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7 dicas para se preparar para certificação PMP gastando menos

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em 7 dicas para se preparar para certificação PMP gastando menos

A certificação PMP (Project Management Professional) não é somente um requisito imposto por muitas empresas na hora de contratar alguém para uma vaga na área de projetos. Ela também dá ao profissional diferencial competitivo no mercado de trabalho.

Investir na sua capacitação com um título desse nível no currículo ainda resulta em salários melhores, compensando o alto investimento. No entanto, você não precisa gastar muito para ser um gerente de projetos credenciado pelo PMI® (Project Management Institute).

Confira algumas considerações a respeito da prova e 7 dicas sobre a preparação. Saiba como é possível fazer o teste e ser aprovado sem ter despesas exorbitantes.

Entenda como funciona o exame

É necessário estar ciente do formato da prova e verificar se você preenche os requisitos antes de começar a estudar a matéria — afinal, sua aprovação nada mais é que um projeto e todo o planejamento será orientado para haver sucesso nessa empreitada, sendo o teste aplicado da seguinte forma:

  • 200 questões de múltipla escolha;
  • com 4 alternativas cada;
  • 4 horas de duração.

Uma das principais preocupações de quem busca a certificação PMP é o tempo: 72 segundos para responder cada questão. No entanto, é perfeitamente possível concluir a prova com sucesso se você trabalhar a agilidade de raciocínio durante sua preparação.

O exame normalmente é feito em língua inglesa, mas há opção de um segundo idioma, então você pode eleger o português. Ele é realizado em um centro certificador autorizado pelo PMI®.

Pontuação

Fato interessante: 25 das 200 questões não são contabilizadas na sua nota final porque funcionam como um experimento, sendo impossível saber quais são essas perguntas. Então, você precisa obter ao menos 106 dos 175 pontos possíveis.

Reprovação

Nesse caso, é possível entrar com requerimento, até um ano após a realização do último exame, para ter uma outra tentativa mediante pagamento das taxas de reavaliação. Vale constatar que você pode realizar esse procedimento até 3 vezes.

Confira a inscrição e os requisitos da certificação PMP

Qualificações mínimas devem ser atendidas por quem deseja prestar a prova, exigências variáveis conforme o nível de escolaridade da pessoa, que pode ter formação de quatro anos em curso de bacharelado ou apenas diploma de nível médio. Além disso, é necessário comprovar:

  • experiência no gerenciamento de projetos;
  • horas de liderança e direção de projetos;
  • horas de formação em gerenciamento de projetos.

Os anos de prática e a carga horária mínima exigidos para quem é formado em ensino médio ou superior podem ser verificados na página do PMI® Brasil. Então, verifique sua elegibilidade.

Solicitação e resposta do instituto

A inscrição é feita pelo site do Project Management Institute mediante preenchimento de formulário com dados pessoais, informações sobre sua área educacional e de atuação em projetos.

O instituto retorna sua solicitação com um e-mail autorizando ou não o seu cadastro. Se a resposta for positiva, você pode proceder ao pagamento da taxa e receberá um código de elegibilidade para marcar a realização do exame.

É preciso fazer uma ressalva: 10% dos candidatos passam por uma malha fina do PMI®. O instituto pode requerer certificados de cursos, diplomas e declarações de profissionais que atestem a sua experiência em projetos e os dados apontados inicialmente por você na inscrição.

Nesse caso, o código de elegibilidade só será fornecido caso a documentação auditada seja aprovada. Então, fique de olho no seu e-mail para não perder nenhum contato ou prazo imposto pelo Project Management Institute.

Prepare-se para o exame sem gastar muito

O programa de certificação do PMI® é reconhecido pela International Organization for Standardization (ISO) 9001, evidenciando a notoriedade e credibilidade da titulação no mundo todo. O instituto ainda é referência global no gerenciamento de projetos, motivo pelo qual a taxa para realização da prova não é barata, assim como o material.

Usufruir da empregabilidade trazida pelo título de especialista na área, ganhar destaque e diferencial competitivo no mercado de trabalho, aumentar sua remuneração e atestar seu conhecimento gastando menos. Caso queira usufruir de todos os benefícios da certificação PMP gastando menos, trazemos na sequência algumas dicas valiosas.

1. Associe-se ao PMI®

Se você ainda não é membro do Project Management Institute, recomendamos que seja. O vínculo não é obrigatório para a obtenção do certificado, mas o associado tem vantagens econômicas substanciais quando deseja se candidatar para a prova em questão.

O custo de adesão é de apenas US$129 acrescidos de US$10 (taxa de inscrição), valor insignificante perto da economia que você poderá fazer. Primeiramente, quem se associa recebe uma cópia gratuita e atualizada em PDF do e-book “Project Management Body of Knowledge – PMBOK”, a bíblia do gerenciamento de projetos.

Ressalta-se: esse guia não é encontrado em lojas físicas ou virtuais por menos de R$260. Outra vantagem é a disponibilização de livros preparatórios para a certificação PMP no eReads PMI®, plataforma do instituto onde as obras podem ser lidas online.

Além disso, enquanto o não associado paga US$555 para realizar o exame, o associado do PMI® tem US$150 dólares de desconto. Faça as conversões e coloque as contas na ponta do lápis para concluir o quanto vale a pena se tornar membro do Project Management Institute.

2. Estabeleça um cronograma de estudos

Como tal medida ajuda você a gastar menos? O planejamento vai considerar o que você precisa estudar e quais recursos e materiais estão à sua disposição — ou seja, evita-se a perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro.

Um bom ponto de partida na elaboração do cronograma de estudos é analisar a incidência dos temas nas questões. Enquanto responsabilidade profissional e encerramento correspondem a 18% das perguntas, 21% delas são sobre monitoramento e controle.

Planejamento e execução são as disciplinas mais recorrentes no exame de certificação PMP, com índices de 23% e 27%, respectivamente. Monte um cronograma realista conforme a sua disponibilidade de horários: passe no máximo 8 horas diárias em cima dos livros, fazendo resumos e simulados.

Canais de comunicação, gerenciamento do valor agregado e caminho crítico são exemplos de temas importantes para a sua prova, enquanto há apenas 10 questões sobre entradas e saídas, geralmente. Saiba estabelecer prioridades para realizar uma boa gestão de tempo e não jogar dinheiro fora.

3. Junte-se ao seu capítulo PMI®

Existem 15 unidades ligadas ao Project Management Institute no Brasil espalhadas por 14 estados, como São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Porto Alegre, Bahia, Pernambuco, Amazonas e Goiás.

Os associados PMI® podem frequentar os capítulos e aproveitar o espaço para entrar em contato com outros profissionais da área de gerenciamento de projetos. Você encontrará colegas que estão se preparando para a certificação PMP ou já foram aprovados no exame.

Aproveite a oportunidade para criar vínculos, estabelecer contatos, pegar dicas, trocar conteúdos e promover seu networking. Por vezes, as unidades locais oferecem cursos preparatórios com ótimo custo-benefício a quem deseja o título de especialista em gerenciamento de projetos pelo PMI®.

4. Compre materiais usados

Procure recursos de segunda mão. Eles podem não ser os ideais e recorrentemente estão desatualizados, no entanto, essa ainda é uma boa opção a quem deseja obter a certificação PMP, mas não pode investir muito dinheiro na preparação.

Mercado Livre, eBay e Estante Virtual são sites capazes de ajudá-lo nessa busca por materiais usados e mais em conta. Atende-se à edição e outras informações sobre a publicação para não cair na cilada de se ater meramente a valores. Você também pode tentar obter livros e simulados com os colegas que já prestaram a prova.

5. Pesquise cursos preparatórios

Há muitos disponíveis no mercado com metodologias diferentes e preços variados. Abra espaço na agenda para pesquisar, buscar recomendações, checar as informações com sua rede de contatos e fazer as devidas comparações.

Leia os comentários e depoimentos de quem já fez o curso preparatório, analise o histórico de aprovação. Se não encontrar nada no próprio site da empresa, procure nas páginas e comunidades das redes sociais e nos fóruns sobre o tema. As opiniões e experiências de outras pessoas podem ser muito valiosas, e são gratuitas.

Modalidade presencial, a distância, atendimento a rigorosos padrões de qualidade do PMI®, carga horária, didática, distribuição das aulas, simulados e formação do corpo docente são alguns itens a serem avaliados antes de tomar uma decisão.

Vale ressaltar: o curso preparatório mais caro nem sempre é o melhor e o mais barato não é necessariamente o pior. Você possivelmente vai encontrar um meio-termo conforme suas prioridades e o quanto pretende investir.

6. Procure qualidade

Quando se trata de produtos PMP® Exam Prep, como livros, flash-cards, aplicativos ou guias de estudo, não vale a pena comprar o material mais barato. Pesquise! Há muitas opções de alta qualidade e baixo custo no mercado.

Há produtos baratos lá fora, mas que oferecem muito pouco em relação ao valioso treinamento real. Procure recomendações de clientes, para garantir que seja uma compra de materiais preparatórios de qualidade, antes de fazer qualquer aquisição.

7. Monte grupos de estudo

Além de ser uma maneira interativa de estudar para obter a certificação PMP, é econômica, pois você aproveita a troca de material e as múltiplas fontes de acesso à informação.

Busque pessoas que estejam com a mesma determinação que você para obter a aprovação, afinal, os desdobramentos desse evento têm impacto direto e expressivo na sua vida profissional — além do mais, não é um exame fácil. A integração com o grupo ainda serve de estímulo para manter o ânimo e a disciplina.

Falando nela, garanta foco total nos seus objetivos, caso contrário, você só terá gastado dinheiro à toa. Será necessário abdicar de horas com a família, os amigos e compromissos, como um churrasco no fim de semana, para conseguir dar conta de toda a matéria.

Vale reiterar: a certificação PMP é um projeto, exige planejamento, execução e controle para o candidato cumprir o escopo e fazer a entrega final com sucesso. Caso você se considere um bom gerente de projetos, com certeza conseguirá adequar os recursos financeiros à sua capacidade de investimento para obter a aprovação no exame.

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Primeiros passos para um futuro sustentável: Como iniciar sua jornada ESG!

Escrito por Braun em . Postado em Gestão, Projetos. Nenhum comentário em Primeiros passos para um futuro sustentável: Como iniciar sua jornada ESG!

ESG (Environmental, Social, and Governance) refere-se a três pilares centrais usados para avaliar a sustentabilidade e o impacto ético das práticas de uma empresa. Cada componente serve como um guia para medir a responsabilidade corporativa e o potencial de longo prazo de uma organização. Vejamos cada um:

+ Environmental (Ambiental): avalia o desempenho da empresa em relação à sua gestão de recursos e seu impacto no meio ambiente. Isso inclui a eficiência energética, o uso de recursos naturais, a gestão de resíduos, a redução da poluição e a mitigação das mudanças climáticas.

+ Social (Social): este pilar examina como a empresa lida com as pessoas e as comunidades onde opera. Isso abrange desde a saúde e a segurança dos trabalhadores até as práticas de trabalho justo e a inclusão. Também considera o impacto da empresa na comunidade local e seu compromisso com os direitos humanos.

+ Governance (Governança): relaciona-se com a governança corporativa, incluindo a estrutura de liderança da empresa, as práticas de remuneração, as auditorias, os controles internos e os direitos dos acionistas. Uma boa governança busca garantir que haja responsabilidade, transparência e alinhamento de interesses entre a gestão e os acionistas.

O conceito de ESG está revolucionando a maneira como as empresas operam, impulsionado não apenas pela necessidade de desenvolvimento sustentável, mas também por uma demanda crescente de diversos grupos de interesse. Clientes, financiadores, colaboradores e stakeholders em geral estão cada vez mais exigentes quanto à adoção de práticas responsáveis e sustentáveis. Originalmente adotado por investidores, o termo ESG ganhou um significado amplo e agora abrange uma vasta gama de ações sustentáveis em empresas de todos os setores, independentemente das exigências do mercado financeiro. Em suma, ESG deixou de ser um jargão de nicho para se tornar um padrão essencial na gestão de qualquer negócio que visa o futuro.

Tendências Futuras para ESG

  1. Integração Profunda na Gestão Estratégica

Empresas estão começando a integrar ESG em todos os aspectos de suas operações e estratégias de negócios, não apenas como um complemento, mas como um pilar central que direciona a inovação e o desenvolvimento.

  1. Regulamentações Mais Rigorosas

Espera-se um aumento nas regulamentações relacionadas a ESG, com governos em todo o mundo estabelecendo padrões mais rigorosos e requisitos de divulgação mais detalhados para as empresas.

  1. Tecnologia e Dados

O uso de tecnologias avançadas, como inteligência artificial e Big Data, para monitorar e relatar o desempenho de ESG está se tornando mais prevalente. Isso permitirá análises mais precisas e oportunidades de melhoria contínua.

  1. Investimento Sustentável

Os investidores estão cada vez mais considerando fatores de ESG ao tomar decisões de investimento. Portanto, empresas com boas práticas de ESG podem atrair mais capital e, possivelmente, alcançar uma avaliação de mercado mais alta.

  1. Demanda do Consumidor

Com um crescente número de consumidores valorizando práticas sustentáveis, as empresas que adotam e comunicam eficazmente suas iniciativas de ESG podem ganhar vantagem competitiva e fidelidade de marca.

  1. Transparência e Engajamento

Espera-se que as empresas se tornem mais transparentes em suas práticas de ESG, comunicando não apenas seus sucessos, mas também seus desafios e falhas, engajando stakeholders de maneira mais eficaz e construindo confiança.

A importância de ESG continuará a crescer à medida que mais empresas, investidores e consumidores reconhecem a interdependência entre sustentabilidade, ética e sucesso financeiro a longo prazo.

A implementação eficaz de práticas ESG em uma organização exige uma abordagem estratégica e comprometida. Aqui estão os primeiros passos essenciais para iniciar esse processo, destacando também o papel crucial das lideranças:

  1. Compromisso da Liderança

Definir o tom no topo é fundamental. As lideranças devem demonstrar compromisso genuíno com os princípios ESG, integrando-os na missão e nos valores da empresa. Eles também precisam comunicar a importância de ESG para todos os níveis da organização e garantir que esteja alinhado com a estratégia de negócio.

  1. Avaliação de Linha de Base

Assegurar que haja recursos suficientes para realizar uma avaliação detalhada das práticas atuais da empresa em relação aos critérios ambientais, sociais e de governança. A liderança deve apoiar a transparência e a honestidade durante este processo para identificar áreas de melhoria.

  1. Definição de Objetivos e Metas

Participar ativamente na definição de objetivos claros e mensuráveis para cada pilar ESG, de acordo com a visão e as capacidades da empresa. Eles devem garantir que essas metas sejam alcançáveis e alinhadas com os objetivos globais do negócio.

  1. Estruturação de Equipes e Governança

Criar estruturas dedicadas, como comitês de ESG ou funções específicas dentro da empresa para liderar iniciativas. A liderança deve garantir a inclusão de talentos diversos e qualificados nessas equipes para promover uma abordagem abrangente.

  1. Desenvolvimento de Políticas e Práticas

Aprovar e apoiar o desenvolvimento de políticas claras e práticas responsáveis que reflitam os compromissos ESG da empresa. Isso pode incluir desde políticas de sourcing sustentável até códigos de conduta ética e protocolos de governança.

  1. Implementação e Integração

Supervisionar a implementação de práticas ESG nas operações diárias da empresa. Isso envolve integrar considerações ESG em decisões de negócios, desenvolvimento de produtos e até estratégias de marketing.

  1. Monitoramento e Relatório

Assegurar a implementação de sistemas robustos de monitoramento e reporte para acompanhar o progresso em relação aos objetivos ESG estabelecidos. A liderança deve apoiar a divulgação regular e transparente dos resultados para stakeholders internos e externos.

  1. Feedback e Melhoria Contínua

Encorajar a avaliação contínua das práticas ESG e apoiar a adaptação e melhoria contínuas. Eles devem promover uma cultura de aprendizado e inovação, onde o feedback é valorizado e utilizado para otimizar as abordagens ESG.

A liderança tem um papel decisivo em cada etapa deste processo. Um compromisso visível e consistente das lideranças com ESG pode não apenas melhorar o desempenho sustentável da empresa, mas também reforçar sua reputação e relação com investidores, clientes e a comunidade em geral.

A implementação de práticas ESG pode enfrentar diversos obstáculos ao longo do caminho. Entender esses desafios é crucial para desenvolver estratégias eficazes que possam superá-los. Aqui estão alguns dos principais obstáculos para o progresso em ESG:

  1. Falta de Comprometimento da Alta Direção

Sem o apoio ativo e visível da alta liderança, as iniciativas de ESG podem falhar em ganhar a atenção e os recursos necessários para serem bem-sucedidas. A falta de comprometimento no topo pode resultar em esforços descoordenados e falta de prioridade para essas práticas.

  1. Restrições Orçamentárias

Implementar práticas sustentáveis e éticas muitas vezes requer investimentos significativos em tecnologia, treinamento, processos e pessoas. Em muitas organizações, principalmente em períodos de aperto financeiro, pode haver relutância em alocar recursos para iniciativas de ESG.

  1. Resistência à Mudança

Mudar processos estabelecidos e comportamentos pode enfrentar resistência interna, seja devido à inércia, desconforto com o novo ou medo de que as mudanças possam afetar negativamente os resultados atuais. Esse desafio é acentuado em organizações com culturas corporativas rígidas.

  1. Falta de Conhecimento ou Capacitação

A falta de entendimento sobre o que ESG realmente implica e como implementá-lo pode ser um grande obstáculo. Isso pode incluir desafios como a falta de conhecimento técnico para avaliar impactos ambientais ou a falta de expertise para integrar considerações sociais nas operações da empresa.

  1. Dificuldades de Mensuração e Reporte

Medir o sucesso em iniciativas de ESG pode ser complexo devido à falta de padrões uniformes e métricas claras. A complexidade aumenta com a necessidade de integração de dados de diversas fontes e a elaboração de relatórios que sejam transparentes e confiáveis.

  1. Pressão por Resultados de Curto Prazo

Muitas empresas são pressionadas por resultados financeiros de curto prazo, o que pode desviar a atenção e os recursos das iniciativas de ESG, que frequentemente requerem visão de longo prazo e investimentos contínuos.

  1. Desafios Regulatórios e de Conformidade

Conformidade com as regulamentações locais, nacionais e internacionais pode ser complicada, especialmente quando as leis estão em constante evolução. Isso pode criar incerteza e aumentar o custo de implementação de práticas de ESG.

  1. Conflitos de Interesse e Prioridades

Em algumas ocasiões, pode haver conflitos entre objetivos ESG e outros objetivos empresariais. Por exemplo, um investimento em tecnologia limpa pode conflitar com a necessidade de manter baixos custos operacionais.

Superar esses obstáculos requer uma combinação de liderança comprometida, estratégias claras, comunicação eficaz e, frequentemente, uma mudança cultural dentro da organização. Além disso, o compromisso contínuo com a educação, o treinamento e a adaptação às mudanças regulatórias e de mercado são essenciais para o sucesso das iniciativas de ESG.

A Tecnologia e a Gestão de Projetos são dois elementos cruciais que podem desempenhar um papel significativo na superação dos obstáculos associados à implementação de práticas ESG nas organizações. Aqui estão algumas maneiras pelas quais esses dois recursos podem ser aplicados efetivamente:

Tecnologia

  1. Automatização e Eficiência

A Tecnologia pode automatizar coleta e análise de dados, tornando os processos mais eficientes e reduzindo a possibilidade de erro humano. Por exemplo, softwares de gestão ambiental podem rastrear emissões de carbono ou consumo de água em tempo real, ajudando a empresa a monitorar e gerenciar melhor seu impacto ambiental.

  1. Ferramentas de Análise de Dados

Big Data e analytics avançados permitem que as empresas processem grandes volumes de dados para identificar padrões, tendências e áreas de risco ou oportunidade em suas operações ESG. Isso pode incluir desde análises preditivas para prever o impacto ambiental até modelagem de cenários para estratégias de sustentabilidade.

  1. Comunicação e Transparência

Plataformas digitais podem facilitar a comunicação entre a empresa e seus stakeholders, incluindo consumidores, investidores e reguladores. Isso melhora a transparência e permite que a empresa divulgue seus progressos e desafios em ESG de maneira mais eficaz.

  1. Inovação Sustentável

A Tecnologia pode ajudar a desenvolver novos produtos e serviços que são mais sustentáveis. Por exemplo, o uso de materiais recicláveis em processos de produção ou o desenvolvimento de soluções de energia renovável.

Gestão de Projetos

  1. Estruturação e Planejamento

A Gestão de Projetos oferece uma estrutura formal para organizar e planejar todas as atividades necessárias para a implementação de iniciativas ESG. Isso inclui a definição de objetivos claros, a alocação de recursos, o estabelecimento de cronogramas e a identificação de responsáveis.

  1. Monitoramento e Controle

Métodos de Gestão de Projetos permitem o monitoramento contínuo do progresso em relação aos objetivos estabelecidos. Isso ajuda a identificar rapidamente quaisquer desvios ou problemas, permitindo correções em tempo hábil para manter o projeto em curso.

  1. Gestão de Stakeholders

A Gestão de Projetos envolve técnicas eficazes para o gerenciamento de stakeholders, assegurando que todas as partes interessadas estejam engajadas e informadas sobre o projeto. Isso é vital para manter o alinhamento e o apoio ao longo da implementação das iniciativas ESG.

  1. Flexibilidade e Adaptação

Os Gestores de Projetos são treinados para serem adaptáveis e responderem a mudanças, seja no escopo do projeto, nas condições de mercado ou nas regulamentações. Essa flexibilidade é crucial para manter a relevância e a eficácia das práticas ESG em um ambiente empresarial em constante mudança.

  1. Lições Aprendidas

Uma abordagem baseada em Gestão de Projetos enfatiza a importância de documentar e aprender com cada projeto. Essas lições são vitais para melhorar continuamente as práticas de ESG e para o desenvolvimento de estratégias futuras mais robustas.

Combinando a Tecnologia avançada com práticas sólidas de Gestão de Projetos, as empresas podem aumentar significativamente suas chances de sucesso na implementação de iniciativas ESG, superando os obstáculos comuns e alcançando seus objetivos de sustentabilidade e responsabilidade social de forma mais eficiente e eficaz.

A implementação de práticas ESG em empresas de todos os portes e setores é mais do que uma tendência ou uma exigência regulatória; é uma necessidade estratégica que redefine a forma como as organizações operam dentro da sociedade contemporânea. Adotar ESG não é apenas sobre cumprir com responsabilidades éticas ou ambientais, mas sobre posicionar a empresa de maneira competitiva e sustentável para o futuro.

  1. Valor Sustentável

Empresas que integram critérios ESG em suas operações tendem a ser vistas como mais responsáveis e confiáveis, o que pode fortalecer a marca e a reputação corporativa. Isso atrai não só consumidores, que estão cada vez mais conscientes e exigentes quanto às práticas empresariais sustentáveis, mas também investidores que buscam mitigar riscos e assegurar retornos a longo prazo por meio de investimentos responsáveis.

  1. Atratividade para Investidores

No cenário financeiro atual, um robusto desempenho ESG pode melhorar o acesso a capital. Investidores e financiadores estão progressivamente mais propensos a alocar recursos em empresas que demonstram comprometimento com práticas sustentáveis e éticas, reduzindo assim potenciais riscos reputacionais e operacionais.

  1. Inovação e Competitividade

A adoção de ESG estimula a inovação ao encorajar as empresas a desenvolver novas tecnologias e processos que sejam não apenas eficazes, mas também sustentáveis. Isso pode abrir novos mercados e oportunidades de negócio, além de oferecer vantagens competitivas em setores onde os consumidores valorizam fortemente a sustentabilidade.

  1. Resiliência e Gerenciamento de Riscos

Práticas ESG eficientes ajudam a empresa a antecipar e gerenciar riscos ambientais, sociais e de governança de uma maneira mais proativa. Isso inclui desde questões ligadas às mudanças climáticas até normas trabalhistas e de segurança. Assim, a empresa não apenas protege sua operação contra riscos imediatos, mas também fortalece sua resiliência a longo prazo.

  1. Atração e Retenção de Talentos

Empresas comprometidas com valores ESG tendem a atrair e reter talentos, especialmente as gerações mais jovens que valorizam ambientes de trabalho que refletem suas preocupações sociais e ambientais. Isso resulta em equipes mais motivadas, engajadas e produtivas.

  1. Impacto Social Positivo

Além dos benefícios operacionais e competitivos, adotar ESG é fundamental para gerar um impacto social positivo. Empresas têm o poder de influenciar comunidades, mercados e governos, liderando pelo exemplo no combate à desigualdade, na promoção da educação e na proteção do meio ambiente.

 Conclusão

A implementação de práticas ESG não é apenas uma estratégia corporativa; é um imperativo ético e uma base para o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo. Independentemente do tamanho ou setor, empresas que assumem seriamente suas responsabilidades ESG estão melhor equipadas para enfrentar os desafios do futuro, mantendo-se relevantes, resilientes e respeitadas em um mundo em rápida transformação. Assim, ESG deixa de ser uma opção e se torna uma parte essencial da estratégia de qualquer empresa que aspira não só a prosperar, mas também a fazer a diferença.

Certificação em TI: qual a importância e quais as principais?

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Já pensou em obter uma certificação em TI? Trata-se do documento que aprova as habilidades do profissional em determinada área, processo ou solução. Justamente por isso, ele representa uma importante forma de crescer na carreira e ter reconhecimento no mercado de trabalho.

A certificação em TI pode ser obtida por quem tem formação em uma área da tecnologia ou é autodidata. Cada modalidade traz pré-requisitos definidos a partir do perfil das atividades que cobre, portanto é fundamental conhecer aquela mais adequada para sua carreira.

Quer saber em quais certificações em TI você deve investir? Continue a leitura deste artigo! 

Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL

Os bancos de dados geridos com base no SQL são utilizados por muitos aplicativos. Nesse cenário, a Oracle Certified Professional Advanced PL/SQL é a certificação ideal para quem pretende validar seus conhecimentos na integração dessas bases de informações com seus softwares.

Ela foi criada pela Oracle e pode ser obtida por programadores, especialistas ou administradores de sistemas. Mas, antes de ser certificado, é necessário obter a Oracle PL/SQL Developer Certified Associate, uma vez que ela é voltada para profissionais com alto nível de maturidade.

VMware VCP-Cloud

O investimento no cloud computing aliado a máquinas tem se tornado algo estratégico a muitos negócios, o que também elevou a procura por pessoas que soubessem instalar, gerenciar e otimizar esse tipo de solução. Para profissionais que queiram certificar suas habilidades na área, a VMware VCP-Cloud é a solução ideal.

Essa certificação em TI é focada nas pessoas que trabalham com a instalação, configuração e administração de ambientes na nuvem que necessitem de alta confiabilidade e segurança. A prova passa por conhecimentos sobre os diferentes tipos de infraestrutura de cloud computing, assim como aqueles necessários para migrar dados e distribuir recursos aos usuários.

Certificação ITIL

A biblioteca ITIL (Information Technology Infrastructure Library ou Biblioteca de Infraestrutura da Tecnologia da Informação) é um dos principais guias de gestão de TI do mercado. Ela tem auxiliado profissionais do setor em todo o planeta a estruturarem serviços conforme as demandas de maior impacto no dia a dia de cada pessoa que depende da infraestrutura da empresa.

Nesse contexto, a certificação ITIL é fundamental para quem pretende validar seu conhecimento na área. Seus quatro níveis que podem ser obtidos conforme o perfil das atividades do profissional e o conhecimento que apresenta sobre a biblioteca:

  • Foundation/Practitioner: nível básico e fundamental para os demais;
  • Intermediate: etapa focada na gestão de serviços de TI e em áreas práticas, como o service desk e a gestão de riscos;
  • Expert: direcionado a quem trabalha com a gestão de processos e o ciclo de vida dos serviços de TI;
  • Master: trata-se do último nível da certificação, que tem como foco CEOs e outros profissionais de cargos executivos. Justamente por isso, exige uma experiência maior do que cinco anos para ser obtida.

Embora seja mais recomendada para gestores de TI, a certificação ITIL também pode ser obtida por profissionais que atuam em atividades focadas na execução de serviços. As provas foram reformuladas recentemente para adaptação à ITIL v4, nova versão da biblioteca. Ainda assim, as certificações da ITIL v3 continuarão válidas.

Certified Information Systems Security Professional

Também conhecida apenas como CISSP, essa é uma das principais certificações voltadas a quem trabalha com segurança digital. Justamente por isso, é muito obtida por profissionais que pretendem reforçar a capacidade de executar atividades com uma boa base de confiabilidade, mesmo que não atuem diretamente com a proteção de dados — como é o caso dos desenvolvedores e gestores de infraestrutura de TI.

O teste, que dura seis horas e traz 250 questões, testa as habilidades dos profissionais de proteger a infraestrutura, detectar ataques ou eliminar brechas de segurança. A padronização do certificado permite que seja aceito mundialmente e tem como foco profissionais com grande experiência em suas respectivas áreas de atuação.

Microsoft Certified Solutions Developer

Com validade de dois anos, essa certificação pode ser obtida por quem trabalha na criação de softwares do ambiente Windows. A prova atesta habilidades como:

  • a programação em HTML5 com CSS3 e JavaScript;
  • o desenvolvimento de aplicações web ASP.NET;
  • o desenvolvimento em Windows Azure e serviços web.

AWS Certified Solutions Architect — Associate

Trata-se de uma certificação direcionada a arquitetos de soluções tecnológicas baseadas na nuvem da Amazon (a AWS). Ela garante que o profissional de TI tem as habilidades necessárias para construir um ambiente com alta disponibilidade, escalável e de poucas falhas, além de saber combinar a economia de recursos com a segurança de dados.

Para obtê-la, é exigido um ano de experiência com a AWS ou o trabalho na arquitetura de sistemas.

Certified ScrumMaster

A metodologia Scrum é utilizada por muitos profissionais para gerir projetos de TI, tornar o desenvolvimento de sistemas mais ágil e eliminar gargalos no ambiente de trabalho. Assim, a Certified ScrumMaster é voltada para quem trabalha com este framework e em sua aplicação em cada etapa de seus projetos.

Por ser focada nos mestres de Scrum, a certificação se direciona a gerentes de projetos ou líderes de setores. Junto à certificação, o profissional ganha dois anos de vínculo com a Scrum Alliance, que podem ser utilizados para acesso a eventos locais e online.

Como vimos no conteúdo acima, as certificações em TI podem ser obtidas para várias áreas. A partir da análise do seu perfil operacional e dos objetivos que tem no médio ou longo prazo, é possível direcionar seus estudos para obter aquela que abra portas no futuro e garanta um maior sucesso profissional.

A obtenção de uma certificação em TI deve ser vista como um investimento estratégico. Conforme a tecnologia evolui, esse documento garante que o profissional seja capaz de comprovar seu alinhamento com as principais tendências do seu campo de atuação e, além disso, consiga prestar um serviço de qualidade.

Portanto, não deixe de considerar a certificação como uma forma de crescer na sua carreira e ter acesso a novas oportunidades.

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funcionário ocioso

Gestão de equipe: o que fazer quando um funcionário está ocioso?

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Em um cenário com alto nível de competitividade, o ideal para uma organização é trabalhar no nível máximo de otimização de recursos. Isso significa estar com os seus times atuando em um bom nível de produtividade, sem sobrecarga dos colaboradores ou a presença de um funcionário ocioso no local de trabalho.

Contudo, ainda que o gestor adote uma boa estratégia para distribuir tarefas, muitas vezes, a empresa pode se deparar com algum funcionário ocioso (ou vários colaboradores nessa condição). Existem diversas razões para esse cenário ocorrer.

Logo, é mais do que válido darmos uma olhada minuciosa nas causas e possibilidades de reversão desse quadro. Se o negócio se torna capaz de reduzir esse fator no seu dia a dia, a sua competitividade será muito maior.

Já imaginou, por exemplo, que a causa pode estar diretamente relacionada a uma questão de gerenciamento? Ou será que isso tende a ser mais uma questão do perfil do colaborador? Como você pode ver, é importante ter o conhecimento necessário para identificar esses fatores e buscar a forma correta para tornar a companhia mais eficaz.

Se você ficou curioso e quer saber mais sobre esse fenômeno, siga com a leitura para compreender como identificar esses fatores e solucioná-los da forma correta!

Por que a sua empresa precisa alcançar o nível de otimização dos recursos?

A otimização de rotinas e estratégias faz parte dos planos de gestão de qualquer companhia. A busca por um nível máximo de qualidade deve ser algo contínuo, especialmente, se considerarmos que nenhum mercado deixa de ser modificado. Nesse sentido, alcançar o nível de otimização de recursos demonstra que os esforços para se realizar uma boa gestão de equipe na execução dos projetos realmente valeram a pena.

Isso quer dizer que a empresa passou a reconhecer que tanto ter colaboradores que estejam sobrecarregados quanto manter algum funcionário ocioso é igualmente maléfico. Tendo isso em vista, o negócio passará a fazer um exercício contínuo para evitar esse tipo de situação, especialmente, nas empresas que trabalham com demanda e gestão por projetos.

Por isso, para montar uma equipe ideal, é preciso entender bem os colaboradores, analisar seus perfis de produção e saber dispor de seus trabalhos e capacidades sem exigir além de suas forças e, ao mesmo tempo, não os deixando ociosos.

Somente dessa forma, a sua empresa alcançará um alto nível de produtividade, em que os recursos são bem aproveitados, os custos são mantidos em um nível baixo e o negócio pode atender a demandas externas com agilidade.

Funcionário ocioso: quando isso é uma questão de gerenciamento?

A ociosidade por motivos de gerenciamento é aquela que existe pela mais pura e simples má utilização — por parte do gerente ou do líder da equipe — do uso das forças produtivas a seu dispor. Em outras palavras, isso significa que não está sendo feita uma boa gestão de time, o que leva a um ambiente com membros sendo subaproveitados.

Esse tipo de ociosidade afeta todas as etapas de produção e consome uma parcela significativa da força produtiva da empresa. Além disso, equipes ociosas costumam trabalhar mal até mesmo nas atividades que têm mais tempo para realizar: o planejamento será incapaz de definir uma rotina de alta qualidade, em que a entrega de resultados seja rápida e sem procrastinação.

E o que tudo isso faz? Gera prejuízos para a corporação. Seja pela ausência de produção, seja pelos gastos para simplesmente manter a equipe de prontidão, a empresa direcionará recursos financeiros em excesso para os seus times.

Como possíveis diagnósticos desse cenário, vemos que o time tem condições de produzir mais, ou que a equipe é muito grande para o trabalho proposto. Nesses casos, é preciso pensar em uma reestruturação do perfil de gestão da equipe.

Identificar o que causa essa ociosidade é prioritário. A partir disso, passa a ser possível propor resoluções — como um remanejamento de colaboradores. Nesse caso, cabe elaborar um plano de gestão de equipe e executá-lo a partir de uma visão colaborativa.

Seja transparente com os funcionários

De fato, um funcionário ocioso compromete a equipe e gera prejuízos para a empresa. Por outro lado, quando a falta de atividades para execução parte da corporação, isso tende a frustrar as expectativas do colaborador engajado e prejudicar a sua motivação — mais adiante, daremos algumas dicas para manter esse funcionário ocupado.

Embora possa parecer à primeira vista, um colaborador ocioso não é necessariamente um funcionário ruim. Na verdade, é bem possível que ele seja muito bom, mas simplesmente não tenha o que fazer. Isso também demonstra um problema de gestão de equipe.

Tenha em mente que vivemos em uma época na qual as pessoas buscam cada vez mais a sua ascensão profissional. Portanto, esse funcionário podia ter sonhos e ambições quando entrou na sua empresa.

Contudo, a má gerência ou outras questões relacionadas ao momento da organização (período de transição, mudança de controle acionário, de foco do negócio, de gestão, cancelamento de projetos etc.) podem desviar a atenção da empresa de suas atividades normais. Isso certamente resultará em falta de trabalho para os colaboradores.

Caso a sua companhia vivencie alguma dessas situações, é fundamental ser transparente com os funcionários e dar uma previsão para a retomada das atividades normais — quando possível. Agindo assim, você evita o desgaste emocional dos profissionais envolvidos e garante que eles estarão prontos para voltar ao ritmo de trabalho quando a situação normalizar.

Funcionário ocioso: quando isso faz parte do perfil do colaborador?

Já quando a ociosidade é em relação ao perfil do colaborador, os sinais são detectados apenas nele, e costuma ser bem claro que o problema é pontual. Para identificar esses sintomas, o gerente ou líder deve ficar atento aos seus funcionários, procurando pelos principais sinais de ócio no trabalho, tais como:

  • desatenção;
  • conversas pessoais em demasia;
  • pausas em excesso para lanches ou cigarros;
  • idas constantes ao banheiro;
  • muitas saidinhas durante o expediente para ir ao banco;
  • saídas para comprar algo na rua.

Mas, como é sempre possível haver outros sinais, observação é fundamental. Nesses casos, é comum ver o resto da equipe com sobrecarga de trabalho, enquanto o colaborador ocioso mantém uma rotina com pausas, conversas em demasia e muitas desculpas para fazer suas tarefas.

O pior é que esse tipo de situação acaba atrapalhando o restante da equipe, uma vez que a ociosidade de um, automaticamente, se reflete no ambiente de trabalho como um todo. Nesse caso, basta direcionar a força de produtividade desse trabalhador ocioso para tarefas que estejam pendentes ou até para solucionar a sobrecarga de outro colaborador.

Mas também é possível que esse funcionário tenha uma atitude proposital — ao acumular tarefas intencionalmente —, que resulta em uma sobrecarga para o restante da equipe. Sendo assim, o ideal é elaborar uma advertência sobre seu comportamento, e, caso não haja mudanças, recomenda-se a demissão do colaborador.

O desligamento do funcionário ocioso pode parecer uma solução radical, que causa um grande impacto para a empresa, mas tenha em mente que é primordial a busca pela otimização dos recursos humanos e da organização como um todo.

Como resolver a ociosidade na empresa?

Quando é detectado que um colaborador está ocioso, é preciso, antes de mais nada, identificar a causa dessa ociosidade. Assim, por meio de um planejamento, deve-se procurar torná-lo mais diligente quanto às suas funções. Para isso, a gestão de tempo e de tarefas é de suma importância. A seguir, veja algumas atitudes para evitar a ociosidade de seus funcionários.

Defina métricas de performance

As métricas são um mecanismo importante para avaliar a qualidade dos serviços prestados pela empresa. O uso de indicadores dá ao gestor uma visão precisa sobre o funcionamento do negócio e como os seus times atuam. Por isso, é importante que eles sejam aplicados em todos os processos.

Uma vez que o gestor utiliza métricas bem estruturadas, fica mais fácil avaliar em quais pontos da cadeia operacional existe ociosidade. Com tais dados em mãos, o time poderá mitigar erros e qualquer abordagem que leve a uma produtividade abaixo do esperado. Assim, a empresa poderá reduzir ao máximo o número de profissionais ociosos.

Portanto, defina métricas com cuidado. Elas precisam ter o perfil do time e estar alinhadas com as demandas e objetivos do negócio. Um objetivo muito elevado, por exemplo, coloca o time em uma situação de sobrecarga de trabalho. Em busca da aderência à métrica, os trabalhadores ampliarão excessivamente as suas atividades e, em função disso, cometerão mais erros.

Já um indicador muito abaixo da capacidade do time prejudica a capacidade de o gestor avaliar se a performance dos profissionais está em um bom nível. Assim, identificar se existe algum funcionário ocioso será muito mais complicado.

Aplique feedbacks

Se os problemas são identificados, o feedback deve entrar em ação. Converse com times e colaboradores que apresentem problemas na qualidade dos seus serviços para avaliar o que houve de errado, quais são as demandas e falhas internas.

Faça uma proposta de melhorias, que envolva todos os profissionais ociosos. Com um bom plano, será mais fácil garantir a qualidade do serviço prestado e, assim, ter mais produtividade.

Liste as atividades prioritárias

Por mais que o colaborador esteja com as tarefas em dia, novas demandas sempre aparecerão. Assim, estimule o funcionário ocioso a fazer uma lista, elencando as atividades consideradas prioritárias — elas precisam ser resolvidas dentro do prazo.

Pense nessa lista como uma programação individual para preencher o dia do funcionário ocioso e, consequentemente, evitar a ociosidade.

Envolva o funcionário com tarefas simples

Para os casos em que o colaborador realmente não tem atividades a serem desenvolvidas, uma dica eficaz para evitar a ociosidade que compromete toda a equipe é designar tarefas simples a ele. Claro que o trabalho não deve parecer fútil ou designado a ele apenas para passar o tempo.

Assim, mostre ao trabalhador que o tempo ocioso pode ser aproveitado para organizar uma gaveta ou fazer uma limpeza nos arquivos inúteis da área de trabalho do seu computador, por exemplo. Essas atividades realizadas agora podem poupar um tempo precioso nos momentos de sobrecarga.

Disponibilize conteúdos para estudo

Todas as tarefas foram cumpridas — inclusive, aquelas mais simples. E agora, o que mais o funcionário ocioso pode fazer para evitar ficar parado? Estudar e se atualizar!

Tenha em mente que o mercado está cada vez mais competitivo, e que novidades surgem a cada dia. Portanto, o tempo ocioso do colaborador pode ser utilizado para uma reciclagem em seus conhecimentos.

A dica aqui é disponibilizar treinamentos e conteúdos relevantes, relacionados ao seu segmento de negócio, na intranet da empresa — ou até mesmo por materiais impressos (apostilas, livros, revistas etc.), estrategicamente colocados em um local tranquilo para o estudo. Essa atitude pode tirar o seu funcionário ocioso da zona de conforto e estimulá-lo a buscar novas soluções para a corporação.

Peça sugestões para evitar a ociosidade

Conversar com os colaboradores e pedir opiniões para melhor utilização do tempo do funcionário ocioso podem ser uma maneira de engajar a equipe e conseguir o seu comprometimento nas tarefas. Assim, ao saber o que os profissionais enxergam como gargalos de produtividade, você pode aproveitar para elaborar ações que estimulem maior dedicação ao trabalho.

Um concurso com premiação por produtividade, por exemplo, pode ser uma boa maneira de estimular a equipe a executar mais tarefas. Além disso, você pode incluir normas para a premiação, como determinar que a ajuda criativa a outros setores seja um critério de desempate. Dessa forma, o importante aqui é escutar os colaboradores e criar ações para unir a equipe e incentivar o trabalho em conjunto — sem sobrecarregar ou excluir ninguém, é claro!

Utilize Scrum em seus projetos

Uma alternativa para evitar a ociosidade é implementar a metodologia Scrum no seu negócio. A seguir, veja os 10 passos principais que o empreendedor Jeff Sutherland cita em seu livro “Scrum: a Arte de fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”.

1. Defina um “Product Owner”

Essa pessoa será responsável pela visão do que será entregue em seu projeto. Entre as suas responsabilidades, ela deverá ponderar os riscos e benefícios das ações, determinar o que pode ser feito, motivar a equipe e evitar a ociosidade.

2. Forme os times

Divida os colaboradores — de acordo com as suas habilidades — e forme equipes de três a nove pessoas, para desenvolverem os projetos da empresa. Se você tiver uma equipe Scrum motivada e competente no autogerenciamento, nenhum funcionário ousará ficar ocioso — uma vez que a própria cobrança da equipe não permitirá isso.

3. Determine um Scrum Master

Essa pessoa vai orientar o restante da equipe em relação à estrutura de processos do Scrum. Além do mais, ela deverá eliminar gargalos e pontos que impeçam o progresso das atividades.

4. Crie um Product Backlog

Consiste na configuração de uma lista detalhada de todas as tarefas que precisam ser desenvolvidas para tornar o projeto viável. Esse mapa do projeto estará em constante mutação e evolução e, para isso, precisa de um acompanhamento efetivo do Product Owner.

5. Elabore as estimativas do Product Backlog

Aqui, é imprescindível que as equipes consigam estimar o prazo para a execução de cada uma das tarefas. Assim, a ociosidade não será tolerada.

6. Planeje os Sprints

Os Sprints são os ciclos de duração de cada uma das tarefas, que, normalmente, têm um período inferior a um mês.

7. Crie um Scrum Board (ou Kanban)

Utilize um quadro para traçar as colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Em seguida, utilize papéis autoadesivos (os famigerados post-its) para representar cada um dos itens que precisam ser concluídos — cada um deles deve ser colado na sua respectiva coluna, de acordo com o status atual.

8. Defina o Daily Scrum

Todos os dias, no mesmo local e horário, a equipe deve se reunir (não mais do que 15 minutos) para responder “o que fizeram ontem?”, “o que vão fazer hoje?” e “o que impede a conclusão do Sprint?”. Essa reunião, sem dúvidas, evita a ociosidade da equipe.

9. Determine o Sprint Review

Consiste em uma reunião para apresentar a evolução prática dos Sprints. Ou seja, tudo que foi colocado na coluna “feito”.

10. Não esqueça a retrospectiva do Sprint

Trata-se do processo para a coleta de feedbacks, para compreender o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Utilize uma plataforma de gestão de projetos

Organizar os cronogramas e otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores de uma empresa pode ser uma tarefa bastante complexa, mas a tecnologia atual tem se mostrado uma grande aliada nessa missão. Por essas e outras razões, o uso de softwares de gestão de equipes é altamente recomendado.

Como exemplo, podemos citar o caso da Tree Tools, que, com o uso do software da Project Builder, conseguiu não só acompanhar, mas também rearranjar, de maneira otimizada, o tempo disponível de sua equipe.

Agora vamos resumir um pouco para chegarmos à moral da história: a verdade é que, ao se identificar um funcionário ocioso, é preciso, claro, fazê-lo trabalhar. E isso só será possível com a organização do trabalho de toda a equipe, para evitar que ainda sobrem pessoas fora da curva de otimização.

Como você pôde ver no caso da Tree Tools, o acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas é de extrema relevância. E não é só isso! Também é preciso saber exatamente quais são as capacidades de cada membro do time, suas qualificações, sua forma de trabalho e no que ele pode contribuir ou não.

Por isso, é sempre útil traçar bem os perfis dos colaboradores para construir uma equipe capaz de atacar qualquer projeto por diversos ângulos e que trabalhe bem unida. O trabalho gerencial precisa manter todos os colaboradores em sua máxima produtividade, sem sobrecarregar as atividades normais da empresa. Trata-se, portanto, de tornar o ambiente corporativo estimulante, eficaz e eficiente.

Um bom ambiente de trabalho, em que não se encontre ociosidade ou sobrecarga em qualquer colaborador, tem uma forte tendência a ter um rendimento alto.

E então, como anda o nível de comprometimento entre os seus colaboradores? Já conseguiu identificar algum funcionário ocioso e se o problema está na gestão ou no perfil do próprio colaborador? Assine a nossa newsletter e receba novos conteúdos relacionados ao assunto!

forecast de projetos

Forecast de projetos: como isso ajuda na gestão?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Forecast de projetos: como isso ajuda na gestão?

Uma das formas mais eficientes e populares de controlar e visualizar o orçamento de uma empresa é o budget e o forecast de projetos. A ideia é baseada em um orçamento estático, que traça os objetivos de uma companhia dentro de um período de tempo. Esse orçamento é ajustado por meio de forecasts, uma planilha elaborada pela gestão e que compara os valores do budget ao que foi, de fato, gasto no mês.

Essa é uma forma bastante utilizada para que as previsões de gastos e receitas sejam condizentes com a realidade da empresa. Isso proporciona mais segurança no dia a dia empresarial e facilita a visualização de novas metas. Quer saber como seus projetos podem se beneficiar do forecast? Confira o post e turbine sua gestão!

O que é forecast de projetos?

O forecast de um projeto é o orçamento de uma empresa já ajustado. A finalidade é se certificar de que as metas do orçamento inicial serão cumpridas conforme planejado. A esse orçamento, dá-se o nome de budget, que faz uma análise das vendas, custos e despesas que uma organização terá por certo tempo.

As empresas, em geral, elaboram o budget de um ano, mas você pode adequar de uma forma que seja mais benéfica para a sua realidade. Feito isso, os gestores realizam mensalmente a análise de sua realidade contábil, de forma a ver a relação entre o que foi previsto e o que aconteceu na prática.

Depois da análise mensal, é feito um ajuste de orçamento, chamado de forecast. Nesse ajuste, as metas finais são comparadas ao que foi previsto. Isso é necessário para que todos os valores mensais sejam adequados ao que foi feito até o momento para que os objetivos sejam alcançados. É traçada, então, nova meta para os meses que ainda restam do ano.

Como posso utilizar o budget e o forecast em minha empresa?

Vamos imaginar que uma organização planeje gastos de R$ 3 mil ao mês com alguma despesa específica, totalizando R$ 36 mil ao ano. Passados quatro meses, o gestor diagnostica que, em vez dos R$ 12 mil previstos, a empresa desembolsou R$ 24 mil. Será necessário, portanto, tomar alguma atitude para manter o controle das finanças e, ainda assim, cumprir a meta estabelecida inicialmente.

Para isso, é necessário elaborar a planilha de forecast, que vai calcular quanto a organização poderá gastar ao mês até o fim do ano para atingir seus objetivos. No exemplo citado, podemos ver que sobram somente R$ 12 mil para os oito meses restantes, fazendo com que a previsão de despesa, no mesmo item analisado, seja de R$ 1500 ao mês. Caso isso não aconteça, o orçamento ou budget será estourado e causará muitos incômodos à gestão.

Para aplicar o budget e o forecast na sua empresa, portanto, é preciso traçar uma meta anual e analisar mês a mês se os gastos condizem com o que foi previsto. Caso tudo esteja dentro do orçamento, mantenha o ritmo. Se as despesas forem maiores, será necessário elaborar o forecast de acordo com o que foi analisado no início do período.

O que são o rolling budget e o rolling forecast?

Alguns setores precisam de mais rapidez nas mudanças dos processos, como as empresas que entregam produtos com ciclo de vida pequeno. Nesses casos, o budget tradicional pode não ser muito indicado, sendo necessária a elaboração de rolling budget e rolling forecast. Esses são tipos de orçamento mais flexíveis e contínuos, que permitem que as despesas e recebimentos sejam previstos em intervalos predeterminados ao longo do processo.

Essa prática não é a mesma que o ajuste do budget por meio do forecast. A diferença entre elas é que o orçamento estático analisa um prazo fixo e sua prática trata dos meses restantes como uma contagem regressiva. No caso do rolling budget, a cada análise de orçamento, o prazo é renovado, fazendo com que todos sempre durem conforme a previsão inicial que, como dissemos, é, em geral, de 12 meses.

Como fazer a gestão de custos?

Faça uma estimativa dos gastos

Nessa primeira etapa, é necessário que o gestor consulte o plano primário do projeto, em que vão constar os materiais necessários, os gastos com consultoria e contratações e qualquer outra despesa para sua execução. Feito isso, o gestor do projeto entra em contato com fornecedores a fim de levantar os preços.

Outra análise recomendada é consultar o histórico de projetos semelhantes. Embora os preços se alterem com a inflação ou com a incidência de outros índices, é possível adaptar os valores para o momento atual.

Estipule o orçamento

Agora é a hora de fazer o planejamento financeiro. Preveja quais os gastos, os ganhos e os investimentos que deverão ser feitos. Essa análise é extremamente necessária para que os custos não saiam do controle e para que o orçamento não estoure.

Essa etapa é especialmente importante para que a organização tenha uma base de comparação, fazendo com que esses valores sirvam de referência para o futuro e para verificar se as atividades estão custando o que foi planejado.

Controle os gastos

Nesse passo, o gestor precisará acompanhar continuamente se o orçamento previsto está em congruência com o que acontece na prática. É fundamental que o forecast de projetos seja elaborado no andamento dessa análise do orçamento, a fim de que as despesas não fujam do que foi estipulado pelo gestor no início do projeto.

Ter controle sobre o que acontece nas finanças de uma organização durante o andamento de um projeto é essencial para a saúde de uma empresa. É a única forma de assegurar que os produtos ou serviços estão sendo lucrativos e que a empresa caminha conforme foi traçado.

Entendeu a importância do forecast de projetos para sua gestão? Como vimos até aqui, o conhecimento dos números e das etapas que fazem parte de um trabalho são muito importantes para um trabalho de qualidade. Para facilitar a tarefa, conte com um software de gestão de projetos que ofereça todas as ferramentas necessárias para garantir os melhores resultados.

Gostou deste post? Pretende implementar soluções que otimizem sua produtividade e organizem o seu dia a dia? Veja como a Project Builder pode ajudar você e peça agora o vídeo de demonstração das nossas soluções!

Equipes de Alta Performance

Como formar equipes de alta performance em projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Gestão, Pessoas. Nenhum comentário em Como formar equipes de alta performance em projetos?

O gerenciamento de projetos deve ser feito seguindo algumas boas práticas para que ele retorne os resultados desejados pelo negócio. Nesse sentido, a formação de equipes de alta performance é um dos pontos mais relevantes.

Mesmo reconhecendo essa importância e necessidade, pode ser difícil chegar a esse objetivo. Para que seu caminho até lá fique mais fácil, veja, a seguir, algumas dicas imperdíveis:

Preocupe-se com o projeto e com as pessoas

Como gestor, você tem uma responsabilidade que vai além de gerenciar e acompanhar resultados ou de pensar no sucesso do projeto, apenas. É preciso agir de forma a gerenciar as pessoas de maneira realmente efetiva, já que elas são as grandes responsáveis por conseguir transformar o projeto em um sucesso.

Não adianta selecionar as pessoas certas para a equipe e não dar estímulo para produzir de maneira adequada, por exemplo. Também não adianta criar um ambiente pouco condizente com as metas e objetivos, o que prejudica todo o andamento do projeto.

Sendo assim, o papel do gestor é, sim, se preocupar com os resultados do projeto, mas ele também deve olhar para as pessoas que compõem a equipe de execução. Ser empático e altamente inspirador funciona muito melhor para conquistar a alta performance.

Dê importância à gestão de pessoas para formar equipes de alta performance

Mais do que avaliar as capacidades e habilidades no processo de seleção para uma equipe, é fundamental saber como trabalhar e desenvolver essas habilidades em busca dos resultados.

É justamente isso o que faz a gestão de pessoas: desenvolver as capacidades dos colaboradores para que seja possível obter os resultados almejados — seja em um projeto ou na realidade da empresa como um todo.

Se esse tipo de gestão for colocada em prática do jeito certo, a equipe trabalha com sinergia e produtividade, diminuindo os erros e o tempo para conseguir chegar ao ponto de destino desejado.

Aposte na união da equipe e inove

Entendendo o papel do gestor e da gestão de pessoas, é hora de partir para a formação de uma equipe de resultados excepcionais. Para que isso seja possível, algumas recomendações incluem:

Capriche na comunicação

Não existe equipe de sucesso que não tenha a uma comunicação intensa, viva e contínua entre todos os seus integrantes. Caso os membros não troquem ideias entre si ou o próprio gestor não esteja disposta a dialogar, as chances de sucesso são mínimas.

Por isso, o ideal é criar um canal de comunicação aberto, livre e horizontal no qual a gestão pode falar com os colaboradores, os colaboradores podem falar com a gestão e os colaboradores possam dialogar entre si.

Além de estimular a criação de um ambiente colaborativo, busque também o alinhamento de expectativas desde o começo. Todos devem saber quais são os objetivos e estratégias e, conforme o projeto tenha início, como está o andamento. A transparência faz uma diferença positiva e oferece resultados diferenciados.

Delegue tarefas e dê autonomia

Como o objetivo é ter uma equipe de alta performance, o trabalho coletivo deve ganhar grande importância. Sendo assim, agir de maneira fortemente centralizadora não vai ajudar você, a equipe ou mesmo o projeto.

O ideal é delegar tarefas — apenas faça isso para as pessoas certas. Diante das necessidades específicas de cada uma dessas tarefas, encontre no grupo a pessoa ou as pessoas mais apropriadas para a sua execução. Dê orientações, treinamentos e auxílio, mas também dê autonomia.

Ao oferecer relativa liberdade, os laços de confiança se fortalecem e os resultados são obtidos mais facilmente. Apenas mantenha controle sobre os resultados e dê orientações em momentos específicos de avaliação.

Resolva conflitos internos

A busca por resultados muitas vezes se torna tão intensa que leva à geração de conflitos internos. Seja pela falha na comunicação ou pela competitividade propriamente dita, nada impede que a equipe se veja enfrentando dificuldades geradas pelos conflitos.

Embora essa situação não possa ser totalmente eliminada ou impedida, ela pode e deve ser gerenciada corretamente. Nesse caso, o gestor precisa agir como mediador, sem tomar lados e buscando a melhor solução não apenas para as pessoas, mas também para o projeto.

Quanto mais rápida for a solução, menores são os efeitos causados por esse tipo de situação. Além disso, um ambiente sem conflitos gera um clima organizacional melhor e mais adequado.

O impacto disso é o aumento da motivação e, por consequência, o aumento da produtividade. Também há uma diminuição na insatisfação e na taxa de rotatividade, deixando a equipe mais unida. Com isso, é mais fácil conquistar resultados diferenciados no projeto.

Não tenha medo de quebrar paradigmas

O objetivo não é conseguir alta performance? Então é fundamental ter em mente que nem sempre isso é obtido pelo caminho mais comum. Muitas vezes, aliás, vai ser necessário seguir por direções muito pouco usuais ou mesmo inexploradas.

Como gestor, você deve estar disposto a assumir responsabilidades e correr alguns riscos controlados, se for para o sucesso do projeto. Sendo assim, use o sucesso como seu melhor indicador e não tenha medo de quebrar alguns paradigmas.

Desde que os valores da empresa sejam respeitados e as pessoas geridas da maneira certa, o caminho para chegar até os resultados pode seguir por direções inesperadas. Tenha a mente aberta e esteja atento a todas as possibilidades, de modo a aproveitar boas oportunidades que surgirem.

Como o gestor também deve inspirar as pessoas, tomar a frente e ousar em certos pontos, funciona como uma força motriz ideal para conseguir mais engajamento e soluções que fogem do óbvio. Além de economizar tempo e dinheiro, isso também oferece mais confiança e coesão para a equipe.

A formação de equipes de alta performance em projetos é só uma das muitas atribuições que são dadas a um gestor. Usando a gestão de pessoas da forma certa — como com comunicação, delegação e resolução de conflitos e desafios — o projeto é capaz de oferecer resultados que ficam muito acima da média.

O que você tem feito para conseguir melhores resultados? Quais são seus desafios? Deixe um comentário aqui embaixo, contando pra gente!

 

 

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Gráfico de Gantt: como e por que utilizá-lo para gerenciar projetos?

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. 2 comentários em Gráfico de Gantt: como e por que utilizá-lo para gerenciar projetos?

Você por acaso tem ideia de por que o Gráfico de Gantt continua sendo uma das estruturas mais usadas no gerenciamento de projetos se há tantos softwares, sistemas e recursos inovadores disponíveis por aí? O que será que essa ferramenta, que foi pensada em 1800 e reformulada em 1910, tem a agregar para você e sua equipe? A verdade é que nem estamos brincando nem é coisa de gerente de projetos das antigas! O Gráfico de Gantt é mesmo extremamente atual e pode se tornar um grande aliado quando o assunto é gerir projetos com eficácia, mantendo a equipe focada naquilo que deve ser feito. Que tal conhecer melhor o potencial dessa ferramenta?

De onde vem

Em meados de 1800, o engenheiro polonês Karol Adamiecki elaborou um documento para acompanhar o fluxo de trabalho de maneira visual, o qual nomeou de harmonogram. Mais de um século depois, em 1910, Henry Gantt aproveitou esse modelo para se inspirar e, então, criar o chamado Gráfico de Gantt, uma ferramenta que tinha por objetivo acompanhar o trabalho dos supervisores das fábricas para evitar atrasos na produção.

Hoje em dia

Mais de um século se passou e o Gráfico de Gantt continua servindo a diversos propósitos dentro do gerenciamento de projetos, mas seu principal objetivo ainda é mostrar de maneira bastante visual e de fácil compreensão como se desenvolve o cronograma completo dos trabalhos. Por meio de barras que representam uma linha do tempo, esse recurso permite que se tenha uma visão clara do tempo investido em cada tarefa e do prazo total para a entrega do projeto finalizado. Lembrando que ele não se limita apenas à linha do tempo, auxiliando também a organizar o projeto e promover um gerenciamento de qualidade.

Por que usar

Segmentação de tarefas

Ao colocar o Gráfico de Gantt no papel, na planilha ou no software, você automaticamente desmembra as atividades do projeto em tarefas menores, o que permite visualizar com muito mais detalhes exatamente o que deve ser feito, quando e por quem.

Distribuição de responsabilidades

Incluindo uma coluna a mais no seu gráfico, você pode determinar, ao lado de cada atividade, os responsáveis por tais ações. Com essa simples inclusão você mantém todos devidamente informados sobre suas atribuições dentro do projeto.

Interdependência de atividades

No gerenciamento de projetos é mais que comum ter atividades interdependentes, ou seja, com uma tarefa precisando ser concluída para que outra seja iniciada. No Gráfico de Gantt você ordena as atividades de modo a identificar essas interdependências e conscientizar a equipe sobre a necessidade do cumprimento de prazos para que o cronograma não seja impactado.

Definição de prazos

Ao iniciar um Gráfico de Gantt, você pode testar diferentes arranjos entre atividades e prazos, o que permite ter uma visão mais abrangente de todo o esforço a ser despendido ao longo do projeto. Com isso você identifica o caminho crítico e define os prazos com uma maior assertividade, deixando de correr o risco de dimensionar mal a data de entrega do produto final.

Controle do desenvolvimento

Após finalizado o Gráfico de Gantt, compartilhe-o com sua equipe e monitore os avanços para ver se os prazos estão mesmo sendo cumpridos. Como essa é uma ferramenta bastante visual, o ideal é que você a disponibilize em um mural ou dashboard de controle para que todos tenham acesso à informação a qualquer hora.

Como montar

Atualmente é possível desenvolver um Gráfico de Gantt a partir de planilhas de Excel, softwares, aplicativos e outras ferramentas on-line. Aqui explicaremos quais são os itens que não podem faltar durante o desenvolvimento do seu gráfico, ok?

Liste as atividades do projeto

Antes de mais nada, faça uma lista das atividades essenciais ao projeto: essa será sua visão macro de tudo que deve ser feito. Nesse momento, estime também o tempo necessário para que cada atividade seja concluída.

Parta para o detalhamento

Cada atividade pode ser desmembrada em tarefas menores, que serão executadas por sua equipe. Identifique essas tarefas e, mais uma vez, estime o tempo para concluir cada uma delas.

Identifique as interdependências

Quais tarefas e atividades são interdependentes? Os prazos para conclusão estão alinhados ou é preciso realizar ajustes para que dê tempo do time se estruturar e dar prosseguimento? Atente-se para essas três situações:

  • Tarefas que precisam ser concluídas para que outras se iniciem;
  • Tarefas que não podem ser iniciadas antes de outras;
  • Tarefas que não podem ser concluídas antes de outras.

As tarefas que não são interdependentes podem correr paralelamente às demais, desde que você tenha recursos disponíveis para que tudo caminhe concomitantemente sem maiores atropelos.

Estruture seu Gráfico de Gantt

Com todas as informações reunidas e organizadas, você pode lançar os dados em um software de gerenciamento de projetos, criar um gráfico a partir de uma tabela feita no Excel ou utilizar outras ferramentas on-line. Se você não tiver nenhum recurso tecnológico à mão, pode até mesmo criar seu Gráfico de Gantt em um flipchart! Viu só como a ferramenta é versátil? Lembre-se de que você deve compartilhar o gráfico com sua equipe e, se possível, com o cliente, afinal, ele também deve ter acesso às informações sobre o andamento do projeto, não concorda?

Monitore o andamento

Conforme as tarefas forem concluídas, sinalize no gráfico para atualizar o status do projeto e, com isso, manter todos a par do que está acontecendo. Caso haja algum tipo de atraso, identifique a causa, corrija o percurso e volte a trabalhar focado no que havia sido planejado.

Já que gerenciar uma grande quantidade de atividades é mesmo um trabalho minucioso, contar com ferramentas que facilitem o entendimento do cronograma, permitam uma visão global do desenvolvimento do projeto e ajudem a compartilhar a informação é de vital importância para o sucesso. Por essas e outras, caso ainda não tenha utilizado o Gráfico de Gantt em seus projetos, faça um teste e comprove a eficácia dessa ferramenta! Pense bem: não deve ser à toa que ela é utilizada há mais de 100 anos!

Ah, e se tiver dúvidas na hora de elaborar seu Gráfico de Gantt, não hesite em comentar aqui e compartilhar seus questionamentos conosco!

GDPR

GDPR: entenda a legislação de uma vez por todas e confira as suas vantagens!

Escrito por Braun em . Postado em Dicas. Nenhum comentário em GDPR: entenda a legislação de uma vez por todas e confira as suas vantagens!

A privacidade digital virou uma preocupação de toda a sociedade. Conforme a tecnologia foi integrada a vários processos do nosso dia a dia, governos e órgãos técnicos foram pressionados e criaram normas para tratar sobre o tema, como é o caso da GDRP.

Criada pela União Europeia, A GDPR é um conjunto de normas que visam determinar como será o tratamento de qualquer informação de terceiros por empresas e organizações governamentais. Apesar da sua validade estar restrita aos países que compõem o bloco, se manter alinhado com essa norma virou algo obrigatório para qualquer negócio.

Quer saber o motivo? Então veja o nosso post abaixo!

O que é a GDPR?

Sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados, em uma tradução livre, a GDPR é uma lei aprovada pela União Europeia que passou a valer em abril de 2018. Ela foi desenvolvida para substituir a legislação já existente, que foi criada em 1995.

A GDPR é um dos dois braços de uma extensa regulação sobre como empresas e órgãos públicos lidam com informações privadas. A sua aprovação ocorreu junto com a Data Protection Directive (Diretriz de Proteção de Dados, em uma tradução livre), que é um conjunto de normas para listar como a polícia europeia deve lidar com os dados de cidadãos na UE.

Como a GDPR mudará os processos corporativos?

A criação da GDPR foi criada com o principal objetivo de dar ao usuário um maior controle sobre as suas informações. Para que isso fosse possível, uma série de mudanças foram criadas.

Em outras palavras, graças a GPDR, as pessoas podem compreender melhor como grandes e pequenas companhias lidam com os seus dados. Entre as medidas que agora são obrigatórias, nós podemos apontar:

  • a portabilidade de dados, ou seja, uma pessoa pode migrar informações entre dois serviços concorrentes a qualquer momento;
  • a exigência do consentimento do usuário para a coleta de suas informações;
  • a possibilidade do usuário escolher como os seus dados serão tratados;
  • a necessidade da empresa listar aos seus usuários como as informações são coletadas e quais são os fins dessa coleta;
  • a obrigação da empresa criar meios para que o usuário possa solicitar a remoção das suas informações pessoais ou a interrupção da coleta de dados;
  • a possibilidade de o usuário acessar e copiar as suas informações sempre que for cabível;
  • a criação de políticas de privacidade e uso de informações que sejam claras, concisas e transparentes;
  • a obrigação de empresas comunicarem eventuais vazamentos em até 72 horas para as autoridades;
  • a obrigação de empresas criarem soluções e projetos considerando o conceito de privacidade por design, ou seja, com a proteção dos dados sendo uma das bases da iniciativa;
  • a recomendação de que negócios devem sempre utilizar a pseudonimização quando for cabível, ocultando informações sensíveis de seus usuários.

Muitos pontos da GDRP se tornaram obrigatórios no Brasil graças a Lei Geral de Proteção de Dados. O PLC 53/2018 é semelhante a GDPR em vários pontos. Justamente por isso, estar alinhado com a lei europeia é um bom passo para ficar em dia com as normas do governo brasileiro.

Entre as semelhanças, nós podemos apontar:

  • a obrigação de usuários consentirem com o uso de suas informações;
  • a possibilidade de pessoas, sempre que julgarem necessário, solicitarem uma cópia das informações, a sua exclusão, complementação ou correção;
  • a portabilidade de informações privadas;
  • a exigência de políticas de privacidade mais claras;
  • a obrigação de empresas e órgãos públicos publicarem para as autoridades qualquer tipo de vazamento ou roubo de dados rapidamente.

Quais são as multas para quem não se alinhar com a GDPR?

Além de ser obrigatória para qualquer empresa que preste ou forneça serviços e produtos para os países que fazem parte da União Europeia, a GDPR traz um conjunto de punições para quem não se adequar. Quem não estiver alinhado pode receber uma notificação ou até uma multa com valor máximo entre € 20 milhões e até 4% da receita anual global da companhia (o que for maior).

Além disso, se vazamentos ocorrerem, a companhia deverá trabalhar com um Data Protection Officer (DPO). Ele será responsável por supervisionar o modo como as informações são tratadas, assim como auxiliar na aplicação de medidas corretivas.

Para garantir que a GDPR tenha validade real, a União Europeia já está criando tratados de cooperação com governos de países que não fazem parte do bloco. Portanto, fique atento: se o seu negócio for pego infringindo alguma parte da norma, a UE pode se comunicar com o governo brasileiro e aplicar as medidas cabíveis com a cooperação da nossa justiça.

Qual a relação da GDPR com as rotinas de gestão de projetos?

Durante a execução de projetos corporativos, a empresa pode optar por coletar informações de terceiros. Neste momento, a empresa deve estar atenta para regulamentações como a GDPR. Elas auxiliarão a companhia a ter um tratamento mais transparente sobre os dados utilizados, reforçando a confiabilidade das medidas tomadas pelo time de planejamento.

Portanto, nas etapas iniciais, sempre se mantenha atento aos processos de armazenamento, processamento e uso de dados que serão executados em cada etapa de seu projeto. Crie uma política de privacidade objetiva, transparente e de fácil acesso para governar essas rotinas. Dessa forma, a empresa poderá utilizar mais informações sem correr riscos.

Nos últimos anos, uma série de escândalos de privacidade envolvendo grandes empresas de TI levaram governos a desenvolverem regulamentações para o uso e a coleta de dados. Na União Europeia, esses esforços levaram a GDRP. Já no Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados foi a principal lei sobre o tema.

As normas traçadas pela GDPR e pela Lei Geral de Proteção de dados regulamentarão o uso de qualquer informação privada por empresas nos próximos anos. Portanto, estar atento ao modo como essas leis mudarão as rotinas da companhia é crucial. Assim, nenhum projeto interno ou serviço correrá o risco de levar a companhia pagar multas ou sofrer processos legais.

Quer saber mais sobre como a GDPR afeta a sua empresa? Então, fale com um de nossos consultores!

indicadores de gestão de projetos

Indicadores de gestão de projetos

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Indicadores de gestão de projetos

Todo projeto nasce com um objetivo a ser alcançado dentro de certo período de tempo, utilizando um orçamento predeterminado e buscando a satisfação das partes interessadas — sejam elas a empresa, o cliente ou o consumidor final. Mas como saber se você está no caminho certo e se essas metas realmente serão atingidas? É aí que entram os indicadores de gestão de projetos!

Como o que não é medido não é gerenciável, se você não acompanha a efetividade de suas ações, não sabe quando será atingido o objetivo inicial do projeto. Geralmente, é até difícil para o gestor avaliar se os objetivos são realmente alcançáveis.

Há, ainda, o cenário em que você chega a um produto final completamente diverso daquilo pensado inicialmente. Por isso, entender o que são esses indicadores e como eles contribuem para o acompanhamento de seus projetos com qualidade é simplesmente fundamental.

Pronto para vencer mais essa etapa? Então, continue a leitura!

O que são os KPIs, afinal?

Do inglês Key Performance Indicators (algo que pode ser lido como Indicadores-Chave de Performance em português), os KPIs são ferramentas de controle utilizadas para acompanhar a efetividade da equipe no alcance das metas do projeto com a devida precisão.

Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de gestão que dá ao líder operacional uma visão completa sobre cada área, sua performance e os pontos que necessitam de atenção. Tudo isso acontece em tempo real.

O uso dos KPIs ajuda o negócio a ter mais chances de atingir os objetivos finais de um projeto. Como bem se sabe, cada meta atingida é um passo a mais em direção à concretização do escopo, ou seja, algo que torna a empresa mais próxima do sucesso.

Portanto, o uso de métricas de performance é fundamental para a companhia avaliar como o time está atuando e, assim, aplicar medidas corretivas rapidamente. Nesse sentido, para serem efetivos, tais índices devem estar estrategicamente alinhados ao negócio e ao objetivo principal do projeto.

Isso permite uma avaliação precisa sobre cada meta, de modo a garantir uma tomada de decisão cada vez mais rápida e acertada.

Como o uso de indicadores de gestão de projetos afeta o resultado de cada etapa?

Os indicadores de gestão de projetos são cruciais para o sucesso das medidas adotadas. Se eles não forem aplicados de modo abrangente, a companhia terá menos recursos para avaliar a performance de seus times, identificar erros e aplicar as metodologias escolhidas.

Além disso, os fatores de riscos são ampliados, o que torna o ambiente operacional ineficaz e com um amplo número de falhas. Abaixo, veja os pontos que são afetados positivamente pelos indicadores de gestão de projetos.

O controle de custos

Controlar gastos é uma questão importante a todo projeto. Quanto mais complexa é a iniciativa, maior a quantidade de fatores a ser avaliada para garantir que o orçamento seja cumprido à risca: um amplo número de profissionais, fases e ferramentas atuará continuamente na entrega de resultados.

Todos esses itens podem criar situações que ampliam os gastos com uma etapa. Sem controle, haverá uma situação em que o investimento da empresa no projeto terá um retorno menor, influenciando na satisfação do cliente.

Mas, com os indicadores de gestão de projetos, a companhia terá meios para identificar, em tempo real e de modo abrangente, fontes de desperdícios. Assim, as medidas corretivas serão aplicadas rapidamente para cortar gastos excessivos e manter os times aderentes a seus orçamentos.

O número de falhas

A falha operacional também representa um grande problema aos projetos, pois impacta não só a produtividade do time, mas amplia custos e prazos. Portanto, o gestor deve sempre tomar medidas para evitar sua recorrência e identificar problemas rapidamente.

Com os indicadores certos, a empresa tem como detectar qualquer tipo de questão que possa afetar seu projeto. De erros recorrentes à indisponibilidade de soluções de TI, o negócio será capaz de mensurar sua performance continuamente e, assim, ter um fluxo de trabalho de alto desempenho.

A produtividade interna

A alta produtividade é fundamental para que todos se mantenham dentro dos prazos. Como a aplicação de KPIs mitiga os riscos de o time ter falhas e uma rotina de baixa qualidade, esse é outro item que terá melhorias: o gestor sempre eliminará gargalos rapidamente e evitará que problemas capazes de influenciar no desempenho de uma equipe sejam perpetuados.

Quais são as métricas mais importantes na gestão de projetos?

Em geral, cada projeto deve ter seus próprios KPIs, definidos a partir de um consenso entre as partes interessadas. Contudo, existem alguns que estão sempre presentes, revelando a performance da equipe como um todo. Vamos dar uma olhadinha neles?

Desempenho do cronograma

O atraso em uma das fases do projeto pode comprometer as demais, bem como o Time to Market do cliente. Isso impacta a qualidade, o orçamento e até a viabilidade do projeto em si, pois, se o time executa atividades com baixo nível de produtividade ou tem muitas interrupções, o resultado obtido será progressivamente mais distante do esperado.

Estabelecer um KPI de desempenho para o cronograma é de extrema importância para que a equipe atente a esse quesito e trabalhe realmente focada no prazo final. Portanto, avalie continuamente quais são os times mais aderentes a seus prazos, mensure quem está à frente do seu cronograma e crie estratégias para evitar falhas.

Uma vez identificados, é importante mensurar a recorrência e a origem dos atrasos. Com isso, as medidas tomadas para eliminar os fatores responsáveis por causá-los serão muito mais efetivas, já que o gestor terá os dados certos para buscar por uma solução precisa.

Produtividade da equipe

A partir do momento em que é estabelecido o cronograma do projeto e a EAP é definida, as responsabilidades são distribuídas. Cada membro da equipe passa a saber exatamente o que, como e quando deve fazer.

Dessa forma, se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Execução do orçamento

Um dos objetivos do time de projetos é ficar atento ao orçamento predeterminado, evitando gastos supérfluos, certo? Em outras palavras, se as finanças são bem planejadas, o time pode otimizar sua distribuição de verbas, avaliar melhor quais são as soluções adquiridas e garantir que desperdícios se tornem menos frequentes.

Porém, ainda assim, imprevistos podem ocorrer no projeto e levar a um aumento nos gastos. Nesse sentido, é possível determinar um KPI para os custos por fase. Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Como isso afetará o projeto ao longo de seu curso? Se um desperdício ocorrer de modo contínuo, ele será rapidamente detectado. Consequentemente, medidas corretivas serão tomadas para que ele não cause um grande impacto a médio e longo prazo.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente está diretamente relacionada ao cumprimento de diversas metas do projeto. Elas se iniciam no cronograma e passam pelo custo e pela qualidade, indo até a usabilidade do produto final.

Dessa maneira, estabeleça indicadores de satisfação do cliente para cada fase ou entrega do projeto. Monitore as reações, os feedbacks e a satisfação geral quanto ao desempenho da equipe.

Com esse indicador, o gestor pode garantir que as expectativas estejam alinhadas ao longo de todo o projeto. Os times terão um modo simples e contínuo de avaliar se o desenvolvimento de cada etapa está ocorrendo de forma que o negócio entregue algo de acordo com aquilo que o cliente espera.

Se forem encontrados, os problemas serão mitigados antes de o projeto ser finalizado. Dessa forma, o produto final estará totalmente alinhado ao que o cliente deseja, maximizando o sucesso do projeto.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores são mecanismos fundamentais a uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

Dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

Viu como há um KPI para cada etapa do processo e por que esses indicadores podem realmente ajudar no acompanhamento dos projetos? Para receber outras novidades do blog e mais conteúdos como este diretamente no seu e-mail, basta assinar nossa newsletter!

Portfólio de gerenciamento de projetos

Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Escrito por Braun em . Postado em Projetos. 1 comentário em Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos

Você sabe do que se trata um portfólio de gerenciamento de projetos? Esse tipo de coletânea reúne os projetos de uma empresa (ou de um profissional em especial), e tem por intuito mais destacado gerenciar o que foi investido neles e avaliar o resultado obtido.

Todo projeto é específico e tem um objetivo em particular, por isso o escopo e os recursos que são direcionados a cada um são variáveis. Um portfólio de gerenciamento de projetos auxiliará na criação de projetos mais eficazes. Além disso, vai associar mais apropriadamente os resultados com as metas esperadas e trazer amplo diferencial no mercado.

Então, como criar um portfólio com todos os projetos nos quais você já esteve envolvido, e que seja prático e atraente? Veja como criar um portfólio de gerenciamento de projetos!

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Não confunda projeto com processo

A confusão entre os dois termos pode ser bem comum, mas é fácil compreender as diferenças para não se atrapalhar na hora de elaborar o seu portfólio. Um projeto tem caráter temporário, normalmente com início e fim pré-definidos, além de ter um objetivo único e gerar resultados específicos.

Quando falamos de processo, entra em cena a ideia de um trabalho contínuo e bem definido. Seus resultados, por sua vez, são padronizados e não específicos. Os objetivos costumam ser atualizados periodicamente. É como se o processo precisasse estar contido no seu projeto.

Por exemplo: a elaboração e o lançamento de um novo produto. Todo o modelo de design, as etapas de criação, custos e a campanha de marketing devem estar em um projeto, com datas de início e encerramento. Por sua vez, as futuras produções daqueles produtos passam a ser processos, que se repetem.

Escolha a forma de apresentação

Você deseja que o portfólio seja digital ou impresso? A escolha será sua, mas as duas formas precisam ser bem apresentadas. Se você prefere usar o meio digital, é interessante levar um tablet com o arquivo em PDF com você para apresentá-lo.

Você pode, ainda, disponibilizá-lo online por meio de algumas plataformas. Existem sites, alguns gratuitos, onde você pode fazer upload dos seus projetos. Um bom exemplo é o Behance.

Se você prefere que seja impresso (físico), tenha cuidado com a organização. Nada de páginas soltas, o que pode complicar na hora de apresentar os seus trabalhos. Prefira agrupá-las em um álbum ou livro de couro, o que exprime seriedade e mais elegância. São os seus melhores trabalhos que estão ali.

Em um portfólio físico, dedique-se a fazer uma capa simples, com o seu nome e o título, por exemplo, “portfólio de projetos”. Evite incluir datas na capa. É adequado levar em conta que o conteúdo do seu portfólio seja atemporal.

Seja honesto na inclusão dos projetos

Pode parecer óbvio, mas para a elaboração de um bom portfólio você precisa ter material; de preferência um material real. Portfólios que incluem trabalhos não desenvolvidos por você ou sua empresa podem ser um grande “tiro no pé”. A não ser que você tenha alguma participação (mesmo que pequena), aí tudo bem. Especifique essa informação, caso contrário, não inclua esses projetos. Coloque apenas conteúdo original.

Projetos chamados “fantasma” podem até ser incluídos, mas com muita cautela. Um projeto fantasma seria aquele criado para um cliente fictício ou como proposta (não contratada) para uma grande marca. Servem para encorpar o portfólio, porém, se a sua empresa tem projetos suficientes, você não precisará deles para mostrar serviço.

Liste o conteúdo na página inicial

Uma espécie de índice pode deixar o seu portfólio mais prático. Quem tem acesso a ele pode saber os projetos que estão contidos sem precisar atravessar todo o material. Ainda que para você seja interessante mostrar tudo, quem for avaliar o material pode não dispor de tempo no momento.

Exibir um índice é uma excelente tática, que economiza tempo e consegue resumir o que você já fez. Certifique-se de que aquela referência seja informativa. Inclua o tipo do projeto e para quem foi feito.

Pense em como organizar os projetos

Os projetos trazidos no portfólio podem ser categorizados em diferentes formas. Por exemplo, por ordem cronológica, do mais antigo ao mais recente, ou vice-versa. Deve-se pensar no formato que não deixe o material confuso, especialmente no que se refere às especificidades dos projetos incluídos.

Pensando assim, talvez seja interessante organizar os projetos conforme a área de atuação. Os interesses de quem visualiza o seu portfólio são mais bem direcionados. Você pode escolher os projetos mais relevantes para você ou sua empresa, como a abertura dessas áreas de atuação. Assim, a boa impressão é captada logo nos primeiros instantes.

Não encha o portfólio com coisas irrelevantes

Nem sempre um portfólio muito grande ou cheio de informações será o melhor. Quem analisa esse tipo de material sabe muito bem identificar o que é relevante e o que pode parecer pura enrolação. Um portfólio longo pode ser cansativo.

Não existe uma regra para seu número de páginas, mas é interessante balancear. É melhor ter dois projetos excelentes do que dez projetos de mediana qualidade.

Entenda que, se for sintético e completo, com uma apresentação bonita e feito com cuidado, ele será muito mais atraente. Lembre-se que é por meio de um portfólio que sua competência para a realização dos trabalhos está sendo avaliada. Toda informação deve ser legível e precisa para não gerar dúvidas.

Tenha uma página de currículo atraente e recheada

O portfólio está bastante relacionado a você e à sua empresa, e qualquer dado relevante nesse sentido deve estar contido no material. Sua formação, as competências, localização geográfica e alguns certificados de alto gabarito não devem ser esquecidos.

Essas informações podem vir agrupadas em um infográfico, pois é algo instigante para quem lê. Mas tudo precisa ser bastante claro. Esse não é o espaço para inventar competências. Não exagere e não invente dados. Se o que for contido puder ainda ser comprovado, é melhor. Lembre-se de que a verdade sempre vem à tona.

O portfólio deve ter a sua cara

Não existe um formato específico de portfólio, honestamente cada escolha é bastante pessoal. Vale a pena que ele reflita os seus valores ou os da empresa, pois é o que fará dele único. Todas as suas habilidades e realizações trazem uma história, e ninguém melhor do que você para contá-la.

O portfólio de projetos é o seu espaço. Qual era o problema? Como você solucionou? Quais os resultados obtidos? As suas escolhas estão em jogo.

Seguindo essas dicas, certamente seu portfólio de gerenciamento de projetos será atraente e eficiente no mercado.

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