Manter a equipe focada e motivada é essencial para trazer bons resultados à empresa. O gestor da equipe, que pode ser supervisor, coordenador ou diretor, deve criar um laço com os funcionários de modo que eles se comprometam com a cultura da empresa. Essa relação contribui, também, para que ele identifique aqueles que não estão adaptados com a rotina e que estão desmotivados.

No entanto, essa relação não deve acontecer em forma de cobrança e nem de modo que pareça forçado para o colaborador. Neste post, vamos falar sobre a importância da gestão de equipes e como o gerenciamento eficiente pode gerar melhores resultados. Selecionamos ainda algumas dicas para que o gestor mantenha o seu time focado para contribuir com o planejamento estratégico da empresa e alcançar as metas com mais facilidade.

Gostaria de saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Saiba qual a importância da gestão de equipes

A gestão de equipes é uma atividade de grande relevância para as empresas na atualidade, assim como o conhecimento e a informação que são primordiais para a alavancagem dos negócios e a redução de custos. Os colaboradores são peças chaves e são os responsáveis pelo cumprimento de metas. Eles podem fazer com que uma empresa seja bem-sucedida se estiverem engajados e motivados pelos seus gestores.

Veja como uma equipe bem gerenciada consegue obter melhores resultados

Para saber se as suas equipes estão trabalhando com foco nos objetivos da instituição, você pode fazer um teste simples e responder a alguns questionamentos. Faça uma reflexão e descubra se sabe o que os colaboradores estão fazendo durante o horário de expediente, quais são as tarefas que eles realizam.

Avalie se os times conhecem as prioridades e executam as atividades com organização de acordo com os prazos. Depois, verifique se há falhas e retrabalhos sendo realizados constantemente e se a comunicação é ágil e harmônica. Por fim, faça uma análise sobre a rotatividade de funcionários nas equipes.

Essa reflexão vai facilitar na identificação de necessidades de melhorias e vai responder se o seu time está sendo bem gerenciado. Se perceber algum ponto fraco, invista esforços para que todos trabalhem focados nos resultados. Uma equipe bem gerenciada obtém os melhores resultados por ter mais disposição e trabalhar mais satisfeita em um ambiente saudável.

Dicas sobre como manter a equipe focada e aumentar a produtividade

As empresas que estão tendo crescimento organizacional investem uma grande parte do seu orçamento na capacitação de líderes que mantenham as equipes comprometidas com o seu trabalho. Esses profissionais têm a capacidade de motivar os colegas para que elevem a produção de forma individual e coletiva, pois são preparados para fazer exatamente isso. Veja a seguir algumas dicas para gerenciar o seu time!

Tenha os funcionários adequados em suas funções

O funcionário que está desencaixado em seu cargo tende a ficar desestimulado, fazendo com que a empresa perca tempo e dinheiro. A organização deve estar ciente do que espera dele e o que ele pode oferecer, além de desenvolver um plano de ação. Caso o gestor seja capaz de identificar o perfil e encaixar as pessoas certas em determinadas funções, a produtividade e a motivação serão maiores.

Busque soluções práticas para uma comunicação mais efetiva

A comunicação ineficiente por parte dos gestores leva as equipes a ficarem desanimadas, inseguras e sem rumo. Os colaboradores precisam saber quais são os objetivos do seu trabalho e em que os demais estão trabalhando para atender as necessidades do grupo. Mantenha todos informados sobre os projetos da empresa e as metas a serem alcançadas.

Retrabalhos, perda de tempo de recursos da organização são os resultados das falhas na comunicação. Eles podem ser evitados se a troca de informações for mais efetiva entre as equipes e seus colaboradores. Cabe ao gestor encontrar uma solução para melhorar o contato e as relações entre os funcionários, por meio de reuniões e do uso de uma plataforma acessível.

Deixe a equipe ciente de quais são as metas da empresa

Realizar reuniões periódicas para que a equipe esteja ciente de quais são as metas pretendidas é essencial para o bom engajamento e o comprometimento de todos. A partir do momento em que a equipe como um todo está por dentro dos objetivos a serem alcançados, os esforços serão voltados para que eles sejam conquistados.

Nessas reuniões, o interessante é que se destaquem, também, os funcionários que conquistaram os objetivos pretendidos, além de traçarem novos rumos a partir dos resultados. Quando o colaborador está por dentro do desenvolvimento dos projetos, ele contribuirá para definir estratégias e melhorar os números finais.

Gerencie o tempo

Não sobrecarregue as equipes com excesso de atividades que levem a atrasos e perdas de prazos. Os colaboradores que não conseguem fazer as tarefas e atrasam as entregas ficam estressados e desmotivados pelo acúmulo de trabalho. Faça um gerenciamento de tempo conforme a realidade e as possibilidades do seu time. Essa gestão permite aos líderes acompanhar a produtividade de todos os funcionários.

Garanta segurança ao colaborador

É essencial que uma pessoa esteja completamente segura no ambiente de trabalho para que ela siga motivada. A partir do momento em que o clima é saudável e o coordenador ou supervisor passa confiança para o funcionário, ele se torna mais proativo e com foco para contribuir e alcançar os resultados.

Essa motivação pode, também, contagiar as outras pessoas e gerar um ambiente em que todos estejam com um único objetivo: crescer junto com a empresa. E como o gestor pode passar essa segurança ao funcionário?

A primeira e essencial dica é saber ouvir. Um lugar onde há troca de ideias e diálogos gera confiança e interesse. Além disso, ao ouvir o que o colaborador tem a dizer, podem surgir ideias e orientações mais assertivas para mudanças estratégicas no interior da organização.

Para que isso tenha um acerto ainda maior, é necessário que o gestor tenha conhecimento sobre cada pessoa da sua equipe. Cada um tem seus objetivos próprios e possuem seus anseios, além de terem personalidades distintas. Dessa forma, o modo com que se vai falar com uma pessoa não pode ser generalizado.

Seja flexível para que a sua equipe esteja focada

Um ponto fundamental que contribui significativamente para que a equipe esteja focada é a flexibilidade da gestão. Para isso, analisaremos duas vias. A primeira é que o supervisor precisa ter uma mente mais aberta para receber sugestões, orientações e reclamações da equipe. Isso é essencial, tendo em vista que os colaboradores lidam diretamente com a linha de produção, seja ela qual for.

O segundo ponto é que o gestor deve considerar essa flexibilidade em casos individuais. Funcionários não são como máquinas e, por diversos momentos, podem sentir dificuldades e precisarem de auxílio. Por essa razão, é essencial que, em alguns momentos, haja a necessidade de fazer concessões, negociar horários, levar em consideração pedidos de aumento, entre outras situações.

Nessas ocasiões, o colaborador se sente abraçado pela empresa e com o objetivo de retribuir a generosidade nesses períodos mais complicados. A consequência desses atos é que ele vai incorporar com mais facilidade a cultura, os ideais e os projetos da organização.

Realize feedbacks com frequência

O feedback é um momento crucial para que se fortaleçam dois laços de qualquer gestão: aprendizado e relacionamento. O diálogo, cuja importância já foi mencionada, será mais presente quando o gestor realizar o feedback, permitindo a troca de informações. Isso possibilita, também, um maior entrosamento entre o gestor e o colaborador, fazendo com que o ambiente seja mais comunicativo e cooperativo.

Em relação ao aprendizado, o feedback é uma oportunidade para que o funcionário se sinta estimulado a seguir o caminho certo, corrigir pontos essenciais e seguir com o que está trazendo resultados para a empresa. Aos colaboradores que ainda não se adaptaram, é uma chance para que se aplique conhecimento, dicas e estratégias.

O cuidado que precisa ser tomado é que feedback não é sinônimo de puxão de orelha. Críticas mais rígidas devem ser dadas em momentos específicos. A ideia, aqui, é gerar um espaço de motivação, para que os funcionários sintam-se interessados a seguir os bons rumos na empresa.

O líder é um mentor para a sua equipe, precisa estar preparado para apontar as fraquezas e as forças do time sem causar embaraços. Se essa atribuição for desempenhada corretamente, os colaboradores vão desejar melhorar a cada dia e a produtividade tende a aumentar. A ferramenta conhecida como feedback é ideal para produzir engajamento.

Para que ela realmente funcione e traga resultados, fale individualmente com os funcionários e mostre quais são os aspectos que devem ser melhorados. Ofereça exemplos para que eles compreendam as observações realizadas e dicas para o aprimoramento. Explique que o colaborador não está sozinho e pode contar com o seu auxílio e com os demais colegas para se aperfeiçoar e superar os desafios.

O feedback positivo é relevante para que todos os envolvidos tenham noção de que os seus esforços e talentos estão sendo reconhecidos. Utilize-o para falar sobre o empenho de cada funcionário em reuniões ou por correspondência eletrônica coletiva. Não deixe de elogiar os colaboradores, já que os elogios motivam ainda mais as equipes. Comemore as conquistas com um evento, um café da manhã ou um happy hour.

Reconheça os méritos da sua equipe e dê recompensas

Quando o gestor conhece bem os funcionários, ele sabe o momento em que eles estão se esforçando, desafiando-se e trazendo resultados positivos para a empresa. É preciso reconhecer quando isso acontece e dar o devido mérito para o colaborador. Que tal, então, recompensá-lo por isso?

Uma dica para que você acerte em cheio com essa estratégia é se colocar no lugar do funcionário. Você se sentiria motivado a cumprir suas funções ao ganhar a recompensa? Quais são as recompensas que chamariam a sua atenção? A partir disso, desenhe um plano e o coloque em prática!

Mantenha o time motivado e compartilhe informações

Divida as conquistas da empresa, as novidades e as notícias importantes. Os colaboradores se dedicam ainda mais quando se sentem parte da instituição e estão inseridos em seus planejamentos. Caso seja necessário realizar mudanças em processos ou rotinas, explique os motivos e quais serão as consequências das modificações. Se os funcionários ficarem inseguros com o seu futuro profissional, podem ser mais resistentes às melhorias.

Por isso, mostre a cada pessoa que ela é um membro importante da empresa e que o seu trabalho é fundamental para o avanço da organização. Todos precisam entender que as suas tarefas são essenciais para que os objetivos sejam alcançados. Em alguns casos, os funcionários conseguem aumentar a lealdade dos clientes por meio de suas atitudes.

A fidelização dos clientes está intimamente ligada à motivação dos colaboradores e ambos interferem na produtividade das empresas. Os funcionários satisfeitos com o que recebem da empresa, as instalações e equipamentos apresentam níveis de trabalho mais altos e melhoram o desempenho dos times. Não adianta apenas fazer pressão sobre as equipes sem ouvir os anseios das pessoas e tentar atendê-los.

É claro que em alguns momentos torna-se necessário pressionar um pouco, principalmente quando os prazos ficam mais apertados e os resultados não aparecem. Às vezes um pouco de pressão motiva os colaboradores a melhorarem a sua produção, mas isso pode ser feito de maneira tranquila. Um comentário demonstrando preocupação e uma pergunta bem formulada pode gerar resultados surpreendentes.

Os colaboradores tentarão dar o melhor de si se eles fizerem parte das decisões sobre as entregas dos produtos ou serviços. Faça os cronogramas em conjunto com o seu time para que os seus componentes também se sintam responsáveis pelo cumprimento dos prazos. Não mostre desespero e use a comunicação objetiva para chamar a atenção e unir o time em uma força-tarefa.

Enfim, agora você já sabe como manter o time focado, melhorar os resultados e conseguir vantagem competitiva para empresas! Como você pode perceber, manter uma equipe focada não exige muito de um gestor. Realizando tarefas fáceis e mudando algumas rotinas no dia a dia da empresa, os funcionários tendem a ficar mais motivados, compromissados e mergulhados na cultura da organização com o objetivo de crescer junto com ela.

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Analisar a viabilidade e cuidar do gerenciamento de múltiplos projetos, negociar prazos e orçamentos, definir, distribuir e alocar recursos para cada uma das tarefas necessárias, controlar cronogramas… Estas são, certamente, atribuições que regem o trabalho de um gerente de projetos (GP).

Porém, quando se trata de um GP que gerencia múltiplos projetos, os desafios para gerir pessoas, intermediar conflitos e defender interesses para que todos eles sejam cumpridos dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária para garantir a satisfação de seus clientes e, assim, obter o sucesso na tarefa, a situação pode ser ainda mais complexa. Afinal, partilhar dos mesmos recursos para alocação ideal dos profissionais, minimizando o retrabalho, o tempo gasto em cada atividade e até mesmo o desafio do ganho de produtividade para atender mais demandas sem a necessidade de investir no aumento da equipe, apesar de ser um trabalho recompensador, exige muita dedicação e jogo de cintura! Por isso, selecionamos dicas fundamentais para os GPs à frente de múltiplos projetos. Confira!

Entenda que o sucesso depende de você também, e não apenas de sua equipe

Você pode ter contratado e treinado os melhores profissionais. Contudo, se você não souber explorar e incentivar o que cada um deles tem como pontos positivos e preparar melhor os que ainda carecem de aprendizado, não conseguirá obter o sucesso almejado. Isto porque você, enquanto GP, deve conhecer e entender bem a sua equipe, cuidando para que todos tenham conhecimentos equivalentes e, assim, não depender de um funcionário-chave apenas para resolver determinada situação – o que pode deixá-lo “na mão” em situações de extrema necessidade ou mesmo com o desligamento deste funcionário.

Fácil adaptação é fundamental!

Você lidará com projetos distintos, em clientes com necessidades diferentes, mas utilizando dos mesmos recursos. Por isso, é fundamental uma fácil adaptação às especificações de cada um deles. Isto será primordial para que você consiga guiar os profissionais à frente das atividades, orientando-os quando a estas adequações.

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Os projetos são múltiplos, mas a ferramenta de gestão deve ser uma só. Isto facilitará uma visão sistêmica das etapas de cada um dos projetos, alocação dos recursos, replanejamento das ações, dentre vários outros benefícios. Manter as informações separadas, além de demandar um maior tempo para análise, ainda propicia um ambiente mais suscetível às falhas. Por isso, se você ainda não conta com um software para o gerenciamento de projetos, esta passa a ser uma prioridade de investimento para otimização do trabalho, aumento da produtividade e até mesmo para a redução de custos internos de gestão.

A definição correta de prazos é um grande aliado, mas pode também ser o responsável pelo fracasso

Independentemente do curso que você dê nos múltiplos projetos que gerencia, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho tem como fator decisivo a definição de prazos. As dicas em relação a isto são básicas, mas por incrível que pareça, pouco utilizada.

A primeira delas é que aceitar um projeto com curto prazo para execução para não perder o cliente pode parecer bastante interessante no primeiro momento, mas as consequências não necessariamente compensadoras. Isso porque muito do gerenciamento de múltiplos projetos aceitos desta forma não têm seus prazos cumpridos, o que estremece a confiabilidade e reputação de sua marca não apenas com este cliente, mas com os outros potenciais que ele conhece. Uma outra dica muito importante é que você nunca deve estipular um prazo sem uma margem de segurança. Imprevistos acontece e o cliente não será compreensivo em relação a isto!

Estas são apenas algumas das inúmeras dicas fundamentais para a eficiência no gerenciamento de múltiplos projetos. Se com a sua experiência você identificou outras questões que merecem atenção para o sucesso dos projetos, aproveite os comentários abaixo para compartilhá-las conosco!

Além dos esforços diretamente voltados para o planejamento, é bastante comum que o gerente de projetos enfrente um outro grande desafio: organizar da melhor forma possível as informações gerenciais para a apresentação do relatório gerencial semanal de resultados. Diante disso, como fazer um bom relatório?

Afinal, informar quais foram os avanços físicos e financeiros do projeto, como andam os status das atividades, quais são as projeções de término e demais estimativas costuma se transformar em um enorme sofrimento para alguns profissionais de planejamento. Mas, definitivamente, não precisa ser assim!

Aqui, você vai saber como fazer um bom relatório em muito menos tempo. Apresentar um bom relatório gerencial semanal é plenamente factível. Para isso, basta que algumas premissas sejam observadas. Pronto para aprender a não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal? Então, fique de olho e acompanhe o artigo!

5 benefícios de um bom relatório gerencial semanal

Comece entendendo os principais motivos pelos quais um relatório gerencial semanal pode ser vantajoso para todo negócio.

1. Facilita a tomada de decisões

Os relatórios gerenciais são de extrema utilidade, pois condensam informações importantes, organizam os dados em categorias, e facilitam a análise minuciosa dos principais fatores de cada projeto. Dessa forma, a tarefa de acompanhar históricos de resultados é facilitada, bem como a de identificar se a companhia conquistou avanços ou retrocessos em áreas específicas.

Para tomar as decisões mais adequadas, especialmente, em casos delicados, ter clareza dos dados é um passo fundamental. Os riscos sempre existem, no entanto, eles podem ser consideravelmente menores se as resoluções estiverem baseadas em números que reflitam a realidade da organização.

2. Elimina gargalos de produtividade e finanças

Os gargalos são obstáculos que atrasam o desenvolvimento dos processos da empresa. Na área financeira, eles podem ser refletidos em atrasos ou falta dos pagamentos, lentidão na emissão de boletos, problemas para atualizar o sistema, dificuldades para obter informações atualizadas etc.

Já na área da produtividade, os gargalos podem estar relacionados a uma má infraestrutura e layout da companhia, fraca automação da gestão, lento fluxo de informações internas e externas, falta de treinamento das equipes, pouco ou nenhum controle de estoque em tempo real, entre outros.

Na prática, conquistar ganhos em cada uma dessas áreas que determinam a fluidez do empreendimento só é possível com a aplicação de uma gestão objetiva, enxuta e organizada.

Nesse contexto, os relatórios gerenciais se destacam por trazer à tona informações-chave de diversos setores (fiscal, financeiro, atendimento, compras, entre outros), que podem ser estratégicas e servir de amparo às equipes nas suas principais decisões cotidianas.

3. Traz segurança e crescimento para a empresa

Figurativamente falando, no contexto de um negócio, pode-se comparar a função dos relatórios gerenciais à das bússolas, uma vez que essas modernas ferramentas de gestão empresarial servem para orientar a administração a encontrar um porto seguro e próspero para a organização.

Sendo assim, se o seu objetivo é aperfeiçoar a gestão da empresa como um todo e otimizar os resultados operacionais do empreendimento, não menospreze a importância de um relatório gerencial. Trabalhe até que consiga gerar esses documentos em menos tempo e com mais qualidade.

4. Aumenta o ROI

Produzir mais em menos tempo, sem perder a qualidade e utilizando menos recursos é um dos grandes desafios de toda gerência. Essas práticas, assim como o crescimento do faturamento, estão diretamente relacionadas à elevação do ROI de uma empresa.

O ROI, ou retorno sobre o investimento, é caracterizado por um percentual obtido por uma equação que envolve os investimentos realizados no negócio e os respectivos ganhos financeiros obtidos com as suas operações comerciais.

Para levantar esse tipo de dado e tratar dos resultados com precisão, é necessária uma análise cautelosa dos relatórios gerenciais, visto que são eles que tornam a apuração dessas informações possível, confiável e transparente.

5. Melhora o controle administrativo

Relatórios personalizados (que também podem ser gerados em softwares de gestão) permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas da empresa. Veja abaixo alguns relatórios gerenciais que podem servir ao negócio.

Relatório de fluxo de caixa

Considerado um dos mais importantes, esse relatório revela a real situação financeira da organização, considerando seu histórico de vendas e a previsão de suas despesas, receitas, reservas e investimentos. Vale ainda destacar que erros no relatório de gestão do fluxo de caixa podem impactar diretamente o ROI da empresa.

Relatório de contas a pagar e receber

Esses relatórios simplificam a gestão de dois comportamentos básicos de uma companhia: pagar e receber contas. Sem a visibilidade e detalhamento preciso dessas ações, a administração de outras atividades do empreendimento pode ficar comprometida.

Relatório de satisfação dos clientes

Entender o que os clientes precisam e o que acham da experiência que têm com cada área da companhia é tão importante quanto atendê-los da melhor forma possível. Isso porque os custos de aquisição de novos clientes são muito mais elevados do que os de retenção de consumidores.

Além disso, o prestígio e reputação do negócio tendem a crescer quando o nível de satisfação dos compradores é acompanhado de perto.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

O DRE é uma visão contábil da empresa, que mostra o lucro ou o prejuízo das atividades durante um determinado período. Logo, quanto mais rigorosa for a apuração das informações que alimentam esse relatório (impostos, faturamento, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que demonstram a verdadeira situação financeira do empreendimento.

3 impactos negativos de um relatório gerencial ruim

Apresentar relatórios gerenciais com um tempo comprometido de prazo e se valendo de ferramentas inadequadas interfere de diferentes formas na empresa. Veja 3 exemplos abaixo.

1. Conclusões equivocadas

Quando você tenta fazer um relatório gerencial sem as ferramentas corretas — como um software de gestão de projetos que integre todas as informações —, fica muito difícil conciliar os dados e, consequentemente, realizar boas análises. Nesse caso, acaba ficando fácil tirar conclusões equivocadas.

2. Perda de oportunidades

Com um volume cada vez maior de informações, a carência de uma análise adequada de dados prejudica o aprimoramento dos processos internos da empresa. Assim, a organização pode perder oportunidades de aplicar melhorias que gerariam mais faturamento ou reduções de custos, por exemplo.

3. Prejuízo financeiro

Sem o uso das tecnologias adequadas, a companhia fica com recursos mobilizados para o tratamento dos dados gerenciais. Em outras palavras, um ou mais colaboradores precisam reservar um tempo em sua agenda somente para fazer o trabalho que poderia ser realizado por um software.

Esse desperdício de mão de obra, consequentemente, onera o orçamento, já que o custo com recursos humanos é um dos mais altos dentro de uma empresa.

Como não levar 5 dias para fazer o relatório gerencial semanal

Tenha um software de gestão de projetos

Quando a empresa se vale de muitas ferramentas que não interagem entre si, qualquer tarefa que deveria ser simples acaba se tornando desnecessariamente complicada. E, apesar de parecer um conceito óbvio, infelizmente, não é nada raro que algumas organizações tenham dificuldade para compreender os ganhos que a adoção de uma única solução pode proporcionar.

Implementar um ERP, um software CRM e múltiplas planilhas eletrônicas, por exemplo, irremediavelmente, fará com que haja um desperdício de tempo muito grande para a extração de qualquer tipo de informação. Consequentemente, a agilidade (e até a confiabilidade) na consolidação dos dados fica comprometida.

Na prática, muito esforço é empreendido na geração de um relatório gerencial que traz uma infinidade de números e resultados operacionais que, na maioria das vezes, acabam não demonstrando de forma eficiente o que é efetivamente importante para a gerência.

Para evitar que o relatório gerencial se torne uma saga sem fim, o ideal é utilizar um software de gestão de projetos que integre todos os dados e ferramentas. Assim, torna-se possível automatizar inúmeros processos, prevenir perdas de informações e evitar erros.

Aposte em análises cada vez melhores

Para obter resultados satisfatórios com a geração de relatórios gerenciais, é fundamental trabalhar com soluções integradas, de forma a correlacionar melhor os dados, extrair informações mais completas e, por conseguinte, tornar todo o processo mais dinâmico. Isso ajuda tanto a poupar tempo quanto a tornar as análises muito mais valiosas.

Nesse cenário, não só a ferramenta, mas um método de análise bem definido facilitará bastante a geração dos relatórios gerenciais. Com o suporte de ambos, não será mais necessário partir do zero a cada nova apresentação, uma vez que as informações estarão estruturadas sempre da mesma forma.

É simples: com metodologia e tecnologia trabalhando de maneira sinérgica, poucos esforços serão necessários para que as informações compiladas propiciem uma boa avaliação.

Defina o que é importante planejar e monitorar

É preciso que os relatórios gerenciais exponham as informações mais importantes tanto para a equipe de projetos quanto para a diretoria. Essas métricas devem exibir o impacto do trabalho do time, bem como do planejamento exercido pela gestão, ou seja, o quanto os trabalhos estão sendo produtivos na forma de enxergar novas oportunidades e promover redução de custos e despesas, potencializando o retorno de cada investimento realizado (ROI).

Parta da visão macro para a micro

Em um primeiro momento, é importante observar os dados mais relevantes do negócio e analisar a performance no mês, compreendendo se o planejamento foi atingido e se essa realmente é a tendência. Posteriormente, deve-se fazer uma análise mais minuciosa, buscando entender cada ponto a fim de aprofundar a investigação.

Assim, se os custos do projeto foram superiores ao orçamento dimensionado, é preciso avaliar quais foram as entregas ou atividades que se mantiveram de acordo com a baseline e quais extrapolaram, se os gastos foram maiores porque houve retrabalho, ou porque o custo de produção ficou acima do planejado, e assim por diante. Essas ponderações mais precisas permitirão que os ofensores sejam identificados e, posteriormente, eliminados.

Priorize fatores comprovadamente de sucesso

Nesse quesito, é importante focar aquilo que pode gerar mais resultados com o menor esforço possível. De fato, os fatores que apresentam os piores resultados costumam ter maior potencial para melhoria. Assim, um projeto que apresenta alto índice de retrabalho pode revelar resultados simplesmente excelentes com uma reestruturação dos processos produtivos e a implantação de práticas que estejam sendo bem aplicadas em outras iniciativas.

Já os melhores resultados devem servir de boa prática para inspirar outros projetos. Um canal de comunicação que esteja se mostrando eficiente em determinados casos pode muito bem ser adotado em outros empreendimentos, por exemplo. E não se deve ignorar também a possibilidade de que algo que esteja apresentando bons resultados receba um investimento ainda maior, proporcionando ganhos ainda mais expressivos que os atuais.

Um bom relatório gerencial apresenta não só as principais métricas do negócio, como também a análise desses indicadores, as oportunidades de melhoria e a priorização das demandas. Com um software de gerenciamento de projetos integrado, somado a uma boa estrutura metodológica, torna-se possível expor os reais resultados da organização e determinar quais serão os passos seguintes.

Goza-se, assim, de mais tempo para identificar e intervir nos pontos certos, tornando o planejamento mais efetivo na empresa e conseguindo provar seu valor. Dessa maneira, os relatórios gerenciais deixam de consistir em uma atividade mecânica ou de ser vistos como um mal necessário, passando a ser importantes aliados, concentrados em inteligência e aperfeiçoamento.

Seja objetivo

Um relatório gerencial deve ser conciso e objetivo. Esse tipo de documento objetiva expor dados reais da organização e, por isso, não existem razões para a prolixidade.

Todas as informações e resultados nele contidos precisam ser de fácil entendimento, evitando a má compreensão de dados ou reuniões muito prolongadas. É claro que um relatório apresenta uma grande quantidade de elementos, mas, mesmo assim, é possível compactar dados importantes em tabelas, gráficos e outros recursos que facilitem a compreensão de todos.

Por isso, é fundamental considerar a posição do leitor ao elaborar esses documentos. Um número exagerado de informações técnicas não agrega para a assimilação e ainda pode confundir quem precisa avaliar o seu trabalho.

Conforme mencionado, o aconselhável é que a organização conte com uma solução que possibilite coletar as informações necessárias de forma dinâmica e que seja flexível para customizar a apresentação dos resultados. O ideal é que permita, por exemplo, apresentar informações de maneira macro, com representações gráficas e de fácil assimilação. Bons exemplos são os relatórios providos pelo PMO para o acompanhamento do portfólio da empresa.

Agora que você já sabe como fazer um bom relatório gerencial, pode seguir todas as dicas compartilhadas aqui para elaboração e contar com todos os benefícios dessa facilidade.

E você, quer mais eficiência no dia a dia da sua empresa, incluindo a elaboração do relatório gerencial semanal? Entre em contato conosco, converse com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudar!