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gestão de custos e receitas

Afinal, por que é importante a gestão de custos e receitas de um projeto?

A gestão de custos e receitas é um dos maiores desafios de gestores durante a execução de projetos corporativos. Fatores como erros operacionais, desperdício de recursos e atrasos podem comprometer o orçamento do negócio e prejudicar o retorno que é obtido sobre o seu investimento.

Nesse cenário, os processos preventivos são fundamentais para que o gestor possa preparar-se para lidar com cada problema e, assim, garantir o sucesso de uma iniciativa.

Quando falamos de gastos excessivos, a prevenção de desperdícios é feita por meio dos processos de gestão de custos e receitas. Esse conjunto de estratégias reduz riscos, evita desperdícios e garante que o orçamento seja seguido a risca. Se você quer saber mais sobre o tema, continue a leitura!

A importância da gestão de custos e receitas

Projetos corporativos podem ter problemas ocasionados por um grande número de fatores. O excesso de gastos, por exemplo, pode ser um dos mais graves. Quando ele ocorre, a companhia estoura o seu orçamento e diminui a sua capacidade de adaptar-se a mudanças.

Em outras palavras, sem um autocontrole de custos, os projetos de um negócio podem não atingir os resultados esperados. Os recursos necessários para executar as etapas ausentes, em muitos casos, podem faltar. Assim, o retorno obtido com a iniciativa cai, prejudicando a competitividade da companhia.

É nesse cenário que surgem os processos de gestão de custos e receitas. Eles são estruturados para que empresas possam identificar a viabilidade de uma iniciativa, reduzir desperdícios e manter as finanças equilibradas. Além disso, o custo final do projeto cai, dando ao negócio mais margem para investir em novas soluções e ofertar serviços mais fáceis de serem adquiridos.

Política de controle de custos

Uma política de controle de custos é feita a partir de três bases. Juntas elas permitem ao negócio ter um planejamento mais abrangente e eficaz. São elas a definição das estimativas de custos, a determinação do orçamento base e a aplicação dos processos de controle de gastos, que podem ser definidas da seguinte forma:

  • no cálculo de estimativas, o negócio levanta informações sobre tudo o que será necessário para a execução do projeto, inclusive os custos para lidar com os riscos identificados;
  • a determinação de um orçamento transparente, objetivo e direto;
  • a aplicação e o monitoramento de estratégias para controle de gastos.

A primeira etapa facilita a identificação de pontos de atenção e fatores de riscos que possam comprometer o sucesso do projeto. Muito focada em análise de dados, ela dá ao gestor as bases para que ele tenha uma visão abrangente sobre todos os custos que podem influenciar os gastos da empresa.

Na definição do orçamento, a colaboração é um ponto chave. Com ela, o gestor conseguirá definir a quantidade (e o destino) de recursos necessária para atingir os objetivos da iniciativa.

Mas lembre-se que essa etapa sempre deve ser feita tendo como base os dados levantados no cálculo de estimativas. A empresa deve utilizar tais informações como um fator estratégico para calcular a quantidade de recursos necessária em cada etapa e, assim, evitar a falta de verba para a compra de materiais.

Por fim, a aplicação das estratégias de gestão de custos deve ser vista como um processo contínuo. Quando ela ocorre, a equipe consegue trabalhar com mais qualidade, corrigindo erros rapidamente. O gestor terá um forte controle dos fatores que influenciam o sucesso do projeto e já terá medidas prontas para atacá-los.

Vantagens de se possuir uma boa política de gestão financeira

Uma boa política de gestão de custos e receitas pode trazer uma série de vantagens para a empresa. Confira as principais e saiba porque adotar essa estratégia em seus projetos pode ser uma boa ideia!

1. Maior controle da rentabilidade do negócio

Toda empresa busca maximizar a sua rentabilidade. E eliminando desperdícios por meio de uma boa gestão de custos, o negócio pode aumentar o retorno sobre os seus investimentos facilmente, uma vez que gastos imprevistos ou desnecessários serão evitados.

2. Possibilidade de resolver rapidamente contratempos

A gestão de custos e receitas trabalha com a criação de uma série de mecanismos de controle. Dessa forma, se algum erro ou imprevisto ocorrer, os profissionais terão como solucionar as ocorrências de maneira rápida, evitando o aumento dos prejuízos.

3. Rotinas de tomada de decisão mais eficazes

Quando o planejamento é otimizado, a companhia pode otimizar as suas rotinas de tomada de decisão. Os gestores terão dados mais precisos e atualizados sobre todos os fatores que envolvem a lucratividade de cada etapa. Assim, eles podem desenvolver projetos com mais qualidade e precisão, adotando as melhores estratégias para atingir os objetivos esperados.

4. Diminuição de riscos

O controle de custos aplicado à gestão de projetos reduzirá grande parte dos riscos que podem impedir o seu sucesso. A empresa saberá exatamente todos os fatores que influenciam na lucratividade da iniciativa e, assim, conseguirá fazer um planejamento orçamentário de alta qualidade. Dessa forma, os riscos de imprevistos afetarem os seus processos será muito menor.

Utilizando a tecnologia para otimizar processos de gestão de custos e receitas

No ambiente corporativo, a tecnologia pode ter um papel chave para que empresas consigam otimizar as suas políticas de gestão de custos e receitas. Ferramentas de gestão de projetos permitem que o gestor acompanhe com alta precisão os gastos de todas as áreas, evitando erros e gargalos operacionais. Além disso, desperdícios são encontrados com mais facilidade e exatidão, evitando prejuízos.

Com softwares de comunicação e armazenamento de dados na nuvem, a empresa também pode eliminar parte dos seus gastos operacionais. A troca de informações estratégicas será mais ágil e precisa. E com erros de comunicação sendo menos frequentes, os índices de retrabalho caem.

Além disso, as soluções para monitoramento e distribuição de tarefas auxiliam gestores a acompanhar a evolução de cada rotina em tempo real. Os processos serão distribuídos com mais agilidade e precisão, evitando falhas no dia a dia da companhia. Assim, a empresa pode atingir os seus resultados com maior facilidade, sem comprometer o seu orçamento.

Além das práticas citadas, existem uma série de outras estratégias que podem ser implementadas para otimizar os processos de gestão de custos e receitas. Conheça as melhores no nosso blog!

funcionário empreendedor veja os beneficios de estimula lo em sua empresa

Funcionário empreendedor: veja os benefícios de estimulá-lo em sua empresa

Já houve um tempo em que o funcionário perfeito, do ponto de vista da empresa, era aquele capaz de executar as tarefas recebidas, sem questionar nada. Bom, esse tempo acabou! Hoje, o que as empresas querem e precisam é de um funcionário empreendedor.

Neste post, você vai entender o que esse termo significa, qual é a sua relevância para um negócio e como você pode estimular sua equipe para que apresentem uma postura empreendedora no trabalho.

O que é o funcionário empreendedor

O conceito de funcionário empreendedor, ou intraempreendedor, se refere ao profissional que trabalha dentro de uma empresa e, nesse ambiente, está sempre atento a oportunidades.

Ele encara a empresa como se fosse um dos sócios, mesmo sendo um colaborador. Por esse motivo, ele está disposto a ir além das suas atribuições básicas para explorar ideias que podem beneficiar o negócio.

Por que estimular o funcionário empreendedor

Promover o diferencial competitivo

Ao contrário do que a maioria imagina, a inovação e a melhoria não surgem sempre a partir dos gestores. Muitas vezes, quem está mais próximo das operações diárias da empresa é que consegue realmente enxergar oportunidades. Estamos falando, é claro, do funcionário.

Dessa maneira, ao incentivar o funcionário empreendedor, você está também incentivando o desenvolvimento de mudanças que podem garantir ao seu negócio um diferencial no mercado. Isso representa uma vantagem frente a concorrência, especialmente se as outras empresas no seu segmento ainda não promovem o intraempreendedorismo.

Reter talentos

Os profissionais da geração Y, que representam a maioria da força de trabalho ativa, têm um perfil bastante peculiar. Gostam de ter autonomia, querem ser ouvidos e, principalmente, esperam reconhecimento por suas contribuições.

Diante desse perfil, a melhor forma de reter os profissionais em sua empresa — especialmente os mais talentosos — é incentivando o intraempreendedorismo. Ao demonstrar que você valoriza as ideias e iniciativas do funcionário empreendedor, vai oferecer aos colaboradores da sua equipe um bom motivo para permanecer na empresa.

Aumentar o engajamento da equipe

Se um colaborador não apresenta um perfil naturalmente proativo, incentivar o intraempreendedorismo pode ser uma boa forma de aumentar seu engajamento com o trabalho.

O indivíduo pode até ter um potencial oculto, que ele não descobre porque não tem o ímpeto interno de empreender. Mas, se você oferece um incentivo, ele vai descobrir que pode fazer mais. Assim, forma-se um poderoso laço (não apenas profissional, mas emocional) entre a empresa e o funcionário.

Melhorar a imagem da empresa

A imagem de uma empresa não depende apenas da qualidade de seus produtos ou do atendimento ao cliente. A maneira como trata sua comunidade interna também possui um profundo impacto — ainda mais neste mundo altamente conectado.

Pode ter certeza de que seus funcionários publicam informações sobre o dia a dia no trabalho por meio das redes sociais. Se essas informações forem positivas, elas ajudarão a construir uma imagem forte no mercado.

Você já viu que os jovens profissionais gostam de receber um incentivo ao intraempreendedorismo. Portanto, quando você estimula o funcionário empreendedor, está dando a ele mais uma razão para falar bem da empresa aos seus contatos online (e offline, também). Indiretamente, essa ação aumenta o valor percebido da sua marca.

Como estimular o funcionário empreendedor

Incentive o compartilhamento de ideias

Talvez a sua equipe não esteja apresentando um comportamento intraempreendedor simplesmente porque eles não encontram espaço ou canais para se manifestar abertamente. Portanto, a primeira dica é facilitar o trabalho de compartilhar ideias.

Existem várias estratégias que você pode implementar. Por exemplo:

  • instalar na empresa um grande quadro branco de ideias, onde todos possam expressar suas sugestões de maneira criativa;
  • realizar reuniões periódicas de feedback reverso, isto é, em que a equipe oferece feedback ao gestor, apresentando propostas de melhoria e mudança;
  • manter uma política de portas abertas, em que qualquer colaborador pode entrar na sua sala, a qualquer momento, para discutir formas de aprimorar o desempenho da empresa.

Crie um ambiente livre de julgamentos

Mesmo quando a empresa oferece os canais necessários para que o colaborador exerça seu intraempreendedorismo, isso pode não acontecer. O segundo maior obstáculo é o medo de ser criticado pelo gestor ou pelos colegas. Portanto, fomentar um ambiente livre de julgamentos também é uma forma de estimular o funcionário empreendedor.

E não basta dizer à sua equipe que devem ser abertos às sugestões dos colegas. É importante que você, enquanto gestor, também seja capaz de aceitar as propostas dos seus funcionários.

Aliás, essa é a parte mais difícil, já que muitos gestores ainda veem as tentativas de empreendedorismo dos seus subordinados como uma forma de ameaça. Se este é o seu caso, é hora de adotar uma nova perspectiva, menos focada na hierarquia e mais colaborativa.

Estimule a competição saudável

Nada é tão bom para gerar ideias e ações quanto uma boa competição. Então, se você quiser que sua equipe apresente comportamento intraempreendedor, crie pequenas competições. Proponha desafios, coloque um limite de tempo, ofereça premiações…

Esse processo é geralmente conhecido como gamificação, ou seja, criar um jogo em torno de certa atividade para aumentar o engajamento.

Mas não deixe que esse jogo ameace a harmonia da equipe. Reconheça os esforços mesmo daqueles que não “ganharem” e evite transformar o intraempreendedorismo em uma competição que beneficia o mesmo funcionário, todas as vezes. Esse tipo de situação cria ressentimento e frustração.

Ofereça uma recompensa

Nem todo colaborador é movido simplesmente pelo desejo de receber um elogio e um tapinha nas costas. Eles também buscam formas de reconhecimento mais objetivas pelo seu esforço em colaborar com a empresa.

Que tal implementar um Programa de Participação nos Lucros e Resultados? O PLR, como é conhecido, tem tudo a ver com o intraempreendedorismo.

Se a tentativa de inovar e melhorar do funcionário der bons resultados, ela vai se refletir em um desempenho superior para todo o negócio. O efeito, direto ou indireto, será visto no lucro no final do ano. E, como recompensa, o funcionário recebe uma porcentagem desse lucro.

Quanto mais ele colaborar com o negócio, mais vai receber. É lógico que todos vão querer participar!

Neste post, você aprendeu mais sobre o funcionário empreendedor, por que ele é tão importante e como estimulá-lo em sua empresa.

Quer aprender mais sobre as melhores práticas de gestão de pessoas para sua equipe? Então, inscreva-se em nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos da Project Builder!

Como escolher o funcionário ideal para as tarefas da minha empresa?

Como escolher o funcionário ideal para as tarefas da minha empresa?

Como encontrar o perfil de funcionário ideal para uma empresa? Independentemente do mercado de atuação, é comum ter dificuldades para avaliar qual candidato a uma vaga pode adaptar-se melhor às necessidades do negócio.

Durante os processos de recrutamento, a organização deve avaliar vários fatores para garantir que o escolhido será capaz de atrair bons resultados. Quer saber como isso é possível? Então leia o nosso post e saiba como escolher o funcionário ideal para a sua companhia!

Como definir o perfil de funcionário ideal

Não existe um profissional que se adapte completamente às necessidades de um empreendimento. Com um bom direcionamento, porém, a empresa pode definir um perfil ideal para suas necessidades e de acordo com as metas de médio e longo prazos da organização.

Dessa forma, a busca por um profissional capaz de criar um grande impacto na rotina da companhia fica mais simples e eficaz. Diversos fatores devem ser considerados quando ao definir o perfil do profissional a ser contratado: entre eles, a formação básica, o conjunto mínimo de habilidades e os valores fundamentais.

Também é necessário identificar o perfil comportamental que a vaga exige. Em muitos casos, a escolha de um profissional com o perfil comportamental errado pode acabar não trazendo os resultados esperados com a contratação.

Em termos gerais, um bom perfil é aquele que busca crescer em sua área de atuação e tem conhecimentos atualizados e alinhados com os padrões do mercado. Além disso, é importante que seja capaz de se comunicar com clareza e esclarecer dúvidas com as pessoas corretas.

O profissional ideal precisa ter uma visão de mercado abrangente, saber lidar com feedbacks e absorver novos conhecimentos sempre, de forma a melhorar suas habilidades. Assim, ele pode produzir valor para o empreendimento continuamente.

Como selecionar bons profissionais para o negócio

A seleção de um bom profissional inclui fatores que vão além de um conjunto de características básicas. No processo seletivo, a empresa deve avaliar as qualidades dos candidatos e, assim, encontrar o colaborador ideal para seus processos. Entre os pontos-chaves para atingir esse objetivo estão:

  • avalie a formação de cada pessoa, como cursos e certificações obtidos;
  • busque profissionais proativos;
  • concentre-se nos profissionais que têm capacidade de liderança;
  • crie dinâmicas e testes para avaliar as habilidades de cada candidato além das capacidades adquiridas em cursos (como liderança e foco);
  • busque uma pessoa flexível;
  • direcione as atenções para aqueles que pretendem crescer com a companhia.

Quais são os perfis essenciais em uma equipe

Para que a organização tenha uma rotina de alto desempenho, não basta encontrar o profissional ideal. É importante montar uma equipe multidisciplinar, capaz de atuar de maneira estratégica na resolução de problemas, por meio de escolhas inteligentes e inovadoras.

Nesse sentido, o gestor deve procurar combinar os quatro perfis comportamentais existentes para montar uma equipe completa. Confira a seguir as características de cada perfil e saiba como combinar saberes para sempre ter um grupo bem estruturado!

Executor

Esse é um tipo de profissional autossuficiente na resolução de problemas e das tarefas designadas a ele. Seu foco é entregar resultados a qualquer custo. Portanto, quando eles são colocados em funções que necessitam de análise ou que possam ter o impacto difícil de ser mensurado, seu engajamento cai.

O excesso de competitividade e a autoconfiança podem ser um problema para esse profissional. Ele pode ter pressa para solucionar demandas, o que em alguns casos pode causar erros. Além disso, no trabalho em equipe, ele tem mais chances de entrar em conflito com outros integrantes da equipe e colocar-se contra todos para fazer valer seu ponto de vista.

O instinto de liderança do executor é característico da sua personalidade. Sua disposição para assumir desafios é alta, pois ele está sempre empenhado em buscar novas formas de atender às demandas e entregar resultados.

Planejador

O planejador é um profissional paciente. Ele sempre faz uma análise completa do cenário em busca da melhor forma de executar uma tarefa e entregar os resultados esperados. Consequentemente, planejadores valorizam a disciplina, o método e a rotina acima de tudo.

Eles conseguem trabalhar em equipe com facilidade. Sua capacidade de adaptar-se a regras e políticas impostas pela companhia é alta. Porém, além de serem menos criativas, pessoas com perfil planejador podem ter problemas para lidar com momentos de pressão.

Analista

Normalmente é alguém rígido, com dificuldades de relacionamento e personalidade mais retraída. Sua ação é sempre pautada pela lealdade e pelo comprometimento, o que o torna ideal para rotinas que têm grande nível de detalhes e que, muitas vezes, exigem um certo grau de improviso para serem executadas.

Esse é um perfil sensível a críticas. Feedbacks, por exemplo, tornam-se facilmente momentos de dificuldade para o analista. Portanto, o gestor deve estar atento e oferecer feedbacks com o máximo de cuidado possível.

Comunicador

Esse tipo de profissional é extrovertido, falante e ativo. Sua capacidade de adaptação a mudanças é alta, porém, ele pode ter dificuldades para atuar em uma rotina muito formatada. É o profissional ideal para trabalhos que envolvem uso frequente de habilidades de comunicação e muita autonomia. Quanto maior o contato pessoal, maior a sua capacidade de produzir resultados.

O comunicador também é conhecido pela facilidade com que recebe novos desafios e ideias. Seu otimismo é elevado, o que maximiza seu engajamento ao buscar atingir as metas e os objetivos definidos pelo empreendimento.

Esse profissional está em uma constante busca por status e prestígio, ou seja, precisa de reconhecimento para se manter engajado. Portanto, profissionais de perfil comunicador dificilmente permanecem por muito tempo em uma organização sem plano de carreira ou com rotina de gestão não meritocrática.

Escolher o funcionário ideal pode ser um processo complexo. Com as medidas corretas, porém, a empresa terá a habilidade de encontrar o candidato mais alinhado ao seu perfil e, assim, garantir que as contratações tragam sempre bons resultados.

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comportamento pessoal

Comportamento pessoal no trabalho: o que deve ser evitado?​

Uma empresa com um bom funcionamento só existe se as suas lideranças souberem gerenciar corretamente os seus times. Esse é um processo que envolve vários fatores, como as políticas utilizadas, a distribuição dos mecanismos operacionais, o comportamento pessoal no trabalho e o modo como cada pessoa é monitorada.

Além disso, a postura do gestor também impacta na sua capacidade de engajar profissionais. O comportamento pessoal dos líderes de cada área incentiva outras pessoas a buscarem o seu melhor e, dessa forma, contribui para a melhora dos resultados.

Quer saber mais sobre a importância desse fator e como garantir uma boa imagem para o seu negócio? Então continue lendo o post e veja as dicas que separamos para você!

A importância de possuir um bom comportamento pessoal no trabalho

Toda empresa possui normas e regras de conduta. Seja no ambiente flexível das startups ou em uma empresa com um ambiente rígido, o ambiente corporativo é dotado de um conjunto de normas que buscam melhorar a convivência entre profissionais e facilitar a manutenção de um clima amigável. Dessa forma, todos podem atuar lado a lado para executar as suas funções da melhor forma possível e, assim, atingir os resultados esperados.

Para gestores, o comportamento pessoal no trabalho é um fator crítico. Profissionais que atuam em cargos de liderança devem ter um cuidado redobrado com o seu comportamento, engajando o time sob sua responsabilidade, construindo um bom clima organizacional e melhorando as suas chances de crescer na sua área de atuação.

Uma boa liderança auxilia a empresa a atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Quando o gestor consegue administrar o fluxo de trabalho com qualidade, todos estarão motivados para alcançar os objetivos comuns com facilidade. Consequentemente, a empresa terá serviços de maior valor agregado e uma rotina de alta performance.

As qualidades que um bom gestor deve ter

A boa liderança não é uma característica que surge naturalmente. Ela exige cuidado e atenção sobre uma série de fatores, para o gestor encontrar a melhor maneira de auxiliar a sua equipe a atingir os resultados esperados. Veja algumas abaixo!

Proatividade

Um líder deve estar sempre pronto para colocar-se a frente de desafios e atender a demandas com proatividade. A atenção não deve partir apenas de estímulos externos.

É importante que o profissional saiba buscar informações e soluções para os problemas do negócio ativamente. Com uma ampla visão estratégica, o gestor poderá atuar lado a lado com outras áreas para garantir que o seu trabalho possa gerar resultados reais no dia a dia do empreendimento.

Boa organização

Um time desorganizado pode ter grandes dificuldades para atingir o resultado almejado. A falta de organização causa atrasos, reduz a produtividade e cria um ambiente de trabalho com mais erros operacionais.

Quando ela ocorre com o gestor, o impacto no dia a dia do negócio é ainda maior. Líderes devem ter um grande cuidado para evitar atrasos e manter uma rotina precisa. Dessa forma, ele conseguirá focar nos processos prioritários e, ao mesmo tempo, designar atividades conforme as demandas chegarem e, assim, garantir que a rotina de toda a equipe mantenha-se livre de problemas.

Capacidade de delegar tarefas

Esse é outro ponto que impacta diretamente nos resultados do negócio. Delegar funções é uma das atividades mais comuns do dia a dia de um líder e, bem executada, ela pode garantir que a empresa mantenha-se com foco e com alto nível de competitividade. Portanto esteja atento à maneira como os processos internos são distribuídos e garanta que as rotinas sejam executadas pelas pessoas corretas.

Capacidade de definir metas

definição de metas faz parte do dia a dia do gestor. Elas auxiliam o profissional a ter uma visão abrangente sobre o estado do negócio, a evolução de processos e outros fatores que impactam na capacidade do empreendimento de atingir os resultados esperados a médio e longo prazo.

Crie métricas conforme o perfil do time e o que é esperado do setor pela empresa. Atue lado a lado com os profissionais em busca de mecanismos de trabalho mais eficazes. Além disso, sempre que problemas forem encontrados, faça feedbacks para as que correções sejam feitas rapidamente, eliminando falhas na rotina operacional.

Capacidade de manter-se com conhecimentos atualizados

O mercado muda rapidamente. E, nesse sentido, é importante que o gestor de TI mantenha os seus conhecimentos alinhados com as principais tendências da sua área de atuação.

Invista em minicursos, livros e conferências sobre as principais novidades de sua área de atuação. Sempre busque adquirir novas habilidades, que possam ser utilizadas no seu dia a dia. Dessa forma, será mais fácil agregar valor ao seu trabalho.

Os comportamentos que um gestor deve evitar

Um bom gestor também evita más práticas. Elas impactam negativamente no engajamento dos profissionais e, a longo prazo, reduzem as chances da empresa atingir os seus objetivos. Confira qual tipo de comportamento pessoal no trabalho deve ser evitado abaixo!

Desorganização

A falta de organização impacta negativamente em todo o time. Atue para manter-se dentro de prazos, evitar erros e acúmulo de tarefas. Assim, você conseguirá focar no que é mais importante para a área sempre.

Atrasos

Atrasos frequentes prejudicam a imagem do profissional e o fluxo de trabalho do time. Em reuniões, por exemplo, eles ampliam o tempo necessário para que problemas sejam solucionados. Como consequência, a empresa terá prejuízos e dificuldades para realizar negócios.

Mantenha uma rotina rígida para evitar qualquer tipo de atraso. Faça um acompanhamento dinâmico da sua agenda, garantindo a sua pontualidade sempre.

Falta de otimismo

O engajamento dos profissionais é crucial para que a empresa possa manter-se eficaz mesmo em momentos difíceis. E uma atitude positiva frente aos desafios que um negócio pode enfrentar começa com os seus líderes. Portanto estar otimista é um ponto chave para o sucesso da empresa.

Sempre busque enfrentar desafios por meio de uma atitude positiva. Atue lado a lado com profissionais, incentivando-os a buscarem o seu melhor e formas mais inteligentes para atingir as suas metas de médio e longo prazo.

Estilo não adequado ao cargo

Outro comportamento pessoal no trabalho, que impacta diretamente na imagem que o time possui do gestor, é o seu estilo. Ele sempre deve estar alinhado com as regras do negócio.

Com uma boa imagem, o líder passará confiança para os profissionais da sua área. Além disso, novas parcerias serão estabelecidas com mais facilidade, uma vez que o gestor conseguirá passar segurança em suas falas para os seus parceiros.

Você conhece pessoas que gostariam de conhecer estas dicas sobre comportamento pessoal no trabalho? Compartilhe este post em suas redes sociais!

gargalos em projetos

Descubra como identificar e reparar gargalos em projetos​

Qual a melhor estratégia para evitar gargalos em projetos? Durante a execução de um projeto, a empresa enfrenta uma série de desafios. Equipamentos podem falhar, conflitos surgem e profissionais faltam sem aviso prévio. Nesse cenário, estar preparado para evitar que uma falha impeça a execução de um trabalho de qualidade é fundamental.

Quer saber como isso pode ser feito e as melhores estratégias para evitar problemas? Continue a leitura!

Como gargalos em projetos afetam os resultados da empresa?

Projetos corporativos são iniciativas complexas. Envolvendo um grande número de profissionais, eles podem ter o seu sucesso afetado por vários fatores. Portanto é importante que a empresa esteja preparada para identificar e mitigar qualquer fator que interfira nos objetivos de um projeto.

Podemos definir gargalos como qualquer ocorrência que impeça a empresa de atingir os resultados esperados. Isso inclui, mas não se limita a, erros na execução de atividades, conflitos entre profissionais, ausência de recursos humanos ou mesmo atrasos na entrega de itens que são fundamentais para a manutenção de uma rotina de trabalho livre de problemas. Juntos, eles contribuem para que o projeto tenha atrasos e não atinja as suas metas.

O que fazer para identificar gargalos em projetos?

Para que a empresa não seja afetada por qualquer gargalo em seus projetos, é importante que o gestor saiba identificá-los. Quanto mais rápido for o rastreamento de um problema, maiores são as chances do negócio solucioná-lo antes que o impacto seja grande.

Se um fluxo de trabalho começar a apresentar um comportamento não esperado, a empresa pode estar enfrentando um gargalo em alguma parte. Nesse momento, o desafio será rastrear a sua origem e avaliar quais são as melhores medidas para solucioná-los. Confira, adiante, algumas dicas de como fazer isso.

Mantenha uma visão abrangente sobre todas as rotinas

A melhor maneira de gerir um projeto é mantendo uma visão abrangente sobre todas as rotinas. Portanto adote estratégias para que seja possível acompanhar, em tempo real, o progresso de todas as atividades. Dessa forma, se algo de errado ocorrer, será mais fácil identificar os gargalos.

Mapeie todas as atividades que estão sendo executadas e eventuais problemas

A melhor forma de possuir uma visão inteligente sobre as rotinas é mapeando tudo o que ocorre em cada etapa. Dessa forma, o gestor consegue avaliar o tempo gasto em rotinas, identificar quais são as demandas mais urgentes e priorizar as atividades conforme as demandas externas.

Além disso, se a lista de rotinas a serem executadas ficar muito grande, a empresa conseguirá aplicar medidas corretivas rapidamente. Dessa maneira, o número de gargalos no projeto será sempre o menor possível.

Avalie o tempo necessário para executar qualquer atividade

Com o auxílio de indicadores de performance, a empresa pode avaliar o tempo necessário para executar qualquer etapa. E se um atraso ocorrer, será mais fácil identificar o fator que o causou e, assim, evitar rotinas ineficazes nas etapas seguintes.

Como evitar que gargalos em projetos tornem-se frequentes?

Planeje cada rotina

O planejamento é um ponto chave de qualquer projeto. É por meio de uma definição eficaz das rotinas que a empresa evitará gargalos, encontrará a melhor metodologia e evitará falhas. Portanto garanta que todas as etapas de um projeto estejam bem definidas assim que começar o projeto.

Nesse momento, é importante saber, também, quais são os principais riscos que podem gerar gargalos no projeto. Problemas como ausência de profissionais, demora na entrega de produtos e falhas de performance podem prejudicar a produtividade interna e gerar atrasos.

Portanto avalie tais fatores e crie medidas para que correções possam ser feitas com rapidez. É importante que o negócio esteja preparado para enfrentar problemas, impedindo que um imprevisto cause um grande impacto na produtividade do negócio.

Mantenha times integrados

Para evitar gargalos em projetos, a empresa também pode investir na colaboração entre times. Trabalhe para que cada equipe atue lado a lado, solucionando demandas e possíveis erros. Quando todos atuam em um ambiente colaborativo, a empresa consegue evitar conflitos e criar mais inovação em seus projetos internos.

Utilize a metodologia correta

A metodologia escolhida para a execução das atividades de um projeto impactará diretamente nos resultados do mesmo. Sempre que for planejar uma nova iniciativa, avalie os objetivos e requisitos básicos. Dessa forma, a metodologia escolhida será a mais adequada possível.

Nesse sentido, podemos destacar as metodologias ágeis como uma forma de tornar a rotina de trabalho mais fluída e flexível. Elas preparam o negócio para solucionar demandas com rapidez, times para atuar com mais integração e profissionais para lidarem com mudanças facilmente. Assim a companhia poderá manter uma rotina eficaz e livre de problemas.

Faça uso de um sistema de gestão de projetos

Os sistemas de gestão de projetos são ferramentas modernas para que gestores consigam acompanhar o trabalho de um time grande sem dificuldades. Esse tipo de software permite que gestores tenham um ambiente centralizado para identificar como cada processo está sendo executado, designar tarefas e avaliar se existem gargalos nos projetos executados. Dessa forma, mudanças podem ser feitas a qualquer momento, evitando que atrasos ocorram.

Tenha sempre um plano B

Identifique as ameaças do projeto e crie medidas para evitar que falhas impactem diretamente nos resultados da iniciativa. É importante que o gestor tenha um conjunto de políticas e estratégias para eliminar gargalos em projetos rapidamente.

Se um profissional faltar, por exemplo, o ideal é que o negócio possua alguém para substituí-lo rapidamente. Ao mesmo tempo, a companhia deve contar com ferramentas flexíveis, que possam ser modificadas se ocorrem mudanças nos requisitos do projeto. Assim a companhia garante a entrega dos resultados independentemente do que ocorrer durante cada etapa.

Seja flexível

Qualquer projeto pode mudar durante a sua execução. Portanto, independentemente do planejamento inicial, mantenha-se preparado para lidar com alterações a qualquer momento.

Se uma falha ocorrer, por exemplo, aplique medidas corretivas rapidamente. A demora para solucionar erros que ocasionam gargalos em projetos pode gerar grandes prejuízos em pouco tempo: as etapas futuras ficarão prejudicadas, impedindo que os profissionais possam atuar com qualidade e entregar o que foi combinado durante o planejamento.

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suprimento e demanda

A importância da gestão de suprimento e demanda para uma empresa​

Toda empresa busca fazer o melhor uso possível das suas matérias-primas. Para que isso seja possível, é importante que o gestor saiba fazer uma gestão de suprimento e demanda eficaz. Na cadeia de suprimentos, essa estratégia melhora o planejamento da rotina do negócio, diminuindo custos e garantindo que os desperdícios serão pouco frequentes.

Se você quer saber mais sobre esse fator e como relacionar demanda e suprimentos corretamente, continue a leitura!

Qual a importância da gestão de suprimento e demanda para o negócio

Em um mercado competitivo, as empresas buscam várias estratégias capazes de otimizar a maneira como os seus recursos são utilizados.

Hoje, com consumidores demandando serviços e produtos de alto custo-benefício, é fundamental que a organização possa atender às demandas sem desperdícios. Justamente por isso, a gestão de demandas passou a ter um papel-chave para que  as empresas possam funcionar livres de erros.

Uma boa gestão de suprimento e demanda dá ao negócio a capacidade de identificar como os suprimentos poderão ser utilizados da melhor maneira e, com isso, são reduzidas as chances de os desperdícios ocorrerem na cadeia operacional.

Como consequência, a sua aplicação em médio e longo prazo colocará a empresa em um lugar de destaque no mercado, pois os seus serviços e produtos serão feitos com um custo menor e, assim, poderão atender um amplo público.

Como fazer um planejamento de gestão de suprimento e demanda eficaz

Conhecer todos os papéis que influenciam a lucratividade da empresa e a forma como suprimento e demanda se relacionam envolve uma análise completa sobre o funcionamento do negócio. O gestor deverá atuar lado a lado com times de análise de mercado, vendas, marketing, logística e estoque para identificar tendências, reduzir riscos e tornar a cadeia operacional mais eficaz.

Esse processo envolve o rastreamento de uma série de fatores econômicos, sociais, climáticos e mercadológicos. A empresa deve ser capaz de relacionar todos esses detalhes e identificar como eles condicionam a demanda pelos serviços e produtos do negócio.

Compreendendo melhor o efeito desses elementos sobre a cadeia operacional, a companhia terá mecanismos mais eficazes para planejar a aquisição de matérias-primas, a distribuição de recursos operacionais e a sua rotina em médio e longo prazo.

Naturalmente, acompanhar a demanda e modificar a rotina da empresa de acordo com esse fator é algo que apresenta limites. Modificar profundamente a estrutura interna a cada mudança no mercado pode ter um custo elevado, dependendo do perfil do negócio. Portanto, ele deve estar preparado para escolher uma estratégia que dê aos times internos mais flexibilidade e agilidade para atender a demandas externas.

É fundamental ainda conhecer as metas da companhia em médio e longo prazo. São elas que direcionam as políticas de vendas do negócio e impactam a quantidade de serviços e produtos que consumidores podem demandar. O histórico de vendas também é importante, pois ele traz para o gestor uma visão abrangente sobre como a demanda tende a variar em diferentes períodos do ano.

Para relacionar corretamente demanda e suprimentos, o gestor também deve identificar quais são os fatores que afetarão negativamente o uso dos recursos existentes.

A companhia precisa ter uma noção sobre as suas limitações, qual o potencial das campanhas de marketing atingirem os seus objetivos, e as ameaças, para que profissionais atuem com alta performance sempre. Assim, o negócio consegue criar medidas inteligentes para mitigar qualquer falha que eventualmente possa afetar a rotina interna.

A capacidade da produção, restrições de armazenamento, as chances de as campanhas de vendas não atingirem o seu público-alvo, assim como problemas com fornecedores são apenas alguns dos riscos que um negócio enfrenta diariamente.

Saber como enfrentar tais desafios será fundamental para que a companhia possa manter-se sempre competitiva, mesmo em momentos de escassez de recursos: todos os profissionais estarão prontos para implementar as medidas necessárias para manter o negócio eficaz e com alta performance.

Todas as informações levantadas, medidas preventivas e alterações em rotinas devem ser compartilhadas ao longo da cadeia operacional do negócio.

É importante que os times saibam como a companhia está preparada para lidar com as suas demandas de mercado, mitigar falhas e ter uma rotina eficaz e integrada. Como resultado, todos os times poderão planejar-se com qualidade e colocar o negócio à frente de seus concorrentes.

Evitando o desperdício de recursos com precisão

Conseguir manejar corretamente a demanda de uma empresa traz vários benefícios para ela. Para além do melhor uso dos recursos disponíveis, o negócio terá o equilíbrio perfeito entre o modo como os serviços estão dimensionados e a sua rentabilidade. Assim, o empreendimento evita atrasos e desperdícios com facilidade e precisão.

A compra de matéria-prima será feita com mais qualidade e nos melhores momentos. Custos de transporte, armazenamento, distribuição e administração de inventário cairão, aumentando a competitividade da empresa. Além disso, o tempo de entrega para mercadorias será menor, uma vez que os times conseguirão manter-se mais aderentes a prazos.

Para que esses benefícios sejam aproveitados, é fundamental que o negócio tenha um planejamento de ponta. Quando isso não ocorre, a má gestão da demanda criará uma série de problemas, tais como:

  • perda de vendas;
  • entrega de mercadorias incompletas;
  • falta ou excesso de estoque, desperdiçando recursos e criando gargalos operacionais;
  • aumento dos custos de transporte e armazenagem de produtos e matérias-primas;
  • ampliação dos prazos de entrega;
  • aumento dos custos operacionais com a compra não planejada de matéria-prima;
  • redução do fluxo de caixa;
  • aumento da presença de produtos obsoletos no ambiente operacional;
  • uso em excesso de equipamentos e recursos humanos, aumentando os índices de erro.

Justamente por isso, conseguir manter uma boa relação entre suprimento e demanda é um ponto-chave para o sucesso do negócio. Sobretudo, a empresa poderá evitar a perda de clientes por meio de serviços mais eficazes e competitivos: atrasos não serão frequentes e todos os setores poderão aproveitar melhor os recursos disponíveis para atender a demandas externas com qualidade e precisão.

Gostou do nosso post e quer receber outras dicas para tornar o seu negócio mais inteligente e eficaz? Então, siga a gente no FacebookTwitterLinkedIn e YouTube.

software de projetos

O que é melhor: desenvolver um software de projetos ou adquirir um?

Primeiramente, vamos entender onde um software de projetos é aplicado, com a definição de gestão de projetos.

A gestão de projetos é o conjunto de rotinas utilizado por uma empresa que dá ao gestor a capacidade de manter um time funcional, evitar atrasos e atingir todos os objetivos de uma estratégia.

Graças à tecnologia, essa atividade tornou-se mais dinâmica e flexível: com um bom software de projetos, a empresa pode evitar atrasos e gargalos com muito mais facilidade.

Entre o uso de um software de projetos pronto e a criação de uma ferramenta personalizada, qual a melhor escolha? Confira a seguir!

A importância do software de projetos no ambiente corporativo

Diante dos desafios do mercado atual, a aquisição de um bom software de projetos é um passo-chave para que as empresas possam manter o alto desempenho.

Uma boa aplicação permite que o gestor atue de maneira estratégica para identificar gargalos com rapidez, distribuir tarefas com precisão e evitar o desperdício de recursos com eficiência. Com ele, o trabalho de toda a equipe é otimizado.

O gestor pode consultar, sempre que necessário, informações sobre a rotina de trabalho do grupo e ainda avaliar o resultado de uma nova política ou a evolução de indicadores. Dessa forma, os processos de gestão tornam-se mais ágeis e precisos.

O software de projetos torna a rotina mais integrada e dinâmica. Cada profissional conhece seu papel dentro da iniciativa, bem como seus prazos e suas metas. Com isso, ele pode se planejar com mais eficácia para atuar ao lado dos colegas com o objetivo de solucionar demandas e entregar resultados.

Além disso, como a distribuição e o acompanhamento de rotinas fica mais preciso, as chances de conflitos ou desalinhamentos ocorrerem diminui.

Dessa forma, a empresa consegue atingir os resultados esperados sem dificuldades.

Quais as vantagens de criar um software de projetos próprio?

A criação de ferramentas personalizadas é uma estratégia utilizada por muitos gestores. Com o apoio de um parceiro estratégico, a companhia pode ter uma solução totalmente personalizada para a sua necessidade.

Veja a seguir algumas das vantagens dessa escolha!

Maior controle sobre a maneira como o software é estruturado

Quando a empresa opta por criar seus próprios softwares, tem controle total sobre cada aspecto.

Fatores como os protocolos de segurança utilizados, as funcionalidades básicas, os recursos avançados e a arquitetura são definidos de acordo com o que a empresa achar necessário.

Assim, a aplicação tem mais chances de atender a todos os objetivos e todas as normas de controle utilizadas internamente pela companhia.

Eliminar funcionalidades desnecessárias

Muitas vezes, as empresas adquirem softwares com funções que não são utilizadas. Isso deve ser evitado pois, uma vez que a organização paga pelo direito de uso de todas as funcionalidades da aplicação, ter recursos subutilizados é um desperdício de verba.

Com a criação de uma aplicação voltada especificamente para as necessidades da empresa, ela tem a capacidade de selecionar conteúdos conforme as necessidades.

Dessa forma, o retorno sobre o investimento é maximizado e a aplicação final pode dar destaque a conteúdos que serão mais importantes para os profissionais no dia a dia do trabalho.

Maior compatibilidade entre sistemas

A compatibilidade entre softwares e sistemas operacionais é um fator que influencia diretamente a aquisição de uma aplicação.

Quando um aplicativo é totalmente compatível com o sistema do usuário, sua usabilidade é mais inteligente e as pessoas podem aproveitar mais os recursos disponíveis.

O investimento em um software personalizado exige cautela. Em muitos casos, essa opção requer um investimento maior do que a aquisição de uma aplicação já pronta.

Além disso, é preciso direcionar recursos para o suporte ao usuário e os processos de manutenção, o que torna as rotinas de gestão mais complexas.

Quais as vantagens de adquirir um software de projetos?

Em muitos cenários, a escolha de uma aplicação desenvolvida por uma empresa do mercado pode ser a melhor opção para a organização.

A compra de um software de projetos pronto é mais ágil, traz retornos mais rápidos e evita uma série de dificuldades. Confira, a seguir, algumas vantagens!

Menor custo

A aquisição de um software de projetos pronto tem um custo menor quando comparada com o investimento em uma ferramenta personalizada.Isso permite que a companhia use o excedente de verba para investir em outras áreas, como serviços e projetos estratégicos.

Em pequenas empresas, por exemplo, essa escolha pode dar mais flexibilidade para o empreendimento se manter competitivo e com uma rotina de qualidade.

Apoio técnico especializado

O investimento em um bom software de projetos pronto inclui o apoio de uma equipe de suporte ao usuário especializada.

Dessa forma, a empresa pode implementar a solução com agilidade, evitar gargalos e possíveis erros.

Além disso, os profissionais têm um canal direto para resolver dúvidas e outros fatores que interferem no uso do software.Tenha em mente que uma boa equipe de suporte é crucial para que a companhia consiga obter o máximo de retorno sobre o investimento.

A empresa pode, assim, eliminar problemas com rapidez e manter a aplicação funcional por um período longo.

Maior foco no negócio

Quando se escolhe um software personalizado, o gestor deve atuar lado a lado com os profissionais de desenvolvimento em todas as etapas de criação da aplicação — isso é necessário para definir requisitos, metas e outros detalhes sobre como o software deve funcionar. Nem sempre, porém, o líder tem o tempo necessário para dedicar atenção a esses processos.

Quando a solução é adquirida pronta, por outro lado, a companhia pode se concentrar na prestação de serviços e em projetos estratégicos.

Dessa forma, a empresa pode manter sua rotina de alto desempenho e evitar que um novo investimento impeça um profissional de atingir suas metas diárias.

A compra de um software de gestão de projetos é um momento-chave para o negócio. Isso porque ele permite que os gestores acompanhem o desenvolvimento de rotinas com mais precisão — e isso evita atrasos e outros fatores que interferem no sucesso da iniciativa.

A companhia passa a ter, então, mais capacidade para evitar atrasos e manter-se funcional.

Se você quer saber como um software de projetos pode ser integrado ao seu dia a dia, fale com um de nossos consultores!

Cálculo das horas trabalhadas

Como efetuar o cálculo das horas trabalhadas para adicioná-las no custo do projeto?

No dia a dia da sua empresa, saber como efetuar o cálculo das horas trabalhadas é fundamental para conhecer exatamente os custos e os lucros de um projeto.

Uma visão clara sobre esses aspectos oferece recursos para uma gestão mais ágil e também informações importantes para tomadas de decisão mais conscientes e próximas da realidade do seu negócio.

Seja por medo ou falta de conhecimento de como organizá-la, muitos gestores acabam deixando essa questão de lado. Pois saiba que esse é um erro que não precisa mais ser cometido, visto que, tudo de que você precisa para saber quanto vale cada hora trabalhada no seu projeto é: uma lista dos seus custos, uma planilha do Excel (ou outra plataforma da sua preferência) e algumas horas de dedicação.

Sabendo da importância do cálculo das horas trabalhadas para sua empresa, é hora de seguir nosso passo a passo e colocá-lo em prática. Vamos lá?

O que são custos e como fazer o rateio deles?

O primeiro passo é entender o que são custos e como categorizá-los. Em termos gerais, custos são todos os valores envolvidos na manutenção da sua equipe de trabalho, desde o pagamento dos funcionários até aqueles gastos necessários para manter a estrutura — aluguel, água e luz, por exemplo.

Esses custos podem ser divididos em dois grupos, os diretos e os indiretos. Os custos diretos são aqueles ligados diretamente ao projeto, como as despesas com profissionais ou materiais envolvidos.

Já os custos indiretos dizem respeito aos valores que não são ligados propriamente ao projeto e que podem ser compartilhados com o resto da empresa, como os custos do setor administrativo ou a manutenção de equipamentos.

Esses gastos devem ser divididos entre todos os projetos ou áreas em que eles são utilizados para saber qual porcentagem deles pertence ao seu projeto atual.

Se sua empresa coordena dois projetos ao mesmo tempo, o rateio dos custos indiretos deve ser feito entre esses dois, baseado em quanto cada projeto utiliza de cada recurso.

Nesse caso, suponha-se que o gasto indireto equivale a um software que é compartilhado entre as duas equipes, e ambas utilizam os mesmos recursos do software do começo ao fim de seus projetos. Assim, o custo deve ser de 50% do valor para cada projeto.

Também é preciso estar atento aos custos que não devem ser considerados no cálculo. Eles são aqueles que não são relacionados à atividade da empresa que gera lucro, por isso recebem o nome de atividades-meio. São exemplos desses custos: limpeza, manutenção do espaço físico, entre outros.

Como fazer o cálculo das horas trabalhadas e quais são as variáveis a serem consideradas?

Passo 1: liste todos os custos envolvidos

Crie uma planilha e liste todos os seus custos, sejam eles diretos ou indiretos. Faça uma lista com todos eles. Se forem indiretos, não liste o custo total, mas sim a porcentagem de rateio para esse projeto. Comece entendendo todos os custos envolvidos, pois eles serão os responsáveis por determinar quanto cada hora deve custar.

Passo 2: calcule quantas horas devem ser trabalhadas para pagar cada um dos seus custos

Ao lado dos seus custos, adicione as seguintes informações referentes a eles:

  • frequência em que eles devem ser pagos — por semana, por mês, por bimestre etc.;
  • duração do projeto — trimestral, semestral, anual etc.;
  • quantidade de horas por dia que sua equipe deve trabalhar para pagar aquele item, considerando sua jornada diária de trabalho.

A partir desses dados, calcule quanto deve custar a sua hora para pagar esse custo. Esse cálculo consiste em multiplicar o número de horas trabalhadas por dia pelos dias da frequência de pagamento e dividir esse resultado pelo valor dos custos.

Valor da hora = Valor do custo / (Horas/dia para pagar esse custo * Frequência do pagamento)

No fim, a planilha deve ficar dessa forma:

Custo | Valor do custo | Frequência de pagamento | Duração do projeto | Horas trabalhadas por dia para pagar esse custo | Valor que essa hora precisa custar

Exemplo:

CustoValor do custoFrequência PagamentoDuração do projetoHoras/dia por custoValor da hora
Luz500,001x por mês90 dias28,40

Valor da hora = 500 /(2*30)

Passo 3: some todos os valores e adicione uma margem

Depois de calcular o valor que cada hora deve ter para pagar determinado custo, basta somar o valor de todas as horas e dividir pelas horas totais trabalhadas no projeto.

Para saber quanto cada hora/homem deve custar, basta dividir esse valor pelo número de pessoas na sua equipe. Sabendo o valor mínimo que a hora/homem deve ter para pagar todos os seus custos, adicione uma margem de lucro e/ou de negociação sobre ela.

Como usar o cálculo das horas trabalhadas para aumentar o rendimento do projeto?

Sabendo exatamente o valor do custo de cada hora trabalhada no seu projeto, você tem dados precisos e certeiros para tomar decisões eficientes no decorrer da gestão do seu projeto.

Por exemplo: o valor de cada custo vai lhe indicar onde devem ser feitos cortes de gastos e também em que aspectos podem ser aplicados mais recursos. Com o valor de cada hora trabalhada, é possível estabelecer metas claras e diretas para seus colaboradores, motivando-os a cumprir prazos e objetivos de forma transparente.

Ao saber o custo total do projeto e quais são os objetivos principais dele, torna-se viável definir critérios para contratação e/ou seleção dos profissionais certos para compor sua equipe, além de ajudar a determinar um plano de cargos e salários justo, baseado em suas prioridades e gastos.

Ter seus gastos bem organizados e definidos também deixa sua empresa com mais argumentos na hora de negociar ou fechar um negócio. Mantenha sua planilha atualizada e próxima de você. Assim, sempre que tiver alguma dificuldade durante a gestão do seu projeto, use-a como forma de conhecimento para entender onde você pode fazer mudanças e otimizar os resultados da sua equipe.

Sua planilha de cálculo das horas trabalhadas é uma fonte de conhecimento e de dados para tomadas de decisões importantes no decorrer de sua gestão. Portanto, faça dela um trunfo na manga de uma gestão eficiente e comprometida em trazer bons resultados.

Para aplicar o cálculo de custo das horas trabalhadas em todas as etapas do seu projeto, você pode contar com a ajuda da plataforma do Project Builder, pensada exatamente para resolver esse e outros desafios da gestão de projetos.

Solicite uma demonstração de como o software funciona e entenda exatamente como ele pode fazer a diferença na sua rotina de trabalho.

Gostou deste texto? Aproveite e compartilhe-o em suas redes sociais para que seus amigos e colegas de profissão também possam potencializar os resultados dos negócios deles!

divisão de tarefas no trabalho

7 dicas para estabelecer uma boa divisão de tarefas no trabalho

Realizar a divisão de tarefas no trabalho tornou-se corriqueiro, mas não mais simples.

Muitos líderes de empresa ficam ansiosos para visualizar uma expansão empresarial saudável. Nessa expectativa, é comum que o gestor acumule tarefas e tente abraçar o mundo. Essa atitude, embora possa parecer a ideal, pode ser bastante prejudicial ao desenvolvimento dos projetos. Para uma liderança produtiva, o ideal é implementar métodos para a divisão de tarefas no trabalho e deixar tudo fluir.

Aprender a praticar o desapego com a rotina da empresa é essencial para a expansão dos negócios, já que estimula o foco da equipe que você tem à disposição. Outra vantagem é que você desafoga sua agenda e consegue se dedicar ao que realmente precisa da sua atenção.

Quer saber como implementar uma divisão de tarefas no trabalho realmente eficaz? Confira as sete dicas que separamos para você e veja agora as mudanças na sua empresa!

1. Delegue tarefas

Essa primeira dica parece redundante ao assunto do post, mas é preciso bater nessa tecla. Se você quer implementar uma divisão de tarefas justa no seu trabalho, é importante abrir mão de algumas atividades.

Confie na equipe que você formou e divida as atividades de acordo com a função de cada colaborador.

A boa seleção evita que você ou outro funcionário sinta-se sobrecarregado. Isso compromete a produtividade e pode ser bastante estressante.

Outra vantagem é que o colaborador, que recebe as tarefas certas, se sente motivado. Isso faz com que ele queira sempre mostrar suas habilidades e desempenhar um bom trabalho na sua empresa.

É preciso mostrar ao colaborador que você confia no trabalho dele, inclusive para que ele crie autonomia e ofereça soluções antes que você as solicite. Um bom gestor não quer ser melhor em tudo, mas ter no quadro de funcionários aqueles que são os melhores.

2. Conheça sua equipe

Entender os talentos e aptidões de cada funcionário é fundamental para uma boa divisão de tarefas no trabalho.

É esse conhecimento que possibilita que sua divisão seja eficiente. Delegar atividades de acordo com as reais funções de cada colaborador agiliza o desenvolvimento do trabalho e minimiza a incidência de erros.

Outra vantagem de conhecer sua equipe é que a conclusão dos projetos fica mais rápida, já que haverá menos refações e ajustes.

É importante testar as habilidades de quem trabalha com você, mas faça isso na hora certa e de maneira adequada.

Se tiver dificuldades em mapear os talentos, peça ajuda ao setor de Recursos Humanos (RH), que, certamente, conhece as competências de cada funcionário.

3. Entenda seu projeto

Se você quer um bom desenvolvimento do trabalho, é necessário conhecer seu projeto do início ao fim.

Você precisa entender as etapas necessárias para a finalização satisfatória do trabalho. Uma dica é utilizar um software de gestão de projetos, que ajuda você a listar o que deve ser feito e por quem.

Esse tipo de recurso de gestão também mostra o status de cada tarefa, facilitando o repasse de atividades a outro funcionário, caso isso seja necessário.

O bom entendimento do trabalho otimiza o progresso e pode ser determinante na hora de implementar uma divisão de tarefas de forma justa e produtiva.

4. Assuma tarefas de forma estratégica

Ok, nós sabemos que é tentador assumir prazos e tarefas, mas isso pode não ser eficaz se for feito de forma desmedida.

Procure assumir apenas aquelas atividades que dependem exclusivamente de você. São aquelas que dependem da sua decisão e precisam do aval do líder da equipe.

Um líder de verdade assume suas dificuldades e sua impossibilidade em desempenhar uma tarefa. Ele aproveita os talentos da equipe e consegue deixar na mão dos colaboradores as tarefas para as quais eles foram admitidos na empresa.

Faça um planejamento semanal e diário, elaborando um check list e entendendo o que precisa, realmente, da sua mão.

5. Utilize um software de gestão

Adotar os recursos tecnológicos pode facilitar muito a vida de um gestor de projetos. Além de facilitar a visualização das tarefas e ajudar na estimativa do tempo que elas levam, ele ajuda na comunicação entre os membros da equipe.

Com um software de gestão de projetos, é possível dividir as tarefas e enxergar, de fato, quem está tomando conta do quê.

É uma forma bastante funcional de entender a dinâmica do trabalho e evitar a procrastinação, já que o software possibilita que você estime o tempo de cada tarefa.

Também é importante para otimizar o andamento do trabalho e dar um prazo possível para o cliente, que pode entender o porquê de cada projeto precisar de um tempo específico para sua conclusão.

Não podemos deixar de evidenciar que esses softwares melhoram a segurança de informações da sua empresa, ou seja, só há vantagens.

6. Acompanhe o desempenho da equipe

Uma forma de você se tranquilizar e adquirir confiança no seu time é acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Se você não quer passar por frustrações no andamento das atividades, olhe tudo de perto. Se for realmente necessário, intervenha ou delegue essa “intromissão” ao coordenador da equipe responsável.

Você não deve acobertar erros em demasia ou se contentar com a mediocridade, mas identificar o que, de fato, está comprometendo a entrega de um projeto.

Entenda que funcionários são pessoas como você e, portanto, passíveis de erros. Nessa hora, você age e aponta soluções para os problemas pelos quais a equipe está passando.

Se você diagnosticar que a equipe carece de alguma ferramenta, providencie-a. Esse é o seu trabalho.

7. Aceite erros de funcionários

Não adianta você criar uma boa divisão de tarefas no trabalho, se, a cada erro, você tomar a tarefa para si.

O líder de verdade entende as falhas da equipe e procura meios de evitar a repetição dos erros.

Essa é uma prática muito comum entre os gestores que centralizam as tarefas, já que eles acreditam que vão desempenhar o trabalho melhor que o funcionário.

Se o seu colaborador optou por um caminho que não é de seu agrado, converse com ele. Explique por que a decisão vai contra o que você acredita, aponte o que não deu certo e confie que ele vai fazer diferente.

Entender a importância de uma boa divisão de tarefas no trabalho é essencial para ser um bom gestor. Por isso, compartilhe seus conhecimentos com seus funcionários e confie nos talentos de cada um. Sente-se mais seguro para dar início a novos projetos? Aproveite para compartilhar o post em suas redes sociais e ajude outros amigos a se tornarem bons líderes!

Gestão da Informação

Gestão da informação e sua importância para a tomada de decisão

Hoje em dia, muito ouvimos falar em gestão: ela se relaciona às empresas e aos diversos setores que atuam dentro de instituições. Mas e a gestão de informação? Seria ela igualmente importante para que tudo flua de forma harmoniosa e eficiente?

Com o passar do tempo, a informação tornou-se uma ferramenta essencial para a gestão de qualquer companhia. É por meio dela que novas possibilidades de investimento são descobertas, ações são planejadas e procedimentos são implantados.

Qualquer uma dessas atitudes depende de informações para ser tomada. É por isso que costumamos dizer que uma gestão de informação mal organizada pode fazer com que a empresa perca grandes chances de crescimento ou, pior ainda, acabe tendo prejuízos.

Não podemos contar apenas com a memória: dados não registrados podem acabar perdidos e, no futuro, os administradores terão a impressão de que “alguma coisa não se encaixa”. E como tomar decisões quando existem dúvidas? A possibilidade de erro fica muito maior nesse caso.

Se você quer saber mais sobre o assunto, confira abaixo algumas das principais vantagens de fazer uma boa gestão de informações.

Visão geral sobre a gestão da informação

Quando precisamos tomar uma decisão em termos de mercado, não analisamos a economia, a política e a sazonalidade? Pois bem, as informações dentro da empresa têm basicamente a mesma função.

Lembre-se de que, se o mercado é o ambiente no qual trabalhamos, a empresa seria uma representação desse espaço em proporções menores. Se uma decisão no mercado depende da análise de fatores inerentes a ele, uma decisão na empresa também deve se basear em informações sobre seus diversos setores e equipes.

Não dá para viver encerrado em seu próprio departamento. Qualquer decisão envolve a empresa como um todo. E como obter informações de outros setores da empresa se a gestão de informação é falha?  Uma boa gestão de informação garante que os dados importantes ficarão disponíveis para os gestores de cada setor. Assim eles podem desenvolver uma visão geral da empresa.

Diminuição da margem de erro

Lembre-se de que uma empresa é gerida por humanos e, portanto, sempre existe o risco de erros. Nenhum de nós é capaz de acertar o tempo todo. Nesse sentido, contornar possíveis falhas é uma situação para a qual todos os profissionais devem estar preparados.

É normal que, diante da necessidade de tomar uma decisão, o profissional se sinta um pouco apreensivo pela possibilidade de errar. No entanto, existem meios para minimizar essa possibilidade.

Um deles é a boa gestão de informações. Decisões em uma empresa devem se basear na consulta de dados concretos e na sua devida mensuração.

Com informações corretas à mão, as chances de tomar decisões certas serão muito maiores, evitando uma série de transtornos, tanto para a empresa quanto para os profissionais envolvidos.

Simulações de cenários possíveis

Sob a posse de dados concretos, é possível fazer algumas simulações de quais seriam os resultados se determinadas ações fossem tomadas. É claro que se trata apenas de uma suposição, afinal, não é possível antever claramente as consequências de cada decisão.

Entretanto, eles ajudam muito na hora de escolher por qual caminho seguir. Embora não seja possível chegar a uma conclusão definitiva sobre os resultados, a simulação oferece pelo menos uma ideia aproximada do que ocorrerá após a tomada de determinada atitude.

Quando a empresa tem uma boa gestão de informações, fica fácil empregar os dados disponíveis nessas análises e, consequentemente, chegar o mais próximo possível de quais seriam os reais resultados.

Gestores conseguem tomar decisões com maior segurança quando têm acesso a essa importante ferramenta de monitoramento.

Bases sólidas para o crescimento

Talvez até seja possível que uma empresa viva evitando a tomada de decisões mais sérias, mas isso significaria uma trajetória fadada a estagnação. É a tomada de decisão que faz com que uma companhia alcance patamares cada vez mais altos.

Uma empresa que não arrisca, por medo de tomar decisões erradas, realmente não vai errar, mas pode acabar perdendo chances de tornar-se mais presente e influente no mercado. Será que vale a pena perder a possibilidade do acerto devido ao medo do erro?

Quando não há informações nas quais se basear, a possibilidade de erro pode acabar se igualando à de acerto. Assim, tomar qualquer ação é quase sinônimo de entrar em uma roleta russa.

Os dados concretos fornecem uma segurança a mais para que o gestor tenha maiores possibilidades de acerto que de erro e, assim, tome decisões que serão fundamentais para o crescimento da empresa. É dessa forma que uma companhia se desenvolve: por meio da tomada de decisões.

Segurança na tomada de decisão

O que você faria se não soubesse ao certo de onde veio, quais vacinas tomou e se tem alergia a algum medicamento? Você viveria sob o risco de contrair alguma doença ou ter uma reação alérgica após medicação, concorda?

Assim acontece com as informações de uma empresa: elas são importantes para que se tenha um histórico do que já deu certo e o que não trouxe boas consequências para a instituição.

Quando essas informações não estão disponíveis, os riscos de repetir erros do passado é grande e parece que a gestão “nunca sai do lugar”. Se você já sabe que determinada ação não trouxe os resultados esperados, você nem perderá tempo tentando implantá-la e já partirá logo para o estudo de outra possibilidade.

Essa também é uma importante vantagem da boa gestão de informação. Quando se tem o registro das oscilações e de tudo o que já foi feito pela empresa, fica mais fácil não persistir em ações que “nunca deram certo”. Elas provavelmente continuariam dando errado.

O melhor, nesses casos, é buscar outras alternativas. Mas saber se elas não foram testadas depende exclusivamente da disponibilidade das informações.

Entendeu por que a gestão da informação é tão importante para o sucesso de uma companhia? Percebeu como ela é fator determinante na hora de tomar as decisões que trarão os melhores resultados? Trata-se de um processo capaz de melhorar o trabalho de todos na instituição e o papel que ela representa no mercado.

Se você gostou do post e quer descobrir como a gestão da informação pode melhorar a produtividade da sua empresa, entre em contato conosco e conheça nossas melhores soluções em gestão.