Você está acostumado a prestar consultoria e sabe que cada cliente tem sua própria necessidade, não é? A alta customização é comum na vida de qualquer consultor e não deve ser vista como um bicho de sete cabeças. Mas se as expectativas de cada cliente são tão diferentes entre si, o que garante o sucesso do plano de consultoria na gestão dos projetos?

Como um profissional organizado, você pode programar o desenvolvimento do plano de consultoria em três etapas. É uma forma de se preparar para lidar com diferentes tipos de clientes e coordenar as mais diversas situações que surgem em seu dia a dia.
Vamos conhecer melhor cada uma delas?

1. Briefing: como estimar o tamanho do projeto antecipadamente

Um erro comum é fazer esta estimativa apressadamente ou mesmo pular esta parte de estimar o tamanho do projeto de consultoria. É preciso formatar o escopo do projeto para atender as necessidades do seu cliente, ver as limitações que poderão existir e qual será o tamanho do esforço envolvido para estimar prazos e datas de entrega.

Não é à toa que esta é a primeira parte do plano de consultoria. Aqui se tem a oportunidade de conquistar a confiança do cliente ao elaborar um bom briefing, prevendo com mais precisão as metodologias que serão utilizadas e os prazos de entrega.

Esta previsão pode conter:
•    Qual sistema de gerenciamento de projetos será utilizado;
•    Programação de reuniões, incluindo possíveis datas e a periodicidade (semanais, quinzenais, mensais);
•    Calendário de entregas de relatórios parciais e final;
•    Programação do tempo dedicado e dos gastos previstos em cada etapa.

2. Estratégia: como saber a coisa certa a fazer e o momento de entrar em ação

Não tem jeito: só chega aonde quer quem tem em mente o seu destino. Portanto, trace antes de tudo o objetivo do projeto e o que fará para alcançá-lo. Nesta parte é preciso priorizar as atividades e adiar aquilo que não exige tanta urgência para ser feito. Estabeleça para você mesmo um limite de horas que pode dedicar a esse projeto específico. Feito isso, priorize as atividades mais urgentes e aquelas de base, que precisam ser feitas para dar suporte às etapas seguintes.

Aqui também entra em ação a delegação de tarefas. Preveja cada trabalho que irá executar sozinho, quais precisará da equipe (e já insira o nome do responsável) e se houver tarefas que dependam de alguém de dentro da empresa do cliente, registre também.

3. Execução: como garantir que tudo que planejou será feito

Depois que o briefing e a estratégia são aprovados, chega o momento de colocar em ação tudo que foi planejado nas fases anteriores. Execute suas tarefas na ordem programada e acompanhe a execução dos demais trabalhos, para garantir que os prazos do cronograma sejam cumpridos e que o cliente não irá sentir-se prejudicado. Lembre-se que, mesmo que haja tarefas de terceiros envolvidos, a responsabilidade em cumprir com o que foi planejado é sua.

Se em algum momento perceber que o planejamento está além ou aquém da execução, retorne à etapa 2 e reconsidere prazos e responsáveis por cada tarefa. O importante é não perder o rumo, mesmo que os planos precisem ser revistos.

Afinal, a vantagem de utilizar essas três etapas para organizar um bom plano de consultoria é poder ter uma visão geral do processo a todo momento, do briefing à execução. Não deixe de registrar cada uma delas, seja em uma planilha ou em um software específico para gerenciamento de projetos.

Como você costuma organizar seus projetos? Compartilhe suas dicas com a gente nos comentários!