O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!

Escolher qual camisa usar, o que comer no café da manhã e qual caminho para ir ao trabalho são pequenos exemplos de tomada de decisões que fazemos logo no início do nosso dia. Essas decisões, normalmente, são intuitivas e nem as percebemos. Porém, existem inúmeras situações onde devemos fazer uma escolha que impactará nas nossas atividades e no desenrolar do nosso dia a dia.

As decisões mais importantes que encontramos no âmbito empresarial exigem preparo e experiência, para que o profissional possa fazer a melhor escolha possível. Os gerentes de projetos são reconhecidos por serem grandes tomadores de decisão e devem sempre buscar potencializar as oportunidades e reduzir as ameaças.

Tomar decisões corretamente é um dos fatores primordiais para o êxito de um projeto. Portanto, aprenda neste artigo cinco dicas para obter sucesso na gestão de projetos com a tomada de decisões.

1. CONHEÇA SEU PROJETO

Para tomar a melhor decisão frente à gama de opções que se tem, é extremamente necessário conhecer seu projeto a fundo. O gerente de projetos deve compreender por completo o escopo do projeto, bem como seus custos, prazos e parâmetros de qualidade necessários.

Estar 100% inteirado do que deve ser feito e do que está acontecendo no exato momento da tomada de decisão é essencial para que o profissional obtenha um resultado positivo em suas escolhas, podendo assim fazer uma análise de causa e efeito, baseando sua decisão em dados importantes.

2. COMUNIQUE-SE BEM

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a comunicação é um dos maiores causadores do fracasso dos projetos ao redor do mundo. O grande número de stakeholders faz com que ocorram inúmeros ruídos no processo de comunicação, distorcendo informações e atrapalhando todo o desenvolvimento das atividades.

Além da distorção da informação, muitas vezes elas chegam com pouca qualidade e baixa utilidade, deixando o gerente de projeto na mão. Dessa maneira, ele aposta na sua experiência e no seu feeling para tomar as decisões, o que pode ser demasiadamente arriscado.

Devido a isso, afirma-se que a comunicação é uma grande habilidade dos gestores de projetos de sucesso e ela deve ser considerada prioridade zero, pois é um dos principais fatores de sucesso de um projeto.

3. BASEIE-SE TANTO NAS INFORMAÇÕES QUANTO NO FEELING

Muitos profissionais experientes e com grandes vivências em projetos já detém um feeling apropriado para a tomada de decisões. Mas, apostar somente no feeling é muito arriscado e não é uma garantia de uma tomada de decisão assertiva.

Como falado, é extremamente importante que o gestor esteja bem municiado de dados sobre todos os processos que envolvam a execução das atividades do seu projeto. As informações de um projeto estão sempre disponíveis para o gestor e, com certeza, o ajudarão na tomada de decisões.

O feeling não deve ser deixado de lado. Ele é extremamente importante, uma vez que ele é a soma de todo o conhecimento e experiência do gerente de projeto e, ao ser utilizado em conjunto com uma boa análise de dados, os resultados são os melhores possíveis.

Por isso, pode-se afirmar que é extremamente importante basear a tomada de decisões tanto nas informações disponíveis, quanto no feeling do profissional.

4. CONHEÇA AS PRINCIPAIS FORMAS DE SE TOMAR UMA DECISÃO

Existem três formas de tomada de decisão que são mais usuais: decisões consensuais, por maioria e por autoridade. Um gestor de projetos eficiente sabe exatamente a hora de escolher cada uma dessas opções, buscando sempre obter o sucesso desejado.

Mas, você sabe quais as características de cada uma delas? Veja a seguir:

Decisões consensuais

As decisões consensuais são aquelas feitas quando todos os integrantes se envolvem na busca de um mesmo objetivo. Algumas vezes, essa decisão não é a favorita de todos, mas todos concordam que ela cumpre com as necessidades da situação em jogo.

Essa decisão ocorre através de uma discussão saudável (por meio de diálogos) entre os componentes de uma equipe, cada um com suas opiniões e ideias, buscando sempre a melhor escolha possível para a empresa.

Decisões por maioria

As decisões por maioria são aquelas feitas quando a maioria (50% + 1) dos integrantes é a favor de um resultado. Como ocorre no sistema eleitoral brasileiro, a decisão por maioria é conhecida por ser democrática, mas pode ocasionar alguns problemas (como fraudes e compra de votos, por exemplo).

É válido afirmar ainda que nem sempre a opção escolhida pela maioria será a melhor opção. Com o andamento das atividades, pode-se descobrir que essa não foi a melhor alternativa escolhida.

Decisões pela autoridade

Como se sabe, o gerente de projeto é o grande responsável por todo o desenvolvimento das atividades de um projeto, bem como do cumprimento dos marcos e metas estabelecidos. Sendo assim, afirma-se que ele detém grande influência e poder na tomada de decisões.

As decisões pela autoridade são conhecidas por serem feitas com base no poder de um indivíduo. As consequências dessas decisões dependem da inteligência, experiência e habilidade do gestor de projeto.

O grande problema dessa forma de tomada de decisão é que, em algumas situações, o poder pode subir à cabeça do decisor, o transformando em uma pessoa egocêntrica, impaciente e nervosa, o que impactará diretamente nas escolhas a serem realizadas.

5. BUSQUE POR MELHORIAS NA TOMADA DE DECISÕES

Você deve estar pensando: O que devo fazer para tomar decisões melhores? Existem algumas pequenas dicas que podem ser extremamente válidas na hora de se escolher uma ação, entre várias opções disponíveis.

Pode-se listar as vantagens/desvantagens de cada alternativa, analisar dados e características específicas de cada opção, buscar por situações parecidas em outros projetos (utilizando as metodologias de gestão), buscar apoio de PMOs, entre outras opções.

É válido também investir em softwares de gestão de projetos, obtendo assim melhores resultados. Existem softwares no mercado capazes de prover informações, em tempo real, da evolução das atividades e da produtividade de sua equipe, o que te auxiliará no processo de tomada de decisões.

Em momentos de crise, por exemplo, um software pode ajudar na otimização do tempo e em todo o gerenciamento de projetos. A grande vantagem do uso de tecnologia é ter todas as informações num só lugar, facilitando o acesso à informação.

A última dica para melhorar o processo de tomada de decisões é apostar na gestão de projetos. Invista no conhecimento dessa área, estudando, por exemplo, SCRUM e PMBOK. Além de agregar valor para os seus projetos, você será reconhecido pelo esforço e pelo conhecimento que terá.

Tomar decisões corretas em um projeto é crucial para o seu sucesso. Utilize as dicas desse artigo para tomar as melhores decisões possíveis e, assim, colher os frutos de uma boa gestão de projetos.

O que achou de nossas dicas? Tem alguma dúvida? Deixe sua opinião nos comentários!

Se a crise econômica e política que atinge o país afeta gravemente os empresários, imagina o impacto para aqueles que querem empreender? Neste cenário em que todos ficam extremamente receosos (e com razão) tirar projetos do papel parece até um sonho impossível. Mas para espantar esse pessimismo e fomentar a economia do país neste momento difícil é que surge o Hub do Empreendedor, da qual a Project Builder tem muito orgulho de fazer parte.

Acreditamos que é a hora para se destacar e crescer, já fizemos materiais sobre como crescer na crise, como enxergar a crise como oportunidade de crescimento e como manter sua equipe motivada nesse cenário, e agora é hora de botar a mão na massa com outras empresas gigantes da tecnologia, nacionais e internacionais.

Este grupo de 13 empresas (outras organizações são mais que bem-vindas para participar) se uniram para formar um agregador de serviços complementares que oferecem descontos e conteúdos relevantes para PMEs, que somados chegam a R$ 50 mil.

No Hub do Empreendedor, você pode encontrar soluções em design, contabilidade, marketing, atendimento ao cliente, e várias outras opções, com as melhores ferramentas do mercado nacional e internacional.

E nada melhor do que a Black Friday para deixar os descontos oferecidos ainda atraentes. Então não baixe a cabeça em meio à crise e comece seu negócio economizando!

E como funciona o Hub do Empreendedor?

Acesse o site http://www.hubdoempreendedor.com.br/ e confira as promoções que as empresas participantes estão oferecendo, por tempo LIMITADO, aos empreendedores que desejam fazer acontecer.

Conheça as empresas participantes da 1ª ação do Hub do Empreendedor

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● Project Builder: A Project Builder desenvolveu um software WEB, voltado para o gerenciamento de projetos, programas e portfólios de uma organização. Com a PB, você consegue gerenciar seu planejamento em nível estratégico, tático e operacional.

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● Rock Content: empresa líder em marketing de conteúdo no mercado brasileiro. Eles ajudam marcas a se conectarem com seus clientes através de conteúdo adequados e blogs corporativos. Através do serviço de consultoria montam estratégias de conteúdo para os clientes que são executadas por um time de milhares de escritores freelances profissionais.

● Zendesk: A Zendesk fornece um software em nuvem para atendimento das solicitações do consumidor e gerenciamento de chamados com o objetivo de aproximar organizações e clientes. Com mais de 60 mil empresas no portfólio, seus produtos são utilizados por organizações em mais de 150 países para fornecer suporte em mais de 40 idiomas.

● Xtech Commerce: É uma plataforma que oferece preços acessíveis, integração com ERPs para uma gestão otimizada e parcerias com os maiores players da internet, como Mercado Livre, Walmart e Extra.com, por exemplo.

● Agendor: um aplicativo para web e mobile, que ajuda milhares de equipes a organizar e aumentar as vendas diariamente. Com o agendor você consegue extrair relatórios, fazer atualizações no sistema de maneira online e off-line, melhorar seu funil de vendas, aperfeiçoar sua interação com o cliente e muito mais.

● Moip: uma solução de pagamentos ideal para e-commerces, marketplaces, pagamentos recorrentes e vendas presenciais. É uma solução inovadora que oferece flexibilidade, com mais de 15 meios de pagamento possíveis, ferramentas de gestão de risco e uma adesão simplificada.

● Nibo: Por meio de uma plataforma simples e intuitiva, o Nibo facilita a gestão financeira, proporciona a integração com a contabilidade e simplifica os processos manuais. Além disso, você consegue ter uma projeção do seu fluxo de caixa, emitir nota fiscal e também boletos bancários!

● Hubspot: Da atração de visitantes à aquisição de clientes, a HubSpot consolida todo o seu funil de marketing em apenas uma ferramenta completa.

● Social Miner: plataforma de People Marketing do E-Commerce Brasil transforma visitantes em uma base de leads e automatiza campanhas ultra-personalizadas. Eles são pioneiros em canais inovadores como notificações no Facebook.

A missão do Hub do Empreendedor é ambiciosa: ajudar pelo menos 20 milhões de empresas até o final de 2016. Por isso, contamos com seu apoio para divulgar o Hub e revolucionarmos juntos o ecossistema empreendedor no Brasil!

No Brasil, a curva S é uma das ferramentas de acompanhamento mais utilizada e difundida no gerenciamento de projetos. No entanto, apesar de toda essa amplitude, ainda existem muitos mistérios e incompreensões em torno do assunto, causando dúvidas que se tornam comum entre os gestores.

Como identificar desvios e tendências em seus projetos? Analisando datas e custos? Comparando valores planejados e reais em busca de uma estimativa de progresso? Tentando adivinhar as tendências que surgirão no decorrer do projeto?

Neste artigo, mostraremos que existe uma ferramenta muito mais eficaz do que as opções acima. Continue acompanhando para entender como a curva S pode ajudar você em sua gestão.

Entendendo o que é a curva S

Conhecida como um modo bastante eficiente de apresentação dos dados gerenciais para o acompanhamento de projetos, a curva S se baseia em uma representação gráfica capaz de permitir o contraste entre os desvios do que foi planejado em comparação com o realizado.

A apresentação simultânea demonstra todo o clico de vida — e, por isso, as tendências podem ser traçadas a partir do monitoramento do histórico — e a saúde do projeto. Por meio dessa análise, o gestor passa a ter maiores chances de intervir em casos que poderão comprometer os prazos ou os custos do delineamento.

O nome “curva S” esta ligado à regularidade do desembolso financeiro (custos) e realização física (trabalho). Afinal, é comum que o início do projeto seja marcado pelo mínimo de desembolso e avanço físico, que ascende e se estabiliza conforme as atividades avançam. Daí o formato de “S”.

Comparando o que foi planejado

A linha de base do projeto deve ser guardada sob sete chaves para que não ocorra a inviabilização da comparação do que foi previsto inicialmente com o que foi executado. Isso significa que o uso da curva S depende do empenho do gestor ao comparar o que foi planejado com aquilo que realmente ocorreu.

Quem quiser realizar esse feitio precisará organizar bem as informações durante o planejamento, registrando as atualizações sempre que possível.

Mesmo sendo uma prática condenável, não é difícil achar projetos gerenciados com base na atualização da preparação, desconsiderando a comparação que favorece o acompanhamento do projeto.

Comparando o que foi realizado

A curva S também depende das informações do desembolso financeiro e do trabalho desempenhado no projeto. Seja a organização mensal, trimestral, semestral ou anual, é necessário manter a linha de base do projeto preservada. Para isso, os dados deverão representar o que realmente ocorreu do ponto de vista físico (trabalho) e financeiro (custos).

Cruzando o planejado com o realizado

Com o planejamento preservado e o conhecimento do desembolso financeiro e da realização física, você já tem o necessário para plotar o gráfico da curva S.

Vale dizer que, apesar de poder ser feita em diferentes períodos, a comparação costuma ser feita mês a mês. Portanto, o previsto no planejamento mensal e o resultado obtido no mês determinado devem ser inseridos no gráfico para demonstrar os desvios positivos ou negativos do projeto.

Essa organização permitirá que você extraia a curva S, contrastando a realização com o planejamento elaborado. Analisar essa representação gráfica abrirá caminho para uma melhor compreensão do status real do projeto. Isso sem falar dos subsídios oferecidos para uma tomada de decisão mais assertiva mediante a observação da tendência.

Analisando a funcionalidade do gerenciamento de custos de um projeto, segundo o PMBOK

Como sabemos, os custos operam com diversos tipos de efeitos sobre um projeto. A proposta de gerenciar esses custos têm a ver com o tratamento dessas consequências durante todo o ciclo de vida planejado.

Além de ser um processo capaz de fornecer suporte para a análise da performance futura do produto do projeto (sendo um bem ou serviço), ao gerenciar os custos, o gerente de projetos passa a calcular o Retorno do Investimento (ROI), tanto real quanto estimado.

Em planos com mesmos tempo, escopo, qualidade e custos, essa planificação se dá na divisão da utilização do capital operacional (OPEX) e do capital fixo (CAPEX).

Aplicando a Curva S em seus projetos

Você já percebeu que neste artigo mencionamos a linha de base, ou baseline. Ela é traçada durante o processo de planejamento com os números que atuarão como fundamento das entregas, conforme as etapas.

Depois que essa linha é estabelecida, uma nova é criada conforme o que está sendo posto em prática. Imagine se você pudesse comparar aquilo em que se acredita que será realizado com o que foi possível realizar. É isso.

Planejamento e execução costumam ser diferentes e, na análise das linhas, quanto maior for a abertura, mais atrasada estará a obra. Tal praticidade auxilia o gestor na identificação de tendências de redução ou aumento da capacidade do time, que precisa entregar a obra dentro do prazo determinado.

Uma curva de acumulação possibilita o acompanhamento periódico da evolução das variáveis do projeto, verificação da evolução do cronograma e dos impactos consequentes de atrasos ou adiantamento das tarefas.

Essa aplicação também permite que haja a criação de parâmetros comparativos entre a performance esperada com relação ao andamento físico ou progresso dos serviços (materiais, custos e equipamentos), isto é, com o desempenho realizado.

Um gestor que deseja checar os eventuais impactos causados pela falta de conformidade entre a preparação e a execução encontra na curva S uma alternativa para obter sucesso em seus resultados. Afinal, nada melhor do que estudar a representação gráfica do status do projeto e alocação dos recursos de maneira visual e prática.

O formato da Curva S faz com que os profissionais possam perceber melhor se a concentração das tarefas permanece dividida de acordo com o que foi determinado no planejamento. É basicamente um instrumento de análise relevante desde os projetos simples aos mais complexos e extensos.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a esta demonstração do Project Builder e descubra uma solução única e capaz de alavancar sua administração.

Um projeto de sucesso deve estar baseado nos três pilares do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e qualidade. É claro que os demais requisitos são importantes, mas o que guia de fato um projeto são esses três elementos.

Na liderança não há como não estar o gerenciamento de escopo, responsável pela determinação das metas, objetivos e requisitos do projeto, dando aos envolvidos o direcionamento correto a se seguir para, ao final, ter-se um produto de qualidade, no prazo determinado, sem extrapolar o orçamento.

Mas os objetivos e metas do projeto nem sempre são tão fáceis de se estabelecer, constituindo-se em um desafio a ser superado pela equipe do projeto e em especial pelo gerente de projetos, que é quem lidera todos até o sucesso.

Nosso post de hoje trata exatamente disso, o desafio de se estabelecer objetivos e metas claros para a equipe de projetos, evitando mudanças de escopo ao longo do desenvolvimento do projeto e impactos em outras áreas que podem ser determinantes para a conclusão do projeto, como por exemplo, o custo.

Saber o resultado que se espera ao final é fundamental

Para estabelecer objetivos e metas claros, é preciso que a equipe do projeto saiba de antemão qual é o produto final e seus requisitos, suas especificações técnicas e sua finalidade. Para que esse escopo seja bem definido, é preciso contar com o cliente, que irá relatar à equipe do projeto o porquê dessa necessidade, a importância do produto final para o contexto da empresa e o que ele espera ganhar com essa nova solução.

Sabendo exatamente aonde deve chegar, a equipe do projeto será capaz de detalhar o escopo a ponto de construir uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto, onde serão segmentadas todas as entregas do projeto, criando-se etapas de execução e prazos para as atividades.

É preciso deixar claro o que está no escopo do projeto — e o que não está

Um dos erros comuns na determinação de objetivos e metas de projetos é a falta da indicação do que não será contemplado naquele escopo. Ao deixar o tema aberto a interpretações, o cliente pode imaginar que está subentendido determinada solução quando na verdade o projeto não contempla tal requisito.

Essa negociação deve ser realizada antes do início do projeto e todas as partes devem estar de acordo em relação ao escopo do projeto, sob pena de que haja tantas alterações no decorrer do projeto que este se torne inviável.

O cliente deve estar ciente dos impactos que qualquer alteração no projeto possa acarretar, responsabilizando-se por extensão de prazos, aumento de custos ou ainda perda da qualidade do que está sendo desenvolvido.

Resultados insatisfatórios podem ser fruto de objetivos mal interpretados ou mal definidos

Por fim, é preciso saber que o fracasso de um projeto está intimamente ligado com a má determinação dos objetivos e metas no escopo, e por isso essa é a fase inicial e principal do projeto. Quando não se tem ideia do todo, não é possível mensurar com certeza todos os recursos necessários, assim como o tempo que se leva para desenvolver a solução.

Nesse sentido, o gerente de projetos deve ser o elo entre o cliente e a equipe de projetos, compreendendo a demanda do cliente e repassando à equipe do projeto os dados e informações necessários para o desenvolvimento da solução adequada. Ainda tem dúvidas sobre a importância da boa definição de metas e objetivos? Tem alguma dica a compartilhar? Deixe um comentário!