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12 passos para planejar um projeto

Planejar um projeto é importante para toda empresa que valoriza boas práticas de gestão e entende que a definição de um escopo de trabalho tem grande relevância para a projeção de uma imagem estratégica. Apesar de parecer uma tarefa extremamente complicada, com dedicação e técnica, a etapa do planejamento pode ser muito mais fácil do que se imagina.

Por sua vez, ela começa com o checklist, um trabalho muito comum que se repete pelo cotidiano das pessoas em geral. O ato de conferir listas é um importante aliado para o cumprimento das etapas.

Afinal, o mais fundamental de planejar um projeto é conferir sempre o que falta para ele ser concluído. O que não estiver ocorrendo de acordo com o planejado deverá ser anotado em uma lista diária.

Neste post, vamos utilizar o checklist como um ponto de partida para abordar os 12 passos para quem deseja transformar o planejamento em uma referência para novos gerentes e um lembrete para os colaboradores mais experientes. É recomendável verificar essas dicas constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida. Vamos começar?

1. Defina o escopo

A definição do escopo é a principal questão ao se analisar um programa, pois é nele que se encontram a abordagem e o processo que sua equipe usará ao fazer a gestão.

Todo projeto precisa de um escopo claro e maduro, estabelecendo prazos e comunicando as informações mais importantes.

Uma dica importante nesse quesito inicial é deixar de encarar essa etapa como uma documentação e abrir a mente para registrar mais do que datas e deadlines.

Um bom escopo é aquele que demonstra estratégias de relacionamento com o público-alvo e reflete a preocupação dos gestores com o cumprimento das metas estabelecidas.

Esse escopo precisa estar claro, articulando e definindo o projeto, apontando qual é a sua importância, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execução previsto para cada atividade.

2. Identifique os apoiadores do seu projeto

Um bom projeto definido deve ter patrocinadores ou partes interessadas — os stakeholders. Para esses dois grupos, a conclusão do programa é importante. Por isso, é preciso deixar claro quem são essas pessoas.

Além de financiar o projeto, elas podem ter a influência necessária para manter o trabalho em uma situação de crise. Esse grupo de pessoas precisa saber tudo o que está ocorrendo, tanto as boas quanto as más notícias.

O interesse de patrocinadores e stakeholders é importante para definir o caminho do projeto. Portanto, valorize a comunicação clara da visão do esboço.

Afinal, ela é vital para atrair a aprovação da sua proposta pelas partes interessadas. Se você não conseguir demonstrar as oportunidades de negócios inerentes ao esquema e persuadi-los de que você tem um caminho claro do início ao fim, nada acontecerá.

3. Determine os recursos disponíveis

Sempre acompanhando o escopo definido na primeira etapa, é preciso garantir com confiança os recursos necessários para completar o projeto.

Esses recursos podem ser qualquer coisa que você precise para que o trabalho seja executado plenamente. Dentre eles, o mais importante são as pessoas que você precisará reunir para dar andamento às tarefas.

Lembre-se de que você deve conhecer os conjuntos de habilidades requeridos de cada membro da equipe para atender às demandas específicas do projeto. A partir de então, você precisará selecionar as pessoas que possuem a disposição e experiência exigidas para a realização do esquema dentro do seu orçamento e prazo.

Ao refletir sobre os recursos, em geral, faça o máximo de perguntas possíveis para ter a certeza de que você listou tudo o que será preciso. Eles são de caráter técnico? É preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessários já estão no local de trabalho e disponíveis ou precisam ser empregados ou contratados?

A resposta a essas perguntas lhe dará uma boa noção sobre o que precisará ser feito para preencher eventuais faltas de recursos.

4. Construa um cronograma detalhado

Uma parte fundamental no ato de planejar um projeto é entender qual é o cronograma associado a cada etapa. Esse é o relógio na hora de planejar um programa, marcando o tempo que você precisa para completar as atividades que determinam o objetivo da sua proposta.

O escopo e os recursos disponíveis devem trazer informações de quanto tempo será necessário para concluir o projeto. Seja detalhista no momento de estimar quanto tempo as tarefas levarão para serem cumpridas… Tarefa por tarefa!

A linha do tempo é um bem necessário, mas a verdade é que, na prática, existe uma série de fatores que podem fazer com que o delineamento desande. Imprevistos acontecem e você precisa estar preparado para lidar com eles, atualizando o cronograma sempre que preciso.

Pressões do mercado, novos interesses, mudança de agenda e novas tecnologias são exemplos de eventos que podem forçar a mudança de prazo.

Por essas e outras razões, é preciso determinar se uma mudança nos prazos será viável com os recursos disponíveis. Ideias criativas são um grande aliado nesse caso. Explicamos em um post anterior por que o seu projeto precisa de um cronograma realista; confira aqui.

5. Liste as grandes etapas

Com o cronograma elaborado, o próximo passo é montar a sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esse instrumento de gestão funciona como um diagrama com níveis hierárquicos, construído a partir dos grupos de trabalho que definem um projeto.

Delineamentos que optam pelo modelo de cascata, sequenciando as ações, possuem um esquema mais facilitado de detalhamento dos processos. Outras partes como o gerenciamento da equipe, do escopo e dos recursos também podem ser mais bem compreendidos.

Enquanto a EAP é repartida em entregas, serviços, híbridos, etc., você precisa começar a pensar que essas atividades devem caminhar juntas até o mais alto nível dessa hierarquia.

Isso ajudará a determinar se você tem capturado “o grande quadro” sobre o que precisa ser feito para completar um projeto.

6. Quebre em pequenas etapas

Após determinar quais são as grandes etapas, o ideal é que elas sejam quebradas em pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Ao quebrar as etapas, a delegação das atividades tenderá a formar uma ação mais organizada e equilibrada.

É muito comum que as tarefas dentro de um esboço dependam umas das outras, num processo de subordinação quase que natural. Portanto, esteja pronto para dividir e subordinar o que for preciso.

Uma das grandes etapas pode ser, por exemplo, a documentação. As pequenas etapas seriam, então, compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Técnicos, Notas de Versão e Manual de Treinamento.

Isso pode ser quebrado ainda mais em passos como escrever o manual, desenvolver o design e imprimi-lo. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba seu visto para conclusão.

7. Desenvolva um plano preliminar

Chegando nesse ponto, você já sabe o que o projeto é, quanto tempo você tem para fazê-lo, os recursos que estão disponíveis e, em linhas gerais, o que precisa ser feito.

O próximo passo é desenvolver um plano preliminar. Essa é a sua primeira tentativa de combinar as datas, entregas e recursos. É a hora de identificar dependências e incluí-las em um plano adequado.

Pense nas tarefas que foram delineadas no escopo do trabalho e se esforce para criar uma abordagem de planejamento no melhor esboço que você puder redigir.

Ao final, verifique se o esboço inclui resposta para os seguintes itens:

  • prazos claros ​​e tarefas bem descritas;
  • processo de aprovação do seu cliente;
  • ações alternativas em casos de imprevistos no cronograma;
  • descrição dos recursos necessários;
  • objetivos e estratégias.

Lembre-se de que esse é o primeiro esboço do planejamento. No momento que sua equipe coloca os olhos nele, serão identificadas diversas imperfeições. Isso significa que você não precisa se sacrificar para fazer todas as descrições incrivelmente minuciosas.

8. Crie seu plano de projeto base

Como você deve saber, um gestor de projetos deve estar em constante comunicação com sua equipe. Para planejar um projeto, é preciso desenvolver uma comunicação clara dos objetivos com uma visão múltipla do que cada meta requer como solução.

Esse tipo de atividade não costuma dar muito certo quando o gestor assume toda a responsabilidade para si, excluindo a participação do time nas etapas principais do planejamento.

Com o plano preliminar pronto, é preciso o feedback da equipe. Revise-o com os principais colaboradores, expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias.

Eles vão reconhecer áreas que você talvez tenha deixado passar ou que podem ser tecnicamente impossíveis de executar.

Além disso, o time também poderá conflitar ou beneficiar alguma outra iniciativa em andamento. Junte tudo, pondere cada sugestão e, então, desenvolva a versão 1.0 do seu plano de projeto.

Você também pode usar essa etapa de revisão do plano preliminar para questionar seu próprio pensamento e impulsionar sua equipe em busca de uma nova abordagem de trabalho.

Por exemplo, se você estiver trabalhando em um esquema de construção de um blog, a equipe de design pode começar a criar conceitos visuais enquanto os responsáveis pelo conteúdo desenvolvem textos.

A execução de ideias pela equipe e a criação de um diálogo aberto sobre a abordagem utilizada podem te ajudar a criar um planejamento mais robusto.

Esse tipo de comunicação aberta aumenta a confiança na equipe e tende a gerar um ambiente de colaboração que é extremamente útil para o desenvolvimento do trabalho.

9. Faça ajustes, refine o projeto

Você fez sua pesquisa, esboçou sua abordagem, discutiu com sua equipe e criou o seu plano de projeto base. Muito bem. Agora que o seu programa está em uma fase avançada, os ajustes são muito bem-vindos. Reflita com base na realidade de cada passo conforme o checklist padrão. Os processos funcionaram? Os prazos excederam? Houve imprevistos?

Nesse momento, o importante é fazer os ajustes de maneira adequada e calculada, buscando sempre o melhor resultado final.

Refinar o planejamento de um esboço desenhado pode ajudar na execução de tarefas, trazendo mais recursos para concluí-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.

Se você puder, antes de entregar o trabalho ao cliente, peça para alguém da sua equipe dar uma última conferida. Não há nada mais embaraçoso do que ser um gestor de projetos e entregar um plano com erros. Evite manchar a sua imagem com coisas tão pequenas.

10. Monitore o progresso

Muitas vezes, os projetos saem exatamente como esperado! Tudo dá certo e o gerenciamento pós-implementação é o mais tranquilo possível.

Por outro lado, há momentos em que o trabalho vira um pesadelo terrível e você precisa acordar em plena madrugada para resolver problemas que parecem não ter fim. Se você trabalha como gestor de projetos, deve saber bem disso.

O progresso do trabalho precisa ser acompanhado pela equipe, respeitando o escopo definido lá na primeira etapa. Isso porque, por mais que você tenha desenvolvido um plano sólido, gerenciável e bem pensado, imprevistos sempre podem acontecer.

Será que o seu planejamento está pronto para vencê-los? O plano está, de fato, correndo bem? Os benefícios esperados serão atingidos dentro do prazo estipulado?

O progresso precisará ser algo constantemente monitorado em uma base diária. Descrever como o progresso e o sucesso serão acompanhados durante toda a duração do projeto é função de um gerente interessado e comprometido.

11. Documente tudo

Ao se planejar um projeto, é preciso ter a clara noção de que as coisas vão ser diferentes do que o previsto no plano inicial. Certifique-se de prosseguir com essas alterações por escrito, com a documentação atualizada.

À medida que a proposta caminha, mantenha um registro com todos os problemas ocorridos. Assim, você criará um documento com serventia para o aprendizado e poderá utilizá-lo para a melhoria contínua.

A organização minuciosa contribuirá para que ninguém trabalhe na versão errada dos documentos ou cronogramas. Além disso, os registros de cada etapa servem como provas dos momentos construídos e da autenticidade do trabalho desenvolvido. Por isso, não ignore o valor que existe no processo de documentação.

12. Mantenha todos atualizados

Finalmente, você precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que vão manter todos atualizados. Eles podem ser desde uma simples mensagem de confirmação até uma chamada de conferência de emergência, a fim de resolver um problema que acabou de surgir.

Não deixe o plano de comunicação ao acaso. Os colaboradores precisam saber o que está ocorrendo. Caso não tenham a informação de que determinada etapa precisa de auxílio, fica praticamente impossível oferecer ajudar no que for necessário.

O planejamento é a base da gestão de projetos. Cumprir cada etapa com atenção te ajudará a conduzir o plano por um bom caminho, alcançando os objetivos almejados.

Esperamos que você tenha encontrado utilidade nos 12 passos descritos para planejar um projeto! Agora, é só colocar em prática sem esquecer do checklist e ajustando os processos de acordo com a realidade da sua empresa.

Gostou de conhecer quais são os principais passos na hora de planejar um projeto? Então, baixe o e-book e complemente seu conhecimento ao descobrir como aumentar a produtividade da equipe de projetos.

 

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