Conforme o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), no relatório “Informes de Governança Corporativa 2019”, mais de 50% das empresas brasileiras utilizam práticas de GC com sucesso em sua administração. Esse valor revela que essa reunião de processos e princípios já está consolidada e vai continuar como uma tendência pelos anos seguintes.

A liderança positiva é um diferencial para qualquer gestor e, atualmente, está em destaque nas organizações como uma forma de desenvolver habilidades e promover a integração dos profissionais.

Esse recurso, como tantos outros, pode ser adotado pela governança corporativa a fim de garantir resultados mais efetivos para o negócio. Saiba mais sobre esse assunto: leia o post até o final e entenda como a proposta vai ajudar sua organização!

O que é a governança corporativa?

Podemos definir a governança corporativa como um sistema de práticas planejadas que orientam as empresas, principalmente em suas formas de comunicação com os stakeholders: gestores e funcionários (partes internas interessadas) e investidores, fornecedores, credores, órgãos públicos, comunidade que sofre os impactos das ações empresariais (partes externas interessadas).

Ela apareceu como um meio de regular o relacionamento da empresa com a sociedade em geral. Existem políticas e processos fundamentados na ética para garantir uma gestão saudável na organização. De acordo com o IBGC, existem cinco elementos básicos na implantação da governança corporativa.

Propriedade

Cada sócio é um proprietário conforme seu percentual de participação no capital social. O código do IBGC defende que a ideia de que cada ação corresponde a um voto é a mais eficaz para alinhar os interesses dos sócios.

Conselho de Administração

É o mais importante elemento da GC. A eleição do conselho é realizada pelos sócios e sua função é proteger os valores, os princípios, o objeto social, o sistema de governança da empresa.

O Conselho de Administração também serve como mediador entre a diretoria e os sócios. O número de conselheiros deve ser, de preferência, ímpar (entre 5 e 11).

Diretoria

Órgão que gerencia a empresa, fazendo com que ela cumpra seu objeto e alcance sua função social. Ele elabora os processos financeiros e operacionais, incluindo o gerenciamento de riscos e a comunicação com os stakeholders.

Órgãos de controle e fiscalização

Entre eles, podemos citar:

• Comitê de Auditoria: ligado ao Conselho Administrativo, realiza auditoria de projetos e relatórios financeiros para garantir mais confiabilidade e integridade das informações;
• Auditoria Independente: o auditor independente dá sua opinião sobre os relatórios financeiros, confirmando se são ou não confiáveis;
• Auditoria Interna: acompanha, avalia e orienta no sentido de aprimorar as normas e controles internos definidos pelo conselho;
• Controle Fiscal: faz uma fiscalização autônoma, não submetida ao conselho (pode ser ou não permanente);
• Gerenciamento de riscos, controles internos e compliance (conformidade): o conselho e a diretoria devem gerenciar riscos no intuito de prevení-los ou minimizá-los.

Conduta e conflito de interesses

O Conselho de Administração deve se responsabilizar por minimizar os conflitos de interesses (valorizando sempre o bem maior da organização) e também por criar um código de conduta.

Quais seus princípios básicos?

Os princípios básicos da GC são os seguintes: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Entenda um pouco mais sobre cada um a seguir!

Transparência

A transparência é o princípio que garante os mecanismos cujo objetivo é informar a todas as pessoas envolvidas as informações mais valiosas que envolvem a administração empresarial. É o pilar principal da governança corporativa, pois está associado, não apenas as normas e leis, mas a apresentar a todos os interessados, da forma mais clara possível, essas normas e essas leis, bem como tudo que seja relevante para eles.

A empresa deve mostrar aos acionistas os pontos negativos e os pontos positivos do negócio, todas as medidas tomadas pela administração. Para a sociedade, a empresa tem o compromisso de mostrar todas as ações de interesse social que podem alcançar a comunidade.

Equidade

O fundamento mais importante da equidade é a igualdade e a justiça. Isso significa tratar todas as pessoas de modo igual, sem fazer distinção de raça, credo, etnia, posição hierárquica ou social. A organização tem que compartilhar decisões, resultados e estratégias com todos de forma não-seletiva.

Desse modo, a empresa consegue engajar os funcionários, investidores, sócios, comunidade. Também se evita que as informações fiquem limitadas a alguns cargos ou pessoas.

Prestação de contas

Esse princípio está associado à definição de critérios para apresentar os resultados da organização ao final de um período específico.

Na verdade, prestar contas é mais que mostrar aos acionistas os relatórios financeiros. O gestor também deve apresentar relatórios gerenciais contendo decisões de natureza estratégica para gerar uma administração mais participativa. Para assegurar que os relatórios são verazes, convém realizar uma auditoria dos dados que eles registram, a qual contribui para a consolidação da governança corporativa.

Responsabilidade corporativa

Esse pilar refere-se ao compromisso social da empresa — um compromisso que se destaca em duas frentes:

• os acionistas que investiram dinheiro e fazem jus aos rendimentos que a empresa consegue;
• a sociedade, com quem a empresa tem um importante papel social.

Por isso, a administração precisa mostrar as ações praticadas e os investimentos realizados, revelando sua preocupação com a sociedade e o meio ambiente e, consequentemente, com a sustentabilidade.

Para que serve a governança corporativa?

A governança corporativa serve para alcançar diferentes objetivos que, depois de alcançados, transformam-se em benefícios para a empresa que adota seu conjunto de práticas:

Administração de conflitos e escândalos

De acordo com o código do IBGC, criar e seguir um código de conduta ajudam a aumentar o nível de confiança interno e externo da empresa. A administração deve dar o exemplo no cumprimento do código de conduta corporativo. É o Conselho de Administração que se responsabiliza por resguardar princípios e valores empresariais.

Embora a GC não acabe com os conflitos dentro de uma empresa, ela ajuda a administrá-los melhor quando ocorrem. A transparência e os processos bem delineados e registrados contribuem para facilitar a gestão de conflitos. Ainda que eles sejam inevitáveis, com boas práticas de GC, é possível evitar escândalos, cujo alcance é muito maior e comprometedor.

Valorização da imagem da empresa

Um sistema de governança corporativa efetivo permite que os valores associados à identidade da empresa sejam praticados de verdade, não sejam somente palavras bonitas para colocar em logotipos e atrair consumidores. Ser verdadeiro é a melhor maneira de obter o comprometimento de todos, do público interno e do público externo.

Quando a empresa não cumpre o que promete, nem compensa aplicar rios de dinheiro em campanhas de marketing.

Atração de investidores

As empresas que têm reconhecimento devido à transparência e práticas eficazes de gestão geralmente conquistam as melhores condições de negócio perante os fornecedores, bancos, clientes e outros parceiros. Certamente, é uma forma de atrair investidores, pois eles só investem capital em empresas organizadas, que realizem prestação de contas confiável e sejam seguras em todos os sentidos.

Preservação e aumento do valor de mercado

A melhoria na administração e as decisões tomadas com base em planejamento estratégico oferecem um impacto positivo nas finanças.

Os gastos na produção diminuem e também se reduzem as possibilidades de desvios e fraudes. Essa iniciativa confere mais valor à empresa.

Retenção e atração de talentos

Como todos os stakeholders são alvo de atenção em uma governança corporativa, os funcionários também são considerados valiosos e sua satisfação é importante.

O gerenciamento de recursos humanos em uma GC procura, portanto, valorizar os colaboradores, contribuindo para a queda no turnover e para a retenção de talentos. Além disso, a boa imagem da empresa ajuda na atração de profissionais talentosos que ajudarão a tornar ainda mais qualificado o quadro de funcionários.

Por que ela é importante também em empresas pequenas e médias?

A governança corporativa não pode ser aplicada somente nas companhias de capital aberto. Claro que as empresas maiores enfrentam desafios diferentes e podem se beneficiar até mais com um sistema de GC. Mas esse sistema pode ser aplicado em qualquer empresa, inclusive nas médias e pequenas empresas, ou PMEs.

Qualquer organização pode usufruir vantagens do sistema. Algumas terão benefícios adicionais devido ao seu tamanho ou ramo em que atua.

Mas é claro que uma pequena ou média empresa, ou mesmo microempresa, pode se beneficiar bastante ao adotar práticas orientadoras de governança, pois conseguirá atrair a atenção de mais investidores, otimizará a performance operacional, permitirá mais transparência em seus processos. Desse modo, podemos dizer que seu próprio crescimento se tornará mais fácil e ela terá um modelo escalável de gestão.

Se não for viável, por exemplo, não é preciso implantar todos os cinco elementos básicos recomendados pelo IBGC. A governança corporativa é flexível e se ajusta a qualquer modelo de negócio, de qualquer porte.

O resultado é que as PMEs agregarão um maior valor à marca e disporão de um sistema que contribui para sua longevidade — com a GC, considera-se o curto, o médio e o longo prazo. Desse modo, é mais fácil antecipar-se a riscos e identificar oportunidades no cenário atual, o que promove maior longevidade ao negócio.

Qual a importância da governança corporativa em empresas familiares?

Até as empresas familiares podem se beneficiar do sistema. Nessas empresas, os donos e os colaboradores integram a mesma família, seja direta, seja indiretamente (pais, filhos, cônjuges, irmãos, primos, tios, cunhados, sogros, genros). Dessa forma, o patrimônio e a renda dos funcionários estão relacionados ao patrimônio da própria empresa.

Há empresas familiares de diferentes portes. Nem todas as empresas desse tipo conseguem se sustentar após a terceira geração. Isso demonstra que há uma grande dificuldade em conservar o funcionamento adequado em empresas de família ao longo dos anos. Por isso, a adoção da governança corporativa já será um grande diferencial para ajudar a superar os desafios característicos desse modelo de empresas, como:

• as questões sucessórias;
• a formalização dos processos;
• a proteção dos ativos;
• o acesso à informação aos sócios que não fazem parte do grupo gestor.

Não é fácil regular as relações familiares com os negócios da empresa. Nesse sentido, uma empresa familiar está mais propensa a conflitos e escândalos porque existe um grande desejo dos executivos de alcançar uma posição de maior poder dentro dela. Definir o direcionamento corporativo não é fácil e, quando ocorrem erros de regulação, há disputas familiares que podem impactar negativamente na organização como um todo.

Boas práticas de GC contribuem para gerar o entendimento das diferenças entre conceitos como propriedade, família e gestão. Assim, entende-se que, ainda que alguém tenha o direito de herança sobre a empresa, isso não quer dizer que ele tenha o direito automático de gestão. Vale lembrar que, em empresas familiares, é comum que os membros deem prioridade a interesses pessoais, esquecendo o que realmente é melhor para o negócio.

Propriedade e gestão, em um sistema de GC, são conceitos separados e a liderança será exercida por aqueles que estejam aptos a assumir esses cargos. Ser líder requer muitas habilidades e conhecimentos específicos. Nem sempre as qualidades de um líder são consanguíneas (por exemplo, podemos ver um pai que é um excelente administrador cujo filho não tem a mesma qualificação).

O benefício mais destacado nas empresas familiares é que a GC delineia bem a diferença entre propriedade e administração da empresa. Ao aplicar os já citados pilares, o sistema promove uma administração equilibrada e facilita:

• tomada de decisão menos centralizadas, com mais participação: as decisões não são privilégio de uma só pessoa, elas resultam de visões diferenciadas, menos tendentes a opiniões individualistas;
• alinhamento de interesses: possibilita um maior alinhamento entre os interessados, evitando a predominância de interesses mais restritos a um determinado membro da família, por exemplo;
• capacitação de funcionários: desenvolve liderança e qualifica os herdeiros a se tornarem efetivos administradores e não serem destinados a determinadas funções por pertencerem à família;
• fortalecimento da imagem empresarial: como nas empresas em geral, a empresa familiar também consegue posicionar sua marca no mercado em uma boa colocação.

Por que contar com ferramenta ou software?

A tecnologia contribui para implantar e aprimorar a GC nas empresas. Certas ferramentas e softwares, como as ferramentas de BI (Business Intelligence), efetivam a automação de processos que se refletem no ambiente interno e na sociedade em geral. Em relação a tudo que falamos até agora, a tecnologia se aplica e aumenta a eficiência. Entre outras coisas, os softwares avançados permitem:

• a cotação de preços;
• a homologação e avaliação de fornecedores;
• a gestão dos pedidos;
• a gestão das finanças e a prestação de contas mais transparente;
• a comunicação otimizada com os stakeholders;
• a rápida e eficiente análise dos dados, bem como a proteção deles.

Enfim, a tecnologia digital adequada multiplica o potencial de um sistema de GC, tornando-o mais acessível e dinâmico, mas ágil e econômico, garantindo ainda a conformidade com as normas e leis (compliance), o que evita conflitos com o governo e aumenta a competitividade da organização.

O gerenciamento de projetos é uma contribuição valiosa para a governança corporativa. Claro que é muito importante dispor de um software avançado para o gerenciamento de projetos, como a solução da Project Builder, destinada a pequenas, médias e grandes empresas. A ferramenta efetua a gestão de projetos, estratégica, de equipe, de programas e portfólio.

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Como aliar o gerenciamento de projetos e compliance na sua empresa? Diariamente, as organizações precisam gerenciar vários processos e ações que são desenvolvidas por colaboradores distribuídos em diversos times. Assim, é preciso que haja uma padronização que norteie as equipes, para que elas sigam as normas tanto da empresa quanto dos órgãos reguladores, a fim de que tudo ocorra de forma ética e correta.

Nesse caso, o compliance se faz extremamente importante, pois é essa metodologia que garante que todas as normas e procedimentos sejam seguidos. Ou seja, as atividades do compliance no gerenciamento de projetos exige uma verificação permanente de eficácia, efetividade e comprometimento na empresa.

Para entender melhor sobre o assunto e conferir dicas para inserir essa metodologia na gestão de projetos, leia o conteúdo até o fim.

O que é compliance e qual a sua aplicação na gestão de projetos?

O termo compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa estar de acordo com uma regra. Assim, as ações de compliance estão alinhadas com a conduta da empresa e sua adequação às regras e leis vigentes. Ou seja, o conceito abrange as políticas tanto da parte interna quanto externa do negócio.

Exemplificando: se a sua empresa é uma organização que trabalha com tecnologia e armazena dados de usuários, é fundamental que essas informações estejam seguras e cumprindo todos os requisitos da Lei Geral de Proteção de dados (LGPD), que começou a vigorar no Brasil em 2020.

Para além disso, em todo projeto, todos os colaboradores, fornecedores e pessoas envolvidas devem estar em plena conformidade com as regras e legislações aplicadas em cada processo. Assim, cabe ao gestor do projeto, fazer com que as regras fiquem claras e sejam cumpridas. Nesse caso, além do acompanhamento de cada ação de perto, também vale fazer treinamentos e atualizações periódicas para os colaboradores. Isso significa prezar pelo compliance dentro da empresa.

Toda instituição tem regras específicas que devem ser seguidas. É importante estar em compliance ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho e de dados, entre outros.

Ao implementar ações de compliance na organização, você evitará:

• falta de orientações normativas;
• desalinhamentos com as legislações do seu segmento;
• falhas no gerenciamento de projetos;
• operações com programas desestruturados ou uso de ferramentas incorretas.

Ou seja, um bom programa de compliance e ética empresarial deve se dedicar às questões relacionadas à legislação, a ética, a sustentabilidade e a cultura corporativa. É preciso que todos os possíveis riscos sejam mapeados com as devidas soluções, para que irregularidades não ocorram e prejudiquem a empresa.

Como implementar essa metodologia no gerenciamento de projetos?

Para ter sucesso nesse quesito, é necessário que o gestor se empenhe para se atualizar com as regras do seu setor. Afinal, ao descumprir o compliance, a organização fica suscetível a perdas financeiras, como multas ou outras sanções, além da percepção negativa criada em seus clientes e parceiros.

Nesse sentido, o gestor de projetos precisa se ater a importantes pontos para aliar sua experiência no gerenciamento às necessidades específicas do compliance, que variam de acordo com o segmento da sua empresa. Por exemplo, os requisitos do compliance de indústrias da área da saúde são diferentes das indústrias da área de alimentos.

O trabalho de um gestor de projetos tem um caráter estratégico e consultivo. Nesse caso, ao associar esse trabalho ao compliance, é importante encarar um contexto mais amplo, estando a equipe aberta à implementação de novas práticas e lideranças.

Para que essa metodologia funcione de modo natural e fluido, é fundamental que todos os colaboradores sejam maduros e estejam envolvidos em um mesmo nível de colaboração. Dessa forma, há maiores possibilidades de aplicar e gerenciar os projetos de forma confiável. Assim, além de uma metodologia eficaz, é preciso confiança para que todo processo ocorra de forma correta, sem a necessidade de microgerenciamentos.

Para que as diretrizes estejam em conformidade, também é preciso criar e desenvolver uma metodologia ideal para que os controles internos sejam instrumentos de melhorias organizacionais.

É comum que os colaboradores tenham a percepção de que as atividades do compliance estão na contramão dos processos. Para que essa situação não ocorra, é fundamental que os gestores alinhem a missão e os valores da companhia aos objetivos estratégicos. Ou seja, a meta da equipe não pode ser aumentar os lucros a qualquer custo se há implicações legais e ambientais que impeçam isso, por exemplo.

Portanto, é possível concluir que um programa de compliance dentro das empresas é fundamental. Quando a organização atua cumprindo normas e regulamentações, os objetivos ganham propósito e se tornam mais concretos. Assim, os resultados da organização e dos projetos se tornam melhores e com mais qualidade.

Por que um software pode ajudar na organização do compliance?

Por vezes, o gerenciamento de projetos e o compliance não são feitos da melhor maneira, não por falta de conhecimento do gestor ou da sua equipe, mas pela falta de ferramentas que facilitem todo o processo. Um programa de compliance pode ser complexo e difícil de ser implementado e organizado no dia a dia da companhia. Por isso, é importante contar com um software que ajude nessa implementação.

A Project Builder é desenvolvedora de um software completo para facilitar a gestão de projetos. Nele, é possível organizar os projetos, inserir equipes e delegar responsabilidades, analisar o andamento de cada ação e conferir um relatório completo com os resultados. Além disso, algo fundamental no compliance é o alinhamento da equipe sobre todos os pontos do projeto e o software da Project Builder permite que todo colaborador autorizado possa inserir informações e ter insights acerca do trabalho.

Assim, essa ferramenta evita que dados sejam perdidos, com registros completos para buscas posteriores e atualizações do andamento de cada etapa. Então, se você precisa organizar o gerenciamento de projetos e o compliance da sua empresa, o software da Project Builder é a melhor solução. De maneira simples, prática e rápida, é possível implementar o processo e treinar toda a sua equipe.

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O método de melhoria contínua Kaizen na gestão de projetos precisa ser conhecido por todos os gestores que almejam melhorar os seus trabalhos. Ele é bastante conhecido no universo empresarial por ser uma filosofia japonesa que se destacou nos últimos tempos, ao propiciar o crescimento de organizações internacionais. O seu principal objetivo é elevar a rentabilidade e melhorar a produtividade dos negócios.

Além disso, a metodologia racionaliza investimentos, elimina desperdícios, ajuda a controlar a qualidade e as entregas acontecem dentro dos prazos. Neste conteúdo, vamos explicar o que é o Kaizen e como esse método funciona. Por outro lado, vamos mostrar quais são os aspectos que melhoram a comunicação da equipe e aumentam a segurança dos procedimentos.

Quer saber como aplicar o método de melhoria contínua Kaizen na gestão de projetos? Prossiga!

O que é o método de melhoria contínua Kaizen?

Kaizen é uma metodologia que também pode ser vista como uma ferramenta que visa a melhoria constante nas empresas. A sua origem foi no Japão durante os anos 50, após o término da Segunda Guerra Mundial, devido a diversos fatores. No final do conflito global, o governo japonês decidiu implementar projetos de administração e gestão para reestruturar os processos.

A finalidade era fazer com que as empresas japonesas conquistassem competitividade no mercado internacional. A economia do Japão estava arrasada e enfrentando enormes dificuldades. As condições de trabalho dos japoneses estavam completamente desfavoráveis devido às leis trabalhistas severas que foram impostas pela ocupação americana que ocorreu entre 1945 e 1952.

Os sindicatos do país exigiam condições melhores e remunerações mais justas para os operários durante esse período. Depois de passar por essa situação, o Japão deu início aos estudos cujo foco estava na qualidade dos produtos, na reestruturação da economia e no aprimoramento dos processos industriais. É assim que o método Kaizen foi criado.

Quais aspectos desse método beneficiam a gestão de projetos?

A metodologia Kaizen propõe uma alteração no comportamento e na mentalidade dos colaboradores em nível pessoal e profissional. Está focada nas pessoas que realizam as tarefas dentro das organizações e tem como objetivos aumentar a produção, eliminar a perda de recursos, diminuir os estoques, incentivar a gestão e envolver todos na melhoria dos processos.

Ajuda a melhorar a comunicação da equipe

Esse método não é um projeto que tem um início e um final porque se trata de uma prática de rotina que inclusive melhora a comunicação entre os integrantes das equipes. Ele desperta nos colaboradores o interesse de criar hábitos que melhorem o seu cotidiano, como um time que trabalha em conjunto e os seus componentes colaboram mutuamente.

Aumenta a produtividade

O Kaizen pode ser aplicado em situações específicas para elevar a produtividade, orientar projetos e promover melhorias de grande impacto nas empresas. Algumas ações podem não ser rotineiras, contudo, serão executadas conforme os conceitos do método e chamadas de eventos. O evento é uma situação na qual são pensadas e executadas mudanças conforme a filosofia.

Traz mais segurança

Essa metodologia tem uma ligação importante com as ferramentas de qualidade e segurança organizacional. Além de reduzir despesas, busca a produção otimizada, enxuta e segura de mercadorias ou soluções. Além do mais, o Kaizen incentiva o uso dos 5S, que são muito conhecidos em nosso país. Consequentemente, os ambientes de trabalho permanecem limpos e organizados.

Como o método de melhoria contínua Kaizen funciona?

O método de melhoria contínua Kaizen pode ser aplicado na gestão de projetos das empresas por meio do engajamento de todos os colaboradores que fazem parte do negócio. Ele conta com alguns mandamentos relevantes, por exemplo, o aprendizado por meio da experiência prática, a realização de ações focadas nas necessidades e a priorização das melhorias nas pessoas.

A ferramenta que é útil para ver os desperdícios eliminados não exige o investimento de recursos financeiros elevados para aumentar a produtividade. Ela pode ser aplicada em qualquer organização ou ambiente empresarial, e as melhorias precisam ser divulgadas tornando a comunicação ainda mais transparente.

Questione os atuais padrões

Hoje o conceito de BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio) é o mais eficaz e eficiente quando o assunto é a implementação da filosofia Kaizen de melhoria contínua para empreendimentos. Por isso, vale a pena questionar os atuais padrões e fazer testes. Saiba que o Just in time é outro conceito utilizado juntamente para a redução de estoques, por exemplo.

Identifique a oportunidade

Observe os detalhes da metodologia Kaizen e identifique a oportunidade de causar impactos positivos relevantes em seus negócios. Afinal de contas, esse método auxiliou um país completamente arrasado pela guerra a se transformar em uma verdadeira potência, tendo em seu território as indústrias mais destacadas do mundo inteiro.

Faça uma análise do processo

Para colocar em prática esse conceito, faça análises dos processos realizados em sua empresa. O sucesso vai depender do envolvimento dos colaboradores e da aceitação das mudanças necessárias à aplicação do método Kaizen. Todos os setores se beneficiam da adoção dessa metodologia, principalmente o setor financeiro, que obtém retornos expressivos.

Estabeleça metas e objetivos

O gestor desempenha papel fundamental na aplicação da metodologia, visto que ele é capaz de fazer a avaliação de diversos aspectos dentro da organização. Procure estabelecer novas metas e objetivos atingíveis para os departamentos da empresa que estão precisando de soluções rápidas e causam insatisfação à clientela, por exemplo, a área de desenvolvimento de produtos.

Construa os planos de ação

Hoje, mais do que nunca, é preciso melhorar processos e fazer com que a empresa siga na direção do sucesso. Sendo assim, o Kaizen pode ser uma forma de organizar as coisas e criar uma nova visão aos gestores da empresa. Os velhos hábitos burocráticos devem ser deixados de lado, colocando as pessoas em um estado constante de melhoria. Assim, é claro, alcançando mais resultados para as empresas.

Coloque em prática

Depois de compreender que o esforço contínuo e a participação de todos os trabalhadores são necessários, pense na melhor maneira para colocar a metodologia Kaizen em prática. Ela vai gerar melhorias imediatas se você conseguir substituir ideias tradicionais por ideias novas e desprender as pessoas dos métodos convencionais.

Monitore as atividades

A realização de mudanças na rotina dos colaboradores requer o monitoramento das atividades para que a produção e a segurança sejam garantidas. Acompanhe os impactos e promova reuniões para ouvir as sugestões dos grupos. É importante que a gerência participe e dê apoio a todos os que estão dispostos a aceitar as alterações.

Agora você já sabe como aplicar o método de melhoria contínua Kaizen na gestão de projetos! A metodologia pode ser aplicada em etapas, com a definição de um líder e das equipes que serão envolvidas na filosofia, a identificação de oportunidades, o estabelecimento de novos objetivos e metas, a elaboração de um plano de ação e o desenvolvimento de soluções ideais.

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O setor automotivo tem um papel fundamental na estrutura industrial do mundo. Em nosso país, ele corresponde a aproximadamente 22% do Produto Interno Bruto da indústria. É um segmento que interfere em outros setores do Brasil. Por isso é tão importante uma gestão de projetos na indústria automotiva.

Muitos veem o ramo automobilístico como um oligopólio em que poucas firmas conseguem oferecer bens mais diferenciados. Diante da demanda de carros, eles consideram que a quantidade de empresas realmente competitivas no setor é pequena.

Isso demonstra a necessidade de realizar um planejamento estratégico eficaz. Neste post, vamos esclarecer como efetivar uma gestão de projetos na indústria automotiva que atenda à nossa realidade, com a metodologia mais adequada e as ferramentas mais valiosas. Confira!

Selecione e priorize os projetos na indústria automotiva

Se a empresa conta com muitos projetos, é fundamental priorizar alguns deles. Tentar concretizar todos de uma vez não é viável, nem seguro — e, provavelmente, não será possível também. Cada um deve dar sua parcela de contribuição estratégica com os objetivos principais da indústria.

O ideal é priorizar os projetos, respeitando alguns critérios, definindo comparativos e indicadores. Desse modo, você avalia os custos totais de cada projeto, o ROI (Retorno Sobre o Investimento), o prazo para implantação e a prioridade individual.

Determine o escopo e o cronograma na gestão de projetos

Outro aspecto relevante na gestão de projetos na indústria automotiva é a definição do escopo e do cronograma. O escopo equivale a todo o trabalho que será efetivado para a produção dos veículos, conforme a demanda dos clientes. Logo, deve-se determinar o que será realizado e as etapas necessárias para a concretização do projeto.

É fundamental estabelecer o que será feito, considerando todos os pontos para a efetivação do projeto. Quando se detalha o escopo, o gestor consegue analisar a proposta em pacotes de trabalho, que contêm subdivisão em tarefas menores, mais simples de serem realizadas.

O cronograma, por sua vez, é a divisão dos pacotes de trabalho em tarefas. Como exemplo, podemos citar a produção da lataria de um carro como um pacote de trabalho, enquanto a pintura da lataria seria uma tarefa desmembrada.

Percebemos que, com um cronograma, o gestor pode planejar a realização de cada atividade desmembrada e estipular os recursos aplicados e o período de execução para cada uma. Consequentemente, o planejamento integral pode ser efetuado com prazos de execução estabelecidos, e as etapas de orçamento e a definição de gastos serão facilitadas.

Escolha uma metodologia para gerenciar os projetos

Quando falamos em gestão de projetos, seja no setor automotivo, seja em qualquer outro, diferentes metodologias podem ser empregadas para otimizar os indicadores mais importantes e os resultados do trabalho. Há alternativas que oferecem melhores resultados, com foco na melhoria da administração dos projetos. Entre excelentes opções podemos citar:

• Guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge);
• PRINCE 2 (Projects IN a Controlled Environment);
• IPMA (International Project management Association);
• FEL (Front-End Loading);
• PM Canvas (Project Model Canvas).

Enfim, é preciso definir qual metodologia será aplicada na gestão de projetos na indústria automotiva. Também é importante estipular qual dessas metodologias influi na implantação de um PMO permanente, que será sempre aproveitado na gestão dos projetos seguintes.

O PMBOK

O PMBOK é um guia que determina o projeto como um esforço finito, temporário. Isso significa que existem começo e fim bem-delineados e trabalhados para um resultado bastante específico. Os projetos são realizados por pessoas, com recursos limitados, e dependem de planejamento, execução e controle durante seu ciclo de vida.

Nesse sentido, um projeto é diferente de processos e operações, já que esses últimos se repetem e são contínuos, enquanto os projetos são únicos.

Os processos que formam o PMBOK estão divididos em cinco grupos: início, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento. As áreas de conhecimento do PMBOK envolvem:

• Gerenciamento de aquisições;
• Gerenciamento de qualidade;
• Gerenciamento de riscos;
• Gerenciamento de escopo;
• Gerenciamento de custos;
• Gerenciamento da integração;
• Gerenciamento da comunicação;
• Gerenciamento dos recursos humanos;
• Gerenciamento do tempo;
• Gerenciamento dos stakeholders (partes interessadas no projeto).

Gerencie pessoas e riscos na gestão de projetos na indústria automotiva

A melhoria na gestão de projetos na indústria automotiva acontece por meio do gerenciamento correto de pessoas e de riscos. Apesar de o setor automotivo ser muito automatizado, a necessidade do elemento humano ainda é primordial. Sem ele, a tecnologia mais sofisticada não oferece os resultados esperados.

O ambiente de trabalho deve ser, portanto, favorável aos profissionais, sem que a hierarquização prejudique o relacionamento entre líderes e subordinados. Isso proporciona um relacionamento sadio para o desenvolvimento da criatividade e produtividade. O gestor precisa conhecer bem a equipe e as habilidades de cada funcionário.

Tal conhecimento permite que a alocação de recursos e a delegação de tarefas sejam mais eficientes. Os resultados serão os melhores para o projeto e para toda a indústria.

O relacionamento interpessoal é muito importante e o gestor deve estar alerta a tudo, desde pequenos conflitos até grandes intrigas, que podem gerar um clima de desarmonia, baixa produtividade e vários erros no trabalho.

O gerenciamento de riscos também é indispensável. Para assegurar que o projeto fique livre deles, é necessário elaborar uma matriz com as principais ameaças capazes de atrapalhar o caminho crítico do projeto. A gestão de projetos na indústria automotiva precisa fazer o monitoramento dos riscos constantemente.

Os perigos podem ter sua prioridade modificada por causa de fatores externos, como fenômenos da natureza ou mudanças de mercado, decisões da equipe executiva ou questões envolvendo o cronograma. Mas convém recordar que riscos não se referem apenas a problemas ou a coisas negativas. Algumas vezes, eles podem ser uma oportunidade, ou seja, ao correr o risco, a empresa pode potencializar seus resultados.

Use um bom software para gerenciar projetos

A tecnologia é um recurso que pode otimizar a gestão de projetos na indústria automotiva. Já falamos o quanto esse setor depende de tecnologia e automação. E um bom software para gerenciar projetos certamente é uma excelente solução. Ele permite ao gestor ter acesso aos principais indicadores com facilidade.

Além disso, os softwares atuais armazenam em nuvem (Cloud Computing), o que é mais seguro para os dados e todos os arquivos. A tecnologia ajuda de inúmeras maneiras, aprimora o processo de delegar tarefas, contribui para reduzir custos, melhora o desempenho da equipe e facilita a tomada de decisões.

Aplicar boas técnicas e ferramentas, principalmente o PMBOK, proporciona ótimos benefícios na gestão de projetos na indústria automotiva, como: melhoria no fluxo de comunicação, padronização das atividades, diminuição da negligência e ociosidade, alocação mais eficaz dos recursos, monitoramento sobre todas as etapas do projeto, gerenciamento de riscos, aumento das chances de melhores resultados.

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Muitos desenvolvedores passaram a adotar metodologias ágeis para aumentar a velocidade de entrega de suas soluções de TI. Trabalhando com rotinas como o Scrum, eles se tornaram capazes de atuar lado a lado em busca de uma estratégia mais robusta, segura e que permitisse a entrega contínua de partes do produto, todas completamente funcionais.

Neste cenário, o sprint se integra ao método Scrum como uma forma de facilitar a divisão de um projeto em etapas ao longo do tempo. Com reuniões diárias, definição de metas e um bom fluxo de trabalho, o time de desenvolvimento pode criar um software diferente com a agilidade necessária para os tempos modernos.

Além disso, o uso de sprints permite uma melhor classificação de prioridades, hábito extremamente útil em atividades mais complexas ou que envolvam um número maior de pessoas. A classificação de prioridades, no caso do Scrum, tem a participação de toda a equipe, em diferentes partes do processo de planejamento, o que democratiza e torna mais eficiente o processo.

Quer saber mais sobre sprints e como essa prática Scrum Planning pode ajudá-lo no seu dia a dia? Acompanhe.

O que são metodologias ágeis?

Não adianta criar uma quantidade elevada de processos empresariais, é importante que a agilidade se faça sentir e seja um diferencial. A agilidade permite atender às necessidades do cliente em tempo hábil, que satisfaz a todos. Empresas que não adotam metodologias ágeis, pelo menos em algumas situações, estão perdendo competitividade.

Essas metodologias são conhecidas também como “Agile Now”, que significa “Ágil Agora”, o que demonstra a necessidade de urgência na entrega. O mercado se transforma continuamente e é fundamental atendermos com dinamismo à demanda — dinamismo e rapidez. A aplicação de métodos ágeis nas empresas resulta na entrega de produtividade, aliada à agilidade (se possível, a entrega acontece com antecedência).

Ao contrário do método convencional, em que processos e etapas são documentados em detalhes do começo até o final. Já nas metodologias ágeis, as etapas são encurtadas. O método ágil implementa um relacionamento iterativo, em que há a repetição de ações.

Os métodos ágeis ganharam impulso quando a administração das empresas em conjunto com a tecnologia desenvolvida começou a substituir as avaliações e realizações a longo prazo. Isso significa que projetos que não estavam muito abertos a mudanças passaram a ser substituídos por métodos mais ágeis para gerenciar as operações e entregar resultados otimizados aos clientes. Entre os métodos ágeis, o mais utilizado é o Scrum Planning, cujo trabalho se baseia em ciclos de desenvolvimento, ou sprints.

Qual é a importância do Scrum Planning?

O Scrum Planning é um dos mais importantes métodos de gestão de projetos. As principais características dele são: a integração entre os profissionais da equipe, a cooperação com os clientes e o funcionamento dos softwares aplicados. Tudo é executado com agilidade e de forma estratégica. Desde alguns anos, essa metodologia tornou-se comum entre as empresas de Tecnologia da Informação.

No começo, a finalidade do Scrum era ser aplicado na gestão de projetos de softwares. Mas ele pode ser usado por empresas de qualquer ramo. O direcionamento do framework, como hoje é usado, foi criado em 2001 por uma equipe de 17 desenvolvedores de softwares. Esses profissionais notaram que poderiam melhorar o rascunho que já existia sobre o método, transformando-o em algo efetivamente valioso para as organizações.

Ao aplicar o Scrum, as organizações obtêm mais eficiência no gerenciamento dos processos. O objetivo mais importante é diminuir as dificuldades, como a ausência de um bom planejamento, os escopos mal elaborados, as constantes alterações nos requisitos, os erros na comunicação — sejam de origem interna ou externa.

O Scrum Planning, como todo método ágil, baseia-se em quatro valores bem-definidos:

• a valorização das iterações entre os profissionais por meio das ferramentas e das operações;
• a ampliação do funcionamento dos softwares além de registros e documentos extensos e completos;
• a cooperação com os clientes além das contratações;
• a priorização das respostas às modificações antes de se cumprir o plano inicial.

Afinal, o que é um sprint?

Um dos pilares de um projeto de desenvolvimento baseado na metodologia Scrum consiste em sua divisão em etapas. Cada uma dessas fases tem um tempo definido, que pode ser um ciclo com duração de uma semana, duas semanas ou até um mês.

O sprint pode ser considerado o principal evento do Scrum Planning, porque é nele que serão aplicados os demais eventos, utilizados os artefatos produzidos anteriormente e desenvolvido de fato o produto. É nele que ocorre a produção de um produto ou parte dele.

Esses são os sprints! Eles não só devem reunir um conjunto de requisitos e metas a serem implementados pelos desenvolvedores, como também, precisam buscar o desenvolvimento de funções, de acordo com a ideia de sistema do cliente.

Como realizar um sprint?

A criação de um sprint envolve um trabalho constante de comunicação entre os times de desenvolvimento, o Scrum Master e o Product Owner. Eles devem compartilhar suas necessidades, sua capacidade de produção e sua evolução no alcance das metas, a fim de evitar a quebra de expectativas ao final de cada etapa.

No entanto, antes de se criar os sprints de um projeto, é preciso definir quais são as funcionalidades do produto a ser desenvolvido e que são desejadas pelo Product Owner. Para isso, constrói-se um artefato chamado Product Backlog, que contém as principais características do produto a serem desenvolvidas.

O Product Owner também tem a função de definir as prioridades do Product Backlog feito por ele. Assim, uma vez que todas as funções do backlog estejam classificadas de acordo com as prioridades de cada parte, a primeira reunião do time de desenvolvimento com o Product Owner é realizada.

Alinhamento

Compartilhando informações, os profissionais deverão alinhar com o Project Owner quais funções serão implementadas, assim como as tarefas a serem executadas. Essa parte é chamada de Sprint Planning. Ele é o primeiro evento realizado no sprint, e deve responder duas perguntas primordiais para o decorrer do método Scrum: o que será feito? Como será feito?

Logo, o Sprint Planning é dividido em duas partes, cada uma com tempo sugerido de quatro horas. A primeira definirá quais os itens do Product Backlog serão desenvolvidos no sprint. Enquanto a segunda parte, definirá como esses itens serão abordados durante o trabalho, ou seja, quais serão as tarefas executadas para que os elementos selecionados sejam entregues no fim dessa etapa.

O resultado é um novo Backlog, que se caracteriza por ser uma parte do Product Backlog, porém, com maior detalhamento de tarefas e funções para cada item selecionado. Esse novo artefato gerado a partir da reunião inicial do sprint é chamado de Sprint Backlog.

Normalmente, a atribuição de prioridades nos Backlog é feita por pontuação. Tarefas mais importantes para o Product Owner, mais difíceis de executar, mais demoradas ou que apresentem alguma incerteza ou risco técnico recebem maior pontuação.

Cada Scrum Team tem uma pontuação limite aferida, com base na produtividade da equipe. Com isso, o grupo fica limitado a pegar um conjunto de tarefas que não exceda o limite. Esse parâmetro é criado para diminuir o número de tarefas não entregues devido ao sobrecarregamento da equipe.

Assim que o Product Owner define os itens do Backlog a serem desenvolvidos, fica a cargo do Scrum Team dizer o que é possível de ser entregue dentro do prazo final do sprint. Nesse ponto, é necessário que o time aceite apenas uma quantidade de tarefas que não exceda a pontuação máxima que a equipe é capaz de desenvolver.

Em alguns casos, pode ser mais interessante dar prioridade para as atividades que envolvem um maior risco técnico ou de segurança. Em outros casos, os gestores podem optar por priorizar os trabalhos que agregam mais valor ao produto. Nesse momento, a opinião do Product Owner deve ser levada em consideração.

Duração

No método Scrum, todo evento ou processo é Time-boxed. Ou seja, tudo que será realizado no método tem uma duração, um prazo pré-definido, determinado com base em uma análise anterior ou a um padrão já conhecido de trabalho.

Assim, cada sprint deverá ter sua duração de acordo com a capacidade de trabalho do Scrum Team, responsável pelo desenvolvimento da arquitetura do produto. Normalmente, em equipes que estão no início da implantação do método, é adotado um período de 30 dias para a execução da carga de tarefas padrão.

Assim que ela passar a dominar o método, esse período pode ser reduzido para 21 dias e em seguida para 14 dias. É importante que a duração do sprint seja dada em semanas exatas, o que facilita a organização da equipe. Da mesma forma, as tarefas a serem feitas devem ter no máximo 8 horas, ou seja, um dia de trabalho.

Se o sprint contar com muitas tarefas, será necessário reduzir a quantidade de atividades do Product Backlog que a equipe tentará executar. Caso o número de trabalhos seja baixo, mais itens do Product Backlog podem ser adicionados ao sprint.

Trabalho

Uma vez finalizado o Sprint Backlog, as atividades são efetivamente iniciadas. Nesse momento, o Product Owner deverá se afastar um pouco do time de desenvolvimento, que subdividirá as tarefas de modo a conseguir um maior controle sobre os trabalhos a serem realizados.

O método Scrum procura criar um ambiente de trabalho que facilite a solução de problemas por meio da cooperação coletiva. Para isso, é sugerido que o Scrum Team seja composto por pessoas de diferentes áreas técnicas, a fim de criar um grupo multidisciplinar, o que estimula novas ideias e soluções.

Além disso, a comunicação interpessoal e acompanhamento de resultados devem ser bastante motivados dentro do sprint, para que não haja atrasos ou tarefas não realizadas.

Acompanhamento

Regularmente, a equipe de produção deve efetuar reuniões para discutir os avanços dos trabalhos, promover brainstorms a fim de encontrar soluções para eventuais falhas e compartilhar informações. Essas reuniões são chamadas de Daily Scrum.

Sugere-se que as Daily Scrum sejam realizadas todos os dias, durante o sprint. Nelas serão discutidos o andamento do projeto. Assim, fica mais fácil identificar rapidamente gargalos e se reorganizar para eliminá-los. Nesses encontros, o Project Owner pode até estar presente, mas não deve realizar intervenções a não ser que seja solicitado.

Progresso

A partir do Daily Scrum é possível analisar o progresso e desempenho do trabalho da equipe, buscando as soluções necessárias para os problemas. Para verificar o progresso de cada sprint, um gráfico de burndown pode ser utilizado a partir de três perguntas:

• O que foi realizado no dia anterior?
• O que será realizado hoje?
• Quais são os obstáculos que impedem o avanço do projeto?

A partir do resultado apresentado no gráfico, a equipe pode identificar se está ou não cumprindo com as obrigações firmadas no início do sprint. Caso não esteja, ela analisa o motivo desse desempenho inferior ao esperado. A equipe pode buscar solução em conjunto com o Product Owner, para que todas as etapas desejadas sejam entregues.

Teste

Para que um item seja considerado completo, ele deve ser codificado, testado e devidamente documentado. Falhas de segurança devem ser rastreadas para garantir a confiabilidade do produto, assim como bugs.

Além disso, todo código deve ser otimizado, para garantir o melhor funcionamento possível na máquina do usuário final. É no teste que o time garante que a funcionalidade está bem desenvolvida e o valor esperado será gerado. Isso vale para qualquer tipo de projeto.

Revisão

Ao final de cada sprint, o time de desenvolvimento realiza uma reunião de revisão, conhecida como Sprint Review. Essa reunião deve incluir o time de desenvolvimento, o gerente do projeto e o Product Owner para compartilhar as funções implementadas durante o sprint e apresentar os resultados obtidos.

Na Sprint Review, a equipe de desenvolvimento apresenta o tudo o que foi desenvolvido do Backlog, o que não foi desenvolvido e as dificuldades presenciadas. Normalmente, é feita uma apresentação formal em slides e reservado um tempo para o teste das plataformas já desenvolvidas.

De acordo com a avaliação do Project Owner, a equipe de desenvolvimento pode efetuar melhorias no projeto ou implementar novas funções. O que for reprovado deverá retornar ao Product Backlog, onde ficarão disponíveis para consulta futura.

Com o Sprint Review passa-se transparência ao cliente, ao mostrar o que já foi executado e o que falhou e será refeito, além de permitir que ele acompanhe as etapas de desenvolvimento, sem correr o risco de um produto final indesejado ou malfeito.

Reflexão

Após o encontro de revisão, a equipe de desenvolvimento deve se reunir com o Scrum Master para compartilhar sua opinião sobre o projeto e refletir sobre as práticas adotadas. Esse evento é chamado de Sprint Retrospective e tem o objetivo de analisar o processo de desenvolvimento do produto, não o produto em si.

• Será que podem ser empregadas em outras iniciativas?
• Quais foram os pontos positivos e negativos verificados?
• O que pode ser melhorado?

É importante que o Scrum Master encoraje todos os membros a darem a sua opinião sobre o trabalho realizado. Esse é momento de corrigirem qualquer falha processual detectada. Com isso, é possível tanto reforçar os métodos que devem ser repetidos, desde que alterados ou mesmo, abandonar de vez determinado procedimento.

Como se ajustar a essa metodologia?

Para que as empresas se ajustem ao Scrum Planning, é necessário praticar. Os funcionários devem adotar as atividades na rotina de trabalho, como:

• realizar reuniões todos os dias antes de começar qualquer projeto;
• estimular a participação de todos os membros, evitando colocar títulos específicos em cada um para que sua participação não fique limitada;
• definir as atividades mais importantes e as melhores estratégias para efetuá-las;
• elaborar um planejamento em que seja apresentado, visualmente, o desenrolar de todos os processos e os seus resultados.

Quando todos os profissionais de uma empresa começam a praticar o Scrum Planning, eles conseguem visualizar o desenvolvimento de todas as tarefas em uma perspectiva integrada e diferenciada. É um planejamento que contribui para que as empresas adequem seus negócios às necessidades do mercado e, como resultado, entreguem seus produtos e serviços de maneira otimizada.

O que é o design sprint da Google Ventures?

Baseando-se na metodologia ágil do Scrum Planning, a Google Ventures desenvolveu seu próprio método para criar produtos e ideias em um período mais curto de tempo.

Em apenas cinco dias, a equipe inicia e termina seu trabalho conforme as etapas:

• primeiro dia, Entendimento e Definições: identifica-se o problema, compartilha-se o conhecimento sobre ele, começa a busca por soluções;
• segundo dia, Estudo de Possibilidades: brainstorming para sejam desenvolvidas soluções detalhadas;
• terceiro dia, Tomada de Decisões: avaliação de soluções e decisão sobre qual será adotada (desenho de um storyboard que serve como guia para a criação dos protótipos);
• quarto dia, Criação de Protótipos: por meio de equipes que trabalham em parceria e de ações bem delineadas, cria-se o protótipo a partir da solução escolhida no dia anterior;
• quinto dia, Validação: depois de quatro dias de trabalho, a ideia escolhida é validada e o produto criado é mostrado aos potenciais clientes, os quais devem dar seu feedback após terem interagido com o protótipo.

Quais as vantagens do Scrum Planning para as empresas?

Algumas vantagens do método são a rápida entrega dos resultados, a continuidade dos projetos, a colaboração entre as equipes e a simplificação das técnicas e dos processos. O Scrum permite que sejam feitas mudanças livremente quando é necessário, com a finalidade de se alcançar o resultado almejado. Por meio do Scrum Planning, as empresas contam com:

• equipes comprometidas, que é um dos principais benefícios, já que todos os participantes passam a se engajar com entusiasmo na definição de todas as tarefas, melhorando a qualidade do comprometimento e da motivação;
• melhor visualização, pois os projetos que eram visualizados somente pelos gestores passam a ser visualizados por todos os membros da equipe;
• redução de erros, já que os profissionais trabalham cada etapa do projeto de forma detalhada, o que ajuda a identificar mais rapidamente as falhas e corrigi-las com rapidez;
• flexibilidade na alteração de prioridades, pois nem sempre os objetivos iniciais de um projeto são os melhores e, com o Scrum Planning, a turma consegue efetuar as mudanças necessárias nas prioridades e nas sequências das tarefas;
• redução do “time-to-market”, ou tempo para o mercado, já que é possível lançar, em menos tempo, um produto que já foi testado e recebeu aprovação.

As metodologias de desenvolvimento evoluíram bastante nas últimas décadas, sempre com o objetivo de atender às diversas necessidades da comunidade. Assim, seja para criar produtos mais seguros ou reduzir prazos de entrega de resultados, é sempre possível encontrar um método que atenda ao perfil de um projeto.

No caso da metodologia Scrum, os sprints são indispensáveis para garantir a qualidade dos trabalhos, pois permitem que tanto os gestores quanto os clientes acompanhem diariamente a evolução de um projeto.

Quanto mais próximos da execução do produto estão os stakeholders (os interessados no desenvolvimento do produto), quanto mais oportunidades eles têm de avaliar e participar das etapas de criação do produto, maior a chance de satisfação e sucesso do produto final.

Além disso, o método permite uma rápida mudança de foco, que auxilia na resolução de problemas, no atendimento a uma mudança repentina no mercado e na redução de retrabalhos e problemas de comunicação. Tudo isso, influencia no tempo de execução e na satisfação do cliente.

Junto aos pontos positivos externos estão também os internos. As Daily Scrum, as reuniões diárias, são ótimas chances para que as equipes identifiquem e melhorem suas práticas, implementando novas rotinas, apontando soluções para problemas críticos e aumentando a qualidade final do produto.

Além disso, a Sprint Review dá espaço para a crítica externa, dos stakeholders, que passam a ser parte fundamental do processo de construção do produto. A Sprint Retrospective fecha o sprint, sendo o mecanismo de correção de erros, discussão de novos procedimentos e afirmação do método.

O Scrum Planning é a metodologia ágil mais aplicada em empresas e promove melhorias nos produtos ou serviços ofertados. Na maioria das vezes, os gestores aplicam o método com a intenção de reduzir gastos, o que dá mais espaço à escalabilidade e a entregas mais ágeis para os clientes. Ele procura suprir às necessidades do mercado moderno e às suas constantes mudanças, já que há diferentes segmentos.

E você, como trabalha com seu time de desenvolvimento para aumentar a eficiência dos trabalhos? Já conhecia o poder dos sprints para o Scrum? Gostaria de receber conteúdo atualizado sobre gestão de projetos? Isso é fácil. Cadastre-se em nossa newsletter hoje mesmo!

Gerenciamento de projetos é uma atividade específica que garante o cumprimento dos objetivos determinados pelo gestor e a satisfação dos usuários. Trata-se de um processo realizado para desenvolver soluções, aprimorar serviços ou produtos buscando melhores resultados para as empresas. Mas a gestão de projetos P&D tem suas particularidades. Ficou curioso?

Aqui, você vai descobrir as diferenças do gerenciamento de projetos de pesquisa e desenvolvimento e as suas especificidades. Neste artigo, vamos mostrar também como é possível ter bons resultados com a gestão de projetos P&D por meio da aplicação das melhores práticas nas etapas, verificação, validação e acompanhamento de indicadores, entre outros.

Achou o assunto interessante? Então continue a leitura e tire as suas dúvidas!

As diferenças da gestão de projetos P&D

A gestão de projetos P&D refere-se à pesquisa e desenvolvimento de novos bens que solucionam dificuldades ou permitem o aproveitamento de oportunidades. Para iniciar um projeto P&D é preciso refletir sobre o problema que será resolvido com a entrega do serviço ou produto.

Esse projeto não será como aqueles que são planejados para implantar um sistema ou construir um imóvel, pois ele apresentará um grau de incerteza relativo aos resultados a serem obtidos. Profissionais de várias especialidades são indispensáveis. Veja alguns pontos distintos:

• equipe multidisciplinar;
• instalações físicas adequadas;
• variedades de informações capturadas e analisadas;
• quantidade de parceiros envolvidos;
• gerenciamento árduo das atividades;
• duração prolongada do projeto.

Há um risco mais elevado e ele deverá ser considerado um investimento que poderá dar retorno em longo prazo. O processo de maturação é mais demorado e é somente depois de concluída essa fase que determina-se a sua aplicação e verifica-se novos riscos econômicos e comerciais. Isso ocorre por que esse tipo de projeto procura desenvolver solução tecnológica.

As especificidades da gestão de projetos P&D

Os projetos comuns são elaborados para as mais variadas áreas empresariais e públicas. Normalmente um gestor seleciona uma equipe, define as metas, estabelece o cronograma, acompanha a realização dos trabalhos, avalia o desempenho e os resultados obtidos. Porém, como você pode ver, os projetos P&D são bastante complexos, têm suas próprias especificidades e suas etapas também são diferenciadas:

• concepção da ideia ou pesquisa básica;
• avaliação de viabilidade;
• busca de financiamentos;
• aquisição ou fabricação de tecnologias;
• desenvolvimento do produto ou serviço;
• testes de laboratórios;
• plantas pilotos;
• fabricação do produto final;
• comercialização do produto no mercado.

Vale destacar que o número de projetos P&D está crescendo bastante no Brasil. As empresas dos setores de petróleo, gás e eletricidade são obrigadas a investir parte do seu faturamento neles. Por outro lado, há incentivos para órgãos de fomento e empresas que desejarem trabalhar com pesquisa e desenvolvimento em nosso país.

As melhores práticas da gestão de projetos P&D

Diante das características desafiadoras dos projetos P&D, algumas práticas de gestão podem ser aplicadas para auxiliar os gestores durante a jornada. A equipe deverá trabalhar em conjunto para que as metas sejam atingidas e os seus integrantes terão que se comunicar de maneira eficiente. Veja a seguir as principais práticas que vão ajudar na conclusão dos processos!

1. Crie uma estratégia de inovação e P&D

A estratégia de inovação aponta qual é a intenção da empresa e o que precisa ser feito para ultrapassar os limites e superar as dificuldades. Não importa qual seja o formato dela, pode ser um documento físico, um arquivo digital ou uma página da Internet. É importante que ela se torne uma crença de todos os envolvidos que vão realizar ações referentes ao projeto e suas interfaces.

Ela precisa ser única, fazer distinção entre projetos desejáveis e viáveis daqueles que ficarão para o futuro ou serão descartados. Não adianta ter uma infinidade de projetos listados para uma empresa se nenhum deles for efetivamente levado em frente. Além do mais, a equipe de P&D deve contar com colaboradores suficientes para atender aos direcionamentos ou eles se tornarão impraticáveis, ainda que os recursos sejam utilizados de modo responsável.

2. Defina um processo P&D

Depois de criar a estratégia de inovação e compartilhá-la com a sua equipe será necessário descrever os processos. Se esse detalhamento não for feito, os colaboradores vão aprender uns com os outros e perpetuar práticas que não foram registradas por profissionais experientes e com formação na área P&D. Seja paciente, resiliente e descreva o processo de maneira flexível para suportar imprevisibilidades e variações.

Com isso, você vai acelerar os projetos reduzindo o tempo para a adaptação de novos participantes da equipe e facilitando o entendimento dos pesquisadores. Os integrantes do grupo vão colaborar entre si, minimizando erros de entrega e retrabalhos. Os setores se tornarão mais independentes para resolver desvios de rotina e os gestores poderão analisar métricas internas, além de visualizar possibilidades de melhorias.

3. Incentive a colaboração interna e externa

Caso você não promova a colaboração interna em sua empresa, os testes para lançamento de produtos ou serviços podem ser encarados como um entrave para os outros departamentos. Alguns profissionais resistem às mudanças e preferem trabalhar da sua maneira, cada um para si. No entanto, sem a sinergia entre a equipe não haverá construção de conhecimentos em grupo e as competências de alguns ficarão desconhecidas.

Procure parceiros que colaborem com o objetivo do projeto e que sejam capazes de ajudar na redução de custos e do tempo para lançamento. Entre os mais indicados estão os fornecedores, consultores e usuários. Consequentemente, você conseguirá acelerar os procedimentos, compartilhar o risco das inovações, realizar convergência de tecnologias, aumentar o nível de soluções, entre outros benefícios.

4. Monte um banco de dados

Após a descrição do processo e a sua implementação, você poderá montar um banco de dados para elevar a velocidade dos lançamentos. Ele permite o rápido acesso aos projetos já executados, de modo que os gestores vão utilizá-los como base ou apoio para as novas ideias que virão. Dessa maneira, se a empresa perder um pesquisador, os projetos estarão salvos com as informações armazenadas em local seguro.

5. Utilize indicadores

Os sistemas de gestão de projetos atuais apresentam métricas e indicadores de desempenho para facilitar o trabalho dos gestores. Contudo, vale a pena averiguar os indicadores de satisfação dos usuários no P&D. Aplique uma pesquisa para verificar se a solução inovadora vai se encaixar no público-alvo, se há alcance das expectativas e performance e se ela irá resolver o problema proposto.

6. Faça a verificação e validação

Nessa etapa é preciso conferir se o serviço ou produto vai atender as necessidades dos clientes. Isso será possível com a realização de testes que vão responder se o bem vai aumentar a produtividade do seu público ou gerar o benefício pretendido. Reflita e encontre uma maneira para fazer a testagem. Peça feedback de um cliente e faça ajustes se for preciso.

Essas são as melhores práticas para a gestão de projetos P&D. Não se esqueça de analisar a quantidade de projetos que pode ser implementada simultaneamente pela sua equipe. É aconselhável que cada pesquisador trabalhe com foco em um projeto por vez, pois há uma curva de aprendizagem do time a ser considerada.

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O gerenciamento de projetos é uma disciplina cuja proposta é o planejamento, execução, controle e fechamento das atividades de um grupo de profissionais para alcançar determinadas metas e satisfazer alguns critérios específicos para o sucesso. Conforme o PMI, o conhecimento em gestão de projetos se fundamenta em 10 áreas: integração, escopo, custo, tempo, recursos humanos, qualidade, procurement, comunicações, gestão de riscos e gestão das partes interessadas.

O setor de telecomunicações também depende de um gerenciamento adequado de projetos para ter sucesso. Quando se conduz um projeto da forma correta, é provável usufruir de muitos benefícios. Fique por dentro dessas vantagens e entenda mais alguns aspectos interessantes relacionados à gestão de projetos na telecomunicação!

Quais são as características do projeto no setor de telecom?

Um passo inicial para gerenciar projetos de telecom é conhecer suas peculiaridades, já que cada setor tem suas próprias características. Respeitá-las é fundamental para uma gestão eficaz de projetos, principalmente os relacionados com a instalação de equipamentos, rádio base, estações, transmissores e infraestrutura para telecom.

As telecomunicações apresentam uma visão diferente para os grupos/ciclos de um projeto. Geralmente, são adotadas etapas como:

• seleção dos fornecedores (especificações técnicas, proposta técnica e comercial);
• planejamento geral (definição das equipes, cronograma e atividades);
• execução (implementações, instalações e homologações);
• fechamento do projeto (cliente aprova e aceita o projeto).

Quais são as vantagens da gestão de projetos na telecomunicação?

A gestão de projetos na telecomunicação promove uma série de benefícios. Vamos enumerar 7 desses benefícios e seus resultados positivos:

1. Otimização dos processos

O gerenciamento de projetos define o que cada profissional deve fazer e quando. A rotina de trabalho fica bem determinada e os processos se desenvolvem com mais organização e rapidez. Ainda, a gestão estabelece métricas de acompanhamento dos processos e dos resultados.

Como todos conhecem e compreendem as suas funções, não há desperdício de tempo com atividades que não são necessárias. A equipe alinhada aos valores e aos critérios definidos pela empresa melhora a produtividade e as possibilidades de sucesso do negócio aumentam.

2. Aumento na qualidade dos serviços prestados

Existe uma pressão sobre os profissionais para aplicar as orientações do projeto, respeitar prazos e orçamentos, além de cumprir os padrões de controle de qualidade e conformidade. Dessa forma, a gestão de projetos na telecomunicação contribui para a identificação de falhas e o controle da qualidade dos serviços prestados.

3. Fidelização de clientes

Se os resultados são bons, os clientes ficam satisfeitos. Quando os prazos são cumpridos, os orçamentos não ultrapassam os limites predefinidos e tudo se mantém dentro do escopo, os clientes ficam felizes e a tendência é que continuem a fazer negócios com a empresa. Além disso, o cliente satisfeito divulga de maneira informal os serviços da empresa para familiares e amigos. Dessa forma, fica menos difícil captar novos clientes, já que esse processo será mais natural e facilitado.

4. Redução das despesas

Na gestão de projetos, há a prática do controle de gastos. Isso contribui para a elaboração de um orçamento mais acertado e promove o acompanhamento da forma como os gastos serão feitos, se certificando de que os recursos financeiros terão o destino adequado.

É necessário respeitar a linha de base de custos definida no projeto. Somente assim, não haverá gastos adicionais e inesperados, que tornam a obra mais cara e geram ônus aos clientes. Na verdade, a gestão de projetos ajuda a reduzir gastos e a tornar o orçamento mais enxuto. Isso porque permite identificar e aproveitar oportunidades. Contudo, o mais importante é que os recursos sejam aplicados da forma devida.

5. Controle dos riscos

Outro resultado positivo proporcionado pela gestão de projetos na telecomunicação é que se obtém um controle otimizado sobre os riscos. O gestor de projetos efetua o mapeamento de todos os riscos, inclusive dos positivos. Isso permite perceber os indícios de qualquer ameaça e contribui para reduzir impactos negativos no projeto. Em relação aos riscos positivos, ou oportunidades, o gestor poderá aproveitá-los e gerar mais ganhos ao projeto.

6. Maior engajamento da equipe

As boas práticas no gerenciamento de projetos estimulam os profissionais, levando-os a um maior engajamento no trabalho. Há compartilhamento e alinhamento entre todos os profissionais, o que produz um relacionamento transparente e de confiança. Enfim, convém contar com um planejamento eficaz, com boas estratégias para lidar com as partes envolvidas e efetivar uma gestão de equipes diferenciada, que permita a melhor comunicabilidade na rotina do projeto.

7. Melhoria na tomada de decisões

Decisões erradas podem comprometer a situação financeira da empresa. O gestor de projetos carece de informações corretas para fundamentar sua administração e aperfeiçoar o trabalho dos profissionais das equipes. O gerenciamento adequado permite que o gestor colete e acesse dados mais vitais, o que facilita a tomada de decisões. Afinal, tomá-las de forma apenas intuitiva é arriscado. A percepção do gestor é valiosa, mas deve atuar em conjunto com dados seguros.

Como fazer uma boa gestão de projetos na telecomunicação?

Vamos dar algumas dicas, nessa parte final do texto, para que seja possível efetivar uma boa gestão de projetos na telecomunicação.

Tenha objetivos definidos e claros

Antes de iniciar o projeto, é necessário definir quais são os objetivos das partes envolvidas, que devem ser realistas e alcançáveis. Somente assim, o gestor pode determinar o escopo. Com os objetivos e as metas estabelecidas, é possível selecionar os profissionais mais compatíveis com eles e formar uma equipe.

Em cada grupo, é necessário aproveitar os pontos fortes de cada um e indicar um líder com capacidade para administrar as atividades, elaborar cronogramas, planejar e monitorar os gastos e estimular a equipe.

Faça um inventário dos ativos

Também, é fundamental inventariar e controlar os ativos, bem como definir os profissionais responsáveis por cada ativo, o que ajuda a otimizar a eficiência dos recursos. Assim, impede-se que haja subutilização de produtos e estimula-se o uso dos equipamentos em todo o seu potencial, gerando redução de gastos.

Descubra outras dicas de gestão de projetos

Também, é importante que o gestor:

• monitore sempre os gastos;
• aplique princípios de transparência e equidade na gestão;
• respeite as normas e regras pertinentes;
• use a tecnologia ao seu favor.

A gestão de projetos na telecomunicação é a melhor maneira de potencializar os bons resultados e reduzir as falhas, economizando tempo e capital. Um bom software certamente é um diferencial, pois permite automatizar tarefas e controlar os processos com foco e objetividade. Ele também facilita o monitoramento preciso com a ajuda de indicadores e métricas.

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O trabalho na área de gestão de projetos requer o conhecimento sobre o que é a norma PMI. O Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins lucrativos que tem o objetivo de disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo.

Essa entidade fomenta o debate sobre o tema por meio de publicações, eventos e reuniões. Reconhecida em diversos países, a instituição tem mais de 700 mil integrantes localizados em diferentes países e que estão em constante aperfeiçoamento profissional.

Para entender melhor sobre o PMI, vamos mostrar como é sua divisão, funções, aplicações e benefícios gerados. Acompanhe!

O que é PMI?

Tudo começou em 1969, durante um jantar em um restaurante que ficava a apenas algumas quadras do City Hall, na Filadélfia, EUA. Esse jantar era uma continuação de vários meses de discussões entre dois homens, Jim Snyder e Gordon Davis, que decidiram ali a criação de uma nova organização.

O objetivo deles era proporcionar um meio de os gerentes de projeto se reunirem, compartilharem informações e discutirem problemas comuns. Os debates seguintes resultaram na primeira reunião formal, no Georgia Institute of Technology, em Atlanta, EUA, em outubro de 1969.

Como subproduto, nasceu o Project Management Institute. Pouco tempo depois, artigos de incorporação foram arquivados na Pensilvânia, assinados por cinco pessoas oficialmente reconhecidas como fundadoras do PMI. São elas: James Snyder, Eric Jenett, Gordon Davis, AE ‘Ned’ Engman e Susan C. Gallagher.

Portanto, o PMI é uma associação voltada para profissionais de gerenciamento de projetos. Para melhor organização, ele é separado de acordo com capítulos, que seguem uma categorização segundo regiões geográficas.

Isso significa que cada membro do PMI é vinculado a um capítulo e, juntamente dos demais profissionais da mesma região, faz trabalhos voluntários para levar as melhores práticas do gerenciamento de projetos ao conhecimento dos outros profissionais. A ideia dessa integração é promover melhorias contínuas no setor e a valorização do papel dos profissionais que nele atuam.

Atualmente, pode-se dizer que a mais expressiva contribuição do PMI é o estabelecimento de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Essas ações são seguidas no mundo todo e estão compiladas em uma obra única, o PMBOK, que você vai conhecer a seguir.

Qual a relevância do PMI para o setor de gerenciamento de projetos?

O PMI é o instituto responsável pelo guia que trata do gerenciamento dos projetos, conhecido como Project Management Body Of Knowledge (PMBOK), que faz estudos frequentes nessa área. A entidade acompanha o volume de recursos desperdiçados pelas empresas durante o desempenho dos projetos. As organizações normalmente perdem um percentual dos valores investidos devido ao péssimo gerenciamento feito.

O instituto também acompanha as empresas que apresentam taxas de sucesso elevada, as quais têm cultura amadurecida e talentos capacitados. Ou seja, faz estudos mais profundos sobre gestão de projetos. Por isso, apesar de não ser uma metodologia de planejamento, o PMI é de extrema importância para o sucesso dos negócios, já que fornece conteúdos exclusivos.

Isso acontece por meio de eventos e publicações. O próprio guia PMBOK é muito interessante, sendo composto por várias etapas. Entre elas estão o gerenciamento do escopo, do tempo, da qualidade, dos custos, das aquisições, das comunicações, dos recursos humanos, dos riscos, da integração e dos stakeholders. Além do mais, o PMI faz a certificação dos gerentes de projetos.

Qual a principal meta do PMI?

A principal meta do PMI é conseguir avanços na profissão, na ciência e na prática de gestão dos projetos ao nível mundial, de forma mais proativa e consciente. Dessa maneira, as empresas poderão apoiar, valorizar e usar a gestão de projetos, bem como atribuir o sucesso dos negócios ao instituto.

Todas as organizações têm a possibilidade de se associar à entidade, que faz a coordenação e a administração do programa de credenciamento mundial. As credenciais são reconhecidas ao nível internacional, visto que o PMI promove o desenvolvimento das carreiras e da profissão de gerente de projetos. Há diferentes designações para esses profissionais.

Hoje, existem milhares de pessoas credenciadas e com certificado em todos os países. Um gerente de projetos recebe as bases para desenvolver as suas competências e habilidades, tais como conhecimento profissional, realização educacional e experiência para obter a certificação. Após fazer a filiação no PMI, os gestores de projetos estão associados à organização que detém excelência no ramo.

Como funciona o PMI?

Normalmente, os associados se filiam próximo à sua localização geográfica, já que existem 248 unidades espalhadas pelo mundo. Ao se associar, o filiado tem acesso a uma rede local para receber oportunidades de interação e especialização. Nesse ambiente, terá contato com diversos setores e participará de grupos específicos, fóruns e organizações que tenham interesses comuns.

O PMI ainda conta com dois colegiados que tratam da elaboração de cronogramas e do gerenciamento de desempenho. Por outro lado, existem dois centros de serviços localizados fora dos EUA, para a conveniência dos afiliados internacionais. Aqueles que residem na África, no Oriente Médio e na Europa podem acessar o escritório localizado em Bruxelas, na Bélgica.

Já os associados da Ásia recebem assistência do escritório situado em Cingapura. Os escritórios situados em Beijing, na China, e em Washington, nos Estados Unidos, possibilitam ao PMI a ampliação do seu impacto de alcance para educação dos afiliados. Isso ocorre porque as pessoas planejam e gerenciam projetos, constroem estruturas, estradas etc.

Por essa razão, são usadas metodologias, técnicas e ferramentas para a criação e gerenciamento de prazos, controle de custos, programação de recursos e materiais, avaliações de riscos etc. Os métodos podem ser aplicados em uma variedade de projetos, por exemplo, localizar petróleo e desenvolver sistemas de informação.

Como surgiram as certificações oferecidas pelo PMI?

O gerenciamento de projetos existe há muitos séculos, todavia, só foi reconhecido e se tornou profissão depois da Segunda Guerra Mundial. Na atualidade, esse tipo de gestão exige a aplicação de técnicas, ferramentas, habilidades e conhecimentos a uma infinidade de atividades para que vários requisitos sejam atendidos.

As tarefas de rotina são padronizadas para a obtenção de resultados que se repetem e, em virtude disso, o número de tarefas é reduzido. A credencial é essencial para os profissionais que atuam nessa área. O PMI oferece vários tipos de certificação aos seus associados, tais como profissional de gerenciamento de projetos, de portfólio, de programas, de cronograma, de riscos, em análise de negócios e em métodos ágeis.

Quais são as certificações oferecidas pelo PMI?

Uma das atividades feitas pelo PMI é a capacitação de gerentes de projetos em todo o mundo, concedendo certificações que conferem ao profissional maior destaque no mercado e credibilidade para executar projetos cada vez mais complexos em várias áreas de atuação.

Ao todo, existem oito certificações. A mais comum é a Project Management Professional (PMP), ou Profissional de Gerenciamento de Projetos. Já existem mais de 370 mil profissionais no mundo todo que contam com essa certificação.

O PMI autoriza algumas instituições a aplicarem o teste para PMP e muitas escolas de administração oferecem cursos preparatórios para esse certificado. Além da certificação PMP, existem outras sete. São elas:

• Profissional de Gerenciamento de Portfólio (PfMP);
• Profissional de Gerenciamento de Programas (PgMP);
• Profissional em Gerenciamento de Cronograma do PMI (PMI-SP);
• Profissional em Análise de Negócios do PMI (PMI-PBA);
• Técnico certificado em Gerenciamento de Projetos (CAPM);
• Profissional em Gerenciamento de Riscos do PMI (PMI-RMP);
• Profissional certificado em Métodos Ágeis do PMI (PMI-ACP).

Para obter cada certificação, o profissional deve comprovar determinado tempo de experiência na área e ser aprovado em um teste de conhecimentos específicos. A certificação é temporária e deve ser revalidada periodicamente para que o profissional se mantenha atualizado e atuante no mercado de trabalho.

A vantagem para os profissionais certificados é o reconhecimento dos empregadores, que, segundo o instituto, entendem que existe um valor agregado no conhecimento das melhores práticas de gestão de projetos.

A certificação é crucial para o gerente de projetos que pretende crescer profissionalmente dentro de uma empresa ou para se colocar no mercado. Muitos ainda desconhecem essa certificação, mas as buscas no Google mostram que já há pesquisas pelos termos: PMI Certificacion ou Certificação.

Acompanhe abaixo alguns detalhes sobre as certificações disponíveis!

Certificação PMP

A certificação PMP reconhece o profissional de gerenciamento de projetos, sendo a mais famosa. Fornece conhecimento integral aos gestores de projetos, que podem trabalhar em qualquer departamento. Os profissionais que são certificados podem receber salários mais elevados que os demais.

Certificação CAPM

A certificação CAPM certifica o profissional técnico em gerenciamento de projetos, cuja certificação é adequada para os iniciantes na carreira de gestão de projetos. Ela garante o status na carreira de quem deseja se preparar para obter a certificação PMP.

Certificação PGMP

A certificação PGMP é fornecida ao profissional de gerenciamento de portfólio, para que ele obtenha conhecimentos para a realização da administração formal de portfólio. Assim, ele poderá começar a aplicar as novas estratégias organizacionais, alinhar os seus programas, projetos e operações.

Certificação PMI-PBASM e PMI-RMP

A certificação PMI-PBASM conferida ao profissional em análise de negócios permite que ele se torne especialista na modelagem de resultados do projeto, na definição de requisitos e também dos interesses comerciais. A PMI-RMP é oferecida ao profissional em gerenciamento de riscos, que identifica, avalia e mitiga as ameaças existentes no ambiente corporativo.

Certificação PgMP e PMI-SP

A certificação PgMP aprova o profissional de gerenciamento de programa, que desenvolve habilidades para prestar auxílio à sua empresa para obter sucesso na gestão de projetos. Já a certificação PMI-SP é para o profissional em gerenciamento de cronograma, o qual pode gerenciar seus recursos, atividades e resultados.

Certificação PMI-ACP

A certificação PMI-ACP, designada para o profissional certificado em métodos ágeis, oferta conhecimentos para a obtenção de habilidades para aplicar as práticas ágeis na gestão de projetos. A PMP e a CAPM são as mais importantes, mas se diferem em seus pré-requisitos, tempo de experiência e competências.

Qual é o conteúdo do PMBOK?

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, elaborado pelo PMI. Considerado a base de todo o conhecimento para a gestão de projetos — de acordo, claro, com a ótica do PMI —, o PMBOK traz, em sua última edição, as 10 áreas de conhecimento que devem ser consideradas no gerenciamento de um projeto. Quais sejam:

• gerenciamento de escopo;
• gerenciamento de tempo;
• gerenciamento de qualidade;
• gerenciamento de custos;
• gerenciamento de aquisições;
• gerenciamento de comunicações;
• gerenciamento de recursos humanos;
• gerenciamento de riscos;
• gerenciamento de integração;
• relacionamento com stakeholders.

A décima área de conhecimento, relacionada aos stakeholders, foi inserida somente na última versão do guia e, atualmente, é uma das áreas mais carentes de profissionais no ramo de gerenciamento de projetos. Vale ressaltar que, como o PMBOK é apenas um guia, a experiência e os conhecimentos do gerente de projetos devem ser levados sempre em consideração para o perfeito desenvolvimento dos projetos.

Como ocorreu a evolução do PMBOK?

O guia já se encontra em sua 5ª edição. Que tal dar uma olhadinha mais de perto nesses padrões e ver como evoluíram ao longo dos anos?

PMBOK 1ª edição

A primeira edição do PMBOK foi publicada em 1996, época quando o PMI viu a necessidade de estruturar um documento oficial orientando sobre o desenvolvimento da carreira de gerenciamento de projetos.

A ideia, ainda em 1981, era desenvolver procedimentos e conceitos para apoiar o desenvolvimento do gerenciamento de projetos como uma profissão. Contudo, foi só em 1996, depois de ampla consulta e revisão nos documentos produzidos, que se chegou ao PMBOK, o qual substituiu os materiais anteriores.

PMBOK 2ª edição

Em 2000, a segunda edição do PMBOK foi publicada com base no trabalho anterior. Nessa atualização, novas informações que refletiam o crescimento da profissão de gerenciamento de projetos foram incluídas. O objetivo era acrescentar conhecimentos e práticas aceitos no campo de gerenciamento de projetos que se mostraram úteis para a maioria dos projetos.

PMBOK 3ª edição

A terceira edição do PMBOK foi publicada em 2004. A essa altura, milhares de recomendações para melhorias do guia foram recebidas pelo PMI, motivo pelo qual foi preciso estruturar um comitê a fim de analisar cada recomendação. Essa versão teve como característica a formulação de práticas aplicáveis a praticamente todos os tipos de projetos, indiferentemente do segmento de atuação.

PMBOK 4ª edição

A 4ª edição do PMBOK foi lançada em 2009 e teve como objetivo tornar o conteúdo mais consistente e acessível. Vale dar destaque para a distinção entre o plano de gerenciamento e documentos do projeto que foi apresentada nessa versão. Nesse momento, a restrição tripla (custo, prazo e escopo) foi ampliada para seis: escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e risco. Novos processos também foram adicionados, enquanto outros foram eliminados.

PMBOK 5ª edição

A versão atual foi lançada em 2013, com a equipe de atualização do PMI tentando alcançar mais coerência e clareza ao padronizar termos, processos, entradas e saídas. Essa edição também inclui avanços no campo da gestão de projetos, particularmente no que se refere ao planejamento em ondas de rolamento e ao ciclo de vida adaptativo.

Quais são os processos do PMBOK?

As áreas de conhecimento e práticas do PMBOK são resumidas em cinco processos diferentes. São eles:

1. Iniciação: essa etapa é o início da implantação do projeto. Aqui, são elaboradas ações e os processos existentes são avaliados, entre outras atitudes;
2. Planejamento: esse momento determina as etapas necessárias para a definição do escopo do projeto. Além disso, os objetivos são refinados e as ações tomadas são delimitadas;
3. Execução: são os processos de implantação do plano, a fim de que as metas sejam atingidas;
4. Monitoramento e controle: a finalidade dessa fase é supervisionar, rastrear e regular a evolução e a performance do projeto. Possíveis áreas que requerem alterações no planejamento estratégico são identificadas;
5. Encerramento: é a finalização das atividades do projeto.

Quais são as funções do PMI?

Compreendendo o motivo pelo qual o PMI foi criado, seu histórico e as certificações que oferece, fica evidente que as funções desse instituto é capacitar profissionais do mundo todo para que executem as melhores práticas ao fazerem a gestão de projetos.

Nesse cenário, é importante lembrar de que um projeto é composto por atividades temporárias que são feitas por um grupo de pessoas, cujo objetivo final é produzir algo, oferecer um serviço ou obter resultados diferenciados. Isso deixa claro que os projetos não são iguais. Eles podem até ser similares, mas as práticas destinadas a cada um deles deve ser adequada à realidade, a fim de que uma meta específica seja atingida.

Você deve pensar: se cada projeto requer ações singulares, por que existe o Guia PMBOK? Basicamente, porque é esse manual que mostra como os conhecimentos de gestão de projetos devem ser aplicados para que se obtenha o máximo de eficiência. É dessa forma que o gerenciamento de projetos se torna uma ação estratégica para as empresas, fazendo com que os resultados dos projetos estejam alinhados aos objetivos organizacionais.

Quais são as aplicações do PMI

O PMI oferece cursos e certificações para a capacitação dos profissionais. Todas essas especializações estão embasadas nos 12 padrões de gerenciamento de projetos, que são aplicados no mundo todo.

Apesar de o PMI não oferecer uma metodologia, ele apresenta as melhores práticas, que já são reconhecidas e têm sido aplicadas cada vez mais. Portanto, os padrões são documentos que indicam diretrizes, características e regras para melhorar o trabalho em cinco categorias: programas, projetos, pessoas, profissões e organizações.

Além disso, o PMI oferece outras oportunidades de desenvolvimento profissional, como cursos de educação a distância e outros procedimentos praticados pelos Provedores Registrados de Educação, que estão disponíveis em 1.400 locais no mundo para capacitar profissionais de gerenciamento de projetos.

Ainda, existe o Programa de Pesquisa PMI, que tem a finalidade de melhorar a ciência da gestão de projetos. Essa iniciativa promove debates, seminários, conferências, sessões de trabalho, entre outros, sempre com o objetivo de discutir novas ideias e revisitar aquelas que já são praticadas.

A partir disso, entende-se que o PMI é aplicado por qualquer profissional de gestão de projetos que passa a compreender de forma mais global as particularidades de cada projeto e consegue articular as ações necessárias para obter mais produtividade e eficiência com a diminuição de custos e despesas.

Quais são as vantagens de aplicar o PMI?

O ambiente corporativo está bastante competitivo e as empresas precisam agir estrategicamente para se destacar. Uma forma de fazer isso é aplicar as recomendações do PMI, apresentadas pelo Guia PMBOK. Entretanto, quais são as vantagens diretas conquistadas pela empresa? As principais são:

• redução de gastos — As melhores práticas reduzem a quantidade de recursos desperdiçada e o retrabalho;
• aumento dos lucros — Essa é uma consequência da redução de gastos, o que proporciona uma margem de lucro maior;
• padronização do planejamento — As práticas aplicadas impõem uma padronização, o que facilita o entendimento do projeto e dos procedimentos que devem ser feitos;
• aumento do controle e do monitoramento durante o ciclo de vida do projeto — As ações podem ser fiscalizadas com mais eficácia, sendo essa mais uma vantagem da padronização. Dessa forma, é possível ajustar o processo sempre que necessário e ter resultados mais positivos devido à identificação rápida de erros e falhas;
• melhoria da gerência dos projetos — O gestor tem a possibilidade de executar as ações de forma mais coordenada e acertada;
• definição de fluxos eficientes de informações e ações — O Guia PMBOK indica o que a empresa deve fazer para potencializar os resultados de seus projetos. Essa atitude exige um fluxo eficiente de informações e ações. Ou seja, todos na organização devem colaborar para que os objetivos sejam atingidos e trabalhar de maneira integrada e coordenada. Isso resulta em aumento da produtividade, satisfação dos colaboradores envolvidos no projeto e diminuição de custos;
• aumento da satisfação dos clientes — O projeto é desenvolvido para que determinado produto seja elaborado ou certo serviço seja prestado a um cliente específico. Quando são aplicadas práticas reconhecidas mundialmente, a tendência é que erros e falhas não aconteçam com tanta frequência, o que impacta positivamente na satisfação dos clientes;
• elevação da qualidade do produto ou serviço — Analisando todos os benefícios já citados, fica evidente que o resultado é a elevação da qualidade do produto ou serviço. Quando um projeto está em andamento, ele tem um propósito final. O PMI permite alcançar esse objetivo com mais qualidade.

Dessa forma, você consegue perceber que a norma PMI, aliada ao seu Guia PMBOK, realmente traz resultados quando falamos em gerenciamento de projetos. Por isso, vale a pena não apenas conhecer as recomendações do PMBOK, mas também estudar e fazer as certificações do PMI, que garantirão a ampliação dos seus conhecimentos em gestão de projetos.

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O gerenciamento de escopo faz parte do bom desenvolvimento de projetos. A verdade é que o desempenho nesse momento da execução determinará o sucesso do produto em relação ao bom alocamento de recursos e satisfação do cliente. Por isso, todo bom gestor de projetos deve dar a devida atenção para essa etapa.

Sendo assim, preparamos este post explicando do que se trata o gerenciamento de escopo e qual é a importância dele no resultado final e na performance do projeto. Além disso, vamos dar algumas orientações sobre como gerenciar bem o escopo e desenvolver um produto redondinho utilizando seus recursos da melhor forma.

Que tal se inteirar sobre esse assunto? Continue conosco nessa leitura!

O que é gerenciamento de escopo?

O gerenciamento de escopo é, basicamente, o processo de organizar o “esqueleto” do seu projeto. Nesse processo, você garante as atividades e recursos fundamentais para a execução eficiente do projeto, evitando excessos, acúmulos, equívocos etc. Ou seja, esse gerenciamento é sobre direcionar e controlar os processos referentes ao escopo.

Embora a definição do PMBOK indique que o escopo é o trabalho referente às ações para entrega do produto, é bastante comum ouvirmos pessoas da área de projetos se referindo ao gerenciamento de escopo como uma expressão relacionada a um produto já entregue. Sendo assim, é bom ficar de olho no contexto.

Há ainda o Plano de Gerenciamento de Escopo (PGE), que nada mais é do que uma documentação descritiva sobre como o escopo será estabelecido, como será desenvolvido, acompanhado e checado ao longo de seu desenvolvimento e implementação das etapas.

Qual é a importância na gestão de projetos?

O gerenciamento de escopo serve principalmente para que o desenvolvimento do projeto seja enxuto, ou seja, para que exatamente o que foi planejado seja feito. Outro ponto positivo é que você pode medir o aproveitamento da equipe, cada área com sua função e resultado de acordo com a linha do tempo e de alocação de recursos do escopo.

Aproveitamento dos recursos

A principal vantagem de fazer um bom gerenciamento do escopo é a boa alocação dos ativos do projeto, como tempo, dinheiro, dados e informações etc. Você sabe que está aproveitando de maneira correta os recursos e, principalmente, pode apresentar essa certeza, de forma documentada, para quem está pagando pela execução do projeto.

Com um escopo bem definido e controlado, você pode apresentar relatórios de desempenho, explicando, inclusive, como cada etapa está utilizando as aplicações para gerar valor ao produto. O resultado disso é que o trabalho se torna eficiente, visto que os recursos são utilizados à medida de sua necessidade, nem mais nem menos.

Como fazer um gerenciamento de escopo eficiente?

O gerenciamento de escopo traz em si tanto o planejamento do escopo quanto o planejamento de requisitos. Depois de reunir os requisitos, é preciso planejar pensando em como fazer análise, estabelecer prioridades, controlar o fluxo de trabalho, gerenciar mudanças etc. Vejamos a seguir os passos primordiais para fazer gerenciar o escopo!

Invista em planejamento

Quando falamos em investimento aqui, não pense somente em capital: o tempo que você vai gastar, a comunicação que vai fazer, tudo isso é recurso sendo aplicado em planejamento. Dessa forma, é fundamental ter todas as diretrizes para poder traçar o escopo, planejando em cima dos objetivos e metas. Você precisa:

• saber o objetivo do produto (qual é o propósito do projeto?);
• definir o escopo do projeto (como vamos chegar a esse objetivo?);
• detalhar as entregas (quais etapas vão sendo concluídas e em quais prazos);
• estudar os critérios de aceitação;
• estabelecer o que não faz parte daquele projeto (o que está fora do orçamento, por exemplo);
• determinar as premissas e as restrições em relação à execução.

Diante disso, o momento mais importante é a coleta de requisitos, quando você vai obter as informações de qual é o resultado esperado de um projeto ou produto. Há diversos tipos de requisitos, relacionados a funções de um produto, qualidade, processos, enfim, o mais importante é ouvir atentamente as necessidade e expectativas.

Além de entrevistar a parte interessada, é bom também contar com outras ferramentas para tornar essa coleta mais efetiva, como brainstorms, registros da progressão, revisões etc. Lembre-se de que o bom alinhamento nessa fase garante que o que está sendo desempenhado tem base nos objetivos e no propósito do projeto.

Crie uma estrutura analítica

Planejamento concluído, temos aí a definição do que vai ser feito, como vai ser feito, quais recursos serão utilizados, entre outros aspectos. Agora é o momento de fazer a validação do escopo. Para avançar até esse ponto, é preciso criar uma estrutura analítica para o projeto (EAP). Essa ferramenta constitui um sistema do gerenciamento do valor, composto de:

• avaliação das necessidades;
• desenvolvimento de padrões;
• engenharia de sistemas;
• gerenciamento de projetos.

O Project Management Institute (PMI) diz que essa organização é obrigatória, visto que ela permite que todos os envolvidos no desenvolvimento visualizem o escopo de forma estratégica e estruturada. Assim, nenhuma entrega fica para trás, o impacto de mudanças e solicitações fica claro no escopo etc.

Estruturada essa ferramenta, basta esperar a validação formal do escopo — por parte dos patrocinadores ou clientes finais. Vale ressaltar que é diferente da declaração do escopo: a última acontece antes de o projeto começar, enquanto a validação é realizada conforme as entregas são feitas, de fato reconhecendo o bom andamento do projeto.

Use a tecnologia

É fundamental ficar atento a tudo que acontece, validando as etapas de maneira organizada para evitar problemas, retrabalhos e adiantar ou frear necessidades de mudança. Dessa forma, o gestor do projeto também tem a função de direcionar todos os envolvidos para que nenhum imprevisto ocorra e comprometa o que já foi realizado do projeto até então.

Portanto, a última instrução para você é: use a tecnologia para medir e analisar o andamento e execução das funções do escopo em função da finalização do projeto. Utilizando um sistema, o gerenciamento do escopo se torna muito mais simples, uma vez que você consegue visualizar todos os processos e acompanhar o desempenho.

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