O BSC ou Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão estratégica, desenvolvida pelos professores da Universidade de Harvard Robert Kaplan e David Norton. Ele permite que a empresa planeje e controle, com maior segurança, suas metas e estratégias, com o objetivo de medir a evolução da organização através de indicadores.

Mesmo assim, muitos gestores não compreendem a relevância desse método ou nem sequer sabem do que ele se trata. Vencer essa dúvida é o caminho para poder empregar o recurso de maneira altamente estratégica.

Preparamos este artigo para te ajudar a entender melhor essa metodologia, bem como a planejar a implantação dele dentro da sua organização no próximo exercício. Para entender melhor, continue lendo e entenda no que ele se baseia:

O que é o Balanced Scorecard?

O Balanced Scorecard foi adotado inicialmente como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, sua aplicação em organizações proporcionou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de estratégia.

Os requisitos para a definição de indicadores tratam dos processos de um modelo da administração de serviços e da busca da maximização dos resultados, baseados em quatro perspectivas que refletem a visão e a estratégia empresarial.

A partir delas, são definidos os objetivos, as iniciativas e os indicadores, de modo a identificar se tudo está saindo como o desejado.

Confira quais são essas perspectivas:

Financeira

Essa abordagem compreende o desempenho econômico-financeiro do negócio em diversos sentidos. É possível verificar o nível de lucratividade ou de rentabilidade, assim como analisar a matriz de custos ou a de receitas.

Uma empresa que esteja em dificuldades financeiras pode usar a perspectiva para focar em aumento do faturamento ou diminuição dos gastos, por exemplo.

Clientes

Como o nome da perspectiva indica, ela tem a ver com o mercado consumidor e com seu comportamento. Pode se relacionar ao aumento da satisfação dos clientes, ao volume de vendas recorrentes ou à taxa de rejeição, e assim por diante.

Também pode se integrar diretamente à financeira, quando a atenção se volta para a diminuição dos custos de aquisição por cliente (CAC).

Processos internos

Em uma analogia, os processos internos de um negócio são como o funcionamento dos sistemas do corpo humano. Eles precisam ser adequados para que haja saúde, inclusive da organização.

Nesse sentido, é relevante analisar questões como cumprimento de metas — tanto em cada setor como entre áreas diferentes —, taxa de sucesso na realização de tarefas e qualidade de atendimento, por exemplo.

O objetivo é melhorar essa perspectiva, de modo a criar um efeito dominó de resultados positivos para o empreendimento.

Aprendizado e crescimento.

Mais do que ter tecnologia ou controle, um negócio deve contar com informação e com conhecimento. Esse é um elemento bastante amplo, que se manifesta de várias formas.

Pode se tratar da retenção de conhecimento por parte da própria gestão ou dos recursos humanos, que pode ser medido com índices de produtividade, retrabalho e/ou rotatividade.

Também é relevante compreender as questões da inovação e do aprendizado com os erros por parte da gestão. Análises de satisfação dos funcionários, de processos alinhados e de otimizações são ótimos indicadores desse ponto.

Quais são os elementos do BSC?

Além das perspectivas, que fundamentam o uso dessa estratégia, o Balanced Scorecard também conta com elementos que permitem a sua execução.

Ou seja, há ferramentas que precisam ser usadas para que o BSC tenha uma aplicação prática e transformadora na realidade do empreendimento.

Entre os pontos importantes, estão:

Mapa estratégico

Ele descreve a estratégia da empresa através dos objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões.

O propósito do mapa estratégico é apresentar inteiramente a estratégia da companhia, e, assim, permitir tornar mais claras a ligação e a maneira como os objetivos estão associados a cada uma das perspectivas.

De certa forma, o BSC serve para “traduzir” esse mapa em ações menores e segmentadas, facilitando o cumprimento de tarefas e o alcance do que é desejado.

Objetivo estratégico

Por falar nisso, é fundamental ter atenção ao que o empreendimento deseja consolidar. Isso é o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização.

Esses pontos são divididos em cada uma das perspectivas e serão importantes subsídios para o detalhamento das metas e da definição dos indicadores.

Usaremos os objetivos estratégicos também em nosso processo de priorização e de seleção de projetos, de modo a criar um workflow.

Meta

Corresponde ao nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessária. A meta define o que temos que perseguir para conquistar os objetivos.

Ela precisa ser mensurável e simples de ser acompanhada. Preferencialmente, deve estar associada a um período temporal para facilitar sua medição.

Se a intenção é aumentar o faturamento, a meta pode incluir um aumento de 20% na receita em 12 meses, por exemplo. Com isso, ela funciona como um parâmetro a ser atingido — e, preferencialmente, superado.

Indicador

Representa, em números, como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo. Qualquer indicador deve cumprir os seguintes requisitos:

• transmitir informação clara e confiável sobre o evento a ser analisado;
• ser coerente com os fins estabelecidos, com a visão e a missão da organização, medindo e controlando os resultados alcançados;
• ser adequado e oportuno, estando disponível para a tomada de decisão;
• ter a sua unidade de medida corretamente identificada: números absolutos (n.º), percentagens (taxas de crescimento, pesos – %), dias, horas, valores etc.;
• ter um responsável designado, capaz de atuar sobre os indicadores.

Cada perspectiva tem uma estratégia e cada destino desejado conta com um indicador. Se, na financeira, há o interesse em aumentar o faturamento (objetivo) por meio do aumento das vendas (plano de ação), é necessário definir o volume de conversões em um período como indicador.

Plano de ação

Trata-se do conjunto de ações que são necessárias para se alcançar os objetivos. É no plano de ação, ou no Projeto (no caso de organizações mais maduras) onde vamos trabalhar para atingir as metas.

Basicamente, ele define quais são as estratégias que devem ser executadas para que o objetivo da perspectiva seja atingido dentro da meta estabelecida.

Para que serve o BSC?

Uma das grandes vantagens do Balanced Scorecard é que essa é uma metodologia muito versátil. Ela pode assumir várias formas e ser usada para propósitos variados, adaptando-se aos interesses de cada negócio.

Assim sendo, não há somente um tipo de BSC. Os conceitos, perspectivas e ferramentas estão sempre lá, mas ele pode ser empregado em vários momentos e em negócios de todo o tipo.

De certa forma, cada aplicação gera um efeito diferente e há o BSC aplicado à melhoria dos resultados e à manutenção de determinados efeitos. Além disso, pode ser usado de acordo com interesses e situações variadas.

Entre as formas de uso dessa ferramenta, estão:

Crescimento do empreendimento

Quando o estabelecimento está se desenvolvendo e prestes a dar um novo passo, o BSC é bastante útil. Dentro das quatro perspectivas, ele ajuda o negócio a se consolidar e a construir um desenvolvimento sustentável.

É o caso de determinar o aumento da rentabilidade, o número de clientes fidelizados, a otimização dos processos internos e a expansão capacitada da força de vendas, por exemplo.

Retomada de resultados positivos

Já se a empresa se encontra em apuros, ela também pode utilizar o BSC justamente para contornar e sair dessa situação. A ideia é reestruturar parte do negócio de modo que ele possa trazer efeitos positivos e que garantam a recuperação no mercado.

Entre as perspectivas, os objetivos podem ser: diminuição dos desperdícios, redução do custo de aquisição de cliente (CAC), automação de processos e melhor capacitação da equipe.

Aumento da robustez

Muitas vezes, acontece de a organização crescer rapidamente e, ainda que tenha sido de forma estruturada, não ter total segurança na manutenção dos resultados. É o que ocorre com negócios perenes ou sazonais, que podem ver seus efeitos mudando a qualquer momento.

Nesse caso, o BSC pode ajudar a definir interesses como: aumento do alcance e do reconhecimento de marca, diminuição da taxa de rejeição dos clientes, melhora da logística e aumento do mix de produtos ou serviços.

Obtenção de vantagem competitiva

Mesmo quando o negócio tem ótimos números e se mostra cada vez mais promissor, ele pode usar o BSC. Nessa situação, ele é facilmente empregado para a conquista de vantagem competitiva.

Usado de um jeito estratégico, garante a obtenção de diferenciação, que leva a conquistas em relação aos concorrentes.

Entre os pontos, estão: aumentar a lucratividade, ampliar a satisfação do consumidor, fazer investimentos em processos para melhorar a qualidade e oferecer cada vez mais inovação.

Se os quatros indicadores estiverem equilibrados e aplicados de acordo com os objetivos propostos pela organização, significa que há grandes chances de conseguir evoluir a gestão, possibilitando a concepção de novas estratégias que projetem diferenciais competitivos. O BSC está relacionado à visão e à estratégia de um empreendimento, duas áreas fundamentais para que a empresa tenha sucesso.

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É comum ter a sensação de que faltam horas no dia, não é mesmo? Fala-se em gestão do tempo como se, de alguma forma, pudéssemos controlá-lo, mas a realidade é dura: o tempo não para. Porém, existe uma alternativa. Você pode gerenciar a si mesmo para tirar o melhor proveito do tempo disponível – um grande desafio para muitos gerentes de projeto.

Preencher as fichas de controle de horas trabalhadas – os timesheets – dos funcionários parece ser mais uma tarefa para encaixar em seu dia bastante atribulado. Parece, mas não é. O timesheet pode ser uma ferramenta valiosa para o máximo aproveitamento do tempo de trabalho. Timesheets ajudam a identificar em que seu tempo está sendo gasto e, com um pouco de análise, fornece os dados para descobrir como dividir suas horas de trabalho de forma mais eficaz.

Se você ainda não está convencido que os timesheets são tarefas administrativas indispensáveis, listamos abaixo algumas razões para você acreditar que o timesheet on-line contribui para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Aproveite as dicas sobre como usá-lo de forma eficaz.

 #1 Timesheets mostram por onde o tempo escapa

Existem inúmeras técnicas para melhorar seu gerenciamento de tempo. Cada pessoa deve escolher o software e as ferramentas que sejam mais adequados às suas necessidades. Um ponto em que a maioria das abordagens estruturadas para gerenciamento de tempo converge é: comece sabendo em que você gasta seu tempo. Timesheets podem ajudar nisso, pois mostram tudo o que você faz no trabalho.

Você vai se surpreender com os resultados. Basta meia hora para concluir um template de abertura do projeto, não é mesmo? Quando você identificar as interrupções ao pegar um café, atender ao telefone ou corrigir falhas no computador, provavelmente vai achar que completar essa tarefa leva muito mais tempo.

Peça aos membros de sua equipe para compartilhar seus timesheets ou configurar o software de gerenciamento de projeto on-line de modo que todos tenham acesso aos timesheets uns dos outros. Assim, você poderá identificar as atividades do grupo que ocupam muito tempo, como os workshops. Você poderá comparar a quantidade de tempo que as pessoas gastam em tarefas. Por exemplo, um indivíduo pode completar um trabalho do projeto em um tempo muito mais curto do que o colega. As duas pessoas podem se reunir e discutir essa tarefa: o mais lento pode aprender como fazer de forma mais rápida, ou o mais rápido pode aprender a fazer melhor de forma mais lenta, porém com mais qualidade. A proposta é nivelar a equipe.

#2 Timesheets ajudam a eliminar atividades desnecessárias

Agora que você sabe como gasta seu tempo, pode começar a identificar o tempo improdutivo. Tempo não produtivo é o que você gasta no trabalho sem estar trabalhando de verdade, como nas pausas. É surpreendente a quantidade de tempo improdutivo num dia normal de trabalho.

Sabe-se que não dá para evitar pausas para ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com colegas sobre o fim de semana. No entanto, a identificação do tempo improdutivo pode mostrar se os seus 15 minutos de pausa para o chá se transformaram em meia hora no Facebook regularmente. Essa é uma atividade que você pode cortar para liberar mais tempo para outra coisa.

Outro lugar para procurar o tempo improdutivo é nas viagens. Calcule quantas horas são gastas na estrada ou em deslocamento entre escritórios. O que você pode fazer com o tempo de viagem para torná-lo mais produtivo? Se estiver viajando de avião ou ônibus, talvez possa adiantar algum trabalho no caminho. Se estiver dirigindo, fica mais difícil, mas ainda dá para fazer umas ligações, caso esteja em um engarrafamento. Independente do meio de viagem, se optar por trabalhar, o faça de forma segura. O carro não é o melhor lugar para ter uma conversa difícil com seu patrocinador do projeto sobre por que está acima do orçamento. O ônibus não é o melhor lugar para falar com os seus colegas de informações sigilosas sobre uma nova iniciativa. E se estiver trabalhando com documentos confidenciais, tenha cuidado sobre quem pode olhar por cima do seu ombro.

Participe de videoconferências, use espaços de trabalho colaborativos, mensagens instantâneas e outras ferramentas on-line para ajudá-lo a evitar deslocamentos, a menos que uma viagem seja realmente necessária.

#3 Timesheets ajudam a planejar as próximas semanas

Alguma vez você prometeu completar uma tarefa e percebeu que seria um desafio fazê-la dentro do prazo, porque tem uma oficina ou um evento na escola do seu filho? A maioria dos pacotes de software de gerenciamento de projetos com a funcionalidade de timesheet permite inserir os dados com antecedência. Você pode programar um tempo para férias e outros compromissos antes que aconteçam, para que seu timesheet efetivamente mostre quando estará disponível para outros trabalhos.

Compartilhe seus timesheets com os membros da equipe do projeto para que todos saibam quando as pessoas estão disponíveis para reuniões. Não preencha previamente os timesheets com as tarefas do projeto, a menos que seja um compromisso de um dia todo, como um treinamento.

Tentar preencher algumas horas aqui e ali, com base na previsão do que vai fazer no futuro é muito difícil e provavelmente dará errado. Se você inserir informações em seu timesheet para os dias que ainda não aconteceram, certifique-se de verificá-las antes de finalmente executá-las. Caso contrário, você vai acabar reservando tempo para uma oficina que foi cancelada ou um feriado que não aconteceu, no último minuto.

#4 Timesheets ajudam a melhorar o equilíbrio na vida profissional

A vantagem de ser bom em gestão do tempo é ter mais tempo disponível durante o dia. Você não tem que usar o tempo todo para trabalhar. Chegar ao final do dia de trabalho e ir para casa na hora, em vez de ficar até mais tarde, é o ideal. Se entender em que seu tempo está sendo gasto, corte (ou diminua) o tempo improdutivo, planeje suas semanas com antecedência. Você estará muito melhor posicionado para usar seu tempo de forma eficaz e organizar melhor seu dia de trabalho. Claro, você pode optar por passar esse tempo no trabalho – mas você não precisa!

Conclusão

Sim, completar os timesheets é outra coisa para a sua lista de afazeres. É uma tarefa adicional para se completar durante o dia. Você pode minimizar o esforço envolvido. Separe alguns minutos para mantê-lo atualizado e verá que não leva muito tempo. Vale a pena para obter as informações para que você possa avaliar adequadamente como está gastando seu tempo e tomar decisões informadas sobre como pretende gastá-lo daqui para frente.

Cada vez mais o Scrum vem ganhando força e sendo reconhecido como o mais popular método ágil para gestão de projetos. A metodologia foi desenvolvida com base no manifesto ágil, combinando com uma joga de Rugby que inspirou seu nome.

Um dos principais focos do framework é isolar a equipe, trazer a agilidade para o gerenciamento de projetos, aumentando a velocidade e a mudança. Utilizado em diferentes companhias, o fremework surgiu no desenvolvimento de projetos de software, onde normalmente os projetos costumam sofrer um número maior de mudanças de escopo devido ao seu ambiente instável e mais dinâmico. Hoje o Scrum vem sendo utilizado em diferentes naturezas de projetos e gerando resultados favoráveis.

Mesmo com tantos benefícios, sabemos que adotar a metodologia não é uma tarefa fácil. Diferentes fatores precisam ser analisados antes de sua implementação. Existem muitos mitos pairando sobre a implementação do Scrum. Confira alguns deles:

1 – Não aceitamos escopo aberto

Muitos acreditam que com a adoção do Scrum não é mais necessário planejar datas de entrega e custos do projeto. Isso é um mito. É possível ter estimativas no Scrum, a grande diferença é a necessidade de mudança do modelo mental. Toda estimativa, seja de custo ou de prazo, por mais detalhada e realista que seja, ainda é uma estimativa, ou seja, possui uma margem de erro e fatores de incerteza associados.

Algumas abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos tentem a se proteger das mudanças, criando processos, às vezes complicados ou mesmo burocráticos, para tornar alto o custo da mudança.

Diferente desse padrão, os métodos ágeis tratam a mudança como parte natural do processo, onde a mudança e o aprendizado da equipe e do cliente levam a um produto final melhor. A equipe assume o compromisso com aquilo que vai realmente entregar e nada além disso. Conforme as entregas são realizadas com sucesso, o cliente vê o resultado e adquire confiança de que a equipe pode não se comprometer com tudo o que ele deseja, mas entregará aquilo com o que se comprometer. No inicio é difícil, pois nosso modelo mental está acostumado com o escopo fechado, no entanto com tempo percebemos como é bom trabalhar com objetivos realistas. Ao final, temos plena convicção que é melhor dizer não, do que a frustração de não alcançar os objetivos prometidos. Ainda assim, pode não ser aplicável para todos os tipos de projetos.

2 – Solução Tabajara de Gestão Projetos

Lembra do Seu Creysson que sempre chega com a solução para todos os seus problemas com um fantástico produto das organizações Tabajara? Não pense que o Scrum será assim. Não existe solução mágica! Saiba analisar os pontos positivos e negativos do método para sua organização e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos da maneira tradicional. Projetos onde o nível de incerteza é muito grande como desenvolvimento de novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, ou desenvolvimento de uma nova unidade de negócio são bons candidatos. Em cenários completamente opostos, onde existe muita formalização de contrato, extremamente sensível ao prazo e ao escopo, ou quando se trata de um projeto muito recorrente dentro da companhia, normalmente serão melhor gerenciados com uma abordagem mais conservadora seguindo o bom e velho PMBOK.

3 – Adeus Documentos

Já vi empresas da área de software criticarem o Scrum afirmando que a metodologia é uma bagunça e que não necessita documentar nada. Já vi o oposto também, onde a equipe de desenvolvimento ficou feliz por saber que a partir de agora não será mais necessário documentar o projeto pelo fato de ter adotado o Scrum.

O Scrum, na verdade é um método ágil de gestão de projetos, o que não quer dizer que exista restrições sobre a documentação do projeto ou qualquer outro tipo de restrição no que diz respeita a processos. Agora, independente do método adotado, o levantamento de requisitos, a análise de negócio, gestão de projetos, desenvolvimento (ou codificação), teste e documentação podem e devem sempre estar presentes. A grande diferença é que todas essas disciplinas / atividades são realizadas em ciclos menores (sprints), e de forma evolutiva (a cada rodada). No lugar de esperar entender e registrar tudo, fatiamos em parte — como diria o Capitão Nascimento.

4 – Viva o Caos

Sim é verdade que o Scrum possui raríssimos processos de controle e até as reuniões que na gestão convencional de projetos são intermináveis, na metodologia ágil são delimitadas e têm objetivos específicos. A reunião em pé foi concebida para durar 15 minutos e a responder a poucas perguntas (O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema te impedindo de realizar seu objetivo?). Mas isso não quer dizer desordem ou que a equipe viverá em meio ao caos. É muito importante que cada um dos poucos rituais do Scrum sejam religiosamente mantidos. Só assim conseguiremos que os resultados sejam mantidos no longo prazo, para que impedimentos sejam identificados e removidos, para que exista um canal aberto de comunicação constante entre o cliente e para que ocorra a evolução do próprio processo.

Depois que começamos a ver os resultados da metodologia costumamos dar uma relaxada em alguns processos. Aí tudo começa a funcionar como uma bola de neve, um dia não fazemos a reunião em pé e, sem perceber, aos poucos vamos abandonando elementos que sustentam a metodologia.

Por isso, mantenha a disciplina sempre. O Scrum não possui muitos processos de controle e mesmo as reuniões previstas têm objetivos muito bem definidos. A reunião diária foi desenhada para ser a mais objetiva e rápida possível (15 minutos no máximo).

Ainda assim, é importante garantir que os (poucos) processos sejam seguidos com o objetivo de manter os resultados a longo prazo, levantar e remover impedimentos, mantendo um canal de comunicação constante com o cliente, contribuindo para a evolução do próprio processo. Não caia nessa tentação, mantenha a disciplina.

E você? Já ouviu algum dos mitos mostrados neste artigo? Conte para gente!

O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!