É fundamental empregar metodologias para a gestão de projetos e da empresa como um todo. Ao mesmo tempo, não é necessário se dedicar apenas a opções complexas, pois há escolhas práticas e funcionais. Um dos exemplos é a planilha 5W2H, baseada em sete perguntas simples.

Ao executar essa planilha, a empresa tem uma ferramenta completa para cuidar de ações específicas, mantendo controle, visibilidade e excelente comunicação. Mas para que todos esses efeitos sejam consolidados, ela precisa ser estruturada corretamente e no momento adequado.

Veja neste artigo tudo o que você deve fazer a fim de consolidar uma excelente utilização de uma planilha 5W2H.

Quando usar a planilha 5W2H?

Acima de tudo, uma planilha 5W2H é uma ferramenta que dá sustentação ao plano de ação. Com isso, ela é empregada em qualquer momento que peça uma abordagem ativa do negócio. Se a intenção é estruturar o crescimento do empreendimento, por exemplo, a planilha pode ser usada. Em questões como ampliação da competitividade, realização de investimentos e até no começo da empresa, seu uso também é indicado.

Por ser uma ferramenta muito simples, ela é utilizada em várias questões do empreendimento, atendendo às diversas exigências de momentos específicos. Inclusive, ela é empregada com sucesso em projetos. Assim, é elaborada para cada ação exigida para a conclusão de uma etapa, sendo desmembrada conforme a necessidade.

Isso auxilia, até mesmo, a execução de metodologias ágeis de projeto, além de melhorar o controle e a comunicação. Como resultado, os resultados consolidados são muito favorecidos e obtidos com maior facilidade.

Por que ela é importante?

O fato de essa planilha não exigir uma abordagem muito técnica faz com que ela seja uma ótima escolha para qualquer empresa, em diferentes momentos. A sua versatilidade, portanto, garante uma grande facilidade de uso.

Outro ponto importante é que ela favorece a colaboração, e pode ser elaborada e acompanhada em conjunto, permitindo que a atuação seja integrada e com maiores chances de sucesso. Além de tudo, é um elemento que ajuda a reduzir custos, a aumentar a eficiência e a garantir melhor qualidade, dependendo dos interesses. Com isso, trata-se de um ponto que fortalece a gestão, sem dificultar o processo.

Como estruturar essa planilha?

A planilha 5W2H segue uma metodologia específica, baseada em perguntas e respostas que dão uma visão completa da etapa. Ao responder a cada uma das questões, é estabelecido um passo em direção ao objetivo de atuação.

Para melhorar a capacidade dessa planilha, o ideal é começar reunindo o time. Para um projeto, por exemplo, vale a pena ter os principais responsáveis e envolvidos para desenvolver essa planilha. Uma boa sessão de brainstorming aumenta a robustez desse elemento e ajuda a criar uma atuação mais estratégica. A partir disso, a elaboração da planilha passa pela resposta das seguintes questões:

O quê? (What?)

O objetivo principal com a ação é a primeira pergunta a ser respondida nessa metodologia. É fundamental estabelecer claramente o que deve ser feito para que a planilha seja usada com sucesso. É o caso de definir o interesse no aumento das vendas, na diminuição dos custos ou na ampliação da lucratividade. Cada objetivo dará origem a uma nova planilha.

Onde? (Where?)

Essa questão refere-se ao local ou setor da empresa em que essa ação acontecerá. Apesar de a atuação ser progressivamente integrada, é fundamental ter visibilidade sobre qual é a área mais afetada. Buscar melhorar a taxa de entrega, por exemplo, faz com que a logística seja a área da empresa onde as modificações acontecerão.

Por quê? (Why?)

Qualquer ação ou investimento de um negócio tem que ser justificado. Isso garante que as atuações tenham sempre um cunho estratégico, permitindo o melhor aproveitamento de recursos — humanos, técnicos e financeiros.

Assim, o objetivo deve ter o apoio de uma justificativa. Ações de diminuição de custos, por exemplo, são justificadas pela possibilidade de aumentar a competitividade, de ampliar a margem de lucro e de diminuir os riscos.

Quando? (When?)

Para garantir a eficiência e a produtividade, as ações devem seguir um cronograma. Desse modo, é possível evitar atrasos ou a perda de timing, ao mesmo tempo em que tudo é feito no momento certo. Assim, as metas devem vir acompanhadas de prazos e/ou períodos de atuação. Para exemplificar, isso tem a ver com definir que o aumento de receita de 10% deve acontecer em seis meses.

Quem? (Who?)

Definir responsáveis pelo processo é fundamental, garantindo que todas as questões sejam assumidas corretamente. A delegação de tarefas, portanto, é parte crucial no alcance de objetivos. Na planilha 5W2H, estipule quem será o responsável por determinada ação. Pode se tratar de uma só pessoa, como um líder ou profissional específico, ou de toda uma equipe.

Como? (How?)

Para que tudo saia conforme o esperado, a execução de tarefas precisa seguir parâmetros específicos. Quanto mais bem definidos eles estiverem, melhor é o controle e maior é a praticidade.

Desse modo, a metodologia determina que deve ficar explícito como as tarefas serão executadas. No caso da redução dos custos, é possível estabelecer como métodos a maior conscientização sobre o uso da energia, a troca do serviço de telefonia e a diminuição dos desperdícios.

Quanto? (How much?)

Toda ação na empresa tem um gasto — se não for de dinheiro, é, no mínimo, de tempo. Portanto, é fundamental saber quanto uma etapa custa até mesmo para se antecipar à questão do retorno de investimento. Assim, é preciso responder quanto custa cada tarefa. Se for necessário contratar um serviço ou profissionais, esse será o valor abordado.

Imagine que o objetivo é aumentar as vendas e, para isso, um dos métodos é realizar uma campanha de marketing. Nessa parte da planilha, devem estar incluídos todos os custos com essa abordagem.

Também é viável incluir elementos de acompanhamento na planilha 5W2H, embora eles não integrem a metodologia “original”. Com algumas métricas, como porcentagem concluída de determinada tarefa, é possível acompanhar a etapa com maior facilidade.

Vale ressaltar que, quando é aplicada a projetos, essa abordagem pode ser associada a metodologias tradicionais, maximizando o potencial da gestão e da equipe.

Para obter o melhor dessa ferramenta, aproveite e veja como usar o 5W2H, inclusive para melhorar a sua produtividade.

Um grande desafio para as empresas é a criação de dashboard para gestão de projetos e possibilitar que diferentes setores consigam acompanhar a evolução dos resultados segundo as metas estabelecidas e objetivos traçados.

Nesse sentido, uma ótima solução para resolver esse empasse na criação de um dashboard que permita o monitoramento dos resultados. Essa ferramenta reúne informações consolidadas por um período específico ou até mesmo em tempo real, de fácil entendimento e interpretação.

Muitos gestores e empreendedores a utilizam para conferir e analisar o status de diferentes vertentes do negócio que auxiliarão no processo decisório. Neste post, você poderá conferir como um dashboard para a gestão de projetos pode ajudá-lo na tomada de decisões em sua empresa. Acompanhe!

O que é um dashboard?

Dashboard é um termo inglês, que significa painel de bordo, mas que também é chamado de painel de indicadores. Ou seja, dashboard é uma ferramenta de exibição visual de dados que apresenta o status atual das métricas e indicadores de uma empresa, por meio de gráficos e tabelas, facilitando a compreensão das informações geradas.

A ferramenta permite o monitoramento simultâneo de um grande número de informações, facilmente visualizadas em uma única tela. As principais características de um dashboard incluem a capacidade de apresentação inteligente em tempo real a partir de diversas fontes e uma interface personalizável.

Existem várias formas de apresentar informações, contudo, o formato visual simplifica o entendimento de como está o andamento dos resultados, permitindo que qualquer pessoa possa interpretar a informação, desde C-levels até estagiários.

O dashboard exprime um conjunto de especificidades próprias que, atualmente, caracterizam o seu conceito:

• é um instrumento essencial de apoio a tomada de decisão;
• expõe rapidamente os principais indicadores de uma empresa, área, setor, projeto etc.;
• apresenta informação em uma única tela;
• possui uma apresentação gráfica simples, objetiva e dinâmica;
• utiliza técnicas de design para dar maior eficácia na transmissão da informação;
• combina diferentes fatores sobre distintas perspectivas expondo relações que seriam difíceis de reconhecer se analisados separadamente;
• deve possibilitar a interação entre as informações e quem as analise (selecionar, segmentar, customizar, aprofundar etc.).

Como o dashboard auxilia na gestão de projetos?

Em um cenário com competitividade acirrada, clientes exigentes, margens de lucro menores e avanços tecnológicos constantes, a execução de projetos deve ser certeira, uma vez que tudo tem que acontecer em um prazo menor e com menos recursos financeiros.

Gerenciar bem os projetos — seja o lançamento de um produto, a readequação de um processo produtivo, a abertura de uma nova filial ou a implantação de uma nova tecnologia — tornou-se não somente um diferencial competitivo para as empresas, mas, sobretudo uma questão de sobrevivência, já que o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de resultados.

Assim sendo, o dashboard é criado para que os gestores e empresários possam ter acesso de forma sistemática às informações mais relevantes sobre o desempenho e a evolução de um projeto. Esse acesso permite o controle de prazos, custos, riscos, de recursos humanos, contratações etc.

Outro ponto muito importante diz respeito à concentração dos esforços e o foco nas informações que realmente são relevantes para a gestão dos projetos, como o tratamento de inconsistências ou demandas que necessitam de atenção imediata.

Uma vez que o painel concentra as informações — até mesmo realizando cruzamentos com outras fontes de dados — proporciona flexibilidade e versatilidade nas consultas e reduz automaticamente o tempo para a realização dessas tarefas. Desse modo, é possível direcionar os esforços estrategicamente para se dedicar ao que é de fato relevante e precisa ser aprimorado.

Por que um dashboard ajuda na tomada de decisões?

A tomada de decisões precisa ser fundamentada em uma análise de dados e informações correta. Por isso, devem estar reunidos e centralizados de maneira segura e prática, visando facilitar a gestão do negócio.

Todas as informações que constam na base de dados de uma companhia não serve de grande propósito se não forem apresentadas aos responsáveis pelo processo decisório de maneira clara e objetiva.

Logo, um dashboard bem elaborado cumpre a missão de reunir e centralizar todas as informações importantes sobre os projetos, o status das tarefas desenvolvidas, os recursos disponíveis, atividades previstas, prazos estabelecidos etc. e auxiliará os responsáveis pela empresa, por uma área, por um determinado setor ou, simplesmente, por um projeto.

Assim, Numa mesma empresa podem coexistir diferentes dashboards aplicados em diferentes níveis da organização. Ele deve ser implementado sempre que existir a necessidade de monitorizar. E seguramente é um instrumento imprescindível para transmitir os principais números e resultados do desempenho da atividade organizacional.

Como criar um dashboard eficiente?

Como já mencionado, o objetivo dos dashboards é possibilitar o monitoramento dos resultados de uma organização por meio de diversos indicadores. Porém, Para chegar a esse nível é necessário responder algumas perguntas fundamentais para ter as respostas desejadas. Se você não souber o que perguntar, também não será possível elaborar um dashboard verdadeiramente útil e eficiente.

Para elaborar as perguntas corretas, é essencial compreender as reais necessidades da companhia e definir as métricas de indicadores chave de desempenho (KPIs) para acompanhamento. É preciso ter me mente que em um primeiro momento, não serão elaboradas perguntas perfeitas, pois as circunstâncias para alcançar o objetivo podem mudar a cada momento, sendo isso determinante para as próximas etapas.

Com a definição das métricas de acompanhamento — ou seja, os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos alcançados — fica bem mais fácil seguir para a próxima fase na criação de um dashboard.

O layout visual dos dados e informações apresentados pode ser considerado uma grande vantagem do painel. Geralmente, os gráficos são usados para representar as informações, por serem de fácil leitura e interpretação. O principal aspecto de um painel de indicadores deve estar concentrado na sua capacidade de comunicar a informação de maneira rápida e eficiência.

Ao pensar em elaborar um dashboard, é preciso considerar também a utilização de técnicas e conceitos de experiência do usuário para criar uma visualização de simples compreensão para os diversos tipos de públicos que farão uso das informações diretamente ou indiretamente.

Para não errar no painel de indicadores é fundamental fazer as perguntas a seguir:

Qual informação a empresa quer evidenciar?

Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. Portanto, pense desde o princípio quais informações são mais importantes e precisam ser evidenciadas.

Se muitas informações são visualizadas ao mesmo tempo, pode causar confusão e é passível a tomada de decisões erradas. Mesmo que as informações sejam separadas em outros painéis, não contribuirá de maneira efetiva.

Qual a melhor forma para receber a informação?

Levando em consideração a experiência do usuário, pense na melhor forma para que todos recebam a informação. Em alguns casos, a visualização em texto é melhor aplicável que gráficos. Por haver essas particularidades com as informações, é preciso buscar a melhor maneira de visualizar uma informação, tendo como princípio fundamental a tomada de decisão rápida e acertada.

Quanto tempo a informação leva para ser explicada?

Existe uma premissa para a visualização de um dado. De acordo com essa teoria, se levar mais de 15 segundos para explicar como ler uma informação, possivelmente, existe outra maneira mais eficiente de fazê-lo.

Isso, é claro, depende muito de cada pessoa, porém, se a explicação de como ler uma informação demorar mais do que 30 segundos, reflita e analise melhores formas de apresentá-la.

Quais decisões podem ser tomadas com essa informação?

Ao elaborar um dashboard, pense que, se não é possível tomar uma decisão com a informação apresentada, ela está apenas ocupando espaço no painel. Atente-se a esse princípio, ao contrário o dashboard perderá todo o seu propósito.

Outro ponto importante está relacionado ao quanto a decisão impactará em seus resultados. Por isso, defina as informações que serão evidenciadas com prioridade, baseando-se no quanto ela impacta nos resultados em uma tomada de decisão.

Quais os principais pilares para a criação de um dashboard?

Para criar um dashboard, que seja de fato eficiente é necessário também considerar os três pilares fundamentais:

• qualidade dos dados – Isto é, as informações devem ser oriundas de fontes confiáveis, organizadas e homologadas para aquele determinado fim. Os painéis de indicadores mais eficazes e eficientes têm dados atualizados em tempo real;
• facilidade de acesso – os painéis devem ser acessados facilmente por notebooks, monitores ou televisores de acompanhamento, assim como por dispositivos móveis como smartphones e tabletes;
• design – o layout deve ser apresentado de forma clara e objetiva, com bons gráficos e corretos padrões de cores.

Dessa forma, os dashboards para a gestão de projetos tornam-se importantes ferramentas de gerenciamento empresarial.

Como uma solução tecnológica pode otimizar o dashboard?

Um software de gestão de projetos com interface simples que agregue como principal funcionalidade o dashboard permite implementar o conceito Business Activity Monitoring (BAM), expressão do Inglês que significa Monitoramento de Processos de Negócio.

Assim, ao passo em que as informações vão sendo inseridas, o sistema reuni as informações, realiza o seu cruzamento delas e o painel de indicadores é atualizado em tempo real, evitando erros por inserção manual e aumentando a celeridade na tomada de decisão.

Além disso, contar com uma ferramenta tecnológica que garante a integração e cruzamento das informações, otimiza o compartilhamento de metas e resultados, possibilitando o acesso rápido e simples para toda a equipe. Dessa forma, atingir os objetivos fica bem mais fácil e o trabalho da equipe se torna ainda mais eficiente.

O que não fazer em um dashboard?

A criação de um dashboard exige alguns cuidados para que ele não se torne uma ferramenta obsoleta e inútil. Segue abaixo algumas dicas do que não fazer quando da elaboração de um dashboard:

• não deixe de estabelecer o objetivo de um dashboard – sem um objetivo definido a ferramenta perde sua funcionalidade;
• não deixe de determinar o público-alvo do dashboard – ao definir quem consumirá as informações transmitidas fica muito mais fácil desenvolver o painel e escolher as informações necessárias;
• não insira muitas cores – as cores são importantes, porém precisam dar um visual agradável;
• não adicione muitos efeitos visuais – muito efeitos podem estressar os usuários e comprometer a eficácia da ferramenta;
• não utilize imagens desnecessárias – muitas imagens podem deixar o painel confuso tirando o foco e desviando a atenção dos usuários;
• não trabalhe com dados e informações irrelevantes ou desnecessárias – foque no principal objetivo do dashboard e no seu público-alvo para não comprometer as tomadas de decisões;
• não use gráficos inadequados – repetir o mesmo formato de gráfico fica cansativo, além de não refletir todos os tipos de resultados a serem apresentados;
• não utilize barra de rolagem nos painéis – o ideal é ter todas as informações disponíveis em uma única tela.

Todas essas observações são fundamentais para construir um dashboard que atinja sua principal função que é a de fornecer o acesso aos dados e informações dos processos de forma conclusiva, auxiliando gestores, coordenadores e supervisores de equipes que executam os processos.

Com quem compartilhar o dashboard?

Com o objetivo de cumprimento das metas, bem como os resultados é fundamental que os indicadores sejam compartilhados com toda a equipe que deve ser envolvida para melhor desempenhar suas atividades.

Os dashboard são customizáveis e devem atender as peculiaridades do negócio ou projeto. É preciso levantar e considerar as necessidades de cada área, quais os indicadores devem ser acompanhados e quais informações são de uso comum para que seja elaborado um painel que possa ser compartilhado e atender a todos.

A utilização de dashboards podem trazer ganhos significativos para as empresas, uma vez que neles podem ser refletidos todos os indicadores que contemplam o desenvolvimento e os resultados de uma organização.

Eles permitem, ainda que as companhias possam estruturar sua fonte de dados para que o processo de trabalho de gerar informações seja completamente confiável para utilização.

Gestores e lideres conseguem de maneira prática, ágil e móvel analisar as informações que refletem se os resultados estão sendo obtidos ou não o que é imprescindível para tomadas de decisão acertadas.

E então, gostou desse conteúdo? Ele foi esclarecedor? Quer entender ainda mais sobre esse assunto? Confira também o nosso post Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos!

Se existe uma tarefa que dificulta o trabalho de qualquer gestor de projetos, é o constante desafio de apresentar ao departamento financeiro a viabilidade das estratégias que estão sendo implementadas no negócio.

Além disso, a responsabilidade de estar à frente da tomada de decisões em uma empresa é muito grande, já que o menor equívoco pode gerar resultados catastróficos. Por isso, é imprescindível que o profissional da área de gestão tenha parâmetros confiáveis em que possa basear as suas ações.

Neste contexto, indicadores secundários, como KPIs comportamentais, têm um papel fundamental dentro do gerenciamento de um projeto. Eles permitem que os gestores obtenham informações sólidas e precisas em todas as etapas.

Continue a leitura do artigo para entender a relevância dessas ferramentas e como elas ajudam a otimizar a tomada de decisões!

O que são KPIs comportamentais?

Key Performance Indicator (ou, como é mais conhecida, KPI) é uma ferramenta de mensuração de desempenho muito utilizada por departamentos responsáveis por decisões estratégicas para o negócio, como vendas e marketing.

Essas ferramentas servem para medir a performance dos processos de uma empresa e, com base nessas informações, oferecer auxílio para que ela atinja todas as suas metas com efetividade.

Profissionais responsáveis pela gestão do empreendimento, como líderes de equipes de vendas, executivos e gestores de marketing também utilizam KPIs para se comunicar com os demais colaboradores da empresa durante todas as etapas do desenvolvimento de um projeto.

Já os KPIs comportamentais, ou indicadores secundários, são recursos essenciais para que a empresa mensure o desempenho dos colabores e a eficiência de suas tarefas dentro do ambiente corporativo. Essas métricas também atuam na prospecção de clientes e em ações de marketing, com o intuito de gerar leads. Basicamente, eles ajudam a alinhar os esforços às estratégias para alavancar os resultados.

Resumindo, os KPIs comportamentais apontam resultados, quantificam o desempenho dos profissionais de forma precisa e permitem que os funcionários entendam o valor de suas atividades e como elas têm influência direta no sucesso da empresa.

O que são indicadores secundários?

Para os profissionais que acompanham o desenvolvimento de projetos, sendo responsáveis pela tomada de decisões estratégicas, os indicadores secundários têm um importante papel como métricas de perfomance, considerando que esses profissionais precisam trabalhar de forma constante e precisa com a análise de dados.

Como foi dito no tópico anterior, os indicadores secundários dão suporte às informações obtidas pelos KPIs primários, otimizando a sua eficiência. Eles aumentam a perspectiva das estratégias dos gestores, de forma que seja possível saber o que está e o que não está funcionando nas etapas de um projeto.

Qual é a relevância dos indicadores secundários em um projeto?

É por meio dos indicadores secundários que os líderes de um projeto obtêm as suas bases para realizar uma análise de dados minuciosa. É também a partir deles que são tomadas decisões sobre importantes mudanças de atuação, caso os resultados indiquem um cenário inferior ao esperado. Dessa forma, é evidente que essas ferramentas têm grande relevância para os departamentos de marketing e vendas.

A capacidade de mensurar os resultados e o desempenho das ações estratégicas é fundamental para a empresa, pois a utilização dessas ferramentas de inovação em um projeto suprem as necessidades de visualização de metas para cada ação.

Além disso, quando relacionados aos objetivos da empresa, os indicadores secundários podem apontar as possíveis falhas de execução, gargalos e pontos que precisam ser melhorados para otimizar a produtividade do negócio como um todo.

Como os indicadores secundários podem auxiliar a tomada de decisões?

Apontamento de relevância do projeto

Como ferramentas de métricas de resultados, é importante que os KPIs secundários mostrem a viabilidade do caminho que o projeto está seguindo e se as medidas necessárias para que ele atinja seus objetivos estão sendo tomadas.

Auxílio para melhores decisões

Para provar a sua eficiência na logística da empresa, os indicadores secundários devem oferecer auxílio para que os gestores tomem as melhores decisões estratégicas.

Como mensurador de desempenho, esta ferramenta deve não somente apontar números e dados como também indicar soluções práticas e aplicáveis ao cotidiano operacional.

Periodicidade

Independentemente de qual seja o segmento em que a empresa atua, tempo sempre estará associado a produtividade e, consequentemente, a lucratividade. Isso significa que um indicador de performance, ainda que secundário, deve proporcionar informações aos gestores que permitam o entendimento sobre a periodicidade dos processos.

Em outras palavras, a ferramenta deve apresentar informações que permitam que a equipe calcule o tempo de conclusão necessário para cada tarefa, além de ampliar a visão sobre o período total de duração do projeto.

Quais são os indicadores secundários em uma estratégia de marketing?

Na posição de gestor ou supervisor de projetos, o profissional deve acompanhar de perto o desenvolvimento de cada estratégia e, é claro, os resultados obtidos por cada ação.

Portanto, os indicadores secundários devem informar e apresentar a efetividade dos testes de gerenciamento, ou seja, se as ações estão no caminho certo para que a empresa alcance seus objetivos comerciais.

Dentre os principais recursos que podem servir como indicadores secundários de performance, podemos citar:

• assinantes da newsletter;
• visitantes recorrentes do blog, site ou e-commerce;
• custo por lead em cada estágio do funil;
• custo por visitante;
• assinantes do blog;
• índice de tráfego orgânico;
• origem do tráfego — pago, direto, redes sociais, orgânico, e-mail, entre outros;
• preço médio por transação.

Vale lembrar, ainda, que os indicadores secundários devem justificar os KPIs primários, mostrando como os resultados almejados podem ser atingidos, fornecendo informações relevantes para os gestores e facilitando todos processos cotidianos.

Como mensurar indicadores secundários na prática?

O objetivo de qualquer negócio, independentemente de qual seja o seu setor de atuação, é gerar leads, correto? Para isso existem eficientes estratégias de marketing de conteúdo, que têm se propagado entre empreendimentos de todos os portes.

Primeiramente é preciso definir os KPIs — neste contexto, podemos citar os leads como um KPI primário, e o seu gerenciamento como um KPI secundário. Para mensurá-lo, é necessário decidir quais serão os recursos utilizados para basear suas métricas.

Por exemplo, se você pretende gerar leads utilizando o blog, é necessário que exista tráfego, certo? Então é correto afirmar que o tráfego total será o seu indicador secundário.

Para finalizar, lembre-se de que uma estratégia de marketing de conteúdo eficiente será capaz de aumentar os índices de acesso orgânico do site e do blog, por meio de suas postagens destinadas ao público-alvo do negócio.

Agora que você já sabe como os indicadores secundários podem ajudar a mensurar KPIs comportamentais, compartilhe este conteúdo com os seus amigos e familiares nas redes sociais!

Os desafios na gestão de projetos podem surpreender um profissional despreparado e que não acompanha as novidades do mercado. Como a concorrência está cada vez mais acirrada, é preciso conhecer muito bem as estratégias e técnicas que existem para a gestão de projetos, como a metodologia ágil e a metodologia tradicional.

Alguns gestores acabam tomando decisões equivocadas por causa da pressão por resultados e a falta de conhecimento. Então, é muito importante conhecer essas técnicas e os benefícios que elas proporcionam para o seu negócio.

Por isso, no nosso post de hoje, vamos explicar quais são as características desses conceitos e suas respectivas vantagens. Além do mais, mostramos como você pode utilizá-las em sua rotina de trabalho. Continue sua leitura e aproveite!

Como funciona a metodologia ágil?

A metodologia de projetos é o conjunto de técnicas e habilidades que orienta e guia o processo de planejamento, execução, monitoramento e obtenção de resultados. Os métodos ágeis são baseados no trabalho colaborativo, em que todos são responsáveis pelo sucesso do negócio.

Com equipes mais enxutas, é possível criar um time engajado e pronto para propor soluções com mais autonomia e confiança. Além do mais, há uma redução da passagem de demandas de mão em mão, fazendo com que as atividades sejam mais dinâmicas e eficientes.

A metodologia ágil também é caracterizada por entregas incrementais que funcionam em ciclos iterativos. Essas entregas rápidas garantem a qualidade dos produtos e fazem com que seus clientes sempre estejam antenados com que o está sendo realizado e desenvolvido. Lembre-se também de que elas são realizadas quando há um mínimo de funcionalidades em seu processo de desenvolvimento.

Quais são as vantagens?

Entregas mais rápidas

Como o tempo determina a forma de uma empresa se relacionar com fornecedores, clientes e colaboradores, a metodologia ágil pode ser uma ótima solução para quem busca ótimos resultados em um curto prazo.

A cada etapa de entrega, o produto é apresentado ao consumidor com funções implementadas. Assim, ele pode determinar aquilo que está conforme seus desejos ou não. Como consequência disso, você consegue realizar alterações logo no início do processo de criação e não precisa gastar grandes recursos em processos de especificações de requisitos longos e demorados.

Processos flexíveis

Quando um cliente solicita uma mudança em seu projeto com a metodologia ágil, ela deve ser implementada em suas funções imediatamente. Além disso, ela também pode ser adicionada às próximas etapas de desenvolvimento do projeto. Como o método ágil já prevê essas mudanças, sua infraestrutura de trabalho é mais flexível e pode se adaptar às novas realidades que surgem com mais facilidade.

Gerenciamento de riscos

Por mais bem preparada e capacitada que a sua gestão seja, imprevistos podem acontecer. Nessas horas, é essencial que todos os envolvidos estejam engajados e alinhados no seguinte objetivo: criar um produto de qualidade e que atenda às necessidades do mercado.

Nesse caminho, existem vários riscos e obstáculos a serem superados. Essa metodologia garante o sucesso do projeto ao ofertar ao cliente pequenas amostras do resultado final. Desse modo, os riscos de fracasso são reduzidos, e a sua estratégia torna-se mais competitiva.

Qual é o funcionamento da metodologia tradicional?

A metodologia tradicional foca suas atenções para os processos a serem desenvolvidos no projeto, sendo o monitoramento das atividades uma de suas principais características. Por causa disso, ela só considera entregar o produto quando ele estiver 100% concluído.

O método tradicional tem processos rígidos, não flexíveis e, em alguns casos, burocráticos. Todas essas medidas são criadas para determinar o valor do projeto junto ao escopo. As estruturas formais guardam os padrões de gerenciamento dos projetos no empreendimento, permitindo as atividades de governança e orquestração das ações e das fases a serem realizadas de acordo com o planejado.

Assim, o número de funcionários na equipe é maior e gasta-se muito tempo com processos burocráticos e retrabalhos.

Quais são os benefícios

Planejamento otimizado

Planejar as ações dentro de uma empresa é uma atitude fundamental para o seu sucesso. A metodologia tradicional permite que sua equipe analise todos os fatores que podem beneficiar ou atrapalhar o desempenho do projeto.

Ao tratar todos os assuntos com muita atenção, você pode criar vários cenários e consegue determinar um plano de ações para a solução de cada um deles. Essa previsibilidade oferece a segurança que muitos gestores procuram.

Custos bem delimitados

A questão financeira é muito importante para o desenvolvimento de um projeto. De nada adianta criar um produto que não consegue arcar com as suas despesas, não é mesmo?

A metodologia tradicional facilita a determinação do custo final do projeto a ser desenvolvido. Como não acontecem alterações com o passar do tempo, as atividades e os funcionários envolvidos são facilmente fixados, facilitando a criação de um orçamento adaptado à realidade socioeconômica de seu cliente.

Como mesclar as duas?

Muitos profissionais ficam com dúvidas na hora de escolher a melhor metodologia para seus projetos. Como não há uma resposta universal para esse questionamento, é preciso ter muito cuidado e atenção.

Antes de tomar qualquer decisão, você deve analisar as exigências de seus clientes e as especificidades de seus projetos. Lembre-se também de que a cultura da empresa é determinante para esses momentos. Se você conta com profissionais que estão acostumados com entregas rápidas, opte pela metodologia ágil. Já quando o contrário acontecer, escolha a metodologia tradicional e saiba como gerenciar suas atividades.

Como você pode perceber, ambas as opções oferecem benefícios e vantagens que podem reduzir custos e aumentar a satisfação de seus clientes. Já que o mercado consumidor oferece inúmeras oportunidades de crescimento, a análise dos pontos positivos e negativos de cada uma delas é fundamental para a obtenção de resultados positivos.

Ao escolher uma metodologia e perceber que ela não está funcionando como desejado, não hesite e troque-a por uma que ofereça soluções para os seus problemas com mais eficiência.

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O tempo é um dos principais indicadores de um projeto. Conseguir finalizar um empreendimento dentro do prazo acordado, cumprindo todas as metas e marcos estabelecidos é um desafio e tanto para os gerentes de projetos! É por isso que as boas práticas na gestão de tempo são cruciais para que o gestor possa organizar e planejar suas ações.

Isso se torna ainda mais importante quando tratamos de projetos internos, devido ao fato de sempre estarmos mais preocupados com o cliente externo do que com o cliente interno.

Mas você deve estar se perguntando: afinal, como ter uma gestão de tempo eficiente e duradoura? Continue a leitura desse texto e veja 8 ferramentas para melhorar a gestão do tempo para projetos internos.

1. Utilize agendas e calendários

Por mais antiquado que possa parecer, o uso de agendas ainda é uma excelente maneira para um profissional se organizar e planejar melhor o seu dia a dia. Caso você não se adapte a uma agenda de papel, tente utilizar os recursos que temos nos smartphones e tablets.

Além do uso de agendas, é interessante utilizar os mecanismos de calendários, definindo os horários dos principais compromissos. Dessa forma, o profissional conseguirá coordenar melhor o seu tempo, sabendo exatamente quando marcar reuniões e qual tempo terá para a execução de cada uma das tarefas sob sua responsabilidade.

2. Promova reuniões produtivas

As reuniões são extremamente necessárias no ambiente de projetos, principalmente em projetos internos. Porém, algumas reuniões são demasiadamente longas e completamente improdutivas. Esse tipo de reunião é prejudicial para o cronograma, fazendo com que vários profissionais percam horas de trabalho preciosas.

Sendo assim, sempre que for convocado para uma reunião ou sempre que desejar realizar uma, pense na sua efetividade. Caso o encontro seja realmente necessário, prepare-se e participe das principais discussões. Caso não seja, sugira trocá-lo por relatórios eficazes ou, quem sabe, um e-mail explicando tudo que seria exposto.

3. Busque uma comunicação efetiva

A comunicação empresarial é um dos principais causadores de fracassos nos maiores projetos ao redor do mundo. Ruídos no processo de comunicação podem ser altamente prejudiciais.

Para evitar tais danos é imprescindível que o gerente de projetos certifique que a comunicação empresarial não tenha nenhum gargalo. Numa comunicação por e-mail, por exemplo, é fundamental certificar que a pessoa receptora recebeu o e-mail e, mais importante ainda, se ela compreendeu toda a mensagem descrita.

Após conferir isso, o gestor terá certeza que a comunicação foi bem realizada e não afetará a execução do empreendimento. O uso de softwares pode facilitar o gerenciamento da comunicação, evitando que ocorram grandes falhas nesse processo.

4. Utilize sistemas de videoconferência

Uma maneira de buscar reuniões mais produtivas e uma comunicação efetiva pode estar na utilização de sistemas de videoconferência. Esse tipo de tecnologia permite que reuniões sejam realizadas sem a necessidade da presença física de algumas pessoas.

Grandes empresas que possuem projetos em várias localidades, sejam cidades, estados ou países, devem usar a videoconferência. A implementação de softwares como o skype pode otimizar, e muito, a gestão de tempo. Pense nisso!

5. Tenha foco nas suas atividades

Hoje em dia é praticamente impossível trabalharmos sem a presença do nosso celular. Os smartphones se tornaram um recurso excelente para otimizar nosso tempo e nos ajudar a realizar nossas atividades.

Mas eles também podem representar uma grande fonte de distração. Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter, além do skype, citado anteriormente, podem tirar sua atenção, desviando o seu foco e interferindo na qualidade de seus serviços. Assim, você perderá um tempo incalculável, podendo prejudicar o projeto como um todo.

É importante também que você garanta que seus colaboradores tenham foco na execução das atividades. Restringir (e não proibir) o uso dos smartphones no ambiente de trabalho é uma excelente alternativa.

6. Seja organizado

A organização é fundamental para gerenciar melhor o tempo. Uma ferramenta que pode aumentar a organização de projetos internos são os sistemas que ajudam a catalogar conteúdos.

Sempre que necessário, os profissionais terão fácil acesso aos principais documentos e informações, de uma maneira fácil e intuitiva. Sejam documentos físicos ou digitais, a organização será primordial para o correto andamento das atividades e para a otimização dos processos.

7. Utilize planilhas de time-sheet

As planilhas de time-sheet são excelentes recursos para você implantar em seus projetos. Muitas vezes integradas a plataforma “google drive”, este tipo de planilha tem por objetivo demonstrar o tempo despendido pelos profissionais em cada atividade.

Cada um dos profissionais deve realizar o seu preenchimento no final de um dia de trabalho, listando os projetos em que trabalharam e quais atividades realizaram no dia em questão. A informação mais importante a ser preenchida é o tempo gasto em cada uma das atividades.

Dessa forma, o gestor de projetos terá ciência do andamento das principais atividades e, além disso, conseguirá determinar a produtividade e a efetividade dos profissionais, além de mensurar a qualidade dos produtos que estão sendo gerados por sua equipe.

8. Invista em softwares de gestão de projetos

Uma ferramenta que certamente vai melhorar a gestão de tempo e todos os demais processos do gerenciamento de projetos são os softwares voltados para a gestão de projetos.

É interessante buscar por soluções que sejam fáceis de operar e que proporcionem o aumento da produtividade, fornecendo informações valiosas que possam ser utilizadas no dia a dia. Afinal, não adianta nada visualizar as informações numa plataforma e depois não conseguir utilizá-las em outros locais, não é mesmo?

Outra funcionalidade que deve ser analisada antes de escolher um tipo de software são os principais serviços que ele oferece. Para otimizar o tempo, é vantajoso buscar opções que forneçam o acompanhamento dos indicadores de um projeto por consultores especializados, contando com a experiência e conhecimento de outras pessoas.

Pessoas que estão “de fora” do ambiente de seus projetos podem enxergar problemas e soluções que você não esteja percebendo. Além do tempo, todas as principais áreas de conhecimento da gestão de projetos serão beneficiadas, não é mesmo?

As ferramentas e dicas que fornecemos neste texto serão fundamentais para que um gerente de projetos possa ter equipes mais eficientes e, consequentemente, uma maior produtividade de todos os profissionais.

O uso da tecnologia será importantíssimo neste processo, mas não pense que um bom software será a solução de todos os seus problemas. Para que você seja reconhecido como um gerente de projetos de sucesso é valoroso que você busque também por novos conhecimentos e habilidades, aumentando assim o seu campo de atuação e a sua eficiência.

Gostou das dicas? Acha possível melhorar a gestão de tempo para projetos internos? Compartilhe este texto em suas redes sociais e mostre para seus amigos como você vai se tornar um gerente de projetos de sucesso!