Os gestores modernos conhecem bem a importância de uma boa gestão para a motivação e a produtividade de suas equipes. Por isso é que hoje em dia são muitas as empresas que investem pesado em estratégias para identificar e preparar todos os tipos de liderança, a fim de que sejam capazes de conduzir seus times com cada vez mais eficiência e segurança.

Entretanto, é preciso compreender que existem diferentes tipos de liderança, sendo que essas variações resultam da combinação dos mais diversos aspectos, indo desde a personalidade, passando pelo mindset, as preferências, as ambições e as limitações até chegar às experiências anteriores e aos valores pessoais. Mas sabia que alguns estilos conseguem obter resultados mais consistentes e sustentáveis, de acordo com as peculiaridades e demandas do negócio?

Os gestores precisam, portanto, entender tais diferenças, reconhecendo seu próprio perfil, admitindo suas deficiências e buscando o aperfeiçoamento. Afinal de contas, o estilo de gestão pode influenciar bastante (tanto positiva como negativamente) sua carreira corporativa e até o futuro dos empreendimentos. Pronto para conhecer os principais tipos de liderança? Então fique de olho:

O líder autocrático

Mais conhecido simplesmente como chefe, o líder autocrático centraliza todo o poder de decisão e costuma ser bastante individualista. Gerencia a equipe com vigor, mas prefere manter certa distância, o que dificulta a criação de uma relação de confiança e respeito. Também não valoriza as competências, os talentos e o comprometimento de seus liderados, além de não estar disposto a ouvir sugestões ou novas ideias. Restringe, assim, a participação, a criatividade e a inventividade dos colaboradores. Sua incapacidade em delegar o sobrecarrega, fazendo com que fique preso ao microgerenciamento e não consiga atingir os objetivos planejados. Ao mesmo tempo, deixa de desenvolver as potencialidades do time, reforçando a dependência e tornando os processos mais lentos. Por tudo isso, já é considerado um perfil ultrapassado e ineficiente em muitas empresas.

O líder especialista

Esse líder conquista reconhecimento e oportunidades por meio de seu conhecimento técnico e know-how, sendo um profissional muito importante para o dia a dia das operações, para a solução de problemas e para o desenvolvimento de novosprojetos. Entretanto, em geral, não possui muitas das competências comportamentais exigidas para uma liderança efetiva, como empatia, paciência, persuasão e inteligência emocional. Nesse caso, é preciso tentar combinar as habilidades de especialista e de líder, buscando sempre o aprendizado.

O líder paternalista

O líder paternalista estreita os relacionamentos com a equipe, construindo laços emocionais. Mas esse modelo de liderança, diferentemente de muitos outros, não é orientado para os resultados, o que pode se transformar em um risco aos negócios. O líder paternalista baseia sua gestão em questões sentimentais, deixando de lado a meritocracia e as avaliações imparciais. Também tem dificuldade em exigir mais rendimento, em dar feedbacks negativos e a cobrar metas (sejam elas individuais ou coletivas). Dessa forma, exatamente por não contar com neutralidade nos julgamentos, sua liderança acaba atrapalhando o desenvolvimento da equipe e prejudicando os indicadores de performance.

O líder exigente

O líder exigente acredita que todas as tarefas devem ser executadas com excelência. Por isso, ao mesmo tempo em que é muito metódico e observador, também monopoliza as decisões e não incentiva a colaboração. Normalmente, cobra empenho máximo de todos, não admite erros e é impaciente com dúvidas. Por tudo isso, gasta tempo demais com detalhes e não consegue ter uma visão mais abrangente do negócio, o que o impede de obter ganhos mais expressivos. Demonstra, assim, não estar preparado para ser um líder genuíno.

O líder liberal

Esse é um tipo de liderança baseado na maturidade e na multidisciplinaridade das equipes, já que o líder não exerce uma supervisão constante. Nesse ambiente, sempre há espaço para a inovação, para o compartilhamento de conhecimentos e para o pensamento criativo. Porém, para que seja uma liderança realmente efetiva, é essencial que o gestor conheça profundamente cada liderado e confirme a competência e a capacidade de autogerenciamento de todos, de modo a não se tornar negligente e pouco ativo (principalmente em momentos críticos, quando decisões urgentes e assertivas são determinantes para o sucesso da empresa).

O líder workaholic

Por ser viciado em trabalho, o líder workaholic se dedica totalmente aos objetivos a serem alcançados e, claro, ao planejamento de sua carreira. Por isso, acaba esperando o mesmo comportamento devotado de sua equipe. Em linhas gerais, não respeita horários e mantem os colaboradores extremamente atarefados, distorcendo o conceito de engajamento. Esse é mais um tipo de liderança com foco exclusivo em resultados, menosprezando a importância de uma gestão mais humanizada para a conquista de melhores índices demotivação, satisfação e, consequentemente, de produtividade.

O líder democrático

Esse líder incentiva o envolvimento e a participação das equipes, inclusive no processo decisório. Desse modo, reforça a administração colaborativa, atuando como um facilitador ao orientar o time rumo à solução de problemas, coordenar atividades e sugerir ideias. É um tipo de liderança que favorece vários indicadores, além de reforçar o desenvolvimento e o amadurecimento dos profissionais. Na verdade, esse líder é capaz de garantir a motivação e a retenção dos talentos de seu time por meio de uma gestão inclusiva e eficiente.

O líder carismático

O líder carismático adota sempre uma atitude positiva, demonstrando bom humor, gentileza, entusiasmo, humildade e dedicação. Age com isenção e ética, conseguindo por isso conquistar a fidelidade e a admiração de muitos. Assim, acaba encorajando as equipes a adotarem a mesma postura. Cabe a esse gestor aprimorar seus conhecimentos técnicos e também suas competências comportamentais, de modo a complementar seu perfil, que já apresenta muitas caraterísticas indispensáveis aos verdadeiros líderes.

O líder meritocrático

Esse líder fundamenta suas decisões na meritocracia, monitorando constantemente a performance de seus liderados por meio de metas e indicadores. Nesse contexto, os colaboradores com melhores desempenhos são reconhecidos e ganham novas oportunidades. Já aqueles que demonstram rendimento abaixo das expectativas recebem orientação e uma supervisão especial. Esse tipo de liderança é mais justo, privilegiando os profissionais competentes e incentivando a produtividade.

O líder coach

O líder coach investe no autoconhecimento e, por isso, possui competências comportamentais bem desenvolvidas (especialmente a maturidade, a resiliência, a empatia e a humildade). Adota uma comunicação eficiente e é capaz de lidar com diferentes obstáculos, conflitos e pressões do cotidiano, sempre com maturidade e firmeza. Além disso, auxilia o time a aprimorar talentos, potencializar aptidões e otimizar o próprio desempenho. Assim, o líder coach consegue formar equipes mais fortes e preparadas.

O líder servidor

A liderança servidora se apoia no preceito de que liderar é servir. E, na prática, servir aos liderados significa estar disponível para ouvir, orientar e ajudar. Esse estilo de gestão engloba ainda uma série de outros fatores, como a real preocupação com o bem-estar dos colaboradores e a identificação das necessidades da equipe. O líder servidor compartilha conhecimentos, incentiva o aprendizado e oferece desafios, baseando-se na capacidade de influenciar e fazer com que os colaboradores pensem, avaliem e criem opiniões, tornando-se mais atuantes e participativos. Por ser uma gestão orientada ao capital humano, apresenta resultados sólidos e duradouros.

Agora que pôde avaliar diversas possibilidades, comente aqui e nos conte que tipo de líder é! Compartilhe suas impressões conosco e participe da conversa!

Quando se tem muito a aprender, mas pouco tempo para se dedicar, os cursos para gerente de projetos online se tornam uma ótima opção para quem quer se atualizar, mas não o fazem por conta da rotina atribulada. Pensando nisto selecionamos 5 cursos e palestras acessíveis, nacionais e estrangeiros, de universidades renomadas, que vão contribuir para o seu crescimento profissional e ainda ajudar a melhorar a gestão de projetos na sua organização.

Confira a seguir nossa lista com 5 cursos para gerente de projetos que são online.

1 – Conceitos Básicos de Gestão de Projetos 

Site: Veduca
Tema: Gestão de Projetos
Escola: USP
Professor: Marly Monteiro de Carvalho

2 -Principles of Project Management 

Site: CLASS CENTRAL
Tema: Gestão de Projetos
Professor: Sue Dowson
Descrição: Aprenda a gerenciar um projeto do início ao fim, incluindo padrões e processos populares e como gerenciar as partes interessadas. Compreender o papel de um gerente de projeto e aprender a planejar e executar projetos de trabalho.

3 – Gerenciamento do Escopo de Projetos

Site: FGV Online
Tema: Gestão de Projetos
Escola: FGV
Professor: João Vieira de Araújo
Descrição: O curso tem como objetivo garantir que um projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para que haja sucesso. Logo, as expectativas de todos os envolvidos devem ser levantadas, acordadas, documentadas e aprovadas. Aborda ainda todas as etapas e todos os componentes do gerenciamento do escopo de um projeto.

4 – Gestão de Pessoas 

Site: Veduca
Tema: Gestão de Pessoas
Escola: USP
Professor: André Fischer

5 – Liderança 

Site: Veduca
Tema: Gestão de Pessoas do conhecimento para inovação
Escola: USP
Professor: Joel Souza

Você conhece algum outro curso online que possa contribuir para o aprendizado do gerente de projetos? Compartilhe com a gente através dos comentários!

Por fazer parte de uma área relativamente nova na cultura empresarial brasileira, e também no campo educacional, o gerente de projetos é um papel assumido por profissionais com formações diversas.

Especialistas da Engenharia, Administração, Marketing, Arquitetura, Tecnologia da Informação e outras formações podem ocupar essa posição, que é estratégica nas organizações.

Mas, qual será a verdadeira formação essencial ao Gerente de Projetos? Acompanhe o texto para saber mais.

Qual o papel de um gerente de projetos?

Ele é o profissional responsável pelo planejamento, execução e acompanhamento de um projeto. O gerente de projetos precisa possuir habilidades e competências específicas para motivar sua equipe, promover a comunicação entre ela e ainda deve ter paixão por novos desafios.

Acima de tudo, ele precisa ser responsável e ser comprometido com prazos — correr contra o tempo é algo que está no dia a dia de qualquer gerente de projeto.

Qual a formação necessária ao cargo?

Agora, respondendo à pergunta da sua formação essencial, há mais de uma resposta correta. Isso porque, quem escolhe gerenciar projetos precisa ser multidisciplinar e, acima de tudo, ter jogo de cintura. É necessário, por exemplo, saber negociar, pois isso fará parte da rotina. Além disso, é preciso garantir que as entregas serão feitas com qualidade.

O cargo de gestor de projetos pode ser assumido por profissionais de formações diversas, conforme dito no início deste post. No entanto, conforme for evoluindo na carreira — e dependendo da maturidade da empresa em gestão de projetos —, o gerente de projetos pode assumir uma posição de gerente de portfólio ou até de gerente do escritório de projetos (PMO).

Quais as habilidades essenciais a um gestor de projetos?

Agora que você já sabe que, independentemente da sua formação, pode ser um gerente de projetos, confira a seguir cada habilidade, em detalhe, que você precisa desenvolver, caso tenha o interesse de se tornar um.

Então, vamos lá:

1. Organização

Gerenciar um projeto implica ter que controlar uma série de variáveis ao mesmo tempo. Demandam a sua atenção:

• o controle de evolução de escopo;
• a gestão de custos;
• a adequação da alocação de recursos;
• o atingimento de entregáveis parciais (os famosos milestones);
• a preparação para as próximas tarefas;
• a pós-produção.

Tudo isso sem esquecer, é claro, dos imprevistos.

Esses são exemplos de preocupações constantes de um gerente de projetos. Por isso, é necessário ter uma boa organização de tempo e uma excelente gestão de suas atividades para que desenvolver um trabalho com chances reais de sucesso na área.

Essa talvez seja a habilidade mais básica e a mais essencial. Muitas vezes, você terá que gerenciar mais de um projeto ao mesmo tempo e, se organização não for a sua maior qualidade, pode enfrentar alguns problemas.

Mas não se preocupe: se esse for o seu caso, não é difícil desenvolver esse tipo de habilidade. Precisando, busque ferramentas que o auxiliem nisso.

2. Liderança

Nunca, jamais, confunda líder com chefe. É bem verdade que existem mais chefes do que líderes por aí, mas um gerente de projeto não pode se encaixar no perfil da maioria. Ele precisa ser um agente da mudança, para engajar e inspirar o seu time a ir junto com ele. Nem todos nascem sabendo liderar, porém todos podem desenvolver a liderança.

Uma grande diferença entre um líder e um chefe é que o último precisa usar o seu cargo e outras formas de organização hierárquica para conseguir que os outros colaboradores o ajudem em alguma tarefa.

Já o líder tem poder de persuasão e consegue apoio das pessoas ao seu redor pelo carisma e respeito com que trata a todos. Não podemos nos esquecer que ele, além de mobilizar pessoas, trabalha em prol da causa. Tendo o mesmo objetivo, ele é o sujeito que mostra o caminho e que puxa os demais.

Ser um bom líder significa também conhecer os membros da sua equipe e saber encaixá-los nos projetos certos, de acordo com as suas competências. Lembre-se sempre: uma boa liderança garante um ambiente de trabalho mais saudável e, por consequência, o alto astral da equipe, que trabalha muito mais motivada.

3. Comunicação

A comunicação é o ponto fraco de muitos projetos. É preciso ter um processo aberto e transparente de comunicação, com incentivo à troca de ideias e opiniões. Como o berço da gestão de projetos está muito voltado para atividades um pouco mais afastadas da formação de humanas, talvez seja fácil entender o porquê dessa comum fragilidade.

De toda forma, os estudos e boas práticas do ramo são bastante enfáticos sobre a necessidade de se empenhar bastante para atingir um nível saudável de comunicação.

São metas constantes e habilidades que devem ser buscadas por todo e qualquer gerente de projetos:

• estabelecer formalmente quais os canais a serem utilizados;
• manter tanto o foco no trabalho;
• ter disponibilidade para garantir a troca de informações relevantes dentro do prazo correto.

Sendo a comunicação falha uma das principais causas de problemas na área de gestão de projetos, é bom que você se dedique um pouco a avaliar como anda a sua.

Outro ponto fundamental é ter a consciência do que deve e o que não precisa ser comunicado para equipe e stakeholders. Se o gerente de projeto quiser melhorar a produtividade dos seus projetos, então ele precisa trabalhar para ampliar a comunicação na sua equipe.

4. Negociação

A palavra “negociação” é praticamente sinônimo de gerência de projetos. Você, o tempo todo, tem de:

• lidar com diferentes interesses;
• buscar um acordo que seja satisfatório para ambas as partes;
• convencer pessoas a fazer o que não querem;
• pedir mais prazo ou recursos para determinada tarefa, e por aí vai.

Como os recursos são escassos e não necessariamente todos os envolvidos têm a mesma dose de empenho, buscar atender interesses individuais e extrair o maior resultado possível dentro das condições apresentadas pode exigir um bocado da sua capacidade de negociar.

Em cada situação, veja o que pode ser feito e como gerenciar os recursos da forma mais produtiva possível. Converse com as pessoas, para atender aos interesses dos outros, de maneira a também proporcionar resultados para o seu projeto.

Abuse da flexibilidade e tente sempre manter uma relação amistosa com todos ao seu redor, de forma que o vejam como um facilitador e saibam que podem sempre contar com você. Dessa maneira, quando precisar negociar termos e condições mais delicadas, a conversão não vai ficar tão complicada para o seu lado.

5. Gestão de crises

O gerente de projetos deve sempre se antecipar à crise. Mapear os possíveis riscos nos quesitos mais importantes para o cliente é uma tarefa primordial.

Mesmo depois de identificar todos os riscos e prever possíveis momentos de gargalos ou de condições adversas para o prosseguimento do projeto, ainda assim, eles acontecerão. Nessa hora, vai ser exigido que o gerente de projetos consiga ter sobriedade o suficiente para contornar esses momentos difíceis e colocar tudo novamente nos trilhos.

No meio de uma crise, uma equipe bem treinada ajuda bastante. De toda forma, lembre-se que o responsável pelo projeto é você, e, por isso, lhe cabe assumir papel de gestor e tomar as atitudes mais corretas para resolver os problemas do caminho.

A habilidade do item 3 será uma importante ferramenta para lidar com a crise. Uma dica importante é evitar o “fogo amigo” entre sua equipe. Para isso, mantenha um nível de estresse saudável — nem demais, nem de menos.

6. Objetividade

Tenha atitude diante do risco. Tenha confiança suficiente para tomar decisões, mesmo sem dispor de todas as informações. O bom gerente de projetos:

• identifica os problemas;
• propõe soluções;
• age quando é necessário;
• lidera a equipe rumo ao sucesso.

Afinal, é ele o responsável por fazer tudo acontecer. E também é o mais cumprimentado no término dos trabalhos — mas é também quem recebe a maior carga de cobranças.

Por isso, para se tornar um gerente de projetos maduro, é preciso ter personalidade e energia suficientes para entender os problemas e agir na hora e da maneira necessária. Na maioria das vezes, será preciso fazer alguns sacrifícios e tomar decisões em condições não muito favoráveis, mas é para isso que serve um gerente de projetos.

Ter paciência e insistir quando for necessário nunca é demais.

7. Persistência

Todos os dias, surgem novos desafios, problemas não previstos e situações que exigem trabalho duro e uma boa dose de engenho: essa é a rotina de um gerente de projetos. Pode parecer algo difícil e desgastante — e será, realmente, algumas vezes —, mas chegar ao final e conseguir colher os resultados buscados é muito recompensador. Para isso, é preciso persistência.

Você vai perceber que cada desafio exige uma estratégia diferente e, para conseguir encontrar a melhor solução, muitas vezes, é preciso reiniciar o seu raciocínio e pensar em opções diferentes. Esse exercício é algo constante e que demanda força de vontade e energia.

Você não pode desistir frente às dificuldades. Não é fácil, e se fosse, a profissão não seria tão valorizada como é atualmente. A persistência é o que diferencia o ótimo do bom e garante que o futuro do projeto esteja mais seguro em suas mãos.

8. Empatia

Entre os muitos recursos que um gerente de projetos administra, estão as pessoas. Seu projeto pode ter todas as ferramentas e sistemas de última geração à sua disposição, mas se você não tiver um time de confiança e bem alinhado, de nada adianta.

Imagine um técnico cobrando seus jogadores. Se ele não conseguir entender exatamente o que cada um está passando naquele momento e qual a sua capacidade real de produzir resultados, nunca vai ter como cobrar, de cada pessoa de sua equipe, o que pode ser feito de verdade.

Sendo assim, busque sempre praticar a empatia. Isso significa colocar-se no lugar do outro. Não vá confundir com simpatia. Estamos falando mesmo de se colocar no lugar do outro e tentar entender o que se passa na cabeça dele.

A mesma coisa acontece com você e seus colaboradores. Todos são diferentes e é necessário entender bem isso para poder extrair o máximo possível, mantendo a qualidade, mas também o respeito, em relação a cada um deles.

Somente dessa maneira você terá condições reais de ajudar todos os seus stakeholders.

9. Disciplina

Começamos esta lista falando sobre organização e vamos terminar com uma habilidade que tem uma relação muito próxima: a disciplina. Não tem como um gerente de projetos conseguir se organizar e nem tocar de maneira apropriada um projeto, se não for uma pessoa disciplinada.

Com muita coisa para fazer, muita gente para tratar e diversas tarefas para acompanhar, é preciso ser disciplinado. Cuidar da sua gestão de tempo e ter ferramentas de controle é algo que exige uma boa dose de disciplina.

Assim como todo o projeto, é bom que você saiba se manter ajustado para dar conta do recado.

Se você deseja investir nessa profissão, então agora você já sabe as habilidades que precisa ter ou desenvolver. E que tal agregar ainda mais conhecimento, trocando ideias a respeito com seus colegas de profissão? Compartilhe este post em suas redes sociais e continue o diálogo!

Uma boa gestão de projetos é vital para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, mesmo as melhores ideias — mesmo quando orquestradas pelos mais capacitados profissionais — podem fracassar caso não haja um gerenciamento de projeto realizado de maneira minuciosa e articulada.

Para que isso não ocorra, é necessário que se implemente uma metodologia de gestão que abarque todos os setores da empresa, possibilitando uma manutenção e fluidez em todos os níveis operacionais da organização.

Já falamos bastante aqui no blog sobre a importância de um gestor de projetos e as melhores práticas nesse tipo de administração. Além disso, oferecemos dicas e orientamos sobre as mais diversas maneiras de extrair o melhor desempenho de sua equipe. O objetivo de todo esse esforço é fazer que, a partir desse conhecimento, você consiga levar os melhores resultados a seus clientes.

No entanto, é comum ainda nos depararmos com dúvidas sobre o que é gestão de projetos e para que ela serve. No artigo de hoje responderemos, com detalhes, a essas dúvidas. Você certamente já ouviu falar sobre controle, gerenciamento e administração de projetos e outros termos afins, mas será que sabe ao que efetivamente se referem essas nomenclaturas? Vamos entender.

Afinal, o que é e para que serve um projeto?

O bom e velho dicionário nos traz as seguintes definições para esse termo:

1. Plano, intento, desígnio;
2. Empresa, empreendimento;
3. Redação provisória de lei;
4. Plano geral de edificação na Arquitetura.

Esclarecido? Não muito, não é mesmo? De fato, esse é um termo bastante amplo e pode ser aplicado em várias situações. Mas, no nosso caso, existe uma definição bem mais específica e útil em ambientes corporativos.

Para responder melhor a essa pergunta, consultamos a “Bíblia” do gerenciamento de projetos, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que é um guia elaborado pela instituição mais renomada do mundo na área, o Project Management Institute (PMI).

Neste manual, essa palavra está definida da seguinte forma: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Pronto, agora encontramos o fio da meada!

Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim — diferentemente da operação, que é contínua. Assim, ele pode ser a concepção da construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a escrita de um livro, a realização de uma viagem e por aí vai.

Resumidamente, as características de um projeto são:

• Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;
• Deve ser planejado, executado e controlado;
• Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos;
• É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva;
• Envolve uma equipe de profissionais;
• Possui recursos limitados.

E como é o ciclo de vida de um projeto?

Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado. Até aí tudo bem, mas não é só isso! Existem também outras fases que compreendem o ciclo de vida de um projeto. Veja quais são:

Iniciação

Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que, durante a iniciação, é importante não só saber como também registrar essas premissas e limitações, combinado?

A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral — e de modo aplicado — no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.

Planejamento

Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação.

O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o programa ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma da proposta, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.

Execução

Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano.

É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar.

Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos, mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo-se na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento, ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo.

No entanto, apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa de que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.

Encerramento

Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão da pauta e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros.

Entre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar:

• a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento da proposta, isentando a empresa de responsabilidade futuras);
• o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros planejamentos similares).

Então, o que é gestão de projetos?

Agora que vimos o conceito e suas respectivas fases, fica mais fácil compreender o que é gestão de projeto. Simplesmente, “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”.

Gerenciá-lo, administrá-lo, coordená-lo ou geri-lo envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo nesse tipo de gerenciamento:

• ministrando treinamentos aos colaboradores;
• incentivando sua participação em eventos sobre o tema;
• patrocinando especializações na área;
• ou até contratando consultorias especializadas no assunto.

A gestão de projetos é uma realidade em economias desenvolvidas desde a década de 1990, entretanto, somente nos últimos anos é que as empresas brasileiras despertaram para a necessidade de planejamento e organização de suas pautas. Se não fosse assim, muitas delas provavelmente não teriam sobrevivido à crescente competitividade do mercado.

Com efeito, realizar uma gestão eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

Nesse sentido, sabemos que três conjuntos importantes de habilidades desse gerenciamento são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas:

• habilidades técnicas de gerenciamento;
• habilidades de liderança;
• habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.

De fato, são eles que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com uma gestão adequada.

Qual é a principal diferença entre projeto e gestão de projetos?

Também é muito comum que as pessoas confundam o projeto, pura e simplesmente, com a sua gestão. Isso se deve ao fato de haver várias etapas para chegar até ao resultado desejado por meio desse esforço temporário.

Porém, é importante saber que a gestão vai muito além do planejamento, execução e finalização. Afinal, ela tem a ver com a capacidade de controle sobre toda essa questão, além de se relacionar com a gestão de mudanças.

Durante a execução de um projeto, é muito comum, por exemplo, que ocorram transformações no escopo ou que surjam imprevistos. Tudo isso pode impactar os custos, os prazos e os esforços necessários. É função da gestão, portanto, administrar e equilibrar para que o projeto seja o mais rentável e eficiente, dentro das mais diversas condições.

Naturalmente, não existe gestão sem um projeto e ele pode acontecer sem essa etapa de controle. Porém, é o gerenciamento desses esforços que garante que o negócio tenha melhores possibilidades e os efeitos mais satisfatórios desde o começo.

Quais são os indicadores de desempenho que devem ser acompanhados?

Parte da gestão significa reconhecer os resultados para saber qual é o momento de agir e buscar melhores efeitos. Para tanto, é necessário utilizar os indicadores de desempenho, que dão uma boa ideia do que está acontecendo quanto à execução, principalmente.

Acompanhar os indicadores corretos e estratégicos faz toda a diferença para que seja possível atuar no melhor momento. Assim sendo, veja quais são os principais para acompanhar:

Valor agregado

Esse é um dos elementos mais importantes e diz respeito à taxa de entrega realizada até o momento. Ou seja, corresponde à seguinte taxa:

Valor agregado = (Tarefas concluídas / Total a ser realizado) x 100%

Imagine que um projeto seja voltado para o desenvolvimento de um novo produto e conta com 20 etapas. Se 5 delas estão concluídas, o valor agregado é de 25%.

Quanto maior o VA, mais próximo da finalização o processo está. Porém, ele não deve ser avaliado sozinho, já que, do contrário, não trará perspectivas sobre a situação real do projeto.

Taxa de entrega em relação ao prazo

Para entender se o projeto está se desenvolvendo dentro ou fora do ritmo esperado, utiliza-se a taxa de entrega em relação ao cronograma. Para tanto, é necessário dividir:

Taxa de entrega = Valor agregado entregue / Previsão de entrega

Imagine, por exemplo, que nos três primeiros meses, a expectativa de conclusão é de 20% do processo. Se 25% já foram concluídos, o indicador é de 1,25.

Valores acima de 1 indicam adiantamento, enquanto os iguais ou muito próximos a 1 apontam que tudo corre como o planejado. Já aqueles abaixo de 1 indicam que há atrasos que devem ser corrigidos.

Taxa de custos em relação ao orçamento

O projeto também precisa se manter compatível com o orçamento, de modo a não estourar o valor que foi destinado a ele. Para isso, vale acompanhar a taxa dos custos em relação ao orçamento.

A fórmula é a seguinte:

Taxa de custos = Valor monetário das entregas / Custos previstos

Imagine que os processos iniciais são mais complexos, então 50% do orçamento são destinados a 25% do projeto. Se, ao entregar os 25%, o valor associado a essa parte é de 40%, então o índice é de 0,8.

Valores menores do que 1 indicam, portanto, o estouro do orçamento, enquanto os próximos ou iguais a 1, indicam o alinhamento com as expectativas. Aqueles acima de 1, por sua vez, denotam economia na execução.

Taxa de retrabalho

O retrabalho é um grande vilão de projetos, já que consome tempo e dinheiro. Além disso, se as tarefas precisam ser continuamente refeitas, há um sinal de que algo está errado e precisa ser repensado.

O cálculo é dado por:

Taxa de retrabalho = (Número de tarefas que precisaram ser refeitas / Número de tarefas realizadas) x 100%

Quanto maior for a taxa, maior é a atenção que deve ser dada à execução do projeto.

Desvio do prazo

Ao final, é importante entender se a execução excedeu ou não o prazo que foi inicialmente estabelecido, até mesmo para consolidar o aprendizado. Com isso, o desvio de prazo é calculado por:

Desvio do prazo = [(Data de entrega – Data prevista) / Duração prevista] x 100%

Um projeto que atrasa cinco dias e que teve duração prevista de 100 dias, por exemplo, tem um desvio de atraso de 5%.

Quanto mais alto ele for, maior é o atraso. Taxa nula significa que tudo foi entregue no prazo e valores negativos apontam para adiantamento na entrega.

Desvio do orçamento

Outro elemento que precisa ser conhecido é a fuga em relação ao orçamento. Assim, projetos que estouram o valor definido inicialmente precisam ser otimizados, pois impactam diretamente a matriz de custos.

Nesse caso, a taxa de desvio é dada por:

Desvio do orçamento = [(Custos totais – Custos previstos) / Custos previstos] x 100%

Se o projeto custou R$ 12 mil e os custos previstos eram de R$ 10 mil, então o desvio do orçamento é de 20%. Novamente, valores elevados indicam estouros maiores, enquanto taxa nula denota que tudo aconteceu como o previsto. Já se ela for negativa, houve economia no projeto.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

Uma gestão de projetos de qualidade é um pilar básico para o sucesso global de um plano de ação e, até mesmo para o negócio como um todo. Consequentemente, a metodologia influenciará de maneira benéfica todos os níveis da organização, proporcionando resultados promissores. Porém, antes da implementação da metodologia, é preciso preparar as equipes envolvidas no programa. Descubra como:

Conscientize e familiarize todos com mecanismos de gerenciamento

Antes da implementação da metodologia de gestão de projetos, um aspecto que faz toda a diferença é a familiaridade dos funcionários com atividades que exigem método. Por exemplo: a utilização de cronogramas, softwares que monitoram o andamento — como prazos, verba, pessoas envolvidas, atrasos, entre outros — de um projeto faz com que o uso de novos mecanismos de gerenciamento se torne muito mais simples para todos.

Estabeleça padrões de conduta e de protocolos na condução de todas as atividades desenvolvidas na empresa. Dessa maneira, além do ganho de produtividade, minimização de perdas, de retrabalhos e de atrasos, você ainda poderá contar com colaboradores mais bem preparados.

Capacite seu time

Mesmo após a fase de adaptação a um dia a dia mais “técnico” e com atividades que exigem padrões, seu time ainda precisará se adaptar às particularidades da nova realidade para que não se sintam desorientados em relação à metodologia de gestão e ao funcionamento dos métodos adotados.

Com esse treinamento, seu time passará a compreender a importância do método no cotidiano da empresa e, por isso, conseguirá se engajar muito mais, ganhando ainda mais qualidade do desenvolvimento de tarefas.

Adote somente uma metodologia

Uma vez que a metodologia seja escolhida, ela deve ser mantida durante todo o projeto, sendo necessário evitar ficar mudando de método a todo instante.

Essa recomendação é importante porque, do contrário, é mais difícil acompanhar os efeitos de cada ação e saber o que funciona de fato. Adicionalmente, isso prejudica a escalabilidade de ações e evita que pontos positivos sejam repetidos no futuro — tanto nesse projeto quanto em outros.

Além disso, há prejuízos quanto à capacitação do time, que precisará ter muito mais conhecimentos para adotar várias metodologias ao mesmo tempo. Por isso, o melhor é selecionar a mais adequada para cada projeto e ficar junto dela durante toda a execução.

Tenha objetivos claros e precisos

Para que uma metodologia de gestão de projetos atinja todo seu potencial, é necessário que seus objetivos e metas sejam claros desde o começo da sua implementação. Tais metas nortearão todas as atividades e funcionarão como uma espécie de referência para os funcionários, o que previne atrasos, falto de foco, desperdícios de recursos (humanos e financeiros), perda de produtividade, entre outros.

Além disso, essa “transparência” no estabelecimento de metas afeta diretamente na continuidade da motivação da equipe e torna o trabalho como um todo muito mais organizado e convidativo para os envolvidos.

Mantenha os pés no chão

Por mais que a economia de tempo e de dinheiro sejam desejadas, é fundamental manter os pés no chão na hora de definir os parâmetros de um projeto. Estabelecer custos e prazos muito pequenos só gerará distorções na hora de avaliar, pois os desvios serão praticamente inevitáveis.

Ao mesmo tempo, oferecer muita elasticidade quanto a esses elementos também é prejudicial, já que fará com que o projeto pareça ter sido mais eficiente do que foi.

O melhor, portanto, é ter uma visão realista sobre o projeto e seus efeitos, definindo parâmetros e objetivos que sejam efetivamente alcançáveis.

Descentralize o trabalho

Gestores que tentam desenvolver todas as atividades sozinhos ou, pelo menos, impedir que outros membros de equipe tenham autonomia na tomada de decisões acabam atrasando o andamento dos processos e diminuindo a produtividade.

Apenas para deixar claro, é importante sim que o gestor avalie e monitore todos os processos, porém, não é indicado que tente concentrar todos os poderes e decisões em suas próprias mãos.

Delegar tarefas permite um rendimento muito maior e ainda alimenta o espírito de equipe, pois funciona como um reconhecimento da capacidade do time em tocar o projeto e decidir temas importantes.

Acredite, seu time se sentirá muito mais motivado e inspirado se perceber que é valorizado e possui credibilidade o bastante para que decisões importantes os envolvam diretamente.

Escolha softwares de gestão de projetos de qualidade

Por fim, e provavelmente um dos aspectos mais importantes: lembre-se de estudar bastante suas necessidades, metas e as opções oferecidas no mercado antes de fazer sua opção de software de gestão de projetos.

Sobretudo, é indispensável que as plataformas e aplicativos que farão parte do dia a dia de trabalho na sua empresa sejam ferramentas que realmente facilitem o desenvolvimento de atividades e o ajudem a conquistar mais agilidade e eficiência operacional e organizacional — aprimorando os resultados globais de toda a empresa.

Inclusive, alguns recursos devem ser priorizados no momento da sua escolha de software — e geralmente só são encontrados nas versões de maior destaque no mercado. Alguns deles são:

• indicadores de qualidade e de produtividade;
• gerenciamento de riscos;
• gestão de custos e despesas;
• monitoração e apontamento de horas;
• alocação de equipes;
• cronogramas operacionais;
• agendas globais e específicas;
• antecipação de problemas e crises;
• avaliação de resultados, como é o caso do ROI.

Além de todos esses recursos, o software deve possuir uma interface inteligente e de simples manuseio, permitindo maior e melhor estruturação dos seus projetos.

Muitos gestores ficam com tecnologias que não cumprem o esperado e não as trocam por receio de perda de produtividade no período de adaptação a uma nova — o que, obviamente, é um erro.

Saiba que existem opções altamente promissoras e referenciadas quando o assunto é Business Intelligence. Você não vai querer ficar para trás, não é verdade?

Documente tudo

Por fim, durante a execução, documente todas as mudanças realizadas e os efeitos ocorridos. Essa é uma forma de saber, com maior precisão, quais são os impactos de uma determinada atitude. Além disso, cria uma base de conhecimento para projetos futuros, oferecendo soluções práticas e que já foram testadas.

Ao final, documente a avaliação e o aprendizado quanto ao projeto, já que isso ajuda a ampliar a inteligência da gestão, especialmente para processos futuros.

Como você viu até aqui, uma boa gestão de projetos vai muito além de equipes preparadas ou objetivos bem estabelecidos. É preciso inteligência na escolha das ferramentas que serão utilizadas para o desenvolvimento das atividades e, principalmente, uma avaliação junto a essas tecnologias de todos os resultados apresentados em cada fase da execução para, assim, haver uma integração e potencialização de esforços.

Desse modo, sua equipe conquistará muito mais competência estratégica para a projeção da empresa no competitivo mercado.

Entendeu agora o que é gestão de projetos e para que serve? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto ou gostaria de compartilhar sua opinião sobre o tema? Deixe seu comentário no espaço abaixo e participe do debate!