Escolher qual camisa usar, o que comer no café da manhã e qual caminho para ir ao trabalho são pequenos exemplos de tomada de decisões que fazemos logo no início do nosso dia. Essas decisões, normalmente, são intuitivas e nem as percebemos. Porém, existem inúmeras situações onde devemos fazer uma escolha que impactará nas nossas atividades e no desenrolar do nosso dia a dia.

As decisões mais importantes que encontramos no âmbito empresarial exigem preparo e experiência, para que o profissional possa fazer a melhor escolha possível. Os gerentes de projetos são reconhecidos por serem grandes tomadores de decisão e devem sempre buscar potencializar as oportunidades e reduzir as ameaças.

Tomar decisões corretamente é um dos fatores primordiais para o êxito de um projeto. Portanto, aprenda neste artigo cinco dicas para obter sucesso na gestão de projetos com a tomada de decisões.

1. CONHEÇA SEU PROJETO

Para tomar a melhor decisão frente à gama de opções que se tem, é extremamente necessário conhecer seu projeto a fundo. O gerente de projetos deve compreender por completo o escopo do projeto, bem como seus custos, prazos e parâmetros de qualidade necessários.

Estar 100% inteirado do que deve ser feito e do que está acontecendo no exato momento da tomada de decisão é essencial para que o profissional obtenha um resultado positivo em suas escolhas, podendo assim fazer uma análise de causa e efeito, baseando sua decisão em dados importantes.

2. COMUNIQUE-SE BEM

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a comunicação é um dos maiores causadores do fracasso dos projetos ao redor do mundo. O grande número de stakeholders faz com que ocorram inúmeros ruídos no processo de comunicação, distorcendo informações e atrapalhando todo o desenvolvimento das atividades.

Além da distorção da informação, muitas vezes elas chegam com pouca qualidade e baixa utilidade, deixando o gerente de projeto na mão. Dessa maneira, ele aposta na sua experiência e no seu feeling para tomar as decisões, o que pode ser demasiadamente arriscado.

Devido a isso, afirma-se que a comunicação é uma grande habilidade dos gestores de projetos de sucesso e ela deve ser considerada prioridade zero, pois é um dos principais fatores de sucesso de um projeto.

3. BASEIE-SE TANTO NAS INFORMAÇÕES QUANTO NO FEELING

Muitos profissionais experientes e com grandes vivências em projetos já detém um feeling apropriado para a tomada de decisões. Mas, apostar somente no feeling é muito arriscado e não é uma garantia de uma tomada de decisão assertiva.

Como falado, é extremamente importante que o gestor esteja bem municiado de dados sobre todos os processos que envolvam a execução das atividades do seu projeto. As informações de um projeto estão sempre disponíveis para o gestor e, com certeza, o ajudarão na tomada de decisões.

O feeling não deve ser deixado de lado. Ele é extremamente importante, uma vez que ele é a soma de todo o conhecimento e experiência do gerente de projeto e, ao ser utilizado em conjunto com uma boa análise de dados, os resultados são os melhores possíveis.

Por isso, pode-se afirmar que é extremamente importante basear a tomada de decisões tanto nas informações disponíveis, quanto no feeling do profissional.

4. CONHEÇA AS PRINCIPAIS FORMAS DE SE TOMAR UMA DECISÃO

Existem três formas de tomada de decisão que são mais usuais: decisões consensuais, por maioria e por autoridade. Um gestor de projetos eficiente sabe exatamente a hora de escolher cada uma dessas opções, buscando sempre obter o sucesso desejado.

Mas, você sabe quais as características de cada uma delas? Veja a seguir:

Decisões consensuais

As decisões consensuais são aquelas feitas quando todos os integrantes se envolvem na busca de um mesmo objetivo. Algumas vezes, essa decisão não é a favorita de todos, mas todos concordam que ela cumpre com as necessidades da situação em jogo.

Essa decisão ocorre através de uma discussão saudável (por meio de diálogos) entre os componentes de uma equipe, cada um com suas opiniões e ideias, buscando sempre a melhor escolha possível para a empresa.

Decisões por maioria

As decisões por maioria são aquelas feitas quando a maioria (50% + 1) dos integrantes é a favor de um resultado. Como ocorre no sistema eleitoral brasileiro, a decisão por maioria é conhecida por ser democrática, mas pode ocasionar alguns problemas (como fraudes e compra de votos, por exemplo).

É válido afirmar ainda que nem sempre a opção escolhida pela maioria será a melhor opção. Com o andamento das atividades, pode-se descobrir que essa não foi a melhor alternativa escolhida.

Decisões pela autoridade

Como se sabe, o gerente de projeto é o grande responsável por todo o desenvolvimento das atividades de um projeto, bem como do cumprimento dos marcos e metas estabelecidos. Sendo assim, afirma-se que ele detém grande influência e poder na tomada de decisões.

As decisões pela autoridade são conhecidas por serem feitas com base no poder de um indivíduo. As consequências dessas decisões dependem da inteligência, experiência e habilidade do gestor de projeto.

O grande problema dessa forma de tomada de decisão é que, em algumas situações, o poder pode subir à cabeça do decisor, o transformando em uma pessoa egocêntrica, impaciente e nervosa, o que impactará diretamente nas escolhas a serem realizadas.

5. BUSQUE POR MELHORIAS NA TOMADA DE DECISÕES

Você deve estar pensando: O que devo fazer para tomar decisões melhores? Existem algumas pequenas dicas que podem ser extremamente válidas na hora de se escolher uma ação, entre várias opções disponíveis.

Pode-se listar as vantagens/desvantagens de cada alternativa, analisar dados e características específicas de cada opção, buscar por situações parecidas em outros projetos (utilizando as metodologias de gestão), buscar apoio de PMOs, entre outras opções.

É válido também investir em softwares de gestão de projetos, obtendo assim melhores resultados. Existem softwares no mercado capazes de prover informações, em tempo real, da evolução das atividades e da produtividade de sua equipe, o que te auxiliará no processo de tomada de decisões.

Em momentos de crise, por exemplo, um software pode ajudar na otimização do tempo e em todo o gerenciamento de projetos. A grande vantagem do uso de tecnologia é ter todas as informações num só lugar, facilitando o acesso à informação.

A última dica para melhorar o processo de tomada de decisões é apostar na gestão de projetos. Invista no conhecimento dessa área, estudando, por exemplo, SCRUM e PMBOK. Além de agregar valor para os seus projetos, você será reconhecido pelo esforço e pelo conhecimento que terá.

Tomar decisões corretas em um projeto é crucial para o seu sucesso. Utilize as dicas desse artigo para tomar as melhores decisões possíveis e, assim, colher os frutos de uma boa gestão de projetos.

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A estrutura analítica de projetos semelhante a uma árvore que engloba níveis gerais e específicos das atividades a serem executadas, a qual contempla todas as fases do projeto. Inicialmente, o gerente precisa fazer o planejamento e detalhar o escopo para conseguir utilizar a ferramenta como um apoio à gestão e para expor o seu conteúdo.

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens de utilizar uma estrutura analítica no projeto e explicar o seu conceito. Por outro lado, vamos mostrar para que serve o WBS dentro de uma empresa e fornecer detalhes sobre a visualização clara das partes do projeto, a facilidade de discussão para soluções técnicas, a identificação de riscos técnicos etc.

Deseja entender como o WBS pode ser aplicado no dia a dia? Continue a leitura deste post!

O que é uma estrutura analítica de projetos?

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou é a tradução dos termos ingleses Work Breakdown Structure que deu origem à sigla WBS. Trata-se de uma ferramenta visual que possibilita estruturar os projetos de maneira simplificada e auxilia o gestor a fazer a exposição do trabalho a ser realizado até a conclusão das atividades. A árvore orienta as entregas indispensáveis à conclusão de todas as etapas.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

WBS serve para desenvolver a agenda e fazer a atribuição das funções e das responsabilidades dos integrantes das equipes. Além disso, é útil para gerenciar riscos, ajuda na delimitação do escopo do projeto, auxilia a identificar as fases, orienta o gestor para identificar e descrever de forma detalhada as entregas e as atividades a serem executadas.

Fora isso, WBS ajuda a obter a estimativa de custo, duração e esforço, bem como a identificar os riscos. Com ela, os gestores organizam os pacotes de trabalho fazendo a descrição das fases seguintes ainda antes de montar o cronograma. A ferramenta pode ser numerada, ajuda a rastrear as atividades e pode ser construída de acordo com o tipo de projeto e o seu propósito.

Quais são as vantagens de usar a estrutura analítica?

A estrutura analítica pode ser montada por equipes, por entregas ou por fases. Existem diversas diretrizes para a geração do WBS, bem como para o seu desenvolvimento e aplicação na empresa. A seguir, confira algumas vantagens advindas do uso dessa ferramenta que é muito relevante para que os gestores tenham sucesso e os seus projetos sejam bem-sucedidos!

Visualização clara das partes do projeto

O WBS proporciona visão cronológica das atividades dos projetos e ajuda as pessoas leigas a compreenderem melhor os planejamentos. Por intermédio da visualização clara das partes do projeto, o gerente faz um gerenciamento de projeto mais assertivo. A ferramenta decompõe as fases do ciclo de vida dos projetos separando os diversos níveis.

A representação gráfica do projeto mostra uma estrutura hierárquica com os agrupamentos claros e lógicos conforme os produtos ou tarefas. É como se fosse um esboço das tarefas ou um mapa com detalhes, dividido em diversas partes e com metas individualizadas. Portanto, independente do tamanho do projeto, ele será facilmente mapeado.

A estrutura analítica pode conter caixas de textos, símbolos e setas para a representação de objetivos secundários e gerais. O gestor adiciona e exclui os elementos conforme as suas necessidades organizando-os da maneira que entender ser a mais apropriada. É possível ainda incluir cores, destacar os textos em negrito, sublinhado ou itálico.

Por exemplo, a cor amarela pode apontar tarefas urgentes que estão pendentes de execução. Já a cor vermelha poderá indicar entregas em atraso ou que têm prioridade sobre as demais. A verde, por sua vez, normalmente é usada para registrar as atividades que já foram concluídas pela equipe de modo satisfatório. Cada gestor define as cores que prefere utilizar.

Facilidade de discussão para soluções técnicas

A execução de projetos requer trabalho em equipe. Desse modo, os integrantes do time precisam ter um consenso sobre as atividades, serviços ou produtos. A estrutura analítica ajuda os participantes durante as discussões para que identifiquem caminhos alternativos e soluções técnicas diferenciadas. Todos podem solicitar a opinião dos colegas e contribuições de outros departamentos.

Consequentemente, as áreas diferentes trabalham de forma integrada compartilhando conhecimentos para o auxílio mútuo. Alguns programas permitem inclusive a visualização e a edição da estrutura analítica em grupo, com o compartilhamento das alterações por meio de envio de um link, por exemplo. Há plataformas online que são acessíveis de dispositivos móveis e computadores.

Identificação de riscos técnicos

Cada projeto tem o seu nível de complexidade de modo que é preciso criar o WBS exclusivo e com planejamento próprio. Mas a estrutura analítica pode ser simples, precisa e descomplicada. A identificação dos riscos é feita após o registro dos subprodutos que são localizados pela análise dos documentos e pela entrevista de usuários e clientes. Analise exemplos de subprodutos: reuniões relatórios análises comemorações e apresentação do projeto concluído.

Entretanto, os elementos contratados de empresas externas não precisam ser decompostos em subprodutos no WBS, pois os riscos decorrentes deles são da responsabilidade dos prestadores de serviços ou fornecedores. Por fim, o gerenciamento dos riscos técnicos cabe ao gestor que os identifica e realiza os procedimentos de iniciar, planejar, controlar, executar e encerrar os projetos.

É o gerente que faz os planejamentos e define se eles serão mais detalhados ou mais enxutos. Quando os elementos são delegados para um membro da equipe, transformados em um subprojeto ou terceirizados, é esse outro profissional que assume a responsabilidade quem faz o detalhamento. Contudo, o gestor poderá, se assim desejar, incorporar esses detalhes ao projeto mestre.

Essa incorporação vai depender das necessidades de rigor no controle das atividades, o qual pode diminuir ou aumentar de acordo com os riscos, os prazos e os custos associados. Ela é relevante para os casos em que o gestor entende ser preciso descrever as responsabilidades de cada membro da equipe e de todas as empresas contratadas para que o projeto seja concluído.

Agora você já sabe o que é WBS e entende que é necessário compreender o funcionamento e o uso de uma estrutura analítica de projeto. A representação gráfica normalmente conta com vários níveis. No primeiro, coloca-se o nome do projeto. No segundo, as fases do ciclo de vida com os elementos essenciais ao gerenciamento das entregas. Depois, são registrados os subprodutos com uma revisão da EAP.

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Um elemento de suma importância no desenvolvimento de projetos ágeis é o Product Backlog, uma lista de funcionalidades desejadas de um produto, ou seja, os requisitos que o cliente espera receber ao final do projeto. É no Product Backlog que o projeto começa.

Neste artigo veremos como fazer um Product Backlog a nível de negócio para cliente nenhum por defeito. Ficou interessado? Então continue lendo: 

 Antes de começar, vale lembrar que o Product Backlog é estruturado em itens, as chamadas histórias, que contém a descrição detalhada dos requisitos de cada solicitação a ser implementada. O Product Owner é a pessoa que escolhe os itens que irão compor o Product Backlog e a importância de cada um deles nas reuniões de planejamento dos Sprints. É de responsabilidade dele também fazer a ponte entre executivos e a equipe de desenvolvimento, em resumo, ele é o representante dos interesses dos stakeholders conectando vários setores dentro e fora da empresa.

Visão de Negócios

É vital que o Product Owner tenha uma visão de negócios, e que as estórias não sejam pautadas apenas por requisitos técnicos. Claro que essas informações são importantes, mas o foco deve ser a geração de valor que esse produto irá trazer quando pronto.

O Product Owner também filtra as demandas e impede que novos requisitos sejam levados a equipe de desenvolvimento durante os Sprints. Por isso que sua visão não pode estar afastada dos objetivos de negócio do cliente, pois dele depende o planejamento do projeto.

Conhecimento do Cliente

Como representante dos stakeholders, o Product Owner precisa conhecer muito bem as características e capacidades da equipe de desenvolvimento quanto os interesses de negócios e necessidades do cliente. Para que não haja ruído, o ele deve ter facilidade de acesso aos envolvidos no projeto.

Foco em resultados

Outra coisa que deve estar sempre em mente do Product Owner é a busca por aumentar o valor do produto, com o maior retorno sobre investimento possível, pois ele responde sobre isso. Esse colaborador reúne em si as capacidades de três funções: Analista de Requisitos, Consultor de Negócios e Gerente do Projeto.

Imparcialidade

O Product Owner deve ter não só acesso a todos os stakeholders, mas também facilidade em falar com qualquer um independente do seu nível hierárquico. Isso significa, que seu único objetivo deve ser gerar valor para o produto, e não agradar diretores ou evitar se indispor com a equipe de desenvolvimento. Outro fator que ajuda nessa imparcialidade, é que o Product Owner não seja um chefe ou gerente da equipe.

O que é achou do artigo? Ainda acha difícil manter a visão de negócios como prioridade em um gerenciamento de projetos ágil? Conte para a gente!

Quando você integra ao processo de seu negócio as propostas de projeto, é preciso estabelecer critérios de avaliação, priorização e aprovação deles. Independentemente se o seu foco é o gerenciamento de múltiplos ou portfólio de projetos, definir este workflow de aprovação será determinante para o ganho de eficiência e, assim, uma maior certeza de que os objetivos da organização, bem como as metas pretendidas sejam alcançadas com sucesso.

Nesse contexto, contar com um software especializado é uma grande solução para automatizar este workflow, garantindo uma comunicação eficiente entre as partes envolvidas e a conclusão das avaliações, bem como do parecer de cada área ou profissional integrado a ele. Entenda melhor como isso funciona e como criar estes fluxos com o apoio de um software de gerenciamento de projetos:

Quando e como utilizar um workflow de aprovação

O melhor momento para criar um workflow de aprovação é antes mesmo do início do projeto, durante a fase de iniciação. O primeiro passo para isso, contudo, é passar a utilizar uma proposta de projeto. O objetivo de se formalizar o início dele é definir alguns parâmetros que servirão como base para aprovar e desenvolvê-lo.

Além disso, é indispensável atribuir responsabilidade a um profissional, que pode ser um gerente, em caso de múltiplos projetos, ou o responsável pelas decisões internas, quando se tratar de um portfólio de projetos. Dessa forma você impede que iniciativas semelhantes às já reprovadas sejam desenvolvidas dentro da empresa, além de defender a importância das regras definidas pelas pessoas que aprovaram a proposta. Caso contrário, corre-se o risco de duplicidade ou ausência de comando e, consequentemente, grandes transtornos ocorrerão em sua condução.

Conte com a tecnologia!

Muitas organizações falham na hora de implementar e controlar o processo com as informações necessárias para validar a viabilidade da iniciativa. A tecnologia, neste contexto, auxilia na automação do processo, bem como na verificação de seu andamento de forma mais rápida, prática e atualizada em tempo real. Desta forma, é possível identificar não apenas o status, mas o andamento do workflow exibindo detalhes, inclusive, de onde o processo está parado: nível técnico ou estratégico.

Para a criação do fluxo com o auxílio de um software você passará pelas etapas de:

• Definir claramente o que tem que ser feito para que o projeto seja aprovado – as “regras do jogo”: quais os critérios de avaliação técnicos, financeiros e do ponto de vista estratégico da empresa para colher os benefícios;

• Estabelecer um ou mais responsáveis pela aprovação em cada nível, considerando as habilidades e relação com a área;

• Estipular quais serão os indicadores-chave de performance a serem avaliados para embasar os demais fluxos estipulando procedimentos padronizados.

Diante disso, um software especializado para gerenciamento de projetos é uma excelente solução para automatizar o processo, obrigando que pré-requisitos sejam cumpridos em cada etapa da avaliação da proposta.

Como criar um workflow de aprovação em um software de gestão de projetos

Em um software de gestão de projetos, a criação de um workflow de aprovação é simples. Procure a opção no sistema e escolha um nome para o novo fluxo a ser criado, que pode ser por área, portfólio, objetivo de negócio, dentre outros.

Em seguida, insira uma breve descrição para ele, fazendo com que as pessoas envolvidas no fluxo de aprovação recebam, de forma automatizada e seguindo o processo de iniciação definido pela empresa, qualquer notificação referente a este workflow.

Tanto para múltiplos projetos quanto para a gestão de um portfólio, também será preciso definir a qual dos workflows cada um deles deve ser associado. A ideia é que estes fluxos sejam padronizados conforme a demanda por área ou tipo, estabelecendo os mesmo responsáveis pela avaliação em cada um dos níveis.

A definição dos responsáveis

No que diz respeito ao processo de definição dos responsáveis pela aprovação de projetos, é aconselhado definir entre dois e cinco níveis diferentes de responsabilidade pela aprovação. Isso garantirá que a decisão não seja tomada apenas por uma pessoa ou que o processo de prolongue excessivamente.

Para cada um desses níveis, nomeie os responsáveis mais indicados para cada tipo de aprovação. Por exemplo, o responsável pelo departamento de TI aprova o nível técnico do projeto, o de finanças avalia a parte relacionada a custos e investimentos, e assim por diante. O importante é que cada um destes níveis sejam avaliados e aprovados por profissionais que têm o poder de tomar decisões alinhados aos objetivos estratégicos do negócio, além de terem as habilidades técnicas necessárias para a tarefa. Com isso, eles sempre serão notificados sobre a abertura da nova demanda e da aproximação do prazo final para a aprovação.

Já que há mais de um nível de aprovação no workflow ou outros profissionais estão envolvidos no trabalho com permissões similares, é preciso colocá-los na ordem correta para que o sistema envie a aprovação na sequência ideal estipulada pela empresa para o bom funcionamento do fluxo.

Padronize os workflows por tipo de demandas

Em vez de criar um workflow para cada iniciativa, o que exige tempo e esforços, um software especializado para o gerenciamento de projetos ajudará a agrupar os fluxos por tipo de demanda. Afinal, projetos da área de TI (Tecnologia da Informação) exigem aprovação similar, assim como o marketing, o financeiro, dentre outros.

E você, como criar workflows de aprovação de projetos em sua empresa? Já possui um software de gerenciamento de projetos para auxiliá-lo nesta tarefa?

É muito comum empresas se questionarem ao final, qual foi o retorno do projeto em relação a tudo que foi investido. Por mais elementar que seja essa pergunta, sua resposta não é fácil. Métricas, indicadores e benefícios gerados, por mais quantitativos que sejam, não são fáceis de serem medidos quando o projeto é concluído.

Mesmo métricas financeiras, como ROI (Retornos sobre o investimento), TIR (Taxa interna de retorno e VPL (Valor presente líquido) não são indicadores que conseguimos comparar assim que o projeto chega ao fim e entender o retorno do projeto, sendo necessário um tempo até a sua efetiva realização.

Pensado em ajudar o gerente de projetos a apresentar melhor o retorno conquistado por seus projetos, separamos algumas práticas que nós, e também alguns de nossos clientes, utilizamos em nossos projetos.

Benefícios Diretos

Todo investimento empresarial busca melhorar algum ponto da empresa e, por mais intangível que seja a meta do projeto, ele sempre irá gerar algum benefício direto. Pode ser redução de custo, otimização da rotina com foco em ganhar produtividade ou até mesmo a ampliação da capacidade comercial da empresa. É muito importante definir quais benefícios o projeto irá gerar. Uma vez identificado os benefícios, o próximo passo será definir as métricas e a periodicidade da medição.

Com os benefícios e as métricas, que serão medidas e definidas, o próximo passo será definir o intervalo de medição que o gerente irá monitorar.

No Project Builder utilizamos a funcionalidade ‘Qualidade’ para definir quando será o intervalo de medição e as metas definidas.

Benefícios de Curto Prazo

Os benefícios de curto prazo são as conquistas alcançadas quase que imediatamente ao termino do projeto. Uma descontinuidade de uma unidade de negócio deficitária elimina imediatamente uma despesa desnecessária. A mudança de uma tecnologia, como um CRM ou um ERP, gera ganhos que podem ser percebidos logo após sua implementação.

É muito importante criar marcos de medição – acompanhando-os no período determinado – para saber quanto foi o valor gerado neste período. Mesmo que a redução de custo seja muito mais perceptível, a geração de receita é um benefício com um potencial de geração de valor muito grande para qualquer negócio.

Benefícios de Médio / longo prazo

Infelizmente, a grande maioria das organizações focam muito mais nos objetivos imediatos do que na geração de resultado a médio e longo prazo. No entanto, ao longo da trajetória da Project Builder percebemos que clientes que desenvolvem estratégias mais perenes conquistam resultados 4 vezes mais relevantes do que os que criam estratégias imediatas.

Benefícios de médio prazo podem ser, por exemplo, a ampliação geográfica de atuação, a geração de receita com novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

É muito comum empresas de sucesso combinarem benefícios de curto e de médio prazo de forma a decompor um grande benefício fracionado em marcos intermediários onde parte dos objetivos já foram conquistados.

Tão importante quanto analisar o retorno de um projeto é identificar o retorno de um portfólio. Pense que um projeto te conduz até um objetivo. O portfólio te conduz até a realização de uma estratégia. Empresas de sucesso focam seus esforços em fazer com que o planejamento estratégico aconteça conectado a estratégia e a operação por intermédio de projetos.

Os custos com a execução do projeto devem ser superados pelos valores gerados pelo projeto, seja a curto, médio ou longo prazo, o importante sempre será fazer a ‘conta fechar’.

E o papel do gerente de projeto não é apenas garantir que o escopo do projeto seja entregue, ele precisa garantir que o valor do projeto seja realizado. Adotar uma ferramenta que apoie essa medição ajuda a empresa tanto a focar mais na geração de valor e automatizar etapas mais manuais e burocráticas que tomam tempo do gerente e não ajuda no atingimento de seus objetivos.

A Drive Consultoria – que hoje está entre as PMEs que mais crescem no Brasil –, um de nossos clientes, é um exemplo disso. Eles são uma empresa de consultoria de TI, e tinham dificuldade de acompanhar a rentabilidade dos projetos, o que impactava diretamente no crescimento ordenado da empresa. Hoje, com o planejamento apoiado pelo software, eles conseguem mensurar o orçamento planejado X realizado, dentre outros.

O gerenciamento de projetos corporativos é uma atividade estratégica que permite que a companhia execute as etapas dentro do padrão de qualidade esperado, evite riscos e atinja melhores resultados no médio e longo prazo.

Para tudo isso seja possível, a empresa deve ter o apoio de um conjunto de ferramentas de projeto bem estruturadas e alinhadas com as suas demandas. Será por meio desses recursos que os times serão orientados a serem mais eficientes e capazes de atingir os resultados esperados.

Na gestão de projetos, não poderia ser diferente! Essa necessidade deu origem a alguns modelos que tornaram a gestão mais eficiente, sendo capaz de atender às expectativas dos stakeholders e aumentar ao máximo os lucros que a companhia terá com o investimento.

Neste post, listamos 5 ferramentas de projetos simples, mas que podem ser decisivas para o sucesso de cada etapa. Continue a leitura e confira!

Por que escolher uma ferramenta de projeto?

Os projetos corporativos são um momento crítico para qualquer empresa. Em cada etapa, profissionais de diferentes setores se unem para entregar um resultado em comum e, assim, auxiliar o negócio a atingir os seus objetivos.

Mas isso só é possível se o gestor consegue estruturar um plano de ação com bases sólidas, ou seja, que consiga orientar todos a terem um fluxo operacional inteligente, eficaz e livre de gargalos. Além disso, riscos devem ser evitados e tudo deve ser pensado com foco na melhoria contínua.

Nesse cenário, as ferramentas de gestão de projetos entram em ação. Com elas, o negócio tem uma visão mais abrangente sobre como os seus objetivos podem ser atingidos e, com isso, evitar erros, ter uma ação mais efetiva na resolução de riscos e prevenir situações indesejáveis de modo mais abrangente.

Dessa forma, a empresa deve sempre considerar as ferramentas de projeto como um modo de ter mais mecanismos para atingir os seus objetivos com alto aproveitamento dos recursos disponíveis.

Quais são as 5 principais ferramentas de projeto do mercado?

1. 5W2H

A gestão de projetos tem vários pontos críticos. Um dos mais importantes é o modo como o gestor orienta a execução de demandas, priorizando as que forem mais críticas e evitando o desperdício de recursos. Em um cenário como esse, uma ferramenta de projeto como o 5W2H pode ser ideal.

O 5W2H surgiu no Japão para facilitar o planejamento de qualquer demanda. O 5W corresponde às iniciais em inglês de What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem). Já o 2H se refere às iniciais de How (como) e de How much (quanto).

Ao responder a essas perguntas, os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente importa. Quer dizer, os membros da equipe se tornam cientes de sua participação em todo o contexto, de sua influência diante das necessidades do projeto e do impacto de suas demandas.

Sendo assim, o 5W2H proporciona maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados. Há uma melhoria no cronograma do projeto, o que ajuda na compreensão de dados e na aferição dos resultados. As rotinas críticas são priorizadas, permitindo que a empresa tenha uma melhor distribuição de seus recursos.

No início, o 5W2H era usado em sistemas de gestão da qualidade, visando o aprimoramento de melhorias. Mais tarde, tendo em vista o potencial da aplicação, passou a ser usado em contextos bastante diferentes. Em outras palavras, hoje em dia essa estratégia pode ser utilizada em práticas como o gerenciamento de projetos, o planejamento estratégico e a análise e criação de planos de negócios.

2. PDCA

A otimização das atividades corporativas é um cuidado que deve fazer parte do dia a dia de todo gestor. Quando o negócio está atento a esse fator, ele consegue rastrear melhor os pontos críticos, criar uma melhoria contínua nos fluxos de trabalho e manter a empresa alinhada às demandas do mercado. Além disso, será possível manter o nível de competitividade elevado.

Nesse contexto, o ciclo PDCA, sigla para Plan, Do, Check e Act, pode ser visto como uma ferramenta de gestão voltada para a promoção da melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: planejar, fazer, checar e agir.

Mais do que se ater à solução do problema, a ideia é compreender quais são as causas geradoras do desvio e atacar os fatores geradores da falha. Com a identificação do problema, a intervenção pode ser posta em prática, ter sua eficácia validada e, caso necessário, ser ajustada.

Em outras palavras, o ciclo PDCA é uma filosofia de melhoria contínua. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível mínimo de qualidade que atenda às expectativas do cliente.

Isso torna a organização dos processos mais eficiente ao longo dos anos. A empresa sempre realizará ações que facilitem a melhoria dos seus fluxos de trabalho e que possam manter o nível de eficiência alto.

3. PMBOK

Ao contrário do que é dito por algumas pessoas, o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Nesse livro, são citadas inúmeras ferramentas, técnicas e habilidades essenciais para a área de gestão.

O uso desse material oferece uma visão bem ampla do universo de projetos, abrange todas as áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas) previstas pelo PMI (Project Management Institute), uma das instituições mais representativas no gerenciamento de projetos em todo o mundo.

O PMBOK estabelece 47 processos de gerenciamento contidos em 5 grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Encerramento) correspondentes às 10 áreas de conhecimento citadas acima.

Sendo uma referência, não oferece uma lista exaustiva de passos a serem seguidos, mas apresenta sugestões de boas práticas que devem ser seguidas, quando aplicáveis. Neste artigo, damos 4 dicas para você combinar Scrum e PMBOK.

4. KPI

Os indicadores de performance, ou Key Performance Indicators (KPIs), são métricas que visam aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Só é possível gerenciar aquilo que se mede e é exatamente isso que justifica a determinação de indicadores de desempenho.

Ao medir o status de suas demandas, a organização pode avaliar se o resultado é ou não satisfatório. Caso não seja, você tem subsídios para intervir e ajustar a performance ao resultado esperado.

Os KPIs estratégicos são aqueles que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, permitindo o contraste entre cenários, isto é, projetando panoramas e comparações entre o planejado e o realizado.

Como exemplos de indicadores estratégicos, destacamos o Tempo de Retorno Sobre o Investimento ou Payback, o Deficit, a Receita por Tipo de Produto ou Por Unidade de Negócio, entre outros.

Já os KPIs de produtividade servem para medir o desempenho dos integrantes dos projetos em andamento, colaborando para verificar a viabilidade de admissões ou desligamentos, atribuição de recursos, aquisição de equipamentos e assim por diante. São métricas que fornecem valores de custo por hora, produção mensal etc.

5. PM Canvas

A proposta da metodologia PM Canvas é proporcionar planejamento, execução e gestão de projetos a partir de um modelo colaborativo, isto é, um sistema que promove e incentiva a participação das partes envolvidas.

O Project Model Canvas vem conquistando a aceitação de empresas de todos os portes. Elaborada pelo professor José Finocchio, o PM Canvas é baseado na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, a Business Model Generation (BMG).

É uma ferramenta visual que possibilita o planejamento do projeto inteiro em um só documento, de uma única página. A simplicidade do modelo parte do princípio de que a elaboração de um novo projeto deve estar norteada pelas perguntas: por quê? O quê? Quem? Como? Quando? E quanto? As respostas para essas questões embasam o ponto de partida para a criação do diagrama de Canvas.

Os benefícios mais evidentes são:

• manutenção do foco da equipe em objetivos mensuráveis que levam a metas maiores;
• melhores representações visuais de todo o projeto, otimizando a compreensão de cada uma das etapas.

Esse caráter intuitivo da metodologia beneficia as organizações que têm dificuldade de elaborar um plano de projeto.

Como escolher uma boa ferramenta de projeto?

Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão, cabe analisar qual delas melhor se aplica ao contexto da sua empresa. Enquanto algumas se destacam pelo apoio aos processos de qualidade, outras fazem mais sentido se aplicadas ao gerenciamento do projeto como um todo.

Há ainda aquelas que podem ser aplicadas em conjunto ou apenas como uma forma de evitar riscos. Portanto, confira abaixo alguns passos para escolher a ferramenta de projeto ideal para as suas necessidades!

Conheça os objetivos e requisitos do projeto

De todos os pontos, esse é um dos mais importantes. Conhecendo os requisitos mínimos do projeto e os seus objetivos, o gestor conseguirá escolher uma ferramenta que seja realmente capaz de orientar um trabalho de ponta em todos os momentos do dia a dia da companhia.

Portanto, uma vez que esses pontos estejam definidos, faça uma análise de todas as ferramentas que podem ser adotadas pela empresa. Assim, você conseguirá encontrar alguma que possa ser utilizada como ferramenta estratégica para chegar a esses objetivos.

Saiba mais sobre o perfil dos times e das ferramentas utilizadas

Esse é um ponto crítico. O conhecimento do perfil do time e das ferramentas que estarão disponíveis para a execução do projeto auxilia o negócio a não buscar uma solução que demanda muitos investimentos indiretos em treinamentos e readequação do ambiente de trabalho.

Ou seja, fazendo uma avaliação sobre esses fatores, a empresa pode identificar se a ferramenta de gestão será facilmente integrada ao dia a dia dos gestores. Com isso, a companhia poderá atingir melhores resultados com mais agilidade.

Tenha em mente quais são os limites de escopo de cada etapa

Saber os limites de cada etapa permite que a empresa distribua recursos corretamente e consiga definir a ferramenta de projeto adequada.

A gestão do escopo, em outras palavras, entra como uma forma de implementar uma política de gestão que seja capaz de abranger todos os pontos do projeto e não ir muito além do que for necessário. Consequentemente, os gestores terão um maior foco naquilo que for crítico para os resultados de cada etapa.

Levante dados sobre os riscos existentes

Saber os riscos existentes também é importante. Quando a empresa tem uma noção completa sobre as suas vulnerabilidades e pontos que demandam atenção no seu dia a dia, não só é possível otimizar corretamente a cadeia operacional, mas também realizar escolhas capazes de chegar a um melhor resultado.

Portanto, sempre levante dados sobre os riscos que o negócio terá em relação ao projeto. Saiba exatamente cada fator que pode impedir que os objetivos sejam alcançados.

Isso permitirá que as ferramentas de projeto escolhidas possam ser utilizadas como uma forma de prevenir erros e situações indesejadas. Ou seja, a empresa poderá fazer de sua decisão um mecanismo de criação de confiabilidade para o projeto.

Qual é a importância da gestão de projetos de alta performance?

A execução de projetos corporativos é uma atividade comum a vários negócios. Um projeto pode ser estruturado para criar novos produtos, otimizar (ou modificar) rotinas internas, atender a demandas de clientes ou mesmo integrar novas soluções ao dia a dia da empresa.

Diante do nível de complexidade, muitas empresas falham em atingir os seus objetivos. Hoje, apenas dois terços dos projetos são capazes de atingir os resultados esperados.

Por isso, a empresa deve sempre focar na busca por uma gestão de alta performance, que trabalha para criar um fluxo de qualidade contínuo no ambiente de trabalho. Times precisam ser unificados e a companhia deve ter uma boa comunicação para evitar erros e conflitos.

Nesse sentido, as ferramentas adotadas pela empresa serão fundamentais para que o gestor tenha uma orientação precisa sobre o melhor modo de executar os processos planejados e garantir que cada requisito seja cumprido.

Portanto, sempre busque ferramentas de projeto que estejam alinhadas com as demandas e o perfil de cada etapa. Ela precisa ser escolhida com cuidado, garantindo que os recursos sejam mais bem aproveitados e, assim, mitigando as chances de um objetivo não ser completamente atingido.

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