Autor: Braun

O que é a declaração de escopo do projeto e quais informações deve conter?

Escrito por Braun em 18/11/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que é a declaração de escopo do projeto e quais informações deve conter?

A declaração do escopo é um instrumento importante elaborado na fase de planejamento dos projetos. Ela faz parte das atividades realizadas pelo gestor para a delimitação de premissas, dos critérios de aceitação e de detalhes relevantes para que o gerenciamento seja conduzido com sucesso. Para os gerentes, pode ser um verdadeiro desafio acertar todos esses pontos.

Neste artigo vamos explicar o que é a declaração de escopo do projeto e para que ela serve, além de mostrar por que é tão importante, quais as informações que não podem faltar na sua elaboração e fornecer diversos detalhes que vão ajudar na sua confecção.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este artigo até o final e fique por dentro!

O que é a declaração de escopo do projeto?

A declaração de escopo do projeto é um documento indispensável para a formulação e controle das etapas dos projetos. Ela é uma saída e também uma entrada na área dos processos para validação do plano de gerenciamento de projetos e da linha de base. Conforme o guia PMBOK, trata-se de uma descrição detalhada do trabalho, das restrições, premissas e entregas.

Para que serve a declaração de escopo do projeto?

O instrumento é elaborado conforme as necessidades do projeto. O escopo é o trabalho essencial para a entrega de resultados, serviços ou produtos. Dessa forma, a declaração registra os dados necessários para a execução dos projetos, tais como os limites, as atividades, os prazos, os custos, os responsáveis etc.

O gerenciamento do escopo serve para garantir que todo o trabalho essencial será realizado para que os projetos sejam concluídos de maneira apropriada. Isso envolve o planejamento das atividades, a coleta de requisitos, a definição, validação e controle das tarefas e a criação de Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Por que a declaração de escopo do projeto é tão importante?

A declaração de escopo do projeto é muito importante porque descreve todo o projeto e apresenta todas as informações que poderão ser consultadas pela equipe e pelo cliente. O levantamento das necessidades dos clientes ajuda a convertê-las em requisitos para o cumprimento dos objetivos. A coleta desses dados é de grande importância, visto que gera uma documentação relevante.

Talvez nem todos os requisitos documentados possam ser atendidos, de modo que o escopo apresenta aqueles que produzirão maior impacto e agregarão mais valor aos clientes. As entradas do processo de definição de escopo descrevem como as atividades serão definidas, desenvolvidas, monitoradas, controladas e verificadas. No termo de abertura do projeto consta a descrição do serviço ou produto ou o resultado de maneira informal ou formal.

Já a documentação dos requisitos serve para descrever os fatores que atenderão aos objetivos do negócio e as necessidades que serão supridas. Os ativos de processos organizacionais são as bases de conhecimentos específicos usados pela organização, os procedimentos, as políticas e os planos elaborados pelos gestores.

Por fim, as saídas do processo de definição de escopo contêm a especificação e declarações do projeto com a descrição das principais entregas, restrições e premissas. As atualizações nos documentos do projeto são realizadas por meio de revisão e atualização do registro feito pelos interessados. Há uma matriz de rastreabilidade de requisitos e outros documentos que podem ser atualizados.

Quais são as principais informações da declaração de escopo do projeto?

Diversas informações não podem faltar na declaração. Esse documento também é denominado como especificação do escopo do projeto no guia PMBOK. Veja a seguir os principais dados que deverão ser registrados nesse instrumento que traz o detalhamento dos registros preliminares ou do termo de abertura!

Justificativa

A justificativa é um grupo de argumentos utilizados para comprovar a necessidade da execução de um projeto. Ela aponta a finalidade ou o propósito do plano de ação, já que não há propostas a serem apresentadas se não houver um objetivo claro. Fica na primeira sessão da declaração de escopo e explica por que os procedimentos serão realizados e quais serão os resultados finais.

Objetivos

Os objetivos estão relacionados com a definição das metas claras e mensuráveis que deverão ser alcançadas pelos colaboradores que participarão de determinados projetos. Além do mais, eles podem tratar do aumento da satisfação dos consumidores, a elevação do número de clientes, a captação e fidelização da clientela, por exemplo.

Critérios de aceitação

Os critérios de aceitação são um conjunto de condições e a especificação de parâmetros que serão considerados no momento de aceitar as entregas. Por exemplo, as especificações podem estar descritas na política interna corporativa e os mapas de competências poderão estar de acordo com um modelo fornecido pela empresa.

Restrições

As restrições são os fatores que impõem limites na execução dos projetos, tais como os custos e os prazos. Assim como os riscos que surgirão no decorrer dos projetos e que precisam ser mapeados para evitar entraves. Uma restrição pode estar relacionada à disponibilidade de recursos humanos ou ao orçamento limitado.

Nessa seção são descritas as limitações da equipe, as datas impostas, os marcos dos cronogramas etc. As cláusulas contratuais também podem conter restrições que devem ser listadas na declaração de escopo do projeto. Todas essas questões deverão ser divulgadas para evitar que elas afetem o planejamento.

Premissas

As premissas giram em torno do escopo, recursos financeiros e tempo. Elas precisam ser listadas e descritas de forma específica para cada projeto, bem como os seus impactos. É fundamental validar e documentar essas informações regularmente, visto que fazem parte dos planos de ação. Faça uma lista na própria declaração ou prepare um documento separado.

Organização inicial

A organização inicial refere-se à identificação de possíveis riscos e à escolha dos membros das equipes. A gestão de projetos requer a comunicação entre todos os interessados, o esclarecimento de todas as expectativas iniciais e o monitoramento dos trabalhos. A declaração pode circular entre os líderes que farão a aprovação final após o consenso das partes.

Estimativa de custos

A estimativa de custos é a identificação dos prováveis gastos que a empresa terá com o planejamento e execução de um projeto. Se o gestor fizer o gerenciamento adequado dos valores, provavelmente obterá ótimos resultados. As previsões deverão ser indicadas, assim como as estimativas de tempo para a conclusão das atividades.

Cronograma

Esse documento deverá ser construído junto à EAP, que exige a subdivisão dos trabalhos e das entregas do projeto. Inicie com a criação dela, pois assim todos os pacotes de tarefas ficarão definidos para a concretização do escopo. Após a sua aprovação, faça o gerenciamento do tempo para a construção de um cronograma.

Entendeu o que é a declaração de escopo do projeto e quais informações ela deve conter? Saiba que um software especializado pode ajudar em relação à elaboração desse documento. A Project Builder é uma empresa nacional especializada no fornecimento de soluções para essa tarefa e para a gestão de projetos, com reconhecimento no mercado externo e interno.

Precisa obter mais informações sobre esse tema ou sobre assuntos relacionados? Fale com a nossa equipe agora mesmo!

Saiba qual a importância das pessoas na atuação do gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em 11/11/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Saiba qual a importância das pessoas na atuação do gerenciamento de projetos

A realização de um projeto depende de diversas etapas que precisam ser executadas estrategicamente. O gerenciamento de projetos começa ainda no planejamento, quando são levantadas as necessidades de resultados e os recursos disponíveis e necessários. A partir disso, é possível determinar elementos essenciais, como o escopo, o orçamento e o cronograma.

Durante a execução, o esforço coletivo é crucial para a construção do desempenho desejado. Nessa parte, podem ocorrer mudanças ou imprevistos, que exigem uma atuação direcionada. A finalização também é importante e prossegue até a entrega para o cliente e consolidação do aprendizado.

Em todo esse processo, o trabalho das pessoas é crucial. Por isso, veja como o capital humano impacta o gerenciamento de projetos e saiba qual é a sua relevância!

Quem são as pessoas que auxiliam no gerenciamento de projetos?

O capital humano é um dos grandes diferenciais de qualquer negócio. As pessoas têm responsabilidade no crescimento da empresa, já que respondem pela conquista de bons resultados. Ao falar do gerenciamento de projetos, isso não é distinto.

Pensando no impacto causado pelos colaboradores, é fácil se lembrar do gerente de projetos. Ele atua como um líder e tem a principal função de integrar atividades rumo à entrega de desempenho.

No entanto, não é a única pessoa que afeta o sucesso de atuação. Todos os envolvidos contribuem para o alcance de resultados e devem ser valorizados por isso. Ter uma equipe capacitada e engajada faz toda a diferença para que o gerenciamento de projetos aconteça de forma estratégica, rumo aos objetivos do negócio.

Como as pessoas impactam esse processo?

Cada participante de um projeto causa impactos diferentes nos resultados do gerenciamento. As diversas competências e os papéis distintos têm grande peso e é por isso que vale a pena contar com um time variado com características complementares.

Conhecer as principais funções das pessoas também é interessante para melhorar a execução. Por isso, veja como o capital humano é capaz de afetar o gerenciamento de projetos.

Análise do custo-benefício

Especificamente falando do gerente de projeto, o profissional é capaz de analisar o custo-benefício e ajudar a estabelecer se há viabilidade econômica. Isso é feito a partir da consideração quanto aos custos, ao uso de recursos e aos resultados obtidos.

Quem ocupa essa posição também faz tal análise a respeito de várias escolhas, como mudar ou não o escopo. Dessa maneira, há uma tomada de decisão efetiva e com foco no melhor para os objetivos estratégicos.

Integração entre as partes

No gerenciamento de projetos, também é importante que haja uma integração entre as partes. Clientes (internos ou externos) devem estar conectados ao time de execução, que também deve se ligar às demais partes interessadas.

O gestor, normalmente, é o responsável por “construir pontes” entre os envolvidos. No entanto, mesmo quem faz parte do time pode atuar desse modo. A colaboração, o trabalho em equipe e o interesse em participar dos processos são essenciais para alcançar esse resultado.

Alinhamento e comunicação de expectativas

A integração entre as partes também depende de uma questão indispensável: a comunicação. Essa é um quesito essencial da atuação das pessoas e faz toda a diferença ao pensar no gerenciamento de projetos.

O gestor precisa comunicar expectativas, definir responsabilidades e oferecer feedback para o time. Já os demais colaboradores devem trocar informações, reportar o progresso e também dar feedback para a gestão. Com um fluxo adequado de comunicação, é mais fácil alcançar os resultados esperados.

Definição da visão para o sucesso

Uma das funções mais importantes de um gerente de projetos é estabelecer uma visão para o sucesso da realização. A proposta é definir quais são os resultados desejados a cada momento e como isso deve ser alcançado. Dessa maneira, é possível motivar o time e fazer um acompanhamento contínuo de performance.

Entre as outras pessoas envolvidas, há o alinhamento com essa visão e até o seu aprimoramento, por meio de sugestões e intervenções relevantes. Com a sinergia em busca do mesmo objetivo, é possível potencializar o desempenho.

Atuação proativa

Outra característica que afeta os resultados do gerenciamento de projetos é a proatividade — que tem tudo a ver com o time designado. Mais que apenas esperar as definições do gerente, é interessante contar com profissionais engajados e dispostos a resolverem problemas específicos.

É graças à proatividade que muitas questões são solucionadas com autonomia, o que evita novos gastos e atrasos. Também é algo que está relacionado à integração das atividades, em busca da melhor performance.

Visão empreendedora

Pessoas com uma visão empreendedora afetam o gerenciamento de projetos de uma forma muito positiva. Tanto os gestores quanto os integrantes do time podem ter uma abordagem altamente alinhada com os objetivos estratégicos de todo o negócio — e não só com o projeto.

Esse “sentimento de dono” envolve, inclusive, a capacidade de gerenciar riscos e aceitá-los no momento certo, além de buscar a máxima qualidade. Novamente, é fácil comprovar a relevância do capital humano nesse sentido.

Implementação de melhorias e inovações

Uma boa gestão de pessoas pode, ainda, gerar mudanças positivas para a atuação do negócio. O motivo é muito simples: quem está envolvido diretamente com o projeto consegue enxergar oportunidades e ameaças e fazer sugestões relevantes a partir disso.

É graças a isso que há a chance de estabelecer melhorias e considerar inovações para alcançar resultados diferenciados. Isso só é possível por causa do engajamento ativo das pessoas, elas se tornam cruciais nesse sentido.

Como a tecnologia pode ajudar?

Ao mesmo tempo, o capital humano não é o único fator para o sucesso na gestão de projetos. É essencial que a equipe tenha as ferramentas certas e que possa contar com alternativas capazes de simplificar o trabalho. É nesse sentido que a tecnologia se destaca.

Por meio de um software de gerenciamento de projetos de qualidade, é viável automatizar tarefas, integrar dados e facilitar diversas etapas. Principalmente, é um meio de estimular a colaboração com boa performance.

Entre as alternativas, a solução do Project Builder se destaca. Com a ajuda desse sistema, há como cuidar da gestão de forma qualificada e obter os melhores resultados para cada realização.

O gerenciamento de projetos se torna muito mais bem-sucedido graças à ação das pessoas. Com o time certo e ferramentas de qualidade, consegue-se alcançar os objetivos definidos no planejamento.

Como ter os recursos certos faz toda a diferença, entre em contato conosco do Project Builder e veja como podemos ajudá-lo!

Gestão de projetos na indústria 4.0: saiba como deve ser feita

Escrito por Braun em 09/11/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gestão de projetos na indústria 4.0: saiba como deve ser feita

As indústrias 4.0 contam com inúmeros projetos que são executados para a criação de novos produtos, implementação de tecnologia, desenvolvimento de formas inovadoras de gestão, implantação de linhas de produção, entre outros. Um gestor especializado nessa área fica responsável pelo sucesso das atividades e deve gerenciar as equipes estando sempre ciente de tudo o que ocorre dentro das fábricas.

Neste post, vamos explicar o que é e como funciona a gestão de projetos na indústria 4.0, mostrar por que ela é importante e como deve ser feita de forma eficiente e assertiva. Além disso, vamos falar sobre a importância de fazer os gerenciamentos de forma eficiente e assertiva na indústria 4.0 e listar as principais dicas que podem ajudar.

Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos na indústria 4.0? Acompanhe a leitura deste artigo!

Entenda o que é a gestão de projetos na indústria 4.0

Muitas mudanças aconteceram em todas as áreas das indústrias nos últimos anos, mas as revoluções industriais se destacaram pelas alterações estruturais. A indústria 1.0 foi um fenômeno que ocorreu no final do século XVIII com a chegada das primeiras máquinas e dos trabalhadores. Depois, no século XIX teve início a indústria 2.0, marcada pelo progresso científico e pelas primeiras linhas de montagem.

A indústria 3.0 foi impactada pela eletricidade e tecnologia da informação após a 2ª Guerra Mundial, quando profundas transformações foram iniciadas. Por fim, a indústria 4.0 chegou nas últimas décadas com a automatização de tarefas, iniciativas de digitalização, conexão de máquinas, redes inteligentes, sistemas de gerenciamento integrados, gestão de projetos e outros conceitos.

O gerenciamento de projetos é um conjunto de atividades que visa a gestão de tarefas complexas no mundo corporativo por um gestor especializado. Ele avalia produtividade, tempo, qualidade, custos, desempenho dos colaboradores, entre outras questões. Várias ferramentas são aplicadas junto a uma série de conhecimentos e habilidades do profissional responsável contratado pela organização.

Portanto, a gestão de projetos é uma competência estratégica que deve ser utilizada para a produção de resultados excelentes. Ela é fundamental para que as indústrias continuem competitivas no mercado e superem a concorrência. Os gerentes fazem a divisão dos planejamentos em etapas e criam cronogramas para facilitar o entendimento e a execução.

Saiba como funciona a gestão de projetos na indústria 4.0

Os projetos são divididos em 5 etapas desde a sua iniciação até o seu encerramento. Primeiro, é necessário definir um gerente de projetos com a escolha de uma pessoa capaz de gerenciar os trabalhos e que tenha a função de liderança. Esse profissional vai motivar as equipes, montar cronogramas, gerir pessoas, planejar custos, começar e concluir tarefas e fazer ajustes de escopos.

Um cronograma deverá ser montado com escopo detalhado para que o plano de ação seja bem-sucedido. O planejamento vai evitar que os times se desviem dos objetivos traçados, além de gerar otimização do tempo de entrega dos serviços e produtos aos clientes e parceiros. Os projetos contam com indicadores de produtividade, relatórios financeiros e planilhas de custos.

Os custos deverão ser monitorados e justificados para os interessados nos projetos. Registre informações relacionadas aos sistemas de informações, horas-extras, serviços terceirizados, reuniões, equipamentos de informática e materiais descartáveis. Os objetivos devem ser claros e exequíveis, pois eles vão gerar expectativas nos clientes e podem necessitar de ajustes.

As equipes deverão ser reunidas semanalmente para que todos compreendam as demandas do projeto e mantenham a produtividade. Na reunião ficará mais fácil entender como está o andamento das atividades, definir prioridades e superar impedimentos. Os procedimentos e as tarefas rotineiras deverão ser automatizados para aumentar a praticidade e a eficiência.

Compreenda a importância de gerenciar projetos de forma eficiente

O gestor de projetos será responsável pela eficiência no gerenciamento das atividades e pelo comprometimento dos colaboradores. Dessa forma, ele precisa utilizar a tecnologia a seu favor para otimizar a produção na indústria. O profissional precisa buscar a implementação de inovações, prever flutuações de mercado, interpretar dados e se relacionar bem com todos os setores. Confira algumas dicas que vão ajudar bastante!

IoT

A Internet das Coisas (IOT) visa a conexão dos objetos com a Rede Mundial de Computadores. Vários dispositivos ganham autonomia, por exemplo, máquinas, sensores, câmeras etc. As ferramentas podem ser controladas de qualquer lugar e a qualquer momento, possibilitando a descentralização das operações. Os sistemas físicos e digitais são integrados com a leitura de dados.

Automação de processos

A automação dos processos otimiza a execução dos projetos na indústria. As atividades condicionais e repetitivas são automatizadas com a aplicação de machine learning. Desse modo, os erros diminuem e a velocidade de produção aumenta consideravelmente. Os procedimentos são monitorados pelos sensores que ajudam a compreender o nível de funcionamento dos equipamentos.

Computação em nuvem

A Cloud Computing possibilita o armazenamento dos dados na nuvem e promove a segurança das informações devido à aplicação de padrões internacionais. As possibilidades de ocorrência de violações ou perdas de dados são mínimas. Os backups são automáticos devido ao espelhamento dos servidores, que garantem a disposição dos arquivos em outros locais.

Big Data

Big Data é um conceito muito conhecido na indústria 4.0, já que são os dados que a movimentam e dão subsídios para os sistemas de inteligência e automação. Com o uso das ferramentas que capturam e processam dados em tempo real, os gestores têm acesso a inúmeros relatórios completos e informações essenciais para averiguar as condições da produção e do mercado.

Inteligência Artificial

A Inteligência Artificial (IA) é a capacidade que os computadores têm de simular o raciocínio de seres humanos. Ela é útil para reduzir as chances de erros pela detecção de problemas com agilidade durante a execução dos projetos. Por outro lado, fornece sugestões úteis para a tomada de decisões mais assertivas. Tarefas como o envio de notificações e e-mails são automatizadas com a aplicação de IA.

Business Intelligence

Business Intelligence (BI) é uma ferramenta que coleta, analisa, processa e compartilha dados oriundos de Data Mining, ERP (Sistema integrado de gestão empresarial) e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Metodologias, técnicas e recursos são utilizados para reunir informações em um ambiente e fazer a sua confrontação para a formulação de estratégias voltadas às melhorias.

Descubra como pode ser feita a gestão de projetos na indústria 4.0

A gestão de projetos na indústria 4.0 pode ser híbrida, com a junção de métodos ágeis com os tradicionais. Com isso, os conceitos são integrados e os comportamentos essenciais são mobilizados. Faça um planejamento bem-estruturado, identificando clientes e stakeholders junto às suas expectativas e interesses relacionados aos projetos.

Enfim, agora você já sabe como deve ser feita a gestão de projetos na indústria 4.0. Uma empresa especializada pode ajudar a partir do oferecimento das melhores soluções para otimizar os resultados desse gerenciamento. A Project Builder conta com uma equipe de especialistas experientes que trabalham nessa área fornecendo os melhores softwares de gerenciamento de projetos do mercado.

Ainda tem alguns questionamentos sobre esse assunto? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!

Conheça os benefícios do gerenciamento de projetos no setor público

Escrito por Braun em 04/11/2020. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Conheça os benefícios do gerenciamento de projetos no setor público

Comumente as pessoas associam a gestão de projetos à área privada. Contudo, também há o gerenciamento de projetos no setor público, e ele apresenta algumas diferenças devido às suas múltiplas finalidades. Enquanto o setor privado visa o lucro, atualmente, o setor público busca as melhores alternativas para a sociedade, prezando pelo bom atendimento e desburocratização das ações públicas.

As mudanças gerenciais realizadas ao longo dos anos e a expansão tecnológica são dois fatores importantes que impactaram na realização do gerenciamento de projetos no setor público.

Se você quer entender melhor sobre esse tema e conhecer os benefícios dessa gestão, continue lendo este conteúdo.

A evolução do serviço público no Brasil

As teorias do gerenciamento de projetos no setor público são caminhos possíveis para o desenvolvimento do país e efetividade das ações do setor. Mas nem sempre essas metodologias foram colocadas em prática pelos governos.

Até a década de 1930, era adotado o modelo patrimonialista no Brasil. Isso significa que cargos públicos eram utilizados para o bem próprio e o dinheiro público se misturava com o dos gestores.

Com a reforma burocrática, Getúlio Vargas propôs a implantação de um modelo com forte intervenção estatal e criou estatutos e órgãos para padronizar e fiscalizar o setor público. Este sistema, inspirado em Max Weber, começou a introduzir no aparelho administrativo a centralização, impessoalidade, hierarquização e separação do público e privado, transformando a administração pública em um setor eficiente.

Contudo, a extrema racionalização dos métodos trouxe algumas disfunções para o modelo, que passou a focar apenas no modo como as coisas eram feitas, deixando de lado a finalidade dos processos.

Para corrigir esses desvios, a reforma de 1967 modernizou as iniciativas, criando uma administração mais eficiente e propícia ao crescimento econômico. Portanto, é possível dizer que essa reforma introduziu na administração pública procedimentos gerenciais do setor privado, abrindo espaço para participação do capital privado, por meio de sociedades de economia mista.

A partir desse momento, gestores públicos começam a perceber a importância do planejamento, gerenciamento e utilização de sistemas racionais para colocar em prática programas e ações.

Em 1995, a reforma gerencial, por meio do Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado, tentou trazer a governança para o setor público. O objetivo era implementar políticas públicas de modo descentralizado e com mais autonomia, foco nos resultados, redução de custos e melhoria no atendimento ao público.

A importância da gestão no setor público

O gerenciamento de projetos refere-se à aplicação de conhecimentos, técnicas e metodologias que visam atingir as necessidades e expectativas criadas pelo gestor para um determinado projeto. Assim como ocorre no setor privado, o setor público também carece de gestores que organizem e metrifiquem ações.

Ainda que de forma tímida, o Brasil tem evoluído ao longo dos anos buscando alternativas para melhorar a qualidade dos serviços prestados pelo Estado e a diminuição de custos de cada ação desenvolvida. Portanto, é preciso que gestores públicos reconheçam a necessidade de uma gestão estratégica e inovem em métodos que garantam a governança sem ultrapassar os limites de cada dirigente.

Independentemente da esfera, gestores públicos sofrem com o principal desafio de atender um grande número de pessoas, com qualidade, informações corretas e padronização nos atendimentos. Dessa forma, o gerenciamento de projetos no setor público se torna uma necessidade para evoluir e consolidar um modelo de gerência eficiente.

Benefícios do gerenciamento de projetos no setor público

Os governantes possuem governabilidade, pois foram eleitos para tais cargos, contudo, é um grande desafio para os líderes alcançarem plena governança, ou seja, criar mecanismos de liderança e controle para conseguir colocar em prática ideias e ações.

Assim, a prática do gerenciamento de projetos se faz necessária. Confira os principais benefícios desse método.

Redução de custos

Um dos principais objetivos da administração pública contidos na Constituição Federal de 1988 é a eficiência. Ou seja, executar os serviços com qualidade e respeitando o orçamento público. Assim, ao gerenciar projetos com métricas e planejamento, fica mais fácil identificar gargalos ou excesso de gastos que devem ser modificados.

Melhora na gestão de pessoal

No serviço público, é comum que alguns setores fiquem sobrecarregados e outros ociosos por algumas sazonalidades ou tipos de serviço. Portanto, o gerenciamento de projetos ajuda o gestor a perceber como os servidores estão dispostos no organograma e melhorar a gestão de pessoal, se for necessário.

Transparência nos processos

A publicidade é outro princípio fundamental da administração pública. Assim, o gerenciamento de projetos dá mais transparência aos processos tanto para os gestores quanto para os cidadãos que têm direito ao acesso dos dados para a prestação de contas. Esse direito está garantido pela Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação, que legisla sobre o acesso a informações de órgãos e instituições públicas.

Visualização da viabilidade dos projetos

No setor público, todos os projetos e ações devem ter seus gastos estipulados no orçamento público. Por isso, sem dotação orçamentária específica é inviável colocar algo em prática. Assim, para mensurar corretamente a viabilidade dos projetos, quantitativo da equipe e cronograma, gerenciar o projeto se faz necessário para não criar expectativas equivocadas.

Facilidade na criação de planos estratégicos

Desde o desenvolvimento dos modelos de gestão no Brasil, os dirigentes perceberam a importância dos planos estratégicos e de parâmetros quantitativos para verificar a execução dos projetos. Logo, o gerenciamento com sistemas padronizados facilita a criação de planos estratégicos, mostrando o que funciona, o que deve ser alterado e otimiza o uso de recursos disponíveis.

Identificação dos principais problemas

O setor público sofre com vários gargalos que dificultam uma boa execução do serviço. De fato, há vários empecilhos que não podem ser solucionados de forma simples, mas identificar os principais problemas e reclamações é o ponta pé inicial para propor mudanças eficientes.

Portanto, é dever do gestor público zelar pelo direito dos cidadãos e utilizar ferramentas e métodos que facilitem na organização de prioridades e possíveis soluções para cada problema.

Possibilidade de uso de softwares específicos

Ainda que o gerenciamento de projetos no setor público seja um desafio para muitos gestores, utilizar ferramentas e softwares específicos podem ser alternativas para facilitar compartilhamento de recursos e decisões mais acertadas por parte do governante. Como em qualquer empresa, o setor público também não consegue se desenvolver sem metas claras e objetivos definidos.

Por isso, podemos concluir que um modelo de gestão moderno e eficiente possibilita que a administração pública entregue resultados mais sustentáveis e positivos a longo prazo. Dessa forma, é importante investir em tecnologias disponíveis, para dinamizar o gerenciamento de projetos no setor público.

Se você está em busca de uma solução, acesse nosso site e conheça o software da Project Builder!

Internacionalização das companhias: entenda a importância da gestão de projetos!

Escrito por Braun em 28/10/2020. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Internacionalização das companhias: entenda a importância da gestão de projetos!

Internacionalizar consiste em expandir a atividade de uma empresa para o mercado externo. É um processo que inclui tanto a exportação quanto a importação de serviços, mercadorias e insumos diversos. O Brasil ainda é novo sobre essa realidade. Mas muitas empresas nacionais estão recorrendo à internacionalização para promover o crescimento do negócio, alcançando novos mercados.

As Américas parecem ser o continente predileto das organizações, conforme mostraram algumas pesquisas: os Estados Unidos, a Colômbia, o México e a Argentina são as nações posicionadas entre os primeiros lugares em internacionalização das companhias.

Para mais informações sobre o assunto, continue lendo nosso artigo e veja por que é importante realizar uma gestão de projetos para entrar no mercado internacional!

A internacionalização das companhias no Brasil

Em nosso país, a abertura comercial aconteceu mais intensamente com quase um século de atraso em relação a outros países europeus e mesmo americanos. Nos anos 90, o Brasil conquistou uma posição respeitável devido às políticas de liberalização vigentes, que promoveu uma economia mais aberta.

Esse processo e os grandes fluxos comerciais determinaram uma participação mais ativa do país no mercado estrangeiro. Em diversos nichos, o Brasil virou um cenário em que a competição se desenrolava diretamente entre empresas renomadas do mundo todo. A partir de então, iniciou-se um processo de internacionalização das companhias brasileiras no exterior, que crescia de forma relevante a cada ano.

Os cuidados no processo de internacionalização

Claro que, diante de tudo isso, surgem questões como os riscos e os desafios que a empresa tem que enfrentar para conseguir expandir seu mercado a outras nações e quais são as oportunidades e as recompensas. É fundamental tomar cuidados como:

a necessidade de conhecer a fundo o mercado em que se pretende entrar;
o investimento em tecnologias novas na área de produção;
a busca por novos fornecedores;
a qualificação dos profissionais;
o conhecimento das políticas de importação/exportação;
a adequação correta dos rótulos e/ou embalagens das mercadorias às normas do país revendedor.

Para que a internacionalização das companhias tenha sucesso, é preciso inovar. A tecnologia também é fundamental para o desempenho das firmas. Sua importância se percebe desde a penetração da companhia do mercado internacional, até a ampliação da quantidade de mercadorias exportadas e sua permanência no mercado externo. As empresas que inovam nos processos e produtos têm um melhor desempenho que aquelas que não agem assim.

Os benefícios da internacionalização das companhias

Quando uma empresa consegue expandir seus negócios, isso é bom, porque ela diminui sua dependência em relação ao mercado interno, melhorando a produtividade, diversificando as mercadorias, conseguindo mais lucro. Vejamos alguns benefícios que podem ser alcançados quando se penetra no comércio exterior:

O melhor posicionamento estratégico da marca

O posicionamento estratégico é a forma como o negócio se coloca perante o mercado, como ela é conhecida, a ideia que os outros fazem dela. Quando a empresa se internacionaliza, isso é um modo de conquistar mais importância diante do público e dos concorrentes.

Muitas vezes, é preciso um nível de qualidade mais elevado para prestar um bom atendimento nos mercados internacionais, o que agrega valor aos serviços e aos produtos. Isso é uma chance de chegar a novos patamares, tornando-se uma marca com referência em todo o mundo.

A conquista de novos mercados

A internacionalização das companhias promove a exploração de mercados ainda mal-aproveitados. Também é possível fazer a previsão de sazonalidades, bem como compensar a baixa demanda de um país com o crescimento no total de vendas em outro.

Como exemplo, podemos citar as mercadorias da “moda praia”, cujos picos de vendas ocorrem normalmente durante o verão. Mas, no período do inverno, a empresa pode comercializar esses mesmos produtos em outros países, nos quais a estação é quente.

A atração dos melhores talentos do mercado

O sucesso de qualquer organização depende, em grande parte, dos funcionários. Logo, o ideal é contar com a participação dos profissionais melhor qualificados. Quando o negócio alcança o mercado externo, a empresa tem contato com profissionais de fora que apresentam habilidades e competências diferenciadas.

É fundamental ter em mente que esses profissionais não substituirão os trabalhadores brasileiros, mas se somarão a eles para compor uma equipe composta de nacionais e estrangeiros. Essa diversidade corporativa assegura um time mais engajado e produtivo. Isso é normal, já que as diferenças estimulam a criatividade e as novas ideias.

O aumento no volume de vendas

A internacionalização das companhias proporciona um importante benefício: a possibilidade de aumentar o faturamento. As vendas vão além do mercado interno, alcançando países e continentes diferentes. Assim, amplia-se a base de clientes, e os lucros aumentam.

Essa estratégia é mais significativa para empresas que estão enfrentando a saturação do mercado nacional. A expansão dos limites de atuação é uma forma de contornar esse obstáculo e retomar o crescimento do negócio.

A redução dos custos de produção

Produzindo em larga escala para mercados estrangeiros, é possível reduzir os custos de produção. Vale lembrar que a empresa exportadora também pode se beneficiar com a diminuição de tributos oferecida pelas nações de destino, que receberão os produtos.

Em determinadas situações, o governo brasileiro torna o processo mais fácil, reduzindo ou isentando os impostos sobre a produção e a venda das mercadorias que serão exportadas.

A importância da gestão de projetos na internacionalização das firmas

A gestão de projetos está se consolidando como uma estratégia corporativa rentável, com resultados satisfatórios de processos e inovação. A efetivação de um projeto internacionalizante é fundamental para as companhias que almejam permanecer tanto no Brasil quanto no exterior.

Os projetos são desenvolvidos por etapas. Eles são planejados, executados e monitorados por procedimentos efetuados por profissionais mediante tarefas e pacotes de trabalho, ou seja, as subdivisões de cada tarefa. A gestão de projetos envolve o gerenciamento de custos, tempo, qualidade, recursos humanos, integração, riscos, comunicações e outras coisas.

No caso da internacionalização das companhias especificamente, é necessário analisar tanto a economia dos países de destino quanto a nacional. É fundamental verificar ameaças e riscos, bem como considerar as oportunidades e realizar o devido planejamento sobre essa avaliação.

Uma das estratégias usadas pelas firmas que se inserem no mercado externo é se associar, se fundir ou incorporar outras empresas (casos da AMBEV, DirecTV, Sky, Americanas.com, Submarino e muitas outras).

Um projeto de internacionalização precisa considerar pontos como:

padrões e regulamentos;
questões relacionadas à internacionalização;
questões de diferenças culturais (políticas, econômicas, éticas, religiosas);
sustentabilidade social (ambiental e econômica).

Vimos o que é a internacionalização das companhias e como a gestão de projetos pode contribuir para que o negócio funcione. A Project Builder é uma empresa especializada em gestão de projetos, com reconhecimento dentro e fora do Brasil.

O software desenvolvido pela empresa permite a criação de projetos de maneira simples e estruturada. Ele oferece flexibilidade aderente ao método escolhido pelo cliente: PMBOK, Ágil, PM Canvas, Prince 2 e outros. O cliente recebe informações em tempo real sobre a produtividade do time e o desenvolvimento das atividades.

Pensa em internacionalizar os negócios? O que acha de conhecer melhor o software da Project Builder? Entre em contato com a empresa e obtenha mais detalhes!

18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente

Escrito por Braun em 22/10/2020. Postado em Dicas. 1 comentário em 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente

Você e sua equipe já trabalharam bastante no planejamento, pensaram em todos os detalhes, listaram as atividades que serão realizadas ao longo do projeto, revisaram prazos, verificaram custos e recursos. Agora, chegou a hora de efetivamente dar início ao projeto, realizando a reunião de kick off com o cliente.

É certo que vocês já sabem o que deve ser feito, mas ter todos os envolvidos cientes e alinhados é fundamental para garantir o sucesso da gestão de projetos. Isso evitará conflitos no futuro, além de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e livre de erros. Portanto, a reunião de kick off deve ser sua primeira grande conquista.

Quer saber como não falhar nesse momento? Então, continue a leitura e aprenda 18 dicas que foram preparadas para organizar uma boa reunião de kick off!

O que é a reunião kick off?

A reunião kick off também é conhecida como reunião de passagem, pois o significado dos termos em inglês, quer dizer o início de uma atividade ou evento. Ela deve durar no máximo 3 horas, sendo conduzida por um profissional responsável por projetos e com o compartilhamento de dados para o esclarecimento de dúvidas dos interessados.

Qual é a importância da reunião kick off?

O mercado atual é altamente competitivo e o nível dos clientes cada vez aumenta mais. Sendo assim, as empresas precisam se organizar melhor a cada dia, fazendo uso de diversas ações para entregar soluções, serviços ou produtos que agreguem valor à clientela.

A reunião kick off é indispensável para aprimorar o desempenho dos colaboradores e dos gestores na realização das suas atividades. É importante fazer reuniões que sejam impactantes e estratégicas, bem planejadas e de acordo com os padrões da empresa. Esse é um segredo para que os seus projetos tenham sucesso e para que você tenha acesso aos benefícios do gerenciamento, por isso, organize uma apresentação priorizando os objetivos do encontro.

Aproveite a reunião para falar com todos os envolvidos e fazer o alinhamento das ideias. Esse é um momento crucial que deve impressionar o cliente e servir para difundir informações. Se o encontro for preparado com antecedência, o tempo vai passar, mas os participantes não se esquecerão dele. Utilize-o para gerar expectativas e pautas para o futuro.

Por que fazer uma reunião de kick off?

Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos. A reunião de kick off serve para alinhar os pensamentos de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente.

É por isso que todos os envolvidos devem estar presentes. Trata-se do momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que, com um bom trabalho e um fluxo correto de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará muito próximo.

Se bem realizada, a reunião de kick off pode garantir a execução de todo o projeto. Muitos problemas são evitados com ela, uma vez que as expectativas de todos são alinhadas e cada etapa é revisada de maneira abrangente. Assim, atingir os resultados esperados torna-se uma tarefa fácil e simples.

E como iniciar sua reunião?

Uma reunião de kick off bem conduzida pode trazer grandes benefícios para o desenvolvimento do projeto, pois o cliente terá todas as informações de que precisa para acompanhar a evolução dos trabalhos, criando uma relação de confiança com a equipe. Sendo assim, na hora de planejá-la e conduzi-la, seja cuidadoso e se atente aos seguintes passos:

1. Alinhe as expectativas

O alinhamento de expectativas é o primeiro passo para uma reunião de kick off bem-sucedida. Esse é um ponto crítico. Se estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto. Assim, na hora de verificar os resultados, é muito provável que alguns não enxerguem que aquela foi uma iniciativa de sucesso.

Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, liste os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração. Isso ajudará a manter todos os envolvidos focados nos objetivos do encontro, evitando a dispersão.

O processo de alinhamento de expectativas envolve uma completa revisão dos objetivos de cada etapa do projeto. Mostre o ponto de partida delas e verifique sempre se todos entenderam cada fator envolvido. Isso garantirá que os colaboradores atuem de acordo com os objetivos do negócio e evitará que, ao final de uma etapa, o time tenha que refazer algo.

2. Introduza a equipe

Conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto. Uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Fornecer e-mails e telefones de pessoas-chave para que o cliente possa manter um contato direto também ajuda a estabelecer uma relação baseada na confiança e na cooperação. Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

A boa comunicação torna os times mais unidos e eficientes. Todos terão uma rotina de trabalho em que dados importantes podem ser trocados a qualquer momento. Com isso, a resolução de problemas torna-se ágil, o número de erros cai e as entregas de resultados ficam mais rápidas.

3. Retome o escopo

O primeiro ponto prático a ser abordado é a definição do escopo. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os limites do projeto. Nele, são listados o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças ao longo da iniciativa.

Relembre a todos os objetivos e as metas do projeto, assim como as premissas, as restrições, o gerenciamento dos riscos e outros detalhes que sejam importantes para dimensionar o que será feito. Um alinhamento de escopos eficaz reduz as chances de o projeto ter uma série de problemas, como o estouro do orçamento causado por um grande aumento das atividades previstas.

Além disso, as chances de o gestor perder o controle sobre o projeto são elevadas. Sem que ele saiba até que ponto cada time pode atuar, desvios ocorrerão com maior frequência, o que atrasará a finalização de etapas e tornará a rotina de todos menos eficaz. Portanto, sempre inicie um projeto a partir do momento em que os escopos estão bem-definidos.

4. Apresente o cronograma

O cronograma de execução também deve ser discutido na reunião de kick off, pois consiste na garantia de que o cliente sabe exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto. Dessa forma, não haverá motivos para discordâncias posteriores. Se houver qualquer tipo de questionamento em relação ao cronograma, anote para uma verificação futura.

Revise todas as etapas do projeto. Repasse custos, metas e datas. Verifique também se todos os que serão afetados por uma atividade ou rotina já estão preparados.

A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente. Como todos estarão conscientes dos dias em que os processos críticos serão executados, será mais fácil para cada time preparar-se para as mudanças planejadas.

5. Mostre os custos

Outro ponto bastante importante a ser abordado na reunião de kick off está relacionado ao levantamento de custos do projeto. Esse dado é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total da solução.

Lembre-se de que, em um projeto, especialmente os de grande porte, as chances de os custos operacionais elevarem-se rapidamente são altas. Os gastos com a iniciativa podem aumentar a qualquer momento e por uma grande quantidade de motivos, sendo quase impossível a redução de custos.

Erros, atrasos, falta de materiais e mudanças no escopo estão entre os principais. Saber como controlá-los e ter um time de profissionais capazes de atuar de maneira econômica auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

6. Liste os stakeholders

Por mais que o projeto seja uma solução personalizada para o cliente, podem existir outros stakeholders envolvidos que impactem significativamente em sua condução. Relembrar quem são eles, seu nível de importância e como serão tratados servirá para que a equipe e o cliente estejam cientes de seus esforços.

Durante um projeto, o conhecimento desse fator evita problemas e conflitos internos. Gerentes e stakeholders saberão seus respectivos papéis, a quem responder e como as suas atividades devem ser executadas. Como consequência, será mais prático gerenciar as rotinas e o fluxo de trabalho.

7. Anuncie os indicadores

Você também pode apresentar os KPIs de sucesso do projeto, demonstrando como o desempenho da equipe será avaliado. Lembre-se, afinal, de que pessoas cientes do que é esperado delas são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Cada indicador auxiliará todos a mensurar fatores como o resultado de uma etapa, o nível de produtividade e a qualidade do trabalho do time. Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.

Não se esqueça de definir, de maneira eficaz, as métricas que serão utilizadas durante o projeto. Para que isso seja possível, você deve avaliar o perfil de cada time, suas capacidades e o que é esperado para a equipe.

Indicadores muito elevados podem dificultar a identificação de um trabalho bem executado. Ao mesmo tempo, uma métrica abaixo do que se espera dos profissionais pode dificultar o rastreamento de falhas e pontos a serem melhorados.

8. Estabeleça os canais

Já que o cliente precisa ser informado de tudo o que ocorre no projeto, estipule como, quando e por que ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será o responsável por manter o contato e qual tipo de comunicação será estabelecido o deixará mais tranquilo e fortalecerá os laços e a gestão da equipe do projeto.

Só não vale falhar nesse compromisso, deixando de informá-lo sobre o andamento dos trabalhos, ok? Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado. Faça relatórios regulares, apontando o progresso do projeto, os resultados obtidos e o que foi mensurado pelas métricas.

Também inclua, durante as comunicações, os problemas e desafios encontrados. Mencione o que foi executado para eliminar falhas e quais são as medidas adotadas para evitar a recorrência do problema. Ao mesmo tempo, busque por feedbacks, garantindo que a iniciativa está no caminho certo diante do que é esperado por todos.

9. Escolha a metodologia

A gestão de projetos é uma vantagem competitiva para as empresas. Já pensou em gerenciamento em cascata ou metodologias ágeis de projetos? Uma única metodologia ou a combinação de duas, ou mais? Definir a forma com que o time trabalhará é de suma importância para que todos atuem em sinergia, contribuindo uns com os outros para maximizar os resultados do projeto.

A escolha da metodologia deve ser feita de acordo com o perfil do projeto. Identifique os desafios, as metas e os requisitos de cada etapa. Além disso, avalie como cada sistemática pode ser integrada aos fluxos de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Uma má escolha nesse contexto impactará diretamente nos resultados obtidos. É justamente daí que parte a importância de uma decisão acertada: ela direcionará as rotinas de trabalho, os padrões e uma série de fatores existentes em cada etapa.

Se você preferir uma metodologia ágil, por exemplo, o cliente deverá estar ciente de seu funcionamento, de quais são suas vantagens e do que esperar em cada entrega. Ao mesmo tempo, se o negócio optar por um método com viés tradicional, garanta que o cliente saiba dos desafios dessa escolha e de como ela afetará os resultados.

10. Capriche na apresentação

Todas as informações que você preparar para a reunião de kick off devem ser apresentadas de maneira clara e acertada, visando manter o encontro produtivo e eficiente. Evite slides com muita informação — prefira sempre inserir um dado em cada lâmina, a fim de facilitar o entendimento.

É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes. Bons slides são aqueles que complementam a apresentação (e não os que são o “principal personagem”). Em outras palavras, utilize-os como uma ferramenta, e não a única forma de exibir o que será feito.

Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Todos os convocados para a reunião devem ter recebido a pauta com antecedência — o que possibilita que listem seus questionamentos antes do encontro. Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

11. Aposte na negociação

Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa.

Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto. Avalie o impacto das medidas tomadas e tenha a certeza de que todos estão de acordo com os novos rumos tomados. Assim, o projeto manterá o seu sucesso ao término de todas as etapas e a companhia poderá ter um trabalho de ponta.

12. Determine metas realistas

Apresente o seu plano de ação com metas que sejam plenamente atingíveis pelos profissionais engajados de modo que eles tenham disposição para o trabalho a se realizado. Com metas claras, se torna mais fácil fazer a definição de funções dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam realizadas por alguém que tenha domínio do assunto. No entanto, elas precisam ser realistas para não acontecer atrasos e outros entraves.

13. Escolha o momento certo

Você vai precisar definir uma data para que a reunião aconteça. Para isso, confira com o cliente sobre a sua disponibilidade, analise as condições de trabalho da equipe para assegurar que todos estejam acessíveis e verifique se os seus membros não estão focados em outros projetos mais urgentes — antes de anunciar a data, dê uma olhada na agenda de compromissos.

14. Deixe o local da reunião preparado

O ambiente presencial e virtual devem ser preparados para evitar contratempos. Organize o espaço onde a reunião vai ocorrer e garanta que tudo esteja de acordo com as necessidades dos participantes. Isso vai evitar a perda de tempo, mas não se esqueça de conferir a apresentação e os equipamentos usados durante a transmissão das ideias.

15. Defina a performance

A performance mais importante não se refere apenas ao conhecimento técnico ou às habilidades administrativas. Trata-se de ter uma excelente comunicação e da capacidade de prender a atenção dos participantes do encontro, estabelecendo a liderança e o controle sobre a situação, já que você será o mentor para a sua equipe. Portanto, inicie cumprimento todos aqueles que entrarem no local.

Procure conversar com os conhecidos que forem chegando para a reunião. Assim que der início aos trabalhos, faça a sua própria apresentação e depois apresente a equipe sem perder o controle do diálogo. Esclareça que apresentará os objetivos do projeto, todavia, deixará espaço para responder perguntas que poderão ser feitas após a apresentação.

Seja flexível e responda às dúvidas que forem apresentadas, aceite as sugestões e informe que elas serão consideradas ou aplicadas. Demonstre para todos que o projeto não é pessoal, mas sim de todos os envolvidos, sendo que você somente será responsável por direcionar as ações para o sucesso do empreendimento.

Mostre que é capaz de atender a demanda e dar acesso à informação com a colaboração de todo o time foi cuidadosamente selecionado para as atividades. Fale também sobre a qualificação dos profissionais que vão atuar e participar ativamente da execução das ações. Dessa forma, você conquista a confiança do cliente e comprova que a empresa é eficiente.

16. Chame a atenção logo no início

Não tente apresentar números e dados estatísticos durante a reunião. Isso fará com que as pessoas concordem com eles, porém, pode ser que uma grande parte dos envolvidos não acompanhe o seu raciocínio. Prepare essa demonstração para que ela seja mais interessante, levando os participantes a interagir durante as explicações.

Pergunte sobre os problemas relativos à sua área de atuação, demonstrando que você também os identificou por meio de pesquisa e compreendeu os motivos e as justificações do projeto. Não se posicione como um vendedor, e sim como um facilitador ou auxiliador na realização de mudanças.

17. Peça o comprometimento dos envolvidos

Informe a todos que o projeto é realizável e que estará disponível nos canais de comunicação sempre que for necessário responder a questionamentos ou solucionar contratempos. Encante colaboradores e clientes sem fazer promessas miraculosas, mas sendo honesto, reconhecendo erros e corrigindo eventuais falhas.

Garanta que os componentes da equipe permaneçam motivados e engajados, com excelente nível de produtividade, durante a execução de todo o projeto. Isso pode ser um verdadeiro desafio, todavia, o trabalho em grupo deve ser pensado para que os profissionais demonstrem empenho na localização de soluções. Escute-os e auxilie quando surgirem dificuldades.

Se for possível, apresente as ferramentas, por exemplo, a Agile Team que serão utilizadas na realização das atividades. Perceba se todos sabem como usar os softwares com metodologia scrum, kanban ou outros programas e entendem o seu funcionamento. Peça ainda sugestões de outras ferramentas que podem ser úteis de acordo com as tarefas necessárias ao andamento do projeto. Se surgirem indicações, analise-as.

18. Faça o fechamento

No fim da apresentação, o gestor precisa responder a todos os questionamentos apresentados e não deixar que os clientes saiam com dúvidas. Confirme os objetivos antes de despedir-se e encaminhe os integrantes do time para que iniciem as suas tarefas imediatamente.

Por fim, tenha em mente que não existe uma forma correta e exata para fazer a reunião kick off. Você pode fazer a adaptação da prática e executar a ação conforme a cultura da empresa, o tipo de projeto a ser executado, o perfil dos clientes e dos profissionais etc. O que mais importa é que o encontro funcione e a equipe esteja alinhada.

A reunião de kick off é um dos pontos mais importantes das etapas iniciais de um projeto. Ela impactará diretamente em todas as rotinas da iniciativa, uma vez que é nesse momento que os profissionais alinharão estratégias e revisarão vários fatores críticos do projeto. Portanto, faça dela um ponto-chave para o início de um trabalho de qualidade e alta performance e acredite na importância da consultoria.

Enfim, essas são as 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente e ser bem-sucedido na apresentação do projeto. Agora você já sabe o que fazer para ter uma boa reunião de kick off e quais são as estratégias são as mais utilizadas pelos gestores das grandes companhias! Não cometa erros, demonstre segurança durante o contato e ganhe o seu cliente com técnicas adequadas.

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Time gerenciando projetos no ambiente corporativo

Gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo: entenda essa relação

Escrito por Braun em 16/09/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo: entenda essa relação

A cada dia, alinhar gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo se torna mais importante. Afinal, o universo corporativo mudou e é preciso envolver ainda mais os colaboradores nos desafios diários da empresa. Essa é uma exigência comum nessa nova geração, uma vez que a tradicional hierarquia tem sido vista como algo muito engessado para as novidades do mercado.

A tendência, agora, é redistribuir e compartilhar demandas. Sendo assim, é fundamental entender melhor como esse sistema funciona e como ele pode ser aplicado na prática. A boa notícia é que esse pode ser o ponto de partida para a inovação que muitas empresas buscam, mas que têm dificuldades de encontrar e desenvolver com sucesso.

Tem interesse no assunto? Continue a leitura deste artigo para tirar suas dúvidas e entender melhor como tudo funciona!

Como relacionar gerenciamento de projetos e ambiente colaborativo?

A metodologia aplicada nesse sistema envolve a entrega de projetos de uma maneira diferente da tradicional. Enquanto geralmente os projetos são apresentados de cima para abaixo, ao aplicá-los em um ambiente colaborativo é possível descentralizar e partilhar as responsabilidades entre os membros da equipe.

Adotar essa postura soluciona um dos maiores problemas da abordagem clássica. O fato de que todas as informações, dados e autorizações devem passar por último pelo gerente de projetos. É claro que essa figura continua essencial, mas para manter as demandas organizadas e ficar de olho nos prazos.

A autonomia é outro fator percebido com mais frequência nas etapas de execução do projeto. Como a equipe já está muito bem integrada, é mais fácil tomar decisões inteligentes e que deem continuidade lógica ao que foi feito anteriormente, de modo a ter um resultado positivo e eficiente.

Quais são as principais vantagens desse sistema?

Esse sistema, ainda, agrega alguns recursos que são considerados grandes vantagens para a gestão de projetos em uma empresa. Conheça, a seguir, o que se pode ganhar com a implementação dessa nova modalidade.

Equipes multidisciplinares

Em um modelo tradicional, cada membro da equipe fica responsável unicamente por sua tarefa. Tem, no máximo, um conhecimento superficial acerca do que é feito por quem assume a demanda seguinte. Isso gera muitos intervalos de falha e até mesmo atraso.

Com equipes multidisciplinares, entretanto, todos os colaboradores podem contribuir entre si para se chegar a um resultado em comum. As decisões são muito mais estratégicas, inteligentes e acertadas, o que reflete nos resultados da empresa e até mesmo em seu posicionamento de mercado.

Maior agilidade

Há quem considere que, com decisões coletivas, as mudanças e entregas serão mais demoradas. Contudo, na verdade, o que acontece é justamente o contrário. Antes, quando a equipe atuava de maneira individual, levava mais tempo para análise e convergência de opiniões e resultados.

Entretanto, agora, todos os membros da equipe estão devidamente envolvidos no processo. O que faz com que as transformações sejam mais leves, imediatas e efetivas, algo muito importante para que a adaptação a essa metodologia dê certo.

Mais transparência

Ainda, é importante mencionar que um sistema colaborativo é muito mais transparente. Todos os processos e etapas de um projeto ficam disponíveis para acesso e intervenção de qualquer pessoa envolvida. Assim, podem ser acompanhados pelo gerente apenas para que não haja conflitos de informações.

A responsabilidade de atualizações é coletiva e todos têm total ciência de como anda o projeto em questão. Com isso, a dependência de tarefas diminui, já que elas podem ser adiantadas e finalizadas em um tempo muito menor que o usual.

Melhoria da comunicação

Líderes de modelos de gestão tradicional nem sempre são vistos como figuras incentivadoras quando na coordenação de projetos. Em geral, são considerados como aqueles que punem por erros e que apenas mandam na execução de tarefas. Isso é um grande empecilho para a comunicação entre colaboradores. No modelo colaborativo, esse é o tipo de barreira que se dissolve. As equipes conversam mais, não têm medo de trocar ideias e se sentem mais seguras para fazer sugestões e testes.

Quais são as melhores práticas e ferramentas que auxiliam essa gestão?

Usar planilhas e e-mails são opções que têm seu mérito. Contudo, elas não são mais tão eficientes quanto deveriam, em especial quando se trata de equipes grandes ou de projetos que tenham um prazo mais curto de execução. Diante disso, é essencial investir em boas práticas e ferramentas para que a gestão colaborativa de projetos dê certo.

Veja algumas possibilidades!

Use ferramentas de brainstorming

As ferramentas de brainstorming servem para que o trabalho de reflexão e colaboração em um projeto fique bem organizado. Elas servem para abrigar ideias, opiniões e sugestões em tabelas e mapas mentais, que são compartilhados entre toda a equipe.

Isso ajuda a dar continuidade aos processos, mas principalmente contribui para a resolução de problemas. Mesmo que um ambiente colaborativo gere menos empecilhos para a finalização de um projeto, algum impasse pode acontecer e deve ser solucionado quanto antes.

Tenha um software de gestão adequado

É de suma importância contar com um software de gestão adequado nesse momento. Ele deve ser completo, com funções que permitam o gerenciamento de tempo, a delegação de tarefas e o compartilhamento de arquivos, inclusive de áudio, vídeo e multimídia.

Isso é essencial para aproximar colaboradores de diferentes setores ou que estejam geograficamente distantes. Para completar, o software deve oferecer funções de monitoramento e análise de resultados, para que o projeto seja acompanhado e avaliado de maneira profunda e precisa.

Assim, em próximas oportunidades, será mais fácil otimizar etapas ou corrigir possíveis erros. Lembrando, ainda, de que qualquer registro realizado nesse ambiente virtual terá seu responsável sinalizado para maior controle.

De fato, manter o gerenciamento de projetos e o ambiente colaborativo caminhando juntos é um desafio diário para qualquer organização. Contudo, com um plano de ação estratégico bem definido e uma equipe preparada, é possível alcançar essa máxima sem maiores dificuldades. Assim, fazer dela uma constante para o sucesso da empresa.

Precisa de ajuda nessa missão? Entre em contato conosco para conhecer nossas soluções em softwares de gestão e descubra qual é a melhor para a sua necessidade.

Evidenciando e mantendo o comprometimento

Escrito por Braun em 09/09/2020. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Evidenciando e mantendo o comprometimento

O sucesso de um projeto depende muito do comprometimento da equipe de trabalho, do gerente e demais pessoas envolvidas nele. Mas é a postura do gestor que leva os outros profissionais e clientes a acreditarem que as ações planejadas serão bem sucedidas e a permanecerem engajados. Ele é o principal responsável por manter a motivação do time.

Neste post, vamos explicar a importância de uma boa equipe para o gerenciamento de projetos e abordar detalhes sobre o comprometimento de todos para alcançar o resultado desejado. Além disso, vamos apontar a relevância da gestão de projetos para o crescimento organizacional, bem como registrar de que maneira é possível montar uma equipe de sucesso para conseguir alavancar os negócios.

Deseja saber mais sobre projetos? Leia este artigo e descubra dicas valiosas para aplicar no seu dia a dia!

A relevância da gestão de projetos em uma empresa

O ambiente corporativo sofreu mudanças significativas nas últimas décadas, de modo que os gestores passaram a desempenhar um papel fundamental para o crescimento das empresas. As relações humanas também se transformaram com a chegada da tecnologia e da possibilidade de as pessoas viverem conectadas à Internet.

Muitos afirmam que esta é a era da transformação digital, a qual sucede a era da informação que proporcionou o aprofundamento dos conhecimentos e a disponibilidade de serviços. Esse cenário apresenta o aumento da competitividade no mundo dos negócios e o crescimento de incertezas para os empreendedores. Os impactos da gestão de projetos são visíveis em todas as áreas.

Os clientes se tornaram mais exigentes e modificaram completamente os seus hábitos. Além da marca, qualidade e preço justo, hoje eles também procuram valores. Sendo assim, o gerenciamento de projetos se tornou indispensável para a sobrevivência das organizações de todos os portes. O trabalho dos gestores de projetos é um diferencial que pode determinar o êxito nas negociações.

A importância do comprometimento da equipe para a gestão de projetos

O comprometimento de todos os interessados é essencial para que as ações sejam realizadas conforme os objetivos pré-fixados e para o alcance dos benefícios da gestão de projetos. O gerente precisa conhecer o perfil dos profissionais envolvidos, as suas habilidades e experiências pessoais. Isso facilita a designação de tarefas e ajuda a manter o time engajado.

Uma equipe comprometida eleva a produtividade após assumir os compromissos de concluir as suas atividades e não mede esforços para atingir as metas. Por isso, é importante selecionar colaboradores que gostem daquilo que deverão fazer, que estejam alinhados com a empresa e cujos objetivos pessoais estejam relacionados ao seu trabalho.

Como montar uma equipe de sucesso

A execução de projetos depende do trabalho da equipe e de todos aqueles que estão envolvidos direta ou indiretamente com ele. Portanto, o conhecimento das competências dos integrantes do time é crucial. Também é preciso conhecer todos os processos, conhecimentos e informações para a elaboração do plano de ação. Veja a seguir dicas para montar a sua equipe!

Identifique as partes interessadas

Os membros do time do projeto, as entidades de fora ou de dentro da empresa e os líderes são os interessados nas ações planejadas. Esse grupo inclui a equipe, o governo, a comunidade, os colaboradores internos, os fornecedores e os clientes.

Todos esses agentes devem ser envolvidos desde o início do projeto até o seu fim. Porém, verifique entre os potenciais candidatos a participarem das estratégias se eles estão alinhados e dispostos a fazer o trabalho visando a excelência e a satisfação do cliente.

Defina a equipe

É atribuição do gestor de projetos analisar o perfil dos candidatos à formação da equipe. Busque dados acerca de outros projetos já realizados e sobre a colaboração de seus membros. Faça uma relação inicial e confira o potencial de cada um. Por fim, reúna os candidatos e procure fazer a identificação daqueles que demonstram maior interesse no assunto.

Faça uma reunião kick off

O desenvolvimento eficaz do projeto depende de uma equipe engajada e que conheça a realidade e os detalhes daquilo que será feito. A reunião inicial serve para motivar e integrar todos os envolvidos com as atividades. Não basta transmitir ordens e designar tarefas; os colaboradores necessitam compreender os motivos de suas atribuições e a importância da sua contribuição.

A reunião kick off vai eliminar a falta de envolvimento antes do início do projeto, visto que nela são apresentadas as diretrizes, os objetivos, as metas, os recursos disponíveis, os riscos, o perfil do cliente e os principais desafios a serem enfrentados. Fale sobre as etapas do trabalho, o que cada integrante precisa realizar e informe os prazos pactuados com os clientes.

A equipe precisa entender o grau de relevância do projeto para a empresa e quais são as expectativas oriundas das ações a serem desempenhadas. Esse encontro poderá durar de 30 minutos até 3 horas, dependendo do caso a ser compartilhado. Explique o contexto e motive o time escolhido, mas procure não prolongar demais a sua fala. No final, abra um espaço para responder aos questionamentos da equipe.

Aponte os requisitos

Apresente para a equipe selecionada os requisitos exigidos pelo cliente e explique o que ele espera do projeto. Não permita a existência de dúvidas entre os participantes, seja claro e dê oportunidade para os integrantes se manifestarem. Aproxime-se dos profissionais e ouça o que eles têm a dizer, pois a comunicação aumenta o comprometimento.

Marque uma confraternização

Esse é um momento relevante que faz parte das primeiras atividades do projeto. Uma celebração com todos os participantes e uma única sala é muito útil para comunicar o início do projeto, colher mais informações e comemorar a conquista. Tenha a certeza de que essa data proporcionará o envolvimento da equipe e os seus integrantes se comprometerão com os resultados.

Como conduzir a equipe durante o projeto

Você não pode executar o seu projeto sozinho; é necessário que os membros de sua equipe trabalhem juntos para atingir o objetivo final com sucesso. Estas dicas podem ajudar você a fazer com que a sua equipe trabalhe em conjunto, mantendo o comprometimento!

Comunicação clara e objetiva

Esclareça com clareza e objetividade como o objetivo e as metas vão beneficiar a organização e os membros individuais da equipe. Depois, levante e enderece questões, preocupações e perguntas de forma imediata e aberta.

Interação entre os participantes

Promova a interação pedindo sugestões e ouvindo os integrantes do time. Envolva os membros da equipe quando estiver desenvolvendo os objetivos, atribuindo as responsabilidades, estimando prazos e recursos necessários e planejando para lidar com os riscos.

Motivação e engajamento

Ajude as pessoas a acreditarem que o trabalho planejado é possível e que a performance bem-sucedida deles pode produzir os resultados desejados. Solicite o compromisso das pessoas com o sucesso do projeto e demonstre o seu próprio compromisso.

Reuniões e Feedback

Ofereça retornos frequentes e significativos aos membros da equipe e outras audiências a respeito de atividades individuais e sobre o progresso geral do projeto. Reconheça e recompense as contribuições das pessoas.

Soluções tecnológicas

Adote um software de gestão de projetos para aumentar o engajamento dos colaboradores com cada demanda atendida. Existem ferramentas completas à sua disposição no mercado. Elas auxiliam no controle financeiro, fornecem relatórios de desempenho, registram as horas de trabalho e muito mais!

Enfim, agora você já sabe como promover o sucesso dos projetos, evidenciando e mantendo o comprometimento da equipe! Seguindo todas as dicas registradas aqui, as chances de ser vitorioso em conjunto com o seu time vão aumentar exponencialmente. Se ainda tiver dúvidas, conte com uma consultoria em gestão de projetos.

Gostou deste conteúdo? Então, siga em frente com a próxima leitura! Descubra como a gestão de projetos ajuda na redução de custos.

Equipe gerenciando projetos no setor jurídico

Entenda a importância do Gerenciamento de Projetos no Setor Jurídico e aplique no seu escritório

Escrito por Braun em 02/09/2020. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Entenda a importância do Gerenciamento de Projetos no Setor Jurídico e aplique no seu escritório

Como realizar um bom gerenciamento de projetos no setor jurídico? Para escritórios, principalmente, aqueles que atuam com empresas, a gestão é fundamental para manter a ordem e seguir os prazos corretamente. Como você organiza e planeja as metas do seu escritório atualmente? Conforme a equipe e as demandas crescem, fica cada vez mais difícil acompanhar todas as fases. Por isso, a gestão de projetos se torna fundamental nesse cenário.

Ao implementar essas ações, é possível otimizar o tempo das entregas, diminuir os erros e as perdas de prazos, todos os processos ficam centralizados em um único sistema e há melhoras na eficiência e eficácia das entregas.

Se você se interessou por esse tema e quer entender melhor como aplicá-lo no seu escritório, leia o conteúdo até o fim!

O que é o gerenciamento de projetos no setor jurídico?

A gestão de projetos é uma competência estratégica das organizações atuais e existe para ajudar na realização dos processos internos de uma empresa, melhorando as entregas para que elas sejam mais seguras, rápidas e eficientes. Essa gestão tem o objetivo de manter o foco na realização e no controle do projeto, além de fornecer insights e dados importantes que precisam ser analisados para verificar a qualidade do serviço.

O gerenciamento de projetos jurídicos, ou Legal Project Management — LPM, é um conceito recente derivado do conhecimento administrativo. Esse tema tem se tornado recorrente no contexto jurídico internacional, mas ainda é pouco divulgado e utilizado no Brasil.

Embora ainda não esteja bem formalizado, ele se refere às aplicações de padrões dos conceitos de gerenciamento de projetos que são adaptados ao ambiente jurídico. Ou seja, é uma forma de abordar o planejamento de um escritório de modo estruturado, a fim de que haja acompanhamento e avaliação do trabalho jurídico, para aumentar a percepção de valor e eficiência junto ao cliente, melhorando os resultados do escritório.

Assim, ao implementar o gerenciamento de projetos no ambiente jurídico, fica mais fácil ter a compreensão sobre os projetos que estão pendentes, quais profissionais estão mais sobrecarregados, quais prazos têm prioridade e oferecer um serviço melhor e mais personalizado.

Qual é a importância da gestão de projetos em escritórios de advocacia?

Certamente, você tem alguns gargalos e problemas no seu escritório e, na maioria das vezes, os problemas não têm relação com o exercício do Direito, mas sim com processos administrativos. Dessa forma, a gestão de projetos se apresenta como uma ferramenta indispensável para tirar os projetos do papel e organizar as entregas. Veja alguns motivos pelos quais é importante fazer uma boa gestão de projetos no seu escritório.

Melhor cumprimento dos prazos

Sem uma ferramenta correta ou processos documentados, é fácil se perder nos prazos e atrasar as entregas. Quando um escritório não utiliza um software adequado para isso, é comum trabalhar sempre com prazos apertados.

Como consequência, o trabalho pode ficar prejudicado e a satisfação do cliente também. Assim, é importante investir na gestão de projetos de escritórios de advocacia, pois isso dá celeridade às entregas e deixa de forma clara o que está pendente e quais colaboradores podem pegar novos casos, por exemplo.

Aumento da produtividade

Quando toda a equipe sabe o que precisa ser feito e qual é o prazo para isso, fica mais simples se organizar internamente em ações que demandam a ajuda de outros colaboradores. O gestor pode criar fluxos nos quais os profissionais tenham tempo para trabalhar sozinhos e momentos nos quais a fase é conjunta. Dessa forma, as ações não ficam travadas por causa da interdependência de outras pessoas.

Além disso, essa organização centralizada em uma única ferramenta ajuda a elaborar um cronograma a longo prazo e facilita o levantamento de inúmeras informações. Essas ações antecipam erros, ajudam a identificar gargalos e dá aos líderes mais subsídios informacionais para as decisões.

Melhora na previsibilidade de receitas

Com a gestão de projetos em escritórios, fica mais fácil fazer a previsibilidade de receitas e entender o fluxo de entregas. Haverá casos nos quais o processo pode se prolongar por meses e há outros que são resolvidos mais rapidamente. Isso também deve ser entendido e parametrizado, para que em um período a empresa não fique sobrecarregada com demandas e, em outros, alguns colaboradores fiquem ociosos.

Com esses dados em mãos, é possível prever momentos de redução de custos, investimentos para o escritório, treinamentos para equipe, necessidade de novas contratações e muitas outras informações que são cruciais para manter um escritório funcionando bem na sua parte administrativa.

Assim, podemos concluir que o gerenciamento de projetos no setor jurídico é importante, uma vez que amplia a excelência do serviço, integra todos os departamentos, facilita a comunicação entre os colaboradores, traz uma visão mais ampliada do andamento dos processos e automatiza uma série de fases.

Quais são as melhores práticas para adotar a gestão de projetos?

Nesse momento, você já entendeu o que é o gerenciamento de projetos para o setor jurídico e como ele ajuda nas demandas das empresas, principalmente B2B. Além de contratar um software para organizar esse planejamento, é importante entender as metodologias disponíveis e identificar as melhores práticas que se enquadram no seu escritório ou em projetos específicos.

Na parte de planejamento, você pode utilizar o ciclo PDCA ou o Balanced Scorecard. Para identificar problemas dentro de um processo, o Diagrama de Ishikawa é bastante eficiente. Já para acompanhar as entregas de modo mais visual, o Kanban pode ajudar.

Portanto, podemos concluir que o gerenciamento de projetos no setor jurídico é fundamental. Afinal, essa organização otimiza processos complexos, trazendo atenção estratégica e perspicácia comercial aos escritórios de advogados. Independentemente do tamanho do seu escritório ou da metodologia escolhida, saiba que o software da Project Builder pode ajudar você.

Essa ferramenta é própria para o gerenciamento de projetos no setor jurídico, auxiliando na gestão de pessoas, compartilhamento de tarefas, delegação de atribuições, bem como facilita a visualização dos fluxos das entregas. Assim, fica mais fácil para o gestor ou responsável coordenar os processos e otimizar as decisões.

Se você está à procura de uma solução como essa, acesse nosso site agora mesmo e experimente o nosso software.

A importância da gestão de projetos na administração pública

Escrito por Braun em 26/08/2020. Postado em Gestão. Nenhum comentário em A importância da gestão de projetos na administração pública

Se você está buscando soluções efetivas para o setor público, saiba que chegou ao post certo. Trataremos aqui sobre uma das estratégias mais eficientes para alocação de recursos e planejamento de ações governamentais: a gestão de projetos na administração pública.

Neste material, você descobre quais são as principais vantagens garantidas pela técnica, além de conferir dicas práticas sobre o assunto. Já deu para perceber que este texto está imperdível? Então, mantenha-se atento e continue a sua jornada de conhecimento!

Quais são as vantagens garantidas pela gestão de projetos na administração pública?

Assim como o setor privado, o público também necessita de um gerenciamento de atividades eficaz. Afinal, uma boa gestão viabiliza a execução de uma das principais responsabilidades do governo: a qualidade nos serviços prestados à população. Nos próximos tópicos, você descobre cada detalhe vantajoso da gestão de projetos. Veja!

Otimização da produtividade

Ao coordenar os recursos relacionados ao setor público, o gestor garante que haja organização em função das forças disponíveis, otimizando os patrimônios, inclusive os que têm a ver com a equipe de colaboradores.

Ou seja, ao desmembrar as etapas dos projetos e esclarecer as necessidades de cada proposta, o gestor garante maior assertividade nas ações distribuídas pelo grupo de assessores e diminuição da incidência de um dos maiores vilões da produtividade: o retrabalho.

Alinhamento de procedimentos e projetos

Quando o planejamento e a supervisão das ações são redobrados, a administração pública confirma o alinhamento das atividades necessárias para a execução de cada proposta de projeto. Dessa forma, há a certeza de que os procedimentos ocorridos se mantenham alinhados com os objetivos finais.

Garantia de bons resultados em meio às crises

Um dos maiores desafios no setor público é a garantia de bons resultados contando com orçamentos enxutos, e esse cenário se intensifica em períodos de crise. Podemos afirmar observando a atual problemática ligada à COVID-19.

Nesse sentido, encontrar caminhos que contem com a economia de recursos é bastante necessário e uma boa gestão de projetos pode viabilizar tais ações, considerando, principalmente, o princípio da organização na estratégia.

Como melhorar a gestão de projetos no setor público?

Agora que você conferiu as principais vantagens do gerenciamento de ações públicas, vamos passar para a parte prática. Confira os próximos subtítulos do post e entenda como a sua gestão de projetos pode ser melhorada!

Criação de uma equipe de sucesso

Contar com uma equipe eficiente é uma das principais necessidades do setor de gerenciamento. Afinal, não basta que você, como líder, seja proativo e busque inovações, é preciso que o seu time acompanhe as transformações e apresente resultados enriquecedores ao cenário.

Assim, você deve contar com colaboradores treinados e capacitados, que auxiliem o alinhamento concreto das expectativas com a realidade da administração pública. Além disso, um grupo bem construído possibilita discussões e aperfeiçoamentos da estratégia.

Avaliação de viabilidade dos projetos

Sabemos que o que não falta no setor público são metas desafiadoras, por isso, a sua equipe capacitada deve avaliar a possibilidade econômica e estrutural de cada projeto sugerido.

Vale destacar que, em uma gestão fortalecida, é necessário que se conte com a centralização, padronização e definição concreta dos objetivos. Dessa maneira, a equipe estará confirmando o alinhamento entre a realidade e execução do projeto com a expectativa inicial.

Aposta em uma gestão de mudanças

Não ter medo de inovar e sair da caixa também deve ser uma premissa de melhora para o setor de gestão de projetos na administração pública. Isso porque buscar formas diferentes é o caminho para resultados ainda mais promissores do que os já encontrados.

Apostar, por exemplo, na transformação digital, otimizando processos, é uma boa forma de renovar a imagem dos serviços públicos. É exatamente nesse sentido que a sua gestão conquista resultados positivos e uma boa imagem para a população.

Utilização de um software de gestão de projetos

Se você trabalha buscando a excelência na execução dos projetos públicos, certamente compreende a importância de contar com ferramentas úteis e viabilizem resultados concretos. Nesse sentido, é crucial apostar em programas acessíveis e que ofereçam repercussões em larga escala. Conheça, a seguir, a solução da Project Builder!

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Entenda porque o software da Project Builder é o ideal para a sua gestão

O nosso programa de gerenciamento recebe o título de software gerenciador de projetos mais efetivo do mercado. Quer saber o que nos motiva a confirmar isso? Dá uma olhada no que o Project Builder pode fazer pela sua gestão:

simplifica a criação de projetos bem estruturados;
facilita o gerenciamento de projetos em andamento;
foca na sua equipe e no que é importante em função das atividades executadas;
possibilita a criação de metas e objetivos em tempo real;
otimiza o tempo de gerenciamento de projetos e equipe etc.

Além disso, dispomos de uma equipe de consultores muito bem treinados e preparados para atender você e orientá-lo sobre as melhores práticas ligadas à implantação da gestão de projetos e do software da Project Builder.

Mas, afinal, a gestão de projetos é a melhor estratégia?

Se a sua leitura chegou até aqui, você já deve ter compreendido que o gerenciamento de projetos na administração pública é uma estratégia coerente e promissora, ainda mais quando se pode contar com programas tecnológicos como o oferecido pela nossa empresa.

Sabemos quanto o custo-benefício é um fator essencial para o setor público, por isso, vale a pena destacar que a nossa metodologia, que é otimizada e refinada constantemente, pode ser adquirida por meio de planos flexíveis.

Por fim, devemos destacar que o nosso software de gestão de projetos na administração pública é totalmente seguro, completo e inteligente. O que, quando implantado, permite que a sua gestão tome decisões concretas e colha resultados rápidos e eficazes.

Agora que você já descobriu o poder do gerenciamento e teve acesso à melhor tática para alocação de recursos, gerenciamento de equipes e controle de resultados, precisa implantar essa solução no seu setor, concorda? Faça isso agora mesmo! Entre em contato com a nossa equipe e descubra como o software da Project Builder pode transformar o seu trabalho!