Blog | Project Builder

Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer?

Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.

Indicadores de produtividade: como construir KPIs mais fiéis?

Escrito por Braun em 02/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Indicadores de produtividade: como construir KPIs mais fiéis?

Para garantir o sucesso do seu projeto é preciso acompanhar a performance das ações, só assim será possível identificar o que está ou não funcionando em cada etapa do projeto. Para conseguir fazer esse acompanhamento é preciso lançar mão de indicadores de produtividade fiéis, ou seja, aqueles que melhor se adequam a cada projeto especificamente.

Você deve estar pensando “mas como saber qual é o melhor KPI a ser utilizado?” Calma, não se desespere, nós vamos te ajudar a entender tudo sobre indicadores e como escolhe-los de acordo com cada projeto.

Importância dos indicadores de produtividade

Os KPIs de um projeto fazem parte do processo decisório em diferentes níveis, por isso devem ser escolhidos a partir de um embasamento teórico que faça sentido para toda a equipe envolivida no mesmo. Os indicadores são de extrema importância para os projetos, pois servem para:

Localizar oportunidades e problemas
Estudar comportamento e inter-relações
Monitorar processos para garantir a eficácia das metas e utilização de recursos
Medir a relevância e impacto
Avaliar os resultados alcançados e a efetividade dos trabalhos
Alertar para necessidade de ajustes (avaliação intermediária)
Comunicar os resultados

Tipos de Indicadores

Eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos.
Eficácia (Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.
Efetividade (impacto): focam as consequências dos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral.

Como escolher o melhor indicador de produtividade?

O KPI – Key Performance Indicator, ou, em português, Indicador-chave de Performance, é usado para medir o desempenho dos processos e se uma ação, projeto ou conjunto de iniciativas estão colaborando para atingir os objetivos da organização.

Existem diversas opções de indicadores a serem medidos, para não se perder no meio do caminho considere as seguintes características de um bom KPI:

Ligação direta com os objetivos do projeto e da organização

Os KPIs estão diretamente relacionados aos objetivos do projeto e/ou da organização, portanto é preciso escolher adequadamente, pois indicadores errados mostram performances erradas.

Antes de escolher os KPIs do seu projeto, tenha os objetivos bem definidos e alinhados com toda a equipe, a partir disso passe a avaliar os indicadores que melhor respondem a esses objetivos. Cada projeto deve possuir indicadores próprios, que reflitam as expectativas, necessidades e realidades de cada projeto.

Possibilidade de mensuração

Não basta ter indicadores corretos, se o gestor não consegue medi-los e acompanha-los. Um KPI pode ser um percentual ou um número que precisa estar disponível para que possa ser medido e analisado da forma correta.

Periodicidade de acompanhamento

Já que o KPI é possível de ser mensurado, é preciso definir a periodicidade de análise dos dados. O acompanhamento constante dos dados é o que permite perceber o que está funcionando ou não no projeto.

Informações que ajudem nas decisões

A partir da mensuração constante dos dados os KPIs devem fornecer as informações corretas para a tomada de decisão. Ao perceber que uma ação não está trazendo os resultados esperados, pode-se muda-la imediatamente para que não traga prejuízos ao resultado final do projeto.

Componentes Básicos de um KPI:

Medida: pode ser qualitativa ou quantitativa e permite classificar os resultados, as características e as consequências dos produtos, processos ou sistemas.
Fórmula: indica como o valor numérico (índice) é obtido.
Índice: é valor de um indicador em determinado momento.
Padrão de comparação: permite uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.
Metas: índices atribuídos aos indicadores, que devem ser alcançados num determinado período de tempo. Pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

Principais tipos de Indicadores de Produtividade

Existe uma vasta possibilidade de escolha de indicadores, podendo inclusive ser construídos pela organização para determinado projeto, porém existem alguns KPIs que são comumente usados por gestores de projetos, são eles:

ROI (return on investment)

O ROI ou Retorno sobre o investimento é um indicador econômico que permite medir os rendimentos alcançados a partir de uma determinada quantia de recursos investidos.

Para se calcular o ROI faz-se a seguinte conta

ROI = (Ganho Final – Investimento Inicial) / Investimento Inicial

CPI (Cost Performance Index)

O CPI é o índice de desempenho de custos em um projeto.

A fórmula usada para calcular o CPI é

CPI = BCWP / ACWP

Onde BCWP significa budgeted cost of work performed e ACWP actual cost of work performed.

SPI (Schedule Performance Index)

Ja o SPI é o índice de desempenho de cronograma no projeto. Seu objetivo será o resultado do projeto e o que foi possível entregar dentro do planejamento.

Para calcular o SPI ao final do projeto usa-se a seguinte fórmula:

SPI = BCWP / BCWS (budgeted cost of work scheduled)

Se for construir o seu próprio indicador lembre-se que a fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

Já as metas de um KPI devem ser desafiadoras, mensuráveis, relevantes, viáveis, relevantes, específicas, temporais e, claro, alcançáveis.

Tenha sempre em mente que um indicador de produtividade serve como um guia do projeto durante a sua execução, mostrando se os caminhos estão ou não levando ao objetivo final. Use-os para tomar decisões inteligentes ao longo do processo e não exite em alterações ações e cronogramas quando os KPIs indicarem que algo está saindo do controle.

Por exemplo, tanto o CPI quanto o SPI têm como padrão de normalidade o número 1,0. Qualquer variação para cima indica que o projeto está melhor que o planejado em termos de custos (CPI) ou em termos de prazos (SPI); porém, se abaixo de 1,0 indicam situação adversa em uma ou em ambas as dimensões citadas.

Agora que você já sabe como escolher seus indicadores de produtividade visite nosso Blog se e aprofunde mais no assunto lendo sobre Indicadores de gestão de projetos.

Acompanhe sempre o blog da Projetc Builder para ter sucesso nos projetos da sua empresa!

Como Gerenciar a Experiência do Cliente em um Projeto

Escrito por Braun em 28/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como Gerenciar a Experiência do Cliente em um Projeto

Qual é o melhor restaurante que lhe vem a cabeça ao ler essa frase? Isso, estou falando desse ai mesmo! Aposto que a comida estava ótima. Mas também arrisco dizer que você foi muito bem tratado pelo garçom, que a temperatura estava agradável, a música no volume ideal e que a conta veio dentro do tempo esperado.

O que quero dizer é que a sua experiência como um todo e não apenas a comida foi ótima. Provavelmente, você consegue lembrar de um outro restaurante que tem comida decente, mas o atendimento é horrível e você evita voltar lá.

Existe muito conteúdo sobre experiência em varejo, pois normalmente os atributos da experiência são mais perceptíveis (paladar, cheiro, atendimento presencial, etc). No entanto, pouco se fala de experiência do cliente em projetos, mesmo sendo uma das atividades mais difíceis de gerenciar que existe.

De modo geral, existem três grandes “momentos” de um projeto: O Início, a Execução e a Conclusão. Vamos tratar de cada uma separadamente:

1) INÍCIO

A experiência de um novo projeto começa nos primeiros contatos do cliente com a empresa. Logicamente, isso inclui as reuniões de negociação, a estrutura e formatação da proposta e o próprio fechamento do projeto. Esse é o momento de alinhar as expectativas e é importante você ter algum tipo de processo ou checklist para não deixar de lado coisas como entregáveis, cronograma, formas de pagamento, equipe do projeto e meios de comunicações que serão utilizados. Tudo isso conta para diminuir a ansiedade e o risco percebido do cliente, além de influenciar todas as etapas que estão por vir!

2) EXECUÇÃO

Logicamente, a etapa de execução é a mais importante, crítica e difícil de todas. Nem mil livros são suficientemente completos para conseguir transmitir todas as atividades que devem ser realizadas e todas as variações possíveis que a realidade nos apresenta. De todo modo, é essencial ter algum tipo de controle unificado como, por exemplo, o próprio Project Builder.

3) FINAL

Por fim, deve-se ter uma preocupação extra com o fechamento do projeto. Quando fala-se de serviço, é a última experiência que conta mais na percepção do cliente. Se você fez um ótimo projeto, mas teve um final abaixo do esperado, o cliente vai ficar insatisfeito. Mas se você fez um projeto ruim e, no final surpreendeu, provavelmente sua avaliação não vai ser tão baixa. Por isso, é necessário criar um processo ou checklist para garantir qualidade em questões como o relatório final, pagamento das últimas parcelas, pesquisa de satisfação entre outras!

Conclusão:

Gerenciar a experiência do cliente em projetos é extremamente complexo. Não apenas existem as características clássicas de empresas de serviços, mas também existe a dificuldade do contato entre a equipe técnica, o gerente e o próprio cliente. Neste caso, as ferramentas como softwares e checklists podem ajudar a minimizar as falhas de processo e garantir um atendimento mais homogêneo e correto!

Gostou? Compartilhe!

6 lições de Game of Thrones para gerentes de projetos

Escrito por Braun em 08/08/2017. Postado em Dicas. 1 comentário em 6 lições de Game of Thrones para gerentes de projetos

Game of Thrones é uma série da HBO baseada nos livros de George R. R. Martin, que mostra a disputa pela coroa dos sete reinos. Uma história em meio a muitas intrigas, ao cantar das espadas e ao barulho metálico das armaduras. Não muito diferente da vida dos gerentes de projetos, que precisa enfrentar todo tipo de obstáculo para levar os seus projetos até os seus objetivos.

Adaptando as lições de Game of Thrones ao dia a dia do gerente de projetos, compartilhamos o que de melhor pode ser extraído da série para ajudar a vida do nosso herói, o gerente de projetos. Confira agora 6 frases que contém ensinamentos valiosos! Mas, atenção! Se você ainda não assistiu a primeira temporada, esse post contém spoiler!

1. “O homem que passa a sentença deve balançar a espada.” – Eddard Stark.

Em todo projeto existe uma decisão difícil que precisa ser tomada, e você não pode fugir dela. Um pequeno problema negligenciado no início do projeto pode originar uma grande crise que poderia ter sido evitada com pouco esforço. Ned Stark nos lembra: “Aquele que se esconde atrás de carrascos logo se esquece de que é a morte.” Os gerentes de projeto não podem delegar todas as suas responsabilidades e devem ter a coragem de fazer o certo mesmo quando se trata de uma decisão difícil.

2. “Um Lannister sempre paga suas dívidas.” – Tyrion Lannister

A credibilidade é uma ferramenta primordial para todo gerente de projetos e a maneira mais rápida de perder o respeito, e poder, é prometer coisas que você não pode entregar. Por outro lado, durante todo o projeto precisamos lidar com diferentes partes interessadas e diferentes interesses, e cabe ao gerente de projetos negociar e gerenciar conflitos, sem prometer o que não pode cumprir. Já com a equipe de projetos, é fundamental criar esse relacionamento de confiança e respeito. O melhor caminho para levar as pessoas a fazer coisas para você é seguir o ditado da família Lannister. Lembre-se: em sua próxima reunião, quando prometer algo, cumpra.

3. “Qualquer homem que precisa dizer, eu sou o rei, não é um verdadeiro rei.” – Tywin Lannister

A verdadeira autoridade não é dada, é conquistada, logo, é um processo que precisa ser construído, seja você o gerente do projeto ou o diretor da empresa. As pessoas te seguirão não pelo que você diz que deve ser feito, mas pelo exemplo e pela inspiração que suas ações demonstram. Os melhores líderes são seguidos com base na vontade coletiva, não porque eles dizem: “Eu sou o chefe.” Poder e influência muitas vezes vêm de lugares inesperados.

4. “Eu avisei para não confiar em mim.” – Mindinho

A habilidade de gestão matou Ned Stark. Ele negligenciou a cultura da empresa, acreditando que poderia transferir a cultura da sua empresa anterior (Winterfell) para a atual (Porto Real). Ele exige que os outros mudem, para se ajustarem a sua visão de como um país deve ser governado. É muito comum profissionais de projetos tomarem essa postura acreditando que será mais fácil implementar a mudança tendo como base sua experiência anterior. Assim como na série, a realidade é muito cruel, e a negligência pode custar milhões para a empresa e até a sua ‘cabeça’. Por isso, não tenha medo de ser flexível. Use o conhecimento da cultura da empresa em sessões de planejamento do projeto.

5. “O inverno está chegando.” – Casa Stark

Gerenciar projetos é permanecer vigilante. Os projetos assim como o mundo são incertos. Sempre inovar, manter-se forte, e planejar o futuro é o que diferencia os amadores dos gerentes de projetos profissionais. Está preparado para o inesperado é essencial. Gerenciar projetos e tomar decisões focando onde se pretende chegar. Gerentes de projetos que buscam conquistar grandes resultados devem estar preparados para os obstáculos futuros e planejar sua superação. Abrace o inverno, especialmente quando todo mundo está distraído e aquecendo-se ao sol.

6. “O caos não é um pit. O caos é uma escada.” – Mindinho

Os tempos caóticos revelam a força de um líder, seja uma dificuldade econômica ou uma mudança tecnológica, saiba que se está difícil para você, também está difícil para o seu concorrente. Quando os tempos são bons, é fácil gerenciar projetos. Somente quando reina o caos é que se destacam os melhores gerentes de projetos. Os GPs eficazes não são frustrados por desafios, eles usam os desafios como catapulta para atingir um novo patamar. Como Littefinger, destaca: “Muitos que tentam escalar falham e nunca chegam a tentar novamente. A queda quebra-os”. O sucesso acontece para aqueles que não se dão ao luxo de cair, não desistem e continuam a subir.

Game of Thrones é uma série enorme e com certeza muitas outras lições virão. E você, aprendeu mais alguma lição em Game of Thrones que não citamos neste post? Adicione-as nos comentários abaixo, mas certifique-se de avisar sobre spoilers!

Referência: http://www.quora.com/What-are-the-best-leadership-lessons-to-learn-from-Game-of-Thrones

Software de gerenciamento de projetos: 5 dicas de como avaliá-lo

Escrito por Braun em 06/10/2021. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Software de gerenciamento de projetos: 5 dicas de como avaliá-lo

A tecnologia já está integrada a todos os processos corporativos modernos. Apoiados na transformação digital, os negócios podem reduzir riscos e atingir melhores resultados a médio e longo prazo. Isso vale, inclusive, para quem investe em um software de gerenciamento de projetos.

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia gestores a identificarem problemas, distribuir tarefas e manter todas as rotinas com boa performance. A partir dele, os times podem acompanhar a evolução de cada etapa de maneira centralizada, o que auxilia na integração de pessoas e minimiza riscos. Ou seja, o retorno obtido com os investimentos é ampliado ao máximo.

Quer saber mais sobre esse tipo de sistema e como avaliar um software de gerenciamento de projetos? Então continue a leitura deste post!

O que é um sistema de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que centraliza os dados de gestão do negócio e permite aos times acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada. Ele pode ser incorporado a outras soluções e oferece recursos de compartilhamento de dados. Assim, os times conseguem montar um fluxo de trabalho unificado e bem-alinhado, com um bom nível de automação.

Por que investir no software de gerenciamento de projetos?

A tecnologia tem sido de grande apoio para os negócios interessados em mais performance e inovação no dia a dia. Com esse apoio, empresas podem encontrar novos insights para otimizar as suas rotinas, conhecer melhor seus fluxos de trabalho e replicar boas práticas com facilidade. Além disso, conseguem evitar atrasos com mais frequência e ficam menos expostas a riscos.

No caso da gestão de projetos, os sistemas de TI podem auxiliar em grandes ganhos de performance. Uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos, se bem-integrada, minimiza o impacto dos riscos existentes e dá mais flexibilidade ao trabalho prestado. Ao mesmo tempo, ajuda a aproveitar benefícios como:

mais facilidade no compartilhamento de dados entre equipes;
redução de prazos na entrega de resultados;
criação de um bando de dados unificado sobre os projetos;
mais automação no fluxo de trabalho;
distribuição simplificada de tarefas;
facilidade na busca por pontos a serem otimizados ou práticas que devam ser replicadas.

Como escolher o seu software de gerenciamento de projetos?

A escolha de um software de gerenciamento de projetos deve considerar alguns fatores que impactarão diretamente a usabilidade da ferramenta e os ganhos do negócio com o seu investimento. Confira a seguir alguns dos pontos críticos a serem analisados na hora de investir nesse tipo de sistema!

1. Verifique a política de privacidade

A segurança de dados é algo crucial quando falamos no uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ter ferramentas funcionais não é mais o único requisito de um sistema. Também é importante que ele consiga salvar dados de maneira confiável e livre de vazamentos.

Além disso, as aplicações precisam dar um alto controle para o negócio sobre como os seus dados serão utilizados e compartilhados com terceiros. Isso permite ao negócio alinhar as soluções com as políticas de uso de dados locais e evitar problemas de compliance. Por isso, não deixe de verificar a política de privacidade de seu software de gerenciamento de projetos.

2. Avalie a usabilidade

Entre os fatores que afetam o emprego de um sistema, um dos mais importantes é a usabilidade. Ela indica a capacidade de os profissionais integrarem o software à rotina, por exemplo. Além disso, esse é um fator que impacta diretamente o tempo de adesão à aplicação.

Por isso é indispensável estar atento ao nível de usabilidade de um sistema. Identificar como os recursos são apresentados, os fluxos de trabalho internos e até a linguagem do software é algo fundamental. Afinal de contas, tais pontos vão interferir no tempo de treinamento da equipe e na sua habilidade de utilizar o software no dia a dia.

3. Identifique se ele se adapta ao perfil do negócio

Além da usabilidade, o perfil da ferramenta também deve ser considerado. Sistemas de gestão de projetos muitas vezes são moldados para públicos específicos. Por isso é crucial estar atento se ele é compatível com o perfil de trabalho da sua empresa.

Em outras palavras, o gestor precisa se concentrar e investir apenas em uma ferramenta alinhada com as práticas internas da corporação. Isso passa, por exemplo, pelas metodologias aplicadas, o tipo de indicador adotado para avaliar o sistema e as demandas a médio e longo prazo da empresa. Desse modo, o time pode integrar ao seu dia a dia uma ferramenta muito mais usável.

4. Avalie o perfil do suporte

Todo software pode enfrentar problemas na execução de tarefas diárias. Nessas horas, o suporte ao usuário entra em cena para ajudar a reduzir problemas e conquistar o sucesso esperado. Ele auxiliará usuários a encontrarem a melhor solução possível em um prazo baixo.

Ou seja, o suporte ao usuário é fundamental para mitigar problemas de forma correta e rápida. Portanto, não deixe de considerar o perfil do suporte do desenvolvedor do software de gerenciamento escolhido. Assegurar que a empresa tem bons canais de comunicação e alta disponibilidade é a peça-chave para não ter problemas no futuro.

5. Rastreie possíveis problemas de compatibilidade com a sua infraestrutura

Todo software de TI corporativo apresenta requisitos próprios para garantir que o seu uso seja bem feito. Verificar quais são eles ajuda o negócio a filtrar a ferramenta conforme sua infraestrutura de TI. Assim, problemas de compatibilidade serão menos frequentes.

Projetos corporativos são ótimas oportunidades para as empresas criarem produtos ou atenderem as demandas dos principais parceiros comerciais. Por isso, quando são bem feitos, os projetos se tornam uma excelente fonte de recursos e mecanismos para valorizar a marca. Mas isso só é possível se o negócio conta com os mecanismos de gestão adequados.

Investir em um software de gerenciamento de projetos é um passo básico para manter os times bem-orientados, com o foco na qualidade. Essa ferramenta integra pessoas, reduz riscos e garante que todos atingirão os resultados esperados em sua tarefa, graças ao apoio na tecnologia. Por isso não deixe de contar com essa solução para o seu dia a dia!

Para reduzir riscos em projetos, não basta investir em soluções adequadas ao seu perfil. Também é importante saber como lidar com as incertezas.

4 novas ferramentas que ajudam na gestão de projetos de sua empresa

Escrito por Braun em 31/01/2018. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 4 novas ferramentas que ajudam na gestão de projetos de sua empresa

Toda empresa possui projetos internos. Eles auxiliam negócios a realizar mudanças internas, buscar mais inovação, implementar novas ferramentas de gestão ou atender a demandas externas. Em todos os casos, a maneira como tais iniciativas são gerenciadas é um fator chave para garantir que nada dê errado.

Nesse sentido, a estratégia responsável por garantir o sucesso de um projeto é o investimento em políticas de gestão de projetos. Bem adotadas, elas evitam erros e tornam o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz.

Além disso, a companhia pode contar com o apoio de ferramentas de TI. Graças a elas, gestores conseguem otimizar a sua maneira de distribuir rotinas, eliminando gargalos e problemas de comunicação.

Quer saber mais sobre o tema e como a tecnologia pode ser uma ferramenta para tornar a gestão de projetos mais eficaz? Então leia o post!

Gestão de projetos: quando fazer?

As estratégias de gestão de projetos sempre devem ser adotadas pelo negócio. Elas auxiliam o empreendimento a ter uma rotina bem definida, métodos de trabalho claros e objetivos alcançáveis. Dessa forma, todos conseguirão se manter aderentes a prazos e atingir as suas metas facilmente.

Ter uma boa rotina de gestão de projetos garante que o negócio sempre atue com o máximo de performance possível. Profissionais estarão prontos para lidar com problemas e, ao mesmo tempo, saberão o seu papel em cada etapa, maximizando as chances de o projeto atingir os seus objetivos.

Quais os passos de uma política de gestão de projetos?

Projetos corporativos possuem uma série de fases. Cada uma dessas etapas auxilia o negócio a atuar de maneira estratégica, evitando erros e atingindo os seus objetivos facilmente. Confira os principais pontos de cada uma adiante.

Início do projeto

Essa etapa é voltada para planejar e definir quais problemas serão atacados primeiro. Dados devem ser levantados para identificar como o projeto pode impactar o negócio e quais são os pontos chave da iniciativa.

Organização e preparação

Nessa etapa a companhia buscará uma metodologia a ser utilizada, assim como indicadores e estratégias para manter todos com o máximo de desempenho possível. Além disso, são orçados os custos operacionais, definidos os times e o cronograma de cada fase.

Execução

Aqui, todas as etapas planejadas são executadas. Nesse momento, grande parte dos recursos (como matéria-prima) é consumido. Nesse momento, qualquer erro pode prejudicar a entrega do que foi planejado.

Encerramento do projeto

No encerramento, a companhia não só verifica se todas as metas foram atingidas, mas também avalia erros e pontos que devem ser melhorados nas próximas iniciativas. É importante que tudo seja reavaliado, de tal forma que boas práticas possam ser mantidas e aquelas que prejudicam a performance de profissionais sejam abandonadas.

Quais são as 4 ferramentas que auxiliam na gestão de projetos corporativos?

Além de uma boa estratégia técnica, a empresa também pode contar com o auxílio de ferramentas de TI para garantir o máximo de sua capacidade de manter as políticas de gestão de projetos funcionais. Elas tornam equipes mais integradas, otimizam a maneira como processos são distribuídos e auxiliam o gestor a ter uma visão abrangente sobre o negócio. Confira 4 soluções de TI para atingir esse objetivo abaixo!

1. Trello

Baseado no sistema de gestão de projetos Kaban, criado nas fabricas da Toyota e conhecido no mundo inteiro por tornar companhias mais eficientes e inteligentes, o Trello pode ser usado vai web, aplicativos móveis ou no seu desktop. As tarefas são exibidas em cartões, tornando a visualização do progresso de cada rotina mais simples e ágil.

As tarefas podem ser distribuídas para grupos ou profissionais separadamente. Comentários, anexos e outros itens podem ser adicionados a cada cartão, tornando a gestão das tarefas mais completa e eficaz. Além disso, a ferramenta pode ser integrada a serviços como o Google Drive, ampliando as possibilidades para cada time.

2. Wunderlist

O Wunderlist é um aplicativo de distribuição de gestão de tarefas em lista. Ao contrário do Trello, que é baseado em uma metodologia japonesa, esse app utiliza uma abordagem mais simples, mas que, da mesma forma, é eficiente.

Disponível para web, desktop e mobile, o Wunderlist permite a criação de listas de tarefas simples, com anexos, sub-atividades e comentários. Cada rotina pode ser enviada por e-mail ou por um link próprio, dando mais agilidade para gestores compartilharem tudo o que deve ser executado em um projeto.

3. GitHub

O GitHub é hoje uma das principais ferramentas para gestão de repositórios do mercado. Nele, a companhia consegue armazenar e administrar todas as modificações feitas no código de um programa ou alguma de suas dependências.

Fácil de utilizar e ser instalado, o GitHub ganhou espaço no mercado por ser uma solução eficiente e leve para administrar a criação de softwares. Todas as mudanças são rastreáveis e, caso algum erro ocorra, o developer pode revertê-la rapidamente.

4. PM Canvas Web

O PM Canvas Web é uma ferramenta versátil e feita para que profissionais possam gerenciar as suas equipes via web com facilidade. Nele, gestores conseguem realizar a prototipação de cada etapa, dividir em versões o projeto e manter uma estrutura colaborativa dentro de seu time.

E por ser disponibilizado na web, o PM Canvas Web é uma ferramenta versátil e fácil de ser integrada na rotina do seu negócio. Basta ter um navegador atualizado para começar a atuar de maneira estratégica, com etapas sendo gerenciadas com alta precisão e performance. Assim, o negócio pode aproveitar-se dos benefícios dessa solução rapidamente.

As políticas de gestão de projetos corporativos já são consideradas uma das partes mais importantes dos processos de gestão de qualquer negócio. Elas representam um papel-chave em companhias que buscam novas formas de atender a demandas do mercado ou de executar iniciativas internas sem perda de performance.

Com o auxílio da tecnologia, essa rotina ganhou uma nova face. Hoje, empreendimentos podem administrar as suas iniciativas em qualquer lugar, reduzindo custos e criando ambientes conectados e colaborativos.

Dados serão trocados em prazos menores, evitando falhas e o aumento das taxas de retrabalho. E com a possibilidade de errar menos, a companhia será capaz de atingir as suas metas rapidamente.

Agora que você já conhece essas ferramentas de gestão, se aprofunde um pouco mais, baixe nosso e-book com os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance!

Gerenciando um projeto de construção de um dashboard (Modelo de Projeto PB e Excel)

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciando um projeto de construção de um dashboard (Modelo de Projeto PB e Excel)

Distribuindo informações dos projetos e se comunicando é onde o gerente de projeto gasta mais de 80% do seu tempo. Quando você encontra com um patrocinador do projeto ou cliente a primeira pergunta é: “como ele está indo?”. A grande questão é que essa resposta nunca é curta. São indicadores, produtividade da equipe, marcos críticos, status de fornecedores, ou seja, dados que não te mais fim para a construção de um dashboard.

Aí entram os painéis de controle e as ferramentas de Business Intelligence. Como já falamos nos artigos; Por que usar dashboards em projetos e 8 coisas que você precisa saber sobre dashboard. Elas podem otimizar o trabalho do Gerente de Projetos e ajudá-lo a tornar as informações mais fluidas dentro de toda a organização, assim como, motivar o time a manter seus projetos sempre atualizados (afinal o CEO está vendo!).

Por isso, preparamos esse passo a passo, mais um modelo de planilha para te ajudar a gerenciar um projeto de construção de um dashboard:

Passo 1: Defina a direção

O primeiro passo para quem está começando um projeto de BI é responder às seguintes perguntas;

Quem é o público deste dashboard?

Alta gestão, patrocinadores do projeto, membros da equipe ou outros departamentos?

O que eles estão interessados em saber?

O dia a dia dos projetos ou coisas de alto nível como planejamento estratégico e evolução dos portifólios?

Qual é a freqüência de atualização do painel?

Semanal, bisemanal, mensal ou uma vez a cada nova visita do cometa haley?

As respostas para estas perguntas irão determinar o que vai para o painel de instrumentos e como ele deve ser construído, ou seja, ele te ajudará a delimitar o escopo do projeto e a definição das atividades que vamos precisar gerenciar.

Por exemplo, assuma o seguinte cenário (você pode facilmente mudar os componentes do painel com base na sua situação):

Audiência do relatório: patrocinadores do projeto e membros da equipe;
Interessado em saber: plano do projeto, status report para acompanhamento do progresso, questões pendentes, cronograma geral e progresso para entrega
Freqüência: semanal

Passo 2: Faça um MVP (protótipo) do painel de instrumentos

Com base nas respostas acima temos uma noção sobre qual direção nosso dashboard irá tomar. Com essa referência vamos fazer um protótipo do nosso painel, isso irá te ajudar a estruturar sua ideias e necessidade de dashboards e ainda servirá como um guia para seu time de desenvolvimento de sua aplicação de BI (ou em uma planilha do Excel).

Por exemplo, fiz o nosso MVP usando o software open surce pencil, (Você pode baixar nesse link) que é bem fácil de usar e bom para desenhar wireframes.

Passo 3: Obter os dados para ser colocado no painel de instrumentos

Desenvolver um dashboard seja em um farrametna de BI como QlickView ou no excel é um projeto complexo e complicado que exige o envolvimento de profissionais que combinem competências técnicas e de negócios. O layout do painel é de apenas 10% do trabalho, coletar os dados para calcular as métricas de painel (ou KPIs) é a parte mais importante de qualquer dashboard.

Para facilitar isso, em primeiro lugar, vamos criar uma planilha chamada “dados”, onde podemos capturar entradas do usuário. Estas entradas podem ser manipuladas para fazer o painel. Para ele, precisamos dos seguintes insumos:

Status do projeto geral e do progresso
Lista das atividades em curso e questões

Vamos derivar outros insumos a partir da seguinte:

Passo 4: Coloque tudo junto e fazer um dashboard

Depois que juntar todas as partes necessárias dos dados, e colocá-los em um único painel, você pode usar um modelo em excel que criamos para criar sua primeira base.

Para quem já avançou na gestão de projetos e está utilizando o Project Builder (ou teste gratuitamente por 15 dias) é possível usar o QlickView para construir seu dashbord, um resutaldo possivel é como esse:

Agora você está pronto para construir seu novo projeto de construção de um dashboard.

Como preparar sua empresa para implantar com sucesso uma metodologia de gestão de projetos

Escrito por Braun em 28/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Como preparar sua empresa para implantar com sucesso uma metodologia de gestão de projetos

A metodologia de gestão de projetos é um dos fatores mais importantes para o sucesso. Tudo que foi estimado durante as fases de planejamento e definição do escopo apenas será validado se o gestor souber controlar seu time e definir claramente quais são os objetivos a serem atingidos. Mais do que isso, é a partir de uma boa gestão do projeto que será possível alcançar o almejado retorno sobre investimento.

Uma boa gestão não surge sem boas metodologias, lembre-se disso. Isso se deve ao fato de que times coordenados através de processos bem definidos costumam dar mais resultados positivos do que equipes que trabalham com maior liberdade. É também através de metodologias que se mede o avanço do projeto e o mantém dentro do prazo. Mas para uma metodologia de gestão de projeto ser um sucesso dentro da sua empresa é fundamental que ela esteja preparada para essa implementação.

Abaixo, listamos algumas dicas para ajudar você a preparar seu time para adotar uma metodologia de gestão de projetos.

Treinamento de equipe

Treinar seu time para trabalhar com metodologias é fundamental para o sucesso da gestão. Isso se deve, basicamente, por dois motivos: primeiro porque os funcionários que não entendem como devem proceder costumam render menos do que o esperado, além de se desmotivarem rapidamente. Além disso, manter sua equipe em constante treinamento facilita não apenas a adoção de novas metodologias, mas a execução do projeto como um todo.

Metas bem definidas

É muito improvável que um projeto seja bem-sucedido se o gestor não definir as metas logo no começo. A principal vantagem de ter metas bem definidas é que, independentemente do momento pelo qual se esteja passando, o foco será alcançá-las.

Essa definição auxilia o gestor a controlar sua equipe, mas mais do que isso, auxilia a manter a motivação de todos no trabalho. Se possível, quebre metas grandes em objetivos menores para que seja mais fácil de medir o trabalho, além de mostrar ao seu time que é possível conseguir atingir o alvo.

Aprenda a delegar tarefas

Não é incomum gestores acreditarem que devem dominar todas as tarefas que envolvem o projeto. Além de ser estressante, esse tipo de comportamento pode prejudicar o rendimento de todo o time envolvido. Dessa forma, aprender a delegar tarefas entre todos os agentes que participam do projeto é fundamental para mantê-lo saudável, dentro do prazo e do orçamento. Outra vantagem é que projetos bem delegados não sobrecarregam os funcionários, nem forçam que pessoas acumulem diversas funções.

Utilize ferramentas de gestão de projetos

Ferramentas são importantes para auxiliar o gestor tanto na implementação de metodologias quanto na execução do projeto. Além de auxiliar o gerenciamento, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade. De preferência, escolha uma ferramenta que possibilite que todas as informações fiquem em um único lugar, tornando possível acompanhar em tempo real a evolução do projeto e o rendimento do seu time.

O sucesso e o fracasso de um projeto será decidido pela forma como ele for conduzido. Treinar sua equipe, definir metas, delegar tarefas e tirar proveito de tecnologias certamente irão ajudá-lo a percorrer o caminho e implantar com sucesso a metodologia escolhida.

Alguma dúvida? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

12 passos para planejar um projeto

Escrito por Braun em 31/05/2017. Postado em Projetos. 1 comentário em 12 passos para planejar um projeto

Planejar um projeto é importante para toda empresa que valoriza boas práticas de gestão e entende que a definição de um escopo de trabalho tem grande relevância para a projeção de uma imagem estratégica. Apesar de parecer uma tarefa extremamente complicada, com dedicação e técnica, a etapa do planejamento pode ser muito mais fácil do que se imagina.

Por sua vez, ela começa com o checklist, um trabalho muito comum que se repete pelo cotidiano das pessoas em geral. O ato de conferir listas é um importante aliado para o cumprimento das etapas.

Afinal, o mais fundamental de planejar um projeto é conferir sempre o que falta para ele ser concluído. O que não estiver ocorrendo de acordo com o planejado deverá ser anotado em uma lista diária.

Neste post, vamos utilizar o checklist como um ponto de partida para abordar os 12 passos para quem deseja transformar o planejamento em uma referência para novos gerentes e um lembrete para os colaboradores mais experientes. É recomendável verificar essas dicas constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida. Vamos começar?

1. Defina o escopo

A definição do escopo é a principal questão ao se analisar um programa, pois é nele que se encontram a abordagem e o processo que sua equipe usará ao fazer a gestão.

Todo projeto precisa de um escopo claro e maduro, estabelecendo prazos e comunicando as informações mais importantes.

Uma dica importante nesse quesito inicial é deixar de encarar essa etapa como uma documentação e abrir a mente para registrar mais do que datas e deadlines.

Um bom escopo é aquele que demonstra estratégias de relacionamento com o público-alvo e reflete a preocupação dos gestores com o cumprimento das metas estabelecidas.

Esse escopo precisa estar claro, articulando e definindo o projeto, apontando qual é a sua importância, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execução previsto para cada atividade.

2. Identifique os apoiadores do seu projeto

Um bom projeto definido deve ter patrocinadores ou partes interessadas — os stakeholders. Para esses dois grupos, a conclusão do programa é importante. Por isso, é preciso deixar claro quem são essas pessoas.

Além de financiar o projeto, elas podem ter a influência necessária para manter o trabalho em uma situação de crise. Esse grupo de pessoas precisa saber tudo o que está ocorrendo, tanto as boas quanto as más notícias.

O interesse de patrocinadores e stakeholders é importante para definir o caminho do projeto. Portanto, valorize a comunicação clara da visão do esboço.

Afinal, ela é vital para atrair a aprovação da sua proposta pelas partes interessadas. Se você não conseguir demonstrar as oportunidades de negócios inerentes ao esquema e persuadi-los de que você tem um caminho claro do início ao fim, nada acontecerá.

3. Determine os recursos disponíveis

Sempre acompanhando o escopo definido na primeira etapa, é preciso garantir com confiança os recursos necessários para completar o projeto.

Esses recursos podem ser qualquer coisa que você precise para que o trabalho seja executado plenamente. Dentre eles, o mais importante são as pessoas que você precisará reunir para dar andamento às tarefas.

Lembre-se de que você deve conhecer os conjuntos de habilidades requeridos de cada membro da equipe para atender às demandas específicas do projeto. A partir de então, você precisará selecionar as pessoas que possuem a disposição e experiência exigidas para a realização do esquema dentro do seu orçamento e prazo.

Ao refletir sobre os recursos, em geral, faça o máximo de perguntas possíveis para ter a certeza de que você listou tudo o que será preciso. Eles são de caráter técnico? É preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessários já estão no local de trabalho e disponíveis ou precisam ser empregados ou contratados?

A resposta a essas perguntas lhe dará uma boa noção sobre o que precisará ser feito para preencher eventuais faltas de recursos.

4. Construa um cronograma detalhado

Uma parte fundamental no ato de planejar um projeto é entender qual é o cronograma associado a cada etapa. Esse é o relógio na hora de planejar um programa, marcando o tempo que você precisa para completar as atividades que determinam o objetivo da sua proposta.

O escopo e os recursos disponíveis devem trazer informações de quanto tempo será necessário para concluir o projeto. Seja detalhista no momento de estimar quanto tempo as tarefas levarão para serem cumpridas… Tarefa por tarefa!

A linha do tempo é um bem necessário, mas a verdade é que, na prática, existe uma série de fatores que podem fazer com que o delineamento desande. Imprevistos acontecem e você precisa estar preparado para lidar com eles, atualizando o cronograma sempre que preciso.

Pressões do mercado, novos interesses, mudança de agenda e novas tecnologias são exemplos de eventos que podem forçar a mudança de prazo.

Por essas e outras razões, é preciso determinar se uma mudança nos prazos será viável com os recursos disponíveis. Ideias criativas são um grande aliado nesse caso. Explicamos em um post anterior por que o seu projeto precisa de um cronograma realista; confira aqui.

5. Liste as grandes etapas

Com o cronograma elaborado, o próximo passo é montar a sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esse instrumento de gestão funciona como um diagrama com níveis hierárquicos, construído a partir dos grupos de trabalho que definem um projeto.

Delineamentos que optam pelo modelo de cascata, sequenciando as ações, possuem um esquema mais facilitado de detalhamento dos processos. Outras partes como o gerenciamento da equipe, do escopo e dos recursos também podem ser mais bem compreendidos.

Enquanto a EAP é repartida em entregas, serviços, híbridos, etc., você precisa começar a pensar que essas atividades devem caminhar juntas até o mais alto nível dessa hierarquia.

Isso ajudará a determinar se você tem capturado “o grande quadro” sobre o que precisa ser feito para completar um projeto.

6. Quebre em pequenas etapas

Após determinar quais são as grandes etapas, o ideal é que elas sejam quebradas em pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Ao quebrar as etapas, a delegação das atividades tenderá a formar uma ação mais organizada e equilibrada.

É muito comum que as tarefas dentro de um esboço dependam umas das outras, num processo de subordinação quase que natural. Portanto, esteja pronto para dividir e subordinar o que for preciso.

Uma das grandes etapas pode ser, por exemplo, a documentação. As pequenas etapas seriam, então, compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Técnicos, Notas de Versão e Manual de Treinamento.

Isso pode ser quebrado ainda mais em passos como escrever o manual, desenvolver o design e imprimi-lo. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba seu visto para conclusão.

7. Desenvolva um plano preliminar

Chegando nesse ponto, você já sabe o que o projeto é, quanto tempo você tem para fazê-lo, os recursos que estão disponíveis e, em linhas gerais, o que precisa ser feito.

O próximo passo é desenvolver um plano preliminar. Essa é a sua primeira tentativa de combinar as datas, entregas e recursos. É a hora de identificar dependências e incluí-las em um plano adequado.

Pense nas tarefas que foram delineadas no escopo do trabalho e se esforce para criar uma abordagem de planejamento no melhor esboço que você puder redigir.

Ao final, verifique se o esboço inclui resposta para os seguintes itens:

prazos claros e tarefas bem descritas;
processo de aprovação do seu cliente;
ações alternativas em casos de imprevistos no cronograma;
descrição dos recursos necessários;
objetivos e estratégias.

Lembre-se de que esse é o primeiro esboço do planejamento. No momento que sua equipe coloca os olhos nele, serão identificadas diversas imperfeições. Isso significa que você não precisa se sacrificar para fazer todas as descrições incrivelmente minuciosas.

8. Crie seu plano de projeto base

Como você deve saber, um gestor de projetos deve estar em constante comunicação com sua equipe. Para planejar um projeto, é preciso desenvolver uma comunicação clara dos objetivos com uma visão múltipla do que cada meta requer como solução.

Esse tipo de atividade não costuma dar muito certo quando o gestor assume toda a responsabilidade para si, excluindo a participação do time nas etapas principais do planejamento.

Com o plano preliminar pronto, é preciso o feedback da equipe. Revise-o com os principais colaboradores, expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias.

Eles vão reconhecer áreas que você talvez tenha deixado passar ou que podem ser tecnicamente impossíveis de executar.

Além disso, o time também poderá conflitar ou beneficiar alguma outra iniciativa em andamento. Junte tudo, pondere cada sugestão e, então, desenvolva a versão 1.0 do seu plano de projeto.

Você também pode usar essa etapa de revisão do plano preliminar para questionar seu próprio pensamento e impulsionar sua equipe em busca de uma nova abordagem de trabalho.

Por exemplo, se você estiver trabalhando em um esquema de construção de um blog, a equipe de design pode começar a criar conceitos visuais enquanto os responsáveis pelo conteúdo desenvolvem textos.

A execução de ideias pela equipe e a criação de um diálogo aberto sobre a abordagem utilizada podem te ajudar a criar um planejamento mais robusto.

Esse tipo de comunicação aberta aumenta a confiança na equipe e tende a gerar um ambiente de colaboração que é extremamente útil para o desenvolvimento do trabalho.

9. Faça ajustes, refine o projeto

Você fez sua pesquisa, esboçou sua abordagem, discutiu com sua equipe e criou o seu plano de projeto base. Muito bem. Agora que o seu programa está em uma fase avançada, os ajustes são muito bem-vindos. Reflita com base na realidade de cada passo conforme o checklist padrão. Os processos funcionaram? Os prazos excederam? Houve imprevistos?

Nesse momento, o importante é fazer os ajustes de maneira adequada e calculada, buscando sempre o melhor resultado final.

Refinar o planejamento de um esboço desenhado pode ajudar na execução de tarefas, trazendo mais recursos para concluí-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.

Se você puder, antes de entregar o trabalho ao cliente, peça para alguém da sua equipe dar uma última conferida. Não há nada mais embaraçoso do que ser um gestor de projetos e entregar um plano com erros. Evite manchar a sua imagem com coisas tão pequenas.

10. Monitore o progresso

Muitas vezes, os projetos saem exatamente como esperado! Tudo dá certo e o gerenciamento pós-implementação é o mais tranquilo possível.

Por outro lado, há momentos em que o trabalho vira um pesadelo terrível e você precisa acordar em plena madrugada para resolver problemas que parecem não ter fim. Se você trabalha como gestor de projetos, deve saber bem disso.

O progresso do trabalho precisa ser acompanhado pela equipe, respeitando o escopo definido lá na primeira etapa. Isso porque, por mais que você tenha desenvolvido um plano sólido, gerenciável e bem pensado, imprevistos sempre podem acontecer.

Será que o seu planejamento está pronto para vencê-los? O plano está, de fato, correndo bem? Os benefícios esperados serão atingidos dentro do prazo estipulado?

O progresso precisará ser algo constantemente monitorado em uma base diária. Descrever como o progresso e o sucesso serão acompanhados durante toda a duração do projeto é função de um gerente interessado e comprometido.

11. Documente tudo

Ao se planejar um projeto, é preciso ter a clara noção de que as coisas vão ser diferentes do que o previsto no plano inicial. Certifique-se de prosseguir com essas alterações por escrito, com a documentação atualizada.

À medida que a proposta caminha, mantenha um registro com todos os problemas ocorridos. Assim, você criará um documento com serventia para o aprendizado e poderá utilizá-lo para a melhoria contínua.

A organização minuciosa contribuirá para que ninguém trabalhe na versão errada dos documentos ou cronogramas. Além disso, os registros de cada etapa servem como provas dos momentos construídos e da autenticidade do trabalho desenvolvido. Por isso, não ignore o valor que existe no processo de documentação.

12. Mantenha todos atualizados

Finalmente, você precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que vão manter todos atualizados. Eles podem ser desde uma simples mensagem de confirmação até uma chamada de conferência de emergência, a fim de resolver um problema que acabou de surgir.

Não deixe o plano de comunicação ao acaso. Os colaboradores precisam saber o que está ocorrendo. Caso não tenham a informação de que determinada etapa precisa de auxílio, fica praticamente impossível oferecer ajudar no que for necessário.

O planejamento é a base da gestão de projetos. Cumprir cada etapa com atenção te ajudará a conduzir o plano por um bom caminho, alcançando os objetivos almejados.

Esperamos que você tenha encontrado utilidade nos 12 passos descritos para planejar um projeto! Agora, é só colocar em prática sem esquecer do checklist e ajustando os processos de acordo com a realidade da sua empresa.

Gostou de conhecer quais são os principais passos na hora de planejar um projeto? Então, baixe o e-book e complemente seu conhecimento ao descobrir como aumentar a produtividade da equipe de projetos.

Kick-off Meeting: quais as vantagens da reunião no início do projeto?

Escrito por Braun em 31/03/2021. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Kick-off Meeting: quais as vantagens da reunião no início do projeto?

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

validar os objetivos;
esclarecer dúvidas;
estipular prazos;
ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

apresentar uma ideia;
mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

Gostou do nosso post sobre Kick-off Meeting? Entre em contato conosco e receba nossas dicas sobre o assunto!