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Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

Em um cenário com alto nível de competitividade, o ideal para uma organização é trabalhar no nível máximo de otimização de recursos. Isso significa estar com os seus times atuando em um bom nível de produtividade, sem sobrecarga dos colaboradores ou a presença de um funcionário ocioso no local de trabalho.

Contudo, ainda que o gestor adote uma boa estratégia para distribuir tarefas, muitas vezes, a empresa pode se deparar com algum funcionário ocioso (ou vários colaboradores nessa condição). Existem diversas razões para esse cenário ocorrer.

Logo, é mais do que válido darmos uma olhada minuciosa nas causas e possibilidades de reversão desse quadro. Se o negócio se torna capaz de reduzir esse fator no seu dia a dia, a sua competitividade será muito maior.

Já imaginou, por exemplo, que a causa pode estar diretamente relacionada a uma questão de gerenciamento? Ou será que isso tende a ser mais uma questão do perfil do colaborador? Como você pode ver, é importante ter o conhecimento necessário para identificar esses fatores e buscar a forma correta para tornar a companhia mais eficaz.

Se você ficou curioso e quer saber mais sobre esse fenômeno, siga com a leitura para compreender como identificar esses fatores e solucioná-los da forma correta!

Por que a sua empresa precisa alcançar o nível de otimização dos recursos?

A otimização de rotinas e estratégias faz parte dos planos de gestão de qualquer companhia. A busca por um nível máximo de qualidade deve ser algo contínuo, especialmente, se considerarmos que nenhum mercado deixa de ser modificado. Nesse sentido, alcançar o nível de otimização de recursos demonstra que os esforços para se realizar uma boa gestão de equipe na execução dos projetos realmente valeram a pena.

Isso quer dizer que a empresa passou a reconhecer que tanto ter colaboradores que estejam sobrecarregados quanto manter algum funcionário ocioso é igualmente maléfico. Tendo isso em vista, o negócio passará a fazer um exercício contínuo para evitar esse tipo de situação, especialmente, nas empresas que trabalham com demanda e gestão por projetos.

Por isso, para montar uma equipe ideal, é preciso entender bem os colaboradores, analisar seus perfis de produção e saber dispor de seus trabalhos e capacidades sem exigir além de suas forças e, ao mesmo tempo, não os deixando ociosos.

Somente dessa forma, a sua empresa alcançará um alto nível de produtividade, em que os recursos são bem aproveitados, os custos são mantidos em um nível baixo e o negócio pode atender a demandas externas com agilidade.

Funcionário ocioso: quando isso é uma questão de gerenciamento?

A ociosidade por motivos de gerenciamento é aquela que existe pela mais pura e simples má utilização — por parte do gerente ou do líder da equipe — do uso das forças produtivas a seu dispor. Em outras palavras, isso significa que não está sendo feita uma boa gestão de time, o que leva a um ambiente com membros sendo subaproveitados.

Esse tipo de ociosidade afeta todas as etapas de produção e consome uma parcela significativa da força produtiva da empresa. Além disso, equipes ociosas costumam trabalhar mal até mesmo nas atividades que têm mais tempo para realizar: o planejamento será incapaz de definir uma rotina de alta qualidade, em que a entrega de resultados seja rápida e sem procrastinação.

E o que tudo isso faz? Gera prejuízos para a corporação. Seja pela ausência de produção, seja pelos gastos para simplesmente manter a equipe de prontidão, a empresa direcionará recursos financeiros em excesso para os seus times.

Como possíveis diagnósticos desse cenário, vemos que o time tem condições de produzir mais, ou que a equipe é muito grande para o trabalho proposto. Nesses casos, é preciso pensar em uma reestruturação do perfil de gestão da equipe.

Identificar o que causa essa ociosidade é prioritário. A partir disso, passa a ser possível propor resoluções — como um remanejamento de colaboradores. Nesse caso, cabe elaborar um plano de gestão de equipe e executá-lo a partir de uma visão colaborativa.

Seja transparente com os funcionários

De fato, um funcionário ocioso compromete a equipe e gera prejuízos para a empresa. Por outro lado, quando a falta de atividades para execução parte da corporação, isso tende a frustrar as expectativas do colaborador engajado e prejudicar a sua motivação — mais adiante, daremos algumas dicas para manter esse funcionário ocupado.

Embora possa parecer à primeira vista, um colaborador ocioso não é necessariamente um funcionário ruim. Na verdade, é bem possível que ele seja muito bom, mas simplesmente não tenha o que fazer. Isso também demonstra um problema de gestão de equipe.

Tenha em mente que vivemos em uma época na qual as pessoas buscam cada vez mais a sua ascensão profissional. Portanto, esse funcionário podia ter sonhos e ambições quando entrou na sua empresa.

Contudo, a má gerência ou outras questões relacionadas ao momento da organização (período de transição, mudança de controle acionário, de foco do negócio, de gestão, cancelamento de projetos etc.) podem desviar a atenção da empresa de suas atividades normais. Isso certamente resultará em falta de trabalho para os colaboradores.

Caso a sua companhia vivencie alguma dessas situações, é fundamental ser transparente com os funcionários e dar uma previsão para a retomada das atividades normais — quando possível. Agindo assim, você evita o desgaste emocional dos profissionais envolvidos e garante que eles estarão prontos para voltar ao ritmo de trabalho quando a situação normalizar.

Funcionário ocioso: quando isso faz parte do perfil do colaborador?

Já quando a ociosidade é em relação ao perfil do colaborador, os sinais são detectados apenas nele, e costuma ser bem claro que o problema é pontual. Para identificar esses sintomas, o gerente ou líder deve ficar atento aos seus funcionários, procurando pelos principais sinais de ócio no trabalho, tais como:

  • desatenção;
  • conversas pessoais em demasia;
  • pausas em excesso para lanches ou cigarros;
  • idas constantes ao banheiro;
  • muitas saidinhas durante o expediente para ir ao banco;
  • saídas para comprar algo na rua.

Mas, como é sempre possível haver outros sinais, observação é fundamental. Nesses casos, é comum ver o resto da equipe com sobrecarga de trabalho, enquanto o colaborador ocioso mantém uma rotina com pausas, conversas em demasia e muitas desculpas para fazer suas tarefas.

O pior é que esse tipo de situação acaba atrapalhando o restante da equipe, uma vez que a ociosidade de um, automaticamente, se reflete no ambiente de trabalho como um todo. Nesse caso, basta direcionar a força de produtividade desse trabalhador ocioso para tarefas que estejam pendentes ou até para solucionar a sobrecarga de outro colaborador.

Mas também é possível que esse funcionário tenha uma atitude proposital — ao acumular tarefas intencionalmente —, que resulta em uma sobrecarga para o restante da equipe. Sendo assim, o ideal é elaborar uma advertência sobre seu comportamento, e, caso não haja mudanças, recomenda-se a demissão do colaborador.

O desligamento do funcionário ocioso pode parecer uma solução radical, que causa um grande impacto para a empresa, mas tenha em mente que é primordial a busca pela otimização dos recursos humanos e da organização como um todo.

Como resolver a ociosidade na empresa?

Quando é detectado que um colaborador está ocioso, é preciso, antes de mais nada, identificar a causa dessa ociosidade. Assim, por meio de um planejamento, deve-se procurar torná-lo mais diligente quanto às suas funções. Para isso, a gestão de tempo e de tarefas é de suma importância. A seguir, veja algumas atitudes para evitar a ociosidade de seus funcionários.

Defina métricas de performance

As métricas são um mecanismo importante para avaliar a qualidade dos serviços prestados pela empresa. O uso de indicadores dá ao gestor uma visão precisa sobre o funcionamento do negócio e como os seus times atuam. Por isso, é importante que eles sejam aplicados em todos os processos.

Uma vez que o gestor utiliza métricas bem estruturadas, fica mais fácil avaliar em quais pontos da cadeia operacional existe ociosidade. Com tais dados em mãos, o time poderá mitigar erros e qualquer abordagem que leve a uma produtividade abaixo do esperado. Assim, a empresa poderá reduzir ao máximo o número de profissionais ociosos.

Portanto, defina métricas com cuidado. Elas precisam ter o perfil do time e estar alinhadas com as demandas e objetivos do negócio. Um objetivo muito elevado, por exemplo, coloca o time em uma situação de sobrecarga de trabalho. Em busca da aderência à métrica, os trabalhadores ampliarão excessivamente as suas atividades e, em função disso, cometerão mais erros.

Já um indicador muito abaixo da capacidade do time prejudica a capacidade de o gestor avaliar se a performance dos profissionais está em um bom nível. Assim, identificar se existe algum funcionário ocioso será muito mais complicado.

Aplique feedbacks

Se os problemas são identificados, o feedback deve entrar em ação. Converse com times e colaboradores que apresentem problemas na qualidade dos seus serviços para avaliar o que houve de errado, quais são as demandas e falhas internas.

Faça uma proposta de melhorias, que envolva todos os profissionais ociosos. Com um bom plano, será mais fácil garantir a qualidade do serviço prestado e, assim, ter mais produtividade.

Liste as atividades prioritárias

Por mais que o colaborador esteja com as tarefas em dia, novas demandas sempre aparecerão. Assim, estimule o funcionário ocioso a fazer uma lista, elencando as atividades consideradas prioritárias — elas precisam ser resolvidas dentro do prazo.

Pense nessa lista como uma programação individual para preencher o dia do funcionário ocioso e, consequentemente, evitar a ociosidade.

Envolva o funcionário com tarefas simples

Para os casos em que o colaborador realmente não tem atividades a serem desenvolvidas, uma dica eficaz para evitar a ociosidade que compromete toda a equipe é designar tarefas simples a ele. Claro que o trabalho não deve parecer fútil ou designado a ele apenas para passar o tempo.

Assim, mostre ao trabalhador que o tempo ocioso pode ser aproveitado para organizar uma gaveta ou fazer uma limpeza nos arquivos inúteis da área de trabalho do seu computador, por exemplo. Essas atividades realizadas agora podem poupar um tempo precioso nos momentos de sobrecarga.

Disponibilize conteúdos para estudo

Todas as tarefas foram cumpridas — inclusive, aquelas mais simples. E agora, o que mais o funcionário ocioso pode fazer para evitar ficar parado? Estudar e se atualizar!

Tenha em mente que o mercado está cada vez mais competitivo, e que novidades surgem a cada dia. Portanto, o tempo ocioso do colaborador pode ser utilizado para uma reciclagem em seus conhecimentos.

A dica aqui é disponibilizar treinamentos e conteúdos relevantes, relacionados ao seu segmento de negócio, na intranet da empresa — ou até mesmo por materiais impressos (apostilas, livros, revistas etc.), estrategicamente colocados em um local tranquilo para o estudo. Essa atitude pode tirar o seu funcionário ocioso da zona de conforto e estimulá-lo a buscar novas soluções para a corporação.

Peça sugestões para evitar a ociosidade

Conversar com os colaboradores e pedir opiniões para melhor utilização do tempo do funcionário ocioso podem ser uma maneira de engajar a equipe e conseguir o seu comprometimento nas tarefas. Assim, ao saber o que os profissionais enxergam como gargalos de produtividade, você pode aproveitar para elaborar ações que estimulem maior dedicação ao trabalho.

Um concurso com premiação por produtividade, por exemplo, pode ser uma boa maneira de estimular a equipe a executar mais tarefas. Além disso, você pode incluir normas para a premiação, como determinar que a ajuda criativa a outros setores seja um critério de desempate. Dessa forma, o importante aqui é escutar os colaboradores e criar ações para unir a equipe e incentivar o trabalho em conjunto — sem sobrecarregar ou excluir ninguém, é claro!

Utilize Scrum em seus projetos

Uma alternativa para evitar a ociosidade é implementar a metodologia Scrum no seu negócio. A seguir, veja os 10 passos principais que o empreendedor Jeff Sutherland cita em seu livro “Scrum: a Arte de fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”.

1. Defina um “Product Owner”

Essa pessoa será responsável pela visão do que será entregue em seu projeto. Entre as suas responsabilidades, ela deverá ponderar os riscos e benefícios das ações, determinar o que pode ser feito, motivar a equipe e evitar a ociosidade.

2. Forme os times

Divida os colaboradores — de acordo com as suas habilidades — e forme equipes de três a nove pessoas, para desenvolverem os projetos da empresa. Se você tiver uma equipe Scrum motivada e competente no autogerenciamento, nenhum funcionário ousará ficar ocioso — uma vez que a própria cobrança da equipe não permitirá isso.

3. Determine um Scrum Master

Essa pessoa vai orientar o restante da equipe em relação à estrutura de processos do Scrum. Além do mais, ela deverá eliminar gargalos e pontos que impeçam o progresso das atividades.

4. Crie um Product Backlog

Consiste na configuração de uma lista detalhada de todas as tarefas que precisam ser desenvolvidas para tornar o projeto viável. Esse mapa do projeto estará em constante mutação e evolução e, para isso, precisa de um acompanhamento efetivo do Product Owner.

5. Elabore as estimativas do Product Backlog

Aqui, é imprescindível que as equipes consigam estimar o prazo para a execução de cada uma das tarefas. Assim, a ociosidade não será tolerada.

6. Planeje os Sprints

Os Sprints são os ciclos de duração de cada uma das tarefas, que, normalmente, têm um período inferior a um mês.

7. Crie um Scrum Board (ou Kanban)

Utilize um quadro para traçar as colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Em seguida, utilize papéis autoadesivos (os famigerados post-its) para representar cada um dos itens que precisam ser concluídos — cada um deles deve ser colado na sua respectiva coluna, de acordo com o status atual.

8. Defina o Daily Scrum

Todos os dias, no mesmo local e horário, a equipe deve se reunir (não mais do que 15 minutos) para responder “o que fizeram ontem?”, “o que vão fazer hoje?” e “o que impede a conclusão do Sprint?”. Essa reunião, sem dúvidas, evita a ociosidade da equipe.

9. Determine o Sprint Review

Consiste em uma reunião para apresentar a evolução prática dos Sprints. Ou seja, tudo que foi colocado na coluna “feito”.

10. Não esqueça a retrospectiva do Sprint

Trata-se do processo para a coleta de feedbacks, para compreender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Utilize uma plataforma de gestão de projetos

Organizar os cronogramas e otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores de uma empresa pode ser uma tarefa bastante complexa, mas a tecnologia atual tem se mostrado uma grande aliada nessa missão. Por essas e outras razões, o uso de softwares de gestão de equipes é altamente recomendado.

Como exemplo, podemos citar o caso da Tree Tools, que, com o uso do software da Project Builder, conseguiu não só acompanhar, mas também rearranjar, de maneira otimizada, o tempo disponível de sua equipe.

Agora vamos resumir um pouco para chegarmos à moral da história: a verdade é que, ao se identificar um funcionário ocioso, é preciso, claro, fazê-lo trabalhar. E isso só será possível com a organização do trabalho de toda a equipe, para evitar que ainda sobrem pessoas fora da curva de otimização.

Como você pôde ver no caso da Tree Tools, o acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas é de extrema relevância. E não é só isso! Também é preciso saber exatamente quais são as capacidades de cada membro do time, suas qualificações, sua forma de trabalho e no que ele pode contribuir ou não.

Por isso, é sempre útil traçar bem os perfis dos colaboradores para construir uma equipe capaz de atacar qualquer projeto por diversos ângulos e que trabalhe bem unida. O trabalho gerencial precisa manter todos os colaboradores em sua máxima produtividade, sem sobrecarregar as atividades normais da empresa. Trata-se, portanto, de tornar o ambiente corporativo estimulante, eficaz e eficiente.

Um bom ambiente de trabalho, em que não se encontre ociosidade ou sobrecarga em qualquer colaborador, tem uma forte tendência a ter um rendimento alto.

E então, como anda o nível de comprometimento entre os seus colaboradores? Já conseguiu identificar algum funcionário ocioso e se o problema está na gestão ou no perfil do próprio colaborador? Assine a nossa newsletter e receba novos conteúdos relacionados ao assunto!

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