Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos planejamentos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

No entanto, a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veremos neste post como construir um modelo de projeto eficiente!

Então, interessado? Acompanhe as nossas dicas e replique-as na sua empresa!

Entenda a estrutura de um modelo de projeto

A construção de um modelo de projeto que possa ser aplicado em uma organização pode ser um desafio para os gestores. Esses profissionais podem fazer uso de recursos conhecidos como modelos mentais, os quais são formados por meio de conceitos e suas relações. Uma metodologia interessante é o Project Model Canvas. Veja a seguir como é a sua estrutura!

Apresentação

A elaboração de um projeto segue vários fatores, considera diversos aspectos e uma variedade de ações. No modelo Canvas os principais pontos são separados em blocos para facilitar a visualização e a organização das ideias. Uma folha de papel A4 pode ser utilizada para registrar as informações relevantes, por exemplo.

Na primeira fase é feito o preparo que requer dos gestores o estímulo para um ambiente positivo e saudável. Esse é o momento ideal para apresentar a equipe, fazer acordos e realizar convenções. O líder deverá conduzir a reunião no início do projeto com clareza e objetividade, além de otimizar o tempo.

Durante a apresentação, o gerente do projeto poderá utilizar cores para a formação do pensamento visual e estabelecerá uma ordem para que uma sequência seja seguida durante a etapa de elaboração e construção. Os conceitos são agrupados para reduzir o número de dados processados.

Em seguida, todos os itens são integrados para diminuir o processamento e os conceitos são relacionados no mesmo desenho. Os interessados que participam do projeto recebem autonomia para opinar e o gestor precisa manter a atenção deles no problema que será resolvido.

Objetivos

Os objetivos do projeto referem-se ao resultado que deverá ser atingido por meio do planejamento. Nesse caso, o gestor pode utilizar o formato SMART, que é uma sigla mnemônica utilizada para a orientação e definição de finalidades a serem alcançadas. São utilizados adjetivos e qualificadores para a elucidação do modelo.

Finalidade

A justificativa ou a finalidade de um modelo aborda a importância do projeto para solucionar a dificuldade apresentada. Nessa etapa é preciso realizar uma descrição da realidade depois de analisar todos os fatores e caracterizar de forma objetiva e clara a situação que exige melhoria, inovação ou modificação. Nela são estabelecidas a estratégia das companhias e os parâmetros para alcançar os objetivos.

Viabilidade

O sucesso de um projeto depende de fatores externos e recursos internos disponibilizados pela própria empresa. Estão envolvidos nesse processo as tecnologias, as ferramentas, os colaboradores e o dinheiro. Por isso, é realizado um exame da viabilidade da proposta com o destaque dos aspectos que influenciarão na execução e conclusão do plano.

Orçamento

O orçamento é o documento que registra as metas e os custos provenientes de um projeto. Nele são incluídos os riscos, as despesas e o tempo desde o início até o encerramento das atividades. Desse modo, os gestores conseguem analisar os investimentos que serão feitos e o total dos gastos oriundos das tarefas e entregas realizadas pelas equipes.

Cronograma

O cronograma deve ser simples e registrar todo o tempo envolvido na execução das tarefas e busca pelos resultados almejados. As datas precisam ser dimensionadas e especificadas para que as ações diárias sejam organizadas e realizadas de acordo com as finalidades. Esse documento precisa apontar para o gestor o fluxo das atividades e os devidos recursos.

No cronograma são estabelecidas as entregas, a duração das tarefas, as restrições e os recursos necessários. O processo pode ser simplificado utilizando-se como estratégia a divisão do tempo com data inicial e data limite para a finalização das atividades. Estabeleça o prazo final para cada etapa do projeto.

Planos de ação

Os planos de ação são organizados conforme as metas, estratégias e objetivos para saber como as etapas serão realizadas no decorrer dos dias. Um plano é uma ferramenta que ajuda o gestor a avaliar a qualidade e a padronização dos procedimentos. Com ele, o profissional desenha os programas e projetos que serão implementados na empresa.

Formatação

A formatação diz respeito ao modelo e à metodologia usados para elaborar o projeto. Ela é uma parte relevante desse processo e contém as informações utilizadas durante o planejamento. Por este motivo, deve ser fácil de ser entendida, mantida e aplicada pelos interessados e responsáveis pelo projeto que pretendem alcançar os resultados e atender as expectativas dos clientes.

Saiba quando elaborar um projeto para iniciar uma pesquisa

Um projeto para iniciar uma pesquisa deve ser elaborado quando a empresa precisa obter informações sobre os seus clientes, concorrentes, fornecedores de produtos, tecnologias, entre outros aspectos. Ela servirá para a captação de dados relevantes para a alavancagem dos negócios e deverá ser planejada com cautela para conquistar a confiança dos entrevistados.

As corporações elaboram projetos de pesquisa quando precisam solucionar questões de qualidade ou de excelência no atendimento ao público, por exemplo. Elas podem ainda estar em busca de respostas para aprimorar os seus produtos, serviços ou soluções. Esse tipo de projeto é fundamental quando surgem inovações tecnológicas e no momento que a empresa perde espaço no mercado.

Descubra como usar da tecnologia para obter o sucesso no projeto

Os gestores que são bem-sucedidos em seus projetos costumam utilizar tecnologias para o gerenciamento apropriado das atividades. Um software específico pode ser muito útil e ainda ajudar a descobrir qual é a metodologia mais indicada para cada tipo de projeto. A ferramenta é uma grande aliada dos interessados na execução das tarefas.

O sistema de gestão de projetos é configurado para monitorar o desempenho dos colaboradores, centralizar as informações, integrar os departamentos, auxiliar a governança corporativa, aprimorar a comunicação entre os integrantes das equipes e gestores. O profissional pode personalizar as configurações e salvar o modelo de projeto que poderá ser utilizado no futuro para novas iniciativas.

Passo a passo para construir um modelo de projeto do zero

Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir modelo de projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho — boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

• nome do projeto;
• tipo de projeto;
• justificativa;
• objetivo;
• organização/cliente;
• programa;
• área executora;
• descrição;
• escopo;
• premissas;
• restrições.

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construída, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

5. Criando, efetivamente, o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção. Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento.

Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar. Super simples, não é mesmo?

Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em gerar projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme a sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

Como ter sucesso ao construir um modelo de projeto?

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas.

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto.

É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele, é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são os mais importantes e que impactam nos resultados obtidos.

Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática.

Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.

Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.

Estabeleça as responsabilidades

Cabe ao gestor definir os responsáveis pelas atividades relacionadas ao projeto e estabelecer o papel de cada colaborador. O gerente precisa entender o perfil dos profissionais que compõem as equipes, conhecer os seus pontos fracos e fortes e procurar aperfeiçoá-los para que conquistem os objetivos registrados nos projetos. Sendo assim, delegue as tarefas observando todos os colaboradores e suas características.

Apresente o modelo de projeto

A apresentação do modelo do projeto é a hora certa para estruturar os pilares que nortearão os colaboradores durante as fases do projeto. Mostre a todos um passo a passo do percurso que deverá ser seguido até a entrega final. Diante disso, todos os envolvidos saberão o tempo e o papel a ser desempenhado. Posicione os líderes acerca do andamento das tarefas em cada etapa desenhada.

Como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

Esse é o passo a passo que deve ser seguido para construir do zero um modelo de projeto eficiente! A Project Builder é a solução para as suas dificuldades, pois se trata de uma empresa brasileira que oferece softwares específicos para a gestão corporativa. Ela é reconhecida internacionalmente por ser a provedora da melhor ferramenta de gerenciamento de projetos.

Quer saber mais sobre a nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa? Não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

A gestão de equipes externa é essencial para manter as operações das empresas funcionando corretamente. Quando as empresas não têm um plano de ação para fiscalizar o desempenho dessas equipes, podem surgir sérios problemas.

É recomendado contar com o uso de tecnologias inteligentes para realizar a gestão profunda sobre a forma de trabalho dos colaboradores. Não podemos nos esquecer de conferir como eles estão atuando em grupo. Afinal, esse desempenho coletivo influencia diretamente o faturamento e as conquistas de todos na empresa.

Elaboramos este post com algumas dicas infalíveis para ajudar você a manter equipes externas com alta produtividade. Anote todas as sugestões e experimente colocá-las em prática no seu negócio. Venha com a gente!

Acompanhe a jornada de trabalho das equipes externas

Você sabia que a jornada de trabalho pode ser controlada mesmo à distância? Alguns empreendedores falham no momento de acompanhar o tempo do expediente, principalmente dos funcionários em home office. É notável que acompanhar o controle de ponto e o andamento das escalas requer muito tempo e disposição. Por que não automatizar essa tarefa e investir o tempo em outras atividades?

O ponto digital é o ideal para fazer a gestão das equipes externas. Todos os dados de entrada e saída dos colaboradores são registrados automaticamente em questão de segundos. Desse modo, os atrasos, as faltas e horas extras também são computadas sem a necessidade de intervenção dos funcionários.

Incentive as equipes externas a trabalharem com mais garra

Por meio da inserção de metas individuais e benefícios é possível incentivar e funcionários no ambiente profissional. Eles vão se sentir determinados a ter um desempenho mais alto e aumentar a produtividade a cada mês. Quando essas metas são alcançadas, as equipes podem compartilhar suas experiências que vão servir de exemplo para os outros funcionários.

Essas campanhas de incentivo funcionam de forma estratégica, seja incluindo prêmios ou comissões. Vale ressaltar que essas competições devem ser saudáveis, de forma que não prejudiquem a comunicação ou o bem-estar desses profissionais. Com essa finalidade, identifique o perfil das equipes e analise as maneiras de motivá-las. Caso as equipes externas do seu negócio estejam desmotivadas, incentive-as do jeito certo!

Tenha os melhores canais de comunicação à disposição

O diálogo é fundamental para que os funcionários e colaboradores consigam trabalhar pacificamente. Com uma comunicação eficaz, as relações interpessoais ajudam as equipes externas a alcançar o sucesso do seu negócio. A troca de mensagens entre os profissionais não pode ter falha no envio das informações. Quando essas quebras acontecem, os trabalhadores recebem dados imprecisos.

Ao pensarmos no trabalho presencial, percebemos como a comunicação ajuda a criar laços e um ambiente profissional saudável. Esse propósito também serve para as equipes externas. Entretanto, com uma transparência ainda mais presente para atender as necessidades desses times das empresas.

Por isso, devemos ter vários canais de comunicação disponíveis em fácil acesso aos profissionais que trabalham externamente. Estamos nos referindo a um desafio da gestão de equipe externas: garantir a coerência entre os serviços propostos e as diretrizes dos diretores. A ausência de um meio de comunicação rápido e eficiente pode acarretar contratempos que atrapalham a produtividade de todos na empresa.

Planeje as tarefas das equipes externas da sua empresa

Assim como o diálogo na empresa, o planejamento é essencial para realizar uma boa gestão de equipes externas. Antes desse documento ser montado, é essencial estar consciente sobre o ramo do seu negócio e como está o cenário atual. Certifique-se de acompanhar a concorrência para identificar como as empresas concorrentes estão atuando.

Em seguida, partimos para a parte de organizar as informações no arquivo. Todas as tarefas que envolvam objetivos, metas, prazos e funções devem estar detalhadamente especificados e ser facilmente interpretados pelos colaboradores. Experimente montar uma planilha com todas essas informações.

Determine a política de trabalho externo

O trabalho externo, assim como o trabalho presencial, deve ser baseado em políticas trabalhistas. Os empresários têm estabelecido normas e regras para manter a boa convivência à distância com os seus colaboradores e funcionários. Embora eles não estejam se encontrando presencialmente, é de suma importância ter diretrizes que conduzem todos os indivíduos apropriadamente.

Os colaboradores conseguem ter uma noção maior sobre como se comportar na organização e resolver problemas corriqueiros. Há algumas questões que acontecem especificamente com as equipes externas, logo a política de trabalho não pode ser a mesma para as equipes internas.

Como podemos perceber, é imprescindível estruturar o modo de exercer a função dos colaboradores externos. Somente assim, eles podem trabalhar com mais convicção e têm a certeza de que estão realizando seus deveres da maneira correta. Quaisquer conflitos que possam surgir nesse regime de trabalho podem ser solucionados rapidamente.

Utilize a tecnologia a seu favor na gestão de equipes externas

A tecnologia ser de grande importância para o nosso dia a dia não é novidade. Podemos utilizá-la para conhecer melhor o público-alvo do seu negócio, aumentar o faturamento e ter um maior alcance de clientes em potencial. No entanto, cada vez mais empresários estão contratando os serviços de empresas tecnológicas para fazer um gerenciamento eficaz das equipes externas.

A Project Builder é uma das empresas especializadas em soluções em gestões de projetos, reconhecida no Brasil e no mundo. Se você busca softwares de projetos personalizados para atender as necessidades e preferências da sua empresa, considere conhecer os serviços da Project Builder.

No caso da gestão das equipes externas, a tecnologia pode facilitar o trabalho dos diretores das empresas. Todos as informações registradas sobre cumprimento de horário, imprevistos e compromissos dos times externos. Além disso, existem outras finalidades para o uso da tecnologia. Eles conseguem controlar o deslocamento dos profissionais com o ponto eletrônico e monitorar as equipes e entrega de encomendas.

Viu como a gestão de equipes externas faz toda a diferença? Seja qual for o porte do seu empreendimento, saiba que ter o máximo de controle possível pode elevar o nível da sua marca. Isso inclui gerenciar o desempenho dos fornecedores, terceirizados e funcionários em home office com precisão e bastante cuidado. Não se esqueça de contar com os serviços da Project Builder para o seu negócio!

Gostou do texto? Então, você precisa conhecer as soluções inteligentes que temos a nossa empresa tem a oferecer. Aproveite que está em nossa página e entre em contato com a Project Builder. Você vai se surpreender com a qualidade dos nossos serviços e atendimento!

Entre os métodos usados para gestão de projetos, o kanban se destaca. Nessa metodologia, prioriza-se a organização global de todas as atividades. As atividades são divididas em painéis ou quadros de forma que possam ser movimentadas conforme o status: pendentes (ou “por fazer”), em andamento (ou “em execução”), concluídas (ou “finalizadas”).

Uma novidade é o kanban online. Ele funciona da mesma forma que o kanban físico, mas por meio de uma plataforma na nuvem, que pode ser acessada de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. A seguir, falamos mais um pouco sobre o assunto e mostramos os 8 principais benefícios de adotar o kanban online!

O surgimento do kanban

O kanban é um método que surgiu durante a década de 50. Diante de uma grave crise econômica, a Toyota procurou maneiras de contornar o problema e aprimorar sua produção. Nesse contexto, teve origem a metodologia kanban, que possibilitou mais dinâmica na efetivação dos trabalhos.

De lá para cá, o método vem sendo aplicado com sucesso em diferentes empresas. Com a Revolução Digital, seria natural que o kanban também se modernizasse. Assim, surgiu o kanban online, baseado na tecnologia Cloud Computing (Computação na Nuvem).

Os princípios do kanban online

O kanban online segue os mesmos princípios do kanban tradicional:

• visualização do trabalho: passo inicial que identifica gargalos e bloqueios;
• limite de trabalho: define uma quantidade limitada de tarefas em execução;
• foco no fluxo de trabalho: o objetivo é conduzir as atividades da primeira até a última etapa no menor período de tempo possível, o que vai agilizar o fluxo de trabalho;
• melhoria contínua: cada atividade oferece erros e acertos, que são lições que devem ser aprendidas para melhorar o trabalho.

Os projetos em que o kanban online pode ser aplicado

Por ser um método ainda mais flexível que o convencional, o kanban online pode ser usado em diferentes setores de um mesmo negócio. Como exemplos, podemos citar:

• desenvolvimento de uma campanha de marketing;
• controle financeiro da empresa;
• gestão das redes sociais de um empreendimento;
• desenvolvimento de softwares;
• enfim, o kanban online pode ser aplicado praticamente em qualquer projeto e em qualquer tipo de empresa ou indústria.

Os principais benefícios do kanban online

Agora, vamos considerar os principais benefícios do kanban online. Acompanhe.

1. Flexibilidade de planejamento

Considere que, durante a execução de determinado projeto, seja identificada a necessidade de incluir mais alguma etapa. Ao usar o quadro físico, seria preciso uma reorganização quase completa para colocar uma coluna e a nova tarefa. Assim, você deverá remover todos os cards das colunas que serão movidas e recolocá-las, o que deixará o fluxo mais vulnerável a erros.

Ao utilizar o kanban online, podemos incluir as colunas sem a necessidade de remover as atividades. Basta movimentar as atividades para a nova fase do fluxo.

2. Maior controle das tarefas

A movimentação das atividades ao longo das colunas gera um registro em que se pode visualizar quando o card foi criado e por qual pessoa.

Assim, ao contrário do kanban físico (em que um simples vento pode carregar para longe as atividades sem que os funcionários percebam), na versão online há um controle total sobre as tarefas relacionadas a um projeto, em todas as etapas.

3. Menores riscos de erros humanos

Tomando como exemplo a reorganização das colunas, que exigiria remover e recolocar todas as atividades no quadro, muitas falhas poderiam acontecer nesse processo.

Por exemplo, poderia perder-se um post it ou colocá-lo na coluna errada. Assim, as chances de que falhas maiores ocorram aumentam bastante quando se aplica a metodologia na versão física. No kanban online, as probabilidades de erros desse tipo quase não existem.

4. Mais agilidade

Vamos considerar que, a cada nova atividade, seja necessário escrevê-la em um post it com letra que possa ser compreendida por todos para inseri-la no painel físico.

É comum que, na correria diária, haja erros de escrita ou a letra não fique tão boa quanto deveria. Isso implica na necessidade de apagar o que foi escrito e corrigir ou, então, de escrever em um novo pedaço de papel. Isso, naturalmente, vai consumir mais tempo e pode desperdiçar recursos.

A versão online do método torna o processo mais rápido, pois utiliza recursos avançados como copiar/colar, desfazer, arrastar cards de uma coluna para outra e diversas soluções que apenas o mundo digital disponibiliza.

5. Mobilidade

Certamente, a mobilidade é uma das melhores vantagens do kanban online. Ainda que a equipe necessite trabalhar em locais diferentes do lugar em que está instalado o quadro físico, os profissionais continuarão acessando as informações caso façam uso da plataforma na nuvem.

6. Obtenção de números e gráficos

Uma das formas de trabalhar com o kanban físico é contar os posts its que se encontram entre as atividades finalizadas e separá-los por cor para compreender quais categorias de atividades ou quais profissionais do grupo produziram mais.

O kanban online permite a geração de relatórios detalhados automaticamente. E eles são oferecidos na forma de gráficos para tornar mais fácil a compreensão e visualização.

7. Redução de gastos

Se o kanban físico já proporciona redução de custos, o online é ainda mais econômico. Não é necessário usar papéis, nem dispor de nenhum recurso físico — a não ser um dispositivo móvel, que pode ser o smartphone do próprio funcionário.

Como uma maior eficiência no trabalho é uma das consequências do uso do kanban, muitos erros são evitados e há redução de gastos.

8. Aumento da produtividade

A maior produtividade é outra vantagem quando os projetos são executados de acordo com a metodologia kanban. O trabalho focado em determinadas atividades permite um rendimento maior, pois fica mais fácil identificar as prioridades e delegá-las para o profissional mais adequado, definindo os prazos e os meios de execução.

Enfim, a metodologia kanban é muito boa para efetivar projetos com mais rapidez e eficiência. E o kanban online apresenta algumas vantagens a mais. A computação na nuvem é uma das maiores tendências em tecnologia digital devido à praticidade que oferece. Para os que ainda não experimentaram esse célebre método em sua versão online, já é o momento de fazê-lo.

A Project Builder, especialista em gestão de projetos, oferece ferramentas e recursos para facilitar o seu trabalho. Entre suas soluções, está a plataforma online do método kanban, que você deveria conhecer.

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Ao contrário do que muitos acreditam, a governança corporativa não é um conceito distante das pequenas empresas. Na realidade, os empreendimentos menores precisam muito mais de suas ferramentas que as grandes companhias. Ela não é somente viável, mas também indispensável para a continuidade e sobrevivência desses negócios que obtêm muitas vantagens oriundas dessa prática.

A governança corporativa é muito importante quando os gestores enfrentam dificuldades e precisam organizar as estruturas para obter harmonia. As ferramentas de BI ligadas a esse conceito podem ajudar na tomada de decisões mais acertada e garantir que a pequena empresa continue atuando no mercado. Neste conteúdo, vamos explicar o que é, como funciona e quais são os seus objetivos.

Aqui, você vai encontrar um conteúdo completo sobre governança corporativa para pequenas empresas e entender a sua importância para a alavancagem dos negócios. Além disso, descobrirá quais são as suas principais características, obterá detalhes como transparência, responsabilidade, igualdade, prestação de contas e saberá como colocar esse conceito em prática.

Precisa saber mais sobre como o gerenciamento de projetos pode ajudar a sua empresa? Siga em frente e descubra diversas dicas sobre o assunto!

1. Como funciona a governança corporativa em pequenas e médias empresas?

O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) define governança corporativa como um sistema que ajuda a dirigir as empresas, a qual engloba o relacionamento dos sócios, a diretoria, o conselho de administração, os órgãos de fiscalização, os fornecedores, os clientes e outros interessados. Esse assunto tem sido discutido em grandes, médias e pequenas organizações.

Soluções para problemas

A governança corporativa auxilia os gestores a identificar soluções para vários problemas de gestão e traz vantagens para os empreendimentos de todos os portes. Os seus princípios e indicadores podem ser aplicados em todas as empresas, não importa qual seja o seu tamanho ou estrutura. A transparência, a responsabilidade corporativa, a equidade, a prestação de contas beneficiam os negócios.

Atendimento aos compromissos

Esses princípios possibilitam que as pequenas empresas desempenhem o seu papel social, atendam os fornecedores e os compromissos com os clientes e deixe clara a sua verdadeira situação. Os sócios, os cotistas e os gestores são tratados com igualdade e as informações relevantes, e precisas são reveladas por meio da prestação de contas.

Viabilidade do negócio

Com a governança corporativa, todos os profissionais envolvidos se esforçam para manter a viabilidade do negócio em curto, médio e longo prazo. Já os indicadores são aplicáveis independentemente da natureza, porte ou modelo de projeto para aumentar a credibilidade da pequena empresa diante de seus clientes. Eles são necessários para o cumprimento da missão de um empreendimento.

Impacto nos lucros

As condutas dos gestores impactam os lucros e o fluxo de caixa das empresas. O monitoramento dos resultados e dos desempenhos é realizado pelos administradores. A governança dos dados atrai investimentos, eleva os créditos nas instituições financeiras e bancárias, além de contribuir para a consolidação dos negócios e a construção de um patrimônio sólido.

2. Qual o objetivo da governança corporativa?

A governança corporativa tem o objetivo de aumentar a eficácia da gestão de projeto e conferir prudência aos gestores para que a empresa tenha sucesso em suas operações. Ela é um instrumento relevante para a compreensão, questionamento e aprimoramento das condutas e processos das organizações. A sua principal finalidade é a criação de um conjunto de mecanismos eficientes.

Esses mecanismos servem para monitorar e incentivar o comportamento dos colaboradores com os interesses da organização. As melhores práticas da governança corporativa são seguras e propiciam o crescimento das pequenas empresas. Além do mais, elas contribuem para a sucessão da gestão ou da propriedade para atrair parcerias, novos mercados e investidores.

As práticas da governança corporativa preservam o valor e conferem sustentabilidade aos negócios. Contudo, elas devem ser implementadas de modo gradual e considerando o tamanho, a maturidade e a realidade dos empreendimentos. Os profissionais precisam elaborar um planejamento compatível com as finanças e o sistema operacional da pequena empresa.

3. Qual a sua real importância?

A governança corporativa é muito importante para as médias e pequenas empresas, inclusive para os negócios familiares. Os empreendedores são pessoas diferentes, pois a maioria costuma ser autoconfiante, otimista, resiliente, perseverante e corajoso para correr riscos. Todavia, as suas práticas se encaixam e beneficiam todos os tipos de líderes. Veja a seguir alguns benefícios advindos delas.

Redução dos custos

A aplicação das práticas de governança nas pequenas empresas promove a redução dos custos das operações e da produção. A eliminação das despesas decorre da eficácia e eficiência de seus métodos que otimizam o funcionamento de todos os setores. As atividades otimizadas diminuem gastos com recursos que custam menos para a confecção de produtos.

Tempo de produção otimizado

A otimização do tempo de produção é uma consequência da adoção das práticas de governança corporativa em pequenas empresas. Acontece uma reação em cadeia e a produtividade melhora, sendo otimizada ao mesmo tempo. Além da redução dos custos, há uma redução do tempo gasto com a produção dos produtos e um aumento na lucratividade do negócio.

Transparência dos gestores

Por outro lado, a transparência da gestão passa a ser uma característica do empreendimento. Ela é uma das maiores razões que levam à implementação de práticas relacionadas à governança corporativa. Dessa forma, há uma melhoria na imagem da pequena empresa diante de seus clientes em decorrência das entregas serem feitas dentro dos prazos.

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4. Quais as principais características?

Governança corporativa relaciona-se diretamente ao comportamento dos líderes empresariais enquanto as boas práticas geram uma melhoria significativa no valor dos pequenos empreendimentos diante do mercado.

A confiança dos acionistas aumenta em relação ao corpo diretivo e aos executivos que administram o negócio. Isso decorre das suas principais características, observe abaixo quais são elas.

4.1. Transparência

A transparência das ações é um preceito básico da governança corporativa aplicada às pequenas empresas. Por meio dela, todas as atividades e ações de um negócio são levadas ao conhecimento dos interessados que estão envolvidos de forma direta ou indireta.

Em virtude disso, todos podem opinar e participar de processos decisivos e do conselho de gestão.

4.2. Responsabilidade

Um empreendimento que aplica as práticas de governança corporativa tem mais responsabilidade e adota uma postura ética em relação ao meio ambiente e à sociedade.

Ele somente será considerado um bom modelo de negócio se tiver comprometimento com os recursos humanos da empresa e se ela tiver como objetivo fomentar e valorizar os seus colaboradores, assim como preservar a natureza.

4.3. Igualdade

A igualdade é um princípio estabelecido na Constituição Federal de 1988. Na governança corporativa, essa característica refere-se aos programas de inclusão que almejam eliminar preconceitos de raça e gênero. Esse aspecto é considerado um sinal de que a empresa respeita e promove o tratamento igualitário para homens e mulheres em suas estruturas.

A criação de uma cultura que repudie discriminações raciais e outros tipos de preconceitos contra a diversidade aumenta a interação entre os colaboradores. As diferenças são enriquecedoras para as pequenas empresas. Afinal, cada colaborador pode representar um tipo de público, falar sobre as suas necessidades e anseios e ajudar a criar estratégias para conquistá-los.

4.4. Prestação de contas

A prestação de contas deve fazer parte de todos os empreendimentos que pretendem obter credibilidade no mercado. As pequenas empresas parecem independentes, mas o empreendedor e os colaboradores precisam manter a clareza de seus atos. Uma reunião para colocar em pauta os resultados do negócio e criar planos para o alcance de metas precisa acontecer regularmente.

Os empresários e os líderes empresariais têm as suas decisões limitadas às imposições do Estado e às legislações vigentes no Brasil. Desse modo, a pequena empresa somente continuará operando e realizando as suas atividades se todas as questões legais forem atendidas. O respeito às normas do nosso país também faz parte da governança corporativa.

4.5. Eficiência e eficácia

Os colaboradores e os demais interessados devem fazer a sua parte com eficiência para aumentar a eficácia das práticas de governança corporativa.

Estão envolvidos nesse quesito os empreendedores, a equipe de gestão e todos aqueles que lidam com as atividades da pequena empresa. Os líderes obtêm mais chances de sucesso se dividirem a sua visão com os demais.

5. Como o gerenciamento de projetos pode ajudar?

O gerenciamento de projetos pode ajudar a colocar em prática a governança corporativa porque ele apoia a gestão das pequenas empresas, ajuda a minimizar os riscos, assegura a continuidade dos negócios e a sua competitividade. Também evita imprevistos durante a realização das atividades, ajuda a criar técnicas e antecipa situações desfavoráveis.

A gestão de projetos possibilita a realização de ações corretivas e preventivas para evitar problemas. Ela aponta os orçamentos antes que se iniciem os gastos e agiliza as decisões pela disponibilização de informações claras e precisas. O controle gerencial das fases dos projetos aumenta em virtude dos detalhes que são apresentados pelo gerente.

Juntamente da governança corporativa, o gerenciamento de projetos promove mais transparência em todos os setores do negócio. Em conjunto, as práticas e atividades são executadas para a redução dos custos operacionais e o aprimoramento dos processos.

6. Como escolher uma ferramenta específica?

O gerenciamento de projetos pode ajudar o líder a escolher uma ferramenta específica e que esteja alinhada aos princípios da governança corporativa. A Project Builder criou ferramentas específicas para isso e soluções ideais para pequenas, médias e grandes empresas. O software auxilia os gestores e sua equipe para que o empreendimento seja bem-sucedido.

6.1. Selecione um software específico

A escolha de um software específico vai ajudar os gestores a implementar a governança corporativa juntamente do gerenciamento eficaz dos projetos.

O Project Builder é uma ferramenta completa desenvolvida com esse objetivo e que facilita a gestão das tarefas e o cumprimento dos cronogramas. Ele ajuda com a organização e o planejamento das atividades, o monitoramento dos trabalhos etc.

6.2. Analise os relatórios

A ferramenta da Project Builder é essencial para o alinhamento das equipes com todos os detalhes do projeto. Nela são registrados os dados para que os colaboradores tenham acesso a relatórios e recebam insights sobre o que precisa ser feito para melhorar a empresa.

O software evita que os dados relevantes do negócio sejam perdidos e registra com fidelidade os resultados das pesquisas, além de atualizar os status das tarefas.

6.3. Confira a praticidade

A solução da Project Builder é a melhor para os líderes que desejam organizar o gerenciamento dos projetos e aplicar as práticas da governança corporativa.

Esse software é rápido, prático e simples para facilitar o seu uso pelas equipes envolvidas em todas as etapas dos projetos. Conta com as metodologias PMBOK e PRINCE 2, que são as mais indicadas.

6.4. Confira os dados

Se você deseja conferir os dados em uma única fonte, precisa conhecer o software da Project Builder. Nele, você encontrará tudo o que imaginar e não terá que ficar procurando informações em outros ambientes ou tecnologias.

O gestor economizará horas que eram gastas com o monitoramento de tarefas, de equipes e de colaboradores para conferir o seu desempenho.

6.5. Capacite os colaboradores

A Project Builder disponibiliza para os seus parceiros os profissionais especializados que ajudam a preparar o ambiente e a treinar os colaboradores que farão uso da ferramenta. O conhecimento dos consultores é transferido para as equipes e os usuários podem tirar todas as dúvidas, pedir dicas para utilizar o software da forma adequada e promover melhoria contínua.

6.6. Obtenha credibilidade

O software da Project Builder foi criado para o gerenciamento de projetos, captura e processa dados em tempo real e facilita as tomadas de decisões. Essa solução eleva a credibilidade da pequena empresa diante do mercado e possibilita que todos os seus projetos sejam bem-sucedidos. Ela eleva a segurança dos clientes e dos parceiros, melhora a qualidade e agiliza entregas.

Esse é o guia completo de governança corporativa para pequenas empresas! Saiba que o software da Project Builder foi planejado para auxiliar os líderes empresariais, é uma solução ágil que armazena documentos na nuvem a atende as expectativas dos empreendimentos de porte menor. Ele tem acesso On-Premise e na modalidade SaaS sendo ideal para o crescimento dos negócios.

Almeja saber um pouco mais sobre governança corporativa, gerenciamento de projetos e temas relacionados? Entre em contato com os nossos consultores agora mesmo!

A gestão de projetos é um assunto que ganha cada vez mais espaço no mercado. Isso acontece porque ela permite o crescimento organizado e eficiente de uma gestão, aumentando a satisfação dos clientes.

Por isso, é muito importante conhecer conceitos, padrões e indicadores de acompanhamento antes de fazer o seu planejamento estratégico. Essas questões são fundamentais para ajudá-lo a superar obstáculos.

Um gerente de projetos de sucesso é aquele que faz o mapeamento da estrutura de processos e acompanha tudo o que acontece na empresa. Quem não baseia as suas decisões em informações concretas tem grandes chances de fracassar, pois não conhece a realidade do próprio negócio.

Por esses motivos, este post vai ajudá-lo a entender um pouco mais sobre os indicadores de acompanhamento da gestão de projetos responsáveis pelos melhores resultados.

Gostaria de saber mais sobre os indicadores de acompanhamento? Tenha atenção em sua leitura e aproveite!

Principais indicadores de acompanhamento

Para começar, é necessário entender os principais valores em um projeto. Eles são os mais importantes e posteriormente serão utilizados nos cálculos para a formação de outros indicadores. Confira quais são:

• Valor Agregado (VA) — esse indicador de desempenho mostra o quanto deveria ser investido no trabalho realizado até um determinado momento, de acordo com o escopo já concluído;
• Valor Planejado (VP) — como o nome diz, o VP evidencia o quanto deveria ter sido gasto no momento da análise, conforme o planejado. Ele considera todas as despesas existentes na atividade, como equipamentos, materiais, recursos humanos etc;
• Custo Real (CR) — tal indicador de acompanhamento determina a quantia financeira utilizada até o momento do estudo.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

A famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” resume muito bem as exigências que um gerente deve atender. Como o mercado é competitivo e acirrado, você não pode hesitar ao tomar decisões e garantir o cumprimento dos prazos estipulados em seus projetos. Por isso, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades, a fim de encontrar possíveis falhas ou oportunidades para avançar.

O IDP aponta como está o andamento do projeto em relação ao cronograma previamente determinado. Em muitos casos, os projetos têm prazos curtos, que podem pressionar um profissional despreparado. Por isso, a análise desse indicador não pode ser deixada de lado.

Ele pode ser calculado a partir da divisão entre os valores de VA e VP, ou seja, VA/VP. Após isso, você deve analisá-lo da seguinte maneira:

• IDP > 1 — casos em que as atividades estão adiantadas;
• IDP < 1 — circunstâncias em que a execução do trabalho está atrasada;
• IDP = 1 — situações em que o projeto está seguindo o planejamento ao longo do tempo.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

Outra questão muito importante está relacionada às despesas geradas pelo projeto. De nada adianta, por exemplo, terminar as atividades se o orçamento é extrapolado e as contas não estão sendo pagas, certo?

Pois bem, o IDC mostra qual é a situação financeira do projeto, comparando o orçamento disponível com os gastos reais dos serviços. O seu cálculo é dado pela divisão do VA pelo CR. Além do mais, é preciso avaliá-lo da seguinte forma:

• IDC > 1 — casos em que há economia financeira, ou seja, gastou-se menos do que o esperado;
• IDC < 1 — situação que mostra o desperdício de recursos financeiros;
• IDC = 1 — acontece quando os gastos estão de acordo com o que foi planejado.

Veja o exemplo abaixo e entenda como os indicadores de desempenho anteriores se relacionam.

Uma equipe deve reformar 8 paredes de uma casa. A reforma de cada uma delas tem um custo previsto de R$ 2.500,00, sendo realizada em uma semana. Desse modo, é possível concluir:

• período de duração dos trabalhos — 8 semanas;
• previsão de gastos — R$ 2.500,00 * 8 = R$ 20.000,00.

Contudo, ao final da 4ª semana, o time percebe que 5 paredes foram reformadas e R$ 12.000,00 foram gastos. Ao verificar a situação e o que foi planejado, conclui-se que:

• VA = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 5 paredes = R$ 12.500,00
• VP = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 4 semanas = R$ 10.000,00
• CR = R$ 12.000
• IDC = VA / CR = R$ 12.500,00 / R$ 12.000,00 = 1,04
• IDP = VA / VP = R$ 12.500,00 / R$ 10.000,00 = 1,25

A partir desses dados, chega-se à conclusão de que o projeto gastou menos do que o esperado, pois o IDC é maior que 1. Além disso, caso nenhum imprevisto aconteça, os trabalhos serão finalizados antes do prazo, já que o IDP é superior a 1.

Essa é uma situação fictícia, mas que evidencia como os indicadores de acompanhamento facilitam a sua análise, mostrando gargalos e outras questões que atrapalham ou não a boa performance.

Desvio de esforços

A gestão de projetos ajuda no planejamento das atividades a serem realizadas. Por mais bem preparado e experiente que você seja, imprevistos podem acontecer. Por essa razão, você não pode deixar de verificar as diferenças entre o que foi planejado e o que está sendo executado.

Imagine um projeto que deve ter 100 horas de trabalho. Se já foram gastas 75, e apenas 35% foi realizado nesse período, é possível concluir que há algo de errado na execução, não é mesmo?

Desvios muito grandes podem indicar que o planejamento foi equivocado, que as técnicas e ferramentas utilizadas são impróprias ou que os colaboradores não foram preparados corretamente. De qualquer forma, o desvio de esforços analisa essas situações e é aplicado em diversas comparações.

Desvio de prazo

Esse indicador ajuda a fazer um balanço entre o prazo real e o estimado do projeto e mostra o resultado por meio de um percentual, apontando se já está atrasado ou adiantado em comparação aos cronogramas ou o tempo estimado pelos gestores. Ele informa quando as atividades estão sendo efetuadas conforme os limites estabelecidos inicialmente.

Para calcular o desvio de prazo dos projetos já finalizados, deve-se utilizar o cálculo:

• Desvio de prazo = (Término real – Término planejado) / Duração planejada.

Já para os projetos ainda em andamento, aplica-se a seguinte fórmula:

• Desvio de prazo = (Previsão de término – Término planejado até o momento) / Duração planejada.

Caso o resultado seja positivo, quer dizer que o projeto está com atraso no cumprimento das tarefas. Se o número encontrado for negativo, significa que as atividades estão adiantadas e não há razão para se preocupar. Porém, se você calcular e encontrar a resposta zero, o seu cronograma está sendo cumprido exatamente conforme o planejado.

Desvio de custo

O indicador de desvio é utilizado pelos gestores para realizar um balanço para averiguar se há diferença entre o custo real e o estimado de um projeto. Ele aponta a porcentagem que se encontra abaixo ou acima do orçamento previsto no planejamento, ou se os custos estão de acordo com o que foi estimado.

O cálculo do desvio de custo para os projetos concluídos é realizado com a aplicação da fórmula:

• Desvio de custo = (Custo real – Custo planejado) / Custo planejado.

Já o percentual dos custos de projetos em execução é calculado por meio da conta:

• Desvio de custo = (Custo previsto – Custo planejado) / Custo planejado.

Consequentemente, se o resultado desse cálculo for positivo, quer dizer que o valor ultrapassou o orçamento previsto. Por outro lado, se a resposta for negativa, significa que as despesas do projeto ficaram abaixo dos valores planejados. Contudo, se o número encontrado for zero, o seu cronograma está sendo concretizado dentro do orçamento programado.

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Retorno sobre Investimento (ROI)

O ROI trata-se de um indicador que revela o retorno dos investimentos feitos para a realização e a eliminação das restrições do projeto. A fórmula utilizada para obter o resultado desse indicador é a seguinte:

• ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento.

Depois de fazer o cálculo, se você encontrar um número maior do que zero, isso aponta para um retorno positivo.

Mas caso você descubra um valor menor do que zero, infelizmente os resultados não saíram conforme o esperado. Por fim, quando o total encontrado for zero, significa que os valores investidos foram pagos pelo projeto, e você não teve perdas. Aplique a fórmula e descubra se os seus projetos estão oferecendo os retornos desejados após a sua conclusão.

Indicadores de efetividade

Um indicador de efetividade é aquele que mostra se as metas de um projeto foram ou não alcançadas. Ele revela quais são as consequências que os clientes do projeto sentirão a médio prazo. Sendo assim, caso a ideia seja a redução do tempo de espera dos consumidores de um restaurante em 50%, tais indicadores revelarão se o objetivo foi atingido em meses ou semanas.

Indicadores de impacto

Indicadores de impactos auxiliam a fazer a medição dos resultados alcançados desde o início do projeto e a longo prazo. São eles que apontam se o objetivo final da iniciativa foi alcançado com sucesso. Desse modo, se o planejamento era a diminuição dos custos da empresa, o gestor poderá conferir se deu tudo certo depois de determinado período.

Esse tipo de indicador pode ser quantitativo ou qualitativo. O quantitativo faz a avaliação de quantos novos clientes foram captados, por exemplo. Já os qualitativos verificam a satisfação dos consumidores. Por isso, um indicador de impacto é muito importante para a alavancagem dos negócios e indispensável para o gerenciamento do projeto.

Valor agregado

O indicador valor agregado (VA) serve para apontar até que ponto e período o escopo do projeto foi entregue aos interessados. Ele é relevante porque o prazo e o custo dessas entregas podem ser maiores ou menores que o planejado. O IDC e o IDP estão diretamente relacionados ao VA, e o cálculo consiste na divisão da porcentagem do escopo executado pelo percentual planejado.

Índice de pontualidade do cronograma

O índice de pontualidade do cronograma é aplicado para monitorar a execução das atividades conforme as datas registradas no documento. Ele é clássico e muito utilizado para acompanhar o tempo do cumprimento das etapas concretizadas no decorrer dos dias. Um cronograma precisa ser criado para que sejam seguidos todos os passos necessários para a conclusão do projeto.

Esse indicador aponta quais etapas de um projeto não foram concluídas dentro do tempo estimado e quando o time atrasou o cronograma. Ele revela ainda a quantidade de dias de adiantamento ou de atraso referentes a um cronograma com um número de etapas bem-definido, a fim de evitar a demora e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Total de custos

O indicador total de custos é muito importante para que o gestor entenda as despesas de um modelo de projeto. Normalmente os projetos custam valores diferenciados e têm orçamentos totais distintos. Tais indicadores apontam a quantia total que poderá ser utilizada para executar o projeto. Sem eles, o gestor terá dificuldades para prever o orçamento.

Desvio de orçamento

Esse indicador mostra se o projeto vai ultrapassar o orçamento estimado e gerar resultados negativos para a empresa. Ele é útil para que o gestor consiga entender de que maneira, em qual momento e por quais razões os valores do projeto se desviaram do que foi planejado. Assim, os desperdícios poderão ser rastreados.

Também facilita o planejamento do projeto para evitar imprevistos. O cálculo desse indicador é muito fácil, você precisa verificar o custo que foi orçado e subtrair o gasto total com a melhoria contínua do projeto. O resultado calculado apontará um percentual que vai revelar o volume do desvio.

Satisfação do cliente

Os indicadores para medir a satisfação do cliente são essenciais para que a empresa tenha crescimento. Embora os projetos possam ser modificados durante a execução do cronograma, o gestor pode averiguar o que os clientes pensam a respeito dessas mudanças. Tal indicador pode ser empregado por meio de pesquisas realizadas com os consumidores.

Unificando esses conceitos em um projeto

Ao ler este post, você descobriu os indicadores mais importantes em um projeto. Eles ampliam o seu campo de visão, informando várias questões. Nessas horas, você não pode deixar de considerar todas as características do planejamento, como as quantias financeiras disponíveis, o número de funcionários e as ferramentas utilizadas.

Cada um dos indicadores de acompanhamento tem seu objetivo, seja mostrar o desempenho financeiro, seja evidenciar o cumprimento dos prazos. Por isso, saiba utilizá-los corretamente, a fim de alocar recursos com eficiência e controlar custos com qualidade. Lembre-se de não hesitar ao se deparar com um problema e tome decisões precisas, já que o sucesso do projeto não pode ser colocado em risco.

Agora você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto? A Project Builder pode ajudar as empresas com a gestão de projetos, pois oferece o melhor software de gerenciamento para essa área, sem falar que utiliza a metodologia tradicional PMBOK, Prince2. A empresa é brasileira, reconhecida no exterior, e trabalha com soluções específicas que auxiliam os gestores e empreendedores.

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A análise de dados é parte integrada da rotina da gestão de projetos, já que são essas as informações que permitem conhecer melhor o mercado, o objetivo da proposta, sua condução, as melhores práticas para seu desenvolvimento e muito mais. Determinantes para um resultado positivo ao final do projeto, esses dados não podem, de maneira alguma, ser dispensados, mas podem, sim, ser melhor trabalhados para maximizar os esforços e tornar a gestão de projetos muito mais fácil, ágil e eficaz.

Apesar dessa otimização ainda não ser uma realidade para a maioria das empresas, essa transformação vem se desenhando aos poucos e trazendo consigo oportunidades únicas de melhoria que não poderiam ser realizadas de outra maneira — afinal, processar e analisar a fundo terabytes e petabytes de informações é, infelizmente, humanamente impossível. E é aí que entra o Big Data!

Essa solução praticamente mágica surgiu para reunir o maior número de dados possível sobre a gestão de vários projetos e analisar diversos pontos de vista ao mesmo tempo, detectando tendências e identificando padrões que possam contribuir para o desenvolvimento de projetos mais ágeis e com uma qualidade cada vez melhor. Mas o que será que o Big Data pode fazer especificamente pela gestão de projetos? Pois é o que você vai ver agora mesmo, conferindo nosso post!

O que é o Big Data?

O Big Data é uma tecnologia de análise de dados. Ela utiliza grandes quantidades de informações estruturadas e não estruturadas para orientar os times a obterem insights sobre o seu fluxo de trabalho. Desse modo, o planejamento da empresa se torna mais robusto e preparado para enfrentar os desafios do dia a dia do mundo corporativo.

Rotinas orientadas pelo Big Data, em outras palavras, são rotinas orientadas pela análise de dados. Esse tipo de estratégia garante mais previsibilidade para as decisões, reduz riscos e maximiza o nível de inovação das empresas. Afinal de contas, elas conseguirão encontrar tendências de mercado com mais facilidade e, assim, atingir mais lucratividade.

No caso do gerenciamento de projetos, ter o apoio do Big Data ajuda o negócio a melhorar a preparação de novas iniciativas e ter uma visão mais ampla sobre tudo o que pode afetar cada uma delas no futuro. Esse trabalho se dará a partir da análise das experiências anteriores cruzando informações diversas. Assim, o time poderá planejar um projeto mais robusto e preparado para lidar com os desafios do dia a dia.

Como utilizar o Big Data em projetos melhora resultados?

A adoção do Big Data em projetos corporativos consegue trazer grandes resultados para as empresas. Conforme ele é disseminado em etapas como as de planejamento e gerenciamento de risco, os times conseguem entregar melhores resultados e apresentar um trabalho de maior qualidade. Confira a seguir alguns dos benefícios do uso da análise de dados em rotinas de planejamento e gerenciamento de projetos!

Otimização do caminho crítico das atividades

Uma das maiores dificuldades na gestão de projetos é determinar o caminho crítico, ou seja, a sequência de atividades a serem desenvolvidas de tal forma que sejam encadeadas da melhor maneira possível, visando otimizar o tempo e os recursos da equipe.

Sendo o tempo um dos três pilares da gestão de projetos, com o auxílio do Big Data é possível determinar os pontos mais flexíveis, em que se pode permitir determinados atrasos, e os pontos em que simplesmente não é possível errar.

Certamente é um estudo aprofundado e depende muito da experiência do gerente de projetos, mas a tecnologia do Big Data está aí para que se calcule esse trajeto com a maior precisão possível, baseando-se em dados coletados de propostas anteriores, projetos da concorrência e relatos de lições aprendidas, por exemplo.

Análise eficiente de vulnerabilidades

Analisar as vulnerabilidades do projeto também requer uma boa base de experiência, que nem sempre pode — ou deve — estar unicamente baseada na memória do gerente de projetos ou de um membro da equipe.

Nesse cenário, o Big Data pode fornecer informações relevantes sobre pontos de vulnerabilidade no projeto apenas confrontando dados estruturados e não estruturados advindos de fontes diversas, criando, assim, padrões e detectando tendências, conexões que dificilmente a mente humana consegue fazer com a mesma precisão ou a devida agilidade.

Melhoria geral da qualidade do projeto

Saber exatamente em que ponto um problema ocorreu, quando ele foi detectado, em que momento foi solucionado e quanto do orçamento do projeto a solução consumiu é um conjunto de informações extremamente importantes para manter a qualidade do projeto.

O Big Data pode ser empregado para a análise mais inteligente dos dados dos projetos e etapas do passado. A partir desse cruzamento de informações, o gestor conseguirá conhecer como as equipes reagiram a diferentes cenários e, assim, montar rotinas mais robustas para o futuro. Como consequência, as chances de erros serão muito menores.

Redução de desperdício

O desperdício é um grande problema para projetos corporativos. Quando eles ocorrem os times gastam além do que deveriam e atrasam etapas. Além disso, a empresa passa a ter menos chance de sucesso ao longo do projeto.

Investir no Big Data permite aos times trabalharem com previsões de uso de recursos mais adequadas. A equipe de gestão empregará a análise de dados para identificar padrões a partir de projetos anteriores e, com isso, montar um planejamento mais robusto. Desta maneira, o projeto funcionará de maneira mais adequada e com mais habilidade de entregar tudo o que é esperado com um gasto final adequado.

Maximização de recursos

Um dos benefícios de reduzir desperdícios é maximizar o uso dos recursos disponíveis. Uma empresa que consegue fazer isso tem a habilidade de, por exemplo, aproveitar melhor os equipamentos. Isso contribui para a ampliação da sua vida útil e do investimento obtido com cada ferramenta.

No caso das soluções utilizadas durante o projeto, ter uma visão completa sobre como elas serão empregadas facilita a aplicação de medidas como manutenções preventivas. Elas ampliam a vida útil de cada material e reduzem os reparos não programados. Desse modo, o negócio gasta menos e tem ferramentas disponíveis por mais tempo.

Padronização a partir de parâmetros e especificações

Um projeto funcional muitas vezes é um projeto com padrões de qualidade e de recursos bem estruturado. A empresa que consegue manter times funcionando a partir de uma rotina unificada e um fluxo de trabalho bem padronizado tem menos erros e mais agilidade. Isso permite aos times entregarem um resultado mais robusto e com maior chance de sucesso.

Em outras palavras, o uso do Big Data para conhecer erros comuns e problemas crônicos do time ajuda a otimizar treinamentos e facilita a definição de atividades a médio e longo prazo. Dessa maneira, a empresa pode manter um time que atua de maneira uniforme, com todos executando as tarefas a partir de rotinas que são conhecidas do gestor e que tem alto nível de uniformidade. Como consequência, erros se tornam menos frequentes e todos chegam aos seus objetivos com a mesma facilidade.

Aumento da produtividade

A produtividade elevada é um fator crucial para qualquer projeto dar certo. Quando os times são ágeis eles conseguem mais tempo para lidar com mudanças inesperadas e corrigem erros com mais segurança. Tudo isso sem comprometer o prazo que foi definido nas etapas de planejamento.

A partir do Big Data, a empresa tem mais facilidade para montar um projeto conhecendo todos os seus pontos fracos e fortes. O gestor passará a ter uma visão completa sobre tudo o que for relevante antes mesmo de uma etapa ser iniciada. Dessa maneira, ele poderá atuar ativamente para mitigar possíveis problemas e, assim, maximizar a produtividade de todos os profissionais.

Mais previsibilidade de riscos

Todo projeto tem riscos que podem afetar o seu sucesso. Diante disso, muitos gestores empregam metodologias e estratégias que reduzem o seu possível impacto. Elas são voltadas para eliminar, facilitar a identificação e agilizar a correção de qualquer risco.

O Big Data facilita o trabalho de identificação e preparo para lidar com os riscos que envolvem os projetos. O negócio poderá utilizar experiências anteriores para validar possíveis problemas e criar técnicas de mitigação robustas. Assim, caso algum risco se torne realidade o time gastará menos tempo lidando com eles.

Por que contar com o apoio de um especialista?

A adoção de tecnologias inovadoras pode ser um desafio para qualquer negócio. Isso vale especialmente para cenários em que há alta demanda por entregas e um nível de complexidade operacional elevado. Afinal de contas, muitos profissionais e demandas estarão envolvidos no uso da nova ferramenta.

Neste cenário, ter o apoio de um grande especialista é crucial. A empresa que consegue adotar boas soluções de Big Data poderá integrar a análise de dados em mais projetos e, assim, maximizar o Retorno Sobre o Investimento em cada um deles. Além disso, terá menos erros, riscos e problemas nas suas etapas.

Portanto, não deixe de buscar um especialista como a Project Builder para utilizar o Big Data no seu dia a dia. Nossos especialistas estão a postos para orientar a sua equipe e garantir que o uso do Big Data seja feito da melhor forma possível. Tudo isso com base em soluções de ponta e que se adaptam às suas necessidades.

Como a gestão de projetos deve estar sempre baseada na eficiência, ou seja, na melhor utilização de recursos ao longo de todo o desenvolvimento das atividades, é preciso sempre buscar a otimização do processo. Com o Big Data, detectar antecipadamente eventuais falhas no projeto e determinar melhores práticas para o desenvolvimento de novas propostas se tornam procedimentos bem mais simples. Isso tudo sem mencionar a garantia da produtividade da equipe!

À medida que a utilização do Big Data for sendo colocada à prova na gestão de projetos, muitos outros benefícios virão à tona e poderão compor até mesmo uma solução personalizada de análise de dados. Basta confiar no potencial da ferramenta e trabalhá-la a seu favor!

Agora comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a contribuição do Big Data para a gestão de projetos! Compartilhe seus questionamentos conosco e participe da conversa!