O gerenciamento de projetos corporativos é uma atividade estratégica que permite que a companhia execute as etapas dentro do padrão de qualidade esperado, evite riscos e atinja melhores resultados no médio e longo prazo.

Para tudo isso seja possível, a empresa deve ter o apoio de um conjunto de ferramentas de projeto bem estruturadas e alinhadas com as suas demandas. Será por meio desses recursos que os times serão orientados a serem mais eficientes e capazes de atingir os resultados esperados.

Na gestão de projetos, não poderia ser diferente! Essa necessidade deu origem a alguns modelos que tornaram a gestão mais eficiente, sendo capaz de atender às expectativas dos stakeholders e aumentar ao máximo os lucros que a companhia terá com o investimento.

Neste post, listamos 5 ferramentas de projetos simples, mas que podem ser decisivas para o sucesso de cada etapa. Continue a leitura e confira!

Por que escolher uma ferramenta de projeto?

Os projetos corporativos são um momento crítico para qualquer empresa. Em cada etapa, profissionais de diferentes setores se unem para entregar um resultado em comum e, assim, auxiliar o negócio a atingir os seus objetivos.

Mas isso só é possível se o gestor consegue estruturar um plano de ação com bases sólidas, ou seja, que consiga orientar todos a terem um fluxo operacional inteligente, eficaz e livre de gargalos. Além disso, riscos devem ser evitados e tudo deve ser pensado com foco na melhoria contínua.

Nesse cenário, as ferramentas de gestão de projetos entram em ação. Com elas, o negócio tem uma visão mais abrangente sobre como os seus objetivos podem ser atingidos e, com isso, evitar erros, ter uma ação mais efetiva na resolução de riscos e prevenir situações indesejáveis de modo mais abrangente.

Dessa forma, a empresa deve sempre considerar as ferramentas de projeto como um modo de ter mais mecanismos para atingir os seus objetivos com alto aproveitamento dos recursos disponíveis.

Quais são as 5 principais ferramentas de projeto do mercado?

1. 5W2H

A gestão de projetos tem vários pontos críticos. Um dos mais importantes é o modo como o gestor orienta a execução de demandas, priorizando as que forem mais críticas e evitando o desperdício de recursos. Em um cenário como esse, uma ferramenta de projeto como o 5W2H pode ser ideal.

O 5W2H surgiu no Japão para facilitar o planejamento de qualquer demanda. O 5W corresponde às iniciais em inglês de What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem). Já o 2H se refere às iniciais de How (como) e de How much (quanto).

Ao responder a essas perguntas, os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente importa. Quer dizer, os membros da equipe se tornam cientes de sua participação em todo o contexto, de sua influência diante das necessidades do projeto e do impacto de suas demandas.

Sendo assim, o 5W2H proporciona maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados. Há uma melhoria no cronograma do projeto, o que ajuda na compreensão de dados e na aferição dos resultados. As rotinas críticas são priorizadas, permitindo que a empresa tenha uma melhor distribuição de seus recursos.

No início, o 5W2H era usado em sistemas de gestão da qualidade, visando o aprimoramento de melhorias. Mais tarde, tendo em vista o potencial da aplicação, passou a ser usado em contextos bastante diferentes. Em outras palavras, hoje em dia essa estratégia pode ser utilizada em práticas como o gerenciamento de projetos, o planejamento estratégico e a análise e criação de planos de negócios.

2. PDCA

A otimização das atividades corporativas é um cuidado que deve fazer parte do dia a dia de todo gestor. Quando o negócio está atento a esse fator, ele consegue rastrear melhor os pontos críticos, criar uma melhoria contínua nos fluxos de trabalho e manter a empresa alinhada às demandas do mercado. Além disso, será possível manter o nível de competitividade elevado.

Nesse contexto, o ciclo PDCA, sigla para Plan, Do, Check e Act, pode ser visto como uma ferramenta de gestão voltada para a promoção da melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: planejar, fazer, checar e agir.

Mais do que se ater à solução do problema, a ideia é compreender quais são as causas geradoras do desvio e atacar os fatores geradores da falha. Com a identificação do problema, a intervenção pode ser posta em prática, ter sua eficácia validada e, caso necessário, ser ajustada.

Em outras palavras, o ciclo PDCA é uma filosofia de melhoria contínua. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível mínimo de qualidade que atenda às expectativas do cliente.

Isso torna a organização dos processos mais eficiente ao longo dos anos. A empresa sempre realizará ações que facilitem a melhoria dos seus fluxos de trabalho e que possam manter o nível de eficiência alto.

3. PMBOK

Ao contrário do que é dito por algumas pessoas, o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Nesse livro, são citadas inúmeras ferramentas, técnicas e habilidades essenciais para a área de gestão.

O uso desse material oferece uma visão bem ampla do universo de projetos, abrange todas as áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas) previstas pelo PMI (Project Management Institute), uma das instituições mais representativas no gerenciamento de projetos em todo o mundo.

O PMBOK estabelece 47 processos de gerenciamento contidos em 5 grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento) correspondentes às 10 áreas de conhecimento citadas acima.

Sendo uma referência, não oferece uma lista exaustiva de passos a serem seguidos, mas apresenta sugestões de boas práticas que devem ser seguidas, quando aplicáveis. Neste artigo, damos 4 dicas para você combinar Scrum e PMBOK.

4. KPI

Os indicadores de performance, ou Key Performance Indicators (KPIs), são métricas que visam aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Só é possível gerenciar aquilo que se mede e é exatamente isso que justifica a determinação de indicadores de desempenho.

Ao medir o status de suas demandas, a organização pode avaliar se o resultado é ou não satisfatório. Caso não seja, você tem subsídios para intervir e ajustar a performance ao resultado esperado.

Os KPIs estratégicos são aqueles que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, permitindo o contraste entre cenários, isto é, projetando panoramas e comparações entre o planejado e o realizado.

Como exemplos de indicadores estratégicos, destacamos o Tempo de Retorno Sobre o Investimento ou Payback, o Deficit, a Receita por Tipo de Produto ou Por Unidade de Negócio, entre outros.

Já os KPIs de produtividade servem para medir o desempenho dos integrantes dos projetos em andamento, colaborando para verificar a viabilidade de admissões ou desligamentos, atribuição de recursos, aquisição de equipamentos e assim por diante. São métricas que fornecem valores de custo por hora, produção mensal etc.

5. PM Canvas

A proposta da metodologia PM Canvas é proporcionar planejamento, execução e gestão de projetos a partir de um modelo colaborativo, isto é, um sistema que promove e incentiva a participação das partes envolvidas.

O Project Model Canvas vem conquistando a aceitação de empresas de todos os portes. Elaborada pelo professor José Finocchio, o PM Canvas é baseado na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, a Business Model Generation (BMG).

É uma ferramenta visual que possibilita o planejamento do projeto inteiro em um só documento, de uma única página. A simplicidade do modelo parte do princípio de que a elaboração de um novo projeto deve estar norteada pelas perguntas: por quê? O quê? Quem? Como? Quando? E quanto? As respostas para essas questões embasam o ponto de partida para a criação do diagrama de Canvas.

Os benefícios mais evidentes são:

• manutenção do foco da equipe em objetivos mensuráveis que levam a metas maiores;
• melhores representações visuais de todo o projeto, otimizando a compreensão de cada uma das etapas.

Esse caráter intuitivo da metodologia beneficia as organizações que têm dificuldade de elaborar um plano de projeto.

Como escolher uma boa ferramenta de projeto?

Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão, cabe analisar qual delas melhor se aplica ao contexto da sua empresa. Enquanto algumas se destacam pelo apoio aos processos de qualidade, outras fazem mais sentido se aplicadas ao gerenciamento do projeto como um todo.

Há ainda aquelas que podem ser aplicadas em conjunto ou apenas como uma forma de evitar riscos. Portanto, confira abaixo alguns passos para escolher a ferramenta de projeto ideal para as suas necessidades!

Conheça os objetivos e requisitos do projeto

De todos os pontos, esse é um dos mais importantes. Conhecendo os requisitos mínimos do projeto e os seus objetivos, o gestor conseguirá escolher uma ferramenta que seja realmente capaz de orientar um trabalho de ponta em todos os momentos do dia a dia da companhia.

Portanto, uma vez que esses pontos estejam definidos, faça uma análise de todas as ferramentas que podem ser adotadas pela empresa. Assim, você conseguirá encontrar alguma que possa ser utilizada como ferramenta estratégica para chegar a esses objetivos.

Saiba mais sobre o perfil dos times e das ferramentas utilizadas

Esse é um ponto crítico. O conhecimento do perfil do time e das ferramentas que estarão disponíveis para a execução do projeto auxilia o negócio a não buscar uma solução que demanda muitos investimentos indiretos em treinamentos e readequação do ambiente de trabalho.

Ou seja, fazendo uma avaliação sobre esses fatores, a empresa pode identificar se a ferramenta de gestão será facilmente integrada ao dia a dia dos gestores. Com isso, a companhia poderá atingir melhores resultados com mais agilidade.

Tenha em mente quais são os limites de escopo de cada etapa

Saber os limites de cada etapa permite que a empresa distribua recursos corretamente e consiga definir a ferramenta de projeto adequada.

A gestão do escopo, em outras palavras, entra como uma forma de implementar uma política de gestão que seja capaz de abranger todos os pontos do projeto e não ir muito além do que for necessário. Consequentemente, os gestores terão um maior foco naquilo que for crítico para os resultados de cada etapa.

Levante dados sobre os riscos existentes

Saber os riscos existentes também é importante. Quando a empresa tem uma noção completa sobre as suas vulnerabilidades e pontos que demandam atenção no seu dia a dia, não só é possível otimizar corretamente a cadeia operacional, mas também realizar escolhas capazes de chegar a um melhor resultado.

Portanto, sempre levante dados sobre os riscos que o negócio terá em relação ao projeto. Saiba exatamente cada fator que pode impedir que os objetivos sejam alcançados.

Isso permitirá que as ferramentas de projeto escolhidas possam ser utilizadas como uma forma de prevenir erros e situações indesejadas. Ou seja, a empresa poderá fazer de sua decisão um mecanismo de criação de confiabilidade para o projeto.

Qual é a importância da gestão de projetos de alta performance?

A execução de projetos corporativos é uma atividade comum a vários negócios. Um projeto pode ser estruturado para criar novos produtos, otimizar (ou modificar) rotinas internas, atender a demandas de clientes ou mesmo integrar novas soluções ao dia a dia da empresa.

Diante do nível de complexidade, muitas empresas falham em atingir os seus objetivos. Hoje, apenas dois terços dos projetos são capazes de atingir os resultados esperados.

Por isso, a empresa deve sempre focar na busca por uma gestão de alta performance, que trabalha para criar um fluxo de qualidade contínuo no ambiente de trabalho. Times precisam ser unificados e a companhia deve ter uma boa comunicação para evitar erros e conflitos.

Nesse sentido, as ferramentas adotadas pela empresa serão fundamentais para que o gestor tenha uma orientação precisa sobre o melhor modo de executar os processos planejados e garantir que cada requisito seja cumprido.

Portanto, sempre busque ferramentas de projeto que estejam alinhadas com as demandas e o perfil de cada etapa. Ela precisa ser escolhida com cuidado, garantindo que os recursos sejam mais bem aproveitados e, assim, mitigando as chances de um objetivo não ser completamente atingido.

Gostou das nossas dicas? Então, assine já a nossa newsletter para receber os futuros posts do blog em primeira mão!

Agilidade e flexibilidade são duas virtudes no desenvolvimento de projetos de sucesso. Isso deve-se ao fato de que os projetos estão cada vez maiores e mais complexos. Além disso, é preciso entender que o mercado e a concorrência evoluem em ritmo acelerado, forçando os gestores a se manterem constantemente atualizados.

O planejamento, execução e gestão de projetos precisa ser amparado por ferramentas e metodologias que facilitem o trabalho de toda a equipe. Uma metodologia que vem sendo adotada por grandes empresas para o planejamento e execução dos projetos é o PM Canvas.

Elaborado pelo professor José Finnochio, e com base na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, Business Model Generation (BMG), o Project Model Canvas (PM Canvas) é uma diagramação visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro, integrando escopo, tempo, requisitos, stakeholders etc.

No artigo de hoje falaremos sobre o PM Canvas, quais são seus benefícios, como ele pode ser implementado e de que maneira a solução poderá ser útil para a sua empresa. Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é, exatamente, o PM CANVAS?

Baseado na publicação, no ano de 2009, do Business Model de Alex Osterwalder e Yves Pigneur, o PM Canvas funciona como uma espécie de guia para empreendedores que buscam revolucionar os seus negócios a partir da utilização de metodologias inovadoras e que proporcionem uma melhor articulação estratégica.

José Finocchio, o professor responsável pela idealização da metodologia, ressalta (e implementa) a neurocência como fator fundamental para o desenvolvimento e gerenciamento de um projeto. Ele defende que, entendendo como funciona a mente, a comunicação e propagação de informações tende a melhorar exponencialmente.

O objetivo central do PM Canvas é a implementação ágil e clara de um plano de projeto. A boa notícia é que, apesar da sofisticação da metodologia de Finocchio, sua aplicação não exige nada além de caneta, alguns posts-ts e uma folha de papel A1.

Como os post-its têm espaço bastante delimitado, seu preenchimento exige uma clareza e objetividade que será essencial para visualização do projeto, uma vez que só haverá espaço para se escrever o que for realmente imprescindível.

Quais são os benefícios do uso do PM CANVAS?

O PM Canvas parte da premissa de que a criação de um novo projeto deve ser guiada por algumas perguntas: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e quanto? As respostas para essas questões servirão como ponto de partida para a criação do canvas.

Esse tipo de organização traz dois benefícios claros: primeiro, ela mantém o time focado em objetivos tangíveis que levam a metas maiores. Além disso, permite uma visualização gráfica de todo o projeto, facilitando sua compreensão e, também, as justificativas de cada etapa.

Este aspecto intuitivo proporcionado pelo PM Canvas também facilita o trabalho de empresas que não conseguem adotar o plano de projeto, pelo fato deste ser muito complexo.

Mas qual a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?

Para um olhar destreinado, existe uma certa dificuldade de diferenciação do PM Canvas do Plano de Projeto. Um plano de projeto é, basicamente, a reunião de toda a documentação da etapa de planejamento, que é, na maioria dos casos, organizada por um time de gestão de projetos, submetido a um patrocinador e, então, aprovado (ou não). Trata-se de uma metodologia amplamente utilizada no meio acadêmico.

Embora o plano de projeto tenha, em teoria, a finalidade de determinar a estruturar a execução, acompanhamento, controle e finalização de um projeto, sem contar o planejamento das metas e submetas imprescindíveis para a concretização do do planejamento aprovado pelos patrocinadores, nem sempre o plano escopado abrange todas as áreas necessárias ao projeto.

Na verdade, muitas vezes o plano de projeto é encarado, por gerentes e empreendedores, como um mero protocolo a ser cumprido. Resultado disso é a frequente inconsistência dos planos de projeto, que são incapazes de apontar, detalhadamente, quais são as ações pertinentes à realização de cada subdivisão do objetivo estabelecido.

Desse modo, o PM Canvas surgiu como uma solução para a frequente insuficiência (ou falta de clareza e objetividade da maneira como são elaborados) dos planos de projetos. Ainda que possuam as mesmas finalidades (o plano de projeto e o PM Canvas), as duas metodologias são diametralmente opostas.

Se, por um lado, o plano de projeto é apresentado em forma de um documento textual extenso, o PM Canvas é apresentado em formato de um diagrama visual, em uma única página, que permite uma visualização clara e ágil, que integra escopo global, exigências, tempo de cada fase do projeto, dentre outros detalhes.

Além disso, o PM Canvas se diferencia na possibilidade propiciada de co-criação e ajustamento conforme o desenvolvimento dos compromissos e prazos estipulados.

Quando e como usar o PM CANVAS?

Muitos gestores imaginam que os benefícios do PM Canvas apenas são notados por pequenas empresas com operações enxutas. A verdade é que essa metodologia já é largamente utilizada em grandes empresas e multinacionais.

A título de exemplo, podemos citar os casos da Ambev, Comitê Olímpico Brasileiro e Fundação Getúlio Vargas (FGV), a rede de cosméticos e produtos de banho Natura e o Banco PNP Paribas, que utilizam o PM Canvas como ferramenta de gerenciamento de projetos. Ou seja: todo tipo de empreendimento pode ser beneficiado pela tecnologia.

O melhor momento para se criar o PM Canvas é no início do projeto, já que ele ajuda a prever alguns problemas e identificar possíveis parceiros, o que não significa que projetos em andamento não possam ser levados para o PM Canvas, mas apenas que o cenário ideal é no começo do processo.

Cada pergunta do PM Canvas trás consigo pontos estratégicos ao projeto. Entenda melhor cada uma delas:

Por quê?

O ‘por quê’ é, provavelmente, a pergunta mais importante na elaboração do PM Canvas. Ela engloba as justificativas, objetivos e benefícios do projeto. Algumas respostas frequentes (e, claro, pertinentes) são “para melhorar nossa produtividade”. “para lapidarmos a nossa reputação ou, simplesmente, “para melhorar a nossa situação”.

O quê?

A pergunta “o quê” é o que explica o produto trabalhado pela empresa, ou seja: a descrição do que está sendo proposto, oferecido e será entregue ao cliente final. Nessa etapa é essencial observar as expectativas tanto dos patrocinadores quanto a dos clientes. Além disso, é essencial deixar claro para todos os envolvidos que poderão surgir atualizações ou correções ao longo da realização do projeto.

Quem?

Essa pergunta tem como objetivo deixar definido quem serão os envolvidos na realização e concretização do projeto. Serão apontados, por exemplo, os responsáveis por cada atividade e os parceiros necessários para efetivação de metas.

Como?

Nessa etapa, será discutido e definido o, no diagrama, quais são os caminhos inerentes à realização e alcance das metas e submetas do projeto. Serão apontadas também quais serão as atividades desenvolvidas e quais são as condições de realização delas. O “como” deve observar os seguintes aspectos:

• Premissas: quais são as suposições e realidade no qual o projeto está inserido e sobre as quais o gestor ou gerente não possui controle? Nessa descrição só deve estar presente o que realmente compõe os fatores necessários para viabilização do projeto;
• Grupos de entregas: é a divisão do objetivo final em submetas. Em outras palavras: o checklist de tudo que deve ser concluído para a efetivação do todo;
• Restrições: aqui aponta-se os agentes externos ou alheios ao controle dos membros da equipe que podem prejudicar ou limitar a produtividade e liberdade da equipe.

Quando e quanto?

Embora pareça simples, essas duas perguntas são essenciais para nortear o desenvolvimento de todas as outras fases do projeto. Ou seja: responder quando o produto ou objetivo final será entregue (ou seja, o cronograma) e quais são os custos (detalhados) do projeto.

• Riscos (incertezas ou agentes que contribuem de maneira negativa para os rumos do projeto);
• Linha temporal (lista de tarefas e de compromissos com deadlines apontadas, o que permite um bom gerenciamento de riscos);
• Custos (avaliação decomposta das despesas referentes à cada grupo de atividades e etapas do projeto).

O Project Model Canvas é a metodologia que te permite conceber projetos em uma única página e transformá-los em agentes de inovação, mas mais do que isso, ela permite envolver e engajar toda a sua equipe, aumentando o comprometimento e produtividade.

E então, gostou do nosso artigo? Entendeu tudo sobre o assunto ou ainda restou alguma dúvida sobre PM Canvas? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

Você já ouviu falar na gestão de projetos unificados? Essa estratégia está tomando conta do mercado por ser um método mais eficaz e inteligente de garantir a capacidade de os profissionais entregarem os melhores resultados para um projeto.

Hoje, o mercado tem pouco espaço para erros e atrasos. A gestão de tempo no ambiente corporativo virou uma ferramenta valiosa e, nesse sentido, evitar falhas é crucial.

Por esse motivo, é importante unificar metodologias e garantir que a empresa possa atuar de modo estratégico em seus projetos. Para saber como é possível atingir esse objetivo com o apoio de uma solução que unifica boas práticas, como a PM Canvas e o PMBOK em um ambiente inteligente e eficaz, continue a leitura deste artigo!

O que é o PM Canvas?

O PM Canvas é uma metodologia de gestão de projetos criada pelo professor brasileiro José Finocchio. Ela é baseada no Business Model Canvas e funciona como um suporte para a concepção de projetos de uma maneira mais ágil, objetiva e clara. Para isso, utiliza cinco questões como base.

1. Por que o projeto será executado?
2. O que será feito durante o projeto?
3. Quais são as pessoas responsáveis pela execução e pela liderança do projeto?
4. Como o projeto será executado? Quais são suas premissas e os grupos de entrega?
5. Quais são os custos do projeto?

Para orientar os profissionais, o PM Canvas traz blocos pequenos e agrupados por temas, que criam um “método visual” para a identificação dos fatores que levam ao objetivo e execução do projeto. A seguir, entenda como é feito esse agrupamento:

• no campo “por que”, são identificadas as justificativas, os objetivos finais e os benefícios do projeto;
• no campo “o que”, são inseridos os produtos que serão gerados com o projeto e os requisitos de cada um;
• no campo “quem”, são listados stakeholders, líderes, equipes e demais envolvidos em cada processo;
• no campo “como”, são descritas as premissas, os grupos de entrega e as restrições gerais do projeto;
• no campo “quando e quanto”, são listados os riscos, a timeline de execução do projeto e os seus custos.

Como ter uma boa gestão de projetos com a unificação de metodologias e softwares?

A gestão de projetos unificados combina softwares, guias de boas práticas e metodologias para atingir os melhores resultados possíveis. Evitando erros, criando um fluxo de trabalho com menos atrito e tornando os times mais integrados, a empresa pode eliminar gargalos e definir uma rotina de trabalho de alta performance.

A adoção de um bom sistema de gerenciamento de projetos permite que tais resultados sejam obtidos. A aplicação automatiza rotinas, centraliza o acesso a informações e, com isso, dá aos profissionais mais tempo para focar na entrega de resultados.

A possibilidade de personalizar justificativas, indicadores e métricas reduz o uso de “achismos” e torna o software mais integrado à realidade do negócio. Além disso, com o controle de dados em tempo real, a companhia pode definir prazos e otimizações com a precisão e a agilidade necessárias para reduzir a perpetuação de erros entre etapas.

Se bem estruturado, o sistema pode ser a chave para o negócio utilzar o PMBOK aliado ao PM Canvas no seu dia a dia. A aplicação combinará as principais características dessas duas estratégias para auxiliar os profissionais a alcançar os resultados esperados e, assim, ampliar o retorno no investimento realizado no projeto.

Como é feito o planejamento de projetos no software da Project Builder?

A criação de um PM Canvas para o seu projeto no sistema da Project Builder é um processo simples e ágil. Em alguns passos, o usuário pode inserir o pitch do projeto, os seus participantes e os níveis de aprovação do workflow de trabalho — isso reduz drasticamente a burocracia no ambiente de trabalho.

A vinculação dos objetivos ao canvas é feita de modo claro e objetivo, assim como o uso de fatores que tornam o planejamento mais preciso e confiável. Dessa forma, a priorização de recursos acontece de modo mais inteligente e evita prejuízos.

Quais são os benefícios de utilizar o software da Project Builder para a gestão de projetos?

O uso da tecnologia para o dia a dia de uma empresa gera vários benefícios. Na gestão de dados, por exemplo, uma boa ferramenta reduz falhas e a perda de informações. Já na gestão de projetos unificados, o nosso software de gerenciamento pode auxiliar a empresa a partir dos seguintes pontos:

• mais colaboração por parte da equipe em todas as etapas do projeto;
• redução dos erros de comunicação;
• maior capacidade de manter informações críticas e documentação livre de falhas de integridade;
• maior número de decisões com base em dados atualizados em tempo real;
• projetos mais aderentes a prazos;
• mais chances de atingir os objetivos de cada etapa;
• redução de custos;
• iniciação mais rápida dos projetos;
• possibilidade de converter um Canvas em proposta de projeto em um único ambiente;
• criação de fluxos de aprovação e de trabalho mais simples e objetivos;
• classificação mais eficaz de projetos, indicadores, objetivos e requisitos;
• alinhamento mais preciso das necessidades do negócio e dos projetos que são executados;
• aumento da integração dos times;
• possibilidade de utilizar gráficos de bolha para selecionar e priorizar recursos e requisitos;
• maior retorno sobre o investimento.

Por que escolher a Project Builder?

A ferramenta de gestão de projetos unificados da Project Builder é a ideal para empresas de todos os perfis. A solução tem recursos modernos e inteligentes, o que permite o seu uso tanto em consultorias quanto na operação diária da empresa.

Por estar na nuvem, a solução também garante alta mobilidade aos profissionais internos. Além disso, há a versão on-premises, ideal para segmentos que têm uma política de governança da informação mais restritiva.

O nível de personalização é elevado. O usuário pagará apenas pelos recursos que forem necessários, reduzindo falhas na integração completa da aplicação no dia a dia dos funcionários. Além disso, com notificações automáticas, documentação inteligente e comunicação integrada, o sistema de gestão de projetos da Project Builder garantirá a competitividade necessária para o seu negócio atingir bons resultados no médio e no longo prazo.

A ideia é convertida automaticamente na proposta de projeto. Isso encurta o tempo necessário para o negócio começar a atuar e, consequentemente, aumenta a visão positiva que os stakeholders têm dos resultados obtidos.

Da inicialização do projeto à definição dos objetivos, todos os passos necessários para o projeto ser aprovado serão feitos de modo centralizado. Sempre que uma etapa do planejamento for concluída, alertas serão enviados e os indicadores começarão a serem verificados.

A gestão de projetos unificados pode gerar muitos benefícios para a sua empresa. Com uma comunicação mais eficaz, trocas ágeis de informações e alinhamento de objetivos, o planejamento tem mais recursos para evitar erros e conseguir atuar de modo contínuo com alta performance. Dessa forma, os projetos alcançarão os objetivos esperados e poderão garantir mais receita para a companhia.

Conseguiu entender como fazer uma gestão de projetos utilizando um bom sistema de gestão? Quer saber mais sobre todos os benefícios da nossa solução de gestão de projetos? Entre em contato conosco!

O Project Builder é um software de gestão de projetos que se adequa à forma como cada empresa trabalha. A CEI Energética pôde comprovar isso na prática, adotando essa solução que é, ao mesmo tempo, versátil e completa.

Quem conta mais sobre como a solução é importante para o negócio é Raquel Resende, analista de operação e manutenção da CEI, que precisa encarar desafios que exigem muito do seu conhecimento técnico. “Os gerentes dos projetos precisam estar preparados para lidar com cada etapa do projeto e cada problema que vai aparecer, pois uma coisa é certa: problemas aparecerão”, explica.

Para entender melhor como o Project Builder ajuda nesses desafios, continue lendo!

Qual é o mercado de atuação da CEI Energética?

Referência no setor de energia, a CEI opera em três áreas principais: geração de energia renovável, operação e manutenção especializada em energia elétrica e comercialização de energia no mercado livre.

O foco principal da CEI é a geração de energia solar e hídrica, com 107 MW em projetos de usinas hídricas e 270 MW em projetos de usinas solares no estado de Minas Gerais. Mas, além disso, também cria valor com a operação e manutenção e com a comercialização.

Com o Project Builder, a empresa consegue gerenciar todas essas três frentes de forma integrada e eficaz.

Por que a CEI sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A gestão de projetos na CEI Energética era prejudicada por muitas dificuldades antes da adoção do Project Builder, o que motivou a busca por uma ferramenta eficaz para a área. Sem a potência de uma ferramenta completa, era mais difícil construir um planejamento sólido dos projetos, especialmente na hora de estimar tempo e recursos necessários.

“Os projetos eram acompanhados ‘pela cabeça’, não tinha registros, muitos acabavam no esquecimento, só eram lembrados quando o fim do ano chegava e olhávamos o que tínhamos nos comprometido a executar e não fizemos”, relembra Raquel.

Outro desafio muito grande era a parte de comunicação do trabalho. Sem definições claras, o projeto tinha múltiplas interpretações de cada envolvido e nem sempre o que foi pensado era entregue. “Não que estivesse feito errado, apenas não foi planejado, as expectativas não foram alinhadas desde o início”, pontua Raquel.

Ela utiliza o software na sua rotina e tem razões de sobra para explicar porque a CEI optou por essa solução. “As ferramentas visuais que o Project Builder oferece são muito eficientes na comunicação”, observa ela. “Visualizar de forma gráfica contribui na interpretação das informações, ainda mais sabendo que as equipes dos projetos têm níveis de conhecimento e experiência diferentes”, completa.

Outra razão para escolher o PB foi a combinação de versatilidade e investimento necessário para adotar a ferramenta. “Dentre os softwares de gerenciamento de projetos, o Project Builder era o que nos atendia melhor, tinha o melhor custo benefício”, explica Raquel.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com o Project Builder, o planejamento passou a ser feito com mais antecedência e o time de Raquel ficou mais preparado para lidar com as mudanças que aparecerão no decorrer de cada um deles.

Por melhor que seja o planejamento inicial, um projeto é algo vivo e em constante transformação. Ser capaz de acompanhar todas essas mudanças não é fácil sem o apoio de uma ferramenta completa, que automatiza muitas dessas responsabilidades.

O Project Builder também potencializa o comprometimento das equipes em relação às datas dos cronogramas. Com o software, cada um sabe exatamente em qual etapa do processo se encaixa e o que precisa ser feito.

“Hoje, com o auxílio do Project Builder, não esperamos uma tarefa se tornar urgente para começarmos sua execução, ainda mais sabendo que o PB está lá para nos lembrar dela todos os dias”, comemora Raquel.

Outra vantagem listada por Raquel é a comunicação ativa e transparente entre os envolvidos em cada projeto, o que evita que tarefas fiquem para trás ou que profissionais “batam cabeça” assumindo a mesma responsabilidade.

Por fim, a organização do software também mereceu elogios de Raquel: “Não gastamos mais esforços para procurar qualquer tipo de arquivo dos projetos, fica tudo armazenado na pasta do projeto no software”.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

O Project Builder foi transformador para a gestão de projetos na CEI. Com o software, ficou mais fácil alinhar as metas das equipes em relação às estratégias centrais do negócio. A comunicação entre a gestão e o operacional se tornou mais efetiva e transparente, favorecendo o comprometimento de cada envolvido.

“As equipes conseguem visualizar com antecedência as etapas dos projetos, os documentos e rastrear as etapas que estão envolvidas”, destaca Raquel. “Todos ficam cientes sobre prazos, custos e recursos”, acrescenta.

Outro resultado positivo é a facilidade em identificar problemas e avaliar riscos ainda no planejamento do projeto, minimizando o impacto de qualquer tipo de imprevisto durante a fase de execução.

Para Raquel, o Project Builder é uma peça essencial para a complexa responsabilidade que é gerenciar um projeto com pessoas de áreas e pensamentos diversos. Ela se relembra de uma lição importante quando fala sobre isso: “Uma frase que adotei para minha vida no gerenciamento de projetos foi a do Walt Disney: ‘De todas as coisas que eu fiz, a mais vital foi coordenar os talentos daqueles que trabalham para nós e alinhá-los em direção a uma meta’”, conclui.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A Project Builder não é apenas uma fornecedora de software, mas sim uma parceira que se empenha em garantir que os seus clientes conquistem o máximo com as suas soluções. “A equipe do Project Builder sempre esteve de portas abertas para atender nossas dúvidas e nos ensinar caminhos que não conhecíamos antes no software”, elogia Raquel.

Para ser efetivo, um software de gestão de projetos precisa se adequar ao jeito que a sua empresa trabalha. E o Project Builder é versátil e funciona no modelo preferido da empresa, do PMBOK ao ágil.

Para conhecer mais sobre como o Project Builder pode ser transformador para gestão de projetos da sua empresa como foi com a CEI Energética, aproveite para conversar com um dos nossos consultores e conheça mais sobre a ferramenta. Esperamos você!

Uma grande empresa costuma ter processos complexos e que exigem maior fluidez. Essa era uma das demandas da Klabin, a maior produtora e exportadora de papéis do Brasil. Porém, essa questão pôde ser solucionada com a padronização proporcionada pelo software de gestão da Project Builder (PB).

Com uma parceria que dura desde 2015, a ideia foi simplificar as atividades e fornecer uma visão ampla para todos os colaboradores. Até então, cada profissional trabalhava em um portfólio de projetos, o que deixava a área de pesquisa e desenvolvimento com pouca sinergia no trabalho realizado.

A partir da instituição de um único gerente corporativo para as duas frentes de pesquisa, foi necessário encontrar uma solução que se ajustasse às necessidades. Foi aí que apareceu o PB, que se mostrou um software de fácil utilização, bom custo-benefício e uma equipe técnica no Brasil para atender a qualquer ocorrência.

Neste post, vamos entender melhor como essa parceria funciona, por que é um case de sucesso e quais são os resultados obtidos. Então, vamos lá?

Como a Klabin encontrou a Project Builder?

A Klabin é uma empresa que produz embalagens e caixas de papelão e trabalha com diferentes produtos cuja origem é a celulose. Nesse caso, a matéria-prima é vendida para outras empresas, que produzirão papel e outros materiais. Na prática, a cadeia produtiva é bastante grande e variada.

Por isso, há uma unidade de negócios de celulose. Dentro dela, existe a área de pesquisa e desenvolvimento, que engloba os ramos florestal e industrial. O primeira foca a elaboração de materiais genéticos, principalmente de eucaliptos e pinus, e o segundo é voltado para o recebimento da madeira e transformação em celulose. O objetivo é aprimorar as características de ambos os produtos para obter mais qualidade.

Apesar de os dois setores atuarem com projetos, a padronização era inexistente. Cada pesquisador gerenciava seus projetos conforme achava melhor. Em 2013, a instituição de um único gerente corporativo exigiu a padronização dos trabalhos. Mas como alcançar esse equilíbrio se os projetos da área florestal podem durar 30 anos, enquanto os da industrial são de, no máximo, cinco anos?

Foi nesse contexto que a Klabin encontrou a PB. Segundo a especialista em Gestão da Inovação, Arlete Tavares Almeida, “o que chamou a atenção do PB é que, à primeira vista, era um software amigável, de fácil utilização e também tinha a questão do custo. Acho que o fator determinante para escolhermos o PB foi o custo, e também por eles terem uma equipe técnica no Brasil para nos atender no caso de qualquer dúvida ou problema”.

Na prática, a consultoria fornecida pela Project Builder era fundamental para implementar a cultura de gestão de projetos na Klabin. Assim, poderiam ter mais previsibilidade e garantir o cumprimento de algumas restrições, como escopo, tempo e custo.

Como os problemas foram identificados?

O primeiro passo foi realizar uma rodada de implementação para chegar a uma estrutura analítica para cada natureza de projeto. Além disso, foram determinadas as responsabilidades para que cada pesquisador tivesse a sua tarefa bem definida a cada momento do projeto.

Em seguida, foi sentida a necessidade de fazer uma avaliação mais próxima, com uma observação interna do próprio CEO da PB, Luiz Braun, durante uma semana. Ele conversou com cada usuário sobre o processo e o sistema. Assim, conseguiu estabelecer algumas definições.

Uma delas foi trabalhar com indicadores de desempenho clássicos para a gestão de projetos: SPI (Schedule Performance Index) e CPI (Cost Performance Index). No Project Builder, os gestores puderam visualizar esses índices e ter acesso a uma visão mais ampla, que permitiu identificar a situação.

Ao mesmo tempo, a ideia foi fornecer visões mais gráficas para os gestores. Por isso, eles elaboraram alguns esboços, que estão sendo estudados para implementação customizada no software.

Apesar de terem surgido algumas resistências ao longo do processo, o escritório de projeto apoiou a empreitada desde o início. Ao mesmo tempo, as melhorias foram identificadas, como a maior organização da área e da empresa e a possibilidade de consultar informações precisas de maneira autônoma.

Porém, foi altamente necessário adotar essa postura de controle, porque a Klabin é usuária da lei de incentivos fiscais para inovação, a famosa Lei do Bem. Na prática, os benefícios também foram bastante importantes. Se em 2013 a elaboração de um relatório financeiro levava aproximadamente duas semanas para o levantamento de informações, hoje os dados podem ser acessados a qualquer momento.

Como os objetivos foram alinhados?

A ideia foi atender às demandas imediatas da Klabin, considerando as particularidades de cada área de desenvolvimento de projetos. Também foi possível estabelecer uma integração com o SAP. Nesse caso, as informações de cunho financeiro são atualizadas periodicamente pela exportação dos dados do software de gestão financeira.

Com isso, o sistema de gestão de projetos, o Project Builder, é alimentado e os gastos são automaticamente associados a cada projeto. Assim, há um repositório centralizado com acesso distribuído, o que é uma grande vantagem.

Outro ponto positivo é a consistência das informações. Antes, elas ficavam fragmentadas, por exemplo, em e-mails, planilhas, documentos de texto etc. Agora, estão diretamente conectadas aos seus objetos. Ou seja, existe uma tarefa, que tem seu histórico de ocorrência, e este está conectado àquela atividade do projeto.

Em relação à equipe, os objetivos foram alinhados devido ao maior engajamento dos colaboradores (entre 35 e 40 pessoas). Esse resultado demorou aproximadamente um ano para ser alcançado, mas apresentou resultados imediatos.

A consequência foi conseguir responder como os recursos (pessoas, dinheiro e tempo) estão sendo alocadosa partir de uma visão gerencial da carteira de projetos da área de pesquisa e desenvolvimento.

Como a Project Builder foi importante para a melhoria de resultados e conquista do sucesso da Klabin?

Além de aumentar o controle e o monitoramento dos dados, a parceria fechada foi essencial para implementar a cultura de gestão de projetos. Isso porque foi possível avaliar a equipe e suas necessidades e, então, mostrar a importância do software dentro desse contexto.

Isso permitiu que as equipes compreendessem a utilização da ferramenta, em vez de apenas trabalharem com os dados de forma operacional. A aproximação também é positiva para descobrir gargalos, identificar demandas não atendidas, obter feedbacks e implementar melhorias no cliente que utiliza o Project Builder.

Mais que isso, o suporte por telefone e e-mail — com atendimentos de primeiro, segundo e terceiro níveis — e a metodologia Kaizen, que prevê a melhoria contínua, são dois fatores cruciais para o sucesso, já que a busca pela evolução e pela excelência é permanente.

Assim, a ideia da Project Builder é otimizar os resultados de seus clientes constantemente. Por isso, a implementação do software foi um sucesso para a Klabin e também pode ser para sua empresa.

Fale com um de nossos consultores para entender como nossa ferramenta pode revolucionar seu negócio!