A gestão é um dos grandes desafios do cotidiano empresarial. Saber planejar e executar estratégias é, de fato, uma necessidade real dos empreendimentos atuais e ferramentas como o 5W2H podem ser grandes facilitadoras. Você não sabe do que estamos falando? Ou já ouviu falar sobre o 5W2H, mas não sabe como utilizá-lo? Não se preocupe!
Este post foi elaborado com a finalidade de ajudá-lo a entender melhor a aplicação e os benefícios dessa ferramenta. Aqui, vamos falar sobre o que é o 5W2H, mostrar por que vale a pena investir nessa metodologia e como ela vai ajudar no gerenciamento de projetos. Se você tem interesse em aperfeiçoar seus conhecimentos e ficar alerta com as tendências em gestão de projetos, basta continuar com a leitura!
O que de fato é o 5W2H?
À primeira vista, esse nome pode até parecer um elemento da tabela periódica, mas está longe disso. Na verdade, o 5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade.
Ela foi aplicada inicialmente em sistemas de gestão da qualidade e tinha como foco a facilitação do planejamento para o alcance de melhorias dentro das empresas. Contudo, a ferramenta é tão interessante e tem uma amplitude de aplicação tão grande, que passou a fazer parte de todo o cotidiano empresarial.
Atualmente, o 5W2H é usado em situações bastante diversas, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída.
Entenda o que são os 5W e os 2H
O conceito acima já lhe deu uma noção de que estamos tratando de uma ferramenta de gestão poderosa. Mas, para que não reste qualquer dúvida, é importante que você entenda e saiba reconhecer os 5W e os 2H presentes no termo. Acredite, não há nada de complexo nisso! Na verdade, eles são nada mais do que as iniciais, em inglês, de sete palavras-chave para o desenvolvimento do método:
- What (o que);
- Why (por que);
- Where (onde);
- When (quando);
- Who (quem);
- How (como);
- How Much (quanto).
A primeira questão refere-se a “what” ou o que vai ser feito? Nesse caso, o gestor vai responder se é uma descrição, um projeto, uma nova etapa de trabalho, uma produção etc. A segunda é “why” ou por que será feito? Então, o gerente precisa refletir se o que será feito vai resolver uma dificuldade, melhorar ou solucionar.
A terceira é “where” ou onde vai ser feito? Aqui, o líder vai apontar o lugar ou a localização exata onde o projeto será executado, em uma área ou um departamento, por exemplo. Na seção “who” ou quem vai fazer deve-se responder quais são os profissionais designados para a realização das tarefas. A seguir, responde-se a “when” ou quando vai ser feito com a estipulação de prazos.
“How” ou como vai ser feito é a seção onde será respondido como será realizado o processo e qual método será usado para o trabalho. Por fim, “how much” ou quanto vai custar é onde se identificam os custos envolvidos na execução do projeto com a contratação de pessoal, salários, equipamentos, operações, entre outros.
Tendo em mãos essas simples palavras, o gestor consegue iniciar o planejamento e elaborar perguntas que servirão de base para a aplicação do método. Assim sendo, seu objetivo central é, a partir das perguntas, encontrar respostas que definam com clareza, simplicidade e objetividade todos os dados fundamentais do projeto.
Por que planejar é tão importante para o sucesso empresarial?
Sendo o 5W2H uma ferramenta de gestão com foco no planejamento, é imprescindível compreender por que essa fase é tão relevante para o alcance dos objetivos empresariais.
Todo gestor eficiente sabe que a fase do planejamento é simplesmente fundamental para que um projeto saia conforme o esperado e atinja os resultados almejados. Afinal, um bom planejamento consegue avaliar riscos, oportunidades de mercado, opções do projeto e qual o resultado esperado.
Mas planejar não se limita apenas a definir objetivos, metas e indicadores de desempenho, não é mesmo? De fato, ter um plano de ação, prevendo como o trabalho se desenvolverá é fundamental para o alcance das metas pretendidas. No entanto, é sempre bom reforçar que, na prática, esse plano de ação não precisa ser complexo, e deve apenas refletir as informações necessárias para que a equipe saiba como e quando agir.
Além disso, para que o plano de ação reúna todos os dados necessários para nortear o projeto, é imprescindível que seja utilizada uma ferramenta que defina bem tudo o que deve ser analisado em um processo. É por isso que o 5W2H é a ferramenta perfeita para quem deseja agilidade no planejamento e o devido alinhamento de expectativas sem gerar dúvidas.
Trata-se de uma técnica simples, funcional e muito útil na hora de organizar o que será feito. Ela permite a alocação estratégica de recursos humanos, o controle de prazos e o controle de orçamento, deixando o projeto mais detalhado, sem perder a fácil visibilidade de informações. Quer aprender mais sobre ela? Prossiga com a leitura!
Afinal, por que usar o 5W2H?
Agora que você já entendeu o que é o 5W2H, bem como a importância do planejamento para o sucesso empresarial, pode estar se perguntando: por que devo utilizá-lo? Em resumo, a facilidade de montar uma matriz 5W2H e a clareza dos elementos que a compõem são os seus maiores atrativos.
É preciso enfatizar que não há necessidade de absolutamente nenhum recurso de alto custo, podendo inclusive montá-la no papel, em uma planilha de Excel ou com a ajuda de um software de gestão de projetos que ofereça tal recurso.
A interoperabilidade da ferramenta com praticamente todos os métodos de gestão de projetos, metodologias ágeis como o Project Model Canvas, e qualquer outro software criado para o gerenciamento de projetos é uma grande vantagem de sua aplicação, sendo um método útil em qualquer ocasião e para qualquer tarefa a ser feita.
É possível até compartilhá-la em um dashboard de controle e fazer com que todos visualizem o plano de ação com frequência, aumentando a consciência da equipe sobre as tarefas, os prazos e as responsabilidades. Isso torna a aplicação da ferramenta muito simples em qualquer ambiente empresarial, facilitando sua utilização.
Ademais, ela também pode ser aplicada em nuvem, para que o detalhamento do projeto seja feito em várias escalas, com cooperação da equipe, designação de tarefas, compartilhamento de prazos e objetivos bem definidos. Tudo isso é disposto de forma visual e simples.
Com todo o time alinhado e ciente de sua participação, o 5W2H permite que se tenha um maior controle sobre as atividades e os prazos estipulados, organizando o cronograma do projeto e ajudando na coleta de dados para a mensuração de resultados.
Quais são as vantagens de se utilizar essa ferramenta?
Caminhando um pouco mais no entendimento do tema abordado no post de hoje, selecionamos as principais vantagens experimentadas por negócios que já fazem uso dessa ferramenta. A seguir você verá como ela pode auxiliar sua empresa a crescer e tornar o seu dia a dia muito mais simples e produtivo. Acompanhe!
Ajuda a montar planos de ação e concretizar ideias
Uma ideia só começa a tomar forma quando é colocada no papel e, nesse aspecto, a utilização do 5W2H é um grande diferencial. A ferramenta facilita que as ideias sejam organizadas e o plano de ação seja confeccionado por meio de uma checklist, ou lista de verificações. Por isso, ela á perfeita para a elaboração de projetos, controle de processos e gestão de qualidade empresarial.
É simples de ser manuseada
Uma das principais vantagens dessa metodologia é a sua facilidade de ser manuseada. Entretanto, isso não quer dizer que ela seja simplória. Na verdade, a ferramenta é simples, completa e eficiente.
Dentro do contexto corporativo, isso pode ser um grande diferencial. Afinal, não é preciso perder tempo e enfrentar obstáculos desnecessários para se atingir um objetivo. Pelo contrário, o 5W2H é ágil e totalmente adaptável, permitindo que ajustes e modificações sejam feitos mesmo depois de iniciada a fase de execução do plano de ação.
Pode ser aplicada em qualquer negócio
Não podemos deixar de elencar que o método pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio. Seja qual for o seu porte ou ramo de atuação, é possível desfrutar de todos os seus benefícios. Aliás, sua aplicação não se restringe ao ambiente empresarial, pois qualquer pessoa pode utilizar esse conceito, até mesmo com foco no planejamento pessoal.
Não demanda grandes investimentos
Conforme já citamos, o conceito 5W2H é realmente muito simples de ser implementado em um ambiente empresarial. Uma das razões para isso é o seu baixo custo. Seu negócio não terá que se desfazer de nenhum grande recurso para colocá-lo em prática. O que acontece é justamente o contrário: como há um ganho de produtividade muito grande, facilmente percebe-se retornos financeiros expressivos para a empresa.
Melhora o gerenciamento de projetos e tarefas
Conforme você percebeu, as perguntas elaboradas a partir do método 5W2H são fragmentadas e, por isso, permitem uma visão mais sistematizada da empresa e dos problemas.
Em outras palavras, você terá uma visão mais ampla do negócio, o que possibilita a identificação de áreas críticas, melhorando a gestão como um todo. Lembre-se de que quanto mais setorizada é uma análise, melhor será o gerenciamento da empresa.
Libera tempo na agenda dos gestores
A gestão de tempo é um grande desafio na vida de gestores e empreendedores. Fazer com que as tarefas e responsabilidades sejam cumpridas no devido espaço de tempo não é tão simples para quem comanda um grande número de funcionários.
No entanto, é preciso ressaltar que a metodologia 5W2H pode ajudá-lo a otimizar melhor seu tempo. Como ela segue um modelo pronto, a revisão de estratégias acaba sendo mais rápida e eficaz e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.
Como colocar o 5W2H no papel?
Se interessou pela ferramenta, mas não sabe como colocá-la em prática? Não se preocupe! Neste tópico, você aprenderá os passos a serem seguidos para desfrutar de todas as vantagens apresentadas acima.
Obviamente, não precisa ser no papel, mas aqui vamos ensinar a usar essa ferramenta de modo a extrair o máximo possível de valor dela. Como você viu no início do nosso post, o 5W2H se refere a 7 perguntas básicas que devem ser respondidas para estruturar direitinho seu projeto. Vamos conhecer quais são:
- What: o que será feito? (objetivo principal do projeto);
- Why: por que será feito? (justificativa para o desenvolvimento do projeto);
- Where: onde será feito? (local de realização do projeto);
- When: quando será feito? (tempo de execução do projeto);
- Who: por quem será feito? (quem ou qual área será o responsável);
- How: como será feito? (como e quais atividades serão feitas);
- How much: quanto custará? (custo total do projeto).
Desse modo, basta definir qual o projeto ou problema passará por essa metodologia e ir respondendo aos questionamentos de maneira estratégica. Seja claro ao definir as respostas e reflita bastante acerca da possibilidade do que ficou definido. Por exemplo, ao definir o que será feito, analise se a meta é possível de ser alcançada, bem como os motivos que as fundamentam.
Vá avançando nesse processo aos poucos, passando para a próxima fase apenas quando tiver chegado a uma resposta pronta, certa e plausível para a anterior. Fazendo isso, seus resultados serão sempre satisfatórios.
Como é o 5W2H no Excel?
Além de executar a ferramenta em um papel, é possível contar com o auxílio da tecnologia e tornar a tarefa ainda mais rápida e simplificada. Dessa maneira, caso opte por aplicar o método em uma planilha do Excel, basta subdividir o planejamento a ser feito em tarefas palpáveis e montar uma planilha para cada uma das tarefas.
Assim, cada uma terá todas as sete perguntas monitoradas e respondidas. Mas como configurar uma planilha do Excel para aplicar o 5W2H? Acompanhe a seguir as etapas a serem seguidas e as informações que cada uma delas deve conter:
- Linha 1 – Nome do processo;
- Linha 2 – What (qual o objetivo do processo);
- Linha 3 – Why (por que o processo é útil);
- Linha 4 – Who (qual área da empresa é a responsável pelo processo);
- Linha 5 – When (subdividido em duas colunas — uma com a data de início e outra com a data de término do processo);
- Linha 6 – Where (onde ocorrerá o processo);
- Linha 7 – How (contempla uma checklist de todas as atividades que serão executadas dentro do processo e o subsequente status da atividade, que indica em que fase ela está);
- Linha final – How Much (custo total do processo).
Viu só como não é difícil? Por meio de uma simples planilha no Excel é possível fazer o planejamento e o controle de processos e projetos da empresa. Essa ajuda tecnológica facilita a gestão de tarefas e a leitura das planilhas. Como você montará uma planilha matriz que engloba as planilhas de cada parte do planejamento, o gerenciamento é muito mais eficiente.
Mas lembre-se: é preciso compartilhar a planilha com todos e garantir que não haja alterações sem o consentimento do gerente de projetos, afinal, ali está o planejamento de uma equipe toda!
E o 5W2H no PM Canvas?
No PM Canvas, que pode ser utilizado tanto no desktop quanto no smartphone, você constrói os blocos de acordo com as perguntas do 5W2H e ainda permite que as pessoas contribuam com as respostas, pois essa ferramenta é alimentada de maneira colaborativa.
É interessante observar que, por ser uma metodologia ágil, o Canvas se encaixa perfeitamente no conceito 5W2H, já que une a gestão visual e rápida do método com a definição estratégica de pontos fundamentais de projeto feita pelo 5W2H.
A união dessas duas ferramentas é um grande diferencial, já que, em conjunto, elas permitem que o gestor destine cartões para cada uma das perguntas, montando o projeto em um quadro principal. Dessa maneira, todas as respostas necessárias para execução do projeto ficam contidas em apenas um local visível a todos.
Ademais, usar o 5W2H no PM Canvas é uma excelente estratégia para facilitar a gestão de projetos com equipes geograficamente distribuídas, já que nesse tipo de situação é preciso concentrar o planejamento em um único local, ao mesmo tempo em que se distribuem as informações para quem está envolvido com o projeto, independentemente da distância.
E quanto ao 5W2H online?
Também é possível criar sua ferramenta 5W2H online, utilizando plataformas especializadas. No Mural.ly, por exemplo, você pode criar o 5W2H e convidar seu time para compartilhar em modo visualização ou edição, sendo possível, portanto, proteger os dados.
Em resumo, todos os convidados podem adicionar comentários e ainda bater papo pelo chat da ferramenta, o que contribui significativamente para o sucesso da estratégia, já que podem dar a sua contribuição para a formatação do plano de ação.
Assim, com esse modelo de aplicação do 5W2H, é possível conquistar uma maior cooperação entre a equipe, por meio de brainstormings para definição de aspectos do planejamento — tudo isso facilita a identificação e resolução de problemas.
Outra possibilidade online é o site 5W2H.me, por meio do qual você cria um usuário com senha e pode desfrutar de uma ferramenta bastante intuitiva e de fácil compreensão. Para isso, basta preencher os dados e inserir a ação, e depois é só começar a construir seu 5W2H!
Ressalta-se que qualquer um desses métodos online traz praticidade à ferramenta, pois permite a delegação de funções de maneira mais fácil, prática e visual. Além disso, a atualização de status das atividades e mudanças das checklists é feita em tempo real, facilitando o gerenciamento de recursos e do tempo.
E no software de gestão de projetos?
A última possibilidade apresentada é a aplicação do método em um software de gestão. Nesse caso, é interessante observar que bons softwares de gestão de projetos já apresentam campos para preenchimento que contemplam todas as perguntas e respostas do 5W2H.
Assim, a ordenação das informações fica formatada segundo a ferramenta que você escolher utilizar, seja em tabelas em Excel, seja em campos segmentados na tela do computador.
Muitos softwares são completamente personalizáveis, o que permite ao gestor construir seu próprio mecanismo de gestão, organizando o espaço visual do programa da melhor maneira possível — isso facilita bastante a utilização do 5W2H, pois possibilita que campos destinados a cada uma das letras iniciais sejam criados e detalhados.
Conclui-se, portanto, que é possível gerenciar com qualidade o tempo, os recursos humanos, o orçamento, a qualidade do que está sendo feito e como está o andamento da sua execução. Tudo isso pode ser atualizado de maneira simples e objetiva nos softwares, o que facilita do trabalho do gestor.
5W2H é útil na gestão interna da empresa?
Dentro de uma empresa, existem diversos processos não mapeados. O mapeamento deles pode ajudar na redução de custo de operação e aumento da agilidade e eficiência da empresa — sem dúvidas, uma das melhores formas de mapeá-los é utilizando o 5W2H.
Com a ferramenta, é possível listar todos os aspectos do processo, analisá-lo de maneira aprofundada e entender quais as necessidades para mantê-lo ativo. Assim, é viabilizada a otimização do processo e atualização da sua respectiva planilha 5W2H. Com isso, o processo estará sempre descrito, mapeado e atualizado.
Além de ser um método eficiente de manutenção e otimização da qualidade, o 5W2H pode ser implantado em empresas que buscam a melhoria contínua — ou Kaizen, como é conhecida a técnica no Japão, país criador dela.
Desse modo, como já existe uma análise de custos na ferramenta, torna-se muito mais simples para a empresa analisar as vantagens financeiras de se implantar esse tipo de metodologia na gestão de processos.
Há outros métodos parecidos?
A verdade é que o 5W2H é uma ferramenta confiável e de fácil adaptação em qualquer ambiente de negócio, o que contribui para que todos utilizem a mesma metodologia para o planejamento e o desenvolvimento de seus projetos. Mas é sempre bom ressaltar que ele não é único! Ainda existem o 5W1H e o 5W3H, variações que podem servir a outros propósitos na empresa.
No 5W1H, não se considera o how much, podendo ser utilizado para projetos que não tenham custo para a empresa — como uma melhoria interna, por exemplo. Já no 5W3H é acrescido um H, de how many ou quantos, podendo se referir a quantas soluções ou recursos serão necessários, assim como qualquer outro tipo de quantidade que seja atrelada ao projeto.
Mas, de todo modo, é preciso lembrar que um bom planejamento começa pelas noções básicas. Por isso, definir as sete perguntas iniciais com eficiência e gerenciar o projeto de modo que essas perguntas gerem respostas concisas é o primeiro passo para uma boa execução.
O planejamento empresarial é uma das maiores premissas para se alcançar o sucesso e um gestor inteligente deve buscar ferramentas que simplifiquem essa tarefa. Como você deve ter percebido, o 5W2H é um método extremamente simples e, ao mesmo tempo, altamente eficaz na criação de planos de ação para qualquer tipo de projeto.
Se ainda não o experimentou, comece a repensar suas estratégias, pois, além de facilitar o acesso à informação para todos, você terá um ótimo instrumento de controle de atividades.
5W2H se relaciona com a gestão de projetos?
Essa ferramenta é muito útil no gerenciamento de projetos, visto que todos eles necessitam de planejamento estratégico no qual sejam avaliadas todas as possibilidades. Durante a elaboração de um projeto, surgem muitas ideias que precisam ser discutidas e analisadas. O modelo 5W2H possibilita que todos os passos sejam analisados de forma detalhada.
Pode-se fazer uma lista com os custos, as soluções, os problemas, os responsáveis pela execução das tarefas etc. Isso vai organizar e proporcionar clareza aos gestores sobre a visão dos projetos. Um plano de ação bem estruturado, qualificado e prático pode ser efetuado com a definição de etapas por meio de 5W2H. Ele traz inúmeros benefícios para diversas áreas.
Vale destacar que o 5W2H é a ferramenta adequada para elaborar planos de ação de modo simples e objetivo. Por isso, ela está sendo utilizada na gestão de projetos, no planejamento estratégico, na elaboração de planos de negócio, nas análises, entre outros. As suas perguntas são essenciais para que um projeto seja bem-sucedido, pois ajudarão com respostas relevantes.
Os projetos acontecem se houver um orçamento disponível e se for viável para as empresas. Eles são divididos em pontos menores para facilitar o entendimento de sua execução, da necessidade de ajustes e dos recursos indispensáveis à sua concretização. Portanto, 5W2H concedo o domínio do projeto por meio de uma abordagem definida com a determinação de todas as etapas.
Por que vale a pena investir na metodologia 5W2H?
Os investimentos em 5W2H valem a pena por que eles geram inúmeras vantagens. A metodologia é eficiente para a orientação clara e simples de pessoas que estão inseridas em determinado contexto. A técnica vai ajudar a compreender dificuldades e necessidades de acordo com cada situação, permitindo a documentação e identificação de opções para localizar soluções.
O 5W2H fornece um roteiro que é formado ao responder à sequência de questionamentos para o entendimento adequado das questões. Trata-se de um passo a passo que ajuda a gerar o plano de ação, o qual poderá ser adaptado e utilizado para as mais variadas situações, tais como:
- resolução de problemas;
- planejamento de aquisições;
- geração de matriz de comunicações;
- análise de processos para melhorias contínuas;
- detalhamento do pacote de trabalho.
Na atualidade, os profissionais precisam adotar soluções práticas e ágeis para gerenciar os seus times. As empresas buscam aumentar a produtividade cada vez mais, acrescentando novas exigências na prestação de serviços e na produção de produtos a cada dia. O 5W2H é excelente para esses líderes que pretendem criar planejamentos perfeitos sem perder tempo ou informações.
O 5W2H vai ajudar no gerenciamento dos projetos?
Como você pode ver, o 5W2H contribui de modo expressivo com a gestão de projetos, o qual abrange conjuntos de atividades que são temporárias. Sendo assim, a gestão precisa ser eficiente, tendo a designação de início, meio e fim de um projeto. O gerente fica responsável pela alocação dos recursos e coordenação de tarefas com o objetivo de propiciar a conquista dos objetivos predeterminados.
Dessa forma, o 5W2H é primordial para o monitoramento de ações e para a organização do projeto. A metodologia se destaca durante a execução das atividades, mas também auxilia na iniciação, execução, controle e encerramento das atividades. Ela contribui para aumentar a eficiência dos colaboradores e dos gestores por meio da visualização completa de todas as tarefas.
As respostas fornecidas às 7 perguntas de 5W2H antecipadamente eliminam totalmente as margens de dúvidas mais básicas e reduzem os entraves em operações. A construção do plano de ação é facilitada, com a definição de custos, cronograma, modo de agir, profissionais responsáveis, metas etc. O método vai contribuir agilizando todos os processos.
Caso aconteça um conflito, o gestor consulta a tabela 5W2H e confere as atividades respectivas. As 7 questões englobam todos os fatores relacionados às etapas dos projetos. Por esta razão, se faltar alguma resposta, é possível que aconteçam empecilhos para o alcance dos resultados esperados. Isso poderá ser visualizado durante o monitoramento do projeto.
Se o gestor não definir um prazo para as entregas das tarefas, a ausência de prioridade poderá prejudicar a execução das atividades. Caso a pergunta “what” não seja respondida, os colaboradores perderão o foco na execução das suas tarefas e os resultados podem não ser aqueles que eram esperados. Sendo assim, o 5W2H é uma ferramenta muito indicada para obter agilidade em planejamentos e alinhamento de expectativas.
Como as perguntas do 5W2H são aplicadas na gestão de projetos?
Quer um exemplo prático de 5W2H na gestão de projetos? Então vamos lá! Uma empresa decidiu criar um blog para compartilhar conteúdos informativos. Veja a seguir como as perguntas podem ser respondidas neste caso específico!
- What – criação de um blog de conteúdos;
- Why – geração de tráfego e captação de clientes;
- Where – Internet ou Web;
- When – data de lançamento em 1 mês;
- Who – profissional especializado;
- How – contratação temporária de uma empresa;
- How much – R$ 3.000,00.
Este é o conteúdo sobre o que é 5W2H e como utilizá-lo! Aplique essa metodologia em sua empresa para o gerenciamento de projetos, pois ela é simples e impacta positivamente nas entregas das tarefas e nos planejamentos. Fazendo isso, os projetos terão mais chances de serem bem-sucedidos com a distribuição correta das atividades.
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