Uma grande empresa costuma ter processos complexos e que exigem maior fluidez. Essa era uma das demandas da Klabin, a maior produtora e exportadora de papéis do Brasil. Porém, essa questão pôde ser solucionada com a padronização proporcionada pelo software de gestão da Project Builder (PB).

Com uma parceria que dura desde 2015, a ideia foi simplificar as atividades e fornecer uma visão ampla para todos os colaboradores. Até então, cada profissional trabalhava em um portfólio de projetos, o que deixava a área de pesquisa e desenvolvimento com pouca sinergia no trabalho realizado.

A partir da instituição de um único gerente corporativo para as duas frentes de pesquisa, foi necessário encontrar uma solução que se ajustasse às necessidades. Foi aí que apareceu o PB, que se mostrou um software de fácil utilização, bom custo-benefício e uma equipe técnica no Brasil para atender a qualquer ocorrência.

Neste post, vamos entender melhor como essa parceria funciona, por que é um case de sucesso e quais são os resultados obtidos. Então, vamos lá?

Como a Klabin encontrou a Project Builder?

A Klabin é uma empresa que produz embalagens e caixas de papelão e trabalha com diferentes produtos cuja origem é a celulose. Nesse caso, a matéria-prima é vendida para outras empresas, que produzirão papel e outros materiais. Na prática, a cadeia produtiva é bastante grande e variada.

Por isso, há uma unidade de negócios de celulose. Dentro dela, existe a área de pesquisa e desenvolvimento, que engloba os ramos florestal e industrial. O primeira foca a elaboração de materiais genéticos, principalmente de eucaliptos e pinus, e o segundo é voltado para o recebimento da madeira e transformação em celulose. O objetivo é aprimorar as características de ambos os produtos para obter mais qualidade.

Apesar de os dois setores atuarem com projetos, a padronização era inexistente. Cada pesquisador gerenciava seus projetos conforme achava melhor. Em 2013, a instituição de um único gerente corporativo exigiu a padronização dos trabalhos. Mas como alcançar esse equilíbrio se os projetos da área florestal podem durar 30 anos, enquanto os da industrial são de, no máximo, cinco anos?

Foi nesse contexto que a Klabin encontrou a PB. Segundo a especialista em Gestão da Inovação, Arlete Tavares Almeida, “o que chamou a atenção do PB é que, à primeira vista, era um software amigável, de fácil utilização e também tinha a questão do custo. Acho que o fator determinante para escolhermos o PB foi o custo, e também por eles terem uma equipe técnica no Brasil para nos atender no caso de qualquer dúvida ou problema”.

Na prática, a consultoria fornecida pela Project Builder era fundamental para implementar a cultura de gestão de projetos na Klabin. Assim, poderiam ter mais previsibilidade e garantir o cumprimento de algumas restrições, como escopo, tempo e custo.

Como os problemas foram identificados?

O primeiro passo foi realizar uma rodada de implementação para chegar a uma estrutura analítica para cada natureza de projeto. Além disso, foram determinadas as responsabilidades para que cada pesquisador tivesse a sua tarefa bem definida a cada momento do projeto.

Em seguida, foi sentida a necessidade de fazer uma avaliação mais próxima, com uma observação interna do próprio CEO da PB, Luiz Braun, durante uma semana. Ele conversou com cada usuário sobre o processo e o sistema. Assim, conseguiu estabelecer algumas definições.

Uma delas foi trabalhar com indicadores de desempenho clássicos para a gestão de projetos: SPI (Schedule Performance Index) e CPI (Cost Performance Index). No Project Builder, os gestores puderam visualizar esses índices e ter acesso a uma visão mais ampla, que permitiu identificar a situação.

Ao mesmo tempo, a ideia foi fornecer visões mais gráficas para os gestores. Por isso, eles elaboraram alguns esboços, que estão sendo estudados para implementação customizada no software.

Apesar de terem surgido algumas resistências ao longo do processo, o escritório de projeto apoiou a empreitada desde o início. Ao mesmo tempo, as melhorias foram identificadas, como a maior organização da área e da empresa e a possibilidade de consultar informações precisas de maneira autônoma.

Porém, foi altamente necessário adotar essa postura de controle, porque a Klabin é usuária da lei de incentivos fiscais para inovação, a famosa Lei do Bem. Na prática, os benefícios também foram bastante importantes. Se em 2013 a elaboração de um relatório financeiro levava aproximadamente duas semanas para o levantamento de informações, hoje os dados podem ser acessados a qualquer momento.

Como os objetivos foram alinhados?

A ideia foi atender às demandas imediatas da Klabin, considerando as particularidades de cada área de desenvolvimento de projetos. Também foi possível estabelecer uma integração com o SAP. Nesse caso, as informações de cunho financeiro são atualizadas periodicamente pela exportação dos dados do software de gestão financeira.

Com isso, o sistema de gestão de projetos, o Project Builder, é alimentado e os gastos são automaticamente associados a cada projeto. Assim, há um repositório centralizado com acesso distribuído, o que é uma grande vantagem.

Outro ponto positivo é a consistência das informações. Antes, elas ficavam fragmentadas, por exemplo, em e-mails, planilhas, documentos de texto etc. Agora, estão diretamente conectadas aos seus objetos. Ou seja, existe uma tarefa, que tem seu histórico de ocorrência, e este está conectado àquela atividade do projeto.

Em relação à equipe, os objetivos foram alinhados devido ao maior engajamento dos colaboradores (entre 35 e 40 pessoas). Esse resultado demorou aproximadamente um ano para ser alcançado, mas apresentou resultados imediatos.

A consequência foi conseguir responder como os recursos (pessoas, dinheiro e tempo) estão sendo alocadosa partir de uma visão gerencial da carteira de projetos da área de pesquisa e desenvolvimento.

Como a Project Builder foi importante para a melhoria de resultados e conquista do sucesso da Klabin?

Além de aumentar o controle e o monitoramento dos dados, a parceria fechada foi essencial para implementar a cultura de gestão de projetos. Isso porque foi possível avaliar a equipe e suas necessidades e, então, mostrar a importância do software dentro desse contexto.

Isso permitiu que as equipes compreendessem a utilização da ferramenta, em vez de apenas trabalharem com os dados de forma operacional. A aproximação também é positiva para descobrir gargalos, identificar demandas não atendidas, obter feedbacks e implementar melhorias no cliente que utiliza o Project Builder.

Mais que isso, o suporte por telefone e e-mail — com atendimentos de primeiro, segundo e terceiro níveis — e a metodologia Kaizen, que prevê a melhoria contínua, são dois fatores cruciais para o sucesso, já que a busca pela evolução e pela excelência é permanente.

Assim, a ideia da Project Builder é otimizar os resultados de seus clientes constantemente. Por isso, a implementação do software foi um sucesso para a Klabin e também pode ser para sua empresa.

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