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Dicas fundamentais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em Dicas fundamentais para o sucesso do gerenciamento de múltiplos projetos

Analisar a viabilidade e cuidar do gerenciamento de múltiplos projetos, negociar prazos e orçamentos, definir, distribuir e alocar recursos para cada uma das tarefas necessárias, controlar cronogramas… Estas são, certamente, atribuições que regem o trabalho de um gerente de projetos (GP).

Porém, quando se trata de um GP que gerencia múltiplos projetos, os desafios para gerir pessoas, intermediar conflitos e defender interesses para que todos eles sejam cumpridos dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária para garantir a satisfação de seus clientes e, assim, obter o sucesso na tarefa, a situação pode ser ainda mais complexa. Afinal, partilhar dos mesmos recursos para alocação ideal dos profissionais, minimizando o retrabalho, o tempo gasto em cada atividade e até mesmo o desafio do ganho de produtividade para atender mais demandas sem a necessidade de investir no aumento da equipe, apesar de ser um trabalho recompensador, exige muita dedicação e jogo de cintura! Por isso, selecionamos dicas fundamentais para os GPs à frente de múltiplos projetos. Confira!

Entenda que o sucesso depende de você também, e não apenas de sua equipe

Você pode ter contratado e treinado os melhores profissionais. Contudo, se você não souber explorar e incentivar o que cada um deles tem como pontos positivos e preparar melhor os que ainda carecem de aprendizado, não conseguirá obter o sucesso almejado. Isto porque você, enquanto GP, deve conhecer e entender bem a sua equipe, cuidando para que todos tenham conhecimentos equivalentes e, assim, não depender de um funcionário-chave apenas para resolver determinada situação – o que pode deixá-lo “na mão” em situações de extrema necessidade ou mesmo com o desligamento deste funcionário.

Fácil adaptação é fundamental!

Você lidará com projetos distintos, em clientes com necessidades diferentes, mas utilizando dos mesmos recursos. Por isso, é fundamental uma fácil adaptação às especificações de cada um deles. Isto será primordial para que você consiga guiar os profissionais à frente das atividades, orientando-os quando a estas adequações.

Reúna as informações de todos os projetos em um único ambiente

Os projetos são múltiplos, mas a ferramenta de gestão deve ser uma só. Isto facilitará uma visão sistêmica das etapas de cada um dos projetos, alocação dos recursos, replanejamento das ações, dentre vários outros benefícios. Manter as informações separadas, além de demandar um maior tempo para análise, ainda propicia um ambiente mais suscetível às falhas. Por isso, se você ainda não conta com um software para o gerenciamento de projetos, esta passa a ser uma prioridade de investimento para otimização do trabalho, aumento da produtividade e até mesmo para a redução de custos internos de gestão.

A definição correta de prazos é um grande aliado, mas pode também ser o responsável pelo fracasso

Independentemente do curso que você dê nos múltiplos projetos que gerencia, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho tem como fator decisivo a definição de prazos. As dicas em relação a isto são básicas, mas por incrível que pareça, pouco utilizada.

A primeira delas é que aceitar um projeto com curto prazo para execução para não perder o cliente pode parecer bastante interessante no primeiro momento, mas as consequências não necessariamente compensadoras. Isso porque muito do gerenciamento de múltiplos projetos aceitos desta forma não têm seus prazos cumpridos, o que estremece a confiabilidade e reputação de sua marca não apenas com este cliente, mas com os outros potenciais que ele conhece. Uma outra dica muito importante é que você nunca deve estipular um prazo sem uma margem de segurança. Imprevistos acontece e o cliente não será compreensivo em relação a isto!

Estas são apenas algumas das inúmeras dicas fundamentais para a eficiência no gerenciamento de múltiplos projetos. Se com a sua experiência você identificou outras questões que merecem atenção para o sucesso dos projetos, aproveite os comentários abaixo para compartilhá-las conosco!

Como integrar Negócios e TI na sua empresa?

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Como integrar Negócios e TI na sua empresa?

Com a aceleração das mudanças ocorridas no mercado, as organizações precisam se adaptar de forma cada vez mais rápida as soluções que possam lhes garantir vantagens competitivas. No entanto, elas também dependem da capacidade de entrega dos sistemas de informação pela área de TI.

Nesse cenário, o surgimento de conflitos entre os setores de tecnologia da informação e Negócios é mais que natural. Cada uma das áreas fica restrita aos seus objetivos e se esquece de que depende da outra para conquistar melhores resultados.

As empresas que desafiam essa dicotomia entre os setores de Negócios e TI conseguem se adaptar melhor às mudanças e superar a evolução de seus concorrentes. Saiba como promover a integração entre TI e Negócios na empresa:

Encontre o denominador comum

Enquanto os executivos alegam que a área TI só funciona como suporte, sem trazer qualquer proposta de valor para o negócio, esta última se sente refém de decisões arbitrárias e da falta de conhecimento dos primeiros.

Dessa forma, é fundamental que os executivos da empresa reconheçam a TI como um parceiro e não somente um centro de serviços que recebe ordens.

A TI também tem seu papel na melhoria desse relacionamento: os profissionais da área devem evitar se concentrar apenas nas soluções tecnológicas e lembrar-se das necessidades do cliente.

O caminho para estimular esse comportamento em ambos os setores é o treinamento dos funcionários em gestão de projetos, para que eles compreendam a importância de cada uma das áreas na conclusão das tarefas e na entrega dos resultados esperados.

Fale a mesma língua

Muitos profissionais de TI alegam que as iniciativas propostas pela área não recebem o apoio dos executivos.

Para reverter esse quadro é preciso que a TI demonstre como os projetos poderão trazer resultados positivos na prática, se familiarizando com indicadores que comprovem as vantagens de se investir em uma solução, seja em aumento no faturamento, redução de custos ou aumento da produtividade.

Ao fazer isso, os profissionais de tecnologia da informação poderão falar a mesma língua dos executivos, negociando com mais propriedade.

Desfaça os guetos

Não é raro encontrarmos empresas que tratam seu setor de TI como um verdadeiro gueto que possui especialistas que não interagem com as demais áreas.

As empresas interessadas em melhorar a integração das áreas de Tecnologia e Negócios devem estimular trocas entre elas, implantando projetos e processos que tenham equipes multidisciplinares.

Muitas empresas desenvolvem ferramentas on-line para estimular um ambiente de trabalho mais colaborativo. Mas, reuniões, encontros e workshops também são fundamentais para que os funcionários se conheçam pessoalmente e saibam como podem ajudar seus colegas no alcance dos objetivos.

Defina objetivos interdependentes

Uma das melhores maneiras de reduzir as faíscas entre diferentes setores em uma organização é estabelecer objetivos e metas comuns entre as áreas.

Dessa forma, para que sejam reconhecidos pela direção da empresa, gestores e funcionários precisarão interagir com os outros departamentos para que possam obter melhores resultados. Agindo assim, você liquida a filosofia do “cada um no seu quadrado” e favorece a criação de uma cultura de colaboração.

A cooperação entre os setores de TI e Negócios pode ser crucial para que uma empresa consiga se manter viva na corrida pela ponta. E você, que iniciativas vem adotando para estimular esse comportamento em sua empresa?

Gerenciamento de um projeto ágil: uma visão prática

Escrito por Braun em 09/08/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Gerenciamento de um projeto ágil: uma visão prática

Tenho me deparado com muitas pessoas me perguntando: “Mas Vitor, o que significa ter um projeto ágil?” e com algumas definições, tais como:

“Ser ágil é correr para fazer entregas rápidas, focando nas equipes autogerenciáveis”

Em primeiro lugar, quem acompanha minhas palestras e workshops, sabe que tenho algumas restrições à palavra “autogerenciável”. Acredito que a palavra mais adequada ser utilizada é auto-organização.

Em segundo lugar, correr para fazer algo resulta quase sempre nas imagens abaixo:

Outra definição distorcida: “Ser ágil é trabalhar sem planejamento e sem cronograma visando sempre entregar o máximo de valor ao cliente”. Projeto sem cronograma? Sem estimativa de prazo? Como assim? O orçamento do projeto também dura pra sempre? Explique-me melhor?

Uma definição melhor poderia ser:

“Ser ágil é gerar entregas contínuas, incrementais e frequentes de valor para o cliente, focando em equipes auto-organizadas”.

Porém acredito que exista uma etapa anterior a esta e vejo que é onde muitos falham neste sentido:
“Ser ágil significa simplificar o mindset, pensar de forma simples e objetiva. Porém não confundir pensar simples com preguiça de pensar”.

Às vezes vejo literaturas como “Agile passo-a-passo” ou “Torne-se um Gerente Ágil de Projetos em 24 horas” e penso que de nada adianta o embasamento teórico sem trabalhar a simplicidade do pensamento.

“Mas Vitor, como assim? Pensar simples?”

Quando pensamos no produto de um novo projeto, não devemos começar a planejar se não entendermos o básico do produto (também conhecido como MMF – Minimally Marketable Feature ou MVP – Minimum Viable Product). Exemplo: suponha que meu projeto consiste em gerar um novo modelo de celular que concorra com o iPhone. De que adianta fazer um longo planejamento ou ter mil ideias mirabolantes se não partir pelo básico, ou seja, um aparelho que liga, desliga, faz e recebe chamadas?

Costumo chamar esse tipo de planejamento de “pensar de cima para baixo”, nome que criei para o conceito de elaboração progressiva descrito abaixo:

Então “ser ágil” na minha opinião significa:

1. Simplificar o mindset
2. Pensar “de cima para baixo”
3. Planejar de forma interativa
4. Ser receptivo à ideia de combinar as metodologias, frameworks e boas práticas existentes, sem se prender a rótulos ou radicalismos
5. Entender que projetos devem possuir um gerente, porém pessoas precisam muito mais de um líder do que um gerente

“Mas Vitor, como trabalhar de forma ágil alinhado com as boas práticas em gerenciamento de projetos do PMI?”

Visando responder e prover uma diretriz para os gerentes de projeto que querem adotar abordagens ágeis, o PMI criou a certificação PMI-ACP (Agile Certified Practitioner).
Ao contrário de outras certificações em métodos ágeis focadas somente no framework Scrum, o PMI-ACP cobre várias outras técnicas e conhecimentos ágeis tais como: Extreme Programming, Lean, Feature-Driven Development, termo de abertura de projeto ágil, planejamento adaptativo, entregas incrementais, ciclos de melhoria contínua, entre outras diversas técnicas.

Para os interessados sobre a certificação, compartilho abaixo algumas informações:

• Link para inscrição: http://www.pmi.org/Certification/New-PMI-Agile-Certification.aspx
• Exame presencial de 120 questões, das quais 20 questões não são consideradas para a pontuação final.
• Duração: 3 horas.
• Idioma do Exame: Inglês.
• Média para aprovação: Entre 70% a 80% de aproveitamento.

Até o momento, o exame da certificação está disponível somente em Inglês, mas visando alavancar esta certificação aqui no Brasil tomei a iniciativa de escrever o primeiro livro preparatório para esta certificação em Português, em parceria com a Editora Brasport.

Concluindo: se você quer saber como extrair o melhor dos métodos ágeis nos seus projetos, sem radicalismos e alinhado às boas práticas de gerenciamento de projetos do PMI, a certificação PMI-ACP é recomendadíssima para você.

Confira o guia completo de governança corporativa para pequenas empresas

Escrito por Braun em 19/05/2021. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Confira o guia completo de governança corporativa para pequenas empresas

Ao contrário do que muitos acreditam, a governança corporativa não é um conceito distante das pequenas empresas. Na realidade, os empreendimentos menores precisam muito mais de suas ferramentas que as grandes companhias. Ela não é somente viável, mas também indispensável para a continuidade e sobrevivência desses negócios que obtêm muitas vantagens oriundas dessa prática.

A governança corporativa é muito importante quando os gestores enfrentam dificuldades e precisam organizar as estruturas para obter harmonia. As ferramentas de BI ligadas a esse conceito podem ajudar na tomada de decisões mais acertada e garantir que a pequena empresa continue atuando no mercado. Neste conteúdo, vamos explicar o que é, como funciona e quais são os seus objetivos.

Aqui, você vai encontrar um conteúdo completo sobre governança corporativa para pequenas empresas e entender a sua importância para a alavancagem dos negócios. Além disso, descobrirá quais são as suas principais características, obterá detalhes como transparência, responsabilidade, igualdade, prestação de contas e saberá como colocar esse conceito em prática.

Precisa saber mais sobre como o gerenciamento de projetos pode ajudar a sua empresa? Siga em frente e descubra diversas dicas sobre o assunto!

1. Como funciona a governança corporativa em pequenas e médias empresas?

O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) define governança corporativa como um sistema que ajuda a dirigir as empresas, a qual engloba o relacionamento dos sócios, a diretoria, o conselho de administração, os órgãos de fiscalização, os fornecedores, os clientes e outros interessados. Esse assunto tem sido discutido em grandes, médias e pequenas organizações.

Soluções para problemas

A governança corporativa auxilia os gestores a identificar soluções para vários problemas de gestão e traz vantagens para os empreendimentos de todos os portes. Os seus princípios e indicadores podem ser aplicados em todas as empresas, não importa qual seja o seu tamanho ou estrutura. A transparência, a responsabilidade corporativa, a equidade, a prestação de contas beneficiam os negócios.

Atendimento aos compromissos

Esses princípios possibilitam que as pequenas empresas desempenhem o seu papel social, atendam os fornecedores e os compromissos com os clientes e deixe clara a sua verdadeira situação. Os sócios, os cotistas e os gestores são tratados com igualdade e as informações relevantes, e precisas são reveladas por meio da prestação de contas.

Viabilidade do negócio

Com a governança corporativa, todos os profissionais envolvidos se esforçam para manter a viabilidade do negócio em curto, médio e longo prazo. Já os indicadores são aplicáveis independentemente da natureza, porte ou modelo de projeto para aumentar a credibilidade da pequena empresa diante de seus clientes. Eles são necessários para o cumprimento da missão de um empreendimento.

Impacto nos lucros

As condutas dos gestores impactam os lucros e o fluxo de caixa das empresas. O monitoramento dos resultados e dos desempenhos é realizado pelos administradores. A governança dos dados atrai investimentos, eleva os créditos nas instituições financeiras e bancárias, além de contribuir para a consolidação dos negócios e a construção de um patrimônio sólido.

2. Qual o objetivo da governança corporativa?

A governança corporativa tem o objetivo de aumentar a eficácia da gestão de projeto e conferir prudência aos gestores para que a empresa tenha sucesso em suas operações. Ela é um instrumento relevante para a compreensão, questionamento e aprimoramento das condutas e processos das organizações. A sua principal finalidade é a criação de um conjunto de mecanismos eficientes.

Esses mecanismos servem para monitorar e incentivar o comportamento dos colaboradores com os interesses da organização. As melhores práticas da governança corporativa são seguras e propiciam o crescimento das pequenas empresas. Além do mais, elas contribuem para a sucessão da gestão ou da propriedade para atrair parcerias, novos mercados e investidores.

As práticas da governança corporativa preservam o valor e conferem sustentabilidade aos negócios. Contudo, elas devem ser implementadas de modo gradual e considerando o tamanho, a maturidade e a realidade dos empreendimentos. Os profissionais precisam elaborar um planejamento compatível com as finanças e o sistema operacional da pequena empresa.

3. Qual a sua real importância?

A governança corporativa é muito importante para as médias e pequenas empresas, inclusive para os negócios familiares. Os empreendedores são pessoas diferentes, pois a maioria costuma ser autoconfiante, otimista, resiliente, perseverante e corajoso para correr riscos. Todavia, as suas práticas se encaixam e beneficiam todos os tipos de líderes. Veja a seguir alguns benefícios advindos delas.

Redução dos custos

A aplicação das práticas de governança nas pequenas empresas promove a redução dos custos das operações e da produção. A eliminação das despesas decorre da eficácia e eficiência de seus métodos que otimizam o funcionamento de todos os setores. As atividades otimizadas diminuem gastos com recursos que custam menos para a confecção de produtos.

Tempo de produção otimizado

A otimização do tempo de produção é uma consequência da adoção das práticas de governança corporativa em pequenas empresas. Acontece uma reação em cadeia e a produtividade melhora, sendo otimizada ao mesmo tempo. Além da redução dos custos, há uma redução do tempo gasto com a produção dos produtos e um aumento na lucratividade do negócio.

Transparência dos gestores

Por outro lado, a transparência da gestão passa a ser uma característica do empreendimento. Ela é uma das maiores razões que levam à implementação de práticas relacionadas à governança corporativa. Dessa forma, há uma melhoria na imagem da pequena empresa diante de seus clientes em decorrência das entregas serem feitas dentro dos prazos.

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4. Quais as principais características?

Governança corporativa relaciona-se diretamente ao comportamento dos líderes empresariais enquanto as boas práticas geram uma melhoria significativa no valor dos pequenos empreendimentos diante do mercado.

A confiança dos acionistas aumenta em relação ao corpo diretivo e aos executivos que administram o negócio. Isso decorre das suas principais características, observe abaixo quais são elas.

4.1. Transparência

A transparência das ações é um preceito básico da governança corporativa aplicada às pequenas empresas. Por meio dela, todas as atividades e ações de um negócio são levadas ao conhecimento dos interessados que estão envolvidos de forma direta ou indireta.

Em virtude disso, todos podem opinar e participar de processos decisivos e do conselho de gestão.

4.2. Responsabilidade

Um empreendimento que aplica as práticas de governança corporativa tem mais responsabilidade e adota uma postura ética em relação ao meio ambiente e à sociedade.

Ele somente será considerado um bom modelo de negócio se tiver comprometimento com os recursos humanos da empresa e se ela tiver como objetivo fomentar e valorizar os seus colaboradores, assim como preservar a natureza.

4.3. Igualdade

A igualdade é um princípio estabelecido na Constituição Federal de 1988. Na governança corporativa, essa característica refere-se aos programas de inclusão que almejam eliminar preconceitos de raça e gênero. Esse aspecto é considerado um sinal de que a empresa respeita e promove o tratamento igualitário para homens e mulheres em suas estruturas.

A criação de uma cultura que repudie discriminações raciais e outros tipos de preconceitos contra a diversidade aumenta a interação entre os colaboradores. As diferenças são enriquecedoras para as pequenas empresas. Afinal, cada colaborador pode representar um tipo de público, falar sobre as suas necessidades e anseios e ajudar a criar estratégias para conquistá-los.

4.4. Prestação de contas

A prestação de contas deve fazer parte de todos os empreendimentos que pretendem obter credibilidade no mercado. As pequenas empresas parecem independentes, mas o empreendedor e os colaboradores precisam manter a clareza de seus atos. Uma reunião para colocar em pauta os resultados do negócio e criar planos para o alcance de metas precisa acontecer regularmente.

Os empresários e os líderes empresariais têm as suas decisões limitadas às imposições do Estado e às legislações vigentes no Brasil. Desse modo, a pequena empresa somente continuará operando e realizando as suas atividades se todas as questões legais forem atendidas. O respeito às normas do nosso país também faz parte da governança corporativa.

4.5. Eficiência e eficácia

Os colaboradores e os demais interessados devem fazer a sua parte com eficiência para aumentar a eficácia das práticas de governança corporativa.

Estão envolvidos nesse quesito os empreendedores, a equipe de gestão e todos aqueles que lidam com as atividades da pequena empresa. Os líderes obtêm mais chances de sucesso se dividirem a sua visão com os demais.

5. Como o gerenciamento de projetos pode ajudar?

O gerenciamento de projetos pode ajudar a colocar em prática a governança corporativa porque ele apoia a gestão das pequenas empresas, ajuda a minimizar os riscos, assegura a continuidade dos negócios e a sua competitividade. Também evita imprevistos durante a realização das atividades, ajuda a criar técnicas e antecipa situações desfavoráveis.

A gestão de projetos possibilita a realização de ações corretivas e preventivas para evitar problemas. Ela aponta os orçamentos antes que se iniciem os gastos e agiliza as decisões pela disponibilização de informações claras e precisas. O controle gerencial das fases dos projetos aumenta em virtude dos detalhes que são apresentados pelo gerente.

Juntamente da governança corporativa, o gerenciamento de projetos promove mais transparência em todos os setores do negócio. Em conjunto, as práticas e atividades são executadas para a redução dos custos operacionais e o aprimoramento dos processos.

6. Como escolher uma ferramenta específica?

O gerenciamento de projetos pode ajudar o líder a escolher uma ferramenta específica e que esteja alinhada aos princípios da governança corporativa. A Project Builder criou ferramentas específicas para isso e soluções ideais para pequenas, médias e grandes empresas. O software auxilia os gestores e sua equipe para que o empreendimento seja bem-sucedido.

6.1. Selecione um software específico

A escolha de um software específico vai ajudar os gestores a implementar a governança corporativa juntamente do gerenciamento eficaz dos projetos.

O Project Builder é uma ferramenta completa desenvolvida com esse objetivo e que facilita a gestão das tarefas e o cumprimento dos cronogramas. Ele ajuda com a organização e o planejamento das atividades, o monitoramento dos trabalhos etc.

6.2. Analise os relatórios

A ferramenta da Project Builder é essencial para o alinhamento das equipes com todos os detalhes do projeto. Nela são registrados os dados para que os colaboradores tenham acesso a relatórios e recebam insights sobre o que precisa ser feito para melhorar a empresa.

O software evita que os dados relevantes do negócio sejam perdidos e registra com fidelidade os resultados das pesquisas, além de atualizar os status das tarefas.

6.3. Confira a praticidade

A solução da Project Builder é a melhor para os líderes que desejam organizar o gerenciamento dos projetos e aplicar as práticas da governança corporativa.

Esse software é rápido, prático e simples para facilitar o seu uso pelas equipes envolvidas em todas as etapas dos projetos. Conta com as metodologias PMBOK e PRINCE 2, que são as mais indicadas.

6.4. Confira os dados

Se você deseja conferir os dados em uma única fonte, precisa conhecer o software da Project Builder. Nele, você encontrará tudo o que imaginar e não terá que ficar procurando informações em outros ambientes ou tecnologias.

O gestor economizará horas que eram gastas com o monitoramento de tarefas, de equipes e de colaboradores para conferir o seu desempenho.

6.5. Capacite os colaboradores

A Project Builder disponibiliza para os seus parceiros os profissionais especializados que ajudam a preparar o ambiente e a treinar os colaboradores que farão uso da ferramenta. O conhecimento dos consultores é transferido para as equipes e os usuários podem tirar todas as dúvidas, pedir dicas para utilizar o software da forma adequada e promover melhoria contínua.

6.6. Obtenha credibilidade

O software da Project Builder foi criado para o gerenciamento de projetos, captura e processa dados em tempo real e facilita as tomadas de decisões. Essa solução eleva a credibilidade da pequena empresa diante do mercado e possibilita que todos os seus projetos sejam bem-sucedidos. Ela eleva a segurança dos clientes e dos parceiros, melhora a qualidade e agiliza entregas.

Esse é o guia completo de governança corporativa para pequenas empresas! Saiba que o software da Project Builder foi planejado para auxiliar os líderes empresariais, é uma solução ágil que armazena documentos na nuvem a atende as expectativas dos empreendimentos de porte menor. Ele tem acesso On-Premise e na modalidade SaaS sendo ideal para o crescimento dos negócios.

Almeja saber um pouco mais sobre governança corporativa, gerenciamento de projetos e temas relacionados? Entre em contato com os nossos consultores agora mesmo!

Conheça as etapas do ciclo de portfólio

Escrito por Braun em 07/11/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Conheça as etapas do ciclo de portfólio

Escolher em quais projetos atuar não é tão simples quanto parece. Existe uma metodologia para auxiliar na decisão. O ciclo de gerenciamento do portfólio pode ajudar nessa tarefa. Conheça os cinco passos desse ciclo:

Saiba o que fazer em cada etapa:

1) Identificação

- Liste informações básicas sobre os projetos atuais e seu progresso;
- Faça outra lista com propostas de projetos;
- Elabore um resumo do projeto com: descrição, objetivos, EAP com 1º e 2º nível (para grandes pacotes/fases), recursos e duração estimada. Podem ser incluídos também valor presente (VPL) , taxa de retorno (TIR), risco e benefícios.

2) Categorização

- Separe projetos em “gavetas”, ou seja, crie categorias alinhadas ao mapa estratégico e aos objetivos da organização;
- Assim, você terá um melhor equilíbrio do portfólio, a fim de evitar concentrar-se em apenas um objetivo estratégico;
- Um exemplo é ter muitos projetos de melhoria e nenhum de inovação, o que pode levar risco para a continuidade e sustentabilidade da organização.

3) Seleção

- Estabeleça critérios de corte para selecionar os projetos. Eles devem apresentar condições mínimas para uma avaliação mais profunda;
- Analise o risco que a inclusão de novos projetos terá em seu portfólio;
- Aplique outros parâmetros para priorizar ou definir a sequência em que os projetos selecionados devem ser executados.

4) Balanceamento

- Encontre o melhor custo-benefício para o portfólio, considerando restrições (orçamentárias ou não);
- Exemplo: você tem 30 projetos selecionados e priorizados, que somam R$ 100 milhões. No entanto, o orçamento disponível é de R$ 60 milhões;
- Sendo assim, somente os 10 primeiros projetos podem ser executados. É possível que a diretoria queira fazer alguma alteração, seja incluir ou retirar um dos projetos.

5) Monitoramento

- Observe o desempenho do portfólio.
- Não apenas os projetos, individualmente, e sim os benefícios conjuntos para atingir os objetivos do portfólio.
- Enquanto os projetos são focados em indicadores de escopo, tempo e custo, por exemplo, o portfólio abrange o ROI total, a quantidade de novos produtos e outros indicadores de mais alto nível, relacionados aos benefícios dos projetos.

Mindset! Como fazer com que colaboradores pensem como o dono da empresa?

Escrito por Braun em 06/12/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Mindset! Como fazer com que colaboradores pensem como o dono da empresa?

Obrigação ou desafio — o que realmente move os seus colaboradores? Enquanto a maioria dos funcionários realiza suas tarefas diárias com o objetivo de pagar as contas no final do mês, um grupo se destaca por ter um mindset distinto. Essa mentalidade, que os faz pensar como os donos do negócio, é um diferencial importante para o sucesso.

Para a empresa, isso representa uma grande vantagem. Os profissionais com esse mindset são proativos, automotivados, entusiasmados e veem os obstáculos como uma oportunidade para derrubar limites e alcançar resultados extraordinários.

Eles não têm medo de chamar a responsabilidade na hora de tomar decisões que evitam problemas, demonstram jogo de cintura e capacidade de entender e proporcionar a experiência que o cliente deseja.

Como você pode imaginar, todas essas características geram inúmeros benefícios para a empresa: motivação, produtividade, qualidade do trabalho e satisfação do cliente estão entre eles.

Quer saber o que a empresa pode fazer para ter colaboradores assim? Então acompanhe o nosso post!

Selecione seus funcionários a partir do perfil comportamental

Formação é importante e experiência profissional também. Porém, são requisitos que um candidato pode adquirir com algum esforço. Já o perfil comportamental é completamente diferente. Ele é resultado do que a pessoa é, e não simplesmente do que faz.

Portanto, o perfil comportamental deve ser levado em consideração no momento da contratação. Dentre os candidatos mais capacitados, escolha o mais engajado, comprometido e visionário, movido pelos desafios e não só por suas necessidades essenciais.

Para que a seleção tenha condições de avaliar esse mindset, a empresa precisa disponibilizar ferramentas apropriadas para o diagnóstico comportamental. Dessa forma, a escolha pode ser mais acertada.

Crie um senso de propósito

Talvez as pessoas não sejam tão engajadas quando elas acreditam que seu único papel é contribuir para o enriquecimento dos sócios. Porém, quando você mostra a elas que a empresa tem uma missão, é provável que elas queiram fazer parte dessa visão.

Deixar a missão, a visão e os valores da empresa bem claros contribui imensamente para isso. Eles dão não só um senso de propósito, mas mostram às pessoas o que a companhia realmente espera delas.

Assim, elas têm a oportunidade de alinhar o seu comportamento a essas expectativas de forma transparente.

Trabalhe para desenvolver as pessoas

Assim como uma empresa emprega esforços para obter lucro, o colaborador também precisa saber que seu empenho trará resultados para a própria carreira. Por isso, deve haver um trabalho no sentido de desenvolver os recursos humanos da organização.

É importante oferecer um plano de carreira atrativo, que fomente o desejo de crescimento profissional. Outra estratégia útil é a elaboração de um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) com cada colaborador.

Essa é uma maneira de criar um ponto de convergência entre os interesses da empresa e do colaborador, atrelando o aprimoramento pessoal às oportunidades de carreira que a companhia pode oferecer.

Faça do trabalho uma experiência de mentoring

Além do PDI, que mostra ao colaborador o que ele precisa aperfeiçoar para estar apto a disputar outros cargos e posições, cada projeto pode ser uma experiência de mentoring.

Ao receber suas tarefas, o colaborador precisa ter a certeza de que, mais que atividades profissionais, elas são verdadeiras oportunidades de aprendizado. Nesse aspecto, o papel dos gestores é fundamental.

Para realmente proporcionar essa experiência, é preciso que eles se envolvam no projeto. Devem orientar a equipe, atribuir tarefas de acordo com as competências em que cada um se destaca e, mais que isso, mostrar que habilidades eles podem desenvolver com essa atividade.

Ao longo do processo, é importante orientar, dar suporte e oferecer feedback constante. Como consequência, o colaborador entenderá qual é a adequação e o resultado de cada uma de suas iniciativas, que habilidades ele utilizou de forma madura e que outras ainda precisa desenvolver.

Capacite a equipe

Ao acompanhar os projetos, o gestor terá um conhecimento aprofundado dos pontos fortes e fracos de sua equipe. A partir daí, ele tem a possibilidade de prover a capacitação que os membros necessitam para preencher essas lacunas.

Além disso, a capacitação é uma maneira de desenvolver a proatividade dos funcionários. Talvez muitos deles não tenham coragem para tomar iniciativa porque não se sentem bem treinados para enfrentar determinadas situações.

A capacitação é uma estratégia extremamente eficiente para proporcionar aos funcionários as ferramentas que eles precisam para atuar nessas situações. Eles saberão identificar as oportunidades para agir e estarão preparados para lidar com elas.

Permita a experimentação

A gestão da inovação é fundamental nas organizações, já que é um requisito para a sobrevivência no mercado. Porém, para que surjam iniciativas nessa direção, os funcionários precisam ter a segurança de que a empresa os apoia.

Os gestores precisam permitir que os funcionários testem as ideias que eles elaboraram. Eles devem ser orientados sobre como estabelecer uma margem de segurança para suas ações e, então, incentivados a criar hipóteses e testá-las na prática.

Desse modo, além de encontrar novas soluções, as empresas conquistam os colaboradores altamente capazes. Eles participam do processo de criação, desenvolvem um sentimento de pertencimento e fazem parte do processo decisório. Essa valorização contribui para a retenção de talentos.

Reconheça a contribuição

Há muitas formas de reconhecer a importância do trabalhador e suas ideias, e todas elas são importantes. Normalmente, o primeiro aspecto em que as pessoas pensam nesse momento é a remuneração e premiação, e realmente elas têm um papel de destaque.

Porém, para fomentar o intraempreendedorismo — que é quando os funcionários compram uma ideia e se empenham em concretizá-la como se fossem os donos do negócio — é preciso ir além.

Ouça as ideias dos funcionários, mesmo que se trate de algo pequeno. Se possível, implante e avalie as melhorias. Quando elas obtiverem sucesso, atribua os resultados a essa contribuição.

Esse tipo de reconhecimento faz com que eles sintam que seu esforço e valor foram notados e, mais que isso, desperta nos outros colaboradores o desejo de participar.

Assim, logo a empresa terá não apenas um, mas uma equipe de funcionários com esse mindset. O resultado será a alta performance do time, com o consequente sucesso da organização.

E aí, gostou do post? Entendeu como uma empresa pode desenvolver esse mindset em seus colaboradores? Achou interessante? Que tal compartilhar em suas redes sociais e perguntar aos seus amigos se eles têm outras sugestões para produzir esse resultado?

Por que adotar um software de gestão de projetos na sua cooperativa de crédito?

Escrito por Braun em 24/02/2023. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Por que adotar um software de gestão de projetos na sua cooperativa de crédito?

O mercado financeiro no Brasil tem crescido de forma acelerada nos últimos anos. Um dos grandes responsáveis por essa expansão são as cooperativas de crédito – um tipo de associação de pessoas cujo objetivo é fornecer crédito aos seus participantes.

No entanto, para assegurar que uma cooperativa de crédito cresça de maneira sustentável, é necessário desenvolver uma gestão financeira que garanta que todo o dinheiro investido possa render mais. Uma das maneiras de fazer isso é adotando uma solução é adotando um software de gestão de projetos que garanta a assertividade na tomada de decisões. Continue a leitura.

A importância da gestão financeira em uma cooperativa de crédito

Já chegou ao final de um mês e percebeu que as contas simplesmente não fechavam? Se a resposta for sim, saiba que o estouro do orçamento é apontado como uma das principais causadoras de prejuízos financeiros nas cooperativas de crédito.

Nesse sentido, a gestão financeira é uma prática essencial para garantir que os custos não ultrapassem o orçamento estipulado, mesmo em caso de imprevistos. Por isso, listamos os três principais benefícios que um software de gestão de projetos pode oferecer para a saúde financeira da sua cooperativa de crédito.

Redução dos custos operacionais

O controle de custos operacionais é fundamental para garantir a rentabilidade financeira de um negócio. Diversos custos que integram o orçamento de uma cooperativa podem ser reduzidos ou até mesmo eliminados quando se detecta gastos necessários.

Otimização do controle financeiro

Com a gestão financeira, é possível organizar minuciosamente as contas a pagar e as contas a receber da cooperativa. Com isso, a probabilidade da sua organização perder prazos de pagamento será mínima.

Além disso, processos que eram realizados em planilhas ou de forma manual podem ser centralizados em uma única ferramenta, tornando toda a operação mais segura e eficiente.

Mais detalhamento no acesso às informações

Um software que oferece um sistema de planejamento financeiro permite que você tenha acesso a informações detalhadas sobre a real situação da cooperativa de crédito. Também é possível acessar relatórios que mostram o desempenho financeiro mensal, semestral ou anual do negócio, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

A solução da Project Builder

O software de gestão de projetos desenvolvido pela Project Builder apresenta todas as funcionalidades necessárias para acompanhar a saúde financeira da sua cooperativa de crédito. Com uma interface simples e interativa, o programa pode te ajudar a gerenciar recursos financeiros com eficácia e acompanhar em tempo real a evolução dos objetivos a curto, médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre isso? Contate um de nossos especialistas e conheça na prática como o Project Builder pode aumentar a taxa de sucesso dos seus projetos.

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Quais os principais motivos da diminuição da produtividade?

Escrito por Braun em 11/09/2017. Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Quais os principais motivos da diminuição da produtividade?

Fazer a gestão de pessoas é uma responsabilidade muito grande e tem de ser encarada com muita seriedade e atenção pelos líderes de equipes.

Tendo o potencial de proporcionar uma diminuição da produtividade ou conseguir elevá-la a patamares bem mais positivos, o gerenciamento dos recursos humanos faz muita diferença nos resultados da empresa.

Para conseguir manter uma boa resposta da sua equipe de trabalho, separamos algumas das principais causas de baixa produtividade que você deve evitar e dicas de como pode resolver cada um destes problemas. Confira!

1. Barulho

Cada tipo de negócio tem uma rotina e forma de funcionamento, mas há que se ficar atento quanto ao ambiente.

Se estivéssemos falando de uma casa noturna, provavelmente não haveria como querer diminuir a agitação da música ambiente, mas no caso de escritórios é possível e necessário manter as coisas mais calmas.

Em um escritório PMO, por exemplo, onde cada pessoa tem várias atividades diferentes, responsabilidades e prazos a serem cumpridos, isso exige muita concentração.

Embora algumas pessoas gostem de trabalhar escutando música, o fato de estarem usando fones de ouvido não faz com que o barulho de outras pessoas, como conversas muito altas e telefonemas fora do aceitável, fique menor. Na verdade, tudo se acumula.

Avalie como é o seu escritório. Caso seja necessário, converse com quem anda criando muitas distrações. Veja se é possível criar um espaço para que funcionários atendam suas ligações pessoais.

Quanto a colocar música ambiente, tenha cuidado. É muito difícil agradar a todos os gostos musicais e você pode acabar criando mais ruídos no local.

Se a fonte do problema for externa, confira a possibilidade de instalar um bom sistema de refrigeração e feche janelas e portas.

Acima de tudo, como um bom líder, você precisa dar o exemplo.

2. Reuniões muito longas

Normalmente a realização de reuniões é algo necessário para resolver alguns assuntos, alinhar a equipe, tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados que necessitem de mais abertura para o diálogo.

Acontece que tem gente que abusa e marca reuniões para coisas que não precisam e acabam tomando o tempo de muitos funcionários de uma só vez, o que diminui o tempo para a realização de outras tarefas.

Quando for agendar uma reunião, certifique-se de ter uma pauta bem objetiva, horários de início e fim e que as pessoas convocadas sejam somente as necessárias de acordo com o assunto.

Uma preparação prévia também é importante. Assim, você não gasta tempo procurando aquele arquivo enquanto todo mundo espera e evita que outros temas surjam e se perda o foco.

3. Muitos e-mails

A troca de e-mails existe há anos e, mesmo com várias outras formas de comunicação tendo aparecido depois, ainda é bastante utilizada.

Eles acabam dando um tom mais formal e podem ser organizados de uma maneira a favorecer mais confiabilidade de que se poderá recuperar uma conversa mais antiga quando necessário.

Contudo, se não utilizados da maneira correta, vão acabar tomando muito tempo e atrapalhando o rendimento das pessoas.

E-mails precisam ser objetivos e direcionados somente a quem precisa ser envolvido no assunto. Responder a todos nem sempre é necessário e pode só aumentar o volume de mensagens.

Mais uma coisa: conteúdos que não são de trabalho devem ser evitados. Isso não é muito profissional.

4. Redes sociais

Antigamente poucas pessoas conseguiam ter acesso à internet por conta própria. Assim, a empresa definia se liberaria ou não o acesso a determinados sites e ainda podia escolher os horários para isso.

Hoje, com todo mundo conseguindo acessar qualquer coisa do seu smartphone e ainda considerando que algumas pessoas até trabalham utilizando redes sociais como ferramentas (como o pessoal do marketing digital), o desafio ficou maior.

O melhor dos mundos seria conseguir manter WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, Google+ e outros sob controle por meio da conscientização de cada funcionário, mas nem sempre é possível.

Sendo assim, existem algumas políticas a serem estudadas. Você pode, por exemplo, monitorar computadores e celulares oferecidos pela empresa (o melhor é avisar antes), travar por tempo integral ou parcial o Wi-Fi da empresa, estabelecer normas internas que proíbam este tipo de atividade em horário de expediente.

Se quiser pode até mesmo instituir que funcionários não utilizem seus celulares durante o horário de trabalho. Isso é permitido por lei, desde que a empresa ofereça uma linha de contato de maneira que os funcionários possam se comunicar com familiares.

Logicamente ninguém quer chegar neste ponto, mas se o problema estiver ficando muito sério e afetando de verdade o rendimento da empresa, é preciso tomar uma providência.

O ideal é sempre manter uma comunicação aberta com todos e discutir a situação. Talvez seja o caso de utilizar números para mostrar as perdas e atrasos de cronograma ocasionados pela falta de concentração das pessoas nas atividades profissionais.

Tudo vai depender da maturidade do seu pessoal e da sua disposição para tratar do assunto.

5. Competição em excesso

Algumas empresas acreditam que incentivar a competição pode ser uma boa ideia para melhorar os níveis de resultados e criar equipes de alta performance, mas é preciso ter cuidado.

Muita disputa pode acabar na diminuição da produtividade. Isso porque pessoas e times que competem entre si têm a tendência natural de não compartilharem informações, demonstram pouco espírito de equipe e ainda podem agir de maneira a prejudicar colegas de trabalho. Afinal, se eu não estou me saindo tão bem, posso me destacar fazendo com que o outro se saia pior.

Algum nível de competição pode até ser saudável, mas o ideal é que todos lutem em favor da empresa. Por isso, se você tem metas individuais, mas não desenvolveu nenhuma que seja voltada para o grupo de trabalho, repense.

Se todos ganharem quando conseguirem produzir um melhor trabalho em conjunto, a tendência é de que o clima se torne mais cooperativo.

Estas bonificações não precisam ser necessariamente valores em dinheiro no final do mês. Horários mais flexíveis, folgas, eventos de confraternização e outros mimos podem fazer parte da premiação.

Agora que você já viu alguns dos principais causadores da diminuição da produtividade na sua empresa e formas de reverter estes problemas, aproveite e assine nossa newsletter. Temos sempre conteúdos úteis e de fácil aplicação na sua empresa que vão tornar você um gestor mais profissional e atualizado.

Projeto Titanic: Pequenos furos no gerenciamento que podem fazer seu navio afundar

Escrito por Braun em 29/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Projeto Titanic: Pequenos furos no gerenciamento que podem fazer seu navio afundar

Normalmente, pequenos erros na gestão empresarial e furos administrativos são os grandes vilões que fazem muitas empresas encontrarem dificuldades em seu caminho. Para evitar que isso aconteça, é preciso prestar atenção a alguns fatores determinantes e, dessa forma, reduzir os riscos. Pensando nisso, preparamos uma lista com 5 pontos importantes para evitar furos no gerenciamento de sua empresa. Vamos conferir?

1. Gerenciamento de projetos

Não elaborar nem controlar uma boa gestão de projetos poderá causar danos irreversíveis à saúde financeira da empresa e do próprio projeto. Tudo isso porque o planejamento ficará comprometido e, como consequência, questões financeiras e administrativas serão afetadas.

2. Utilização da tecnologia

A tecnologia é uma via de mão dupla. Não utilizar nenhum software de gerenciamento de projetos pode causar erros comprometedores para a empresa. No entanto, utilizar programas e aplicativos sem o conhecimento necessário poderá trazer dificuldades ainda maiores e os famosos furos no gerenciamento. O ideal é aprender sobre o programa antes mesmo de começar a utilizar. O erro por incompetência e imperícia é tão ou mais grave do que não usar nenhum programa específico.

3. Desempenho abaixo do programado

O desempenho e o cumprimento de prazos é muito importante. Talvez até mais do que os recursos envolvidos no projeto. Por isso que existe uma gestão de projetos, exatamente para adequar cada etapa do trabalho, tendo os prazos como principio fundamental para o sucesso e, assim, evitando os furos no gerenciamento e o baixo desempenho da equipe.

4. Distribuir tarefas

Querer centralizar todas as tarefas em uma única pessoa, seja em um gerente ou em gestor, é totalmente inviável. Delegar tarefas e distribuir a responsabilidade do projeto pode ser uma boa alternativa para cumprir os prazos e utilizar o recursos adequadamente.

5. Falta de conhecimento

A falta de conhecimento, especialmente sobre o guia PMBOk, por exemplo, pode fazer com que o projeto seja um fracasso. Além de procurar sempre se informar sobre a área em que você atua, contratar uma empresa que elabore um projeto de consultoria individualizada ou que proporcione um software de gerenciamento de projetos é uma ótima alternativa.

Tomando cuidado pra não cometer esses deslizes, você terá mais segurança de que seu projeto não está indo para o caminho errado. Se você conhece outros erros que podem levar sua empresa a afundar, compartilhe-os com a gente nos comentários abaixo!

Você sabe o que é e qual a importância de usar proposta de projeto?

Escrito por Braun em 01/07/2017. Postado em Dicas. 1 comentário em Você sabe o que é e qual a importância de usar proposta de projeto?

Qualquer negócio que possui a gestão e execução de projetos como core business, sabe que a apresentação adequada da proposta de projeto e sobre o que a sua empresa se propõe a desenvolver é o grande diferencial entre sua aprovação ou reprovação junto aos diferentes públicos de interesse.

É aí que entra a proposta de projeto: uma ferramenta que ajuda gestores e equipe a prepararem melhor suas ideias e aumentar a produtividade da empresa para o êxito nas tarefas. Saiba o que é e qual a importância de usar o recurso em seu negócio.

O que é uma proposta de projeto

As propostas de projeto são documentos ou apresentações que explicam os pontos principais de um empreendimento para que a empresa consiga fechar um novo contrato, encontrar investidores ou fazer aprovações internas. Seu uso traz diversas vantagens às empresas, que você poderá constatar a seguir.

1 -Apresentação eficaz sobre o que a sua empresa tem a propor

Quando uma proposta é desenvolvida de forma adequada para a situação, a fase de planejamento do projeto poderá ter início logo em seguida. Em geral, as propostas de projeto trazem informações essenciais como escopo, cronograma, prazos e investimentos.

2-Exercício mental: colaboração por novas ideias

A elaboração de uma proposta de projeto contribui para que a equipe possa desenvolver novas ideias sobre sua execução. Afinal, muitas das coisas que nos parecem simples em pensamento podem mudar de cenário quando nos aprofundamos em números e outros detalhes.

3-Alinhamento constante entre as partes envolvidas

O uso de propostas de projeto bem estruturadas também garante um maior alinhamento entre todas as partes interessadas, envolvidas na iniciativa – seja internamente na empresa ou no público externo como patrocinadores, clientes, dentre outros. Afinal, desde o início das conversas sobre o projeto, tudo aquilo que foi pensado e planejado estará documentado e aprovado em um sistema formal, evitando a perda de informação à medida que o processo evolui no dia a dia.

4 -Maior poder de convencimento sobre as ações propostas

As propostas contém informações tão importantes que costumam ser aproveitadas até mesmo no plano do projeto em um momento posterior. Com isso, quando uma empresa adota esse tipo de proposta em sua rotina, o público-alvo da proposta de projeto desenvolvida terá uma imagem muito mais positiva de como o projeto será conduzido, aumentando o poder de convencimento da equipe envolvida na execução.

5- Fugindo dos riscos

O uso de propostas de projeto em sua empresa também permitirá que investidores, gestores e equipe tenham uma visão mais abrangente e precisa dos requisitos, orçamentos, prazos, pessoas e outras questões fundamentais à execução do projeto. Com isso, a organização poderá identificar e contornar os riscos inerentes aos empreendimentos com maior facilidade, evitando que alguns obstáculos surpreendam a equipe durante seu desenvolvimento.

6- Ganho de eficiência

Uma das principais vantagens relacionadas ao uso de propostas de projetos em uma empresa é a simplificação do processo de seleção de projetos.

Quando as organizações trabalham com múltiplos projetos, o processo de aprovação e reprovação fica facilitado pela inserção de uma proposta no sistema de gerenciamento de projetos que irá, em seguida, gerar um fluxo automático de responsabilidade às pessoas envolvidas. Isso aumenta o nível de documentação do projeto como um todo, organizando o ambiente de trabalho e evitando problemas em fases posteriores.

E você, acredita que o uso de propostas de projeto pode realmente fazer diferença na hora de angariar novos trabalhos para a sua empresa? Já o utiliza em seu negócio? Compartilhe suas opiniões, experiências e dúvidas consoco através dos comentários!