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Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. 2 comentários em Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Diante dos desafios do mundo corporativo, marcado pela alta tecnologia e competitividade, o desenvolvimento de produtos e serviços de software precisou acompanhar esse ritmo. Para isso, surgiram os métodos ágeis (do inglês Agile Software Development). Como o próprio nome diz, eles envolvem um conjunto de metodologias que servem para acelerar o ritmo dos processos de desenvolvimento de software.

Neste conteúdo, vamos explicar a origem das ferramentas ágeis e apresentar os principais tipos existentes. Além disso, vamos falar sobre as suas vantagens para os clientes e para as equipes. Aqui, você vai descobrir detalhes sobre scrum, lean, Kanban, Smart e vai entender como usar cada um deles nos projetos da sua empresa.

Gostaria de saber mais sobre os principais tipos de métodos ágeis? Continue a leitura deste artigo!

Como surgiram e para que servem os métodos ágeis?

Com sua origem datada em meados dos anos 1990, o conceito de Agile não demorou a ser difundido entre os especialistas, o que resultou na criação de diferentes modelos que dão suporte à gestão de projetos. A razão pela qual sugiram os métodos ágeis é fazer frente aos modelos tradicionais, apontados como lentos e burocráticos, com o objetivo de reduzir o ciclo de desenvolvimento em semanas ou meses — nos modelos “conservadores”, esse ciclo pode durar anos.

Vale destacar que o termo “projetos”, no universo do desenvolvimento de software, de acordo com o PMBoK (Project Management Body of Knowledge), significa “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Portanto, partindo do princípio de que os projetos têm início e fim definidos, e que eles são planejados e desenvolvidos em etapas, algumas das principais características — além da agilidade — dos métodos ágeis são:

  • processo incremental (quase uma antítese do tradicional modelo de cascata);
  • colaboração do cliente;
  • adaptabilidade (cada projeto está sujeito a passar por várias modificações);
  • simplicidade;
  • feedback constante;
  • equipes pequenas (mas com alto nível técnico) etc.

Em 2001, foi lançado o Manifesto Ágil, no qual o conceito é explicado detidamente e os seus 12 princípios estão disponibilizados — recomendamos que confira o texto oficial para melhor compreender o Agile. Após essa breve introdução sobre os métodos ágeis, daremos prosseguimento ao conteúdo apresentando:

  • os benefícios do Agile para os clientes;
  • as principais vantagens para a equipe;
  • os principais tipos de métodos ágeis.

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para os clientes?

Eles geram diversos benefícios para todas as partes envolvidas em um projeto e, principalmente, para os clientes de uma organização. Abaixo, estão algumas vantagens que merecem destaque!

Agilidade

O tempo de entrega do produto é um dos maiores benefícios dos métodos ágeis na perspectiva do cliente. O ciclo extremamente reduzido — em comparação aos outros métodos — é um atrativo que faz toda a diferença.

Por exemplo, imaginemos como o consumidor — potencialmente interessado em adquirir soluções desenvolvidas “na medida” e que atenda todas as suas necessidades — receberia a notícia de que a previsão de entrega é de 10 meses. Ou seja, durante todo esse tempo, a empresa terá que se conformar em ficar estagnada, sendo atropelada pela concorrência, adquirindo produtos de software prontos para mitigar os efeitos negativos do atraso.

Colocando-se no lugar do cliente, qual seria a sua resposta? Valeria a pena aceitar que o processo é demorado, custa caro e é dificultoso em termos de implementação? Esse panorama muda completamente quando o desenvolvedor usa métodos ágeis, pois o prazo de entrega é consideravelmente reduzido e, de quebra, se baseia em várias entregas, em vez de uma.

Múltiplas entregas

Dando continuidade ao tema, as múltiplas entregas que fazem parte do ciclo ágil permitem que o cliente adquira expectativas de como o software funcionará, muito antes de chegar à versão final.

Outro destaque é que a equipe pode desenvolver uma versão do software a ser usada pelo cliente, antecipando o desenvolvimento das partes funcionais do programa, assegurando que ele veja um retorno de investimento (ROI, return on investment) quase imediato. Por fim, as eventuais falhas apresentadas pelo software podem ser detectadas pelo cliente e, assim, corrigidas com antecedência pelos desenvolvedores.

Participação no projeto

Além da entrega contínua de versões do software, as metodologias ágeis integram o consumidor ao projeto, de modo que suas solicitações e feedbacks sejam prontamente assimilados pela equipe. O diferencial dessa intensa participação do cliente está, acima de tudo, na transparência agregada ao ciclo do projeto. Isto é, o cliente fica a par do que acontece, dos recursos que são desenvolvidos no momento etc.

Em adição a isso, o cliente tem a oportunidade de estimar as novas funcionalidades em cada fase do projeto. Portanto, sempre que uma nova fase se iniciar, o cliente terá uma expectativa bastante realista dos recursos que receberá.

Customização do produto

Por último, está a possibilidade de customizar o produto de acordo com necessidades e preferências, pois os métodos ágeis têm alta adaptabilidade. Suponha que, devido a mudanças em alguns processos do negócio, o cliente precise solicitar modificações — tanto sutis quanto radicais — de última hora, como a exclusão de recursos recentemente adicionados e a inclusão de outros até então não cogitáveis.

Pela excelência técnica e conhecimento das práticas envolvidas nas metodologias, a equipe estará pronta para atender às solicitações e, então, entregar um produto em conformidade com as novas especificações.

Quais são as vantagens dos métodos ágeis para a equipe?

Agora que você já entendeu quais são as vantagens das ferramentas ágeis para os seus clientes, confira a seguir os benefícios que eles oferecem à sua equipe!

Entregas rápidas e frequentes

Logicamente, esse é um benefício que abrange tanto as perspectivas do cliente quanto da equipe. No caso da empresa, a maior vantagem é ter que gerenciar equipes menores e com profissionais experientes, o que facilita todo o processo.

Na prática, as equipes são subdivididas de maneira que cada uma se responsabilize por determinada funcionalidade do produto, ou seja, cada grupo tem suas metas e responsabilidades que, ao fim de cada estágio, se integram às demais partes. Isso traz vantagens em dois aspectos: o foco e a qualidade final de cada entrega.

A primeira delas é porque, simplesmente, os desenvolvedores se concentram em uma quantidade limitada de atribuições — inclusive, é o que ajuda a manter o pessoal motivado. Em adição ao foco vem a qualidade do produto, pois, com menos atribuições, os desenvolvedores têm mais tempo para aplicar a excelência técnica no código e no design.

Qualidade do produto

Em métodos tradicionais, o cliente só é ouvido quando o produto está finalizado, correndo sérios riscos de apontar erros logo na implementação e, também, de contrariar boa parte das suas menores exigências. Os métodos ágeis, por outro lado, consistem nas entregas em escala semanal ou mensal, integrando o cliente ao processo de desenvolvimento — no caso, prestando auxílio por meio de feedbacks.

Isso faz notável diferença para a qualidade final do software, visto que todas as falhas e modificações foram feitas muito antes do último lançamento. Assim, a expectativa do cliente tende a ser atendida com incomparável eficiência.

Previsão de cronograma e custos

Conforme veremos no decorrer do artigo, os métodos ágeis têm como parte do processo os Sprints, mas para facilitar a explicação, vamos nos adiantar sobre o seu conceito. Basicamente, o Sprint nada mais é que uma reunião formada pelos envolvidos no projeto. Em cada Sprint é estabelecido um conjunto de atividades a serem executadas em determinado espaço de tempo (Time Box).

Sendo assim, como em cada Sprint é definido o que será feito, é possível prever o tempo que o time levará para entregar o release, bem como planejar um cronograma para otimizar a agilidade e estimar o custo de cada recurso adicionado. Desse modo, a equipe define junto ao cliente quais recursos devem ser priorizados. A partir dos detalhes do Sprint, as duas partes analisam se haverá necessidade de iterações extras e quantas.

Mitigação de riscos

Considerando a participação do cliente no processo e os constantes testes de software feitos pela equipe, os bugs e as falhas que surgem durante o projeto são rapidamente identificados, seja pelo loop de feedbacks, seja pelos resultados dos testes. Essa vantagem se deve muito à liberdade que os projetos têm em relação às numerosas restrições impostas pelo planejamento. Supondo que o modelo de cascata fosse seguido, os bugs seriam detectados tardiamente e, sem dúvida, levariam mais tempo para serem corrigidos.

Quais são os principais tipos de métodos ágeis?

Daqui em diante, abordaremos brevemente os principais métodos ágeis aos quais a sua equipe pode aderir (FDD, XP, MSF, DSDM e Scrum). Vale salientar que não há a “melhor metodologia”, mas a solução mais adequada dentro do contexto da empresa.

Então, sem mais delongas, vamos a elas!

Feature Driven Development (FDD)

Criado em Cingapura, entre 1997 e 1999, o FDD é um método ágil que reúne as melhores práticas de outros métodos, como o Coad. A sua premissa básica tem o foco em funcionalidades, o que permite à equipe do projeto fazer um planejamento incremental, isto é, por fases.

Esse tipo de atuação ajuda a dar agilidade ao desenvolvimento de soluções em ambientes de extrema incerteza, nos quais as mudanças são inevitáveis. A programação por FDD começa com a visão global do negócio, já que esse método considera a soma de tudo mais importante de cada uma das partes separadamente.

Então, passa-se para o detalhamento do produto, com a subdivisão por áreas a serem modeladas, culminando na descrição de cada funcionalidade. Por se tratar de uma ferramenta com foco no desenvolvimento — assim como o XP, que veremos a seguir —, o FDD pode ser perfeitamente integrado ao Scrum, outro método ágil muito usado que também tem foco no planejamento e na execução do projeto.

Assim como os demais métodos ágeis, o FDD também apresenta melhores práticas que visam criar o ambiente ideal para o desenvolvimento de projetos. São elas:

  • desenvolvimento por funcionalidades;
  • um único programador é responsável pela funcionalidade desenvolvida;
  • controle de qualidade em todas as fases do projeto;
  • gerenciamento de configurações;
  • integração contínua das funcionalidades;
  • planejamento incremental;
  • teste de software.

eXtreme Programming (XP)

Também criado na década de 1990, o eXtreme Programming, chamado de XP, é um método ágil com foco no desenvolvimento de softwares com base em três pilares: agilidade no desenvolvimento da solução, economia de recursos e qualidade do produto final.

Para chegar à excelência nos serviços prestados, uma equipe XP deve se basear em valores, isto é, um contrato de atitudes e comportamentos que levam ao sucesso. Esses comportamentos e atitudes norteiam as ações da equipe XP em cada atividade a ser desempenhada, garantindo a integração e a sinergia necessárias para o bom desempenho. No caso, esses valores são:

  • comunicação;
  • simplicidade;
  • feedback;
  • coragem;
  • respeito.

Além dos valores, o método ágil XP também considera as melhores práticas de trabalho, que têm como objetivo garantir a efetividade da equipe XP, assim como a satisfação do cliente, durante todo o processo de desenvolvimento. São elas:

  • cliente sempre à disposição;
  • uso de metáforas;
  • reuniões de planejamento (planning game);
  • reuniões diárias, de 15 minutos, para alinhamento (stand up meeting);
  • integração contínua dos módulos desenvolvidos;
  • mudanças incrementais;
  • entregas frequentes ao cliente (small releases);
  • design simples e funcional;
  • testes de aceitação;
  • refatoração (refactoring) ou melhoria contínua.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O MSF é um dos métodos ágeis mais usados por se destinar ao desenvolvimento de soluções tecnológicas por equipes reduzidas, com foco na diminuição de riscos para o negócio e no aumento da qualidade do produto final.

O propósito é identificar as falhas mais comuns em projetos de tecnologia, mitigando-as e aumentando as taxas de sucesso de cada iniciativa. Dessa forma, assim como o Scrum, o MSF tem mais foco na gestão de projetos que no desenvolvimento da solução em si. As suas premissas são:

  • alinhamento da tecnologia desenvolvida com os objetivos de negócio do cliente;
  • escopo bem estruturado e detalhado;
  • desenvolvimento iterativo;
  • gerenciamento de riscos;
  • agilidade na resposta a mudanças.

Assim como os outros métodos ágeis, o MSF também tem melhores práticas que devem ser observadas pela equipe para atingir os níveis de excelência buscados:

  • comunicação aberta e transparente entre todos os envolvidos;
  • visão compartilhada do negócio;
  • equipe capacitada;
  • atribuição de papéis e responsabilidades desde o início do projeto;
  • entregas incrementais;
  • flexibilidade para mudar sempre que necessário;
  • qualidade das entregas;
  • aprendizado constante com as experiências adquiridas;
  • parceria com clientes internos e externos.

Dynamic System Development Model (DSDM)

O DSDM é um dos métodos ágeis mais antigos empregados não só no desenvolvimento de projetos como no meio tecnológico. Um tanto diverso dos demais métodos ágeis, ele é destinado ao desenvolvimento de projetos com orçamento fixo e prazos curtos, considerando que o cliente não tem como saber quanto custará a solução final.

Entre as suas melhores práticas estão o desenvolvimento incremental e iterativo, a colaboração entre cliente e equipe, além da integração de funcionalidades, o que também vemos nos demais métodos ágeis.

Vale ressaltar que o DSDM diverge dos demais métodos ágeis tanto em sua estrutura — que é composta por processos interligados de modelagem, concepção, construção e implementação — como na gestão do tempo — que não é flexível, até permitindo que as funcionalidades mudem, mas desde que os prazos de execução continuem os mesmos.

Scrum

Esse é, sem dúvidas, o método ágil mais usado nos dias de hoje, principalmente porque pode ser integrado a outros métodos ágeis com facilidade, aplicando-se não só ao desenvolvimento de softwares como a qualquer ambiente de trabalho.

Com foco na gestão de projetos, o Scrum tem como base o planejamento iterativo e incremental, que se dá, conforme já explicado, pelas reuniões conhecidas como Sprints — dessa vez, abordaremos o conceito em detalhes. Ele reitera, desde o início do projeto, a lista de funcionalidades a serem desenvolvidas — prática também chamada, no caso, de product backlog.

No andamento do processo, cada funcionalidade se torna um Sprint, cujos detalhes a serem criados e desenvolvidos passam do product backlog para o Sprint Backlog. Do Sprint Backlog, as atividades são distribuídas entre os membros do Scrum Team, que devem desenvolvê-las dentro de um prazo, que geralmente não leva mais de quatro semanas.

Ao fim de cada Sprint é feita a Sprint Review Meeting, uma reunião de alinhamento sobre o que foi entregue. A partir daí, começa-se a planejar o próximo Sprint. Essas etapas acontecem sucessivamente até que o produto final esteja pronto para a entrega. Diferentemente dos demais métodos ágeis, o Scrum tem papéis muito bem definidos e absolutamente essenciais para o sucesso do projeto:

  • indivíduos e interação mais que processos e ferramentas;
  • software em funcionamento mais que documentação;
  • colaboração com o cliente mais que contratos e negociações;
  • respostas a mudanças mais que planejamento.

Lean

Essa ferramenta ágil, normalmente, é usada pelas startups, porque maximiza o valor para os clientes e minimiza os gastos desnecessários pela redução do uso de recursos. Ele valida hipóteses e ideias referentes ao desenvolvimento de produtos e soluções, além de fazer a identificação e a eliminação dos desperdícios na execução de projetos.

O Lean oferece aos colaboradores um fluxo de trabalho compreensível e claro, com a localização de gargalos e entregas rápidas. Portanto, gera economia para os empreendimentos, tornando-os mais competitivos e propiciando o gerenciamento inteligente do setor financeiro. Observe alguns princípios dessa metodologia:

  • amplificar o aprendizado;
  • construir qualidade;
  • eliminar o desperdício;
  • decidir o mais tarde possível;
  • empoderar o time;
  • entregar o mais rápido possível;
  • otimizar os processos.

O método se baseia em 3 passos, que são: construir, medir e aprender. Trata-se, ainda, de uma filosofia de gerenciamento que tem a finalidade de alcançar um desenvolvimento eficiente e enxuto com o investimento mínimo de tempo possível. Dessa forma, reduz complexidades, combate excessos, otimiza resultados e elimina possibilidades de problemas.

Kanban

O Kanban conta com um sistema intuitivo e fácil, cujo diferencial é a visibilidade das tarefas feitas pelas equipes responsáveis pelos projetos. É uma excelente opção para os profissionais que trabalham com checklists, visto que é fácil de aplicar e bastante simples, com foco em fluxos de trabalho. O método divide as tarefas em 3 etapas ou cartões:

  • to do ou tarefas a serem feitas;
  • doing ou o que já é feito;
  • done ou aquelas que já foram entregues e finalizadas.

Os cartões com as demandas dos projetos podem ser colocados em um quadro digital ou físico em forma de colunas. Para que a ferramenta funcione de maneira apropriada, os colaboradores terão que estar engajados, pois ela exige acompanhamento contínuo e atualização constante das demandas efetuadas nos registros.

Apesar de não ser exatamente uma metodologia, o Kanban organiza o trabalho sem descrever de que forma as tarefas serão executadas. É um sistema de gestão de projetos que aponta status em quadros e, de forma resumida, mostra o que se tem a fazer, o que é feito no momento e aquilo que está pronto para possibilitar o controle visual.

O gerente de projetos faz a limitação das tarefas que progridem, mas na coluna daquelas que são executadas serão colocadas somente 5 que estejam em andamento. Quando uma atividade é concluída, outra nova poderá ser iniciada com o uso apenas dos recursos indispensáveis para a diminuição dos custos.

A separação precisa e a visualização clara das tarefas permite a aplicação dos recursos de modo inteligente. É a visão organizada do projeto que possibilita ao gestor e a sua equipe a divisão das atividades em partes, bem como a seleção das prioridades e a eliminação daquelas que não agregam pontos positivos aos resultados.

Scaled Agile Framework (SAFe)

Proporciona o fornecimento de mais recursos em menos tempo, tendo em vista que foi projetado para facilitar a expansão do desenvolvimento ágil nas corporações. O SAFe permite que o XP e o Scrum sejam usados em grandes empresas para gerenciar tarefas em ambientes que tenham vários desenvolvedores interligados.

Esse método ajuda a gerenciar, de maneira eficaz, os projetos quando as corporações precisam aprimorar suas ofertas para os clientes e melhorar a sua posição no mercado. Para isso, é necessário fazer alguns passos importantes, tais como:

  • exibir o modelo ágil em vários ambientes e ouvir os colaboradores sobre os motivos que impedem o surgimento dos efeitos almejados;
  • selecionar mentores que instruam as equipes e expliquem os erros geralmente praticados, para a construção do sucesso;
  • fazer avaliações periódicas de produtos e negócios com os gerentes;
  • alinhar o desenvolvimento dos produtos com os objetivos do negócio para obter transparência nos feedbacks.

O Scaled Agile Framework eleva as capacidades e os recursos dos empreendimentos, reduzindo o número de colaboradores. Além do mais, permite que os times mantenham o foco na entrega de produtos e na criação de soluções inovadoras, ainda antes que sejam demandadas pelo mercado. As equipes conseguem cumprir as suas demandas ao mesmo tempo que atendem às exigências do público.

O SAFe tem características interessantes, já que conta com funções diferenciadas para organizações maiores. A sua metodologia é escalável e engloba gestores, sistemas, analistas de negócio e gerentes em uma única estrutura. Por outro lado, a ferramenta é sofisticada e gratuita, você não precisará comprar uma licença e nem pagar mensalidades. Confira outros aspectos relevantes:

  • aprendizagem rápida das equipes;
  • diagrama The Big Picture mostra como funciona o fluxo, as atividades e os papéis;
  • escala empresarial dividida em 3 níveis, conhecidos como gerencial, estratégico e operacional;
  • unificação de metodologias ágeis conhecidas no mercado;
  • certificações e consultores capacitados disponíveis.

Vale destacar que o método refina as funcionalidades e a estrutura dos projetos, de modo que eles se tornem sustentáveis e sem restrições técnicas. Várias ferramentas inovadoras podem ser usadas para manipular os itens de backlog do SAFe e controlar Sprints, por exemplo, o conjunto de recursos Rational Team Concert (RTC).

Smart

A Smart é útil para que metas realistas e objetivas sejam traçadas pelos empreendedores para as empresas. A ferramenta é baseada em 5 princípios que foram distribuídos de acordo com as letras que formam a sua denominação. Achou interessante? Então, confira abaixo:

  • S (Specific) – as metas devem ser específicas e claras, sem margens para interpretações;
  • M (Measurable) – as metas devem ser mensuráveis em números exatos, para avaliar a eficácia dos processos;
  • A (Attainable) – os desafios devem ser criados para as equipes com metas atingíveis e visão realista;
  • R (Relevant) – as metas precisam ser relevantes e gerar impactos para obter resultados;
  • T (Time-related) – os prazos devem ser definidos para o alcance das metas de maneira que os colaboradores aumentem o foco e evitem procrastinação.

Agora, você já sabe quais são os principais tipos de métodos ágeis e conhece detalhes de cada um deles. Saiba, ainda, que a Project Builder tem a solução ideal para o seu empreendimento, já que atua no segmento e se tornou uma referência no Brasil e no exterior. A empresa fornece o melhor software de gerenciamento de projetos e suporte especializado.

Agora, queremos saber de você: o que achou dos métodos ágeis? Entre em contato conosco e solicite mais informações sobre o tema!

gerenciamento de aquisições do projeto

Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de aquisições do projeto

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O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

  • vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;
  • comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

  • se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
  • se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
  • se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
  • se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.

Inovar, renovar e administrar

Inovar, renovar e administrar

Escrito por Braun em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Inovar, renovar e administrar

Em um seminário cujo tema não tinha relação com o gerenciamente de projetos, foi afirmado que não há mais necessidade de inovar, renovar e administrar. A justificativa é que com políticas, procedimentos e processos bem desenvolvidos bastaria uma pessoa achar seu lugar na organização e fazer seu trabalho.

Uma maravilha, não? Incrível seria se uma organização descobrisse, num piscar de olhos, todos os detalhes de que precisa para crescer. Bastaria seguir instruções. Nós sabemos que não é bem assim. A realidade para quem é um gerente de projetos aponta para uma outra perspectiva, bem diversa.

Cada detalhe, procedimento e processo não são muito previsíveis e exigem bastante esforço para levar um projeto ao sucesso. E isso não é problema, porque o sentimento de realização acompanha inovação, renovação e administração.

Confira a seguir três técnicas: inovar, renovar e administrar para gerenciamento de projetos e como aplicá-las no dia a dia. A palavra “técnica” será usada no sentido de “corpo de procedimentos especializados e métodos usados em qualquer área específica, ou o método de desempenho, isto é, a maneira de realizar”.

1. Inovação

A primeira das três técnicas para gerenciamento de projetos tem a ver com inovação. Inovação concentra-se em criar maneiras novas e mais eficazes ou eficientes de fazer coisas que não existiam anteriormente. Quais são algumas das áreas que você poderia aplicar a inovação como gerente de projetos?

1.1 Se você é “novo no trabalho”

Se você é novo em uma determinada empresa então você tem uma grande oportunidade de olhar de maneira objetiva ao redor da organização e apresentar novas maneiras para fazer as coisas.
Existe sempre um período de “lua-de-mel” de um par de semanas até um par de meses quando alguém novo vem a bordo em uma empresa. Esse é o período de tempo que você não pode fazer nada errado. Todos estão encantados com o novo profissional e a sabedoria e o discernimento que ele traz de antigos empregadores e projetos.

Use essa oportunidade para implantar processos e procedimentos inovadores. Por exemplo, existe um sistema de monitoramento de tempo em vigor? Está funcionando o fluxo de informação para que se tomem as decisões corretas nos projetos em andamento?

Você pode também aproveitar esse período de “lua-de-mel” para propor uma solução que preencha essa necessidade. É um grande momento para fazer algo novo quando você está chegando em uma companhia, pois você ainda não foi sugado para todas as reuniões, que tem uma tendência de consumir aproximadamente 80% dos dias de todos os demais.

1.2 Se você”está lá por um tempo”

Você está na companhia por alguns anos e o período de “lua-de-mel” se esgotou. Está atolado no desenrolar do dia-a-dia de todos os outros e correndo de reunião para reunião. Provavelmente tem algumas cicatrizes ao longo do caminho e sem dúvida colocou pessoas para fora durante o processo.

Dá pra inovar? Sim, mas o truque aqui é que depende mais de como você vende as novas ideias. Você irá sem dúvida se envolver dentro da política da empresa e precisa ter certeza que as pessoas certas entendem suas razões e motivos em implementar algo novo. Então, você precisa encontrar o tempo e os recursos para obter algo novo.

Isso não é um feito pequeno em uma empresa que já está operando com velocidade máxima e espera que conclua o projeto em tempo hábil. Mas é possível, contanto que você venha com uma nova ideia inovadora.

2. Renovação

A maioria das pessoas irá pensar em remodelar uma casa quando pensam em renovação. Existe uma casa, mas pode precisar de reparo. Deixa o que é bom, tira o ruim e troca por uma coisa melhor. A segunda das três técnicas para gerenciamento de projetos enfoca esse tipo de renovação.Quais são as áreas que podem ser renovadas na maioria das empresas?

2.1 Modelos de planos de projetos

Muitos anos atrás, alguém teve a grande ideia de colocar junto os melhores e mais recentes modelos iniciais para trabalhar juntos. Esses modelos funcionaram muito bem… cinco anos atrás.

Desde então, foram colocados na prateleira e não mais atualizados. Muita coisa mudou nesses últimos cinco anos. Essa é uma grande oportunidade para você pensar em renovação. Tire a poeira desses modelos antigos, descarte o que for ruim, mantenha o que for bom e atualize-os para serem ainda muito mais precisos para os novos projetos que estão começando.

2.2 Processos desatualizados

Em uma maneira semelhante ao modelo de plano de projeto, haviam grandes processos e procedimentos que foram colocados em prática há vários anos que estão agora seriamente precisando de renovação. Pessoas estão provavelmente fazendo coisas somente porque sempre as fizeram dessa forma, ou talvez não fazendo alguma coisa importante que precise ser abordada quando as circunstâncias mudam.

Essa é outra ótima área na qual você pode fazer uma grande diferença, levando esses processos mais à frente.

3. Administração

A última das três técnicas para gerenciamento de projetos está ligada com a administração. Esse é provavelmente a menos encantadora das outras duas técnicas para gerenciamento de projetos, mas nem por isso é menos importante. Administração concentra-se em dois pontos essenciais.

3.1 Garantir que os resultados da inovação funcionem corretamente

Se você identificou algo novo que queira implementar como um gerente de projetos na sua empresa, então a última coisa que você quer é quebrar a cara com isso. Por isso, é importante ficar a par da inovação que você introduziu. Para isso, é preciso ter certeza que a inovação está sendo implementada corretamente e produzindo os resultados desejados.

Se não estiver, faça os ajustes necessários. Se estiver funcionando corretamente, então se concentre em deixar os interessados conhecerem os resultados.

3.2 Garantir que a mudança seja aceita

Costuma ser mais desafiador alterar algo que já existe do que introduzir algo totalmente novo. Você precisará ficar na parte da administração para ter certeza que as pessoas estão aceitando as mudanças, foram corretamente treinadas e estão confortáveis com a forma como suas rotinas diárias foram alteradas devido a esta renovação.

Inovação, renovação e administração são três técnicas muito amplas para gerenciamento de projetos. Se você abraçar o espírito das três palavras acima, se encontrará sempre à procura daquelas áreas que você pode mudar e melhorar, assim como a melhor maneira de controlar e monitorar o progresso que tem sido feito.

Experimente o projectbuilder.com.br e veja o quão fácil é para inovar, renovar e administrar com esse poderoso aplicativo para gerenciamento de projetos. Do aeroporto, do cyber café ou de sua própria casa, sua equipe pode atualizar planos, inserir riscos, questões e quadros de horários. Baseado na gestão de projetos web, você pode observar seus progressos conforme eles acontecem. Isso irá liberar o seu tempo para apresentar novas maneiras de fazer as coisas.

Agora que você já sabe a importância de inovar, renovar e administrar, compartilhe!

scrum

4 mitos sobre a implementação do Scrum que provavelmente você acredita que é verdade

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em 4 mitos sobre a implementação do Scrum que provavelmente você acredita que é verdade

Cada vez mais o Scrum vem ganhando força e sendo reconhecido como o mais popular método ágil para gestão de projetos. A metodologia foi desenvolvida com base no manifesto ágil, combinando com uma joga de Rugby que inspirou seu nome.

Um dos principais focos do framework é isolar a equipe, trazer a agilidade para o gerenciamento de projetos, aumentando a velocidade e a mudança. Utilizado em diferentes companhias, o fremework surgiu no desenvolvimento de projetos de software, onde normalmente os projetos costumam sofrer um número maior de mudanças de escopo devido ao seu ambiente instável e mais dinâmico. Hoje o Scrum vem sendo utilizado em diferentes naturezas de projetos e gerando resultados favoráveis.

Mesmo com tantos benefícios, sabemos que adotar a metodologia não é uma tarefa fácil. Diferentes fatores precisam ser analisados antes de sua implementação. Existem muitos mitos pairando sobre a implementação do Scrum. Confira alguns deles:

1 – Não aceitamos escopo aberto

Muitos acreditam que com a adoção do Scrum não é mais necessário planejar datas de entrega e custos do projeto. Isso é um mito. É possível ter estimativas no Scrum, a grande diferença é a necessidade de mudança do modelo mental. Toda estimativa, seja de custo ou de prazo, por mais detalhada e realista que seja, ainda é uma estimativa, ou seja, possui uma margem de erro e fatores de incerteza associados.

Algumas abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos tentem a se proteger das mudanças, criando processos, às vezes complicados ou mesmo burocráticos, para tornar alto o custo da mudança.

Diferente desse padrão, os métodos ágeis tratam a mudança como parte natural do processo, onde a mudança e o aprendizado da equipe e do cliente levam a um produto final melhor. A equipe assume o compromisso com aquilo que vai realmente entregar e nada além disso. Conforme as entregas são realizadas com sucesso, o cliente vê o resultado e adquire confiança de que a equipe pode não se comprometer com tudo o que ele deseja, mas entregará aquilo com o que se comprometer. No inicio é difícil, pois nosso modelo mental está acostumado com o escopo fechado, no entanto com tempo percebemos como é bom trabalhar com objetivos realistas. Ao final, temos plena convicção que é melhor dizer não, do que a frustração de não alcançar os objetivos prometidos. Ainda assim, pode não ser aplicável para todos os tipos de projetos.

2 – Solução Tabajara de Gestão Projetos

Lembra do Seu Creysson que sempre chega com a solução para todos os seus problemas com um fantástico produto das organizações Tabajara? Não pense que o Scrum será assim. Não existe solução mágica! Saiba analisar os pontos positivos e negativos do método para sua organização e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos da maneira tradicional. Projetos onde o nível de incerteza é muito grande como desenvolvimento de novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, ou desenvolvimento de uma nova unidade de negócio são bons candidatos. Em cenários completamente opostos, onde existe muita formalização de contrato, extremamente sensível ao prazo e ao escopo, ou quando se trata de um projeto muito recorrente dentro da companhia, normalmente serão melhor gerenciados com uma abordagem mais conservadora seguindo o bom e velho PMBOK.

3 – Adeus Documentos

Já vi empresas da área de software criticarem o Scrum afirmando que a metodologia é uma bagunça e que não necessita documentar nada. Já vi o oposto também, onde a equipe de desenvolvimento ficou feliz por saber que a partir de agora não será mais necessário documentar o projeto pelo fato de ter adotado o Scrum.

O Scrum, na verdade é um método ágil de gestão de projetos, o que não quer dizer que exista restrições sobre a documentação do projeto ou qualquer outro tipo de restrição no que diz respeita a processos. Agora, independente do método adotado, o levantamento de requisitos, a análise de negócio, gestão de projetos, desenvolvimento (ou codificação), teste e documentação podem e devem sempre estar presentes. A grande diferença é que todas essas disciplinas / atividades são realizadas em ciclos menores (sprints), e de forma evolutiva (a cada rodada). No lugar de esperar entender e registrar tudo, fatiamos em parte — como diria o Capitão Nascimento.

4 – Viva o Caos

Sim é verdade que o Scrum possui raríssimos processos de controle e até as reuniões que na gestão convencional de projetos são intermináveis, na metodologia ágil são delimitadas e têm objetivos específicos. A reunião em pé foi concebida para durar 15 minutos e a responder a poucas perguntas (O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema te impedindo de realizar seu objetivo?). Mas isso não quer dizer desordem ou que a equipe viverá em meio ao caos. É muito importante que cada um dos poucos rituais do Scrum sejam religiosamente mantidos. Só assim conseguiremos que os resultados sejam mantidos no longo prazo, para que impedimentos sejam identificados e removidos, para que exista um canal aberto de comunicação constante entre o cliente e para que ocorra a evolução do próprio processo.

Depois que começamos a ver os resultados da metodologia costumamos dar uma relaxada em alguns processos. Aí tudo começa a funcionar como uma bola de neve, um dia não fazemos a reunião em pé e, sem perceber, aos poucos vamos abandonando elementos que sustentam a metodologia.

Por isso, mantenha a disciplina sempre. O Scrum não possui muitos processos de controle e mesmo as reuniões previstas têm objetivos muito bem definidos. A reunião diária foi desenhada para ser a mais objetiva e rápida possível (15 minutos no máximo).

Ainda assim, é importante garantir que os (poucos) processos sejam seguidos com o objetivo de manter os resultados a longo prazo, levantar e remover impedimentos, mantendo um canal de comunicação constante com o cliente, contribuindo para a evolução do próprio processo. Não caia nessa tentação, mantenha a disciplina.

E você? Já ouviu algum dos mitos mostrados neste artigo? Conte para gente!

certificação pmp

7 dicas para se preparar para certificação PMP gastando menos

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A certificação PMP (Project Management Professional) não é somente um requisito imposto por muitas empresas na hora de contratar alguém para uma vaga na área de projetos. Ela também dá ao profissional diferencial competitivo no mercado de trabalho.

Investir na sua capacitação com um título desse nível no currículo ainda resulta em salários melhores, compensando o alto investimento. No entanto, você não precisa gastar muito para ser um gerente de projetos credenciado pelo PMI® (Project Management Institute).

Confira algumas considerações a respeito da prova e 7 dicas sobre a preparação. Saiba como é possível fazer o teste e ser aprovado sem ter despesas exorbitantes.

Entenda como funciona o exame

É necessário estar ciente do formato da prova e verificar se você preenche os requisitos antes de começar a estudar a matéria — afinal, sua aprovação nada mais é que um projeto e todo o planejamento será orientado para haver sucesso nessa empreitada, sendo o teste aplicado da seguinte forma:

  • 200 questões de múltipla escolha;
  • com 4 alternativas cada;
  • 4 horas de duração.

Uma das principais preocupações de quem busca a certificação PMP é o tempo: 72 segundos para responder cada questão. No entanto, é perfeitamente possível concluir a prova com sucesso se você trabalhar a agilidade de raciocínio durante sua preparação.

O exame normalmente é feito em língua inglesa, mas há opção de um segundo idioma, então você pode eleger o português. Ele é realizado em um centro certificador autorizado pelo PMI®.

Pontuação

Fato interessante: 25 das 200 questões não são contabilizadas na sua nota final porque funcionam como um experimento, sendo impossível saber quais são essas perguntas. Então, você precisa obter ao menos 106 dos 175 pontos possíveis.

Reprovação

Nesse caso, é possível entrar com requerimento, até um ano após a realização do último exame, para ter uma outra tentativa mediante pagamento das taxas de reavaliação. Vale constatar que você pode realizar esse procedimento até 3 vezes.

Confira a inscrição e os requisitos da certificação PMP

Qualificações mínimas devem ser atendidas por quem deseja prestar a prova, exigências variáveis conforme o nível de escolaridade da pessoa, que pode ter formação de quatro anos em curso de bacharelado ou apenas diploma de nível médio. Além disso, é necessário comprovar:

  • experiência no gerenciamento de projetos;
  • horas de liderança e direção de projetos;
  • horas de formação em gerenciamento de projetos.

Os anos de prática e a carga horária mínima exigidos para quem é formado em ensino médio ou superior podem ser verificados na página do PMI® Brasil. Então, verifique sua elegibilidade.

Solicitação e resposta do instituto

A inscrição é feita pelo site do Project Management Institute mediante preenchimento de formulário com dados pessoais, informações sobre sua área educacional e de atuação em projetos.

O instituto retorna sua solicitação com um e-mail autorizando ou não o seu cadastro. Se a resposta for positiva, você pode proceder ao pagamento da taxa e receberá um código de elegibilidade para marcar a realização do exame.

É preciso fazer uma ressalva: 10% dos candidatos passam por uma malha fina do PMI®. O instituto pode requerer certificados de cursos, diplomas e declarações de profissionais que atestem a sua experiência em projetos e os dados apontados inicialmente por você na inscrição.

Nesse caso, o código de elegibilidade só será fornecido caso a documentação auditada seja aprovada. Então, fique de olho no seu e-mail para não perder nenhum contato ou prazo imposto pelo Project Management Institute.

Prepare-se para o exame sem gastar muito

O programa de certificação do PMI® é reconhecido pela International Organization for Standardization (ISO) 9001, evidenciando a notoriedade e credibilidade da titulação no mundo todo. O instituto ainda é referência global no gerenciamento de projetos, motivo pelo qual a taxa para realização da prova não é barata, assim como o material.

Usufruir da empregabilidade trazida pelo título de especialista na área, ganhar destaque e diferencial competitivo no mercado de trabalho, aumentar sua remuneração e atestar seu conhecimento gastando menos. Caso queira usufruir de todos os benefícios da certificação PMP gastando menos, trazemos na sequência algumas dicas valiosas.

1. Associe-se ao PMI®

Se você ainda não é membro do Project Management Institute, recomendamos que seja. O vínculo não é obrigatório para a obtenção do certificado, mas o associado tem vantagens econômicas substanciais quando deseja se candidatar para a prova em questão.

O custo de adesão é de apenas US$129 acrescidos de US$10 (taxa de inscrição), valor insignificante perto da economia que você poderá fazer. Primeiramente, quem se associa recebe uma cópia gratuita e atualizada em PDF do e-book “Project Management Body of Knowledge – PMBOK”, a bíblia do gerenciamento de projetos.

Ressalta-se: esse guia não é encontrado em lojas físicas ou virtuais por menos de R$260. Outra vantagem é a disponibilização de livros preparatórios para a certificação PMP no eReads PMI®, plataforma do instituto onde as obras podem ser lidas online.

Além disso, enquanto o não associado paga US$555 para realizar o exame, o associado do PMI® tem US$150 dólares de desconto. Faça as conversões e coloque as contas na ponta do lápis para concluir o quanto vale a pena se tornar membro do Project Management Institute.

2. Estabeleça um cronograma de estudos

Como tal medida ajuda você a gastar menos? O planejamento vai considerar o que você precisa estudar e quais recursos e materiais estão à sua disposição — ou seja, evita-se a perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro.

Um bom ponto de partida na elaboração do cronograma de estudos é analisar a incidência dos temas nas questões. Enquanto responsabilidade profissional e encerramento correspondem a 18% das perguntas, 21% delas são sobre monitoramento e controle.

Planejamento e execução são as disciplinas mais recorrentes no exame de certificação PMP, com índices de 23% e 27%, respectivamente. Monte um cronograma realista conforme a sua disponibilidade de horários: passe no máximo 8 horas diárias em cima dos livros, fazendo resumos e simulados.

Canais de comunicação, gerenciamento do valor agregado e caminho crítico são exemplos de temas importantes para a sua prova, enquanto há apenas 10 questões sobre entradas e saídas, geralmente. Saiba estabelecer prioridades para realizar uma boa gestão de tempo e não jogar dinheiro fora.

3. Junte-se ao seu capítulo PMI®

Existem 15 unidades ligadas ao Project Management Institute no Brasil espalhadas por 14 estados, como São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Porto Alegre, Bahia, Pernambuco, Amazonas e Goiás.

Os associados PMI® podem frequentar os capítulos e aproveitar o espaço para entrar em contato com outros profissionais da área de gerenciamento de projetos. Você encontrará colegas que estão se preparando para a certificação PMP ou já foram aprovados no exame.

Aproveite a oportunidade para criar vínculos, estabelecer contatos, pegar dicas, trocar conteúdos e promover seu networking. Por vezes, as unidades locais oferecem cursos preparatórios com ótimo custo-benefício a quem deseja o título de especialista em gerenciamento de projetos pelo PMI®.

4. Compre materiais usados

Procure recursos de segunda mão. Eles podem não ser os ideais e recorrentemente estão desatualizados, no entanto, essa ainda é uma boa opção a quem deseja obter a certificação PMP, mas não pode investir muito dinheiro na preparação.

Mercado Livre, eBay e Estante Virtual são sites capazes de ajudá-lo nessa busca por materiais usados e mais em conta. Atende-se à edição e outras informações sobre a publicação para não cair na cilada de se ater meramente a valores. Você também pode tentar obter livros e simulados com os colegas que já prestaram a prova.

5. Pesquise cursos preparatórios

Há muitos disponíveis no mercado com metodologias diferentes e preços variados. Abra espaço na agenda para pesquisar, buscar recomendações, checar as informações com sua rede de contatos e fazer as devidas comparações.

Leia os comentários e depoimentos de quem já fez o curso preparatório, analise o histórico de aprovação. Se não encontrar nada no próprio site da empresa, procure nas páginas e comunidades das redes sociais e nos fóruns sobre o tema. As opiniões e experiências de outras pessoas podem ser muito valiosas, e são gratuitas.

Modalidade presencial, a distância, atendimento a rigorosos padrões de qualidade do PMI®, carga horária, didática, distribuição das aulas, simulados e formação do corpo docente são alguns itens a serem avaliados antes de tomar uma decisão.

Vale ressaltar: o curso preparatório mais caro nem sempre é o melhor e o mais barato não é necessariamente o pior. Você possivelmente vai encontrar um meio-termo conforme suas prioridades e o quanto pretende investir.

6. Procure qualidade

Quando se trata de produtos PMP® Exam Prep, como livros, flash-cards, aplicativos ou guias de estudo, não vale a pena comprar o material mais barato. Pesquise! Há muitas opções de alta qualidade e baixo custo no mercado.

Há produtos baratos lá fora, mas que oferecem muito pouco em relação ao valioso treinamento real. Procure recomendações de clientes, para garantir que seja uma compra de materiais preparatórios de qualidade, antes de fazer qualquer aquisição.

7. Monte grupos de estudo

Além de ser uma maneira interativa de estudar para obter a certificação PMP, é econômica, pois você aproveita a troca de material e as múltiplas fontes de acesso à informação.

Busque pessoas que estejam com a mesma determinação que você para obter a aprovação, afinal, os desdobramentos desse evento têm impacto direto e expressivo na sua vida profissional — além do mais, não é um exame fácil. A integração com o grupo ainda serve de estímulo para manter o ânimo e a disciplina.

Falando nela, garanta foco total nos seus objetivos, caso contrário, você só terá gastado dinheiro à toa. Será necessário abdicar de horas com a família, os amigos e compromissos, como um churrasco no fim de semana, para conseguir dar conta de toda a matéria.

Vale reiterar: a certificação PMP é um projeto, exige planejamento, execução e controle para o candidato cumprir o escopo e fazer a entrega final com sucesso. Caso você se considere um bom gerente de projetos, com certeza conseguirá adequar os recursos financeiros à sua capacidade de investimento para obter a aprovação no exame.

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gestão de projetos no agronegócio

Gestão de projetos no agronegócio: como fazer?

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Gestão de projetos é um conjunto de atividades realizadas por um gestor que desenvolveu competências práticas para o planejamento, execução, monitoramento e controle de tarefas. No agronegócio, esse gerenciamento serve para a implementação de inovações tecnológicas que vão otimizar a produtividade do empreendimento rural, melhorando a qualidade dos produtos cultivados e ofertados ao mercado.

Neste post, vamos explicar o que é gestão de projetos no agronegócio e mostrar os resultados que ela pode gerar para esse segmento. Além disso, vamos explicar os objetivos do gerenciamento de projetos nesse setor e como ele pode ser útil para organizar e aprimorar a implantação de inovações em um empreendimento rural.

Gostaria de descobrir como esse conceito é aplicado na prática e os benefícios que ele pode trazer para o agronegócio? Siga em frente!

Quais são os objetivos da gestão de projetos no agronegócio?

O gerenciamento de projetos no agronegócio tem abordagem extremamente adaptável, que pode ser utilizada de maneiras diferentes e para empresas rurais de todos os portes. É um esforço temporário para o alcance de resultados efetivos em atividades agrícolas, construções e reformas de armazéns, abertura de canais de comercialização, obtenção de certificações etc.

A princípio, cada objetivo pode ser transformado em um único projeto. Para atingir esses objetivos, é primordial administrar as metas predefinidas até que eles se tornem realidade. O gestor precisa fazer o plano de ação, elaborar o cronograma e definir o que deverá ser feito. Por outro lado, terá que analisar os resultados obtidos para averiguar se há necessidade de mudanças ou ajustes.

Como a gestão de projetos pode ser aplicada na prática?

Ela pode ser iniciada na implantação de novas atividades agrícolas ou relacionadas à pecuária. Por exemplo, o gerente começa a implementação de uma criação de animais ou de uma cultura diferente. Ele estabelece a data inicial da primeira etapa e o dia do término da última fase, os quais devem ser cumpridos se não houver imprevistos.

Por esse motivo, procure escolher um líder capacitado para fazer a gestão dos seus projetos. Ele deve ter várias habilidades, principalmente a de liderar pessoas, visto que vai trabalhar diretamente com os colaboradores, assumindo responsabilidades enormes. Selecione, preferencialmente, um profissional experiente no ramo do agronegócio e que tenha noção de como é o funcionamento das atividades no campo.

A seguir, estabeleça quais projetos são prioridade e precisam ser executados com mais urgência. Defina os prazos para a execução, tendo em vista que você precisa de uma previsão de término do projeto, que pode ser de curto, médio ou longo prazo. Caso seja necessário, as datas poderão ser ajustadas de acordo com as estratégias criadas e aplicadas pelo gestor.

A quantidade de projetos para um empreendimento rural depende apenas do seu tamanho e dos objetivos do empreendedor. Contudo, as metas devem ser claras e atingíveis, como a redução de gastos desnecessários ou a criação de serviço para a entrega dos produtos originados de plantações, criações de animais, entre outros.

Contudo, cada projeto tem a sua meta a ser alcançada e várias etapas a serem realizadas. É possível trabalhar para reduzir o tempo dispendido na colheita contratando novos funcionários ou comprando uma ou mais colhedoras, de acordo com os recursos financeiros disponíveis.

Quais são os benefícios que a gestão de projetos pode trazer?

Um dos maiores benefícios da gestão de projetos é a melhoria da qualidade do agronegócio. Com o uso de ferramentas inovadoras, além da administração do tempo e dos recursos, as atividades são organizadas e otimizadas na área rural. Veja, a seguir, outras vantagens que o gerenciamento pode trazer aos empreendimentos rurais!

Vantagem competitiva

A aplicação de técnicas de gestão gera vantagem competitiva ao agronegócio, com a possibilidade de expansão da produção. O aumento da quantidade e da qualidade do que é produzido é outro efeito importante do gerenciamento de projetos. Os gestores consideram questões de sustentabilidade e outros desafios como o clima e eventos naturais.

A tecnologia é uma grande aliada para a economia dos recursos naturais, que devem ser usados de modo inteligente para minimizar os impactos à natureza. Gerentes capacitados conseguem elevar a produtividade por hectare de terra cultivada e promovem o crescimento dos lucros utilizando sensores que apontam as áreas mais férteis para o rendimento das lavouras.

Eles também gerenciam perdas, desperdícios, ociosidade do maquinário e outros aspectos inerentes. Ou seja, realizam gestão estratégica e zelam pelo desenvolvimento sustentável, entendendo profundamente as necessidades e os processos que garantem os melhores resultados para as finanças. O planejamento, a rotina de gerenciamento e o controle das tarefas promovem retorno dos investimentos efetuados pelo empreendedor rural.

Redução de custos

Uma das atribuições do gestor de projetos é fazer o gerenciamento dos riscos e dos custos para montar e monitorar o orçamento de maneira equilibrada e acertada. É o gerente quem elabora o projeto e tem a base dos recursos que serão aplicados durante a sua execução. Por isso, ele faz o acompanhamento para ver se os valores fecham com o planejado.

A criação do cronograma evita desvios de gestão e o seguimento das estratégias delineadas. Já o monitoramento dos gastos possibilita a redução de custos pelo aproveitamento de oportunidades, a implementação de novos serviços ou produtos, a organização dos ambientes e o fortalecimento das relações com fornecedores e parceiros.

Reuniões periódicas podem ser realizadas para que o líder consiga repassar as informações para os colaboradores, que devem se sentir parte do negócio. Nessas ocasiões são informados os valores investidos, as metas alcançadas, os trabalhos serem executados, os benefícios obtidos e os esforços necessários para aumentar os lucros. Os encontros semanais melhoram ainda mais os resultados.

Maior lucratividade

As boas práticas de gestão de projetos são indispensáveis para gerar motivação e engajamento das equipes de trabalhadores. As informações alinhadas e compartilhadas com os envolvidos geram transparência e confiança entre líderes e liderados. Consequentemente, as pessoas motivadas pelo diálogo e comunicação eficiente produzem mais e elevam a lucratividade do agronegócio.

Para aumentar a eficácia da gestão de projetos no agronegócio é aconselhável utilizar um software de gestão, o qual poderá ser integrado com outras ferramentas de automatização. Um sistema permite a organização das atividades, visualização rápida do andamento dos projetos, conferência das etapas realizadas e evita muita confusão e gasto de tempo com a procura de documentos físicos.

Deseja obter mais informações sobre as possibilidades da gestão no agronegócio? Fale conosco agora mesmo e seja muito bem atendido!

gerenciamento de projetos

Veja os 4 resultados do gerenciamento de projetos em obras industriais

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Veja os 4 resultados do gerenciamento de projetos em obras industriais

Você conhece todos os benefícios viabilizados por um bom gerenciamento de projetos? Quem se responsabiliza pela gestão de obras industriais deve compreender cada ponto vantajoso sobre o tema. Afinal, a compreensão detalhada do assunto está ligada à colheita de melhores frutos na gestão e execução das obras industriais.

Depois de ler isso, fica difícil não querer saber mais sobre o gerenciamento de projetos, não é mesmo? Pois bem, neste post, preparamos uma série de informações relevantes sobre o assunto. Aqui, você acessa uma definição clara sobre o conceito, descobre os principais erros ligados à estratégia e, por fim, confere os 4 principais resultados garantidos.

Pronto para conhecer mais sobre o gerenciamento de projetos ligado a obras industriais? Então, siga a leitura!

O que é gerenciamento de projetos?

De maneira rápida, o gerenciamento de projetos pode ser definido como: um conjunto de práticas e estratégias que garantem a coordenação e a viabilidade do projeto, a redução de riscos e o gerenciamento da equipe executora de determinado serviço.

Dessa maneira, quem se responsabiliza pela gestão do programa deve coordenar todos os recursos necessários em uma obra. Nesse sentido, o profissional tratará de demandas financeiras, humanas, políticas, de equipamentos e quaisquer outros esforços necessários para a execução do tal plano industrial.

Vale mencionar que, neste texto, tratamos especificamente sobre obras industriais, porém, a gestão de projetos não é exclusiva da área. É possível aplicar tais boas práticas a uma grande variedade de segmentos e setores.

Quais são os principais erros ao implementar tal prática?

Agora que você já sabe o tamanho da responsabilidade ligada à gestão de projetos, deve estar curioso para entender como aplicar as práticas da melhor maneira. Sabendo disso, preparamos uma lista do que não fazer enquanto responsável do gerenciamento. Veja, então, os 3 erros que podem comprometer o serviço!

Prazos arrojados

É necessário ter conhecimento técnico para estipular e firmar prazos de entrega com o cliente. Muitas vezes, o responsável não tem tal entendimento e determina um prazo de finalização por conta própria, solicitando que a equipe cumpra tal data de entrega. Essa prática, além de sobrecarregar o grupo de trabalhadores, faz com que o contratante se frustre.

Sabendo da importância da definição de prazos correta, só é válido firmar datas depois de defini-las em conjunto com o líder da obra e os liderados. Chegando, assim, a um denominador comum, que não prejudique a equipe e atenda aos requisitos do cliente.

Falta de gerenciamento de risco

Construir uma planilha de risco é parte das responsabilidades do gestor de projetos, você sabia? Caso não haja tal levantamento dos riscos possíveis, questões como orçamento, credibilidade com o cliente e prazos são totalmente prejudicados.

Nesse sentido, é necessário perceber que, quando o risco é ignorado, ele não deixa de existir. Ao contrário disso, ele pode crescer e prejudicar o trabalho de todos os membros da equipe da obra. Assim, vale concluir que determinar os riscos desde o início do projeto é o melhor hábito do gerenciador da obra.

Gestão “o chefão”

O bom relacionamento com a equipe é fundamental para que o andamento da obra se dê da melhor maneira. Usar a estratégia de “faça porque eu mandei” é a pior postura que um gestor pode assumir. Afinal, tais determinações desmotivam o grupo de trabalhadores, o que leva à baixa da produtividade, por exemplo.

Dessa forma, o gestor deve ser um líder e não um chefão. É necessário manter uma comunicação aberta com os membros da equipe, mostrando a todos quais foram os embasamentos que motivaram as decisões tomadas.

Quais são os resultados de adotar essa estratégia em obras industriais?

Pronto, agora você já conhece as melhores posturas e práticas que cercam o gerenciamento de projetos. Construindo tais bons hábitos, fica fácil colher os bons frutos que comentamos na introdução do post. Quer saber quais são eles? Então, veja a lista a seguir!

1. Redução de custos

Reconheça: o estouro do orçamento é um medo frequente na sua gestão de obras. Não é para menos! A programação de gastos é um dos principais motivos que os clientes em potencial consideram para fechar, ou não, a parceria.

As práticas de uma boa gestão auxiliam em prazos mais curtos, bom gerenciamento de estoque e, portanto, na redução de custos. Tais pontos se tornam reais por meio da análise de requisitos e objetivos do projeto, o que determina um cronograma coerente e busca, é claro, as melhores cotações com fornecedores de materiais para a obra.

2. Controle de estoque de materiais

Cada construção é única, mesmo que seja feita com os mesmos materiais e conte com a mesma equipe. Dessa forma, cada informação do projeto deve ser levantada de forma individual, inclusive questões como o controle do estoque. Lembre-se de que essa administração garante também uma fonte de economia para o cliente.

3. Antecipação de situações desfavoráveis

Lembra-se da planilha de riscos que comentamos? Agora que você já compreendeu a importância de não ignorá-los, vale saber como conquistar tais dados. Afinal, a tabela de perigos garante a antecipação de riscos e a diminuição de possíveis prejuízos. Para conquistar tal esclarecimento, é necessário levantar o máximo de informações sobre a obra que será executada. Além disso, o gestor também deve considerar as lições aprendidas em outros trabalhos.

4. Maior competitividade no mercado

A garantia de todos esses benefícios na obra industrial só pode resultar em uma coisa: satisfação do cliente, o que, por sua vez, gera maior competitividade no mercado. Finalmente, você há de concordar que não existe propaganda melhor que a divulgação “boca a boca” feita pelos seus clientes contentes com o resultado do serviço.

Viabilizar um bom gerenciamento de projetos é assunto sério. Por isso, você deve contar com ferramentas confiáveis e que permitam que o seu trabalho se facilite. Esse é o objetivo do Software de Gestão da Project Builder.

Que tal conhecer mais sobre a nossa solução para gestão de projetos? Não espere mais: entre em contato com a nossa equipe!

cronograma

Como fazer um bom cronograma de projeto?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como fazer um bom cronograma de projeto?

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis, a começar pela construção de um escopo bem traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que o cronograma de atividade é mais simples do que parece!

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto, possibilitando, assim, que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não se dar mal com os prazos e manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para o seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um cronograma de atividades bem estruturado, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, acompanhe.

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como a identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analística do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver o seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas. Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa da dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e na segunda, sobre o final da etapa.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para monitoramento da evolução do seu projeto.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto. Veja abaixo os mais importantes.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para entregar os resultados.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber ouvir a equipe, suas sugestões, suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, há mais possibilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto. Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas. Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros. Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos, nem uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir. Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos. Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega. Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: Plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa. É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos: pode ser que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Finalmente, concluímos que, em relação ao cronograma, se não há um controle, também não é possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Gostou das nossas dicas para elaborar um cronograma de atividades eficiente? Aproveite para saber mais sobre como gerenciar riscos em projetos, lidando com incertezas!

Aumentar o faturamento da empresa

Conheça 6 dicas para aumentar o faturamento da empresa de forma saudável

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em Conheça 6 dicas para aumentar o faturamento da empresa de forma saudável

Em tempos de uma corrida acirrada para aumentar o faturamento da empresa com menos margem para erros e deslizes, conseguir manter as vendas em um bom patamar é um desafio constante.

Se, por acaso, você está ficando sem ideias novas de como aumentar o faturamento da empresa, confira se já conhece e tentou utilizar todas estas formas que listamos para você. Nós garimpamos o que há de mais prático e funcional para tornar o fechamento do mês um momento mais alegre.

Acompanhe!

1. Venda mais para os mesmos clientes

De acordo com o CAC (Custo de Aquisição de Clientes), que mede as despesas para se atrair mais compradores para os seus produtos, conseguir trazer mais clientes para dentro de casa costuma ser mais caro do que manter os que já temos.

Isso quer dizer que dar uma boa atenção aos atuais consumidores e manter o relacionamento saudável para deixá-los sempre por perto é uma ótima ideia.

O que alguns gestores não percebem é que é possível aumentar as vendas para os mesmos clientes. Para isso, é preciso entendê-los bem e conseguir identificar algumas necessidades que ainda não estão sendo atendidas.

Confira com seu pessoal de vendas se existe alguma potencialidade ainda não explorada para os clientes que já estão na carteira.

Uma outra vantagem nesse ponto é que você já sabe como eles fazem seus pagamentos e não se arrisca tanto com possíveis calotes de novatos no seu financeiro.

2.Treine funcionários

Uma equipe de trabalho obsoleta e que parou no tempo não vai poder te ajudar muito a vencer os novos desafios que surgem de tempos em tempos.

É preciso tentar criar uma cultura de renovação e manter uma sintonia com o que anda acontecendo no mercado, para que se possa buscar alternativas de novos produtos e serviços, outras opções de rentabilização, melhorias quanto ao que já se oferece ao mercado e também uma visão mais crítica sobre a atual situação da empresa.

Se achar que vale a pena, por uma questão tanto financeira, como para conseguir maior empenho da parte dos funcionários, tente criar uma política de colaboração nos estudos.

A empresa pagando uma parte do custo de alguns cursos e o seu pessoal a outra parte, não fica pesado para ninguém e a dedicação costuma ser maior.

3. Conheça e revise os processos do negócio

Depois de um tempo de experiência em uma determinada área, temos tendência à acomodação. Isso é um perigo.

De vez em quando, é muito importante revisarmos o escopo do nosso trabalho e como ele anda sendo feito, para não deixarmos passar alguns detalhes que poderiam ser mais bem aproveitados.

Nesse caso, os bons profissionais de gestão de projetos costumam se destacar por conseguir aproveitar seus recursos humanos de maneira a não ter perdas com o ócio de funcionários.

Reveja suas rotinas de trabalho e tente identificar gargalos e limitações. Às vezes, vai conseguir encontrar alguma coisa interessante que estava debaixo do seu nariz.

4. Fique de olho no mercado

Viver copiando o que os seus concorrentes andam fazendo é uma forma de sempre estar em segundo lugar, mas ficar de olhos fechados para o mercado é um caminho certeiro para a obsolescência.

O ideal é acompanhar as novas tendências e conseguir desenvolver internamente soluções que possam projetar as suas vendas.

Se você tem percebido que seus concorrentes estão oferecendo outros produtos que você também tem condições de levar aos clientes, entenda qual a melhor forma de sua empresa conseguir essa nova abordagem. Avalie também o que pode ser conquistado de maneira a manter sua clientela fiel.

Às vezes, a inovação pode estar somente voltada para a forma de contração e ainda assim ser um sucesso no mercado.

5. Saiba precificar

Aproveitando um pouco o gancho do tópico anterior, é preciso discutir a precificação dos seus produtos ou serviços.

Existem várias formas de se chegar ao valor que será cobrado dos clientes perante uma solução, contudo, alguns detalhes devem ser considerados.

O primeiro deles é o seu ponto de equilíbrio. Praticar qualquer coisa abaixo disso é perigoso. A exceção fica por conta de ações estratégicas promocionais por tempo limitado.

A outra coisa que precisa ser avaliada é a relação entre o preço cobrado e o volume de clientes. Você tem que pensar se vale a pena manter um valor cobrado baixo conseguindo um aumento do volume de clientes ou o contrário: poucos clientes pagando mais caro. Tudo tem uma relação direta com o seu posicionamento de mercado.

De um lado, você trabalha com volume de vendas que exige mais manutenção, pessoal para o atendimento, operações e responsabilidades. Do outro, tem uma atenção mais focada em poucos contratos, mas com gastos mais reduzidos e um risco maior de perdas caso algum cliente deixe o seu negócio.

Cada tipo de empresa tem uma dinâmica própria. O que você precisa fazer é conseguir identificar o que é melhor no seu caso.

6. Utilize a tecnologia a seu favor

Automatizar processos repetitivos, utilizar soluções de gestão de projetos para diminuir o risco de perdas ocasionadas pela baixa eficiência da alocação de recursos, adotar sistemas que favoreçam a comunicação corporativa e outras ferramentas tecnológicas bem estruturadas são boas práticas para qualquer empresa.

Essas atitudes realmente fazem a diferença na rotina dos negócios. Além de minimizar a ocorrência de riscos ocasionados por falhas humanas, elas deixam o seu pessoal mais disponível para se concentrar naquilo que realmente interessa: desenvolver um bom trabalho focado nas necessidades do cliente e no aumento de resultados.

Imagine, por exemplo, um time de vendas que, além de captar, fechar e acompanhar contratos de projetos, precise alimentar manualmente relatórios e planilhas para o controle do PMO.

Pense agora nessa mesma equipe tendo que perder menos tempo para alimentar os controles, cometendo menos erros por ter uma ferramenta já preparada e podendo se dedicar a buscar mais clientes. Essa é a ideia de saber utilizar a tecnologia ao seu favor.

Agora que você já tem nas mãos algumas boas sugestões para pensar e conseguir aumentar o faturamento da empresa, seja um profissional mais engajado e repasse essas dicas para sua rede de contatos compartilhando este conteúdo nas suas redes sociais. Seus parceiros comerciais vão agradecer!

 

empresa que cresce mais rápido

O que faz uma empresa que cresce mais rápido

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em O que faz uma empresa que cresce mais rápido

O sonho de todo empreendedor é iniciar uma empresa que cresce mais rápido, atraindo cada vez mais clientes e gerando lucro. Infelizmente, a maioria acaba falhando. Uns por falta de experiência, outros por problemas no produto, serviço, atendimento e até mesmo preço.

Por outro lado, entre as empresas que alcançam o sucesso, há alguns fatores em comum que podem servir de ajuda para empresários iniciantes. A maneira como essas empresas lidam com seu planejamento, com seus projetos e sua gestão levaram elas a experimentar o crescimento de hoje.

Apesar de não ser uma fórmula aplicável a todos os tipos de negócio, construir uma empresa que cresce mais rápido, somada a essas estratégias que alavacam o mesmo crescimento, são lições preciosas para serem adaptadas à sua empresa. Confira:

Forte planejamento estratégico

É comum ouvir que planejamento é tão ou mais importante do que execução de uma atividade. Isso acontece porque é nessa fase que se define o escopo, prazos e custos de novos projetos. A falta de atenção ou algum grande erro pode gerar significativas perdas financeiras para as empresas. Dessa forma, não se adiante com a execução de projetos e foque em ter certeza de que está cobrindo todos os aspectos do trabalho.

Através de um forte planejamento estratégico, também é possível prever o caminho para o qual a empresa está indo. A partir disso é possível avaliar a necessidade de se fazer mudanças no curso ou até mesmo uma reestruturação total. O planejamento também facilita a comunicação de valor com os colaboradores, já que todos tem uma visão clara de quê e por que estão trabalhando.

O planejamento estratégico forte é fundamental se você quer uma empresa que cresce mais rápido, implicando diretamente nas suas aquisições de novos clientes, margens de lucro e expansão.

Ligação com projetos

Uma ação unânime entre as empresas com crescimento rápido é a sua ligação com novos projetos. Um grande erro de empreendedores iniciantes é tentar cumprir os mais variados projetos, acreditando que o ideal é acumular clientes e faturamento. Apesar de tentadora, essa estratégia costuma dar errado para a maioria das empresas.

O ideal é buscar por projetos que estejam de acordo com o conhecimento da empresa, criando assim um core business que sirva de referência para o mercado. Essa ligação, mesmo que seja lenta no começo, será responsável pela maioria dos grandes projetos no futuro e por acelerar, exponencialmente, o crescimento do negócio.

Gestão orientada a resultados

A gestão de uma empresa precisa caminhar lado a lado com o seu planejamento, servindo de métrica para validá-lo. A partir de uma boa gestão se faz possível construir um negócio preparado para o sucesso. De nada adianta focar na aquisição de clientes se você não está preparado para gerir seu time e entregar, com sucesso, cada projeto.

Definir sua gestão e orientá-la para a busca de resultados é uma das boas maneiras de manter seu time unido e focado no objetivo de fazer sua empresa crescer rápido. Mais do que isso, apenas com uma boa gestão será possível buscar a escalabilidade do negócio, que é quando o faturamento aumenta sem alterar significativamente os custos.

Essas dicas são úteis para você encontrar o melhor caminho para o sucesso e, também, para descobrir que mesmo as grandes empresas, um dia, passaram pelos mesmos desafios.

Alguma dúvida? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

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