Com a intensidade do fluxo de informações na realidade das empresas de diversos setores, a fluidez na comunicação em projetos é uma necessidade cada vez mais latente.

Uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) aponta que as empresas com eficácia comunicativa terminam 80% dos projetos conforme os objetivos traçados no planejamento.

Mas como conseguir que, de fato, o poder da boa interlocução seja vivenciado na prática, alavancando os resultados?

Neste artigo, listamos seis dicas que podem ajudar você a garantir mais fluidez na comunicação durante o desenvolvimento de cada delineamento. Então vamos lá!

1. Crie estratégias de acordo com os stakeholders

Quem quer dar início a uma cultura de produtividade pessoal visando o aprimoramento dos resultados de cada projeto precisa priorizar a comunicação interna já na etapa de planejamento.

A identificação dos stakeholders é um dos primeiros passos na elaboração do seu plano. Listar todas as partes envolvidas com o projeto é importante, sobretudo, para que você estabeleça estratégias comunicativas de acordo com o público específico.

As partes interessadas podem ter perfis completamente diferentes entre si. Cliente, engenheiro, parceiro, arquiteto… Seu papel como gestor do projeto é fomentar o máximo de fluidez na troca de informações.

Uma voz emitida deve ser entendida por todos os destinatários independentemente de qual departamento ou direção venha. Isso significa que o perfil de quem vai receber a informação deve ser muito bem conhecido pelo emissor, facilitando o processo.

Em qualquer posição hierárquica que se esteja, deixar que a diferença de instrução prevaleça na mensagem é um grande erro e pode comprometer o procedimento interno.

Para isso, refletir sobre os tópicos que serão comunicados com cada grupo é o primeiro passo para planejar as melhores formas de ser compreendido.

2. Classifique os itens de comunicação

Uma vez que os temas mais relevantes de interlocução estão decididos junto com os requisitos de cada stakeholder, é hora de trabalhar o detalhamento prático.

Liste e classifique todos os itens de comunicação que interferem no sucesso do projeto. Dentro de um programa, as mensagens costumam se dividir em dois grandes grupos separando as comunicações regulares das eventuais.

Acima disso, é preciso pensar na finalidade da comunicação corporativa. Ela costuma ser divida entre:

1. coleta de informações: acontece quando a pessoa se comunica para extrair informações;
2. decisão e ação: acontece quando a pessoa se comunica em busca de uma reação decisiva do receptor;
3. diálogo: quando as partes interessadas devem interagir para solucionar problemas ou riscos, entre outros casos.

Com metas definidas, você deverá escolher o melhor caminho para alcançar os resultados desejados na interlocução eficiente. Sendo assim, além de definir entre forma verbal, não verbal e mediada, é preciso relevar sobre a atmosfera de comunicação específica.

Vale a pena lembrar que um gestor de projetos preocupado com a transmissão dos dados deve sempre levar em consideração a simplicidade dos diálogos. Esse requisito importantíssimo para a comunicação interna é a base para a boa gestão das referências no cotidiano empresarial.

Por isso, opte sempre por se expressar em uma abordagem clara e acessível, evitando erros das tarefas demandadas.

3. Considere a comunicação ao sinalizar as responsabilidades

Um bom planejamento é aquele que já demonstra quem são os responsáveis pela comunicação em cada passo, conforme o desenrolar de cada situação. A escolha dos profissionais está ligada à frequência das mensagens e ao canal que será utilizado.

Sendo assim, você precisa ter o cuidado de não delegar, por exemplo, tarefas que dependerão de interlocuções diárias para um integrante que só se comunica semanalmente. Da mesma forma, o cuidado se expande para o uso dos meios de comunicação.

Ao alocar as pessoas e responsabilidades por item comunicativo, você terá melhores oportunidades de refletir sobre a forma, o momento, para que e por quem as mensagens serão emitidas.

Já que uma porta leva a outra, aproveite para considerar os recursos disponíveis e o ambiente entre as diferentes situações, priorizando sempre a fluidez da comunicação em projetos.

4. Saiba reconhecer o empenho dos colaboradores

Reconhecer o esforço de cada funcionário é um passo importante para a fluidez na comunicação em projetos. Afinal de contas, dentro de um cronograma, um colaborador depende do outro tanto em prazo quanto em qualidade de execução da tarefa.

Nesse processo, o ato de perceber e elogiar a eficiência alheia pode ser uma verdadeira ferramenta de integração para o time. Como líder, é crucial que você note a importância que existe ao se reconhecer publicamente um colega ou equipe e recompensá-lo pelo seu esforço e resultado positivo.

Experimente criar o hábito de divulgar as pessoas que têm mais destaque, mostrando para o restante da organização o que você espera que seja um comportamento exemplar.

Eventos internos são boas oportunidades para colocar isso em prática, assim como posts na fanpage e nos outros canais comunicativos onde a empresa se relaciona, tanto internamente quanto externamente.

5. Defina as ferramentas comunicativas

Com quais ferramentas você pode contar para que a comunicação seja completa e otimizada? Reflita sobre as opções de mercado levando em consideração as operações do empreendimento.

Se o estilo do seu negócio depende de uma troca de mensagens em longa distância, você poderá pensar a respeito dos dispositivos móveis, valorizando boas práticas por meio de aplicativos úteis.

Em muitos casos, a boa gestão de e-mails já resolve grande parte dos problemas. No entanto, é necessário ter cuidado com alguns detalhes. Priorizar a abertura dos e-mails de acordo com a média de frequência pela qual eles chegam é um fato a se atentar. Além disso, é interessante que a instituição invista em um programa de e-mails com comunicação simples.

Caso a Internet seja um problema em sua empresa, o uso de um sistema de comunicação Intranet pode ser uma alternativa interessante. Nesse caso, vale lembrar que essa solução possui um valor bem mais alto, necessitando de atualizações constantes. Tudo vai depender da estratégia do empreendimento.

Ainda dentro desse tópico, vale dizer que o trabalho do gestor não para por aí. Ele deverá pensar em como as trocas de informação serão registradas para posteridade e avaliação. A ata de reunião é um exemplo de como registrar a comunicação em momentos decisivos para o gerenciamento do projeto.

6. Cuide bem da sua equipe

A comunicação fluída requer que ambos os lados falem e sejam ouvidos. Se você deseja que os stakeholders estejam engajados com o projeto, invista em escutá-los.

Opiniões devem ser recebidas, reconhecidas e consideradas. Lembre-se que o feedback de quem vivencia a operacionalização dos processos é vital para a percepção apurada de falhas e oportunidades para melhoria.

Da mesma forma que escolher o funcionário ideal para a tarefa certa é crucial para o bom desempenho das operações, esconder as novidades ruins e boas dos funcionários pode fazer com que o público interno perca a confiança no gestor.

A transparência no relacionamento com a equipe é um ponto que precisa ser ressaltado do início ao fim. É extremamente importante que os colaboradores não fiquem sabendo de momentos importantes da empresa por fontes externas.

Qualquer tipo de parede que impeça o contato entre as diferentes áreas de uma companhia só instiga a criação de pedaços isolados e a retenção de dados relevantes. Por isso, desburocratize as relações internas trabalhando sempre para gerar integração.

Quer melhorar a fluidez na comunicação em projetos? Nossa especialidade é atuar nesse tipo de gestão, ofertando aos clientes soluções personalizadas que transformarão problemas em oportunidades. Por que deixar para depois se você pode entrar em contato agora?

A gestão de projetos é um assunto que ganha cada vez mais espaço no mercado. Isso acontece porque ela permite o crescimento organizado e eficiente de uma gestão, aumentando a satisfação dos clientes.

Dessa forma, é muito importante conhecer conceitos, padrões e indicadores de acompanhamento antes de fazer o seu planejamento estratégico. Essas questões são fundamentais para ajudá-lo a superar obstáculos.

Um gerente de projetos de sucesso é aquele que faz o mapeamento da estrutura de processos e acompanha tudo o que acontece na empresa. Quem não baseia as suas decisões em informações concretas tem grandes chances de fracassar, pois não conhece a realidade do seu negócio.

Por esses motivos, este post vai ajudá-lo a entender um pouco mais sobre os indicadores de acompanhamento da gestão de projetos que fomentam os melhores resultados. Tenha atenção em sua leitura e aproveite!

Principais indicadores de acompanhamento

Para começar, é necessário entender os principais valores em um projeto. Eles são os mais importantes e posteriormente serão utilizados nos cálculos para a formação de outros indicadores. Confira quais são eles:

• Valor Agregado (VA) — esse indicador de desempenho mostra o quanto deveria ser investido no trabalho realizado até um determinado momento, de acordo com o escopo já concluído;
• Valor Planejado (VP) — como o seu próprio nome diz, o VP evidencia o quanto deveria ter sido gasto no momento da análise, conforme o planejado. Ele considera todas as despesas que existem na atividade, como equipamentos, materiais, recursos humanos etc;
• Custo Real (CR) — esse indicador de acompanhamento determina a quantia financeira que foi utilizada até o momento do estudo.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

A famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” resume muito bem as exigências que um gerente deve atender. Como o mercado é competitivo e acirrado, você não pode hesitar ao tomar decisões e garantir o cumprimento dos prazos estipulados em seus projetos. Dessa forma, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades, a fim de encontrar possíveis falhas ou oportunidades para avançar.

O IDP aponta como está o andamento do projeto em relação ao cronograma previamente determinado. Em muitos casos, os projetos têm prazos curtos, que podem pressionar um profissional despreparado. Por isso, a análise desse indicador de desempenho não pode ser deixada de lado.

Ele pode ser calculado a partir da divisão entre os valores de VA e VP, ou seja, VA/VP. Após isso, você deve analisá-lo da seguinte maneira:

• IDP > 1 — casos em que as atividades estão adiantadas;
• IDP < 1 — circunstâncias em que a execução do trabalho está atrasada;
• IDP = 1 — situações em que o projeto está seguindo o planejamento ao longo do tempo.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

Outra questão muito importante está relacionada às despesas geradas pelo projeto. De nada adianta, por exemplo, terminar as atividades se o orçamento é extrapolado e as contas não estão sendo pagas, certo?

Pois bem, o IDC mostra qual é a situação financeira do projeto, comparando o orçamento disponível com os gastos reais dos serviços. O seu cálculo é dado pela divisão do VA pelo CR. Além do mais, é preciso analisá-lo da seguinte forma:

• IDC > 1 — casos em que há economia financeira, ou seja, gastou-se menos do que o esperado;
• IDC < 1 — situação que mostra o desperdício de recursos financeiros;
• IDC = 1 — acontece quando os gastos estão de acordo com o que foi planejado.

Veja o exemplo, abaixo, e entenda como os indicadores de desempenho anteriores se relacionam.

Uma equipe deve reformar 8 paredes de uma casa. A reforma de cada uma delas tem um custo previsto de R$ 2.500,00, sendo realizada em uma semana. Dessa forma, é possível concluir:

• tempo de duração dos trabalhos — 8 semanas;
• previsão de gastos — R$ 2.500,00 * 8 = R$ 20.000,00

Contudo, ao final da 4ª semana, o time percebe que 5 paredes foram reformadas e R$ 12.000,00 foram gastos. Ao analisar a situação com o que foi planejado, conclui-se que:

• VA = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 5 paredes = R$ 12.500,00
• VP = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 4 semanas = R$ 10.000,00
• CR = R$ 12.000
• IDC = VA / CR = R$ 12.500,00 / R$ 12.000,00 = 1,04
• IDP = VA / VP = R$ 12.500,00 / R$ 10.000,00 = 1,25

A partir desses dados, chega-se à conclusão de que o projeto gastou menos do que o esperado, pois o IDC é maior que 1. Além disso, caso nenhum imprevisto aconteça, os trabalhos serão finalizados antes do prazo, já que o IDP é superior a 1.

Essa é uma situação fictícia, mas que evidencia como os indicadores de acompanhamento facilitam a sua análise, mostrando gargalos e outras questões que atrapalham ou não a boa performance.

Desvio de esforços

A gestão de projetos ajuda no planejamento das atividades a serem realizadas. Por mais bem preparado e experiente que você seja, imprevistos podem acontecer. Dessa forma, você não pode deixar de analisar as diferenças entre o que foi planejado e o que está sendo executado.

Imagine um projeto que deve ter 100 horas de trabalho. Se já foram gastas 75 horas e apenas 35% foi realizado em um momento, é possível concluir que há algo de errado na execução, não é mesmo?

Desvios muito grandes podem indicar que o planejamento foi equivocado, que as técnicas e ferramentas utilizadas são impróprias ou que os colaboradores não foram preparados de maneira correta. De qualquer forma, o desvio de esforços analisa essas situações e é aplicado em diversas comparações.

Unificando esses conceitos em um projeto

Ao ler este post, você descobriu os indicadores mais importantes em um projeto. Eles ampliam o seu campo de visão, informando várias questões. Nessas horas, você não pode deixar de considerar todas as características do planejamento, como as quantias financeiras disponíveis, o número de funcionários e as ferramentas utilizadas.

Cada um dos indicadores de acompanhamento tem seu objetivo, seja mostrar o desempenho financeiro, seja evidenciar o cumprimento dos prazos. Por isso, saiba utilizá-los corretamente, a fim de alocar recursos com eficiência e controlar custos com qualidade. Lembre-se de não hesitar ao se deparar com um problema e tomar decisões precisas, já que o sucesso do projeto não pode ser colocado em risco.

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A gestão de projetos é um dos assuntos mais importantes para o sucesso de um negócio. Essa metodologia de trabalho melhora o entendimento das atividades, fornece informações sobre a produção e ajudar a atender as necessidades do mercado.

Nessas horas, é fundamental conhecer as técnicas e os conceitos que fundamentam o controle dos trabalhos e a análise dos resultados obtidos — e a documentação de processos é um de seus principais exemplos.

Contudo, muitos profissionais não dominam esse conteúdo e tomam atitudes equivocadas em suas rotinas. No final das contas, o escopo do projeto não é seguido, o cliente fica insatisfeito e o planejamento não alcança os números desejados.

Este post vai ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto. Continue a sua leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é a documentação de processos?

Existem várias formas de definir esse conceito, mas a sua ideia principal está relacionada à organização das atividades e informações de uma empresa de uma forma simples e direta. Em outras palavras, a documentação de processos vai muito além da criação de manuais e documentos: ela é parte integrante da evolução do negócio, criando uma base sólida para mudanças e avanços no futuro.

Por que ela é importante?

Imagine que uma instituição do setor de Tecnologia da Informação (TI) perde um funcionário de sua equipe por um motivo qualquer. Nessas horas, é preciso achar um substituto à altura, que consiga dar continuidade aos trabalhos, certo?

Contudo, todo o conhecimento sobre os softwares que estão sendo desenvolvidos não foram documentados e armazenados. Com isso, o time não consegue prosseguir.

Outra questão muito comum acontece quando um gerente entra de férias, por exemplo. Em muitas situações, esse profissional é responsável por várias atividades e acumula inúmeras funções.

Quando a documentação de processos não é feita, a gestão perde muito tempo porque não consegue atuar sem a presença desse funcionário. E não pense que ligações telefônicas resolvem o problema — elas apenas demonstram que não há padrão e retenção de conhecimento.

Os exemplos acima são fictícios, mas muitos gestores passam por casos parecidos. As atividades de uma empresa são repetitivas. Por mais que você trabalhe com clientes e projetos diferentes, os valores e a visão de sua empresa sempre são as mesmas.

A documentação de processos é importante porque ajuda a identificar o estágio atual de um serviço. Além do mais, você consegue monitorar as atividades e encontrar falhas com facilidade também.

Como fazê-la?

Provavelmente, você está se perguntando como aplicar a documentação de processos, não é mesmo? Pois bem, a metodologia AS IS/TO BE é muito utilizada hoje em dia no mercado. Veja como ela é utilizada abaixo.

AS IS

De uma forma simples, o mapeamento de processos AS IS analisa a situação atual das etapas, assim como possíveis melhorias. Os usuários diários devem participar dessa atividade, relatando como executar um processo a partir de entrevistas. Também é possível criar um questionário, a fim de levar informações, como:

• descrição de tarefas;
• explicação dos percursos e validações;
• cenários alternativos do negócio.

TO BE

Envolve todos os trabalhos referentes às documentações futuras do processo. Por outra forma, o modelo TO BE redesenha o escopo, as regras, os papéis e todas as características dos processos.

De qualquer forma, a ferramenta AS IS/TO BE ajuda no amadurecimento dos processos do projeto, deixando bem claro quais são os objetivos da organização e como uma estrutura simples facilita a obtenção de resultados positivos. Além disso, é essencial envolver todos os funcionários e manter o engajamento elevado.

Quais são as dicas para otimizar os trabalhos?

Entenda os objetivos do projeto

É essencial conhecer as metas de cada projeto. De nada adianta, por exemplo, utilizar uma estratégia que não está adequada às expectativas dos stakeholders ou aos recursos disponíveis.

Antes de tomar qualquer atitude, analise todas as informações, documentos, planilhas e gráficos do projeto. Além disso, é possível também estudar os dados de projetos anteriores ao realizar o serviço mais de uma vez para uma mesma empresa.

Essas atitudes o ajudam a encontrar falhas e ter insights na hora de criar um plano de ações eficiente.

Saiba armazenar os documentos

Essa dica parece simples, mas ela é fundamental para otimizar a documentação de processos. Coloque todas as informações em um lugar central e que seja de fácil acesso, permitindo que todos possam consultá-las sempre que for preciso.

Quem não segue esse caminho pode alimentar falsas ideias no ambiente de trabalho, como o fato de existirem informações restritas para um grupo de pessoas.

Lembre-se de que todos são necessários para aumentar a produtividade e atender a demanda crescente do mercado. Ademais, utilize uma linguagem simples também.

Adote bons indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho ajudam a encontrar falhas e descobrir oportunidades em um projeto. Eles mostram dados de forma simples, ajudando-o a tomar decisões com precisão.

Existem vários indicadores, por isso, você deve escolhê-los com sabedoria. Utilizar um indicador de capacidade, por exemplo, para analisar a lucratividade do projeto não é algo bom, pois você trabalha com dados corretos, mas aplicados em questões erradas.

Fique atento aos feedbacks que você recebe também. Utilize-os para melhorar a sua postura no dia a dia.

Utilize novas tecnologias

Os avanços tecnológicos já fazem parte de sua rotina. É impossível, por exemplo, melhorar o gerenciamento de projetos com atividades manuais. O uso de computadores, celulares e softwares é imprescindível nessas horas.

Portanto, faça uma pesquisa de mercado e encontre um software de gestão de projetos com uma solução completa, que reúne todas as funções em um só lugar. Ao tomar essa atitude, você facilita o compartilhamento de documentos e a visualização rápida de diagramas e fluxos.

Com a leitura deste post, você descobriu o que é a documentação de processos e como ela é feita. Ainda, entendeu como é importante estar sempre atento ao mapeamento AS IS/TO BE.

Outros pontos importantes estão relacionados à participação de toda a equipe e ao uso de novas tecnologias. Então, não perca mais tempo: faça com que todos se envolvam e adote uma ferramenta adequada às suas demandas.

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Um dos fatores de sucesso de um projeto é o cumprimento dos prazos. Quando as datas de entrega são desrespeitadas, surgem o estresse, a desorganização, os conflitos internos, a diminuição da motivação da equipe e, consequentemente, as reclamações de consumidores.

Em diversos casos, há até mesmo a perda de clientes e a não garantia da qualidade das entregas. A boa notícia é que todos esses problemas podem ser evitados se você tiver uma boa gestão de prazos.

Neste artigo, vamos mostrar o que é a gestão de prazos, como ela funciona e quais são suas aplicações no dia a dia empresarial. Daremos exemplos de ações e métodos para garantir a entrega de tarefas a tempo, contribuindo para o alcance dos resultados planejados.

Quer melhorar os processos e resolver problemas de atraso em sua equipe? Então, continue a leitura!

Se você é gerente do escritório de projetos (PMO), sabe que a gestão de prazos e escopo é um dos grandes desafios do cargo. O alto volume de informações e as reuniões frequentes muitas vezes tornam o cenário caótico, o que exige agilidade e precisão. É nesses aspectos que a Project Builder (PB) ajuda seu negócio.

A empresa oferece software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, totalmente adequado a negócios de pequeno, médio e grande portes. Com a solução apropriada, você conquista diferentes benefícios.

Porém, há muitas questões a considerar, como fatores que potencializam a falta de controle e visibilidade de prazos e diferenciais oferecidos. Neste post, apresentaremos essas e outras informações para você entender por que deve fazer a escolha certa para sua empresa.

Vamos lá?

Quais fatores potencializam a falta de controle e visibilidade da gestão de prazos em projetos?

Toda atividade gerenciada pelo PMO exige monitoramento constante. Porém, na prática é comum ocorrerem atrasos nas atividades. Consequentemente, os prazos são descumpridos e a ausência de controle de uma etapa impacta diretamente a próxima.

Para mudar essa situação, é imprescindível conhecer os fatores que a ocasionam. Conheça os principais deles adiante.

Descentralização das informações

A falta de consolidação dos dados dificulta o acompanhamento por parte do gestor, que precisa procurar as informações em vários lugares. Assim, as cobranças aos stakeholders são menos precisas e a identificação de obstáculos é reduzida.

Esse contexto também contribui para a falta de previsibilidade e controle da execução das atividades. O resultado? Os gargalos se acumulam e pode haver interrupção das atividades.

Falta de comunicação

O brasileiro tem uma cultura de evitar o monitoramento constante. Essa atitude gera lacunas no preenchimento de informações, que dificultam ainda mais o acompanhamento das atividades. A falta de alimentação do sistema também interfere na eficiência das etapas.

Com o software da Project Builder, há uma notificação automática por e-mail ou no ambiente do sistema indicando quando alguma tarefa foi esquecida. Assim, o gestor consegue visualizar o atraso e verificar o que está acontecendo, realizando uma gestão de prazos e escopo com eficácia.

Ausência de planejamento adequado

O gestor e os colaboradores precisam analisar os prazos com clareza para que o planejamento seja seguido. Também é possível gerar um histórico de aprendizados e modelos predefinidos de projetos, que auxiliarão nas próximas etapas.

Qual a importância da gestão de prazos e de escopo em um projeto?

O gerenciamento de projetos foca três elementos principais: qualidade, lucratividade e satisfação do cliente. Esse tripé pode ser trabalhado a partir da metodologia tradicional ou da ágil. No primeiro caso, o plano é voltado para empreendimentos grandes e complexos. Por isso, é fundamental fazer uma estimativa inicial dos prazos.

A Project Builder trabalha com esse viés por meio da ferramenta PM Canvas. A solução consiste em um framework que permite ao gestor integrar a equipe para contribuir nas etapas, desde a montagem das premissas até a determinação dos prazos de entrega.

Por meio do Canvas, o gestor visualiza as atividades necessárias e reúne os stakeholders para o cumprimento das etapas dentro da previsibilidade de riscos. É o caso, por exemplo, de uma mineradora que explorará uma mina em Manaus. O volume de chuvas na região é elevado entre janeiro e março, e essa informação deve constar no planejamento. Caso contrário, as obras tendem a atrasar.

Nesse cenário, é válido compreender que o escopo reúne todas as atividades. Já os prazos determinam o começo e o fim do escopo. Por isso, existem casos em que o projeto cumpre o período de execução, mas está atrasado em relação ao outro viés.

Essa situação exige um replanejamento. Isso pode ser feito com a ferramenta da Project Builder de gestão de mudanças ou pendências, que integra a equipe e avisa sobre o atraso. Isso evita o impacto nos custos e no cronograma, problemas destacados pela PMI ao abordar a gestão eficaz de escopo do projeto.

De que maneira a Project Builder atua para melhorar e qualificar essas questões?

Manter um software de gestão de projetos traz vários benefícios ao seu negócio. Uma pesquisa divulgada — e disponibilizada em artigo do LinkedIn — destaca que as melhorias obtidas são bastante significativas.

Os dados indicam que houve um aumento significativo na taxa de sucesso em termos de prazo, orçamento, lucratividade, satisfação dos clientes e da alta administração:

• Lucratividade: aumento em 49% dos projetos;
• Conclusão dentro do prazo:  62% dos projetos;
• Orçamento dentro do previsto: 43% dos projetos;
• Entrega do escopo previsto: 100% dos projetos;
• Satisfação dos Clientes: 60% dos projetos;
• Satisfação da alta administração: 70% dos projetos.

Essas informações comprovam que, sem uma ferramenta adequada, a metodologia é ineficiente. Da mesma forma, torna-se inviável ter a solução sem o método. Ambos são complementares e levam ao sucesso.

Nesse contexto, os benefícios na gestão de prazos e escopo apresentados pelo software apropriado são:

• centralização dos dados;
• visualização macro de todos os projetos;
• redução de custos, porque a empresa deixa de pagar multas por atrasos na entrega, por exemplo;
• melhoria na qualidade dos entregáveis;
• aumento da satisfação dos clientes;
• integração maior da equipe, porque há uma previsibilidade de atrasos com a compreensão dos motivos reais para essa situação;
• registro de todas as etapas do projeto;
• facilidade em reportar dados para outras áreas.

Resumindo, as entregas são realizadas dentro do escopo e do prazo. Com isso, a empresa consegue aumentar seu retorno sobre o investimento (ROI). Também é relevante para algumas questões específicas, como:

Gestão de marcos do projeto

Esses pontos significativos devem ser reportados aos stakeholders para aumentar a visibilidade do cumprimento das etapas. Eles podem ser executivos, financeiros ou marcos-chave, que se referem ao fim do planejamento, disponibilização de recursos, conclusão do design etc.

Acompanhamento do trabalho

O gráfico de Gantt é um recurso bastante recomendado, porque segmenta as tarefas, distribui responsabilidades, define prazos, gera interdependência de atividades e controla o desenvolvimento. Assim, é possível verificar as predecessoras do projeto e avaliar seu andamento.

Geração de insights para a estratégia empresarial

A ferramenta de Business Intelligence (BI) facilita a coleta de dados estruturados e não estruturados para facilitar as tomadas de decisão estratégicas. Também é possível verificar como o trabalho impacta as métricas de negócio, como aumento de faturamento, ROI, ciclo de inovação e redução de custos operacionais.

Edição com a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Essa funcionalidade simplifica o planejamento de projetos. Assim, é possível decompor a estrutura analítica, criar dependências e definir datas para as atividades, agilizando todo o processo.

Quais diferenciais o Project Builder oferece?

A PB trabalha diferentes aspectos para oferecer ao cliente exatamente o que ele precisa. Nesse cenário, os principais pontos de diferenciação são:

Solidez da solução

A ferramenta disponibilizada é robusta e consolidada. Por meio dela, o gestor pode planejar e assegurar a potencialização dos benefícios listados.

Integração

A solução da Project Builder permite sua associação ao MS Project, o software mais utilizado para o planejamento de projetos.

Colaboração

Os colaboradores conseguem se comunicar no ambiente disponibilizado pela ferramenta, o que permite um trabalho mais alinhado entre as equipes.

Qualidade do serviço

Uma das maiores preocupações da Project Builder é o sucesso do cliente por meio da ferramenta. Por isso, são feitas diferentes análises e um acompanhamento próximo que assegure esse objetivo.

Gestão de prazos do caminho crítico

O caminho crítico é quando há atividades sequenciadas que estão em atraso e, portanto, impactam negativamente o projeto. Um exemplo bem simples a título de comparação é fazer uma vitamina de banana.

A bebida requer a fruta, leite e um liquidificador. Se possui dois elementos — ou entregáveis —, mas o terceiro está em falta devido a um atraso, é impossível fazer a vitamina na hora certa. Em outras palavras, o produto final atrasa, porque você nem pode recorrer a uma alternativa.

Em uma situação como essa, a Project Builder apresenta ao gestor um relatório de caminho crítico e as atividades que o compõem. Com isso, o gerente pode analisar a notificação das tarefas e ser lembrado antecipadamente.

Opção de tela configurável

Essa possibilidade permite que, ao entrar no sistema, o usuário veja essa tela, que mostra as atividades mais relevantes a serem acompanhadas no dia.

Além de todos esses diferenciais, há vários relatórios, como Curva S, que apresenta o andamento das atividades executadas até o momento e como devem ficar até o final do projeto a partir da consideração do que é desenvolvido. Por fim, há cronogramas, gráficos e outras ferramentas.

Assim, fica claro que a Project Builder tem uma solução adequada para seu negócio. Então, por que não aproveitar essa oportunidade?

Entre em contato com um de nossos consultores e conheça mais sobre nossas ferramentas e planos!

Na realidade da construção de projetos, a administração do tempo é um dos maiores desafios para qualquer gestor. Entre tarefas sequenciadas e cronogramas acirrados, as responsabilidades são muitas e a falta de visibilidade de prazos pode fazer com que tudo desande.

Como sabemos, o dia a dia de quem trabalha com essa gestão específica requer equilíbrio pessoal e profissional para lidar tanto com a equipe quanto com os clientes. Não é pequeno o número de empresas que enfrentam dificuldades no cumprimento de deadlines, desempenhando tarefas com atraso continuamente.

Como consequência, os atrasos funcionam como uma porta para problemas ainda maiores, como o desgaste do time, o maior consumo de recursos e, na pior das hipóteses, o cancelamento ou não cumprimento do projeto.

Se tem problemas com isso e quer melhorar a visibilidade de prazos em sua empresa, este artigo é para você. Listamos dicas que poderão reverter o seu quadro, garantindo pontualidade com passos práticos. Vamos lá?

Use a tecnologia como aliada para cumprir os prazos

Confiar na sua memória ou na de outras pessoas não é a melhor forma de controlar prazos. Tampouco gerir post-its fixados na frente do computador. Apostar em uma ferramenta informatizada é uma das melhores alternativas para quem deseja assumir o controle sobre as atividades de um projeto, enxergando o limite de tempo com mais clareza.

Ao utilizar a tecnologia como aliada, o gestor passa a lidar com informações mais assertivas, sem precisar trabalhar com achismos. Trata-se de saber imediatamente quais atividades estão em atraso, quais estão no limite do tempo e quais contam com vantagem para a conclusão.

Uma boa dica é criar alertas via e-mail para os membros da equipe. Com foco na otimização de resultados, essa solução simples já pode garantir que ninguém fique desavisado.

Tenha um escopo bem definido

Sabe quando a ideia inicial é traçada, mas ela vai se adaptando às consequências? Muda, altera, constrói mais um prédio, levanta um “puxadinho”, os recursos acabam, os prazos se extrapolam…

A falta de um escopo bem definido é um dos grandes problemas que impedem a boa gestão das entregas. Isso acontece porque quando você não sabe muito bem para onde ir, acaba incluindo etapas sem planejamento, perdendo as rédeas do objetivo central.

O esboço mal planejado só tende a trazer influências negativas para o projeto, principalmente no cumprimento dos prazos. Sendo assim, valorize essa etapa, fazendo questão de desenhar um escopo com metas claras, atividades sequenciadas e abordagem profunda quanto aos processos e riscos da realização do projeto.

Utilize gráficos de acompanhamento

Na correria do cotidiano, interpretar dados numéricos nem sempre é uma opção na qual o gestor quer empregar seu tempo. Nesse sentido, quanto mais didático você for, melhor será para você e sua equipe.

Investir em um sistema ou em uma planilha que facilite seu processo de interpretação das informações é uma escolha que renderá frutos como otimização do tempo e monitoramento facilitado.

Lembre-se que, como gestor, o ideal é que você sempre possa visualizar um panorama do progresso do projeto. Dessa forma, você poderá checar o andamento das tarefas conforme o que foi combinado no cronograma, assumindo um controle mais eficaz tanto dos prazos de conclusão quanto dos responsáveis pelo trabalho delegado.

Distribua as tarefas de forma estratégica

Por falar em delegar trabalho, essa é uma prática saudável que precisa acontecer dentro da empresa de forma inteligente e frequente. A distribuição de tarefas o ajudará a desfragmentar um emaranhado de atividades, fazendo com que sua equipe tenha a oportunidade de se desenvolver.

As pessoas só se sentirão responsáveis pelo projeto quando receberem tarefas específicas e compreenderem com clareza aquilo que se espera delas. Com isso em mente, determine o deadline, o responsável e o resultado aguardado para cada ação. Junto a isso, não esqueça de refletir bem na hora de delegar. Conheça os membros do time e separe as tarefas de acordo com as habilidades de cada um.

Uma boa dica que pode evitar retrabalhos e atrasos é investir um tempo para conferir se as pessoas realmente entenderam aquilo que você solicitou. Seja estratégico ao se certificar de que o colaborador sabe o que precisará fazer e entregar. Um simples feedback pode poupar um trabalho tremendo.

Quebre tarefas maiores

Como você deve saber, esse ensinamento é uma das bases na construção de um projeto. No entanto, muitos gestores sofrem por não conseguirem controlar a entrega de megatarefas que parecem nunca ter um fim. É como se eles estivessem tentando carregar um palco que poderia ser transportado em pedaços.

Divida para conquistar. Desapegue, delegue, separe as atividades grandes em grupos menores de acordo com nível de complexidade e prazo. Isso o auxiliará a cumprir as dicas acima, como a delegação entre a equipe e o acompanhamento dos gráficos.

Na rotina do profissional que lida com esse tipo de trabalho, a exigência por entregas em períodos cada vez menores parece virar tendência. O mercado urge e, dependendo do segmento, um atraso de algumas horas por ser significativo na satisfação do cliente. E você não precisa dar conta de tudo sozinho.

Faça reuniões evidenciando resultados

Realizar reuniões para alinhar o andamento do escopo e identificar desvios e tratá-los é uma prática que precisa fazer parte do seu cotidiano. Além de ajudar a compreender o sequenciamento, os encontros podem ser proveitosos para a motivação das pessoas envolvidas.

Para conseguir esse benefício, que tal um truque de gestor? Busque deixar suas reuniões para dias e horários em que os colaboradores estão menos sobrecarregados.

Afinal, você precisa que as pessoas participem do momento. Se a reunião for vista como um evento chato ou desnecessário, você perderá muitos pontos.

Provar para o time que os resultados estão sendo conquistados por conta dos constantes alinhamentos em reuniões é a melhor forma de combater essa percepção de desperdício de tempo. Aproveite para indicar os avanços obtidos desde o último encontro.

Não feche os olhos para os riscos

Por último mas não menos importante, os imprevistos. Por mais que você se dedique ao cronograma, planejando todas as etapas e prevendo os períodos conclusivos, sempre existirão aqueles acontecimentos que independem da sua vontade.

Contratempos podem estragar o seu planejamento e a culpa por não prevê-los, na maioria das vezes, será atribuída a você. Portanto, considere todos os fatores que fogem à gerência do projeto.

É claro que você não pode controlar tudo o que acontece no mercado ou na empresa. Mesmo assim, a atenção voltada para o reconhecimento de riscos poderá dar o tempo necessário para gerenciar uma crise.

Acompanhe os recursos financeiros, humanos e materiais bem de perto. Não confie apenas em sua intuição, mas invista em um levantamento efetivo das pessoas e de ferramentas disponíveis. Assim, você poderá fugir o máximo possível dos contratempos. Se o projeto atrasou, sempre tem uma forma de se resolver.

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Em um projeto, conseguir gerenciar o tempo é um dos principais desafios de um gestor. Não raramente, o grande número de tarefas a serem executadas faz com que o controle de prazos seja deixado em segundo plano.

No entanto, por causa de atraso no cumprimento de marcos contratuais, uma série de prejuízos pode ser ocasionada, como maior consumo de recursos, desgaste da equipe e, em casos mais severos, o cancelamento do projeto.

É válido ressaltar que toda atividade tem seu tempo determinado dentro do fluxo de um projeto. Sendo assim, é preciso criar um planejamento eficaz, que seja capaz de antecipar os riscos e permitir que a execução do empreendimento ocorra sem maiores problemas.

Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre a importância do controle de prazos em projetos. Não deixe para depois, hein?

Controle de prazos e o lado financeiro

O controle dos prazos é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. O atraso gerado na entrega de um projeto pode ocasionar multas e outras sanções por parte de seus clientes, além de manchar a imagem da empresa perante o mercado.

Além disso, o controle financeiro é responsável pelo pagamento de todas as contas em dia, evitando que a empresa se torne inadimplente e corra o risco de sofrer algumas penalizações, como restrição de compra, CNPJ negativado, entre outros.

O controle financeiro também fica encarregado de garantir a correta utilização dos recursos monetários, certificando-se do pagamento de débitos, viabilizando verba para capital de giro e propiciando investimentos e crescimento sustentável para o negócio.

Por fim, é válido lembrar que o controle de prazos de um projeto está diretamente ligado a um controle financeiro eficiente, o qual é crucial para que a empresa esteja em dia com toda a documentação para o seu pleno funcionamento (alvarás, licenças etc.).

Equipe mais engajada

Definir um cronograma para a execução das atividades é importantíssimo para promover um maior engajamento da equipe. A melhor maneira para estabelecer um controle de prazos é contar com a opinião dos profissionais envolvidos no projeto.

Assim, todos podem apresentar seu ponto de vista e pontuar as principais dificuldades encontradas nas tarefas. A experiência dos colaboradores é de grande valia para a elaboração de um cronograma mais próximo da realidade.

A inclusão de todos os membros da equipe também torna-se indispensável para facilitar o processo de atribuição de responsabilidades. Logo, toda a empresa sente-se responsável pelo resultado final do projeto, ajudando nas ações de controle de prazos na execução das atividades e garantindo o sucesso do empreendimento.

Resolução rápida de problemas

Outra vantagem do controle de prazos em projetos é a possibilidade de se resolver os problemas rapidamente. Como já destacado, um bom controle de prazos exige um planejamento detalhado.

Para se detalhar um planejamento, é preciso estimar corretamente o uso dos recursos para as atividades e suas respectivas durações. Durante o processo de atribuição dos recursos, é possível conhecer todos os materiais, equipamentos e pessoas que serão necessários para a materialização do projeto.

A partir disto, é possível passar para o planejamento da execução do projeto, definindo os turnos de trabalho, identificando a possibilidade de atividades serem realizadas simultaneamente, entre outras ações.

Portanto, o gestor conhecerá detalhadamente todo o projeto, bem como seus recursos, seus aspectos contratuais e suas características específicas. Dessa forma, torna-se possível resolver os problemas rapidamente, evitando que o prejuízo causado por eles seja muito grande.

Compromissos factíveis

O controle de prazos em projetos também é de fundamental relevância para que a empresa possa assumir compromissos factíveis. Saber a exata duração de cada uma das etapas evita que o gestor assuma prazos inexequíveis, prejudicando o negócio.

Dessa forma, a empresa poderá contar com disponibilidade suficiente para executar suas atividades, tendo tempo hábil para a prestação de um serviço de qualidade, que atenda às expectativas dos clientes.

Com isso, sua imagem é diretamente beneficiada, uma vez que não são repassados prazos desafiadores. A equipe de projetos também sente-se valorizada, já que pode contar com tempo adequado para a realização de suas atribuições, a fim de oferecer a prestação do melhor serviço possível.

Atenção aos riscos

Um processo de controle de prazos eficiente só pode ser realizado se houver uma gestão de riscos poderosa. Em uma obra, por exemplo, determinar a interferência das chuvas é fundamental para o sucesso de um empreendimento.

Independentemente do tipo de projeto, conseguir controlar todos os aspectos e garantir que a realização das atividades ocorra sem nenhum contratempo ou dificuldades é quase impossível. Contudo, todas essas situações podem ser extremamente prejudiciais para o controle de prazos.

Existem ainda outras questões que podem prejudicar o andamento das atividades. Situações mercadológicas e decisões governamentais, por exemplo, são elementos que fogem do campo de atuação do gestor, mas podem ter um impacto significativo.

Pode-se dizer, inclusive, que não é possível ter um controle de prazos eficiente sem gerenciar os riscos. Porém, é válido lembrar que os riscos podem ser situações negativas, que devem ser mitigadas, ou positivas, que necessitam ser potencializadas.

Uso da tecnologia

A tecnologia deve ser vista como uma grande aliada do gestor de projeto. A cada dia, as inovações tecnológicas estão se tornando mais presentes no nosso cotidiano.

Nesse contexto, existem softwares voltados para a gestão que facilitam a administração de um projeto e seu respectivo controle de prazos. O uso desse tipo de programa permite a organização das informações (atividades, prazos, expectativas dos clientes, particularidades do projeto) e a integração dos principais stakeholders, por exemplo.

Além disso, é possível aumentar a produtividade das equipes, prover uma melhor estruturação do processo de gestão de projetos, facilitar o processo de tomada de decisão, otimizar recursos e fornecer dados suficientes para que o gestor tome as ações necessárias visando evitar uma crise ou ações de um risco.

Utilizar esses recursos em um projeto pode ser de grande valia para a empresa, garantindo o correto controle dos prazos e melhorando, consideravelmente, os resultados do negócio. Vale a pena testar!

Então, gostou do nosso artigo? Esperamos que as informações apresentadas sobre controle de prazos tenham sido válidas para você. Caso tenha ficado com alguma dúvida ou está interessado em saber mais detalhadamente sobre as soluções em gestão de projetos que temos para oferecer, entre em contato conosco! Estamos prontos para atendê-lo!