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Como estruturar uma proposta para o desenvolvimento de um projeto interno

Para que o desenvolvimento de projeto interno seja possível, é necessário que ele passe pela aprovação de várias esferas na empresa. Tanto o setor responsável quanto a área financeira e o alto escalão normalmente estão envolvidos nesse processo.

Convencer a todos pode parecer um desafio. Por outro lado, adotar a abordagem correta impacta positivamente os resultados. Nesse sentido, estruturar uma proposta é o melhor caminho para ter mais chances de receber o sinal verde.

Para que você tenha sucesso nessa tarefa, veja quais elementos incluir e como utilizar cada um deles:

Comece introduzindo o contexto do cenário

É importante que as pessoas saibam por que o projeto interno é relevante e como está a situação atualmente.

Um negócio que já tenha uma boa estrutura de TI, por exemplo, pode não entender por que modernizar outras áreas ou recorrer a soluções mais atualizadas do que as que já são aplicadas.

Nesse caso, é necessário apresentar os resultados atuais do negócio e dos concorrentes, bem como o funcionamento das soluções.

A ideia não é convencer de imediato. Em vez disso, o propósito é fazer uma breve introdução ao tema, para que todas as visões fiquem assentadas e alinhadas.

Apresente a justificativa para o projeto

Na sequência, é o momento de justificar a existência da proposta e do projeto. Não é preciso defender a execução — que será apresentada mais à frente —, mas a ideia envolvida na transformação que será empregada.

Essa é a hora de trazer dados e fatos concretos para a abordagem. É preciso demonstrar o que a empresa está perdendo ao não realizar tais ações ou o que ela pode conquistar ao concretizar a transformação.

Esse elemento precisa ser muito bem fundamentado e tem que apresentar a urgência e a relevância de tudo ser colocado em prática. Muitas vezes, é o que convence o alto escalão a executar o projeto.

Estabeleça objetivos e metas

Para funcionar, qualquer ação precisa ter interesses claramente definidos. No desenvolvimento de projeto interno de uma companhia, isso não é diferente, e os resultados esperados não podem ficar de fora.

É necessário, portanto, apresentar quais são os objetivos com essa realização. Todas as expectativas devem estar claramente apresentadas, de modo que os responsáveis pela decisão compreendam o cenário que será obtido ao final.

No caso do exemplo, a empresa busca melhorar a estrutura de TI, que é o objetivo principal. Dele, podem derivar diversas metas, como a implantação de um novo sistema de automação ou a entrada de tecnologia em uma área estritamente manual.

Isso ajuda a melhorar a visualização de execução, além de orientar sobre quais ações devem ser empregadas.

Realize análises de risco e de viabilidade

Porém, nem tudo que é desejado é, de fato, viável. No desenvolvimento de projeto interno, pode-se chegar à conclusão de que a ação nunca foi feita por não ser adequada à companhia.

Portanto, é preciso realizar e apresentar as análises dessa execução. Faça uma prospecção de riscos e apresente a matriz, determinando quais são os mais importantes ou que têm maior impacto no empreendimento.

Faça também uma avaliação sobre a viabilidade técnica e financeira de execução, de modo a compreender se a empresa possui a capacidade de colocar essa mudança em prática.

Determine o orçamento e os prazos

Com tudo isso apresentado, é o momento de apresentar dois dos elementos mais cruciais: o orçamento proposto e o prazo necessário para o cumprimento da ação.

Como preveem a mobilização de recursos, esses pontos são críticos para que o projeto seja ou não aceito. Orçamentos que são muito elevados, sem que haja um retorno adequado, por exemplo, tendem a ser rejeitados. Da mesma forma, prazos muito longos normalmente trazem problemas para a execução, ainda mais quando o retorno não é proporcional.

Tudo isso deve ser dimensionado segundo as características e necessidades do empreendimento e da tarefa, chegando a valores equilibrados.

Elabore um escopo para a execução

Depois, é hora de estabelecer o escopo, ou seja, definir como tudo será executado se for aprovado. Ele ainda não precisa ser completamente estabelecido, que é o que acontece antes de o projeto ser iniciado.

Esse não é um fator rígido, porque, afinal, trata-se de uma proposta. Mas é interessante definir quais são as etapas de execução e seus prazos aproximados, bem como a metodologia que pode ser empregada.

Determinar que o método Scrum ou o PMBOK será aplicado na modernização do TI da empresa, por exemplo, pode ser uma ação mais eficiente do que deixar isso a cargo de quem avalia.

Esse escopo formará o esqueleto principal da proposta e demonstrará que tudo é, de fato, realizável, como a análise de viabilidade demonstrou.

Defina responsáveis e delegue tarefas

Além de dispor de tempo e de orçamento, o desenvolvimento de projeto interno exige equipe técnica capacitada para desempenhar as funções.

Como quem elabora tem melhor visibilidade inicial sobre quem deve se envolver, é relevante estabelecer possíveis responsáveis por cada tarefa. A delegação demonstra organização na apresentação de proposta, além de denotar quais passos exigem maior atenção.

Mesmo que as escolhas não sejam mantidas após a aprovação, elas já proporcionam uma ideia de quais recursos humanos precisam ser empregados.

Novamente tratando do exemplo, essa etapa provavelmente exigirá profissionais de TI e o próprio suporte das empresas contratadas, de modo a criar os efeitos esperados.

Estabeleça os parâmetros de acompanhamento e possíveis ações

Por fim, estão as métricas de acompanhamento. Elas determinam como a gestão deve acompanhar o andamento do projeto e como a execução pode ser verificada.

A intenção é trazer segurança antecipadamente, de modo a aumentar as chances de o prazo e o orçamento serem cumpridos conforme foi determinado.

Como alguns dos riscos podem se concretizar, também é interessante ter um plano de mitigação e saber quais ações devem ser executadas. Se o novo sistema de automação não der certo, por exemplo, é importante recorrer ao suporte ou revisar processos para garantir a integração.

Com isso, a equipe terá orientações do que fazer se algo sair errado, evitando desperdícios. Ao mesmo tempo, contribui para que a proposta seja bem avaliada e, possivelmente, aceita.

Uma proposta de desenvolvimento de projeto interno que tenha esses elementos se torna muito mais completa e persuasiva. Além de tudo, a empresa ganha segurança e controle, favorecendo a execução das tarefas. Por isso, vale a pena empregar esses passos para melhorar a proposição.

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