Gerenciar projetos com excelência é uma necessidade que se apresenta cada dia mais urgente nas empresas, uma vez que trabalhos bem executados trazem como consequência natural retorno financeiro, credibilidade e competitividade. Contudo, o que se vê atualmente é que as empresas têm grandes dificuldades em controlar seus projetos com primazia e praticar o retorno sobre o investimento, o que impacta diretamente nos esforços investidos, assim como nos resultados, que acabam se mostrando muito aquém do esperado.

A dificuldade em mensurar o retorno sobre o investimento e outros indicadores de performance que demonstrem os ganhos reais da empresa a cada projeto concluído também são alguns dos desafios a serem superados, o que torna ainda mais importante a presença de um Project Management Office (PMO) na empresa. Quer saber por que exatamente sua empresa precisa de um PMO e como essa iniciativa pode garantir a sustentabilidade do seu negócio? Então confira agora mesmo nosso post de hoje:

O que o PMO pode fazer por sua empresa

Um PMO — também conhecido como escritório de projetos — é uma iniciativa da empresa que tem o intuito de instituir regras, procedimentos e melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Considerado como um setor ou um departamento que concentra todos os esforços e os recursos físicos e pessoais envolvidos nos projetos da empresa, seu objetivo é melhorar o desempenho e atingir as metas do negócio com mais eficácia.

Sendo um setor estratégico na organização, o PMO deve ter certa autonomia para gerenciar projetos, programas e portfólios da empresa, a fim de gerar mais valor para o negócio a partir da priorização de iniciativas, da otimização dos recursos e da maximização dos esforços. Mas como ele faz isso?

Padronização processual

A primeira responsabilidade do PMO é padronizar processos, estratégias e ações que envolvam os trabalhos da empresa, visando implementar uma metodologia única de desenvolvimento de projetos, o que consequentemente permite um maior controle. Com um comando centralizado e alinhado à estratégia da empresa, o PMO passa então a otimizar os recursos utilizados, bem como a priorizar os projetos que apresentam maior potencial de retorno, elevando o valor agregado ao negócio.

Posicionamento consultivo

Mas o PMO não funciona apenas como um regulador, tendo também um posicionamento consultivo dentro da organização, o que o coloca como peça-chave para o sucesso dos projetos desenvolvidos. Além de coordenar a execução dos projetos, ele também orienta as equipes a respeito da metodologia a ser adotada, concomitantemente desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e contribuindo para o aumento da produtividade, já que trabalha focado em metas e objetivos de negócio.

Treinamentos internos

Além de tudo isso, o PMO ainda conta com profissionais experientes que promovem treinamentos internos para elevar a qualidade dos projetos executados e potencializar o know-how da empresa por meio da capacitação de seus funcionários. Essas capacitações podem ser tanto técnicas quanto comportamentais, funcionando como um mentoring para o desenvolvimento de novos talentos, já que a demanda por profissionais qualificados em gerenciamento de projetos aumenta gradativamente, enquanto a oferta de profissionais não acompanha essa evolução no mesmo ritmo.

Os resultados esperados após sua implementação

A implementação de um PMO sempre causa um certo desconforto na empresa pela simples mudança de hábitos, mas a verdade é que, ao longo do tempo, não há quem não perceba suas vantagens e seus benefícios. Vamos ver o que essa iniciativa pode trazer de melhor para sua empresa?

Aumento do nível operacional

A padronização de procedimentos eleva o nível operacional dos funcionários na medida em que muitos desses processos passam, então, a ser automatizados e controlados a partir de ferramentas de gestão que facilitam a análise e o armazenamento de dados, otimizando o trabalho e minimizando possíveis erros.

Elevação da produtividade

Com o suporte tecnológico adequado e o acompanhamento necessário, as equipes passam a ter mais tempo para pensar no planejamento das próximas fases e se atentarem para detalhes que exijam maiores preocupações, o que aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços prestados durante a execução de qualquer que seja o projeto.

Melhoria na comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso de um projeto, já que é por meio do compartilhamento de dados e informações que as pessoas conseguem desempenhar suas obrigações de acordo com o esperado. Nesse sentido, o PMO contribui para uniformizar a comunicação e instituir canais abertos e compartilhados de comunicação, facilitando seu trânsito e acelerando a tomada de decisão.

Redução de riscos e falhas

Com um acompanhamento sistemático dos projetos, é possível detectar riscos com mais facilidade, reduzindo as incidências de falhas e atrasos e, assim, garantindo um desempenho ótimo dos projetos ao longo da execução. Com menos riscos e falhas, a qualidade fica garantida e a satisfação do cliente também. Assim todo mundo sai ganhando!

Avanço na satisfação dos clientes

Com a implementação de um PMO também é instaurado um alinhamento estratégico que permite conduzir os projetos de acordo com as necessidades de mercado da empresa, garantindo a maximização dos resultados e, por fim, a satisfação dos clientes com relação ao aumento do valor do negócio ao longo do tempo.

Redução significativa de custos

A redução de custos é outro benefício evidenciado com a implementação de um PMO na empresa, já que as equipes se tornam mais produtivas e integradas, coordenando esforços de maneira a otimizar o tempo e os recursos empregados em cada projeto.

Maximização do ROI

O retorno sobre o investimento é uma das métricas mais importantes quando se fala em projetos, mas é também o que nem sempre as empresas conseguem mensurar adequadamente sem o auxílio de uma metodologia de gestão eficaz. Nesse sentido, ao implantar um PMO na empresa é possível estipular com maior precisão os recursos a serem empregados para a execução do projeto, bem como seu ROI, a partir de uma análise detalhada da viabilidade do empreendimento e de seus desdobramentos durante e após a conclusão.

Contar com um PMO na empresa não apenas centraliza os projetos sob uma única gestão, mas faz com que se olhe para os trabalhos desenvolvidos ali como os motores que impulsionam os negócios para um crescimento sustentável e lucrativo para todas as partes interessadas. Não parece promissor?

Agora que você já sabe quase tudo sobre o PMO, comente aqui e nos conte o que achou deste post! Que tal compartilhá-lo com o restante da sua equipe ou com o CEO da sua empresa?

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

O Project Management Office, abreviado como PMO, é o departamento responsável por definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica.

Hoje, mais do que nunca, os executivos já entendem o verdadeiro valor do PMO, sendo que mesmo aqueles que ainda não o implementaram têm essa missão como prioridade dentro de um curto espaço de tempo. Já falamos aqui no blog sobre o escritório de projetos, também sobre como planejar a implementação de um PMO.

Além disso, já fizemos um checklist com 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO. Já é um belo começo. Mas o objetivo desse artigo é tirar, de uma vez por todas, quaisquer que sejam as dúvidas ainda restantes sobre o que é Project Manager Office (PMO), oferecendo tudo o que você precisa saber para aumentar suas chances de sucesso.

Gostaria de saber um pouco mais sobre PMO? Acompanhe a leitura deste artigo e fique por dentro!

Saiba o que é o PMO

Um PMO ou escritório de projetos é uma estrutura empresarial que propicia a padronização dos procedimentos relativos à gestão de projetos e à governança. Ele pode ser operacional, departamental ou corporativo, contudo, sua missão é fornecer ferramentas, métodos e orientações para os gestores conduzirem as suas atividades profissionais. Sendo assim, engloba cada projeto da empresa relacionado às estratégias.

Entenda como funciona o PMO

O PMO departamental auxilia outras áreas na entrega dos seus resultados com um portfólio dos projetos, enquanto o PMO operacional faz o gerenciamento exclusivo de um programa ou projeto que, depois de concluído, será descontinuado. Os tipos de PMO não progressivos, eles indicam os modos como uma empresa precisa ter controle dos seus projetos e podem ser implementados separadamente.

Aplicação das boas práticas

Um escritório de projetos ajuda a consolidar os documentos e promove a disseminação de boas práticas na empresa, bem como garante o cumprimento das políticas de governança e das diretrizes. Ele ainda assegura o uso de ferramentas, modelos e metodologias, além de auxiliar os líderes a definir e monitorar os indicadores utilizados na gestão.

Capacitação aos gerentes

As principais funções do PMO estão relacionadas à priorização dos projetos, definição de métodos, gerenciamento de demandas, portfólio, capacitação e suporte aos gerentes, elaboração e revisão de processos gerenciais. Mas há outras atividades, tais como a realização de reuniões de monitoramento e alinhamento, geração de relatórios etc.

Atribuições dos gerentes

PMO não é um cargo de gerência de projetos. Um gerente de projetos tem as suas próprias atribuições, tais como informar os interessados a respeito do desempenho do projeto, fazer o controle dos recursos utilizados para a execução das atividades, coordenar as tarefas para que sejam alcançados os objetivos específicos de cada planejamento.

Fundamentos do PMO

Já o PMO tem como fundamentos o fornecimento de suporte ferramental e tecnológico para o gerente, a disponibilização de informações precisas, a otimização dos recursos que são compartilhados entre os projetos organizacionais, a coordenação dos esforços para atingir as estratégias predeterminadas pelos gestores. O PMO pode ser composto por apenas uma ou por várias pessoas, com sala fixa ou não.

Descubra como é a atuação do PMO

De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, 68% dos projetos não atingem as metas de tempo, custo ou escopo, ou seja, apenas 32% dos projetos são concluídos no prazo combinado, dentro do custo previsto e entregando valor — benefícios mensuráveis — para o negócio e para as partes interessadas.

É justamente aí que entra o PMO, com a função de trabalhar dentro da organização para reverter esse quadro nada favorável. São muitos os motivos atribuídos a tais falhas. De acordo com uma pesquisa da PwC, de 1.524 organizações, planejamentos e estimativas inadequados são responsáveis por 30% das falhas de projeto.

Já a falta de patrocínio executivo constitui 16% desse rombo, mas metas e objetivos mal-definidos completam outros 12%. O mesmo estudo aponta que, ao adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos, aumentam-se significativamente as chances de sucesso. A pesquisa conclui que ter PMOs estabelecidos é uma das três principais razões que impulsiona a entrega de projetos com sucesso.

Compreenda as funções do PMO

PMOs podem assumir outras funções além da responsabilidade de definir processos e metodologias — como, por exemplo, participar da gestão estratégica do trabalho, quer como facilitador ou como responsável pelos processos de gestão de portfólio de projetos.

Entre as funções do Project Management Office pode-se incluir o monitoramento de relatórios sobre projetos e de portfólios em andamento, repassando o progresso para que a gestão de topo tome decisões estratégicas sobre quais projetos continuar e quais cancelar.

Segundo o Pulso da Profissão, do PMI, as funções primárias executadas pelo PMO são:

• serviços de gerenciamento da entrega do projeto;
• gerenciamento de cronograma, custos e escopo;
• comunicações;
• gerenciamento de recursos;
• integração do projeto;
• gerenciamento de riscos;
• serviços de padrões, metodologias e processos;
• definição de metodologia;
• desenvolvimento e melhoria de processos;
• definição de métricas;
• serviços de governança e gerenciamento de desempenho;
• relatório de desempenho;
• distribuição de informações;
• escalada de problemas.

Já o grau de controle e influência que os PMOs têm sobre os projetos depende do tipo de estrutura da empresa. Assim, ele pode servir de suporte, com um papel consultivo, de controle — ao exigir o cumprimento de um projeto, por exemplo — e diretivo, ao assumir a própria gestão de projetos.

Confira os tipos de PMO

O PMI descreve o PMO como um eixo estratégico para a excelência organizacional, que visa melhorar as práticas de gestão da execução, governança, liderança e mudança estratégica. E embora seja possível encontrar outras subcategorizações, pode-se afirmar que um PMO pode ser um dos três tipos listados abaixo — do ponto de vista organizacional:

PMO corporativo

Responsável pela definição dos padrões de gestão de projetos de toda a corporação. Normalmente subordinado à diretoria ou à presidência, seu papel está muito ligado à estratégia da empresa e, consequentemente, aos processos que a ajudem a atingir seus objetivos.

Seu maior desafio é gerar valor para a organização em um nível estratégico. Mas vale ressaltar que são poucas as empresas que têm um PMO corporativo 100% implantado.

PMO organizacional ou departamental

Esse PMO está diretamente ligado a uma área da organização — como o setor de TI, por exemplo. Seu papel é mais operacional e, normalmente, seus profissionais trabalham diretamente com os projetos do departamento.

Os PMOs departamentais são mais comuns, normalmente sendo embriões que motivam a organização a expandir o trabalho para outras áreas ou até mesmo para uma implantação corporativa.

PMO para fins especiais

São criados com objetivos específicos e têm função muito distinta — como gerenciar um programa estratégico, por exemplo. Normalmente são concebidos por um determinado período e, desde sua criação, já têm um marco claro de quando serão extintos. Um grande desafio dos gestores de PMOs especiais é manter a motivação do time, principalmente por seu caráter temporário.

PMO de suporte

O PMO de suporte é o escritório de projetos voltado para o coaching e que tem perfil consultivo. A sua principal atribuição é recomendar aos gestores de projetos as desvantagens e vantagens de cada ferramenta, técnica ou modelo para determinada organização. São eles que sugerem o que pode ser feito para que os projetos sejam bem-sucedidos.

O papel desse tipo de PMO também abrange a organização dos documentos e a garantia de que os dados de demandas anteriores, as quais já foram atendidas, sejam úteis para os projetos futuros. Geralmente a sua implantação é feita no momento em que a empresa ainda não tem maturidade nessa área e o seu grau de controle ainda é insuficiente.

Portanto, não devem ser criados controles rígidos demais, pois causaria frustração entre os envolvidos. Os gerentes precisam ser educados a respeito das boas práticas para depois ocorrer a aplicação de auditorias. Depois de algum tempo, pode ser realizado um monitoramento mais efetivo das atividades, mas o foco principal desse PMO é dar apoio aos líderes.

PMO de controle

O PMO de controle é o escritório de projetos que vai além de dar suporte aos gestores para a tomada de iniciativas e outras medidas. Ele faz avaliação de conformidade e averigua se os líderes e as equipes estão se baseando nas ferramentas, técnicas e modelos indicados para serem aplicados dentro da organização, já que receberam ordenações a serem seguidas.

Esse tipo específico faz o controle e a cobrança da aplicação prática dos conhecimentos transmitidos aos gerentes. Por esse motivo, faz uso de auditorias para verificar quais são os pontos que estão sendo seguidos de forma correta e aqueles que ainda não foram implementados. Os procedimentos são feitos para revisar os processos e aumentar a maturidade dos líderes.

A padronização e a uniformização dos processos que são coordenados pelos gerentes possibilita a mensuração da qualidade dos projetos entregues pela empresa. É avaliado o modo como os gestores estão executando as atividades, assim como é feito o controle de portfólio por meio da organização e priorização de tarefas e iniciativas. Capacitações e treinamentos também fazem parte desse PMO.

PMO diretivo

Já o PMO diretivo é o escritório de projetos que detém um controle ainda maior, por essa razão foi assim denominado. Esse tipo exclusivo faz o direcionamento dos recursos da empresa para cada projeto, seleciona os gerentes que vão gerenciar as atividades e define os montantes a serem gastos por cada iniciativa. Monitora a aderência das equipes às orientações fornecidas.

Ele é um centro de excelência em gerenciamento que faz recomendações aos gestores, dissemina as metodologias de gestão, faz auditorias de conformidade, verifica os processos etc. Todavia, o controle é maior que nos demais, já que o PMO diretivo direciona recursos específicos para determinados projetos. Os gerentes são subordinados e alocados de acordo com as demandas.

Como você pode ver, os aspectos de cada PMO dependem da maturidade e da complexidade da organização que faz a sua implantação. Os tipos diferentes de escritórios de projetos desempenham papéis distintos e suas responsabilidades são elásticas. Eles são classificados conforme o seu nível de influência e grau de controle.

Conheça os cuidados necessários para a implantação de um PMO

Para implementar um PMO de forma precisa e conseguir alcançar os resultados esperados, é necessário tomar alguns cuidados básicos que vão preparar a organização e a equipe, além de garantir que o propósito do Project Management Office seja cumprido. Veja:

1. fazer a definição de quais serviços realmente serão realizados no escritório de projetos. Além disso, alinhar a visão do gestor do PMO com a da alta gestão da empresa, a fim de fazer com que os objetivos e estratégias sejam convergentes entre as áreas;
2. definir quais são os papéis e responsabilidades da equipe do escritório de projeto — isso ajuda a identificar a dimensão do apoio que será recebido;
3. definir a data de início do escritório e anunciar para a organização e os stakeholders;
4. adotar uma estratégia de trabalho que permita entender e atender tanto as necessidades da alta gestão quanto dos gerentes de projetos. Com a criação do escritório, eles podem ser isentos de algumas atividades rotineiras, que passam a ser executadas pelo PMO;
5. entender as necessidades do negócio e dos gerentes de projetos para alinhar a elaboração e execução dos serviços do escritório de projetos, alcançando a sinergia;
6. ajustar as responsabilidades do PMO à medida que a demanda aumenta e a aceitação pela alta gestão cresce;
7. garantir que a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes internos, como os gerentes de projetos, seja a maior possível.

Para que a criação e o desenvolvimento do PMO seja bem-sucedida, é fundamental que se tenha o apoio dos clientes internos, principalmente a alta gestão — haja vista que o processo de implantação ocorre de cima para baixo dentro da estrutura empresarial. Esse também é um dos motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos estratégicos da empresa com os objetivos do escritório de projetos.

Entre os principais clientes dos escritórios de projetos estão a alta gestão, os gerentes de projetos, as equipes de projetos, os gerentes das áreas e os stakeholders (quem recebe o resultado dos projetos).

Assim como a alta gestão, os gerentes de projetos são os principais clientes do PMO, já que eles são os principais usuários dos serviços oferecidos pelo escritório. Por meio do feedback, eles também podem se tornar peças essenciais no amadurecimento do Project Management Office.

Verifique a fase de implementação — passos básicos

Depois que os devidos cuidados foram observados e as definições iniciais foram criadas, é o momento de passar para a fase de implantação. É por meio dela que se consegue os recursos necessários para o funcionamento do PMO, é formada a equipe e instalado fisicamente o escritório de projetos (infraestrutura).

Nessa etapa é necessário realizar treinamentos com todos os envolvidos, além de migrar os projetos existentes para a gestão do escritório, dando início ao seu funcionamento. Feito isso, deve-se monitorar o andamento e os resultados, a fim de levantar dados que serão utilizados para avaliar a atuação do PMO e fazer possíveis correções.

Sendo assim, a fase inicial de implantação compreende 7 passos, sendo eles:

• 1º Passo — criar o escritório de projetos no que diz respeito à estrutura;
• 2º Passo — alcançar o engajamento de todos os envolvidos;
• 3º Passo — definir o método de atuação e de análise, como ferramentas e relatórios;
• 4º Passo — definir os projetos-piloto, que darão início ao funcionamento do escritório;
• 5º Passo — identificar e suprir as necessidades de hardware e software;
• 6º Passo — definir os procedimentos e a metodologia de trabalho;
• 7º Passo — alcançar o envolvimento das pessoas dentro da organização.

Depois que esses pontos básicos são cumpridos, o escritório de projetos já está praticamente pronto para funcionar. Já a fase de operação é a etapa em que o PMO começa a atuar e se trabalha para que suas atividades sejam expandidas. Nela são feitas verificações de diversos aspectos, como a eficiência dos processos e da equipe.

O objetivo é permitir que um número maior de projetos sejam acompanhados e avaliados, sem que se perca a qualidade. Isso é feito por meio do atendimento eficaz das necessidades dos gerentes de projetos e do negócio.

Analise as vantagens do Project Management Office para a empresa

Já se sabe qual é a importância e o papel que o PMO exerce dentro das empresas. Agora vamos falar um pouco mais sobre as vantagens que o escritório de projetos pode proporcionar para o negócio. Acompanhe!

Aumento da rentabilidade

Um dos objetivos do Project Management Office é garantir um bom gerenciamento dos projetos. Quando bem implantado, ele ajuda a aumentar as taxas de sucesso e aprimorar os resultados da empresa, consequentemente elevando sua rentabilidade. Isso ocorre principalmente porque o retorno obtido passa a ser maior, em comparação com o investimento que foi realizado inicialmente.

Possibilidade de melhorar a taxa de sucesso dos projetos

Com a centralização dos projetos em uma única gestão e o aumento da organização na forma como eles são conduzidos, além do direcionamento adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de sucesso são bem maiores.

Ajuda a criar produtos melhores

Com o PMO, o individualismo é praticamente eliminado. As equipes passam a ser formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto para atingir um objetivo em comum.

Além de quebrar a rotina em que os departamentos atuam isoladamente — cada um preocupado com seu próprio resultado — o escritório ajuda a aumentar a integração e o engajamento de todos os times. Assim, por meio dessa cultura, torna-se possível alcançar maior eficiência e entregar produtos que têm mais qualidade.

Os gerentes de projetos podem focar no que é relevante

Sem um PMO implantado, o gerente de projetos passa muito tempo acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de atividade passa a ser de responsabilidade do PMO.

Assim, os gerentes deixam de ter essa preocupação e têm mais tempo disponível para focar nas questões que são realmente importantes para o andamento do projeto. Isso garante aumento da produtividade, além de permitir uma maior dedicação a atividades que podem realmente agregar valor aos produtos.

Qualificação dos colaboradores

A implantação de processos do PMO é consistente e padronizada. A constante interação com outras áreas do negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa. Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas de trabalho.

Aprimoramento dos processos

Por meio do PMO, torna-se possível identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas ocorrem. A vantagem aqui é que o escritório de projetos ajuda a promover correções e ações de melhorias, contribuindo para a consolidação de uma gestão mais enxuta — reduzindo os desperdícios, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalhos.

O resultado disso é a eliminação de tarefas desnecessárias (que não agregam valor ao resultado), aumento da produtividade, ganho de eficiência e garantia de maior qualidade.

Projetos alinhados à estratégia da organização

As organizações recebem inúmeras demandas diariamente. No entanto, elas precisam atuar de acordo com os recursos limitados que têm. O gerenciamento de portfólio garante que sejam priorizados os projetos estratégicos e aqueles que vão melhorar os resultados sem desperdício de tempo e dinheiro.

Mais qualidade

O escritório desenvolve e dissemina metodologias de gerenciamento de projetos de modo seguro, adequado, efetivo e robusto. Os processos padronizados para a gestão possibilita o aumento da qualidade dos projetos, já que as ferramentas e métodos já foram testados anteriormente e, inclusive, adaptados para ampliar as possibilidades de sucesso.

Capacitação dos gestores

O PMO é um centro de referência para a gestão dos projetos executados pelas organizações. Por essa razão, os gerentes acessam um repositório de boas práticas e tiram as suas dúvidas sempre que elas surgem. Consequentemente, eles se desenvolvem e o capital intelectual passa a ser mais valorizado.

Tomadas de decisões facilitadas

Esse departamento mensura os indicadores, organiza os dados dos projetos e aponta o status das atividades nas reuniões. Os gestores conseguem tomar decisões mais acertadas por ter acesso aos relatórios, registros e documentos que confere clareza e segurança às escolhas que são embasadas em critérios precisos e confiáveis.

Transparência para os projetos

A centralização dos projetos cria um panorama das atividades que estão sendo executadas nas empresas de modo que as iniciativas se tornam mais visíveis. Também apresenta quais pessoas estão envolvidas com as etapas e os recursos investidos nas iniciativas. Em virtude disso, os gestores visualizam também os impactos sofridos pela organização.

Enfim, agora você já sabe o que é Project Management Office! A Project Builder é a melhor opção para a sua organização, tendo em vista que é uma empresa especializada em oferecer soluções em gestão de pessoas e de projetos, reconhecida dentro e fora do Brasil por fornecer o melhor software de gerenciamento do mercado.

O que achou deste post sobre o que é project manager? Se ainda tem dúvidas, entre em contato conosco e solicite um atendimento!

Visite nossa página de PMO: https://www.projectbuilder.com.br/software-pmo/

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

No entanto, será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este conteúdo para entender.

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

• Qual problema se quer solucionar?
• Quais são os resultados que se espera obter?
• Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

• planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
• coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
• definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
• criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
• validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
• controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

• a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
• os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
• as necessidades de negócios;
• os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
• os objetivos e justificativas do projeto;
• um cronograma sumarizado;
• a influência de todas partes;
• as organizações funcionais;
• as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
• caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
• um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhanda conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

• planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
• requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
• procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
• arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

• cultura e estrutura organizacional;
• condições econômicas e do mercado de trabalho;
• atitudes e tolerância em relação a riscos;
• normas governamentais;
• disponibilidade de recursos e skills;
• políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
• banco de dados comerciais;
• regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
• fornecedores, termos e condições;
• recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira.

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertados e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro para as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução.

Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Como definir o escopo dos seus projetos?

A definição do escopo de projetos, como apontamos, é algo muito importante para o sucesso das suas estratégias diárias. Portanto, a melhor forma de definir o escopo das suas iniciativas é conhecendo as principais práticas utilizadas pelo mercado com esse fim. Confira a seguir os passos básicos para ter um escopo bem delimitado em seus projetos.

Faça a coleta das necessidades das partes envolvidas

Esse primeiro passo é crucial para o planejamento de qualquer projeto e traz benefícios que vão além dos que afetam exclusivamente a parte da definição de escopo. Conhecer as demandas de todas as partes envolvidas no projeto facilita a orientação de ações, a criação dos objetivos gerais e a priorização de atividades. Ao mesmo tempo, deixa os prazos mais robustos e alinhados com o perfil do time disponível.

No caso do escopo, saber as necessidades das partes envolvidas amplia a habilidade da empresa negociar e delimitar o escopo sem deixar de fora o que for prioritário. Assim, tudo o que for executado representará a realidade das demandas dos times e, com isso, o nível de satisfação será sempre o maior possível.

Crie uma descrição detalhada do projeto e do produto ou solução

Uma vez que o escopo tenha sido delimitado considerando as demandas de cada stakeholder, é a hora de montar o projeto e o produto que deverá ser entregue ao final de todas as etapas.

Nesse caso, é importante que a empresa busque o máximo de detalhes e clareza ao delimitar todos os requisitos do projeto. Isso evitará surpresas negativas, como erros na entrega de prazos ou atrasos causados por falhas na delimitação de tarefas.

A descrição do projeto deve considerar tudo o que está dentro do escopo. É importante que o time saiba o que é prioritário e o que é secundário, assim como as responsabilidades de todos os envolvidos. Isso facilitará o dia a dia de todos, que poderão definir as suas atividades com qualidade e segurança de que o que é prioridade sempre será entregue.

Realize a subdivisão dos produtos e do trabalho em componentes mais gerenciáveis

A gestão de um projeto nunca é algo simples. Times com habilidades e perfis diferentes precisam ser alinhados continuamente para evitar atrasos e erros. Além disso, cada um deve ter uma visão clara sobre as suas tarefas, mitigando riscos de conflitos.

Se o conflito é bem definido, estes riscos se tornam menores. No entanto, para garantir que ninguém saia do seu escopo, ter uma subdivisão de produtos e tarefas bem-feitas é crucial. Ela auxilia os times a entenderem melhor o que deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.

Em outras palavras, organizar a estrutura do projeto adequadamente ajuda os profissionais a entenderem a melhor maneira de executar o seu trabalho. Desse modo, os times terão mais agilidade nas entregas e dificilmente desperdiçarão recursos. Afinal de contas, eles sempre estarão focados no que é prioritário para cada etapa dar certo.

Formalize a aceitação dos produtos ou soluções do projeto

Garantir que todos estão devidamente alinhados é um processo simples, mas que sempre tem um bom impacto no sucesso de um projeto.

Quando esse cenário ocorre, a empresa tem menos erros, atrasos e conflitos em cada etapa. Além disso, consegue manter todos com um direcionamento adequado e com uma visão completa sobre os objetivos das etapas e as suas responsabilidades.

Para garantir que as equipes estão alinhadas adequadamente, um caminho simples é formalizar a aceitação de produtos e metas de todo o projeto. Cada detalhe deve ser conferido com os líderes para que o Project Manager consiga validar os pontos do projeto adequadamente.

Assim, conforme o projeto evoluir, o gestor poderá focar em rotinas críticas com a certeza de que o resto está funcionando adequadamente.

Monitore o escopo

O monitoramento das equipes é um processo constante e que deve ser executado para vários objetivos. Quando falamos de riscos, por exemplo, essa atividade evita que eles se tornem realidade e que a empresa reaja com atraso.

Já no caso do escopo, monitorar times tem um papel estratégico para a empresa: a partir dessa rotina, eventuais atividades que fogem do escopo serão detectadas e corrigidas rapidamente.

Em outras palavras, o gestor precisa se manter atento aos processos de todas as equipes para reduzir as chances de o escopo ser quebrado a qualquer momento. Esse trabalho precisa ser proativo e contínuo. Se bem-feito, os profissionais envolvidos com o projeto manterão um bom foco até o seu fim e, assim, deixarão de gastar os seus recursos com atividades não estratégicas.

Mantenha uma rotina de gerenciamento das alterações na sua linha de base

Um projeto pode sempre mudar ao longo da sua execução. Em geral, aliás, é isso o que acontece: a empresa encontra imprevistos ao longo das etapas e, diante disso, precisa fazer ajustes nas suas metas e prioridades.

Manter uma rotina de gestão dessas modificações é um passo importante quando falamos de gerenciamento de escopo de projetos. Isso garante que todos estarão alinhados sobre qual é o escopo do projeto e quais limitações devem ser feitas independentemente das mudanças que forem aplicadas. Assim, as chances do resultado ficar dentro do esperado serão muito maiores.

Como a Project Builder pode ajudar nesse processo?

Para que projetos consigam dar certo, ter um time de especialistas ao seu lado é sempre muito importante. O time precisa estar preparado para trabalhar com base nas melhores práticas do mercado. Nesse contexto, uma empresa capaz de orientar e entregar as melhores ferramentas do mercado é algo estratégico.

A Project Builder pode ser essa parceira. Nossa equipe está preparada para orientar times na implementação de melhores práticas de trabalho, sempre pautadas por boas metodologias e a integração da tecnologia de ponta no seu dia a dia. Assim, com o apoio de bons sistemas de gestão de projetos, o negócio poderá direcionar as suas atividades para que elas consigam se manter dentro do escopo sem grandes dificuldades.

O escopo do projeto é algo fundamental para o sucesso de todas das etapas. Quando ele é bem definido, erros e desperdícios deixam de ser uma realidade. Ao mesmo tempo, o time entregará um resultado de muito mais qualidade.

Portanto, não deixe de trabalhar para implementar sempre boas práticas de gerenciamento de escopo. Elas garantirão que o seu projeto terá o sucesso esperado com baixo esforço e a maior satisfação possível dos stakeholders.

Acha que esse conteúdo pode ser útil para outros gestores e interessados? Compartilhe o post nas suas redes sociais e debata com os seus contatos.

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis. Tudo começa pela construção de um escopo bem-traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que essa ferramenta é mais simples do que parece e verá um exemplo de cronograma. Veja o que é cronograma de projeto e sua importância. Confira!

O que é cronograma de projeto?

Apesar de ser um nome muito comum no ambiente corporativo, é importante definir o que é cronograma. Trata-se de um documento que apresenta todas as atividades relacionadas a um projeto específico, marcando as datas de começo e finalização, a relação de dependência entre as atividades e especificando todos os recursos que deverão ser usados para alcançar os objetivos.

Quando dividimos um projeto em uma linha de tempo, isso contribui para dar uma visão geral de tudo que será preciso para concretizá-lo em relação aos recursos (gastos e profissionais) e assim definir em qual período cada entregável será concluído. Um gestor de projetos precisa saber como montar um cronograma eficiente.

Qual é seu papel no gerenciamento de projetos?

Sabendo o que é cronograma, é importante falar sobre suas funções. A principal função de um cronograma de projeto é garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro de um prazo de interesse. O objetivo macro é fazer com que a finalização do projeto aconteça antes ou, no máximo, até a data acordada com o cliente — seja ele interno ou externo.

Portanto, seu principal interesse é garantir o cumprimento de questões relacionadas à entrega, sem se esquecer das demandas quanto à execução ou da qualidade mínima esperada, por exemplo.

Ele também serve para evitar atrasos ou demoras desnecessárias, o que causaria o desperdício de recursos humanos, financeiros e técnicos. Portanto, ele serve como uma orientação do que deve ser feito, quando deve ser realizado e até quando pode ser executado.

Ele costuma ser definido pelo próprio gestor, em parceria com stakeholders ou com os responsáveis pelas diversas tarefas. Além disso, pode ou não passar pela aprovação do cliente — que, normalmente, fica responsável apenas por estipular a data máxima de entrega.

Quais são os tipos de cronograma?

Para elaborar corretamente esse planejamento quanto aos prazos, é essencial entender que não existe apenas um tipo de cronograma. Um dos mais famosos é o Diagrama de Gantt, que ajuda a ver a interdependência de tarefas, ao mesmo tempo em que mostra a ordem na qual devem ser executadas.

O cronograma físico-financeiro ajuda a comparar a entrega de tarefas aos custos já realizados. Com isso, é possível saber se o orçamento está adequado e até se potenciais atrasos têm causado algum tipo de custos extras, por exemplo.

O cronograma na forma de linha do tempo pode ser útil quando diversas tarefas devem ser executadas em momentos diferentes, sem tanta integração ou interdependência. Já o cronograma de milestones ajuda a dividir objetivos maiores em entregas menores, o que aumenta o controle.

Há muitas versões e um exemplo de cronograma para cada tipo. Portanto, o ideal é avaliar bem as principais possibilidades para encontrar o modelo que faz mais sentido para as suas demandas.

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto. Com isso, possibilita que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não prejudicar os prazos e para manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um bom exemplo de cronograma de atividades e uma boa estrutura, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Acompanha o progresso do projeto

O que é cronograma de projeto senão uma forma de acompanhar a execução do projeto em todos os detalhes?

O cronograma permite ao gestor uma visualização geral de todo o conjunto de atividades e de suas relações de interdependência, bem como de quais são os recursos que estão sendo aplicados ou quando serão utilizados, o que contribui para otimizar o uso dos recursos da empresa.

Uma boa estruturação do cronograma facilita a identificação de falhas, se há algo que não esteja compatível com a linha de base. Essas incongruências devem ser corrigidas logo para evitar que os gastos aumentem e, consequentemente, o projeto se torne mais caro — o que não é bom nem para a empresa, nem para o cliente.

Evita atrasos nas entregas

As entregas marcam o encerramento de cada etapa do ciclo de vida do projeto. O cronograma contribui no monitoramento do projeto e antecipa possíveis desvios.

Também permite que ações de correção sejam adotadas e assegurem que as entregas serão efetivamente realizadas no prazo acordado, o que deixa o cliente bem satisfeito.

Atualiza os stakeholders do projeto

O cronograma permite a visualização simples de todos os envolvidos (stakeholders) a respeito do andamento do projeto.

O cronograma garante que todas as pessoas acessarão as informações com rapidez e de forma sintetizada, o que deixa a comunicação mais eficiente.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, com um exemplo de cronograma. Veja!

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem-definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como na identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas.

Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

A definição de prioridades e o sequenciamento das tarefas contribuem para diminuir os erros e os retrabalhos, grandes obstáculos ao cumprimento do cronograma.

Com o devido cuidado de analisar o cronograma, é possível evitar falhas e a perda de tempo em corrigi-las.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e, na segunda, sobre o final da etapa.

Conheça algumas técnicas para estimar a duração das atividades. Para escolher uma ou mais técnicas de estimativa de duração, é preciso analisar o tipo de projeto, a metodologia especificada no plano de gestão do cronograma e o tempo disponível para fazer a estimativa da duração das tarefas.

Estimativa análoga

Nesse caso, são usados dados históricos de outro projeto, parecido com o que será executado. Esses dados funcionam como parâmetros para estimar qual será a duração de cada tarefa. Apesar de ser mais rápida que as demais técnicas, ela também é mais imprecisa.

Estimativa paramétrica

O que é um cronograma com estimativa paramétrica? São criadas regras para calcular o tempo das tarefas, tendo como base alguns dados históricos.

Como exemplo, considere que você deve fazer o cálculo do tempo requerido para a pintura de um imóvel com 150 metros quadrados de paredes. Ao analisar os dados, descobre-se que um pintor leva 12 minutos para pintar 1 metro quadrado (0,2 h).

Então, para terminar a pintura desse imóvel, serão necessárias 30 horas no mínimo, ou 3 dias e 6 horas (arredondando 4 dias), considerando uma jornada diária de trabalho de 8 horas.

Embora seja uma técnica mais demorada, vale a pena porque oferece mais precisão nos resultados.

Estimativa de três pontos

Essa técnica estima a duração das tarefas, levando em conta três cenários:

• otimista;
• realista;
• pessimista.

Ainda considerando o exemplo anterior, em um cenário realista, o pintor consumiria 30 horas para efetivar a pintura do imóvel. Em um cenário otimista, ele levaria 26 horas. E, em um cenário pessimista, consumiria 37 horas.

Para o cálculo da estimativa, somam-se os valores relativos aos três cenários e divide-se por três:

• estimativa de três pontos = cenário realista + cenário pessimista + cenário otimista;
• estimativa de três pontos = 30 + 37 + 26 / 3;
• estimativa de três pontos = 31 horas, ou 3 dias e 7 horas (4 dias na prática).

Essa técnica é considerada um refinamento das outras técnicas de estimativa.

Estimativa bottom-up (detalhada)

Trata-se de dividir uma atividade em atividades menores. A soma de duração das tarefas divididas corresponde ao período total daquela atividade.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

O gráfico tem o papel de trazer uma representação visual de todas as tarefas, divididas em slots que podem ser simultâneos ou não. Assim, fica mais fácil saber em qual estágio o processo está e o que ainda deve ser realizado.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para o monitoramento da evolução do seu projeto.

Como identificar os recursos necessários?

Para entender tudo o que é essencial para cumprir o planejamento, o ideal é fazer uma descrição completa de tarefas e resultados que devem ser obtidos.

A intenção é saber quais são os itens que devem ser usados e quais são os impactos principais dos recursos nos resultados desejados.

Isso interfere diretamente no exemplo de cronograma porque, em alguns casos, pode ser necessário contar com a disponibilidade de algum recurso. Se for preciso ter matérias-primas, por exemplo, devem-se considerar os prazos de entrega. Se for um recurso limitado, usado parcialmente de cada vez, a atuação simultânea não é possível.

Além disso, é preciso que se defina previamente os recursos, oriente melhor os colaboradores e ajude na criação de um fluxo de trabalho. Como consequência, a atuação ganha qualidade e fica mais fácil atender a todas as demandas, dentro do tempo desejado.

Como prever a duração das atividades?

Só é possível elaborar um cronograma consistente se houver o tempo necessário para executar todas as tarefas. Então, um dos pontos mais importantes consiste em determinar a duração das atividades.

Primeiramente, é preciso considerar a complexidade de cada tarefa. Quanto menor for cada passo, mais rápido ele tende a ser concluído. No entanto, algumas questões-chave levam mais tempo.

Considere o desenvolvimento de um software. Atividades de construção de código e testes de implementação demorarão mais tempo que etapas de finalização, por exemplo. Então, é preciso conhecer o escopo do projeto para entender os pontos com maiores concentrações de tempo.

Além disso, é interessante utilizar projetos anteriores ou semelhantes como base. Considere se os recursos foram semelhantes para definir, de fato, qual deve ser o tempo necessário.

Com um exemplo de cronograma em mãos, também é importante questionar diretamente o time envolvido. Afinal, não há ninguém melhor para prever o tempo de conclusão que os responsáveis pelas tarefas em questão.

No final, é possível incorporar as estimativas dos colaboradores, os resultados consolidados previamente e os interesses em termos de prazo para ter uma ideia do tempo.

Só não se esqueça de ter um fator de segurança para compreender pequenos atrasos e de avaliar o tempo entre tarefas. Assim, nenhum período fica de fora.

Quais são as ferramentas mais indicadas?

Na hora de elaborar o plano de execução e prazos para seu projeto, é interessante usar um exemplo de cronograma como base — e, inclusive, essa é uma das ferramentas para considerar.

Com esse elemento já pronto, é possível saber o que se repete para o projeto e, principalmente, o que deve ser adaptado. Acima de tudo, é uma maneira de entender quais são as demandas de resultados e de tempo, sem se esquecer de nenhum ponto relevante.

Para a elaboração em si, o mais indicado é utilizar um software de gestão de projetos que conte com essa funcionalidade. Um dos motivos tem a ver com a centralização de informações. Também podemos citar a automação de tarefas e o ganho geral de qualidade e eficiência nessa elaboração.

Acima de tudo, é indispensável contar com esse software para diminuir os riscos de erros e garantir uma adaptação fácil de prazos e outros planos. Assim, seu uso se torna muito mais conveniente.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Então, tão importante quanto usar um exemplo de cronograma e montar seu é garantir que ele reflita, adequadamente, o andamento do projeto.

Quando atualizar seu exemplo de cronograma?

Já que é tão relevante manter o cronograma atualizado, também é essencial saber quando fazer as mudanças. Para evitar o microgerenciamento, saiba que atrasos pequenos podem ser compensados em outras etapas.

No entanto, o atraso em uma atividade-chave, da qual dependem outros resultados, pode exigir uma atualização no cronograma. Novas demandas, mudanças de planos e imprevistos também exigem a atualização.

No mais, basta acompanhar o cronograma e os resultados, comparando o planejado com o realizado. Com base nessa avaliação, será possível saber se é necessário interferir e mudar.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto e isso custa caro, inclusive em relação ao tempo de entrega. Conhecê-los, portanto, é essencial para saber como desviar dessas falhas e alcançar resultados melhores.

Portanto, descubra quais são as falhas mais recorrentes e com maior impacto e saiba o que elas podem causar.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para a entrega dos resultados com base no exemplo de cronograma.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber dar atenção à equipe, às suas sugestões e às suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, maiores são as probabilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto.

Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas.

Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros.

Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos ou uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o exemplo de cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem-discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir.

Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por cada atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos.

Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega.

Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem-definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um exemplo de cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa.

É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos. Considere que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto, por exemplo.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Como usar o cronograma de forma simples?

Para finalizar, vamos dar algumas dicas de como usar o cronograma de tarefas de forma simples durante a execução do projeto:

• não deixe de atualizar o andamento do cronograma, pois se ele estiver desatualizado, não será útil;
• com o cronograma atualizado, dedique tempo para analisar a tendência do progresso e determine ações para contornar os eventuais desvios e falhas;
• configure o calendário, colocando folgas, férias e feriados;
• fique atento ao definir a sequência de tarefas, pois dependências erradas podem criar uma lacuna no projeto e até atrasar a entrega dos resultados;
• evite manter atividades que ultrapassem as 40 horas, pois as atividades executadas entre 8 e 40 horas tornam mais fácil a gestão e a tomada de decisão;
• faça uso de um software para a indicação das horas e para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.

Em relação ao planejamento de tempo, mesmo com um exemplo de cronograma, se não houver um controle, também não será possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Agora você já sabe o que é cronograma de projeto e como montá-lo, seus benefícios para a empresa, a necessidade de sua atualização, quais são os tipos de cronograma e os principais erros cometidos em sua gestão. É importante considerar tudo o que foi falado no texto para fazer um cronograma o mais próximo possível do ideal. Todos ficarão satisfeitos com o trabalho e os resultados, inclusive o cliente.

O que achou de nosso conteúdo? Extenso, mas bem explicativo, concorda? Talvez muitos gestores estejam precisando de algumas dicas e orientações para gerenciar com mais eficiência os cronogramas de seus projetos. Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais, com seus amigos e colegas que atuam na mesma área!

A publicação Guide to the Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) pode ser considerada um divisor de águas na história da gestão de projetos. Mais conhecida como PMBOK, é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI. Conhecê-lo também permite entender quais são as aplicações e os benefícios do PMBOK.

Por mais que tenha o objetivo de abranger os principais aspectos contidos no gerenciamento de um projeto, não deve ser confundido com metodologia. O PMBOK consiste, na verdade, em uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas.

Para saber mais sobre o tema e explorar todos os benefícios do PMBOK, confira nosso artigo e fique por dentro!