Você fez todo o planejamento do projeto, tratou de distribuí-lo para os membros do seu time, definiu os marcos, alinhou os planos com seu patrocinador e fez uma bela reunião de kick-off para marcar o fim do planejamento e o pontapé inicial da execução. O projeto segue como o planejado até que chega ao fim o período previsto para sua conclusão e nada de término. Seu cliente reclama e você analisa o escopo já entregue, notando que está em 99%. É a famosa síndrome dos 99%. Um pouco mais aliviado, você informa ao cliente que está muito perto de concluir os trabalhos, faltando realmente muito pouco para sua finalização. Nesse momento você analisa sua curva S para entender como tem sido a evolução do seu time e tem a triste surpresa de descobrir que o projeto está há 6 longuíssimos e inexplicáveis meses nesses mesmos 99%.

Se você já vivenciou esse cenário, não se preocupe, porque ele é bem mais comum do que você imagina. Também conhecido como projeto Jason — porque, por mais que você tente, ele não só não morre como, na verdade, está sempre a um passo de te matar — a síndrome dos 99% ocorre quando o gerente de projeto não tem uma visão clara sobre qual parcela do projeto realmente foi entregue ao cliente e quanto tempo será necessário para efetivamente concluí-lo.

Preparamos este artigo para eliminar de uma vez por todas esse mal da sua vida de gerente de projetos, com algumas dicas simples sobre como extingui-lo da sua empresa ou do seu PMO. Ficou curioso? Então acompanhe:

Por que acontece?

Quando o escopo de uma atividade como um todo ou de uma de suas fases não é diluído a um nível em que a equipe consiga compreender detalhadamente, atualizando-se sobre as entregas necessárias para sua conclusão, a informação de avanço de escopo se torna muito subjetiva.

Imagine-se na seguinte situação: você recebeu do seu GP a missão de preparar um treinamento. No dicionario da EAP existe uma descrição bem superficial de que serão 4 turmas até julho do mesmo ano. Não está claro quais são os produtos dessa atividade, o que o cliente espera receber e quantas pessoas serão capacitadas, assim como fica impossível ter certeza sobre o nível do treinamento, certo? Assim, na sua perspectiva, é preciso apenas criar uma apresentação com treinamento. Como você tem 4 semanas para concluir a atividade, toda semana entra no sistema e fala que avançou 25%. Nesse ritmo, ao final da 4ª semana você está nos 99% de progresso, mas, no slide de número 50 da apresentação, ainda sequer tem uma ideia exata sobre em que ponto concluirá o trabalho. O circo está armado.

É claro que esse mesmo resultado se repetirá nas demais atividades do projeto. Nesse caos, ao tentar apresentar o quanto o projeto está concluído para o cliente, você percebe que não existe um produto claro. Qual a consequência disso tudo? Cliente insatisfeito, horas extras para tentar entregar o que deveria ter sido pedido desde o início, com margem do projeto sendo corroída, equipe desmotivada e um esforço enorme para entregar algo relativamente simples.

Como resolver?

Em primeiro lugar, é importante basear a decomposição do escopo do projeto em um processo. Já demos dicas aqui no blog para facilitar a criação de uma EAP, que, por mais simples que possa parecer, pode resolver muitos problemas ao deixar mais claro tanto para a equipe como para o GP o que deverá ser feito. Com a EAP destrinchada, o próximo passo é criar o dicionário da EAP, deixando claro o que exatamente é a atividade, o que deve ser desenvolvido e como a entrega será validada.

Com um melhor entendimento do trabalho que envolve o projeto, o próximo passo é planejar o esforço necessário e a disponibilidade dos recursos que serão alocados nessa empreitada. Com essas informações já é possível saber quanto tempo será gasto para concluir a atividade. Para preparar o tal treinamento, por exemplo, serão necessárias 40 horas de dedicação e quem desenvolverá esse trabalho será o José das Coves. O José, por sua vez, só tem 4 horas diárias disponíveis para trabalhar na atividade, ou seja, serão necessários 10 dias úteis de esforços. Com essa orientação, fica super claro que se trata de duas semanas de trabalho, sendo que, a cada dia útil, 10% do escopo deve ser concluído.

Nesse ponto, uma ferramenta colaborativa de gestão de projetos será extremamente eficaz no controle do avanço do escopo, especialmente se usada em conjunto com o timesheet programado. Cabe ao gerente do projeto monitorar sua execução e acompanhar de pertinho se os deadlines serão respeitados. Um software eficiente automatizará a comunicação, avisando tanto ao recurso quanto ao gerente se o prazo e o avanço estão sendo devidamente cumpridos.

Quem resolveu?

Se seu cliente e sua empresa andam precisando dessa mudança de postura, quer dizer que chegou a hora de fugir dessa síndrome de uma vez por todas! A Artsoft Sistemas, em seus projetos de implantação de ERP, tinha o desafio de controlar bem o escopo de um projeto complexo e conseguir identificar com facilidade o status em que os múltiplos trabalhos desse cliente se encontravam. Acessando o case da empresa, você vai conhecer um pouco mais sobre os resultados que ela obteve implantando uma gestão de projetos de alta performance para clientes de todos os portes — inclusive empresas multinacionais.

Pronto para conhecer esse trabalho mais de perto? Quem sabe essa não é exatamente a solução de que sua empresa precisa?

Petrobras implementa Project Builder em duas áreas da Engenharia

A Engenharia de Abastecimento (Eab) assinou, em 5 de janeiro de 2007, com a empresa Project Builder um contrato de licenciamento de uso do programa para gerenciamento de carteira de projetos, que irá atender tanto a Eab, quanto a Engenharia de Transporte Dutoviário, Gás e Energia (Eteg).

O programa Project Builder tem por finalidade o apoio à gestão, auxiliando no gerenciamento da carteira de projetos, do portfólio de serviços e recursos, além do planejamento detalhado de cada projeto e da respectiva apropriação de horas. Entre as necessidades que o programa poderá atender destacam-se:

• visão imediata do portfólio de serviços pelo gerente de área, gerentes setoriais e coordenadores de projetos;
• gerenciamento compartilhado dos serviços e recursos da Eab e Eteg, que atuam em lateralidade;
• análise de alocação e disponibilidade de pessoas para elaboração de um melhor planejamento das tarefas de projetos;
• apropriação de horas pela equipe de execução somente nas tarefas liberadas, evitando erros comuns no sistema Apropriação Mensal de Horas;
• melhor atendimento aos clientes em relação à divulgação do andamento dos projetos;

Fonte: Publicação interna da Petrobras (Notícias Engenharia, ano 17 – número 177 – janeiro de 2007)

Situação em julho/2007, caracterizando uso efetivo do software

• procedimentos inicais de uso definidos
• customizações implementadas
• pessoas treinadas
• portfólio de projetos inserido
• apropriação de esforço (HH)
• extração de relatórios/visões
• outras áreas interessadas em utilizar

Tem-se falado muito sobre como os métodos ágeis podem gerar impactos pra lá de positivos nos resultados de uma empresa. E é a mais pura verdade. Eles realmente podem contribuir significativamente para as mais diferentes esferas, o que inclui aspectos como produtividade da equipe, qualidade dos serviços e produtos, satisfação e experiência dos clientes, entre outros igualmente impactantes.

Mas como será que isso acontece? O que diferencia os métodos ágeis das abordagens tradicionais? Pois é exatamente sobre isso que conversaremos no post de hoje. Pronto saber como a cultura ágil pode contribuir significativamente para os resultados da sua empresa? Então acompanhe:

Produtividade da equipe

Lembrando: Toda metodologia empregada no processo criativo que preveja a necessidade de flexibilidade e em que se aplique um certo nível de pragmatismo para a entrega do produto acabado é considerada ágil. Em desenvolvimento, empregar um método ágil significa manter o código simples, testar muitas vezes e entregar fatias funcionais antes de finalizar o projeto, de forma que, ao final, tudo saia conforme o planejado.

Quando a equipe trabalha na construção de um sistema, consegue testar e apresentar ao cliente pequenas peças, a fim de verificar sua assertividade. Isso torna tudo mais rápido e evita que se chegue a um produto final incapaz de atender às necessidades do usuário.

Aplicar métodos ágeis aos mais variados tipos de projetos oferece mais sensibilidade aos envolvidos para o atendimento das necessidades aferidas. E isso automaticamente ajuda a equipe se tornar mais produtiva, pois os colaboradores trabalham com prazos bem definidos e realistas para entregarem cada parte. Isso sem contar que esse esquema também proporciona tempo hábil para a correção de falhas ou incongruências que não ofereçam ao usuário uma boa experiência.

Qualidade dos serviços e produtos

Na perspectiva dos métodos ágeis, a qualidade dos serviços e produtos também é significativamente melhorada, pois há enormes avanços na comunicação, os testes são feitos com mais frequência e o envolvimento dos clientes ajuda na resolução de problemas e na assertividade acerca da geração de valor que tal funcionalidade vai trazer para o produto final.
Com os métodos ágeis põe-se fim à cultura de construir tudo antes de fazer testes, quando se ficava sem receber o feedback quando já poderia ser tarde demais. Com essa evolução, o que é construído tende a ter mais qualidade.

Satisfação dos clientes

Um dos grandes benefícios de se adotar os métodos ágeis é que os clientes não têm que esperar por um tempo muito longo quando para obter o produto desejado. Além disso, com esse sistema é quase certo que não haverá nenhuma discrepância do produto entregue em relação ao contratado. Quando o cliente recebe exatamente o que quer em menor tempo, é mais do que provável que sua experiência seja positiva, o que contribui para a reputação da marca e, consequentemente, para as vendas.

Nesse sentido, o próprio relacionamento com os clientes melhora, uma vez que eles são ouvidos durante todo o andamento do projeto, tendo a oportunidade de expor seus anseios e suas dúvidas assim que surgirem. Dessa forma eles se sentem efetivamente contribuindo para o desenvolvimento daquele produto ou serviço, o que faz toda a diferença tanto no resultado final como em sua percepção do trabalho.

Adaptabilidade do time

Métodos ágeis (veja aqui os principais do mercado) geram facilidade de adaptação a problemas e flexibilidade nas equipes, pois o tempo de resposta se torna mais curto, com os feedbacks devendo ser constantes. O gestor também consegue acompanhar tanto o desempenho da equipe como um todo como o trabalho de cada membro, tudo a partir das partes entregues do projeto. E isso também melhora seu relacionamento com os profissionais, ajudando-os a avançar cada vez mais. E o melhor de tudo é que, como você bem sabe, uma equipe bem afinada produz mais e gera menos custos à empresa. Neste e-book você encontra mais dicas para melhorar sua gestão de pessoal a fim de melhorar os resultados da empresa.

Comunicação interna e externa

Ao incentivar mais interatividade e troca de informações entre as equipes, a comunicação interna se torna mais apurada. E quando os clientes são consultados para fazer testes ou dar sua opinião sobre o andamento do projeto a comunicação externa também ganha. Com funções bem distribuídas e claras, bem como com uma boa visão de como está o andamento do projeto, possíveis mal-entendidos e desencontros de informações são evitados.

Metodologias ágeis são fundamentais principalmente quando se trata de equipes distintas, inclusive em locais diferentes, trabalhando juntas. Como o foco está em atender às necessidades do cliente final, os esforços para que todos trabalhem em uma única linha de pensamento colaboram — e muito! — para o sucesso do projeto, gerando assim uma cultura de comunicação que acaba por beneficiar a empresa como um todo.

Assertividade das decisões gerenciais

Do ponto de vista gerencial, uma cultura ágil permite que as tomadas de decisões sejam mais rápidas e eficientes, pois o gerente passa a ter um maior controle sobre todos os aspectos do projeto. Dessa forma, tudo é acompanhado em tempo real, com problemas e dificuldades encontrados sendo resolvidos durante o andamento do trabalho. Estamos falando de um processo contínuo de aprendizado e melhoria, que evita que somente ao final sejam detectados riscos e falhas, atrasando o andamento do projeto.

A cultura ágil causa uma verdadeira revolução dentro de uma empresa, afinal, quando todo mundo em um negócio sabe o que cada um faz fica muito mais fácil completar as tarefas de forma mais rápida. A aprendizagem constante também torna o negócio mais competitivo, as equipes mais motivadas e produtivas, e as decisões de gestão mais assertivas. E é claro que isso tudo é refletido na qualidade entregue e na experiência dos consumidores!

Para tanto, é preciso preparar todos os envolvidos para a mudança, uma vez que os impactos proporcionados por uma abordagem ágil devem ser bem geridos para não impactarem negativamente na percepção dos colaboradores. Assim, é preciso engajar os profissionais em uma nova mentalidade, convidando-os a saírem do convencional. Da mesma forma, é preciso mostrar aos usuários e clientes dos projetos que sua participação é importante e tem um objetivo maior: a entrega de um produto ou serviço de maior qualidade.

Percebeu como há benefícios tanto para o negócio como também para os colaboradores da empresa, para os parceiros e para os clientes? Então o que ainda está esperando para implementar essa mudança em sua empresa? Aproveite para aprender ainda mais com nosso e-book gerenciamento ágil de projetos com Scrum e PMBOK!

A sustentabilidade é um dos conceitos mais difundidos atualmente e tem a ver com a necessidade de uma utilização adequada dos recursos disponíveis. Às empresas, cabe buscar formas de também colocar isso em prática, até para obter seus benefícios. É por isso que vale a pena falar de gestão de processos e sustentabilidade.

A união entre esses dois elementos faz a diferença para a garantia de resultados melhores. Inclusive, tem a ver com a continuidade da empresa e do ecossistema em seu entorno. Como sua execução depende de um bom equilíbrio, é preciso investir em um planejamento robusto.

Na sequência, confira qual é a ligação entre gestão de projetos e sustentabilidade, e entenda os pontos positivos!

Como uma boa gestão favorece a sustentabilidade?

O gerenciamento adequado dos projetos não serve apenas para garantir um bom retorno ou lucratividade. O foco no “tripé da sustentabilidade” permite desenvolver resultados positivos do ponto de vista social, econômico e ambiental. Ou seja: é uma forma de gerar um impacto positivo completo. Contudo, afinal, como isso realmente se manifesta no cotidiano?

A seguir, veja como gestão de projetos e sustentabilidade estão conectadas!

Redução dos desperdícios

Um dos pontos mais importantes tem a ver com a redução dos desperdícios nos processos. Em termos operacionais, isso significa não gastar matéria-prima ou suprimentos de maneira desnecessária. No entanto, também se relaciona a outros aspectos, como desperdício de energia elétrica.

Vamos imaginar um projeto voltado para o lançamento de um produto. Se as tarefas não forem bem planejadas, podem ocorrer erros, que levarão ao retrabalho. Isso significará um uso maior de componentes variados, como de energia ou transporte. Com isso, a sustentabilidade fica em baixa. Já uma metodologia eficiente reduz esses riscos e diminui os desperdícios.

Melhor aproveitamento de recursos

Se há menos gastos desnecessários, então, ocorre um aproveitamento melhor dos recursos, em diversos sentidos. Há um uso adequado do dinheiro disponível, bem como do capital humano e até dos recursos que geram impactos ambientais.

Isso é importante, inclusive, para atender a outros aspectos da sustentabilidade que vão além da natureza. Se um projeto acontece dentro do previsto pelo orçamento e pelo cronograma, ele se torna mais efetivo e viável, o que ajuda a empresa a alcançar a sustentabilidade econômica. Nota como é relevante?

Consideração ampla sobre impactos

A gestão de projetos também se relaciona à sustentabilidade pela capacidade de prever, de maneira ampla, os possíveis impactos. Essa é uma forma de compreender o que pode ser gerado a partir de certas ações, o que leva à melhor decisão. Em vez de agir por impulso, portanto, há a chance de considerar melhor todas as necessidades e suas prováveis consequências. Além de evitar os desperdícios, como citamos, é um meio de atingir o melhor desempenho.

Quais as vantagens de investir em ações sustentáveis?

Também, é importante entender que desenvolver e implementar ações ligadas à sustentabilidade traz resultados positivos. É uma forma de estabelecer uma nova maneira de atuar e de consolidar o desempenho. Ao conhecer quais são as vantagens de seguir por esse caminho, será mais fácil compreender por que adotar essa proposta. A seguir, veja quais são as possibilidades!

Redução dos impactos socioambientais

Quanto maior é a preocupação com a sustentabilidade, melhor é o uso do que está disponível e menores são os impactos causados no ambiente e na comunidade. Quando a empresa se preocupa com isso, portanto, passa a ter uma atuação muito mais responsável. A grande vantagem é que esses impactos são cumulativos. Então, quanto mais a sua empresa se preocupar com isso, maior é a ajuda que ela oferece para o meio ambiente.

Aumento da qualidade

Além disso, a preocupação com o bom uso dos recursos e o melhor aproveitamento tem a ver com a garantia de qualidade. É possível obter resultados mais interessantes e com melhor retorno, o que faz toda a diferença para os projetos futuros. Inclusive, é uma forma de criar uma relação positiva com o público e, assim, de conseguir mais fidelização e confiança por parte das pessoas.

Reforço da imagem do negócio

Quando a empresa investe em ações sustentáveis, é possível apostar no “marketing verde”. Essas são atitudes de responsabilidade que são bem-vistas e, por isso, ajudam a reforçar a imagem do negócio. Ao se posicionar como uma empresa preocupada com esses aspectos, há como ganhar a preferência do público e se destacar em relação aos concorrentes.

Conquista de certificações verdes

Para reforçar ainda mais os impactos positivos, há como levar a união de gestão de projetos e sustentabilidade ainda mais longe. Uma atuação consistente e de alta qualidade permite obter as chamadas certificações verdes. A adoção das práticas indicadas e a aprovação nas auditorias faz com que o negócio passe a ser reconhecido como uma opção sustentável. Assim, é possível agregar ainda mais valor às suas operações e, é claro, à imagem.

Como achar o equilíbrio entre gestão de projetos e sustentabilidade?

Não existe uma fórmula pronta para ser sustentável e é necessário começar com uma análise completa da situação, dos resultados esperados e dos riscos envolvidos. Parece familiar? Pois é, isso também tem tudo a ver com o que acontece ao elaborar e comandar um projeto. É por isso que há a chance de equilibrar esses dois aspectos, de modo a obter os melhores resultados. Para não ter dúvidas, veja como encontrar o balanço entre gestão de projetos e sustentabilidade.

Reforce o planejamento e a visibilidade

Tudo deve começar com um bom planejamento sobre o projeto e sobre como incorporar a sustentabilidade nisso. É preciso estabelecer os objetivos de realização, quais são as prioridades e o que não pode ficar de fora.

Também, é essencial estabelecer quais serão as ações sustentáveis implementadas e quais são os impactos que devem ser evitados — como a perda de prazo ou os gastos acima do previsto. Para caprichar no controle, o gestor de projetos precisa ter bastante visibilidade, como por meio dos relatórios e dos dados coletados. É o momento de planejar todos esses aspectos.

Transforme a mentalidade

Depois de colocar tudo no papel, é preciso transformar a maneira como as pessoas enxergam a execução de projetos. Somente com a mudança de tecnologia é possível garantir que o time esteja preparado para aproveitar as oportunidades e encarar os desafios. Vale reforçar a cultura da empresa e as boas práticas que devem ser aplicadas. Dessa maneira, pode-se fazer com que todos atuem de forma sincronizada, em busca de um nível ampliado de sustentabilidade.

Aproveite o potencial da tecnologia

Já que um dos objetivos é utilizar melhor os recursos disponíveis, é interessante aproveitar a tecnologia na união entre gestão de projetos e sustentabilidade. Um software de gerenciamento, por exemplo, é muito bem-vindo e leva a melhores resultados. Graças à automação, há menos erros e retrabalhos, além de haver mais visibilidade. A tomada de decisão e a execução das tarefas são as principais favorecidas, o que permite atender às necessidades específicas.

A parceria entre gestão de projetos e sustentabilidade é ótima para a empresa, para a comunidade e para a natureza. Passe a adotar essas boas práticas em seu cotidiano e aproveite todo potencial dessa abordagem!

Como a tecnologia tem um papel crucial, entre em contato conosco da Project Builder e conheça a nossa solução!

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Se a crise econômica e política que atinge o país afeta gravemente os empresários, imagina o impacto para aqueles que querem empreender? Neste cenário em que todos ficam extremamente receosos (e com razão) tirar projetos do papel parece até um sonho impossível. Mas para espantar esse pessimismo e fomentar a economia do país neste momento difícil é que surge o Hub do Empreendedor, da qual a Project Builder tem muito orgulho de fazer parte.

Acreditamos que é a hora para se destacar e crescer, já fizemos materiais sobre como crescer na crise, como enxergar a crise como oportunidade de crescimento e como manter sua equipe motivada nesse cenário, e agora é hora de botar a mão na massa com outras empresas gigantes da tecnologia, nacionais e internacionais.

Este grupo de 13 empresas (outras organizações são mais que bem-vindas para participar) se uniram para formar um agregador de serviços complementares que oferecem descontos e conteúdos relevantes para PMEs, que somados chegam a R$ 50 mil.

No Hub do Empreendedor, você pode encontrar soluções em design, contabilidade, marketing, atendimento ao cliente, e várias outras opções, com as melhores ferramentas do mercado nacional e internacional.

E nada melhor do que a Black Friday para deixar os descontos oferecidos ainda atraentes. Então não baixe a cabeça em meio à crise e comece seu negócio economizando!

E como funciona o Hub do Empreendedor?

Acesse o site http://www.hubdoempreendedor.com.br/ e confira as promoções que as empresas participantes estão oferecendo, por tempo LIMITADO, aos empreendedores que desejam fazer acontecer.

Conheça as empresas participantes da 1ª ação do Hub do Empreendedor

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● Moip: uma solução de pagamentos ideal para e-commerces, marketplaces, pagamentos recorrentes e vendas presenciais. É uma solução inovadora que oferece flexibilidade, com mais de 15 meios de pagamento possíveis, ferramentas de gestão de risco e uma adesão simplificada.

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A missão do Hub do Empreendedor é ambiciosa: ajudar pelo menos 20 milhões de empresas até o final de 2016. Por isso, contamos com seu apoio para divulgar o Hub e revolucionarmos juntos o ecossistema empreendedor no Brasil!