Assim que começamos a atuar na gerência de projetos, começamos a reconhecer sinais que nos apontam os riscos de cada trabalho. Inicialmente, esses sinais aparecem nos relatórios de situação, nos planos de trabalho e nas métricas de entrega. À medida que ganhamos experiência, aprendemos a ver sinais adicionais de risco nas observações e nos diálogos. Muitas vezes, esses sinais podem ser originados pelos próprios gerentes.

Esses sinais, algumas vezes, podem passar despercebidos. Assim, a capacidade de agir sobre eles fica mais restrita. Por exemplo, existe o medo em descontentar os clientes do projeto se houver muitas objeções e expectativas irreais. Também há uma falsa crença de que esses tipos de mensagem irão de alguma maneira desmotivar a própia equipe.

Abaixo, confira cinco frases para evitar em um projeto:

1. “Vamos começar o projeto na primeira reunião.”

Muitas vezes, importantes atividades de mobilização tendem a ser ignoradas no ímpeto de começar um projeto com uma grande reunião de grupo. Essa fixação no primeiro encontro faz com que tarefas importantes fiquem para trás. Ações antecipadas, processos de abordagem e mecanismos de comunicação prévios são mais importantes do que ter a certeza de que os petiscos chegaram a tempo para o intervalo da reunião inicial.

2. “Esse projeto vai terminar dentro do tempo e sem estourar o orçamento.”

A frase geralmente aparece ao primeiro sinal de progresso ou derrapagem do custo. Ao contrário de lidar com a causa principal do obstáculo, muitas vezes os gerentes de projetos irão diminuir o escopo para atender tempo e orçamento. Reduzir o escopo tem o efeito de reduzir a proposta de valor global para o projeto. Aborde essa tendência alocando tempo suficiente no inicio de projeto para identificar os critérios de sucesso dos negócios independentemente de cronograma e tempo.

3. “O CEO é o responsável por esse projeto.”

Nomear alguém importante normalmente surge quando há um conflito envolvendo recursos necessários em vários projetos. Gerentes de projetos esperam que apresentando o CEO ou outro executivo como sponsor criará um comprometimento com o projeto. Entretanto, CEOs e outros executivos normalmente não têm tempo para serem responsáveis por um projeto delegado a outros gerentes. É preciso ter uma noção clara das atividades das partes interessadas tal como um nível de lista de aprovação de financiamento para confirmar os principais sponsors para o projeto.

4. “Nós estamos atrasados, mas iremos compensar na próxima fase.”

A menos que haja uma grande mudança no escopo, uma das mais desafortunadas leis da física para projetos é que qualquer deslize no cronograma será compensado na próxima fase. A melhor abordagem é ser transparente sobre o atraso no cronograma. Ao tornar o deslize transparente, você habilita a atenção da equipe de liderança e busca promover ações corretivas.

5. “O sinal está verde.”

Um indicador de sinal verde em um relatório de projeto normalmente significa que não há problemas presentes. Contudo, este indicador nem sempre conta a história completa. Por exemplo, apesar das datas de entrega estarem atrasadas, um gerente continua a declarar status verde. Em uma reunião executiva do comitê de direção, a equipe de liderança contestou o relatório e o gerente de projetos respondeu: “Eu sei que as datas de entrega estão deslizando, mas eu estou dando sinal verde.” Para promover a confiança da equipe do projeto e da equipe de liderança, siga o que foi planejado, como as datas reais de entrega ou a análise de valor agregado, e mostre o verdadeiro status do projeto.

Embora ferramentas, abordagens e processos ajudem a gerenciar os riscos de entrega, é importante reconhecer esses sinais e tomar as medidas certas para agir sobre eles. O que você aprendeu como bons exemplos de sinais que apontam para riscos num projeto?

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