Para que o desenvolvimento de projeto interno seja possível, é necessário que ele passe pela aprovação de várias esferas na empresa. Tanto o setor responsável quanto a área financeira e o alto escalão normalmente estão envolvidos nesse processo.

Convencer a todos pode parecer um desafio. Por outro lado, adotar a abordagem correta impacta positivamente os resultados. Nesse sentido, estruturar uma proposta é o melhor caminho para ter mais chances de receber o sinal verde.

Para que você tenha sucesso nessa tarefa, veja quais elementos incluir e como utilizar cada um deles:

Comece introduzindo o contexto do cenário

É importante que as pessoas saibam por que o projeto interno é relevante e como está a situação atualmente.

Um negócio que já tenha uma boa estrutura de TI, por exemplo, pode não entender por que modernizar outras áreas ou recorrer a soluções mais atualizadas do que as que já são aplicadas.

Nesse caso, é necessário apresentar os resultados atuais do negócio e dos concorrentes, bem como o funcionamento das soluções.

A ideia não é convencer de imediato. Em vez disso, o propósito é fazer uma breve introdução ao tema, para que todas as visões fiquem assentadas e alinhadas.

Apresente a justificativa para o projeto

Na sequência, é o momento de justificar a existência da proposta e do projeto. Não é preciso defender a execução — que será apresentada mais à frente —, mas a ideia envolvida na transformação que será empregada.

Essa é a hora de trazer dados e fatos concretos para a abordagem. É preciso demonstrar o que a empresa está perdendo ao não realizar tais ações ou o que ela pode conquistar ao concretizar a transformação.

Esse elemento precisa ser muito bem fundamentado e tem que apresentar a urgência e a relevância de tudo ser colocado em prática. Muitas vezes, é o que convence o alto escalão a executar o projeto.

Estabeleça objetivos e metas

Para funcionar, qualquer ação precisa ter interesses claramente definidos. No desenvolvimento de projeto interno de uma companhia, isso não é diferente, e os resultados esperados não podem ficar de fora.

É necessário, portanto, apresentar quais são os objetivos com essa realização. Todas as expectativas devem estar claramente apresentadas, de modo que os responsáveis pela decisão compreendam o cenário que será obtido ao final.

No caso do exemplo, a empresa busca melhorar a estrutura de TI, que é o objetivo principal. Dele, podem derivar diversas metas, como a implantação de um novo sistema de automação ou a entrada de tecnologia em uma área estritamente manual.

Isso ajuda a melhorar a visualização de execução, além de orientar sobre quais ações devem ser empregadas.

Realize análises de risco e de viabilidade

Porém, nem tudo que é desejado é, de fato, viável. No desenvolvimento de projeto interno, pode-se chegar à conclusão de que a ação nunca foi feita por não ser adequada à companhia.

Portanto, é preciso realizar e apresentar as análises dessa execução. Faça uma prospecção de riscos e apresente a matriz, determinando quais são os mais importantes ou que têm maior impacto no empreendimento.

Faça também uma avaliação sobre a viabilidade técnica e financeira de execução, de modo a compreender se a empresa possui a capacidade de colocar essa mudança em prática.

Determine o orçamento e os prazos

Com tudo isso apresentado, é o momento de apresentar dois dos elementos mais cruciais: o orçamento proposto e o prazo necessário para o cumprimento da ação.

Como preveem a mobilização de recursos, esses pontos são críticos para que o projeto seja ou não aceito. Orçamentos que são muito elevados, sem que haja um retorno adequado, por exemplo, tendem a ser rejeitados. Da mesma forma, prazos muito longos normalmente trazem problemas para a execução, ainda mais quando o retorno não é proporcional.

Tudo isso deve ser dimensionado segundo as características e necessidades do empreendimento e da tarefa, chegando a valores equilibrados.

Elabore um escopo para a execução

Depois, é hora de estabelecer o escopo, ou seja, definir como tudo será executado se for aprovado. Ele ainda não precisa ser completamente estabelecido, que é o que acontece antes de o projeto ser iniciado.

Esse não é um fator rígido, porque, afinal, trata-se de uma proposta. Mas é interessante definir quais são as etapas de execução e seus prazos aproximados, bem como a metodologia que pode ser empregada.

Determinar que o método Scrum ou o PMBOK será aplicado na modernização do TI da empresa, por exemplo, pode ser uma ação mais eficiente do que deixar isso a cargo de quem avalia.

Esse escopo formará o esqueleto principal da proposta e demonstrará que tudo é, de fato, realizável, como a análise de viabilidade demonstrou.

Defina responsáveis e delegue tarefas

Além de dispor de tempo e de orçamento, o desenvolvimento de projeto interno exige equipe técnica capacitada para desempenhar as funções.

Como quem elabora tem melhor visibilidade inicial sobre quem deve se envolver, é relevante estabelecer possíveis responsáveis por cada tarefa. A delegação demonstra organização na apresentação de proposta, além de denotar quais passos exigem maior atenção.

Mesmo que as escolhas não sejam mantidas após a aprovação, elas já proporcionam uma ideia de quais recursos humanos precisam ser empregados.

Novamente tratando do exemplo, essa etapa provavelmente exigirá profissionais de TI e o próprio suporte das empresas contratadas, de modo a criar os efeitos esperados.

Estabeleça os parâmetros de acompanhamento e possíveis ações

Por fim, estão as métricas de acompanhamento. Elas determinam como a gestão deve acompanhar o andamento do projeto e como a execução pode ser verificada.

A intenção é trazer segurança antecipadamente, de modo a aumentar as chances de o prazo e o orçamento serem cumpridos conforme foi determinado.

Como alguns dos riscos podem se concretizar, também é interessante ter um plano de mitigação e saber quais ações devem ser executadas. Se o novo sistema de automação não der certo, por exemplo, é importante recorrer ao suporte ou revisar processos para garantir a integração.

Com isso, a equipe terá orientações do que fazer se algo sair errado, evitando desperdícios. Ao mesmo tempo, contribui para que a proposta seja bem avaliada e, possivelmente, aceita.

Uma proposta de desenvolvimento de projeto interno que tenha esses elementos se torna muito mais completa e persuasiva. Além de tudo, a empresa ganha segurança e controle, favorecendo a execução das tarefas. Por isso, vale a pena empregar esses passos para melhorar a proposição.

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Atualmente, trabalhar já não significa apenas “cumprir a sua função”. É preciso integrar-se a várias áreas — ainda mais quando o assunto é a execução de projetos. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração — ou com um conjunto delas — é um passo importante para aliar tecnologia e trabalho em equipe.

Ao mesmo tempo, não basta apenas escolher uma ferramenta famosa ou bem avaliada. É preciso que ela faça sentido para a realidade do empreendimento e que seja incorporada da maneira adequada. Para não ter erros nessa tarefa, veja como fazer essa implementação e quais passos devem ser seguidos!

Confira o post de hoje e saiba mais!

Por que a colaboração é tão importante?

Em um mercado cada vez mais competitivo, a informação é um item mais relevante do que nunca. Os seus concorrentes podem até imitar seus produtos ou tecnologias, mas o uso da informação que você possui fará uma grande diferença para a consolidação dos resultados.

Nesse sentido, como uma ferramenta de colaboração garante a troca de informações, ela é fundamental para trazer robustez ao empreendimento. Do ponto de vista dos projetos, é ainda mais necessário que todas as equipes tenham uma visão global do que está sendo feito.

Com isso, o fortalecimento da colaboração gera diversos efeitos positivos, como a diminuição de erros e retrabalhos. Sem ruídos de comunicação, todos conseguem se manter alinhados, de modo a cumprir com o objetivo do projeto.

Também há questões ligadas à produtividade: um trabalho feito com a ajuda de várias pessoas torna-se mais aprofundado sem que ninguém fique sobrecarregado. Na execução de um projeto, a colaboração de vários trabalhadores e equipes garante que os objetivos sejam alcançados com maior facilidade.

Isso leva, portanto, a um ganho de qualidade de execução. Como resultado, fica mais fácil ater-se ao escopo do projeto, cumprir com o prazo e com o orçamento programados e elevar a qualidade das entregas.

Como preparar a equipe para a adoção de uma ferramenta de colaboração?

Para que isso seja possível, o time precisa compreender a importância do trabalho colaborativo. Em muitos casos, isso significa uma mudança de paradigma, já que ainda é muito comum que profissionais e equipes trabalhem individualmente para construir o resultado completo.

Portanto, é preciso preparar o terreno de modo que a transformação seja bem recebida e executada dentro do esperado. Para tanto, vale a pena começar a fazer pequenas integrações entre grupos menores e em projetos menos ambiciosos.

Isso ajuda a estimular o hábito e favorece a conquista dos resultados pretendidos. Também é fundamental alinhar a visão e a atuação de todos os envolvidos, pois a ferramenta de colaboração serve apenas para dar um empurrão e não pode fazer o trabalho sozinha.

Ao fazer com que cada colaborador compreenda a importância do próprio trabalho e como todos podem ser beneficiados com a colaboração, o resultado tende a ser muito mais satisfatório.

Como implementar essa ferramenta?

Depois da etapa de preparação, é hora de colocar a ferramenta em prática. Esse processo deve ser estruturado, de modo a contribuir verdadeiramente para a execução dos projetos. Afinal, a ideia é simplificar os processos, certo?

Nesse sentido, algumas das recomendações mais importantes são:

Identifique as necessidades dos projetos

Nem sempre a ferramenta da moda ou a mais barata dará conta do recado. Dependendo das características dos seus projetos e das exigências das equipes, uma função é mais relevante do que outra.

Com isso, tudo começa com um mapeamento do que é, de fato, indispensável para uma boa colaboração. Enquanto alguns projetos exigem a comunicação em vídeo, outros podem solicitar o compartilhamento descomplicado de documentos ou o acesso a dados e a relatórios.

Para tornar tudo ainda mais fácil, pergunte diretamente aos futuros usuários quais recursos seriam úteis e o que eles esperam de uma abordagem desse tipo.

Use ferramentas aprovadas pelos colaboradores

Quanto mais familiarizadas as pessoas estiverem com uma ferramenta de colaboração em projetos, melhor tende a ser a sua implementação. Por isso, não desconsidere selecionar uma opção que já seja conhecida ou aprovada pelos usuários.

Mesmo que a melhor escolha seja uma ferramenta que não está disponível ao grande público, opte por uma de uso intuitivo e que tenha uma mecânica ao menos parecida com a de outras ferramentas mais famosas. Isso garante o máximo interesse por parte das pessoas e também facilita a conquista de ótimos níveis de produtividade.

Crie um workflow otimizado

Depois de selecionar a melhor opção vale a pena estabelecer um workflow que leve em consideração as melhores formas de usar os recursos que estão disponíveis.

Ao cruzar as funcionalidades com as necessidades de cada projeto, é possível até identificar novos usos para elementos já consagrados, como o compartilhamento de arquivos. Criando um fluxo de trabalho você garante que tudo seja usado corretamente e da melhor maneira possível, de modo a ajudar os usuários.

Contemple um período de adaptação

Por mais que as pessoas conheçam a ferramenta ou que ela seja intuitiva, a implementação dessa mudança ainda exige uma fase de adaptação. É necessário que os colaboradores se acostumem a incorporar as novas funções à rotina de trabalho. Por isso, estabeleça um período de adaptação.

Com a devida orientação, permita que os indivíduos incorporem a ferramenta ao ambiente de trabalho. Nesse momento é provável que surjam dúvidas e dificuldades — estas devem ser resolvidas conforme aparecem. Ao final dessa etapa as pessoas estarão adaptadas ao novo modelo e se tornarão mais colaborativas.

O que fazer após esse processo?

O processo de implementação não acaba quando a ferramenta já estiver sendo usada. Boa parte do caminho já foi percorrida, mas ainda é preciso garantir que essa mudança está gerando os resultados desejados.

Por isso, não abra mão de fazer um acompanhamento de indicadores de desempenho. Veja se a ferramenta de colaboração em projetos está cumprindo o seu papel e ajudando verdadeiramente as equipes envolvidas. Caso apareça alguma incongruência ou gargalo, faça otimizações e adaptações para extrair o melhor desse recurso.

Ao seguir esses passos, implementar uma ferramenta de colaboração em projetos torna-se uma tarefa menos complicada. Como resultado, os projetos se tornam melhores e a produtividade atinge novos níveis.

Para tornar a gestão ainda mais descomplicada, a Project Builder oferece recursos essenciais para o seu sucesso. Fale com um de nossos consultores e descubra como nós podemos ajudá-lo!

O termo PLM significa, em português, gestão do ciclo de vida de produtos. Pode significar uma abordagem mais ampla de gestão ou mesmo um software específico que permita essa abordagem.

No mercado, há fornecedores de Product Lifecycle Management que dispõem de sistemas similares com funções variadas, conforme a origem de cada um. Saiba mais sobre PLM, lendo o post!

Os sistemas PLM conforme sua origem

Vejamos como os sistemas PLMs se dividem de acordo com sua origem.

Fornecedores de ERP

Primeiro, existem os sistemas de Product Lifecycle Management dos fornecedores de ERP. Os ERPs, antigamente, apresentavam módulos simples de engenharia — consistiam apenas na inserção dos dados de engenharia na base de dados do sistema ERP.

Aos poucos, os ERPs foram incorporando outras funções, mais avançadas, integrando soluções aos sistemas PDMs. Os PDMs, por sua vez, foram incorporando soluções de gestão de projetos. Certos fornecedores de ERPs passaram a produzir seus próprios módulos PDMs, integrados aos módulos financeiros, conferindo maior competitividade aos sistemas PLMs.

Essa mudança permitiu dividir os ERP em 3 suítes de sistemas:

• CRM (gestão de gerenciamento do cliente);
• SCM (gerenciamento da cadeia de suprimentos);
• PLM.

Fornecedores de CAD/CAE

As empresas fornecedoras de CAD/CAE incorporaram funções de gestão de arquivos às soluções de seus sistemas. Também passaram a se associar a sistemas PDM ou a comprá-los.

Assim, os sistemas são unificados e permitem também interface com ERPs, pois necessitam de integração com funções que dão suporte aos processos produtivos e de gestão de finanças.

Fornecedores de PDM

Com o desenvolvimento dos PDMs, seus fornecedores ficaram especializados em certos nichos. Criaram interfaces com as soluções CAD/CAM mais famosas e também com os ERPs.

Assim, os PLMs envolvem todas as funções dos sistemas PDM/EDM/GED, CAD/CAE/CAM/CAPP, de gerenciamento de projetos, estando profundamente integrados com sistemas ERPs (CRMs e SCMs).

Enfim, o PLM é um sistema integrado que administra todas as informações e o processo de desenvolvimento de produtos.

As funcionalidades genéricas do Product Lifecycle Management

A base de um Product Lifecycle Management é a gestão de documentos (GDM) e a gestão dos dados da configuração de produtos (PDM). Eles são módulos acionados por usuários na efetivação de qualquer operação de desenvolvimento de produtos.

Na parte central de um PLM estão funções genéricas que apoiam a colaboração entre usuários que estão distribuídos geograficamente e a integração entre diferentes tipos de sistemas.

O nível mais inferior de colaboração envolve ferramentas simples de comunicação e compartilhamento de informações (e-mails, diretórios compartilhados na internet). O nível mais avançado de colaboração envolve, entre outras coisas, a gestão de projetos e o desenho compartilhado de elementos da internet.

Essas funções dão suporte e podem ser usadas pelos demais módulos, sendo o ponto de acesso um portal flexível. Esse portal permite a personalização conforme o perfil do usuário. A integração contempla toda a tecnologia que apoia a troca de dados entre diferentes aplicativos diferentes e também dá transparência ao trabalho colaborativo.

Outra característica central do Product Lifecycle Management é a existência de aplicativos que possibilitam criar informações e documentos associados aos produtos e seus SSCs (Sistemas, Subsistemas e Componentes). Esses aplicativos são CAD/CAE/CAM/CAPP e assim por diante.

Existem também aplicativos de gestão de programas, os quais contemplam a gestão de portfólios de projetos e dos próprios projetos. Pode-se definir um programa como uma série de projetos em desenvolvimento.

Todas essas funções podem ser encontradas em qualquer PLM — exceção feita para as funcionalidades de criação, que só podem achadas em PLMs desenvolvidos pelos fornecedores de CAD/CAE.

A gestão de conhecimento

Outra função importante do Product Lifecycle Management é a gestão de conhecimento. Essa função só pode ser encontrada em alguns sistemas de PLM. Contudo, as funcionalidades de gestão de conhecimento podem mesmo se confundir com as de GED. Todas as vezes em que há conhecimento explícito registrado em documento, a gestão é efetuada por GED.

Para determinar a gestão de conhecimento propriamente dita, é preciso levar em conta algumas funções extras:

• gestão de arquivos não estruturados (por exemplo, notas e comentários sobre documentos);
• registro de melhores práticas e de lições aprendidas;
• currículo de candidatos;
• ligação lógica entre todos os elementos anteriores.

As outras funções do Product Lifecycle Management

As outras funções de um PLM integram módulos específicos, os quais são soluções oferecidas por determinados fornecedores.

A busca e cotação de material, funcionalidade como e-procurement, dá suporte às atividades de aquisição de material. A gestão de ativos dá suporte às atividades de manutenção de equipamentos e de outros bens que são usados no PDP (Programmable Data Processor).

A gestão de qualidade envolve funções associadas a:

• sistema de gestão de qualidade (gestão do manual de qualidade, registros, orientações);
• controle de qualidade (gerenciamento do laboratório de metrologia, controle de estatísticas, gestão de ensaios, de atividades de inspeção, de testes, de calibração e outras coisas);
• auditoria de qualidade.

A gestão de requisitos sistematiza todos os requisitos e seus desdobramentos, com a finalidade de reutilizá-los e validá-los durante o decorrer do PDP.

O gerenciamento de times, por sua vez, apresenta funções que se integram a aplicativos de gestão de recursos humanos, destinados à busca de competências (seleção de pessoal), organização da equipe, alocação (integração com sistema de gerenciamento de projetos) e recompensas.

Finalmente, a gestão do meio ambiente se responsabiliza pelos padrões técnicos e normativos relacionados à operação e ao planejamento relacionado ao fim de vida do produto.

Os benefícios do Product Lifecycle Management

Por meio do Product Lifecycle Management, torna-se possível compreender o funcionamento completo do ciclo de produção. A empresa poderá, então, identificar com mais precisão os pontos fortes e fracos do sistema operacional. Fica mais fácil deixar de lado práticas nocivas e recorrer à adoção de procedimentos benéficos que favoreçam o alcance dos objetivos e metas da empresa.

O PLM também favorece uma compreensão otimizada do mercado, tornando bem mais simples o processo de criar e desenvolver produtos novos, ampliando os percentuais de market share (participação individual de uma empresa na venda de determinado produto no mercado). Outros benefícios que podem ser elencados são:

• maior produtividade;
• aperfeiçoamento no atendimento das demandas;
• redução dos custos de produção e de manutenção do ciclo de vida dos produtos;
• redução do tempo entre a confecção de um produto e sua comercialização no mercado;
• gerenciamento e medição de riscos e sucessos dos novos produtos;
• melhorias em cada etapa do ciclo de produção;
• aumento do potencial competitivo.

Agora que você tirou suas dúvidas sobre o Product Lifecycle Management, não deixe de seguir nossas páginas nas redes sociais para conhecer melhor o nosso trabalho: Facebook, Twitter, LinkedIn!

A gestão e o controle de projetos ganharam um papel de destaque dentro das companhias, grandes e pequenas. E não é para menos, boas iniciativas contribuem para a robustez e crescimento dos negócios, bem como sua diferenciação no mercado.

A questão é: você faz uma boa gestão nesse sentido? Extrai o máximo que pode dos processos, métodos e equipes de trabalho? Se sim, parabéns! Mas, é certo que alguma coisa pode ser aperfeiçoada, garantindo resultados ainda melhores no futuro.

Pensando nisso, criamos um guia para você. Continue a leitura e conheça boas práticas para gestão e controle de projetos. No final, conseguirá direcionar seu time, eliminar gargalos, utilizar métodos e a tecnologia em seu favor. Boa leitura!

Adequada condução do time de trabalho

Nenhum projeto é executado sozinho, é preciso de outras pessoas para transformar um plano em realidade. Por isso, todo gestor deve saber como liderar eficazmente a sua equipe, mantendo-a motivada ao longo de cada etapa do projeto.

Para começar, é preciso compreender que nem todo grupo de funcionários é uma equipe. Um grupo é apenas um coletivo humano. No caso da equipe, há comprometimento, sinergia e um objetivo muito claro. Veja, agora, alguns pontos que precisam ser desenvolvidos:

1. defina um propósito claro de atuação;
2. desenvolva a percepção de confiança e credibilidade;
3. desenvolva as competências constantemente;
4. insira desafios cada vez maiores;
5. seja um líder de alto desempenho.

A motivação também precisa ser trabalhada. Dentro da equipe, estabeleça um forte senso de meritocracia, em que cada profissional é reconhecido e recompensado pelos resultados. Defina recompensas que sejam desejadas e adequadas à complexidade das tarefas.

Investimento em qualidade e fluidez dos processos

Muitos gestores observam os custos de investir na qualidade, como avaliações, testes e pesquisas de mercado — e acham caro! O problema é que deixar de investir custa muito mais e pode comprometer todo o projeto, afundando-o em problemas, erros e conflitos.

Ao investir na qualidade, um importante aspecto refere-se à fluidez dos processos diários. Lembre-se que toda sequência contínua de atividades com um objetivo é um processo — incluindo o planejamento, prototipagem e controle do projeto.

Para tanto, é preciso agir em dois sentidos:

1. identificar os “gargalos” que precisam ser eliminados;
2. criar um fluxograma de como o processo deve efetivamente funcionar.

Essa nova “roupagem” deve ser apresentada aos profissionais, garantindo que todos entendam com clareza o passo a passo. Com isso, será possível manter todos alinhados, mitigar o desperdício de recursos e subsidiar resultados fora da curva.

Condução do tempo e prioridades diárias

Sem qualquer dúvida, o tempo é um dos recursos mais importantes para o gestor de projetos, devendo gerenciá-lo com eficiência. Caso o assunto seja negligenciado, é provável que o escopo inicial não seja obedecido, influindo em multas e problemas para toda a companhia.

A gestão do tempo refere-se às pequenas coisas do dia a dia, como as pequenas tarefas necessárias para que o projeto esteja mais próximo do encerramento. Para tanto, uma importante metodologia é a matriz do tempo. Ela divide as atividades diárias em:

1. importantes e urgentes — devem ser feitas o mais brevemente possível;
2. importantes e não urgentes — devem ser planejadas e executadas;
3. não importantes e urgentes — devem ser delegadas;
4. não importantes e não urgentes — devem ser eliminadas do escopo.

Existem outras técnicas que podem ajudar a extrair melhores resultados do tempo, como fazer reuniões em pé ou travar a quarta-feira para resolver problemas de toda a semana. Ainda é possível destacar os sistemas de gestão de projetos, que ajudam na definição de cronogramas.

Levantamento de indicadores-chave de desempenho

Você já deve ter ouvido falar bastante sobre KPIs, os famosos indicadores-chave de desempenho. Com eles é possível identificar o grau de resultados obtidos com determinada ação. A questão é: quantos deles você utiliza para monitorar os resultados do projeto?

Veja, agora, alguns dos mais importantes:

1. rotatividade dos funcionários envolvidos;
2. índice de quebras;
3. custo médio por produção;
4. nível de produtividade;
5. taxa de absenteísmo do time;
6.  retorno sobre o investimento.

É preciso saber como calcular e monitorar continuamente cada KPI, observando-o para promover melhorias na gestão de projetos. Ao mensurar os resultados obtidos, fica muito mais fácil controlá-los e garantir que alcancem as expectativas iniciais.

Cada um desses indicadores deve ser acompanhado por uma boa base de dados, como um sistema de gestão de projetos ou planilha sempre atualizada. O volume, veracidade e velocidade dos dados são indispensáveis para contar com bons KPIs.

Aprimoramento da comunicação interna empresarial

A comunicação sempre vai existir na execução dos projetos, seja ao enviar um e-mail para seu subordinado, bater um “papo” ao pegar o elevador ou fixar um aviso no mural de recados. O problema é que nem sempre acontece de forma adequada, ocasionando diversas perdas.

Por isso, é preciso melhorar o diálogo com a equipe, planejando o fluxo das informações (ascendentes e descendentes), os canais que serão utilizados (murais, sistemas especializados, aplicativos mobile) e os resultados esperados. Com um bom diálogo, é possível:

1. manter a equipe alinhada e comprometida;
2. otimizar a sinergia no trabalho;
3. eliminar o número de conversas paralelas;
4. mitigar o número de erros operacionais.

É importante sublinhar o papel do líder de equipe para uma boa comunicação. É seu dever cascatear as informações adequadas, além de ouvir e dar bons feedbacks (positivos e negativos) aos seus subordinados. O líder deve ser o primeiro a se comprometer.

Aplicação de tecnologias exponenciais

Tudo tem mudado a passos largos. Hoje, é possível falar na indústria 4.0 (ou quarta revolução industrial) e seus impactos dentro de todos os segmentos mercadológicos. Gestores que não se adaptam a essa realidade podem sofrer sérios problemas no que fazem.

Para a gestão de projetos, existem softwares específicos que auxiliam em cada uma das etapas — do início ao encerramento. Com eles, é possível melhorar a liderança do time, criar cronogramas, medir a produtividade, estabelecer metas e muitas outras coisas.

Com a tecnologia adequada, o projeto pode ser beneficiado em termos de:

1. redução de custos;
2. padronização das atividades;
3. alinhamento da equipe;
4. celeridade e assertividade nas tarefas;
5. adequação aos padrões do PMBOK, PM Canvas, etc.

Para escolher um bom sistema, é importante encontrar um fornecedor que já tenha bastante experiência no assunto, ofereça uma boa assistência e suporte completo. Se possível, realize um teste gratuito e veja de que forma se adéqua à sua necessidade.

Veja, agora você pode dizer com mais certeza se faz uma boa gestão e controle de projetos. Se ainda não aplica algum dos pontos citados, aproveite para implementá-lo e garantir melhores resultados para você, seu projeto, empresa e time de funcionários.

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A palavra “auditoria” deixa muita gente com o cabelo em pé. Concorda? Não seria diferente com a sua variável, a auditoria de projetos. Quem, contudo, pensa assim, não conhece seu verdadeiro significado. Trata-se, na verdade, de um conjunto de estratégias que permite monitorar os programas e metas das organizações.

Grosso modo, é executada uma checagem minuciosa, como um “raio-X” do projeto. São verificados o progresso em relação ao cronograma, o desempenho financeiro e os pormenores técnicos, como produção e distribuição. O objetivo é tornar o projeto eficiente. Como? Reduzindo riscos e sugerindo novas oportunidades de melhoria.

Ficou interessado? Então leia mais neste post, onde apontamos os principais benefícios desse procedimento para as organizações. Confira!

Manter o planejamento nos trilhos

A auditoria de projetos indica os desvios e as maneiras pelas quais se pode encontrar as possíveis soluções. Eventuais falhas são detectadas precocemente, o que permite à instituição corrigi-las de forma antecipada. Todos ficam sabendo sobre o status dos empreendimentos: o que já foi feito, o que ainda falta fazer, o que está impedindo os avanços e como remover esses obstáculos.

Assim, até o gargalo de produção de uma fabricação ainda não iniciada pode ser previsto, o que amplia a conformidade. Com precisão cirúrgica, a avaliação é capaz de destrinchar até mesmo informações sobre contratos. Seus funcionários estão mesmo atentos às cláusulas sobre prazos? Quanto pode ser perdido com multas?

Os balanços fornecerão essas e muitas outras respostas. No caso de documentos ainda não firmados, o monitoramento é eficiente em reconhecer itens desinteressantes para a companhia, protegendo-a de perdas.

Evitar prejuízos

Os estudos incluem ainda a auditagem sobre a viabilidade econômica do projeto, de acordo com a realidade do mercado. A empresa fica sabendo, entre inúmeras outras informações, se as cotações e preços dos insumos estão sendo atualizados da maneira e no ritmo corretos.

Importante destacar que, nem sempre, o apontamento de problemas na área financeira significa fraude. Imagine, por exemplo, uma indústria papeleira que compre madeira. Ela já conta com seus fornecedores, há anos, respeitáveis e confiáveis. Uma auditoria de projetos possui know-how para sugerir a associação em cooperativas, por exemplo, para aquisições por preços menores.

A perspectiva de inadimplência em determinados setores e as sazonalidades, tanto desfavoráveis como convenientes, também passam pela peneira dos auditores. O mesmo acontece com os pagamentos para mão de obra e abastecimento.

Abrir as portas para novos negócios

Mais uma habilidade desse acompanhamento é descobrir as brechas para expansão do negócio. Uma das ferramentas usadas para esse fim é a análise SWOT, que divide o empreendimento em dois ambientes: externo e interno.

No primeiro caso, o diagnóstico é feito com um olhar de dentro para fora. Desse modo, são definidas as chances de crescimento e assinaladas as ameaças. Na direção inversa, voltada para dentro, a SWOT pontua as forças e as fraquezas de uma instituição.

A estimativa de mercado é outro quesito incluído no pacote. Há pretendentes a novos investidores? Possibilidade de uma fusão, aquisição ou até a venda de ativos obsoletos? As verificações são competentes também para identificação de novas demandas. Nesse sentido, as auditorias de projetos podem, portanto, ajudar a aumentar o faturamento da empresa.

Melhorar a imagem da empresa

Corporações cujos empreendimentos são auditados demonstram intenção de transparência, o que vem sendo cada vez mais valorizado pelo mercado. As práticas de compliance, que significa “estar em conformidade com leis e regulamentos” vêm sendo adotadas pelas marcas mais renomadas.

Uma pesquisa mostra que 12% das indústrias brasileiras não tinham setores de compliance em 2015. Em 2016, a quantidade de companhias sem esse departamento reduziu para 8%. Ou seja: os investimentos em boas práticas estão aumentando dia após dia.

Mas o que isso tem a ver com as auditorias de projetos? É que a retidão organizacional tem conquistado papel relevante para a sociedade, o que inclui novos investidores. Os planos que passam por verificações, portanto chegam ao mercado com mais credibilidade.

Também é um benefício o aprimoramento da qualidade dos relacionamentos entre os colaboradores. Isso porque a definição das metas e as responsabilidades pelas falhas são milimetricamente medidas pelas averiguações. Não sobra tempo nem lugar para “empurra-empurra” ou “diz que me diz”. O resultado disso é menos desentendimento e mais união.

Impedir fraudes

Um dos principais objetivos das inspeções é revelar distorções. É um aspecto espinhoso do assunto, no entanto é preciso enfrentá-lo com a seriedade que o tema exige. Afinal de contas, nenhum gestor quer imperfeições em seu planejamento, seja por omissão ou por manipulação, não é mesmo?

Esses levantamentos costumam causar certo desconforto em qualquer ambiente de trabalho. Por isso, uma das premissas da auditoria é a cordialidade e a transparência de quem investiga. As apurações são impessoais e incidem sobre fatos.

Ao separarem deslizes comuns de fraudes, as análises tornam-se mais um fator a favor do aperfeiçoamento nas relações dentro de uma companhia. Como? Elas valorizam os funcionários íntegros e honestos. A punição de um colaborador fraudulento denota que a seriedade é um valor de magnitude para a firma.

Os projetos são as armas de qualquer instituição para alcançar seus objetivos. Auditá-los nada mais é do que garantir a eficácia dos planos detalhadamente. Se eles não são bem-sucedidos em sua execução, dificilmente uma empresa vai dar o próximo passo rumo à evolução.

Essas verificações alimentam o corpo gestor com informações colhidas a partir de um olhar crítico e independente sobre os métodos. Esses balanços, no entanto, não passam por cima dos gerentes de projetos, ao contrário. O sucesso desses exames está intrinsecamente ligado à participação de todos os níveis da corporação. Por isso, as apurações têm como uma das consequências a melhora da convivência.

Os líderes, evidentemente, representam uma das principais peças da engrenagem. São eles quem vão fornecer a base de dados, os documentos necessários e as diretrizes mínimas para que a vistoria tenha seu start. O acompanhamento técnico e independente, assim sendo, só agem no sentido de beneficiar o negócio.

Viu quantos benefícios a auditoria de projetos pode trazer? E não é só isso. Organizações cujas iniciativas são auditadas sinalizam à sociedade preocupação com a governança corporativa. Por meio dela, são estreitados os laços entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização, trabalhadores, comunidades vizinhas às sedes e clientes.

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