Salários, benefícios, RH e por aí se vai o dinheiro…

Uma equipe desejável é aquela que se preocupa em alcançar suas metas. Contudo, quem é capaz de se manter motivado quando não sabe aonde quer chegar? Dentro de uma instituição, a falta de objetivos claros não funciona para as pessoas.

Como gestor, você precisa manter o compromisso com a atualização diária das metas, ajustando o que deve ser feito todos os dias e verificando o andamento das atividades dentro do mesmo expediente.

Se o caminho está claro para todos, mas não está sendo trilhado, então o problema é a falta de foco. Nesse caso, não ignore os desvios. Procure ouvir os membros da equipe e ter tato para influenciar as pessoas de forma positiva.

Lembre-se que você precisará provar o quanto o grupo evoluiu em direção ao alcance das metas. Assim, redirecione as forças da equipe visando à fluidez da rotina de trabalho.

5. Revise para melhorar os processos

Como sabemos, o trabalho com a gestão de projetos é uma questão de herança. Toda vez que você investe na elaboração de um novo plano, é certo que a empresa herdará ainda mais conhecimento e esboços para os próximos contratos.

Nesse processo de crescimento gradativo, a revisão deve ser uma prática constante. Por mais que você ache que se lembra de todos os pontos fortes e fracos do projeto concluído, vale a pena voltar atrás e listar seus aprendizados. Nesse momento, você pode fazer algumas perguntas.

  • O que me fez ganhar tempo?
  • O que deu errado? Por quê?
  • Todos os prazos foram cumpridos?
  • Quais membros da equipe mais se destacaram?
  • Segui meu esboço integralmente?
  • Havia espaço suficiente no cronograma para contornar possíveis crises?
  • Se pudesse voltar atrás, o que eu faria de forma diferente?

Aproveite para analisar suas entregas e a priorização de tarefas que você categorizou como urgentes. O processo de revisão vai fazer com que cada projeto seja otimizado, identificando tudo o que tirou você e sua equipe do foco.

Depois disso, bola para frente. É hora de encarar o próximo projeto com uma bagagem mais ampla e carregada de experiências que o ajudarão a se esquivar de acidentes e mancadas. Você vai chegar lá!

Temos o compromisso de auxiliar você a melhorar não só a gestão de atividades, mas também todos os processos que poderão fazer de você um gestor melhor. Assine nossa newsletter e receba o melhor do nosso conteúdo em sua caixa de e-mails!

integração de times

Integração de times: 5 práticas para ter equipes bem alinhadas

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Promover e consolidar a integração de times é algo que toda empresa deve se preocupar em fazer.

Quando negócios possuem um alto nível de colaboração, a resolução de problemas passa a ser mais ágil e a companhia terá índices de inovação maiores. Dessa forma, os serviços do empreendimento terão um alto nível de qualidade e performance.

Mas, afinal, como garantir que todos os times trabalhem lado a lado no dia a dia? Quais são as melhores estratégias para promover um alto nível de colaboração no ambiente corporativo?

Confira as dicas para essas e outras questões neste post!

1. Mantenha uma política de comunicação eficaz

A comunicação é um dos pontos-chaves para que a empresa consiga manter times integrados. É por meio dela que profissionais trocam dados, evitam conflitos e garantem que o fluxo de trabalho seja mais ágil e seguro.

Portanto, faça investimentos em soluções de comunicação corporativa que vão além de serviços de e-mail. Elas servirão como uma forma mais eficiente e precisa para profissionais se comunicarem em uma estrutura com múltiplos canais e alta disponibilidade.

Os serviços de videoconferência, por exemplo, são ideais para negócios que possuem times alocados em diferentes locais. Esse tipo de ferramenta facilita a execução de reuniões em ambientes corporativos: todos os profissionais conseguirão trocar dados independentemente da sua localização, reduzindo custos, erros e o prazo para solucionar demandas.

A videoconferência também auxilia a empresa a vender mais. Ao apresentar projetos e novos produtos a parceiros comerciais, não será necessário que todos se desloquem até o mesmo ambiente para conhecer as novidades. Basta acionar a solução de videoconferência para que a apresentação seja exibida com a imagem dos profissionais que fazem parte da conversa.

Da mesma forma, a empresa pode investir em ferramentas de troca de mensagens instantâneas para o ambiente corporativo.

As principais soluções do mercado possuem mecanismos para integração com outros serviços, o que torna mais fácil o compartilhamento de links e dados estratégicos. Assim, os times podem manter-se em contato mesmo que os profissionais estejam trabalhando em locais diferentes.

2. Defina metas em conjunto

A definição de metas faz parte do dia a dia de qualquer empresa. Quando negócios possuem objetivos claros conhecidos por todos, o planejamento de processos pode ser mais eficaz: todos os profissionais conseguirão preparar-se para atingir objetivos em comum, evitando erros, atrasos e falhas no fluxo da companhia.

Portanto, sempre trabalhe para criar metas de médio e longo prazo com todos os líderes de cada área. Definindo objetivos em conjunto, a empresa poderá desenvolver soluções e estratégias para atingi-los em conjunto. Além disso, todos conseguirão identificar a melhor forma de alcançar as metas lado a lado, dando espaço para mais inovação e qualidade no dia a dia.

3. Tenha uma infraestrutura de TI bem estruturada

Quando o negócio possui uma infraestrutura de TI mal alinhada com as suas metas e objetivos de médio e longo prazo, o compartilhamento de dados e o trabalho de todas as áreas torna-se mais complicado. Portanto, é fundamental que todos os setores possuam soluções que “conversem entre si” e um conjunto de ferramentas unificado.

Escolhendo essa abordagem, o negócio tornará o compartilhamento de informações mais simples e dinâmico. Os profissionais de todas as áreas poderão desenvolver processos com uma estrutura compartilhada, alta colaboração e performance.

Ao investir em novas soluções de TI, elas podem ser utilizadas por todo o negócio. Esse é o caso, por exemplo, dos sistemas de gestão de projetos, que possuem um importante papel para que empresas possam reduzir custos, melhorar a sua performance e promover a integração de times.

Também chamados de PPM, esse tipo de ferramenta dá ao gestor a capacidade de acompanhar a evolução do projeto de maneira precisa e abrangente. Como consequência, a companhia poderá evitar uma série de riscos, eliminando gargalos, tornando a distribuição de atividades mais precisa e agilizando rotinas.

A empresa terá um ambiente centralizado para organizar todos os dados do projeto. Informações como as atividades que devem ser executadas, o cliente, os envolvidos, os custos e até mesmo a documentação serão acessadas com precisão. Isso será crucial para que a empresa possa planejar cada etapa dos seus projetos da melhor forma possível.

Por ser uma ferramenta flexível, o PPM pode ser utilizado em negócios de pequeno, médio e grande porte. Todas as pessoas atuarão de maneira integrada na resolução de demandas, priorizando os fatores corretos e garantindo que as metas sejam atingidas facilmente.

4. Integre equipes de áreas diferentes durante o projeto

A promoção da integração de times pode ocorrer também durante projetos internos e nas atividades diárias do negócio. Trabalhar para criar equipes que envolvam várias áreas em um mesmo grupo pode ter um grande impacto nos resultados do projeto: não só os profissionais trabalharão em um ambiente mais fácil de unificar estratégias, mas também será mais prático encontrar soluções inovadoras para as demandas do mercado.

É importante, portanto, que a comunicação seja bem trabalhada. Todos devem atuar lado a lado com o apoio de ferramentas capazes de evitar conflitos na troca de informações sobre o projeto. Assim, as chances de falhas ocorrerem serão muito menores.

5. Invista na nuvem como ferramenta estratégica

A computação na nuvem pode ser vista como uma das principais soluções para que empresas possam atender a demandas externas com alto nível de performance e integração. Uma das maiores tendências de TI dos últimos anos, a nuvem tem se destacado pela sua flexibilidade e capacidade de criar um ambiente de trabalho pronto para lidar com o mercado atual.

Com o apoio da nuvem, o negócio pode criar ambientes de armazenamento de arquivos com alto controle. A empresa poderá enviar e receber arquivos facilmente, além de criar documentos de forma colaborativa, ainda que todos os profissionais estejam em ambientes diferentes. Dessa forma, a companhia terá mais tempo para focar nos seus processos críticos e no atendimento ao consumidor.

A computação na nuvem, além de promover a integração de times, também auxilia o empreendimento a ter mais produtividade. Se você busca outras soluções para esse problema, não deixe de baixar o nosso guia!

alocação de recursos em projetos

Entenda como o Project Builder realiza o controle de alocação de recursos em projetos

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A produtividade é uma questão determinante para os resultados de qualquer organização, independentemente do porte e/ou do segmento em que ele atua. Por isso, a cada novo negócio (senão a cada expediente), costuma despontar na cabeça dos gestores a incerteza acerca da melhor forma de alocação de recursos em projetos.

O mercado contemporâneo, por outro lado, também é pródigo em oferecer ferramentas que facilitam as rotinas e endossam posturas de alta performance — desde que as particularidades e as necessidades da operação sejam plenamente atendidas. É preciso estar atento às soluções capazes de maximizar os resultados!

Se você busca alavancar seus processos e otimizar os recursos empresariais, extraindo o máximo de retorno da equipe e dos insumos, com certeza encontrou o conteúdo certo! Neste post você conhecerá um pouco mais do Project Builder, uma plataforma inovadora que poderá ajudá-lo a controlar operações e a gerir os times alocados.

Conheça as funcionalidades do sistema e veja como ele pode contribuir para tornar o seu negócio ainda mais produtivo e lucrativo. Boa leitura!

As principais dificuldades na alocação de recursos em projetos

A máxima de que tempo é dinheiro é bastante antiga no mundo dos negócios e, ano após ano, se prova cada vez mais verdadeira e atual. O tempo é escasso e, por isso, saber aproveitá-lo com eficiência pode ser (e provavelmente é) determinante no sucesso e na perenidade do negócio.

Na prática, cada novo projeto fechado é uma celebração de sucesso, mas também um desafio que começa: é hora de traçar a estratégia de serviços e ajustar a demanda. É aí que a alta performance na alocação de recursos faz toda a diferença.

Por que é tão complicado alinhar expectativas e ajustar a execução do projeto? Na maioria das vezes, a maior dificuldade está na lacuna de informação. Primeiro, o gestor encontra empecilhos para observar, de forma ampla e concisa, como está a agenda da equipe.

Depois, tem dúvidas a respeito das competências técnicas dos profissionais disponíveis. Quando finalmente define-se o escopo do projeto, designando o time responsável, surgem outras dúvidas: o tempo de execução foi corretamente estimado ou há risco de ociosidade? A alocação excessiva de profissionais pode gerar custos desnecessários?

Muitos são os questionamentos, mas é certo que as respostas podem vir de um só lugar. Quando os líderes contam com uma solução eficaz para gerir projetos — e todos os recursos que a ele estão ligados, sejam humanos ou materiais —, as decisões são certamente mais assertivas e mais lucrativas.

Ao acessar, em detalhes, o panorama de disponibilidade e o rol de competências da equipe, o gestor é capaz de estruturar as melhores composições, minimizando a incidência de operacionais que podem causar prejuízos.

Os impactos negativos de uma gestão de projetos deficiente

Por falar em prejuízos, convém aprofundar o assunto um pouco mais. Para começar, é válido dizer que, em um mercado altamente competitivo, qualquer equívoco de gestão pode culminar na derrocada do negócio. Trata-se de um caminho sem volta.

Ao administrar projetos com base na intuição (“acho que essa agenda vai funcionar” ou “vamos ajustando à medida que formos progredindo com o projeto” são afirmações perigosas), o líder corre sérios riscos.

Dentre os impactos negativos de uma gestão de projetos deficiente, podemos elencar:

  • equipe ociosa graças à falha na estimativa de tempo para a execução de cada tarefa;
  • superalocação de profissionais derivada da falta de conhecimento acerca das demandas e dos ritmos de trabalho;
  • falta de controle de todo o processo pela ausência de uma ferramenta capaz de prover informações em tempo real;
  • desperdício de recursos, principalmente em relação ao capital humano.

O Project Builder como recurso de produtividade e otimização

Diante de tudo isso, surge, então, a pergunta: como é possível melhorar a produtividade e o retorno dos projetos? A solução é tecnológica e traz resultados bastante expressivos ainda no curto prazo.

O Project Builder é justamente a ferramenta que você precisa para gerenciar demandas e recursos com coerência e eficácia. Mais do que um sistema que centraliza, endereça e condensa os dados estratégicos, o PB agrega metodologia e automação às rotinas de trabalho.

Na prática, o software proporciona amplo gerenciamento de projetos, administração de portfólios, gestão de equipes e visão estratégica. Ou seja: tudo o que um gestor precisa para alinhar cenários e prover a melhor experiência na prestação de serviços.

A utilização do Project Builder suscita uma série de impactos e benefícios diretos. É possível, por exemplo, identificar a disponibilidade de recursos e definir, com exatidão e agilidade, a capacidade de entrega.

Com informações detalhadas a respeito do projeto e da equipe, a superalocação de profissionais e a ociosidade operacional são facilmente extintas. Por falar em equipes, o PB também contribui para que os times designados trabalhem com a máxima produtividade e eficiência.

O sistema promove uma visão integrada das atividades mais importantes e da performance dos envolvidos, emitindo lembretes proativos das atividades programadas. Quando as tarefas estão bem alinhadas e, por consequência, os profissionais as executam com consciência e engajamento, o resultado tende a ser amplamente positivo.

E mais: para acompanhá-los de perto, o gestor consegue visualizar indicadores estratégicos e reúne insights importantes para administrar projetos e negócios com mais segurança.

Dentre os benefícios que o PB confere aos líderes da alta produtividade, portanto, destacam-se:

  • economia com os custos do projeto (controlando prazos e evitando ônus de atraso, por exemplo);
  • melhora na qualidade dos entregáveis, uma vez que designa os profissionais adequados a cada tarefa;
  • aumento da satisfação dos seus clientes, que reconhecem a eficiência do serviço prestado;
  • registro de todas as etapas do projeto, evitando falhas de comunicação e possíveis deficiências na prestação;
  • facilidade em fazer reports para outras áreas, melhorando o fluxo de informação;
  • controle assertivo de todo o projeto, com visualização ampla de recursos e estimativas de tempo (considerando performance e competências).

Não seria equivocado dizer, por fim, que o Project Builder figura como uma ferramenta altamente eficiente para a alocação de recursos em projetos. A utilização do software para controlar as rotinas do negócio é determinante para prover resultados cada vez mais significativos e duradouros. Invista!

O conteúdo foi útil e despertou em você a vontade de começar a fazer diferente? Uma resposta positiva é o que seu negócio precisa para crescer ainda mais. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!