O sucesso dos empreendimentos depende de um gerenciamento eficaz de todas as atividades. Apesar de as ideias inovadoras serem importantes para o futuro das empresas, se os profissionais que fazem a administração não forem capacitados para gerir de modo articulado e minucioso os negócios, é provável que as dificuldades surjam com o decorrer do tempo e atrapalhe as estratégias.

Portanto, uma metodologia de gestão é muito relevante para evitar o fracasso dos empreendedores. Os métodos adotados precisam englobar todos os departamentos empresariais e garantir que os níveis operacionais da organização tenham fluidez e manutenção eficiente. Em virtude disso, os líderes devem entender a relevância de aplicar as melhores práticas e a importância de um gestor de projetos.

É ele quem acompanha o desempenho dos colaboradores e se responsabiliza pela motivação das equipes para obter os melhores resultados. Neste artigo, vamos explicar o que é a gerência de projetos e para que ela serve. Além disso, vamos falar sobre o ciclo de vida, como implementar uma metodologia e as habilidades do gerente de projetos no gerenciamento das atividades.

Achou o tema interessante? Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre gerência de projetos!

O que é e para que serve um projeto?

De acordo com os dicionários de língua portuguesa, projeto é a palavra usada para definir um planejamento; a redação de novas leis; colocar em prática uma intenção; abrir uma empresa ou, ainda, uma documentação de edificação da construção civil. Contudo, isso abre um espaço muito amplo para aplicação do termo que é usado nas mais variadas ocasiões.

Contudo, no ambiente corporativo, a definição de projeto é mais interessante e específica. O Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ajuda a responder esse questionamento, já que foi construído pela Project Management Institute (PMI). O manual registra que o significado do termo está relacionado aos esforços temporários que são empreendidos para a criação de resultados exclusivos.

Além do mais, os projetos são usados para gerar soluções, serviços ou produtos únicos e que atendam às necessidades de pessoas físicas ou jurídicas. Ou seja, um projeto é temporário, tem início, meio e fim, o que o torna diferente das operações que são contínuas. Dessa forma, ele pode servir para construir residências, desenvolver um aplicativo ou criar uma mobília, por exemplo.

Também, serve para escrever livros, fazer viagens, implantar novas linhas de produção em indústrias e muito mais. Os seus principais aspectos são a limitação de recursos, o envolvimento de uma equipe, a elaboração de etapas com evolução planejada, o planejamento, a execução e o controle por profissional especializado e a definição de prazos.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Como você pôde ver, os projetos precisam ser controlados, planejados e executados por pessoas que tenham conhecimento na área. Eles têm ciclos de vida, que correspondem às fases indispensáveis para planejamento, execução e encerramento das atividades.

Abaixo, veja quais são as principais etapas de um projeto!

Fase inicial

Inicialmente, os líderes devem coletar todos os dados indispensáveis. O gestor e a equipe precisam ter acesso às informações sobre custos, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão das demais etapas. Na fase de iniciação, o profissional responsável faz o registro das limitações e das premissas identificadas.

Nesse momento, é necessário obter uma compreensão macro de modo que o gerente conheça todas as possíveis interferências e influências que poderão surgir e impedir que o projeto seja bem-sucedido. Use um termo de abertura para registrar todas as informações pertinentes e obtenha o consentimento dos líderes da empresa a respeito das ações que serão feitas para gerar resultados.

Fase do planejamento

Depois que os diretores ou sócios concordarem com o projeto, inicie o planejamento das atividades. Nessa etapa, será necessário fazer um detalhamento a partir da visão geral que foi elaborada na fase de iniciação. Chegou a hora de pensar nos detalhes para a estruturação do plano, de maneira que ele se torne consistente.

O programa apresentado pelo gerente precisa ter sucesso garantido. Para isso se tornar realidade, o gestor deve usar alguns documentos que estão incluídos na Estrutura Analítica de Projeto (EAP). São eles: o plano de gerenciamento de riscos, o cronograma da proposta, o planejamento das comunicações, as estratégias de qualidade, entre outros.

Fase de execução

O gerente precisa ter a sua atenção e os seus esforços voltados para a realização de tudo o que foi planejado na fase de execução. As atividades deverão ser executadas com agilidade, segurança e efetividade, conforme as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento. Entretanto, poderão ocorrer mudanças e pedidos de alterações feitos pelos clientes ou chefias.

Nessa fase, o foco do gestor será atender aos padrões preestabelecidos e promover melhorias contínuas, além de seguir os procedimentos. É preciso entregar resultados excelentes, com a qualidade almejada e planejada na etapa anterior do ciclo de vida.

Fases de controle

O monitoramento abarca o controle das tarefas e acontece concomitantemente com o processo de execução. Essa é a maneira mais segura de o gestor ter a garantia de que as atividades são executadas conforme o planejamento inicial. Nessa fase, os avanços são validados de acordo com o progresso dos serviços e os desvios podem sofrer intervenções.

O controle parte da premissa de que as metas foram fixadas durante a etapa de planejamento e de que os indicadores foram predefinidos com antecedência. Dessa forma, essa fase se preocupa somente com o progresso das atividades em comparação ao plano e com o monitoramento do desempenho dos colaboradores.

Fase de encerramento

Essa é a fase de finalização do projeto, na qual há etapas que são feitas com a finalidade de tornar oficial a conclusão do projeto, com a agregação de dados importantes para os próximos empreendimentos. Isso significa que essa etapa do ciclo de vida dos projetos ainda requer esforços por parte do gestor.

Na ocasião, são executadas as ações derradeiras, tais como o registro do aprendizado — por meio de documentações que expõem a experiência dos colaboradores e gerentes — bem como a assinatura do termo de aceite — que encerra a proposta e isenta os empresários de futuras responsabilidades.

O que é gestão de projeto?

Essa é a atividade feita pelo gestor que se especializou nesse segmento. Ele vai aplicar o conhecimento, as técnicas aprendidas e as suas habilidades para que os planejamentos sejam um sucesso. As ações do profissional envolvem gerenciamento, administração e coordenação em todas as fases do ciclo de vida de um projeto.

Na atualidade, a maioria das empresas investe nessa área, contratando gestores de projetos, treinando os seus colaboradores e promovendo e participando de eventos. Cursos, palestras e especializações são oferecidos aos interessados ou consultores especialistas são contratados para suprir as necessidades dos administradores de organizações.

O gerenciamento eficiente é um diferencial que torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis. As organizações que aplicam as metodologias de gestão de projetos entregam mais valor à sua clientela, tendo em vista que os seus gestores desenvolvem habilidades nos seguintes assuntos:

• gerenciamento estratégico;
• gestão do negócio;
• técnicas de gerenciamento;
• métodos de liderança.

O assunto está em pauta no exterior desde os anos 90. Todavia, as empresas brasileiras somente perceberam a importância da gestão de projetos para os seus negócios nos últimos anos. Se não houver investimentos nessa área, é provável que os negócios não sobrevivam por muito tempo no mercado, que está mais competitivo a cada dia.

Vale a pena investir na obtenção de conhecimentos relacionados a essa área. Os projetos ajudam a alcançar os objetivos dos empreendedores por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias. Entretanto, os esforços exigem um gerenciamento adequado, para que as empresas obtenham destaque diante da concorrência.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo, para o negócio como um todo. A metodologia influenciará, de maneira benéfica, todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Contudo, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa.

Descubra como!

Conscientize-se e familiarize-se com todos os mecanismos de gerenciamento

Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: cronogramas e softwares que monitoram o andamento (prazos, verba, pessoas, atrasos) de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.

Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.

Capacite seu time

Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade, para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados. Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando qualidade no desenvolvimento das tarefas.

Tenha objetivos claros e precisos

Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, prevenindo atrasos, falta de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.

Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente a continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.

Descentralize o trabalho

Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou que impedem que outros membros da equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade. Apenas para deixar claro, é importante, sim, que o gestor avalie e monitore todos os processos. Contudo, não é indicado concentrar todos os poderes em suas mãos.

Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e, ainda, alimenta o espírito de equipe, pois acaba funcionando como um reconhecimento da capacidade da equipe de tocar o projeto e decidir temas importantes. Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e tem credibilidade bastante para que decisões importantes o envolva diretamente.

Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade

Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes, lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.

É indispensável que as plataformas e os aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho da sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a organização.

Alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:

• indicadores de qualidade e de produtividade;
• gerenciamento de riscos;
• gestão de custos e despesas;
• monitoramento e apontamento de horas;
• alocação de equipes;
• cronogramas operacionais;
• agendas globais e específicas;
• antecipação de problemas e crises;
• avaliação de resultados, como é o caso do ROI.

Além de todos esses recursos, é fundamental que seu software tenha uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos. Muitos gestores acabam perdurando com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação de uma nova.

Esse é um erro comum, mas saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é business intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade? Uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão usadas para o desenvolvimento das atividades.

Principalmente, é necessário fazer uma avaliação, junto a essas tecnologias, de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e uma potencialização dos esforços. Desse modo, a sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.

Quais são as habilidades do gerente no gerenciamento de projetos?

O gerente de projetos deve estar capacitado para a resolução de questões de forma ágil. Sendo assim, ele deve ser organizado e ter agilidade para calcular riscos e tomar decisões acertadas, bem como inspirar a sua equipe. Entre as suas principais habilidades estão a capacidade de planejar cada passo de forma minuciosa e a flexibilidade para fazer mudanças estratégicas.

Além disso, ter facilidade para gerenciar e motivar pessoas, incentivando-as a se tornarem melhores a cada dia. Por esse motivo, precisa se comunicar bem, aprender sempre, ser um bom negociador, aceitar as mudanças como parte dos projetos, gerenciar processos de forma adequada, avaliar perigos e conseguir manter o foco nos resultados.

Habilidades interpessoais

São essenciais para os gerentes fazerem o gerenciamento da sua equipe e das expectativas de todos os envolvidos com o projeto. Elas darão ao profissional a capacidade de enfrentar momentos de dificuldades, solucionar questões, resolver conflitos e manter a equipe focada diante da pressão. Assim, o gerente deverá ter espírito de liderança, conhecimento cultural e político etc.

Por outro lado, o profissional busca o aprimoramento obtendo conhecimento em gestão de projetos. O aprendizado por meio de treinamentos, capacitações e palestras poderá ser aplicado nos projetos e levá-los ao sucesso. Quer saber como? Estude o Guia de Gerenciamento de Projetos, participe de fóruns e faça cursos. Você será responsável por reduzir as resistências e influenciar positivamente.

Habilidades de gerenciamento

Estão relacionadas à capacidade de falar em público e de escrita, conhecimento de técnicas de negociação, facilidade de apresentação e construção de equipes. Um ótimo gerente consegue influenciar as pessoas e motivá-las por meio de recompensas e reconhecimentos. Por outro lado, sabe conduzir com eficiência o processo decisório.

A negociação pode ser facilitada se o gerente mantiver um bom relacionamento com os líderes responsáveis por administrar recursos. O gestor de projetos competente identifica os interesses desses outros gerentes e evita desperdiçar recursos escassos da organização para se manter alinhado a eles. Ele cria relações de confiança com a maioria dos colaboradores.

Habilidades de gestão de projetos

Já as habilidades em gestão de projetos são as características ou as qualidades do profissional que elevam as possibilidades de os projetos serem bem-sucedidos. Elas sofrem a interferência dos fatores ambientais, visto que a competitividade entre funcionários exige maior capacidade de gerenciar conflitos, por exemplo. Essa competência costuma ser relevante quando falta colaboração entre as partes interessadas.

A comunicação eficaz é extremamente importante, já que muitos gerentes passam a maior parte do tempo se comunicando e cobrando uma postura apropriada de sua equipe. O profissional precisa liderar por meio do próprio exemplo, para não desmotivar a equipe e perder a credibilidade. Além do mais, terá que entender as deficiências do time e propor caminhos alternativos.

Líderes eficientes têm iniciativa e dominam as ferramentas de gestão de projetos. Essas habilidades são cruciais para minimizar os impactos negativos ou impedir que eles ocorram. Por isso, invista na obtenção de experiência com as soluções usadas pelos gerentes e procure se adaptar às inovações tecnológicas que integram setores e conectam pessoas.

Quais são as principais ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos?

Existem diversas técnicas para gerenciar projetos, tais como soluções de qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições etc. Usar soluções inapropriadas provoca atrasos e impacta a produtividade dos colaboradores.

A seguir, veja as ferramentas, de acordo com as diversas áreas do Guia PMBOK, que motivam e auxiliam os gerentes e o seu time a cumprir os objetivos de cada etapa!

Ferramentas genéricas

Outra ferramenta interessante é conhecida como 5W2H, sendo bem eficiente para a orientação clara e simples de pessoas, para que elas compreendam problemas e necessidades. Com ela, o gestor documenta, identifica alternativas e gera planos de ação eficazes. Já a técnica Delphi obtém o consenso de especialistas e preserva o anonimato deles. Observe algumas ferramentas genéricas

• grupos de discussão;
• técnicas de criatividade em grupo;
• oficinas facilitadas;
• questionários e pesquisas;
• análise dos documentos;
• diagrama de contexto;
• geração de alternativas;
• análise de produto.

Ferramentas de escopo

Uma ferramenta que merece destaque são as reuniões que precisam ser produtivas. Para isso, é preciso algumas boas práticas, por exemplo, ouvir a opinião de pessoas por meio de pesquisas, discussões em grupo ou consultas individuais de profissionais especializados.

As ferramentas de gerenciamento de escopo são:

• análise de dados;
• coleta de dados;
• tomada de decisão;
• habilidades interpessoais e de equipe;
• representação de dados;
• diagrama de contexto;
• decomposição;
• protótipos.

Ferramentas de tempo

São relacionadas ao cronograma de projeto, por exemplo, a análise de alternativas que consiste em avaliar as diversas possibilidades de execução das etapas. As análises de desempenho, por sua vez, são úteis para fazer a comparação da linha de base com as atividades feitas e o planejamento de cada fase. Confira as opções dessa modalidade:

• análise de rede do cronograma;
• lead time ou tempo de antecipação;
• compressão de cronograma;
• publicação de dados para auxiliar as estimativas;
• determinação de dependências.

Por fim, a estimativa análoga é baseada nos pacotes de atividades e trabalhos similares dos projetos anteriores, para que seja feita uma estimativa de custos e de duração das etapas predeterminadas. As chances de registrar os históricos de execução anteriores e usá-los de modo efetivo são maiores se o nível de maturidade da empresa for alto.

Ferramentas de custos

O financiamento é uma possibilidade de fazer a captação de recursos financeiros para atender às necessidades do projeto, por meio de investidores pessoa física ou jurídica, bancos e financeiras. Por outro lado, a análise das propostas dos fornecedores serve para a validação dos custos estimados. A ferramenta denominada agregação de custos é usada para somar os custos totais dos pacotes.

Há softwares de gerenciamento de projetos que agregam os custos de modo automático. Já a reconciliação de limite dos recursos identifica se os gastos seguiram o planejamento e se não houve variações significativas no fluxo financeiro. Os valores precisam ser investidos de maneira efetiva e a sua destinação registrada.

Entendeu o que é gerência de projetos e para que serve? Então, saiba que a Project Builder é a melhor solução para a sua empresa. Ela fornece excelentes soluções em gestão de projetos, além de ser reconhecida como uma referência no mercado nacional e internacional. Assim, é a provedora de um dos softwares mais bem-sucedidos do mercado para atender às necessidades de gerenciamento.

Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou gostaria de compartilhar sua opinião sobre o tema? Entre em contato conosco e solicite as suas respostas!

Você conhece todos os benefícios viabilizados por um bom gerenciamento de projetos? Quem se responsabiliza pela gestão de obras industriais deve compreender cada ponto vantajoso sobre o tema. Afinal, a compreensão detalhada do assunto está ligada à colheita de melhores frutos na gestão e execução das obras industriais.

Depois de ler isso, fica difícil não querer saber mais sobre o gerenciamento de projetos, não é mesmo? Pois bem, neste post, preparamos uma série de informações relevantes sobre o assunto. Aqui, você acessa uma definição clara sobre o conceito, descobre os principais erros ligados à estratégia e, por fim, confere os 4 principais resultados garantidos.

Pronto para conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos ligado a obras industriais? Então, siga a leitura!

O que é gerenciamento de projetos?

De maneira rápida, o gerenciamento de projetos pode ser definido como: um conjunto de práticas e estratégias que garantem a coordenação e a viabilidade do projeto, a redução de riscos e o gerenciamento da equipe executora de determinado serviço.

Dessa maneira, quem se responsabiliza pela gestão do programa deve coordenar todos os recursos necessários em uma obra. Nesse sentido, o profissional tratará de demandas financeiras, humanas, políticas, de equipamentos e quaisquer outros esforços necessários para a execução do tal plano industrial.

Vale mencionar que, neste texto, tratamos especificamente sobre obras industriais, porém, a gestão de projetos não é exclusiva da área. É possível aplicar tais boas práticas a uma grande variedade de segmentos e setores.

Quais são os principais erros ao implementar tal prática?

Agora que você já sabe o tamanho da responsabilidade ligada à gestão de projetos, deve estar curioso para entender como aplicar as práticas da melhor maneira. Sabendo disso, preparamos uma lista do que não fazer enquanto responsável do gerenciamento. Veja, então, os 3 erros que podem comprometer o serviço!

Prazos arrojados

É necessário ter conhecimento técnico para estipular e firmar prazos de entrega com o cliente. Muitas vezes, o responsável não tem tal entendimento e determina um prazo de finalização por conta própria, solicitando que a equipe cumpra tal data de entrega. Essa prática, além de sobrecarregar o grupo de trabalhadores, faz com que o contratante se frustre.

Sabendo da importância da definição de prazos correta, só é válido firmar datas depois de defini-las em conjunto com o líder da obra e os liderados. Chegando, assim, a um denominador comum, que não prejudique a equipe e atenda aos requisitos do cliente.

Falta de gerenciamento de risco

Construir uma planilha de risco é parte das responsabilidades do gestor de projetos, você sabia? Caso não haja tal levantamento dos riscos possíveis, questões como orçamento, credibilidade com o cliente e prazos são totalmente prejudicados.

Nesse sentido, é necessário perceber que, quando o risco é ignorado, ele não deixa de existir. Ao contrário disso, ele pode crescer e prejudicar o trabalho de todos os membros da equipe da obra. Assim, vale concluir que determinar os riscos desde o início do projeto é o melhor hábito do gerenciador da obra.

Gestão “o chefão”

O bom relacionamento com a equipe é fundamental para que o andamento da obra se dê da melhor maneira. Usar a estratégia de “faça porque eu mandei” é a pior postura que um gestor pode assumir. Afinal, tais determinações desmotivam o grupo de trabalhadores, o que leva à baixa da produtividade, por exemplo.

Dessa forma, o gestor deve ser um líder e não um chefão. É necessário manter uma comunicação aberta com os membros da equipe, mostrando a todos quais foram os embasamentos que motivaram as decisões tomadas.

Quais são os resultados de adotar essa estratégia em obras industriais?

Pronto, agora você já conhece as melhores posturas e práticas que cercam o gerenciamento de projetos. Construindo tais bons hábitos, fica fácil colher os bons frutos que comentamos na introdução do post. Quer saber quais são eles? Então, veja a lista a seguir!

1. Redução de custos

Reconheça: o estouro do orçamento é um medo frequente na sua gestão de obras. Não é para menos! A programação de gastos é um dos principais motivos que os clientes em potencial consideram para fechar, ou não, a parceria.

As práticas de uma boa gestão auxiliam em prazos mais curtos, bom gerenciamento de estoque e, portanto, na redução de custos. Tais pontos se tornam reais por meio da análise de requisitos e objetivos do projeto, o que determina um cronograma coerente e busca, é claro, as melhores cotações com fornecedores de materiais para a obra.

2. Controle de estoque de materiais

Cada construção é única, mesmo que seja feita com os mesmos materiais e conte com a mesma equipe. Dessa forma, cada informação do projeto deve ser levantada de forma individual, inclusive questões como o controle do estoque. Lembre-se de que essa administração garante também uma fonte de economia para o cliente.

3. Antecipação de situações desfavoráveis

Lembra-se da planilha de riscos que comentamos? Agora que você já compreendeu a importância de não ignorá-los, vale saber como conquistar tais dados. Afinal, a tabela de perigos garante a antecipação de riscos e a diminuição de possíveis prejuízos. Para conquistar tal esclarecimento, é necessário levantar o máximo de informações sobre a obra que será executada. Além disso, o gestor também deve considerar as lições aprendidas em outros trabalhos.

4. Maior competitividade no mercado

A garantia de todos esses benefícios na obra industrial só pode resultar em uma coisa: satisfação do cliente, o que, por sua vez, gera maior competitividade no mercado. Finalmente, você há de concordar que não existe propaganda melhor que a divulgação “boca a boca” feita pelos seus clientes contentes com o resultado do serviço.

Viabilizar um bom gerenciamento de projetos é assunto sério. Por isso, você deve contar com ferramentas confiáveis e que permitam que o seu trabalho se facilite. Esse é o objetivo do Software de Gestão da Project Builder.

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Antes de entrarmos na diferença entre EAP e Cronograma de Projetos, precisamos lembrar que o gerenciamento de projetos se torna um grande desafio quando o número de tarefas necessárias para sua conclusão começa a se elevar. Isso porque além de terem diferentes tipos de relação entre si, essas atividades também têm níveis de importância variados.

Elas precisam ser organizadas de forma clara para que o projeto possa ser bem-planejado e executado pela equipe. Nesse cenário, a EAP e o Cronograma de Projetos são ferramentas extremamente úteis para que os gestores possam tomar o controle da situação em busca do atingimento dos objetivos definidos. Você já ouviu falar delas? Como as têm utilizado em seus projetos?

Saiba que, embora sejam complementares, esses dois importantes recursos têm finalidades significativamente distintas. É justamente sobre isso que conversaremos neste artigo. Você entenderá cada conceito, quais benefícios eles oferecem e também descobrirá as principais diferenças e relações positivas entre eles.

Esse tema despertou a sua curiosidade, não é mesmo? Então, continue a leitura e descubra muitos detalhes interessantes!

O que é EAP?

EAP é o acrônimo de Estrutura Analítica do Projeto, um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas de tarefas ou pacotes de trabalho). Consequentemente, essas partes se tornam mais fáceis de serem compreendidas pelos membros da equipe e gerenciadas pelo gestor do projeto.

A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos. Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, ainda, o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Dizendo de uma forma bem prática, a criação da estrutura analítica do projeto se dá a partir da identificação das principais entregas funcionais e com a subdivisão delas em sistemas menores e subprodutos finais. Esses subprodutos são decompostos até que possam ser atribuídos a uma única pessoa, por exemplo.

Nesse nível, os pacotes de trabalho específicos necessários para produzir as subentregas são identificados e agrupados. O pacote de trabalho representa a lista de tarefas para produzir a unidade específica. Se você já viu Cronogramas de Projetos detalhados, então você vai reconhecer as funções no âmbito da EAP como o “material” que as pessoas precisam para concluir por um tempo específico e dentro de um determinado nível de esforço.

Quais os benefícios da EAP?

A utilização da Estrutura Analítica do Projeto traz uma série de benefícios, além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP.

Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos. Além disso, a EAP pode ser usada para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura de divisão de trabalho tem um ramo que não está bem-definido, em seguida, ele representa um risco na definição do escopo.

Esses riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto. Ao integrar a EAP com uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projetos também pode identificar dificuldades comunicacionais e formular um plano de comunicação eficaz.

Quais são as diretrizes da EAP?

De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), as seguintes diretrizes devem ser consideradas ao criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

• o nível superior representa o produto final do projeto;
• as subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;
• todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;
• o pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;
• pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
• pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;
• os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto.

Como criar uma EAP?

Resumidamente, aqui vão algumas dicas para a criação de uma EAP:

• decomponha a EAP em fases e atividades em níveis, que sejam fáceis de serem gerenciados;
• planeje as entregas, não as ações;
• quebre os pacotes de trabalho em durações adequadas;
• utilize modelos de EAP de projetos já finalizados, para acelerar o trabalho e aproveitar as lições aprendidas;
• tome cuidado para que o custo do gerenciamento não seja maior que o custo da tarefa.

Veja um detalhamento dessas dicas no artigo 5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto.

O que é o cronograma de projetos?

O Cronograma de Projetos é uma ferramenta bem mais conhecida — inclusive pelos profissionais com pouco conhecimento das técnicas de gerenciamento de projetos. Pode ser entendido como uma matriz que revela graficamente para cada item da EAP, em uma escala de tempo, o período que deve ser realizado.

A duração é o intervalo entre o início e o término de uma tarefa específica, sem considerar o número de pessoas necessárias para que isso aconteça. Ele deve prever e refletir todos os esforços para a entrega do projeto finalizado.

Também podemos definir o Cronograma de Projetos como uma ferramenta de comunicação que demonstra todo o trabalho que precisa ser feito, quais os recursos da organização que serão empregados e quais os prazos que precisam ser cumpridos para que esse trabalho seja realizado.

Quais os benefícios do cronograma de projetos?

Além das vantagens que já temos cristalizadas no senso comum, é importante acrescentar que o cronograma deve ser sempre realista, pois ele é um elemento-chave para o sucesso do projeto.

De forma extremamente visual, o cronograma exibe a sequência de atividades que precisa ser realizada e permite que o gestor verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico para otimizar as entregas.

Dito de outra forma, com um bom cronograma é possível identificar os pontos de tensão da iniciativa, verificar exatamente onde a equipe precisará redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o que foi definido no planejamento.

Além disso, permite que o gerente possa cobrar o cumprimento de prazos e evite conflitos com a equipe e entre os profissionais envolvidos no dia a dia do projeto.

Quais as dicas para criação de um cronograma de projetos?

Eis algumas dicas para a elaboração do Cronograma de Projetos:

• defina detalhadamente o escopo do seu projeto;
• construa uma boa e detalhada EAP;
• estime com precisão a duração de cada uma das atividades;
• acompanhe e atualize seu cronograma ao longo do projeto.

Veja um detalhamento maior dessas dicas nesse artigo: Como fazer um bom Cronograma de Projeto?

Quais são as diferenças entre a EAP e o cronograma de projetos?

Tanto no Cronograma de Projetos quanto na EAP, o nível de divisão das tarefas dependerá da necessidade ou da capacidade da empresa em gerenciar cada detalhe. Um projeto de grande porte, por exemplo, não costuma ser quebrado em tarefas muito pequenas, pois são tantas que podem se tornar impossíveis de serem controladas de perto.

Já projetos menores podem perfeitamente ser divididos em pacotes menores, isso ajuda tanto na execução quanto no controle dele. Outra diferença importante entre as duas ferramentas é o seu uso durante o projeto. A EAP rapidamente se torna um documento de consulta, a não ser que aconteçam mudanças radicais nos requisitos durante a execução.

O Cronograma, por sua vez, é uma ferramenta mais viva, que pode sofrer constantes alterações e revisões em função das dificuldades encontradas durante o dia a dia de execução do projeto. A criação da EAP facilita a construção do cronograma, tendo em vista que o gestor precisa fazer o gerenciamento do tempo para a realização das tarefas que já estão definidas, de modo que ambos podem ser usados juntos.

Por outro lado, o Cronograma é um instrumento de gestão que pode ser organizado como um quadro para o controle do tempo. Caso ocorra algum desvio, ações poderão ser realizadas para corrigi-lo. Esse documento contém a lista de tarefas, a data inicial e final de cada atividade, o profissional responsável pela sua realização e o status de cada uma delas.

A EAP não comporta o detalhamento das atividades, já que a sua última unidade é o pacote de trabalho, o qual é um conjunto de atividades atribuídas a um departamento específico. Esse setor recebe um orçamento para concretizar a entrega, sendo que os pacotes de trabalhos são independentes e não se repetem na Estrutura Analítica do Projeto.

Como pode ser feita a integração entre EAP e cronograma de projetos?

Vale ressaltar que o ideal é começar o processo pela criação da EAP para que o gerente e a equipe consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma. Ou seja, com a EAP pronta, é mais fácil lançar as informações de forma ordenada dentro do Cronograma do Projeto.

Por fim, também é válido um lembrete: o gerenciamento de projetos não é nenhum bicho de sete cabeças e pode ser facilitado quando sua empresa conta com as ferramentas tecnológicas e metodológicas adequadas para isso!

Logo, dispor de um bom software de gerenciamento de projetos, que as agregue como recurso, é um grande facilitador. Uma boa solução ajuda o gestor a estruturar todas as etapas, incluindo a definição da EAP, a elaboração e acompanhamento do cronograma. Isso faz toda a diferença na hora de conduzir o desenvolvimento do projeto e também para destacar indicadores que facilitem a mensuração dos resultados.

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Quais são as principais dicas sobre EAP e Cronograma de Projetos?

O Practice Standard for Work Breakdown Structures ou Guia PMBOK apresenta o registro das boas práticas a serem aplicadas pelo mercado. Mas cabe ao gestor de projetos decidir como vai fazer o desdobramento da EAP e estruturar o Cronograma. Esses documentos precisam ser úteis no planejamento e no monitoramento das atividades.

O profissional pode utilizar 4 estratégias para a montagem da EAP. Uma delas considera todas as fases do ciclo de vida de um projeto, outra observa os produtos e as respectivas entregas. Também podem ser considerados os miniprojetos ou todos os aspectos em conjunto de forma híbrida: subprojetos, entregas e fases. Observe abaixo outras dicas importantes!

EAP em gestão de projetos

A construção da EAP pode ser facilitada de diversas maneiras. O gerente pode evitar o uso de verbos e utilizar os substantivos, já que o último nível de decomposição de uma estrutura analítica é o pacote de trabalho. Portanto, um nome não pode iniciar com um verbo, tendo em vista que a nomenclatura representará as atividades.

A EAP deve ser sucinta e gerar visibilidade para os trabalhos. Identificar de maneira adequada os requisitos é fundamental para que o documento fique perfeito. Colete os requisitos extraindo dos clientes suas expectativas e necessidades. Faça entrevistas e aplique técnicas para obter respostas exatas de todos os interessados.

Tenha cuidado para não detalhar demais a EAP, pois ela é um resumo do trabalho e serve como direcionamento. Ela é uma ferramenta simples e contará com o dicionário que será elaborado para aprofundar os conceitos expostos. Sendo assim, elabore a EAP para oferecer uma visão geral. Procure um modelo que já tenha sido utilizado pela sua empresa para usar como base.

Características da EAP

A EAP deve ser completa e conter o que foi especificado na declaração do escopo do projeto. Ela vai servir de guia para a confecção do Cronograma e também para a estimativa dos custos. A ferramenta é acompanhada do seu dicionário que vai descrever e enumerar os elementos. Além disso, ela é numerada com um número exclusivo.

Estratégias para montar EAP

Existem diversas estratégias para a montagem da EAP. Primeiro, construa o termo de abertura do projeto que será simples e curto contendo justificativa, objetivos, descrições, stakeholders, entregas, critérios de aceitação, estimativas de custos e tempo, exclusões, premissas, restrições, riscos e assinatura dos aprovadores. Em seguida, siga os seguintes passos:

• dê um nome ao projeto;
• escolha uma forma de organização da EAP;
• identifique o conjunto de entregas;
• faça a decomposição do projeto em partes menores;
• insira um código identificador numérico para ajudar no dicionário.

Normalmente as tarefas são organizadas por níveis. O nível 1 é o mais alto e traz o nome dos projetos. Já o nível 2 pode ser iniciado com a numeração 1.1 e registra o resumo. Por fim, o nível 3 cuja identificação poderá constar como 1.1.1 trata dos subcomponentes. O desmembramento segue adiante até que todo o trabalho seja apresentado.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP apresenta uma tabela com a descrição de todos os pacotes de trabalho, informa os responsáveis e os participantes, bem como os critérios de aceitação. Trata-se de uma ferramenta complementar da estrutura analítica que traz dados não inseridos no diagrama. Nele são explícitas as expectativas de resultados das entregas. Poderá ser consultado para tirar dúvidas.

Modelo

O modelo é criado quando o profissional trabalha frequentemente no mesmo tipo de projeto. Basta pegar uma EAP e fazer dela uma espécie de roteiro a ser seguido. Com isso os novos projetos serão feitos com maior agilidade, já que haverá uma estrutura analítica de cronograma, com padronização de estimativa de recursos e prazos, etapas etc. Será necessário apenas revisar os dados.

Exemplo prático de EAP

Um exemplo prático de EAP seria a construção de uma casa cuja opção do gestor foi o uso de uma estratégia de decomposição híbrida com entregas e fases determinadas. Os 3 níveis foram utilizados com a codificação numérica para a obtenção de uma estrutura analítica que ficou da seguinte maneira:

Produto do projeto/ Fases do ciclo de vida/Componentes

• 1. Casa nova;
• 1.1 Preparo do terreno;
• 1.2 Fundações;
• 1.3 Alvenaria de elevação;
• 1.1.1 Topografia;
• 1.1.2 Terraplenagem;
• 1.1.3 Demarcação;
• 1.1.2.1 Corte;
• 1.1.2.2 Aterro.

O último nível da EPA é denominado pacote de trabalho, portanto, os pacotes de trabalho correspondem aos itens topografia, corte e aterro. Não é necessário detalhar demasiadamente inserindo dados como comprar tijolos, cimento, argamassa, impermeabilizante etc. A lista de atividades se encaixa no item Alvenaria de elevação.

Exemplo de Cronograma de projetos

O Cronograma de projetos é bem diferente e pode ser montado em uma planilha do Excel. Nele serão descritas as atividades a serem realizadas pelo gestor e suas equipes. Utilizando o exemplo da construção da casa, poderiam ser registradas as informações a seguir, as quais seriam representadas por um gráfico:

• 1. Casa nova — duração de 30 dias com início em 24/10/2020 e término em 24/11/2020;
• 1.1 Preparar terreno — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
• 1.1.1 Fazer a topografia — duração de 01 dia com início em 24/10/2020 e término em 25/10/2020;
• 1.1.2 Realizar terraplenagem — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
• 1.1.3 Concluir a demarcação — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
• 1.1.2.1 Providenciar o corte — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020;
• 1.1.2.2 Concluir o aterro — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020.
• 1.2 Construir as fundações — duração de 03 dias com início em 26/10/2020 e término em 28/10/2020;
• 1.3 Construir alvenaria de elevação — duração de 27 dias com início em 26/10/2020 e término em 24/11/2020.

Entendeu a diferença entre EAP e Cronograma de Projetos? Saiba que você pode escolher uma solução ideal para a elaboração dessas duas ferramentas que são essenciais para os líderes empresariais. Project Builder fornece aos seus parceiros o mais bem-sucedido Software de Gestão de Projetos que aplica a metodologia tradicional do PMBOK.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre este assunto? Então, confira todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um só lugar!

A elaboração de um plano de projeto pode ser marcada por uma série de dúvidas e de percalços. E muitos deles falham por conta de metas mal estabelecidas, falta de detalhamento no escopo, controle ineficiente e um orçamento fora da realidade.

Para evitar que esses problemas prejudiquem o seu andamento e concretização, é preciso se preparar. E duas estratégias de planejamento se destacam: o plano de projeto e o project model canvas.

Esses métodos dão aos gerentes de projetos a possibilidade de criar um cenário com todas as atividades que devem ser realizadas, os prazos e as pessoas envolvidas. Algo que facilite que as ideias sejam tiradas do papel com sucesso.

Neste post, explicaremos como funcionam essas técnicas e como elas podem ser implementadas na sua empresa. Ficou interessado? Continue a leitura!

A diferença entre o plano de projeto e o project model canvas

Um plano de projeto é o conjunto de todas as informações necessárias para a realização de um projeto — desde a criação do pitch até as lições aprendidas com ele. Afinal, são elas que vão orientar a realização de ações futuras e evitar possíveis erros.

Em teoria, ele define o passo a passo de como um projeto será executado, monitorado e concluído em uma empresa e quais são as estratégias necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais esse projeto foi aprovado.

Mesmo sendo extremamente benéfico, ainda são poucos os gerentes que o utilizam corretamente. Na prática, apenas fragmentos — que em grande parte não possuem serventia — desse plano são aproveitados, apenas como uma forma de cumprir protocolo para a empresa.

Já o project model canvas, também conhecido como PM Canvas ou PMC, funciona como uma versão mais simples, mas não menos eficaz, do plano de projeto. Ele utiliza conceitos de gerenciamento, neurociência e design thinking para simplificar a sua elaboração e possui um caráter completamente visual.

Com a publicação do project model canvas no livro que leva o mesmo nome, o plano de projeto sofreu um forte golpe. Mesmo tendo a mesma utilidade, eles são completamente diferentes. Enquanto o último é um documento textual e longo, que pode ocupar dezenas de páginas, o PM Canvas é feito em uma página única.

Ele, na verdade, consiste em um diagrama em que é possível avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, dentre outros aspectos, em um só lugar. Sua versatilidade é uma vantagem para o trabalho em equipe, pois a dinâmica do PMC exige um brainstorm entre os próprios colaboradores e com o cliente.

O plano de projeto na prática

O plano de projeto reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento —  como Estrutura Analítica do Projeto (EAP), Plano de Recursos, Matriz de Funções e Responsabilidades, Plano de Gerenciamento das Aquisições, Plano da Qualidade e Plano de Comunicações. Ele é extremamente popular também em cursos acadêmicos.

Esse tipo de planejamento deve ser elaborado pela equipe de gerenciamento de projetos e aprovado pelo patrocinador, com o documento “Termo de Abertura de Projeto”. Na prática, um plano de projeto pode ser elaborado da seguinte forma, acompanhe!

Iniciação

Nessa primeira etapa, são definidos os objetivos principais do projeto. Muitos gerentes falham ainda no início porque não alinham as suas metas com as do cliente.

Por isso, é importante ter em mente que o brainstorm e o trabalho coletivo, com a participação de todos os envolvidos, são fundamentais antes de tirar qualquer ideia do papel.

Planejamento

A primeira fase do planejamento de um projeto é a definição de escopo, que é tudo aquilo que será feito durante o seu andamento, as atividades realizadas, quem as realizará, as fases de entrega, os testes etc. É importante que essa etapa seja bem detalhada, para evitar erros e retrabalho no futuro.

Em seguida, são feitas as estimativas de esforços e de custos. Elas devem ser acompanhadas do mapeamento de riscos que podem impactar um projeto e da nomeação dos stakeholders: clientes, usuários e equipe. Ou seja, cada parte interessada no projeto.

Todas essas informações devem ser colocadas em um cronograma, com todas as etapas de realização, as datas de entrega, os recursos envolvidos, os custos, os milestones e todos os aspectos que vão orientar a execução do projeto e servirão para controle em casos de dúvidas ou problemas.

Execução

Como o nome sugere, essa é a etapa de fazer as coisas acontecerem.

Nessa fase, acontece a aquisição de recursos, a coordenação das equipes, a comunicação entre os envolvidos e a realização do trabalho em si.

Monitoramento de desempenho

Ainda durante a execução do projeto, é fundamental monitorar o andamento e controlar os resultados.

É nessa etapa que o gerente consegue avaliar as mudanças, mensurar os riscos que aparecem e aplicar medidas corretivas para sanar problemas e prevenir a chegada de novos.

Aprovação

E por último, o plano de projeto precisa ser aprovado entre os stakeholders. Nessa etapa de encerramento, todo o andamento do projeto é avaliado, os contratos são encerrados, toda a documentação é reunida e o relatório final é apresentado.

É importante que o gerente não apenas finalize os trabalhos, mas discuta com a equipe quais foram as lições aprendidas. Como citamos anteriormente, são elas que vão orientar a execução de projetos futuros e evitar erros comuns, que atrasam o andamento das ações e aumentam os custos.

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O project model canvas na prática

Mesmo sendo uma metodologia robusta, rica em informações, a principal vantagem do project model canvas é a sua simplicidade em ser executado. Para o professor e management consulting José Finocchio Jr, criador do PMC, “é mais fácil pensar e planejar visualmente”.

E essa é justamente a base dessa estratégia: facilitar o planejamento de novos projetos, sem a burocracia e complexidade para fazer mudanças que os planos tradicionais trazem — algo que as empresas procuram e apreciam.

Na prática, essa técnica utiliza os conceitos visuais da neurociência aliados aos elementos que formam o plano de projeto, como: o escopo, os riscos, o orçamento e o registro de stakeholders, por exemplo.

No entanto, assim como o método Canvas tradicional, essa metodologia é organizada em blocos e pode ser construída em uma única folha de formato A1, ou até mesmo em um aplicativo, como o PM Canvas WEB

Esses blocos são formados por seis perguntas essenciais, que fundamentarão toda a estrutura dessa estratégia:

• por quê? — inclui as justificativas para os problemas e necessidades atuais da organização, os benefícios que serão gerados pela entrega do projeto e os objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporais) que ele possui;
• o quê? — nesse tópico, são incluídos as representações finais do produto e os requisitos necessários para que ele consiga gerar valor para o cliente;
• quem? — o “quem” representa as pessoas, grupos ou organizações interessados na execução desse projeto (os stakeholders), além dos colaboradores responsáveis pela sua entrega (gerente de projeto, analista de processos, consultor PMO etc.);
• como? — essa é uma das partes mais importantes do project model canvas, pois reúne as premissas que possibilitam a execução do projeto, as restrições que podem limitar o seu desenvolvimento e o grupo de entregas que será gerado. Ou seja, todos os elementos que permitem a criação de um projeto com sucesso, ou não;
• quando? e quanto? — na organização do PMC na página A1, essas perguntas são agrupadas juntas e devem conter todos os riscos que podem afetar o projeto, além das suas possíveis soluções; os seus custos de execução e uma linha do tempo, com uma representação gráfica dos períodos em que cada etapa será entregue.

A melhor ferramenta para o gerenciamento de projetos da sua empresa

Depois de ler este post, talvez você esteja se perguntando qual dos modelos de planejamento apresentados é o mais indicado para o gerenciamento de projetos da sua empresa. Para responder a essa pergunta, é importante analisar quais são as suas métricas e o que é aplicável no momento.

Há muitos projetos que não possuem custos gerenciáveis ou que precisam ser feitos e apresentados rapidamente. Nesse caso, um plano de projeto pode não ser indicado, por sua complexidade e pelo tempo maior de elaboração.

Independentemente de qual seja o modelo escolhido para aplicação na sua empresa, é importante lembrar que tanto o plano de projeto quanto o project model canvas não devem ser fixos, imutáveis. Eles precisam estar em constante mutação, já que surgirão novas informações, ameaças, incertezas e possibilidades durante o decorrer da sua execução.

Ambos também precisam ser pautados dentro de um cenário factível, que contemple todos os objetivos, restrições e recursos disponíveis; caso contrário, a chance de fracasso será grande.

E você, já conhecia essas estratégias para o planejamento e gerenciamento de projetos? Acredita que elas realmente funcionam? Então, compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude os seus amigos e, especialmente, os seus colaboradores a também dominarem o assunto!

À medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, fica evidente a necessidade de agir com profissionalismo nessa área para atingir resultados cada vez mais surpreendentes. E isso automaticamente nos leva a falar sobre o Project Management Office (PMO), ou melhor, escritório de projetos.

Sabia que o escritório de projetos — ou Project Management Office (PMO) — pode ser a mais importante atividade na organização da sua empresa? E essa importância toda se explica facilmente, uma vez que o PMO contribui diretamente não só para o alcance mas para a superação dos objetivos estratégicos planejado, alcançando níveis excelentes de efetividade e retorno sobre o investimento.

E se você está agora se perguntando o que exatamente é um escritório de projetos e por que sua empresa precisa contar com um, deve, antes de mais nada, conferir nosso post de hoje. Pronto? Então acompanhe:

ENTENDENDO O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O escritório de gestão de projetos é o setor, departamento ou divisão responsável pela condução dos projetos da empresa de maneira integrada, fornecendo todo o suporte e a estrutura de recursos e serviços necessários para o desenvolvimento de cada iniciativa. Segundo o relatório Pulso, de 2013, existem 5 estruturas possíveis para o Project Management Office dentro de uma empresa:

• PMO de unidade organizacional, PMO de unidade de negócios, PMO de divisão ou PMO de departamento;
• PMO específico de projeto, escritório do projeto ou escritório do programa;
• Escritório de suporte a projeto, serviços, controles ou PMO;
• PMO de empresa, organização, estratégico, corporativo, portfólio ou global;
• Centro de excelência ou centro de competências.

Essa diversidade de aplicações para o PMO se deve às características de cada segmento de mercado e também às necessidades das empresas que acreditam no escritório de projetos como uma forma de centralizar recursos e maximizar resultados.

Colocando disciplina e organização na empresa

Empresas que trabalham com base em projetos frequentemente têm problemas em relação ao triângulo de ferro do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custos. Assim, cada vez que um vértice desse triângulo sofre alguma alteração, a qualidade do projeto é comprometida, influenciando negativamente a satisfação do cliente final.

Nesse sentido, o escritório de projetos funciona como o alicerce que garante a efetividade de cada trabalho, planejando, controlando e monitorando todas as nuances das iniciativas a partir de processos padronizados e compartilhados por todos. Além do mais, o PMO também é responsável pelo treinamento das equipes envolvidas, fornecendo todo o conhecimento necessário para que os projetos sejam desenvolvidos com excelência.

Aumentando a eficiência do negócio

Um dos grandes objetivos do escritório de projetos é otimizar os recursos já disponíveis de modo que eles atendam às necessidades dos trabalhos em andamento, contribuindo assim para que os 3 pilares — escopo, tempo e custos — sejam plenamente satisfeitos e atinjam a qualidade e a satisfação do cliente final.

Isso é possível ao se centralizar a gestão de projetos, programas e portfólios de modo a fazer adequadamente a alocação de recursos, tanto humanos quanto financeiros. À medida que esses recursos se tornam mais eficazes, a produtividade das equipes aumenta, há uma redução nos custos operacionais e os resultados, especialmente em termos de prazo e orçamento, melhoram. E esse pacote de transformações impacta diretamente o time to market e a rentabilidade final do negócio.

Alinhando a estratégia e melhorando o retorno

Conforme a empresa amadurece em relação à gestão por projetos, o PMO assume uma posição estratégica, transformando-se em muito mais do que um simples setor de apoio às iniciativas. Nessa fase, o escritório de projetos se torna uma verdadeira fonte de trabalhos estratégicos e de alto valor agregado para o negócio, dando suporte às decisões.

Com o uso de ferramentas de gestão específicas — como um PPM, por exemplo —, o escritório de projetos passa a selecionar, priorizar e implementar estratégias que fornecerão um maior retorno sobre o investimento, rentabilizando a empresa em menos tempo e com mais qualidade. E isso é possível por meio do estabelecimento de critérios de negócio, como análise de viabilidade econômico-financeira, valor presente líquido, taxa interna de retorno, fluxo de caixa, payback e muitos outros.

Investindo em capacitação rumo ao sucesso

Outra função do PMO é capacitar suas equipes para desenvolverem projetos cada vez mais complexos e estrategicamente alinhados ao negócio. Como o escritório de projetos é formado por profissionais de alta competência tanto técnica quanto comportamental, acaba se tornando uma imensurável fonte de conhecimento para a empresa.

Assim os PMOs se tornam verdadeiros coachs de gerentes, supervisores, coordenadores e funcionários, mostrando as melhores práticas do gerenciamento de projetos e conduzindo a atuação de todos em prol dos objetivos da empresa.

Como mentores, desenvolvem as competências necessárias nas equipes para extraírem o máximo de produtividade e qualidade de cada iniciativa, o que eleva o valor de cada projeto e, consequentemente, o faturamento gerado com a implementação da solução.

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Criando uma ponte para a governança corporativa

A governança corporativa é o conjunto de estratégias e melhores práticas de gestão que garantem a perpetuidade do negócio ao longo do tempo. Ela prevê uma organização focada em planejamento e resultados, colocando o PMO como peça-chave para que essa equação seja efetiva.

Quando o escritório de projetos é encarado como fonte segura de informações para a tomada de decisão, torna-se a ponte entre a empresa e sua longevidade, já que está focado em trazer resultados duradouros para o negócio por meio do desenvolvimento de projetos estratégicos e ligados aos objetivos da empresa, sempre integrando esforços para gerar mais valor.

Uma vez que simplifica e engrandece o gerenciamento de projetos a custos reduzidos, é mais que natural ser crescente o número de organizações que adotam estruturas de PMO hoje em dia. Essa revolução tem sido extremamente útil para os negócios que realizam diversos trabalhos simultaneamente, melhorando o desempenho dos gestores ao compartilharem a realização das tarefas de planejamento e acompanhamento.

Para aproveitar todo o potencial do PMO como canalizador de esforços e investimentos para melhores resultados, não se esqueça de que é fundamental ter as ferramentas adequadas para dar suporte à gestão estratégica de projetos em sua empresa. No mais, é começar devagar e ir melhorando seu PMO conforme as possibilidades.

Agora que tal se aprofundar um pouquinho mais ao conferir um pouco mais sobre PMO!? E aproveite para deixar aqui seu comentário e nos contar suas impressões!

A gestão é um dos grandes desafios do cotidiano empresarial. Saber planejar e executar estratégias é, de fato, uma necessidade real dos empreendimentos atuais e ferramentas como o 5W2H podem ser grandes facilitadoras. Você não sabe do que estamos falando? Ou já ouviu falar sobre o 5W2H, mas não sabe como utilizá-lo? Não se preocupe!

Este post foi elaborado com a finalidade de ajudá-lo a entender melhor a aplicação e os benefícios dessa ferramenta. Aqui, vamos falar sobre o que é o 5W2H, mostrar por que vale a pena investir nessa metodologia e como ela vai ajudar no gerenciamento de projetos. Se você tem interesse em aperfeiçoar seus conhecimentos e ficar alerta com as tendências em gestão de projetos, basta continuar com a leitura!

O que de fato é o 5W2H?

À primeira vista, esse nome pode até parecer um elemento da tabela periódica, mas está longe disso. Na verdade, o 5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade.

Ela foi aplicada inicialmente em sistemas de gestão da qualidade e tinha como foco a facilitação do planejamento para o alcance de melhorias dentro das empresas. Contudo, a ferramenta é tão interessante e tem uma amplitude de aplicação tão grande, que passou a fazer parte de todo o cotidiano empresarial.

Atualmente, o 5W2H é usado em situações bastante diversas, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída.

Entenda o que são os 5W e os 2H

O conceito acima já lhe deu uma noção de que estamos tratando de uma ferramenta de gestão poderosa. Mas, para que não reste qualquer dúvida, é importante que você entenda e saiba reconhecer os 5W e os 2H presentes no termo. Acredite, não há nada de complexo nisso! Na verdade, eles são nada mais do que as iniciais, em inglês, de sete palavras-chave para o desenvolvimento do método:

• What (o que);
• Why (por que);
• Where (onde);
• When (quando);
• Who (quem);
• How (como);
• How Much (quanto).

A primeira questão refere-se a “what” ou o que vai ser feito? Nesse caso, o gestor vai responder se é uma descrição, um projeto, uma nova etapa de trabalho, uma produção etc. A segunda é “why” ou por que será feito? Então, o gerente precisa refletir se o que será feito vai resolver uma dificuldade, melhorar ou solucionar.

A terceira é “where” ou onde vai ser feito? Aqui, o líder vai apontar o lugar ou a localização exata onde o projeto será executado, em uma área ou um departamento, por exemplo. Na seção “who” ou quem vai fazer deve-se responder quais são os profissionais designados para a realização das tarefas. A seguir, responde-se a “when” ou quando vai ser feito com a estipulação de prazos.

“How” ou como vai ser feito é a seção onde será respondido como será realizado o processo e qual método será usado para o trabalho. Por fim, “how much” ou quanto vai custar é onde se identificam os custos envolvidos na execução do projeto com a contratação de pessoal, salários, equipamentos, operações, entre outros.

Tendo em mãos essas simples palavras, o gestor consegue iniciar o planejamento e elaborar perguntas que servirão de base para a aplicação do método. Assim sendo, seu objetivo central é, a partir das perguntas, encontrar respostas que definam com clareza, simplicidade e objetividade todos os dados fundamentais do projeto.

Por que planejar é tão importante para o sucesso empresarial?

Sendo o 5W2H uma ferramenta de gestão com foco no planejamento, é imprescindível compreender por que essa fase é tão relevante para o alcance dos objetivos empresariais.

Todo gestor eficiente sabe que a fase do planejamento é simplesmente fundamental para que um projeto saia conforme o esperado e atinja os resultados almejados. Afinal, um bom planejamento consegue avaliar riscos, oportunidades de mercado, opções do projeto e qual o resultado esperado.

Mas planejar não se limita apenas a definir objetivos, metas e indicadores de desempenho, não é mesmo? De fato, ter um plano de ação, prevendo como o trabalho se desenvolverá é fundamental para o alcance das metas pretendidas. No entanto, é sempre bom reforçar que, na prática, esse plano de ação não precisa ser complexo, e deve apenas refletir as informações necessárias para que a equipe saiba como e quando agir.

Além disso, para que o plano de ação reúna todos os dados necessários para nortear o projeto, é imprescindível que seja utilizada uma ferramenta que defina bem tudo o que deve ser analisado em um processo. É por isso que o 5W2H é a ferramenta perfeita para quem deseja agilidade no planejamento e o devido alinhamento de expectativas sem gerar dúvidas.

Trata-se de uma técnica simples, funcional e muito útil na hora de organizar o que será feito. Ela permite a alocação estratégica de recursos humanos, o controle de prazos e o controle de orçamento, deixando o projeto mais detalhado, sem perder a fácil visibilidade de informações. Quer aprender mais sobre ela? Prossiga com a leitura!

Afinal, por que usar o 5W2H?

Agora que você já entendeu o que é o 5W2H, bem como a importância do planejamento para o sucesso empresarial, pode estar se perguntando: por que devo utilizá-lo? Em resumo, a facilidade de montar uma matriz 5W2H e a clareza dos elementos que a compõem são os seus maiores atrativos.

É preciso enfatizar que não há necessidade de absolutamente nenhum recurso de alto custo, podendo inclusive montá-la no papel, em uma planilha de Excel ou com a ajuda de um software de gestão de projetos que ofereça tal recurso.

A interoperabilidade da ferramenta com praticamente todos os métodos de gestão de projetos, metodologias ágeis como o Project Model Canvas, e qualquer outro software criado para o gerenciamento de projetos é uma grande vantagem de sua aplicação, sendo um método útil em qualquer ocasião e para qualquer tarefa a ser feita.

É possível até compartilhá-la em um dashboard de controle e fazer com que todos visualizem o plano de ação com frequência, aumentando a consciência da equipe sobre as tarefas, os prazos e as responsabilidades. Isso torna a aplicação da ferramenta muito simples em qualquer ambiente empresarial, facilitando sua utilização.

Ademais, ela também pode ser aplicada em nuvem, para que o detalhamento do projeto seja feito em várias escalas, com cooperação da equipe, designação de tarefas, compartilhamento de prazos e objetivos bem definidos. Tudo isso é disposto de forma visual e simples.

Com todo o time alinhado e ciente de sua participação, o 5W2H permite que se tenha um maior controle sobre as atividades e os prazos estipulados, organizando o cronograma do projeto e ajudando na coleta de dados para a mensuração de resultados.

Quais são as vantagens de se utilizar essa ferramenta?

Caminhando um pouco mais no entendimento do tema abordado no post de hoje, selecionamos as principais vantagens experimentadas por negócios que já fazem uso dessa ferramenta. A seguir você verá como ela pode auxiliar sua empresa a crescer e tornar o seu dia a dia muito mais simples e produtivo. Acompanhe!

Ajuda a montar planos de ação e concretizar ideias

Uma ideia só começa a tomar forma quando é colocada no papel e, nesse aspecto, a utilização do 5W2H é um grande diferencial. A ferramenta facilita que as ideias sejam organizadas e o plano de ação seja confeccionado por meio de uma checklist, ou lista de verificações. Por isso, ela á perfeita para a elaboração de projetos, controle de processos e gestão de qualidade empresarial.

É simples de ser manuseada

Uma das principais vantagens dessa metodologia é a sua facilidade de ser manuseada. Entretanto, isso não quer dizer que ela seja simplória. Na verdade, a ferramenta é simples, completa e eficiente.

Dentro do contexto corporativo, isso pode ser um grande diferencial. Afinal, não é preciso perder tempo e enfrentar obstáculos desnecessários para se atingir um objetivo. Pelo contrário, o 5W2H é ágil e totalmente adaptável, permitindo que ajustes e modificações sejam feitos mesmo depois de iniciada a fase de execução do plano de ação.

Pode ser aplicada em qualquer negócio

Não podemos deixar de elencar que o método pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio. Seja qual for o seu porte ou ramo de atuação, é possível desfrutar de todos os seus benefícios. Aliás, sua aplicação não se restringe ao ambiente empresarial, pois qualquer pessoa pode utilizar esse conceito, até mesmo com foco no planejamento pessoal.

Não demanda grandes investimentos

Conforme já citamos, o conceito 5W2H é realmente muito simples de ser implementado em um ambiente empresarial. Uma das razões para isso é o seu baixo custo. Seu negócio não terá que se desfazer de nenhum grande recurso para colocá-lo em prática. O que acontece é justamente o contrário: como há um ganho de produtividade muito grande, facilmente percebe-se retornos financeiros expressivos para a empresa.

Melhora o gerenciamento de projetos e tarefas

Conforme você percebeu, as perguntas elaboradas a partir do método 5W2H são fragmentadas e, por isso, permitem uma visão mais sistematizada da empresa e dos problemas.

Em outras palavras, você terá uma visão mais ampla do negócio, o que possibilita a identificação de áreas críticas, melhorando a gestão como um todo. Lembre-se de que quanto mais setorizada é uma análise, melhor será o gerenciamento da empresa.

Libera tempo na agenda dos gestores

A gestão de tempo é um grande desafio na vida de gestores e empreendedores. Fazer com que as tarefas e responsabilidades sejam cumpridas no devido espaço de tempo não é tão simples para quem comanda um grande número de funcionários.

No entanto, é preciso ressaltar que a metodologia 5W2H pode ajudá-lo a otimizar melhor seu tempo. Como ela segue um modelo pronto, a revisão de estratégias acaba sendo mais rápida e eficaz e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

Como colocar o 5W2H no papel?

Se interessou pela ferramenta, mas não sabe como colocá-la em prática? Não se preocupe! Neste tópico, você aprenderá os passos a serem seguidos para desfrutar de todas as vantagens apresentadas acima.

Obviamente, não precisa ser no papel, mas aqui vamos ensinar a usar essa ferramenta de modo a extrair o máximo possível de valor dela. Como você viu no início do nosso post, o 5W2H se refere a 7 perguntas básicas que devem ser respondidas para estruturar direitinho seu projeto. Vamos conhecer quais são:

• What: o que será feito? (objetivo principal do projeto);
• Why: por que será feito? (justificativa para o desenvolvimento do projeto);
• Where: onde será feito? (local de realização do projeto);
• When: quando será feito? (tempo de execução do projeto);
• Who: por quem será feito? (quem ou qual área será o responsável);
• How: como será feito? (como e quais atividades serão feitas);
• How much: quanto custará? (custo total do projeto).

Desse modo, basta definir qual o projeto ou problema passará por essa metodologia e ir respondendo aos questionamentos de maneira estratégica. Seja claro ao definir as respostas e reflita bastante acerca da possibilidade do que ficou definido. Por exemplo, ao definir o que será feito, analise se a meta é possível de ser alcançada, bem como os motivos que as fundamentam.

Vá avançando nesse processo aos poucos, passando para a próxima fase apenas quando tiver chegado a uma resposta pronta, certa e plausível para a anterior. Fazendo isso, seus resultados serão sempre satisfatórios.

Como é o 5W2H no Excel?

Além de executar a ferramenta em um papel, é possível contar com o auxílio da tecnologia e tornar a tarefa ainda mais rápida e simplificada. Dessa maneira, caso opte por aplicar o método em uma planilha do Excel, basta subdividir o planejamento a ser feito em tarefas palpáveis e montar uma planilha para cada uma das tarefas.

Assim, cada uma terá todas as sete perguntas monitoradas e respondidas. Mas como configurar uma planilha do Excel para aplicar o 5W2H? Acompanhe a seguir as etapas a serem seguidas e as informações que cada uma delas deve conter:

• Linha 1 – Nome do processo;
• Linha 2 – What (qual o objetivo do processo);
• Linha 3 – Why (por que o processo é útil);
• Linha 4 – Who (qual área da empresa é a responsável pelo processo);
• Linha 5 – When (subdividido em duas colunas — uma com a data de início e outra com a data de término do processo);
• Linha 6 – Where (onde ocorrerá o processo);
• Linha 7 – How (contempla uma checklist de todas as atividades que serão executadas dentro do processo e o subsequente status da atividade, que indica em que fase ela está);
• Linha final – How Much (custo total do processo).

Viu só como não é difícil? Por meio de uma simples planilha no Excel é possível fazer o planejamento e o controle de processos e projetos da empresa. Essa ajuda tecnológica facilita a gestão de tarefas e a leitura das planilhas. Como você montará uma planilha matriz que engloba as planilhas de cada parte do planejamento, o gerenciamento é muito mais eficiente.

Mas lembre-se: é preciso compartilhar a planilha com todos e garantir que não haja alterações sem o consentimento do gerente de projetos, afinal, ali está o planejamento de uma equipe toda!

E o 5W2H no PM Canvas?

No PM Canvas, que pode ser utilizado tanto no desktop quanto no smartphone, você constrói os blocos de acordo com as perguntas do 5W2H e ainda permite que as pessoas contribuam com as respostas, pois essa ferramenta é alimentada de maneira colaborativa.

É interessante observar que, por ser uma metodologia ágil, o Canvas se encaixa perfeitamente no conceito 5W2H, já que une a gestão visual e rápida do método com a definição estratégica de pontos fundamentais de projeto feita pelo 5W2H.

A união dessas duas ferramentas é um grande diferencial, já que, em conjunto, elas permitem que o gestor destine cartões para cada uma das perguntas, montando o projeto em um quadro principal. Dessa maneira, todas as respostas necessárias para execução do projeto ficam contidas em apenas um local visível a todos.

Ademais, usar o 5W2H no PM Canvas é uma excelente estratégia para facilitar a gestão de projetos com equipes geograficamente distribuídas, já que nesse tipo de situação é preciso concentrar o planejamento em um único local, ao mesmo tempo em que se distribuem as informações para quem está envolvido com o projeto, independentemente da distância.

E quanto ao 5W2H online?

Também é possível criar sua ferramenta 5W2H online, utilizando plataformas especializadas. No Mural.ly, por exemplo, você pode criar o 5W2H e convidar seu time para compartilhar em modo visualização ou edição, sendo possível, portanto, proteger os dados.

Em resumo, todos os convidados podem adicionar comentários e ainda bater papo pelo chat da ferramenta, o que contribui significativamente para o sucesso da estratégia, já que podem dar a sua contribuição para a formatação do plano de ação.

Assim, com esse modelo de aplicação do 5W2H, é possível conquistar uma maior cooperação entre a equipe, por meio de brainstormings para definição de aspectos do planejamento — tudo isso facilita a identificação e resolução de problemas.

Outra possibilidade online é o site 5W2H.me, por meio do qual você cria um usuário com senha e pode desfrutar de uma ferramenta bastante intuitiva e de fácil compreensão. Para isso, basta preencher os dados e inserir a ação, e depois é só começar a construir seu 5W2H!

Ressalta-se que qualquer um desses métodos online traz praticidade à ferramenta, pois permite a delegação de funções de maneira mais fácil, prática e visual. Além disso, a atualização de status das atividades e mudanças das checklists é feita em tempo real, facilitando o gerenciamento de recursos e do tempo.

E no software de gestão de projetos?

A última possibilidade apresentada é a aplicação do método em um software de gestão. Nesse caso, é interessante observar que bons softwares de gestão de projetos já apresentam campos para preenchimento que contemplam todas as perguntas e respostas do 5W2H.

Assim, a ordenação das informações fica formatada segundo a ferramenta que você escolher utilizar, seja em tabelas em Excel, seja em campos segmentados na tela do computador.

Muitos softwares são completamente personalizáveis, o que permite ao gestor construir seu próprio mecanismo de gestão, organizando o espaço visual do programa da melhor maneira possível — isso facilita bastante a utilização do 5W2H, pois possibilita que campos destinados a cada uma das letras iniciais sejam criados e detalhados.

Conclui-se, portanto, que é possível gerenciar com qualidade o tempo, os recursos humanos, o orçamento, a qualidade do que está sendo feito e como está o andamento da sua execução. Tudo isso pode ser atualizado de maneira simples e objetiva nos softwares, o que facilita do trabalho do gestor.

5W2H é útil na gestão interna da empresa?

Dentro de uma empresa, existem diversos processos não mapeados. O mapeamento deles pode ajudar na redução de custo de operação e aumento da agilidade e eficiência da empresa — sem dúvidas, uma das melhores formas de mapeá-los é utilizando o 5W2H.

Com a ferramenta, é possível listar todos os aspectos do processo, analisá-lo de maneira aprofundada e entender quais as necessidades para mantê-lo ativo. Assim, é viabilizada a otimização do processo e atualização da sua respectiva planilha 5W2H. Com isso, o processo estará sempre descrito, mapeado e atualizado.

Além de ser um método eficiente de manutenção e otimização da qualidade, o 5W2H pode ser implantado em empresas que buscam a melhoria contínua — ou Kaizen, como é conhecida a técnica no Japão, país criador dela.

Desse modo, como já existe uma análise de custos na ferramenta, torna-se muito mais simples para a empresa analisar as vantagens financeiras de se implantar esse tipo de metodologia na gestão de processos.

Há outros métodos parecidos?

A verdade é que o 5W2H é uma ferramenta confiável e de fácil adaptação em qualquer ambiente de negócio, o que contribui para que todos utilizem a mesma metodologia para o planejamento e o desenvolvimento de seus projetos. Mas é sempre bom ressaltar que ele não é único! Ainda existem o 5W1H e o 5W3H, variações que podem servir a outros propósitos na empresa.

No 5W1H, não se considera o how much, podendo ser utilizado para projetos que não tenham custo para a empresa — como uma melhoria interna, por exemplo. Já no 5W3H é acrescido um H, de how many ou quantos, podendo se referir a quantas soluções ou recursos serão necessários, assim como qualquer outro tipo de quantidade que seja atrelada ao projeto.

Mas, de todo modo, é preciso lembrar que um bom planejamento começa pelas noções básicas. Por isso, definir as sete perguntas iniciais com eficiência e gerenciar o projeto de modo que essas perguntas gerem respostas concisas é o primeiro passo para uma boa execução.

O planejamento empresarial é uma das maiores premissas para se alcançar o sucesso e um gestor inteligente deve buscar ferramentas que simplifiquem essa tarefa. Como você deve ter percebido, o 5W2H é um método extremamente simples e, ao mesmo tempo, altamente eficaz na criação de planos de ação para qualquer tipo de projeto.

Se ainda não o experimentou, comece a repensar suas estratégias, pois, além de facilitar o acesso à informação para todos, você terá um ótimo instrumento de controle de atividades.

5W2H se relaciona com a gestão de projetos?

Essa ferramenta é muito útil no gerenciamento de projetos, visto que todos eles necessitam de planejamento estratégico no qual sejam avaliadas todas as possibilidades. Durante a elaboração de um projeto, surgem muitas ideias que precisam ser discutidas e analisadas. O modelo 5W2H possibilita que todos os passos sejam analisados de forma detalhada.

Pode-se fazer uma lista com os custos, as soluções, os problemas, os responsáveis pela execução das tarefas etc. Isso vai organizar e proporcionar clareza aos gestores sobre a visão dos projetos. Um plano de ação bem estruturado, qualificado e prático pode ser efetuado com a definição de etapas por meio de 5W2H. Ele traz inúmeros benefícios para diversas áreas.

Vale destacar que o 5W2H é a ferramenta adequada para elaborar planos de ação de modo simples e objetivo. Por isso, ela está sendo utilizada na gestão de projetos, no planejamento estratégico, na elaboração de planos de negócio, nas análises, entre outros. As suas perguntas são essenciais para que um projeto seja bem-sucedido, pois ajudarão com respostas relevantes.

Os projetos acontecem se houver um orçamento disponível e se for viável para as empresas. Eles são divididos em pontos menores para facilitar o entendimento de sua execução, da necessidade de ajustes e dos recursos indispensáveis à sua concretização. Portanto, 5W2H concedo o domínio do projeto por meio de uma abordagem definida com a determinação de todas as etapas.

Por que vale a pena investir na metodologia 5W2H?

Os investimentos em 5W2H valem a pena por que eles geram inúmeras vantagens. A metodologia é eficiente para a orientação clara e simples de pessoas que estão inseridas em determinado contexto. A técnica vai ajudar a compreender dificuldades e necessidades de acordo com cada situação, permitindo a documentação e identificação de opções para localizar soluções.

O 5W2H fornece um roteiro que é formado ao responder à sequência de questionamentos para o entendimento adequado das questões. Trata-se de um passo a passo que ajuda a gerar o plano de ação, o qual poderá ser adaptado e utilizado para as mais variadas situações, tais como:

• resolução de problemas;
• planejamento de aquisições;
• geração de matriz de comunicações;
• análise de processos para melhorias contínuas;
• detalhamento do pacote de trabalho.

Na atualidade, os profissionais precisam adotar soluções práticas e ágeis para gerenciar os seus times. As empresas buscam aumentar a produtividade cada vez mais, acrescentando novas exigências na prestação de serviços e na produção de produtos a cada dia. O 5W2H é excelente para esses líderes que pretendem criar planejamentos perfeitos sem perder tempo ou informações.

O 5W2H vai ajudar no gerenciamento dos projetos?

Como você pode ver, o 5W2H contribui de modo expressivo com a gestão de projetos, o qual abrange conjuntos de atividades que são temporárias. Sendo assim, a gestão precisa ser eficiente, tendo a designação de início, meio e fim de um projeto. O gerente fica responsável pela alocação dos recursos e coordenação de tarefas com o objetivo de propiciar a conquista dos objetivos predeterminados.

Dessa forma, o 5W2H é primordial para o monitoramento de ações e para a organização do projeto. A metodologia se destaca durante a execução das atividades, mas também auxilia na iniciação, execução, controle e encerramento das atividades. Ela contribui para aumentar a eficiência dos colaboradores e dos gestores por meio da visualização completa de todas as tarefas.

As respostas fornecidas às 7 perguntas de 5W2H antecipadamente eliminam totalmente as margens de dúvidas mais básicas e reduzem os entraves em operações. A construção do plano de ação é facilitada, com a definição de custos, cronograma, modo de agir, profissionais responsáveis, metas etc. O método vai contribuir agilizando todos os processos.

Caso aconteça um conflito, o gestor consulta a tabela 5W2H e confere as atividades respectivas. As 7 questões englobam todos os fatores relacionados às etapas dos projetos. Por esta razão, se faltar alguma resposta, é possível que aconteçam empecilhos para o alcance dos resultados esperados. Isso poderá ser visualizado durante o monitoramento do projeto.

Se o gestor não definir um prazo para as entregas das tarefas, a ausência de prioridade poderá prejudicar a execução das atividades. Caso a pergunta “what” não seja respondida, os colaboradores perderão o foco na execução das suas tarefas e os resultados podem não ser aqueles que eram esperados. Sendo assim, o 5W2H é uma ferramenta muito indicada para obter agilidade em planejamentos e alinhamento de expectativas.

Como as perguntas do 5W2H são aplicadas na gestão de projetos?

Quer um exemplo prático de 5W2H na gestão de projetos? Então vamos lá! Uma empresa decidiu criar um blog para compartilhar conteúdos informativos. Veja a seguir como as perguntas podem ser respondidas neste caso específico!

• What – criação de um blog de conteúdos;
• Why – geração de tráfego e captação de clientes;
• Where – Internet ou Web;
• When – data de lançamento em 1 mês;
• Who – profissional especializado;
• How – contratação temporária de uma empresa;
• How much – R$ 3.000,00.

Este é o conteúdo sobre o que é 5W2H e como utilizá-lo! Aplique essa metodologia em sua empresa para o gerenciamento de projetos, pois ela é simples e impacta positivamente nas entregas das tarefas e nos planejamentos. Fazendo isso, os projetos terão mais chances de serem bem-sucedidos com a distribuição correta das atividades.

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O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

Mas será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este para entender!

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário ser feito para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

• Qual problema se quer solucionar?
• Quais são os resultados que se espera obter?
• Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Como definir o escopo do projeto?

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os quatro processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

• planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
• coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
• definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
• criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
• validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
• controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

• a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
• os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
• as necessidades de negócios;
• os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
• os objetivos e justificativas do projeto;
• um cronograma sumarizado;
• a influência de todas partes;
• as organizações funcionais;
• as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
• caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
• um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhando conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que, quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

• planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
• requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
• procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
• arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

• cultura e estrutura organizacional;
• condições econômicas e do mercado de trabalho;
• atitudes e tolerância em relação a riscos;
• normas governamentais;
• disponibilidade de recursos e skills;
• políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
• banco de dados comerciais;
• regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
• fornecedores, termos e condições;
• recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira!

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar no aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertado e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro paras as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução. Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

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O crescimento do uso de sistemas da informação, bem como o aumento de sua complexidade, trouxe consigo uma demanda por boas práticas para aumentar o desempenho na criação e manutenção dos serviços, como a biblioteca ITIL. Voltadas para a Gestão de Serviços de TI, esses guias de gestão de processos colaboram para a redução dos custos com a infraestrutura implementada.

Além disso, proporcionam melhoria na qualidade dos serviços prestados e um maior alinhamento estratégico da TI com o negócio. Entre os guias de boas práticas, a biblioteca ITIL se destaca por fornecer um conjunto de rotinas de gestão que tornam os processos do setor de TI mais eficazes e que podem ser aplicadas em ambientes de trabalho com vários perfis.

Em outras palavras, ela tem reconhecimento mundial pela sua flexibilidade e o seu impacto positivo em vários cenários. Neste post, vamos explicar o que é o ITIL V3 e o que a torna uma das referências do mercado em termos de manuais de boas práticas de TI. Além do mais, vamos explicar como se deu a evolução dele ao longo do tempo e como pode ser implementado nas empresas.

Isso despertou a sua curiosidade, não é mesmo? Então, veja o nosso post abaixo e descubra diversos detalhes sobre o tema!

O que é a biblioteca ITIL?

Desenvolvida no fim dos anos 1980 pela Central Computer and Telecommunications Agency, a biblioteca ITIL (sigla para Information Technology Infrastructure Library, ou Biblioteca de Infraestrutura e Tecnologia da Informação, em uma tradução livre) é um conjunto de boas práticas em infraestrutura, operação e manutenção de serviços de TI. A sua aplicação está direcionada para as áreas operacional e tática da empresa.

O modelo dessa biblioteca é totalmente flexível e adaptável ao negócio e estratégia de TI. Como objetivo principal, a biblioteca ITIL pretende promover uma gestão direcionada à entrega eficiente dos serviços ao cliente. Quando bem-aplicada, essa política operacional fornece um grande impacto nos processos do negócio.

As rotinas de cada profissional de TI terão um foco maior nas necessidades do usuário e nos seus objetivos diários. Isso cria um ambiente operacional em que todos têm objetivos alinhados. Assim, a qualidade geral dos serviços da empresa é ampliada, uma vez que a tecnologia servirá como uma base para o atendimento de todas as demandas do mercado.

Quais são os princípios da Biblioteca ITIL?

A ITIL é composta por processos e funções que visam redirecionar o trabalho da área de TI conforme o setor em que a empresa está inserida e o seu perfil de atuação. Assim, o time de técnicos, analistas e profissionais de suporte poderão desenvolver e entregar ao usuário final serviços com mais qualidade, rapidez e um custo que seja o melhor possível.

Como apontamos, a Biblioteca ITIL conta com um alto nível de flexibilidade. Para maximizar os resultados obtidos com esse guia de boas práticas, por exemplo, as recomendações podem ser seguidas concomitante a outras normas, metodologias e padrões de gestão de projetos. Isso ocorre independentemente do porte da empresa.

Porém, o gestor deve ter em mente que seguir as boas práticas da biblioteca pode ser fator decisivo para que o negócio se mantenha competitivo no mercado. A Biblioteca ITIL passou por constantes revisões ao longo das últimas décadas. Em sua última versão, o manual de boas práticas está agrupado em cinco volumes:

• Estratégia de Serviço;
• Desenho de Serviço;
• Transição de Serviço;
• Operação de Serviço;
• Melhoria Contínua do Serviço.

Esses cinco volumes são compostos por um conjunto de 26 processos e quatro funções básicas, que orientam o gestor de TI e podem ser aplicados conforme o profissional julgar necessário. Veja a seguir os detalhes sobre as bases de cada volume que vão facilitar a sua compreensão!

Estratégia de Serviço

Esse livro tem as orientações para que a empresa possa avaliar quais são os fatores que necessitam de melhorias. Além disso, a partir desse volume, o gestor poderá definir as melhores estratégias a serem adotadas para que a organização desenvolva os serviços e cresça conforme o esperado. O volume “Estratégia de Serviço” também define alguns conceitos para elaboração das estratégias que serão aplicadas no ambiente operacional.

Além disso, essa área inclui os processos Gerenciamento Financeiro de Serviços de TI, Gerenciamento de Portfólio de Serviços e Gerenciamento de Demandas que, conforme os nomes apontam, auxiliam o gestor a manejar recursos financeiros, demandas dos usuários e o portfólio de serviços da área. Assim, as atividades da área terão um escopo mais bem definido e sem desperdício de recursos ou atrasos.

Desenho de Serviçotec

A partir do momento em que o gestor conseguir definir uma estratégia bem delineada no volume anterior, é hora de apresentar os protótipos que possibilitam a visualização daquilo que será desenvolvido para melhorar o fluxo de trabalho do setor de TI. Para isso, o gestor pode se orientar a partir do conjunto de processos listados no volume “Desenho de Serviços”, que envolvem estratégias como:

• o Gerenciamento de Catálogo de Serviços;
• o Gerenciamento do Nível de Serviço;
• o Gerenciamento de Capacidade;
• o Gerenciamento de Disponibilidade;
• o Gerenciamento de Continuidade de Serviços de TI;
• o Gerenciamento de Segurança da Informação;
• o Gerenciamento de Fornecedores (Gerenciamento de Nível de Serviços).

Tais processos auxiliam a empresa a ter uma melhor orientação sobre como otimizar cada área das atividades do setor de TI. Naturalmente, o gestor deve priorizar aquelas que estão mais alinhadas com o perfil de atividades da área, uma vez que cada negócio tem necessidades diferentes. Assim, ele evitará o desperdício de recursos aplicando modificações que não serão úteis para o ambiente de trabalho.

Transição de Serviço

Esse volume orienta a respeito da implantação do serviço, bem como mudanças no ambiente de produção. Por isso, ele é de grande importância para o negócio, uma vez que as suas práticas podem evitar uma série de erros no trabalho do gestor. Os seus principais processos são:

• Gerenciamento de Mudança;
• Gerenciamento de Configurações e Ativos de Serviço;
• Gerenciamento do Conhecimento.

Operação de Serviço

Com os serviços em funcionamento, a Operação de Serviço visa gerir, com a melhor qualidade, outros aspectos que estão envolvidos no uso da tecnologia no dia a dia do negócio. Isso passa pelo gerenciamento da infraestrutura, integração de novas tecnologias e as aplicações que estão por trás de cada serviço que é prestado a clientes. Para essa etapa, os processos principais são:

• Gerenciamento de Evento;
• Gerenciamento de Incidente;
• Cumprimento de Requisição;
• Gerenciamento de Acesso;
• Gerenciamento de Problemas.

Em conjunto, esses processos podem impactar diretamente em todo o funcionamento da infraestrutura. Com uma melhor gestão dos eventos não programados, como falhas de equipamentos ou a indisponibilidade de sistemas, os técnicos conseguem mitigar erros e evitar que eles tenham um alto impacto no fluxo de trabalho de cada time.

Da mesma forma, a gestão de requisições evita que atrasos na entrega de demandas de usuários ocorram. Dessa forma, a companhia pode atuar de maneira estratégica reduzindo problemas e, ao mesmo tempo, diminuindo eventuais interrupções no dia a dia do negócio.

Melhoria Contínua do Serviço

Para que a empresa continue crescendo e mantenha a satisfação de seus clientes, essa etapa entra em cena. Ela está focada na criação de mecanismos para avaliar constantemente os resultados obtidos com as modificações feitas a partir dos volumes anteriores e, assim, fornecer uma base ampla para o gestor realizar novas melhorias.

Isso manterá o valor dos serviços de TI e retorno que eles causam, uma vez que ocorrerão melhorias em indicadores de produtividade e competitividade de todas as áreas da empresa. Para proporcionar essas melhorias, podemos destacar os seguintes processos:

• Processo de Melhoria;
• Medição do Serviço;
• Relatório de Serviço.

Quais são as principais vantagens do uso da ITIL no ambiente corporativo?

Atualmente, a biblioteca ITIL é considerada um dos principais manuais de boas práticas do mercado. Isso se dá, principalmente, em função dos benefícios do seu uso, dos quais podemos destacar como principais os que estão descritos logo abaixo!

É aceito em vários locais

Para se adaptar a novos mercados, muitas empresas precisam adotar novos padrões de funcionamento. Nesse momento, o ideal é a escolha por um mecanismo que seja aceito por todo o mercado, uma vez que ficará mais fácil atestar para clientes em potencial a qualidade dos serviços da empresa. No caso da Biblioteca ITIL — um conjunto de boas práticas que é flexível e fácil de ser adaptado.

Ela se adapta a vários perfis de negócios e as chances de o seu uso ser aceito como uma forma de atestar a qualidade das atividades de um negócio é alta. Os profissionais de TI que atuam em todo planeta conhecem e recomendam a ITIL como a melhor forma de otimizar os serviços de qualquer companhia, o que diminui o número de etapas necessárias para validar a qualidade das rotinas da empresa.

Melhora a satisfação do consumidor e de parceiros comerciais

A tecnologia já faz parte de todas as atividades do ambiente corporativo moderno. Justamente por isso, investir na melhoria dessa área é considerado um investimento no negócio: quando as soluções de TI funcionam corretamente, toda empresa poderá ser mais eficaz. Por direcionar as atividades de empresas para as necessidades do usuário, o ITIL consegue ampliar os índices de satisfação de clientes e parceiros comerciais.

Os usuários terão uma ferramenta de trabalho mais inteligente e, assim, poderão executar as suas atividades com maior qualidade. Como consequência principal da melhora geral na experiência de uso dos serviços da empresa, clientes terão uma fidelização maior a médio e longo prazo. Dessa forma, a companhia pode manter as suas receitas estáveis com mais facilidade, realizar novos investimentos e manter um fluxo de otimizações contínuo.

Torna serviços e produtos mais confiáveis

Ao implementar as políticas descritas nos livros do ITIL, a empresa terá uma melhoria considerável na qualidade dos seus serviços. Times de suporte poderão responder às demandas da empresa com mais agilidade. Developers conseguirão se adaptar com mais facilidade às mudanças nos projetos e nas demandas do mercado.

Durante as falhas e interrupções de serviço, o tempo necessário para restaurar sistemas será reduzido. Como consequência, os problemas causados por falhas não serão grandes o bastante para gerarem prejuízos consideráveis para o negócio. Assim, a empresa poderá manter-se competitiva e capaz de criar fluxos de receitas constantemente.

Melhora serviços e rotinas que não estão diretamente ligados aos processos de TI

Ter uma infraestrutura de TI funcional é crucial para que a empresa possa atingir os seus objetivos de médio e longo prazo, especialmente em um cenário em que a tecnologia está profundamente integrada aos processos corporativos.

Nesse sentido, por proporcionar uma grande melhoria na qualidade das ferramentas de TI utilizadas pela empresa, a biblioteca ITIL impactará diretamente em várias rotinas do negócio. Como consequência, a implementação do ITIL pode ser vista como uma alternativa para corporações que buscam novos meios para serem mais eficientes e produtivas.

Torna processos de governança de TI mais confiáveis e eficazes

A governança de TI tem um papel crítico no ambiente. Ela é responsável por criar processos mais inteligentes, gerenciar todas as atividades dos profissionais e garantir que os equipamentos tenham uma performance adequada. Além disso, é por meio da governança que problemas de segurança são evitados e, assim, a infraestrutura pode ter uma qualidade maior.

Integrando a Biblioteca ITIL nas estratégias de governança, o gestor conseguirá direcionar melhor os fluxos de trabalho de todos os setores. Os times poderão avaliar novos mecanismos de gestão, implementar metodologias mais alinhadas com o perfil da empresa e ter métricas de maior impacto.

As práticas de manutenção também ganharão mais qualidade, uma vez que o gestor terá meios para identificar quais são os processos que garantem mais vida útil aos equipamentos. Dessa forma, todos os processos de governança serão realmente capazes de auxiliar a empresa a ter os resultados esperados.

É possível ser adotado em vários perfis de negócio

Uma das grandes vantagens da biblioteca ITIL é a possibilidade de ela ser utilizada em vários ambientes de TI. Não há a necessidade de adotar todos os princípios do ITIL para aproveitar o melhor que essa metodologia tem a fornecer: basta que o negócio conheça as suas demandas e necessidades para aproveitar apenas os pontos que sejam relevantes.

Em outras palavras, o gestor de TI pode escolher os pontos que mais se adaptam ao seu ambiente de trabalho de acordo com os problemas do negócio. Assim, é possível garantir que a empresa terá uma real capacidade de otimizar os seus serviços e processos operacionais sem perder tempo com estratégias que não sejam úteis.

ITIL e DevOPS são uma combinação perfeita?

O DevOps é considerado uma das principais metodologias de desenvolvimento do mercado. Ele é voltado para a integração entre developers e profissionais da operação, criando um fluxo de trabalho mais rápido, com menos etapas e conflitos.

Essa forma de gerenciar projetos de desenvolvimento utiliza a filosofia Agille como uma fonte de inspiração. Para tornar times mais integrados e capazes de atender as mudanças de demanda, toda a cultura operacional do negócio é modificada em busca de mais foco no usuário e na entrega de resultados.

Como consequência, as empresas passam a ter times mais produtivos e integrados. A flexibilidade também é ampliada e, ao mesmo tempo, os recursos são melhores aproveitados. Isso reduz o custo de criação de novas aplicações e, da mesma forma, garante um melhor direcionamento de cada etapa da criação de um sistema.

Junto ao DevOps, a biblioteca ITIL pode tornar vários projetos de TI mais eficientes e lucrativos. Como ambas as estratégias têm, como principal objetivo, facilitar a entrega de serviços e softwares de alta qualidade (seja focando nas demandas do usuário ou integrando times de desenvolvimento), os profissionais de TI podem se beneficiar de práticas que tornam o seu fluxo de trabalho mais dinâmico e simples.

Como consequência, toda a performance do setor será otimizada. Nesse sentido, a simplificação da estrutura do departamento de TI pode tornar a distribuição de tarefas mais simples, diminuindo atrasos e gargalos operacionais. Ao focar na entrega de tarefas, o setor passa a buscar uma rotina de trabalho com mais agilidade e segurança. Isso impactará diretamente nos índices de produtividade do negócio.

Muitos são os que consideram impossível aplicar as boas práticas da ITIL aos ambientes já em produção. Entretanto, esses devem analisar se são as práticas que são inaplicáveis ou o paradigma do negócio que precisa ser alterado. Tanto a empresa quanto os profissionais de TI devem investir na biblioteca.

Isso é necessário para otimizar os processos e entregar os serviços ao cliente com agilidade e qualidade, sempre focando na tecnologia e nas soluções no negócio. Como vimos, os benefícios de se seguir as melhores práticas recomendadas pela biblioteca, adaptando-as ao negócio, são inúmeros. A empresa terá uma TI mais alinhada às necessidades do negócio e seus riscos, o que evita uma série de problemas.

Os processos serão mais bem planejados, consistentes e mensuráveis. Ao mesmo tempo, a entrega mais eficiente do serviço e uma experiência do usuário mais satisfatória com relação à área de Tecnologia da Informação possibilitará novas possibilidades para a companhia: o nível de inovação crescerá, levando a rotinas de maior qualidade e capazes de manter a companhia em um caminho de amplo crescimento.

O uso da Biblioteca ITIL está em alta e o que antes poderia ser considerado um diferencial, hoje, é essencial. O conhecimento propagado por décadas no setor público e privado pode fazer parte da rotina da sua empresa, otimizando serviços e criando um ambiente de trabalho mais funcional. Assim, todos conseguirão atingir os resultados esperados em uma rotina de alta performance.

Como aconteceu a evolução do ITIL ao longo do tempo?

O ITIL foi criado nos anos 80 pela Agência Central de Computadores e Telecomunicações do Reino Unido (OGC) e vem sofrendo atualizações para atender melhor as alterações sofridas pelo cenário dos negócios. Em 2019 foi lançada a versão mais atual, ITIL V4, que trouxe diversos avanços relacionados à gestão de serviços de modo geral.

Na época de sua criação, o governo britânico almejava fazer a documentação dos processos reunindo dados sobre gerenciamento dos serviços de TI até então disponíveis. Depois disso, o ITIL foi acumulando outros conhecimentos de diversas organizações e se consolidou na Europa na década de 90. Hoje, a biblioteca é mantida pela empresa Capita PLC e pela Axelos.

Entre todas as fases de atualização do ITIL, existem duas versões que são destacadas. Uma delas é a terceira ou V3, que foi uma revisão realizada no ano de 2011. A outra se trata da V4, que é a versão mais atual e está sendo utilizada neste momento no universo corporativo.

Como ITIL pode ser implementado nas empresas?

Após obter o conhecimento necessário sobre o ITIL, os empresários podem começar a implementação das práticas nas suas empresas. As equipes de TI vão utilizá-las no seu dia a dia, já que foram validadas e têm credibilidade no mundo inteiro. Para facilitar a adesão dos colaboradores, faça a implementação por estágios e vá adaptando as atividades para que se encaixem na nova forma de gestão.

Adapte-a conforme as necessidades do seu negócio e, se preferir, desconsidere os passos que não são essenciais ao sucesso do empreendimento. ITIL deve ser aplicado como uma metodologia e não uma ferramenta, razão pela qual não é necessário utilizar programas específicos para aderir a ela. Apesar disso, ela vai otimizar os processos e aumentar a produtividade das equipes.

Quando foi lançado ITIL V3?

Como já foi dito, o ITIL V3 foi uma modernização lançada em 2011. Desde então, biblioteca de TI passou a contar com um acervo ainda mais considerável para auxiliar a gestão de TI. Além de englobar o uso da tecnologia, outras mudanças foram realizadas desde então, por exemplo, a certificação. Até aqui, o ITIL foi modificada inclusive em seu modelo de negócio que já é considerado uma marca.

Por que foi essa atualização foi feita?

Essa atualização foi realizada pela necessidade de melhorias contínuas. Com ela, houve a otimização dos serviços, a revisão e o acompanhamento para que as entregas e o gerenciamento sejam adequados. A modernização das versões é essencial para que os usuários fiquem satisfeitos e continuem utilizando o ITIL. Análises retroativas são realizadas para a identificação de possíveis aprimoramentos.

O processo de melhoria envolve 7 etapas e 4 funções do ITIL. A Central de Serviço efetiva o contato entre a equipe de TI e os usuários. A infraestrutura de TI, tais como desktops, banco de dados, telefonia, hardware, servidores e redes são cuidados pelo Gerenciamento Técnico. Já o Gerenciamento de Operações de TI trata das rotinas e das instalações físicas.

O Gerenciamento de Aplicações refere-se ao tratamento de sistemas integradores, Enterprise Resource Planning (ERP), Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), entre outros. A coleção de e-books do ITIL exige a compreensão de conceitos e também o comprometimento dos times para a adoção dos novos procedimentos. A biblioteca oferece treinamento, certificação e consultoria.

Quais os requisitos do ITIL V3?

Para iniciar a implementação, é preciso comprar o ITIL por meio de uma assinatura online, ePub, PDF ou cópia impressa. Após, é necessário arcar com os custos do treinamento que varia anualmente. O curso demora apenas 2 dias para a obtenção do certificado inicial e algumas semanas para obter as outras certificações.

Além dos gastos com reengenharia de determinados processos para o cumprimento das diretrizes do ITIL, é necessário ajustar o hel desk ou utilizar outro software que capture os dados relevantes para rastreamento e geração de métricas. Existem opções que foram projetadas para atender as boas práticas e são interessantes para as equipes que utilizam o framework.

Quer conhecer alguns serviços ou softwares planejados para atender o ITIL? Saiba que o Vision Helpdesk é uma solução multifuncional que se integra à biblioteca. InvGate Service Desk se trata de um serviço preparado e conta com uma interface amigável. Samange disponibiliza a automação de service desk e ManageEngine ServiceDesk Plus se baseia na Web favorecendo o gerenciamento.

Quais são as dicas para conseguir a certificação?

No ano de 2014, a Axelos passou a ser a proprietária da certificação do ITIL e a administração dos exames é feita pelas Organizações de Treinamento Credenciadas (ATOs). Já as acreditações ficam sob a responsabilidade dos Institutos de Exames Estratégicos (EI). A certificação do ITIL V3 era realizada em 5 níveis: Master, Expert, Intermediate, Practitioner e Foundation.

Já o ITIL V4 teve o seu esquema de certificação aperfeiçoado com a inclusão dos exames ITIL Master e ITIL Foundation. ITIL Foundation conta com 2 caminhos diferenciados: ITIL Strategic Leader (SL) e ITIL Managing Professional (MP). Cada um deles tem os seus exames e módulos próprios e exige um nível de conhecimento distinto com o comprometimento dos interessados.

A certificação ITIL é feita pelos profissionais de TI que desejam se capacitar para aplicar as melhores práticas em suas funções. Ela não é somente uma prova a ser feita, mas uma capacitação que apresenta níveis variados. O primeiro teste é o da ITIL Foundation. A seguir, virá a de Managing Across the Lifecycle. Depois, ITIL Expert seguido do ITIL Master.

Cada prova representa uma etapa do treinamento, sendo que para chegar à última fase é crucial passar por todas as anteriores em ordem escalável. Os profissionais de TI podem estudar sozinhos ou fazer um curso preparatório que servirá de grande auxílio. Algumas instituições que são credenciadas para aplicar os testes são a PeopleCert, Exin e Prometric.

Quais os elementos-chave da ITIL V4?

Após ser lançada em fevereiro de 2019, a ITIL V4 apresentou 4 dimensões da gestão de serviços. A primeira dimensão é a organizações e pessoas com o envolvimento dos stakeholders para que mantenham um ótimo relacionamento. A segunda, informação e tecnologia para a segurança dos dados. A terceira, parceiros e fornecedores de TI e, finalmente, a quarta envolve fluxos e processos.

Enfim, agora você já sabe o que é ITIL V3 e o como ele se encaixa na área de TI da sua empresa! Contudo, o ITIL V4 trouxe uma alteração relevante no conceito de serviço aprofundando a noção de valor e a conexão aos stakeholders para o gerenciamento de projetos. Obviamente, as 4 dimensões se sujeitam a fatores ambientais, legais, tecnológicos, sociais econômicos e políticos.

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