Teste Grátis
metodologia PM Canvas

5 vídeos do YouTube para você virar Jedi na metodologia PM Canvas

Criada pelo conceituado professor e consultor José Finocchio para co-criação e co-planejamento de projetos inspirado no Business Model Canvas, a metodologia do Project Model Canvas é utilizada por grandes empresas e é fundamentada em conhecimentos da neurociência, propondo uma maneira mais amigável de conceber um plano de projetos. Separamos 5 vídeos para você virar um Jedi na metodologia PM Canvas!

 1- Afinal o que é o PM Canvas?

Neste vídeo o professor José Finocchio explica de maneira bem fácil e objetiva o que é o Project Model Canvas.

Veja aqui!

2- Como montar seu primeiro PM Canvas

No vídeo, José Finocchio apresenta rapidamente o planejamento de um projeto utilizando o Project Model Canvas.

Veja aqui!

3- Como nasceu o PM Canvas

Confira a primeira palestra que o prof. José Finocchio deu no evento PMO Summit.

Veja aqui!

4- Como usar o PM Canvas APP

Agora que você já sabe tudo sobre o Project Model Canvas, você já pode começar a co-criar seus projetos no seu iPhone ou Android.

Veja aqui!

5- Como funciona a metodologia PM Canvas na minha empresa ?

Confira um projeto conduzido pela Fabiana Bigão desde sua iniciação até encerramento. Mostra na forma de animação as principais etapas e conceitos do gerenciamento de projetos.

Veja aqui!

Agora que você já é um Jedi na metodologia PM Canvas, mãos à obra! Gostou? Então compartilhe com seus amigos!

restrições de um projeto

Restrições do projeto: o que é e como lidar com elas?

Os gestores precisam dominar o vocabulário e utilizar uma linguagem adequada e precisa em seus documentos. Dessa forma, todos os envolvidos terão uma compreensão correta dos objetivos e etapas a serem cumpridas. Conhecer o conceito de restrição e respeitar os seus limites é muito importante para quem trabalha com gestão de projetos.

Neste post, vamos abordar sobre o que são as restrições de um projeto e como lidar com elas durante o processo. Além disso, vamos explicar o conceito, as premissas e os requisitos. Aqui, você vai descobrir o que é o triângulo de restrições e entender mais a respeito dos prazos, escopo e custos.

Gostaria de entender melhor o assunto? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que são as restrições de um projeto?

Restrições é a palavra que se originou do termo em inglês “constraints” e abrange os fatores limitantes para que uma iniciativa seja executada. Trata-se de condições impostas para que os projetos sejam realizados e cumpridos pelo gerente e sua equipe de trabalho. As principais são a qualidade do projeto, o orçamento e o prazo de entrega dos serviços ou produtos.

Caso as restrições não sejam atendidas, pode ocorrer uma falha no projeto, tendo em vista que elas asseguram a satisfação das partes envolvidas e a viabilidade dos empreendimentos. É necessário estabelecer fronteiras e definir regras claras e objetivas, bem como fazer a delimitação do campo de atuação do gestor do projeto.

Quais são as premissas e os requisitos de um projeto?

As premissas de um projeto também são chamadas de “assumptions” e se referem a pressupostos, situações ou hipóteses que são tidas como verdadeiras em um projeto. As estimativas somente serão validadas após a comprovação da veracidade de cada premissa. Antes de serem confirmadas, elas serão consideradas riscos e precisam ser gerenciadas. Confira exemplos de premissas:

  • não haverá chuva por mais de 3 dias ininterruptos;
  • haverá disponibilidade de um número exato de equipamentos;
  • todos os engenheiros estarão sempre acompanhando as atividades;
  • as leis não serão modificadas durante a execução do projeto.

Os requisitos de um projeto, ou “requirements”, estão relacionados às condições mensuráveis ou às capacidades indispensáveis para que o projeto atenda aos seus objetivos. Sendo assim, os requisitos atendem a desejos, necessidades e expectativas dos stakeholders, principalmente dos clientes. Veja alguns exemplos de requisitos:

  • sistema de segurança;
  • monitoramento de áreas externas e internas;
  • iluminação adequada;
  • climatização de acordo com as normas vigentes.

É importante fazer o levantamento dos requisitos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Eles precisam ser formulados de maneira apropriada, para que não ocorram problemas durante a execução das atividades até a entrega final. Cada requisito vai fazer parte do escopo do projeto e embasar o seu planejamento. Por fim, eles vão formar os parâmetros de validação para as entregas.

Como lidar com as restrições de um projeto?

Depois do levantamento das premissas, o gerente monitora para saber o que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças mitigadas. Já as restrições devem ser usadas nas etapas de planejamento, porque dão respaldo às decisões do gestor. Elas são importantes para conferir garantia de que tudo será executado conforme os limites preestabelecidos.

Os projetos podem ser executados de várias formas com o registro dos processos decisórios, bem como dos motivos que deram origem às escolhas. As restrições servem para fazer com que a documentação relativa ao plano do projeto esteja em dia, tais como a matriz de riscos, o plano de custos e o cronograma.

Na prática, as restrições são impostas por agentes internos ou externos. Elas precisam ser consolidadas por meio de registro em um documento específico, que tenha a finalidade de permitir o seu monitoramento. Elas também são especificadas na Declaração de Escopo do Projeto e no Termo de Abertura do Projeto.

O que é o triângulo de restrições de projetos?

O triângulo de restrições de projetos é composto pelos custos, o escopo e o prazo. O projeto cuja entrega é feita de acordo com os recursos planejados, o escopo atendido e dentro prazo é considerado bem-sucedido. A seguir, veja detalhes sobre as 3 limitações mais destacadas e como elas influenciam no gerenciamento de projetos.

Prazos

Restrições referentes aos prazos dizem respeito ao cronograma de entrega elaborado pelo gestor do projeto. Nele, é descrito o tempo de duração de cada etapa, além de todos os prazos para a conclusão de cada fase e para a finalização com a data de entrega dos projetos. Esse agendamento é indispensável para que as equipes se organizem e cumpram as metas predefinidas.

Escopo

É o conjunto de objetivos descritos com tarefas e entregas especificadas, os quais foram aprovados e listados para serem atingidos até o fim dos projetos. Se houver restrições, o gestor poderá apontar a omissão ou a suspensão das entregas, quando o prazo for ultrapassado ou os recursos excessivos tiverem que ser consumidos.

Custos

São relevantes para todas as partes envolvidas em um projeto. Por esse motivo, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custos de aquisição de equipamentos, softwares, contratações e fornecedores. Os valores devem ser definidos com antecedência e os detalhes analisados para, depois, acontecer a aprovação dos projetos.

Os montantes financeiros disponibilizados para a execução de um projeto não poderão ser usados para a aquisição de outros recursos, que nem sempre representam dinheiro. Existem recursos humanos que melhoram a qualidade dos serviços ou produtos e influenciam outros fatores.

Além do mais, a qualidade também é uma restrição que merece destaque, porque é afetada por alterações em um dos 3 pilares mencionados. Mudanças nesse aspecto interferem no custo, nos prazos e no escopo. O aceleramento nos prazos ou a elevação repentina dos custos afeta diretamente a qualidade das entregas.

Entendeu quais são as restrições de um projeto, o que é e como lidar com elas? No gerenciamento de um projeto, elas podem representar riscos que interferem e ocorrem durante as fases de execução. Esses perigos podem ou não ser conhecidos, mas devem ser identificados e gerenciados, por se tratar de possibilidades ou ameaças.

Ainda tem dúvidas sobre o tema ou precisa de mais informações? Entre em contato conosco agora mesmo!

gestão de serviços

Por que a gestão de serviços precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?

A implementação de sistemas de automação de serviços profissionais – também conhecidos como PSAs (Professional Services Automation) – nas empresas voltadas à gestão de serviços é uma tendência. E a razão é muito simples: essas soluções contribuem para a interligar o gerenciamento de projetos com as mais demais áreas. Quer dizer, um único sistema para vendas, contratos, faturamento, recursos humanos e para a gestão de projetos em si.

Além da gestão integrada dos departamentos proporcionar maior agilidade e consistência de informação, poupa a necessidade de pessoas para prover, individualmente, informação de cada operação, e, é claro, otimiza o tempo.

Tudo que faltava, afinal, qual projeto não seria beneficiado por essa consolidação de dados, corte de custos e redução de atrasos? Confira abaixo algumas da razões que tornam a implantação de um PSA a solução ideal para a gestão de serviços de sua empresa!

 Planejamento e execução mais simples

Um bom PSA tem como premissa ser mais eficiente, tanto na gestão de serviços, como na execução dos projetos. Com base na integração dos setores, proporciona à empresa uma visão geral, macro sobre todos os seus projetos, simplificando o trabalho da gestão. Os executivos podem, facilmente, identificar os projetos que estão em andamento e se antecipar às necessidades de recursos.

Com um PSA, os gerentes de projeto têm capacidade de desenvolver planos detalhados, atribuir as pessoas certas aos projetos/atividades corretos, e ter toda a informação sobre o caminho crítico ao alcance das mãos, graças à gestão interligada.

Além de prestar suporte ao planejamento, um PSA oferece também uma melhor comunicação em toda a empresa, servindo como uma plataforma de tramitação de informação entre os recursos, gestores e toda a equipe envolvida no projeto. Afinal, permite que os recursos interajam rapidamente — entre eles e com os gestores — proporcionando ao gerente uma avaliação mais dinâmica sobre os impactos no cronograma e orçamento do projeto, logo que um problema é comunicado.

Mensuração mais precisa

Tendo em vista que o software de automação de serviços também atua na contabilidade, ele apresenta recursos para gerenciar a área financeira do projeto. Os custos relacionadas às horas de trabalho podem ser rastreados com facilidade, e quaisquer outras despesas acessórias, como gastos em viagem ou com subcontratados, podem ser computadas para dar uma representação integral do investimento do projeto.

Esta característica pode se tornar ainda mais valiosa quando se tratam de empreendimentos com restrições de orçamento. A gestão tem como realizar o planejamento com alto nível de detalhe, conhecendo exatamente onde está sendo consumido o investimento.
Sabendo que todas as informações estão em um único núcleo, os gerentes de projeto têm potencial para analisar informações pontuais de produtividade de seus recursos, a fim de assegurar a contribuição maximizada de cada membro.

Ciclo de Vida do Projeto

Os PSA têm a capacidade de gerenciar todas as fases do ciclo de vida dos projetos. Dessa forma, estrutura as organizações de serviços para se concentrarem no que é, de fato, importante. Quer dizer, atentar para as necessidades dos clientes, ao invés de comprometer tempo e recursos em tarefas administrativas irrelevantes.

Essa concentração de esforços na eficiência pode ser notada rapidamente a considerar o tempo gasto em horas produtivas, com efeito direto sobre a qualidade do produto entregue.

A maior parte das soluções de automação de serviços profissionais permite a integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Managment) ou qualquer outro pacote de contabilidade. A ideia é reduzir, ou mesmo eliminar, a necessidade de qualquer configuração no sistema.

Produtividade dos recursos

Muitas soluções de PSA também contam com avançadas ferramentas para o cronograma de recursos, auxiliando as empresas a equilibrarem a oferta e a demanda de sua força de trabalho.

Ter a visão clara e em tempo real de quando os recursos com qualificações-chave estão disponíveis traz efeitos visíveis na produtividade da equipe.
Além de tornar a execução dos projetos mais eficiente, a alocação precisa de pessoal e também oferece os subsídios necessários para garantir o equilíbrio adequado da carga de trabalho, sem esgotamento ou ociosidade dos profissionais.

Tomada de decisão

Uma vez que proporciona uma visão geral consolidada, se mostra essencial na tomada de decisões. Afinal, toda a informação que a empresa precisa para deliberar sobre os projetos está centralizada no seu software de PSA.

Essas ferramentas tendem a substituir controles desgastados e imprecisos que, muitas vezes, são utilizados sem a devida atualização.

Quando utilizados de maneira inteligente, mais do que uma solução integrante da infraestrutura de sistemas, os sistemas de PSA tendem a ser uma vantagem estratégica importante para a gestão de serviços, pois tende a melhorar a produtividade, melhorando a rentabilidade e o crescimento a longo prazo.

Centralização dos projetos e serviços

É até comum que organizações centralizadas em projeto, quando buscam por soluções para ajudar no gerenciamento de suas cargas de trabalho, optem por ferramentas diferentes de um PSA, acreditando que seja um sistema muito além de suas necessidades. Entretanto, a empresa deve ter em mente que a automação de serviços profissionais é uma plataforma projetada para impulsionar os resultados de qualquer equipe de projeto.

Finalmente, o software PSA é desenvolvido com o objetivo de ser decisivo para o sucesso do projeto, sendo muito mais do que uma ferramenta de gerenciamento autônomo, mais contemplando todas as variáveis envolvidas em um projeto, desde a gestão de recursos humanos, o acompanhamento dos orçamentos do projeto e cronograma, a comunicação, como a análise de desempenho.

Seja qual for o ramo de atuação, é interessante analisar como uma ferramenta de PSA pode ajudar sua organização. Inevitavelmente, essa avaliação irá mostrar todo o valor agregado das funcionalidades, todo o controle e monitoramento proporcionado, tornando possível que os esforços passem a ser concentrados no que realmente importa. Ou seja, foco em resultados, potencializando a realização de projetos bem-sucedidos.

Um dos cases de sucesso é a Artsoft Sistemas, consultoria que lida com a gestão empresarial de mais de 6.500 empresas e depois de pesquisar adotou a da Project Builder para ser sua solução de PSA. Assim, a Artsoft substituiu infinitas planilhas de Excel pela excelência que um sistema integrado como um PSA traz para a gestão e gerenciamento de projetos.

Sua empresa adota uma solução de PSA? Quais os ganhos que têm sido observados? Deixe seu comentário!

processos de TI

Como especificar requisitos de forma ágil em processos de TI

A especificação de requisitos é uma tarefa extremamente importante no processo de desenvolvimento de todo e qualquer software que passa pelos processos de TI. Define-se, nessa etapa, o que exatamente o sistema deverá fazer, como ele deve funcionar e praticamente todos os seus direcionamentos básicos. Mas como essa especificação de requisitos pode ser feita de acordo com a metodologia ágil de software? Pois é exatamente sobre isso que vamos falar agora! Então confira:

MANTENHA-SE PRÓXIMO AO CLIENTE

Uma boa estratégia para uma especificação de requisitos eficaz é sempre manter a maior proximidade possível com o cliente. Além de auxiliar na qualidade do processo, o contato mais próximo faz com que a equipe de desenvolvimento e o cliente alinhem seus pensamentos em prol do desenvolvimento de um software realmente eficaz. O cliente também é capaz de informar as regras de negócio que o sistema deverá contemplar, outro ponto importantíssimo da especificação de requisitos de software.

Lembre-se de que os requisitos mudam

Na abordagem das metodologias ágeis durante os processos de TI e desenvolvimento de software é importante entender que os requisitos são elaborados durante o próprio desenrolar do sistema. Assim, não existe apenas uma fase para fazer a especificação de requisitos, como acontecia em outras metodologias, assim como não existem somente alguns requisitos fixos. Ao longo do desenvolvimento e dos feedbacks que o cliente fornece, tendo como base os releases do software que recebe, os requisitos mudam. Essa maneira mais flexível de especificar requisitos diminui a formalidade do procedimento e permite manter o foco no próprio desenvolvimento do software, de acordo com a ideologia das metodologias ágeis.

Conheça os casos de uso

Essa é uma forma de levantar requisitos baseada na interação entre os usuários e o sistema. Nesse caso, diagramas com atores e ações realizadas no sistema são elaborados, de um jeito padronizado. Essa abordagem de especificação de requisitos é muito utilizada atualmente e se mostra bastante eficaz para definir os requisitos funcionais de um sistema. Os diagramas de caso de uso são descritos em uma linguagem conhecida como Unified Modeling Language ou simplesmente UML. O resultado dessa técnica é um documento formal que deve ser devidamente validado pelo cliente para evitar dores de cabeça e eventuais problemas com o escopo do software no futuro.

Atente-se para as histórias dos usuários

Essa técnica de elaboração de requisitos é mais flexível. Por meio dela são descritas histórias sobre determinadas ações que os usuários precisam realizar no sistema, tudo de uma forma que tanto desenvolvedores como usuários entendam. Lembrando que essas histórias precisam ser feitas juntamente com o cliente. Essa técnica de especificação de requisitos dispensa documentos formais e mantém o foco na descrição das necessidades a que o sistema deverá atender.

Essas são as principais técnicas e dicas para fazer uma boa especificação de requisitos de forma ágil. É importante lembrar que, mesmo nesse tipo de metodologia, a elaboração de requisitos é importante para ajudar a definir o escopo do software e também para que seja mais fácil para os desenvolvedores saberem exatamente o que o software precisa fazer ou não. Afinal, especificar requisitos corretamente é um dos principais fatores que podem vir a impactar diretamente na qualidade do produto final desenvolvido.

Agora nos conte se ainda ficou alguma dúvida sobre a especificação de requisitos em processos de TI! Compartilhe seus questionamentos conosco e enriqueça nosso post!

certificação pmp

7 dicas para se preparar para certificação PMP gastando menos

A certificação PMP (Project Management Professional) não é somente um requisito imposto por muitas empresas na hora de contratar alguém para uma vaga na área de projetos. Ela também dá ao profissional diferencial competitivo no mercado de trabalho.

Investir na sua capacitação com um título desse nível no currículo ainda resulta em salários melhores, compensando o alto investimento. No entanto, você não precisa gastar muito para ser um gerente de projetos credenciado pelo PMI® (Project Management Institute).

Confira algumas considerações a respeito da prova e 7 dicas sobre a preparação. Saiba como é possível fazer o teste e ser aprovado sem ter despesas exorbitantes.

Entenda como funciona o exame

É necessário estar ciente do formato da prova e verificar se você preenche os requisitos antes de começar a estudar a matéria — afinal, sua aprovação nada mais é que um projeto e todo o planejamento será orientado para haver sucesso nessa empreitada, sendo o teste aplicado da seguinte forma:

  • 200 questões de múltipla escolha;
  • com 4 alternativas cada;
  • 4 horas de duração.

Uma das principais preocupações de quem busca a certificação PMP é o tempo: 72 segundos para responder cada questão. No entanto, é perfeitamente possível concluir a prova com sucesso se você trabalhar a agilidade de raciocínio durante sua preparação.

O exame normalmente é feito em língua inglesa, mas há opção de um segundo idioma, então você pode eleger o português. Ele é realizado em um centro certificador autorizado pelo PMI®.

Pontuação

Fato interessante: 25 das 200 questões não são contabilizadas na sua nota final porque funcionam como um experimento, sendo impossível saber quais são essas perguntas. Então, você precisa obter ao menos 106 dos 175 pontos possíveis.

Reprovação

Nesse caso, é possível entrar com requerimento, até um ano após a realização do último exame, para ter uma outra tentativa mediante pagamento das taxas de reavaliação. Vale constatar que você pode realizar esse procedimento até 3 vezes.

Confira a inscrição e os requisitos da certificação PMP

Qualificações mínimas devem ser atendidas por quem deseja prestar a prova, exigências variáveis conforme o nível de escolaridade da pessoa, que pode ter formação de quatro anos em curso de bacharelado ou apenas diploma de nível médio. Além disso, é necessário comprovar:

  • experiência no gerenciamento de projetos;
  • horas de liderança e direção de projetos;
  • horas de formação em gerenciamento de projetos.

Os anos de prática e a carga horária mínima exigidos para quem é formado em ensino médio ou superior podem ser verificados na página do PMI® Brasil. Então, verifique sua elegibilidade.

Solicitação e resposta do instituto

A inscrição é feita pelo site do Project Management Institute mediante preenchimento de formulário com dados pessoais, informações sobre sua área educacional e de atuação em projetos.

O instituto retorna sua solicitação com um e-mail autorizando ou não o seu cadastro. Se a resposta for positiva, você pode proceder ao pagamento da taxa e receberá um código de elegibilidade para marcar a realização do exame.

É preciso fazer uma ressalva: 10% dos candidatos passam por uma malha fina do PMI®. O instituto pode requerer certificados de cursos, diplomas e declarações de profissionais que atestem a sua experiência em projetos e os dados apontados inicialmente por você na inscrição.

Nesse caso, o código de elegibilidade só será fornecido caso a documentação auditada seja aprovada. Então, fique de olho no seu e-mail para não perder nenhum contato ou prazo imposto pelo Project Management Institute.

Prepare-se para o exame sem gastar muito

O programa de certificação do PMI® é reconhecido pela International Organization for Standardization (ISO) 9001, evidenciando a notoriedade e credibilidade da titulação no mundo todo. O instituto ainda é referência global no gerenciamento de projetos, motivo pelo qual a taxa para realização da prova não é barata, assim como o material.

Usufruir da empregabilidade trazida pelo título de especialista na área, ganhar destaque e diferencial competitivo no mercado de trabalho, aumentar sua remuneração e atestar seu conhecimento gastando menos. Caso queira usufruir de todos os benefícios da certificação PMP gastando menos, trazemos na sequência algumas dicas valiosas.

1. Associe-se ao PMI®

Se você ainda não é membro do Project Management Institute, recomendamos que seja. O vínculo não é obrigatório para a obtenção do certificado, mas o associado tem vantagens econômicas substanciais quando deseja se candidatar para a prova em questão.

O custo de adesão é de apenas US$129 acrescidos de US$10 (taxa de inscrição), valor insignificante perto da economia que você poderá fazer. Primeiramente, quem se associa recebe uma cópia gratuita e atualizada em PDF do e-book “Project Management Body of Knowledge – PMBOK”, a bíblia do gerenciamento de projetos.

Ressalta-se: esse guia não é encontrado em lojas físicas ou virtuais por menos de R$260. Outra vantagem é a disponibilização de livros preparatórios para a certificação PMP no eReads PMI®, plataforma do instituto onde as obras podem ser lidas online.

Além disso, enquanto o não associado paga US$555 para realizar o exame, o associado do PMI® tem US$150 dólares de desconto. Faça as conversões e coloque as contas na ponta do lápis para concluir o quanto vale a pena se tornar membro do Project Management Institute.

2. Estabeleça um cronograma de estudos

Como tal medida ajuda você a gastar menos? O planejamento vai considerar o que você precisa estudar e quais recursos e materiais estão à sua disposição — ou seja, evita-se a perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro.

Um bom ponto de partida na elaboração do cronograma de estudos é analisar a incidência dos temas nas questões. Enquanto responsabilidade profissional e encerramento correspondem a 18% das perguntas, 21% delas são sobre monitoramento e controle.

Planejamento e execução são as disciplinas mais recorrentes no exame de certificação PMP, com índices de 23% e 27%, respectivamente. Monte um cronograma realista conforme a sua disponibilidade de horários: passe no máximo 8 horas diárias em cima dos livros, fazendo resumos e simulados.

Canais de comunicação, gerenciamento do valor agregado e caminho crítico são exemplos de temas importantes para a sua prova, enquanto há apenas 10 questões sobre entradas e saídas, geralmente. Saiba estabelecer prioridades para realizar uma boa gestão de tempo e não jogar dinheiro fora.

3. Junte-se ao seu capítulo PMI®

Existem 15 unidades ligadas ao Project Management Institute no Brasil espalhadas por 14 estados, como São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Porto Alegre, Bahia, Pernambuco, Amazonas e Goiás.

Os associados PMI® podem frequentar os capítulos e aproveitar o espaço para entrar em contato com outros profissionais da área de gerenciamento de projetos. Você encontrará colegas que estão se preparando para a certificação PMP ou já foram aprovados no exame.

Aproveite a oportunidade para criar vínculos, estabelecer contatos, pegar dicas, trocar conteúdos e promover seu networking. Por vezes, as unidades locais oferecem cursos preparatórios com ótimo custo-benefício a quem deseja o título de especialista em gerenciamento de projetos pelo PMI®.

4. Compre materiais usados

Procure recursos de segunda mão. Eles podem não ser os ideais e recorrentemente estão desatualizados, no entanto, essa ainda é uma boa opção a quem deseja obter a certificação PMP, mas não pode investir muito dinheiro na preparação.

Mercado Livre, eBay e Estante Virtual são sites capazes de ajudá-lo nessa busca por materiais usados e mais em conta. Atende-se à edição e outras informações sobre a publicação para não cair na cilada de se ater meramente a valores. Você também pode tentar obter livros e simulados com os colegas que já prestaram a prova.

5. Pesquise cursos preparatórios

Há muitos disponíveis no mercado com metodologias diferentes e preços variados. Abra espaço na agenda para pesquisar, buscar recomendações, checar as informações com sua rede de contatos e fazer as devidas comparações.

Leia os comentários e depoimentos de quem já fez o curso preparatório, analise o histórico de aprovação. Se não encontrar nada no próprio site da empresa, procure nas páginas e comunidades das redes sociais e nos fóruns sobre o tema. As opiniões e experiências de outras pessoas podem ser muito valiosas, e são gratuitas.

Modalidade presencial, a distância, atendimento a rigorosos padrões de qualidade do PMI®, carga horária, didática, distribuição das aulas, simulados e formação do corpo docente são alguns itens a serem avaliados antes de tomar uma decisão.

Vale ressaltar: o curso preparatório mais caro nem sempre é o melhor e o mais barato não é necessariamente o pior. Você possivelmente vai encontrar um meio-termo conforme suas prioridades e o quanto pretende investir.

6. Procure qualidade

Quando se trata de produtos PMP® Exam Prep, como livros, flash-cards, aplicativos ou guias de estudo, não vale a pena comprar o material mais barato. Pesquise! Há muitas opções de alta qualidade e baixo custo no mercado.

Há produtos baratos lá fora, mas que oferecem muito pouco em relação ao valioso treinamento real. Procure recomendações de clientes, para garantir que seja uma compra de materiais preparatórios de qualidade, antes de fazer qualquer aquisição.

7. Monte grupos de estudo

Além de ser uma maneira interativa de estudar para obter a certificação PMP, é econômica, pois você aproveita a troca de material e as múltiplas fontes de acesso à informação.

Busque pessoas que estejam com a mesma determinação que você para obter a aprovação, afinal, os desdobramentos desse evento têm impacto direto e expressivo na sua vida profissional — além do mais, não é um exame fácil. A integração com o grupo ainda serve de estímulo para manter o ânimo e a disciplina.

Falando nela, garanta foco total nos seus objetivos, caso contrário, você só terá gastado dinheiro à toa. Será necessário abdicar de horas com a família, os amigos e compromissos, como um churrasco no fim de semana, para conseguir dar conta de toda a matéria.

Vale reiterar: a certificação PMP é um projeto, exige planejamento, execução e controle para o candidato cumprir o escopo e fazer a entrega final com sucesso. Caso você se considere um bom gerente de projetos, com certeza conseguirá adequar os recursos financeiros à sua capacidade de investimento para obter a aprovação no exame.

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Declaração de escopo do projeto

O que é a declaração de escopo do projeto e quais informações deve conter?

A declaração do escopo é um instrumento importante elaborado na fase de planejamento dos projetos. Ela faz parte das atividades realizadas pelo gestor para a delimitação de premissas, dos critérios de aceitação e de detalhes relevantes para que o gerenciamento seja conduzido com sucesso. Para os gerentes, pode ser um verdadeiro desafio acertar todos esses pontos.

Neste artigo vamos explicar o que é a declaração de escopo do projeto e para que ela serve, além de mostrar por que é tão importante, quais as informações que não podem faltar na sua elaboração e fornecer diversos detalhes que vão ajudar na sua confecção.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este artigo até o final e fique por dentro!

O que é a declaração de escopo do projeto?

A declaração de escopo do projeto é um documento indispensável para a formulação e controle das etapas dos projetos. Ela é uma saída e também uma entrada na área dos processos para validação do plano de gerenciamento de projetos e da linha de base. Conforme o guia PMBOK, trata-se de uma descrição detalhada do trabalho, das restrições, premissas e entregas.

Para que serve a declaração de escopo do projeto?

O instrumento é elaborado conforme as necessidades do projeto. O escopo é o trabalho essencial para a entrega de resultados, serviços ou produtos. Dessa forma, a declaração registra os dados necessários para a execução dos projetos, tais como os limites, as atividades, os prazos, os custos, os responsáveis etc.

O gerenciamento do escopo serve para garantir que todo o trabalho essencial será realizado para que os projetos sejam concluídos de maneira apropriada. Isso envolve o planejamento das atividades, a coleta de requisitos, a definição, validação e controle das tarefas e a criação de Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Por que a declaração de escopo do projeto é tão importante?

A declaração de escopo do projeto é muito importante porque descreve todo o projeto e apresenta todas as informações que poderão ser consultadas pela equipe e pelo cliente. O levantamento das necessidades dos clientes ajuda a convertê-las em requisitos para o cumprimento dos objetivos. A coleta desses dados é de grande importância, visto que gera uma documentação relevante.

Talvez nem todos os requisitos documentados possam ser atendidos, de modo que o escopo apresenta aqueles que produzirão maior impacto e agregarão mais valor aos clientes. As entradas do processo de definição de escopo descrevem como as atividades serão definidas, desenvolvidas, monitoradas, controladas e verificadas. No termo de abertura do projeto consta a descrição do serviço ou produto ou o resultado de maneira informal ou formal.

Já a documentação dos requisitos serve para descrever os fatores que atenderão aos objetivos do negócio e as necessidades que serão supridas. Os ativos de processos organizacionais são as bases de conhecimentos específicos usados pela organização, os procedimentos, as políticas e os planos elaborados pelos gestores.

Por fim, as saídas do processo de definição de escopo contêm a especificação e declarações do projeto com a descrição das principais entregas, restrições e premissas. As atualizações nos documentos do projeto são realizadas por meio de revisão e atualização do registro feito pelos interessados. Há uma matriz de rastreabilidade de requisitos e outros documentos que podem ser atualizados.

Quais são as principais informações da declaração de escopo do projeto?

Diversas informações não podem faltar na declaração. Esse documento também é denominado como especificação do escopo do projeto no guia PMBOK. Veja a seguir os principais dados que deverão ser registrados nesse instrumento que traz o detalhamento dos registros preliminares ou do termo de abertura!

Justificativa

A justificativa é um grupo de argumentos utilizados para comprovar a necessidade da execução de um projeto. Ela aponta a finalidade ou o propósito do plano de ação, já que não há propostas a serem apresentadas se não houver um objetivo claro. Fica na primeira sessão da declaração de escopo e explica por que os procedimentos serão realizados e quais serão os resultados finais.

Objetivos

Os objetivos estão relacionados com a definição das metas claras e mensuráveis que deverão ser alcançadas pelos colaboradores que participarão de determinados projetos. Além do mais, eles podem tratar do aumento da satisfação dos consumidores, a elevação do número de clientes, a captação e fidelização da clientela, por exemplo.

Critérios de aceitação

Os critérios de aceitação são um conjunto de condições e a especificação de parâmetros que serão considerados no momento de aceitar as entregas. Por exemplo, as especificações podem estar descritas na política interna corporativa e os mapas de competências poderão estar de acordo com um modelo fornecido pela empresa.

Restrições

As restrições são os fatores que impõem limites na execução dos projetos, tais como os custos e os prazos. Assim como os riscos que surgirão no decorrer dos projetos e que precisam ser mapeados para evitar entraves. Uma restrição pode estar relacionada à disponibilidade de recursos humanos ou ao orçamento limitado.

Nessa seção são descritas as limitações da equipe, as datas impostas, os marcos dos cronogramas etc. As cláusulas contratuais também podem conter restrições que devem ser listadas na declaração de escopo do projeto. Todas essas questões deverão ser divulgadas para evitar que elas afetem o planejamento.

Premissas

As premissas giram em torno do escopo, recursos financeiros e tempo. Elas precisam ser listadas e descritas de forma específica para cada projeto, bem como os seus impactos. É fundamental validar e documentar essas informações regularmente, visto que fazem parte dos planos de ação. Faça uma lista na própria declaração ou prepare um documento separado.

Organização inicial

A organização inicial refere-se à identificação de possíveis riscos e à escolha dos membros das equipes. A gestão de projetos requer a comunicação entre todos os interessados, o esclarecimento de todas as expectativas iniciais e o monitoramento dos trabalhos. A declaração pode circular entre os líderes que farão a aprovação final após o consenso das partes.

Estimativa de custos

A estimativa de custos é a identificação dos prováveis gastos que a empresa terá com o planejamento e execução de um projeto. Se o gestor fizer o gerenciamento adequado dos valores, provavelmente obterá ótimos resultados. As previsões deverão ser indicadas, assim como as estimativas de tempo para a conclusão das atividades.

Cronograma

Esse documento deverá ser construído junto à EAP, que exige a subdivisão dos trabalhos e das entregas do projeto. Inicie com a criação dela, pois assim todos os pacotes de tarefas ficarão definidos para a concretização do escopo. Após a sua aprovação, faça o gerenciamento do tempo para a construção de um cronograma.

Entendeu o que é a declaração de escopo do projeto e quais informações ela deve conter? Saiba que um software especializado pode ajudar em relação à elaboração desse documento. A Project Builder é uma empresa nacional especializada no fornecimento de soluções para essa tarefa e para a gestão de projetos, com reconhecimento no mercado externo e interno.

Precisa obter mais informações sobre esse tema ou sobre assuntos relacionados? Fale com a nossa equipe agora mesmo!

kick of meeting

Kick-off Meeting: quais as vantagens da reunião no início do projeto?

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

  • validar os objetivos;
  • esclarecer dúvidas;
  • estipular prazos;
  • ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

  • apresentar uma ideia;
  • mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
  • especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

Gostou do nosso post sobre Kick-off Meeting? Entre em contato conosco e receba nossas dicas sobre o assunto!

alocação de recursos em projetos

Entenda como o Project Builder realiza o controle de alocação de recursos em projetos

A produtividade é uma questão determinante para os resultados de qualquer organização, independentemente do porte e/ou do segmento em que ele atua. Por isso, a cada novo negócio (senão a cada expediente), costuma despontar na cabeça dos gestores a incerteza acerca da melhor forma de alocação de recursos em projetos.

O mercado contemporâneo, por outro lado, também é pródigo em oferecer ferramentas que facilitam as rotinas e endossam posturas de alta performance — desde que as particularidades e as necessidades da operação sejam plenamente atendidas. É preciso estar atento às soluções capazes de maximizar os resultados!

Se você busca alavancar seus processos e otimizar os recursos empresariais, extraindo o máximo de retorno da equipe e dos insumos, com certeza encontrou o conteúdo certo! Neste post você conhecerá um pouco mais do Project Builder, uma plataforma inovadora que poderá ajudá-lo a controlar operações e a gerir os times alocados.

Conheça as funcionalidades do sistema e veja como ele pode contribuir para tornar o seu negócio ainda mais produtivo e lucrativo. Boa leitura!

As principais dificuldades na alocação de recursos em projetos

A máxima de que tempo é dinheiro é bastante antiga no mundo dos negócios e, ano após ano, se prova cada vez mais verdadeira e atual. O tempo é escasso e, por isso, saber aproveitá-lo com eficiência pode ser (e provavelmente é) determinante no sucesso e na perenidade do negócio.

Na prática, cada novo projeto fechado é uma celebração de sucesso, mas também um desafio que começa: é hora de traçar a estratégia de serviços e ajustar a demanda. É aí que a alta performance na alocação de recursos faz toda a diferença.

Por que é tão complicado alinhar expectativas e ajustar a execução do projeto? Na maioria das vezes, a maior dificuldade está na lacuna de informação. Primeiro, o gestor encontra empecilhos para observar, de forma ampla e concisa, como está a agenda da equipe.

Depois, tem dúvidas a respeito das competências técnicas dos profissionais disponíveis. Quando finalmente define-se o escopo do projeto, designando o time responsável, surgem outras dúvidas: o tempo de execução foi corretamente estimado ou há risco de ociosidade? A alocação excessiva de profissionais pode gerar custos desnecessários?

Muitos são os questionamentos, mas é certo que as respostas podem vir de um só lugar. Quando os líderes contam com uma solução eficaz para gerir projetos — e todos os recursos que a ele estão ligados, sejam humanos ou materiais —, as decisões são certamente mais assertivas e mais lucrativas.

Ao acessar, em detalhes, o panorama de disponibilidade e o rol de competências da equipe, o gestor é capaz de estruturar as melhores composições, minimizando a incidência de operacionais que podem causar prejuízos.

Os impactos negativos de uma gestão de projetos deficiente

Por falar em prejuízos, convém aprofundar o assunto um pouco mais. Para começar, é válido dizer que, em um mercado altamente competitivo, qualquer equívoco de gestão pode culminar na derrocada do negócio. Trata-se de um caminho sem volta.

Ao administrar projetos com base na intuição (“acho que essa agenda vai funcionar” ou “vamos ajustando à medida que formos progredindo com o projeto” são afirmações perigosas), o líder corre sérios riscos.

Dentre os impactos negativos de uma gestão de projetos deficiente, podemos elencar:

  • equipe ociosa graças à falha na estimativa de tempo para a execução de cada tarefa;
  • superalocação de profissionais derivada da falta de conhecimento acerca das demandas e dos ritmos de trabalho;
  • falta de controle de todo o processo pela ausência de uma ferramenta capaz de prover informações em tempo real;
  • desperdício de recursos, principalmente em relação ao capital humano.

O Project Builder como recurso de produtividade e otimização

Diante de tudo isso, surge, então, a pergunta: como é possível melhorar a produtividade e o retorno dos projetos? A solução é tecnológica e traz resultados bastante expressivos ainda no curto prazo.

O Project Builder é justamente a ferramenta que você precisa para gerenciar demandas e recursos com coerência e eficácia. Mais do que um sistema que centraliza, endereça e condensa os dados estratégicos, o PB agrega metodologia e automação às rotinas de trabalho.

Na prática, o software proporciona amplo gerenciamento de projetos, administração de portfólios, gestão de equipes e visão estratégica. Ou seja: tudo o que um gestor precisa para alinhar cenários e prover a melhor experiência na prestação de serviços.

A utilização do Project Builder suscita uma série de impactos e benefícios diretos. É possível, por exemplo, identificar a disponibilidade de recursos e definir, com exatidão e agilidade, a capacidade de entrega.

Com informações detalhadas a respeito do projeto e da equipe, a superalocação de profissionais e a ociosidade operacional são facilmente extintas. Por falar em equipes, o PB também contribui para que os times designados trabalhem com a máxima produtividade e eficiência.

O sistema promove uma visão integrada das atividades mais importantes e da performance dos envolvidos, emitindo lembretes proativos das atividades programadas. Quando as tarefas estão bem alinhadas e, por consequência, os profissionais as executam com consciência e engajamento, o resultado tende a ser amplamente positivo.

E mais: para acompanhá-los de perto, o gestor consegue visualizar indicadores estratégicos e reúne insights importantes para administrar projetos e negócios com mais segurança.

Dentre os benefícios que o PB confere aos líderes da alta produtividade, portanto, destacam-se:

  • economia com os custos do projeto (controlando prazos e evitando ônus de atraso, por exemplo);
  • melhora na qualidade dos entregáveis, uma vez que designa os profissionais adequados a cada tarefa;
  • aumento da satisfação dos seus clientes, que reconhecem a eficiência do serviço prestado;
  • registro de todas as etapas do projeto, evitando falhas de comunicação e possíveis deficiências na prestação;
  • facilidade em fazer reports para outras áreas, melhorando o fluxo de informação;
  • controle assertivo de todo o projeto, com visualização ampla de recursos e estimativas de tempo (considerando performance e competências).

Não seria equivocado dizer, por fim, que o Project Builder figura como uma ferramenta altamente eficiente para a alocação de recursos em projetos. A utilização do software para controlar as rotinas do negócio é determinante para prover resultados cada vez mais significativos e duradouros. Invista!

O conteúdo foi útil e despertou em você a vontade de começar a fazer diferente? Uma resposta positiva é o que seu negócio precisa para crescer ainda mais. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!

auditoria de projetos

Quais são os principais desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

A sua empresa já investiu em auditoria de projetos? Hoje, muitos negócios realizam essas operações em atividades internas para identificar problemas, avaliar se há um alinhamento com os padrões do mercado e se existem pontos que demandam melhorias.

Diante disso, o investimento em auditoria de projetos deve ser visto como uma aplicação de recursos estratégica. A companhia conseguirá melhorar o seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, agregar valor aos seus serviços. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que são as auditorias de projetos?

As auditorias de projetos são processos em que a empresa realiza uma série de avaliações para identificar o grau de qualidade de suas rotinas, processos de gestão e controle para identificar eventuais falhas ou pontos que precisam melhorias.

Com os dados coletados, são realizadas sugestões para que a empresa possa otimizar as suas atividades e, assim, garantir a qualidade do trabalho executado nos projetos presentes e futuros.

Uma auditoria pode ser realizada periodicamente, em prazos fixos, ou conforme a necessidade da empresa. O importante, aqui, é que ela seja capaz de avaliar se a empresa tem um bom padrão de trabalho e é capaz de garantir que os profissionais atuem seguindo normas internas, a legislação local e os principais guias de gestão de projetos.

Como a NBR 16277:2014 impacta as auditorias de projetos?

A NBR 16277:2014 é uma norma técnica que pode auxiliar o seu negócio a ter bons processos de auditoria de projetos. Ela tem uma série de requisitos que permite ao gestor realizar uma auditoria de qualidade, que seja abrangente, focada nos principais aspectos da governança organizacional e que siga manuais, regras e guias de boas práticas, como a NBR ISO 21500.

Para ajudar o gestor, a NBR 16277:2014 lista uma série de princípios. São eles:

  • a justificação contínua de negócio;
  • a responsabilização dos envolvidos;
  • a conformidade dos processos com as normas legais e do mercado;
  • o desempenho;
  • a ênfase na gestão e nos princípios do projeto;
  • o monitoramento das rotinas;
  • a análise crítica;
  • a manutenção e a melhoria contínua do sistema de gerenciamento do projeto com estratégias documentadas e validadas pelos líderes.

Quais os desafios enfrentados nas auditorias de projetos?

Durante a realização de auditorias de projetos, uma série de desafios pode acontecer. Reconhecer cada um e evitar a sua ocorrência é fundamental para garantir que o processo alcance os resultados esperados. Confira os maiores desafios abaixo!

Falhas de padrão na elaboração

A auditoria, para ser funcional, precisa ser um processo estruturado com padrões claros e objetivos transparentes. Quando isso não ocorre, o auditor tem dificuldades para direcionar o seu trabalho e garantir que os problemas que realmente impactam os resultados de cada etapa sejam solucionados.

Portanto, defina uma rotina de auditoria de projetos conforme os padrões do mercado e o perfil da empresa. Garanta que o profissional responsável pela atividade terá um padrão de trabalho claro e alinhado com as principais práticas utilizadas pelos especialistas do ramo. Dessa forma, a auditoria conseguirá encontrar os pontos certos para serem otimizados.

Falhas na comunicação

O auditor de projetos fará uma avaliação completa da empresa. Portanto, é importante que ele consiga comunicar os objetivos de seu trabalho. Isso evita conflitos e garante que todos colaborarão para que os erros sejam encontrados e resolvidos.

Portanto, sempre tenha uma boa comunicação com os seus profissionais, informando que as auditorias de projetos são processos benéficos. Garanta que todos compreendam os impactos dessa atividade e como ela pode contribuir para a solução de gargalos, problemas diários e outros riscos.

Isso permitirá mais engajamento dos times e um resultado de maior qualidade ao término da auditoria. Ou seja, a empresa conseguirá manter um fluxo de gestão de projetos continuamente otimizado.

Dificuldades de pensar a médio e longo prazo

O pensamento do negócio durante as suas auditorias de projetos sempre deve ser a médio e longo prazo. Como esse é um investimento estratégico, a companhia precisa estruturar medidas capazes de causar um impacto profundo na cultura organizacional do negócio. Portanto, sempre se pergunte o impacto que as suas escolhas podem causar e como elas auxiliarão a empresa a ser continuamente competitiva.

Dificuldades de encontrar problemas e riscos

Esse é um dos desafios que podem causar mais efeito no processo de auditoria. Se o auditor não tem os recursos necessários para identificar problemas e mitigar riscos, as auditorias não alcançaram o resultado esperado.

Uma forma simples de contornar esse problema é sempre avaliar como a companhia executa os seus projetos e comparar os dados com guias de boas práticas, como é o caso do PMBOK. Além disso, o auditor pode identificar se o investimento em tecnologia é adequado e se os processos conseguem atingir os resultados esperados. Assim, será mais fácil mitigar falhas com qualidade.

Dificuldades para traçar medidas de prevenção e mitigação de riscos

Uma vez que a empresa identificou problemas, é fundamental que a companhia trace medidas para eliminar e impedir que as falhas ocorram novamente. Ou seja, não basta apenas mitigar os erros quando eles ocorrem, mas também impedir a sua recorrência.

Portanto, o auditor precisa utilizar os dados do negócio e os padrões do mercado para estruturar medidas de mitigação e prevenção de riscos abrangentes e eficazes. Os times também devem ser treinados. Assim, a equipe conseguirá atuar de modo estratégico para solucionar e impedir qualquer falha antes que ocorra.

A governança de projetos deve contar com uma série de estratégias para garantir a qualidade das suas rotinas. O trabalho precisa estar estruturado com um escopo bem definido, os objetivos precisam ser transparentes e os dados documentados para evitar a replicação de falhas. Além disso, é necessário monitorar riscos e garantir que todos se comuniquem com qualidade.

Nesse sentido, as auditorias de projeto auxiliam na identificação de problemas, na garantia de que o negócio está atuando conforme os padrões do mercado e com um fluxo livre de erros. Portanto, a empresa sempre deve investir nessa estratégia para garantir que os processos sejam otimizados e que os projetos sempre alcancem os resultados esperados.

Quer saber mais sobre como a auditoria de projetos pode ser executada pela sua empresa? Então fale com um consultor!

metodologia de gestão de projetos

Como preparar sua empresa para implantar com sucesso uma metodologia de gestão de projetos

A metodologia de gestão de projetos é um dos fatores mais importantes para o sucesso. Tudo que foi estimado durante as fases de planejamento e definição do escopo apenas será validado se o gestor souber controlar seu time e definir claramente quais são os objetivos a serem atingidos. Mais do que isso, é a partir de uma boa gestão do projeto que será possível alcançar o almejado retorno sobre investimento.

Uma boa gestão não surge sem boas metodologias, lembre-se disso. Isso se deve ao fato de que times coordenados através de processos bem definidos costumam dar mais resultados positivos do que equipes que trabalham com maior liberdade. É também através de metodologias que se mede o avanço do projeto e o mantém dentro do prazo. Mas para uma metodologia de gestão de projeto ser um sucesso dentro da sua empresa é fundamental que ela esteja preparada para essa implementação.

Abaixo, listamos algumas dicas para ajudar você a preparar seu time para adotar uma metodologia de gestão de projetos.

Treinamento de equipe

Treinar seu time para trabalhar com metodologias é fundamental para o sucesso da gestão. Isso se deve, basicamente, por dois motivos: primeiro porque os funcionários que não entendem como devem proceder costumam render menos do que o esperado, além de se desmotivarem rapidamente. Além disso, manter sua equipe em constante treinamento facilita não apenas a adoção de novas metodologias, mas a execução do projeto como um todo.

Metas bem definidas

É muito improvável que um projeto seja bem-sucedido se o gestor não definir as metas logo no começo. A principal vantagem de ter metas bem definidas é que, independentemente do momento pelo qual se esteja passando, o foco será alcançá-las.

Essa definição auxilia o gestor a controlar sua equipe, mas mais do que isso, auxilia a manter a motivação de todos no trabalho. Se possível, quebre metas grandes em objetivos menores para que seja mais fácil de medir o trabalho, além de mostrar ao seu time que é possível conseguir atingir o alvo.

Aprenda a delegar tarefas

Não é incomum gestores acreditarem que devem dominar todas as tarefas que envolvem o projeto. Além de ser estressante, esse tipo de comportamento pode prejudicar o rendimento de todo o time envolvido. Dessa forma, aprender a delegar tarefas entre todos os agentes que participam do projeto é fundamental para mantê-lo saudável, dentro do prazo e do orçamento. Outra vantagem é que projetos bem delegados não sobrecarregam os funcionários, nem forçam que pessoas acumulem diversas funções.

Utilize ferramentas de gestão de projetos

Ferramentas são importantes para auxiliar o gestor tanto na implementação de metodologias quanto na execução do projeto. Além de auxiliar o gerenciamento, é possível reduzir custos e aumentar a produtividade. De preferência, escolha uma ferramenta que possibilite que todas as informações fiquem em um único lugar, tornando possível acompanhar em tempo real a evolução do projeto e o rendimento do seu time.

O sucesso e o fracasso de um projeto será decidido pela forma como ele for conduzido. Treinar sua equipe, definir metas, delegar tarefas e tirar proveito de tecnologias certamente irão ajudá-lo a percorrer o caminho e implantar com sucesso a metodologia escolhida.

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