Compreender plenamente o projeto que está gerenciando é um fator determinante para obter o sucesso. Saber quem participa, seus objetivos, expectativas e interesses. Todas essas informações estão presentes nos documentos do projeto ou em seu software de controle de projetos. Mas e as informações que extrapolam a documentação? Conflitos políticos entre stakeholders? Líder técnico do projeto desmotivado? Cliente indeciso sobre os requisitos? Elementos como esses podem transformar o seu projeto em um verdadeiro mutante, que muda de forma a todo o momento, tornando complexo o seu gerenciamento.

Preparamos esse post com as principais perguntas que você deve fazer sobre cada projeto que está gerenciando. Eu imagino que você esteja pensando : “Thiago, estas perguntas são bastante básicas e o meu projeto muito complexo.” Realmente são perguntas básicas, mas o que mais me impressiona é que em muitos projetos elas não são respondidas, algumas vezes nem ao menos são feitas ou bem compreendidas. Aproveite e pergunte quando lhe for oferecido (ou na maioria das vezes exigido) um novo projeto. Se você já está em um projeto que não está indo tão bem, eu sugiro que se reúna com sua equipe e stakeholders para obter os esclarecimentos e respostas que você precisa para obter sucesso.

1. O que estamos fazendo?

Você já leu a proposta do projeto que está gerenciando e viu a declaração de escopo. Mas o que o projeto realmente está fazendo? Proposta de projeto e Declarações de Escopo raramente são claras o suficiente para saber o que os clientes querem fazer. Você está fazendo tudo o que você deveria estar fazendo? Você está fazendo coisas que deveria parar de fazer porque são além do escopo? Se você pode chegar a um acordo sobre essa definição, então você tem uma chance maior de está fazendo as coisas certas.

2. Será que os atores e membros da equipe do projeto compreendem o que estamos fazendo?

Será que todo mundo vê o projeto da mesma forma? Ou será que o projeto é como a Torre de Babel, onde cada um fala uma língua, baseados em suas próprias perspectivas. Alguns falam francês, alguns chinês e ninguém sabe exatamente sobre o que o outro está falando. Se assim for, pare. Coloque todos juntos em uma sala e faça uma sessão de trabalho para chegar a uma visão comum antes de fazer qualquer outra coisa. O nosso e-book “Guia Definitivo do Project Model Canvas” pode te ajudar nisso, pois o PM Canvas é uma metodologia que incentiva a colaboração e co-criação.

3. Por que estamos fazendo este projeto?

Qual é o verdadeiro objetivo do projeto e por que estamos investindo nosso tempo e recursos? Claro, nós queremos fazer um bom trabalho para o cliente. Mas há outras razões para o projeto? Por exemplo, é o projeto de importância estratégica para a nossa empresa, porque vai representar uma diferencial competitivo importante ou o projeto é importante porque a reputação e o ego de alguns executivos estão envolvidos? É possível quantificar as metas e compreender perfeitamente os requisitos?

4. Quem é o patrocinador e stakeholder mais influente no projeto?

Você já teve a experiência de trabalhar com ele antes ou conhece alguém que teve? Quanto melhor o seu relacionamento, acesso e comunicação com eles, mais fácil atingir o sucesso de projeto será. Além do patrocinador principal, certifique-se que você tem uma lista de todas as partes interessadas, por que eles estão envolvidos e quais são seus principais interesses, níveis de influências e se são protagonistas, antagonistas ou neutros. Alguns estão envolvidos, porque precisam ser mantidos informados, outros porque o projeto é essencial para a sua linha de negócios ou porque eles têm investido recursos e fundos nela. Neste caso, minha sugestão é que você construa uma Matriz RACI.

5. O que é mais importante para o patrocinador e stakeholder(s)? Qual é a sua meta prioritária? Apenas a construção do produto é o suficiente?

Basta entregar o serviço que fui contratado para fazer? A minha dica é que há sempre coisas mais importantes para o projeto do que apenas verificar se as entregas foram realizadas. Foque em ouvir e tentar captar a perspectivas deles.

6. Concordo que o cronograma do projeto é realista e viável?

Depois de entender o cronograma do projeto, como ele foi criado, e o que você está realmente fazendo, então analise friamente o cronograma e a conclusão prevista do projeto e responder a esta pergunta. Se ele não parecer realista ou viável, você só tem uma escolha: refazê-lo.

7. Como o projeto foi comunicada à equipe?

Isto pode parecer uma pergunta boba, mas gosto de perguntar porque com base em o que foi dito para cada membro da equipe na apresentação do projeto, pode fazer muita, muita diferença. Claro, você quer que todos da equipe tenham a mesma visão do projeto. Assim, como um primeiro passo (se você não tiver feito isso ainda), considere a criação de um PM Canvas que explique exatamente o que você está fazendo e por quê. Ele vai ajudar a manter todos informados e alinhados quanto a visão do projeto.

8. Como os membros da equipe foram selecionados para esse projeto?

As perguntas 8 e 9 estão relacionadas e são muito importantes. Você herdou a equipe? Se assim for, porque foram selecionados? Quem foi responsável por sua seleção e alocação no projeto? Como foram determinados seus papéis no projeto e suas atribuições? Em muitas empresas não é dedicada uma atenção especial para saber se cada recurso possui experiência e perfil para desempenhar a função atribuída em cada atividade. Eu sei que existe escassez da mão de obra e muitas vezes colocamos no projeto quem está disponível, mas dependendo da importância do projeto e sua complexidade, essa pergunta tem que ser muito bem respondida. Infelizmente existe um risco grande de que os membros da equipe foram designados simplesmente porque eles estavam disponíveis e não porque eram as pessoas certas para o trabalho.

9. Será que a equipe do projeto tem as habilidades que você precisa para ser bem sucedido?

Por último, o sucesso do projeto vai depender se você tem as habilidades certas na medida certa. Quais habilidades meu projeto demanda? Tenho membros da equipe com essas habilidades e no nível necessário? Onde somos mais fracos? Existe algum conhecimento não dominado pela equipe do projeto? Não é necessário que todos os membros da equipe sejam especialistas, mas é imprescindível ter um equilíbrio entre os conhecimentos necessários por cada atividade. Uma boa prática é realizar uma entrevista com cada pessoa da equipe e descobrir seus pontos fortes e fracos. Caso exista algo critico temos duas alternativas: buscar dentro da organização esse conhecimento ou tentar terceirizá-lo.

Então, quais são os fatores mais importante para a gestão de um projeto de sucesso? Compartilhe seus pensamentos em um comentário.