Você sabe como utilizar o Diagrama de Ishikawa na gestão de projetos? Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, essa ferramenta auxilia na análise de processos e é uma das 7 ferramentas de qualidade.

Atualmente, há diversas ferramentas que auxiliam na gestão de projetos. Algumas melhoram a produtividade, o fluxo de trabalho, o gerenciamento de riscos, os conflitos com equipes e a identificação e causa dos problemas, como o Diagrama de Ishikawa.

Se você quer saber mais sobre esse método e como aplicá-lo em seu projeto, continue lendo este conteúdo.

O que é o Diagrama de Ishikawa?

Criado em 1943 pelo Engenheiro Químico japonês Kaoru Ishikawa, esse diagrama permite a análise de falhas ou dispersões de resultados dentro de organizações e tem como principal objetivo mapear as causas de um determinado problema.

Esse sistema pode ser aplicado em qualquer área de trabalho e facilita o entendimento detalhado dos processos, encontrando os problemas e determinando soluções para cada um deles.

Uma das vantagens do Diagrama de Ishikawa é a sua capacidade de mostrar diversos pontos de vistas, compartilhando o conhecimento e incentivando que os membros das equipes analisem as possíveis causas e entendam como isso impacta todo o sistema.

A metodologia fornece uma fácil conexão visual, pois todos os fatores envolvidos são dispersos do lado esquerdo do diagrama, formando uma espinha de peixe, e do lado direito, ao final da espinha, é demonstrado o efeito/problema. Além disso, essa metodologia traz causas primárias ou macro causas que podem apresentar ramificações com causas secundárias.

A utilização desse diagrama é muito ampla. Por exemplo, na gestão de projetos ele pode ser utilizado para entender porque as entregas de determinado setor sempre atrasam. Ishikawa dizia que, com essa ferramenta, é possível identificar a causa-raiz e solucionar esse problema.

No caso citado, à primeira vista o gestor poderia julgar que a equipe não era produtiva o suficiente, mas, ao criar o diagrama, outras causas podem aparecer, como prazo de produção muito pequeno, problemas com a mão de obra, entregas atrasadas dos insumos da produção ou pouco estoque disponível.

Como aplicar o Diagrama de Ishikawa em projetos?

Por ser simples e fácil de utilizar e visualizar, essa ferramenta apresenta resultados mais eficientes quando comparados a outras ferramentas. Antes, essa metodologia analisava quatro grandes causas, mas, com o aperfeiçoamento do sistema, agora são seis grandes causas avaliadas: método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material — os 6M’s.

Para montar o diagrama, é importante reunir todas as pessoas envolvidas no projeto e realizar um brainstorming para identificar os fatores. Quanto mais pessoas para analisar, melhor, pois são os pontos de vistas diferenciados que ajudam a encontrar a causa-raiz de um problema.

Veja o passo a passo completo.

Defina corretamente o problema

O primeiro passo é identificar corretamente o problema. No caso já citado, falamos que o problema era o atraso recorrente das entregas de um setor. A partir desse problema, é possível analisar e encontrar causas. Se ele não for bem definido ou delineado, as causas não serão encontradas e, provavelmente, as soluções propostas não vão mitigá-lo.

Liste e agrupe as causas em categorias

A equipe deve listar todas as causas do problema e elas devem ser agrupadas em categorias. O Diagrama de Ishikawa leva em consideração seis grandes causas, mas delas podem partir outras. Confira cada uma delas.

Métodos

Aqui avalia-se todos os métodos utilizados na atividade. No exemplo que estamos utilizando, seria avaliado o documento que norteia o setor que sempre entrega as demandas em atraso. Qual o método operacional daquele setor? O que era esperado como procedimento padrão? Nesse caso, é preciso identificar se o método escolhido é o mais eficiente para a situação.

Máquinas

Nessa categoria, devem ser compilados os problemas que envolvem os maquinários. Se as entregas estão atrasando, é preciso avaliar se o maquinário não está dando conta, se está obsoleto, se precisa de manutenção ou se os equipamentos escolhidos podem ser a causa-raiz do problema.

Materiais

Os insumos e materiais necessários para os processos podem interferir na qualidade e nos prazos de entrega. Por isso, é preciso avaliar essas causas com cuidado. O problema pode ser uma falha de um fornecedor, ou seja, uma causa externa que está impactando no processo. Nesse caso, é preciso verificar se há possibilidades de trocar de fornecedor ou exigir maior qualidade dele nas entregas.

Mão de obra

Nessa categoria, serão apontadas as causas relacionadas à mão de obra, ou seja, à força operacional da empresa. Indiretamente serão avaliadas a capacidade e a motivação da equipe envolvida no projeto.

Quando a causa-raiz é na capacidade da mão de obra, é sinal de que os funcionários não foram bem treinados ou bem escolhidos para aquela tarefa. Se a causa for motivação, de alguma forma a empresa não está conseguindo oferecer benefícios e incentivos que torne o colaborador mais engajado e produtivo.

Meio ambiente

Ao avaliar o meio ambiente, é preciso considerar fatores do meio ambiente de trabalho, como calor, umidade, luminosidade, bem como a ergonomia. Esta refere-se à qualidade do local para melhorar o trabalho do colaborador, significando um melhor posicionamento dos equipamentos, dimensão do local e ergonomia das cadeiras e equipamentos, que influenciam diretamente no processo produtivo.

Medida

Nesse fator, consideram-se os instrumentos padrões de medição, pois a causa-raiz pode estar no modo incorreto de mensurar o projeto. Muitos processos utilizam normas e fatores para medir o sucesso, assim, um equipamento descalibrado ou a falta de inspeção pode ocasionar em erros e falhas.

Depois de agrupar as categorias, também é possível utilizar a matriz de priorização para ajudar na hierarquização de acordo com a gravidade ou importância de cada causa.

Desenhe o diagrama

O próximo passo é, de fato, construir o diagrama. Com as causas e o efeito bem claros, você deve desenhar uma seta horizontal que aponte para a direita e colocar o efeito na extremidade dessa seta. Depois, faça traços diagonais no corpo da seta e coloque as causas encontradas. As causas de maior impacto devem ficar mais próximas do problema, e as de menor impacto no final. O resultado se parecerá com uma espinha de peixe.

Analise o diagrama e planeje soluções

Ao final, com o diagrama criado, é preciso analisá-lo e planejar soluções. Essa metodologia não leva às soluções de forma automática, é preciso que toda a equipe analise, interprete e identifique qual a causa-raiz e qual a maneira mais efetiva e rápida de resolvê-la. Mesmo que você identifique mais de um problema, é preciso fazer um diagrama por vez e traçar causas e ações para aquele problema especificamente.

Portanto, o Diagrama de Ishikawa traz diversos benefícios para as empresas e é uma das ferramentas que facilita a gestão de projetos. Em conjunto com outras estratégias, ele pode melhorar a visibilidade dos problemas, hierarquizar e priorizar causas, aperfeiçoar processos, envolver toda a equipe e potencializar os resultados.

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Como a gestão de projetos ajuda em empresas de óleo e gás? Projetos que envolvem a exploração de petróleo precisam de uma sistemática forte para que o controle, as aprovações e o acompanhamento se desenvolvam corretamente.

Sem a padronização dos procedimentos e um planejamento técnico e estruturado, é difícil manter a qualidade e se posicionar frente aos desafios. Assim, a gestão de projetos em empresas de óleo e gás se faz extremamente necessária.

A seguir, entenda os impactos positivos da gestão no cenário do offshore.

Qual a importância da gestão de projetos nessa área?

É comum que projetos falhem em diversos segmentos do mercado brasileiro, e os setores de energia, infraestrutura, óleo e gás também estão nessa lista. Grande parte desse insucesso se deve à falta do correto gerenciamento de projetos e da não aplicação das práticas eficientes e eficazes.

Por isso, para evitar falhas e erros, otimizar custos e melhorar as entregas, é importante utilizar metodologias que possam ser aplicadas na indústria de óleo e gás, como o Guia de Melhores Práticas de Gerenciamento de Projetos (PMBOK).

Primeiramente, é importante nomear um gerente de projetos para que ele crie e gerencie todo o planejamento, desde o estabelecimento de metas, escolha da equipe, monitoramento e controle até a entrega dos resultados. É necessário também que os gestores reconheçam a importância do planejamento e deixem de tomar decisões baseadas em sentimentos ou improvisos momentâneos.

Além disso, a gestão de projetos garante a eficiência e ajuda na identificação de gargalos operacionais na empresa, como o dimensionamento da estrutura organizacional, falta de logística, pouca governança, ausência de processos de gerenciamento de riscos e outros planejamentos necessários.

Ou seja, um projeto pode ser considerado bem-sucedido quando ele obtém uma avaliação positiva de quem o solicitou e atende todas as expectativas de custo, prazo e qualidade acordada, e para que isso aconteça, a gestão de projetos é fundamental.

Quais são os impactos positivos da gestão de projetos em empresas de óleo e gás?

As fases de um projeto precisam ser seguidas progressiva e sucessivamente, conforme os padrões estabelecidos. Para facilitar a organização e definição, o ciclo de vida é dividido em cinco fases.

1. identificação da oportunidade;
2. projeto conceitual;
3. projeto básico;
4. execução;
5. encerramento.

Cada uma dessas etapas é subdividida e alocada em setores e equipes disponíveis. Assim, ao utilizar uma gestão qualificada, fica mais fácil garantir os resultados, seguindo os padrões esperados. Confira os principais benefícios da gestão de projetos para as organizações de óleo e gás.

1. Redução de custos

Todo gestor precisa estar atento às reduções de custos possíveis, e no setor de óleo e gás isso é fundamental. Projetos desse setor têm custos milionários e cada erro de cálculo ou entrega pode impactar negativamente no orçamento disponível. Por isso, ao aplicar os métodos de gestão, é possível identificar todos os gastos envolvidos, criando metas e objetivos a cada etapa.

Além disso, ao utilizar a tecnologia e softwares que auxiliam na organização e planejamento, fica mais fácil determinar prioridades, estabelecer treinamentos para a equipe quando for necessário, e até cortar custos, conforme a avaliação dos prazos e os indicadores.

2. Aumento de produtividade

A gestão serve para padronizar e determinar o que cada colaborador deve fazer e quando isso precisa ser feito. Portanto, uma rotina é estabelecida, e isso impacta diretamente na produtividade das entregas.

Com a gestão de projetos bem aplicada em empresas de óleo e gás, não é preciso que o colaborador perca tempo em atividades desnecessárias e que podem ser otimizadas. O planejamento já estará delineado e a equipe organizada, sendo necessário apenas colocar o trabalho em prática.

3. Melhorias nas tomadas de decisão

Todo gestor deve tomar decisões em sua rotina de trabalho. Contudo, essas ações podem ficar difíceis e gerar insegurança, caso elas não sejam baseadas em dados. Ainda é comum encontrar líderes que dizem tomar decisões baseados por suposições. No setor de offshore, por exemplo, uma decisão errada pode significar a perda de milhões de dólares.

Portanto, a gestão de projetos traz para a empresa o uso de metodologias para a escolha das ações. Dessa forma, toda decisão tomada, por mais que seja difícil ou que envolva muitos fatores, terá sido feita com base em dados concretos que subsidiam aquela escolha.

4. Gerenciamento de riscos

Um bom gerenciamento de riscos é preponderante para empresas de óleo e gás. Nessas organizações, há muitos fatores externos envolvidos que precisam ser levados em conta para alcançar o sucesso. O valor do dólar, o mercado internacional, as bolsas de valores e o consumo interno e externo são fatores que impactam os resultados, mas que não podem ser coordenados ou alterados.

Por isso, o gestor deve utilizar todos os dados e recursos disponíveis para controlar da melhor maneira os recursos humanos e materiais da organização e se preparar para minimizar ou mitigar os riscos e incertezas, caso eles ocorram.

Assim, uma gestão de projetos auxilia no gerenciamento de riscos, protegendo e criando valor para as organizações, melhorando os processos de tomada de decisão, deixando claro os riscos e incertezas, alinhando contextos internos e externos e sistematizando e estruturando ações.

5. Melhora no cumprimento de prazos

Os projetos no setor do petróleo são bastante complexos e envolvem vários fatores. Por isso, é comum que orçamentos sejam estourados e os prazos descumpridos. Portanto, por mais que imprevistos e erros possam acontecer, é dever do gerente de projetos criar planejamentos que auxiliem no acompanhamento do cronograma de cada etapa.

Dessa forma, caso uma equipe atrase já será possível criar parâmetros e perspectivas para que todo prazo não seja impactado. Além disso, mesmo que haja problemas, é importante informar ao cliente um novo prazo e explicar o que aconteceu e o que está sendo feito para contornar a intercorrência.

Portanto, estabelecer e guiar projetos na área de óleo e gás não é simples. Além de contar com uma equipe experiente e capacitada, um bom gestor deve utilizar as metodologias de gestão de projetos e as ferramentas certas para auxiliar em cada etapa.

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A gestão de projetos é um dos meios de garantir o crescimento organizacional, pois ela tem um papel importante na criação e organização de estratégias que tornam empresas mais competitivas.

É por meio dos projetos que as mudanças ocorrem e as ações são implementadas, por isso, a gestão se torna tão significativa no contexto das organizações. Há várias metodologias que podem ser utilizadas nessa gestão e cada uma delas tem um objetivo diferente.

Dessa forma, caberá ao gestor analisar as opções que melhor alinhem as expectativas, a organização das equipes, a priorização das ações e o atendimento das expectativas dos stakeholders.

Se você quer entender melhor a relação entre a gestão de projetos e o crescimento organizacional, continue lendo este conteúdo.

O que é a gestão de projetos?

De acordo com o guia PMBOK, Project Management Body of Knowledge, a gestão de projetos é o conjunto de conhecimento, técnicas, habilidades e uso de ferramentas que facilitam o planejamento, a execução e o monitoramento de um projeto.

Projeto pode ser definido como um esforço temporário para criar um produto ou serviço, ou atingir uma meta específica. Por isso, podemos dizer que projetos são únicos, já que apresentam objetivos claros, prazo determinado e conjunto de recursos limitados.

A gestão de projetos pode ser dividida em cinco fundamentos. São eles:

1. inicialização;
2. planejamento;
3. execução;
4. acompanhamento;
5. encerramento.

Dessa forma, o gerente de projetos deve ser capaz de tirar o projeto do papel e colocá-lo em prática. É por meio dessa gestão que haverá alterações de escopo, mudanças de equipe, ajustes no prazo, entre outras ações que garantam a finalização bem-sucedida de um projeto.

Assim, para garantir um bom gerenciamento e, consequentemente, o crescimento organizacional é importante que o gestor não seja apenas o chefe ou distribua as funções, mas lidere a equipe e proponha ações que tragam resultados.

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 Como a gestão de projetos ajuda no crescimento organizacional?

Algumas empresas ainda ignoram a importância da gestão para o crescimento da empresa. Mas, atualmente, é impossível dissociar os dois conceitos. Com um cenário empresarial tão desenvolvido e com intensa inovação tecnológica, fica cada vez mais difícil se diferenciar e crescer sem uma gestão de projetos.

Para acompanhar as mudanças, implantar uma gestão com foco em resultados é primordial. Assim, o gestor consegue identificar várias demandas, gargalos e outras características do processo que não eram acompanhadas, pois as ações nunca foram pormenorizadas.

Veja outras formas do crescimento organizacional por meio da gestão de projetos.

Acompanhamento das atividades

Todo gestor ou CEO deseja aumentar o faturamento e vender mais. Contudo, poucos sabem responder qual o motivo que os impede de realizar o aumento naquele mês. Alguns podem dizer que os custos de produção não podem ser reduzidos, outros que a produtividade da empresa está abaixo do esperado. Mas como saber ao certo onde mexer?

É nesse cenário que entra a gestão de projetos e o gerenciamento das ações. Somente com essa organização é possível acompanhar e identificar as atividades e encontrar erros, falhas ou possibilidades de otimização. Dessa forma, identifica-se se o erro é estrutural, de equipe, de insumo, de fornecedores ou de logística.

Identificação de gargalos

Os gargalos são as fontes de perda de tempo e dinheiro das companhias. Quando um setor ou um projeto fica parado, é preciso identificar o motivo rapidamente e resolvê-lo. Mas, sem parâmetros e métricas definidos, fica mais difícil e devagar encontrar os erros e solucioná-los, impactando diretamente nas entregas e no crescimento da empresa.

Na gestão de projetos, há vários métodos que facilitam isso, como a matriz GUT e o diagrama de Ishikawa. Essas ferramentas ajudam o gestor a isolar e encontrar as informações primordiais para solucionar um problema.

Proposição de melhorias

Ao acompanhar as atividades e identificar gargalos, as proposições de melhorias se tornam mais claras. Mesmo que não seja viável realizá-la naquele momento, como a troca de uma máquina, fica mais fácil para o gestor planejar mudanças e investimentos a longo prazo. Assim, é possível prever custos e possibilidades de retorno mediante o gerenciamento das informações.

Tomadas de decisão baseada em dados

Não é mais possível tomar decisões baseadas em práticas intuitivas e apostas arriscadas. Nesse sentido, a gestão de projetos e o conceito de business intelligence (BI) são altamente recomendados para tomadas de decisões mais objetivas.

Com a gestão de projetos e utilização de softwares e ferramentas, as decisões são baseadas em práticas recomendadas e dados concretos da sua empresa. Assim, fica mais fácil tomar decisões difíceis e que podem impactar positivamente ou negativamente no crescimento organizacional.

Como softwares de gestão auxiliam o crescimento organizacional?

O conceito de sucesso de um projeto vai muito além de atender ao escopo, ao tempo e a custos previstos. A satisfação do cliente deve ser uma das principais metas, afinal, esse é um dos caminhos para o crescimento organizacional.

Quando você entrega um produto ou serviço no tempo certo e com qualidade, você está melhorando a percepção do cliente quanto à sua empresa e essa atitude pode gerar vendas recorrentes e indicação para outras pessoas. Mas como facilitar isso?

Ao utilizar softwares e ferramentas que gerenciam os projetos, você estará mais perto do crescimento organizacional. A ferramenta da Project Builder, por exemplo, auxilia no gerenciamento de projetos, gestão de portfólio e programas, gestão de equipe e gestão estratégica.

Ela traz soluções para o gerenciamento de projetos e ainda permite a personalização conforme o método escolhido. Além disso, seu layout clean e simples, facilita a identificação dos recursos e updates em tempo real. Esse controle ajuda no gerenciamento dos projetos e também na gestão das equipes envolvidas em cada etapa.

Assim, a gestão de projetos traz diversos benefícios para as empresas, como o crescimento organizacional. Ela é a visão da organização como um todo, acompanhando e desenvolvendo projetos de maneira organizada e planejada. Portanto, se você está em busca de crescimento organizacional, utilizar os recursos da gestão de projetos é a melhor maneira.

Além disso, os softwares também ajudam muito nesse processo. Se você está em busca de uma solução, fale com um consultor, conheça mais sobre as funcionalidades e diferenciais do software da Project Builder e experimente a ferramenta.

A gestão de projetos aplicada à manutenção industrial traz melhorias para todos os processos. Muitas vezes, os gestores não conseguem aplicar a gestão dentro de alguns setores da indústria, pois encontram algumas limitações.

Com processos bem-delineados, é possível implementar ações que melhoram a conservação dos ativos de uma indústria, aumentando a produtividade dos colaboradores e economizando com manutenções corretivas e perda de peças.

Entenda melhor sobre esse conteúdo neste post!

Como a gestão de projetos pode ajudar na manutenção industrial?

A gestão de projetos aplicada à manutenção industrial serve para melhorar o gerenciamento interno dos processos e aumentar a confiabilidade dos stakeholders quanto à qualidade e capacidade da indústria em manter a sua produtividade.

É inegável a importância do gerenciamento de projetos em uma indústria para manter entregas dentro do prazo, com qualidade, e utilizar a quantidade adequada de recursos. O guia PMBOK, por exemplo, explicita nove áreas de conhecimento das estratégias comuns em projetos industriais.

Nelas, há o destaque para a preparação da equipe, que vivencia situações de pressão e desafios durante todo o projeto e precisa estar inteiramente envolvida e comprometida. Além disso, antes dessa consolidação do documento, existiam práticas locais em que cada projeto era conduzido com características próprias e acompanhamentos manuais, prejudicando, na maioria das vezes, os custos iniciais.

Assim, ao utilizar a gestão na manutenção industrial é possível usar ferramentas e criar métodos, nos quais os investidores saberão antes mesmo do projeto iniciar os custos envolvidos e perspectivas de rendimento.

Como gerenciar as paradas de manutenção?

O modo de gerenciar evoluiu muito nos últimos anos e a administração de manutenção também. Com o passar do tempo, observou-se que os maiores custos de uma indústria se concentravam no mau gerenciamento de manutenção e conservação.

A compra de ativos, peças, paradas para correção e o custo de mão de obra terceirizada consumiam grande parte do budget de empresas. Portanto, com uma gestão eficiente, é possível gerenciar as paradas de manutenção e optar pelas melhores decisões.

As interrupções para manutenção são eventos que ocorrem nas indústrias quando um equipamento ou uma unidade necessita cessar seu funcionamento por um determinado período. Essas paradas precisam ter um escopo bem-definido de início, meio e fim, e é função do responsável pela gestão de projetos coordená-las.

Manutenção corretiva

Esse tipo de reparo é o mais comum em empresas. Ele ocorre quando máquinas ou peças apresentam falhas ou defeitos. Assim, as máquinas são paradas, e a troca ou reparo é realizado de modo imediatista e mediante necessidade.

Manutenção preventiva

Essa atuação é realizada de forma preventiva, ou seja, é uma maneira de reduzir ou evitar falhas durante os desempenhos. Assim, cria-se um plano com intervalos definidos de parada, para que as manutenções sejam feitas. Isso diminui as longas interrupções para manutenção e mantém um controle sobre os ativos e peças de cada máquina.

Manutenção preditiva

Esse tipo de manutenção busca prever a vida útil de cada peça, a fim de utilizá-la até o limite máximo e trocá-la antes de uma falha. Comparada à manutenção preventiva, ela se baseia em dados e condicionantes.

Dependendo do porte da empresa, as paradas programadas são eventos marcantes na rotina das produções. Portanto, é importante que as indústrias trabalhem com a engenharia de manutenção e modifiquem situações permanentes de mau desempenho, deixando de lado os problemas crônicos e melhorando padrões e sistemas.

Confira dicas para aplicar a gestão de projetos na manutenção industrial

Um bom gerenciamento de projetos dá subsídios à administração de manutenção dos equipamentos corretos, pois as decisões de manutenibilidade, confiabilidade e custo-benefício são referenciadas no projeto da planta da fábrica. Veja como aplicar a gestão à manutenção industrial.

Escolha um responsável pela gestão

Um dos grandes erros é tratar a área de manutenção de modo separado das demais. O gestor deve delegar um responsável para esse setor, mas ele precisa estar ciente de todos os projetos em andamento.

Uma das características da gestão de máquinas é que elas se repetem, portanto, ao definir um colaborador como responsável, ele consegue acompanhar avanços históricos e sugerir as melhores práticas.

Registre os equipamentos e estruturas

Só será possível fazer manutenções caso todos os equipamentos estejam registrados e toda uma cadeia estruturada. De nada adianta uma lista de peças, sem o contato dos fornecedores, data da última troca, preço médio, custo por manutenção e outros detalhes.

Ademais, é importante que essas informações estejam ao alcance da mão e sejam facilmente consultadas por qualquer pessoa da equipe de manutenção.

Verifique prazos e custos

Como já citamos, cada projeto tem um custo e um prazo de entrega. Se uma máquina passará por uma manutenção preventiva na próxima semana, o setor de vendas não poderá prometer o prazo de entrega para aquela data.

Além disso, o custo do serviço não pode variar conforme as manutenções realizadas. Logo, a organização, o planejamento e a integração dos setores são fundamentais.

Treine os colaboradores

Mesmo que haja um responsável pela gestão e organização da manutenção industrial, é importante que os colaboradores do setor sejam treinados. Primeiramente, isso impede o microgerenciamento, pois cada um saberá o que deve ser feito e poderá fazê-lo com certa liberdade.

Outro ponto é que se todos os colaboradores forem treinados, mesmo que o líder não esteja presente no momento, uma solução será encontrada e o problema, resolvido mais rapidamente.

Escolha bons parceiros e ferramentas de gestão

Para garantir uma boa gestão aplicada à manutenção industrial, é preciso escolher bons parceiros, tanto colaboradores capacitados quanto fornecedores reconhecidos. Isso garantirá que as manutenções não se repitam por erros evitáveis.

Também é necessário centralizar todas as informações, relatórios e cronogramas em um só sistema. Por isso, é importante conhecer as ferramentas de gestão disponíveis no mercado e optar por aquela que abarca necessidades fabris.

Podemos concluir que as indústrias que não fazem uma gestão desse setor perdem em qualidade e produtividade, além de não terem um controle correto dos custos de produção. Portanto, a gestão de projetos aplicada à manutenção industrial é uma parte tão importante quanto todas as outras, como logística, qualidade, engenharia e vendas.

O software da Project Builder, por exemplo, auxilia no gerenciamento de projetos com uma administração de portfólios facilitada, gestão de equipes e estratégica. Isso otimiza tomadas de decisão, prioriza investimentos e mitiga falhas no processo. Interessado? Entre em contato conosco!

Implementar ações assertivas é primordial para o sucesso de qualquer organização, inclusive das ONGs e demais entidades caracterizadas como associações, sociedades civis ou fundações de direito privado sem fins lucrativos. Por isso queremos abordar uma questão importante: a gestão de projetos no terceiro setor. O que você sabe sobre o assunto?

Estamos falando de um ramo socialmente imprescindível, que, embora parta da iniciativa privada, tem função essencial de ajuda à área pública, pois abrange pessoas que o Estado por si só não consegue atingir ou, quando consegue, não o faz tão bem.

As peculiaridades do terceiro setor — o fato de não ser pública nem privada, em formação e administração — também refletem na forma especial pela qual seus projetos devem ser pensados e implementados. Acompanhe!

Por que fazer gestão de projetos no terceiro setor?

As organizações que compõem a categoria dedicam-se a causas capazes de promover a proteção ao meio ambiente, melhorar índices socioeconômicos, expandir a efetividade de medidas governamentais e assegurar a prestação de serviços públicos essenciais ao bom desenvolvimento de qualquer nação.

Logo, o terceiro setor tem papel político, econômico, jurídico e social de extrema importância, fazendo valer não apenas preceitos básicos de um Estado democrático de Direito, como também efetivamente implantando ações de interesse coletivo da sociedade.

Não é fácil para tais organizações cumprir com o propósito para o qual foram criadas, afinal, sua atuação depende da colaboração das iniciativas pública e privada e ainda deve ser atendida a expectativa da população.

Portanto, custo, tempo, recursos humanos, riscos, aquisições, escopo, stakeholders e outras áreas correlatas são especialmente delicadas quando se fala da gestão de projetos no terceiro setor. Embora tais instituições não visem lucro, elas precisam apresentar resultados desenvolvendo seu trabalho com máxima transparência.

Quais são as dificuldades da gestão de projetos no terceiro setor?

As organizações da categoria precisam se preocupar em fazer muito com pouco, afinal, uma empresa parceira não vai lhe dar tantos recursos quanto o empenhado nos próprios projetos dela, tais como o lançamento de um novo produto no mercado.

Os resultados do terceiro setor muitas vezes são intangíveis, qualitativos em vez de quantitativos. Se você promove ações para ajudar a população de um bairro carente, aquelas pessoas podem ter melhor percepção sobre a marca que apoiou o projeto, mas continuarem sem condições de comprar seus produtos.

Quando uma empresa investe em pesquisa de mercado antes de lançar um novo item, ela mensura posteriormente na receita a efetividade da medida previamente adotada. Por isso, talvez seja difícil mostrar o quanto o projeto da ONG ou entidade foi bom, assertivo em seu escopo e de alta qualidade.

Controlar custos e recursos superlimitados, encontrar voluntários para realizarem o trabalho e lidar com as expectativas de tantos stakeholders também são algumas das dificuldades da gestão de projetos no terceiro setor.

Como fazer gestão de projetos no terceiro setor?

Diante de várias peculiaridades, cabe aos dirigentes da sociedade civil o cuidado de manter a autonomia decisória da instituição mesmo diante da relação tão próxima com o poder público e/ou privado.

Caso contrário, o governo pode acabar tirando proveito da situação para se sobressair ou a entidade talvez termine escrava da empresa financiadora, deixando seus propósitos em segundo plano. Confira algumas dicas para sistematizar a gestão de projetos no terceiro setor e garantir a assertividade das ações.

Invista tempo no planejamento

Muitas pessoas menosprezam esta etapa quando estão com a cabeça fervilhando de ideia e loucas para colocarem a mão na massa. Implementar coleta de lixo em uma região carente, por exemplo, exige diretrizes e a definição de processos.

Sequencie as atividades de forma clara e com objetivos bem-definidos; desenhe a EAP. Não é possível colocar uma creche comunitária para funcionar sem antes ter preparado o espaço físico, cuidado das adaptações e reparos nas instalações, comprado itens básicos de higiene, capacitado as cuidadoras e determinado os horários de funcionamento.

O planejamento deve contar com um cronograma, sequenciar as tarefas a serem desempenhadas, quando, como e por quem elas serão feitas. Discrimine as aquisições necessárias e o investimento em cada fase do projeto, forma efetiva de garantir o escopo e a qualidade das entregas.

Utilize indicadores e defina metas

Você não saberá se está no caminho certo se não tiver métricas ou um resultado definido a alcançar. Oriente-se com base no planejamento vendo se as atividades estão sendo desenvolvidas dentro do prazo pensado.

Ainda utilizando o exemplo da creche comunitária, avalie enquanto repara o prédio qual o percentual das obras já foi concluído até o momento atual e se as aquisições e custos estão dentro do inicialmente estimado.

Caso a intenção seja a inclusão digital de crianças, jovens e adolescentes em condição de vulnerabilidade, estabeleça quantos deles você almeja abranger com seu projeto. Ainda, se o gasto com os computadores só puder chegar a X reais, qual é o maquinário que cabe dentro do orçamento? Você precisará contar com doações? Tenha indicadores e metas!

Eleja um gerente de projetos

Deixar de centralizar o controle do projeto nas mãos de uma pessoa pode ser caótico, levar à confusão de atribuições, prejudicar as atividades, criar conflitos entre a equipe e acarretar entregas abaixo da qualidade esperada.

Eleja um gerente de projetos capaz de manter o escopo, coordenar os processos e garantir a execução das tarefas. Essa pessoa ainda alinha as expectativas dos stakeholders, promove a comunicação efetiva entre os envolvidos e orienta o trabalho dos grupos.

Conte com a ajuda da tecnologia

O planejamento, o controle e a execução na gestão de projetos do terceiro setor são otimizados com a ajuda da tecnologia. Se a intenção é melhorar índices socieconômicos, recursos de big data podem ajudar na análise e aumentar a assertividade da ação.

Índices de criminalidade também são passíveis de controle utilizando tal artifício. Ainda, é possível aplicar a inteligência artificial para monitorar melhorias na emissão de gases de determinada região, por exemplo, causa que tanto preocupa os ambientalistas.

Como um software pode ajudar na gestão de projetos no terceiro setor?

Notou quantos fatores influenciam a implementação de uma ação social? As variáveis são muitas, há múltiplos interesses, etapas a controlar e processos a sistematizar. Um software como o da Project Builder ajuda você a concatenar uma enorme quantidade de informações de um jeito claro, visual e organizado.

Nosso sistema é completo, inteligente e seguro. Ele admite o acompanhamento das etapas enquanto elas são desempenhadas, cruza informações e possibilita ao gestor auferir a produtividade em todos os processos.

A gestão de projetos no terceiro setor pode ser mais eficaz quando realizada com um software como o nosso. Aposte nessa solução para dar ao seu projeto condições de pleno desenvolvimento, alcançando a qualidade esperada. Entre em contato com a Project Builder!

A gestão de projetos tem um papel essencial em qualquer negócio. Quer ver? Esse processo é responsável por gerenciar corretamente o escopo, os objetivos e os recursos disponíveis para cada realização. Também, envolve a capacidade do time e a distribuição de tarefas — tudo bem busca de um bom resultado. Na prática, é algo que afeta até a vantagem competitiva do negócio.

A execução desse processo depende da escolha da melhor metodologia, como a versão ágil ou o PMBOK. Independentemente disso, ela tem grande influência no cotidiano da empresa. A seguir, descubra por que a gestão de projetos conduz à vantagem competitiva e veja quais são as principais vantagens nesse sentido!

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Maior visibilidade de processos

Quando é realizado corretamente, o gerenciamento oferece uma visão panorâmica de toda a equipe envolvida no projeto. Com mais controle, é possível identificar quais são os resultados, onde estão os maiores gargalos e quais são as principais oportunidades de execução.

Essa visibilidade, então, leva a adaptações necessárias para tornar as etapas eficientes. Assim, os projetos ficam melhores e cumprem seu papel de maneira efetiva. Em relação à vantagem competitiva, essa é uma forma de entender as aptidões do time, quais são as necessidades na execução e como otimizar os processos — dentro e fora dos projetos. Com isso, é possível chegar a resultados melhores.

Utilização estratégica dos recursos disponíveis

A gestão também é importante porque adiciona estratégia à atuação do negócio. Na prática, é algo que permite ter um reconhecimento efetivo sobre quais são os recursos disponíveis e como eles podem ser utilizados.

É o caso, por exemplo, de entender o cronograma do projeto, como forma de cumprir o prazo. Sem atrasos, há um aumento na produtividade, o que gera resultados que são potencialmente melhores que os da concorrência.

Além disso, é uma maneira de aproveitar a equipe disponível e as suas capacidades. Com mais engajamento, participação e motivação por parte dos colaboradores, todo o negócio é positivamente impactado.

Aumento da rentabilidade

Todo projeto traz custos e ganhos para a empresa — seja ele interno ou voltado para um cliente externo. Como o objetivo é obter vantagem competitiva, é preciso que o retorno seja alto. Então, espera-se conseguir ganhos maiores, ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.

A boa notícia é que a gestão de projetos torna isso possível. Graças a ela, há a chance de obter uma rentabilidade reforçada, inclusive graças aos lucros gerados. Na prática, as iniciativas e os desenvolvimentos se tornam mais interessantes para o negócio e seus objetivos estratégicos. Isso também tem a ver com a lucratividade. Dessa maneira, é possível alcançar um nível adequado de recursos disponíveis, que podem ser aplicados em novas melhorias.

Garantia de qualidade e satisfação

Os impactos da gestão podem levar à vantagem competitiva por diversos motivos. Primeiramente, o gerenciamento é essencial para definir claramente os objetivos e estabelecer quais são as ações para conduzir o projeto ao sucesso.

Isso significa cumprir o cronograma, atender ao orçamento e, principalmente, garantir que os objetivos do escopo sejam atingidos. Com uma boa gestão, há a organização necessária para que todos esses pontos se cumpram.

Principalmente, essa é uma ação que adiciona valor agregado ao resultado entregue para o dono de projeto. Especialmente quando o responsável é um parceiro ou cliente externo, isso leva a um aumento do nível de satisfação e diferenciação no mercado. Com isso, há mais destaque e surgem novas oportunidades.

Redução dos riscos de atuação

A realização de qualquer projeto envolve riscos em cada etapa. Afinal, desvios no orçamento, nos prazos ou na qualidade podem comprometer a rentabilidade e os resultados acumulados. Pensando nisso, a gestão tem um caráter indispensável.

É graças à visibilidade, ao acompanhamento e à atuação consistente, de acordo com as metodologias, que esses riscos podem ser reduzidos ou eliminados. Essa é uma forma de estabelecer organização e um bom fluxo de atuação, o que impacta a conquista de resultados.

A vantagem em relação à competição é que o negócio passa a atuar de maneira muito mais precisa e com planejamento. Já que os riscos ficam sob controle, é possível assumir projetos desafiadores, por exemplo.

Otimização da tomada de decisão

Além de tudo, a gestão é indispensável para favorecer a tomada de decisão nas diversas etapas do projeto. A coleta de dados e a análise do planejamento ajudam no momento de reconhecer gargalos, obstáculos e oportunidades, por exemplo.

A partir desses conhecimentos, pode-se identificar qual é o melhor caminho para seguir e chegar aos resultados ideais. Portanto, é uma maneira de reforçar a tomada de decisão e mesmo de diminuir os riscos de erros.

O fato é que isso coloca a equipe e até a empresa no trilho certo: rumo ao sucesso estratégico. Com decisões cada vez mais precisas e embasadas, portanto, o negócio ganha destaque e evita algumas armadilhas que podem surgir no caminho. Inclusive, os bons resultados consolidados graças a essa ação ajudam a aplicar a mesma abordagem em outras áreas da empresa. Com isso, a definição de rumos se torna cada vez mais interessante.

Aumento do nível de aprendizado

Uma gestão efetiva não foca apenas na conclusão ou encerramento do projeto. O gerenciamento completo envolve, ainda, o registro de todos os aprendizados do projeto e como eles podem ser úteis no futuro.

No cotidiano de uma empresa, isso representa a chance de criar uma grande base de conhecimento e de entendimento sobre o negócio. Nas próximas realizações, é possível prever desafios e definir os melhores caminhos.

De qualquer forma, o conhecimento organizacional é sempre bem-vindo e ajuda a criar estratégias. Essa etapa, portanto, faz toda a diferença para que a empresa saia à frente das demais.

A gestão de projetos pode, sim, ser uma ferramenta que auxilia na conquista da vantagem competitiva. Com uma atuação estratégica e funcional, o resultado é que o negócio se torna mais eficiente na consolidação de performance, o que gera destaque em relação aos concorrentes.

Para melhorar a aplicação dessa técnica, a tecnologia é muito bem-vinda. Entre em contato conosco da Project Builder e entenda como podemos ajudar!

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A consultoria em gestão de projetos é formada por profissionais externos e experientes no tema, com o objetivo de ajudar o negócio que a contrata. Ao contar com o suporte desse time, a empresa tem o apoio necessário para conduzir processos e mesmo para transformar a cultura de gerenciamento.

Escolhida e feita corretamente, auxilia a garantir o melhor desempenho para cada realização interna. Então, conhecê-la com profundidade é indispensável para perceber qual é a sua importância.

A seguir, saiba quais são as maiores vantagens de contratar uma consultoria em gestão de projetos e veja o que analisar.

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Quando é o momento certo de contratar?

Recorrer a esse time é uma ação realizada, basicamente, em três momentos. Diante da necessidade de ampliar a maturidade da gestão de projetos, a consultoria pode medir esse indicador e encontrar as formas certas de aumentá-lo. Com o apoio adequado, há como transformar e elevar a cultura de realização do negócio.

A escolha também é recomendada para a implementação de novas tecnologias, como um software de gestão de projetos. O time fica responsável pela parametrização e pelo setup inicial, o que gera máximo aproveitamento dos recursos.

Além disso, é indicada para momentos desafiadores, nas quais há um projeto muito grande, importante e/ou com pouco tempo. Com uma atuação avançada e aprofundada, é mais fácil resolver as questões envolvidas.

Por que contratar uma consultoria em gestão de projeto?

Mais que trazer promessas, essa equipe é capaz de mudar, positivamente, os resultados de uma realização do negócio. Os projetos são levados a um nível superior e entregam um desempenho diferenciado.

Quer saber por que isso acontece? Veja 7 vantagens de contratar uma consultoria em gestão de projetos!

1. Aproveitamento da experiência dos profissionais

Mesmo que você conte com bons gestores internos, a equipe consultora carrega um nível ainda maior de experiência. Afinal, são profissionais que lidam com dezenas de desafios em todos os setores e cenários, o que eleva o nível de expertise.

Com a escolha, fica fácil aproveitar tudo o que o time tem a oferecer em termos de conhecimento. Inclusive, é até uma forma de aumentar o preparo da equipe interna, graças às novas soluções e à percepção externa.

2. Definição eficiente de processos

Logo após a análise inicial e a identificação das necessidades, a consultoria é capaz de estabelecer o melhor modo de atuação e condução de cada projeto. Do ponto de vista do planejamento, significa definir o escopo e seus processos com máxima eficiência.

A atuação capacitada elimina as etapas burocráticas e não deixa de incluir aquelas que são indispensáveis. Com a criação desse “mapa”, rumo aos objetivos específicos, a qualidade de execução e monitoramento é ampliada.

3. Economia de tempo

Já que os processos são definidos corretamente, não é preciso gastar tempo com o que não agrega valor. O time interno aprende como criar ótimos escopos e também há um aumento no nível de eficiência de atuação.

Ao mesmo tempo, a clareza na definição de etapas ajuda a evitar erros e retrabalhos, bem como atrasos no caminho crítico do projeto. Ao fim, é a melhor maneira de atender aos prazos e, ainda assim, focar na parte estratégica do negócio.

4. Aumento da produtividade

Já que os erros se tornam menos frequentes e a utilização dos recursos é otimizada, a ampliação da produtividade é o resultado natural. Mais que reduzir o tempo gasto, essa contratação ajuda a cumprir o orçamento do projeto presente e das iniciativas futuras.

Principalmente, é uma forma de aumentar a qualidade e de atender às necessidades de clientes internos e externos. As partes interessadas também são beneficiadas e todo o time adquire uma atuação mais estratégica.

5. Resultados no curto prazo

Não é preciso esperar muito tempo para conferir e aproveitar os primeiros impactos dessa decisão. O fato é que a escolha desse time garante, já no curto prazo, um bom desempenho.

Graças ao aumento de produtividade, os projetos podem se tornar mais baratos e lucrativos, por exemplo. A entrega de resultados também favorece o contato com parceiros e clientes e já causa boas impressões logo de cara. Assim, essa parte do gerenciamento se consolida.

6. Identificação de melhorias

Com a análise de indicadores e a aplicação de metodologias específicas, o time contratado consegue encontrar onde estão os principais gargalos. Isso significa entender quais são as razões para o orçamento estourado ou para os prazos vencidos, por exemplo.

Com um olhar externo e apurado, são reconhecidos pontos que poderiam ser deixados de lado. A partir da correção e da atuação alinhada aos propósitos, fica mais fácil elevar o nível de execução e a obtenção de resultados.

7. Foco nas oportunidades

Uma consultoria em gestão de projetos não atua apenas para identificar e corrigir erros. O time ainda auxilia o reconhecimento de pontos-chaves com boas oportunidades. Desse modo, há máximo uso dos recursos disponíveis, como tempo, dinheiro ou capital humano. Também é uma forma de aumentar a maturidade, já que todos aprendem como desviar de obstáculos e quais são as alternativas que, de fato, valem a pena o aproveitamento.

Como escolher o serviço adequado?

Após se convencer sobre a importância da consultoria em gestão de projetos, a contratação deve ser feita segundo alguns critérios. O primeiro envolve a experiência de mercado e a capacidade de ajudar o negócio de forma precisa e estratégica.

Também é interessante conferir quais são as soluções oferecidas e em quais momentos elas se aplicam. Uma consultoria com atuação integrada, em todos os cenários, garante um resultado eficiente e direcionado.

Para ter ainda mais segurança, tenha uma conversa inicial e veja quais são as proposições e os métodos de trabalho da empresa. Ao buscar referências com quem já contratou, há a certeza de que se trata da opção adequada para as suas expectativas.

Não se engane: tenha cuidado com a alternativa mais barata do mercado e que valoriza o preço acima da qualidade. Foque sempre no custo-benefício e nos impactos reais que serão gerados para a empresa.

A contratação de uma consultoria em gestão de projeto pode transformar o nível de maturidade e os resultados obtidos por seu gerenciamento. Com a decisão adequada e um trabalho integrado, há o apoio necessário para entregas eficientes e de qualidade.

Quer fazer a melhor escolha? Conheça o nosso serviço de consultoria e agende um contato!

Ao pensar em como lidar com prazos e organizar o fluxo de trabalho, é natural que os gerentes de projetos tenham dúvidas sobre qual a melhor escolha: Scrum ou Kanban. Afinal, ambos os métodos são tendências e apresentam benefícios específicos para os times.

Nesse sentido, é importante considerar não apenas as vantagens de cada modelo , mas também as características da sua empresa. A decisão varia conforme o tipo de trabalho realizado e a cultura instalada, logo, o que é adequado para uma organização pode não ser para a outra.

Para conhecer as metodologias e entender qual delas trará mais resultados, continue a leitura deste conteúdo. Ao longo do texto, apontamos as diferenças entre Scrum e Kanban, bem como os passos para encontrar o modelo ideal para o seu escritório de projetos. Não deixe de conferir!

O que são essas metodologias?

Scrum e Kanban são ferramentas alinhadas com a cultura ágil. Assim, priorizam o trabalho colaborativo, focam nos resultados, buscam a interação com os destinatários da solução e tentam responder às mudanças mais do que seguir um plano ou ter uma documentação abrangente dos projetos.

Scrum

O primeiro método se caracteriza pelo desenvolvimento por meio da repetição de ciclos curtíssimos de trabalho. A ideia é criar listas de melhoria para serem implementadas em períodos de 1 a 5 semanas, reiterando o processo várias vezes, de modo que o produto passe por melhorias contínuas, rápidas e incrementais.

Para que isso funcione, o Scrum traz papéis e etapas muito bem definidas. Cabe aos times — que precisam ser multifuncionais — se adaptarem ao modelo. Veja alguns conceitos que precisam ser assimilados no dia a dia:

• product backlog: lista geral e atualizada de funcionalidades ou benefícios que se pretende implementar em um produto;
• product owner: responsável por definir o conteúdo do product backlog, geralmente uma pessoa com contato direto com o cliente;
• sprint: ciclo curto, de 1 a 5 semanas, em que serão destacadas, desenvolvidas e implementadas as funcionalidades ou benefícios da lista geral;
• scrum team: equipe multifuncional que recebe a incumbência de atuar nos projetos;
• scrum master: líder que coordena as atividades do time, garantindo que as pessoas sigam os valores do Scrum.

Perceba que há uma iteração de atividades. As melhorias são destacadas do product backlog, desenvolvidas no sprint e retornam com funcionalidades concretizadas à lista geral. Posteriormente, são identificadas novas melhorias e o processo se repete.

Kanban

Por sua vez, nessa segunda metodologia, o foco não é a concentração em uma parte das tarefas por sprint, mas a organização global do fluxo de trabalho. Todas as tarefas são divididas em quadros ou painéis visíveis, de modo que possam ser movimentadas conforme seu status: pendentes, em andamento ou concluídas.

A consequência é que a equipe terá clareza sobre o esforço necessário e realizado, tendo um controle rigoroso de todos os passos até a entrega do projeto. Assim, não há a mesma rigidez de regras e papéis, mas uma ferramenta que adere ao modo de trabalho do time.

Além disso, o Kanban permite um desenvolvimento ágil, pois sempre que uma tarefa passa do estágio de pendência até a conclusão, pode ser realizada uma entrega. Logo, a evolução do projeto ocorre de maneira contínua, de modo que os gerentes priorizam e terminam as tarefas gradativamente, até que tudo esteja concluído.

Também vale ressaltar que não há uma única forma de distribuir as atividades. Os pontos centrais — pendências (fazer), em andamento (fazendo) e conclusão (feito) — podem ser desdobrados em etapas específicas dos projetos da empresa, inclusive, já ensinamos como realizar a adaptação do Kanban.

Quais são as diferenças entre as metodologias?

Para que você possa decidir entre Scrum ou Kanban, é importante comparar as características de cada metodologia e, assim, entender qual delas melhor atende às necessidades dos projetos da sua empresa. Pelo que foi visto acima, alguns pontos de oposição são os seguintes:

• Scrum
  • foco em poucas funcionalidades por vez;
  • organização do trabalho em ciclos curtos de desenvolvimento;
  • adaptação das equipes às regras e papéis;
  • entrega geralmente realizada em blocos de tarefas, que são concluídas após cada sprint;
  • modelo com incentivo à mudança, porque o sprint requer a identificação de melhorias.
• Kanban
  • foco na gestão global do projeto;
  • organização do trabalho de forma contínua, em pendências, andamento e conclusão;
  • adaptação do modelo às características da equipe;
  • entrega é definida pela equipe e pode ser contínua;
  • modelo permite a mudança.

Resumidamente, o Scrum é utilizado para direcionar os esforços, pois impõe regras com o objetivo de promover incrementos de valor aos produtos. Já o Kanban organiza as atividades, melhorando a clareza sobre o fluxo de trabalho, mas sem impor uma forma de realizá-lo.

Como identificar o ideal?

O modelo de trabalho mais adequado depende do ajuste entre as características das metodologias e as necessidades e estratégias da sua empresa. Logo abaixo, há uma lista de pontos que devem ser considerados ao definir o cenário ideal.

Modelo atual

A primeira comparação é saber se é mais vantajoso importar o modelo atual para o Kanban ou mudar tudo e implementar o Scrum. O quadro de perdas e ganhos pode ser uma boa ferramenta para entender os pontos positivos e negativos. Para usá-lo, responda a quatro perguntas.

• O que se ganha ao implementar o Scrum?
• O que se perde ao implementar o Scrum?
• O que se ganha ao não implementar o Scrum?
• O que se perde ao não implementar o Scrum?

Posteriormente, repita o procedimento em relação ao Kanban, considerando a possibilidade de reaproveitar muitas das atividades que já são desenvolvidas na empresa.

Características do time

A resistência dos profissionais à mudança também deve ser considerada. Procure entender se o time se adaptará ao modelo proposto pelo Scrum, principalmente se terá a disciplina para trabalhar em sprints. Isso porque o Kanban se adapta melhor aos diferentes tipos de cultura.

Desafios enfrentados pelo escritório de projetos

Um último ponto é entender qual é a principal demanda. Isto é, se, de fato, o escritório de projetos busca uma nova maneira de criar valor e promover melhorias ou se o ponto-chave é a falta de clareza, dificuldade em cumprir prazos e outras questões relacionadas à organização e à gestão do fluxo de trabalho.

Enquanto um método oferece um procedimento para melhorar os produtos incrementalmente, o outro apresenta flexibilidade e adere aquilo que já é concretizado dentro da empresa.

Portanto, decidir sobre Scrum ou Kanban exige a reflexão sobre quais são os desafios enfrentados pelo escritório. Cada um atende a um conjunto de necessidades diferentes e saber quais são as dificuldades enfrentadas pela sua equipe é fundamental. Reúna o time, colha feedbacks e reflita sobre a melhor opção.

Se quiser aprender mais sobre as metodologias ágeis, acesse nosso texto sobre como aliar essa cultura aos métodos tradicionais!

Você sabe o que é armazenamento em nuvem e quais as vantagens dele na gestão de projetos? O cloud computing é uma tecnologia promissora. Por meio dela, é possível que vários usuários acessem e compartilhem conteúdos a partir de servidores remotos.

Neste momento, você pode estar se perguntando qual a relação desse tipo de armazenamento com a gestão de projetos, certo? A resposta é que ao investir nessa tecnologia, é possível aumentar a produtividade da equipe e melhorar custos, facilitando o trabalho do gestor.

Se você quer entender mais sobre o assunto e aprender a aplicar essa solução na sua empresa, continue lendo este conteúdo!

O que é armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é um modelo de serviço que possibilita o armazenamento de dados e a transferência deles via internet, utilizando um sistema externo mantido por terceiros. Atualmente, existem várias empresas oferecendo esse serviço tanto para organizações quanto para pessoas físicas.

No caso das organizações, esse serviço é interessante pela possibilidade de terceirizar a responsabilidade do armazenamento dos dados, tendo sempre à mão um backup seguro. Além disso, o sistema é escalável, podendo se adaptar às diferentes necessidades ao contratar mais espaço sempre que for preciso.

Há três modelos principais:

• serviço de armazenamento de dados em nuvem pública: ideal para dados não estruturados;
• serviço de armazenamento em nuvem privada: proteção e redundância para garantir a segurança das informações;
• nuvem híbrida: combina os dois serviços para ter uma flexibilidade maior.

Quais os benefícios dessa tecnologia?

Os gestores das empresas já reconhecem a necessidade e importância de utilizar novas tecnologias, porém, muitos acabam postergando essa mudança por não reconhecer os benefícios que ela traz. Confira alguns deles, a seguir.

Custo de investimento

Com o armazenamento em nuvem, é desnecessária a aquisição de hardwares robustos que sejam capazes de armazenar uma quantidade ilimitada de dados. No caso do sistema online, é possível assinar ou cancelar planos segundo a capacidade dos dados, ou seja, não há necessidade de investir e nem manter sistemas caros e complexos. ​

Tempo de implantação

Há empresas que contam com um time de TI extenso, mas outras têm apenas um ou dois funcionários exclusivos para essa função. Assim, ao terceirizar esse armazenamento, os profissionais podem ficar responsáveis apenas por gerenciar e disponibilizar as informações, sem a necessidade de cuidar de um servidor próprio.

Disponibilização de informações

O armazenamento em nuvem também possibilita que a informação seja acessada e gerenciada por vários gestores ao mesmo tempo. Dessa forma, será possível dividir informações, bloquear dados, executar tarefas, sem depender de uma cadeia para administrar esse conteúdo.

Qual a importância do cloud computing na gestão de projetos?

O armazenamento em nuvem facilita o acesso de dados para vários times, inclusive para a gestão de projetos. Essa tecnologia possibilita que o responsável faça o controle dos dados e da equipe, além de os colaboradores trabalharem ao mesmo tempo em um único arquivo.

Confira outros benefícios e veja como aplicá-los na gestão.

Aumento na produtividade

Ao centralizar as informações em um único local, a produção da equipe é aumentada uma vez que é possível acessar todo o necessário para executar uma tarefa. Quando esses dados são divididos entre equipes ou chefias, surge a necessidade de sempre pedir a disponibilização e isso pode travar fluxos e demorar na entrega dos projetos.

Além disso, os próprios funcionários ficarão mais tranquilos em relação à gestão dos dados, pois não precisarão se preocupar com os backups, tamanhos de arquivos ou atualizações de softwares.

Mais envolvimento da direção

É importante o envolvimento da alta direção nos processos para verificar o andamento das etapas. Se essas informações ficam armazenadas em sistemas internos, não é possível visualizá-las em uma viagem a trabalho ou uma reunião externa. Por isso, o armazenamento em nuvem facilita no envolvimento e, consequentemente, sucesso dos projetos desenvolvidos pelas equipes.

Maior segurança das informações

Como já dissemos, a segurança das informações é um fator muito crítico nas empresas. Imagine a possibilidade de um projeto ser hackeado ou copiado, caso os dados sejam divulgados. Por isso, todo cuidado é pouco.

Para ter sistemas internos que consigam suprir essa demanda, a empresa precisar investir alto, no entanto, isso não é necessário ao utilizar o armazenamento em nuvem. Os servidores externos contam com sistemas físicos imensos e protocolos específicos para cada possibilidade de acesso indevido. Por isso, ao terceirizar, é possível economizar sem abrir mão da segurança.

Sincronização automática

Na gestão de projetos, muitas pessoas estão envolvidas em um único processo. Assim, é preciso utilizar recursos, como o cloud computing, que facilitam a sincronização automática e o gerenciamento de mudanças.

Caso as alterações não sejam sincronizadas e identificáveis, ficará inviável ter o controle delas, impactando todo o andamento do projeto. Portanto, esse é outro benefício dessa tecnologia, que permite controlar várias alterações do documento, centralizando tudo em apenas uma versão.

Agora que você já sabe o que é armazenamento em nuvem e como ele se relaciona com a gestão de dados, fica mais fácil optar por essa tecnologia, não é mesmo? Essa solução é interessante para vários setores da organização, inclusive, para o gestor de projetos. Ao não necessitar de investimentos em hardware, instalações e manutenções, sobra tempo para a equipe gerir melhor o seu trabalho, além de diminuir custos.