Autor: Braun

Quem age dentro da zona de conforto produz resultados, no máximo, comuns. Já quem implementa ações diferenciadas como consequência de um planejamento bem-feito, alcança resultados extraordinários. Walt Disney já sabia disso há tempos, dizendo que gostava do impossível “porque lá a concorrência é menor”. Mas para ultrapassar a linha do trivial é preciso ter um plano de ação. Você por acaso sabe como fazer um plano de ação?

Segundo o pesquisador Josué Campanhã, mais de 50% dos planos morrem exatamente porque seus gestores não sabem exercer a função de controle, tampouco o que fazer quando as coisas começam a dar errado. Logo, é importante buscar boas ferramentas de trabalho e ficar atento às principais tendências.

Foi pensando nesses desafios que preparamos este post, trazendo algumas recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos. Vamos lá?

O que é um plano de ação e para que ele serve?

Como seu próprio nome explica, um plano de ação é um projeto que serve para consolidar informações acerca de um determinado objetivo, pautado em necessidades urgentes em um cenário atual. Nele, são especificadas todas as atividades para concretizá-lo, o que inclui também recursos físicos, financeiros e humanos necessários.

Essa é uma ferramenta importante para a tomada de decisões de uma empresa ou até mesmo de um indivíduo em relação a sua função no trabalho. Isso porque ela garante mais precisão e ajustes rápidos, caso algum problema aconteça. Quando o plano de ação é bem desenvolvido, ele pode até mesmo servir como base para um planejamento estratégico.

O plano de ação pode ser executado tanto por profissionais que desejam atingir alguma meta em sua carreira ou para empresas que precisam colocar em prática soluções complexas. Ele ainda é recomendado para alcançar essas soluções a curto prazo, o que não impede de ser usado em situações com prazo mais folgados.

Por fim, ele possibilita que os executores sigam uma sequência de tarefas claras e lógicas. Desse modo, é possível concretizar objetivos de maneira mais rápida e prática, e com mais chances de sucesso imediato.

O principal desafio de fazer um plano de ação está em conquistar os envolvidos e mantê-los entusiasmados para que contribuam para o sucesso da operação. Que, por sua vez, pode ter diferentes níveis de complexidade e urgência, que devem ser atendidos conforme planejamentos, cronogramas e demais exigências que sua execução determina.

Por que fazer um plano de ação?

Kotler dizia que “os objetivos são a expressão do caminho que a organização pretende seguir e a estratégia é o projeto final para se chegar lá. A estratégia, portanto, é o plano de batalha”. A verdade é que, sem um plano de batalha, é simplesmente impossível vencer uma guerra.

No universo corporativo, com diversos estreantes no mercado diariamente, altos custos de produção e formação de um novo perfil de consumidor — que é cada vez mais exigente, menos fiel a marcas e com maior conhecimento de suas possibilidades de compra — não ter uma bússola para alcançar a visão da empresa significa assinar sua certidão de óbito.

Sem informações realmente confiáveis e possibilidades de execução, qualquer atividade de planejamento se transforma em mero exercício de futurologia. É justamente por isso que as empresas vencedoras seguem com rigor os seus planos de ação: uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir determinado objetivo.

A importância da estratégia está ligada às características dos empreendimentos de hoje. Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação.

Ora, o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe, deixa a empresa à mercê de iniciativas individuais. Elas, por sua vez, podem se afastar de padrões, preceitos, estratégias e metodologias valorizados pela organização. Resumindo: uma equipe sem um plano de ação nada mais é que um aglomerado de marinheiros sem bússola ou mapa de navegação, inevitavelmente se conduzindo ao naufrágio ou à deriva.

O que esse plano deve conter?

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

Objetivo final a ser alcançado

O primeiro item do plano de ação a ser considerado é o objetivo final a ser alcançado. Procure deixar esse conceito muito bem detalhado, com motivos pelos quais ele foi escolhido, previsão de conclusão e o que ele terá a acrescentar naquele momento.

Assim, na hora de apresentar o plano para a equipe, será possível ter uma visão completa sobre o que deve ser feito. Isso ajuda na motivação, no engajamento, e fornece material para que as ações sejam desenvolvidas de forma consistente e precisa.

Passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo

Em seguida, é importante listar em sequência quais passos devem ser trilhados rumo ao objetivo. Mais uma vez, as atividades devem estar registradas de maneira clara, como um guia, não apenas para que cada um saiba o que fazer, mas para que não haja dificuldades desnecessárias nesse trajeto.

Aqui, é possível incluir fontes, dados, parceiros e qualquer outro recurso que possa ajudar na conclusão das tarefas. Assim, ficará mais simples encontrar alternativas variadas para uma execução satisfatória, sem desperdício de tempo.

Lógica na realização dessas atividades

Algumas etapas do plano de ação podem ser mais difíceis de colocar em prática do que outras. Diante disso, é preciso estabelecer uma relação lógica entre elas para que tudo dê certo. Um bom exemplo disso é quebrar tarefas maiores em processos menores, para facilitar a execução e o gerenciamento.

Isso faz com que a equipe consiga se organizar melhor e não se sinta intimidada pelo desafio. Também é importante colocar ordem na execução para que a tarefa não se perca em meio a suas fases e seja realizada do jeito correto, sem falhas ou esquecimentos.

Prazos de início e fim de cada atividade

Diante disso, é também de suma importância colocar prazos de início e fim para as tarefas e seus pormenores. Essa questão não deve ser encarada como uma maneira de colocar pressão nos colaboradores responsáveis. Pelo contrário, é apenas algo que possibilita um monitoramento mais acertado.

Impasses e problemas acontecem e é normal quando algum atraso ocorre. No entanto, quando se tem os prazos bem estabelecidos, fica mais fácil contorná-los, ganhar mais tempo quando outro processo é executado mais rápido e assim por diante.

Responsável pela execução de cada etapa

Outro ponto indispensável no plano de ação é delegar um responsável para cada etapa. Se necessário, esse responsável pode ter outros colaboradores que auxiliem na tarefa, de modo a atuar como um líder. No entanto, isso também deve ficar devidamente detalhado na documentação, para que as tarefas não se percam em meio a quantidade de pessoas envolvidas.

A partir disso, o gestor consegue saber qual etapa está em andamento e pode pedir feedback para o colaborador certo a respeito. Além de ser um ótimo meio de acompanhar a produtividade da equipe e facilitar a visualização dos projetos de modo geral, o que permite até mesmo a execução de mais de um plano de ação ao mesmo tempo, a depender das circunstâncias.

Recursos envolvidos na materialização de cada tarefa

Agora, é hora de desenvolver recursos que podem ajudar a materializar a tarefa. Como, por exemplo, itens de ação, cronogramas e qualquer outro tipo de representação visual do plano. Também é o momento de separar recursos financeiros e encaminhá-los para uso, e separar os recursos físicos necessários.

Tudo isso ajuda a priorizar processos e trazer mais qualidade para o que está sendo executado. Além de servir como uma determinação acerca do que se tem disponível para utilizar. Assim, em caso de necessidade, é mais fácil fazer novas solicitações ou trabalhar para angariar mais recursos.

Metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade

Os objetivos finais são importantes, mas é preciso determinar também metas intermediárias assim que cada atividade terminar. Estabeleça metas alcançáveis e mensuráveis, para possibilitar bons resultados e fazer com que a equipe não perca o fôlego pelo caminho.

É interessante compartilhar essas metas e seus resultados com a equipe, para que ela entenda também em que ponto está o plano de ação naquele momento. Descobrir, enfim, ao que deve dar mais atenção para que o objetivo final seja finalmente atingido.

Indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa

Por último, mas não menos importante, lembre-se de pautar seu plano de ação em indicadores. Eles devem ser divididos, durante o processo de avaliação de resultados, em pontos de evolução, retroação e correção dos rumos da empresa, para que você perceba quais foram seus efeitos no cenário atual.

Eles devem ser acompanhados e monitorados com frequência. É bom registrar um histórico completo por etapas e tarefas até chegar ao objetivo final. Dessa forma, ficará mais fácil entender o que é preciso mudar, melhorar ou manter em próximos planos, ainda que as situações de aplicação sejam diferentes.

Por isso mesmo, é importante elaborar um checklist com esses itens para avaliar se as ferramentas utilizadas foram efetivas em auxiliar na criação de um bom plano. A seguir, veremos uma série de práticas que permitem dar conta desses critérios e reduzem a lacuna entre o planejamento estratégico ideal e o realizado na sua empresa.

Quais são os erros mais comuns?

Ao pensar em como fazer um plano de ação, é preciso tomar bastante cuidado para não incorrer em alguns equívocos muito comuns, cometidos até mesmo por gerentes de projeto experientes. Entre outras palavras, as atividades abaixo são figurinhas carimbadas na lista de tropeços mais cometidos:

• concentrar muitas atividades em um curto espaço de tempo, sobrecarregando a equipe;
• superestimar os recursos disponíveis;
• ignorar passos importantes para o alcance dos objetivos finais;
• misturar a sequência de etapas;
• não detalhar suficientemente as atividades.

Então, melhor já ir pensando nas respectivas providências para não entrar para a estatística de insucesso, certo?

Como fazer um plano de ação?

Um plano de ação normalmente é realizado com a aplicação da técnica 5W2H, que consiste, em linhas gerais, na realização de um checklist de determinadas atividades, por meio das seguintes palavras-chave:

• What: o que será feito (etapas);
• Why: por que será feito (justificativa);
• Where: onde será feito (local);
• When: quando será feito (tempo);
• Who: por quem será feito (responsabilidade);
• How: como será feito (método);
• How much: quanto custará fazer (custo).

A partir daí, é possível seguir os seguintes passos para elaborar um plano de ação:

• definir onde se quer chegar (objetivo);
• compreender e saber transmitir aos colaboradores por que esse objetivo deve ser alcançado;
• materializar os caminhos para atingir os objetivos por meio de metas que devem ser definidas em conjunto com a equipe (administração por objetivos);
• elaborar uma lista de ações para cada meta, o que pode ser feito com técnicas de compartilhamento de ideias, como o brainstorming;
• preparar um cronograma com prazos bem delimitados para a conclusão de cada etapa por cada membro da equipe;
• atribuir as responsabilidades, delegando tarefas (quem será responsável por fazer cada atividade e a quem se reportará?);
• alocar recursos, delineando detalhadamente o total e quanto há de verbas para a consecução de cada atividade (lembre-se de que escopo, prazo e recursos são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto);
• identificar possíveis problemas, fazendo um diagnóstico completo de tudo o que pode dar errado ao longo do processo (pode ser conseguido, por exemplo, com a matriz SWOT);
• desenvolver estratégias para acompanhar a evolução, monitorando o progresso permanentemente;
• implementar efetivamente o plano.

Como fazer um plano de ação com a PDCA?

Como os cenários vêm mudando de forma cada vez mais rápida, a gestão precisa lidar com as dificuldades e com a possibilidade de o plano perder validade com o passar do tempo. Isto é, se gradativamente a realidade para a qual a estratégia foi pensada muda, aos poucos, o plano de ação perde sua fatualidade e torna-se inadequado para orientar os colaboradores.

Para lidar com esse desafio, os processos de retroalimentação e ajuste são fundamentais. É preciso atuar com rotinas para perceber o que acontece no momento e, com o aprendizado, melhorar a estratégia continuamente, a fim de manter a eficácia no longo prazo.

Nesse modelo de trabalho, o circuito PDCA se mostra uma ferramenta indispensável porque estabelece um conjunto simples de etapas para nutrir a tomada de decisão com feedback. A partir de então, os responsáveis podem realizar adaptações periódicas, sempre com o diagnóstico mais recente da situação, além de padronizar acertos e corrigir erros.

A aplicação consiste em dividir as atividades em quatro etapas. Veja abaixo.

Planejar (to plan)

Analisar cenários e estabelecer objetivos, metas, estratégias, ações, indicadores etc.

Execução (to do)

Colocar o plano em funcionamento, cumprindo as diretrizes propostas.

Checagem (to check)

Acompanhar e controlar a execução, cobrando o cumprimento dos padrões e levantando dados sobre o desempenho do plano de ação.

Ajustar (to adjust)

Adaptar o plano para corrigir erros e padronizar acertos, bem como para lidar com mudanças de cenário.

A ideia é que as quatro etapas sejam repetidas diversas vezes até que o objetivo esteja concluído. A cada ciclo, o plano é melhorado com feedbacks importantes para manter sua validade diante das circunstâncias e torná-lo mais efetivo.

Quais são as melhores práticas para fazer um plano de ação?

Ao lado das ferramentas, existem uma série de ações simples que podem contribuir com os planos da sua empresa. O objetivo deste tópico é apresentar 6 dicas nesse sentido. Confira!

Elabore um plano de ação do princípio

Estabeleça as diretrizes mais gerais do projeto antes de começar, como os itens da 5w2h já mencionados. A partir deles, será possível delimitar o que é importante nos demais planos e alinhar objetivos gerais e específicos. Muitas vezes, as pessoas só pensam no planejamento quando os problemas já foram implementados, e o ideal é se antecipar.

Coloque o plano de ação no papel

Utilize-se de elementos para visualizar o plano fora da sua cabeça. Pode ser um documento de texto, planilha, mapa mental, rascunho ou qualquer recurso que você se sinta à vontade para trabalhar as informações. Com isso, além de liberar sua memória, você facilita o compartilhamento das informações com colegas.

Tome cuidado com estimativas

Seja moderado ao pensar as condições para que o plano de ação concretize os objetivos. O excesso de otimismo é um dos fatores que mais levam a estratégias descoladas da realidade. Logicamente, sempre procure embasar as estimativas em dados.

Trabalhe a gestão da mudança

Considere quais são os incentivos e como engajar os colaboradores. O motivo é que mudanças causadas por novos planos, como reorganização de times, alterações de rotinas e fixação de metas, geram resistência, e você precisará de uma estratégia para enfrentá-la.

Não se torne o gargalo do projeto

Distribua responsabilidades e delegue tarefas. Especialmente na gestão de projetos, se todas as ações precisarem da atuação direta do líder, o andamento estará constantemente bloqueado à espera de uma decisão. O segredo é mesclar a atuação do gerente com a autonomia dos colaboradores para que o fluxo só seja interrompido quando for imprescindível.

Estabeleça objetivos claros

Cuide para que as diretrizes sejam claras. Para isso, é comum a aplicação da metodologia SMART, segundo a qual toda meta deve ser específica (specific), mensurável (measurable), atingível (attainable), relevante (relevant) e temporalmente definida (time-based).

Outra dica é organizar as metas em um diagrama no modelo do balanced scorecard, a fim de tornar compreensível as relações de causa e efeito entre os objetivos relacionados ao aprendizado e crescimento, processos internos, clientes e finanças.

Qual a importância de um software de gerenciamento?

É bastante improvável que um gestor consiga controlar todas as variáveis com a excelência desejada sem o auxílio de um software de gestão de projetos. Afinal, uma solução em gerenciamento de projetos automatiza algumas tarefas do cotidiano, disparando lembretes de prazos, mostrando por meio de um dashboard se há membros da equipe ociosos ou sobrecarregados, qual o atual percentual de dispêndio de recursos, quais são as previsões estatísticas de custo total do projeto e assim por diante.

Receber dados sobre a evolução do time em tempo real e dispor de relatórios com análise de indicadores de desempenho são enormes diferenciais que separam a adivinhação fracassada da execução de excelência. Além disso, ao utilizar o PDCA, as atividades de checagem e ajuste serão facilitadas pelas informações obtidas com a tecnologia.

Outro ponto importante é a disponibilidade. Se houve uma mudança no plano, é importante que todos os profissionais tenham acesso à alteração, ou não seguirão na direção correta. Ter uma comunicação centralizada e compartilhada facilita o trabalho.

Pense, portanto, o software como a ferramenta para realizar a gestão da informação em todas as etapas, do planejamento ao ajuste com base em feedbacks.

Como aplicar o plano de ação no planejamento e gestão da empresa?

Tanto como fazer um plano de ação, é importante entender as suas aplicações em uma empresa. Assim, os profissionais podem ser mais efetivos e evitar o erro de transformar o planejamento em mera formalidade.

Adapte o plano ao nível

Um primeiro ponto é sempre considerar a abrangência. Existe o uso em nível estratégico, tático e operacional. Além disso, mesmo projetos podem ter planos mais gerais, como o do princípio, e mais específicos, como aqueles voltados para cumprir etapas específicas do cronograma.

Alinhe planos gerais e específicos

Outro é buscar a sintonia entre diferentes níveis de planejamento. Não dá para o plano de ação estratégico seguir a direção “A”, o RH treinar para “B” e a gestão de projetos aprovar propostas voltadas para “C”.

Faça ajustes incrementais

Por fim, ao aplicar o plano de ação, é importante realizar ajustes para manter a validade. No entanto, é preciso tomar cuidado com a forma. Se você altera um plano geral, automaticamente, influenciará os específicos. Logo, melhore pouco a pouco para não correr o risco de quebrar o sistema.

Ao utilizar a ferramenta com esses cuidados e com as diversas práticas descritas ao longo do conteúdo, saber como fazer um plano de ação será um importante acréscimo às suas competências de gestor e à sua capacidade de gerar valor para a empresa. Portanto, avalie suas necessidades no momento, defina recursos disponíveis e comece a construir o seu plano quanto antes para melhorar resultados e alcançar objetivos que farão toda a diferença para o desenvolvimento da empresa.

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O gerenciamento de projetos em momentos de crise não começa quando as coisas começam a dar errado ou a sair da única programação do negócio. A verdade é que fazer uma boa gestão de projetos, classicamente, é sobre ter planejamento e um bom plano de contingência.

A ideia é ter escopos delineados para situações que são previsíveis e aplicar um bom método de ação para se adaptar a circunstâncias totalmente inesperadas. A boa gestão de projetos em momentos de crise é sobre uma postura arrojada na dinâmica organizacional, mesmo quando temos uma metodologia norteadora.

Quando o gestor de projetos está equipado com métodos, ferramentas e uma mentalidade colaborativa, as crises são momentos para testar todas as técnicas e conhecimentos, além de renderem muitos aprendizados. E você, como tem enfrentado tais lances rápidos do mercado atualmente? Vamos conversar mais sobre o assunto, venha conosco!

Analisando cenários em tempo real

A tomada de decisão reativa é sinônimo de fracasso diante de cenários instáveis. O segredo está em se adiantar e ter um plano pronto assim que a ação é necessária. Mas isso não é tão simples quando tudo está incerto e as coisas mudam a cada instante. Por isso, é fundamental manter as análises em tempo real: o plano pode mudar a qualquer hora!

A adaptação é fruto desse processo de acompanhar de perto as tendências e os resultados das ações, além de, é claro, as mudanças no mercado, no modus operandi da equipe etc. Sendo assim, a coleta de dados da sua área de atuação — e de todos os fatores relacionados — é a chave para detectar a necessidade de mudanças.

Adaptando a metodologia à realidade

Em momentos de crise, os dados vão alimentando análises que podem mudar totalmente o trajeto e a forma de operar uma determinada questão. Sendo assim, o escopo do projeto não pode ser tratado de modo engessado Ao contrário, ele serve de orientação para moldar o desenvolvimento de acordo com a realidade.

A metodologia é o que garante a organização das etapas. Independentemente do que for feito, você tem uma base sólida de conhecimento, ferramentas e método para ir acompanhando o desempenho, sem se perder no meio das informações. Nesse cenário, os relatórios gerenciais são fundamentais.

Organizando a dinâmica do fluxo de trabalho

A colaboração é um dos pilares para o bom gerenciamento de projetos em momentos de crise. Dessa forma, a ferramenta de gestão deve ter suporte para um ambiente dinâmico e de rápida adaptação. O sistema empregado não pode gerar nenhuma onerosidade para os processos.

As propostas de projeto com fluxo automático de aprovação têm o poder de agilizar a tomada de decisão sobre a seleção dos projetos. Além disso, use o sistema para alocar seus recursos de maneira eficiente, inclusive a performance da equipe. As funções devem ser utilizadas proativamente: faça alertas, evidencie prioridades etc.

A organização do fluxo de trabalho, a simples visualização das tarefas, o andamento de cada uma delas, a comunicação centralizada, as atualizações em tempo real, o agrupamento das informações para gerar relatórios, enfim, para ter tudo isso, é preciso aplicar um sistema rico em funções, cheio de clareza e de praticidade.

Usando ferramentas específicas de controle

Quais projetos geram mais valor para o seu negócio? Você tem o controle desses indicadores? Em cenários de incerteza, é fundamental priorizar aquilo que dá mais retorno e diversificar as análises para descobrir pontos-chave da estratégia naquele determinado momento.

O ideal é obter uma visão dos projetos que seja simples em contemplar se a sua estratégia está sendo refletida e, ainda, se ela é sustentável para aquela situação. Ter essa tela com dados e informações para analisar e tomar decisões também torna a sua gestão mais produtiva. Sendo assim, uma ferramenta perfeita deve fazer:

• gerenciamento de projetos;
• gestão de programas e portfólio;
• gestão de equipes;
• gestão estratégica.

Fora o sistema de gestão de projetos flexível que se adapte ao seu método, há ferramentas de gestão, necessárias ao seu conhecimento, que são extremamente importantes para momentos de crise e mudanças rápidas. Primeiro, todas as de planejamento estratégico que abrangem a previsão de cenários e algum tipo de análise preditiva de mercado:

• Matriz SWOT;
• 5 Forças de Porter;
• Matriz BCG;
• Ciclo de Vida do Produto etc.

Esses instrumentos de gestão, sobretudo quando aliados, são capazes de levar você a imaginar planos para cenários instáveis, especialmente avaliando os pontos internos e externos que podem prejudicar ou beneficiar o seu projeto. Documente e reavalie periodicamente o que foi elencado.

Além disso, há as ferramentas que devem ser utilizadas de forma situacional, ou seja, você deve acioná-las para encontrar um resultado específico. O Diagrama de Ishikawa, por exemplo, é uma delas. Para manter o controle, faça uso de kanban, 5w2h, regra 80/20, checklists etc., tudo integrado ao seu sistema de gestão de projetos!

Desenvolvendo uma cultura arrojada

Quanto mais preparado o gestor de projetos estiver, melhor será o desempenho da equipe e os resultados apresentados, mesmo entre as condições mais complicadas. As crises são provas: a sua metodologia é realmente consistente? Ela é competitiva para o seu modelo de negócios? Ela vai sobreviver às tendências e se adaptar às demandas?

Indo um pouco mais além: você está capacitado e equipado com as melhores ferramentas para exercer seu conhecimento, quando ele é realmente crucial para conter ameaças, aproveitar oportunidades e manter tudo funcionando? Superar a crise não é para amadores, então, é hora de avaliar todos esses critérios e adotar os recursos mais eficientes.

O mais importante para o gerenciamento de projetos em momentos de crise é ter todo o suporte para fazer o que você sabe de melhor: cultivar a postura arrojada diante de mudanças. Lembre-se de uma das principais características da sua função: gerenciar riscos e tomar decisões.

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A pandemia de COVID-19 impactou o ambiente empresarial e trouxe incertezas para empresários de todos os ramos do mercado. Aqueles que estão mais preparados para lidar com crises financeiras enfrentam diversos desafios, por exemplo, alteração nas demandas dos clientes, dificuldades com a cadeia de suprimentos, redução de custos etc. As exigências aumentaram inclusive para os gestores de projetos em andamento.

Neste post, vamos falar sobre como a gestão de projetos na pandemia se tornou ainda mais importante para as empresas. Além disso, vamos explicar como os projetos funcionam em épocas de crise como causada pelo novo Coronavírus com o gerenciamento remoto. Aqui, você vai descobrir como se adaptar e como será o futuro dessa área, já que a tecnologia está cada dia mais presente nas empresas.

Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos na pandemia? Acompanhe a leitura!

Qual é a importância da gestão de projetos na pandemia?

As mudanças ocasionadas pela pandemia afetaram a atuação profissional em todos os segmentos. O novo modelo de atuação baseado em trabalho remoto e métodos inovadores de gerenciar equipes teve que ser implementado para garantir a sobrevivência das organizações. Porém, esse ainda não é o “novo normal”, já que toda a sociedade está em fase de aprendizado e de muitas dúvidas.

O “novo normal” está se formando há alguns meses e a tendência do mercado é promover o desenvolvimento e o aperfeiçoamento das ferramentas que estão sendo projetadas para atender as necessidades de uma nova realidade. Alguns recursos utilizados antes da crise estão sendo melhorados para que o nível de entrega se eleve ainda mais.

A gestão de projetos é muito importante porque os profissionais dessa área já estão habituados com situações incomuns e podem ajudar a lidar com a nova realidade e com os desafios. É preciso criar um senso de pertencimento para os profissionais que já não compartilham mais do mesmo espaço físico.

Como funcionam os projetos no período de pandemia de COVID-19?

Durante a pandemia de COVID-19 ocorreram alterações consideráveis nos projetos de negócios do mundo inteiro. Os profissionais que estavam habituados a trabalhar lado a lado em escritórios foram dispersos devido ao distanciamento e isolamento social. Os empresários tiveram que lidar rapidamente com questões operacionais para evitar o colapso de suas organizações.

Nesse contexto, os gerentes de projetos são os profissionais que estão bem posicionados para trabalhar com essas circunstâncias. Eles estão inseridos em um mundo virtual e desenvolveram habilidades de liderança para projetos, utilizam ferramentas e softwares colaborativos no gerenciamento de projetos. Observe abaixo detalhes sobre o funcionamento de projetos durante a pandemia!

Comunicação virtual

Esse é um elemento de extrema importância no gerenciamento dos projetos. Os planos de comunicação estão sendo colocados em ação por meio de ferramentas virtuais que facilitam a colaboração entre os interessados. Os gestores estão fazendo uso de programas de mensagens instantâneas, plataformas de videoconferência, softwares de gerenciamento de projetos, compartilhamento e armazenamento de arquivos em nuvem para a troca e o acesso de materiais e informações.

Gerenciamento remoto

As equipes trabalham remotamente, por isso o método de comunicação precisa funcionar para todos, inclusive em relação às preferências e necessidades individuais. Ferramentas são utilizadas em conjunto com um plano para rastrear o fluxo de trabalho, as expectativas e o progresso das tarefas, aumentando a eficiência dos colaboradores. É claro que existem outros aspetos importantes e que vão além da comunicação, mas eles dependem dela para que os projetos sejam executados.

Mudança cultural

O cuidado com a saúde e a proteção dos colaboradores é crucial para aumentar a resiliência e a confiança entre as equipes que estão cultivando a cultura digital. A disseminação do novo Coronavírus levou os gerentes de projetos a auxiliar as equipes para que se adaptem às atuais condições. Eles estão intensificando e capacitando os times para usar ferramentas e desenvolver habilidades para trabalhar de maneira digital.

Os líderes procuram tratar os funcionários com empatia e transparência por meio de grupos de mídia social e aplicativos. Na cultura digital, a colaboração, o compartilhamento de aprendizados e de insights entre os colaboradores é indispensável para que a produtividade seja mantida. Por isso os gestores incentivam a interação e essa troca de informações e de experiências.

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Gerenciamento de riscos

Os gerentes de projetos também fazem análises e gerenciamento de riscos em seus projetos. Os planos foram revisados para identificar os pontos negativos que surgiram com os novos métodos de trabalho durante a pandemia. Os projetos estão sendo preparados para imprevistos, com a revisão das finanças, tecnologia, comunicação, recursos e áreas-chave.

Inicialmente, o gestor precisa avaliar quais tarefas ou etapas do projeto serão atingidas e tentar antecipar as chances de interrupção. Em seguida, a mitigação dos efeitos da crise pode ser realizada com a implementação de ações, o uso de ferramentas e de habilidades básicas que fazem parte do seu perfil.

Como se adaptar para manter a gestão de projetos durante a crise?

Diante da crise nas relações político-sociais, economia e saúde, a gestão de projetos é fundamental para a busca de soluções equilibradas para as empresas. Não existe uma resposta pronta para as ações que devem ser tomadas, mas os gestores precisam definir as melhores estratégias para minimizar os prejuízos. Veja algumas para se adaptar durante a crise:

• estabeleça equipes para a tomada de decisões urgentes;
• avalie os riscos e esclareça mecanismos de respostas, planos e divisão de tarefas;
• defina mecanismos de comunicação para fornecedores, clientes e funcionários;
• mantenha o bem-estar físico e emocional dos colaboradores;
• desenvolva soluções para riscos e para relacionamento com clientes.

Os gestores de projetos também são competentes para participar de processos de seleção e ajudar a escolher colaboradores conforme as suas habilidades, comportamento, flexibilidade e resiliência. A pandemia poderá atingir a comunicação de projetos que precisarão de planos mais assertivos e o gerenciamento dos riscos necessita de uma abordagem quantificada e formal.

Como é o futuro da gestão de projetos diante da tecnologia?

Os gerentes de projetos lidam com possibilidades, e são eles que farão o futuro acontecer por meio das decisões presentes. Hoje o mundo dos negócios está abalado e os próximos acontecimentos podem ser imprevisíveis. Contudo, a tecnologia trará ainda mais mudanças na gestão de projetos, que é a área mais indicada para lidar com as questões de sobrevivência das empresas em épocas de crise.

Enfim, agora você já sabe como utilizar a gestão de projetos na pandemia e qual é o futuro para os profissionais dessa área. Conte com uma parceria que ofereça soluções e que seja reconhecida dentro e fora do Brasil por fornecer os softwares de gerenciamento de projetos mais bem-sucedidos. As incertezas podem trazer oportunidades e possibilidade de reinventar rotinas!

Deseja obter mais informações sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e apresente as suas dúvidas!

Os projetos são criados com o planejamento de ações e visam a sua execução e o acompanhamento, monitoramento e controle das atividades que são estabelecidas em um cronograma para beneficiar os empreendimentos. Quer saber como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço? Você encontrará as respostas que está buscando no decorrer deste artigo!

A gestão de projetos tem sido essencial para o sucesso dos estabelecimentos de diversos ramos do mercado. Ela é considerada uma chave para o sucesso, pois garante a fluidez nos níveis organizacionais, conseguindo agilizar os mais variados processos. Neste post, vamos falar sobre os resultados e sobre os principais benefícios que podem ser obtidos com a gestão de projetos em empresas de serviços.

Descubra ainda informações importantes sobre cumprimento de prazos, controle sobre o ROI, aumento da produtividade, atendimento ao cliente e outras vantagens da gestão de projetos. Vamos falar também sobre os impactos da gestão de projetos em empresas de serviços. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Acompanhe a leitura até o fim e fique por dentro!

Como funciona a gestão de projetos em empresas de serviço?

Os projetos seguem um roteiro que é elaborado pelo profissional especializado nesse segmento, sendo que cada projeto envolve o gerenciamento de dez áreas: integração, escopo, custos, qualidade, aquisições, recursos humanos, comunicação, risco, tempo e partes interessadas. O gerente responsável se comunica com os clientes e presta atendimento personalizado para criar um projeto adequado para cada caso.

O profissional que elabora o projeto precisa registrar todos os recursos envolvidos fazendo um planejamento completo. A seguir, o projeto criado para a empresa é executado por um grupo de colaboradores que realizam atividades temporárias com o objetivo de atingir um determinado objetivo. Sendo assim, deve haver um dia designado para o início e uma data estabelecida para o fim do projeto, com prazos fixados para o cumprimento de tarefas.

Mas, ainda que exista um prazo estabelecido para a sua concretização, não há uma garantia de que tudo acontecerá conforme o planejado. Durante a execução das atividades ocorrem mudanças e situações imprevistas que não podem ser controladas pelo gerente de projetos. Entretanto, ele consegue minimizar os atrasos usando ferramentas que antecipam ocorrências e permitem a readequação das datas.

As estruturas organizacionais das empresas de serviços que fazem a gestão de projetos são diferenciadas. Geralmente, elas têm ao seu dispor o gerente de projetos que cuida exclusivamente de projetos específicos, e o gestor de competências que gerencia as equipes que vão seguir o cronograma. Os colaboradores envolvidos na realização das tarefas vão inserindo informações no sistema para auxiliar na comunicação entre os dois profissionais e o grupo.

Quais são os principais benefícios da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos é uma ferramenta indispensável para tirar os planos do papel, que exige habilidades técnicas dos colaboradores participantes. Porém, as empresas que investem nesse tipo de trabalho alcançam inúmeras vantagens. Veja a seguir os benefícios mais comuns da gestão de projetos!

Melhor cumprimento dos prazos

As informações relativas aos projetos são centralizadas para a entrega de resultados excelentes. A integração dos dados possibilita o gerenciamento de equipes múltiplas de modo que é possível saber o que cada colaborador está fazendo para atingir a suas metas. Ademais, permite a priorização de demandas e o controle total do fluxo de tarefas para que os prazos sejam cumpridos em dia.

Contudo, o cumprimento do cronograma depende do grupo de trabalho e de diversas circunstâncias. Se ocorrer um evento inesperado, o gerente de projetos analisa as informações e tenta renegociar os prazos com antecedência para evitar conflitos. As datas podem ser alteradas se isso não causar impactos com efeitos negativos irreversíveis aos negócios. Vale destacar que a gestão de projetos utiliza metodologias de controle para que essas mudanças sejam seguras.

Controle sobre o ROI

O retorno sobre os investimentos é uma consequência da execução das atividades registradas no cronograma. O projeto tem custos, mas permite o controle da sua lucratividade e possibilita a eliminação de despesas desnecessárias, a antecipação de receitas e a negociação de preços mais vantajosos com os fornecedores.

Aumento da produtividade

O gestor de projetos normalmente elabora um cronograma em conjunto com a equipe de colaboradores. Nesse cronograma, fica registrado o tempo necessário para a efetivação de cada atividade agendada. Com isso, a gestão do tempo é aprimorada e não existem lapsos para a ociosidade, aumentando significativamente a produtividade do grupo.

Outro fator relevante é que a gestão de projetos facilita o levantamento de inúmeras informações para a antecipação de erros. Isso dá aos líderes a chance de agilizar a tomada de decisões que são definidas com base nos dados mapeados, para resolver os problemas aumentando a eficiência da empresa.

Melhoria do atendimento ao cliente

Por meio da gestão de projetos os clientes recebem informações atualizadas sobre a realização dos trabalhos, têm suas necessidades atendidas e suas ideias analisadas. Portanto, eles ficam satisfeitos ainda que aconteçam eventos inesperados até a finalização do projeto, tendo em vista que vão receber exatamente o que desejam. Com as suas expectativas atendidas, os clientes vão indicar a empresa de serviços para outros parceiros, oportunizando o acesso a novos negócios.

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Quais são os resultados da gestão de projetos em empresas de serviço?

A gestão de projetos contribui para o crescimento das empresas levando-as a atingir o nível de excelência desejado e aplicando técnicas diferenciadas para melhorar a estrutura física, os equipamentos, as tecnologias e colaboradores. Os principais impactos da gestão de projetos em empresa de serviço são os seguintes:

• integração de todos os departamentos;
• comunicação assertiva;
• atendimento eficiente ao cliente;
• modernização dos sistemas;
• visão amplificada dos processos;
• automatização dos processos financeiros e gerenciais.

Além disso, as empresas que aderem à gestão de projetos recebem certificações que são fundamentais para a sua evolução, por se tratarem de diferenciais competitivos. A certificação atesta que a organização atende aos padrões normativos, estando de acordo com as boas práticas de mercado e oferecendo os serviços de profissionais qualificados para as suas funções.

Enfim, a gestão de projetos em empresas de serviços agrega valor aos trabalhos diferenciados oferecidos aos clientes. Com isso, os preços podem ser aumentados elevando os lucros em conformidade com a ampliação da capacidade produtiva. Todas as informações dos projetos são documentadas e podem ser utilizadas para avaliações sobre os trabalhos prestados.

A Project Builder oferece solução completa para a gestão de projetos em empresas de serviço, propiciando a obtenção dos melhores resultados. Com uma equipe de profissionais altamente capacitados, ela atende pequenas, médias e grandes empresas, organizando informações, integrando os parceiros envolvidos nos projetos, revelando as necessidades das organizações e realizando uma série de planejamentos para a alavancagem dos negócios!

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