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Conheça a Teoria dos Stakeholders

Escrito por Braun em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Conheça a Teoria dos Stakeholders

Um stakeholder significa uma parte interessada em um projeto ou empresa, que pode afetar ou ser afetada pelo negócio. Trata-se de um indivíduo, grupo ou organização que é impactado pelo resultado de um projeto.

Criada em 1963 pelo filósofo Robert Freeman, a Teoria dos Stakeholders rompe com noções clássicas da administração da época para trazer ideias tão inovadoras que ainda hoje são aproveitadas. A principal delas é a que propõe a extensão da concepção de quem são as peças-chave para uma empresa.

Até então, as formas tradicionais de gerenciar eram focadas nos shareholders, ou seja, proprietários e acionistas. Essa nova visão apontou a necessidade de incluir também todas as pessoas que interferem e são impactadas por uma companhia, inclusive as que não influenciam diretamente.

Como os stakeholders influem nas restrições e nos requisitos que são colocados em prática na gestão de projetos, é importante identificá-los o mais rapidamente possível. Todas as ações devem ser planejadas e efetivadas levando em conta esse conceito. As políticas e as práticas do negócio vão afetar esses grupos ou essas pessoas individualmente, positivamente ou negativamente.

No modelo corporativo stakeholder, a empresa é considerada uma organização social que precisa oferecer algum benefício a todos os que estão interessados. É um modelo de responsabilidade social. O lucro conquistado é dividido proporcionalmente, conforme a participação de cada grupo: proprietários, acionistas, clientes, fornecedores, funcionários e assim por diante.

Para que esses estudos servem no dia a dia? Constatar o que vêm pensando os seus clientes é só um exemplo. Quer saber mais? Então leia nesse post dicas incríveis sobre como a tese pode ajudar no seu sucesso. Confira!

Entenda como o conceito pode valorizar sua marca

A Teoria dos Stakeholders defende que uma empresa deve saber quem são todos os agentes que, direta ou indiretamente, têm ligações com ela. Além de conhecê-los, é preciso monitorá-los.

Exercem esse papel os funcionários, os acionistas, os clientes, a mídia, a comunidade vizinha à instituição, os concorrentes, e várias outras pessoas, que variam de acordo com as particularidades da organização. Depois de identificar quais são esses públicos estratégicos, é possível começar a construir uma relação com cada um deles.

Seja usando a comunicação institucional, ou convidando para eventos, por exemplo. Por que não organizar visitas para que a comunidade local passe o dia na sede e conheça a rotina de produção? Dessa forma, a marca agregará valores, como seriedade e transparência. A imagem corporativa será aperfeiçoada e fortalecida progressivamente.

São muitos os autores que escreveram sobre o tema, sendo que nem todas as versões convergem. De jeitos diferentes, a teoria ajuda a detectar quais públicos merecem prioridade. Assim, estabelece-se um cronograma de ações equilibrado, concernente às demandas.

Os gestores também têm a opção de aproveitar esse público para expandir dados sobre as preocupações sociais, fiscais e ambientais. Ao fazer isso, a companhia demonstrará o seu comprometimento com a ética profissional.

Use os fundamentos para descobrir quem são seus parceiros

Os autores Mitchell, Agle e Wood (1997) dão algumas dicas de como identificar quais são os públicos que devem receber atenção prioritária. Esses escritores aconselham que sejam analisadas três qualidades de cada um dos agentes que têm relações com a firma: a urgência em ser atendido, o poder de afetá-lo e a legitimidade de suas requisições e queixas.

O raciocínio é simples: quanto mais desses atributos um participante acumular, mais precaução e preferência precisam ser dirigidas a ele.

Os teóricos definem como “adormecido” aquele que tem poder, mas não o utiliza. Um tipo de partner que não conta com urgência nem legitimidade. O conselho, no entanto, é que haja sempre monitoramento de todas as categorias, inclusive do adormecido. Isso porque, a qualquer instante, um tipo de parceiro pode conquistar a segunda ou a terceira habilidade. Os sindicatos, quando não estão em campanhas, são exemplos de modelo adormecido.

Outro arquétipo é o do “dependente”, público com legitimidade e urgência, mas sem poder, como uma comunidade vizinha à fábrica. São classificados como “arbitrários” os entes com pleitos ligados à responsabilidade social, que têm somente a legitimidade. Organizações Não Governamentais (ONGs) estão nessa categoria.

Há também o “perigoso”, aquele que tem poder e urgência, e o “dominante”, que tem poder e legitimidade. Por fim, é classificado como “definitivo” o público-alvo da organização, aquele para o qual ela deve dar mais importância. Os definitivos concentram as três características, como os acionistas e os clientes.

As pessoas que fazem parte da rotina mudam conforme a realidade da instituição. Um bom meio de detectar a identidade delas é utilizar a análise SWOT, que levanta os pontos fortes e fracos da firma, bem como as boas oportunidades e as ameaças externas.

Transforme o público difícil em aliado

Os estudiosos da Teoria dos Stakeholders aconselham cuidado especial com os parceiros perigosos, capazes de causar muitos prejuízos. Com urgência e poder, eles podem ser vizinhos insatisfeitos com o excesso de caminhões nos arredores da fábrica, ou hackers tentando invadir o site de um empreendimento, seja ele fabricante ou vendedor de serviços.

Após identificar quem são as principais ameaças, é recomendável iniciar uma política de aproximação. É bom ter canais abertos de comunicação, tanto para ouvir como para argumentar.

Vale, portanto, aplicar estratégias diversas. Usando newsletters você consegue dialogar com periodicidade e sobre temas específicos, mas o velho olho no olho também tem suas vantagens. Nesses casos, aja com paciência e cordialidade.

Outro aspecto importante na tentativa de reverter o perfil de um público é a agilidade de resposta. A demora abre brechas para mal-entendidos e boatos. Ainda que o assunto seja espinhoso, não perca o timing. Se você não tem como atender à reivindicação, seja sincero. Diga quais são suas razões e demonstre intenção de ajudar.

Aplique a teoria na realidade da empresa

Depois de conhecer um pouco sobre a Teoria dos Stakeholders, que tal empregar seus fundamentos para dar aquela turbinada nos projetos? Agora que você já sabe quem são os envolvidos nas atividades, é hora de pôr a mão na massa e direcionar essas informações a seu favor. Ao desvendar quem são os stakeholders-chave de uma nova atividade e o que eles esperam dela, será dado o primeiro passo para que a iniciativa obtenha êxito. Faça um calendário com total de interesses ligados a ela.

Uma lista decrescente de prioridades contribuirá para encontrar a ordem mais eficiente para o engajamento do pessoal. Comece com os definitivos, dominantes e perigosos. Descubra o que cada um deles enxerga de positivo na nova empreitada. Isso porque eles têm maior condição de influenciar nos planos e metas. Se você vai construir um supermercado, é provável que receba apoio da comunidade local. Se o empreendimento for um aterro sanitário, é quase certo que enfrentará resistências.

Ao fazer essa análise, você estará em contato com os partners mais relevantes, um excelente momento para colher sugestões. É preciso abrir a cabeça e os ouvidos para as críticas. O instante é oportuno também para estabelecer laços e empatia. Lembre-se de que a Teoria dos Stakeholders é dinâmica e os anseios estão sujeitos a mudanças.

Assim que terminar o levantamento, inicie um desenho de como a empresa irá lidar com essas demandas. Repita os procedimentos com os secundários: crie uma hierarquia com aquilo que eles gostam e o que rejeitam na iniciativa.

Para ficar mais fácil, use cartões coloridos com cores que representam um nível de poder de repercussão. Por exemplo: utilize o vermelho, cor quente e chamativa, para verificar os de alta influência e interesse, também chamados de promotores de uma empreitada. Já o cartão verde serviria para os defensores da ideia, que contam com baixo poder de influência, mas são bons aliados.

Não se deve perder de vista os agentes secundários, não tão interessados no investimento assim. Use uma cor sóbria para monitorar os latentes, que dão pouca atenção para o negócio, mas contam com muito poder para paralisá-lo ou mobilizá-lo. Preste atenção nos de baixa influência também: são os que têm pouco poder para algum impacto e que, além disso, não demonstram razões para prejudicar ou auxiliar. Recorde-se, no entanto, que pessoas mudam constantemente.

Faça atualizações constantes

Como os integrantes dessa engrenagem não são estáticos, é bom que as informações passem frequentemente por atualizações. Assim, você evita ser surpreendido com alterações indesejáveis e mantém os planos de ação compatíveis para qualquer um dos entes. No caso de haver modificações no diagnóstico, é evidente que a estratégia para aquele segmento precisará ser revista.

Esses incrementos não são apenas preventivos. É necessário acompanhar o resultado das tentativas de persuasão. Se você em um mês inicia negociação com um agente perigoso ou dominante, no seguinte, precisa saber se houve evolução. Caso nada tenha melhorado, será a hora de reconsiderar mais uma vez.

Bons profissionais estão sempre à procura de aperfeiçoamento. Reuniões periódicas específicas com as pessoas interessadas são uma boa opção para fazer esse upgrade. A fixação do intervalo entre um encontro e o próximo tem de estar de acordo com as motivações da organização e dos próprios envolvidos. Mantê-los agregados em redes virtuais é uma maneira de garantir a reciclagem necessária.

Plataformas específicas ou até mesmo o bom WhatsApp são alternativas para que nada saia dos trilhos na tarefa de efetuar o monitoramento. Assim, o fluxo para o diálogo estará sempre desobstruído.

Dessa forma, um novo projeto será beneficiado porque todas as vontades e contrariedades em torno dele estarão sob permanente vigilância. Isso permitirá o alinhamento dos desejos e insatisfações em prol do empreendimento.

Identifique os stakeholders

Para tornar mais fácil a identificação dos stakeholders, é recomendado fazer um mapeamento dos públicos e no reconhecimento de cada um deles. Considerando a área de comunicação, eles podem ser separados em três graus de influência sobre a organização:

  • o grau de dependência: se identificam os públicos dos quais a empresa tem necessidade e que interferem de forma direta na sobrevivência dela (a esse grau pertencem o governo, os colaboradores, os fornecedores, os clientes);
  • o grau de participação: se identificam os públicos dos quais a empresa não tem dependência, mas que ajudam a melhorar os processos e a fazer o negócio crescer (esse grau envolve prestação de serviços promocionais, redes de consultoria, redes sindicais, redes setorizadas de comunidade, comunidades que ficam próximas à organização);
  • o grau de interferência: se identificam os públicos que podem interferir de forma positiva ou negativa na imagem corporativa e que podem ser divididos em dois subconjuntos: a rede de concorrência, ou seja, as empresas que atuam no mesmo ramo de sua empresa, e a rede de comunicação de massa, ou seja, os veículos de comunicação que podem influir o público sobre a empresa.

O mapeamento dos stakeholders ajuda a reconhecer quais deles merecem maior atenção e aproximação estratégica. É fundamental conhecer todos os interessados, já que se forem bem trabalhados eles poderão ser a chave para o reconhecimento positivo de uma empresa.

Um projeto pode identificar de outra forma os stakeholders, considerando o ambiente de atuação. Assim, temos os internos e os externos.

Os internos são os que têm afiliação mais formal com o negócio. Eles envolvem os gestores, os funcionários, os gerentes, os proprietários e os acionistas. Os externos são as pessoas que, ainda que sejam diretamente afetadas pelos projetos da empresa, não têm nenhuma afiliação com ela. Eles envolvem os clientes, os fornecedores, o Estado, os credores e os investidores, a mídia, as ONGs (Organizações Não Governamentais), os concorrentes, os analistas financeiros e as comunidades. Os sindicatos e até o meio ambiente. Empresas parceiras também podem ser consideradas como grupos de interesse externos.

Neste ponto, vale atentar-se também para um grupo especial: os shareholders. Shareholder se refere a um acionista, ou seja, alguém que tenha parte em alguma empresa. Ele pode ser considerado um stakeholder, inclusive de grande influência. Afinal, pode realizar investimentos de capital, ganhar e perder dinheiro conforme as estratégias de sua empresa ficarem estabelecidas. Uma atitude que não esteja de acordo com suas concepções pode significar menos recursos na empresa.

Para ajudar nesta identificação, também é importante reservar um momento para o brainstorming. Esta, na verdade, deve ser a primeira fase dessa etapa, antes mesmo da classificação. Isso porque todos os setores da empresa participam dele, e nenhuma ideia é descartada, mesmo que não seja utilizada naquele primeiro momento.

É comum que alguns grupos sejam excluídos desse processo para economizar tempo, mas essa é uma decisão de risco. E no universo corporativo dinamismo é essencial. Um stakeholder que não parecia tão importante em um primeiro momento pode vir à tona para um projeto futuro, e ele pode ser lembrado somente se um bom brainstorming for realizado.

Faça o gerenciamento dos stakeholders

Para realizar o gerenciamento de todas as pessoas envolvidas no projeto, identificando quem são elas, a importância de cada um, o grau de influência deles, que pode ser temporário (que é o caso de projetos) ou duradouro (que é o caso de negócios), é importante utilizar a ferramenta chamada de Mapa de Stakeholders. Por meio desse mapa, o gestor consegue identificar os influenciadores positivos, negativos e moderados.

Nesse sentido, há três anéis circundando a empresa e, quanto mais próximo do centro estiver o stakeholder específico, mais importância ele terá perante o projeto. Claro que cada empresa contará com os mesmos elementos em diferentes posições, variando conforme o setor e até a situação econômica.

Pela necessidade de identificar e dar ao conjunto dos interessados o tratamento mais adequado, surge o Gerenciamento de Projetos das Partes Interessadas. Trata-se de uma área nova, adicionada no Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), quinta edição.

Essa nova área de conhecimento efetua a identificação, o planejamento, a gestão e o controle das informações sobre as expectativas, os interesses, os relacionamentos, as influências, as necessidades das partes envolvidas. Isso permite antecipar oportunidades, evitar conflitos, adotar medidas pontuais e otimizar a comunicação durante o projeto. Vamos analisar brevemente as etapas:

  • identifique os envolvidos: já abordamos essa etapa mais acima, detalhando seus aspectos;
  • analise as expectativas e interesses: descreva para os envolvidos quais as expectativas e os interesses deles;
  • classifique os envolvidos: também já tratamos esse ponto mais acima, onde as pessoas envolvidas são classificadas conforme o grau de poder, impacto, influência, suscetibilidade, interesse (essas características devem ser cruzadas para ajudar os profissionais responsáveis pelo projeto a priorizar e assegurar a utilização eficiente dos esforços para gerenciar as expectativas dos stakeholders mais importantes);
  • crie um plano de abordagem.

Sobre as etapas 3 e 4, vamos fazer algumas considerações mais longas. Alguns modelos de classificação dos envolvidos envolvem graus como: grau de poder x influência; grau de influência x impacto; grau de interesse x poder x suscetibilidade; grau de poder x interesse.

Sobre a criação de um plano de abordagem, é preciso estabelecer para cada grupo qual será a abordagem e o controle das suas expectativas e necessidades. Deve-se procurar a incorporação e a identificação dos mais importantes stakeholders, desde o começo em que se define o escopo do projeto.

O bom gestor não pode deixar de lado o Gerenciamento das Partes Interessadas porque isso tende a provocar atrasos no cronograma, erros no detalhamento do projeto e nos cálculos de gastos e alocação dos recursos exigidos.

Considere a diversidade de tipos de stakeholders

Apesar do que estamos dizendo, há diferentes formas de classificar, de tipificar as partes interessadas. Em alguns casos, a empresa pode considerar o perfil de um stakeholder para realizar um gerenciamento mais personalizado. Por exemplo:

  • resistente: aquele que está fechado para aceitar o projeto, geralmente porque ele gera consequências negativas para a parte interessada;
  • desinformado: aquele que, por falta de conhecimento, não causa impacto no projeto;
  • neutro: aquele que, apesar de não se opor ao projeto, também não o apoia;
  • apoiador: aquele que concorda com as transformações e também as estimula;
  • líder: aquele que é ativo, que se engaja para assegurar que o projeto tenha sucesso.

Outros tipos podem ser: stakeholders arbitrários (têm legitimidade, mas não têm poder de influenciar), adormecidos (têm poder para impor sua vontade, mas não têm legitimidade), perigosos (são coercitivos e possivelmente violentos, atuando quando não há poder, nem legitimidade).

Tenha atenção para a questão do impacto

Como está claro, os stakeholders são diretamente impactados pelas decisões de sua empresa. Entretanto, o caminho inverso também deve ser avaliado. A satisfação desses indivíduos ou organizações também impacta em seus resultados e objetivos.

Dessa maneira, é essencial garantir que todas as partes que abrangem os stakeholders estejam satisfeitas e engajadas com o trabalho feito. Cada um deles têm um valor elevado para sua empresa, e devem ter desejos e demandas levados em consideração.

Em relação a isso, o grande desafio para a gestão que tem uma cartela variada de stakeholders é justamente encontrar um ponto em comum entre todos eles. Somente dessa maneira é possível que o crescimento da companhia seja saudável e inteligente.

Diante disso, o impacto de um stakeholder é enorme, e é preciso ter atenção a isso. Alinhar expectativas é fundamental para o sucesso esperado, mas também é importante que as metas da empresa estejam inclusas nessa avaliação. E não se esqueça: o comportamento de um grupo de stakeholders pode influenciar também no de outro grupo, porque todo estão conectados.

Saiba como encarar eventuais conflitos

Caso algum stakeholder influente apresente uma situação de conflito, tenha algumas cartas estratégicas na manga para usar. Se você se planeja para possíveis impasses, consegue solucioná-los mais rapidamente, com classe, e sem colocar o projeto em risco, o que é mais importante.

Isso pode ser feito com uma análise do perfil do interessado. O gestor pode listar alguns pontos interessantes que podem ser usados para evitar embates desnecessários. E, dessa forma, dificultar o andamento do projeto, que poderia até ser encerrado em caso de desentendimentos muito grandes.

Aqui estão algumas sugestões práticas nas quais você pode investir nesses casos, lembrando que elas não são regra.

Trabalhe a comunicação

Dedique-a planejar a forma como você vai se relacionar com cada stakeholder. Tenha uma boa estratégia de comunicação para aumentar o engajamento e também para conseguir obter um feedback satisfatório.

Controle o envolvimento dos stakeholders

Existem stakeholders mais entusiasmados, aqueles que realmente compraram a ideia. Eles devem ser sempre a prioridade, pois serão os motivadores para as outras partes interessadas.

Assim, aqueles que são mais resistentes podem aderir com mais facilidade a mudanças. Estabeleça fortes relações e alianças para deixar bem claro até que ponto o envolvimento deles é necessário, sem que se torne excludente.

Por fim, lembre-se de que a relação com stakeholders é importante para as duas partes. Portanto, prepare-se para ceder também, quando julgar necessário e conveniente.

Não deixe de se preocupar com stakeholders

Como ficou claro até agora, identificar stakeholders de uma empresa, negócio ou projeto é essencial para a estratégia de qualquer setor. Uma vez que são grupos ou pessoas sinceramente interessadas ou afetadas pelas ações, devem ser sempre levadas em consideração.

Porém, a preocupação com esses grupos é relativamente nova no mundo corporativo. Então, é comum que muitas empresas acabem deixando de lado a preocupação com eles, algo que não pode acontecer. É importante ter em mente que a evolução dos métodos de consumo está cada vez mais acelerada. Por esse motivo, uma empresa precisa, de qualquer maneira, ter um papel mais social.

Isso significa muito para a imagem da empresa, o que vai muito além de lucros e questões financeiras. Sendo assim, quanto mais completa for sua análise de grupos afetados, melhor serão seus resultados.

Em relação a tomadas de decisões, estar atento aos stakeholders permite uma visão mais amplificada de vantagens, riscos e aliados de determinados projetos. Assim, fica mais fácil fazer parcerias de sucesso que podem ser o estímulo crucial para o potencial da empresa.

Invista em ferramentas que colaborem com a gestão de stakeholders

Não se esqueça de que, quanto mais otimizados forem seus processos internos, mais tempo você terá para avaliar com cuidado seus stakeholders e garantir uma boa gestão deles. Diante disso, conte com ferramentas que colaborem de forma contínua com esse resultado.

Utilize, por exemplo, softwares de gerenciamento para controlar as etapas de seus projetos e negócios. Afinal, trazer um retorno específico ao stakeholder é fundamental para mantê-lo interessado, e somente um histórico detalhado e registrado por um sistema pode apresentar a evolução de maneira clara e objetiva.

Além disso, esse é um excelente meio de poupar tempo entre processos e de evitar falhas humanas. O que pode atrasar bastante entregas e demandas e, por sua vez, afetar a satisfação do grupo de stakeholderes. Um software também é ideal para formalizar comunicação, ter controle dos colaboradores e mensurar recursos investidos nos projetos.

Para completar, ter todo esse controle prático é uma maneira de ajudar até mesmo na definição do escopo, da estruturação da equipe de trabalho e da criação de projetos. Sendo, então, uma mão na roda para agilizar a definição de possíveis stakeholders, já que todo o detalhamento daquele projeto será mais palpável e poderá ser devidamente materializado para os envolvidos.

No fim das contas, será também mais fácil registrar ali o compartilhamento de lucros, as determinações de cada participação de acordo com os projetos, e o impacto final causado por eles.

A Teoria dos Stakeholders, portanto, não foi elaborada para ficar parada, mofando e amarelando dentro de um livro. Pelo contrário. Com inteligência e criatividade, ela ajuda a identificar as mais variadas gamas de pessoas e de expectativas capazes de envolver um novo projeto. Detectando quem são os partners, é viável alinhar todos esses interesses de maneira sinérgica a proveito da organização: amplificando o que é positivo e neutralizando aspectos negativos.

E você, gostou do assunto? Percebeu como é fácil usar uma Teoria dos Stakeholders na prática? Aproveite o momento para continuar a se atualizar sobre outros assuntos importantes para sua empresa. Cadastre-se em nossa newsletter e receba conteúdo diretamente em seu e-mail!

Equipe

Como manter a equipe focada e aumentar os resultados

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. 1 comentário em Como manter a equipe focada e aumentar os resultados

Manter a equipe focada e motivada é essencial para trazer bons resultados à empresa. O gestor da equipe, que pode ser supervisor, coordenador ou diretor, deve criar um laço com os funcionários de modo que eles se comprometam com a cultura da empresa. Essa relação contribui, também, para que ele identifique aqueles que não estão adaptados com a rotina e que estão desmotivados.

No entanto, essa relação não deve acontecer em forma de cobrança e nem de modo que pareça forçado para o colaborador. Neste post, vamos falar sobre a importância da gestão de equipes e como o gerenciamento eficiente pode gerar melhores resultados. Selecionamos ainda algumas dicas para que o gestor mantenha o seu time focado para contribuir com o planejamento estratégico da empresa e alcançar as metas com mais facilidade.

Gostaria de saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Saiba qual a importância da gestão de equipes

A gestão de equipes é uma atividade de grande relevância para as empresas na atualidade, assim como o conhecimento e a informação que são primordiais para a alavancagem dos negócios e a redução de custos. Os colaboradores são peças chaves e são os responsáveis pelo cumprimento de metas. Eles podem fazer com que uma empresa seja bem-sucedida se estiverem engajados e motivados pelos seus gestores.

Veja como uma equipe bem gerenciada consegue obter melhores resultados

Para saber se as suas equipes estão trabalhando com foco nos objetivos da instituição, você pode fazer um teste simples e responder a alguns questionamentos. Faça uma reflexão e descubra se sabe o que os colaboradores estão fazendo durante o horário de expediente, quais são as tarefas que eles realizam.

Avalie se os times conhecem as prioridades e executam as atividades com organização de acordo com os prazos. Depois, verifique se há falhas e retrabalhos sendo realizados constantemente e se a comunicação é ágil e harmônica. Por fim, faça uma análise sobre a rotatividade de funcionários nas equipes.

Essa reflexão vai facilitar na identificação de necessidades de melhorias e vai responder se o seu time está sendo bem gerenciado. Se perceber algum ponto fraco, invista esforços para que todos trabalhem focados nos resultados. Uma equipe bem gerenciada obtém os melhores resultados por ter mais disposição e trabalhar mais satisfeita em um ambiente saudável.

Dicas sobre como manter a equipe focada e aumentar a produtividade

As empresas que estão tendo crescimento organizacional investem uma grande parte do seu orçamento na capacitação de líderes que mantenham as equipes comprometidas com o seu trabalho. Esses profissionais têm a capacidade de motivar os colegas para que elevem a produção de forma individual e coletiva, pois são preparados para fazer exatamente isso. Veja a seguir algumas dicas para gerenciar o seu time!

Tenha os funcionários adequados em suas funções

O funcionário que está desencaixado em seu cargo tende a ficar desestimulado, fazendo com que a empresa perca tempo e dinheiro. A organização deve estar ciente do que espera dele e o que ele pode oferecer, além de desenvolver um plano de ação. Caso o gestor seja capaz de identificar o perfil e encaixar as pessoas certas em determinadas funções, a produtividade e a motivação serão maiores.

Busque soluções práticas para uma comunicação mais efetiva

A comunicação ineficiente por parte dos gestores leva as equipes a ficarem desanimadas, inseguras e sem rumo. Os colaboradores precisam saber quais são os objetivos do seu trabalho e em que os demais estão trabalhando para atender as necessidades do grupo. Mantenha todos informados sobre os projetos da empresa e as metas a serem alcançadas.

Retrabalhos, perda de tempo de recursos da organização são os resultados das falhas na comunicação. Eles podem ser evitados se a troca de informações for mais efetiva entre as equipes e seus colaboradores. Cabe ao gestor encontrar uma solução para melhorar o contato e as relações entre os funcionários, por meio de reuniões e do uso de uma plataforma acessível.

Deixe a equipe ciente de quais são as metas da empresa

Realizar reuniões periódicas para que a equipe esteja ciente de quais são as metas pretendidas é essencial para o bom engajamento e o comprometimento de todos. A partir do momento em que a equipe como um todo está por dentro dos objetivos a serem alcançados, os esforços serão voltados para que eles sejam conquistados.

Nessas reuniões, o interessante é que se destaquem, também, os funcionários que conquistaram os objetivos pretendidos, além de traçarem novos rumos a partir dos resultados. Quando o colaborador está por dentro do desenvolvimento dos projetos, ele contribuirá para definir estratégias e melhorar os números finais.

Gerencie o tempo

Não sobrecarregue as equipes com excesso de atividades que levem a atrasos e perdas de prazos. Os colaboradores que não conseguem fazer as tarefas e atrasam as entregas ficam estressados e desmotivados pelo acúmulo de trabalho. Faça um gerenciamento de tempo conforme a realidade e as possibilidades do seu time. Essa gestão permite aos líderes acompanhar a produtividade de todos os funcionários.

Garanta segurança ao colaborador

É essencial que uma pessoa esteja completamente segura no ambiente de trabalho para que ela siga motivada. A partir do momento em que o clima é saudável e o coordenador ou supervisor passa confiança para o funcionário, ele se torna mais proativo e com foco para contribuir e alcançar os resultados.

Essa motivação pode, também, contagiar as outras pessoas e gerar um ambiente em que todos estejam com um único objetivo: crescer junto com a empresa. E como o gestor pode passar essa segurança ao funcionário?

A primeira e essencial dica é saber ouvir. Um lugar onde há troca de ideias e diálogos gera confiança e interesse. Além disso, ao ouvir o que o colaborador tem a dizer, podem surgir ideias e orientações mais assertivas para mudanças estratégicas no interior da organização.

Para que isso tenha um acerto ainda maior, é necessário que o gestor tenha conhecimento sobre cada pessoa da sua equipe. Cada um tem seus objetivos próprios e possuem seus anseios, além de terem personalidades distintas. Dessa forma, o modo com que se vai falar com uma pessoa não pode ser generalizado.

Seja flexível para que a sua equipe esteja focada

Um ponto fundamental que contribui significativamente para que a equipe esteja focada é a flexibilidade da gestão. Para isso, analisaremos duas vias. A primeira é que o supervisor precisa ter uma mente mais aberta para receber sugestões, orientações e reclamações da equipe. Isso é essencial, tendo em vista que os colaboradores lidam diretamente com a linha de produção, seja ela qual for.

O segundo ponto é que o gestor deve considerar essa flexibilidade em casos individuais. Funcionários não são como máquinas e, por diversos momentos, podem sentir dificuldades e precisarem de auxílio. Por essa razão, é essencial que, em alguns momentos, haja a necessidade de fazer concessões, negociar horários, levar em consideração pedidos de aumento, entre outras situações.

Nessas ocasiões, o colaborador se sente abraçado pela empresa e com o objetivo de retribuir a generosidade nesses períodos mais complicados. A consequência desses atos é que ele vai incorporar com mais facilidade a cultura, os ideais e os projetos da organização.

Realize feedbacks com frequência

O feedback é um momento crucial para que se fortaleçam dois laços de qualquer gestão: aprendizado e relacionamento. O diálogo, cuja importância já foi mencionada, será mais presente quando o gestor realizar o feedback, permitindo a troca de informações. Isso possibilita, também, um maior entrosamento entre o gestor e o colaborador, fazendo com que o ambiente seja mais comunicativo e cooperativo.

Em relação ao aprendizado, o feedback é uma oportunidade para que o funcionário se sinta estimulado a seguir o caminho certo, corrigir pontos essenciais e seguir com o que está trazendo resultados para a empresa. Aos colaboradores que ainda não se adaptaram, é uma chance para que se aplique conhecimento, dicas e estratégias.

O cuidado que precisa ser tomado é que feedback não é sinônimo de puxão de orelha. Críticas mais rígidas devem ser dadas em momentos específicos. A ideia, aqui, é gerar um espaço de motivação, para que os funcionários sintam-se interessados a seguir os bons rumos na empresa.

O líder é um mentor para a sua equipe, precisa estar preparado para apontar as fraquezas e as forças do time sem causar embaraços. Se essa atribuição for desempenhada corretamente, os colaboradores vão desejar melhorar a cada dia e a produtividade tende a aumentar. A ferramenta conhecida como feedback é ideal para produzir engajamento.

Para que ela realmente funcione e traga resultados, fale individualmente com os funcionários e mostre quais são os aspectos que devem ser melhorados. Ofereça exemplos para que eles compreendam as observações realizadas e dicas para o aprimoramento. Explique que o colaborador não está sozinho e pode contar com o seu auxílio e com os demais colegas para se aperfeiçoar e superar os desafios.

O feedback positivo é relevante para que todos os envolvidos tenham noção de que os seus esforços e talentos estão sendo reconhecidos. Utilize-o para falar sobre o empenho de cada funcionário em reuniões ou por correspondência eletrônica coletiva. Não deixe de elogiar os colaboradores, já que os elogios motivam ainda mais as equipes. Comemore as conquistas com um evento, um café da manhã ou um happy hour.

Reconheça os méritos da sua equipe e dê recompensas

Quando o gestor conhece bem os funcionários, ele sabe o momento em que eles estão se esforçando, desafiando-se e trazendo resultados positivos para a empresa. É preciso reconhecer quando isso acontece e dar o devido mérito para o colaborador. Que tal, então, recompensá-lo por isso?

Uma dica para que você acerte em cheio com essa estratégia é se colocar no lugar do funcionário. Você se sentiria motivado a cumprir suas funções ao ganhar a recompensa? Quais são as recompensas que chamariam a sua atenção? A partir disso, desenhe um plano e o coloque em prática!

Mantenha o time motivado e compartilhe informações

Divida as conquistas da empresa, as novidades e as notícias importantes. Os colaboradores se dedicam ainda mais quando se sentem parte da instituição e estão inseridos em seus planejamentos. Caso seja necessário realizar mudanças em processos ou rotinas, explique os motivos e quais serão as consequências das modificações. Se os funcionários ficarem inseguros com o seu futuro profissional, podem ser mais resistentes às melhorias.

Por isso, mostre a cada pessoa que ela é um membro importante da empresa e que o seu trabalho é fundamental para o avanço da organização. Todos precisam entender que as suas tarefas são essenciais para que os objetivos sejam alcançados. Em alguns casos, os funcionários conseguem aumentar a lealdade dos clientes por meio de suas atitudes.

A fidelização dos clientes está intimamente ligada à motivação dos colaboradores e ambos interferem na produtividade das empresas. Os funcionários satisfeitos com o que recebem da empresa, as instalações e equipamentos apresentam níveis de trabalho mais altos e melhoram o desempenho dos times. Não adianta apenas fazer pressão sobre as equipes sem ouvir os anseios das pessoas e tentar atendê-los.

É claro que em alguns momentos torna-se necessário pressionar um pouco, principalmente quando os prazos ficam mais apertados e os resultados não aparecem. Às vezes um pouco de pressão motiva os colaboradores a melhorarem a sua produção, mas isso pode ser feito de maneira tranquila. Um comentário demonstrando preocupação e uma pergunta bem formulada pode gerar resultados surpreendentes.

Os colaboradores tentarão dar o melhor de si se eles fizerem parte das decisões sobre as entregas dos produtos ou serviços. Faça os cronogramas em conjunto com o seu time para que os seus componentes também se sintam responsáveis pelo cumprimento dos prazos. Não mostre desespero e use a comunicação objetiva para chamar a atenção e unir o time em uma força-tarefa.

Enfim, agora você já sabe como manter o time focado, melhorar os resultados e conseguir vantagem competitiva para empresas! Como você pode perceber, manter uma equipe focada não exige muito de um gestor. Realizando tarefas fáceis e mudando algumas rotinas no dia a dia da empresa, os funcionários tendem a ficar mais motivados, compromissados e mergulhados na cultura da organização com o objetivo de crescer junto com ela.

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reunião de kick off

18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. 1 comentário em 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente

Você e sua equipe já trabalharam bastante no planejamento, pensaram em todos os detalhes, listaram as atividades que serão realizadas ao longo do projeto, revisaram prazos, verificaram custos e recursos. Agora, chegou a hora de efetivamente dar início ao projeto, realizando a reunião de kick off com o cliente.

É certo que vocês já sabem o que deve ser feito, mas ter todos os envolvidos cientes e alinhados é fundamental para garantir o sucesso da gestão de projetos. Isso evitará conflitos no futuro, além de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e livre de erros. Portanto, a reunião de kick off deve ser sua primeira grande conquista.

Quer saber como não falhar nesse momento? Então, continue a leitura e aprenda 18 dicas que foram preparadas para organizar uma boa reunião de kick off!

O que é a reunião kick off?

A reunião kick off também é conhecida como reunião de passagem, pois o significado dos termos em inglês, quer dizer o início de uma atividade ou evento. Ela deve durar no máximo 3 horas, sendo conduzida por um profissional responsável por projetos e com o compartilhamento de dados para o esclarecimento de dúvidas dos interessados.

Qual é a importância da reunião kick off?

O mercado atual é altamente competitivo e o nível dos clientes cada vez aumenta mais. Sendo assim, as empresas precisam se organizar melhor a cada dia, fazendo uso de diversas ações para entregar soluções, serviços ou produtos que agreguem valor à clientela.

A reunião kick off é indispensável para aprimorar o desempenho dos colaboradores e dos gestores na realização das suas atividades. É importante fazer reuniões que sejam impactantes e estratégicas, bem planejadas e de acordo com os padrões da empresa. Esse é um segredo para que os seus projetos tenham sucesso e para que você tenha acesso aos benefícios do gerenciamento, por isso, organize uma apresentação priorizando os objetivos do encontro.

Aproveite a reunião para falar com todos os envolvidos e fazer o alinhamento das ideias. Esse é um momento crucial que deve impressionar o cliente e servir para difundir informações. Se o encontro for preparado com antecedência, o tempo vai passar, mas os participantes não se esquecerão dele. Utilize-o para gerar expectativas e pautas para o futuro.

Por que fazer uma reunião de kick off?

Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos. A reunião de kick off serve para alinhar os pensamentos de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente.

É por isso que todos os envolvidos devem estar presentes. Trata-se do momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que, com um bom trabalho e um fluxo correto de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará muito próximo.

Se bem realizada, a reunião de kick off pode garantir a execução de todo o projeto. Muitos problemas são evitados com ela, uma vez que as expectativas de todos são alinhadas e cada etapa é revisada de maneira abrangente. Assim, atingir os resultados esperados torna-se uma tarefa fácil e simples.

E como iniciar sua reunião?

Uma reunião de kick off bem conduzida pode trazer grandes benefícios para o desenvolvimento do projeto, pois o cliente terá todas as informações de que precisa para acompanhar a evolução dos trabalhos, criando uma relação de confiança com a equipe. Sendo assim, na hora de planejá-la e conduzi-la, seja cuidadoso e se atente aos seguintes passos:

1. Alinhe as expectativas

O alinhamento de expectativas é o primeiro passo para uma reunião de kick off bem-sucedida. Esse é um ponto crítico. Se estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto. Assim, na hora de verificar os resultados, é muito provável que alguns não enxerguem que aquela foi uma iniciativa de sucesso.

Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, liste os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração. Isso ajudará a manter todos os envolvidos focados nos objetivos do encontro, evitando a dispersão.

O processo de alinhamento de expectativas envolve uma completa revisão dos objetivos de cada etapa do projeto. Mostre o ponto de partida delas e verifique sempre se todos entenderam cada fator envolvido. Isso garantirá que os colaboradores atuem de acordo com os objetivos do negócio e evitará que, ao final de uma etapa, o time tenha que refazer algo.

2. Introduza a equipe

Conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto. Uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Fornecer e-mails e telefones de pessoas-chave para que o cliente possa manter um contato direto também ajuda a estabelecer uma relação baseada na confiança e na cooperação. Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

A boa comunicação torna os times mais unidos e eficientes. Todos terão uma rotina de trabalho em que dados importantes podem ser trocados a qualquer momento. Com isso, a resolução de problemas torna-se ágil, o número de erros cai e as entregas de resultados ficam mais rápidas.

3. Retome o escopo

O primeiro ponto prático a ser abordado é a definição do escopo. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os limites do projeto. Nele, são listados o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças ao longo da iniciativa.

Relembre a todos os objetivos e as metas do projeto, assim como as premissas, as restrições, o gerenciamento dos riscos e outros detalhes que sejam importantes para dimensionar o que será feito. Um alinhamento de escopos eficaz reduz as chances de o projeto ter uma série de problemas, como o estouro do orçamento causado por um grande aumento das atividades previstas.

Além disso, as chances de o gestor perder o controle sobre o projeto são elevadas. Sem que ele saiba até que ponto cada time pode atuar, desvios ocorrerão com maior frequência, o que atrasará a finalização de etapas e tornará a rotina de todos menos eficaz. Portanto, sempre inicie um projeto a partir do momento em que os escopos estão bem-definidos.

4. Apresente o cronograma

O cronograma de execução também deve ser discutido na reunião de kick off, pois consiste na garantia de que o cliente sabe exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto. Dessa forma, não haverá motivos para discordâncias posteriores. Se houver qualquer tipo de questionamento em relação ao cronograma, anote para uma verificação futura.

Revise todas as etapas do projeto. Repasse custos, metas e datas. Verifique também se todos os que serão afetados por uma atividade ou rotina já estão preparados.

A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente. Como todos estarão conscientes dos dias em que os processos críticos serão executados, será mais fácil para cada time preparar-se para as mudanças planejadas.

5. Mostre os custos

Outro ponto bastante importante a ser abordado na reunião de kick off está relacionado ao levantamento de custos do projeto. Esse dado é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total da solução.

Lembre-se de que, em um projeto, especialmente os de grande porte, as chances de os custos operacionais elevarem-se rapidamente são altas. Os gastos com a iniciativa podem aumentar a qualquer momento e por uma grande quantidade de motivos, sendo quase impossível a redução de custos.

Erros, atrasos, falta de materiais e mudanças no escopo estão entre os principais. Saber como controlá-los e ter um time de profissionais capazes de atuar de maneira econômica auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

6. Liste os stakeholders

Por mais que o projeto seja uma solução personalizada para o cliente, podem existir outros stakeholders envolvidos que impactem significativamente em sua condução. Relembrar quem são eles, seu nível de importância e como serão tratados servirá para que a equipe e o cliente estejam cientes de seus esforços.

Durante um projeto, o conhecimento desse fator evita problemas e conflitos internos. Gerentes e stakeholders saberão seus respectivos papéis, a quem responder e como as suas atividades devem ser executadas. Como consequência, será mais prático gerenciar as rotinas e o fluxo de trabalho.

7. Anuncie os indicadores

Você também pode apresentar os KPIs de sucesso do projeto, demonstrando como o desempenho da equipe será avaliado. Lembre-se, afinal, de que pessoas cientes do que é esperado delas são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Cada indicador auxiliará todos a mensurar fatores como o resultado de uma etapa, o nível de produtividade e a qualidade do trabalho do time. Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.

Não se esqueça de definir, de maneira eficaz, as métricas que serão utilizadas durante o projeto. Para que isso seja possível, você deve avaliar o perfil de cada time, suas capacidades e o que é esperado para a equipe.

Indicadores muito elevados podem dificultar a identificação de um trabalho bem executado. Ao mesmo tempo, uma métrica abaixo do que se espera dos profissionais pode dificultar o rastreamento de falhas e pontos a serem melhorados.

8. Estabeleça os canais

Já que o cliente precisa ser informado de tudo o que ocorre no projeto, estipule como, quando e por que ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será o responsável por manter o contato e qual tipo de comunicação será estabelecido o deixará mais tranquilo e fortalecerá os laços e a gestão da equipe do projeto.

Só não vale falhar nesse compromisso, deixando de informá-lo sobre o andamento dos trabalhos, ok? Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado. Faça relatórios regulares, apontando o progresso do projeto, os resultados obtidos e o que foi mensurado pelas métricas.

Também inclua, durante as comunicações, os problemas e desafios encontrados. Mencione o que foi executado para eliminar falhas e quais são as medidas adotadas para evitar a recorrência do problema. Ao mesmo tempo, busque por feedbacks, garantindo que a iniciativa está no caminho certo diante do que é esperado por todos.

9. Escolha a metodologia

A gestão de projetos é uma vantagem competitiva para as empresas. Já pensou em gerenciamento em cascata ou metodologias ágeis de projetos? Uma única metodologia ou a combinação de duas, ou mais? Definir a forma com que o time trabalhará é de suma importância para que todos atuem em sinergia, contribuindo uns com os outros para maximizar os resultados do projeto.

A escolha da metodologia deve ser feita de acordo com o perfil do projeto. Identifique os desafios, as metas e os requisitos de cada etapa. Além disso, avalie como cada sistemática pode ser integrada aos fluxos de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Uma má escolha nesse contexto impactará diretamente nos resultados obtidos. É justamente daí que parte a importância de uma decisão acertada: ela direcionará as rotinas de trabalho, os padrões e uma série de fatores existentes em cada etapa.

Se você preferir uma metodologia ágil, por exemplo, o cliente deverá estar ciente de seu funcionamento, de quais são suas vantagens e do que esperar em cada entrega. Ao mesmo tempo, se o negócio optar por um método com viés tradicional, garanta que o cliente saiba dos desafios dessa escolha e de como ela afetará os resultados.

10. Capriche na apresentação

Todas as informações que você preparar para a reunião de kick off devem ser apresentadas de maneira clara e acertada, visando manter o encontro produtivo e eficiente. Evite slides com muita informação — prefira sempre inserir um dado em cada lâmina, a fim de facilitar o entendimento.

É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes. Bons slides são aqueles que complementam a apresentação (e não os que são o “principal personagem”). Em outras palavras, utilize-os como uma ferramenta, e não a única forma de exibir o que será feito.

Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Todos os convocados para a reunião devem ter recebido a pauta com antecedência — o que possibilita que listem seus questionamentos antes do encontro. Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

11. Aposte na negociação

Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa.

Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto. Avalie o impacto das medidas tomadas e tenha a certeza de que todos estão de acordo com os novos rumos tomados. Assim, o projeto manterá o seu sucesso ao término de todas as etapas e a companhia poderá ter um trabalho de ponta.

12. Determine metas realistas

Apresente o seu plano de ação com metas que sejam plenamente atingíveis pelos profissionais engajados de modo que eles tenham disposição para o trabalho a se realizado. Com metas claras, se torna mais fácil fazer a definição de funções dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam realizadas por alguém que tenha domínio do assunto. No entanto, elas precisam ser realistas para não acontecer atrasos e outros entraves.

13. Escolha o momento certo

Você vai precisar definir uma data para que a reunião aconteça. Para isso, confira com o cliente sobre a sua disponibilidade, analise as condições de trabalho da equipe para assegurar que todos estejam acessíveis e verifique se os seus membros não estão focados em outros projetos mais urgentes — antes de anunciar a data, dê uma olhada na agenda de compromissos.

14. Deixe o local da reunião preparado

O ambiente presencial e virtual devem ser preparados para evitar contratempos. Organize o espaço onde a reunião vai ocorrer e garanta que tudo esteja de acordo com as necessidades dos participantes. Isso vai evitar a perda de tempo, mas não se esqueça de conferir a apresentação e os equipamentos usados durante a transmissão das ideias.

15. Defina a performance

A performance mais importante não se refere apenas ao conhecimento técnico ou às habilidades administrativas. Trata-se de ter uma excelente comunicação e da capacidade de prender a atenção dos participantes do encontro, estabelecendo a liderança e o controle sobre a situação, já que você será o mentor para a sua equipe. Portanto, inicie cumprimento todos aqueles que entrarem no local.

Procure conversar com os conhecidos que forem chegando para a reunião. Assim que der início aos trabalhos, faça a sua própria apresentação e depois apresente a equipe sem perder o controle do diálogo. Esclareça que apresentará os objetivos do projeto, todavia, deixará espaço para responder perguntas que poderão ser feitas após a apresentação.

Seja flexível e responda às dúvidas que forem apresentadas, aceite as sugestões e informe que elas serão consideradas ou aplicadas. Demonstre para todos que o projeto não é pessoal, mas sim de todos os envolvidos, sendo que você somente será responsável por direcionar as ações para o sucesso do empreendimento.

Mostre que é capaz de atender a demanda e dar acesso à informação com a colaboração de todo o time foi cuidadosamente selecionado para as atividades. Fale também sobre a qualificação dos profissionais que vão atuar e participar ativamente da execução das ações. Dessa forma, você conquista a confiança do cliente e comprova que a empresa é eficiente.

16. Chame a atenção logo no início

Não tente apresentar números e dados estatísticos durante a reunião. Isso fará com que as pessoas concordem com eles, porém, pode ser que uma grande parte dos envolvidos não acompanhe o seu raciocínio. Prepare essa demonstração para que ela seja mais interessante, levando os participantes a interagir durante as explicações.

Pergunte sobre os problemas relativos à sua área de atuação, demonstrando que você também os identificou por meio de pesquisa e compreendeu os motivos e as justificações do projeto. Não se posicione como um vendedor, e sim como um facilitador ou auxiliador na realização de mudanças.

17. Peça o comprometimento dos envolvidos

Informe a todos que o projeto é realizável e que estará disponível nos canais de comunicação sempre que for necessário responder a questionamentos ou solucionar contratempos. Encante colaboradores e clientes sem fazer promessas miraculosas, mas sendo honesto, reconhecendo erros e corrigindo eventuais falhas.

Garanta que os componentes da equipe permaneçam motivados e engajados, com excelente nível de produtividade, durante a execução de todo o projeto. Isso pode ser um verdadeiro desafio, todavia, o trabalho em grupo deve ser pensado para que os profissionais demonstrem empenho na localização de soluções. Escute-os e auxilie quando surgirem dificuldades.

Se for possível, apresente as ferramentas, por exemplo, a Agile Team que serão utilizadas na realização das atividades. Perceba se todos sabem como usar os softwares com metodologia scrum, kanban ou outros programas e entendem o seu funcionamento. Peça ainda sugestões de outras ferramentas que podem ser úteis de acordo com as tarefas necessárias ao andamento do projeto. Se surgirem indicações, analise-as.

18. Faça o fechamento

No fim da apresentação, o gestor precisa responder a todos os questionamentos apresentados e não deixar que os clientes saiam com dúvidas. Confirme os objetivos antes de despedir-se e encaminhe os integrantes do time para que iniciem as suas tarefas imediatamente.

Por fim, tenha em mente que não existe uma forma correta e exata para fazer a reunião kick off. Você pode fazer a adaptação da prática e executar a ação conforme a cultura da empresa, o tipo de projeto a ser executado, o perfil dos clientes e dos profissionais etc. O que mais importa é que o encontro funcione e a equipe esteja alinhada.

A reunião de kick off é um dos pontos mais importantes das etapas iniciais de um projeto. Ela impactará diretamente em todas as rotinas da iniciativa, uma vez que é nesse momento que os profissionais alinharão estratégias e revisarão vários fatores críticos do projeto. Portanto, faça dela um ponto-chave para o início de um trabalho de qualidade e alta performance e acredite na importância da consultoria.

Enfim, essas são as 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente e ser bem-sucedido na apresentação do projeto. Agora você já sabe o que fazer para ter uma boa reunião de kick off e quais são as estratégias são as mais utilizadas pelos gestores das grandes companhias! Não cometa erros, demonstre segurança durante o contato e ganhe o seu cliente com técnicas adequadas.

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consultoria em gestão de projetos

Qual a importância da consultoria em gestão de projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Qual a importância da consultoria em gestão de projetos?

A consultoria em gestão de projetos é essencial para o negócio que deseja ter uma atuação melhor nesse sentido. Com o apoio de uma equipe de consultores, é possível reconhecer os principais problemas e onde estão as oportunidades de mudança e otimização. A partir disso, a consultoria orienta a equipe sobre como agir para conquistar resultados diferenciados.

A escolha de um plano de consultoria de qualidade faz a diferença para ampliar a qualidade da performance consolidada. Também é ideal para obter mais competitividade e driblar os principais desafios.

A seguir, veja qual é a importância de uma consultoria em gestão de projetos e saiba o que ela tem a oferecer.

Como a consultoria pode ajudar?

Como dissemos, a contratação de um time especializado traz uma visão completa (e externa) sobre a gestão de projetos. Graças a esses conhecimentos, é possível estabelecer as medidas essenciais para alcançar novos patamares de desempenho.

Também serve para resolver as principais dificuldades do time e até para melhorar a qualidade das entregas para os clientes. A seguir, veja em quais pontos a consultoria em gestão de projeto pode ser útil.

Avaliação de maturidade da gestão de projetos

Dependendo da maneira de trabalho e até dos conhecimentos do time, cada gerenciamento tem um nível de maturidade. Isso faz com que cada equipe se dê bem com uma metodologia, dependendo do grau de autonomia e de outras características.

Um time de alta maturidade, normalmente, consegue se adaptar melhor à metodologia ágil, que envolve maior nível de liberdade em troca de comunicação reforçada. Por meio dessa avaliação, é possível determinar como cada projeto deve ser conduzido e quais são as qualidades interessantes.

Gestão de mudanças em projetos complexos

Os projetos complexos são, conforme o esperado, desafiadores. Por si só, já é um bom motivo para ter o apoio de uma consultoria em gestão de projetos. No entanto, isso se torna ainda mais urgente quando falamos na gestão de mudanças.

Adaptar o escopo ou mesmo fazer alterações para atender aos pedidos dos clientes já é naturalmente complicado. Em um projeto complexo, isso demanda atenção, estrutura e estratégia. Com o aproveitamento de um bom nível de conhecimento, é possível garantir que toda a etapa aconteça da melhor maneira.

Visão analítica dos projetos

Compreender cada projeto de forma ampla é fundamental, por exemplo, para identificar quais são os recursos necessários. Também é um modo de entender como montar as equipes certas e mesmo como avaliar os resultados. Inclusive, isso tem a ver com a definição de métricas e indicadores, o que exige a escolha correta para obter as informações desejadas.

Uma consultoria em gestão de projetos se torna essencial por oferecer uma visão analítica do gerenciamento e de cada realização. Dessa maneira, é possível entender completamente quais são os pontos fortes e os pontos fracos e o que deve ser considerado prioridade.

Implementação e parametrização de ferramentas

O gerenciamento de projetos também inclui uma atuação voltada para “equipar” o time com os recursos certos. Especialmente ao falar em tecnologia, é normal que a empresa tenha dúvidas sobre como implantar uma ferramenta de sucesso.

A consultoria pode ajudar por oferecer um suporte completo nesse processo. O time contratado vai parametrizar a adoção da ferramenta e auxiliar etapas como as configurações iniciais e os treinamentos. Mais que garantir o funcionamento do software, essa é uma maneira de ter a certeza de que o recurso está totalmente adaptado à realidade do seu negócio.

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Como escolher uma consultoria em gestão de projetos?

Já que a contratação desse time tem tantos aspectos positivos, é preciso entender como selecionar corretamente os consultores. Escolher a consultoria ideal é parte essencial da obtenção de resultados e, inclusive, do retorno sobre o investimento.

Pensando nisso, alguns fatores devem ter um peso maior em sua decisão. A seguir, confira quais são!

Verifique o nível de capacitação

É indispensável que a consultoria em gestão de projetos tenha amplos conhecimentos sobre o assunto. Na hora de contratar, a avaliação desse aspecto inclui explorar quais são as certificações que os consultores apresentam.

Ainda é importante entender se as práticas apresentadas estão relacionadas às novidades e tendências atuais. Afinal, o conhecimento atualizado também é essencial para o sucesso de atuação.

Não menos importante, o time de consultoria deve ser capaz de “repassar” esses conhecimentos de maneira precisa. A intenção é que a sua empresa possa “caminhar com as próprias pernas”, tornando-se responsável pela própria evolução.

Confira se a metodologia é validada

Na hora de contratar uma consultoria em gestão de projetos, não há como abrir mão da experiência. É necessário que o time já tenha cuidado de outros gerenciamentos para que haja mais segurança da sua parte, no momento da escolha.

Ao mesmo tempo, é preciso ir além. Mais que ter experiência, a metodologia de consultoria já deve estar validada por outros clientes. Portanto, conheça o portfólio da equipe, peça cases de sucesso e analise o atendimento desde o começo. Assim, é possível ter certeza quanto à decisão.

Peça opiniões para outros clientes

Por falar em outras empresas que contrataram o serviço, é interessante buscar a opinião de quem já utilizou o serviço de consultoria. Essa é a melhor forma de ter uma “visão interna” do procedimento e, assim, de conseguir um nível maior de segurança.

Peça referências para o time a ser contratado e busque, também, opiniões nas redes sociais e entre os seus contatos. Com isso, é possível realizar uma escolha realmente eficiente.

Por que escolher a Project Builder?

A adoção de tecnologia facilita o gerenciamento de projetos, diminui os riscos de erros e melhora a capacidade de entrega. Pensando nisso, vale a pena contratar a solução oferecida pela Project Builder. Com a ajuda desse software de gestão de projetos, é possível centralizar informações, organizar os fluxos e ampliar os resultados.

Além de tudo, há a chance de contratar a consultoria em gestão de projetos da empresa. Você terá o apoio de um time altamente preparado e cuja metodologia já foi validada por mais de 600 clientes. Também contará com planos que atendem a necessidades diferentes.

O melhor de tudo é que se trata do time mais qualificado para implementar o software da empresa, já que os consultores têm pleno conhecimento sobre a ferramenta. Assim, é fácil alcançar bons resultados.

A consultoria em gestão de projetos é essencial para elevar o aproveitamento de recursos e para atingir objetivos estratégicos. Com o apoio certo, seu negócio terá o suporte necessário para chegar mais longe.

Quer entender o que a Project Builder tem a oferecer? Fale com um consultor e explore a nossa solução!

crescimento organizacional

Como utilizar a gestão de projetos para o crescimento organizacional?

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A gestão de projetos é um dos meios de garantir o crescimento organizacional, pois ela tem um papel importante na criação e organização de estratégias que tornam empresas mais competitivas.

É por meio dos projetos que as mudanças ocorrem e as ações são implementadas, por isso, a gestão se torna tão significativa no contexto das organizações. Há várias metodologias que podem ser utilizadas nessa gestão e cada uma delas tem um objetivo diferente.

Dessa forma, caberá ao gestor analisar as opções que melhor alinhem as expectativas, a organização das equipes, a priorização das ações e o atendimento das expectativas dos stakeholders.

Se você quer entender melhor a relação entre a gestão de projetos e o crescimento organizacional, continue lendo este conteúdo.

O que é a gestão de projetos?

De acordo com o guia PMBOK, Project Management Body of Knowledge, a gestão de projetos é o conjunto de conhecimento, técnicas, habilidades e uso de ferramentas que facilitam o planejamento, a execução e o monitoramento de um projeto.

Projeto pode ser definido como um esforço temporário para criar um produto ou serviço, ou atingir uma meta específica. Por isso, podemos dizer que projetos são únicos, já que apresentam objetivos claros, prazo determinado e conjunto de recursos limitados.

A gestão de projetos pode ser dividida em cinco fundamentos. São eles:

  1. inicialização;
  2. planejamento;
  3. execução;
  4. acompanhamento;
  5. encerramento.

Dessa forma, o gerente de projetos deve ser capaz de tirar o projeto do papel e colocá-lo em prática. É por meio dessa gestão que haverá alterações de escopo, mudanças de equipe, ajustes no prazo, entre outras ações que garantam a finalização bem-sucedida de um projeto.

Assim, para garantir um bom gerenciamento e, consequentemente, o crescimento organizacional é importante que o gestor não seja apenas o chefe ou distribua as funções, mas lidere a equipe e proponha ações que tragam resultados.

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 Como a gestão de projetos ajuda no crescimento organizacional?

Algumas empresas ainda ignoram a importância da gestão para o crescimento da empresa. Mas, atualmente, é impossível dissociar os dois conceitos. Com um cenário empresarial tão desenvolvido e com intensa inovação tecnológica, fica cada vez mais difícil se diferenciar e crescer sem uma gestão de projetos.

Para acompanhar as mudanças, implantar uma gestão com foco em resultados é primordial. Assim, o gestor consegue identificar várias demandas, gargalos e outras características do processo que não eram acompanhadas, pois as ações nunca foram pormenorizadas.

Veja outras formas do crescimento organizacional por meio da gestão de projetos.

Acompanhamento das atividades

Todo gestor ou CEO deseja aumentar o faturamento e vender mais. Contudo, poucos sabem responder qual o motivo que os impede de realizar o aumento naquele mês. Alguns podem dizer que os custos de produção não podem ser reduzidos, outros que a produtividade da empresa está abaixo do esperado. Mas como saber ao certo onde mexer?

É nesse cenário que entra a gestão de projetos e o gerenciamento das ações. Somente com essa organização é possível acompanhar e identificar as atividades e encontrar erros, falhas ou possibilidades de otimização. Dessa forma, identifica-se se o erro é estrutural, de equipe, de insumo, de fornecedores ou de logística.

Identificação de gargalos

Os gargalos são as fontes de perda de tempo e dinheiro das companhias. Quando um setor ou um projeto fica parado, é preciso identificar o motivo rapidamente e resolvê-lo. Mas, sem parâmetros e métricas definidos, fica mais difícil e devagar encontrar os erros e solucioná-los, impactando diretamente nas entregas e no crescimento da empresa.

Na gestão de projetos, há vários métodos que facilitam isso, como a matriz GUT e o diagrama de Ishikawa. Essas ferramentas ajudam o gestor a isolar e encontrar as informações primordiais para solucionar um problema.

Proposição de melhorias

Ao acompanhar as atividades e identificar gargalos, as proposições de melhorias se tornam mais claras. Mesmo que não seja viável realizá-la naquele momento, como a troca de uma máquina, fica mais fácil para o gestor planejar mudanças e investimentos a longo prazo. Assim, é possível prever custos e possibilidades de retorno mediante o gerenciamento das informações.

Tomadas de decisão baseada em dados

Não é mais possível tomar decisões baseadas em práticas intuitivas e apostas arriscadas. Nesse sentido, a gestão de projetos e o conceito de business intelligence (BI) são altamente recomendados para tomadas de decisões mais objetivas.

Com a gestão de projetos e utilização de softwares e ferramentas, as decisões são baseadas em práticas recomendadas e dados concretos da sua empresa. Assim, fica mais fácil tomar decisões difíceis e que podem impactar positivamente ou negativamente no crescimento organizacional.

Como softwares de gestão auxiliam o crescimento organizacional?

O conceito de sucesso de um projeto vai muito além de atender ao escopo, ao tempo e a custos previstos. A satisfação do cliente deve ser uma das principais metas, afinal, esse é um dos caminhos para o crescimento organizacional.

Quando você entrega um produto ou serviço no tempo certo e com qualidade, você está melhorando a percepção do cliente quanto à sua empresa e essa atitude pode gerar vendas recorrentes e indicação para outras pessoas. Mas como facilitar isso?

Ao utilizar softwares e ferramentas que gerenciam os projetos, você estará mais perto do crescimento organizacional. A ferramenta da Project Builder, por exemplo, auxilia no gerenciamento de projetos, gestão de portfólio e programas, gestão de equipe e gestão estratégica.

Ela traz soluções para o gerenciamento de projetos e ainda permite a personalização conforme o método escolhido. Além disso, seu layout clean e simples, facilita a identificação dos recursos e updates em tempo real. Esse controle ajuda no gerenciamento dos projetos e também na gestão das equipes envolvidas em cada etapa.

Assim, a gestão de projetos traz diversos benefícios para as empresas, como o crescimento organizacional. Ela é a visão da organização como um todo, acompanhando e desenvolvendo projetos de maneira organizada e planejada. Portanto, se você está em busca de crescimento organizacional, utilizar os recursos da gestão de projetos é a melhor maneira.

Além disso, os softwares também ajudam muito nesse processo. Se você está em busca de uma solução, fale com um consultor, conheça mais sobre as funcionalidades e diferenciais do software da Project Builder e experimente a ferramenta.

gestão de projetos em empresas de serviço

Conheça os benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Conheça os benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço

Os projetos são criados com o planejamento de ações e visam a sua execução e o acompanhamento, monitoramento e controle das atividades que são estabelecidas em um cronograma para beneficiar os empreendimentos. Quer saber como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço? Você encontrará as respostas que está buscando no decorrer deste artigo!

A gestão de projetos tem sido essencial para o sucesso dos estabelecimentos de diversos ramos do mercado. Ela é considerada uma chave para o sucesso, pois garante a fluidez nos níveis organizacionais, conseguindo agilizar os mais variados processos. Neste post, vamos falar sobre os resultados e sobre os principais benefícios que podem ser obtidos com a gestão de projetos em empresas de serviços.

Descubra ainda informações importantes sobre cumprimento de prazos, controle sobre o ROI, aumento da produtividade, atendimento ao cliente e outras vantagens da gestão de projetos. Vamos falar também sobre os impactos da gestão de projetos em empresas de serviços. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Acompanhe a leitura até o fim e fique por dentro!

Como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço?

Os projetos seguem um roteiro que é elaborado pelo profissional especializado nesse segmento, sendo que cada projeto envolve o gerenciamento de dez áreas: integração, escopo, custos, qualidade, aquisições, recursos humanos, comunicação, risco, tempo e partes interessadas. O gerente responsável se comunica com os clientes e presta atendimento personalizado para criar um projeto adequado para cada caso.

O profissional que elabora o projeto precisa registrar todos os recursos envolvidos fazendo um planejamento completo. A seguir, o projeto criado para a empresa é executado por um grupo de colaboradores que realizam atividades temporárias com o objetivo de atingir um determinado objetivo. Sendo assim, deve haver um dia designado para o início e uma data estabelecida para o fim do projeto, com prazos fixados para o cumprimento de tarefas.

Mas, ainda que exista um prazo estabelecido para a sua concretização, não há uma garantia de que tudo acontecerá conforme o planejado. Durante a execução das atividades ocorrem mudanças e situações imprevistas que não podem ser controladas pelo gerente de projetos. Entretanto, ele consegue minimizar os atrasos usando ferramentas que antecipam ocorrências e permitem a readequação das datas.

As estruturas organizacionais das empresas de serviços que fazem a gestão de projetos são diferenciadas. Geralmente, elas têm ao seu dispor o gerente de projetos que cuida exclusivamente de projetos específicos, e o gestor de competências que gerencia as equipes que vão seguir o cronograma. Os colaboradores envolvidos na realização das tarefas vão inserindo informações no sistema para auxiliar na comunicação entre os dois profissionais e o grupo.

Quais são os principais benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos é uma ferramenta indispensável para tirar os planos do papel, que exige habilidades técnicas dos colaboradores participantes. Porém, as empresas que investem nesse tipo de trabalho alcançam inúmeras vantagens. Veja a seguir os benefícios mais comuns da gestão de projetos!

Melhor cumprimento dos prazos

As informações relativas aos projetos são centralizadas para a entrega de resultados excelentes. A integração dos dados possibilita o gerenciamento de equipes múltiplas de modo que é possível saber o que cada colaborador está fazendo para atingir a suas metas. Ademais, permite a priorização de demandas e o controle total do fluxo de tarefas para que os prazos sejam cumpridos em dia.

Contudo, o cumprimento do cronograma depende do grupo de trabalho e de diversas circunstâncias. Se ocorrer um evento inesperado, o gerente de projetos analisa as informações e tenta renegociar os prazos com antecedência para evitar conflitos. As datas podem ser alteradas se isso não causar impactos com efeitos negativos irreversíveis aos negócios. Vale destacar que a gestão de projetos utiliza metodologias de controle para que essas mudanças sejam seguras.

Controle sobre o ROI

O retorno sobre os investimentos é uma consequência da execução das atividades registradas no cronograma. O projeto tem custos, mas permite o controle da sua lucratividade e possibilita a eliminação de despesas desnecessárias, a antecipação de receitas e a negociação de preços mais vantajosos com os fornecedores.

Aumento da produtividade

O gestor de projetos normalmente elabora um cronograma em conjunto com a equipe de colaboradores. Nesse cronograma, fica registrado o tempo necessário para a efetivação de cada atividade agendada. Com isso, a gestão do tempo é aprimorada e não existem lapsos para a ociosidade, aumentando significativamente a produtividade do grupo.

Outro fator relevante é que a gestão de projetos facilita o levantamento de inúmeras informações para a antecipação de erros. Isso dá aos líderes a chance de agilizar a tomada de decisões que são definidas com base nos dados mapeados, para resolver os problemas aumentando a eficiência da empresa.

Melhoria do atendimento ao cliente

Por meio da gestão de projetos os clientes recebem informações atualizadas sobre a realização dos trabalhos, têm suas necessidades atendidas e suas ideias analisadas. Portanto, eles ficam satisfeitos ainda que aconteçam eventos inesperados até a finalização do projeto, tendo em vista que vão receber exatamente o que desejam. Com as suas expectativas atendidas, os clientes vão indicar a empresa de serviços para outros parceiros, oportunizando o acesso a novos negócios.

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Quais são os resultados da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos contribui para o crescimento das empresas levando-as a atingir o nível de excelência desejado e aplicando técnicas diferenciadas para melhorar a estrutura física, os equipamentos, as tecnologias e colaboradores. Os principais impactos da gestão de projetos em empresa de serviço são os seguintes:

  • integração de todos os departamentos;
  • comunicação assertiva;
  • atendimento eficiente ao cliente;
  • modernização dos sistemas;
  • visão amplificada dos processos;
  • automatização dos processos financeiros e gerenciais.

Além disso, as empresas que aderem à gestão de projetos recebem certificações que são fundamentais para a sua evolução, por se tratarem de diferenciais competitivos. A certificação atesta que a organização atende aos padrões normativos, estando de acordo com as boas práticas de mercado e oferecendo os serviços de profissionais qualificados para as suas funções.

Enfim, a gestão de projetos em empresas de serviços agrega valor aos trabalhos diferenciados oferecidos aos clientes. Com isso, os preços podem ser aumentados elevando os lucros em conformidade com a ampliação da capacidade produtiva. Todas as informações dos projetos são documentadas e podem ser utilizadas para avaliações sobre os trabalhos prestados.

A Project Builder oferece solução completa para a gestão de projetos em empresas de serviço, propiciando a obtenção dos melhores resultados. Com uma equipe de profissionais altamente capacitados, ela atende pequenas, médias e grandes empresas, organizando informações, integrando os parceiros envolvidos nos projetos, revelando as necessidades das organizações e realizando uma série de planejamentos para a alavancagem dos negócios!

Gostaria de saber mais sobre essa ferramenta incrível que é a gestão de projetos em empresas de serviço? Assine a newsletter e receba novidades em seu e-mail!

Pessoas fazendo gestão de projeto em PME

Confira os resultados da gestão de projetos em PME

Escrito por Braun em . Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Confira os resultados da gestão de projetos em PME

A gestão de projetos é utilizada pelas grandes companhias como um diferencial competitivo. Ocorre que as pequenas e médias empresas (PMEs) também podem ser beneficiadas pelo uso das ferramentas e das ações planejadas por profissionais especializados nessa área. Não é necessário contratar grandes equipes nem investir altas somas para ter um projeto bem-sucedido.

Neste post, vamos falar sobre os resultados e sobre a importância da gestão de projetos em PME. Além disso, vamos fornecer dicas de como fazer a gestão de projetos para pequenas e médias empresas e detalhes sobre agilidade, divisão por etapas, comunicação e treinamento dos colaboradores. Aqui, você também vai encontrar informações sobre redução de erros e muito mais.

Deseja saber mais sobre os impactos da gestão de projetos em PME? Siga em frente!

Entenda a importância da gestão de projetos em PME

O gerenciamento de projetos pode trazer vantagens para a empresa se as suas metodologias forem aplicadas da maneira correta. Além dos benefícios monetários, existem outros que merecem destaque, tais como a melhoria no controle das atividades, a eficácia da comunicação interna e a integração entre as unidades do negócio.

Um projeto gera retorno econômico e aprimora a gestão dos recursos com o cumprimento dos prazos e eliminação dos desperdícios do orçamento. A produtividade aumenta pelo ordenamento na execução e pelo estabelecimento de datas de início e fim dos trabalhos. As mudanças recebem respostas ágeis e são gerenciadas com mais facilidade.

Com a gestão de projetos, os líderes empresariais conseguem aproveitar os conhecimentos e as experiências dos colaboradores para criar ferramentas administrativas que ajudam na alavancagem dos negócios. Contudo, para que tudo funcione perfeitamente, toda a organização deve estar engajada e as resistências superadas.

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Conheça as principais dicas de como fazer a gestão de projetos em PME

Inicialmente, é necessário ser claro e objetivo com os colaboradores que não estão habituados à gestão de projetos. Paradigmas precisam ser quebrados para que a nova metodologia seja aceita por todas as pessoas que trabalham na empresa. O gestor de projetos vai ser responsável por promover a transformação de hábitos e manter os colaboradores motivados e engajados.

O investimento e o esforço dos gerentes somente vão compensar se os novos métodos forem levados a sério e a divulgação for ampla. Evite gastos desnecessários definindo um limite para as despesas, estimulando a redução de custos e fazendo a divisão das tarefas entre os funcionários para não ter perdas financeiras. Veja a seguir outras dicas relevantes!

Seja ágil

Os projetos das pequenas empresas são menos complexos e exigem a participação de um número menor de colaboradores. Aproveite para fazer um gerenciamento ágil sem dispender muito tempo criando o plano de ação. Mantenha o foco na execução das tarefas e no atendimento dos prazos para não sofrer impactos negativos significativos.

Divida um projeto em pequenas entregas

Não se assuste com a complexidade dos projetos. Para facilitar a realização das atividades, divida o projeto em etapas ou em pequenas entregas. Desse modo, os colaboradores vão compreender com facilidade o que precisa ser feito. Organize essas questões e faça um gerenciamento controlando o desempenho de cada participante.

Melhore a comunicação

A comunicação é essencial para o sucesso dos projetos. O gestor precisa se comunicar com clareza e objetividade para que todos entendam os objetivos e as metas a serem atingidas. Ademais, ele cuidará para que todos os envolvidos se comuniquem e estejam em harmonia, trocando as informações necessárias para que o projeto seja um sucesso.

Treine os colaboradores

Caso a ideia seja fazer a implantação de uma cultura de gerenciamento de projetos, saiba que os colaboradores vão ter que passar por treinamentos. Afinal de contas, eles vão utilizar novas ferramentas e aplicar novos métodos nunca vistos antes. Separe um tempo para fazer uma reunião inicial e pedir sugestões de ferramentas que eles, por ventura, já conheçam.

Conte com um software

Existem diversas ferramentas tecnológicas e fáceis de usar ao alcance das pequenas empresas. Um software adequado que não seja complexo demais pode atender às necessidades da organização, facilitar a comunicação, auxiliar para o bom desempenho dos colaboradores, gerar relatórios importantes, apresentar indicadores e agilizar a execução do projeto. Se desejar, conte com uma consultoria ou fale com um especialista e peça a indicação de uma ferramenta adequada.

Descubra quais são os resultados da gestão de projetos em PME

Os resultados da implementação da gestão de projetos na PME não são apenas econômicos. A organização das atividades aumenta a lucratividade e a competitividade no mercado, aperfeiçoa as habilidades dos colaboradores e permite o controle do desempenho de cada um deles. Confira abaixo os principais benefícios da gestão de projetos em PME!

Redução dos erros

Os erros realizados pelos funcionários impactam a longevidade e a saúde financeira do empreendimento. O gerenciamento dos projetos facilita a identificação das falhas, independentemente da área e da função desempenhada pelo colaborador. Dessa forma, se torna possível fazer a correção e evitar que a situação se perpetue, causando prejuízos financeiros desnecessários.

Acaba com o retrabalho

Como você pôde ver, a chance de cometer erros é reduzida ao implantar a gestão de projetos. Consequentemente, o retrabalho é eliminado e as necessidades dos clientes são atendidas de modo satisfatório. As perdas causadas pelo retrabalho simplesmente deixam de existir e os funcionários podem se manter focados no cumprimento de suas atribuições.

Diminui os riscos

Os riscos tendem a diminuir com a conscientização de toda a equipe que trabalha para alcançar resultados. As dificuldades e limitações da empresa são úteis para influenciar a interação entre todos os componentes, para que trabalhem em conjunto pela sobrevivência do negócio. Basta que o gestor dos projetos saiba conduzir as situações e tome decisões acertadas.

Enfim, agora você já conhece os principais resultados e sabe como utilizar a gestão de projetos em PME. Não fique preso ao seu orçamento com receio de enfrentar esse desafio e de investir nessa área. A Project Builder é a melhor solução disponível no mercado, pois se trata de uma empresa referência nacional na implantação de Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos.

Ainda tem dúvidas sobre a possibilidade de alcançar os benefícios da gestão de projetos? Entre agora mesmo em contato conosco e receba respostas para seus questionamentos!

Gerente gerenciando projetos na pandemia

Gestão de projetos na pandemia: como funciona e qual é o futuro?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de projetos na pandemia: como funciona e qual é o futuro?

A pandemia de COVID-19 impactou o ambiente empresarial e trouxe incertezas para empresários de todos os ramos do mercado. Aqueles que estão mais preparados para lidar com crises financeiras enfrentam diversos desafios, por exemplo, alteração nas demandas dos clientes, dificuldades com a cadeia de suprimentos, redução de custos etc. As exigências aumentaram inclusive para os gestores de projetos em andamento.

Neste post, vamos falar sobre como a gestão de projetos na pandemia se tornou ainda mais importante para as empresas. Além disso, vamos explicar como os projetos funcionam em épocas de crise como causada pelo novo Coronavírus com o gerenciamento remoto. Aqui, você vai descobrir como se adaptar e como será o futuro dessa área, já que a tecnologia está cada dia mais presente nas empresas.

Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos na pandemia? Acompanhe a leitura!

Qual é a importância da gestão de projetos na pandemia?

As mudanças ocasionadas pela pandemia afetaram a atuação profissional em todos os segmentos. O novo modelo de atuação baseado em trabalho remoto e métodos inovadores de gerenciar equipes teve que ser implementado para garantir a sobrevivência das organizações. Porém, esse ainda não é o “novo normal”, já que toda a sociedade está em fase de aprendizado e de muitas dúvidas.

O “novo normal” está se formando há alguns meses e a tendência do mercado é promover o desenvolvimento e o aperfeiçoamento das ferramentas que estão sendo projetadas para atender as necessidades de uma nova realidade. Alguns recursos utilizados antes da crise estão sendo melhorados para que o nível de entrega se eleve ainda mais.

A gestão de projetos é muito importante porque os profissionais dessa área já estão habituados com situações incomuns e podem ajudar a lidar com a nova realidade e com os desafios. É preciso criar um senso de pertencimento para os profissionais que já não compartilham mais do mesmo espaço físico.

Como funcionam os projetos no período de pandemia de COVID-19?

Durante a pandemia de COVID-19 ocorreram alterações consideráveis nos projetos de negócios do mundo inteiro. Os profissionais que estavam habituados a trabalhar lado a lado em escritórios foram dispersos devido ao distanciamento e isolamento social. Os empresários tiveram que lidar rapidamente com questões operacionais para evitar o colapso de suas organizações.

Nesse contexto, os gerentes de projetos são os profissionais que estão bem posicionados para trabalhar com essas circunstâncias. Eles estão inseridos em um mundo virtual e desenvolveram habilidades de liderança para projetos, utilizam ferramentas e softwares colaborativos no gerenciamento de projetos. Observe abaixo detalhes sobre o funcionamento de projetos durante a pandemia!

Comunicação virtual

Esse é um elemento de extrema importância no gerenciamento dos projetos. Os planos de comunicação estão sendo colocados em ação por meio de ferramentas virtuais que facilitam a colaboração entre os interessados. Os gestores estão fazendo uso de programas de mensagens instantâneas, plataformas de videoconferência, softwares de gerenciamento de projetos, compartilhamento e armazenamento de arquivos em nuvem para a troca e o acesso de materiais e informações.

Gerenciamento remoto

As equipes trabalham remotamente, por isso o método de comunicação precisa funcionar para todos, inclusive em relação às preferências e necessidades individuais. Ferramentas são utilizadas em conjunto com um plano para rastrear o fluxo de trabalho, as expectativas e o progresso das tarefas, aumentando a eficiência dos colaboradores. É claro que existem outros aspetos importantes e que vão além da comunicação, mas eles dependem dela para que os projetos sejam executados.

Mudança cultural

O cuidado com a saúde e a proteção dos colaboradores é crucial para aumentar a resiliência e a confiança entre as equipes que estão cultivando a cultura digital. A disseminação do novo Coronavírus levou os gerentes de projetos a auxiliar as equipes para que se adaptem às atuais condições. Eles estão intensificando e capacitando os times para usar ferramentas e desenvolver habilidades para trabalhar de maneira digital.

Os líderes procuram tratar os funcionários com empatia e transparência por meio de grupos de mídia social e aplicativos. Na cultura digital, a colaboração, o compartilhamento de aprendizados e de insights entre os colaboradores é indispensável para que a produtividade seja mantida. Por isso os gestores incentivam a interação e essa troca de informações e de experiências.

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Gerenciamento de riscos

Os gerentes de projetos também fazem análises e gerenciamento de riscos em seus projetos. Os planos foram revisados para identificar os pontos negativos que surgiram com os novos métodos de trabalho durante a pandemia. Os projetos estão sendo preparados para imprevistos, com a revisão das finanças, tecnologia, comunicação, recursos e áreas-chave.

Inicialmente, o gestor precisa avaliar quais tarefas ou etapas do projeto serão atingidas e tentar antecipar as chances de interrupção. Em seguida, a mitigação dos efeitos da crise pode ser realizada com a implementação de ações, o uso de ferramentas e de habilidades básicas que fazem parte do seu perfil.

Como se adaptar para manter a gestão de projetos durante a crise?

Diante da crise nas relações político-sociais, economia e saúde, a gestão de projetos é fundamental para a busca de soluções equilibradas para as empresas. Não existe uma resposta pronta para as ações que devem ser tomadas, mas os gestores precisam definir as melhores estratégias para minimizar os prejuízos. Veja algumas para se adaptar durante a crise:

  • estabeleça equipes para a tomada de decisões urgentes;
  • avalie os riscos e esclareça mecanismos de respostas, planos e divisão de tarefas;
  • defina mecanismos de comunicação para fornecedores, clientes e funcionários;
  • mantenha o bem-estar físico e emocional dos colaboradores;
  • desenvolva soluções para riscos e para relacionamento com clientes.

Os gestores de projetos também são competentes para participar de processos de seleção e ajudar a escolher colaboradores conforme as suas habilidades, comportamento, flexibilidade e resiliência. A pandemia poderá atingir a comunicação de projetos que precisarão de planos mais assertivos e o gerenciamento dos riscos necessita de uma abordagem quantificada e formal.

Como é o futuro da gestão de projetos diante da tecnologia?

Os gerentes de projetos lidam com possibilidades, e são eles que farão o futuro acontecer por meio das decisões presentes. Hoje o mundo dos negócios está abalado e os próximos acontecimentos podem ser imprevisíveis. Contudo, a tecnologia trará ainda mais mudanças na gestão de projetos, que é a área mais indicada para lidar com as questões de sobrevivência das empresas em épocas de crise.

Enfim, agora você já sabe como utilizar a gestão de projetos na pandemia e qual é o futuro para os profissionais dessa área. Conte com uma parceria que ofereça soluções e que seja reconhecida dentro e fora do Brasil por fornecer os softwares de gerenciamento de projetos mais bem-sucedidos. As incertezas podem trazer oportunidades e possibilidade de reinventar rotinas!

Deseja obter mais informações sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e apresente as suas dúvidas!

gestão de projetos na administração pública

A importância da gestão de projetos na administração pública

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em A importância da gestão de projetos na administração pública

Se você está buscando soluções efetivas para o setor público, saiba que chegou ao post certo. Trataremos aqui sobre uma das estratégias mais eficientes para alocação de recursos e planejamento de ações governamentais: a gestão de projetos na administração pública.

Neste material, você descobre quais são as principais vantagens garantidas pela técnica, além de conferir dicas práticas sobre o assunto. Já deu para perceber que este texto está imperdível? Então, mantenha-se atento e continue a sua jornada de conhecimento!

Quais são as vantagens garantidas pela gestão de projetos na administração pública?

Assim como o setor privado, o público também necessita de um gerenciamento de atividades eficaz. Afinal, uma boa gestão viabiliza a execução de uma das principais responsabilidades do governo: a qualidade nos serviços prestados à população. Nos próximos tópicos, você descobre cada detalhe vantajoso da gestão de projetos. Veja!

Otimização da produtividade

Ao coordenar os recursos relacionados ao setor público, o gestor garante que haja organização em função das forças disponíveis, otimizando os patrimônios, inclusive os que têm a ver com a equipe de colaboradores.

Ou seja, ao desmembrar as etapas dos projetos e esclarecer as necessidades de cada proposta, o gestor garante maior assertividade nas ações distribuídas pelo grupo de assessores e diminuição da incidência de um dos maiores vilões da produtividade: o retrabalho.

Alinhamento de procedimentos e projetos

Quando o planejamento e a supervisão das ações são redobrados, a administração pública confirma o alinhamento das atividades necessárias para a execução de cada proposta de projeto. Dessa forma, há a certeza de que os procedimentos ocorridos se mantenham alinhados com os objetivos finais.

Garantia de bons resultados em meio às crises

Um dos maiores desafios no setor público é a garantia de bons resultados contando com orçamentos enxutos, e esse cenário se intensifica em períodos de crise. Podemos afirmar observando a atual problemática ligada à COVID-19.

Nesse sentido, encontrar caminhos que contem com a economia de recursos é bastante necessário e uma boa gestão de projetos pode viabilizar tais ações, considerando, principalmente, o princípio da organização na estratégia.

Como melhorar a gestão de projetos no setor público?

Agora que você conferiu as principais vantagens do gerenciamento de ações públicas, vamos passar para a parte prática. Confira os próximos subtítulos do post e entenda como a sua gestão de projetos pode ser melhorada!

Criação de uma equipe de sucesso

Contar com uma equipe eficiente é uma das principais necessidades do setor de gerenciamento. Afinal, não basta que você, como líder, seja proativo e busque inovações, é preciso que o seu time acompanhe as transformações e apresente resultados enriquecedores ao cenário.

Assim, você deve contar com colaboradores treinados e capacitados, que auxiliem o alinhamento concreto das expectativas com a realidade da administração pública. Além disso, um grupo bem construído possibilita discussões e aperfeiçoamentos da estratégia.

Avaliação de viabilidade dos projetos

Sabemos que o que não falta no setor público são metas desafiadoras, por isso, a sua equipe capacitada deve avaliar a possibilidade econômica e estrutural de cada projeto sugerido.

Vale destacar que, em uma gestão fortalecida, é necessário que se conte com a centralização, padronização e definição concreta dos objetivos. Dessa maneira, a equipe estará confirmando o alinhamento entre a realidade e execução do projeto com a expectativa inicial.

Aposta em uma gestão de mudanças

Não ter medo de inovar e sair da caixa também deve ser uma premissa de melhora para o setor de gestão de projetos na administração pública. Isso porque buscar formas diferentes é o caminho para resultados ainda mais promissores do que os já encontrados.

Apostar, por exemplo, na transformação digital, otimizando processos, é uma boa forma de renovar a imagem dos serviços públicos. É exatamente nesse sentido que a sua gestão conquista resultados positivos e uma boa imagem para a população.

Utilização de um software de gestão de projetos

Se você trabalha buscando a excelência na execução dos projetos públicos, certamente compreende a importância de contar com ferramentas úteis e viabilizem resultados concretos. Nesse sentido, é crucial apostar em programas acessíveis e que ofereçam repercussões em larga escala. Conheça, a seguir, a solução da Project Builder!

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Entenda porque o software da Project Builder é o ideal para a sua gestão

O nosso programa de gerenciamento recebe o título de software gerenciador de projetos mais efetivo do mercado. Quer saber o que nos motiva a confirmar isso? Dá uma olhada no que o Project Builder pode fazer pela sua gestão:

  • simplifica a criação de projetos bem estruturados;
  • facilita o gerenciamento de projetos em andamento;
  • foca na sua equipe e no que é importante em função das atividades executadas;
  • possibilita a criação de metas e objetivos em tempo real;
  • otimiza o tempo de gerenciamento de projetos e equipe etc.

Além disso, dispomos de uma equipe de consultores muito bem treinados e preparados para atender você e orientá-lo sobre as melhores práticas ligadas à implantação da gestão de projetos e do software da Project Builder.

Mas, afinal, a gestão de projetos é a melhor estratégia?

Se a sua leitura chegou até aqui, você já deve ter compreendido que o gerenciamento de projetos na administração pública é uma estratégia coerente e promissora, ainda mais quando se pode contar com programas tecnológicos como o oferecido pela nossa empresa.

Sabemos quanto o custo-benefício é um fator essencial para o setor público, por isso, vale a pena destacar que a nossa metodologia, que é otimizada e refinada constantemente, pode ser adquirida por meio de planos flexíveis.

Por fim, devemos destacar que o nosso software de gestão de projetos na administração pública é totalmente seguro, completo e inteligente. O que, quando implantado, permite que a sua gestão tome decisões concretas e colha resultados rápidos e eficazes.

Agora que você já descobriu o poder do gerenciamento e teve acesso à melhor tática para alocação de recursos, gerenciamento de equipes e controle de resultados, precisa implantar essa solução no seu setor, concorda? Faça isso agora mesmo! Entre em contato com a nossa equipe e descubra como o software da Project Builder pode transformar o seu trabalho!

mudanças de gestão

Os 8 passos de Kotter para mudanças de gestão

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Os 8 passos de Kotter para mudanças de gestão

Nas últimas décadas elementos como; o trabalho colaborativo, o desenvolvimento tecnológico, as organizações orientadas a projetos e a competição acirrada, estão tornando o ambiente de negócios cada vez mais propenso a mudanças de gestão.

Não por acaso, John Kotter, professor da Harvard Business School, concebeu 8 passos fundamentais para uma gestão de mudanças eficaz nas organizações. Mesmo após duas décadas, os conceitos propostos pelo especialista ainda são extremamente úteis para os gestores que não querem se deixar intimidar pelas mudanças em seus empreendimentos.

Conheça os 8 passos de Kotter para as mudanças de gestão:

Crie senso de urgência

Para que uma mudança possa acontecer efetivamente, o primeiro passo é envolver as pessoas que irão participar dela. Desde a alta administração, passando pelos funcionários e chegando a investidores e clientes. É preciso que todas as pessoas compreendam as razões da mudança, e a importância de agir imediatamente, para que a motivação possa ser despertada em cada uma delas.

Forme uma aliança poderosa

Outro passo fundamental é a identificação de funcionários e gestores que podem servir como agentes da mudança. Essas pessoas podem ser escolhidas não somente pelo cargo que ocupam, mas também por seu status, experiência no tema, ou até mesmo importância política. Na prática, eles poderão influenciar as pessoas de seu círculo durante o processo de mudança e ajudar a eliminar problemas antes mesmo que eles venham à tona.

Crie uma visão para a mudança

Assim como as empresas utilizam a visão de futuro para nortear equipes na busca pelos objetivos estratégicos do negócio, elas podem aproveitar a mesma ferramenta para os processos de mudança. Aqui, é preciso elaborar uma visão com os principais valores relacionados à mudança, de forma altamente concisa e objetiva, permitindo que todos compreendam de forma rápida o que precisará ser feito no dia a dia para se adequar à nova situação.

Invista na comunicação

O processo de mudança provavelmente irá competir pela atenção da equipe com muitas outras questões prioritárias na organização. Por isso, é fundamental direcionar esforços para que a visão da mudança seja devidamente comunicada nos diferentes níveis organizacionais para garantir seu aprendizado por todos da empresa.

Empodere toda a sua base

Alguns processos de mudança falham não somente pela falta de adesão das pessoas, mas também pelo despreparo da empresa na hora de virar a mesa. No 5º passo, Kotter propõe que as empresas se certifiquem de que as barreiras humanas, técnicas e normativas, sejam devidamente removidas para que as novas soluções possam ser abraçadas sem empecilhos.

Isso deve se dar através do empoderamento e envolvimento de toda a estrutura da empresa no processo de mudança.

Crie metas de curto prazo

As pessoas se sentem mais motivadas quando percebem algum progresso nas atividades que executam. Dessa forma, outro importante passo é a criação de metas e incentivos para as equipes no curto prazo, com o objetivo de comemorar os objetivos alcançados e dar recompensas para aqueles que agirem em favor da mudança.

Durante o planejamento da mudança, esse passo também diz respeito à priorização das iniciativas, cujos efeitos podem ser sentidos imediatamente, o que irá ajudar a provar como o processo pode ser benéfico para a organização.

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Não diminua o ritmo

Ainda que os ganhos de curto prazo sejam atrativos num momento inicial, as mudanças verdadeiras levam certo tempo para serem totalmente absorvidas. Por isso, não perca o foco nas mudanças estruturais e mais profundas, pois somente elas serão capazes de trazer melhorias contínuas para os processos e projetos.

Torne mudança parte da cultura organizacional

Muito mais que passar por um período de mudança, Kotter prega que as empresas precisam incorporá-la no DNA do negócio. Essa iniciativa deve partir da liderança, por meio do reforço constante sobre quais as expectativas do novo cenário, mas também na sua incorporação nos sistemas formais, evitando que a nova realidade seja deixada de lado por força do hábito. Integrar mudança na cultura da empresa, vai preparar sua equipe para mudanças futuras. Cabe aos gestores fomentar um ambiente adequado para que as organizações atravessem processos de mudança sem problemas.

O que você achou? Quais são as iniciativas da sua empresas para as mudanças de gestão? Conte sua história nos comentários.