Já dizia a nossa avó que a prevenção de riscos é melhor do que remediar. Isso se aplica ao seu dia a dia profissional. Ter um bom gerenciamento de riscos é fundamental para garantir o sucesso do projeto.

Isso força sua equipe a considerar os deal breakers (impedimentos) em cada etapa e estimula a proatividade no planejamento e na implementação de soluções. Dessa forma, problemas passam a serem menos frequentes e as chances de sucesso são ampliadas.

O recente relatório do Project Management Institute, PMI’s 2012 Pulse of the Profession (pulso da profissão), constatou que mais de 70% dos entrevistados sempre ou frequentemente usam as técnicas do gerenciamento de riscos em projetos nas suas práticas e programas de gestão, por serem estratégias que conduzem as maiores taxas de sucesso.

Para entender um pouco melhor sobre a importância da prevenção de riscos, confira o nosso post de hoje!

O que é a política de gerenciamento de riscos em projetos?

A política de gerenciamento de riscos em projetos pode ser vista como um conjunto de estratégias que são aplicadas em cada etapa de uma iniciativa para evitar falhas e problemas. Em outras palavras, essa medida é voltada para aumentar as chances de eventos positivos ocorrerem e mitigarem os impactos que os problemas terão (assim como as chances deles ocorrerem).

Todo projeto apresenta uma série de riscos. Caberá a essa política trabalhar com todos os envolvidos para avaliar quais são os mais importantes, definir estratégias de prevenção, criar rotinas de monitoramento e planejar medidas para a eliminação de falhas. Dessa forma, os prejuízos ao final de cada etapa serão mitigados e a empresa poderá manter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

Como o gerenciamento de riscos em projetos é estruturado?

Para criar uma política de gestão de riscos aplicável aos seus projetos, é necessário tomar algumas medidas. Em conjunto, elas diminuirão os problemas que possam afetar a sua empresa e, assim, garantirão um fluxo de trabalho mais eficaz. Isso passará por:

• identificar os riscos;
• avaliar o seu nível de probabilidade;
• definir medidas preventivas;
• definir medidas de monitoramento;
• definir medidas de mitigação;
• avaliar os resultados.

O primeiro passo é o mais abrangente. A empresa deve identificar, junto a todos os stakeholders do projeto, quais são os pontos que necessitam de atenção e a quem eles afetam.

Uma vez que os riscos já estejam mapeados, o negócio deverá categorizar cada um deles. Isso envolve identificar a chance de um problema específico ocorrer e o nível de impacto que ele causará. Dessa forma, a distribuição de recursos ficará mais inteligente, priorizando as ameaças com maiores chances de acontecerem e que tenham um maior impacto na rotina da empresa.

Com tais dados em mãos, o gestor pode estruturar as medidas de prevenção, monitoramento e mitigação de riscos. São elas que têm um efeito prático no dia a dia do projeto, permitindo que profissionais possam atuar continuamente para evitar falhas, monitorar a ocorrência de situações de risco e garantir que, caso os problemas ocorram, eles serão mitigados rapidamente.

Quais as vantagens de uma política de mitigação de riscos?

A principal vantagem da política de gerenciamento de riscos é garantir que a empresa tenha sucesso ao final de cada etapa. Uma vez que as chances de um problema grave ocorrer são menores, todo o projeto terá um fluxo de trabalho que levará ao objetivo final com mais facilidade. Veja abaixo outros benefícios dessa estratégia!

Maior nível de engajamento

Haverá um maior nível de engajamento no ambiente corporativo. As escolhas tomadas pelos gestores estarão pautadas por um conjunto de dados melhor estruturado e com menos chances de impactar negativamente nos resultados finais. Dessa forma, os times atuarão de modo proativo para entregar os resultados esperados.

Redução de custos

A economia, ao final do projeto, também é ampliada. Se problemas tornam-se menos frequentes, a taxa de retrabalho cairá. Dessa forma, os gastos imprevistos diminuirão na rotina do gestor.

O corte de custos também cai em função da melhor distribuição de recursos financeiros. Se o gestor sabe quais são os pontos dignos de atenção e os riscos que o projeto enfrenta, ele pode direcionar o orçamento de um modo mais inteligente, investindo no que afetará diretamente o negócio e, assim, evitando desperdícios.

Maior nível de produtividade

O nível de produtividade é ampliado. A empresa conseguirá manter um fluxo de trabalho menos propenso a falhas e interrupções não programadas em todas as etapas do projeto, em função das medidas preventivas e de monitoramento.

Ainda que algum problema ocorra, ele não causará um grande impacto na aderência da equipe aos prazos. Como o gerenciamento de riscos é um processo ativo e executado de modo contínuo, a companhia sempre terá as suas falhas eliminadas com agilidade: se um equipamento falhar, por exemplo, o time já terá um plano estruturado para encontrar uma resolução e retomar as suas atividades no menor prazo possível.

Como a política de gerenciamento de riscos em projetos é aplicada em um cenário real?

Uma boa forma de compreender a gestão de riscos é avaliando o modo como os processos são estruturados e o seu funcionamento em um ambiente real. Por isso, separamos um case relacionado a uma obra com mal planejamento. Veja como uma série de problemas poderiam ser evitados se o negócio tivesse adotado uma boa postura!

Ao término da etapa de uma obra, o gerente de projetos supervisiona o trabalho de uma equipe elétrica responsável por instalar equipamentos elétricos e audiovisuais. Os times de construção e de engenharia civil entregaram a eles o local completo e decorado, pronto para a fase final.

Mas para o desalento do gerente de projetos, os projetores não se alinhavam com as telas. Isso inutiliza sua função ali, já que não seria possível executar o seu trabalho naquele cenário.

Qual foi o erro?

Essa falha grave ocorreu em função de problemas de comunicação. As equipes de construção e de engenharia civil haviam alterado as dimensões das salas e o cliente falhou em comunicar as mudanças para a equipe elétrica.

Supondo que o projeto foi executado de acordo com o planejado, o gerente de projetos planejou e apresentou os esquemas elétricos baseados nas dimensões originais da sala. Esses planos se tornaram inúteis quando as dimensões da sala foram modificadas. Como consequência, a posição correta do equipamento ficou distorcida.

A solução encontrada pelo gerente de projetos foi desenhar e apresentar novos esquemas elétricos. As paredes e o teto tiveram de ser quebrados para acomodar as mudanças, o que provocou atrasos e aumentou custos, trabalho e frustração.

Como a equipe de gerenciamento de riscos em projetos atuaria nesse caso?

Uma equipe capaz de executar uma forte pesquisa de riscos e um plano de implementação teria evitado essa situação. Muitas suposições não foram contestadas e os riscos relativos às várias dependências externas foram negligenciados. Consequentemente, os custos aumentaram junto com os prazos de entrega de resultados.

Nesse caso, a comunicação proativa com o cliente e com outras equipes envolvidas deveria ter sido planejada como parte do gerenciamento de riscos. Um exemplo é perguntar como os empreiteiros pretendem executar as suas atividades nos momentos de planejamento e, assim, identificar como os locais seriam monitorados e controlados. Dessa forma, a companhia pode tomar medidas proativas para garantir a maior qualidade das operações.

Qual seria a frequência e o tipo de comunicação com os stakeholders?

É preciso fazer uma avaliação de cenários e de “e se”? O que acontece se as entregas não forem feitas dentro do prazo esperado? Quais são os riscos se houver problemas com os empreiteiros? Qual é o impacto de não ter recursos dedicados na equipe?

Essas reflexões e questionamentos podem auxiliar o gerente de projetos e a equipe a se planejarem proativamente. A qualidade do trabalho do empreiteiro será muito maior, já que as suas operações ocorrerão com base em estratégias robustas, ao mesmo tempo em que os recursos necessários para as equipes atuarem no projeto serão entregues com um alinhamento maior do que a empresa precisa.

Os projetos corporativos apresentam um grande nível de complexidade. Geralmente, isso é algo que envolve um grande número de pessoas, etapas, metodologias e estratégias. Para gestores, portanto, a gestão de cada fator que influencia no sucesso do projeto é algo que demandará muitos recursos.

Nesse sentido, a criação de uma política de gerenciamento de riscos em projetos é algo fundamental. Ela dará ao time de stakeholders os mecanismos necessários para mitigar vulnerabilidades e implementar mecanismos de gestão que eliminam pontos que causem prejuízos. Assim, o retorno obtido com o investimento será sempre o maior possível, uma vez que todo o ambiente de trabalho passará por melhorias.

O planejamento e a aplicação de uma política de gerenciamento de riscos, como apontamos acima, é algo que envolve todos os times e stakeholder. Mas por qual motivo isso ocorre? Confira no nosso blog como os riscos e as incertezas podem afetar todo o seu projeto!