Os indicadores de desempenho estão cada dia mais presentes nas empresas porque refletem o desejo de gerenciar, controlar e alcançar os objetivos da própria organização ou de uma proposta específica. Os KPIs medem o desempenho de um projeto visando verificar se as metas determinadas no planejamento estão sendo devidamente cumpridas. Assim, para que sejam reais e possam realmente contribuir com a equipe, os KPIs devem ser mensuráveis. Quer saber um pouco mais sobre esses indicadores? Então acompanhe:

Qual a diferença entre KPI e métrica?

A sigla KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator, ou seja, indicador-chave de performance. E enquanto o KPI é um indicador primordial que mede o desempenho da empresa, a métrica até é também um indicador, mas não necessariamente essencial para a avaliar a eficiência da organização. Por isso, pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. De maneira bem sucinta e clara, a diferença entre KPI e métrica está na importância que o indicador representa frente aos objetivos estratégicos da empresa.

Uma empresa que realiza consultoria em gestão pode ter como indicador-chave de desempenho o número de clientes por região, por exemplo. Esse número é um KPI porque exprime o alcance do negócio, a conquista ou a perda de mercado e o grau de participação no segmento, oferecendo informações essenciais para que a empresa altere ou mantenha sua estratégia.

Essa mesma companhia pode ter como métrica, por exemplo, o gasto mensal de combustível de seus consultores ou representantes, dado que serve apenas para o monitoramento dos custos da empresa, mas que não é um valor que serve de parâmetro para aferição de performance. Logo, o custo total dos combustíveis não passa de uma métrica. Pense bem: um gasto mensal de 1.000 ou de 10.000 reais não tem vínculo direto com o desempenho da organização.

Como definir os KPIs de um projeto?

A definição dos KPIs começa pela demarcação do próprio objetivo do projeto. Tendo esse objetivo claro, é possível passar, então, para as metas, que são os desmembramentos desses objetivos em etapas menores, mais práticas e facilmente compreensíveis, a fim de que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.
Com as metas definidas e devidamente esclarecidas, são demarcados os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos. Chega-se, por fim, aos indicadores de desempenho, que devem refletir o sucesso — ou o fracasso — do caminho percorrido até o alcance do objetivo final.

Quantos KPIs são precisos para determinar o desempenho?

O número de KPIs necessários varia de empresa para empresa, de projeto para projeto, bem como de objetivo para objetivo. Projetos mais complexos tendem a ter mais KPIs, contudo, nem sempre uma quantidade maior de KPIs contribui para uma análise e um controle adequados.

O importante é que os KPIs sejam em número suficiente para que a equipe consiga visualizar todo o desempenho do projeto, podendo avaliar mudanças, tendências e novas ações necessárias para chegar ao objetivo do projeto no tempo acordado e com a qualidade desejada.

Lembrando que os KPIs podem ser divididos em duas vertentes: KPIs globais do projeto e KPIs por setor ou por equipe, que auxiliarão os profissionais envolvidos a compreenderem com maior clareza seus papéis e suas atribuições.

E como escolher os KPIs certos?

Já que não é possível gerenciar aquilo que não se mede, daí surge a importância do correto estabelecimento dos KPIs. Contudo, o gestor não pode simplesmente sair criando indicadores-chave de desempenho de maneira indiscriminada em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma análise criteriosa sobre os fatores diretamente ligados à performance do negócio e, mais que isso, saber direitinho como fazer a medição.

Um supermercado, por exemplo, não tem por que estabelecer um KPI referente ao número de vendas por gênero (masculino ou feminino). Isso não faria qualquer sentido, pois o segmento e os tipos de produto comercializados não recebem influência por serem consumidos por homens ou mulheres.

O mesmo definitivamente não acontece com uma rede de academias ou com uma franquia de salão de beleza, por exemplo. Para esses nichos de mercado, ter indicadores-chave de desempenho atrelados ao gênero dos consumidores é interessante sim, afinal, essas informações são cruciais para elaborar campanhas focadas em um público ou outro.
Assim, escolher os KPIs certos requer dos gestores um bom estudo, respondendo a questões do tipo: como o ambiente externo mostra sinais de que está aceitando o produto comercializado pela empresa e como o sucesso ou o fracasso do negócio pode ser efetivamente medido? Já facilita, não concorda?

Quais os benefícios de se determinar KPIs para um projeto?

Os indicadores de desempenho podem se apresentar, por exemplo, na forma de dashboard ou graficamente em relatórios de gestão, que auxiliem tanto a equipe como o gerente de projetos a conduzir a execução da proposta com mais eficácia. Assim passa a ser possível agir proativamente a fim de que os resultados almejados sejam obtidos conforme o planejado.

Além de constituírem um direcionamento a ser seguido, os KPIs auxiliam na tomada de decisões, pois refletem todo o andamento do projeto de maneira simples e direta, com chances reduzidas de falhas. O acompanhamento constante desses índices acelera o processo decisório, permitindo que as ações corretivas sejam realizadas com maior rapidez, de forma a otimizar tanto tempo como recursos.

Com toda a equipe focada nos KPIs há maior envolvimento por parte dos profissionais, que se sentem motivados a superar desafios no cotidiano, criando significado para sua atuação junto ao projeto. Trabalhando com uma equipe engajada, o gerente de projetos consegue otimizar o tempo de execução e os recursos, liderando com maior tranquilidade, certo de que todos sabem exatamente o que, como e quando fazer.

Como monitorar os KPIs de um projeto?

O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado. O segredo mora em estipular e monitorar!

Agora que já tem informações suficientes sobre o assunto, compartilhe conosco o que achou! Sua empresa tem KPIs bem-estabelecidos? Ela exerce o monitoramento adequado desses indicadores? Deixe seu comentário e contribua com o post!