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Gestão ágil de projetos: entenda melhor esse conceito e como fazer

Escrito por Braun em 05/02/2018. Postado em Projetos. 1 comentário em Gestão ágil de projetos: entenda melhor esse conceito e como fazer

Para que os projetos sejam bem-sucedidos, é indispensável contar com uma metodologia de gestão. Além das possibilidades tradicionais e já consolidadas, é altamente recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que tem características especiais e deve ser considerada.

Essa gestão tem a ver com a adoção de métodos que priorizam a comunicação e uma atuação integrada. Com ela, é possível reduzir o tempo de desenvolvimento e conquistar vários outros efeitos positivos.

Para saber mais sobre essa abordagem, confira este post e entenda como colocá-la em prática. Boa leitura!

Como funciona a gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é bem diferente das metodologias tradicionais. Ela carrega seu principal objetivo no próprio nome e tem a ver com a economia de tempo na realização de diversas tarefas.

Mais do que isso, entretanto, os métodos que seguem a abordagem ágil têm o interesse em trazer um desenvolvimento contínuo até que se chegue ao resultado. Para que isso funcione, suas principais características são:

Interatividade

O Manifesto Ágil, que serviu para basear a metodologia, é bem claro ao apontar que o desenvolvimento deve estar focado no envolvimento e no comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, que podem mudar, é importante que as pessoas estejam conectadas e trabalhando pelo mesmo efeito.

Isso gera uma intensa interatividade. Toda a equipe deve trabalhar de um jeito consistente para obter bons resultados, otimizando essa característica. Também é fundamental que o cliente faça parte dessa abordagem interativa, garantindo que suas expectativas sejam atendidas.

Iteratividade

Os dois conceitos podem até parecer iguais, mas interatividade e iteratividade são coisas bem distintas. Este tem a ver com as entregas incrementais, que acontecem em pequenos períodos. Na gestão tradicional, é comum que as etapas aconteçam em cascatas e que tudo só seja entregue ao final. Com o gerenciamento ágil de projetos, isso é diferente.

A ideia é buscar a atuação contínua em várias frentes, com uma fase gerando influência na outra. Além de tudo, as entregas são feitas em pequenos períodos. Isso garante que o cliente acompanhe todo o processo, em vez de avaliar apenas o resultado.

Flexibilidade

Métodos tradicionais de gestão se caracterizam por serem extremamente rígidos. Uma vez que o planejamento e o escopo são realizados, é necessário trabalhar para manter-se dentro do previsto. Com os recursos ágeis, flexibilidade é a palavra de ordem.

O time deve estar preparado para imprevistos e para as mudanças, conforme forem exigidas. Muitas vezes, inclusive, isso significa descobrir boa parte do projeto junto com o seu desenrolar. A preparação é mais relevante do que nunca, pois só assim é possível absorver essas transformações.

Transparência elevada

Para que o cliente fique satisfeito e para que o time possa ter sucesso na execução, a transparência precisa ser maximizada. Naturalmente, ela é muito importante nas metodologias tradicionais, mas com os métodos ágeis ganha uma importância ampliada.

É preciso, por exemplo, que o time se comunique adequadamente, de modo a garantir o máximo de entendimento sobre o que já foi feito e o que ainda falta. O cliente deve estar incluído no processo para que acompanhe e aprove cada etapa. Quanto mais transparente a gestão for, mais fácil é identificar problemas e as suas possíveis soluções.

Quais são os principais métodos ágeis?

Como há diferentes necessidades, os métodos ágeis surgem em várias formas. Eles podem ser adaptados para cada exigência, mas o ideal é escolher aquele que faz sentido para o projeto em questão. Todos seguem os princípios anteriormente apresentados, mas se manifestam de forma diferente. Entre os mais utilizados, estão:

SCRUM

O SCRUM surgiu na década de 80 e divide o desenvolvimento do projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Eles têm um tempo definido e são executados conforme ocorrem as entregas. Cada um conta com um planejamento específico, de modo que sejam determinadas as ações que serão executadas.

As reuniões são diárias e chamadas de Daily Scrum. Elas servem para que todo o time saiba o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Ao final do Sprint há uma entrega, que é avaliada pelo cliente. O processo se reinicia, até que haja a conclusão.

Essa é uma abordagem altamente focada na iteratividade de um jeito prático — o que gera um desempenho ágil favorecido.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O Microsoft Solutions Framework (MSF) surgiu em 1993 e sua quarta versão, que é a atual, surgiu em 2005. Ele é voltado para a entrega de tecnologia, especialmente do ponto de vista do desenvolvimento. Funciona muito bem para times menores e garante a qualidade pela rápida identificação de falhas em processo.

Ele tem como objetivos alinhar interesses, gerenciar riscos e criar uma resposta rápida e eficiente. Seus princípios têm a ver com uma comunicação aberta e robusta, com visão compartilhada e aprendizagem em todas as experiências.

Para ser executada, ela exige que ocorram entregas incrementais, definidas mediante uma frequência de entrega. Também é preciso envolver clientes internos e externos, mantendo a perspectiva da ideia. Para completar, o MSF envolve questões como arquitetura da solução, testes de aprovação da solução e infraestrutura de entrega, garantindo a governança.

Extreme Programming (XP)

O Extreme Programming (XP) é conhecido como Programação Extrema e é um método que surgiu em 1997. Ele tem como objetivo ajudar, especialmente, o desenvolvimento de softwares e outros elementos que envolvem a programação.

O principal pilar dessa metodologia está na realização de testes, em várias escalas. É relevante fazer revisões das etapas, além de verificar a implementação continuamente. Isso traz segurança e qualidade, além de melhorar a comunicação. Outro fator é a simplicidade. A ideia é criar a solução mais efetiva e simples possível, gerando economia e qualidade.

Tudo começa com uma reunião de planejamento (planning game). Durante a execução, são realizados encontros periódicos para o alinhamento (stand up meeting). O cliente deve estar presente, os testes podem ser automatizados e é fundamental criar padrões para a codificação — favorecendo o trabalho integrado.

Lean

A cultura Lean não é, necessariamente, uma metodologia. Trata-se, na verdade, de uma visão de como as etapas devem ser realizadas, visando à redução do desperdício e garantindo máxima produtividade. Ela surgiu como uma filosofia de produção da Toyota, por volta da década de 60.

No caso da metodologia ágil, é preciso pensar em questões como entrega contínua de aumento de valor, diminuição dos desperdícios e ampliação da qualidade de entrega.

Ela também se relaciona ao adiamento de tomada de decisão, de modo que tudo seja feito com o respaldo de informações concretas. Assim, iterações e encontros diários ajudam a garantir um melhor desempenho. Para aumentar a sua eficiência, ela pode ser associada a outros métodos para torná-los ainda melhores.

Como implementar na empresa?

A adoção de uma gestão ágil de projetos é, inevitavelmente, uma mudança de paradigma na forma como as equipes realizam os passos. Ou seja, tanto a gestão quanto o time precisam estar preparados para dar esse salto em relação ao desenvolvimento de etapas.

Os objetivos com a aplicação do método são facilmente alcançados se a implementação é feita do jeito certo. Para tanto, é preciso executar os seguintes passos:

Documente o planejamento e as expectativas

É bem verdade que uma abordagem ágil é mais flexível, pois o interesse tem a ver com a qualidade e com as entregas incrementais. Porém, isso não significa que a sua implementação deve ser feita sem qualquer visibilidade ou cuidado com o que virá a seguir.

Portanto, é necessário fazer um planejamento de adoção da metodologia, estabelecendo responsáveis, objetivos e expectativas. Tudo deve ser documentado, facilitando a consulta posterior, conforme o exigido. Eventualmente, isso trará maior segurança para o processo, garantindo que todos saibam o que é esperado.

Maximize a comunicação da equipe e com o cliente

Qualquer que seja a metodologia escolhida, um elemento é indispensável: a comunicação. É preciso que haja um grande foco nessa abordagem, de modo a melhorar a integração e ampliar a qualidade das entregas.

Por isso, é fundamental que a equipe esteja tão integrada quanto possível e possa trocar as informações necessárias para o sucesso. As reuniões contínuas, inclusive, entram nesse quesito. Além de tudo, a troca de ideias com o cliente precisa ser favorecida. Ele deve estar envolvido no processo de forma contínua, pois isso aumenta a qualidade.

Realize treinamento para capacitar o time

Como se trata de uma grande mudança, é natural que os profissionais ainda não estejam completamente ambientados à gestão ágil de projetos. Para transpor essa barreira, os treinamentos são indispensáveis.

Explorar a metodologia escolhida, apresentar os conceitos e realizar uma capacitação sobre o tema são ações fundamentais para obter o sucesso de atuação. É por meio desse ganho de conhecimento que o time poderá ficar preparado para executar todas as tarefas de maneira completa.

Inclusive, vale a pena focar em treinamentos práticos para melhorar a consolidação de conceitos.

Conduza um projeto-piloto e faça adaptações

Depois de passar por essas etapas, é recomendado que você realize um projeto-piloto. Ou seja, não faça com que o primeiro projeto dessa gestão já seja um muito importante para o negócio. Em vez disso, conduza uma mudança de nível moderado para ser executada por esse meio.

Com a prática, será possível identificar quais são as falhas e as dificuldades do time. Não deixe de fazer uma medição completa dos resultados para conhecer quais são os principais gargalos.

Para facilitar o processo, é recomendado que a gestão ágil de projetos seja feita com a ajuda de um software de gerenciamento. Integrando e centralizando dados é mais fácil tomar decisões acertadas.

A partir dessa análise, realize adaptações e até novos treinamentos, se preciso for. Ao final, o time estará alinhado e preparado para obter bons resultados.

Quais são os benefícios dessa abordagem?

Se for aplicada corretamente, a gestão ágil de projetos é extremamente positiva para o empreendimento. Ela traz vantagens para os clientes internos e externos, impacta em como o negócio é visto e tem a ver até com a atuação do gerenciamento.

Reconhecer esses pontos positivos pode ser um grande motivador para adotar a abordagem. Por isso, veja quais são os principais benefícios:

Aumento do controle e da qualidade

Ainda que lide com a imprevisibilidade e com a flexibilidade, a gestão ágil de projetos tem tudo a ver com a visibilidade e com o controle. Nos tradicionais, só há uma visão completa no começo e no final — além disso, o desenvolvimento não é acompanhado.

Com os métodos ágeis, por sua vez, é possível acompanhar tudo de maneira muito mais ampla graças às entregas incrementais. Eventualmente, isso significa uma qualidade maior, já que os problemas são identificados e resolvidos com facilidade.

Diminuição dos riscos

Todo projeto envolve riscos — seja ele financeiro, de mobilização da equipe ou até de experiência do cliente. A gestão precisa diminuir esses fatores, de modo a aumentar a segurança de todo o processo.

Felizmente, a gestão ágil consegue melhorar essa questão. Com maior controle, há menos probabilidades de que o desenvolvimento saia do rumo previsto. Além de tudo, há ampla adaptação às mudanças e às diferentes necessidades. Assim, aumentam as chances de que o projeto ofereça os resultados esperados.

Ampliação da satisfação do cliente

O atendimento às expectativas não é benéfico apenas para a equipe. Ele também tem a ver com o cliente e impacta diretamente a sua satisfação. Afinal, quando o dono do processo consegue uma entrega que atende às suas exigências, a satisfação fica ampliada.

Com entregas incrementais e comunicação robusta, a gestão ágil oferece exatamente esse ganho na qualidade de experiência. Ao final, quem contrata uma equipe de desenvolvimento, por exemplo, fica mais satisfeito com a solução construída.

Isso tem a ver tanto com o cumprimento de questões essenciais, como prazo e orçamento, como com a capacidade de se adaptar às necessidades — inclusive, àquelas que surgem durante o processo.

Elevação do valor agregado

Projetos executados segundo essa metodologia obtêm melhorias em vários aspectos. Eles custam menos, porque retrabalhos dificilmente serão exigidos. Além disso, a maior adaptação evita gastos desnecessários.

Eles também terminam com rapidez, justamente porque o desenvolvimento é iterativo e incremental. Para completar, o que chega até o cliente tem mais a ver com suas expectativas e ele participa de todo o processo.

Tudo isso faz com que a gestão ágil atue para aumentar o valor agregado, tanto dessas elaborações quanto do negócio. Como consequência, é possível obter efeitos ainda maiores.

A gestão ágil de projetos é um conceito que tem a ver com a integração e a maximização da qualidade para o cliente. Por causa disso, ela pode trazer ótimos resultados se for realizada corretamente.

O apoio da tecnologia é fundamental nessa etapa e, por isso, vale a pena contar com um bom software. Por isso, entre em contato com a Project Builder e veja o que temos a oferecer!

Comportamento nas redes sociais: como deve ser a conduta do líder?

Escrito por Braun em 09/02/2018. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Comportamento nas redes sociais: como deve ser a conduta do líder?

Hoje em dia, ser um bom líder vai muito além de se preocupar com suas atitudes apenas no horário comercial dentro da empresa.

Entre outros fatores, para ser respeitado pela equipe, além de manter a coerência da organização e de cultura também fora do trabalho, é preciso, principalmente, ter um bom comportamento nas redes sociais, de forma que ele reflita sua postura como profissional. Além disso, a presença online de um líder pode ser fundamental para que a empresa atinja outros níveis de comunicação.

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas de conduta que um líder deve seguir nas redes sociais. Acompanhe o texto!

Tenha perfis diferentes

Separar o perfil pessoal do profissional é essencial para a figura de um líder. Por um lado, tenha um perfil de trabalho para se conectar com pessoas cujos interesses são comuns, compartilhar artigos relevantes sobre seu nicho de atuação e criar uma comunidade que agregará troca de informações.

Por outro, no perfil pessoal, você poderá ter mais liberdade para compartilhar o seu dia a dia fora do ambiente de trabalho, incluindo suas fotos de festas e de viagens, com seus amigos mais próximos, sem que isso comprometa o seu valor como profissional e não gere conversas e fofocas no ambiente de trabalho.

Ouça o que os colaboradores têm a dizer nas redes sociais

Para qualquer líder, é muito importante saber ouvir questionamentos e ideias vindos de sua equipe. Saber o que eles têm a dizer nas redes sociais é tão relevante quanto: muitas vezes, eles se sentem mais abertos para sugerir e questionar quando estão em suas mídias. Um artigo que você compartilha, por exemplo, pode gerar um debate que trará contribuições inovadoras e interessantes.

Nesse sentido, seus parceiros profissionais também podem agregar bastante ao sugerir e comentar quais são os métodos e práticas utilizados em suas respectivas empresas. Levar em consideração essas reflexões é extremamente pertinente para quando você for adotar novas estratégias. Anote todas e não se esqueça delas nas próximas reuniões!

Selecione bem os seus compartilhamentos

Compartilhar artigos e conteúdos é uma ótima tática que um bom líder pode aplicar nas redes sociais. No entanto, é preciso ter um certo cuidado ao realizá-la. Compartilhe somente aquilo que realmente é relevante e que vai gerar algum valor para sua empresa.

Assim sendo, é essencial que você selecione aqueles conteúdos que condizem com a cultura e com a missão, a visão e os valores do local em que trabalha. Além disso, evite compartilhar conteúdos polêmicos que envolvam religião e política, pois pode gerar um debate não produtivo em que os ânimos dos envolvidos fiquem exaltados, comprometendo o nível e a qualidade da sua página.

Pense muito bem antes de fazer um desabafo

Caso tenha acontecido algo na empresa que o tenha deixado chateado, insatisfeito ou frustrado, é melhor nem cogitar relatar essa indignação no seu dia a dia. E esses desabafos não se limitam apenas ao ramo profissional: cuidado também ao expor sua vida pessoal nesses perfis públicos. Esses comentários podem refletir negativamente na imagem que seus colaboradores possuem de você e, indiretamente, no cotidiano da empresa.

Caso queira, de qualquer forma, fazer um desabafo político ou de alguma questão da sua rotina, siga a primeira dica e prefira o perfil pessoal. No entanto, o ideal mesmo é evitar esses tipos de questionamentos para não impactar em nada no âmbito profissional.

Respeite a concorrência e sempre pesquise o que pode ou não divulgar

Respeitar a concorrência também é crucial para a figura de um bom líder. Caso ela esteja passando por uma situação difícil, é pertinente que você respeite esse momento. Logo, escrever comentários ou divulgar notícias sobre o ocorrido não é, nem de longe, um comportamento adequado.

Uma outra dica essencial é que você pesquise e saiba muito bem o que pode ou não divulgar em suas redes sociais. É fato que todas as empresas contam com a colaboração de seus funcionários para disseminar sua cultura e boa organização nas mídias. No entanto, antes de compartilhar ou postar qualquer coisa, é necessário que você saiba se toda a diretoria e os outros líderes concordam se aquele é o momento ideal para essa divulgação.

Está com dúvida sobre o que fazer? Então procure postar e compartilhar apenas aquilo que já está nos canais oficiais de sua empresa. Assim, você evita qualquer tipo de situação chata ou de constrangimento.

Preocupe-se com as fotos que você posta

Participar de festas e de confraternização ou ir a bares e restaurantes, entre outras coisas nesse sentido, é fundamental para que você descanse e esqueça um pouco da rotina estressante. Contudo, se acontecer de você fazer esses eventos logo em seguida do seu horário de trabalho, atente-se para alguns detalhes. Retire o seu crachá e, caso tenha uniforme, o ideal é que você troque de roupa assim que sair da empresa.

Caso o encontro tenha sido combinado de última hora e você não tenha se programado para levar roupa extra, evite postar fotos com bebida alcoólica na mão. Afinal, não é nada legal a marca da empresa ser exposta ocasiões desse tipo, não é verdade?

Evite mentiras

Essa é uma dica que, apesar de ser óbvia, também é preciso se atentar. Além de ser impertinente, em tempos de redes sociais, a mentira tem “uma perna mais curta” ainda. Mesmo que você não tenha seus funcionários diretos em suas redes sociais, sempre existem conexões e amigos em comum que podem fazer com que fofocas e comentários negativos sejam disseminados.

Se, porventura, você precisar se ausentar do trabalho por um dia ou se atrasar, é melhor contar a verdade aos seus funcionários. Da mesma forma, se for fazer uma viagem ou comparecer a um show, por exemplo, e não quiser contar a verdade, fale apenas que sua ausência é decorrente de motivos pessoais. Afinal, provavelmente você vai postar as fotos nas redes sociais e a verdade virá à tona.

E aí, gostou do conteúdo? Agora você, enquanto líder, já está por dentro de como deve ser seu comportamento nas redes sociais. Aproveite e compartilhe este post para que seus amigos que também possuem cargos de liderança tenham acesso a essas dicas!

Saiba como o bem-estar físico e vida saudável estão ligados à produtividade

Escrito por Braun em 13/02/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Saiba como o bem-estar físico e vida saudável estão ligados à produtividade

Um dos objetivos dos gestores é garantir que sua equipe seja cada vez mais produtiva. Mas você sabia que esse aspecto tem tudo a ver com o bem-estar físico e vida saudável? Muitas vezes negligenciados, esses dois elementos podem fazer a diferença quando a busca é por mais competitividade e lucratividade.

Eles também são fundamentais para elaborar políticas de gestão de pessoas realmente direcionadas aos colaboradores. Caso contrário, o resultado é uma equipe desmotivada, pouco produtiva e que executa muitos processos erroneamente. Em outras palavras, os resultados se tornam insatisfatórios.

Para evitar essa situação, neste post vamos mostrar como a produtividade está diretamente relacionada aos hábitos de vida saudáveis. Citaremos também os problemas que mais impactam o trabalho diário e apresentaremos dicas para solucionar essa questão. Vamos lá?

A relação entre produtividade e qualidade de vida

A manutenção de uma boa saúde é crucial para qualquer aspecto da vida. Com o lado profissional é a mesma coisa. Quando estamos bem, conseguimos produzir mais e melhor. Por outro lado, se temos alguma preocupação ou estamos com dor, por exemplo, nossa atenção está voltada para esse incômodo.

É por isso que a empresa obtém melhores resultados quando se preocupa com a saúde dos colaboradores. Conforme uma pesquisa feita pela Limeade e Quantum Workplace, divulgada pelo site Inteligência de Riscos, 38% dos profissionais se sentem mais motivados quando percebem esse interesse por parte da companhia.

Outro dado que confirma essa afirmação é o fato de o plano de saúde ser o benefício mais valorizado pelos colaboradores, segundo levantamento divulgado pelo jornal O Diário. Nesse caso os indivíduos têm mais interesse em colaborar e produzir porque se sentem valorizados e, consequentemente, mais motivados.

Os problemas na saúde que mais impactam a produtividade

A falta de cuidado com a vida saudável e o bem-estar físico influenciam a saúde negativamente. Um estudo realizado com 56 empresas brasileiras — e divulgado pela Revista Cipa — apresentou que o principal problema é o estresse (62%). Em seguida há falta de atividade física (44%), presenteísmo (42%), excesso de peso ou obesidade (40%) e maus hábitos alimentares (36%).

No mundo, o estresse também está em primeiro lugar. Somente no Brasil são perdidos 35 milhões de dias de trabalho por problemas de saúde, segundo o presidente da FIESC, Glauco José Cortês, em dados divulgados pelo blog Saia do Lugar.

Já os dados do Anuário do Sistema Público de Emprego e Renda do Dieese, que foram publicados no jornal Gazeta Online, apontam que os afastamentos devido a problemas de saúde ou qualidade do ambiente de trabalho aumentaram 25% em 10 anos, chegando a 181,6 mil casos em 2015.

A mesma matéria relacionou as estatísticas da Organização Internacional do Trabalho (OIT). Segundos os dados, 2,8 milhões de mortes ocorrem anualmente, sendo que 2,4 milhões são decorrentes de doenças derivadas do ambiente de trabalho. Para a entidade, há uma pandemia.

Esses índices demostram por que as empresas devem colocar a qualidade de vida no trabalho como uma preocupação central. Além disso, é importante saber que há diferenças entre os principais fatores de estresse.

Por exemplo: o salário baixo é o principal motivo de estresse para o profissional, mas está na 12ª colocação na visão do empresário. Por sua vez, os empreendedores acreditam que os cargos com pouca autonomia e muitas exigências estão no 4º lugar, enquanto para os colaboradores estão na 11ª posição.

Dicas para melhorar o bem-estar físico e vida saudável

Algumas ações são cruciais para garantir um bom ambiente de trabalho e assegurar uma alta produtividade. Veja o que fazer para melhorar esse critério na sua empresa.

Incentive a prática de atividades físicas

A realização regular de exercícios melhora o desempenho do profissional e previne o surgimento de doenças e estresse. Essa foi a constatação de uma pesquisa feita pelo Metropolitan University, de Londres. O levantamento também percebeu que os colaboradores que vão à academia com frequência conseguem gerir melhor o tempo, ficam mais satisfeitos e interagem melhor com os colegas.

Por isso, uma boa ideia é oferecer uma academia dentro da empresa ou promover convênios e parcerias com academias e clubes. Apostar na ginástica laboral é outra boa ideia, porque ajuda a manter o foco durante o trabalho. No entanto, seja criativo e pense em novas ideias. A IBM, por exemplo, criou o programa motivacional Star Bem para oferecer sessões de shiatsu, aulas de ginástica pela manhã e consultas com nutricionistas.

Estimule uma alimentação balanceada

A escolha pelos alimentos corretos mantém o equilíbrio do organismo e assegura que os nutrientes necessários sejam fornecidos. A consequência é o bom funcionamento de tecidos, órgãos e dos processos cerebrais, como a capacidade de concentração, memória e raciocínio lógico.

Essa questão é tão importante que um estudo da Alelo demonstrou que mais de 50% dos brasileiros almoçam em restaurantes. Desse total, 42% fica indisposto e sonolento após a refeição. Um levantamento da OIT ainda indicou que a alimentação inadequada no ambiente de trabalho pode reduzir a produtividade em até 20%.

Como solucionar esse problema? Há diversas ideias que podem ser promovidas, como a realização de palestras com nutricionistas, cafés de manhã saudáveis, espaço para lanches com frutas e outros alimentos positivos, e distribuição de livros e cartilhas que abordem o assunto.

Preocupe-se com os bons hábitos de sono

O ato de dormir bem é essencial para a alta produtividade dos colaboradores. Uma boa noite de sono melhora o funcionamento do organismo e evita o surgimento de doenças, como depressão e obesidade.

O sono também é essencial para:

fortalecer o sistema imunológico;
produzir e liberar hormônios de bem-estar;
consolidar a memória e o aprendizado;
oferecer a recuperação necessária ao organismo;
fornecer relaxamento muscular;
manter o estado de bom humor.

Atente à saúde mental

A integridade mental é um aspecto altamente relevante, especialmente para profissionais que atuam em atividades menos operacionais. Nesse caso é preciso investir em todos os pontos abordados até aqui, como melhora da alimentação, prática de exercícios físicos e criação de um bom ambiente de trabalho.

Perceba que a saúde mental é um critério geralmente ignorado, mas que tem um impacto relevante na produtividade. Conforme o gerente de Qualidade de Vida do Sesi–SP, médico Eduardo Ferreira Arantes, a maior incidência desse tipo de problema de saúde está localizada no Brasil.

O custo maior, segundo a Fiesp, é derivada dos Transtornos Mentais e Comportamentais. Esses e outros problemas podem ser enfrentados por meio de uma gestão de pessoas bem executada. O gestor deve atentar a mudanças de comportamento e/ou de produtividade. Conversar com o colaborador é outra atitude positiva, que pode resultar em benefícios.

Mantenha um ambiente de trabalho sem pressões psicológicas

Esse é outro fator que impacta diretamente a saúde mental do colaborador. Afinal, a pressão psicológica gera estresse, ansiedade, irritabilidade e insatisfação quando o colaborador não sabe como lidar com ela ou quando é continuamente executada.

Entre os motivos que ocasionam a pressão psicológica está a cobrança do chefe, colegas e do próprio mercado. Uma pesquisa do Instituto de Pesquisa e Orientação da Mente (Ipom), divulgada pelo portal Uai, assinala que 38% dos brasileiros indica a convivência com líderes e outros profissionais agressivos como a principal causa de estresse.

Além disso, o mesmo levantamento apontou que 43% dos profissionais acham péssimo o local de trabalho. Outros 65% se sentem infelizes. As causas para esse resultado são:

excesso de trabalho: 23%;
pressão por resultados: 18%;
busca por perfeição: 11%;
medo de demissão: 7%.

Por isso, o ideal é ter mais proximidade com os colaboradores e estabelecer um canal de comunicação aberto. Mostre que está disposto a ouvir e eliminar os obstáculos que surgirem. Deixe claro que todos são responsáveis pelos resultados e que o trabalho deve ser sempre colaborativo.

Incentive exames de rotina

Os gestores muitas vezes criticam o colaborador que vai ao médico com frequência. No entanto, a realização de exames de rotina é essencial para manter a saúde em dia. Incentive a prática e faça campanhas dentro do ambiente corporativo, por exemplo, de vacinação. Tenha em mente que essa é a ferramenta principal para promover a saúde, a qualidade de vida e a segurança aos profissionais.

Seguindo essas dicas, o bem-estar físico e vida saudável são assegurados na sua empresa e isso se refletirá na produtividade. E você, já adota alguma dessas práticas? Conte para a gente deixando seu comentário!

Gestão eficiente: 6 critérios para avaliar propostas de projetos

Escrito por Braun em 27/02/2018. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gestão eficiente: 6 critérios para avaliar propostas de projetos

O gestor de projetos tem a responsabilidade de decidir quais deles vão sair do papel e quais precisam esperar ou, simplesmente, serem colocados para sempre na gaveta.

Porém, essa decisão não deve jamais ser tomada ao acaso! É necessário que ele tenha critérios objetivos para avaliar propostas de projetos; isso também vai colaborar para o sucesso daqueles que recebem o sinal verde.

Neste post, além de entender como funciona uma proposta de projeto, você descobrirá seis critérios de uma gestão eficiente que podem estar na base da sua avaliação. Boa leitura!

O que é uma proposta de projeto?

A proposta de projeto é um documento preliminar que deverá especificar as três características mais importantes de qualquer projeto: escopo, data de início e data de finalização. Lembre-se de que, sem esses elementos, não podemos dizer que isso se trata realmente de um projeto.

Entretanto, além dessas três características, a proposta de projeto ainda precisa informar qual é a visão que o motiva e quais são os benefícios que ele trará para a organização.

Para completar, outras informações essenciais que a proposta traz em seu interior são:

o custo estimado;
os riscos previstos.

Muitas vezes, essas informações ainda não são 100% precisas. Afinal, estamos falando apenas de uma proposta, e não do planejamento do projeto. Mesmo assim, elas devem ser estimativas inteligentes, para que o gestor não seja induzido ao erro na hora de tomar sua decisão.

Qual é a importância de avaliar propostas de projeto para uma gestão eficiente?

Quando a avaliação das propostas de projetos não faz parte das prioridades do gestor, corre-se o risco de que a empresa dê início a projetos “furados”. Por exemplo:

projetos que não será possível levar ao fim;
que, mesmo completados, não trarão qualquer benefício;
que vão apresentar uma relação custo-benefício desvantajosa;
que não estão alinhados com a visão estratégica da empresa;
que apresentam riscos que não será possível gerenciar com eficácia.

A avaliação, portanto, funciona como um filtro. Ela garante que a empresa só vai investir em projetos que apresentem uma alta probabilidade de sucesso.

Por outro lado, quando a palavra final é “não”, isso não significa que o projeto está reprovado para sempre. As razões que levaram a essa decisão podem indicar quais pontos precisam ser revistos, para que a mesma ideia seja aprovada em um outro momento.

Os 6 critérios para avaliar propostas de projetos

Finalmente, chegamos ao que interessa. Então, quais são os critérios que você, gestor de projetos, deve levar em consideração na hora de aprovar uma proposta? Bem, aqui estão as seis perguntas que você precisa fazer.

1. Existe um escopo?

É surpreendente quantas vezes as pessoas acham que estão apresentando uma proposta de projeto, mas, na verdade, não estão. O motivo? Não existe um escopo definido.

O seu primeiro critério, portanto, deve ser esse. Se o escopo for vago e mal delimitado, a pessoa que apresentou a proposta precisa voltar à sua mesa de trabalho e tentar de novo. Simples assim.

2. O escopo é relevante?

Se a proposta apresenta um escopo bem definido, o segundo critério que você precisa utilizar na avaliação é sua relevância em relação ao planejamento estratégico da empresa.

Para entender melhor, imagine que você recebeu uma proposta para reformar (com propósitos estéticos) todo o prédio da organização; entretanto, nesse período, a prioridade definida pelos gestores é economizar o máximo possível. Obviamente, esse projeto não está alinhado ao momento que a empresa está vivenciando. Sinal vermelho para ele!

3. A duração prevista é razoável?

Um problema comum nos projetos é a duração. Projetos que se estendem durante muito tempo podem esbarrar em um obstáculo sério: o desempenho da equipe.

É natural, especialmente para equipes de alta performance, que não seja possível manter o ritmo de trabalho exigido por um projeto de forma prolongada. Por isso, normalmente associamos os projetos a corridas de 100 metros — e não a maratonas.

É claro que não existe uma regra sobre qual é a duração máxima ideal para um projeto: isso depende do escopo. Mas pergunte a si mesmo se uma equipe conseguiria trabalhar com ritmo forte do começo ao fim do prazo proposto. Se a resposta for não, talvez a proposta mereça a mesma resposta.

4. O objetivo do projeto é realista?

Todo projeto tem um objetivo principal, seja a implementação de um software, o desenvolvimento de um novo produto, a abertura de uma filial ou qualquer outro. A questão é até que ponto esse objetivo é realista.

Objetivos irreais surgem quando alguém dentro da empresa quer inovar, mas não tem uma verdadeira compreensão do processo envolvido para concretizar essa inovação. Você, como especialista no assunto, é quem precisa apontar a insubstancialidade da proposta.

Além disso, não se esqueça de que o objetivo, tomado sozinho, pode parecer totalmente aceitável. Porém, você deve levar em consideração quais são os prazos e os custos apresentados na proposta. Muitas vezes, é aí que está o problema: quem fez a proposta está otimista demais em relação a esses fatores e, portanto, o projeto como um todo passa a ser inviável.

5. Qual é o custo-benefício?

Todo projeto tem um custo e exige um investimento. Não tem problema, mesmo que esse valor seja alto — desde que o retorno obtido através do projeto seja ainda maior.

Infelizmente, na grande maioria dos casos, é impossível definir com precisão qual será o retorno obtido com um certo projeto antes que ele esteja finalizado. Mesmo assim, como já vimos antes, a proposta deve trazer estimativas.

É importante que essas estimativas não sejam pessimistas, mas sim conservadoras. Trabalhe sempre com o pior cenário na hora de avaliar as propostas de projetos.

6. Qual é a equipe requerida para a execução?

O gestor de projetos não tem uma equipe fixa. Suas equipes são formadas conforme as demandas específicas de cada projeto. Por isso, a equipe requerida para executar uma proposta é um dos critérios que você deve ter em mente na hora de aprová-la (ou não).

Por que isso é importante? É possível que um certo projeto requeira a participação de um profissional que não está disponível no momento, que não pode ser liberado de suas funções principais para essa atividade. Nesse caso, talvez seja melhor adiar o projeto temporariamente.

Aí estão os seis critérios que você deve levar em consideração na hora de dar carta branca e alavancar a sua gestão eficiente. Agora que você já sabe como avaliar propostas de projetos, que tal dividir essa dica com outros gestores? Compartilhe este post com seus contatos nas redes sociais!

5 dicas para você fazer relatórios gerenciais efetivos

Escrito por Braun em 10/01/2018. Postado em Dicas. 1 comentário em 5 dicas para você fazer relatórios gerenciais efetivos

Os relatórios gerenciais são documentos que reúnem informações de grande valor para a avaliação do desempenho da empresa, bem como para o entendimento da atual realidade vivida por ela. Cada relatório, portanto, serve de instrumento nas tomadas de decisão.

Supondo que o gestor seja responsável por uma equipe de desenvolvedores e, com isso, utilize de métodos ágeis — os quais consistem em reuniões (Sprints) —, os relatórios gerenciais podem oferecer o suporte necessário para tornar as reuniões mais rápidas e objetivas.

Esse recurso é significativamente útil em outras diversas situações, uma vez que existem diferentes tipos de relatórios direcionados a praticamente todos os fatores que influenciam o funcionamento do negócio.

Neste artigo, explicaremos como 5 desses relatórios gerenciais podem ser aplicados na gestão, além de fornecer mais 5 dicas para gerar relatórios efetivos. Confira!

5 tipos de relatórios gerenciais

Iniciaremos o conteúdo elencando 5 tipos de relatórios gerenciais capazes de auxiliar o gestor em situações distintas, ou seja, que dão uma visão abrangente da situação da empresa como um todo. Vamos a eles?

1. Controle

Um relatório gerencial de controle deve ter como propósito ajudar o gestor a verificar determinados fatores da empresa — mais precisamente internos. É muito utilizado em dois tipos de situações: controle de materiais e supervisão de desempenho. O primeiro está relacionado ao estoque e também ao desperdício de insumos.

Por exemplo, o departamento de logística de uma fábrica tem a responsabilidade de controlar o estoque de equipamentos de proteção individual e ferramentas. O relatório de controle possibilita identificar a eficácia do processo.

Já o segundo é relativo à supervisão de metas, sendo de extrema utilidade em Sprints, pois fornece ao gestor da equipe um panorama sobre o cumprimento dos objetivos propostos no projeto.

As empresas em geral costumam usar esse tipo de relatório para obter informações orçamentarias, o chamado Orçamento Empresarial. Por meio dele, o gestor fica a par das previsões, metas e budget disponível.

2. Financeiro

Sem dúvidas, esse é um dos imprescindíveis e mais utilizados relatórios gerenciais. Os relatórios financeiros trazem um balanço geral das finanças da empresa, de modo que nenhum detalhe passe em branco.

Um dos relatórios mais importantes do gênero (não por acaso) é o fluxo de caixa, pois, nele, são detalhados os valores que entram e saem em um determinado espaço de tempo. A partir dessas informações, o gestor pode criar estratégias voltadas para o crescimento.

É por meio de relatórios gerenciais financeiros que as empresas tomam conhecimento das despesas a pagar, receitas, gastos atuais, contas, inadimplência etc. Ou seja, são fundamentais para o planejamento financeiro e tornam a gestão mais transparente.

Em suma, esses relatórios merecem a devida atenção não apenas por envolverem o dinheiro da empresa, mas para que sejam tomadas decisões mais inteligentes e objetivas.

3. Satisfação

Assim como os demais relatórios gerenciais mencionados até aqui, os de satisfação têm um propósito bem claro: medir o grau de satisfação em relação à empresa. Para decidir por qual relatório de satisfação utilizar, é preciso saber primeiramente quem é o alvo. A empresa quer saber sobre a satisfação do cliente ou dos colaboradores?

Não podemos descartar também a possibilidade de se trabalhar em cima de ambos os relatórios, visto que uma possível insatisfação do cliente pode ser decorrente da insatisfação dos funcionários, visto que o bem-estar deles é crucial para que o produto e/ou serviço de qualidade seja entregue.

Acima de tudo, os relatórios de satisfação são importantíssimos para a questão do feedback, uma vez que é neles que são registradas as informações que poderão contribuir para a empresa melhorar em todos os sentidos.

4. Análise

Os relatórios analíticos, por sua vez, têm como característica a apresentação de soluções baseadas na coleta de informações e dados. Em poucas palavras, é um relatório que não apenas exibe as informações, mas fornece conclusões e alternativas acerca dos problemas identificados. De que tipo de problemas nós estamos falando? Os mais variados possíveis.

Como os relatórios gerenciais financeiros estão entre os mais comuns nas empresas, logicamente, as análises de demonstrações econômicas, financeiras e contábeis são muito frequentes.

Porém, os relatórios analíticos são aplicáveis a toda e qualquer situação no meio corporativo. Por exemplo, relatórios de análise de riscos são extremamente importantes para assegurar o controle sobre os processos de negócio.

5. Crescimento

Por fim, os relatórios gerenciais de crescimento fornecem informações pertinentes sobre o desenvolvimento dos setores da empresa e, sendo assim, permitem que se façam análises dentro de uma linha do tempo.

Comparar, por exemplo, a quantidade de produtos disponibilizados atualmente, bem como a qualidade deles com o que era oferecido há dois anos é uma excelente medida para concluir se a empresa está no caminho certo e, sobretudo, se todo o planejamento de longo prazo correspondeu às expectativas.

O mesmo pode ser feito em relação ao patrimônio, às finanças ou à própria satisfação do cliente. É preciso ter à disposição um histórico de valores, que será indispensável na criação de estratégias.

5 dicas importantes para garantir a qualidade do relatório

1. Tenha objetividade

O propósito do relatório é a primeira questão a ser trabalhada no processo de elaboração. Isto é, tenha em mente o público-alvo, como ele será utilizado e apresentado. A objetividade também entra em questão no sentido de que o documento deve ser breve e ir direto ao ponto, evitando dispersões que possam eventualmente desviar o foco e comprometer o andamento da apresentação.

2. Inclua informações realmente relevantes para a empresa

Em complemento à objetividade, temos o fator relevância. Selecionar as informações que realmente importam é essencial para a qualidade do relatório, sempre considerando os objetivos da empresa.

3. Tenha critérios apropriados para a escolha dos indicadores

A composição de um bom relatório envolve a escolha dos indicadores de desempenho usados pela empresa. Adotar critérios para essa seleção, levando em conta a abrangência, a importância, a simplicidade e outros atributos dos indicadores torna o conteúdo mais consistente e objetivo.

4. Planeje a apresentação do relatório

Após reunir os elementos acima, chegará o momento de planejar a apresentação do relatório —portanto, uma das etapas cruciais do processo. O ideal é atentar ao volume de informações contido no relatório, visto que, para ter objetividade, é preciso filtrar os dados para que somente os relevantes sejam apresentados.

É fundamental que a linguagem utilizada seja adequada ao público-alvo, ou seja, evitar termos estritamente técnicos tendo em vista a fácil compreensão das informações. Por fim, atentar ao modo como as informações serão representadas é outro ponto que merece destaque, principalmente na escolha dos gráficos.

5. Selecione os responsáveis pelos processos de produção

Tendo no papel a fórmula para a produção do relatório, chegará o momento de iniciar a produção do documento assegurando que todos os fatores de qualidade sejam inseridos.

Portanto, identificar e selecionar os responsáveis por cada processo de produção é o último e, decerto, mais decisivo passo para se chegar a um bom relatório gerencial.

Gostou deste conteúdo? Em adição a tudo que vimos sobre os relatórios gerenciais e os critérios de qualidade para a produção dos documentos, recomendamos que conheça as melhores práticas que o ajudarão a fazer seus relatórios semanais com mais agilidade.

Como definir prioridades na gestão de projetos? Entenda mais

Escrito por Braun em 12/01/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como definir prioridades na gestão de projetos? Entenda mais

O guia PMBOK® (PMI®, 2015) define gerenciamento de projetos como aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos.

A fim de aplicar a estratégia de gerenciamento, é preciso fundamentalmente de tempo. Definir prioridades na gestão de projetos pode ser fator determinante de sucesso, pois fará com que os pacotes de trabalho a serem desenvolvidos fluam com mais facilidade, ajudando toda a equipe a desenvolver seu trabalho de forma mais rápida e com qualidade.

Como, por definição, todo projeto é desenvolvido de forma gradativa, ou seja, por etapas e tem um prazo para acabar, muitas vezes o tempo é o grande vilão do gerenciamento.

Com tantas tarefas a serem feitas: prazos para cumprir, pacotes de trabalhos para serem entregues, custos para acompanhar e economizar, pessoas para liderar, ou seja, muitas atividades a serem executadas ao mesmo instante, determinar prioridades é essencial.

Como fazer para definir prioridades na gestão de projetos?

1. Defina qual a estratégia da organização para os projetos.

Dentro do planejamento estratégico das organizações cada projeto tem o seu o papel. Alguns nascem como investimento; outros, apenas para conquistar o cliente; e há ainda os que são para gerar lucro.

Saber qual o papel de cada projeto dentro da empresa faz com que o foco do gerenciamento mude. Isso ajuda a definir qual a melhor ferramenta de gestão a ser utilizada para gerenciar o empreendimento.

O escritório de projetos (PMO) é responsável pelo alinhamento estratégico do projeto com o planejamento da organização. É ele que deverá informar ao gestor do empreendimento qual a meta do seu projeto frente a empresa.

2. Defina o escopo

Projetos existem para produzir entregas e atender as necessidades e expectativas de um cliente final.

O escopo do projeto é a soma dos produtos e serviços a serem entregues para o cliente. É o objetivo que o empreendimento busca atingir.

É preciso definir, listar e validar todo o objeto do escopo em comum acordo com o cliente a fim de não ficar de fora nenhuma entrega ou objeto que o cliente gostaria que fizesse parte do escopo.

3. Defina a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica de projeto é um organograma criado a partir da definição do escopo do projeto. Tem como objetivo evidenciar tudo o que precisa ser entregue ao cliente final. Seu foco não está no que precisa ser feito e, sim, no que precisa ser entregue.

Ela permite que o escopo seja mais bem detalhado e, por meio dela, conseguimos medir o quanto de esforço, custo e prazo será necessário para desenvolver determinada entrega.

Com a EAP também definimos quais pessoas da equipe realizarão determinadas tarefas. Por ser uma ferramenta de fácil compreensão, utilizada por todos os membros da equipe, ela deve ser elaborada em conjunto e divulgada a todos os interessados, facilitando a comunicação, principalmente quando for necessário prever pontos críticos.

4. Elabore um cronograma

Para planejar e controlar o tempo do projeto, é necessário elaborar seu cronograma. Ele incorporará atividades e suas durações, recursos necessários para se executar determinada tarefa, ajudando a perceber quais atividades são dependentes de outras para que elas aconteçam.

Por meio do cronograma, conseguimos ver em qual tarefa é preciso alocar ou retirar recursos, fazendo com que as pessoas não fiquem ociosas e o fluxo de trabalho fique mais leve, gerando uma maior produtividade da equipe.

Com ele, conseguimos traçar o caminho crítico e, assim, ficará mais fácil definir prioridades na gestão de projeto, ajudando a atender todas as expectativas do cliente no que se refere à entrega do produto do projeto

5. Defina os custos

É de fundamental importância para o sucesso do empreendimento que seja realizada uma gestão clara e eficiente de custos. O sucesso final está diretamente relacionado ao retorno financeiro a ser obtido por meio do desenvolvimento do projeto.

É claro que temos projetos que não apresentam por objetivo o lucro. Porém, cabe à diretoria, junto ao PMO, decidir quais são esses projetos.

Cada tarefa do projeto terá um custo para ser desenvolvida, finalizada e entregue ao cliente final. É preciso explicitar qual tipo de recurso será utilizado em sua realização. Além de recursos internos, é necessário contabilizar os externos, como: materiais, equipamentos, empreiteiras, locações entre outros, quando exigidos.

Assim, ficará fácil visualizar, em termos monetários, qual será a tarefa prioritária.

6. Defina as receitas das entregas

Após finalizado cada pacote de trabalho, definido na estrutura analítica do projeto, será produzida uma entrega ao cliente. Esta deverá ser medida monetariamente, gerando, assim, uma receita.

É preciso analisar qual o ganho monetário: se a receita paga pelo cliente supera — e em quanto supera — o custo que a organização teve para entregar o pacote de trabalho. É a relação custo-benefício que deverá ser priorizada nessa etapa.

7. Converse com escritório de projetos (PMO)

O escritório de projetos (PMO) é o setor que dá suporte aos gerentes de projetos na forma de treinamento metodológico, software, padrões, etc. Ele existe a fim de agregar resultados positivos na aplicação das boas práticas de gerenciamento para a organização.

O PMO, junto à diretoria da organização, ajudará o gerente a definir as prioridades na gestão de projetos. Eles definirão qual será a métrica utilizada, por meio dos dados levantados pelo gerente, para medir qual tarefa será de maior prioridade em relação a outra.

Ajudarão também a solucionar problemas de tarefas que estejam com dificuldade de serem realizadas por falta de pessoal. Deslocando recursos humanos de outros projetos para colaborarem em sua execução.

8. Defina as prioridades

Com todas as variáveis acima elucidadas e documentadas, conseguimos montar uma planilha numérica em que cada tarefa terá sua coluna correspondente para: prazo de elaboração, custo de elaboração e receita gerada.

Não devemos nos esquecer de que existem tarefas dependentes de outras para acontecerem. Para tanto, uma simples conta de custo-benefício ajudará a definir, junto ao PMO, qual rota seguir.

Definir prioridades na gestão de projetos ajudará a equipe a se manter focada no objetivo, pois os resultados aparecerão de forma mais rápida, o que gera um grau de satisfação atrelado a uma vontade de querer alcançar outras metas.

É visível também que essa definição ajudará a organização a poupar recursos internos, o que proporciona uma economia de custos, pois evitará retrabalho desnecessário, uma vez que a equipe estará focada em uma determinada tarefa.

Logo, é necessário que os membros da equipe sejam bem treinados para serem eficazes em resolver os problemas que vão surgir durante a rotina de trabalho para a entrega do objeto ao cliente final.

É essencial observar se as pessoas certas estão alocadas nos lugares certos para que todo o fluxo de comunicação e de trabalho seja rápido e coerente com a rotina.

Se você gostou deste texto sobre como definir prioridades em projetos, aproveite a visita para assinar a nossa newsletter e ter acesso a todas as novidades da área!

Como planejar uma expansão empresarial saudável

Escrito por Braun em 17/01/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Como planejar uma expansão empresarial saudável

A expansão empresarial é o sonho de muitos empresários, afinal, assim é possível atender a um maior número de clientes, aumentar os lucros e a abrangência da empresa. Todavia, é preciso ter calma e planejar tudo com atenção.

Em primeiro lugar, deve-se compreender que nem toda empresa está pronta para expandir. É fundamental ter pilares muito bem instaurados, como uma equipe qualificada, produtos de qualidade e processos claros. Sem isso, o crescimento não será saudável e pode colocar a empresa no caminho para falência.

Ainda é importante considerar outros fatores, como: a concorrência, os novos hábitos de consumo e oportunidades que florescem no ambiente externo.

Pensando em tudo isso, elaboramos este artigo para você. Aqui você vai entender como planejar uma expansão empresarial saudável. Continue lendo nosso conteúdo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!

Tenha clareza sobre o tipo de expansão

Existem muitas formas de expandir um negócio. É possível, por exemplo, que o intuito seja abrir novas unidades de negócio. Em cada modelo há desafios singulares que devem ser superados com boas estratégias.

Confira alguns tipos de expansão:

em unidades de negócio;
em canais de venda;
em mix de produtos;
em tipos de clientes atendidos.

Outro exemplo é a expansão em termos de canais de venda, objetivando deixar a empresa mais próxima dos clientes. Para isso, é preciso construir um negócio omnichannel, que integre o mundo físico e o virtual no atendimento.

Ao definir o tipo de expansão, será possível definir a tática mais eficaz, criar objetivos e metas, assim como definir os indicadores que serão usados.

Avalie as oportunidades e ameaças do mercado

Na expansão, é crucial avaliar o ambiente externo e entender suas principais oportunidades e ameaças. Dessa forma, é possível criar um plano atual e realista, capaz de aproveitar as variáveis externas em benefício da empresa.

É muito comum dividir o ambiente externo em dois grandes blocos: o ambiente-tarefa e o macroambiente. O primeiro é composto por tudo o que está perto da companhia, como os clientes ou concorrentes. O segundo diz respeito a aspectos gerais, como a economia ou tendências de mercado.

De modo geral, o indicado é expandir em momentos de “bonança”, isto é, quando existem muitas oportunidades no ambiente externo. Todavia, nada impede que a expansão seja em períodos turbulentos, como uma crise financeira, por exemplo.

Gerencie a equipe e o medo do novo

Toda expansão, seja no mix de produto ou no número de unidades de negócio, envolve as equipes de trabalho. Os profissionais são essenciais para que tudo ocorra bem, afinal, são eles que tiram o plano do papel.

Contudo, um fator deve ser considerada: o medo da mudança. É comum que em períodos de crescimento e, por consequência, reestruturação, os profissionais fiquem com medo de serem demitidos ou, de alguma outra forma, prejudicados.

Planeje, com antecedência, como a notícia da expansão será transmitida. Dê espaço para uma comunicação clara e transparente, em que os profissionais possam tirar suas dúvidas e até participar do planejamento estratégico.

Alinhe a liderança do empreendimento

Em paralelo, deve-se alinhar toda a liderança sobre os objetivos futuros. Cada líder deve se comprometer com a ideia de expansão, motivar seus liderados e entregar resultados significativos nesse mesmo sentido.

Todo plano deve, também, considerar a liderança da empresa. Eles funcionam como elo entre a alta administração e os operários, por isso devem estar bem informados e ter autoridade para tomar decisões complexas.

Avalie e melhore a lucratividade das operações

A venda de bens ou serviços de forma lucrativa é crucial para manter a empresa saudável e competitiva no curto prazo. Sem isso, nenhum plano de expansão será bem-sucedido, aliás, será difícil até mesmo manter a empresa ativa.

A análise da lucratividade deve considerar o índice de solvência da empresa, o Markup das vendas, o percentual de lucratividade e rentabilidade nas operações.

Para melhorar o resultado, é importante: construir uma cultura que se preocupe com o lucro, otimizar o preço das vendas e reduzir custos. Como a primeira e segunda mudança são complexas, foque, a princípio, na redução dos custos.

Separe os custos em duas categorias: os estratégicos (capazes de gerar novos negócios ou otimizar o desempenho) e os não estratégicos (úteis para manutenção da empresa, como água e energia). Depois, reduza os custos não estratégicos.

Conte com um software de gestão de projetos

Toda expansão é também um projeto, afinal, além de ter um objetivo claro, possui início, meio e fim. Por essa razão, é possível contar com um software específico para o gerenciamento de cada uma das suas etapas.

Um bom sistema de gestão de projetos possui diversas funcionalidades e facilita desde a etapa de inicialização (isto é, análise de viabilidade da expansão) até a execução e posterior mensuração dos resultados obtidos.

O sistema também ajuda da definir metas de curto prazo, que funcionem como um passo a passo para o alcance dos grandes objetivos. Boas metas devem ser mensuráveis, objetivas, realistas e com prazo bem definido.

Por fim, o sistema auxilia na comunicação de toda a equipe, mantendo-os conectados ao longo de cada etapa do projeto de expansão. Dessa forma, é possível eliminar o número de erros e otimizar as chances de sucesso.

Determine as métricas e os indicadores que serão usados

Para concluir o plano de expansão, é fundamental definir as métricas e os indicadores que serão usados para averiguar se está no caminho correto. Esses indicadores vão variar bastante de acordo com o tipo de expansão pretendida.

Alguns dos principais são:

nível de satisfação e lealdade dos clientes;
nível de produtividade diária;
taxa de conversão de vendas;
percentual de lucratividade por venda;
grau de participação no mercado.

Para acompanhar esses indicadores, é preciso levantar as métricas de desempenho e inserir alguns cálculos específicos que devem ser conhecidos pelo gestor. Assim, é possível ter uma visão sistêmica do plano de expansão e mensurar seu sucesso.

Como se pode ver, planejar uma expansão saudável envolve diversas etapas, desde a análise do mercado até a implementação de tecnologias eficazes. Todavia, no final, será possível atingir o objetivo desejado com maior rapidez e qualidade.

Agora entende como planejar uma expansão empresarial saudável, certo? Aproveite para nos seguir nas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn) e ficar sempre por dentro das nossas novidades. Vamos lá!

4 mitos sobre a implementação do Scrum que provavelmente você acredita que é verdade

Escrito por Braun em 19/01/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 4 mitos sobre a implementação do Scrum que provavelmente você acredita que é verdade

Cada vez mais o Scrum vem ganhando força e sendo reconhecido como o mais popular método ágil para gestão de projetos. A metodologia foi desenvolvida com base no manifesto ágil, combinando com uma joga de Rugby que inspirou seu nome.

Um dos principais focos do framework é isolar a equipe, trazer a agilidade para o gerenciamento de projetos, aumentando a velocidade e a mudança. Utilizado em diferentes companhias, o fremework surgiu no desenvolvimento de projetos de software, onde normalmente os projetos costumam sofrer um número maior de mudanças de escopo devido ao seu ambiente instável e mais dinâmico. Hoje o Scrum vem sendo utilizado em diferentes naturezas de projetos e gerando resultados favoráveis.

Mesmo com tantos benefícios, sabemos que adotar a metodologia não é uma tarefa fácil. Diferentes fatores precisam ser analisados antes de sua implementação. Existem muitos mitos pairando sobre a implementação do Scrum. Confira alguns deles:

1 – Não aceitamos escopo aberto

Muitos acreditam que com a adoção do Scrum não é mais necessário planejar datas de entrega e custos do projeto. Isso é um mito. É possível ter estimativas no Scrum, a grande diferença é a necessidade de mudança do modelo mental. Toda estimativa, seja de custo ou de prazo, por mais detalhada e realista que seja, ainda é uma estimativa, ou seja, possui uma margem de erro e fatores de incerteza associados.

Algumas abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos tentem a se proteger das mudanças, criando processos, às vezes complicados ou mesmo burocráticos, para tornar alto o custo da mudança.

Diferente desse padrão, os métodos ágeis tratam a mudança como parte natural do processo, onde a mudança e o aprendizado da equipe e do cliente levam a um produto final melhor. A equipe assume o compromisso com aquilo que vai realmente entregar e nada além disso. Conforme as entregas são realizadas com sucesso, o cliente vê o resultado e adquire confiança de que a equipe pode não se comprometer com tudo o que ele deseja, mas entregará aquilo com o que se comprometer. No inicio é difícil, pois nosso modelo mental está acostumado com o escopo fechado, no entanto com tempo percebemos como é bom trabalhar com objetivos realistas. Ao final, temos plena convicção que é melhor dizer não, do que a frustração de não alcançar os objetivos prometidos. Ainda assim, pode não ser aplicável para todos os tipos de projetos.

2 – Solução Tabajara de Gestão Projetos

Lembra do Seu Creysson que sempre chega com a solução para todos os seus problemas com um fantástico produto das organizações Tabajara? Não pense que o Scrum será assim. Não existe solução mágica! Saiba analisar os pontos positivos e negativos do método para sua organização e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos da maneira tradicional. Projetos onde o nível de incerteza é muito grande como desenvolvimento de novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, ou desenvolvimento de uma nova unidade de negócio são bons candidatos. Em cenários completamente opostos, onde existe muita formalização de contrato, extremamente sensível ao prazo e ao escopo, ou quando se trata de um projeto muito recorrente dentro da companhia, normalmente serão melhor gerenciados com uma abordagem mais conservadora seguindo o bom e velho PMBOK.

3 – Adeus Documentos

Já vi empresas da área de software criticarem o Scrum afirmando que a metodologia é uma bagunça e que não necessita documentar nada. Já vi o oposto também, onde a equipe de desenvolvimento ficou feliz por saber que a partir de agora não será mais necessário documentar o projeto pelo fato de ter adotado o Scrum.

O Scrum, na verdade é um método ágil de gestão de projetos, o que não quer dizer que exista restrições sobre a documentação do projeto ou qualquer outro tipo de restrição no que diz respeita a processos. Agora, independente do método adotado, o levantamento de requisitos, a análise de negócio, gestão de projetos, desenvolvimento (ou codificação), teste e documentação podem e devem sempre estar presentes. A grande diferença é que todas essas disciplinas / atividades são realizadas em ciclos menores (sprints), e de forma evolutiva (a cada rodada). No lugar de esperar entender e registrar tudo, fatiamos em parte — como diria o Capitão Nascimento.

4 – Viva o Caos

Sim é verdade que o Scrum possui raríssimos processos de controle e até as reuniões que na gestão convencional de projetos são intermináveis, na metodologia ágil são delimitadas e têm objetivos específicos. A reunião em pé foi concebida para durar 15 minutos e a responder a poucas perguntas (O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema te impedindo de realizar seu objetivo?). Mas isso não quer dizer desordem ou que a equipe viverá em meio ao caos. É muito importante que cada um dos poucos rituais do Scrum sejam religiosamente mantidos. Só assim conseguiremos que os resultados sejam mantidos no longo prazo, para que impedimentos sejam identificados e removidos, para que exista um canal aberto de comunicação constante entre o cliente e para que ocorra a evolução do próprio processo.

Depois que começamos a ver os resultados da metodologia costumamos dar uma relaxada em alguns processos. Aí tudo começa a funcionar como uma bola de neve, um dia não fazemos a reunião em pé e, sem perceber, aos poucos vamos abandonando elementos que sustentam a metodologia.

Por isso, mantenha a disciplina sempre. O Scrum não possui muitos processos de controle e mesmo as reuniões previstas têm objetivos muito bem definidos. A reunião diária foi desenhada para ser a mais objetiva e rápida possível (15 minutos no máximo).

Ainda assim, é importante garantir que os (poucos) processos sejam seguidos com o objetivo de manter os resultados a longo prazo, levantar e remover impedimentos, mantendo um canal de comunicação constante com o cliente, contribuindo para a evolução do próprio processo. Não caia nessa tentação, mantenha a disciplina.

E você? Já ouviu algum dos mitos mostrados neste artigo? Conte para gente!

Gestão de equipes remotas: como a tecnologia pode ajudar?

Escrito por Braun em 22/01/2018. Postado em Gestão. 2 comentários em Gestão de equipes remotas: como a tecnologia pode ajudar?

Fazer a gestão de equipes remotas é um grande desafio. Pontos como comunicação, liderança e carga cultural ganham peso extra, demandando um líder hábil que saiba contornar as adversidades e transformá-las em força motriz para o sucesso do projeto.

Todavia, essa é uma das maiores tendências para os próximos anos. Será cada vez mais comum lidar com equipes à distância. Não por acaso, segundo a Deloitte, 56% das empresas já estão reformulando seus processos de gestão de pessoas, transformando-os em digitais.

Pensando nisso, desenvolvemos este guia para você. Hoje, vamos entender um pouco mais sobre gestão de equipes remotas e descobrir como a tecnologia pode ser aplicada para facilitar o dia a dia e melhorar os resultados. Continue a leitura!

Conceito de equipe remota e os principais desafios na gestão

É muito comum gerenciar equipes que estão reunidas em um mesmo local, passando instruções sobre o que deve ser feito e como deve ser feito. Entretanto, o grau de dificuldade aumenta quando os profissionais estão espalhados pelo mundo.

Resumidamente, uma equipe remota é aquela que trabalha em prol de um mesmo objetivo, mas que não compartilha o mesmo ambiente físico. Logo, há a necessidade de reuniões online, conversas por telefone e a aplicação de outras tecnologias específicas.

Um dos primeiros desafios a serem superados é a comunicação, que não é mais presencial. É preciso identificar canais que se adaptem ao perfil dos integrantes do time, além de levar em consideração questões como o fuso horário. Se um integrante estiver em São Paulo e outro no Pará, de outubro a fevereiro, há uma diferença de uma hora.

Dependendo da proximidade física com o líder da equipe, segundo pesquisa, é comum que os integrantes também tenham uma percepção diferente da estrutura de poder. Ou melhor, enquanto alguns podem se sentir ignorados outros podem sentir que fazem todo o trabalho.

Outro ponto que merece destaque é a carga cultural dos integrantes do time, especialmente se pertencerem a países diferentes. É possível que posturas naturais de alguns funcionários tornem-se ofensivas para outros, culminando em conflitos ao longo do projeto. No Japão, por exemplo, evita-se usar o número 4 nos projetos, medo chamado de tetrafobia.

Primeiros passos para trabalhar com equipes remotas

Por essa razão, é importante que o gestor de equipes remotas conheça muito bem o seu time, entendendo seus pontos fortes e fracos. Assim, é possível agir com mais eficácia e extrair grandes resultados, aproveitando cada peculiaridade em benefício da empresa.

Em primeiro lugar, é preciso optar por uma comunicação mais fluida, garantindo que ninguém se sinta excluído. Para tanto, será preciso contar com a ajuda das ferramentas certas, assunto que será discutido no próximo tópico. Além disso, é preciso dar “voz” aos profissionais, permitindo que se expressem e entrem em contato com demais integrantes.

Também deve-se disseminar o conceito de equipe de trabalho, mostrando que, apesar de não estarem em um mesmo ambiente físico, todos estão em busca dos mesmos resultados. Isso pode ser facilitado ao desenvolver um propósito claro, um “por que” para todo o trabalho. Dessa maneira, o gestor terá mais eficiência e eficácia ao liderar sua equipe remota.

Vantagens da tecnologia na gestão de equipes remotas

O trabalho remoto tem se popularizado graças aos avanços tecnológicos. Há algumas décadas, seria impossível imaginar equipes remotas trabalhando na proporção atual, afinal, não existiam ferramentas compatíveis para auxiliar esse processo. Hoje, no entanto, é possível fazer tudo à distância: mensurar resultados, definir o workflow e até mesmo premiar. Confira os benefícios:

Aumento da produtividade da equipe

De modo geral, parte do ambiente de trabalho é improdutivo. Ao entrevistar 32 mil profissionais, a Microsoft descobriu que ao menos 17 horas semanais são desperdiçadas. Nas equipes remotas, que trabalham em home office ou em espaços compartilhados, é possível que esse número seja ainda maior, culminando em falta de produtividade.

Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada. Com a ajuda do sistema correto, é possível avaliar as entregas de cada membro do time, identificando se estão ou não de acordo com o esperado. Além disso, é possível acompanhar as métricas e indicadores-chave de desempenho, proporcionando uma visão holística ao gestor do projeto.

Melhoria na comunicação intergrupal

Como dito, a comunicação é um dos elementos mais importantes para a gestão de equipes remotas. Com diálogos claros é possível direcionar, informar, motivar e extrair novas ideias dos integrantes. Segundo relatório do Towers Watson, empresas que investem em comunicação obtém um retorno — ROI — até 47% superior que outras empresas.

As atuais tecnologias permitem que a comunicação em um projeto aconteça de forma descendente, isto é, dos líderes para os seus liderados. E mais, também empodera os liderados, permitindo que tenham voz ante a alta administração. Logo, todos permanecem alinhados.

Facilidade no desdobramento de metas

As equipes remotas estão vinculadas à empresa e devem contribuir para o alcance de metas genéricas da organização. Todavia, nem sempre é fácil desdobrar objetivos maiores em pequenos resultados, muito menos comunicar isso aos integrantes da equipe remota. Esse é outro desafio que pode e deve ser vencido com a ajuda da tecnologia.

Com um bom sistema, tem-se mais facilidade em criar objetivos e metas, bem como compartilhá-los com os subordinados, mantendo-os alinhados. Os dados podem ser visualizados em painéis de controle com interfaces limpas e didáticas, facilitando o entendimento. Assim, é possível agir estrategicamente e alcançar conquistas exponenciais.

Otimização gestão dos integrantes da equipe

Definir papéis e responsabilidades em equipes remotas é um grande desafio, afinal, alguns profissionais podem sentir que trabalham mais do que outros. Por essa razão, é preciso ter clareza sobre as funções, responsabilidades e resultados que devem ser entregues por cada integrante.

O sistema não só ajuda a definir esses pontos, como também dispara alertas informando o que e como dever ser feito. Dessa maneira, fica mais fácil e eficaz realizar a gestão da equipe, mantendo todos informados sobre as tarefas diárias. Além disso, com a tecnologia correta, é possível, inclusive, visualizar as atividades dos membros da equipe.

Fazer a gestão de equipes remotas é um desafio diário. Para vencê-lo, é preciso contar com a tecnologia correta, tais como: software de gestão de projetos, canais de comunicação e sistemas de desdobramento de metas. No final, grandes resultados poderão ser alcançados, beneficiando equipe e empresa como um todo.

Gostou do conteúdo? Aproveite para continuar aprendendo. Confira nosso artigo sobre planejamento de equipes, nele falamos sobre definição de regras e metas alcançáveis. Você vai gostar!

Saiba o que é backlog e como estipular tempo para cada um

Escrito por Braun em 24/01/2018. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba o que é backlog e como estipular tempo para cada um

Para quem trabalha com atividades ligadas à Tecnologia da Informação, o conceito de backlog não pode ser uma novidade. Então, se você ainda não o conhece, está na hora de descobrir o que é backlog!

Você precisará do backlog como ferramenta auxiliar para garantir que um determinado projeto está sendo desenvolvido e aprimorado de maneira consistente, especialmente em relação ao cumprimento dos prazos. Desta forma, acaba sendo um forte aliado para o sucesso dos projetos de sua empresa. Neste post, você vai entender como utilizá-lo da melhor maneira. Vamos lá?

O que é backlog

Se você buscar o termo na internet, vai encontrar diversas definições, com algum grau de similaridade entre si. Mas o que é, realmente, backlog (especialmente para uma PME que não atua, necessariamente, com TI)?

Basicamente, o backlog corresponde a um registro ou histórico de requisições. Essas requisições, via de regra, partem do próprio cliente, embora também possam ser internas. Como o registro inclui a data da requisição, ele permite controlar a quanto tempo cada uma das entradas está em aberto.

Como você deve imaginar, não é nada bom ter requisições em aberto, não atendidas, durante muito tempo. Isso afeta negativamente a satisfação do cliente e, portanto, o sucesso do seu projeto. Seu objetivo, portanto, deve ser “limpar” o backlog rapidamente.

Como estipular o tempo de um backlog

Agora que você já sabe o que é um backlog, vamos passar para a próxima questão, que também é muito importante: Como lidar com o tempo necessário para atender a cada entrada constante no backlog de um projeto? Será que basta atender um por um, em ordem cronológica?

A resposta, como você pode imaginar, é não.

Se o cliente ‘A’ fizer uma solicitação hoje e o cliente ‘B’ fizer outra amanhã, a solicitação do ‘A’ será a mais antiga. Pela lógica, já que ter requisições em aberto durante muito tempo é um indicador negativo, você até deveria atender ao cliente ‘A’ primeiro.

O problema é que a solicitação do ‘A’ pode ser muito complexa ou implicar um volume muito grande de trabalho — muito maior do que a do ‘B’. Se você tentar seguir a ordem cronológica neste caso, vai criar um gargalo no seu fluxo de trabalho, atrasando todas as próximas solicitações, que poderiam ser mais simples e rápidas de resolver.

Em resumo, para lidar adequadamente com um backlog, é preciso analisar cada entrada no registro e estipular o tempo necessário para atendê-las.

Em seguida, você verá algumas dicas para manejar a “limpeza” do backlog de um projeto.

Organização

A primeira dica é organizar o backlog. Se você ainda não fez isso, é melhor começar!

As requisições externas e internas podem estar espalhadas por aí, e você precisa reuni-las e colocá-las em ordem cronológica, que é o nosso ponto de partida.

Entenda que as requisições podem chegar por diversas vias, especialmente quando estamos falando daquelas feitas por clientes. Ele pode enviar sua solicitação por e-mail, por telefone, ou registrá-la pessoalmente no setor de atendimento da sua empresa.

Cuidado para não perder ou esquecer requisições de clientes, deixando-as em aberto até que comecem a surgir reclamações.

Estimativa de esforço

A segunda dica é estimar o esforço que será necessário para atender a cada requisição. Esse esforço está ligado a dois elementos que já mencionamos anteriormente: Complexidade e volume de trabalho.

Você pode até mesmo criar uma escala, combinando estes dois elementos, para pontuar cada entrada do backlog. Veja um exemplo:

grande complexidade: G
grande volume de trabalho: G
média complexidade: M
médio volume de trabalho: M
pequena complexidade: P
pequeno volume de trabalho: P

De acordo com essa escala, a ordem ideal seria:

primeiramente, as requisições pontuadas como PP, PM e PG;
depois, as requisições pontuadas como MM ou MG;
somente por último, aquelas pontuadas como GG.

O uso desta estratégia permite que você deixe de lado a ordem cronológica por um momento, para atender às requisições que podem ser completadas mais rapidamente. Mas, é claro, isso não significa que você deve se esquecer de requisições maiores que estão em aberto há mais tempo.

Prioridades

Estabelecer prioridades também é muito importante para lidar com o tempo das requisições em seu backlog. Além de considerar o esforço que será necessário para “fechar” determinada entrada do registro, pense também no retorno que será obtido a partir de sua realização.

Uma excelente dica é analisar qual será o impacto daquela ação sobre outros clientes, além do próprio cliente que fez a solicitação. Se uma determinada ação puder aumentar o nível de satisfação dos clientes em geral, então vale a pena priorizá-la. Por outro lado, se ela é muito específica para o cliente que a requisitou, então seu grau de urgência será menor.

Etapas para completude

Muitas requisições não podem ser completadas de uma única vez. Se você trabalha com metodologia de desenvolvimento ágil, digamos que elas não podem ser completadas em um único Sprint, por exemplo. Nesse caso, faz toda a diferença estimar quantas etapas seriam necessárias para completar a requisição.

Em alguns casos, pode valer a pena iniciar o atendimento de uma requisição e, depois, colocá-la em hold. Assim, você apresenta progresso ao cliente mas não fica preso àquela tarefa, e pode começar a atacar outras requisições mais simples.

Desvio do projeto

A última dica é tomar cuidado com requisições tão grandes que podem, na realidade, exigir que algumas pessoas se desviem das atividades principais do projeto.

Como a origem de muitas requisições é o cliente, ele não é obrigado a entender a estratégia e as metas da sua empresa quando propõe alguma alteração ou o acréscimo de uma funcionalidade. Ou seja, ele pode fazer solicitações totalmente fora de escopo.

Cabe a você, enquanto gestor, e à sua equipe, determinar quando uma entrada do backlog simplesmente não faz sentido ou não pode ser compatibilizada com o fluxo de trabalho principal do projeto.

Neste post, você viu o que é backlog e como estipular tempo para cada item presente no backlog de um projeto. No meio do caminho, falamos bastante sobre fluxo de trabalho. Então, que tal aproveitar o ritmo para ler um pouco mais? Confira nosso post sobre gargalos e como eliminá-los!